Operacin de Microsoft Excel

Gua del Usuario Pgina 79

Centro de Capacitacin en Informtica
M MM M M MM Ma aa a a aa an nn n n nn ne ee e e ee ej jj j j jj jo oo o o oo o b bb b b bb b s ss s s ss si ii i i ii ic cc c c cc co oo o o oo o d dd d d dd de ee e e ee e b bb b b bb ba aa a a aa as ss s s ss se ee e e ee e d dd d d dd de ee e e ee e d dd d d dd da aa a a aa at tt t t tt to oo o o oo os ss s s ss s
U Un na as s d de e l la as s c ca ap pa ac ci id da ad de es s d de e E Ex xc ce el l e es s l la a d de e t tr ra ab ba aj ja ar r c co on n l li is st ta as s o o t ta ab bl la as s d de e
i in nf fo or rm ma ac ci i n n: : n no om mb br re es s, , d di ir re ec cc ci io on ne es s, , t te el l f fo on no os s, , e et tc c. . E Ex xc ce el l p pu ue ed de e t tr ra ab ba aj ja ar r c co on n t ta ab bl la as s
d de e i in nf fo or rm ma ac ci i n n s se en nc ci il ll la as s o o p pu ue ed de e t tr ra ab ba aj ja ar r c co on n t ta ab bl la as s m m s s c co om mp pl le ej ja as s, , t ta am mb bi i n n
c co on no oc ci id da as s c co om mo o b ba as se es s d de e d da at to os s. . U Un na a b ba as se e d de e d da at to os s e en n E Ex xc ce el l n no o e es s m m s s q qu ue e u un na a l li is st ta a
o o u un na a t ta ab bl la a q qu ue e c co on nt ti ie en ne e u un na a o o m m s s c co ol lu um mn na as s, , c ca ad da a u un na a d de e e es st ta as s i id de en nt ti if fi ic ca ad da as s p po or r
u un n r r t tu ul lo o c co om mo o c ca ab be ez za al l d de en no om mi in na ad do o c ca am mp po o. .
C Co on n l la as s c ca ap pa ac ci id da ad de es s q qu ue e o of fr re ec ce e E Ex xc ce el l, , l la a i in nf fo or rm ma ac ci i n n d de e l la a t ta ab bl la a s se e p pu ue ed de e
o or rd de en na ar r s se eg g n n d di iv ve er rs so os s c cr ri it te er ri io os s, , s se e p pu ue ed de en n b bu us sc ca ar r d da at to os s e es sp pe ec c f fi ic co os s, , y y s se e p pu ue ed de e
i in nc cl lu us so o e ex xt tr ra ae er r c co op pi ia as s d de e i in nf fo or rm ma ac ci i n n d de e g gr ra an nd de es s b ba as se es s d de e d da at to os s u ub bi ic ca ad da as s e en n u un na a
r re ed d. . S Si in n e em mb ba ar rg go o, , a a d di if fe er re en nc ci ia a d de e M Mi ic cr ro os so of ft t A Ac cc ce es ss s, , E Ex xc ce el l n no o p pe er rm mi it te e t tr ra ab ba aj ja ar r c co on n
b ba as se es s d de e d da at to os s r re el la ac ci io on na al le es s. .
I II I I II In nn n n nn nt tt t t tt tr rr r r rr ro oo o o oo od dd d d dd du uu u u uu uc cc c c cc cc cc c c cc ci ii i i ii i n nn n n nn n d dd d d dd de ee e e ee e d dd d d dd da aa a a aa at tt t t tt to oo o o oo os ss s s ss s e ee e e ee en nn n n nn n u uu u u uu un nn n n nn na aa a a aa a t tt t t tt ta aa a a aa ab bb b b bb bl ll l l ll la aa a a aa a
A Au un nq qu ue e E Ex xc ce el l e es s f fu un nd da am me en nt ta al lm me en nt te e u un na a h ho oj ja a d de e c c l lc cu ul lo o, , t ta am mb bi i n n o of fr re ec ce e
c ca ap pa ac ci id da ad de es s d de e g ge es st ti i n n d de e t ta ab bl la as s, , q qu ue e p pu ue ed de en n s se er r m mu uy y t ti il le es s p pa ar ra a a an na al li iz za ar r, , p po or r
e ej je em mp pl lo o t te en nd de en nc ci ia as s d de e v ve en nt ta as s d de e u un n m me er rc ca ad do o, , p pa ar ra a g gu ua ar rd da ar r l lo os s n no om mb br re es s d de e c cl li ie en nt te es s
y y s su us s d di ir re ec cc ci io on ne es s, , o o p pa ar ra a a al lm ma ac ce en na ar r d da at to os s d de e e ex xi is st te en nc ci ia as s e en n l lo os s a al lm ma ac ce en ne es s. . L La a
c co om mb bi in na ac ci i n n d de e f fu un nc ci io on ne es s d de e t ta ab bl la as s o o l li is st ta as s, , j ju un nt to o c co on n l la as s c ca ap pa ac ci id da ad de es s d de e a an n l li is si is s
d de e h ho oj ja a d de e c c l lc cu ul lo o y y d de e g gr r f fi ic co os s, , h ha ac ce e d de e E Ex xc ce el l u un na a g gr ra an n h he er rr ra am mi ie en nt ta a p pa ar ra a e el l
a an n l li is si is s d de e n ne eg go oc ci io os s y y s si is st te em ma as s d de e g ge es st ti i n n q qu ue e n no o s se ea an n e ex xc ce es si iv va am me en nt te e c co om mp pl li ic ca ad do os s. .
T To od da a t ta ab bl la a o o l li is st ta a d de eb be e c co on nt te en ne er r n no om mb br re es s d de e c ca am mp po o e en n u un na a f fi il la a s si it tu ua ad da a e en n s su u
p pa ar rt te e s su up pe er ri io or r ( (l ll la am ma ad do os s e en nc ca ab be ez za am mi ie en nt to os s) ), , s si i s se e q qu ui ie er re e u us sa ar r l la as s c ca ap pa ac ci id da ad de es s d de e
f fi il lt tr ra ad do o d de e d da at to os s. . L La a t ta ab bl la a d de eb be er r t te en ne er r p po or r l lo o m me en no os s u un na a f fi il la a d de e d da at to os s
d di ir re ec ct ta am me en nt te e d de eb ba aj jo o d de e l lo os s n no om mb br re es s d de e c ca am mp po o. . L La as s f fi il la as s d de e d da at to os s s se e l ll la am ma an n
r re eg gi is st tr ro os s, , l la a n ni ic ca a p pa ar rt te e o ob bl li ig ga at to or ri ia a d de e u un na a t ta ab bl la a: : l la a f fi il la a d de e e en nc ca ab be ez za ad do os s. .
C Cu ua an nd do o s se e i in nt tr ro od du uc ce en n n no om mb br re es s d de e c ca am mp po o e en n l la a p pa ar rt te e s su up pe er ri io or r d de e l la a t ta ab bl la a, , h ha ay y
q qu ue e t te en ne er r e en n c cu ue en nt ta a l lo os s p pu un nt to os s s si ig gu ui ie en nt te es s: :
1 1. . L Lo os s n no om mb br re es s d de e c ca am mp po o d de eb be en n s se er r d di if fe er re en nt te es s l lo os s u un no os s d de e l lo os s o ot tr ro os s, , s si i s se e
d de es se ea a u us sa ar r l lo os s f fi il lt tr ro os s d de e d da at to os s d de e E Ex xc ce el l. .
2 2. . N No o s se e d de eb be en n p po on ne er r f fi il la as s v va ac c a as s d de eb ba aj jo o d de e l lo os s n no om mb br re es s d de e c ca am mp po o. .
U Un na a v ve ez z d de ef fi in ni id do os s l lo os s e en nc ca ab be ez za ad do os s d de e l la a t ta ab bl la a, , l lo os s d da at to os s o o r re eg gi is st tr ro os s p pu ue ed de en n
d de ef fi in ni ir rs se e d de e v va ar ri ia as s f fo or rm ma as s. . Q Qu ui iz z s s e el l m m t to od do o m m s s f f c ci il l s se ea a e el l v vi is st to o a an nt te er ri io or rm me en nt te e
p pa ar ra a i in nt tr ro od du uc ci ir r d da at to os s e en n u un na a h ho oj ja a d de e c c l lc cu ul lo o. . D De e t to od da as s f fo or rm ma as s e el l m m t to od do o m m s s
s se eg gu ur ro o d de e i in nt tr ro od du uc ci ir r d da at to os s ( (e el l m me en no os s p pr ro op pi ic ci io o a a c co om me et te er r e er rr ro or re es s) ) e es s e el l F Fo or rm mu ul la ar ri io o
o o l la a F Fi ic ch ha a d de e d da at to os s g ge en ne er ra ad da a a au ut to om m t ti ic ca am me en nt te e p po or r E Ex xc ce el l. .
Operacin de Microsoft Excel



