Un libro de Frank Turley: Jefe de Proyecto, Formador e Instructor.

El Modelo de Procesos PRINCE2

Una magnfica introduccin a PRINCE2

El logotipo Swirl es una marca registrada de la !"C #!ffice of "o$ernment Commerce%& PRINCE2 es una marca registrada de la Oficina de Comercio Gubernamental en el Reino Unido y de otros pases

Acerca de este libro El o'(eti$o principal de este curso es proporcionar una introduccin a PRINCE2 utili)ando el Modelo de Procesos de PRINCE2& *a idea de escri'ir este li'ro pro$iene de las preguntas +ue se ,an reci'ido de las personas +ue tratan de aprender PRINCE2&

El logotipo Swirl es una marca registrada de la !"C #!ffice of "o$ernment Commerce%& PRINCE2 es una marca registrada de la Oficina de Comercio Gubernamental en el Reino Unido y de otros pases

Acerca del Autor -ran. /urle0 es 1efe de Pro0ecto desde ,ace m2s de 34 a5os6 es PRINCE2 Practitioner 0 formador e instructor de 1efes de Pro0ecto& Puede contactar con -ran. en7 8/!7 9i)ness 8cad:mie S8S7 ,ttp7;;'i)nessacadem0&com E<mail7 fran.='i)nessacadem0&com *in.edIn7 www&lin.edin&com;in;fran.turle0 Quines somos 9i)ness 8cad:mie S8S6 es una organi)acin acreditada para la formacin #8/!7 8ccredited /raining !rgani)ation%6 autori)ada por el 8PM "roup *td #en el Reino Unido%6 para organi)ar e impartir formacin 0 e>2menes de PRINCE26 de forma acreditada& Esperamos +ue disfrute de esta $isin general del modelo de procesos de PRINCE26 reali)ada por la academia 9i)ness 8cadem0& Nuestro o'(eti$o es promo$er el aprendi)a(e6 el uso 0 la pr2ctica de PRINCE2 en todo el mundo& !frecemos una formacin f2cil de comprender6 +ue simplifica el acceso al conocimiento 0 su aplicacin a pro0ectos6 en un entorno real de tra'a(o& PRINCE26 es utili)ado por numerosas organi)aciones de todos los tama5os en todo el mundo6 tanto en el sector p?'lico como en el pri$ado& @a0 muc,os pro$eedores6 tanto de formacin como de consultora so're este m:todo para la gestin de pro0ectos6 0 es apo0ado por una comunidad de miles de usuarios& Traducci!n al es"a#ol: /raductor7 1os: *uis -ern2nde) Ramre) es consultor freelance 0 certificado en PRINCE2& 8utor del 'log APRINCE2 in Spanis,B7 ,ttp7;;(lfr<prince2&'logspot&com; Puede contactar con :l en7 E<mail7 (lfr&prince2=gmail&com *in.edIn7 ,ttp7;;es&lin.edin&com;in;(lfera /witter7 ,ttp7;;twitter&com;(lfera

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NDICE
1. El Modelo de Procesos de PRINCE2 1.1 Objetivos del Curso - Curso de Preparacin Previo 1.2 Contenidos del Curso 2. Organizacin 2.1 Introduccin a la Organizacin del Proyecto 2.1.1 u! es un Programa" 2.2 Organizacin de los #oles 2.2.1 $l $jecutivo. 2.2.2 $l %suario Principal 2.2.& $l Proveedor Principal 2.2.' $l (e)e de Proyecto 2.2.* $l (e)e de $+uipo 3. El Diagrama del Modelo de Procesos de PRINCE2 &.1 Introduccin al diagrama del ,odelo de Procesos &.2 %so del color en el ,odelo de Procesos &.& -estin de cuatro niveles &.' ,odelo de Procesos - Procesos. &.* $l $jercicio del .iagrama 4. El Modelo de Procesos de PRINCE2 '.1 Pre-Proyecto / ,andato de Proyecto '.2 Contenido del ,andato de Proyecto '.& 0%1 Puesta en ,arc2a de un Proyecto '.&.1 Puesta en ,arc2a de un Proyecto1 tres entregables principales '.&.2 3ctividades de comenzar un proyecto '.' 0%1 $n)o+ue del Proyecto '.* 0%1 $laborar el $4pediente del Proyecto '.5 0%1 Plani)icar la 6ase de Inicio '.5.1 Plani)icar las tareas de la 6ase de Inicio '.5.2 0olicitud de inicio de un Proyecto '.5.& .P1 3utorizar inicio '.7 IP1 Iniciar una 6ase '.7.1 Introduccin al proceso Iniciar un Proyecto '.7.2 Proceso Iniciar un Proyecto - 8 3ctividades '.8 IP1 .ocumentacin del Inicio del Proyecto 9PI.: '.8.1 .ocumentacin de Inicio del Proyecto '.8.2 Contenido de la .ocumentacin de Inicio del Proyecto '.; 0<1 -estin de los =>mites de 6ase despu!s de la 6ase de Inicio '.1? .P1 3utorizar el Proyecto '.11 C01 Control de una 6ase '.12 C01 Control de una 6ase / -estin de la $ntrega de Productos '.12.1 3signar @rabajo a los $+uipos utilizando los Pa+uetes de @rabajo '.12.2 Objetivos de -estin de la $ntrega de Productos '.1& ,P1 -estin de la $ntrega de Productos1 0alidas '.1' C01 Control de una 6ase A Proporcionar direccin ad 2oc '.1* C01 3ctividades diarias del (e)e de Proyecto '.15 0<1 -estin de los =>mites de 6ase '.15.1 -estin de los =>mites de 6ase y Objetivos '.15.2 0alidas de la -estin de los =>mites de 6ase 90<: '.17 .P1 3utorizar Plan de 6ase o de $4cepcin '.17.1 3utorizar Plan de 6ase o de $4cepcin

'.17.2 Planes de $4cepcin A 3ctividad1 3utorizar Plan 6ase o de $4cepcin '.17.& Bltimo proceso Control de una 6ase '.18 CP1 Cierre de un Proyecto1 Introduccin y Objetivos '.18.1 Cierre de un Proyecto y Cierre Prematuro '.18.2 Objetivos del Cierre de un Proyecto '.1; CP1 0alidas del Cierre de un Proyecto '.1;.1 0alidas del Cierre de un Proyecto '.1;.2 Bltimas 3cciones del (e)e de Proyecto en el Cierre de un Proyecto '.2? .P1 3utorizar el Cierre de un Proyecto '.2?.1 3ctividades de la (unta de Proyecto en C3utorizar Cierre de un ProyectoC '.2?.2 0alidas de la 3ctividad C3utorizar Cierre del ProyectoC 5. Res men *.1. #esumen del curso !. "#render a $ra%&s de Preg n$as. 5.1 Introduccin 5.2 3cerca de aprender a trav!s de preguntas '. "#render a $ra%&s de Preg n$as ()O*"RIO

$. %l &odelo de Procesos de P'I()%*

$.$ +b,eti-os del )urso . )urso de Pre"araci!n Pre-io
El o'(eti$o principal de este curso es proporcionar una $isin general del Modelo de Procesos de PRINCE2 #$ersin 2CCD6 tam'i:n conocida como PRINCE272CCD%& El manual de PRINCE2 es e>celente 0 descri'e cada elemento de PRINCE2 con gran detalle6 es f2cil de leer 0 es un 'uen manual de referencia6 adem2s en la $ersin PE- es mu0 f2cil la '?s+ueda de cual+uier tema& *a ma0ora de las personas +ue empie)an a estudiar PRINCE26 le0endo el manual6 suelen aca'ar ,aci:ndose las siguientes preguntas7 < Cu2l es la tra0ectoria normal de un pro0ecto& < Cmo comien)a un pro0ecto 0 +u: pasos ,a0 +ue seguir ,asta +ue el pro0ecto se cierra& < Cmo enca(an todos los procesos (untos 0 cmo enca(an las salidas de un proceso con las entradas de otro& Este curso6 proporciona una descripcin general de alto ni$el de PRINCE2 utili)ando el Modelo de Procesos& Posi'lemente6 es la me(or introduccin a PRINCE2 +ue se puede encontrar 0 con la +ue al final de la misma usted ser2 capa) de seguir la tra0ectoria de un pro0ecto tpico 0 compro'ar cu2les son sus conocimientos de PRINCE2& Se ,a incluido un e(ercicio6 para +ue pueda practicar6 di'u(ando el diagrama del Modelo de Procesos de PRINCE2 0 rellenando la informacin +ue le falta& Una $e) +ue sea usted capa) de di'u(ar el modelo completo6 entonces tendr2 una e>celente 'ase en PRINCE2 0 encontrar2 muc,o m2s f2cil apro$ec,ar los cursos de certificacin PRINCE26 tanto el -oundation como el Practitioner& Puede 'a(arse el diagrama 0 el e(ercicio en formato PE- en espa5ol en APRINCE2 in Spanis,B7 ,ttp7;;(lfr<prince2&'logspot&com;&

