G:\UAN 2008\INGENIERIA DEL SOFTWARE II\ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS - Capitulo 11 - Diseo de Salida Efectiva. 2008.

doc

ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS
Kendall & Kendall Sexta Edicin
CAPITULO 11 - DISEO DE UNA SALIDA EFICAZ
La salida puede tomar dos formas:
Permanente o tradicional. Ejemplo: Informes impresos.
La fugaz. Ejemplo: Pantallas VDT, microformas y sonido.
OBJETIVOS DE DISEO DE SALIDA:
1. Disear la salida para satisfacer un propsito especfico.
2. Hacer significativa la salida para el usuario.
3. Entregar la cantidad adecuada de salida
4. Proporcionar una distribucin adecuada de salida.
5. Proporcionar la salida a tiempo.
6. Elegir el mtodo de salida ms efectivo.
RELACION DEL CONTENIDO DE SALIDA CON EL METODO DE SALIDA.
El contenido de una salida de informacin debe estar relacionado con su mtodo.
Salida Externa: Que sale del negocio. Ejemplo: recibos, anuncios, cheques de pago, reportes, etc.
Salida Interna: Incluye diversos tipos de informes para los tomadores de decisiones. Ejemplo: Totales de
ventas mensuales, ventas semanales por vendedor.
La salida externa difiere de la interna en su distribucin, diseo y apariencia.
La salida de una etapa del proceso se convierte en entrada para la siguiente etapa.
Muchos documentos externos deben incluir instrucciones para quien los recibe para que sean usados en forma
adecuada.
Muchas salidas externas en forma preimpresa que contienen el logotipo y colores de la compaa.
Tecnologas de salida.
Impresoras.
Monitores como dispositivos de salida.
Video, audio y animacin.
CD-ROM y DVds.
Salida electrnica.



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Tecnologa de demanda. Si ha intentado obtener informacin de Web haciendo clic en los vnculos, ha
usado tecnologa de demanda.
Tecnologas de actualizacin automtica. Contenido enviado a usuarios en momentos especficos.
FACTORES A CONSIDERAR CUANDO SE SELECCIONE LA TECNOLOGIA DE SALIDA.
La salida afecta a los usuarios de muchas formas diferentes:
1. Quin usara (vera) la salida (necesita calidad)? Ejemplo: Cuando los gerentes de distrito deben estar fuera
de sus oficinas por periodos largos necesitan salida impresa. La salida en pantalla o documentos Web
interactivos son excelentes para personas tales como los despachadores de flotillas de camiones que estn
en escritorios por largos periodos.
2. Cuntas personas necesitan la salida? Si muchas personas necesitan la salida probablemente la mejor
opcin seria ofrecerla en documentos basados en Web o copias impresas.
3. Dnde se necesita la salida (distribucin/logstica)?
La informacin que permanece cerca de su punto de origen, que tan solo ser utilizada por unos
cuantos usuarios en el negocio y que podra almacenar o consultar frecuentemente, se puede
imprimir con seguridad o colocar en una intranet.
Si una gran cantidad de informacin debe ser transmitida a usuarios a grandes distancias, se debe
utilizar una salida electrnica.
4. Cul es el propsito de la salida?
Si la salida tiene el propsito de ser un informe creado para atraer a los accionistas al negocio
permitindole examinar las finanzas corporativas en su tiempo libre, es deseable contar con una salida
impresa bien diseada.
Si el propsito de la salida es proporcionar actualizaciones de 15 minutos en las cotizaciones de la
bolsa de valores, y si el material es altamente codificable y cambiable, se prefieren las cintillas mviles
en la pantalla, paginas Web o presentaciones de audio.
5. Cul es la velocidad con que se necesita la salida? Esta depende de los niveles de administracin: la
estratgica, la del nivel medio y la de operaciones.
En el nivel estratgico los gerentes necesitan salidas por un periodo especfico.
Algunos negocios en particular necesitan salidas rpidas por medio de sistema en lnea. Ejemplo: En una
unidad de terapia intensiva una enfermera necesita supervisar continuamente el pulso de una victima.
6. Con que frecuencia se acceder a la salida?
La salida que se accede con mayor frecuencia es buena candidata para incorporarla en sistemas basados
en Web y otros sistemas en lnea o redes con pantallas.
7. Cunto tiempo se almacenara la salida? La salida impresa en papel se deteriora rpidamente con el
tiempo. La salida conservada en micro formas o digitalizada no se deteriora con los factores ambientales
como la luz y la humedad o con el manejo humano.



