PLANILLA DE PAGOS Qu es una planilla de pagos?

La Planilla de pago es aquella que presenta un listado de todos los trabajadores de la semana, con los das en que trabajaron, la cantidad de mano de obra o unidades a pagar y su costo, cada uno de los descuentos y finalmente el total a pagar y la forma de pago. Incluye espacio para firma del trabajador y totalizacin de la planilla. Si tengo a mi cargo uno o ms trabajadores, debo llevar planillas de pago. Las planillas de pago son un registro contable. Brindan elementos que permiten demostrar, de manera transparente, ante la autoridad competente, la relacin laboral del trabajador con mi empresa, su remuneracin y los dems beneficios que se le pagan. Estos registros pueden ser llevados en libros, hojas sueltas o microformas. Art. 138.- Todo patrono est obligado a llevar planillas o recibos de pago en que consten, segn el caso, los salarios ordinarios y extraordinarios devengados por cada trabajador; las horas ordinarias y extraordinarias laboradas en jornadas diurnas o nocturnas; y los das hbiles, de asueto y de descanso en que laboren. Tambin constarn los salarios que en forma de comisin se hayan devengado y toda clase de cantidades pagadas. Dichos documentos debern ser firmados por el trabajador y si ste no supiere o no pudiere, deber estampar la huella digital del pulgar de la mano derecha o a falta de ste la de cualquier dedo. A PARTIR DE CUNDO DEBO REGISTRAR A UN TRABAJADOR EN PLANILLAS? Debo registrar a mis trabajadores en las planillas dentro de las 72 horas de inicio de la prestacin de servicios, cualquiera que sea su forma de contratacin laboral. Las formas de contratacin establecidas pueden ser tres: 1. CONTRATO DE TRABAJO A TIEMPO INDETERMINADO: Cuando acuerdo con el trabajador que prestar sus servicios de manera subordinada y remunerada; pero el contrato no se sujeta a un plazo de duracin definido. 2. CONTRATO DE TRABAJO SUJETO A MODALIDAD: Los contratos de trabajo sujetos a modalidad son por un tiempo determinado (tienen un inicio y un fin). Pueden celebrarse conforme a las necesidades de la empresa y son de tres tipos: DE NATURALEZA TEMPORAL DE NATURALEZA ACCIDENTAL DE OBRA O SERVICIO 3. CONTRATO DE TRABAJO A TIEMPO PARCIAL: El contrato de trabajo se entender celebrado a tiempo parcial cuando se haya acordado con el trabajador la prestacin de servicios durante menos de 4 horas al da o menos de 20 horas a la semana. QU TRABAJADORES DEBO REGISTRAR EN PLANILLAS? Debo registrar a todo trabajador sujeto al rgimen laboral de la actividad privada con independencia de las condiciones de su contratacin. Es decir que debo inscribirlo en planillas cualquiera que haya sido la modalidad de su contrato. QU SANCIONES ME ORIGINA EL NO REGISTRO DE UN TRABAJADOR EN LA PLANILLA DE PAGO? La omisin de registrar a un trabajador en la planilla de pago o en el registro que la sustituya constituye una infraccin administrativa GRAVE al ordenamiento jurdico sociolaboral, que se sanciona con la imposicin de una multa.

Esta sancin se impone en el caso de que la Inspeccin de Trabajo de la Direccin Regional de Trabajo y Promocin del Empleo detecte que el sujeto obligado o responsable al cumplimiento de las normas sociolaborales1 no cumpli con registrar a su(s) trabajador(es) en la planilla de pago pese al requerimiento efectuado por el inspector del trabajo para que cumpla con subsanar dicha omisin. INFRACCIONES REITERATIVAS (Artc ulo 50 del Reglamento) a) Para el caso de reiteracin de infracciones leves, stas se incrementarn en un 25% de la sancin impuesta. b) Para el caso de reiteracin de infracciones graves, stas se incrementarn en un 50% de la sancin impuesta. c) Para el caso de reiteracin de infracciones muy graves, stas se incrementarn en un 100% de la sancin impuesta. TIPOS DE PLANILLAS DE PAGO Nmero de planillas Tengo la facultad de llevar una o ms planillas de pago. Si llevo varias planillas, tengo libertad para elegir cualquier criterio de clasificacin del personal, siempre que sea razonable. As, por ejemplo, puedo llevar una planilla de obreros y otra de empleados. Puedo elaborar y llevar las planillas de pago en cualquiera de las siguientes modalidades: Libros. Hojas sueltas. stas debern estar numeradas. Microformas. stas me permiten el uso de tecnologas avanzadas en materia de archivos de documentos e informacin. QUIN ME AUTORIZA EL USO DE LAS PLANILLAS DE PAGO? El uso de planillas me lo debe autorizar la Autoridad Administrativa de Trabajo correspondiente (AAT). En el caso de Lima, tengo que dirigirme al Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo. En el caso de regiones, me debo apersonar a las Direcciones Regionales de Trabajo y Promocin del Empleo. REQUISITOS PARA LA AUTORIZACIN DE PLANILLAS EN LIBROS U HOJAS SUELTAS Los requisitos que necesito para la autorizacin de planillas son los siguientes: Para que me autoricen la primera planilla: 1. Lleno la solicitud. Lo hago segn Formato N 1 (ver anexo). Si es para una obra de Construccin Civil, uso el Formato N 2 (ver anexo). 2. Presento el libro o las hojas sueltas. Las hojas sueltas deben estar numeradas y su formato contendr conceptos de acuerdo con el art. 14 del D.S. N 001-98-TR. 3. Acompao mi registro de RUC. Acompao copia del comprobante de informacin registrada del RUC (con 11 dgitos). 4. Pago la tasa. Comprobante de pago del Banco de la Nacin por la tasa de 1% UIT, por cada 100 hojas. 5. Hago mi declaracin jurada. Declaracin jurada de que, por mis caractersticas, pertenezco al sector de la Micro o Pequea Empresa MYPE. Todos estos requisitos los ingreso por mesa de partes del MTPE (1er piso). Luego de 5 das recoja la planilla con la debida autorizacin (3er piso). IMPORTANTE Para que me autoricen la Segunda Planilla y las siguientes: 1. Cumplo con los requisitos sealados. Necesito los mismos requisitos de la primera planilla: N 1, 2, 3, 4 y 5. Adicionalmente, 2. Acompao planillas anteriores. Si uso hojas sueltas: (a) acompao copia de la autorizacin anterior y (b) los originales de la ltima hoja usada y de las hojas sobrantes. Nota: En el caso de que haya optado por centralizar mis planillas, debo presentar una solicitud indicando la centralizacin de la planilla y los anexos con que cuenta la empresa. Para cerrar las planillas: Debo presentar una solicitud dirigida al Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo, adjuntando una copia de la autorizacin de planillas y la ltima hoja utilizada de la planilla.

