GUA PARA LA ELABORACIN DEL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS

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Esta gua pretende orientar a la organizacin en cmo remitir a AENOR el Plan de Acciones Correctivas derivado de las no conformidades reflejadas en los informes de auditoras de Registro de Empresa o de Sistemas de Gestin Medioambiental y que no hayan sido cerradas durante el transcurso de la auditora, con el objeto de que la evaluacin se realice de una forma ms rpida y eficaz. El contenido de esta gua tambien afecta a aquellas no conformidades que se cierren durante la auditora. Este documento tiene carcter informativo. DEFINICIONES A TENER EN CUENTA EN LA ELABORACIN DEL PLAN (ISO 9000:2000) & & no conformidad: incumplimiento de un requisito. accin correctiva: accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. plan de acciones correctivas: conjunto de acciones correctivas presentadas por la organizacin en respuesta a las no conformidades detectadas en la auditoria y reflejadas en el correspondiente informe. accin preventiva: accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin indeseable potencial. Las acciones correctivas se implantan para solucionar la causa/s de una no conformidad que ya se ha dado y as evitar que vuelva a repetirse, mientras que las acciones preventivas se implantan para prevenir que esa no conformidad se pueda producir. EL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Cmo debe realizarse? El Plan de Acciones Correctivas deber referenciar el N del Subexpediente asignado a la organizacin y que figura en la portada del Informe de Auditora. Para cada no conformidad reflejada en el informe de la auditora se establecern las acciones correctivas necesarias, siendo vlidos los propios formatos de las organizacin, los cuales debern contemplar entre otros los siguientes conceptos: Referencia a la no conformidad del informe de auditora y tratamiento dado a la misma para su resolucin. Identificacin de la causa que produjo la no conformidad: Describir el motivo por el cual se ha producido esa no conformidad (e.j.: falta de formacin, desconocimiento de los procedimientos, falta de recursos, ...). No confundir la causa con la propia no conformidad y tampoco se puede
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entender como causa de no conformidades la auditora de AENOR. Puede haber ms de una causa para una no conformidad. Accin correctiva propuesta para eliminar la causa que produjo la no conformidad: Deber cumplimentarse por la Organizacin auditada, indicando de forma precisa y detallada las actuaciones, criterios o sistemticas concretas que corrijan la no conformidad, as como, sus responsables y fechas de implantacin. No se admitirn declaraciones de buenas intenciones, como por ejemplo, modificar el procedimiento xxx sin que se especifiquen los aspectos concretos a incluir o eliminar.

Para aquellas no conformidades reflejadas en el Informe de Auditora como Mayores M, es obligatorio que la organizacin, no slo presente evidencias documentales y/o registros que demuestren la implantacin, sino que tambin presente evidencias del cierre de la no conformidad. Destacamos algunos consejos al respecto: 1 1 1 No es necesario enviar todo un documento si slo cambian una o dos hojas. Enviar suficientes registros que evidencien la implantacin de cada accin. Conviene identificar en los documentos enviados los cambios introducidos (con rotulador, en negrita, en cursiva, ...). 1 Debe existir trazabilidad entre las no conformidades, las acciones correctivas propuestas y las evidencias presentadas. En aquellos casos en que la consecucin de las evidencias pudiera demorarse en el tiempo por causas ajenas a la voluntad de la organizacin (e.j.: autorizaciones administrativas, ejecucin de obras, registros de calibraciones de equipos, ...) la organizacin deber presentar algn documento que acredite el grado de avance de las acciones iniciadas (cartas, calendarios y/o planificaciones, solicitudes, ...).

Qu hay que tener en cuenta para cerrar no conformidades durante la auditora? Todo lo que se indica en el apartado anterior, es decir: 1 La organizacin propondrn para todos los tipos de no conformidades una accin correctiva para eliminar la causa que produjo la no conformidad, indicando de forma precisa y detallada las actuaciones, criterios, sistemticas concretas que corrijan la no conformidad, as como, sus responsables y fechas de implantacin. No se admitirn declaraciones de buenas intenciones. Para aquellas no conformidades reflejadas en el Informe de Auditora como Mayores M, es obligatorio que el auditor compruebe que est cerrada antes de finalizar la auditora.