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8. Bajo que regulaciones especiales se produce, almacena y distribuye la salida? Los gobiernos reglamentan
algunas salidas. Mucha reglamentacin depende del tipo de industria. Ejemplo: Los bancos de sangre.
Se debe imprimir el formulario W2 para un empleado, y su forma final no puede ser salida en pantalla o
microforma.
9. Cules son los costos iniciales y finales del mantenimiento y suministro?
Algunos vendedores ayudan a estimar los costos iniciales de compra o arrendamiento de hardware, otros
no lo hacen: mantener trabajando una fotocopiadora (papel, toner, unidad fotoelctrica, reparaciones y
mantenimiento).
El analista de sistemas puede necesitar recolectar esta informacin con el fin de disminuir costos de uso y
mantenimiento.
10. Cules son los requerimientos ambientales (absorcin de ruido, temperatura controlada, rea para el
equipo, cableado y proximidad de transmisores inalmbricos o puntos de acceso (zonas activas))para las
tecnologas de salida?
Debido a esto el analista de sistemas debe tener cuidado con la seleccin de tecnologa.
COMO AFECTA A LOS USUARIOS EL SESGO DE LA SALIDA
RECONOCIMIENTO DEL SESGO EN LA FORMA EN QUE SE USE LA SALIDA.
El analista debe poner mucha imaginacin y cuidado al disear la salida.
Es un error suponer que una vez que el analista de sistemas ha terminado un proyecto de sistema su impacto
termina. La influencia del analista es de larga duracin. Mucha de la informacin sobre la que los miembros de
la organizacin basan sus decisiones, es determinada por lo que el analista percibe como importante para el
negocio.
El sesgo esta presente en todo lo que los humanos crean. Esto no es para juzgar que el sesgo es malo, sino para
indicar que es inseparable de lo que nosotros (y por consiguiente nuestros sistemas) producimos. Los
propsitos de los analistas de sistemas son alterar sin necesidad la salida y hacer conscientes a los usuarios del
posible sesgo en la salida que reciben.
Hay tres forma principales en las cuales la presentacin de la salida es tendenciosa:
La forma en que es ordenada la informacin
La puesta de lmites aceptables.
La seleccin de grficos.
INTRODUCCION DE SESGO CUANDO SE CLASIFICA LA INFORMACION.
El sesgo se presenta en la salida cuando el analista elige como clasificar la informacin para un informe. Las
clasificaciones comunes incluyen alfabticas, cronolgicas y de costo.
La informacin presentada alfabticamente puede sobreenfatizar los conceptos que comienzan con las letras A
y B debido a que los usuarios tienden a poner ms atencin a la informacin que se presenta primero.



