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CONTENIDO Pg. PRESENTACIN I. OBJETIVO DE LA GUIA II. GENERALIDADES 2.1 Los procedimientos administrativos 2.1.1 Definicin 2.2 Los procedimientos administrativos orientacin a sistemas de gestin de calidad con 5 7 8 8 8 9 11 12 12
2.3 Procedimientos documentados (manual de procedimientos) 2.3.1 Ventajas de contar con procedimientos documentados 2.3.2 Diferencias entre el reglamento interior, el manual de organizacin y manual de procedimientos III. COMPONENTES PRINCIPALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3.1 Presentacin 3.2 Objetivo General 3.3 Identificacin e interpretacin de procesos 3.4 Relacin de procesos y procedimientos 3.5 Descripcin de los procedimientos Nombre del procedimiento Objetivo Alcance Referencias Responsabilidades Definiciones
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Insumos Resultados Interaccin con otros procedimientos Polticas Desarrollo Diagramacin Medicin Formatos e instructivos 3.6 Simbologa 3.7 Registro de Ediciones 3.8 Distribucin 3.9 Validacin IV. ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4.1 Cubierta o portada 4.2 Portada interior o portadilla 4.3 Forma de hoja 4.4 Indice BIBLIOGRAFIA
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PRESENTACION
La administracin pblica es el elemento bsico para convertir los objetivos, planes y programas de gobierno en acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer las necesidades ms apremiantes de nuestra sociedad. Por ello, en el Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 1999-2005, se estableci como reto de esta administracin, impulsar un gobierno democrtico, cercano a la comunidad y con sentido humano; que garantice el Estado de Derecho, la integridad y el patrimonio de las personas, la paz social y la justicia, a travs del desarrollo integral de la entidad. Para lograrlo se definieron ocho ejes rectores, entre los cuales se destaca el de Modernizacin Integral de la Administracin Pblica. Este eje rector tiene entre sus objetivos mejorar la calidad de los servicios que se prestan a la poblacin para contribuir a elevar sus niveles de vida, mediante el incremento de la eficiencia de los procesos, la reduccin de los tiempos de respuesta, la eliminacin de requisitos innecesarios y el acercamiento de las instancias gestoras. En este sentido, es preciso que la administracin pblica estatal revise permanentemente sus trmites y servicios, a efecto de redisear y documentar los procesos de trabajo, medir y mejorar la calidad de los servicios, disminuir instancias de gestin, atender con oportunidad las solicitudes y demandas ciudadanas, y reducir el manejo de documentacin a lo estrictamente necesario. Estas acciones contribuirn a que el vnculo sociedad-gobierno se lleve a cabo de forma ms sencilla, gil, directa y transparente. Para contribuir al logro de este fin, la Secretara de Finanzas, Planeacin y Administracin ha formulado la presente Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos, la cual, realizada bajo el enfoque de Sistemas de Gestin de Calidad, proporciona a los servidores pblicos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos pblicos los lineamientos generales para
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elaborar estos documentos administrativos atendiendo a los principios de orientacin al usuario, enfoque basado en los procesos, mejora continua, liderazgo y participacin. El manual de procedimientos es un instrumento de informacin sobre los mtodos de trabajo que emplean las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos para la generacin de los bienes o servicios que demandan sus usuarios internos o externos. La presente gua se integra por cuatro apartados: objetivo de la gua; generalidades; componentes principales y los elementos complementarios del manual de procedimientos.
I. OBJETIVO DE LA GUIA
Ampliar los conocimientos tcnicos de los servidores pblicos para la elaboracin y actualizacin de manuales de procedimientos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administracin pblica estatal, mediante el establecimiento y divulgacin de la metodologa bsica para la integracin de estos instrumentos administrativos.
