PROCEDIMIENTO N 002 EGASA - REVISION N03

PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO

Y BIENES MENORES


1.0.- OBJETIVO.-
El objetivo del presente procedimiento es establecer los pasos a seguir para
efectuar la verificacin fsica de todos los bienes del activo fijo y bienes menores
de la empresa, as como la existencia, ubicacin, clase, tipo, modelo, y cantidad
de los bienes patrimoniales que tienen asignados en uso las diferentes reas.


2.0.- ALCANCE
El presente procedimiento alcanza en su aplicacin a la Divisin Contabilidad
como organismo encargado de su ejecucin y a todos los componentes de la
Empresa como usuarios y responsables de los bienes entregados para su uso y
custodia como consecuencia del cumplimiento de las funciones que les han sido
encomendadas.


3.0.- BASE LEGAL
Decreto Supremo N1542001-EF Reglamento General de Procedimientos
Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal del 17 de julio del 2001.
Resolucin de Contralora General de la Repblica N072-98-CG


4.0.- APROBACIN, ADMINISTRACION Y DIVULGACIN

- Aprobacin : Gerencia General.
- Administracin y seguimiento : Divisin Contabilidad.
- Divulgacin y actualizacin : Departamento Organizacin y Mtodos e Informacin.


4.0.- NORMAS GENERALES

5.1.- DEFINICIONES

Inventario fsico de activos:
Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o
presencia real de los activos fijos, apreciar su estado de conservacin y
condiciones de seguridad. Existen los siguientes tipos de inventario fsico:

Por su naturaleza.
-
- Inventario de Constatacin.- Que slo busca conocer la existencia fsica,
ubicacin, y usuario(s) de los activos de la empresa, es sencillo de aplicar y de
bajo costo, se puede realizar anualmente y dura entre 1 y 3 meses.



- Inventario de Responsabilidades.- Que tiene como objetivo la calificacin del
activo, segn sus caractersticas, operatividad, estado de conservacin, con la
posterior asignacin de la responsabilidad a su usuario u otras personas que
tengan relacin con el activo en cuestin, tiene un costo medio, y su duracin
est entre 6 y 12 meses.

- Inventario Tcnico de Activo Fijo.- Es el inventario ms completo que abarca
desde la asignacin de responsabilidades hasta la conciliacin de la valoracin
tcnica y econmica real con sus valores tericos proyectados, su costo es
muy alto, y generalmente dura entre 1 y 2 aos dependiendo del nmero de
activos de la empresa.

Por su tamao.

- Inventario General.- Denominado tambin inventario masivo, incluye a todos
los bienes de la empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la
entidad. Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza, como
mnimo, una vez cada ejercicio.

- Inventario Selectivo.- Comprende a un grupo de bienes previamente
seleccionados. Se realiza peridicamente o cada vez que sea necesario
comprobar que los registros del control patrimonial se mantienen al da as
como para verificar que las existencias fsicas concuerden con los registros
fsico - valorados correspondientes.


5.2.- NORMAS ESPECFICAS

5.2.1 La Gerencia de Administracin y Finanzas es la encargada de disponer la
oportunidad en que deba realizarse el inventario general de activos fijos y bienes
menores.

5.2.2 La Gerencia de Administracin y Finanzas en los casos que se requiera, podr
disponer se efecte inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que se
sealan para el Inventario General o rotativo segn corresponda y en la parte que
le sea aplicable.

5.2.3 La jefatura de la Divisin Contabilidad es la responsable de la planificacin y
ejecucin de la toma del inventario general de activos fijos y bienes menores.

5.2.4 El Jefe del Equipo de Inventarios es designado por la jefatura de la Divisin
Contabilidad y es el responsable del cumplimiento de lo establecido en la
presente norma y de la supervisin de la accin de toma de inventarios y sus
resultados.