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La ascendencia tambin es introducida inadvertidamente en los reportes que estn ordenados
cronolgicamente.
Un tercer tipo de ordenamiento, por costo, tambin puede meter ascendencia en la salida.
INTRODUCCION DE SESGO AL ESTABLECER LIMITES.
Hay cuatro problemas generales con la asignacin de lmites que pueden dar ascendencia a la salida:
Limite asignado muy bajo. Ejemplo: Una compaa de seguros que genera reportes de excepcin sobre
todas las cuentas que estn atrasadas en una semana.
Limite asignado muy alto. Un gerente de control de calidad para un fabricante grande recibe un reporte de
excepcin si ms de 10 lotes entre 100 de manguera de hule producida son defectuosos.
Rango de excepciones de salida demasiado angosto. Si el departamento de ventas de un fabricante de
alimentos genera reportes sobre la cantidad de consumidores con edades entre ocho y diez que solicitan
ofertas de las cajas de cereal. Esto puede significar la perdida de informacin importante que
originalmente se trataba de hacer destacar.
Rango de excepciones de salida demasiado ancho. Si la compaa de gas genera un reporte de excepcin
para los usuarios residenciales de alto volumen, pero emplea un rango para todos los clientes residenciales
que usen entre 6 y 2.600 pies cbicos de gas al mes, la salida ser abrumadora.
Como evitar el sesgo en el diseo de la salida. Hay estrategias especficas que el analista de sistemas
puede usar para evitar los prejuicios en la salida que disea:
Conciencia de la fuente de prejuicios.
Diseo interactivo de la salida que incluya a los usuarios.
Trabajar con los usuarios para que estn informados de los prejuicios de la salida.
Creacin de salida que sea flexible y que permita que los usuarios modifiquen los lmites y rangos.
Entrenamiento de los usuarios para que se apoyen en varias salidas para realizar pruebas de realidad
de la salida del sistema.
DISEO DE LA SALIDA IMPRESA. Usando la informacin obtenida por medio de la fase de determinacin
de requerimientos de informacin, el analista de sistemas se encuentra listo para comenzar el diseo
fsico. La fuente de informacin a ser incluida en los reportes es el diccionario de datos (nombres de los
elementos de datos y longitud del campo requerido).
Lineamientos para el disear un informe impreso.
Convenciones para el diseo de un informe.
o Informacin constante. Informacin que permanece igual cada vez que se imprime el reporte.
Ejemplo: Ttulos del reporte y los encabezados de columna.
o Informacin variable. Vara cada vez que el reporte es impreso. Ejemplo: Cifras de ventas en
dlares.
Calidad tipo y tamao del papel.



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Consideraciones de diseo.
Atributos funcionales. Incluyen: El encabezado o titulo del informe, el numero de pagina, la fecha de
elaboracin, los ttulos de columna, la agrupacin de elementos de datos relacionados entre si y el uso
de subtotales.
Atributos estilstico/estticos
DISEO DE LA SALIDA PARA INFORMES EN MONITORES.
Lineamientos para el diseo de pantallas.
Mantenga la pantalla simple.
Ser consistente en la presentacin.
Facilitar el movimiento del usuario entre la salida desplegada..
Crear un informe en pantalla atractivo.
Uso de la salida grafica en el diseo de pantalla.
DISEO DE UN SITIO WEB.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA DISEAR SITIOS WEB
Use herramientas profesionales.
Estudie otros sitios Web.
Use los recursos que Web ofrece.
Examine los sitios Web de diseadores profesionales.
Use las herramientas que ha aprendido.
Consulte libros.
Revise algunos ejemplos pobres de pginas Web.
Elabore sus propias plantillas.
Use plug-ins, audio y video con moderacin.
Disee con anticipacin.

PREGUNTAS DE REPASO
1. Mencione seis objetivos que persigue el analista al disear la salida del sistema.
a. Disear la salida para satisfacer un propsito especfico.
b. Hacer significativa la salida para el usuario.
c. Entregar la cantidad adecuada de salida.



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d. Proporcionar una distribucin adecuada a la salida.
e. Proporcionar la salida a tiempo.
f. Elegir el mtodo de salida ms efectivo.
2. Compare las salidas externas con las salidas internas que produce el sistema.
Salida Externa Salida Interna
Recibos, anuncios, cheques de pago, reportes anuales.
Usualmente incluye instrucciones para quien recibe el
documento
Incluye reportes para los tomadores de decisiones.
Ejemplo: Totales de ventas mensuales, reportes histricos