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 Cundo hay que enviarlo? En un plazo mximo de 30 das naturales a partir de la fecha de auditora. Si no pudiera presentarse en dicho plazo, la organizacin deber enviar una comunicacin escrita al Tcnico Responsable del Expediente explicando los motivos del retraso y la fecha concreta para su presentacin. En el caso de que el Plan de Acciones Correctivas no resolviera las no conformidades, el Tcnico Responsable del Expediente solicitara al cliente una ampliacin al mismo. Una vez recibida y analizada esta documentacin, AENOR comunicar por escrito al cliente el acuerdo adoptado.

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 A quin hay que enviarlo? A la atencin del tcnico de AENOR responsable del expediente en las siguientes direcciones:
Zona Centro: Gnova, 6 28004 MADRID Tel.: 914 32 60 90 Fax: 913 10 45 18 dzc@aenor.es Andaluca: Gutenberg, s/n Isla de la Cartuja 41092 SEVILLA Tel.: 954 46 80 10 Fax: 954 46 04 47 Aenorandalucia@iat.es Aragn: Coso, 18, 1 Dcha. 50004 ZARAGOZA Tel.: 976 20 62 20 Fax: 976 20 62 25 dar@aenor.es Comunidad Valenciana: Pz del Ayuntamiento, 26, 4 46002 VALENCIA Tel.: 963 53 53 73 Fax: 963 52 21 47 dcv@aenor.es Direccin Interterritorial Norte: Cl General lava, 10, planta 4, oficina 5 01005 VITORIA-GASTEIZ (Alava) Tel.: 945 15 40 17 Fax: 945 23 14 38 din@aenor.es Regin de Murcia: Pz de la Fuensanta, 2, 2 C 30008 MURCIA Tel.: 968 27 27 70 Fax: 968 24 36 35 drm@aenor.es AENOR Internacional: Gnova, 6 28004 MADRID Tel.: 914 32 59 59 Fax: 913 19 27 97 aenorinternacional@aenor.es

Galicia: rea Central Fontias Pz de Europa, 15 A, 6 planta, local C 15703 SANTIAGO DE COMPOSTELA (A Corua) Tel.: 981 56 94 50 Fax: 981 55 88 53 dga@aenor.es Pas Vasco: Ibez de Bilbao, 28, 3 D 48009 BILBAO Tel.: 944 35 52 00 Fax: 944 24 73 70 dpv@aenor.es

AENOR Chile: Av Andrs Bello, 2711-24 Of. 2402 Edif. Torre Costanera, Las Condes SANTIAGO DE CHILE - CHILE Tel.: 00 562 231 18 59 Fax: 00 562 321 88 23 aenorchile@aenorchile.tie.cl

Castilla-Len: Parque Tecnolgico de Boecillo Edificio Galileo, Mdulo Azul, oficina 201 47151 BOECILLO (Valladolid) Tel.: 983 54 97 40 Fax: 983 54 87 43 Dcyl@aenor.es Catalua: Calabria, 169, 5 08015 BARCELONA Tel.: 932 29 29 29 Fax: 932 26 15 59 dct@aenor.es

AENOR Italia: Via Magenta, 44 10128 TORINO Tel.: 0039 01 1 562 936 Fax: 0039 01 1 562 967 aenor.italia@email.it

Principado de Asturias: Parque Cientfico Tecnolgico de Gijn. Edificio I+D Cl Cabuees, s/n 33203 GIJN (Principado de Asturias) Tel.: 985 19 60 11 Fax: 985 37 37 22 dpa@aenor.es

AENOR Mxico: Presidente Masaryk, 473 - 3 (Colonia Polanco) 11510 Mexico DF Tel.: 00 525 280 77 55 Fax: 00 525 280 78 80 aenorcer@aenormexico.com

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EJEMPLOS DE ACCIONES CORRECTIVAS EN SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD

ACCIN CORRECTIVA ADECUADA

ACCIN CORRECTIVA INADECUADA

Accin Correctiva n: xxx No Conformidad n: _ _ _

Accin Correctiva n: xxx No Conformidad n: _ _ _

Se detectan productos no conformes en el almacn sin la Se detectan productos no conformes en el almacn sin la identificacin descrita en el PG-13-01 y sin que quede registro identificacin descrita en el PG-13-01 y sin que quede registro documental del tratamiento realizado (e.j.: materias primas xxx). documental del tratamiento realizado (e.j.: materias primas xxx).

