PRESENTACION

EL programa de auditora contiene la seleccin de las tcnicas y

procedimientos que deben ser aplicados para averiguar sobre la confiabilidad y
racionalidad de las actividades y operaciones desarrolladas por los
administradores de los recursos pblicos.
Consientes de la importancia que reviste cada Programa en desarrollo del
Proceso de Auditora la !ireccin de Planeacin "ace entrega a los auditores
de una compilacin de programas de auditora recogidos del #A$%&'( y
complementados con otros que vienen desarrollando los equipos auditores.
!ic"a compilacin contiene un marco conceptual )unto con modelos de
programas de auditora en *reas como+ Estados Contables Auditora de
,estin Evaluacin Plan de !esarrollo Presupuesto Contratacin Auditora
de &istemas Evaluacin de Proyectos Cumplimiento entre otros. -odo con el
fin de cada auditor los utilice como modelos y los complemente de acuerdo con
las caractersticas y circunstancias propias de cada entidad. para ello resulta
muy oportuno y definitivo el acompa/amiento que el !irector y &ubdirectores
de cada sector brinden al equipo en la elaboracin y aprobacin de los mismos.
En consecuencia los modelos propuestos no deben tomarse como un
programa est*ndar de auditora fiscal dado que no todos los procedimientos
son aplicables en las mismas condiciones a todos los su)etos de control
aunque por supuesto siempre deben e0istir unos procedimientos mnimos
que en igualdad de condiciones se puedan aplicar a varios su)etos de control.
1
ELABORACIN Y APLICACIN PROGRAMAS DE AUDITORIA
NAFE-01- ELABORACIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA
Los programas se elaboran para cada lnea de auditora y est*n conformados por una
descripcin detallada de los ob)etivos a cumplir los criterios a considerar el
cuestionario de evaluacin sobre el control interno la lista de los riesgos in"erentes y
los procedimientos de evaluacin determinando el alcance y la oportunidad con que
ser*n aplicados y los papeles de traba)o que deben soportarlos.
Los programas deben ser elaborados por los auditores asignados a cada lnea de
auditora y ser considerados en mesas de traba)o por todos los integrantes del equipo
de auditora deben ser aprobados en Comit -cnico &ectorial.
NAFE-02- APLICACIN Y DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORA.
1na ve2 aprobados los programas de auditora los integrantes del equipo de traba)o
responsables de cada lnea deben dar inicio a la aplicacin de los mismos mediante
la reali2acin de pruebas y verificaciones con base en los procedimientos e
instrucciones indicados en el programa que se registrar*n en papeles de traba)o.
NAFE-03- CRITERIOS DE AUDITORIA
Los criterios de auditora son un elemento fundamental que debe ser considerado en
el dise/o de los programas construyndose de manera especfica y acorde a la lnea
de auditora que se pretenda evaluar.
Los criterios de auditora se definen como 3el deber ser3 de las actividades y pr*cticas
administrativas de la gestin pblica constituyndose en las reglas y medidas sobre
las cuales se comparan los resultados obtenidos de la aplicacin de los
procedimientos.
NAFE-04- APLICACIN DE PRUEBAS Y OBTENCIN DE EVIDENCIA.
Las pruebas de auditora en el proceso auditor se refieren a la aplicacin de los
procedimientos las cuales deben ser pertinentes y oportunas en la utili2acin de las
tcnicas a fin de que se pueda detectar en forma ra2onable el comportamiento de las
situaciones o actividades evaluadas.
Las pruebas deben ser documentadas y referenciadas en los papeles de traba)o por el
responsable de la e)ecucin del programa.
#ediante la aplicacin de las pruebas se debe obtener la evidencia relacionada
suficiente pertinente y competente que permita soportar las opiniones conceptos y
conclusiones del traba)o de auditora.
NAFE-05- EVALUACIN Y VALORACIN DEL HALLAGO DE AUDITORA
Los "alla2gos son situaciones o "ec"os determinados como producto de la aplicacin
de los programas de auditora pueden ser de car*cter positivo cuando la 3condicin3
2
es igual al 3criterio3 y negativos cuando e0iste desviacin de la 3condicin3 respecto
del 3criterio3.
Los "alla2gos negativos pueden tener connotacin de tipo fiscal penal administrativo
y 4 o disciplinaria.
Para que las situaciones o "ec"os determinados se configuren en "alla2gos deben
evaluarse y valorarse en las #esas de -raba)o considerando sus causas efectos y
determinando su cuantificacin. -odo lo anterior debe ser producto del consenso de
todos los integrantes del equipo de auditora.
NAFE-0!- COMUNICACIN Y TRASLADO DE HALLAGOS
1na ve2 logrado el consenso sobre los "alla2gos en las #esas de -raba)o deben ser
comunicados a la Administracin dentro de los trminos establecidos en el
Procedimiento dise/ado para tal fin con el propsito de conocer su opinin y posicin
sobre los mismos.
1. PROGRAMAS DE AUDITORIA
El Programa de Auditoria %ntegral es un esquema detallado del traba)o por reali2ar y
los procedimientos a emplearse durante la $ase de E)ecucin determinando la
e0tensin y la oportunidad con que ser*n aplicados as como los papeles de traba)o
que "an de ser elaborados.
Es necesario tener cuidado al preparar y utili2ar los Programas de Auditora %ntegral
para lograr cumplir los ob)etivos y la recopilacin de evidencia adecuada. Al preparar y
utili2ar los Programas de Auditora %ntegral el &ubdirector de $iscali2acin y el equipo
de auditora deben siempre relacionar los costos de la recopilacin de evidencia con
los beneficios obtenidos al ayudar a alcan2ar los ob)etivos del e0amen.
&i se determina que los criterios de auditora son inadecuados o que los "alla2gos no
son los mismos que se "aban previsto segn la evaluacin preliminar es posible que
sea necesaria la modificacin del Programa siendo esencial la rapide2 con que se
realice.
En esta seccin encontrar* los aspectos m*s importantes relacionados con el
Programa de Auditora %ntegral los cuales facilitar*n la preparacin de los mismos.
1.1. C"#$%&'()*+,)$+-# .%* P/"0/)1) .% A(.+'"/2) I#'%0/)*
El Programa de Auditora %ntegral es una lista de los procedimientos de evaluacin
financiera de la gestin del cumplimiento de la normatividad y de otros aspectos
adicionales como el tema ambiental la parte de inform*tica etc. para ser aplicados
con el propsito de+
Comparar las actividades e0istentes y los sistemas relacionados y controles
con los criterios de auditora.
5ecopilar evidencia para respaldar las observaciones de auditora.
3
El Programa de Auditora %ntegral documenta la relacin lgica entre los ob)etivos y los
procedimientos de auditora a reali2arse durante el cumplimiento de dic"os ob)etivos.
5equiere la identificacin de criterios que se emplear*n en la auditora de los asuntos
sistemas y procedimientos claves.
El programa de auditora est* relacionado con la fase de planeacin de la auditora en
el sentido que los procedimientos de auditora especficos llevados a cabo est*n
determinados por la informacin obtenida en la evaluacin del &istema de Control
%nterno.
1.2. R%3&"#3)4+*+.).%3 %# *) E*)4"/)$+-# .%* P/"0/)1) .% A(.+'"/2) I#'%0/)*
La elaboracin del Programa de Auditora %ntegral es una responsabilidad del equipo
auditor. Es esencial que el programa de auditora sea elaborado por el equipo auditor
en #esas de -raba)o bas*ndose en la e0periencia de sus integrantes y su
conocimiento de la entidad. La participacin activa del &ubdirector de $iscali2acin en
el desarrollo de la elaboracin del programa es fundamental por su e0periencia y
conocimientos. &in embargo la responsabilidad por el contenido y e)ecucin del
programa de auditora es del equipo auditor encargado del traba)o de campo.
Para la elaboracin de los Programas en las #esas de -raba)o no slo se distribuir*
la e)ecucin de los procedimientos y se velar* por el logro del Programa sino que
tambin se evaluar* de manera continua su pertinencia y suficiencia efectuando
revisiones o a)ustes a los mismos cuando se considere necesario segn las
circunstancias con la aprobacin del &ubdirector de $iscali2acin en algunos casos.
Las instrucciones incluidas en el programa deben ser redactadas en forma imperativa
y constituyen guas para los auditores que precisan saber cu*les son sus labores
especficas de e0amen prueba etc.
El equipo de auditores debe determinar bas*ndose en la situacin y su e0periencia el
momento de aplicacin de los distintos procedimientos se/alados en el programa
encargando los distintos procedimientos a los miembros del equipo segn su
especiali2acin y e0periencia.
1.3. R%5+3+-# 6 A&/"4)$+-#
Los programas de auditora deber*n ser aprobados en el Comit -cnico con
fundamentos en los ob)etivos del Encargo y la estrategia de auditora aceptada
previamente.