La salida externa difiere de la interna por su distribucin, diseo y apariencia.
3. Cules son tres situaciones que indican que las impresoras como la mejor eleccion para la tecnologa de
salida?
a. La Confiabilidad
b. La compatibilidad con software y hardware.
c. El soporte tcnico del fabricante.
4. Proporcione dos ejemplos que indiquen que las pantallas de salida son la mejor solucin para la
seleccin de tecnologa de salida.
Proporcionan mayor flexibilidad al permitir al usuario cambiar la informacin de salida en tiempo real
a travs de la eliminacin, incorporacin o modificacin de algunos componentes del informe.
Permite revisar la salida almacenada y el despliegue de elementos de una base de datos, lo cual
contribuye a que los tomadores de decisiones individuales no tengan que guardar informes
redundantes.
5. Mencione los mtodos potenciales de la salida electrnica.
Correo electrnico.
Fax.
Paginas Web.
6. Cules son las desventajas de la salida electrnica y la basada en Web?
Normalmente tiene baja resolucin.
Es difcil darle un formato fijo (correo electrnico).
Es difcil transmitir el contextote mensajes (correo electrnico).
Los sitios Web necesitan mantenimiento diligente.
7. Menciones 10 factores que se deben ser considerar al escoger la tecnologa de salida.



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1. Quin usara (vera) la salida de datos?
2. Cuantas personas necesitan la salida?
3. Dnde se necesita la salida (distribucin/logstica)?
4. Cul es el propsito de la salida?
5. Cul es la velocidad con que se necesita la salida?
6. Con que frecuencia se acceder a la salida?
7. Cunto tiempo se almacenara la salida?
8. Bajo que regulaciones especiales se produce, almacena y distribuye la salida?
9. Cules son los costos iniciales y finales de mantenimiento y suministro?
10. Cules son los requerimientos ambientales (absorcin de ruido, temperatura controlada, rea para el
equipo, cableado y proximidad a transmisores inalmbricos o puntos de acceso (zonas activas) para
la tecnologas de salida?
8. Qu tipo de salida es mejor si las actualizaciones frecuentes son una necesidad?
La salida que es accesada frecuentemente requiere sistemas en lnea con despliegue en pantalla.
9. Qu tipo de salida es la adecuada si muchos lectores la leern, almacenaran y revisaran durante un
periodo de aos?
Salida impresa
10. Cules son las dos desventajas de las salidas de audio?
Necesita una sala especial donde la salida no interferir con otras tareas.
Tiene aplicacin limitada
11. Mencione tres formas principales en que las presentaciones de salida son involuntariamente desviadas.
La forma en que es ordenada la informacin.
La puesta de lmites aceptables
La seleccin de grficos.
12. Cules son las cinco formas en que el analista puede evitar la desviacin de salida?
conciencia de la fuente de prejuicios.
Diseo interactivo de la salida que incluya a los usuarios.
Trabajar con los usuarios para que estn informados de los prejuicios de la salida.
Creacin de salida que sea flexible y que permita que los usuarios modifiquen los lmites y rangos.



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Entrenamiento de los usuarios para que se apoyen en varias salidas para realizar pruebas de realidad
de la salida del sistema.
13. Cul es la diferencia entre la informacin fija y variable presentada en un informe?
La informacin constante es informacin que permanece igual cada vez que es impreso el reporte.
La informacin variable es informacin que puede variar cada vez que es impreso el reporte.
14. Por qu es importante mostrarle a los usuarios un prototipo o pantalla de un informe de salida?
A los usuarios se muestran modelos o prototipos de los reportes antes de terminar el diseo de reporte y
se realiza cualquier cambio necesario. El analista de sistemas usa el diseo de hoja o pantalla para
comunicar el diseo fsico al programador.
15. Mencione seis elementos funcionales de los reportes impresos.
Encabezado o titulo del reporte.
Numero de pgina.
Fecha de preparacin.
Encabezados de columna
Agrupamiento de conceptos de datos relacionados.
Uso de cortes de control.
16. Mencione cinco elementos estilsticos/estticos de los reportes impresos.
Salida atractiva
Salida impresa fcil de leer.
Reportes impresos bien organizados.
El diseo del reporte debe facilitar la lectura de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
Los conceptos de datos relacionados deben estar agrupados
17. De que formas difieren las pantallas, la salida impresa y los documentos basados en web?
La salida en pantalla es efmera, esto es, un desplegado VDT no es permanente
No es porttil.
No puede ser cambiado por medio de interaccin directa.
18. Mencione cuatro lineamientos para facilitar el diseo de buena pantalla de salida.
Mantenga la pantalla simple.
Mantenga consistente la presentacin de la pantalla.
Facilita al usuario el movimiento entre pantallas.