II. GENERALIDADES
2.1 Los procedimientos administrativos Las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la Administracin Pblica del Estado de Mxico cuentan con diversos procedimientos para la ejecucin de las funciones que tienen encomendadas, as como para la obtencin de los resultados establecidos en los programas operativos de trabajo. 2.1.1 Definicin El procedimiento administrativo es un plan o mtodo de trabajo que establece una sucesin cronolgica de operaciones relacionadas entre s, que tienen como propsito la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin para la obtencin de un resultado concreto. El procedimiento determina, de manera especfica y detallada, el cmo se realizan las actividades de transformacin de insumos en productos. En consecuencia, en el procedimiento se deben identificar las personas, tareas, recursos y flujos de informacin que se emplean en el desarrollo del trabajo administrativo.
2.2 Los procedimientos administrativos con orientacin a sistemas de gestin de calidad Los procedimientos administrativos tienen una importancia fundamental para las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administracin pblica estatal, toda vez que por medio de ellos se suministran los bienes y servicios que demanda la poblacin mexiquense, y se da cumplimiento a las disposiciones legales vigentes. En este sentido, las unidades administrativas que conforman el Poder Ejecutivo del Estado de Mxico tienen la responsabilidad de proveer bienes y servicios de calidad; es decir, que renan las condiciones o requisitos que exige la sociedad. Para cumplir con esta responsabilidad es necesario adoptar los principios de gestin de calidad en el diseo y desarrollo de los procedimientos administrativos. Estos principios son: a. Enfoque al cliente: las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos deben captar y comprender las necesidades y expectativas de sus usuarios para satisfacer sus demandas. b. Liderazgo: La direccin debe orientar a la organizacin al logro de sus objetivos con altos niveles de calidad. c. Participacin del personal: Se requiere del involucramiento y compromiso del personal en todos los niveles de la organizacin. d. Enfoque basado en procesos: La organizacin debe estructurarse mediante procesos, a fin de mejorar el uso de los recursos y generar resultados de valor para los usuarios.
1 Vid. Instituto Mexicano de Normalizacin y Certificacin, A.C. Sistemas de Gestin de Calidad. Fundamentos y Vocabulario, p.1/42
e. Enfoque de sistema para la gestin: Implica entender las relaciones de los procesos como un sistema en el que se identifican insumos, transformacin y resultados. f. Mejora continua: La organizacin debe en todo momento revisar y mejorar sus procesos para elaborar el desempeo de la organizacin. g. Enfoque basado en hechos para la toma de decisin: Implica el anlisis de informacin documentada para la adecuada toma de decisiones. h. Relaciones mutuamente beneficiosas para el proveedor: Las relaciones interdependientes entre la organizacin y sus proveedores deben considerarse mutuamente provechosas, para ampliar la capacidad de ambos en relacin a la creacin de valor. Se entiende por gestin de la calidad a toda actividad que emprende una organizacin para garantizar la eficiencia de los procesos y asegurar el cumplimiento de los requerimientos que demandan los usuarios con relacin a los bienes y servicios que reciben. De acuerdo a las normas ISO 9001:2000 todas aquellas organizaciones que pretenden demostrar su capacidad para producir bienes y servicios que satisfagan los requerimientos de sus clientes y aspiren a aumentar esa satisfaccin, deben establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestin de calidad. 2 El sistema de gestin de calidad se integra por la documentacin siguiente: a) Poltica y objetivos de calidad; b) Manual de calidad
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2 Instituto Mexicano de Normalizacin y Certificacin AC. Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos, apartado 4.1 Requisitos generales, p.6/35. 3 Ibid.p7/36
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c) Procedimientos Documentados; d) Documentos para la planificacin, operacin y control de procesos; y e) Registros Con esta gua se pretende contribuir a la integracin del apartado del sistema de gestin de calidad relativo a la documentacin de los procedimientos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administracin pblica estatal.
2.3 Procedimientos documentados(Manual de Procedimientos) Las unidades administrativas deben documentad sus procedimientos; es decir, establece por escrito, implementarlos y mejorarlos, Los procedimientos documentados se agrupan en una carpeta llamada Manual de Procedimientos, en la cual se constituye en un documento independiente del manual de calidad, pero complementario. Mientras que el manual de calidad describe el sistema de gestin de calidad de la organizacin, el Manual de Procedimientos considera la descripcin de las actividades y mtodos de trabajo como parte del sistema. Para documentar los procedimientos es necesario cumplir con los aspectos siguientes: a. b. c. d. e. f. Que se justifiquen; Que tengan antecedentes histricos consolidados; Que tengan alcances y lmites precisos; Que contribuyan al desarrollo de un proceso; Que existan responsables de su ejecucin; y Que identifiquen registros para obtener evidencias de su cumplimiento.