1.4. P)/'%3 .%* P/"0/)1)
El Programa de Auditora %ntegral est* estructurado de la siguiente forma+
('6E-%7(&
C5%-E5%(& 8 $1E9-E&
P5(CE!%#%E9-(& !E A1!%-(5%A
4
1.4.1. OB7ETIVOS
&on las metas que queremos lograr por medio de la aplicacin de los procedimientos
de auditora dise/ados y aplicables a la Lnea de Auditora.
Los ob)etivos especficos de cada fase de la Auditora ,ubernamental con Enfoque
%ntegral deben establecerse antes de elaborar los procedimientos de auditora
respectivos puesto que dic"os ob)etivos establecer*n el marco general para definir los
procedimientos a ser incluidos en dic"o programa.
Los ob)etivos especficos de la auditora se logran por medio de un e0amen profundo
de las *reas crticas por lo tanto incluyen asuntos tales como+
Ad"esin a la poltica prescrita.
Logro de los propsitos establecidos.
Eficiencia y economa en la utili2acin de recursos y servicios.
Control de recursos obligaciones ingresos y gastos.
Propiedad y utilidad del sistema contable al producir datos confiables y precisos que
apoyen la toma de decisiones dentro de las *reas e0aminadas.
1.4.2. IDENTIFICACION DE CRITERIOS
1n elemento de vital importancia en el proceso de la auditora integral lo constituye la
aplicacin de criterios de auditora.
Los Criterios de auditora se definen como el 3deber ser3 de la organi2acin y se
constituyen en las normas ra2onables contra las cuales pueden evaluarse las pr*cticas
administrativas y los sistemas de control e informacin en forma adecuada. !ic"os
criterios deben ser utili2ados como base para el )u2gamiento del grado en el cual una
organi2acin auditada cumple con las e0pectativas que se "aban determinado y
dispuesto en forma e0plcita. 9ecesariamente son unidades de medida que permiten la
evaluacin de la condicin actual.
Es de suma importancia su identificacin por parte del auditor. 9ormalmente no
e0isten criterios tan claros y aceptados como aquellos suministrados por las 9ormas
de Contabilidad Pblica o las disposiciones presupuestales y contractuales. &in
embargo en algunas *reas operativas el auditor encontrar* )uicios b*sicos definidos y
aceptados por las personas responsables muc"os de los cuales basados en el
sentido comn y en pr*cticas prudentes bien conocidas o comnmente aplicadas.
El criterio vara enormemente segn los ob)etivos de la auditora. -al ve2 el m*s
conocido de todos los criterios de auditora en lo que respecta a estados financieros
es el que se refiere a las normas de contabilidad generalmente aceptadas que aparece
en la opinin del auditor. Las desviaciones significativas de estas normas constituyen
una observacin desde el punto de vista del auditor debido a que dic"as normas
representan el 3deber ser3.
5
Al escoger criterios es esencial que el auditor aplique su )uicio profesional respecto a
lo apropiado de los mismos en relacin con su aplicacin en la entidad auditada. Para
ello el auditor debe investigar y consultar las posibles fuentes de criterio.
Para poder ser m*s efectivos los criterios deben ser aceptables para todas las partes
involucradas. Esto involucra directamente a la administracin en el proceso de su
establecimiento. &i lo aplicamos o interpretamos de manera incorrecta nuestro
proceso comparativo inicial peca de defectuoso y enfrentaremos problemas
compuestos.
$recuentemente el me)or criterio es simplemente una me)or manera de llevar a cabo
una tarea o lograr un propsito.
Es aconse)able discutir con los funcionarios responsables del ciclo actividad o *rea a
evaluar los criterios considerados apropiados con el propsito de lograr la aceptacin
de los mismos como v*lidos. &i los funcionarios no aceptan su valide2 es probable
que tampoco acepten las conclusiones resultantes del desarrollo de los "alla2gos.
1na ve2 identificado un "alla2go potencial el auditor debe tratar de identificar una o
m*s 3pr*cticas preferidas3 3generalmente aceptadas3 o 3sanas3 las cuales al ser
observadas dar*n como resultado un me)oramiento en el ciclo o actividad. Estas
pr*cticas son los criterios que el auditor utili2ar* al desarrollar completamente
"alla2go.
Las pr*cticas m*s utili2adas por el auditor y que prestan un me)or servicio como
criterios son aqullas que "an dado 0ito a las operaciones a travs de la e0periencia
de muc"as entidades en varios a/os por lo tanto es responsabilidad del auditor
investigar dic"os criterios en entidades similares a la auditada.
Cuando el auditor utilice estas pr*cticas como criterios su falta de aplicacin provee
un indicio de posible desperdicio o ineficiente uso de los recursos. !ic"as pr*cticas o
criterios suministran al auditor una base para la evaluacin de las acciones
administrativas o un est*ndar de medicin apropiado a ser utili2ada.
FUENTES DE CRITERIO
Las m*s comunes a consultar por el auditor son+
:. Procedimientos.
;. (piniones escritas de la administracin.
<. Estipulaciones de contratos.
=. E0periencias del auditor con entidades o actividades similares.
>. Publicaciones autori2adas sobre el tema.
?. %nstrucciones en forma de planes estratgicos manuales directivas
procedimientos.
@. (b)etivos polticas metas.
A. (piniones independientes de e0pertos.
B. Pr*cticas comerciales prudentes.
:C. E0periencias administrativas.
::. Pr*cticas generalmente observadas.
:;. &istemas de registro y reportabilidad de la informacin financiera.
6
:<. Legislaciones pertinentes reglamentos y publicaciones internas y materiales de
orientacin.
:=. Las normas financieras legislativas o administrativas e0ternas del caso o de las
pautas o normas establecidas por la misma organi2acin as como los requisitos
estipulados en leyes tales como la Ley de Administracin $inanciera.
:>. -odas las guas y pautas internas y e0ternas que se deban seguir en la
planificacin conduccin o evaluacin de las operaciones.
:?. El presupuesto y sus adiciones.
:@. Los informes anuales de las entidades.
:A. !ocumentacin de la (ficina de Control %nterno sobre la entidad por e)emplo
arc"ivos de auditoras anteriores.
:B. Actas elaboradas por los diversos comits.
;C. Los informes formarles presentados por los miembros o por consultores e0ternos
de organismos de la administracin central as como por funcionarios dentro de la
entidad auditada.
Es importante anotar que gran parte de esta informacin puede encontrarse disponible
en los arc"ivos e0istentes de auditora. Los integrantes del equipo de auditora deben
por consiguiente familiari2arse con dic"os arc"ivos. Es posible que los arc"ivos de
auditora de a/os anteriores suministren datos importantes lo cual debe establecerse
antes de gastar tiempo y esfuer2os en la recopilacin de informacin que ya se
encuentre disponible.
1.4.3. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
&on los pasos especficos que desarrollar* el auditor para recopilar la evidencia de
auditora para respaldar los "alla2gos.
T+&"3 .% P/"$%.+1+%#'"3 .% A(.+'"/2)
E3')#.)/+,)."3
Los procedimientos de auditora estandari2ados son aquellos que pueden emplearse
para reali2ar traba)o sobre asuntos temas y procesos claves de tipo general comunes
a muc"as organi2aciones.
Los procedimientos estandari2ados pueden utili2arse tanto para la fase de planeacin
y e)ecucin de auditora. Por e)emplo pueden emplearse durante la fase de
planificacin cuando el auditor est en proceso de obtencin de una comprensin y
conocimiento general de las actividades principales y de los sistemas relacionados y
procesos comunes a muc"as organi2aciones.
E3&%$+)*+,)."3
Los procedimientos especiali2ados se "acen de acuerdo con las necesidades de cada
auditora y respaldan un ob)etivo de auditora o apoyan una evaluacin inicial
especfica de una entidad o proceso en particular.
En la fase de e)ecucin los procedimientos especiali2ados se emplean cuando los
ob)etivos de auditora son m*s especficos y requieren la recopilacin de evidencia
especfica y la confirmacin y discusin de puntos especficos.
7
Los procedimientos de auditora son un con)unto de direcciones especficas
comprobaciones y detalles incluidos en el programa de auditora para llevar a cabo en
forma sistem*tica y ra2onable proporcionando respuestas a las siguientes preguntas+
Cu*ndoD Perodo de tiempo en el que se reali2ar* la evaluacin.
EuinD Auditor o Auditores que llevar* a cabo los procedimientos de auditora.
CmoD Eue tcnica se utili2ar*+ entrevista repaso e0amen c*lculo an*lisis y
comparacin entre otras.
!ndeD Lugar donde se reali2ar* la evaluacin.
1.5. PROPOSITOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA INTEGRAL
&ervir como gua en la aplicacin de los procedimientos de auditora.
&ervir como registro de la labor de auditora evitando que se olvide la aplicacin de
algn procedimiento.
Los Programas de Auditora garanti2an el cumplimiento de las normas de auditora.