Pgina 80 Gua del Usuario
Centro de Capacitacin en Informtica
Ficha de datos o Ficha de datos o Ficha de datos o Ficha de datos o Formulario Formulario Formulario Formulario
P Pa ar ra a i in nt tr ro od du uc ci ir r d da at to os s m me ed di ia an nt te e u un na a f fi ic ch ha a a au ut to om m t ti ic ca a o o f fo or rm mu ul la ar ri io o, , c co om mp pl le et ta ar r
l lo os s s si ig gu ui ie en nt te es s p pa as so os s: :
1 1. . D De ej ja ar r l la a c ce el ld da a a ac ct ti iv va a d de en nt tr ro o d de e l la a t ta ab bl la a; ; s si i n no o s se e t ti ie en ne en n r re eg gi is st tr ro os s a a n n, ,
s se el le ec cc ci io on na ar r c co om mo o c ce el ld da a a ac ct ti iv va a u un no o d de e l lo os s r r t tu ul lo os s d de e c co ol lu um mn na a d de e l la a m mi is sm ma a. .
2 2. . E El le eg gi ir r l la a o op pc ci i n n F Fo or rm mu ul la ar ri io o d de el l m me en n D Da at to os s. .
3 3. . S Se el le ec cc ci io on na ar r e el l b bo ot t n n N Nu ue ev vo o. .
4 4. . I In nt tr ro od du uc ci ir r l lo os s d da at to os s q qu ue e s se ea an n n ne ec ce es sa ar ri io os s e en n l lo os s c ca am mp po os s. .
5 5. . P Pa ar ra a f fi in na al li iz za ar r, , s se el le ec cc ci io on na ar r e el l b bo ot t n n C Ce er rr ra ar r. .

L Lo os s b bo ot to on ne es s B Bu us sc ca ar r a an nt te er ri io or r y y B Bu us sc ca ar r s si ig gu ui ie en nt te e p pe er rm mi it ti ir r n n c ca am mb bi ia ar r l la a
v vi is su ua al li iz za ac ci i n n d de el l r re eg gi is st tr ro o e en n e el l f fo or rm mu ul la ar ri io o ( (t to om ma ar r c co om mo o r re ef fe er re en nc ci ia a e el l n n m me er ro o d de e
r re eg gi is st tr ro o a ac ct tu ua al l d de e l la a c ca an nt ti id da ad d t to ot ta al l q qu ue e e ex xi is st te en n e en n l la a t ta ab bl la a, , d da at to o u ub bi ic ca ad do o e en n e el l
v v r rt ti ic ce e s su up pe er ri io or r d de er re ec ch ho o d de el l f fo or rm mu ul la ar ri io o) ). .
E El l b bo ot t n n E El li im mi in na ar r p pe er rm mi it te e b bo or rr ra ar r t to od do o e el l r re eg gi is st tr ro o a ac ct tu ua al l ( (e el l v vi is su ua al li iz za ad do o e en n e es se e
m mo om me en nt to o) ) d de e l la a t ta ab bl la a; ; E Ex xc ce el l s se e e en nc ca ar rg ga ar r d de e r re eo or rg ga an ni iz za ar r t to od da a l la a i in nf fo or rm ma ac ci i n n p pa ar ra a
o oc cu up pa ar r e el l e es sp pa ac ci io o q qu ue e d de ej ja a e el l r re eg gi is st tr ro o e el li im mi in na ad do o e en n l la a h ho oj ja a d de e c c l lc cu ul lo o. .
O Ot tr ra as s a ap pl li ic ca ac ci io on ne es s p pa ar ra a e es st ta a h he er rr ra am mi ie en nt ta a, , s so on n d de es sc cr ri ip pt ta as s e en n l la a s se ec cc ci i n n
B B s sq qu ue ed da a d de e r re eg gi is st tr ro os s . .