$.* )ontenidos del )urso

Este li'ro tam'i:n est2 disponi'le en formato podcast #en ingl:s% cu0a $ersin dura unos FC minutos& El li'ro a'arca los siguientes puntos7 G El desencadenante para comen)ar un pro0ecto& G *os pasos a seguir al comen)ar un pro0ecto 0 +ui:n ,ace +u:& G Hu: documentos se necesitan& G Cu2ndo se crean ciertos documentos 0 por +ui:n& G Una $isin general de los roles principales dentro del pro0ecto& G El recorrido del pro0ecto desde su puesta en marc,a ,asta el inicio6 pasando por todas las fases6 ,asta +ue se cierre el pro0ecto& G *as tpicas entradas #inputs% 0 salidas #outputs% de cada proceso& G Cmo la 1unta de Pro0ecto controla el pro0ecto& G etc&

*. +r/ani0aci!n
*.$ Introducci!n a la +r/ani0aci!n del Proyecto
8ntes de empe)ar con la introduccin al Modelo de Procesos6 es necesario ec,ar una mirada a la !rgani)acin del Pro0ecto por+ue los t:rminos +ue se usan en la misma se utili)ar2n durante todo el curso& Esta es una $isin mu0 sencilla6 dnde el diagrama muestra los cuatro ni$eles de la %structura de 1esti!n del Proyecto #tam'i:n denominado !rgani)acin del Pro0ecto%& El %2ui"o de 1esti!n del Proyecto slo tiene tres ni$eles6 el ni$el m2s alto es la 1unta de Pro0ecto #Pro(ect 9oard% 0 el ni$el m2s 'a(o es el 1efe de E+uipo #/eam Manager%& El e+uipo del pro0ecto es una estructura temporal6 se crea para el pro0ecto 0 se disuel$e una $e) +ue ,a terminado el pro0ecto&

!ig 2 " Estructura de Gesti#n del Proyecto $ Organi%aci#n del Proyecto En la parte superior de la estructura de gestin de pro0ectos6 se encuentra el ni$el de "estin Corporati$a o del Programa #Corporate or Programme Management%6 este ni$el est2 fuera del pro0ecto6 de modo +ue no participan en el pro0ecto 0 por lo tanto no es parte del e+uipo del pro0ecto& Iltimamente6 cada $e) m2s compa5as6 cuentan dentro de su organi)acin6 con una PM! #Programme Management !ffice%6 +ue se traduce como A!ficina de "estin del ProgramaB6 +ue tam'i:n puede tener otros nom'res tales como A!ficina de ProgramasB6 A!ficina de Pro0ectosB6 etc& *a 1unta de Pro0ecto #Pro(ect 9oard% es responsa'le del :>ito del pro0ecto 0 tiene la autoridad necesaria para tomar decisiones 0 apro'ar todos los planes principales para el pro0ecto& Ellos son los +ue aprue'an la reali)acin de cada fase 0 autori)an el inicio de la siguiente6 acciones a las cuales nos referimos como 3irecci!n de un Proyecto&

*.$.$ Qu es un Pro/rama
Un programa es una estructura temporal6 de organi)acin fle>i'le6 creada para coordinar6 dirigir 0 super$isar la aplicacin de un con(unto de "royectos y acti-idades relacionados6 con el fin de entregar resultados 0 'eneficios6 relacionados con los o'(eti$os estrat:gicos de la organi)acin& Esta es la definicin larga de programa6 pero simplificando podramos decir +ue7 &Un programa es un grupo de proyectos relacionados dentro de una organi%aci#n& Si no ,a0 ning?n programa en marc,a6 el ni$el de "estin Corporati$a ser2 el ni$el superior& Este es el t:rmino +ue PRINCE2 utili)a para referirse a un ni$el superior de gestin en una empresa&

*.* +r/ani0aci!n de los 'oles

*a 1unta de Pro0ecto #Pro(ect 9oard% est2 compuesta por tres roles7 el E(ecuti$o #E>ecuti$e%6 el Usuario Principal #Senior User% 0 el Pro$eedor Principal #Senior Supplier%&

!ig 2 2 El E'uipo de Gesti#n del Proyecto

*.*.$ %l %,ecuti-o
El E(ecuti$o #E>ecuti$e% es el principal responsa'le del pro0ecto 0 cuenta con el apo0o del Usuario Principal #Senior User% 0 del Pro$eedor Principal #Senior Supplier%& El E(ecuti$o representa los intereses comerciales del pro0ecto 0 es el propietario del Caso de Negocio #9usiness Case%6 el rol de E(ecuti$o es el +ue tiene la responsa'ilidad final del pro0ecto& Normalmente6 el E(ecuti$o es el responsa'le del dise5o 0 la designacin del e+uipo de gestin del pro0ecto6 inclu0endo el resto de la 1unta de Pro0ecto 0 del 1efe de Pro0ecto&

*.*.* %l Usuario Princi"al

El Usuario Principal #Senior User% representa los intereses del usuario 0 es el responsa'le de la especificacin& Jl especifica las necesidades de los usuarios 0 comprue'a +ue los productos finales6 cumplan con las especificaciones re+ueridas& Su principal preocupacin en todo el pro0ecto es 4funcionar5 4& El Usuario Principal tam'i:n especifica los 'eneficios pre$istos en el comien)o del pro0ecto e informa a la 1unta de Pro0ecto de los 'eneficios +ue est2n reali)ando durante el pro0ecto&

*.*.6 %l Pro-eedor Princi"al

El Pro$eedor Principal #Senior Supplier% representa los intereses de a+uellos +ue dise5an6 desarrollan6 instalan e implementan los productos del pro0ecto& Su principal preocupacin en todo el pro0ecto es 4se "uede 7acer 46 o sea6 si se puede ,acer en el pla)o6 el coste 0 los re+uisitos de calidad acordados&

*.*.8 %l Jefe de Proyecto

El 1efe de Pro0ecto #Pro(ect Manager% es nom'rado por el E(ecuti$o con la apro'acin de la "estin Corporati$a& El 1efe de Pro0ecto6 e(ecuta el pro0ecto en nom're de la 1unta de Pro0ecto en el da a da6 0 tiene la responsa'ilidad de producir los productos necesarios6 para la calidad re+uerida6 dentro del tiempo 0 los costes determinados& @a0 muc,as facetas diferentes para la funcin de 1efe de Pro0ecto6 como la comunicacin #de ,ec,o se estima +ue m2s del KCL del tiempo de un 1efe de Pro0ecto se dedica a la comunicacin%6 la gestin del coste6 la calidad6 el estado del producto6 los cam'ios6 las necesidades del usuario6 el seguimiento6 la planificacin6 etc&

*.*.9 %l Jefe de %2ui"o

El 1efe de E+uipo #/eam Manager% tiene la responsa'ilidad de generar los productos +ue se asignaron en el Pa+uete de /ra'a(o #Mor. Pac.age%6 por el 1efe de Pro0ecto 0 de presentar informes peridicos so're la situacin de sus progresos6 esto le permite al 1efe de Pro0ecto controlar su tra'a(o& *os 1efes de E+uipo crean sus propios planes de e+uipo6 para gestionar el desarrollo de los productos asignados& Para los pe+ue5os pro0ectos6 los 1efes de E+uipo no son necesarios6 por lo +ue los miem'ros del e+uipo informar2n directamente al 1efe de Pro0ecto&

!ig ( " El )odelo de Procesos PRINCE2

6. %l 3ia/rama del &odelo de Procesos de P'I()%*

6.$ Introducci!n al dia/rama del &odelo de Procesos
PRINCE2 ofrece una serie de procesos +ue e>plican +u: de'e ocurrir 0 cu2ndo dentro del pro0ecto& Cual+uier pro0ecto guiado con este mtodo de'e incorporar estos procesos en alguna forma6 pero lo m2s importante6 es a(ustar el Modelo de Procesos a los re+uisitos del pro0ecto en el +ue estemos tra'a(ando6 tenemos +ue enfocar nuestra gestin pregunt2ndonos ,asta +u: punto de'e ser aplicado cada proceso a cada pro0ecto& Suponemos +ue tiene delante una copia del diagrama del Modelo de Procesos en color& 8l principio6 el diagrama puede parecer un poco complicado 0 +ue contiene demasiada informacin6 pero no se preocupe6 este curso le e>plicar2 las diferentes partes del modelo 0 le guiar2 a tra$:s de :l6 paso a paso6 comen)ando con el documento Mandato de Pro0ecto #Pro(ect Mandate% 0 terminando con el proceso Cierre de un Pro0ecto #CP%& *e sugerimos +ue imprima el diagrama completo del Modelo de Procesos de PRINCE2 en color #8N apaisado% 0 +ue lo tenga a mano mientras +ue sigue la lectura de este li'ro&

