BASES TERICAS QUE SUSTENTAN LA PROPUESTA

NORMAS
Segn Jaramillo (2000), Son reglas o pautas de accin generales para situaciones
cotidianas que afectan las funciones del hospital. Ninguna actividad administrativa puede lograrse
sin el establecimiento de normas o reglas, que deben ser obedecidas con disciplina y
responsabilidad. Constituyen adems, el patrn para juzgar la forma como se trabaja y poder,
mediante ello, aprobarlo o desaprobarlo.
Tambin puede decirse que las normas son criterios mediante los cuales se puede medir la
cantidad, calidad y/o grado de desempeo de las funciones. Adems son reglas para unificar el
comportamiento de las personas y sirven de gua a todos los empleados para llevar a cabo su
trabajo.
Son sealamientos de observancia general que se establecen para orientar la conducta en
sentido positivo. La finalidad de las normas es orientar las acciones del personal, su importancia
radica en sealar los requisitos para ejecutar las actividades, las normas deben realizarse por
escrito y difundirse segn Balderas (2000).
MANUAL
Se entiende que un manual es todo aquello que constituye herramientas claves e
indispensables para el logro de las actividades funcionales y departamentales concernientes a
una organizacin, ya que en ellos, estn contenidos elementos que orientan a la comprensin y
visualizacin de las diferentes acciones que se ejecutan de forma detallada dentro de los
departamentos.
Segn Alonzo, J (2006). Es un libro organizado para promover un mejor entendimiento de
polticas, prcticas y procedimientos administrativos; su propsito es el de suministrar un
pronunciamiento actualizado de cada fase del negocio de la empresa. (p. 35).
Dentro de este orden de ideas Rodrguez, J. (2002).Define manual como un libro de
hojas removibles en el cual se indica en forma comprendida todos los detalles de las actividades
que se han de ejecutar en cada procedimientos. (p.37).
IMPORTANCIA DEL MANUAL.
De esta manera para, Dunalt. (ob.cit). Es una herramienta que sirve para el manejo y
planificacin de los recursos humanos o materiales; a su vez, constituyen un medio para agilizar
los procedimientos contables y aumentar el logro de sus objetivos.
En este sentido, los manuales son importantes porque sirven para registrar las normas
tanto generales como especficas concernientes a las diferentes actividades administrativas
incurridas en una unidad determinada de la organizacin, para fines indicativos o de referencia,
permitiendo un mejor control en el manejo de las actividades.