Los programas escritos proporcionan una forma de evidencia sobre el debido cuidado
y e)ercicio del )uicio profesional en la planeacin y e)ecucin de una auditora. Los
equipos de auditora incluyen personas con distintos niveles de e0periencia y
capacidad. Los programas escritos proporcionan la garanta de que e0iste un enfoque
consistente "acia la auditora y una comunicacin clara de los ob)etivos y
procedimientos.
El ob)etivo del Programa de Auditora %ntegral es guiar en la evaluacin de las Lneas
de Auditora en el conocimiento del cumplimiento de los procesos involucrados y en la
aplicacin de los procedimientos para la obtencin de la evidencia que le permita al
equipo auditor concluir sobre los aspectos anali2ados.
1.!. CARACTERISTICA E IMPORTANCIA DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA
El Programa de Auditora %ntegral es un plan de traba)o detallado elaborado por el
equipo de auditora.
El Programa de Auditora %ntegral proporciona la base para la asignacin de tiempo y
recursos. Los presupuestos de tiempo son m*s f*ciles de preparar cuando los
procedimientos de auditora se "an identificado previamente. As mismo las
decisiones sobre el personal y programacin pueden tomarse m*s f*cilmente
contando con la informacin del Programa de Auditora.
El Programa de Auditora %ntegral garanti2a que los procedimientos claves sean
llevados a cabo y proporciona un repaso ordenado del traba)o reali2ado.
1.8. R%9(+3+'"3 &)/) *) E*)4"/)$+-# .%* P/"0/)1) .% A(.+'"/2) I#'%0/)*
Establecer los ob)etivos en los trminos m*s especficos posibles de f*cil
comprensin y alcan2ables bas*ndose en el traba)o que "a sido establecido en el
8
programa. Los ob)etivos amplios vagos e irreales no deben aparecer en los
programas dado que son imposibles de lograr.
Los programas de traba)o de cada fase de la auditora integral deben prepararse para
lneas de auditora especficas establecidas en la fase de planeacin.
En cada paso del traba)o debe establecerse claramente la labor que "a de efectuarse
los motivos y las fuentes de informacin salvo que stas sean obvias.
El programa de auditora debe dar lugar al desarrollo comprensivo de "alla2gos
individuales de auditora en conformidad con los elementos de este proceso.
Establecer los pasos de traba)o en trminos de instrucciones positivas acerca de lo
que "a de efectuarse. 9o deben ser e0presados en formas de preguntas. El auditor no
limita su traba)o a la obtencin de una respuesta superficial a una pregunta al efectuar
un an*lisis y evaluaciones.
Los Programas de Auditora deben ser fle0ibles y deben permitir la utili2acin de la
iniciativa y del criterio al desviarse de los procedimientos prescritos o al ampliar la
labor efectuada.
En el programa de auditora no se deben incluir descripciones largas de informacin
sobre los antecedentes. &lo debe incluirse la informacin esencial para efectuar el
traba)o en forma adecuada y para "acer las evaluaciones correspondientes.
&e debe tomar debida nota de las 9ormas de Auditora ,ubernamental Colombianas
al preparar los programas incluidas en el #arco 9ormativo.
1.:. C*)3%3 .% P/"0/)1)3
Los m*s tiles en la Auditora %ntegral son los elaborados especficamente para el
e0amen de una entidad determinada. -ales programas est*n basados en la
informacin disponible en el arc"ivo permanente y la recopilada durante la $ase de
Planeacin y deben ser preparados por los equipos de auditora para "acer frente a
sus peculiaridades necesidades y ob)etivos aprobados de la auditora.
E0isten dos tipos de programas de auditora a saber+
P/"0/)1) E3';#.)/
Es aquel que contiene procedimientos estandari2ados.
La utilidad de programas uniformes o estandari2ados para varias entidades es limitada
a los e0*menes de *reas administrativas tales como la administracin financiera
adquisiciones administracin del personal entre otras. Las entidades varan muc"o en
cuanto a la naturale2a de sus operaciones problemas y efectividad de los
procedimientos y controles.
En algunos casos podra ser apropiado aplicar un programa est*ndar en varios puntos
de control dentro de una entidad por e)emplo en el caso de dependencias regionales.
An en estas circunstancias el auditor debe asegurarse de que los pasos de traba)o
9
que se aplican sean apropiados ya que la efectividad de los procedimientos y
controles internos vara entre las distintas unidades de la misma entidad.
P/"0/)1) E3&%$+)*+,)."
Es aquel que contiene procedimientos especficos
El programa especiali2ado proporcionar mayores procedimientos especficos de tal
manera que el encargado de revisar el programa tenga una me)or descripcin del
traba)o a reali2arse.
'a)o casi todas las circunstancias es preferible contar con un Programa de Auditora
especiali2ado puesto que proporciona un me)or rumbo de auditora y me)or
documentacin del traba)o reali2ado.
1.<. M%'"."*"02) &)/) *) E*)4"/)$+-# .% (# P/"0/)1) .% A(.+'"/2) I#'%0/)*
La elaboracin de un programa de Auditora ,ubernamental con enfoque integral para
cualquier tipo de lnea de auditora seleccionada y aprobada en mesa de traba)o debe
involucrar la evaluacin de los aspectos de gestin legalidad financiero y ambiental
en los casos que se considere necesarios. Asimismo se pueden incluir otros aspectos
tales como tributarios tcnicos y de sistemas entre otros.
A continuacin se se/alan los pasos que el auditor debe tener en cuenta en la
elaboracin de un programa de auditora integral+
:. Levante un flu)ograma para visuali2ar las actividades que se desarrollan en
cada lnea de auditora. FEste flu)ograma le permite adem*s de tener un
conocimiento de la lnea obtener elementos para evaluar el sistema de control
internoG.
;. Elabore una matri2 con las lneas de auditora seleccionadas y estable2ca por
cada una de ellas cuales de los aspectos antes se/alados pueden ser
considerados en la evaluacin por e)emplo.
ASPECTOS
G
E
S
T
I
O
N
L
E
G
A
L
I
D
A
D
F
I
N
A
N
C
I
E
R
O
A
M
B
I
E
N
T
A
L
T
E
C
N
I
C
O
S
S
I
S
T
E
M
A
S
T
R
I
B
U
T
A
R
I
O
S
O
T
R
A
S
N-1+#) 6
P/%3')$+"#%3
S"$+)*%3
= = = = =
C"1&/)3 = = = = = =
P/%3(&(%3'" = = = =
P/".($$+-# = = = = = =
O'/)3 =
10
<. Para cada aspecto definido como viable a evaluar por cada lnea de auditora
defina los puntos a evaluar y que servir* de base para elaborar el programa de
auditora integral por e)emplo+
NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES
GESTION
:. Planta de personal aprobada y vigente.
;. Planta por niveles.
<. %ndicadores de desempe/o.
=. Planes y programas para mane)o de personal.
>. 9ominas paralelas.
?. (tros aspectos que el equipo considere.
LEGALIDAD
:. 9ormas y procedimientos aplicables.
;. $acultad nominadora.
<. Curvas salariales y prestacionales.
=. (tras que el equipo considere.
FINANCIERO
Cuentas del plan contable involucradas tales como+ Efectivo
(bligaciones laborales provisiones por pagar Provisin para
contingencias provisin para prestaciones sociales Pensiones de
)ubilacin A)ustes por inflacin Administracin servicios personales y
operacin servicios personales entre otras.
Liquidaciones de nmina y novedades.
!isponibilidad presupuestal.
SISTEMAS
:. 5estriccin de acceso perfiles definidos.
;. &eguridad fsica.
<. Captura de datos y novedades.
=. Proceso electrnico.
>. 5esultados.
TRIBUTARIOS
:. Liquidacin de la retencin en la fuente.
;. !eclaracin de la 5etencin en la fuente.
Este mismo e)ercicio se debe desarrollar para cada una de las lneas de auditora
seleccionadas.
Con base en lo anterior el equipo de auditora debe definir ob)etivos criterios y
procedimientos que incluya la totalidad de los puntos considerados a evaluar.
9(-A+ En el cruce de matrices se debe observar cuales aspectos a evaluar son
comunes en las diferentes lneas de auditora por e)emplo la cuenta de efectivo "ace
presencia en nmina y compras.
En el captulo de Auditora ,ubernamental con Enfoque %ntegral se encuentran los
programas b*sicos de los componentes de integralidad. En el captulo de Auditoras
Especiali2adas se incluyen entre otros el de Auditora de &istemas Evaluacin a la
,estin Ambiental y en el captulo de 'anco de Programas otros especficos para
evaluar los negocios misionales.
11
1.10. B%#%>+$+"3 .%* P/"0/)1) .% A(.+'"/2) I#'%0/)*
Proporciona una base sistem*tica para asignar tareas a los auditores
especialistas y ayudantes al efectuar la distribucin del traba)o entre los
miembros del equipo y una coordinacin de labores entre ellos.