6.* Uso del color en el &odelo de Procesos

Ee'ido a la forma en la +ue el Modelo de Procesos es mostrado6 normalmente6 es difcil $er +ue algunos procesos se e(ecutan m2s de una $e)& Esto pro$oca +ue cuando se est2 aprendiendo PRINCE2 sea m2s difcil poder identificar la relacin entre los procesos& Por ello6 $amos a utili)ar colores para ,acerlo m2s f2cil de entender7 %lementos a0ules G /odos los elementos de color a)ul se e(ecutan una sola $e) en un pro0ecto& G Por e(emplo7 Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU%6 Iniciar un Pro0ecto #IP%6 crear la Eocumentacin de Inicio del Pro0ecto #Pro(ect Initiation Eocumentation7 PIE%6 la creacin de un Plan de Pro0ecto #Pro(ect Plan% 0 Cierre de un Pro0ecto #CP%& %lementos -erdes G /odos los elementos de color $erde se e(ecutan una sola $e) para cada fase& G Se puede $er en el diagrama +ue los procesos Control de una -ase #CS% 0 "estin de los *mites de -ase #S9% tra'a(an (untos& G Por tanto6 si un pro0ecto tiene cuatro fases posteriores a la Puesta en Marc,a6 entonces los elementos $erdes se e(ecutaran cuatro $eces& G Slo ,a0 una e>cepcin6 +ue ocurre al final de la ?ltima fase6 despu:s de +ue todos los productos ,an sido entregados& El proceso Cierre de un Pro0ecto #CP% sigue al proceso Control de una -ase #CS%6 de modo +ue6 "estin de los *mites de -ase #S9% no se ,ace al final de la ?ltima fase de un pro0ecto& %lementos naran,as G *os elementos de color naran(a pueden ser e(ecutados $arias $eces en una fase& G Por e(emplo7 Un Informe de Eesarrollo #@ig,lig,t Report% puede ser en$iado cada semana6 durante una fase6 por el 1efe de Pro0ecto a la 1unta de Pro0ecto& G O la 1unta de Pro0ecto puede dar asesoramiento #"uidance and Instructions% al 1efe de Pro0ecto en cual+uier momento& +b,etos ro,os G *os elementos ro(os pueden ocurrir $arias $eces durante una fase6 por e(emplo el 1efe de Pro0ecto puede entregar $arios Pa+uetes de /ra'a(o #Mor. Pac.ages% a $arios 1efes de E+uipo& G Un Plan del E+uipo #/eam Plan% pueden ser creado para cada Pa+uete de /ra'a(o #Mor. Pac.age%& No se preocupe si no entiende todos estos t:rminos a,ora6 ser2n e>plicados en detalle m2s adelante en el li'ro&

6.6 1esti!n de cuatro ni-eles

El Modelo de Procesos muestra cuatro Ni$eles de "estin& (i-el $: 1esti!n )or"orati-a o del Pro/rama El ni$el superior es la "estin Corporati$a o del Programa& Puede $er en el diagrama +ue lo ?nico +ue se crea en este ni$el es el Mandato de Pro0ecto #Pro(ect Mandate%& (i-el *: 3irecci!n *a Eireccin es el ni$el donde tra'a(a la 1unta de Pro0ecto& Ellos interact?an a menudo con el ni$el de gestin #ni$el P% 0 le proporcionan al ni$el superior #ni$el 3% un n?mero de notificaciones& E>isten tres notificaciones +ue se muestran en el diagrama del Modelo de Procesos& (i-el 6: 1esti!n El siguiente es el ni$el de gestin 0 es el ni$el en el +ue tra'a(a el 1efe de Pro0ecto& Contiene la ma0or parte de las acti$idades 0 procesos tales como Iniciar un Pro0ecto #IP%6 Control de una -ase #CS%6 etcQ Como puede $er en el diagrama la ma0ora de las acti$idades de gestin de un pro0ecto las reali)a el 1efe de Pro0ecto& (i-el 8: %ntre/a El ni$el inferior es el ni$el de entrega6 +ue es donde se crean los productos de los pro0ectos& Recuerde +ue todos los productos creados por encima del ni$el de entrega se crean slo para administrar el pro0ecto6 por e(emplo7 Plan del Pro0ecto #Pro(ect Plan%6 E>pediente del Pro0ecto #Pro(ect 9rief%6 etc& Estos son tam'i:n conocidos como Productos de 1esti!n #Management Products%& /odos los productos creados en el ni$el de entrega por los e+uipos6 son los productos +ue los usuarios esperan del pro0ecto6 estos productos son la ra)n por la cual se inici el pro0ecto& Estos son conocidos como los Productos %s"eciali0ados #Specific Products%&

6.8 &odelo de Procesos . Procesos.

Se trata de una simple representacin del diagrama del Modelo de Procesos donde est2n incluidos los : "rocesos disponi'les en PRINCE27

!ig ( 2 Procesos de PRINCE2

3irecci!n de un Proyecto: 3P ;3irectin/ a Pro,ect< G Este proceso es para la "estin Superior 0 en este curso se mostrar2 cmo 1unta de Pro0ecto controla el pro0ecto& Puesta en &arc7a de un Proyecto: =U ;=tartin/ U" a Pro,ect< G Se trata de un proceso pre<pro0ecto mu0 corto +ue re?ne los datos necesarios para comen)ar el pro0ecto& Iniciar un Proyecto: IP ;Initiatin/ a Pro,ect< G El proceso e>amina la (ustificacin del pro0ecto 0 crea la Eocumentacin de Inicio del Pro0ecto #PIE% +ue inclu0e el Plan del Pro0ecto #Pro(ect Plan%& )ontrol de una Fase: )= ;)ontrollin/ a =ta/e< G Este proceso descri'e las tareas diarias de $igilancia 0 de control +ue reali)a el 1efe de Pro0ecto so're el pro0ecto& 8+u es donde el 1efe de Pro0ecto pasa la ma0or parte de su tiempo en un pro0ecto& 1esti!n de los >?mites de Fase: =@ ;&ana/in/ a =ta/e @oundary< G Este proceso proporciona una forma controlada de completar una fase 0 planear la siguiente& 1esti!n de la %ntre/a de Productos: &P ;&ana/in/ Product 3eli-ery< G Este es el proceso de entrega de los productos& Es donde los productos #Productos Especiali)ados%6 +ue $an a ser utili)ados por los usuarios6 son entregados por los miem'ros del e+uipo& )errar un "royecto: )P ;)losin/ a Pro,ect< G Este proceso confirma la entrega de los productos 0 el 1efe de Pro0ecto prepara el cierre del pro0ecto&

6.9 %l %,ercicio del 3ia/rama

Este li'ro proporciona informacin so're el diagrama del Modelo de Procesos6 +ue puede usar para compro'ar sus conocimientos durante 0 al final del curso& Nuestro o'(eti$o con este e(ercicio es conseguir +ue sepa di'u(ar el diagrama completo& Si puede di'u(ar el diagrama 0 es capa) de rellenar tanto las notificaciones como los productos6 entonces ser2 capa) de responder a muc,as de las preguntas de la certificacin -oundation 0 Practitioner& /am'i:n es un 'uen e(ercicio para ,acer antes de un e>amen o en cual+uier momento6 cuando +uiera refrescar sus conocimientos de PRINCE2&

!ig ( ( *o+a de e+ercicios

Puede 'a(arse el diagrama 0 el e(ercicio en formato PE- en espa5ol en APRINCE2 in Spanis,B7 ,ttp7;;(lfr<prince2&'logspot&com;&

8. %l &odelo de Procesos de P'I()%*

8.$ Pre.Proyecto A &andato de Proyecto
Ramos a empe)ar por mirar lo +ue ocurre antes de comen)ar el pro0ecto& El Mandato de Pro0ecto pro$iene de una persona con autoridad dentro de la organi)acin& Puede ser conocido como una Asolicitud de pro0ectoB #Pro(ect Re+uest% o una Apropuesta de pro0ectoB #Pro(ect Proposal%6 pero el nom're +ue se le da en PRINCE2 es el de Mandato de Pro0ecto #Pro(ect Mandate%& Como se puede $er en el diagrama6 el Mandato de Pro0ecto proporciona la entrada #input% al proceso de Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU% 0 se crea antes de +ue empiece el pro0ecto& Ee ,ec,o6 el Mandato de Pro0ecto es el detonante para comen0ar el "royecto& 8 $eces6 un mandato de pro0ecto puede ser tan slo una orden6 un correo electrnico o una nota6 pero de'era ser con$ertido en un documento estructurado 0 de'era contener la informacin necesaria para a0udar a empe)ar el pro0ecto& Si el pro0ecto es parte de un "ro/rama6 entonces la ma0ora del tra'a(o de preparacin6 normalmente se ,ara en el proceso Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU% 0 pro'a'lemente sera suministrado por el programa& 8s +ue el proceso Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU% se encontrara en algunas ocasiones el entorno del programa&

!ig , " )andato de Proyecto

8.* )ontenido del &andato de Proyecto

El Mandato de Pro0ecto puede tener distintos formatos6 puede ser simplemente una orden6 una nota de una p2gina o un documento de die) p2ginas& El manual de PRINCE2 esta'lece +ue el Mandato de Pro0ecto de'e identificar al E(ecuti$o 0 al 1efe de Pro0ecto6 06 +ue el Mandato de Pro0ecto no es necesario +ue sea un documento& !tros datos +ue pueden incluirse en un Mandato de Pro0ecto7 G El o'(eti$o principal del pro0ecto& G El Caso de Negocio #9usiness Case%6 el cual descri'e las ra)ones para el pro0ecto