CARACTERSTICAS DEL MANUAL
Segn Alonzo, J (ob.cit).
Entre las caractersticas de los manuales se encuentran:
1. Son las bases del control operacional contable, y que en ellos se describe la informacin
referida a normas, polticas y procedimientos contables por los cuales se evaluara el
desarrollo operacional.
2. Su lenguaje deben ser sencillo y claro para el uso de terceras personas, para que al leerlo
las instrucciones sean bien interpretado.
3. Los manuales deben mantener uniformidad en criterios de redaccin en las secciones,
puesto que este conllevara a un mejor entendimiento, in alto grado de confianza orden y
consistencia en las acciones a ejecutar.
CLASIFICACIN DEL MANUAL
Segn Duhalt, M (2007).
1. De acuerdo a su contenido:
Los manuales pueden clasificarse como:
a) Manuales de historia de la empresa.
b) Manuales de polticas de la empresa.
c) Manuales de organizacin de la empresa.
d) Manuales de procedimientos de la empresa.
2. De acuerdo a su funcin especfica:
De este modo, Alonzo, J (ob.cit), lo clasifica
Los Manuales pueden ser:
a) Manuales de personal.
b) Manuales de compras.
c) Manuales de produccin.
d) Manuales de ventas.
e) Manuales de finanzas.
f) Manuales de otras funciones.
VENTAJAS DEL MANUAL
De acuerdo con, Duhalt, M (ob.cit), el uso de los manuales ofrece cuantiosa ventajas entre
las cuales se pueden mencionar:
1. Facilitar la revisin constante de las polticas y procedimientos, revelando las diferencias o
debilidades.
2. Establecen la continuidad y coherencia en las prcticas y normas a travs del tiempo.
3. Sirven para uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su alteracin arbitraria.
4. Al estar por escrito, quedan claramente establecidas las funciones a ejecutar para cada
trabajador controlando as las activaciones de cada uno.
5. Facilita la coordinacin del trabajo y a su vez reduce la duplicacin de funciones.
6. Son una fuente de permanente de informacin.
Reinoso (2009)., expresa las siguientes.
1. Son una fuente permanente de informacin sobre prcticas generales y sectoriales de la
empresa.
2. Posibilita la normalizacin de actividades.
3. Aumenta la eficacia en la realizacin de las actividades.
4. Son un elemento importante en la revisin y evaluacin de los objetivos prcticos
internacionales. (p.400).
DESVENTAJAS DEL MANUAL
Entre las desventajas ms resaltantes de los manuales segn Duhalt , M (ob.cit) se
encuentran:
1. Requieren de una gran cantidad de tiempo en su elaboracin por su gran volumen.
2. Quitan discrecionalidad al personal las que se traduce en un freno para la iniciativa
individual.
3. Pierden vigencia con mucha rapidez, lo que implica actualizarlos con el tiempo.
4. Requieren del personal capacitado para su elaboracin.
OBJETIVOS DEL MANUAL
En este sentido, Duhalt, M (ob.cit).
Los manuales cumplen los siguientes objetivos:
1. Presentar en forma adecuada y sistemtica las normas y procedimientos de cada rea o
de una en especial.
2. Sirven de gua para la evaluacin de la eficiencia general.
3. Dotar a la institucin de una herramienta que indique la forma de proceder y la continuidad
de sus procedimientos.
4. Facilitar la continuidad de los procedimientos.
PROCEDIMIENTOS
En efecto un procedimiento son todas aquellas acciones u operaciones que se deben
realizar una misma forma para as obtener un mismo resultado en especfico, de tal modo que se
obtenga una finalidad concreta de una forma organizada de las actividades administrativas.
De este modo, Reinoso (2009)., define procedimiento como una serie de procesos
seleccionados en el trabajo de oficina, por lo general, realizado por ms de una persona y esta a
su vez constituye una reconocida y aceptada de ejecutar toda una clase principal de la actividad
de dicha oficina. (p.415).
CARACTERSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Segn Gmez G (2004), se enfoca en las siguientes caractersticas de
procedimientos:
Sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como
un sistema.
Mtodo de trabajo colectivo; en un procedimiento intervienen varias personas.
No se centran en una actividad especfica. Un procedimiento est compuesto por varias
actividades que a su vez contienen tareas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
En este contexto, Ceja (2006), es un documento que contiene la descripcin de las
actividades que deben seguirse la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, de
dos o ms de ellos (p. 130).
A tal efecto, Benjamn F (2007), constituye un instrumento tcnico que incorpora
informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones contenidas entre s para
realizar una funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin (p.118).
Dentro de este orden de ideas es importante considerar, que un manual de procedimientos
radica en que su utilidad es mltiple, que permite conocer el funcionamiento interno por lo que
respeta a la descripcin de cada tarea, ubicacin y los requerimientos para los responsables de
su ejecucin. Adems los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente
por establecer normas o pautas especficas y claras, y detalla minuciosamente todos los
procedimientos que se realizan en la institucin.
OBJETIVO MANUAL PROCEDIMIENTOS
Segn Benjamn F (2007), establece que los objetivos son:
1. Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin.
2. Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los
procedimientos.
3. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo.
4. Describir grficamente los flujos de las operaciones.
5. Servir como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo ingreso con el fin
de facilitar su incorporacin a su unidad orgnica.
6. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
7. Cooperar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad del trabajo.
8. Establecen un sistema de informacin recuperable y accesible.
9. Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a travs de la descripcin de tareas, y
requerimientos.
10. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de
instrucciones y directrices.
11. Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones
necesarias en la organizacin.
12. Hacen posible establecer una induccin, adiestramiento y capacitacin del personal, ya
que describen en forma detallada las actividades de cada oficina. (p.119).
VENTAJA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Segn Ceja (2006), considera las siguientes:
Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:
a. Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.
b. Auxilian en la induccin al puesto.
c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d. Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
e. Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el
desarrollo de las actividades de rutina.
g. Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo eficiente de la
informacin.
h. Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal.
i. Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.
j. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y
desempeos de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
k. Son guas del trabajo a ejecutar. (p.132).
DESVENTAJAS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Segn Ceja (2006), enfoca dos y son las siguientes:
Los manuales no son en la prctica utilizados por el personal para el aprendizaje y gua de
las tareas que deben realizar; y
Los manuales se desactualizan rpidamente, lo que elimina de hecho todas sus ventajas
potenciales.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS
Segn Duhaltk M (2007) define que es aquel que describe de manera detallada las
operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su
ejecucin, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organizacin
compatibles con dichos procedimientos (p 47).
De lo antes expuesto, os manuales de normas y procedimientos se caracterizan
principalmente por establecer las normas o pautas concretas, claras y detalla minuciosamente
todos los procedimientos que se deben realizan en la institucin u organizacin para as cumplir
sus metas.
ANALISIS DE RECURSOS
RECURSOS TCNICOS
El Centro Especialidades Mdicas San Rafael C.A del Municipio Ospino del estado
Portuguesa, cuenta con un personal capacitado para desarrollar el manual de Normas y
Procedimientos administrativos para el beneficio de los empleados administrativo de la institucin,
por otra pares es oportuno contar con los siguientes aspectos operativos: como papelera,
computadora, impresora, tner, carpetas, lpices personales. Es imprescindible sealar que la
insinuacin cuenta con los materiales anteriormente destacados.
RECURSOS ECONMICOS
De acuerdo al factor econmico la institucin en su distribucin del gasto de inversin en
los materiales y recursos necesarios para la realizacin del proyecto e implementar el diseo del
Manual de Normas y Procedimientos en el instituto, est dentro de las pautas de estimaciones
reales de gastos, teniendo en consideracin que la misma no genere costo extras al Centro
Asistencial.
Cuadro N 1
Proyeccin de costo estimado para implementar el Manual de Normas Procedimientos en
el Centro Especialidades Mdicas San Rafael C.A del Municipio Ospino Estado Portuguesa.
Cuadro N 1
RECURSOS TCNICOS
N RECURSOS TCNICOS
Costo Unitario
C/U
Total
01 Computadora (Posee el Centro Asistencial) 12.000,
00

