UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA

EMISIN
01/10/2010
PGINA
1 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0





MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA
Y SISTEMAS








NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
ELABOR REVIS APROB

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
2 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0


NDICE GENERAL
Pg.

1 GENERALIDADES 3
1.1 OBJETIVO DEL MANUAL 3
1.2 ALCANCE DEL MANUAL 3
2 PROCEDIMIENTOS DE INFORMTICA Y SISTEMAS 4
2.1 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIN DE SERVIDORES Y CENTRO DE DATOS 4
2.1.1 ADMINISTRACIN DE SERVIDORES Y CENTRO DE DATOS 4
2.1.2 ADMINISTRACIN DE FIREWALL Y SEGURIDAD 5
2.1.3 GESTIN DE BACKUPS CENTRO DE DATOS 5
2.1.4 GESTIN DE BACKUPS DE SERVIDORES 6
2.2 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DEL PORTAL INSTITUCIONAL 7
2.2.1 ADMINISTRACIN DEL SERVIDOR Y PLATAFORMA DEL PORTAL INSTITUCIONAL 7
2.2.2 CONTROL DEL CORREO INSTITUCIONAL 9
2.2.3 CREACIN Y ACTUALIZACIN DE ESPACIOS VIRTUALES 11
2.3 PROCEDIMIENTOS DE SOPORTE TCNICO 12
2.3.1 INVENTARIO TECNOLGICO 12
2.3.2 MANTENIMIENTO PRENVENTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE 13
2.3.3 MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWAREY SOFTWARE 13
2.3.4 GENERACIN DE BACK UP DE PC 14
2.4 PROCEDIMIENTO DEL CENTRO DE ATENCIN AL USUARIO MESA DE AYUDA 15
2.4.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES 15
2.4.2 FLUJOGRAMA 15
2.4.3 SERVICIOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN ACADMICA 15
2.4.4 ADAPTACIN E IMPLEMENTACIN DE FUNCIONALIDADES DEL SIA 16
2.4.5 BASES DE DATOS 16
2.4.6 DESARROLLO Y ACTUALIZACIN DE OBJETIS DE UNA BASE DE DATOS 17
2.4.7 GENERACIN DE REPORTES Y ESTADSTICOS 17
2.5 PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS 18
2.5.1 CONTROL DE INVENTARIOS DE REPUESTOS 18
2.6 PROCEDIMIENTOS DE REDES Y CONECTIVIDAD 18
2.6.1 DISTRIBUCIN DE PUNTOS DE CONEXIN FSICOS A LA RED 19
2.7 DEFINICIONES 19
3 DOCUMENTOS RELACIONADOS
22
4 REGISTROS
22
5 CONTROL DE CAMBIOS.
22


UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
3 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0

1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCIN
El documento que a continuacin se presenta describe el origen, evolucin y logros del Departamento de Informtica y
Sistemas, as como sus objetivos, polticas, estructura organizacional, procesos, estrategias y orientaciones institucionales.
La informacin correspondiente al desarrollo normativo y fundamentacin epistemolgica, as como la bibliografa se
conservan en los documentos de base elaborados por la unidad y que sirvieron de sustento para el presente documento.

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL:
Determinar los diferentes procesos y responsables que componen los servicios que presta La Universidad La Gran
Colombia con respecto a Informtica y sistemas.

1.3 ALCANCE DEL MANUAL:
Es el soporte de informtica y sistemas en la ciudad de Bogot.

2. PROCEDIMIENTOS DE INFORMTICA Y SISTEMAS
2.1 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIN DE CENTRO DE DATOS Y SEGURIDAD INFORMATICA:
2.1.1 CENTRO DE DATOS Y SEGURIDAD INFORMATICA:
Se propone garantizar la disponibilidad y los niveles de servicio de los diferentes sistemas informticos que presta el
Departamento de Sistemas.

2.1.1.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
1
Coordinador del
Centro de datos y
seguridad informtica
MONITOREO DE RECURSOS:
Se realiza un monitoreo del desempeo de las particiones y discos en cada uno de los servidores, verificando la
velocidad de lectura y escritura, tiempo de acceso y capacidad usada.
Se realiza un monitoreo del desempeo de la CPU, verificando el porcentaje de consumo del sistema y las
aplicaciones.
Se realiza un monitoreo de los tiempos de respuesta de la interfaces del servidor, tambin se verifica el ancho de
banda consumido por el mismo.
Se realiza una revisin de los diferentes archivos de logs del servidor para determinar si en el hardware o software se
presentan anomalas.
Se realiza una revisin de los enlaces de datos (Internet e Intranet) y los equipos de red (suiches y enrutadores) para
detectar posibles fallas o la no disponibilidad operativa de los mismos.
Se hace la revisin de la planta telefnica, puertos troncales, enlaces primarios y extensiones, con el fin de detectar
una posible no disponibilidad o falla.
Si los problemas en los discos, la CPU, interfaces de red, equipos de red, enlaces, telefona y los logs persisten se pasa
a la siguiente actividad para su identificacin.
2
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA:
Para los discos:
Se verifica que la aplicacin no est generando problema sobre la lectura o escritura del disco. Se verifica que el disco
o particin no est presentado fallos fsicos. Se verifica que el disco no este ocupado al 100% de su capacidad
Para la CPU:
Se identifica el proceso o procesos que estn generando los mayores consumos de CPU y se verifica si es correcto o
no el valor presentado. Nota: el valor de uso de CPU varia de acuerdo con el tipo de aplicacin
Para interfaces de red:
Se verifica el consumo de ancho de banda, teniendo en cuenta el tipo de trafico (HTTP, SMTP, FTP, STREAMING,
recursos compartidos, entre otros) que se genere. Dependiendo de este tipo de trafico se verifica si hay algn
problema en los dispositivos de red o si algn equipo o aplicativo esta haciendo uso indebido del ancho de banda.
Para equipos de red:
Se localiza el equipo de red afectado acudiendo al mapa de distribucin de equipos y a la herramienta de monitoreo.
Se detecta la falla en el equipo o puerto.
Para enlaces de red:
Se establece el alcance del corte en el servicio ya sea en la red de campus o en la red de Internet, para lo cual se acude
al estado de los enlaces (herramienta de monitoreo).
Para enlaces telefona:
Se identifica la red con falla a travs de la verificacin fsica del par o pares en el centro de cableado principal - planta
telefnica- o en el centro del edificio afectado o acometida de las empresas pblicas.
Para extensiones telefnicas:
Se identifica el puerto en la planta telefnica y se hace un seguimiento hasta el equipo del usuario.
Para logs:
Se identifica el tipo de mensaje reportado, el cual permite establecer sobre qu dispositivo o aplicacin se est
presentando la anomala.
3
Coordinador Centro de
datos y seguridad
SOLUCIN DEL PROBLEMA:
Se realizan las correcciones necesarias para el correcto funcionamiento de los dispositivos: discos, CPU, equipos de