Permite verificar el grado de cumplimiento de los ob)etivos de la auditora.
Permite fi)ar las responsabilidades por cada procedimiento de auditora.
Establece una rutina de traba)o econmica y eficiente.
Hace "incapi en los procedimientos esenciales para el e0amen de cada entidad
segn la naturale2a de su negocio.
Ayuda a evitar la omisin de procedimientos necesarios.
&irve como un "istorial de traba)o efectuado y como una gua para futuras
auditoras de la misma entidad ayudando a futuros equipos de auditora a
familiari2arse con la naturale2a de la labor efectuada anteriormente.
$acilita la revisin del traba)o al coordinador y al lder del equipo.
!ocumenta el alcance de la auditora.
Proporciona las pruebas que demuestran el traba)o efectivamente reali2ado.
Proporciona un registro resumido de las labores que se "an efectuado durante la
auditora.
Proporciona ayuda al entrenar el personal sin e0periencia en lo que es el
alcance ob)etivos y pasos de una labor de auditora.
Aunque los programas de traba)o escritos son esenciales para una direccin eficiente
y efica2 de una auditora nunca deben utili2arse como una lista de comprobacin para
los pasos del traba)o de manera que se suprima la iniciativa individual imaginacin e
ingenio en el logro de los ob)etivos deseados.
2. REALIACIN DE PRUEBAS
2.1. C"#.+$+-#
Es la situacin actual encontrada por el auditor con respecto a una operacin
actividad o proceso. La condicin refle)a el grado en que los criterios est*n siendo
logrados. Es importante que la condicin se refiera directamente al criterio o est*ndar
de comparacin porque el ob)etivo de la condicin es describir lo bien que se comporta
la entidad en el logro de las metas e0presadas como criterios. La condicin puede
tomar cuatro formas.
&e a)usta satisfactoriamente a los criterios.
9o se a)usta a los criterios
&e a)usta parcialmente a los criterios
&upera a los criterios
2.2. C"1&)/)$+-# %#'/% %* C/+'%/+" 6 *) C"#.+$+-#
La mayora de los "alla2gos de auditora se originan de la comparacin entre 3lo que
es3 ICondicinI con 3lo que debe ser3 ICriterioI. Cuando el auditor identifica una
12
diferencia entre los dos "a efectuado el primer paso en el desarrollo de un "alla2go. El
"ec"o de que no e0ista ninguna diferencia entre 3lo que es3 y 3lo que debe ser3
constituye un "alla2go positivo importante especialmente cuando el ob)etivo de la
auditora es evaluar o informar sobre la efectividad de un programa o actividad.
En la evaluacin de las condiciones as como de los criterios o normas a usar en
dic"a evaluacin )uega un papel importante el conocimiento profesional la
e0periencia los antecedentes y pericia profesional del equipo de auditoria.
2.3. A&*+$)$+-# .% P/"$%.+1+%#'"3
El e0amen profundo de las lneas de auditora consiste en la aplicacin de
procedimientos tales como la revisin de registros y arc"ivos la prueba verificacin y
confirmacin de los "ec"os y actuaciones de la organi2acin "asta el grado adecuado
para servir a los propsitos de auditora. -al e0amen incluye adem*s las operaciones
de obtencin de informacin por medio de entrevistas e inspecciones fsicas o
contactos con terceros.
Los programas de auditora establecen las labores y las pruebas que deben reali2arse.
En general las pruebas se refieren a la aplicacin de un procedimiento de auditora
dado ciertos tems dentro de un grupo. El ob)etivo de la reali2acin de las pruebas es
recopilar evidencias de auditora adecuadas sobre el funcionamiento efica2 de las
actividades claves los sistemas y los controles identificados durante la etapa de
e0amen preliminar. Este tipo de e0amen proporciona al auditor los elementos
necesarios para determinar el grado de cumplimiento con los criterios de auditora
especificados.
Las pruebas se aplican de acuerdo con los programas de auditora integral sobre las
lneas de auditora seleccionadas mediante la aplicacin de las "erramientas que nos
ofrecen los diferentes tipos de auditora con alcance a+
Las Pruebas sobre la informacin contable Consulte el #anual en Auditora a
Estados Contables.
Pruebas sobre la gestin Consulte el #anual en Auditora de ,estin y
5esultados
Pruebas sobre el cumplimiento. Consulte el #anual en Auditora de
Cumplimiento.
Consulte el #anual en el capitulo de criterios y procedimientos especiales.
3. DETERMINACIN DEL HALLAGO
&in lugar a dudas el proceso m*s importante de la labor de auditora es el desarrollo
de los "alla2gos. Los "alla2gos de auditoria fundamentan la opinin y las conclusiones
las cuales son comunicadas a travs del informe a los funcionarios responsables y
otras personas interesadas.
En la aplicacin de los procedimientos y tcnicas propias de cada clase de auditora el
auditor encuentra "ec"os o situaciones que presentan importancia por la forma en que
impactan el desempe/o de la organi2acin. Estos "ec"os o situaciones se denominan
"alla2gos y pueden ser tanto positivos como negativos. Los "alla2gos positivos
13
consisten en aspectos buenos tiles convenientes o destacables de la organi2acin.
Los "alla2gos negativos por el contrario son "ec"os irregulares inconvenientes
per)udiciales nocivos o da/inos en el funcionamiento de la organi2acin en suma
contrarios a los principios que deben regir la actuacin del Estado y la gestin fiscal.
!e todas formas ambos tipos de "alla2gos son importantes para poder reali2ar las
recomendaciones pertinentes a la organi2acin.
La palabra 3"alla2go3 tiene muc"os significados y connotaciones adem*s transmite
una idea diferente a distintas personas. &in embargo en la auditora se le debe dar un
sentido de recopilacin y sntesis de informacin especfica u otro asunto que se "aya
anali2ado y evaluado y que se considera de inters o utilidad para los funcionarios de
la entidad.
El hallazgo normalmente se refiere a deficiencias o debilidades; pero cabe sealar que
tambin existen hallazgos positivos.
El trmino "alla2go abarca "ec"os y otra informacin pertinente obtenida incluyendo
casos situaciones o relaciones reales. 9o abarca las conclusiones del auditor basadas
en el an*lisis del significado e importancia de los "ec"os y otra informacin.
En el informe se incluyen los "alla2gos sobre las deficiencias o aspectos
sobresalientes encontrados durante la auditora debiendo contener en forma lgica y
clara los asuntos de importancia y suficientemente comprensibles para el lector del
informe.
1n "alla2go de auditora es algo que el auditor "a observado o encontrado durante su
e0amen. La informacin en la cual se basa debe estar disponible en la entidad y
posiblemente conocida por otros. Es tambin el resultado de la informacin
desarrollada una reunin lgica de datos y una presentacin ob)etiva de los "ec"os y
otra informacin pertinente.
Los resultados de la auditora se empie2an a construir desde la misma evaluacin del
"alla2go determinando todos sus componentes de manera que refle)en
acertadamente lo que esta sucediendo en la organi2acin.
Los "alla2gos negativos pueden ser clasificados de distintas formas dependiendo de la
naturale2a de la irregularidad encontrada. El #anual de $iscali2acin para 'ogot*
identifica tres clases de "alla2gos+ administrativos fiscales y disciplinarios. A estos
podemos sumar los "alla2gos de car*cter penal. La competencia de la Contralora de
'ogot* !.C. versa sobre los "alla2gos administrativos y los "alla2gos fiscales. &obre
los "alla2gos disciplinarios y penales deben darse traslado a las autoridades
competentes.
Es importante tener en cuenta que cuando el auditor tenga la evidencia de que el
"alla2go puede tener como efectos el detrimento del erario pblico puede solicitar la
participacin directa de funcionarios %nvestigadores o solicitar que sea investido de
dic"as facultades para que en el proceso de auditora simult*neamente se desarrolle
la %ndagacin Preliminar como parte del proceso de 5esponsabilidad $iscal.
Como se "a indicado anteriormente un "alla2go normalmente no es favorable a la
entidad auditada. La cantidad de labor necesaria para determinar y respaldar un
"alla2go depende de las circunstancias y el )uicio profesional del auditor. Es importante
14
determinar que la presentacin del "alla2go no condu2ca a conclusiones errneas y
que su contenido est plenamente )ustificado por la labor efectuada. Este requisito se
garanti2a con la discusin de los mismos en las mesas de traba)o.
4. EVALUACIN DEL HALLAGO
4.1. C)/)$'%/23'+$)3 6 R%9(+3+'"3 .%* H)**),0"
En la construccin del "alla2go el auditor debe reali2ar una labor cuidadosa de tal
manera que el mismo cumpla con las siguientes caractersticas y requisitos+
1? OB7ETIVO
!ebe fundamentarse en la comparacin entre el criterio y la condicin.
2? FACTUAL
'asado en "ec"os y evidencias precisas que figuran en los papeles de traba)o.