G El 8lcance del Pro0ecto #Pro(ect Scope% en t:rminos de alto ni$el& G *as e>pectati$as de calidad del cliente& G Informacin so're el cliente6 por e(emplo7 las me(ores pr2cticas para la documentacin de re+uisitos& G Informacin so're los pro0ectos relacionados +ue pueden proporcionar importante informacin& El proceso Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU% est2 listo para empe)ar una $e) +ue el documento del Mandato de Pro0ecto est2 terminado&

!ig , 2 Contenido del )andato de Proyecto

8.6 =U: Puesta en &arc7a de un Proyecto

8.6.$ Puesta en &arc7a de un Proyecto: tres entre/ables "rinci"ales
Este proceso tiene tres entrega'les principales7 3& El E>pediente del Pro0ecto #Pro(ect 9rief% +ue inclu0e un Caso de Negocio preliminar #9usiness Case outline%& 2& El dise5o 0 nom'ramiento del E+uipo de "estin del Pro0ecto #Pro(ect Management /eam%& P& El Plan de la -ase de Inicio #Initiation Stage Plan%& El proceso de Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU% puede ser 're$e& Su o'(eti$o es proporcionar una estructura para +ue el pro0ecto empiece con 'uen pie 0 +ue est: compuesto de seis acti$idades7 3& Nom'rar al E(ecuti$o 0 al 1efe de Pro0ecto& 2& Recopilar lecciones anteriores #a partir de pro0ectos pasados%& P& Nom'rar un E+uipo de "estin del Pro0ecto& N& Crear un 9usiness Case preliminar& 4& Seleccionar el Enfo+ue del Pro0ecto #Pro(ect 8pproac,% 0 crear el E>pediente del Pro0ecto& F& Planificar la fase de inicio&

8.6.* Acti-idades de comen0ar un "royecto

Acti-idad $: (ombrar al %,ecuti-o y al Jefe de Proyecto Esta acti$idad la reali)a la "estin Corporati$a o del Programa& Se asegura de +ue los me(ores candidatos sean seleccionados 0 +ue todas las partes est:n de acuerdo con las

responsa'ilidades 0 las descripciones de los puestos de tra'a(o& El E(ecuti$o 0 1efe de Pro0ecto tomar2n inmediatamente la responsa'ilidad del pro0ecto& Acti-idad *: 'eco"ilar lecciones anteriores El pro0ecto de'e aprender de pro0ectos anteriores6 de otras personas 0 de otras fuentes& Este es un punto mu0 importante en PRINCE2 0 uno de sus siete principios& El 1efe de Pro0ecto reistrar2 lecciones o conse(os en el 8rc,i$o Eiario #*essons *og% para su uso en el pro0ecto& Acti-idad 6: (ombrar un e2ui"o de /esti!n del "royecto El 1efe de Pro0ecto se encargar2 de crear la descripcin de los roles 0 de las responsa'ilidades6 inclu0endo el esfuer)o pre$isto para cada rol& El E(ecuti$o designar2 a las personas& Acti-idad 8: @usiness )ase "reliminar El E(ecuti$o crea un 9usiness Case preliminar& El 9usiness Case es un documento de mu0 alto ni$el 0 m2s adelante se ampliar2 para con$ertirse en un 9usiness Case completo& Por el momento6 esto le aporta $alor al negocio6 a los o'(eti$os de la empresa6 a la financiacin 0 a la informacin de riesgo& /am'i:n6 en esta acti$idad6 el 1efe de Pro0ecto crea la 3escri"ci!n del Producto del Proyecto #Pro(ect Product Eescription%6 para descri'ir el resultado o salida #output% principal del pro0ecto& Acti-idad 9: =eleccionar el %nfo2ue del Proyecto y crear el %B"ediente del Proyecto El 1efe de Pro0ecto e>amina la me(or manera de a'ordar el pro0ecto utili)ando todo el conocimiento disponi'le 0 tam'i:n ela'ora el documento %B"ediente del Proyecto& Oa ,a'laremos de de esto m2s tarde& Acti-idad C: Planificaci!n de la fase de inicio El 1efe de Pro0ecto crea un plan para la fase de inicio6 +ue ser2 la primera fase del pro0ecto& Este plan ser2 lo suficientemente detallado como para ser utili)ado como un plan diario por parte del 1efe de Pro0ecto& Se incluir2 informacin como6 o'(eti$os6 entrega'les6 costes6 tiempos6 etc&

8.8 =U: %nfo2ue del Proyecto

El o'(eti$o del %nfo2ue del Proyecto #Pro(ect 8pproac,% es reunir los datos necesarios +ue permitan al 1efe de Pro0ecto determinar cosas tales como el calendario 0 los costes del pro0ecto6 cmo el pro0ecto puede ser controlado 0 la forma de gestionar la calidad& Esto ser2 reali)ado por el 1efe de Pro0ecto con una gran cantidad de asesoramiento por parte de otras personas6 tales como e>pertos en la materia6 +ue pueden o no6 ser asignados al pro0ecto 0 +ue tienen los conocimientos necesarios&

!ig , ( Enfo'ue del Proyecto 8cciones del Enfo+ue del Pro0ecto7 G El Enfo+ue del Pro0ecto e>aminar2 la manera de a'ordar el pro0ecto consultando informacin e>istente con las siguientes preguntas7 G SE>isten pro0ectos similares para aprender de ellosT G SHu: otros conocimientos 0 ,a'ilidades se re+uieren para el pro0ectoT G SHu: normas se de'en utili)arT G SCu2les son las limitacionesT G SHu: capacitacin se re+uiereT G SSe pueden desarrollar algunas partes del pro0ecto en la empresa o se pueden su'contratarT G S@a0 +ue empe)ar a desarrollar desde cero o ,a0 +ue actuali)ar un producto 0a e>istenteT G SCmo se $a a ,acer el mantenimiento en el futuroT6 etc& G El 1efe de Pro0ecto decide so're el me(or enfo+ue para el pro0ecto 'as2ndose en todos los conocimientos disponi'les& G *a salida #output% del Enfo+ue del Pro0ecto se con$ertir2 en parte del %B"ediente del Proyecto&

8.9 =U: %laborar el %B"ediente del Proyecto

El documento E>pediente del Pro0ecto #Pro(ect 9rief% se utili)a para proporcionar la informacin necesaria para la 1unta de Pro0ecto para +ue sea utili)ado para decidir si el pro0ecto pasar2 a la siguiente fase6 +ue es la fase de inicio #Initiation Stage%& El 1efe de Pro0ecto genera el E>pediente del Pro0ecto usando la informacin 0a recopilada durante el proceso Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU%& *a informacin contenida en el documento de Mandato de Pro0ecto nos proporciona la principal orientacin 0 direccin para reali)ar el resumen del pro0ecto&

!ig , , E-pediente del Proyecto )ontenidos del %B"ediente del Proyecto El E>pediente del Pro0ecto contiene la siguiente informacin7 3& 3efinici!n del Proyecto6 +ue inclu0e7 G los antecedentes6 o'(eti$os del pro0ecto6 el alcance del pro0ecto6 las tolerancias6 los riesgos6 los resultados deseados6 los usuarios +ue tienen intereses en el pro0ecto& G los o'(eti$os del pro0ecto #+ue es el resultado deseado% 0 el alcance del pro0ecto se toman del documento de Mandato de Pro0ecto 0 se actuali)a& 2& Una descripcin detallada del Producto del Pro0ecto #Pro(ect Product% +ue inclu0e las e>pectati$as de calidad& P& Un 9usiness Case preliminar +ue inclu0e un resumen de los riesgos conocidos& N& El Enfo+ue del Pro0ecto& 4& Risin general de la estructura del e+uipo 0 la descripcin de los roles& Como se puede $er6 la 1unta de Pro0ecto 0a tendr2 una cantidad 'astante considera'le de informacin so're el pro0ecto cuando reci'an una copia del E>pediente del Pro0ecto&

8.C =U: Planificar la Fase de Inicio

8.C.$ Planificar las tareas de la Fase de Inicio
Planificar la -ase de Inicio es la ?ltima acti$idad del proceso Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU%& @a llegado la ,ora de ,acerse una pregunta7 SCu2l cree usted +ue es la principal diferencia entre los procesos Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU% e Iniciar un Pro0ecto #IP%T El proceso Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU% es la primera compro'acin para $er si ,a0 una ra)n de negocio para reali)ar el pro0ecto6 mientras +ue la -ase de Inicio planificar2 el pro0ecto& PRINCE2 recomienda reali)ar las siguientes tareas en esta acti$idad Planificar la -ase de Inicio7 3& Eefinir informes 0 mecanismos de control para la -ase de Inicio& 2& Crear el Plan de Fase #Stage Plan% e incluir la informacin relati$a al tiempo 0 los costes& P& Re$isar los riesgos en el 8rc,i$o Eiario #Eail0 *og% para e$aluar su impacto en la -ase de Inicio&