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2.3.1 Ventajas de contar con procedimientos documentados Los procedimientos documentados y agrupados en el manual permiten: a) b) c) d) e) f) Disminuir la improvisacin y los errores; Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la organizacin; Dar una visin global y sistemtica del trabajo administrativo de los servicios pblicos; Ser documentos de consulta; Vincular la realidad con los procesos documentos; y Emprender acciones de mejora.
2.3.2 Diferencias entre el reglamento interior, el manual de organizacin y el manual de procedimientos El reglamento interior, el manual de organizacin y el manual de procedimientos tienen diferencias en cuanto a sus propsitos. Sin embargo, los tres tienen una relacin estrecha, toda vez que lo normado en el primero sirve de base para elaborar los segundos. Para su adecuada comprensin, formulacin y aplicacin, es conveniente sealar algunas caractersticas que los distinguen:
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Criterios Reglamento Interior Manual de Organizacin Por su Es un ordenamiento jurdico Es un documento naturaleza que se deriva de una ley o administrativo que contiene cualquier acto jurdico. informacin sobre la organizacin y funcionamiento de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos. Por propsito su Determina las atribuciones encomendadas a las unidades administrativas de primer, segundo y, en su caso, tercer nivel de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos. Describe los objetivos y las funciones que deben realizar cada una de las unidades administrativas que integren la estructura de organizacin de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos. Incluye todas las unidades administrativas consideradas en el organigrama autorizado de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos.
Manual de Procedimientos Es un documento administrativo que contiene informacin relacionada con el conjunto de operaciones o actividades que deben realizarse para la generacin de bienes y servicios. Detalla las operaciones o actividades que deben realizarse de manera secuencial e interrelacionada para dar cumplimiento a una funcin que coadyuve a la generacin de bienes o servicios. Considera las unidades administrativas y puestos de carcter interno o externo a la organizacin, que intervienen en los procesos de trabajo.
Unidades Unicamente las unidades Administrativas administrativas bsicas; es que incluyen decir, aquellas que emiten actos de autoridad o cuyas funciones se relacionan directamente con el cumplimiento del objetivo de la dependencia, organismo auxiliar fideicomiso al que se adscribe. En una dependencia se contemplan a los niveles de secretara, subsecretara y direccin general, as como otras unidades administrativas que emitan actos de autoridad. En un organismo auxiliar contempla a las unidades administrativas de nivel jerrquico inmediato inferior al del titular del organismo.
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Criterios Reglamento Interior Responsables Cuando se trata de unidades de su orgnicas del sector central, expedicin debe ser aprobado por el titular del poder ejecutivo.
Manual de Organizacin Es aprobado por el titular de la dependencia o coordinador de sector, por el titular del organismo auxiliar, las autoridades normativas de la de Finanzas, Cuando se trata de un Secretara organismo auxiliar, la Planeacin y Administracin. aprobacin corresponde al rgano de gobierno.
Manual de Procedimientos Es aprobado por el titular de la dependencia o coordinador de sector, por el titular del organismo auxiliar y por las autoridades normativas de la Secretara de Finanzas, Planeacin y Administracin.
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El contenido de los manuales de procedimientos es diferente en cada organizacin; vara segn su mbito de aplicacin y su alcance. No obstante, se recomienda adoptar, en su caso, el modelo siguiente: Presentacin Objetivo General Identificacin e integracin de procesos Relacin de procesos y procedimientos Descripcin de los procedimientos Nombre del procedimiento Objetivo Alcance Referencia Responsabilidades Definiciones Insumos Resultados Interaccin con otros procedimientos Polticas Desarrollo Diagramacin Medicin Formatos e instructivos Simbologa Registro de ediciones Distribucin validacin