Mientras se observa un registro a travs del formulario, se podrn
realizar cambios en los datos de los campos. Para que dichos cambios se
reflejen en la tabla y queden de forma permanente, se debe pasar a
otro registro utilizando una de las flechas de la barra de
desplazamiento, o salir utilizando el botn Cerrar.
Celda activa en
la tabla
Este nuevo registro
se agregar al final
de la tabla
Operacin de Microsoft Excel



Gua del Usuario Pgina 81
Centro de Capacitacin en Informtica
O OO O O OO Or rr r r rr rd dd d d dd de ee e e ee en nn n n nn na aa a a aa ac cc c c cc ci ii i i ii i n nn n n nn n d dd d d dd de ee e e ee e d dd d d dd da aa a a aa at tt t t tt to oo o o oo os ss s s ss s
E Ex xc ce el l p pu ue ed de e o or rd de en na ar r s se eg g n n d di is st ti in nt to os s c cr ri it te er ri io os s y y c co on n g gr ra an n f fa ac ci il li id da ad d, , l lo os s d da at to os s
d de e u un na a t ta ab bl la a, , b ba as se e d de e d da at to os s o o c co ol lu um mn na as s d de e u un na a h ho oj ja a d de e c c l lc cu ul lo o. . A Al l o or rd de en na ar r e es st to os s
e el le em me en nt to os s, , l lo os s d da at to os s s se e p pu ue ed de en n o or rg ga an ni iz za an n d de e f fo or rm ma a a as sc ce en nd de en nt te e o o d de es sc ce en nd de en nt te e, ,
s si ig gu ui ie en nd do o u un n o or rd de en n n nu um m r ri ic co o o o a al lf fa ab b t ti ic co o. .
A Al l e el le eg gi ir r l la a o op pc ci i n n O Or rd de en na ar r d de el l m me en n
D Da at to os s, , e en nt tr re e l lo os s e el le em me en nt to os s q qu ue e s se e i in nc cl lu uy ye en n
e en n c cu ua ad dr ro o d de e d di i l lo og go o v vi is su ua al li iz za ad do o, , m me er re ec ce e
d de es st ta ac ca ar r l la as s c cl la av ve es s d de e o or rd de en na ac ci i n n, , e el l t ti ip po o
d de e o or rd de en na ac ci i n n a a s se eg gu ui ir r y y l la a p pr re es se en nc ci ia a o o n no o
d de e u un n e en nc ca ab be ez za am mi ie en nt to o. .
E Ex xc ce el l p pu ue ed de e u us sa ar r d di if fe er re en nt te es s c ca am mp po os s
c co om mo o c cr ri it te er ri io os s p pa ar ra a l la a o or rd de en na ac ci i n n d de e l la a
l li is st ta a. . C Ca ad da a u un no o d de e e el ll lo os s s se e e es sp pe ec ci if fi ic ca a e en n l la as s
d di if fe er re en nt te es s o op pc ci io on ne es s p pa ar ra a c cr ri it te er ri io os s q qu ue e
a ap pa ar re ec ce en n e en n l lo os s c cu ua ad dr ro os s d de es sp pl le eg ga ab bl le es s. .
L Lo os s b bo ot to on ne es s d de e o op pc ci i n n A As sc ce en nd de en nt te e y y
D De es sc ce en nd de en nt te e d de et te er rm mi in na an n e en n q qu u s se en nt ti id do o s se e
r re ea al li iz za ar r l la a o or rd de en na ac ci i n n: : a as sc ce en nd de en nt te e ( (d de e l la a A A a a l la a Z Z) ) o o d de es sc ce en nd de en nt te e ( (d de e l la a Z Z a a l la a A A) )
e en n e el l c ca as so o d de e c co on nt te en ni id do os s a al lf fa an nu um m r ri ic co os s. . L La as s c ce el ld da as s e en n b bl la an nc co o s si ie em mp pr re e s so on n l la as s
l lt ti im ma as s, , i in nd de ep pe en nd di ie en nt te em me en nt te e d de el l o or rd de en n q qu ue e s se e h ha ay ya a s se el le ec cc ci io on na ad do o. .
L La a p pr ri io or ri id da ad d q qu ue e s se e a ap pl li ic ca a p pa ar ra a o or rd de en na ar r e es s l la a s si ig gu ui ie en nt te e: : N N m me er ro os s ( (d de el l m m s s
n ne eg ga at ti iv vo o a al l m m s s p po os si it ti iv vo o) ), , t te ex xt to o, , v va al lo or re es s l l g gi ic co os s ( (V Ve er rd da ad de er ro o, , F Fa al ls so o) ), , v va al lo or re es s E ER RR RO OR R
y y p po or r l lt ti im mo o l la as s c ce el ld da as s e en n b bl la an nc co o. .
P Pa ar ra a o or rd de en na ar r u un na a t ta ab bl la a, , l li is st ta a o o b ba as se e d de e d da at to os s, , s se eg gu ui ir r l lo os s s si ig gu ui ie en nt te es s p pa as so os s: :
1 1. . D De ej ja ar r l la a c ce el ld da a a ac ct ti iv va a d de en nt tr ro o d de e l la a t ta ab bl la a. .
2 2. . S Se el le ec cc ci io on na ar r l la a o op pc ci i n n O Or rd de en na ar r d de el l m me en n D Da at to os s. .
3 3. . S Si i l la a l li is st ta a o o b ba as se e d de e d da at to os s t ti ie en ne e e en nc ca ab be ez za am mi ie en nt to o e en n l la a f fi il la a s su up pe er ri io or r ( (y y s se e
h ha an n s se el le ec cc ci io on na ad do o j ju un nt to o c co on n l lo os s d da at to os s) ), , s se el le ec cc ci io on na ar r e el l b bo ot t n n d de e o op pc ci i n n
F Fi il la a d de e E En nc ca ab be ez za am mi ie en nt to o. . A As s s se e e ev vi it ta a q qu ue e e es st to os s n no om mb br re es s s se ea an n
o or rd de en na ad do os s j ju un nt to o c co on n l lo os s d de em m s s d da at to os s. .
4 4. . S Se el le ec cc ci io on na ar r e en n e el l c cu ua ad dr ro o O Or rd de en na ar r p po or r: :, , e el l n no om mb br re e d de e l la a c co ol lu um mn na a q qu ue e s se e
q qu ui ie er ra a o or rd de en na ar r p pr ri im me er ro o. . E Es st ta a c co ol lu um mn na a s se e l ll la am ma a p pr ri im me er r c cr ri it te er ri io o. . S Si i l la a
c co ol lu um mn na a n no o t ti ie en ne e u un n n no om mb br re e, , s se e u ut ti il li iz za a l la a l le et tr ra a q qu ue e l la a i id de en nt ti if fi ic ca a. .
5 5. . E Es st ta ab bl le ec ce er r e el l o or rd de en n A As sc ce en nd de en nt te e o o D De es sc ce en nd de en nt te e. .
6 6. . S Se e p pu ue ed de en n a ap pl li ic ca ar r h ha as st ta a t tr re es s c cr ri it te er ri io os s d de e o or rd de en na ac ci i n n, , s se eg g n n s se e m mu ue es st tr ra a
e en n e el l c cu ua ad dr ro o d de e d di i l lo og go o O Or rd de en na ar r. . E Es s t t p pi ic co o u ut ti il li iz za ar r e es st to os s t tr re es s c cr ri it te er ri io os s
Operacin de Microsoft Excel