Presentados como son independientemente del valor emocional sub)etivo.
3? RELEVANTE
#aterialidad y frecuencia que mere2ca su comunicacin que interpreten el sentimiento
de la percepcin colectiva del equipo de traba)o.
4? CLARO Y PRECISO
Afirmaciones inequvocas.
Afirmaciones libres de ambigJedades.
Contener posibilidades de confirmacin o refutacin.
Convincente para las personas que no "an participado en la auditora.
5? VERIFICABLE
5esistir la prueba de confrontacin. 'asado en una labor suficiente como para
respaldar cualquier conclusin resultante.
!? UTIL
Contribuir a la eficiencia y eficacia en la utili2acin del recurso pblico.
$avorecer la racionalidad de la administracin publica.
-omar decisiones e)emplari2antes.
Coadyuvar al bienestar general.
Cada uno de estos requisitos est* su)eto a interpretaciones personales. Es imposible
definir trminos tales como 3preciso3 3convincente3 y 3suficiente3. Aunque no se
definen estos trminos s se presentan ciertas consideraciones b*sicas que ser*n
15
utili2adas al reconocer y desarrollar los "alla2gos que si se aplican adecuadamente
ayudar*n a lograr los requisitos necesarios.
4.2. A#;*+3+3 .% *) C)(3)
La Causa es la ra2n o ra2ones fundamentales por la cual se da la condicin o es el
motivo por el que no se cumple con el criterio o norma. &in embargo es importante
tener en cuenta que la simple observacin de que el problema e0iste porque alguien
no cumpli la norma es insuficiente para construir un "alla2go significativo.
Las Causas m*s recurrentes en los problemas detectados en la administracin de los
recursos pblicos son entre otras+
:G !eficiencias en la comunicacin interdependenciales e interpersonales.
;G Esta deficiencia es an m*s gravosa cuando los problemas de comunicacin se da
en el nivel directivo "acia el nivel e)ecutor.
<G $alta de conocimiento de los requisitos.
=G 9egligencia o descuido.
>G Procedimientos o 9ormas inadecuadas ine0istentes obsoletas o impr*cticas.
?G Consciente decisin o instruccin de desviarse de las normas.
@G Escase2 de recursos "umanos materiales o financieros.
AG La no aplicacin de buen )uicio o sentido comn.
BG !ebilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema.
:CG $alta de esfuer2o e inters suficientes.
::G $alta de delegacin de autoridad.
:;G $alta de capacitacin.
:<G $alta de mecanismos de seguimiento y monitoreo
4.3. A#;*+3+3 .% *"3 E>%$'"3
El efecto de un "alla2go se entiende como el resultado adverso real o potencial que
resulta de la condicin encontrada normalmente representa la prdida en dinero ba)o
nivel de economa y eficiencia en la adquisicin y utili2acin de los recursos o
ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.
El efecto es especialmente importante para persuadir a la administracin de que es
necesario un cambio o accin correctiva para alcan2ar el criterio o meta.
&iempre cuando sea posible debe presentarse en el "alla2go el efecto cuantificado
en dinero u otra unidad de medida. &in embargo pueden presentarse situaciones en
las cuales no es posible e0presarlo en tales trminos.
Por e)emplo un paso esencial es determinar los efectos o importancia de una
deficiencia. El efecto o efectos pueden ser+
:. 1so antieconmico o ineficiente de los recursos "umanos materiales y financieros.
;. Prdida de ingresos potenciales.
<. #ayores costos
=. %ncumplimiento de disposiciones generales.
>. %nefectividad en el traba)o Fno se est*n reali2ando como fueron planeados o lo
me)or posibleG.
?. ,astos indebidos.
16
@. %nformes o registros poco tiles poco significativos o ine0actos.
A. Control inadecuado de recursos o actividades.
B. %neficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.
Los papeles de traba)o de respaldo deben demostrar los efectos en la forma mas
especfica posible bas*ndose en computaciones comparadas testimonio
documentacin de la empresa informes de auditora interna u otras fuentes
apropiadas.
4.4. M)'%/+)*+.). .%* H)**),0"
La atencin que se presta a un "alla2go depende en su mayor parte de la
demostracin que se "aga de su importancia. Para facilitar lo anterior debe indicarse si
las situaciones adversas son casos aislados o est*n e0tendidos ampliamente y la
proporcin o frecuencia en que se suceden.
La importancia se )u2ga generalmente por el Efecto. Los efectos sean actuales o
potenciales pueden e0ponerse frecuentemente en trminos cuantitativos tales como
unidades monetarias tiempo o nmero de transacciones. Cualquiera sea el uso de
trminos el "alla2go debe incluir datos suficientes como para convencer que el asunto
merece atencin.
!eben considerarse completamente los efectos o importancia de la deficiencia. El
an*lisis no solo debe incluir el resultado inmediato sino los efectos colaterales
intangibles de largo alcance u otros efectos tanto reales como potenciales.
Cuando sea posible deben determinarse los efectos financieros o prdida causada
por una deficiencia identificada. -ales determinaciones demuestran la necesidad de
medidas correctivas y facilitan la presentacin de un informe convincente.
A veces no es pr*ctico ni posible calcular una prdida financiera real o futura. La
incapacidad de medir o estimar una prdida financiera no es una ra2n v*lida para no
informar acerca de los "alla2gos importantes. En este caso se deben se/alar las
condiciones que podran ocasionar prdidas de un tipo o de otro. Cuando la
importancia de una deficiencia se representa por una prdida potencial el "alla2go
debe se/alar claramente este factor. La administracin de la entidad debe entonces
asumir la responsabilidad de establecer acciones correctivas o preventivas
apropiadas.
4.5. O4'%#$+-# .% E5+.%#$+) .% A(.+'"/2)
La evidencia de auditoria es el con)unto de "ec"os comprobados suficientes
competentes y pertinentes que sustenta las conclusiones del auditor. Es la informacin
especfica obtenida durante la labor de auditoria a travs de la observacin
inspeccin entrevistas y e0amen de los registros.
La mayora de la labor de auditoria se dedica a la obtencin de la evidencia porque
sta provee una base racional para la formulacin de )uicios.
17
Es importante diferenciar entre la evidencia de auditoria y la evidencia legal. En el
caso de que ciertos resultados de la auditora den inicio a procesos de
5esponsabilidad $iscal Penal o !isciplinaria la evidencia que se presenta en tal
circunstancia estar* su)eta a las disposiciones referentes al material probatorio para
determinar responsabilidades que en algunos casos es muy diferente de la evidencia
de auditora.
El propsito de esta sesin es presentar las clases de evidencia de auditora sus
fuentes obtencin suficiencia pertinencia confiabilidad y otros aspectos
relacionados+
Clases de Evidencia.
Suficiencia de la Evidencia.
Lineamientos para determinar la confiabilidad de la Evidencia.
4.5.1. C*)3%3 .% E5+.%#$+)
En trminos generales la evidencia de auditora puede clasificarse en cuatro tipos+
$sica
-estimonial
!ocumental.
Analtica
E5+.%#$+) F23+$)
&e obtiene la evidencia fsica por medio de la inspeccin u observacin directa de+
:. Las actividades e)ecutadas por las personas
;. Los documentos y registros
<. Hec"os relacionados con el ob)etivo del e0amen
-al evidencia debe documentarse en papeles de traba)o que resuman los asuntos
revisados u observados papeles de traba)o que muestren la naturale2a y alcance de
la inspeccin y fotografas cuadros mapas u otras representaciones gr*ficas.
El obtener y utili2ar evidencia gr*fica es una forma efica2 de e0plicar o describir una
situacin ya sea en un informe o en una presentacin verbal. Por e)emplo una
fotografa clara de una bodega de almacena)e que ilustra pr*cticas inapropiadas o
ineficientes tiene un impacto muc"o mayor que palabras que e0plican dic"as
pr*cticas.
Cuando sea posible el auditor debe obtener evidencia fsica en respaldo de sus
"alla2gos. La efectividad de la labor de auditoria varia segn la familiari2acin con la
naturale2a fsica de las operaciones bienes y otros recursos de la entidad. debe
aprovec"arse toda oportunidad para observar los aspectos fsicos. La "abilidad de
informar acerca de una condicin realmente observada es muc"o m*s convincente
que declaraciones basadas en otros tipos de evidencia.
18
E5+.%#$+) T%3'+1"#+)*
La evidencia testimonial es la informacin obtenida de otros a travs de cartas o
declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. Los
registros de entrevistas pueden consistir en papeles de traba)o basados en notas
tomadas durante las entrevistas o transcripciones registradas de todas las
conversaciones. La declaracin verbal o escrita de un funcionario de la entidad tiene
un valor limitado como evidencia. Las declaraciones se tornan m*s importantes y
tiles si est*n corroboradas por revisiones y pruebas del auditor.