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
4 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0

informtica
Mesa de ayuda
red, enlaces, extensiones telefnicas, interfaces de red, cables y logs.
Nota: En algunas ocasiones los problemas presentados en las interfaces de red se deben a clientes de la intranet; para
su solucin se notifica a la unidad de soporte tcnico para que programen el servicio, revisen y corrijan el problema
presentado por el cliente.
4
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
CAMBIO, SOLICITUD Y RECIBO DE DISPOSITIVOS:
En caso de falla de algn dispositivo se verifica si puede ser sustituido por algn otro que se encuentre en el stock del
Departamento de Sistemas - Coordinador Centro de datos y seguridad informtica, o si este tiene garanta. Si el
dispositivo tiene garanta se verifica que el servidor tenga contrato de garanta vigente.
Si la garanta esta vigente se contacta telefnicamente al proveedor del servidor para que diagnostique y sustituya el
dispositivo. Cuando el dispositivo (servidor, planta, extensin, equipo de red) o componente no posee contrato se
contacta al proveedor para que diagnostique y envi una cotizacin que incluya el costo de mantenimiento y del
dispositivo. Estas cotizaciones se envan a la Oficina de Compras con el concepto tcnico, la solicitud de orden de
compra y el Certificado de disponibilidad Presupuestal.
Se recibe el dispositivo y la salida de almacn, por parte de la Oficina de Almacn
En el momento en que se realiza la instalacin por parte del proveedor, se hace un seguimiento a la instalacin y
posteriormente se verifica el correcto funcionamiento del mismo. Con aprobacin del jefe del Departamento de
Sistemas - Coordinador Centro de datos y seguridad informtica, se enva un oficio a la Oficina de Compras
indicando la entrega a satisfaccin por parte del proveedor.
5
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
REALIZAR MANTENIMIENTO A LOS DISPOSITIVOS:
Se hace limpieza y se corren diagnsticos a los dispositivos. (equipos de red, planta y extensiones telefnicas)
Se realiza la afinacin del servidor, configurando los parmetros ptimos para tener el mejor desempeo del servidor.
Se realiza la eliminacin de los archivos de logs o respaldos temporales que ya no son necesarios.
Se realiza la limpieza de los dispositivos en coordinacin con la unidad de soporte tcnico para realizar el
mantenimiento de hardware del servidor.
6
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
CONFIGURACIN FINAL DEL DISPOSITIVO:
Se hacen pruebas de funcionamientos a cada dispositivo, red, telefona o servidor; y se deja en estado funcional.
Se realiza configuraciones a nivel de firewall local, permisos de lectura, ejecucin y escritura sobre el servidor para
aumentar la seguridad del servidor.
Se verifica que los parches de seguridad del servidor estn actualizados
Se verifica peridicamente que la informacin de los respaldos del servidor sea consistente y este disponible en caso
de que necesite ser recuperado.

2.1.1.2 FLUJOGRAMA:



2.1.2 ADMINISTRACIN DE FIREWALL Y SEGURIDAD:
Configurar las listas de control de acceso del firewall perimetral, asegurando de esta forma el funcionamiento de los
servidores y servicios, protegindolos de los peligros de Internet y cumpliendo con las necesidades de los servicios que
acceden o son accedidos desde la red.

2.1.2.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
1
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
ESPECIFICAR LA REGLA:
Se ingresa al firewall para crear una regla en sentido inside-outside u outside-inside.
2
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
VERIFICAR LA REGLA:
Se verifica el funcionamiento de la regla, realizando pruebas de acceso al servicio.
Si las pruebas son exitosas, continuar con la actividad 4, de lo contrario, continuar con la actividad 3.
3
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
REALIZAR AJ USTES A LA REGLA:
Revisar nuevamente la configuracin de la regla o a realizar ajustes sobre ella. Si es del caso, eliminar la regla y
continuar con la actividad 1, de lo contrario, continuar con la siguiente actividad.
4
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
GUARDAR CAMBIOS:
Se guardan los cambios en el firewall.

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
5 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0


2.1.2.2 FLUJOGRAMA:



2.1.3 GESTIN DE BACKUPS CENTRO DE DATOS:

Este procedimiento busca respaldar la informacin almacenada en las bases de datos que estn bajo la responsabilidad del
Centro de Datos, conforme a las polticas de seguridad establecidas por ste, garantizando la disponibilidad de los datos en
el momento en que se requieran.
2.1.3.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
1
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
DEFINIR Y CONFIGURAR TAREAS DE RESPALDO:
Los respaldos de datos pueden ser respaldos lgicos o respaldos en fro.
Respaldo en fro :
- Previo acuerdo con el usuario funcional, se define da y hora de ejecucin de este respaldo.
Nota para base de datos:
Se le debe recordar al usuario funcional que ste respaldo implica suspender el servicio de la base de datos.
- Configurar base de datos en modo archivelog.
- Identificar los archivos que componen la base de datos.
Respaldo Lgico:
- Se construye un script que especifica los datos a respaldar, nombre del archivo a generar, el nombre del archivo
log, el tipo de respaldo y las fechas del respaldo.
2
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
EJ ECUTAR EL RESPALDO:
Si el respaldo es lgico:
- Se emplea la utilidad para programar tareas del sistema operativo (cron), se programa la ejecucin del script de
respaldo automticamente.
Si el respaldo es en fro para base de datos:
- En las fechas previamente pactadas, se baja en modo normal la base de datos y se copian con comandos del
sistema operativo los archivos que componen la base de datos.
- Se copian diariamente los archivos tipo archivelog.
Si el respaldo es en fro:
- En las fechas previamente pactadas, se copian los respaldos del sistema operativo, los archivos que componen
las diferentes aplicaciones o servicios a respaldar.

3
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
ETIQUETAR Y ALMACENAR:
- Se verifica como fueron ejecutados cada uno de los scripts de respaldo consultando los archivos tipo log.
Si fue exitoso:
Se procede a copiar los archivos en disco, medios magnticos y guardarlos debidamente marcados en la caja de
seguridad, Centro de datos y copia externa.
Si no fue exitoso:
Se notifica va correo electrnico, al profesional responsable del servicio respaldado. Se concerta con l una posible
solucin o si es del caso se regresa nuevamente a la actividad 2.
Se hace el respectivo registro en el formato backups para respaldos.
Se almacena en caja de seguridad.