Pgina 82 Gua del Usuario
Centro de Capacitacin en Informtica
p pa ar ra a o or rd de en na ar r n no om mb br re es s d de e p pe er rs so on na as s a al lf fa ab b t ti ic ca am me en nt te e: : p pr ri im me er ro o p po or r e el l
p pr ri im me er r a ap pe el ll li id do o, , d de es sp pu u s s p po or r e el l s se eg gu un nd do o y y f fi in na al lm me en nt te e p po or r e el l n no om mb br re e. .
7 7. . P Po or r l lt ti im mo o s se el le ec cc ci io on na ar r e el l b bo ot t n n A Ac ce ep pt ta ar r. .
S Si i l lo o q qu ue e s se e q qu ui ie er re e e es s o or rd de en na ar r u un na a
l li is st ta a d de e i iz zq qu ui ie er rd da a a a d de er re ec ch ha a e en n v ve ez z d de e
a ar rr ri ib ba a h ha ac ci ia a a ab ba aj jo o, , s se e s si ig gu ue e u un n
p pr ro oc ce ed di im mi ie en nt to o a an n l lo og go o a al l d de es sc cr ri it to o
a an nt te er ri io or rm me en nt te e, , p pe er ro o a an nt te es s h ha ay y q qu ue e
s se el le ec cc ci io on na ar r e el l b bo ot t n n O Op pc ci io on ne es s , , p pa ar ra a
p po od de er r c ca am mb bi ia ar r e el l s se en nt ti id do o d de e l la a
o or rd de en na ac ci i n n, , e en n e el l c cu ua ad dr ro o q qu ue e s se e m mu ue es st tr ra a. .
T Ta am mb bi i n n s se e p pu ue ed de e i in nd di ic ca ar r s si i s se e q qu ui ie er re e q qu ue e s se e t te en ng ga a e en n c co on ns si id de er ra ac ci i n n o o n no o, , e el l
t ti ip po o d de e l le et tr ra as s ( (m ma ay y s sc cu ul la as s o o m mi in n s sc cu ul la as s) ) d du ur ra an nt te e l la a o or rd de en na ac ci i n n. .
B BB B B BB B s ss s s ss sq qq q q qq qu uu u u uu ue ee e e ee ed dd d d dd da aa a a aa a d dd d d dd de ee e e ee e r rr r r rr re ee e e ee eg gg g g gg gi ii i i ii is ss s s ss st tt t t tt tr rr r r rr ro oo o o oo os ss s s ss s
L La a b b s sq qu ue ed da a d de e d da at to os s e en n u un na a t ta ab bl la a, , l li is st ta a o o b ba as se e d de e d da at to os s, , i im mp pl li ic ca a d de ef fi in ni ir r l lo os s
c cr ri it te er ri io os s q qu ue e s se e h ha an n d de e u ut ti il li iz za ar r p pa ar ra a r re ea al li iz za ar r d di ic ch ha a b b s sq qu ue ed da a. . E El l r re es su ul lt ta ad do o s se er r e el l
c co on nj ju un nt to o d de e t to od do os s a aq qu ue el ll lo os s r re eg gi is st tr ro os s q qu ue e s sa at ti is sf fa ag ga an n l la as s c co on nd di ic ci io on ne es s e ex xp pr re es sa ad da as s e en n
d di ic ch ho os s c cr ri it te er ri io os s. .
Ficha de datos o Formulario Ficha de datos o Formulario Ficha de datos o Formulario Ficha de datos o Formulario
L La a f fi ic ch ha a d de e d da at to os s o o f fo or rm mu ul la ar ri io o e es s u un n m me ed di io o s si im mp pl le e q qu ue e p pe er rm mi it te e b bu us sc ca ar r y y
e ed di it ta ar r r re eg gi is st tr ro os s q qu ue e s sa at ti is sf fa ag ga an n c cr ri it te er ri io os s d de e c co om mp pa ar ra ac ci i n n ( (s se en nc ci il ll lo os s o o m m l lt ti ip pl le es s) ). .
S Si i s se e d de es se ea an n b bu us sc ca ar r r re eg gi is st tr ro os s e en n u un na a t ta ab bl la a p po or r m me ed di io o d de e l la a h he er rr ra am mi ie en nt ta a
f fo or rm mu ul la ar ri io o o o f fi ic ch ha a, , h ha ay y q qu ue e s se eg gu ui ir r l lo os s p pa as so os s q qu ue e a a c co on nt ti in nu ua ac ci i n n s se e d de et ta al ll la an n: :
1 1. . D De ej ja ar r l la a c ce el ld da a a ac ct ti iv va a d de en nt tr ro o d de e l la a t ta ab bl la a. .
2 2. . S Se el le ec cc ci io on na ar r l la a o op pc ci i n n F Fo or rm mu ul la ar ri io o d de el l m me en n D Da at to os s p pa ar ra a m mo os st tr ra ar r l la a f fi ic ch ha a
d de e d da at to os s. .
3 3. . S Se el le ec cc ci io on na ar r e el l b bo ot t n n C Cr ri it te er ri io o. . A Al l h ha ac ce er rl lo o, , c ca am mb bi ia a e el l j ju ue eg go o d de e b bo ot to on ne es s
p pr re es se en nt te e e en n l la a f fi ic ch ha a, , a a l la a v ve ez z q qu ue e s se e p po on ne en n e en n b bl la an nc co o t to od do os s l lo os s c cu ua ad dr ro os s
d de e l lo os s c ca am mp po os s q qu ue e c co om mp po on ne en n l la a m mi is sm ma a. .
4 4. . H Ha ac ce er r c cl li ic c e en n e el l c cu ua ad dr ro o d de e t te ex xt to o d de el l c ca am mp po o e en n e el l q qu ue e s se e q qu ui ie er ra a
i in nt tr ro od du uc ci ir r e el l c cr ri it te er ri io o d de e b b s sq qu ue ed da a. . S Si i s se e q qu ui ie er re en n a a a ad di ir r m m s s c cr ri it te er ri io os s e en n
o ot tr ro os s c ca am mp po os s, , s se e p pu ue ed de e u us sa ar r e el l r ra at t n n o o l la a t te ec cl la a < <T Ta ab b> > p pa ar ra a p pa as sa ar r d de e u un no os s
a a o ot tr ro os s. .
L Lo os s c cr ri it te er ri io os s d de e c co om mp pa ar ra ac ci i n n s so on n u un n c co on nj ju un nt to o d de e c co on nd di ic ci io on ne es s d de e
b b s sq qu ue ed da a q qu ue e s se e u ut ti il li iz za an n p pa ar ra a b bu us sc ca ar r d da at to os s. . E Es st to os s p pu ue ed de en n s se er r u un na a s se er ri ie e
Operacin de Microsoft Excel