Causa: (Porqu se ha producido?) Causa: (Porqu se ha producido?) Desconocimiento por los responsables correspondientes del No estn identificados los productos no conformes PG-13-01.

Acciones Correctivas: (para solucionar la causa) Acciones Correctivas: (para solucionar la causa) 1. Preparar una jornada de formacin (x horas) sobre el PG- 1. Registrar el tratamiento que se dio. 13-01 para las personas que realizan inspecciones en el almacn. 2. Revisar el almacn por si hubiera otros productos sin identificar.

Responsable de la implantacin: D. Calidad y Resp. Almacn Plazo de ejecucin: _ _ / _ _ / _ _ _ Fdo.: Verificacin de la implantacin de las acciones: 1. 2.

Responsable de la implantacin: Resp. Almacn Plazo de ejecucin: un mes Fdo.: Verificacin de la implantacin de las acciones:

La jornada fue impartida el da 13 de mayo (ver registro de Se verificar que estn identificados los productos no conformes formacin) detectados en la auditora. Se ha revisado el almacn los das 20 y 27 de mayo y no se han detectado otros productos no conformes sin identificar.

Fdo.: D. Calidad

Fdo.: Resp. Almacn

NOTA: Adems de lo indicado anteriormente, se recuerda a la organizacin la obligacin que tiene de revisar, en las fechas que haya establecido al respecto, las acciones correctivas implantadas para evaluar su eficacia.

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EJEMPLOS DE ACCIONES CORRECTIVAS EN SISTEMAS DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL

ACCION CORRECTIVA ADECUADA

ACCION CORRECTIVA INADECUADA

Accin Correctiva n: xxx No Conformidad n: _ _ _ En visita a planta, se encuentran residuos peligrosos depositados en el contenedor de residuos urbanos. Por ejemplo: tubos fluorescentes y trapos contaminados con productos peligrosos.

Accin Correctiva n: xxx No Conformidad n: _ _ _ En visita a planta, se encuentran residuos peligrosos depositados en el contenedor de residuos urbanos. Por ejemplo: tubos fluorescentes y trapos contaminados con productos peligrosos.

Causa: (Por qu se ha producido?)

Causa: (Por qu se ha producido?)

Desconocimiento por parte de los operarios de mantenimiento de Se encuentran residuos peligrosos en los contenedores de que tales residuos se consideraban residuos peligrosos. Falta de residuos urbanos. sensibilizacin. Acciones Correctivas: (Para solucionar la causa) 1. Acciones Correctivas: (Para solucionar la causa) Depositar los tubos fluorescentes agotados y los trapos contaminados que se referencian en la No Conformidad en el contenedor que les corresponda.

2.

Modificar el procedimiento XXXX, Gestin de Residuos, 1. definiendo especficamente qu residuos son peligrosos y qu otros no lo son. Organizar seminario de formacin sobre segregacin de residuos de la organizacin para todo el personal.

Responsable de la implantacin: Resp. de Medio Ambiente y Jefe de Mantenimiento. Plazo de ejecucin: _ _ / _ _ / _ _ _ Fdo.: Verificacin de la implantacin de las acciones: 1.

Responsable de la implantacin: Resp. de Mantenimiento. Plazo de ejecucin: un mes Fdo.: Verificacin de la implantacin de las acciones:

2.

Se modifica el procedimiento XXXX con fecha 1 de Junio Se verifica que se han segregado adecuadamente los residuos aclarando algunos aspectos de la gestin de residuos en peligrosos a los que se refiere la No Conformidad. general y de los peligrosos en particular. (Se adjunta nueva redaccin). Se lleva a cabo un seminario de sensibilizacin con fecha 15 de Junio al que asiste todo el personal de mantenimiento. (Se adjuntan registros de formacin) Fdo.: Resp. de Mantenimiento

Fdo.: Resp. de Medio Ambiente

NOTA: Adems de lo indicado anteriormente, se recuerda a la organizacin la obligacin que tiene de revisar, en las fechas que haya establecido al respecto, las acciones correctivas implantadas para evaluar su eficacia. Pgina 7 de 7
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