01 Impresora 3.600,
00

Sub.-Total 1 15.600,
00

Fuente: Morales (2014).
Cuadro N 2
RECURSOS ECONOMICOS
N RECURSOS ECONOMICOS
Costo Unitario
C/U
Total
01
Resma de papel (Posee el Centro
Asistencial)
295,
00
295,
00

01
Tner para impresora (Posee el Centro
Asistencial)
1.580,
00
1.580,
00

Sub.-Total 1 1.875,
00

Total recursos Tcnicos y Econmicos 17.475,
00

Fuente: Morales (2014).
DISEO DETALLADO DE LA PROPUESTA
A continuacin se presenta la propuesta a implementar de esta investigacin denominada
Manual de Normas y Procedimientos para el Centro Especialidades Mdicas San Rafael C.A, del
Municipio Ospino Estado Portuguesa.
FASE I:
Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos para el Centro Especialidades Mdicas
San Rafael C.A, del Municipio Ospino del Estado Portuguesa.




























INTRODUCCIN
El presente Manual de Normas y Procedimientos, est dirigido al Departamento
Administrativo del Centro Especialidades Mdicas San Rafael S.A, tiene como finalidad
brindar a los asistentes la posibilidad de obtener un instrumento de trabajo donde se
indique de manera detallada y organizada las actividades que se ejecuten en dicho
departamento y las norma que regulan dichas actividades.
El manual ha sido diseado de manera sencilla y detallada a fin de que los
responsables del desarrollo de los procesos expuesto, identifiquen claramente sus
obligaciones. En este sentido recopila en forma ordenada, secuencial y detalla las
operaciones del Departamento Administrativo del Centro Especialidades Mdicas San
Rafael C.A.
Centro Especialidades Mdicas San
Rafael, C.A.




MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CENTRO DE
ESPECIALIDADES MEDICAS SAN RAFAEL C.A DEL MUNICIPIO OSPINO
ESTADO PORTUGUESA.

Tutora: Autor:
Olga Zapata Leidy Morales


BENEFICIOS ESPERADOS
La implementacin de esta propuesta traer beneficios tanto pata la institucin como
para los asistentes Administrativos, a la organizacin ayudara a proyectarse de manera
actual ponindose a la vanguardia, lo cual es muy importante para toda institucin ya que
con el uso del Manual de Normas y procedimientos todos los procesos se realizaran de
manera rpida y ordenada, logrando con esto una mejor carta de presentacin a los
pacientes y un mejor desempeo en sus labores, puesto que a travs de la aplicacin de la
misma se simplificaran todos los procesos que tienen que realizarse en cada uno de los
servicios, adems a este Manuela tendrn acceso el personal de Administracin, los jefes
de servicios y la Direccin General.
Entre los beneficios se incluyen:
1.- Son de gran utilidad, ya que permiten conocer el funcionamiento interno por lo que
respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables
de su ejecucin


2.- Igualmente auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
3.- Simplifica las actividades de trabajo a ejecutar.
4.-Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo
deben hacerlo.
5.-Contribuye a la coordinacin de actividades y evita duplicidad de funciones.
6.-Establece uniformidad y controla el cumplimiento de la rutinas de trabajo y evita su
modificacin en consulta.
7.-Le ahorra tiempo y trabajo al personal del Departamento Administrativo que podrn
utilizar en otros deberes.
8.-Se les atender a los pacientes de una manera ms rpida.