Gua del Usuario Pgina 83
Centro de Capacitacin en Informtica
d de e c ca ar ra ac ct te er re es s q qu ue e s se e d de es se ee en n c co ot te ej ja ar r, , c co om mo o p po or r e ej je em mp pl lo o " "J Ju ua an n p pa ar ra a u un n
c ca am mp po o N No om mb br re e o o u un na a e ex xp pr re es si i n n c co om mo o " "> >3 30 00 00 0" " p pa ar ra a u un n c ca am mp po o C Cu uo ot ta a. . E El l
c cr ri it te er ri io o e es s l la a s se ec cu ue en nc ci ia a d de e c ca ar ra ac ct te er re es s, , l la as s c co om mi il ll la as s n no o f fo or rm ma an n p pa ar rt te e d de e
d de el l m mi is sm mo o. . S Si i p po or r e ej je em mp pl lo o, , s se e d de ef fi in ne e u un n c cr ri it te er ri io o c co on n e el l p pa at tr r n n c co o p pa ar ra a
u un n c ca am mp po o B Ba ar rr ri io o, , a al l r re ea al li iz za ar r l la a b b s sq qu ue ed da a s se e l lo oc ca al li iz za ar r n n l lo os s r re eg gi is st tr ro os s p pa ar ra a
e el l b ba ar rr ri io o C Co or rd d n n, , C Co om me er rc ci ia al l, , C Co os sm mo op po ol li it ta a, , e et tc c. . T Ta am mb bi i n n l lo os s c cr ri it te er ri io os s
p pu ue ed de en n d de ef fi in ni ir rs se e s se eg g n n u un na a c co om mp pa ar ra ac ci i n n, , d da ad da a p po or r u un n o op pe er ra ad do or r d de e
c co om mp pa ar ra ac ci i n n y y u un n v va al lo or r, , c co om mo o l lo o i in nd di ic ca ad do o e en n l la a e ex xp pr re es si i n n > >3 30 00 00 0 p pa ar ra a u un n
c ca am mp po o C Cu uo ot ta a; ; e en n e es se e c ca as so o, , s se e l lo oc ca al li iz za ar r n n t to od do os s a aq qu ue el ll lo os s r re eg gi is st tr ro os s e en n l lo os s
q qu ue e l la as s c cu uo ot ta as s s su up pe er re en n e el l v va al lo or r 3 30 00 00 0. .
5 5. . H Ha ac ce er r c cl li ic c e en n l lo os s b bo ot to on ne es s B Bu us sc ca ar r A An nt te er ri io or r o o B Bu us sc ca ar r S Si ig gu ui ie en nt te e ( (e en n e es se e
m mo om me en nt to o E Ex xc ce el l r re et to om ma a a a l la a m mo od da al li id da ad d f fo or rm mu ul la ar ri io o) ) p pa ar ra a r re ec co or rr re er r e en n u un n
s se en nt ti id do o o o e en n o ot tr ro o l lo os s d di if fe er re en nt te es s r re eg gi is st tr ro os s q qu ue e s sa at ti is sf fa ag ga an n l lo os s c cr ri it te er ri io os s
i in nt tr ro od du uc ci id do os s. .
P Pa ar ra a c ca an nc ce el la ar r l lo os s c cr ri it te er ri io os s
d de ef fi in ni id do os s d de e f fo or rm ma a d de e v vo ol lv ve er r a a
o ob bs se er rv va ar r t to od do os s l lo os s r re eg gi is st tr ro os s d de e l la a
t ta ab bl la a, , s se e d de eb be e v vo ol lv ve er r a a l la a m mo od da al li id da ad d
c cr ri it te er ri io os s s se el le ec cc ci io on na an nd do o e el l b bo ot t n n
C Cr ri it te er ri io os s, , b bo or rr ra ar r l lo os s p pa at tr ro on ne es s
d de ef fi in ni id do os s p pa ar ra a l lo os s c ca am mp po os s
c co or rr re es sp po on nd di ie en nt te es s, , p po os st te er ri io or rm me en nt te e
v vo ol lv ve er r a a l la a m mo od da al li id da ad d f fo or rm mu ul la ar ri io o
s se el le ec cc ci io on na an nd do o e el l b bo ot t n n F Fo or rm mu ul la ar ri io o. .
P Pa ar ra a e ed di it ta ar r e el l c co on nt te en ni id do o d de e u un na a
f fi ic ch ha a d de e d da at to os s d da ad da a, , n no o h ha ay y m m s s q qu ue e
h ha ac ce er r c cl li ic c e en n e el l c ca am mp po o q qu ue e
c co or rr re es sp po on nd da a e e i in nt tr ro od du uc ci ir r e el l n nu ue ev vo o v va al lo or r ( (c co on n l la a m mo od da al li id da ad d f fo or rm mu ul la ar ri io o p pr re es se en nt te e) ). . S Si i
s se e q qu ui ie er re en n d de es sh ha ac ce er r l lo os s c ca am mb bi io os s a an nt te es s d de e p pa as sa ar r a al l r re eg gi is st tr ro o s si ig gu ui ie en nt te e, , s se el le ec cc ci io on na ar r e el l
b bo ot t n n R Re es st ta au ur ra ar r. .
O Ot tr ra as s a ap pl li ic ca ac ci io on ne es s p pa ar ra a e es st ta a h he er rr ra am mi ie en nt ta a, , s so on n d de es sc cr ri ip pt ta as s e en n l la a s se ec cc ci i n n
I In nt tr ro od du uc cc ci i n n d de e d da at to os s e en n u un na a t ta ab bl la a . .
F FF F F FF Fi ii i i ii il ll l l ll lt tt t t tt tr rr r r rr ro oo o o oo os ss s s ss s a aa a a aa au uu u u uu ut tt t t tt to oo o o oo om mm m m mm m t tt t t tt ti ii i i ii ic cc c c cc co oo o o oo os ss s s ss s
E En n E Ex xc ce el l l lo os s f fi il lt tr ro os s a au ut to om m t ti ic co os s p pr ro op po or rc ci io on na an n u un n a ac cc ce es so o r r p pi id do o a a l la a g ge es st ti i n n
d de e l li is st ta as s o o t ta ab bl la as s d de e d da at to os s. . C Co on n o op pe er ra ac ci io on ne es s t ta an n s si im mp pl le es s c co om mo o s se el le ec cc ci io on na ar r y y h ha ac ce er r
c cl li ic c, , s se e p pu ue ed de en n f fi il lt tr ra ar r o o e el li im mi in na ar r ( (n no o t to om ma ar r e en n c cu ue en nt ta a) ) r r p pi id da am me en nt te e a aq qu ue el ll lo os s d da at to os s
q qu ue e n no o s se e d de es se ea an n v ve er r o o i im mp pr ri im mi ir r. . A A d di if fe er re en nc ci ia a d de e l la a f fi ic ch ha a d de e d da at to os s, , l lo os s f fi il lt tr ro os s
a au ut to om m t ti ic co os s m mu ue es st tr ra an n l lo os s d da at to os s e en n l la a m mi is sm ma a h ho oj ja a d de e c c l lc cu ul lo o. . L Lo os s d da at to os s q qu ue e n no o
c cu um mp pl le en n l lo os s c cr ri it te er ri io os s q qu ue e s se e h ha an n e es sp pe ec ci if fi ic ca ad do o, , s si im mp pl le em me en nt te e n no o s se e m mu ue es st tr ra an n; ; l lo os s
r re es st ta an nt te es s r re eg gi is st tr ro os s p pe er rm ma an ne ec ce en n v vi is si ib bl le es s e en n l la a h ho oj ja a d de e c c l lc cu ul lo o. .
Operacin de Microsoft Excel