2.1.3.2 FLUJOGRAMA:



2.1.4 GESTIN DE BACKUPS DE SERVIDORES:

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
6 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0

Este procedimiento respalda la informacin de los aplicativos institucionales que estn bajo la responsabilidad del Centro de
Cmputo, conforme a las polticas de seguridad establecidas por ste y garantiza la disponibilidad de los datos en el
momento en que se requieran.

2.1.4.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
1
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
IDENTIFICAR INFORMACIN PARA RESPALDAR:
El tipo de informacin se identifica por:
Servidor. En este caso, se identifican los archivos o particiones que se van a respaldar.
Se contina con la actividad 3.
Aplicacin. En este caso se identifica si es la aplicacin o los datos de la aplicacin son los que se van a respaldar.
Si el respaldo es de aplicacin, se contina con la actividad 3.
Si el respaldo es de bases MySQL, se contina con la actividad 2.
Si se trata de otro tipo de base de datos, es preciso consultar la Gua de administracin Centro de Datos Y Seguridad
Informtica
Fin de procedimiento.
2
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
RESPALDAR BASES MYSQL:
Bases MySQL. Se respaldan diariamente mediante la herramienta de backup de MySQL Administrador.
Nota: Este respaldo se realiza en disco duro o medios magnticos.
Fin de procedimiento.
3
Coordinador Centro de
datos y seguridad
informtica
EJ ECUTAR EL PROCEDIMIENTO DE RESPALDO:
Se ejecuta el respaldo de la informacin a travs de los siguientes comandos:
Para respaldar servidores se utiliza una conexin en forma remota protocolo ssh y los archivos son extrados mediante
el uso de protocolo ssh. Los servidores a respaldar son LOS DESCRITOS EN EL DOCUMENTO LISTADO DE
SERVIDORES.
4
Coordinador del
Centro de datos y
seguridad informtica
VERIFICAR LA FINALIZACIN DEL PROCESO:
Si el proceso finaliza exitosamente, continuar con la siguiente actividad, de lo contrario y basado en el error
reportado:
Reiniciar el proceso punto 1.
5
Coordinador del
Centro de datos y
seguridad informtica
ETIQUETAR Y ALMACENAR:
Se especifica a que servidor o aplicacin se le realiz el backup con la fecha en que se realiz. Almacenar en gavetas
y caja fuerte.


2.2 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIN DEL PORTAL INSTITUCIONAL:
2.2.1 ADMINISTRACIN DEL SERVIDOR Y DE LA PLATAFORMA DEL PORTAL INSTITUCIONAL:
2.2.1.1 POLTICAS, NORMAS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD:
TIPO DE INFORMACIN
- Lenguajes de programacin para subir pginas web al servidor, esto es: HTML, XHTML, CSS, HTM, PHP.
- Informacin sobre cualquier unidad organizacional (divisin, departamento, direccin de carrera, centro o proyecto
o evento organizado por una unidad organizacional) de la Universidad La Gran Colombia
- Informacin sobre una materia impartida en la Universidad
- Informacin sobre grupos estudiantiles, asociaciones regionales, sociedades de alumnos y eventos estudiantiles del
rea o de la Universidad, en particular
- Informacin sobre eventos, publicaciones, boletines, etc. que hagan referencia a la Unidad o rea que publica el
contenido.
- Cualquier contenido, vnculo, imagen u otro que afecte la imagen y los intereses de la Universidad .(stos sern
retirados del servidor web sin aviso a la dependencia).
- Los documentos que se suban al servidor (debern ser en alguno de los siguientes formatos: .doc., .pdf, .xls, .zip.)
- (No se permitirn archivos ejecutables .EXE)


PLANTILLA DE PUBLICACIN DE CONTENIDOS
- Todas las publicaciones de informacin general que se realicen en el sitio web debern tener la plantilla
institucional entregada a cada unidad o departamento. Sin embargo, es posible utilizar una diferente siempre y
cuando sea para la promocin de un evento, presentaciones en flash, o consulta de base de datos.
- El Departamento de Informtica y Sistemas podr dar asesora a las unidades acadmicas y administrativas con
respecto a la publicacin de contenido o a la creacin de nuevo material para publicar en el sitio web.

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
7 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0

LOGOTIPOS, MARCAS, IMGENES Y ANIMACIONES
- Los logotipos y marcas sern los aprobados por la Secretara General y en particular los aprobados por el
Departamento de Informtica y Sistemas quien regula la imagen corporativa en internet
- Las imgenes que se publiquen deben ser de autora de la Universidad, de las unidades acadmicas o de la
dependencia que publica. Cuando se publique una imagen que no pertenezca a la Universidad se deben escribir los
respectivos derechos de autor o del sitio web de donde se obtuvo la imagen.
- Cualquier reclamacin con respecto a derechos de autor ser responsabilidad de la persona que publica el
contenido y de su respectivo Jefe de Departamento, rea, Unidad o Facultad.
- El formato para imgenes podr ser: JPG, GIF o PNG
- El formato para animaciones ser: SWF
- El formato para video podr ser: FLV o se pueden utilizar videos embebidos (YouTube, Google Video, etc.)
TAMAO DE LOS ARCHIVOS
- Los archivos que se publiquen en el servidor web no podrn superar los 10 MB; en caso de que se requiera subir un
archivo de mayor tamao se debe consultar con el Departamento de Informtica y Sistemas.
LINKS O VNCULOS A OTRAS PGINAS
- Se permite realizar vnculos a otros sitios web de la Universidad o ajenos a ella. Sin embargo, estos vnculos deben
ser de pginas que contengan informacin importante para la Universidad y que no desven los intereses
acadmicos y administrativos de la misma (MISION y VISION)
REDES SOCIALES (Facebook, YouTube, Flicker, Twitter, etc)
- Las redes sociales oficiales de la Universidad sern administradas por el Departamento de Informtica y Sistemas
- Se permite la creacin de redes sociales solamente para las unidades acadmicas (facultades, centro de tica,
pastoral, etc.) y sern administradas bajo su propia directriz. Por ningn motivo las unidades administrativas
podrn crear redes sociales, sin embargo, si pueden realizar vnculos a las redes creadas por las unidades
acadmicas.