El Plan de Fase es creado por el 1efe de Pro0ecto6 es re$isado por el Usuario Principal 0 es apro'ado por el E(ecuti$o&

!ig , . /cti0idades de la !ase de Inicio

Una $e) +ue el E>pediente del Pro0ecto 0 el Plan de la -ase de Inicio est2n listos6 el 1efe de
Pro0ecto preguntar2 a la 1unta de Pro0ecto si se puede continuar con la -ase de Inicio& El nom're +ue PRINCE2 le da a esta accin es 4solicitud de inicio de un "royecto4& En el proceso Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU% se reali)an una gran cantidad de acti$idades6 pero si la orden para comen)ar el pro0ecto procede de un programa entonces la ma0ora de la informacin del E>pediente del Pro0ecto ,a'r2 sido proporcionada 0a por el programa& 8s +ue la ?nica acti$idad +ue ,a'ra +ue ,acer en este proceso sera la de crear el Plan de la -ase de Inicio& Como se puede $er en el diagrama #-igura N&4 8cti$idades de la fase de inicio%6 todos los documentos 0 la solicitud para proceder se en$an a la acti$idad de la 1unta de Pro0ecto +ue se denomina Dautori0ar inicio4&

8.C.6 3P: Autori0ar inicio

*a acti$idad autori)ar inicio es la primera acti$idad de la 1unta de Pro0ecto 0 es la primera decisin #tam'i:n llamado punto de control% +ue tienen +ue tomar& *a 1unta de Pro0ecto re$isar2 el %B"ediente del Proyecto 0 el Plan de Fase de Inicio6 se compro'ar2 si ,a0 un 9usiness Case 0 si $ale la pena ,acer el pro0ecto para la organi)acin& 8s +ue se 'uscar2 la siguiente informacin7 G *os o'(eti$os del pro0ecto 0 el alcance del pro0ecto& G *a Eescripcin del Producto del Pro0ecto #esto es importante para el Usuario Principal%& G 9usiness Case preliminar& G Risin general de los riesgos conocidos& G El Enfo+ue del Pro0ecto& G Risin general de la estructura del e+uipo 0 la descripcin de los roles& G Plan de la -ase de Inicio #entrega'les6 costes6 riesgos%

!ig , 1 /utori%ar inicio Si todo est2 correcto 0 la 1unta de Pro0ecto desea continuar6 entonces se emitir2 una autori)acin6 llamada Uautoridad para iniciar un pro0ectoU6 para +ue el pro0ecto pueda continuar a la fase de inicio&

8.: IP: Iniciar una Fase

8.:.$ Introducci!n al "roceso Iniciar un Proyecto
En los ttulos de este apartado se ,an utili)ado los t:rminos UIniciar una -aseU e UIniciar un Pro0ectoU& Puede parecer un poco confuso6 as +ue permtame e>plicarlo7 G Iniciar un Pro0ecto slo se refiere al proceso Iniciar un Pro0ecto #IP%& G Iniciar una -ase es m2s grande 0 se refiere a todo el tra'a(o +ue tiene +ue ser reali)ado en el proceso de Iniciar un Pro0ecto #IP% 0 al comien)o del proceso "estin de los *imites de -ase #S9%&

!ig , 2 !ase de Inicio

Como se puede $er en el diagrama #-igura N&F%6 el proceso Iniciar un Pro0ecto #IP% es iniciado por la 1unta de Pro0ecto& Este proceso en general es corto6 especialmente si se compara con el resto de los procesos del pro0ecto& Pero es +ui)2s la fase m2s importante6 0a +ue descri'e +u: tiene +ue ser ,ec,o por el pro0ecto 0 por lo tanto no de'e ,acerse con prisas& El propsito del proceso IP es entender el tra'a(o +ue ,a0 +ue ,acer para poder entregar los productos re+ueridos 0 poder crear el Plan de Pro0ecto& 8s +ue ,a0 una serie de 'uenas preguntas so're el pro0ecto6 estas son las m2s comunes7 G SCu2les son las ra0ones para ,acer el pro0ecto6 los beneficios 0 los ries/osT G El alcance7 SHu: se $a a ,acer 0 +u: noT G SCu2ndo se pueden entregar los productosT G SCmo garanti)ar +ue la calidad se lograr2T G SCmo ser2n identificados 0 seguidos los riesgos6 los pro'lemas 0 los cam'iosT G SCmo se adaptar2 PRINCE2 para adecuarse al pro0ectoT6 etc&

!ig , 3 Iniciar un Proyecto

8.:.* Proceso Iniciar un Proyecto . E Acti-idades

SHu: oc,o acti$idades cree usted +ue ,a'r2 a+uT Una 'uena forma de recordar es7 en primer lugar la creacin de los cuatro documentos estrat:gicos6 el Control del Pro0ecto #Pro(ect Control%6 Plan de Pro0ecto #Pro(ect Plan%6 el 9usiness Case 06 por ?ltimo6 reunir la Eocumentacin de Inicio del Pro0ecto7 PIE #Pro(ect Initiation Eocumentation%& Ramos a enumerar las acti$idades comentando so're cada una de ellas& 3& Preparar la Estrategia de "estin del Riesgo G esto $a a definir la forma de gestionar el riesgo durante el pro0ecto& 2& Preparar la Estrategia de "estin de la Configuracin G esto $a a definir la forma de gestionar los productos producidos durante el pro0ecto& P& Preparar la Estrategia de "estin de la Calidad G esto $a a definir la forma de garanti)ar la calidad durante el pro0ecto& N& Preparar la Estrategia de "estin de la Comunicacin G esto $a a definir cmo 0 cu2ndo el pro0ecto ser2 comunicado a los interesados& 4& Configurar el Control del Pro0ecto G esto $a a definir cmo la 1unta de Pro0ecto puede controlar el pro0ecto 0 cmo el 1efe de Pro0ecto puede controlar el tra'a(o reali)ado por los e+uipos6 etc&

F& Crear el Plan de Pro0ecto G el cual cu're los costes6 pla)os6 riesgos6 plan de calidad6 entrega'les6 etc&&& K& Refinar el 9usiness Case G lo cual significa completar el documento 9usiness Case& V& Reunir la Eocumentacin de Inicio del Pro0ecto #PIE%& G +ue significa6 recoger 0 reunir los documentos 0 la informacin de los documentos creados ,asta la fec,a en los procesos SU e IP& *o ?ltimo de todo +ue tiene +ue ,acer un 1efe de Pro0ecto en el proceso IP es en$iar una solicitud a la 1unta de Pro0ecto6 se trata de una solicitud para la entre/a del "royecto&

8.E IP: 3ocumentaci!n del Inicio del Proyecto ;PI3<

8.E.$ 3ocumentaci!n de Inicio del Proyecto
*a documentacin del inicio del pro0ecto se con$ierte en un conocimiento com?n de todos los puntos relacionados con el pro0ecto& Proporciona una 'ase slida para el pro0ecto6 ,ace +ue todas las partes tengan claro lo +ue el pro0ecto se propone alcan)ar 0 sus responsa'ilidades& 8s6 se esta'lece el +u:6 por +u:6 +ui:n6 cmo6 cu2ndo 0 cu2nto $a a costar el pro0ecto& *a documentacin proporciona la informacin necesaria para +ue la 1unta de Pro0ecto decida continuar con el pro0ecto& Si el pro0ecto continua6 entonces la Eocumentacin de Inicio del Pro0ecto ser2 la lnea 'ase #'aseline% o la $ersin6 en el sentido de +ue ser2 marcada con una fec,a #marca temporal%6 0 as podr2 ser utili)ada en el futuro6 para compro'ar el desempe5o del pro0ecto respecto a las pre$isiones originales& *a ?ltima tarea6 reali)ada por el 1efe de Pro0ecto en la fase de inicio6 es solicitar la entrega de pro0ecto& Esta solicitud ser2 en$iada a la 1unta de Pro0ecto&

8.E.* )ontenido de la 3ocumentaci!n de Inicio del Proyecto

*a Eocumentacin de Inicio del Pro0ecto es una coleccin +ue contiene la ma0ora de los documentos presentados ,asta la fec,a6 tanto en el proceso SU como en el IP& G En primer lugar tenemos el Enfo+ue del Pro0ecto 0 la definicin del pro0ecto +ue contiene una gran cantidad de informacin so're el pro0ecto 0 se e>trae del E>pediente del Pro0ecto& G *a Estructura del e+uipo de gestin del pro0ecto +ue inclu0e la descripcin de los roles& G El 9usiness Case +ue inclu0e la informacin del tiempo 0 coste del plan de pro0ecto& G *os cuatro documentos Estrat:gicos de "estin de la Calidad6 de la Configuracin6 del Riesgo 0 de la Comunicacin& G El Plan de Pro0ecto +ue contiene informacin a escala de tiempo6 costes6 necesidades de recursos6 los productos +ue ser2n creados6 los riesgos6 las tolerancias6 los controles6 la calidad6 etc& G El documento de Control del Pro0ecto6 +ue descri'e cmo el pro0ecto ser2 monitori)ado 0 controlado6 tolerancias entre los diferentes ni$eles de gestin6 el n?mero de fases6 && G O por ?ltimo6 Scmo fue adaptado PRINCE2 para adecuarse al pro0ectoT