Pgina 84 Gua del Usuario
Centro de Capacitacin en Informtica
A An nt te es s d de e s se el le ec cc ci io on na ar r u un n f fi il lt tr ro o a au ut to om m t ti ic co o, , h ha ay y q qu ue e a as se eg gu ur ra ar rs se e d de e q qu ue e n no o
e ex xi is st ta a o ot tr ro o a ac ct ti iv va ad do o. .
E Es st to o s se e p pu ue ed de e c co om mp pr ro ob ba ar r o ob bs se er rv va an nd do o s si i e ex xi is st te e o o n no o u un na a m ma ar rc ca a d de e a ac ct ti iv va ac ci i n n
a al l l la ad do o d de e l la a o op pc ci i n n A Au ut to of fi il lt tr ro o d de el l m me en n D Da at to os s/ /F Fi il lt tr ro o. . E En n c ca as so o d de e q qu ue e e ex xi is st ta a, ,
d de es sa ac ct ti iv va ar r e el l f fi il lt tr ro o a an nt te er ri io or r a an nt te es s d de e v vo ol lv ve er r a a e em mp pe ez za ar r, , p pa ar ra a l lo o c cu ua al l s se e d de eb be e e el le eg gi ir r
n nu ue ev va am me en nt te e e el l m mi is sm mo o c co om ma an nd do o. .
P Pa ar ra a c cr re ea ar r u un n f fi il lt tr ro o a au ut to om m t ti ic co o e en n u un na a l li is st ta a, , n no o h ha ay y m m s s q qu ue e u ub bi ic ca ar r l la a c ce el ld da a
a ac ct ti iv va a d de en nt tr ro o d de e l la a t ta ab bl la a q qu ue e f fo or rm ma a l la a l li is st ta a y y s se el le ec cc ci io on na ar r l la a o op pc ci i n n A Au ut to of fi il lt tr ro o d de el l
m me en n D Da at to os s/ /F Fi il lt tr ro o. .