SEGURIDAD Y PERMISOS SOBRE EL SERVIDOR WEB
- El responsable de la administracin de los usuarios y claves para publicar un contenido ser el jefe de
departamento, rea, unidad administrativa, facultad u otra.
- El Departamento de Informtica y Sistemas es el nico ente autorizado para cambiar contraseas, nombres de
usuario, dar de alta o de baja a un usuario.
- Cada unidad solo podr publicar contenidos en el directorio asignado por el Departamento de Informtica y
Sistemas. En caso de requerir otro directorio, la unidad deber solicitarlo enviando un memorando que indique el
uso que se le dar a dicho directorio.
- Cuando un usuario o editor del sitio web con acceso al servidor cambie de dependencia, se retire o deje de laborar
para la Universidad, el responsable del departamento deber informar al Departamento de Informtica y Sistemas
para asignar una nueva contrasea de acceso al servidor web.
RESPALDO Y BACKUPS DE INFORMACIN
- El Departamento de Informtica y Sistemas tiene una poltica de backups propia para el servidor web de la
Universidad, no obstante cada unidad, rea o departamento es responsable de hacer copias de su informacin.

PROGRAMACIN Y BASES DE DATOS
- Todos los sitios de desarrollo web debern ser realizados en PHP o JAVA; no se permiten pginas con desarrollos
en .NET, ASP u otros que necesiten de servidores en Windows.
- Las bases de datos son administradas exclusivamente por el Departamento de Informtica y Sistemas.

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
8 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0

- Para las unidades que realicen desarrollos con bases de datos debern crearlas localmente en un equipo y enviarlas
al departamento de sistemas a travs de un memorando, indicando para qu va a ser utilizada la base de datos.
- Las bases de datos permitidas en el servidor web sern en MySQL.
- El desarrollo deber estar orientado a garantizar la optimizacin de las bases de datos de tal manera que stas no
afecten el rendimiento del servidor web. En caso de que una base de datos sea muy robusta o demasiado grande y
consuma recursos del servidor, ser retirada la publicacin y se informar a la Unidad que realiz el desarrollo.
SANCIONES
- Las sanciones pueden resultar en la suspensin temporal de la seccin o la cancelacin definitiva de su espacio.
PUBLICACIONES EN LA PGINA PRINCIPAL DEL SITIO WEB DE LA UNIVERSIDAD
- El Departamento de informtica y Sistemas es el nico ente que podr publicar informacin en este espacio del
sitio web de la Universidad.
- Si alguna unidad necesita publicar informacin en este espacio deber enviar memorando con le respectivo medio
magntico o escribir al correo webmaster@ugc.edu.co adjuntando el respectivo archivo o informacin a publicar.
2.2.1.2 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
1 Webmaster
DISPONIBILIDAD: Se verifica la disponibilidad a diario del servidor donde se encuentra hospedado el portal web
de la Universidad
2 Webmaster
FALLOS EN EL SERVICIO: Si los fallos corresponden a conectividad, redes, cableado, electricidad, error en
sistema operativo, actos de piratera (hackeo) u otros que apliquen, se informa al Coordinador de Datacenter y de
Seguridad Informtica para que realice los respectivos ajustes.
Si los fallos corresponden a base de datos, error en la aplicacin, error en actualizacin, error en programacin el
Coordinador de Proyectos Web realizar los ajustes
3
Coordinador de
Datacenter
Webmaster
AJ USTES DEL SISTEMA
En los casos que aplique, el Coordinador de Datacenter realizar los ajustes necesarios e informar al Webmaster
para el restablecimiento del servicio.

En los casos que aplique, el Webmaster realizar los ajustes necesarios para el restablecimiento el servicio
4
Webmaster
Coordinador de
Datacenter
BACKUPS: Se realizarn backups de acuerdo con las polticas establecidas para backups y respaldo de informacin
por el Departamento de Informtica y Sistemas.
5 Webmaster
ACTUALIZACIONES AL SISTEMA ADMINISTRADOR DE CONTENIDOS (CMS): Se realizarn
actualizaciones al CMS teniendo en cuenta las recomendaciones y parches de seguridad que publique el proveedor
de CMS en su sitio web o a travs de correo informativo.
6
Coordinador de
Datacenter
ACTUALIZACIONES AL SISTEMA OPERATIVO O CAMBIOS DE HARDWARE DEL SERVIDOR: Se
realizarn las actualizaciones correspondientes al sistema operativo del servidor donde est hospedado el portal web
de la Universidad de acuerdo con las recomendaciones del fabricante del S.O.
De igual manera, las actualizaciones de hardware, cambios de memoria ram, procesador, discos duros, etc.
Estas actualizaciones no deben afectar la disponibilidad del servicio, para lo cual el Coordinador de Datacenter
establecer la forma adecuada de hacer las actualizaciones.


2.2.2 CONTROL DEL CORREO INSTITUCIONAL:
2.2.2.1 NORMAS Y DEBERES:
- La identificacin de los servicios informticos es nica y exclusivamente para uso personal, para actividades
netamente institucionales y deber ser empleada nicamente por la persona a quien le fue asignada. El correo es de
uso personal e intransferible.

- Es deber de cada usuario asegurarse de cerrar la sesin de trabajo una vez finalice la utilizacin de todos los servicios
a fin de que nadie ms pueda utilizar su identificacin. El olvidar esta tarea puede acarrear graves conNos para el
usuario, que van desde la posibilidad de prdida de informacin y el envo de correos a su nombre, hasta el uso
inadecuado, por parte de otras personas, de los recursos que le fueron asignados.

- Si un usuario encuentra abierta la identificacin de otra persona es su deber cerrarla y por ningn motivo deber hacer
uso de ella.

- Toda comunicacin oficial entre estudiantes y docentes de la Universidad se deber realizar a travs del correo
institucional con dominio www.ugc.edu.co o www.ulagrancolombia.edu.co. Segn corresponda

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
9 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0


- Los usuarios que publican informacin en listas de distribucin de correo, o salas de discusin pblicos con carcter
acadmico, deben incluir como parte del mensaje una aclaracin de que no representa una posicin oficial de la
Universidad La Gran Colombia.

- El usuario ser el nico responsable del perjuicio que pueda llegar a ocasionarle el no poder enviar ni recibir
mensajes y archivos de correos electrnicos en caso de que el espacio que se le haya asignado este agotado.

- La Universidad, en caso de uso no permitido del correo electrnico, suministrar la informacin del usuario a la
entidad que lo requiera para algn tipo de investigacin por uso no apropiado del servicio, esto sin que ella sea parte
de la investigacin, ya que simplemente es la entidad que ofrece el servicio.

- El usuario de correo de la Universidad debe revisar con frecuencia el buzn de su cuenta de correo.

- No se debe realizar envo de correos tipo cadena o forwards con informacin que no pertenezca a la comunidad
acadmica o institucional.