!ig , 4 Contenido del PI5

8.F =@: 1esti!n de los >?mites de Fase des"us de la Fase de Inicio

8+u empie)a el proceso de "estin de los *imites de -ase #S9%6 este proceso ocurre normalmente despu:s de cada proceso Controlar una -ase #CS% o despu:s de cada fase& *os o'(eti$os para el proceso "estin de los *imites de -ase #S9% son7 G 8segurar a la 1unta de Pro0ecto +ue todos los productos son producidos 0 apro'ados en la fase& G Si se trata de un pro0ecto grande6 se puede crear un Informe de *ecciones #*essons Report% a partir del 8rc,i$o so're las *ecciones #*essons *og%& Esto es opcional& G Crear el Informe al -inal de -ase #End Stage Report%6 para mostrar lo +ue se ,a completado en la fase actual en comparacin con el Plan de -ase #Stage Plan%& G Crear el Plan de -ase Siguiente #Ne>t Stage Plan%&

!ig , "6 El proceso de Gesti#n de los 7mites de !ase despu8s de IP %ntradas: *as principales entradas #inputs% son7 G la Eocumentacin de Inicio del Pro0ecto para compararlo con el Plan de Inicio de -ase& G el Plan de Inicio de -ase& G 0 por supuesto todos los arc,i$os de registro #Calidad6 Cuestiones6 Riesgos%& =alidas: *as salidas #outputs% de lmites de las fases son7 G El Informe al -inal de -ase #un informe so're la fase aca'a de terminar6 la -ase de Inicio%& G El Plan de -ase Siguiente&

8.$G 3P: Autori0ar el Proyecto

Autori0ar el "royecto es el segundo punto de control 0 la segunda acti$idad de la 1unta de Pro0ecto& El final del inicio de fase es el desencadenante para la acti$idad Uautori)ar el pro0ectoU& *a 1unta de Pro0ecto confirma los o'(eti$os del pro0ecto 0 el alcance es claramente definido 0 entendido& Pueden decidir detener el pro0ecto6 pedir m2s informacin o dar autori)acin para +ue el pro0ecto contin?e& *a acti$idad Uautori)ar el pro0ectoU tiene las siguientes entradas 0 salidas7 %ntradas: G Eocumentacin de Inicio de pro0ecto& G Solicitud de la entrega de pro0ecto& =alidas7 Como se puede $er en el diagrama6 ,a0 una autori)acin6 una apro'acin 0 una notificacin G 8utori)acin7 autori)ar el pro0ecto para +ue el pro0ecto puede comen)ar& G 8pro'acin7 apro'ar la Eocumentacin de Inicio del Pro0ecto #PIE%& G Notificacin7 se notifica a la "estin Corporati$a o del Programa +ue el pro0ecto ,a comen)ado&

!ig , "" 5P9 /utori%ar el Proyecto

8.$$ )=: )ontrol de una Fase

El proceso de Control de una -ase #CS% es donde el 1efe de Pro0ecto ,ace la ma0or parte de su tra'a(o diario& Como se mencion anteriormente6 todos los o'(etos en color $erde suceden una sola $e) en una fase 0 un pro0ecto puede tener muc,as fases& /am'i:n se puede $er +ue la ma0ora de la acti$idad6 en el proceso Control de una -ase #CS%6 ocurre en el ni$el de gestin& El desencadenante para el proceso Control de una -ase #CS% pro$iene siempre de la acti$idad U8utori)ar una -ase o Plan de E>cepcinU6 acti$idad perteneciente a la 1unta de Pro0ecto& Cada proceso Control de una -ase #CS% termina por pro$ocar el proceso de "estin de los *imites de -ase #S9% esperado para la ?ltima fase6 el cual la ma0ora del tiempo es seguido directamente por el proceso Cierre de un Pro0ecto #CP%& 8 continuacin6 se descri'ir2n las relaciones entre Control de una -ase #CS% 0 la "estin de la Entrega de Productos #MP% 0 la acti$idad de AAutori0ar Plan de Fase o de %Bce"ci!nB&

!ig , "2 Control de una !ase

8.$* )=: )ontrol de una Fase A 1esti!n de la %ntre/a de Productos

8.$*.$ Asi/nar Traba,o a los %2ui"os utili0ando los Pa2uetes de Traba,o
El 1efe de Pro0ecto asigna los Pa+uetes de /ra'a(o #MP% a los 1efes de E+uipo& Un Pa+uete de /ra'a(o contiene informacin so're uno o m2s productos a desarrollar6 +ue inclu0e informacin como la descripcin de los productos6 la planificacin de datos6 restricciones6 etc6 0 esto se con$ierte en el acuerdo entre el 1efe de Pro0ecto 0 el 1efe de E+uipo& *a acti$idad U8utori)ar un Pa+uete de /ra'a(oU puede suceder muc,as $eces durante un solo proceso Control de una -ase #CS%& !tras tareas para el 1efe de Pro0ecto6 durante el proceso Control de una -ase #CS%6 son la de gestin de la calidad6 gestin del cam'io6 monitori)acin de riesgos6 tomar medidas correcti$as6 informes 0 comunicacin&

!ig , "( Gesti#n de la Entrega de Productos

8.$*.* +b,eti-os de 1esti!n de la %ntre/a de Productos

*os o'(eti$os de "estin de la Entrega de Productos #MP% son los siguientes7 G 8cordar los detalles del tra'a(o +ue ,a0 +ue reali)ar entre el 1efe de Pro0ecto 0 1efe de E+uipo 0 asegurarse de +ue el 1efe del E+uipo entiende lo +ue se de'e entregar& G @acer el /ra'a(o7 es decir6W el 1efe de E+uipo gestiona el desarrollo de los productos 0 toma las medidas necesarias para garanti)ar la calidad de cada producto& G Proporcionar informacin peridica al 1efe de Pro0ecto utili)ando los Informes del Punto de Control #C,ec.point Reports%& G Ee$ol$er el tra'a(o reali)ado al 1efe de Pro0ecto 0 o'tener la apro'acin para cada uno de los productos despu:s de +ue el tra'a(o est2 ,ec,o 0 la calidad compro'ada& )onse,o7 Para los pe+ue5os pro0ectos6 los miem'ros del e+uipo #los +ue ,acen el tra'a(o%6 tra'a(ar2n directamente para el 1efe de Pro0ecto6 por lo +ue no ,a'r2 necesidad de un 1efe de E+uipo 0 este proceso ser2 menos formal&

8.$6 &P: 1esti!n de la %ntre/a de Productos: =alidas

El proceso de gestin de la entrega del producto puede tener cuatro salidas +ue son7 El Plan del E+uipo #/eam Plan%6 el Informe de Punto de Control #C,ec.point Report%6 el Registro de Calidad #Hualit0 Register% 0 el Pa+uete de /ra'a(o #Mor. Pac.age% Completo& G Plan del %2ui"o7 Este plan es ela'orado por el 1efe de E+uipo en la acti$idad Uaceptar un pa+uete de tra'a(oU 0 se utili)a para planificar el tra'a(o +ue se lle$ar2 a ca'o por los miem'ros del e+uipo& G Informes de Punto de )ontrol7 Estos son los informes +ue salen de las reuniones regulares del e+uipo6 dirigidas por el 1efe de E+uipo6 0 entregados al 1efe de Pro0ecto& G 'e/istro de )alidad7 El Registro de Calidad se actuali)a a medida de cada producto es pro'ado6 despu:s de ,a'er sido desarrollado6 por los pro'adores& El Registro de Calidad tam'i:n es utili)ado por el 1efe de Pro0ecto para compro'ar el progreso& G Pa2uete de Traba,o )om"leto7 Este es el nom're dado al grupo de productos completos +ue son de$ueltos al 1efe de Pro0ecto&