Las declaraciones de los funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de
informacin Fe0plicaciones )ustificaciones lneas de ra2onamiento e intencionesG para
proporcionar guas que no seran f*ciles de obtener a travs de una prueba
independiente de auditoria.
E5+.%#$+) D"$(1%#')*
La forma m*s comn de este tipo de evidencia en la auditoria consiste en documentos
clasificados como+
E@'%/#"3
Aqullos que se originan fuera de la entidad Fpor e)emplo facturas de vendedores y
correspondencia que se recibeG.
I#'%/#"3
Aqullos que se originan dentro de la entidad Fpor e)emplo registros contables
correspondencia que se enva contratos informes y comunicacin internaG.
El auditor debe considerar constantemente la confiabilidad de las formas de evidencia
documental utili2ada en respaldo de sus "alla2gos. Por e)emplo un documento
e0terno que se obtenga directamente de su lugar de origen es m*s digno de confian2a
que el mismo tipo de documento obtenido a travs de la entidad.
Los siguientes son factores importantes que afian2an la confiabilidad de la evidencia
interna+
&i los documentos "an circulado fuera de la entidad.
&i los procedimientos de control interno de la entidad son satisfactorios para
asumir que la evidencia es precisa y confiable.
&i la evidencia est* sola o si sirve para corroborar otros tipos de evidencia.
E5+.%#$+) A#)*2'+$)
19
&e obtiene la evidencia analtica al anali2ar o verificar la informacin. La evidencia
analtica puede originarse en los resultados de+
:G Computaciones.
;G Comparaciones con+
9ormas prescritas.
(peraciones anteriores.
(tras operaciones transacciones o rendimiento.
Leyes o reglamentos.
!ecisiones legales.
<G 5aciocinio.
=G An*lisis de la informacin dividida en sus componentes.
El )uicio profesional del auditor acumulado a travs de la e0periencia se orienta y
facilita en el an*lisis.
4.5.2. S(>+$+%#$+) .% *) E5+.%#$+)
La norma general b*sica de evidencia en respaldo de los "alla2gos de auditoria
manifiesta que debe ser suficiente y competente.
Evidencia suficiente es aqulla tan vera2 adecuada y convincente que al ser
informada conllevar* a una persona prudente que no es auditor y no tiene
conocimiento especfico del asunto llegar a la misma conclusin del auditor.
3&uficiencia3 se refiere al volumen o cantidad de la evidencia tanto como sus
calidades de pertinencia.
La diversidad de la labor de auditora y los tipos de "alla2gos son tan grandes que no
es factible prescribir en trminos especficos la naturale2a de toda la informacin de
respaldo que debe incluirse en los papeles de traba)o. En general sin embargo para
que un "alla2go tenga un respaldo adecuado en los papeles de traba)o es necesario
que se efecten todos los pasos de su desarrollo. Adem*s los papeles de traba)o
deben contener para cada paso requerido en el proceso de desarrollo resmenes
claros o e0tractos de documentos necesarios para demostrar el traba)o efectuado en
cada paso los resultados obtenidos y las conclusiones alcan2adas.
Las siguientes son guas generales adicionales sobre la suficiencia de la evidencia+
:G Pertinencia.
;G %nformacin de los funcionarios de la entidad.
<G 5esultados de la (ficina de Control %nterno.
=G 1tili2acin de asistencia tcnica.
>G 5esumen de las transacciones.
?G #anuales.
@G Aplicabilidad de las disposiciones reglamentarias.
20
AG %nformacin conflictiva.
BG Copias de documentos.
:CG E0tractos frente a copias.
::G #aterial gr*fico.
:;G Artculos de peridicos y revistas.
P%/'+#%#$+)
La evidencia pertinente o competente es aqulla que esta relacionada con el "alla2go
especifico y por lo tanto la "ace v*lida y relevante.
Los papeles de traba)o e informacin relacionada acumulada al desarrollar un "alla2go
especfico deben tener una relacin directa con el mismo y las recomendaciones. Este
requerimiento no incluye el tomar notas apropiadas o "acer observaciones que ser*n
consideradas en otras *reas de auditora que se estudiar*n.
!ebe evitarse la acumulacin indiscriminada de documentos que pueden estar
relacionados con el tema pero que no tienen ninguna relacin potencial con el
"alla2go especfico. Por e)emplo si el "alla2go "ace referencia a un grupo de contratos
del total e0aminado no es necesario tener copia de la totalidad de los contratos.
I#>"/1)$+-# .% *"3 F(#$+"#)/+"3 .% *) E#'+.).
El nivel en el cual se obtiene dic"a informacin puede afectar su valide2. Los puntos
de vista del personal operativo de la entidad por e)emplo pueden o no indicar la
situacin. Por otra parte los puntos de vista obtenidos de los funcionarios del nivel
directivo deben considerarse normalmente como autori2ados. &in embargo no es
necesario que el auditor acepte dic"a informacin como la ltima palabra sobre el
tema. Los funcionarios de la entidad en niveles m*s ba)os frecuentemente pueden
proporcionar informacin real basada en un me)or conocimiento y comprensin de la
operacin.
La meta del auditor debe ser obtener de las me)ores fuentes y de aquellas las m*s
dignas de confian2a toda la informacin relacionada con los "alla2gos. Para lograr
esta meta necesita conversar con todos los funcionarios de la entidad que puedan
contribuir a su entendimiento. En este sentido las fuentes de informacin no deben
estar restringidas.
R%3(*')."3 .% *) O>+$+#) .% C"#'/"* I#'%/#"
Los informes presentados por la (ficina de Control %nterno pueden ser valiosos. Los
auditores de la Contralora de 'ogot* !.C. deben e0aminar el programa de auditora
de sta oficina los papeles de traba)o y los arc"ivos relacionados como parte de la
evaluacin del grado de calidad y utilidad de tales informes en relacin con el *rea de
revisin.
Es posible que el Auditor de la Contralora de 'ogot* !.C. deba e0aminar algunas de
las mismas transacciones cubiertas por los auditores internos para probar la precisin
y confiabilidad de la labor efectuada.
21
Las condiciones presentadas en un informe de la (ficina de Control %nterno pueden no
ser las mismas que aqullas e0istentes en el momento del e0amen de la Contralora
de 'ogot* !.C. Esta posibilidad debe considerarse antes de determinar la utili2acin
que se "ar* de los informes de sta dependencia.
U'+*+,)$+-# .% A3+3'%#$+) TA$#+$)
Cuando "aya que evaluar asuntos altamente tcnicos lgicamente el auditor debe
primero considerar la utili2acin de sus propios recursos que tengan cierta e0periencia
tcnica especiali2ada. &i la labor abarca asuntos tcnicos sobre los cuales no e0isten
dentro de equipo de auditores los conocimientos necesarios para poder e0presar
opiniones autori2adas se debe solicitar a travs del coordinador al nivel directivo del
sector la atencin del requerimiento.
En algunas circunstancias el auditor podra preferir tener una prueba independiente
por medio de la asistencia tcnica FPor e)emplo laboratorios que efectan an*lisis u
otros estudios que podran prestar asistencia tcnica en su campo especial de
actividadG.
R%3(1%# .% *)3 T/)#3)$$+"#%3
Los papeles de traba)o deben e0plicar la forma en que se seleccionan las
transacciones incluidas en la muestra y cualquier conclusin alcan2ada bas*ndose en
el e0amen. El resumen de la labor efectuada debe ser suficientemente descriptiva
como para permitir la identificacin de aquello e0aminado.
El traba)o en relacin con cualquier "alla2go especifico debe ser lo suficientemente
e0tensivo como para respaldar cualquier conclusin u opinin. &in embargo no es
necesario que e0amine todas las transacciones relacionadas con el tema de un
"alla2go para respaldar una conclusin.
&i se proponen amplias conclusiones basadas en un e0amen selectivo los papeles de
traba)o deben demostrar la valide2 del proceso utili2ado para asegurarse que los
asuntos e0aminados sean representativos. Los mtodos cientficos de muestreo
estadstico son de una utilidad probada para demostrar la importancia total de los
"alla2gos. &e debe tener sumo cuidado sin embargo para evitar proyecciones de los
resultados de las muestras sobre las actividades o periodos de tiempo no incluidos en
la muestra. Las proyecciones 3llenas de contingencias3 son inapropiadas cuando
e0iste slo una leve idea acerca de s las transacciones empleadas como muestra son
representativas. A no ser que el auditor pueda demostrar en su informe que las
pruebas aplicadas son representativas no se pueden ni se deben proyectar los
resultados.
M)#()*%3
Los manuales u otras declaraciones escritas de procedimientos establecidos no son
en s mismo una evidencia satisfactoria de la condicin y en ocasiones de un
adecuado criterio. caso contrario son los procedimientos que se utili2an en la realidad.
22
Por lo anterior es necesario e0aminar las operaciones y transacciones e)ecutadas
para determinar si en realidad se siguen procedimientos prescritos en los manuales u
otros m*s adecuados.
