Son representaciones grficas que

emplean elementos geomtricos para

representar secuencias de un proceso,
de igual modo permiten describir la
secuencia y su interaccin de las
distintas etapas de un procedimiento.

Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1997; El Flujograma o Fluxograma,
es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que
componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia
cronolgica.

Segn Chiavenato Idalberto. Ao 1993; El Flujograma es una
grfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples.
Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin,
las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin.

Segn Gmez Rondn Francisco. Ao 1.995; El Flujograma, es la
representacin simblica o pictrica de un procedimiento
administrativo.

Son de suma importancia en las
organizaciones grandes o pequeas ya
que ayudan a designar cualquier
representacin grfica de un
procedimiento o parte de este; el
diagrama de flujo como su nombre lo
indica representa el flujo de informacin
de un procedimiento.


Ayuda a comprender un proceso o varios simultneamente a
travs de un dibujo representado por figuras geomtricas. El
cerebro humano procesa con facilidad los dibujos. Un buen
diagrama de flujo es como un resumen de varias pginas de
texto.
Permiten identificar con mayor facilidad los problemas y las
oportunidades de mejora en cada uno de los procesos
representados. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de
los procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades,
los cuellos de botella, y los puntos de decisin.
Muestran la relacin cliente-proveedor y las transacciones que
en ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las
mismas.
Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos
empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se
realizan mejoras en el proceso.


Diagramas complejos y detallados
suelen ser laboriosos en su
planteamiento y diseo.
Acciones a seguir tras la salida de un
smbolo de decisin, pueden ser difciles
de seguir si existen diferentes caminos .
No existen normas fijas para la
elaboracin de los diagramas de flujo
que permitan incluir todos los detalles
que el usuario desee introducir.

Descripcin narrativa del diagrama de flujo
Describir los pasos del procedimiento
especificando quin hace, cmo hace, cundo
hace y dnde hace cada paso.
Esta es la parte ms importante y til para el
personal de ejecucin de una institucin, pues
para recordar los pasos de un procedimiento.
Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
Las frases deben comenzar con un verbo en
tercera persona del singular, del tiempo
presente indicativo. Por ejemplo: Recibe,
Controla, Remite, Archiva, etc.
Deben evitarse, en lo posible, los trminos
tcnicos y/o que puedan tener ms de una
interpretacin: usar en todos los casos trminos
sencillos y uniformes para que el personal que
tenga que utilizarlo pueda entender con mayor
facilidad el significado de su contenido.
a) Las acciones
Una accin (etapa del proceso)
se graficara un rectngulo dentro del
cual breve o sintticamente se
describir el acontecimiento.

b) Traslado o Transporte
Representar traslado o desplazamiento o
sealar el sentido del procedimiento, para se
utilizar una flecha.


c) Formulario o documento
Representar formularios, correspondencia expedientes,
comunicaciones, etc., se graficara un rectngulo con
base cortada por curva semisinoidal anotando en su
interior los rasgos del documento.



d) Inspeccin o verificacin
Representar una accin vinculada a una inspeccin,
control o monitoreo, se representar con un cuadrado
semicrculo a uno de sus lados horizontales en relacin
al Flujograma en su totalidad.


e) Archivo o Almacenamiento
Representar el almacenamiento o
archivamiento de un documento o de un
bien; se graficar con un tringulo con el
vrtice hacia abajo. Puede haber
almacenamientos transitorios o definitivos.

f) Dinero en efectivo, cheques
Utilizar la figura del pabelln de una bandera dentro
del cual se anotar el smbolo que corresponda.



g) Decisin
Rombo dentro del cual se describir la accin a
decidirse. En los ngulos se colocarn las alternativas.
En el caso que se presenten decisiones en forma
escalonada, se graficarn rombos sucesivos.

h) Inicio y trmino
Inicio o trmino a un diagrama de flujo, la
figura de un rectngulo con los extremos
semicirculares.



i) Conector
De pgina para unir o continuar diagrama
de flujo en la pgina siguiente se usar un
pentgono pequeo. De proceso se usar
un crculo al pie del paso del proceso inicial y
otro unido al proceso siguiente, colocando
en el interior un nmero referencial donde
fluye el proceso.


j) Bienes, Mercaderas.
Mercaderas, maquinarias, se representar
con la figura de un pequeo cubo dentro
del cual se especificar las caractersticas
del bien.






Diagrama de flujo vertical: tambin denominado
grfico de anlisis del proceso.
Es un grfico en donde existen columnas y lneas. En
las columnas estn los smbolos (de operacin,
transporte, control, espera y archivo), el espacio
recorrido para la ejecucin y el tiempo invertido,
estas dos ltimas son opcionales de inclusin en el
diagrama de flujo.
En las lneas se destaca la secuencia de los pasos y
se hace referencia en cada paso a los funcionarios
involucrados en la rutina. Este tipo de diagrama es
extremadamente til para armar un procedimiento,
ayudar en la capacitacin del personal y
racionalizar el trabajo.
Diagrama de flujo horizontal:
En este diagrama de flujo se utilizan los mismos smbolos
que en el diagrama de flujo vertical, sin embargo la
secuencia de informacin se presenta de forma
horizontal.
Este diagrama sirve para destacar a las personas, unidad
es u organismos que participan en un determinado
procedimiento o rutina, y es bastante comn que sea
utilizado para visualizar las actividades y
responsabilidades asignadas a cada uno de estos
actores y as poder comparar la distribucin de tareas y
racionalizar o redistribuir el trabajo.
Aunque su elaboracin resulta ms compleja que la del
diagrama vertical, este diagrama facilita la visualizacin
de los sectores de una organizacin que intervienen en
un procedimiento determinado; adems, permite una
mejor y ms rpida comprensin del procedimiento por
parte de los usuarios.

Diagrama de flujo de bloques:
Este es un diagrama de flujo que representa la
rutina a travs de una secuencia de bloques
encadenados entre s, cada cual con su
significado.
Utiliza una simbologa mucho ms rica y
variada que los diagramas anteriores, y no se
restringe a lneas y columnas preestablecidas
en el grfico.
Es una forma sencilla de representar un proceso
mediante la utilizacin de bloques que
muestran paso a paso el desarrollo del mismo
Encabezado del diagrama de flujo, este debe
contener la siguiente informacin:
Nombre de la institucin.
Ttulo.
Denominacin del proceso o procedimiento.
Denominacin del sector responsable del
procedimiento.
Fecha de elaboracin.
Nombre del analista que realiz el trabajo.
Nombres y abreviaturas de los documentos
utilizados en el proceso.
Simbologa utilizada y su significado.
Estructura del diagrama de flujo
Debe de indicarse claramente dnde inicia y
dnde termina el diagrama.
Las lneas deben ser verticales u horizontales,
nunca diagonales.
Solo debe llegar una sola lnea de flujo a un
smbolo. Pero pueden llegar muchas lneas de
flujo a otras lneas.
Las lneas de flujo deben de entrar a un
smbolo por la parte superior y/o
izquierda y salir de l por la parte inferior y/o
derecha.
Todo texto escrito dentro de un smbolo debe
ser legible, preciso, evitando el uso de muchas
palabras.
Todos los smbolos tienen una
lnea de entrada y una de salida,
a excepcin del smbolo inicial y
final.
Solo los smbolos de decisin
pueden y deben tener ms de
una lnea de flujo de salida.
Cada casilla de actividad debe
indicar un responsable de
ejecucin de dicha actividad.
Cada flecha representa el flujo
de una informacin.