5.2.5 La toma de inventario fsico de activos fijos y bienes menores por terceros
proceder cuando la Divisin Contabilidad lo solicite a travs de un Informe en
sustentatorio de dicha solicitud, lo que deber ser aprobado por la Gerencia de
Administracin y Finanzas. En tal caso la Divisin de Contabilidad deber


provisionar los recursos presupuestales necesarios, as como su inclusin en el
plan anual de adquisiciones.

5.2.6 La Divisin de Contabilidad, tendr bajo su cargo la elaboracin de los trminos
de referencia para el proceso de licitacin y de contratacin de la empresa
consultora. Participar en el proceso como administrador del contrato y usuario
del servicio, todo ello en el caso que la Gerencia de Administracin y Finanzas
decida la contratacin de un tercero.

5.2.7 De aprobarse la contratacin de un tercero para la toma del inventario fsico de
activos fijos y bienes menores, la empresa consultora a contratar deber firmar un
acuerdo de confidencialidad en aplicacin de la normatividad de seguridad de la
informacin vigente en EGASA. Asimismo suscribir un compromiso mediante el
cual asume su responsabilidad en el caso de daos o deterioros de los activos
asignados a su uso durante su permanencia en las instalaciones de EGASA.

5.2.8 Es obligacin de todo trabajador a quien se le haya asignado individualmente un
bien, el firmar la Ficha de Verificacin del Inventario, una vez concluida la toma
del inventario de los bienes a su cargo, salvo que pueda evidenciar alguna
situacin de no conformidad en dicho documento.

5.2.9 Es obligacin de todo jefe de una dependencia, el firmar la Ficha de Verificacin
del Inventario, una vez concluida la toma del inventario de los bienes de uso
comn o que no hayan sido asignados individualmente a ningn trabajador y que
estn ubicados en el mbito de su jurisdiccin, salvo que pueda evidenciar alguna
situacin de no conformidad en dicho documento.

5.2.10 Cada trabajador responsable directo de la existencia, permanencia y custodia de
bienes en uso, deber tomar las providencias del caso para presentar todos los
bienes al equipo inventariador facilitando su trabajo.

5.2.11 Los jefes de cada oficina o planta sujeta a inventario, supervisarn la labor del
equipo inventariador a fin de que se lleve adelante el proceso de inventario en la
forma ms adecuada y gil posible, facilitando a dicho equipo toda la informacin
pertinente as como las caractersticas tcnicas especiales de los bienes de ser el
caso.

5.2.12 La Divisin de Contabilidad comunicar a las dependencias de la empresa la
realizacin del inventario de activos fijos, con una antelacin no menor a 30 das,
plazo en el cual los usuarios que tengan a su cargo bienes del activo fijo, debern
reportar las diferencias o anomalas de los bienes a su cargo, de manera
obligatoria y bajo responsabilidad.

5.2.13 Para efecto de la aplicacin del presente procedimiento se denominar como
Administrador del Activo a toda jefatura, cuya dependencia sea responsable del
funcionamiento, mantenimiento y actualizacin tcnica de un determinado
conjunto de activos.

5.2.14 Cada Administrador de Activo, podr interactuar con el Equipo Inventariador a


fin de esclarecer dudas y solucionar problemas de carcter tcnico
exclusivamente, referidos a la toma de inventario, pudiendo nombrar un
coordinador para que cumpla dicha funcin.

5.2.15 Los informes y base de datos presentados como resultado final del inventario
debern llevar el VB de la Jefatura de la Divisin Contabilidad, como
responsable del proceso de la toma de inventarios de activos fijos, a efectos de
validar todos los actos posteriores derivados de dicha accin.

5.2.16 Constituye falta laboral, sancionada de acuerdo al Reglamento Interno de la
Empresa, el negarse sin causa justificada alguna a firmar la Ficha de Verificacin
del Inventario por los bienes asignados o bajo su responsabilidad a la culminacin
del respectivo proceso de verificacin.