A&*+$)4+*+.). .% *)3 D+3&"3+$+"#%3 R%0*)1%#')/+)3
&i el auditor basa sus conclusiones en reglamentos normas de la entidad o normas de
organismos centrales debe verificar s la disposicin especfica en el cual se est*
confiando era aplicable en el perodo abarcado por el "alla2go. -ambin debe estar al
tanto del estado y aplicabilidad actual de dic"as disposiciones.
O&+#+"#%3 " C"#$*(3+"#%3 C"#>*+$'+5)3
&i el an*lisis de la informacin o los datos conllevan al auditor a e0presar opiniones o
conclusiones sobre las cuales no se logra llegar a un acuerdo con la entidad auditada
los papeles de traba)o deben identificar claramente el conflicto si el asunto es
importante y no es posible solucionar terminantemente el conflicto se debe e0plicar
ampliamente el motivo en los papeles de traba)o y "acer el comentario respectivo en el
informe.
C"&+)3 .% D"$(1%#'"3
9ormalmente se debe aceptar como confiables las copias de documentos de los
arc"ivos de la entidad si son necesarios para respaldar un "alla2go.
Es importante tener en cuenta que si se contempla utili2ar el documento como material
probatorio en procesos fiscales penales o disciplinarios las copias deber*n ser
autenticadas por un notario u otro funcionario pblico en cuya oficina se encuentra el
original o copia autntica.
La naturale2a e importancia de un "alla2go determinar* a menudo el tipo de evidencia
deseable de retener en los papeles de traba)o. Por e)emplo si el "alla2go implica un
contrato por una compra especfica una copia del contrato puede ser la evidencia
primordial a retenerse en los arc"ivos.
E@'/)$'"3 F/%#'% ) C"&+)3
Los e0tractos preparados por el equipo de auditores de los documentos de la entidad
son generalmente un respaldo aceptable para los papeles de traba)o. &in embargo es
preferible tener copias de los documentos de muc"a importancia. A veces los errores
se introducen en forma inadvertida en los e0tractos. El respaldo para un "alla2go de
importancia ser* m*s conveniente si es copia e0acta del documento.
Las copias e0actas en lugar de e0tractos son tambin m*s tiles durante las fases de
revisin de la labor de preparacin del informe.
M)'%/+)* G/;>+$"
A menudo el me)or registro posible de una condicin fsica e0istente en el momento del
e0amen es una serie de fotografas. La utili2acin apropiada de fotografas y otro tipo
23
de material gr*fico como mapas cuadros gr*ficos etc. "acen que los informes de
auditora tengan un mayor significado al resaltar los puntos centrales de manera m*s
enrgica y enf*tica.
A/'2$(*"3 .% P%/+-.+$"3 6 R%5+3')3
Los peridicos y revistas son a menudo fuentes tiles de informacin general y de
antecedentes de "ec"os actuales relacionados con las actividades ba)o revisin. &in
embargo se les debe considerar como fuentes colaterales y no principales de
informacin sustantiva. El auditor debe tener acceso directo a la fuente b*sica de la
informacin publicada especialmente cuando se trata de actividades de la entidad
dic"o acceso debe ser m*s amplio que el de los autores de los artculos del peridico
o revista e incluso de periodistas.
4.5.3. L+#%)1+%#'"3 &)/) D%'%/1+#)/ *) C"#>+)4+*+.). .% *) E5+.%#$+)
Al obtener evidencia y evaluarla el auditor debe considerar lo siguiente+
Conocimientos personales obtenidos directamente a travs de la observacin del
auditor mismo son m*s persuasivos que conocimientos obtenidos indirectamente.
La evidencia obtenida directamente por el auditor de fuentes a)enas e independientes
a la entidad auditada provee de mayor seguridad y confiabilidad. FPor e)emplo+
confirmacin directa de saldos bancarios prstamos actividades de contratistas etc.G.
La evidencia que "a sido producida ba)o condiciones satisfactorias de control interno
tiende a ser m*s confiable. FPor e)emplo+ pruebas que una transaccin no "a sido
iniciada autori2ada e)ecutada y registrada e0clusivamente por una sola personaG.
Los originales de documentos son m*s confiables que las copias de los mismos.
El costo Fen dinero y4o tiempoG de la obtencin de la evidencia m*s confiable y
deseable puede ser tan elevado que el auditor tendra obligatoriamente que aceptar
evidencia de menor calidad pero que l considere satisfactoria dentro de las
circunstancias.
Lo m*s significativo o importante del "alla2go de auditoria requiere la obtencin de la
m*s fuerte evidencia y consecuentemente la )ustificacin de la obtencin de evidencia
m*s costosa.
Los indicios de riesgos relativos m*s elevados de lo normal e0igen al auditor obtener
m*s y me)or evidencia que aqulla requerida en circunstancias normales.
La evidencia corporativa constituye aqulla que permite al auditor llegar a
conclusiones a travs de un proceso v*lido de raciocinio pero que en si misma no es
concluyente. &irve nicamente para fortalecer o apoyar la confiabilidad de la evidencia
obtenida.
24
1na cantidad peque/a de evidencia de una calidad e0celente puede ser m*s confiable
que una gran cantidad de evidencia de menor calidad.
4.5.4. E5)*()$+-# 6 V)*+.)$+-# .%* P/%3(#'" H)**),0" %# M%3) .% T/)4)B"
1na ve2 que el auditor "aya encontrado una debilidad o deficiencia aparentemente
importante en la forma en que se efecta la operacin sta debe ser anali2ada
ampliamente por el equipo de auditora en mesa de traba)o con el propsito de evaluar
todos los aspectos pertinentes del "alla2go as como las pruebas en que se encuentra
sustentada.
En la mesa de traba)o se debe someter el "alla2go potencial a un an*lisis "onesto y
critico para encontrar posibles fallas y un ra2onamiento lgico al relacionar "ec"os y
situaciones o al )u2gar sus efectos. Esto permitir* tener seguridad de la realidad del
"alla2go las responsabilidades que sobre el mismo se puedan generar y optimi2ar
recursos en las acciones posteriores que deba adelantar la Contralora de 'ogot*
!.C.
La labor efectuada en la #esa de -raba)o la informacin obtenida y las conclusiones
alcan2adas en el proceso de an*lisis del "alla2go deben estar ampliamente
respaldadas y documentadas en los papeles de traba)o conforme se va efectuando la
labor.
La pr*ctica de "acer el papel de 3abogado del diablo3 es muy til para identificar
puntos dbiles en los "alla2gos. !eben observarse normas muy altas de ob)etividad.
Por lo tanto el auditor debe estar en guardia contra la tendencia natural de racionali2ar
interpretaciones de los "ec"os y situaciones pertinentes y de)ar de considerar la
informacin que sobre el "alla2go le pueda suministrar la entidad.
9o se debe esperar "asta que se "aya acumulado una cantidad de "alla2gos para
estudiarlos en la mesa de traba)o por el contrario en la medida en que se encuentren
deben ser discutidos en sta y en consenso se determina su 5eportabilidad y
posteriores acciones fiscali2adoras.
En la medida que se va validando los resultados de la auditora en las #esas de
-raba)o simult*neamente se va construyendo el informe de auditora. El saber que es
necesario preparar un informe y pensar en dic"o informe mientras se desarrolla un
"alla2go tendr* como resultado una auditoria e informe de me)or calidad.
4.5.4.1. E5)*()/ *) C"#.+$+-# " A3(#'"3 D%>+$+%#'%3
Este paso abarca las discusiones an*lisis y valoracin de la evidencia por parte del
equipo de auditores para reunir y establecer claramente todos los "ec"os pertinentes.
En los trminos m*s simples esta operacin es la actividad en la que se evala el+
3Eu.
Cu*ndo.
25
!nde.
8 cmo.
%ncluye la comparacin de operaciones reales con los criterios o requerimientos
establecidos ya sea en forma de reglamentos normas tcnicas normas de
rendimiento presupuestos operativos o directivas de la entidad.
4.5.4.2. I.%#'+>+$)$+-# .% L2#%)3 .% A('"/+.). 6 R%3&"#3)4+*+.).
Es necesario que el equipo de auditora evale la identificacin reali2ada por el auditor
de las personas directamente responsables de la operacin y de los niveles m*s altos
de responsabilidad para saber con quin debe discutirse el "alla2go y a quin debe
dirigirse las comunicaciones pertinentes.
-al identificacin es especialmente importante en las oficinas descentrali2adas de la
entidad que est*n su)etas a la direccin por parte de niveles m*s altos en las
dependencias centrales.
4.5.4.3. V%/+>+$)$+-# .% *)3 $)(3)3 .% *) D%>+$+%#$+)
Es de suma importancia identificar y comprender las causas de una deficiencia y
revisarla apropiadamente en forma imparcial antes de inicia otros procesos de car*cter
fiscal y legal.