Resea histrica
El bachiller Jess Anbal Martnez, natural de Acarigua, estudiante de medicina de la
Universidad los Andes (ULA) llega a cumplir como pasante en la Medicatura Rural de Ospino
en el ao 1981 comenz as sus primeros aos en la medicina rural, ganndose la confianza
de los moradores de Ospino. Permiti esto tener excelentes amistades resaltando entre ellos
al Sr. Jos Vicente Casamayor y el Sr. Jos Francisco Barrios. Al terminar su pasanta
obtiene el ttulo de Mdico Cirujano y dndole cumplimiento a la Ley del Ejercicio de la
Medicatura, decide trabajar en la Medicatura Rural Ospino.
Sus ratos libres los aprovecha para abrir su consultorio por iniciativa de los habitantes
quienes se lo exigan, comenzando de esta manera la consulta privada y debido al alto
nmero de pacientes que da a da atenda, genera en l la idea de una Unidad Mdica de
Observacin que le permiti atender partos de emergencia en mltiples ocasiones.
Posteriormente acude al pueblo un especialista de renombre Dr. Torres Alvarado gineco-
obstetra quien le sugiere convocar a las mujeres incluidas en su consulta de planificacin
familiar que queran realizarse esterilizacin quirrgica, debido al xito obtenido y mirando
hacia el futuro decide con su grupo familiar dar los primeros pasos para la construccin del
Centro de Especialidades Mdicas tardando 15 aos en terminarla con mucho sacrificio y sin
apoyo crediticio de ningn banco.
Para el ao 1998 el Dr. Rafael Gonzlez Casadiego de profesin abogado y primo
hermano del Dr. Martnez quien en una conversacin sostenida le ofreci el apoyo
econmico que necesitaba, permitiendo as la compra de los equipos para su
funcionamiento.
En el ao 2001 abre por primera vez las puertas el Centro de Especialidades Mdicas
San Rafael con los Drs. Carlos Silva y el Dr. Jorge Adames, como gineco-obstetra, pediatra
Dra. Xiomara Parra, bioanalisa Lcda. Mariela de Gudio.
Actualmente, funciona con las especialidades mdicas de Ciruga, pediatra, gineco-
obstetra, cardiologa, medicina interna, psicologa, nutricin y diettica, imagenologia,
fisioterapia, quirfano y laboratorio bacteriolgico.
La directiva de la clnica est integrada por el Dr. Jess Anbal Martnez, presidente,
Dr. Rafael Gonzlez Casadiego Primer Vicepresidente y la Lcda. Mariela de Gudio, como
segunda Vicepresidenta, le acompaa en esa noble labor el personal administrativo,
camareras y enfermeras, donde logra cosechar buenas amistades y vislumbra que sus
comienzos como mdico cirujano seria en ese pueblo que lo recibi con cario, por ser un
hombre sencillo, humilde, de gran corazn y con vocacin de servicio.


En el ao 2003, se grada y se muda para Ospino, con su familia, donde abre u
consultorio privado en la Avenida Libertador, durante 18 aos pasa su consulta y atiende
partos. El crecimiento poblacional y falta de centros de salud lo inspiran y concibe la idea de
construir una clnica porque adems quera retribuir con servicio la gratitud solo contaba con la
Medicatura rural Ospino y el Consultorio del Dr. Prez y su esposa que tambin era medica de
origen boliviano, que ms adelante se residencia en Barquisimeto y es el Dr. Luis Felipe Lario
quien continua al frente del mismo hasta que se traslada para Cabudare donde actualmente
se re residencia.
Cristaliza la idea gracias al apoyo del Dr. Rafael Gonzlez Casadiego quien es socio al
igual que la Lcda. Mariela del Carmen Martnez de Gudio. Nace el Centro Especialidades
Mdicas San Rafael C.A, en el ao 2001 ubicado en la Av. Gabriel Prez de Pgola, barrio
Curazao, sector Centro, primero y nico centro privado que funciona en Ospino, Municipio
Ospino, Estado Portuguesa.

Misin
Somos una institucin Medica asistencial cuyo objetivo principal es prestar los mejores
servicios de salid de alta calidad y costos adecuados apoyndonos en excelentes
profesionales de la medicina y nuestro personal capacitado, dispuesto a ofrecer un servicio
personalizado de la ms alta calidad.
Visin
Ser una organizacin integral comprometida con nuestros pacientes en ofrecerles los
mejores servicios asistenciales y establecernos, cada vez ms, como un lder regional en la
prestacin de servicios mdicos hospitalarios, a travs, de la renovacin constante de
tecnologa, conocimientos y capacitacin profesional, en equilibrio con valores como la
confianza, el respeto, la dignidad y la responsabilidad social


Organigrama del Centro Especialidades Medicas San Rafael C.A


ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN
Direccin General
Es el encargado de:
Controlar, dirigir y ordenar dentro del Centro de salud.
Vigilar y motivar a los empleados de la organizacin para el buen funcionamiento del
Centro de Especialidades Medicas.
Solventar cualquier dificultad que se genere en el Centro de salud.
Departamento de Administracin
Realiza el trabajo de:
Administrar todos los ingresos y egresos del Centro asistencial.
Dirige al personal que labora en la institucin.
Comprar de insumos mdicos.
Supervisa que todo se realice con eficiencia todas las funciones asignadas.
Departamento de Caja
Recibir los pagos por los servicios que ofrece en Centro Especialidades Mdicas
San Rafael C.A.
Ser Responsable del efectivo, cheques y todo tipo de dinero que se reciba e caja,
Confeccionar las facturas en conceptos de matrcula y verificar que todos los datos de
los usuarios estn correctos.
Llevar un control estricto de la caja de cambio, as como tambin de la caja chica.
Elaborar los informes para la solicitud de rembolso correspondiente (Todos los pagos
de caja chica deben ser previamente autorizados por la administracin.
Ser responsable del dinero hasta cuando se realice el arqueo diario.
Realizar un arqueo diario del dinero recibido en caja, elaborar las respetivas volantes
de depsitos y entregar al supervisor encargado para su debida revisin.