5.3.- NORMAS PARA LA PREPARACION DEL INVENTARIO.-

5.3.1.- Secuencia del inventario: El inventario se efectuar por Sede y dentro de ella
siguiendo el ordenamiento del Plan Contable General de la Empresa de
acuerdo al tipo de inventario o bien como sigue:

SEDE: TIPO DE ACTIVO FIJO:
a) Central Chilina. 331 Terrenos
b) Central Charcani I 332 Edificios y otras Construcciones
c) Central Charcani II 333 Maquinaria, Equipo y otras Unidades de Explotacin.
d) Central Charcani III 334 Unidades de Transporte
e) Central Charcani IV 335 Muebles y Enseres
f) Central Charcani V 336 Equipos Diversos
g) Central Charcani VI 337 Unidades de Reemplazo
h) Central Charcani VII 34 Intangibles
i) Albergue Imata 00 Bienes Menores
j) Albergue Ro Negro 030 Activos Tributarios
k) Central Mollendo
l) Represa Pillones

5.3.2.- Cronograma de trabajo: El inventario se realizar preferentemente durante el
segundo semestre de cada ao, debiendo concluir indefectiblemente antes del
12 de enero del ao siguiente. El cronograma de inventario detallado por Sede,
ambiente y por Tipo de Activo ser definido en cada oportunidad por la
Gerencia de Administracin Finanzas.

5.3.3.- Equipo inventariador: En todos los casos el equipo inventariador estar
conformado por:
- Coordinador General
- CPC Contador del Servicio
- Ingenieros especialistas en el rubro de la Empresa
- Jefe de equipo
- Personal de inventariadores


- Personal de ingreso de informacin al sistema y consistencia de datos
En el caso que el proceso de toma de inventarios sea efectuado directamente
por la Empresa la Gerencia de Administracin y Finanzas, en coordinacin con
la Jefatura de la Divisin Contabilidad, ser la encargada de la designacin de
los trabajadores que integrarn los equipos de inventariadores.

5.3.4.- Materiales de inventario: Los Equipos de Inventario contarn con el material
proporcionados por EGASA y/o la empresa consultora, segn sea el caso y de
acuerdo a los trminos contractuales vigentes, los que se detallan a
continuacin:
- Base de Datos: En forma impresa y en medio magntico, conteniendo el total
de los bienes del activo fijo y bienes menores de propiedad de la empresa
- Fichas de Verificacin del Inventario: En base al registro del Activo Fijo se
emitirn las fichas tcnicas conteniendo las caractersticas de los bienes, las
mismas que sern verificadas por el personal inventariador. Comprende tanto
las fichas correspondientes al activo principal as como las fichas pertinentes
de cada componente fsico agrupados por tipo de activo fijo.
Asimismo se emitirn formatos en blanco para el ingreso de bienes sobrantes.
- Placas de identificacin del bien: Se proporcionarn placas tanto para el
reemplazo de faltantes, como para el registro de nuevos activos.
- Stickers de control de inventario: En el que se indicar el ao de inventario lo
que facilitar la labor del equipo inventariador y servir como constancia de la
labor efectuada.
- Planos: Actualizados y en forma impresa para conocer anticipadamente la
ubicacin de los activos y las instalaciones de la empresa, proporcionados por
la Divisin de Obras e Hidrologa.
- Implementos de Seguridad: proporcionados por la Empresa a cargo de la
ejecucin de los inventarios.
- Otros: Se coordinar la movilidad necesaria y la entrega de los tiles que se
requieran para facilitar la labor del inventario.

5.3.5.- Estructura de datos de inventario: La Empresa por intermedio del
Departamento de Logstica (Control Patrimonial) en coordinacin con la
Divisin de Contabilidad proporcionar un listado con la estructura de datos
que deber contener el registro fsico de activos fijos y bienes menores para
la toma del inventario.
La Divisin de Contabilidad proporcionar la base valorada de los activos fijos
de la Empresa al 31 de diciembre de cada ao













6.0.- PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DEL INVENTARIO

PASO N LABOR A REALIZAR

1 La Gerencia de Administracin y Finanzas har de conocimiento de
todas las jefaturas del cronograma de toma de inventario y nombrar
el Equipo Inventariador.