!ebe averiguarse porqu tuvo lugar la situacin adversa porqu sigue e0istiendo y si
se "an establecido procedimientos internos para evitar dic"o resultado o si aquellos
establecidos "an sido ineficaces o mal implementados. Puede "aber varias causas
una de ellas la m*s importante es que una debilidad en el sistema de control interno
permiti que ocurriera la deficiencia que al no corregirse permitir* que apare2can
deficiencias similares en el futuro.
Las medidas correctivas normalmente implicar*n me)oras en el sistema de control
interno.
Al comprender la causa de la deficiencia frecuentemente se pueden identificar otros
problemas que requerir*n que el auditor complemente o adicione su e0amen.
4.5.4.4. V)*"/)$+-# .% *"3 E>%$'"3 " I1&"/')#$+) .% *) D%>+$+%#$+)
En la validacin del "alla2go se debe evaluar la suficiencia y lo apropiado de la
evidencia de auditora de todas las fuentes y llegar a una conclusin sobre si e0isten
deficiencias significativas en la adquisicin econmica de los recursos en su eficiente
mane)o en el cumplimiento de ob)etivos y logro de metas y4o errores e irregularidades
en la preparacin y presentacin de los estados contables
1na deficiencia de importancia en el mane)o de los recursos y un error o irregularidad
en los estados contables puede definirse como una omisin error o irregularidad que
en vista de las circunstancias que lo rodean podra ocasionar que los resultados de
las actividades estn distantes de lo esperado o de lo optimo que la confian2a en los
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estados contables se modifique o se vea influenciada debido a la omisin error o
irregularidad.
-ambin consideramos las circunstancias que rodean a los errores e irregularidades
significativos que pueden ocurrir. Los )uicios deben basarse en un entendimiento de la
naturale2a de las actividades del su)eto de control su organi2acin el ambiente en
que ste opera los asuntos relevantes de la emisin de informacin contable y otros
asuntos que se consideran en el desarrollo de la auditora.
D%>+$+%#$+) " I//%0(*)/+.). S+0#+>+$)'+5) %# *) I#>"/1)$+-# C"#')4*%
La deficiencia el error o irregularidad significativa lo constituye un )uicio "ec"o sobre el
ciclo actividad *rea o en el conte0to de los estados contables tomados en con)unto
los cuales pueden afectarse por las violaciones a las obligaciones contractuales las
transacciones que provocan dudas sobre la integridad de la Administracin o la
omisin de las revelaciones requeridas por las normas profesionales.
1na deficiencia en el mane)o de los recursos as como un error o irregularidad
significativo en los estados contables puede arro)ar como resultado un monto
monetario individualmente grande o de un con)unto de errores e irregularidades de
monto de menor cuanta que agregados adquieren significancia.
D%>+$+%#$+) " I//%0(*)/+.). S+0#+>+$)'+5) .% G%3'+-#
La deficiencia o irregularidad significativa lo constituye una situacin que afecte la
inadecuada asignacin y distribucin de recursos para ma0imi2ar los resultados
Fcosto4 productividadG el incumplimiento de ob)etivos metas y programas y la
insatisfaccin del cliente frente a un producto o servicio pblico recibido. &e pueden
presentar observaciones sobre alguno de los principios rectores del control fiscal que
originaran un concepto favorable con observacin o tambin observaciones que
afectan la gestin en su con)unto originando definitivamente un concepto desfavorable.
D%>+$+%#$+) " I//%0(*)/+.). S+0#+>+$)'+5) .% L%0)*+.).
La deficiencia o irregularidad significativa de car*cter legal lo constituye el
desacatamiento de las normas que le son aplicables a los su)etos de control y que
determinen conductas que se tipifiquen como delitos a la administracin pblica
enmarcadas en el cdigo penal y4o disciplinario o como presunto detrimento
patrimonial que condu2ca a emitir un concepto favorable con salvedad o desfavorable.
4.5.4.5. D%'%/1+#)$+-# .% 3+ *) D%>+$+%#$+) %3 A+3*).) " R%$(//%#'%
El equipo de auditora debe evaluar las pruebas para determinar si la condicin es muy
recurrente.
Aunque un tipo especfico de deficiencias o irregularidades no sea frecuente los casos
individuales pueden tener en ocasiones la suficiente importancia en si en trminos de
naturale2a magnitud precedente o peligro potencial como para requerir un desarrollo
total. As una condicin adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede
no ser recurrente an pero podra tener implicaciones o posibilidades m*s importantes
si no se la eliminara.
27
4.5.4.!. V)*"/)$+-# .% *) E5+.%#$+)
El equipo de auditora debe evaluar la evidencia de auditora y considerar si sta es
suficiente y apropiada para respaldar las conclusiones del auditor. &i la evidencia de
auditora no es suficiente o apropiada para respaldar los "alla2gos de auditora es
posible reali2ar procedimientos adicionales de auditora+
La valide2 de la evidencia depende en alto grado de las circunstancias en que se
obtiene y en general debe reunir las siguientes caractersticas+
Cuando la evidencia se obtenga de fuentes independientes a la entidad auditada
proporciona una confian2a mayor que cuando se obtiene nicamente dentro de la
entidad.
Cuando los datos contables y los estados financieros se preparan en condiciones
satisfactorias de control interno "ay mayor confiabilidad que cuando se preparan en
condiciones deficientes de control interno.
El conocimiento personal directo que el auditor obtiene mediante la aplicacin de las
tcnicas como e0amen fsico la observacin el c*lculo e inspeccin es m*s confiable
que la informacin que se obtiene informalmente.
El equipo de auditora debe confiar en evidencias que son de naturale2a persuasiva y
no concluyentes. El grado de persuasividad debe ser alto en las *reas m*s
vulnerables o que puedan dar lugar a controversia.
Las evidencias obtenidas a travs de distintas fuentes y tcnicas cuando llevan a
resultados similares generalmente proporcionan un mayor grado de confiabilidad.
!urante una auditora siempre se presenta el interrogante de s es necesario recopilar
evidencia adicional para estar totalmente seguros de que las conclusiones de auditora
son v*lidas. La decisin costo4beneficio debe ser adoptada por el equipo de auditora.
5. VALIDACIN DEL PRESUNTO HALLAGO
&i el equipo de auditora requiere algn apoyo especial podr* solicitar la reali2acin de
un comit tcnico para validar el "alla2go para lo cual de ser necesario de podr*
invitar cualquier otro funcionario de la C' o especialista independiente.
!. COMUNICACION DE HALLAGOS
Las discusiones y comunicaciones verbales y escritas sobre los "alla2gos con
funcionarios responsables de la entidad en todos los niveles son una parte esencial
del Proceso de Auditora ,ubernamental con Enfoque %ntegral.
Cuando se llegue a un consenso en la #esa de -raba)o sobre el tipo de "alla2go bien
sea administrativo fiscal disciplinario penal o una combinacin de stos y el alcance
del mismo deben ser comunicados por escrito a los responsables de la entidad.
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1na entrevista preliminar con funcionarios de la entidad sobre cualquier tipo de
"alla2go mas la respuesta que d la entidad nos dar*n los elementos de )uicio
suficientes para soportar o levantar el "alla2go y permitir que la administracin tome
las medidas correctivas oportunamente. &i el "alla2go es de tipo fiscal es muc"o
mayor el beneficio por cuanto nos permite tener la evidencia suficiente sobre la
e0istencia real del "alla2go y as cuando se traslade al proceso de responsabilidad
fiscal por parte del !irector &ectorial no se tenga que arc"ivar por falta de mritos.
Esta posicin est* plenamente )ustificada en los siguientes aspectos+
Las discusiones son parte integral del proceso de validacin del "alla2go el cual
requiere la obtencin de toda la informacin importante sobre el mismo. Adem*s de la
comunicacin escrita se pueden utili2ar reuniones menos formales resumiendo el
"alla2go.
La costumbre de discutir ampliamente los "alla2gos con el personal de la entidad
durante el curso de la labor dar* como resultado una revelacin de los puntos de vista
y opiniones preliminares del auditor sobre asuntos tales como las causas de las
deficiencias encontradas y la naturale2a de las medidas correctivas indicadas.
Es importante comentar las posibles soluciones o me)oras que pare2can dignas de ser
consideradas para saber la opinin de personas entendidas. &in embargo se debe
aclarar que el auditor busca informacin y asistencia para comprender me)or la
situacin y para determinar las posibles me)oras que pueden "acerse.
Este proceso de comunicacin y validacin del "alla2go reducir* el tiempo empleado
en la preparacin del informe y permitir* que los informes finales estn listos
oportunamente.
La entidad deber* responder al "alla2go presentado por el equipo de auditora dentro
de los tres das "*biles siguientes. Este pla2o puede ser prorrogado con base en el
)uicio del equipo de auditora.
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MODELOS PROGRAMAS DE AUDITORIA
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