Departamentos de insumos
Se encarga de:
Llevar un registro diario de los insumos utilizados.
Control de existencias dentro del inventario de Insumos mdicos.
Departamento de Laboratorio.
Responsable directo de toda la Dependencia de los Laboratorios.
Es el encargado de programar, coordinar, administrar y gestionar las actividades de los
laboratorios, verificando que se proporcione tanto al personal docente como alumnos el
material, equipo, atencin y asesora que se requiera para la realizacin de las diversas
prcticas, as como vigilar por el buen estado y correcto funcionamiento de los equipos y el
mantenimiento necesario del edificio que constituye la dependencia de los laboratorios.

Departamento de Inventario
Recibir los medicamentos y mercancas de stock de almacn.
Realizar solicitudes de compra de los insumos y herramientas que se utilicen en el
departamento.
Asegurar que los insumos recibidos, se ajusten a las especificaciones de calidad y
cantidad establecidas en el documento de compra emitido por la Empresa.
Alertar al departamento de inventario sobre las fallas en los insumos recibidos.
Conservar y preservar las herramientas e insumos del almacn, a los fines de
mantenerlos en condiciones adecuadas para ser utilizadas en el Centro Especialidades
Mdicas San Rafael C.A.
Descripcin general de la organizacin
El Centro de Especialidades Mdicas San Rafael C.A del Municipio Ospino, es un
centro asistencial de derecho privado, debidamente constituido, cuyo objetivo social
principal es a pacientes adultos y nios en sus diversas especialidades. En su estructura
cuneta con todos los servicios de atencin medica: consulta externa, servicio de
emergencia, observacin, hospitalizacin, servicios de diagnstico clnicos, centro
quirrgico y cuidados intensivos.
Objetivo
Brindar servicios de salud de optima calidad, confiable y oportuna, que garanticen
una adecuada atencin humana; basado en alto niveles tecnolgicos cientficos con la
finalidad de satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros afiliados y su gripo
familiar en un ambiente agradable, en excelentes condiciones.

Asunto: Funcin a atribucin del Administrador
Administrador:
Se encarga de elaborar los procesos administrativos del Centro de salud, a fin de
dar cumplimiento a cada uno de las actividades, que corresponden llevar a cabo para
lograr resultado oportuno y garantizar un buen funcionamiento.
Funciones y atribuciones:
Lleva a cabo la ejecucin del presupuesto.
Realiza la ejecucin presupuestaria de todos los gastos del Centro de salud.
Realiza el pago de nominas de personal, fijo y contratado.
Realiza el pago de los compras de bienes y servicios.
Es el responsable inmediato del personal que labora en el centro de salud.
Llevar el control de las rdenes de pago y cheques emitidos.

Asunto: Funcin a atribucin de la Secretaria
Secretaria:
Es la que se encarga de ejecutar todo el proceso que le asignan el presidente, el
administrador y cada uno de los coordinadores que laboran en el Centro de
Especialidades Mdicas San Rafael.
Funciones y atribuciones:
Realizar rdenes de pago, recibo que le asigne el administrador.
Realizar los depsitos en el banco.
Llevar el control de los cheuques emitidos a travs del libro banco.
Llevar el control de asistencia del personal obrero.
Encargada de llevar el archivo del Centro Mdico.
Redactar los oficios y correspondencias que se emitan en el Centro Mdico.

Asunto: Normas del asistente Administrativo
NORMAS
Responsable:
Administrador:
Los Asistente Administrativos deben cumplir con las reglas existentes en el
servicio a travs de las cuales se llevan a cabo las actividades que estn direccionadas a
favorecer la forma de ejecutar las tareas, siguiendo un patrn previamente establecido
por la institucin, mediante el cual se garantiza el cumplimiento de las funciones.
1.-Es responsabilidad de los Asistentes administrativos la administracin y
custodia de los medicamentos y materiales mdicos, solicitado por los mdico del
servicio en datas.
2.-Cada Unidad o equipos mdicos estn constituidos por un coordinador o jefe,
equipo de especialidades, un grupo de residentes de postgrado asignado en forma fija
hasta el trmino de su formacin, e internos con un periodo de rotacin previamente
establecida.
3.-Todos los despachos de suministros solicitados deben tener sus respectivos
soportes.
4.-Tomar las medidas y control en el suministro de medicamentos para brindar
un servicio de calidad al paciente.