2.2.2.2 POLTICAS DE USO:
- El correo electrnico se crear exclusivamente para el personal administrativo, los docentes y los estudiantes activos
de la Universidad, Sede Principal Bogot, que cumplan con el reglamento estudiantil, el estatuto docente y otras
normas internas de la Institucin..

- Cada buzn de correo tendr una capacidad de 7 GB o, en su defecto, lo que designe el proveedor del servicio de
correo electrnico.

- La Universidad no se hace responsable por el contenido de texto, sonido, video o cualquier otro que el usuario enve o
reciba usando el correo electrnico.

- En el momento en que el usuario deje de ser o estudiante o docente de la Universidad, se cancelar en forma
inmediata el servicio de Correo Electrnico; la Universidad no se hace responsable de prdidas de informacin por
este proceso. En caso de reingreso, la Universidad no puede asegurar la disponibilidad del mismo nombre de usuario
ni mucho menos del backup de los archivos del periodo anterior.

- Mantener y ejecutar funciones de administracin para eliminar aquellos mensajes que no requieran estar
almacenados con el fin de mantener espacio disponible tanto para enviar como para recibir nuevos mensajes.

- Utilizar destinatarios precisos para evitar los mensajes en cadenas o series.

- Solicitar en el Departamento de Sistemas de la Universidad ayuda para el envo de correo masivo con el fin de evitar
el SPAM.

- Solicitar o enviar correo de acuerdo con la cuota de almacenamiento asignada por la Universidad con el fin de evitar
devoluciones de correos.

- Los estudiantes y docentes, dentro de su Catlogo de contactos, slo deben registrar direcciones de correo
Institucional.

- Es deber de los usuarios, cada vez que se identifiquen con una cuenta de correo Institucional, velar porque no se
comprometa la buena imagen de la Universidad.

- El usuario se compromete a indemnizar y a exonerar a la Universidad La Gran Colombia y a sus empleados de
cualquier reclamo o demanda, incluyendo honorarios razonables de los abogados, hecho por una tercera parte y
derivados del contenido que el usuario presente, anuncie o transmita por medio del Servicio, su uso y conexin al
mismo, su violacin de los certificados de seguridad, o su violacin de los derechos de terceros.


UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
10 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0

- El usuario debe respetar y acatar las polticas de uso que entregue el proveedor de servicios de correo electrnico a la
Universidad

- A quienes incumplan con alguna de las polticas y normas establecidas, le podrn ser suspendidos los servicios de
forma parcial o total dependiendo de la gravedad de la falta, y se le podrn aplicar las debidas sanciones

2.2.2.3 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
1.
Comunidad
Universitaria
RECEPCIN DE INFORMACIN: Se recibe la solicitud de creacin de correo, cambio de contrasea o soporte, a
travs del correo electrnico u otro medio escrito (memorando)
2. Webmaster
REVISIN DE LA INFORMACIN: Se revisa que los datos enviados correspondan a la persona que solicita el
soporte, de acuerdo con los datos que se indican cuando un usuario solicita crear correo o solicita algn soporte.
3. Webmaster
ERROR EN INFORMACION: Si la informacin no corresponde o no est completa se enva un correo a quien la
envi para que realice los respectivos ajustes.
4. Webmaster
REALIZAR SOPORTE: Se accede al servidor de correos de la Universidad y se realiza la creacin del correo, el
cambio de contrasea o el soporte que solicit el usuario. Si aplica, se incluye al usuario en las diferentes listas de
correo que existen en la Universidad.
5. Webmaster
VERIFICACIN: Se verifica que los datos creados o modificados funcionen adecuadamente
6. Webmaster
FINALIZACIN: Se da respuesta al usuario a travs del correo electrnico sobre la creacin de la cuenta o los
cambios realizados de acuerdo con la solicitud recibida. Se le envan las instrucciones necesarias para acceder y las
consideraciones que debe tener en cuenta en el uso del correo.

2.2.2.4 FLUJOGRAMA:



2.2.3 CREACIN Y ACTUALIZACIN DE ESPACIOS VIRTUALES
2.2.3.1 DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
1
Unidades
administrativas,
Unidades Acadmicas.
RECEPCIN DE INFORMACIN: Recibir la informacin para publicar en los sitios virtuales de la Universidad
a travs de solicitud escrita (memorando) o virtual (correo electrnico).
2 Webmaster
REVISIN: Revisar que la informacin haya llegado en su totalidad y que corresponda a lo que se solicita publicar.
ERROR EN INFORMACIN: Si la informacin no corresponde o no est completa se enva un correo a quien la
envi para que realice los respectivos ajustes.
BACKUP: La informacin enviada se guarda en un medio fsico.
3 Webmaster
CONVERSIN: Se realiza la conversin del documento enviado al sistema de archivos del espacio virtual en

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
11 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0

donde vaya a ser publicada la informacin. De igual manera se realiza la edicin de imgenes o se realiza diseo
grfico si la publicacin lo amerita.
4 Webmaster
VERIFICACIN: Se verifica en varios ambientes virtuales y navegadores (segn corresponda) que la publicacin
sea correcta y funcione adecuadamente en el espacio virtual en donde se ha publicado la informacin enviada.
5 Webmaster
PUBLICACIN: Se realiza la publicacin de la informacin en el espacio virtual que corresponda
6 Webmaster
DIVULGACIN: Se informa a travs del correo electrnico institucional o memorando u otro medio, si fuese
necesario, que sea realizada la publicacin de la informacin solicitada.
7 Webmaster
ARCHIVO DE COPIA
Archivo de una copia de los memorandos o correos que indican el momento en el que el trabajo fue publicado en el
portal web de la Universidad.

2.2.3.2 FLUJOGRAMA
WEBMASTER COMUNIDAD UNIVERSITARIA
RECEPCION DE
INFORMACION
INICIO
REVISIONDE
INFORMACION
ERROR EN
INFORMACION
CONVERSION DE LA
INFORMACION
VERIFICACION EN
AMBIENTE VIRTUAL
PUBLICACION
DIVULGACION AL
USUARIO
ARCHIVO DE COPIA
FIN
SI
NO



2.3 PROCEDIMIENTO DE SOPORTE TECNICO:
2.3.1 INVENTARIO TECNOLOGICO:
El inventario de tecnologa es responsabilidad su mantenimiento del coordinador de Soporte Tcnico:

2.3.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
Director de
Informtica y sistemas
RECEPCION DE EQUIPOS: Recibe los equipos solicitados y verifica que correspondan a la solicitud de pedido
aprobada por el comit de compras.
Realiza y entrega memorando de equipos recibidos a contabilidad, para su plizas de seguros.
2 Tcnicos
CREACIN DE HOJ A DE VIDA DEL EQUIPO: se crea la hoja de vida respectiva para el control de inventario
tecnolgico. (Manual creacin hoja de vida de equipos de cmputo ubicado en
http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197)
3 Tcnicos
INSTALACIN Y CONFIGURACIN: Configuracin de equipos y entrega a usuarios, (Manuales de instalacin
ubicados en http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197)

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
12 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0

4 Tcnicos - Secretaria
El tcnico solicita mediante correo electrnico la elaboracin del memorando de entrega a la secretaria del
departamento.
5 Usuarios
RECEPCION Y VERIFICACION:
Recibe y firma la remisin de entrega.
6
Coordinador de
Soporte
ARCHIVO DE DOCUMENTOS:
Entrega de copias firmadas a Control Interno, Contabilidad, Seguridad y Vigilancia y archivo de Soporte Tcnico.