L Lo os s n no om mb br re es s d de e c ca am mp po o p pa as sa an n a a s se er r l li is st ta as s d de es sp pl le eg ga ab bl le es s q qu ue e p pe er rm mi it te en n r re ea al li iz za ar r
l la a s se el le ec cc ci i n n. .
S Si i p po or r e ej je em mp pl lo o s se e p pr re et te en nd de e f fi il lt tr ra ar r l la a t ta ab bl la a, , m mo os st tr ra an nd do o
s so ol la am me en nt te e l lo os s r re eg gi is st tr ro os s d de e a aq qu ue el ll lo os s s so oc ci io os s d de el l s se ex xo o m ma as sc cu ul li in no o, ,
s se el le ec cc ci io on na ar r l la a o op pc ci i n n c co or rr re es sp po on nd di ie en nt te e e en n e el l f fi il lt tr ro o d de el l c ca am mp po o S Se ex xo o, , o o
s se ea a m m . . C Co on n e es st to o, , e en n l la a t ta ab bl la a s s l lo o s se e m mo os st tr ra ar r n n l lo os s r re eg gi is st tr ro os s q qu ue e
s sa at ti is sf fa ag ga an n d di ic ch ho o c cr ri it te er ri io o o o c co on nd di ic ci i n n, , o oc cu ul lt t n nd do os se e e el l r re es st to o d de e e el ll lo os s. .

C Co om mo o s se e p pu ue ed de e a ap pr re ec ci ia ar r, , l lo os s n n m me er ro os s d de e l la as s f fi il la as s d do on nd de e s se e l lo oc ca al li iz za an n a aq qu ue el ll lo os s
r re eg gi is st tr ro os s q qu ue e n no o c cu um mp pl le en n c co on n l la a c co on nd di ic ci i n n e ex xp pu ue es st ta a, , s so on n o oc cu ul lt ta ad do os s m mi ie en nt tr ra as s q qu ue e l lo os s
v vi is su ua al li iz za ad do os s c ca am mb bi ia an n a a c co ol lo or r a az zu ul l. . T Ta am mb bi i n n c ca am mb bi ia a e el l c co ol lo or r d de el l b bo ot t n n d de e l li is st ta a d de e
f fi il lt tr ro o p pa ar ra a e el l c ca am mp po o q qu ue e h ha a s si id do o f fi il lt tr ra ad do o. . E Es st to o l le e i in nd di ic ca ar r a al l u us su ur ra ar ri io o, , e en n c ca ad da a
m mo om me en nt to o, , q qu ue e d di ic ch ho o c ca am mp po o s se e e en nc cu ue en nt tr ra a f fi il lt tr ra ad do o. .
E En n e el l c ca as so o d de e q qu ue e s se e h ha ay ya a a ap pl li ic ca ad do o a a m m s s d de e u un n c ca am mp po o u un na a c co on nd di ic ci i n n e en n e el l
f fi il lt tr ro o a au ut to om m t ti ic co o, , e el l r re es su ul lt ta ad do o f fi in na al l e eq qu ui iv va al le e a a r re ea al li iz za ar r u un na a o op pe er ra ac ci i n n l l g gi ic ca a Y Y
e en nt tr re e t to od da as s l la as s c co on nd di ic ci io on ne es s. . S S l lo o s se e m mo os st tr ra ar r n n a aq qu ue el ll lo os s r re eg gi is st tr ro os s q qu ue e c cu um mp pl la an n
Botn en campo que
permite desplegar lista
Operacin de Microsoft Excel



Gua del Usuario Pgina 85
Centro de Capacitacin en Informtica
t to od da as s l la as s c co on nd di ic ci io on ne es s e ex xp pr re es sa ad da as s e en n c ca ad da a u un no o d de e l lo os s f fi il lt tr ro os s d de e l lo os s c ca am mp po os s
c co or rr re es sp po on nd di ie en nt te es s. . C Cu ua an nt to o m m s s c ca am mp po os s s se e f fi il lt tr re en n, , l la a p po os si ib bi il li id da ad d d de e l lo oc ca al li iz za ar r
r re eg gi is st tr ro os s s se e r re es st tr ri in ng ge e a a n n m m s s. .
S Si i p pa ar ra a u un n c ca am mp po o d de et te er rm mi in na ad do o, , n no o s se e q qu ui ie er re e i im mp po on ne er r n ni in ng gu un na a
c co on nd di ic ci i n n o o s se ea a s se e p pr re et te en nd de e e el li im mi in na ar r u un na a a an nt te er ri io or rm me en nt te e e ex xp pu ue es st ta a, ,
s se e s se el le ec cc ci io on na a l la a o op pc ci i n n T To od do os s e en n e el l m me en n d de es sp pl le eg ga ab bl le e p pa ar ra a e el l f fi il lt tr ro o
d de el l c ca am mp po o c co or rr re es sp po on nd di ie en nt te e. .
S Se el le ec cc ci io on na an nd do o l la a o op pc ci i n n P Pe er rs so on na al li iz za ar r d de el l m mi is sm mo o m me en n d de es sp pl le eg ga ab bl le e, , s se e a ab br re e u un n
c cu ua ad dr ro o u un n d di i l lo og go o A Au ut to of fi il lt tr ro o P Pe er rs so on na al li iz za ad do o, , e en n e el l c cu ua al l s se e p pu ue ed de en n e el le eg gi ir r d do os s
c co on nd di ic ci io on ne es s r re el la ac ci io on na ad da as s m me ed di ia an nt te e l lo os s o op pe er ra ad do or re es s l l g gi ic co os s Y Y u u O O , , b ba as sa ad da as s c ca ad da a
u un no o d de e e el ll la as s e en n l la a u ut ti il li iz za ac ci i n n d de e l lo os s o op pe er ra ad do or re es s r re el la ac ci io on na al le es s. .