2 El Departamento de Logstica emitir la Ficha de Verificacin de
Inventarios (original y copia) que contiene la informacin de los
bienes asignados a cada centro de costo al inicio del proceso de
verificacin de los inventarios, remitindola a la Divisin Contabilidad.

3 La Divisin de Contabilidad convoca a una reunin con el equipo
inventariador o con la empresa contratada para tal efecto, a fin de
coordinar la toma de inventario, haciendo entrega a cada miembro
del equipo de una copia del procedimiento, cronograma, secuencia
de inventario, Fichas de Verificacin del Inventario y dems
implementos necesarios.

4 Procede a efectuar el corte documentario segn el tipo de bien que
corresponda y de acuerdo al cronograma de trabajo.

5 El Equipo Inventariador se constituir en la fecha programada en la
oficina o planta, presentndose ante el jefe o encargado de la misma
para iniciar el proceso de verificacin del inventario.

6 La Jefatura correspondiente o la persona designada por sta
mostrar al Equipo Inventariador los bienes que se encuentren bajo
su rea de responsabilidad, ya sea de uso comn o asignados a la
jefatura de manera individual, incluyendo la informacin sobre
aquellos que se hayan enviado a reparar en talleres de la empresa o
de terceros.

7 El trabajador usuario mostrar bajo responsabilidad, al Equipo
Inventariador, todos los bienes que le han sido asignados para su
uso individual, inclusive aquellos que pudieran por alguna
circunstancia encontrarse guardados bajo llave, en escritorios,
credenzas, archivadores, armarios, cajas fuertes, etc. y/o que hayan
sido prestados a otros trabajadores y/o que se hayan enviado a
reparar en talleres de la empresa o terceros.

8 El Equipo Inventariador verifica todos los bienes que existan
fsicamente en cada oficina, planta o ambiente visitado y que
corresponda a la naturaleza de activo fijo o bien menor.






PASO N LABOR A REALIZAR

9 Verifica en la Ficha de Verificacin del Inventario, proporcionada para
tal efecto, el cdigo y caractersticas del bien inventariado colocando
en cada bien el sticker de control correspondiente. Asimismo
verificar que el activo cuente con la placa de identificacin y de no
ser el caso proceder a su colocacin.

10 El Trabajador Usuario de bienes de uso individual verificar las
caractersticas de los bienes a su cargo inscritos en la Ficha de
Verificacin del Inventario y de estar conforme firmar la misma en
original y copia en calidad de usuario de los bienes.

11 El Jefe de la Dependencia, para el caso de bienes de uso general o
reas comunes, verificar las caractersticas de los bienes inscritos
en la Ficha de Verificacin del Inventario, de estar conforme,
suscribir la misma en seal de VB en original y copia en calidad
de responsable de dichos bienes.

12 El Equipo Inventariador entregar la copia de la Ficha de Verificacin
del Inventario al usuario de los bienes inventariados.

13 Entregar diariamente las Fichas de Verificacin del inventario
realizado en la jornada al jefe de equipo, con un informe con las
ocurrencias del da, el que verificar lo siguiente:
- El cumplimiento de los objetivos de inventario por inventariador en
relacin al cronograma de trabajo.
- El cumplimiento de las normas de inventario.
- La consistencia de la informacin detallada en las fichas, (en caso
de inconsistencia, solucionar problemas con ayuda del
coordinador designado y/o el administrador del activo).
- La conciliacin de los activos tomados con el fin de determinar los
sobrantes y faltantes.

14 El Jefe de Equipo entregar la informacin al personal encargado de
su ingreso al sistema de informacin, llevando un control del
correlativo de las Fichas de Verificacin del inventario para
asegurarse el ingreso completo de la informacin.