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Cree una pantalla atractiva.
19. Qu diferencia hay entre la salida para un DSS de un MIS mas tradicional?
Un DSS (Sistema de apoyo de decisiones) ayuda al tomador de decisiones a tomar una decisin mediante
la interaccin con el sistema. Frecuentemente usa salida en pantalla con una interfaz de ratn o teclado
para lograr esa interaccin.
La salida diseada para los sistemas de apoyo a decisiones es, por lo tanto, caracterizada por su
modificabilidad y flexibilidad, que no son tan importantes en la salida de un MIS tradicional.
20. Cules son las cuatro consideraciones principales que el analista tiene al disear la salida grafica para
los sistemas de apoyo a la toma de decisiones?
Determinar el objetivo de la grafica.
Tipo de datos que necesita ser desplegados.
Audiencia.
Efectos en la audiencia de los diferentes tipos de salida grafica.
21. Defina pegajosidad.
Es una cualidad que puede poseer un sitio Web. Si un usuario permanece en un sitio por un periodo
prolongado, el sitio tiene un alto grado de pegajosidad.
22. Mencione siete lineamientos para crear buenos sitios web.
Use herramientas profesionales.
Estudie otros sitios Web.
Use los recursos que Web ofrece.
Examine los sitios Web de diseadores profesionales.
Use las herramientas que ha aprendido.
Consulte libros.
Revise algunos ejemplos pobres de pginas Web.
Elabore sus propias plantillas.
Use plug-ins, audio y video con moderacin.
23. Mencione cinco lineamientos para usar grficos en el diseo de sitios web.
Use uno de los dos formatos de imagen ms comnmente usados, JPEG o GIF.
Mantenga el fondo simple y asegrese que los usuarios puedan leer claramente el texto.
Desarrolle unos cuantos grficos de apariencia profesional.



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Mantenga las imgenes graficas pequeas y rehse marcas y botones de navegacin tales como:
ATRS, ARRIBA, CORREO ELECTRONICO y ADELANTE
24. Mencione siete ideas para mejorar la presentacin de sitios web corporativos que usted disea.
Estructura
Contenido
Texto
Grficos
Estilo de presentacin
Navegacin
Promocin
25. Cul es la regla de los tres clics?
Un usuario debe poder desplazarse de la pgina en que actualmente est a la pgina que contiene la
informacin que necesita en solo tres clics del ratn.
26. De que forma puede recomendar a las empresas el promover los sitios web que usted ha desarrollado?
Anime a sus lectores a marcar su sitio Web
Disear un favicon o icono favorito, para que los usuarios puedan identificar su sitio en la lista de
favoritos
27. De qu forma permite una hoja de estilo en cascada al analista producir la salida?
Son una manera fcil de transformar un documento XML. El documento XML puede transformarse en
diferentes medios de salida. Proporciona una serie de estilos, como el tipo de fuente, el tamao, el color, el
borde, etc. Por ejemplo: un estilo usado para una pantalla plana podra usar una paleta rica de colores y
una fuente tipo sans serif que son ms fcil de seguir al leer una pantalla.
28. Cules son las ventajas de usar XSLT (Transformaciones del lenguaje extensible de hojas de estilo) en
lugar de una hoja de estilo en cascada?
Son un medio ms poderoso de transformar un documento de XML. Ellas le permiten al analista
seleccionar los elementos e insertarlos en una pgina web u otro medio de salida.

Elaborado por:
Jess Antonio Hoyos Perdomo
Ing. De Sistemas
speedvirtualextr@gmail.com