!ig , ", :alidas de la Gesti#n de la Entrega de Productos

8.$8 )=: )ontrol de una Fase H Pro"orcionar direcci!n ad 7oc

El proceso Control de una -ase #CS% tiene dos salidas principales +ue son entradas para la acti$idad de la 1unta de Pro0ecto llamada Uproporcionar direccin ad ,ocU #direccin a medida%& Estas dos salidas son el Informe de Eesarrollo #@ig,lig,t Report% 0 el Informe de E>cepcin #E>ception Report%& /am'i:n ,a0 una entrada +ue $iene de la acti$idad Aproporcionar direccin ad ,ocB6 +ue es 8sesoramiento #"uidance and 8d$ice%& Ramos a e>plicarlos a continuacin& %l Informe de 3esarrollo G Se trata de un informe peridico so're los progresos en la fase& Es creado por el 1efe de Pro0ecto 0 en$iado a la 1unta de Pro0ecto de forma peridica6 por e(emplo7 cada dos semanas& G En el informe se refle(a un resumen de la fase contra el plan de la fase 0 tam'i:n informacin so're las tolerancias6 los pro'lemas potenciales6 los productos aca'ados6 los pr>imos pa+uetes de tra'a(o6 las acciones correcti$as6 etc& %l Informe de %Bce"ci!n G Este informe slo se crea si la fase actual no $a a terminar de acuerdo con el plan de la fase 0 dentro de las tolerancias6 por lo +ue el 1efe de Pro0ecto de'e a$isar a la 1unta de Pro0ecto& G El Informe de E>cepcin ofrece una $isin general de por +u: es pro'a'le +ue la fase se salga de la tolerancia 06 a continuacin inclu0e diferentes opciones para poner el pro0ecto de nue$o en marc,a 0 e$al?a el impacto en el caso de negocio6 0a +ue este pro'lema ser2 mu0 pro'a'le +ue aumente el coste del pro0ecto& G El 1efe de Pro0ecto recomienda una de las opciones en el Informe de E>cepcin para la 1unta de Pro0ecto& Nota7 Si la 1unta de Pro0ecto est2 de acuerdo con el Informe de E>cepcin #si est2n de acuerdo con las opciones recomendadas o con algunas de las otras opciones% solicitar2n un Plan de %Bce"ci!n6 +ue sustituir2 al actual Plan de -ase 0 por lo tanto permitir2 +ue el 1efe de Pro0ecto complete la fase actual&

!ig , ". :alidas de Control de una !ase Asesoramiento G *a 1unta de Pro0ecto puede proporcionar asesoramiento en cual+uier momento durante el pro0ecto& G Esto tam'i:n puede ser una respuesta a alguna cuestin +ue pueda ser planteada por el 1efe de Pro0ecto en el Informe de Eesarrollo&

8.$9 )=: Acti-idades diarias del Jefe de Proyecto

8ntes de pasar al proceso de "estin de los *imites de -ase #S9%6 ec,emos un $ista)o a las diferentes acti$idades6 +ue reali)a el 1efe de Pro0ecto6 en el proceso Controlar de una -ase #CS%& @a0 oc,o acti$idades en Control de una -ase #CS% 0 se di$iden en tres partes6 las cuales6 tam'i:n descri'en +u: es lo +ue ,ace el 1efe de Pro0ecto7 3& !cuparse de los Pa+uetes de /ra'a(o #Mor. Pac.age%& 2& Reali)ar el Seguimiento 0 los Informes #Monitoring and Reporting%& P& !cuparse de las Cuestiones 0 de los Riesgos #Issues and Ris.s%& G *as acti$idades del Pa+uete de /ra'a(o son7 < Autori0ar un Pa2uete de Traba,o: significa asignar 0 acordar el tra'a(o con el 1efe de E+uipo6 as6 el 1efe de E+uipo sa'r2 lo +ue tiene +ue ,acer6 podr2 crear su plan de e+uipo6 etc& < 'e-isar el estado del Pa2uete de Traba,o: compro'ar el progreso del Pa+uete de /ra'a(o6 esto se reali)a le0endo los Informes de Progreso 0 el Registro de Calidad& < 'ecibir Pa2uetes de Traba,o com"letos: consiste en reci'ir los productos terminados por parte del 1efe de E+uipo 0 confirmar +ue ,a sido re$isada su calidad 0 guardados tal 0 como se descri'e en el documento de gestin de la configuracin& G *as acti$idades de seguimiento 0 presentacin de informes son7 < 'e-isar el estado de la fase: comparar continuamente el estado de la fase con el plan de fase6 as se puede $er si la fase sigue en lnea 0 si ,a0 algo +ue pueda afectarlo& < Informe de 3esarrollo: crear informes peridicos para la 1unta de Pro0ecto para ,acerles sa'er lo 'ien +ue $a la fase de acuerdo con el plan&

!ig , "1 C:9 /cti0idades diarias del ;efe de Proyecto G *as acti$idades de los cuestiones 0 riesgos son7 < 'e/istrar y eBaminar cuestiones y ries/os: Cual+uier persona puede plantear una cuestin 0 el 1efe de Pro0ecto de'e (untarlos 0 re$isarlos& Re$isarlos tam'i:n inclu0e clasificarlos 0 e$aluar el impacto de cada cuestin& < Presentar eBce"ciones sobre cuestiones y ries/os: Si ,a0 pro'lemas +ue informar o si se espera +ue la fase se salga de las tolerancias6 entonces se crea un Informe de E>cepcin 0 se en$a a la 1unta de Pro0ecto& < >le-ar a cabo rectificaciones7 Normalmente se suelen adoptar rectificaciones o medidas correcti$as cuando ,a0 +ue reali)ar tra'a(os e>tra para resol$er una cuestin 0 +ue la fase pueda permanecer dentro de la tolerancia& Como se puede $er +ue 0a se ,an cu'ierto cuatro de estas acti$idades en las diapositi$as anteriores& Un comentario final6 estas acti$idades pueden ser reali)adas $arias $eces por el 1efe de Pro0ecto 0 no ,a0 un orden esta'lecido&

8.$C =@: 1esti!n de los >?mites de Fase

8.$C.$ 1esti!n de los >?mites de Fase y +b,eti-os
El proceso de "estin de los *mites de -ase #S9% proporciona la informacin a la 1unta de Pro0ecto so're el estado actual del pro0ecto al final de cada fase& Este proceso ocurre despu:s de +ue todo el tra'a(o6 en el actual "lan de fase6 se ,a0a completado 0 antes de +ue la pr>ima fase pueda comen)ar& >os +b,eti-os de los >?mites de Fase *os o'(eti$os de este proceso son7 G Confirmar a la 1unta de Pro0ecto +u: productos ,an sido producidos en la fase actual 0 documentarlos en el plan de fase 0 tam'i:n actuali)ar el Plan de Proyecto para mostrar lo +ue se ,a ,ec,o ,asta a,ora 0 pre$er la planificacin para la siguiente fase& < Como puede $er6 el Plan de Pro0ecto es un documento $i$o #mantenido diariamente%& G Proporcionar a la 1unta de Pro0ecto informacin6 de manera +ue puedan7 < E$aluar la $ia'ilidad del pro0ecto7 la compro'acin de +ue toda$a $ale la pena ,acerlo& < 8pro'ar la fase de conclusin7 +ue es la apro'acin de la etapa #+ue se aca'a de ,acer%&

< O autori)ar el inicio de la siguiente fase&

!ig , "2 Ob+eti0os y salidas de la Gesti#n de los 7mites de !ase /am'i:n es necesario registrar cual+uier informacin o las lecciones6 +ue puedan a0udar en las fases posteriores del pro0ecto o de otros pro0ectos6 0 actuali)ar a+uellos documentos a los +ue llamamos documentos din2micos como el 9usiness Case6 Registro de Riesgos6 Registro de Cuestiones 0 el Plan del Pro0ecto& Si se espera +ue la fase se salga de la tolerancia6 entonces se crea un Plan de %Bce"ci!n6 0 se le entrega a la 1unta de Pro0ecto&

8.$C.* =alidas de la 1esti!n de los >?mites de Fase ;=@<

*as principales salidas de la "estin de los *mites de -ase son el Informe al Final de Fase #End Stage Report%6 el Plan de la Fase =i/uiente #Ne>t Stage Plan%6 0 la actuali)acin del Plan de Proyecto #Pro(ect Plan% 0 el @usiness )ase& O como 0a sa'emos6 el Plan de %Bce"ci!n #E>ception Plan%6 +ue podr2 ser creado en lugar del Plan de la -ase Siguiente& G El Informe al Final de Fase nos proporciona un informe detallado6 so're los resultados de la fase actual6 comparando el rendimiento de la fase6 con el plan de fase original utili)ado al comien)o de la fase& G El Plan de la Fase =i/uiente es un plan detallado6 del da a da6 para la siguiente fase 0 de'e ser apro'ado por la 1unta de Pro0ecto& G El plan de fase para la fase siguiente6 se crea cerca del final de la fase actual6 de modo +ue esto significa +ue el proceso de "estin de los *mites de -ase #S9% comien)a antes del final del proceso Control de una -ase #CS%& G El Plan de Proyecto se ,a actuali)ado para incorporar el progreso actual de la fase actual6 tam'i:n de'era incluir la planificacin de pre$isin para la siguiente fase 0 de'e actuali)ar los datos de tiempo 0 costes& G El @usiness )ase7 El final de cada etapa6 es un 'uen momento para actuali)ar el 9usiness Case 0 compro'ar si el pro0ecto sigue siendo $ia'le6 0 $ale la pena ,acerlo& *a 1unta de Pro0ecto6 tam'i:n est2 interesada en sa'er +ue los 'eneficios del pro0ecto6 toda$a se pueden reali)ar dentro de los par2metros acordados de tiempo6 coste6 calidad6 riesgos 0 alcance& G El Plan de %Bce"ci!n7 este plan slo se crea cuando la fase actual6 $a m2s all2 de su

ni$el de tolerancia #por e(emplo7 tardar un 34L m2s de lo pre$isto% 0 el 1efe de Pro0ecto de'e6 por lo tanto6 o'tener la autori)acin para completar la fase actual&