15 Una vez procesada la informacin de cada centro de costo y por tipo
de bien, se evaluar el proceso de conciliacin de inventario,
reuniendo todos los resultados diarios y procediendo al
esclarecimiento correspondiente como sigue:








PASO N LABOR A REALIZAR

En caso de faltantes:
a) Primera instancia: El Equipo Inventariador requerir la informacin
correspondiente a la jefatura o trabajador que tuvo bajo su
responsabilidad el bien no habido o no ubicado para que indique
el destino del mismo. Igual procedimiento se seguir para el caso
de bienes sobrantes hasta determinar su procedencia y regularizar
su tenencia fsica.
b) Segunda instancia: De no ser satisfactoria o demostrable
documentadamente la informacin proporcionada por el jefe o
trabajador responsable del o de los bienes no habidos, el equipo
inventariador har el respectivo requerimiento escrito al jefe o
encargado de la dependencia para que por su intermedio se
obtenga la aclaracin correspondiente, pudiendo recurrir inclusive
a las Gerencias de rea o Gerencia General de ser necesario.
c) ltima instancia: De no obtenerse informacin demostrable
documentadamente, el jefe de equipo elevar el respectivo
informe a la Gerencia de Administracin y Finanzas para que por
su intermedio se determine la responsabilidad a que hubiere lugar.

En caso de sobrantes:
a) Primera instancia: En primer lugar deber verificarse la fecha de
incorporacin del activo y otras referencias para determinar la
procedencia de este sobrante.
b) Segunda instancia: Luego de concluida la contrastacin,
valorizacin, etc. segn inventario, el jefe de equipo presentar un
informe a la Gerencia de Administracin y Finanzas para que se
determine el destino de las diferencias.

16 La Gerencia de Administracin y Finanzas al cierre del inventario y
en base al informe final del inventario, presentado por la Divisin de
Contabilidad, determinar el destino de las diferencias de inventario.

17 La Divisin de Contabilidad, en base a las disposiciones que emita la
Gerencia de Administracin y Finanzas, coordinar con el
Departamento de Logstica (Control Patrimonial) la actualizacin del
Registro del Activo Fijo y Bienes Menores de la empresa y procede a
tramitar los asientos correspondientes para contabilizar las
variaciones de inventario, como los cargos en las cuentas corrientes
de los trabajadores por responsabilidad.

18 Trmino del procedimiento.










































INICIO
Convoca reunin
de coordinacin
con Equipo
Inventariador
Realiza corte
documentario
Solicita a Dpto.
Logstica la
emisin de
Fichas de
Verificacin de
Inventario
Se presenta ante
Jefe de rea a
inventariar
Muestra archivos
e informacin
sobre bienes
Muestra bienes
asignados e
informa
Verifica
minuciosamente
existencia fsica
de bienes
FIN
Nombra Equipo
Inventariador y
determina
cronograma de
inventario
Entrega
elementos y
tiles necesarios
Verifica cdigo,
caractersticas y
coloca sticker de
control
Verifica
existencia de
placa de
identificacin
Tiene placa?
Coloca placa
Da conformidad
al inventario una
vez finalizado
Es Conforme?
Entrega Fichas
de Verificacin
de Inventario e
informa
ocurrencias
SI
Verifica
consistencia de
informacin
Entrega fichas
para ingresarlas
al sistema
Realiza
conciliacin de
inventario
Hay faltantes
Requiere
informacin de
usuario del bien
Requiere
informacin de
Jefe de rea
Eleva informe a
G.A.F.
Verifica fecha de
incorporacin
del activo
Contrasta,
valoriza e
informa a G.A.F.
Efecta cierre de
inventario
Actualiza
Registro de
Activo Fijo
Tramita
contabilizacin
de variaciones y
cargos a
trabajadores.
NO
GER. ADMINISTRACIN
Y FINANZAS
DIVISIN DE
CONTABILIDAD
EQUIPO INVENTARIADOR JEFE DE EQUIPO INVENTARIADOR JEFE DE REA USUARIO
NO
SI
PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES MENORES
Ficha de
Inventario
Si
HAY
Sobrantes?
No
Si
2
Determina si Jefe
o Usuario
validar la Ficha
de Inventario
Es el Jefe?
1
1
Da conformidad
al inventario una
vez finalizado
Es Conforme?
Ficha de
Inventario
NO
SI
SI
NO
2
Verifica
Cumplimiento de
normas y
objetivos
Determina
responsables en
los casos que
corresponda
No
3
3



Anexo N1

CORTE DOCUMENTARIO


Corte Documentario al Da......./....../...... Tipo de Inventario..........