Asunto: Normas del asistente Administrativo
NORMAS
Responsable:
Administrador:
5.- Las funciones del servicio deben estar claramente segregada.
6.- Los Registros del servicio deben estar en sitio seguro contra hurto,
destruccin o alteracin.
7.- Se deben establecer medidas que determinen la ejecucin de las tareas
ordenadamente en los servicios para controlar las rutinas de trabajo y evitar alteraciones.
8.-Mantener un buen control de los pacientes (ingresos, altas, fallecimientos,
otros).

Asunto: Procedimientos del Asistente Administrativo
PROCEDIMIENTOS
Responsable:
Administrador:
Enmarcados en la institucin, se hace referencia a los procedimientos que
constituyen un instrumento tcnico que incorpora informacin sobre la sucesin
cronolgica y secuencial de operaciones concentradas entre s, para la realizacin de
una funcin, actividad o tarea especfica de la institucin.
Los procedimientos a seguir son los siguientes:
1.- Cumplir con el horario establecido (Entrada y salida), firmar la asistencia
diaria.
2.-Al comenzar la jornada de trabajo, se realiza a primera hora las devoluciones
de medicamentos en cada uno de los servicios medico que conforman el Centro de
Especialidades Medicas San Rafael, utilizando el formato de devoluciones de
medicamentos por pacientes que lleva el personal de enfermera, firmado por la
enfermera que entrega.
3.-Luego se clasifican por clase de medicamentos, se registra en pro forma,
anotando el cdigo de medicamento, siendo chequeado por el jefe de servicio o persona
autorizada, la firma y se procede a entregarse para la solicitud de medicamento al
departamento de Inventario.

Asunto: Flujograma de procedimiento del asistente administrativo
Asunto: Procedimientos del asistente Administrativo
PROCEDIMIENTOS
Responsable:
Administrador:
4.-Se recibe de parte de los Equipos Mdicos la listas de pacientes (datas) con
sus respectivas indicaciones medicas, se coloca la hora de recibida. De inmediato se
elabora la Pro-forma totalizando lo pedidos de insumos requeridos con sus respectivos
soportes, buscar la firma del jefe del servicio.
5.-Cotejar diariamente historia mdica (hoja de orden mdica y cumplimiento del
tratamiento mdico) contra formato de control diario de medicamentos llevados por el
personal de enfermera.
6.-Realizar los pedidos semanalmente, para el stock de insumos mdicos y
material de laboratorio segn el consumo promedio y mantener el stock.



















Asunto: Normas de Registro de las Cuentas por Pagar
NORMATIVAS
Responsable:
Administrador:
Normas de control interno y de gestin Administrativa para todos los entes y
dependencias de la Administracin Pblica del Municipio Ospino Estado Portuguesa,
emitida por la Contralora Municipal.
Segn la resolucin N 001-2008,
Artculo 9: En materia presupuestaria todos los entes adscritos a la alcalda del
Municipio Ospino se regirn por las disposiciones generales de la ordenanza de
presupuesto de ingresos y gastos vigente, por la ley Orgnica del Poder Pblico
Municipal, ley Orgnica de la Administracin financiera del sector Pblico. Cada ente
tendr un presupuesto nico para cada ejercicio fiscal.
Todo gasto debe ser imputado a una partida presupuestaria de acuerdo al
clasificador Presupuestario emanado de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE).
Mensualmente se debe elaborar un estado de ejecucin del presupuesto.
Asunto: Procedimientos de los Registros de la cuentas por pagar
INCIO
1) Cumplir con el horario
establecido
2. Se realiza a primera hora las devoluciones
de medicamentos en cada uno de los servicios
medico
Luego se clasifican por clase de
medicamentos, se registra en pro
forma, anotando el cdigo de
medicamento,
Persona
autorizada
Se recibe de parte de los Equipos Mdicos la
listas de pacientes (datas) con sus
respectivas indicaciones mdicas, se coloca
la hora de recibida.
Se elabora la Pro-
forma totalizando lo
pedidos de insumos
requeridos con sus
respectivos soportes
Realizar los pedidos semanalmente, para
el stock de insumos mdicos y material de
laboratorio
FIN
PROCEDIMIENTOS
Responsable:
Secretaria:
1. Se elabora para final de cada mes.
2. Es una hoja de Excel se describen todas las cuentas por pagar (facturas de
proveedores, servicios bsicos).
3. Se realiza la orden de pago con su respectivo cheque para la cancelacin de cada
cuenta por pagar.
4. Se anexan copias de las facturas de los proveedores y de los servicios bsicos
cancelados con las rdenes de pago de cada cancelacin.
Luego se archivan en las respectivas carpetas.
Asunto: flujograma de Procedimientos de los Registros de la cuentas por pagar
1 Etapa: Procedimientos Administrativos.