QU INFORMACIN DEBO REGISTRAR EN LAS PLANILLAS DE PAGO? (a) En la primera hoja de la planilla de pagos debo registrar la informacin referida a cada trabajador, como se muestra en la figura 3. Esta hoja, conocida como hoja de datos, contiene la siguiente informacin por trabajador: Nombre completo, sexo y fecha de nacimiento. Domicilio. Nacionalidad y documento de identidad. Fecha de ingreso o reingreso a la empresa. Cargo u ocupacin. Nmero de registro o cdigo de asegurado o af iliado a los sistemas previsionales correspondientes, y Fecha de cese. (b) En la segunda hoja, que lleva como ttulo planillas de pago de remuneraciones, debo registrar por separado, y segn la periodicidad de pago, los siguientes conceptos, como se muestra en la figura 4: Nombres y apellidos de los trabajadores. El pago de remuneraciones que se abonen al trabajador. El nmero de das y horas trabajadas. El nmero de horas trabajadas en sobretiempo. Las deducciones a cargo del trabajador por tributos, aportes a los sistemas previsionales, cuotas sindicales, descuentos autorizados u ordenados por mandato judicial y otros conceptos similares. Cualquier otro pago que no tenga carcter remunerativo. Los tributos y aportes a cargo del empleador. La fecha de salida y retorno de vacaciones. Excepto que, por la naturaleza del trabajo o por el tiempo trabajado, slo hubiera lugar al pago de la remuneracin vacacional. Cualquier informacin adicional que el empleador considere pertinente. CMO EMITO LAS BOLETAS DE PAGO? Otra de mis obligaciones como empleador, relacionada con la planilla, es la de emitir las correspondientes boletas de pago. 1. Qu es la boleta de pago? La boleta de pago es el medio, a mi cargo, por el cual acredito el cumplimiento de la prestacin en una relacin laboral. Es decir, la boleta confirma que le he entregado al trabajador una remuneracin como contraprestacin por la labor que ha realizado. 2. Qu datos debo registrar en la boleta? En la boleta de pago debo registrar los mismos datos que figuran en la planilla de pagos. 3. Cundo debo entregar la boleta? Debo entregar el original de la boleta al trabajador a ms tardar el tercer da hbil siguiente a la fecha de pago. Dentro del mismo plazo, debo entregar la boleta cuando el pago se realice a travs de terceros (pago a travs de entidad bancaria). 4. Cmo opera el duplicado de la boleta? El duplicado de la boleta, que ser firmado por el trabajador, quedar en mi poder como empleador. En caso de que el trabajador no supiera firmar, imprimir su huella digital. 5. La firma de la boleta. La firma de la boleta por el trabajador es opcional, si el empleador as lo considera conveniente; sin embargo, en este caso, corresponder al empleador la carga de la prueba del pago de la remuneracin y de la entrega de la boleta de pago al trabajador. La firma del trabajador en la boleta de pago no implica la renuncia, por parte de ste, a cobrar sumas que le correspondan y no figuren en la boleta. CONSERVACIN DE LAS PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Los empleadores estn obligados a conservar sus planillas y boletas hasta cinco aos despus de efectuados los pagos o del cierre de las planillas. Luego de transcurrido este plazo, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de las planillas y boletas de pago ser de cargo de quien alegue el derecho. Luego de transcurridos los 5 aos, las planillas de pago debern remitirse a la Oficina de Normalizacin Previsional (ONP).