Manual Combinar Correspondencia

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Elaborado por:
Grver Chavarra R.
Sucre Bolivia
grover.chavarria@gmail.com
MANUAL PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA
MANUAL PARA ELABORAR CARTAS MEDIANTE COMBINACIN DE
CORRESPONDENCIA

Combinar cartas

1 Escribir la carta Modelo, es decir la carta que se va a combinar:

Ejemplo:

Sucre, 18 de Enero de 2007
ART_BOL 2007-01-008

Seor
Dr. Oscar Vacaflores R.
Gerente de Planificacin de Proyectos
Consultora Sucre Ltda.
Presente.-

De mi mayor consideracin:

A tiempo de saludar a usted muy atentamente y desearle el mejor de los xitos en sus
funciones, es de inters de la nuestra empresa Artes Digitales S.R.L. dar a conocer dentro del
sector privado de servicios de Consultora, nuestros servicios profesionales y de provisin de
insumos tecnolgicos para la elaboracin de diferentes tipos de consultora en el rea de
desarrollo productivo.

Sin otro particular, y esperando que la publicacin mencionada pueda servir para informarle
sobre los propsitos y ofertas de nuestra empresa, me despido con las consideraciones ms
distinguidas.

E. Braulio Chavarra R.
J efe y Representante Comercial
Artes Digitales S.R.L.

2 Identificar las variables

En la carta se puede apreciar palabras, nmeros, nombres o frases que se convierten en
variables, es decir que varan a momento de combinar la correspondencia, tal el caso de
el cdigo de la carta 1, el gnero 2, el ttulo 3, el nombre del destinatario 4, el cargo
5, la organizacin a la que pertenece 6 y el destino 7.

Manual elaborado por Grver Chavarra R. grover.chavarria@gmail.com
1
Sucre, 18 de Enero de 2007
ART_BOL 2007-01-008 1

Seor2
Dr. 3 Oscar Vacaflores R. 4
Gerente de Planificacin de Proyectos 5
Consultora Sucre Ltda. 6
Presente.- 7

De mi mayor consideracin:

A tiempo de saludar a usted muy atentamente y desearle el mejor de los xitos en sus
funciones, es de inters de la nuestra empresa Artes Digitales S.R.L. dar a conocer dentro del
sector privado de servicios de Consultora, nuestros servicios profesionales y de provisin de
insumos tecnolgicos para la elaboracin de diferentes tipos de consultora en el rea de
desarrollo productivo.

Sin otro particular, y esperando que la publicacin mencionada pueda servir para informarle
sobre los propsitos y ofertas de nuestra empresa, me despido con las consideraciones ms
distinguidas.

E. Braulio Chavarra R.
J efe y Representante Comercial
Artes Digitales S.R.L.

3 Elaborar la base de datos

A continuacin se debe elaborar la base de datos es decir, todas las variables que se
incluirn en las cartas que se van a combinar, para este fin se puede elaborar una base de
datos en Excel de acuerdo al siguiente formato y siguiendo con el mismo ejemplo:

2

Se puede apreciar las siete variables definidas en la parte superior como ttulo de cada
columna, seguida de los datos de cada destinatario que sern combinados en las cartas.

Una vez finalizada la lista, se procede a guardar el archivo de Excel con el nombre de
lista de destinatarios.

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4
4 Establecer los campos de combinacin

Se retorna a la carta que se est escribiendo, y se ingresa al men de Herramientas,
Cartas y Correspondencia y buscar Combinar correspondencia

A continuacin se observa un men que se despega a la derecha del documento de la
siguiente forma:

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A continuacin se escoge la opcin Cartas que est primera en la lista y predefinida.
Luego se debe dar un clic en la opcin Siguiente: Inicie el documento que est en la
parte inferior del men.

Luego se despliega un nuevo men, con tres nuevas opciones, como la carta ya est lista
se escoge la primera opcin que est predefinida es decir: Utilizar el documento actual,
a continuacin se debe hacer un click en el men inferior que dice:
Siguiente: Seleccione a los destinatarios.