2.3.1.2 FLUJOGRAMA

2.3.2 MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE:

Se realiza por medio del cronograma de mantenimiento preventivo de soporte. Las evidencias quedan registradas en la hoja
de vida de cada equipo. (Los manuales del mantenimiento preventivo estn ubicados en
http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197)


2.3.3 MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE:
2.3.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 Usuario REPORTE DE SOLICITUD: Reporta solicitud (Mesa de ayuda, memorandos, va telefnica)
2
Coordinador rea de
soporte
ASIGNA RESPONSABLE PARA LA ATENCIN DEL INCIDENTE: De acuerdo a la solicitud se asigna el
tcnico responsable de atender el incidente, Registra en la mesa de ayuda el responsable asignado.
3 Tcnico
ASISTENCIA TECNICA: Realiza el diagnostico para la atencin de la solicitud
Realiza lo necesario para atender y solucionar el incidente. ( manual de mantenimiento correctivo ubicado
http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197)
4 Tcnico
SE INFORMA AL USUARIO QUE EL INCIDENTE HA SIDO SOLUCIONADO:
Da a conocer al usuario lo que se hizo y realiza las pruebas pertinentes
Realiza cierre del servicio de soporte realizado.
5 Usuario
VALIDACION DEL SERVICIO EJ ECUTADO
Valida y califica el servicio de soporte prestado. La calificacin se realiza en http://soporte.ugc.edu.co

2.3.3.2 FLUJOGRAMA:


UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
13 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0



2.3.4 GENERACION DE BACK UP DE PC:
Cada proceso y/o dependencia de la Universidad es responsable de su propia informacin. El Departamento de Informtica
y sistemas realiza Back up de la informacin a los computadores del personal administrativo y de facultades de acuerdo al
cronograma de mantenimiento preventivo.

PROCEDIMIENTO DE CENTRO DE ATENCION AL USUARIO MESA DE AYUDA.
2.3.5 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No. RESPONSABLE DESRIPCION DE ACTIVIDADES
1 Usuario
Solicitud de atencin:
Reporta incidente o problema a travs de la mesa de ayuda en la direccin electrnica soporte.ugc.edu.co

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
14 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0

2 Usuario
Registrar solicitud:
Realizar el registro del incidente
Recibe ticket de confirmacin del registro de la incidencia
3
Coordinador mesa de
ayuda
Asignacin de tcnico para solucionar la incidencia:
A travs del software de mesa de ayuda se asigna el tcnico
4
Coordinador mesa de
ayuda / Soporte tcnico
Es notificada el rea de soporte tcnico para que inicien su proceso
5
Coordinador mesa de
ayuda
Seguimiento y control incidencias:
Se realiza seguimiento de la solucin del incidente
Se realiza evaluacin y verificacin la atencin al usuario y la eficacia del servicio
6
Coordinador mesa de
ayuda
Estadsticas e informes:
Se elaboran las estadsticas y el informe mensualmente


2.4 PROCEDIMIENTO CONTROL DE LICENCIAMIENTO ESPECIALIZADO:
Las licencias se encuentran en la oficina del Director del Departamento de Informtica y Sistemas, y se lleva el control en la
mesa de ayuda.


2.5 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION:
2.5.1 SERVICIOS SISTEMA DE INFORMACION ACADEMICO:
2.5.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: Aplica para la correccin de notas.

NO RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
ADMINISTRACION
DE SISTEMAS DE
INFORMACION
RECEPCION DE SOLICITUD: Recibir la solicitud de los usuarios administrativos y acadmico
2
VERIFICACION DE SOLICITUD: Se verifica la solicitud (firmas de autorizacin) en el sistema acadmico.
3
MODIFICACION: Se realiza la modificacin en la base de datos, si es el caso se informa de la causa de la
inconsistencia.
4 COMUNICACIN AL USUARIO: Se enva respuesta al usuario solicitante.

2.5.1.2 FLUJOGRAMA:


2.5.2 ADAPTACIONES E IMPLEMENTACION DE FUNCIONALIDADES DEL SIA:
2.5.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

NO RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 USUARIO
RECEPCION DE SOLICITUD: Recibir la solicitud de los usuarios administrativos y acadmico
2
ADMINISTRACION
DE SISTEMAS DE
INFORMACION
VIABILIDAD DE ADAPTACION: Se verifica la viabilidad en el sistema acadmico.
3
ANALISIS DE SOLUCIONES: Se realiza el anlisis
4 ADAPTACION: Se realiza la adaptacin
5 IMPLEMENTACION: Se hace la implementacin
6
PRUEBAS Y ENSAYOS: Se realizan pruebas y ajustes
7 SEGUIMIENTO: Se realiza seguimiento
8 DOCUMENTACION: Se documenta
9 USUARIO
COMUNICACION AL USUARIO: Se enva respuesta a la dependencia.