Inicio
Secretaria
Ordena los cheques con las rdenes de
pago

Se archivan todas las rdenes de pago en
sus respectivas carpetas trimestrales.
Se realiza dos recibos de pago, los cuales
van sellados y firmados por el presidente
y el administrador.
Est
Autorizado
Lleva un orden por nmero de cheques con el
cdigo de las rdenes de pago
Luego se entregan a la persona que recibe
conforme, procede a firmar los recibos y
retirar los cheques.
Si
Fin
Asunto: Normas para la Realizacin de Gastos Menores a Travs de Caja Chica
NORMATIVAS
Responsable:
Jefe del Departamento de Administracin
Verificar la existencia de los antecedentes que originan la creacin del fondo fijo de
caja chica, la evaluacin realizada y la autorizacin para el procesamiento contable,
comprobando la consistencia del nivel al que corresponde la solicitud.
Cumplido el paso anterior, en la administracin central el Jefe de la Unidad de
Contabilidad, instruir la elaboracin del comprobante y el cheque respectivo, en las
unidades desconcentradas el Administrador proceder a la elaboracin del comprobante y el
cheque respectivo, en los que consignar el nombre del funcionario designado para el
manejo de Caja Chica, para luego continuar los procedimientos establecidos que concluye
con el archivo del comprobante elaborado.
Asunto: Procedimientos para la Realizacin de Gastos Menores a Travs de Caja Chica.
PROCEDIMIENTOS
Responsable:
Jefe del Departamento de Administracin
Ordena a la Unidad de Caja mediante memorando que emita un cheque a nombre del
custodio del fondo de caja chica por el importe previamente establecido.
Unidad de Caja
Elabora el cheque y le pide al beneficiario (custodio del fondo de caja chica) que lo
endose para que sea cobrado en el banco a travs del mensajero de la Clnica.
Entrega el cheque al mensajero de la clnica, quien una vez que lo ha hecho efectivo,
entrega el dinero en la Unidad de Caja, que posteriormente se har llegar al custodio del
referido fondo.
Custodio del Fondo Fijo de Caja Chica.
Efecta la cancelacin de los gastos menores que le sean solicitados. En todo caso se
prohben efectuar pagos que no tengan el documento (factura o recibo) que soporte la
transaccin.
Asunto: Flujograma de Procedimientos para la Realizacin de Gastos Menores a Travs de
Caja Chica.


Asunto: Normas de Declaracin al SENIAT
NORMATIVAS
Responsable:
Administrador:
1. Cdigo orgnico Tributario.
2. Ley del Impuesto al Valor Agregado (I.V.A).
3. Ley del Impuesto sobre la Renta (I.S.L.R).
La Ley Orgnica de Salud de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
Asunto: Procedimientos de la Declaracin al SENIAT
Inicio
SOLICITANTE
Efecta solicitud de uso de
fondos
JEFE DE UNIDAD
Autoriza el uso de fondos
ENC. DE CAJA CHICA
- Procede a la entrega de fondos.
- Adquiere lo solicitado.
- Registra la transaccin.
- Efecta rendicin de cuentas.
- Solicita reposicin de fondos.
CONTABILIDAD
- Verifica la
documentacin
- Emite orden de pago.
- Elabora comprobante.
- Emite cheque por
reposicin de fondos.
Fin
PROCEDIMIENTOS
Responsable:
Administrador:
1. Retencin de los impuestos sealados en la ley (I.V.A e I.S.L.R).
2. Se elabora un comprobante de retencin del impuesto, el mismo contiene la
informacin del proveedor, numero de factura, nmeros de control, monto de la
operacin y fecha de emisin.
3. Se elabora un orden de pago y un cheque por el monto (Bs.) retenido al proveedor, de
la cuenta operativa y se realiza un depsito en la cuenta de fondos de terceros.
4. Se emite una planilla de enteramiento a travs del portal del SENIAT, para realizar el
pago.
5. Se elabora un orden de pago y cheque de la cuenta fondos de terceros y se realiza el
enteramiento al SENIAT, en una entidad financiera recaudadora de fondos nacionales.
6. El enteramiento del I.V.A, se realiza quincenalmente.
El proceso de enteramiento del I.S.L.R, es similar al I.V.A, a diferencia que el mismo se
realiza mensualmente.
0Asunto: Flujograma de Procedimientos de la Declaracin al SENIAT