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En el nuevo men desplegado se presentan tres opciones, al haberse realizado ya, la lista
de destinatarios se escoge la primera opcin es decir: Utilizar una lista existente.

A continuacin se aprieta la opcin Examinar.

Inmediatamente se despliega el men donde se debe buscar la base de datos que se
elabor en Excel. En el ejemplo se encuentra en Mis Documentos/Cartas/Cartas de
envo de propuesta:

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Luego se escoge el documento de Excel y se elige Abrir.

A continuacin se abre una nueva ventana que despliega un nuevo men de opciones tal
como se muestra en el siguiente grfico:

Esta lista detalla las hojas del documento en Excel en el que se elabor la base de datos.
En el ejemplo se aplic la hoja 1, escogiendo la misma y dando Aceptar.

A continuacin se despliega una nueva ventana que muestra el detalle de los datos de la
lista que se elabor. Esta permite revisar nuevamente la misma para apreciar si existen
errores. Despus de revisarla, se da la opcin Aceptar.
8

A continuacin se elige la opcin Siguente: Escriba la carta, que est en la parte inferior
derecha del men

A continuacin se debe seleccionar los campos que se van a combinar, con el cursor del
Mouse, teniendo el cuidado de que se seleccione toda la palabra, nmero o frase que se
va a combinar.

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En el ejemplo se detalla la seleccin del campo cdigo, pintado con azul,
inmediatamente se procede a seleccionar la opcin Ms elementos, que permitir
desplegar un nuevo men que se detalla a continuacin:

Luego de seleccionar la opcin se, aprieta el botn Insertar

10

De esta manera se aprecia que el nombre del campo se modifica por el nombre de la
variable que se detalla en la carta entre comillas Ej. Cdigo_de_carta

A continuacin se aprieta el botn Cerrar de la ventana Insertar campo de combinacin,
para volver a seleccionar nuevamente un nuevo campo que ser definido. En el ejemplo
se contina con la seleccin de la palabra Seor, para aadir el campo Gnero, luego Dr.
para definir el campo Ttulo y as hasta terminar con todos los campos definidos,
quedando el documento de la siguiente forma.

Nota.- Un aspecto que hay que tener mucho cuidado es que las variables deben estar
correctamente colocadas en el documento que se est elaborando, caso contrario el
11
programa de combinacin de cartas, generar errores en todas las cartas que se
combinen
Por ejemplo:

INCORRECTO

CORRECTO

5 Verificar la vista previa de cartas combinadas

Una vez realizada la definicin de campos se puede verificar los resultados de la
combinacin de cartas, seleccionando la opcin Siguiente: Vista previa de las cartas,
que se encuentra en la parte inferior del men.

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A continuacin se puede verificar el resultado previo de la combinacin de cartas con
los datos del primer destinatario de la lista. Se puede apreciar en el ejemplo que hay un
error en el punto y guin (.-), presentndose dos veces en el documento, esto se debe a
que en la base de datos se elabor el campo destino con punto y coma (.-), despus de
cada palabra, por lo cual se repite en la combinacin, debindose proceder a borrar el
que no corresponde al campo.

13

De esta manera queda el documento corregido y listo para la combinacin final,
seleccionando la opcin Siguiente: Complete la combinacin

De esta manera se despliega un nuevo men en el que se detallan dos opciones Imprimir
y Editar cartas individuales, se puede seleccionar la segunda opcin, Editar cartas
individuales, para observar el detalle de todas las cartas combinadas.

Esto permite desplegar un nuevo men que permite seleccionar el tipo de combinacin
de registros mediante tres opciones, Todos, Registro Actual y Desde / Hasta.

14

Mediante la seleccin deseada, se puede observar el detalle de las cartas combinadas
listas para su impresin final. En el ejemplo se selecciona Todos, seguido del botn
Aceptar.