2.5.2.2 FLUJOGRAMA:

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
15 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0





2.5.3 BASE DE DATOS:
2.5.3.1 AFINAMIENTO Y MONITOREO:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
ADMINISTRACION
DE SISTEMAS DE
INFORMACION
Monitorear las bases de datos
2 Verificar el espacio libre de almacenamiento
3
Revisar los archivos de registro (logs) de errores generados por el Sistema Operativo y el Sistema de Gestin de
Bases de Datos
4 Aplicar los ajustes necesarios para garantizar el funcionamiento de las bases de datos
5
Monitorear las sentencias que se estn ejecutando en base de datos
6 Optimizar el desempeo de respuesta de las consultas bases de datos
7 Mejorar la parametrizacin de la base de datos
8
Depuracin de archivos de logs y mantenimiento a la estructura del Sistema de Gestin de Bases de Datos

2.5.3.2 COPIAS DE SEGURIDAD SISTEMA DE INFORMACION ACADEMICO:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
ADMINISTRACION
DE SISTEMAS DE
INFORMACION
Ingresar al Servidor de Base de Datos por medio de conexin remota
2 Realizar diariamente la sentencia de exportacin del esquema REGIS de la base de datos
3
Realizar semanalmente la sentencia de exportacin de la base de datos completa
4
Almacenar copias de seguridad en el servidor de base de datos, en el computador asignado al DBA y un disco
externo del Departamento de Informtica y Sistemas
5
Verificar periodo de compresin de copias de seguridad en los diferentes dispositivos de almacenamiento
disponibles
6
Confirmar la veracidad y buen funcionamiento de las copias de seguridad realizando una importacin a un equipo
de pruebas del rea de Administracin de Sistemas de Informacin

2.5.3.3 VERIFICAR COMPRESION DE COPIAS DE SEGURIDAD DE BASE DE DATOS:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
16 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0

1
ADMINISTRACION
DE SISTEMAS DE
INFORMACION
Acceder al dispositivo de almacenamiento
2 S es el servidor de base de datos: verificar copias con fecha de creacin mayor a 30 das y eliminar archivos.
3
S es el computador asignado al DBA: verifica copias con fecha de creacin mayor o igual a 30 das y comprimir
bajo la siguiente denominacin nombrebasedatos_numerodenumerototal_mesao.zip
4
S es el disco externo del Departamento de Informtica y Sistemas, copiar archivo con extensin zip anteriormente
creados en el punto 3.


2.5.4 ACTUALIZACION DE OBJETOS EN BASE DE DATOS Y CODIGO FUENTE EN APLICACIONES.
2.5.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
ADMINISTRACION
DE SISTEMAS DE
INFORMACION
ANALISIS DE NECESIDAD: Anlisis de la necesidad de los usuarios o del sistema
2 CREACION DE OBJ ETO: Crear el objeto que soluciona el inconveniente.
3
PRUEBAS Y ENSAYOS: Realizar las respectivas pruebas (que cumpla el objetivo)
4
DOCUMENTACION: Documentar el cdigo del objeto.
5 Recepcin de los archivos enviados por los programadores.
6
BACKUP DE ARCHIVOS A ACTUALIZAR: Acceder al servidor remotamente y realizar la copia anterior al
cambio actual, esta es almacenada en el equipo del departamento de Informtica y Sistemas.
7
ACTUALIZACION: Actualizar los archivos correspondientes.
En caso de ser archivos nuevos se agregan al proyecto. Compilar el proyecto. Verificar errores de compilacin.
8
VERFICACION DEL FUNCIONAMIENTO: Verificar el buen funcionamiento y servicio de los cambios
realizados en el sistema de informacin.
9
SOCIALIZACION: Se comunica a las partes interesadas y afectadas.





2.5.5 GENERACION DE REPORTES Y ESTADISTICOS:
2.5.5.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
REA
ADMINISTRACION
DE SISTEMAS DE
INFORMACION
Recibir la solicitud de los usuarios administrativos y acadmico
2 Analizar el reporte solicitado.
3 Generar la respectiva consulta o bloques de cdigo u objetos de base de datos (PL/SQL)
4
Verificar la veracidad de los datos generados.
5 Generar archivo en Excel
6
Enviar reporte al usuario POR EMAIL

2.5.5.2 FLUJOGRAMA:



UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
17 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0


2.6 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS:
2.6.1 CONTROL DE INVENTARIO DE REPUESTOS
INVENTARIOS DE PARTES
INICIO
RECEPCION DE
DEL PEDIDO
VERIFICACION Y
CONTEO DE
PARTES
ALMACENAMIENTO
DE PARTES
REGISTRO EN
LA MINUTA
GESTION DEL
INVENTARIO
ENTRADAS Y
SALIDAS
FIN



2.7 PROCEDIMIENTO CONECTIVIDAD Y REDES:
El rea de redes y conectividad tiene como propsito ofrecer a la comunidad de La Universidad La Gran Colombia sede
Bogot, el servicio de conexin a la red LAN (Red de rea local), a travs de este servicio se brinda a los usuarios poder
contar con una o varias conexiones que pueden ser fsicas o inalmbricas mediante la cual pueden conectarse a la red de
datos de la Institucin.

El principal objetivo del rea de redes y conectividad es hacer llegar a todos los puestos de trabajo y a la comunidad
universitaria en general una conexin de calidad a la red de datos de la Universidad; Igualmente de responder de manera
oportuna y adecuada ante cualquier fallo en la red de datos de la Universidad, para lograr que los usuarios tengan un
servicio de alta disponibilidad de excelente desempeo y calidad con la tecnologa de punta en la que invierte la
Universidad.

2.7.1 DISTRIBUCION DE PUNTOS DE CONEXIN FISICOS A LA RED (CABLEADO ESTRUCTURADO):
2.7.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 USUARIO SOLICITUD DE CONEXIN: Se recibe la solicitud a travs de la mesa de ayuda o por memorando
2
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
CLASIFICAR QUE TIPO DE SOLICITUD INGRESA:
-Conectar un edifico a la red de la Institucional de la Universidad.
-Adicionar un punto de red.
-Habilitar punto de red existente.
-Habilitar conexin inalmbrica.
-Falla de un punto de red Existente.
3
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
PLANEAR LA EJ ECUCIN DEL CABLEADO: Se realiza la planificacin de la ejecucin del cableado y se
informa al usuario a travs de la mesa de ayuda. De ser necesario se pide apoyo de personal a soporte tcnico.
4
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
ALISTAMIENTO DE MATERIALES LOS INSUMOS Y EQUIPOS NECESARIOS: Se alista las herramientas, el
material, los insumos y los equipos necesarios para el cableado, en caso de hacer falta algo, se debe realizar el
pedido

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
18 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0

5
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
EJ ECUCIN DEL CABLEADO: Se desplaza al sitio donde se debe ejecutar la solucin bajo los estndares de
calidad (ISO/IEC 11801, ANSI/TIA/EIA 568-B, ANSI/EIA/TIA 569-A, ANSI/TIA/EIA 606-A). Que obedece a las
normas de cableado estructurado.
6 USUARIO
ENTREGA DEL CABLEADO: Se diligencia el formato de entrega a satisfaccin con el visto bueno del jefe del
departamento.