Asunto: Procedimientos para la Cancelacin de Servicios, Impuestos y Similares a Travs
de Cheques.
INICIO
Se elabora un comprobante
de retencin del impuesto
El mismo contiene la informacin
del proveedor, numero de factura,
nmeros de control, monto de la
operacin y fecha de emisin
Se elabora un orden de pago y un
cheque por el monto (Bs.) retenido
al proveedor
De la cuenta operativa y
se realiza un depsito
en la cuenta de fondos
de terceros
Se emite una planilla de enteramiento
a travs del portal del SENIAT,
Luego se realizar el
pago
Se elabora un orden de pago y cheque
de la cuenta fondos de terceros y se
realiza el enteramiento al SENIAT,
El enteramiento del I.V.A, se realiza
quincenalmente
El proceso de enteramiento del I.S.L.R,
es similar al I.V.A, a diferencia que el
mismo se realiza mensualmente
Fin
PROCEDIMIENTOS
Responsable:
Proveedor del Servicio
Enva la factura o grupo de stas donde solicita el pago de un determinado servicio.
Departamento de Administracin
Recibe la factura por cobro de servicio.
En atencin a la fecha de vencimiento, programa la fecha de pago de la misma.
Efecta el registro de la factura en el Libro Auxiliar de Cuentas por pagar.
Una vez que se decide cancelar la factura (siempre antes de su vencimiento), ordena al
Asistente Administrativo que se efecte el pago correspondiente.
Entrega el cheque, debidamente firmado al Mensajero a fin de que proceda a llevarlo al
respectivo proveedor.
En el caso de que el proveedor no acepte cheques, se elaborar el mismo a nombre del
Mensajero, quien deber hacerlo efectivo en el banco y luego efectuar la correspondiente
entrega del efectivo al proveedor correspondiente.
Asunto: Flujograma de Procedimientos para la Cancelacin de Servicios, Impuestos y
Similares a Travs de Cheques.

























Asunto: Procedimiento de Cuenta por Cobrar Impuesto al Valor Agregado.
INICIO
Enva la factura o grupo de stas
donde solicita el pago de un
determinado servicio.

Departamento de Administracin

Recibe la factura por cobro
de servicio.
En atencin a la fecha de
vencimiento, programa la
fecha de pago de la misma.


Efecta el registro de la factura en
el Libro Auxiliar de Cuentas por
pagar.
Una vez que se decide cancelar la
factura (siempre antes de su
vencimiento),
En el caso de que el proveedor no
acepte cheques, se elaborar el
mismo a nombre del Mensajero
Ordena al Asistente
Administrativo que se
efecte el pago
correspondiente.
Entrega el cheque,
debidamente firmado al
Mensajero a fin de que
proceda a llevarlo al
respectivo proveedor.
Fin
Responsable:
Administrador
1. Proceso de Control
2. Se evala la situacin econmica de la cuenta para tomar decisiones de Registro de
Operacin.
3. Toma la decisin de cobro por la ventanilla correspondiente.
4. Se entregan los fallos para el cobro respectivo.
5. Se Emite el Compromiso de Cobro
6. Se ingresan los valores econmicos de la cuenta del banco.
7. Se revisan los Documentos de Pagos.
8. Se archivan documentos fuentes de pago.
Asunto: Flujograma Cuenta por Cobrar Impuesto al Valor Agregado.

CONCLUSIN
Es fundamental resaltar que todos los procesos administrativos para que desarrollen con
eficiencia y eficacia ya que su trabajo debe poseer una herramienta que les permita conocer con
claridad para lograr adquirir los objetivos planteados.
Podemos concluir, de acuerdo a la informacin obtenida que los procesos que actualmente
rigen a la centro poseen un grado de confiabilidad moderado, debido a que hacen falta
actividades de control, para poder minimizar el riesgo de errores o fraudes.
Inicio
Proceso de Control
Se evala la situacin econmica
de la cuenta para tomar
decisiones de Registro de
Operacin
Se revisan los Documentos
de Pagos.
Se ingresan los valores econmicos
de la cuenta del banco
Toma la decisin de
cobro por la ventanilla
correspondiente
Se entregan los fallos para el
cobro respectivo.
Se Emite el Compromiso de Cobro
Se archivan
documentos
fuentes de pago.
Fin
Actualmente el rea de caja concentra todas las recaudaciones del Centro Especialidades
Mdicas, siendo as el nico departamento que maneja el efectivo que ingresa a la misma por
parte de los pacientes internos.
Con la implementacin de la propuesta del manual de Procedimientos pretendemos mejorar
la eficiencia del proceso de atencin mdica al incurrir en una disminucin de tiempo, en base a la
simplificacin de actividades innecesarias y en la reduccin de los tiempos de espera en el
departamento administrativo.
RECOMENDACIONES

Para el buen ejercicio en las actividades a realizar en el Centro de Especialidades Mdicas
San Rafael C.A del Municipio Ospino, es importante establecer las siguientes recomendaciones:

Capacitar al personal el uso del manual de normas y procedimientos, para as evitar con
ello el trabajo mal comenzado en algn momento definitivo.
Se propone que el personal poner todas disposicin de cambio, para lograr as una mejor
adaptacin a los nuevos desafos profesionales.
Desarrollar semestralmente, una evaluacin de los procesos que se ejecutan en todas las
reas del Centro Especialidades Mdicas, con la finalidad de poder minimizar las falencias,
detectar los controles que estn fallando y aquellos que pudieran mejorarse.