E En n d di ic ch ho o c cu ua ad dr ro o d de e d di i l lo og go o, , s se e d de eb be er r n n s se el le ec cc ci io on na ar r l lo os s o op pe er ra ad do or re es s d de e r re el la ac ci i n n
e en n l lo os s c cu ua ad dr ro os s d de e l la a i iz zq qu ui ie er rd da a ( (t ta al le es s c co om mo o e es s i ig gu ua al l, , n no o e es s i ig gu ua al l. .. .. ., , c co om mi ie en nz za a p po or r, , n no o
c co om mi ie en nz za a p po or r. .. .. ., , c co on nt ti ie en ne e, , n no o c co on nt ti ie en ne e) ) , , y y e es sc cr ri ib bi ir r o o s se el le ec cc ci io on na ar r l lo os s v va al lo or re es s e en n l lo os s
c cu ua ad dr ro os s d de e l la a d de er re ec ch ha a ( (l lo os s v va al lo or re es s s se er r n n l lo os s c co on nt te en ni id do os s e en n e el l c ca am mp po o q qu ue e s se e e es st t
f fi il lt tr ra an nd do o) ). . E En nt tr re e a am mb ba as s c co on nd di ic ci io on ne es s, , s se e d de eb be e e es sp pe ec ci if fi ic ca ar r c cu ua al l s se er r e el l o op pe er ra ad do or r d de e
c co om mp pa ar ra ac ci i n n p pa ar ra a u un ni ir r a a l la as s m mi is sm ma as s. .
S Si i p po or r e ej je em mp pl lo o, ,
t to om ma an nd do o l lo os s d da at to os s d de e l la a
t ta ab bl la a a an nt te er ri io or r, , s se e p pr re et te en nd de e
l lo oc ca al li iz za ar r a a t to od do os s l lo os s s so oc ci io os s
d de e l lo os s b ba ar rr ri io os s U Un ni i n n y y
A Ag gu ua ad da a, , s se e d de eb be e l ll le en na ar r
d di ic ch ho o c cu ua ad dr ro o d de e d di i l lo og go o d de e l la a f fo or rm ma a q qu ue e s se e m mu ue es st tr ra a. . E Es st te e e ej je em mp pl lo o f fi il lt tr ra ar r l la a t ta ab bl la a, ,
m mo os st tr ra an nd do o s so ol la am me en nt te e a aq qu ue el ll lo os s r re eg gi is st tr ro os s p pa ar ra a l lo os s q qu ue e, , e en n e el l c ca am mp po o B Ba ar rr ri io o, , c co on nt te en ng ga an n
e el l v va al lo or r U Un ni i n n o o c co on nt te en ng ga an n e el l v va al lo or r A Ag gu ua ad da a . .

U Un na a v ve ez z f fi il lt tr ra ad da a l la a t ta ab bl la a, , l lo os s d da at to os s p pu ue ed de en n s se er r c co op pi ia ad do os s a a o ot tr ro o l lu ug ga ar r
p pa ar ra a c co on n e el ll lo os s r re ea al li iz za ar r o ot tr ra as s o op pe er ra ac ci io on ne es s, , c co om mo o l lo o p pu ue ed de e s se er r e el l h he ec ch ho o d de e
t te en ne er r q qu ue e o ob bt te en ne er r c ci ie er rt to os s t to ot ta al le es s c cl la as si if fi ic ca ad do os s o o s si im mp pl le em me en nt te e g gr ra af fi ic ca ar r. .
Operacin de Microsoft Excel



Pgina 86 Gua del Usuario
Centro de Capacitacin en Informtica
S Si i e en n u un n m mo om me en nt to o d da ad do o s se e q qu ui ie er re en n m mo os st tr ra ar r d de e n nu ue ev vo o t to od do os s l lo os s r re eg gi is st tr ro os s, ,
o ol lv vi id d n nd do os se e p po or r t ta an nt to o d de e t to od da as s l la as s c co on nd di ic ci io on ne es s e ex xp pr re es sa ad da as s e en n c ca ad da a u un no o d de e l lo os s
f fi il lt tr ro os s a au ut to om m t ti ic co os s, , s se el le ec cc ci io on na ar r l la a o op pc ci i n n M Mo os st tr ra ar r T To od do o d de el l m me en n D Da at to os s/ /F Fi il lt tr ro o. .
C Co on n l la a o op pc ci i n n F Fi il lt tr ro os s A Av va an nz za ad do os s d de el l m me en n D Da at to os s/ /F Fi il lt tr ro o, , s se e t ti ie en ne e a ac cc ce es so o a a
o ot tr ra as s p po os si ib bi il li id da ad de es s m m s s a av va an nz za ad da as s p pa ar ra a e es st ta a h he er rr ra am mi ie en nt ta as s q qu ue e n no o s se er r n n e ex xp pl li ic ca ad da as s
e en n e es st te e m ma an nu ua al l. .