2.7.1.2 FLUJOGRAMA





2.7.2 ASIGNACIN DE DIRECCIONAMIENTO IP SOBRE LA LAN:
2.7.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 USUARIO SOLICITUD DE CONEXIN: Se recibe la solicitud a travs de la mesa de ayuda o por memorando
2
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Solicitud de registro: Se recibe a travs de la mesa de ayuda la solicitud para agregar una direccin fsica (MAC) de
un equipo o dispositivo.
3
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Clasificacin de la solicitud: Se debe especificar en la solicitud nombre del equipo, nombre del usuario y
dependencia, para determinar el segmento de red al cual pertenece el equipo.
4
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Ingreso a el servidor: Se conecta al servidor DHCP por medio de un explorador web a travs de una conexin
segura (HTTPS) y se valida el usuario para permitir el ingreso al servidor.
5
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Consultar direccin fsica: Se debe verificar por medio de una bsqueda que la direccin fsica (MAC) y el nombre
del host (equipo), no se encuentren registradas anteriormente para evitar duplicidad impidiendo errores en el
registro.
6
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Registrar direccin fsica: Se ubica el segmento al que pertenece la IP dentro del archivo de configuracin del
servidor y se agrega la direccin fsica en una direccin IP libre, se aplican y guardan cambios.
7
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Se deben realizar copias del archivo de configuracin del mdulo DHCP conforme al formato de copias de
seguridad.

2.7.3 ASIGNACIN DE DIRECCIONAMIENTO IP SOBRE LA LAN:
2.7.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Seleccionar equipo: De acuerdo a las necesidades se realiza la seleccin del equipo que cumpla con las necesidades
de puertos, interfaces, seguridad y modularidad.
2
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Solicitud de compra: Se realiza el pedido al departamento de compras y si es aprobado por el comit de compras se
espera a la llegada del equipo.

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
19 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0

3
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Configurar equipo: Realizar la configuracin bsica del equipo de red a travs de la interfaz (serial, ethernet) en el
departamento de sistemas y hacer las pruebas de buen funcionamiento del equipo, ingresar los datos bsicos al
documento de control de equipos de red identificando el lugar donde debe ser instalado y agregarlo o modificar el
mapa de red si es un reemplazo de equipo.
4
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Instalacin del equipo: Transportar el equipo hacia la ubicacin fsica e instalarlo dentro del rack, es necesario un
punto elctrico y un punto de datos que alimente el equipo de red.
5
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Pruebas de verificacin: Se ejecutan las pruebas de rigor de conectividad y se comprueba la configuracin previa
realizada en el departamento y se asegura del buen y correcto funcionamiento del equipo.
6
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Seguridad y acceso remoto: Se configuran los niveles de seguridad requeridos, se habilita el acceso remoto seguro y
se habilitan los puertos de monitorizacin.
7
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Respaldo de la configuracin: Se realiza una copia de la configuracin del equipo para usarlo en caso de un reinicio
o reemplazo de equipo de la misma referencia.



2.7.4 ASIGNACIN DE DIRECCIONAMIENTO IP SOBRE LA LAN:
2.7.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Monitoreo de red: Mediante el uso de software especializado en monitoreo de red se asegura el correcto y buen
funcionamiento de la red, en caso de existir algn fallo, el software emite una alarma con la identificacin de la
incidencia.
2
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Mantenimiento preventivo de equipo: Es una prevencin a posibles fallos corresponde a limpieza fsica del equipo,
bsqueda de actualizaciones y verificacin de funcionamiento.
3
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Modificacin en configuracin durante mantenimiento preventivo: De ser necesaria una modificacin en la
configuracin del equipo de red se debe hacer un backup de la configuracin actual y ejecutar la actualizacin del
equipo y registrar los cambios en la bitcora.
4
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Alertas: Al momento de recibir una alerta del software, se intenta dar solucin por acceso remoto, si no es posible
solucionarlo es necesario desplazarse hacia el sitio donde se encuentra el equipo y realizar un mantenimiento
correctivo.
5
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Presencia de fallas mantenimiento correctivo: Se debe realizar un mantenimiento correctivo cuando se presentan
fallas inesperadas de un equipo de red, se intenta dar solucin por remoto si no es posible se desplaza al sitio y al
ser detectada la falla se soluciona.
6
COORDINADOR DE
REDES Y
CONECTIVIDAD
Reemplazo de equipo: Solicitar al encargado del inventario de equipos del departamento un equipo de red de
contingencia con las caractersticas necesarias para restaurar el servicio, el equipo daado entra a proceso de
garanta mediante el departamento de compras.


2.8 PROCEDIMIENTO SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
2.8.1 PRESTAMO SALAS DE COMPUTO
2.8.1.1DESARROLLO DE ACTIVIDAD:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 COORDINADOR
El coordinador recibe semestralmente de las facultades las salas requeridas con especificaciones del software para
clase.

2 COORDINADOR
Se relaciona en horarios semestrales teniendo en cuenta facultad, docente, materia, nmero de estudiantes y
horario. Formato en archivo magntico ubicado en:
http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197

3 COORDINADOR
Se enva a las facultades la relacin de salas asignadas y horarios.

4
REA DE
SERVICIOS
COMPLEMENTARI
OS
En cada sala se publica la programacin asignada.
5
REA DE
SERVICIOS
COMPLEMENTARI
OS
Estos horarios se ubican en cada recepcin de ingreso a las salas para su consulta.


UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
20 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0


2.8.2 SERVICIOS ADICIONALES PARA LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA
2.8.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDAD:

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 USUARIO
Solicitud de servicios:
El usuario solicita el servicio de: impresiones, plotter, internet, fotocopias o quemado de archivos segn la
necesidad

2
rea de servicios
complementarios
Atencin a la solicitud:
Se recibe la solicitud verbal y se procede a efectuarla de acuerdo al manual y al reglamento ubicados en
http://www.ugc.edu.co/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=197

3
rea de servicios
complementarios
Registro de servicios:
Se procede a registrar los servicios realizados en los respectivos en controles


2.9 PROCEDIMIENTO CONMUTADOR

No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 Contacto
Usuario solicita atencin
Solicita comunicacin con alguna unidad acadmica o administrativa e informacin.

2 Recepcionistas
Conecta las llamadas con las diferentes extensiones.
Dirige la llamada a la extensin correspondiente.
Ofrece orientacin e informacin al usuario.
2.9.2 FLUJOGRAMA:




UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISIN
01/10/2010
PGINA
21 / 21
CDIGO: P-06-04IS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
INFORMTICA Y SISTEMAS
REVISIN

No. REV
0

DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Manual de funciones del comit de compras
Manuales internos de los procesos del departamento.




3. REGISTROS:


4. CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV
FECHA DESCRIPCION
Emisin inicial
1 01/03/2010