En la fecha del Corte Documentario, se han encontrado los siguientes documentos
no tramitados en el registro de Bienes del Activo Fijo.

Notas de Ingresos
NRO. FECHA ITEM DESCRIPCIN UNID. CANTIDAD









Notas de Salida
NRO. FECHA ITEM DESCRIPCIN UNID. CANTIDAD










Dichos documentos sern ingresados en la fecha, para a proceder a la emisin del
listado definitivo que servir de base para la Toma del Inventario.

Arequipa, ........ diciembre del 200......



. ........................................
COORDINADOR GENERAL JEFE DIV. CONTABILIDAD



.. ...............
JEFE DE EQUIPO JEFE DPTO. LOGSTICA.




Anexo Nro. 2

ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

TIPO DE INVENTARIO:..... FECHA......................

En la .........................................................................., ubicada en Pasaje Ripacha 101
Chilina, de la ciudad de Arequipa, siendo el da ....... del mes de diciembre de ......,
se reunieron las siguientes personas

Jefe Divisin Contabilidad CPC.......................................................................................,
Jefe Dpto. Logstica Ing. ..................................................................................................,
Coordinador General, Sr. ...........................................................................,
Jefe de Equipo, Sr. ..........................................................................................................
con la finalidad de dar inicio al Inventario de Bienes del Activo Fijo, programado por
la Alta Direccin de nuestra Empresa.

El Inventario ser llevado a cabo por las siguientes personas:

- Sr. ................................................ Jefe de Equipo
- Sr. ................................................... Inventariador
- Sr. ............................................... Inventariador
- Sr. ................................................ Inventariador
- Sr. ................................................ Inventariador
- Sr. ................................................. Inventariador
- Sr. ................................................. Inventariador
- Sr. ................................................. Inventariador

El Inventario ser efectuado, siguiendo los mtodos y procedimientos establecidos en
la Norma EGASA 002 vigente.

El Inventario tendr una duracin de .............. das; para lo que, el personal de las
diferentes reas de la Empresa estn en la obligacin de prestar las mayores
facilidades para llevar a cabo dicha actividad.


En conformidad a la presente se suscribe el presente documento:




. ........................................
COORDINADOR GENERAL JEFE DIV. CONTABILIDAD



.. ...............
JEFE DE EQUIPO JEFE DPTO. LOGSTICA.


Anexo Nro. 3

ACTA FINAL DEL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS


TIPO DE INVENTARIO:.



En la ............................................., a los............. das del mes de ............ del 200.......,
se reunieron las siguientes personas:

Jefe Divisin Contabilidad CPC.......................................................................................,
Jefe Dpto. Logstica Ing. ..................................................................................................,
Coordinador General, Sr. ...........................................................................,
Jefe de Equipo, Sr. ..........................................................................................................
con el objeto de dar por finalizado el Inventario de Activos Fijos.

En dicho Inventario se siguieron las instrucciones pre-establecidas que se
mencionan en el Acta de Inicio de Inventario.

El personal comprometido para tal efecto cumpli con su objetivo, habindose
realizado el curso del Inventario segn lo programado con los respectivos papeles de
trabajo.

En seal de conformidad de las existencias encontradas, as como de los faltantes y
sobrantes que han sido verificados, se suscribe el presente documento.




. ........................................
COORDINADOR GENERAL JEFE DIV. CONTABILIDAD



.. ...............
JEFE DE EQUIPO JEFE DPTO. LOGSTICA.




APROBADO MEDIANTE RESOLUCIN DE GERENCIA GENERAL
N126/2006-EGASA DEL 06 DE OCTUBRE DEL 2006