A continuacin se genera un nuevo archivo con todas las cartas combinadas tal como se
detalla en el ejemplo, que estn listas para una ltima revisin final y su impresin,
teniendo la opcin de guardar el nuevo documento o desecharlo.

15
Combinar Sobres

Para combinar sobres, se sugiere los siguientes pasos:

1 Crear un nuevo sobre en blanco

Para este fin se debe seleccionar dentro de un nuevo documento de Word, la opcin para
crear Sobres y etiquetas, que se encuentra en el men Herramientas / Cartas y
correspondencia, tal como se detalla a continuacin:

En el men de Configuracin de pgina, se escoge la opcin del Sobre. En el caso de
este ejemplo se utilizar el sobre N 10

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La seleccin queda de la siguiente forma:

A continuacin se escribe el contenido del sobre, pudiendo ser directamente o utilizando
la herramienta de edicin de sobres como se detalla a continuacin:

De esta manera se despliega el siguiente men:

17

Tal como se aprecia, este men otorga opciones para la edicin de sobres, entre ellas un
marco para escribir los datos que se incluirn en el nuevo sobre, un men de opciones,
un botn para seleccionar el tipo de sobre que se editar y un ltimo botn para la
direccin que tendr el sobre para su impresin.

Se puede iniciar la edicin del sobre, como ejemplo el siguiente:

A continuacin se puede seleccionar el tipo de sobre en el que se imprimir,
seleccionando el botn Vista previa

Esto permite desplegar un men denominado Opciones de sobre tal como se detalla a
continuacin:

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Se selecciona el tipo de sobre en el cual se trabajar, en el caso del ejemplo es el Sobre
10.

A continuacin se puede seleccionar la posicin en la que se imprimir los sobres, que
puede depender del tipo de impresora con la que se cuenta, por el tamao de bandeja de
entrada. Comnmente se aplica el formato predefinido de Word, es decir colocando el
sobre ajustado a la bandeja de entrada de la impresora de derecha a izquierda. (A lo
largo)

A continuacin se agrega los datos al documento con la opcin que se detalla:
19

De esta manera se observa el nuevo sobre como una hoja de Word con el tamao del
sobre que se est editando y se genera un nuevo documento, en el cual se observan los
datos que contendrn los sobres.

Hoja en blanco no debe existir

Nota: Si se verifica una hoja en blanco como en el caso del ejemplo, es necesario
borrarla, situando el cursor al extremo izquierdo de la hoja y presionando el botn
Delete o Suprimir hasta que desaparezca para que quede de la siguiente forma:

20

Se puede observar que el sobre requiere de nuevos campos que no se detallaron
anteriormente en la base de datos de los destinatarios como direccin, nombre del barrio
o zona, asimismo puede aadirse nmero telefnico o casilla. Para este fin se procede a
aadir estos datos en la base de datos que se elabor con el nombre de Lista de
Destinatarios en Excel, anteriormente.

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Luego completar la lista, grabar y salir de la hoja de Excel Lista de destinatarios

A continuacin se procede de manera similar a la combinacin de sobres que se detall
anteriormente, es decir estableciendo los campos de combinacin que se requieren para
las distintas variables, con el cuidado respectivo en el orden de la asignacin de campos.

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Se selecciona el dato que se combinar, insertando el campo que se requiere combinar.

Por ltimo queda el sobre con todos los campos asignados de la siguiente forma:

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A continuacin se selecciona la opcin Siguiente: Vista previa de las cartas

De esta manera se finaliza la combinacin de sobres, seleccionando la opcin final de
Siguiente: Complete la combinacin, que permitir desplegar un nuevo men con las
opciones Imprimir y Editar cartas individuales.

Para finalizar la combinacin de sobres, se selecciona la opcin Editar cartas
individuales

24

Se observa los sobres combinados que se pueden verificar por ltima vez e imprimir,
con el cuidado de colocar los sobres tal como se sugiri en la bandeja de entrada de la
impresora
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