8.$: 3P: Autori0ar Plan de Fase o de %Bce"ci!n

8.$:.$ Autori0ar Plan de Fase o de %Bce"ci!n
8utori)ar Plan de -ase o de E>cepcin6 es otro punto de control importante para la 1unta de Pro0ecto& *a 1unta6 re$isar2 los datos proporcionados por el 1efe de Pro0ecto 0 decidir2 si el pro0ecto de'e continuar a la siguiente fase&

!ig , "3 /utori%ar Plan de !ase o de E-cepci#n *a 1unta de Pro0ecto6 ,ar2 lo siguiente7 G Comparar los resultados actuales6 de la fase actual6 contra el plan de fase& G Controlar la reali)acin del pro0ecto ,asta la fec,a& Se puede utili)ar para esta tarea6 como referencia6 el Plan de Pro0ecto& G E$aluar el Plan de la -ase Siguiente& G Compro'ar el resumen de riesgos& G Re$isar el 9usiness Case6 se compro'ar2 si el 9usiness Case sigue siendo $2lido& G 8seg?rese de +ue las lecciones est2n siendo aprendidas 0 +ue se utili)ar2n en las fases futuras G O6 por ?ltimo6 puede optar por dar su apro'acin para el pr>imo Plan de -ase6 esta es la autori)acin para la siguiente fase6 para iniciar o apro'ar el Plan de E>cepcin& =u/erencia "ara los "royectos "e2ue#os7 Para los pro0ectos pe+ue5os6 este proceso puede ser muc,o menos formal& Por e(emplo7 El 1efe de Pro0ecto puede organi)ar una reunin con el E(ecuti$o 0 las acti$idades mencionadas se lle$ar2n a ca'o durante la reunin&

8.$:.* Planes de %Bce"ci!n H Acti-idad: Autori0ar Plan Fase o de %Bce"ci!n

Si el plan presentado a la 1unta de Pro0ecto es un Plan de %Bce"ci!n 0 no un Plan de la -ase Siguiente6 entonces la 1unta de Pro0ecto reali)ar2 las tareas normales en la acti$idad Uautori)ar plan de fase o de e>cepcinU6 pero el "lan +ue se apro'ar2 ser2 el Plan de %Bce"ci!n6 si desean +ue para la fase actual sea completado& El 1efe de Pro0ecto se puede $ol$er atr2s 0 completar la fase actual&

8.$:.6 Iltimo "roceso )ontrol de una Fase

Normalmente6 el pro0ecto continuara a la siguiente fase 0 este ciclo continuara ,asta +ue

todas las fases ,u'ieran sido completadas 0 los productos necesarios ,u'ieran sido creados& 8s +ue suponemos6 +ue ,emos ,ec,o una serie de fases 0 el pro0ecto pasar2 del proceso de Control de una -ase #CS% ,acia el proceso Cierre de un Pro0ecto #CP%6 el proceso de "estin de los *imites de -ase #S9% no suele utili)arse al final de la ?ltima fase #un Plan de E>cepcin de'e ser creado%&

8.$E )P: )ierre de un Proyecto: Introducci!n y +b,eti-os

8.$E.$ )ierre de un Proyecto y )ierre Prematuro
Normalmente6 un pro0ecto se cierra despu:s de +ue todos los productos ,an sido creados 0 entregados& El proceso Cierre de un Pro0ecto #CP%6 se con$ierte en parte de la ?ltima fase6 0 el 1efe de Pro0ecto tomar2 las medidas necesarias6 para preparar el cierre del pro0ecto6 pero solamente la 1unta de Pro0ecto puede cerrar un pro0ecto&

!ig , "4 Cierre de un Proyecto /am'i:n es importante se5alar6 +ue la 1unta de Pro0ecto puede decidir cerrar el pro0ecto antes de +ue ,a0amos llegado al final del mismo6 se conoce como )ierre Prematuro del pro0ecto& Esto puede ocurrir en cual+uier momento durante el pro0ecto6 por e(emplo7 la 1unta de Pro0ecto podra darse cuenta +ue el aspecto comercial 0a no es $2lido6 como el precio de mercado de dic,o producto6 se ,a reducido en un PCL6 o +ue ,a ,a'ido un cam'io en la legislacin $igente6 lo +ue reducira el tiempo de $ida futura del producto& Un final de pro0ecto claro6 es necesario para e$itar el desperdicio de recursos 0 no permitir +ue el pro0ecto se eternice& /am'i:n proporciona la oportunidad a la 1unta de Pro0ecto para re$isar el pro0ecto contra de la Plan de Pro0ecto inicial #Initial Pro(ect Plan%&

8.$E.* +b,eti-os del )ierre de un Proyecto

El 1efe de Pro0ecto lle$a a ca'o la la'or de cierre del pro0ecto 0 los o'(eti$os son7 G Rerificar +ue todos los productos re+ueridos ,an sido entregados 0 aceptados& G "uardar todas las lecciones aprendidas en el Informe so're las *ecciones #*essons Report%6 0a +ue esta informacin puede ser mu0 $aliosa para futuros pro0ectos& G 8segurar +ue los productos tendr2n un soporte adecuado despu:s del cierre del pro0ecto& G Entrega de los productos a los clientes como se descri'e en el documento de Estrategia de "estin de la Configuracin& G E$aluar el pro0ecto6 mediante la comparacin de los o'(eti$os del pro0ecto con los logros alcan)ados6 0 crear el Informe al -inal de Pro0ecto #End Pro(ect Report%&

G E$aluar los 'eneficios conseguidos 0 planificar una re$isin de los 'eneficios +ue se conseguir2n despu:s de completar el pro0ecto&

8.$F )P: =alidas del )ierre de un Proyecto

8.$F.$ =alidas del )ierre de un Proyecto
El diagrama del Cierre de un Pro0ecto6 muestra +ue el 1efe de Pro0ecto proporciona algunos documentos a la 1unta de Pro0ecto6 0 otros documentos para el grupo de 8po0o al Pro0ecto #Pro(ect Support%6 +ue prestar2 soporte a los productos una $e) +ue el pro0ecto ,a0a sido terminado& *os documentos entregados a la 1unta de Pro0ecto son7 G El Informe al Final del Proyecto #End Pro(ect Report7 EPR%6 es escrito por el 1efe de Pro0ecto 0 compara el pro0ecto con la Eocumentacin de Inicio del Pro0ecto #Pro(ect Initiation Eoumentation7 PIE%& G El Informe sobre las >ecciones #*essons Report7 *R%6 a+u se registran lecciones o e>periencias ?tiles6 +ue se aprendieron durante el pro0ecto6 0 +ue podran aplicarse a futuros pro0ectos& G !tros documentos entregados a la 1unta de Pro0ecto son7 Plan de Pro0ecto #Pro(ect Plan7 PP%6 +ue ,a sido mantenido ,asta la fec,a durante el pro0ecto6 Plan de Re$isin de 9eneficios #9enefits Re$iew Plan7 9RP% 0 el 'orrador del documento Notificacin de Cierre de Pro0ecto #Pro(ect Closure Notification%&

!igura , 26 :alidas del Cierre de un Proyecto El 1efe de Pro0ecto proporciona al grupo de 8po0o al Pro0ecto lo siguiente7 G *as Acciones a 'eali0ar 'ecomendadas #-ollow<on 8ctions Recommendations7 -8R%6 este es un documento6 +ue inclu0e informacin so're las cuestiones pendientes6 +ue se ,an tomado de los Registros de 'ies/os y )uestiones 0 re+uiere la reali)acin de acciones despu:s de +ue el pro0ecto ,a0a finali)ado& G El 1efe de Pro0ecto tam'i:n proporcionar2 informacin so're el producto6 inclu0endo las Fic7as de %lementos de )onfi/uraci!n #Configuration Item Records7 CIR% para cada producto6 al grupo de 8po0o al Pro0ecto&

8.$F.* Iltimas Acciones del Jefe de Proyecto en el )ierre de un Proyecto

El 1efe de Pro0ecto primero de'e cerrar los tres arc,i$os de Registro #Cuestiones6 Riesgos 0 Calidad% 0 el 8rc,i$o Eiario& El 1efe de Pro0ecto tam'i:n crear2 el 'orrador de un documento de notificacin de cierre de pro0ecto para la 1unta de Pro0ecto6 este ser2 el documento de notificacin +ue se en$iar2 m2s tarde a los interesados6 por la 1unta de Pro0ecto6 una $e) +ue ,a0an decidido cerrar el pro0ecto& *a ?ltima cosa +ue el 1efe de Pro0ecto ,ar2 es la 'ecomendaci!n de )ierre de Proyecto a la 1unta de Pro0ecto6 esto slo puede ,acerse una $e) +ue todas las dem2s acti$idades del cierre del pro0ecto se ,an reali)ado&

8.*G 3P: Autori0ar el )ierre de un Proyecto

8.*G.$ Acti-idades de la Junta de Proyecto en 4Autori0ar )ierre de un Proyecto4
Cerrar un pro0ecto correctamente es responsa'ilidad de la 1unta de Pro0ecto6 mientras +ue el 1efe de Pro0ecto6 preparar2 0 proporcionar2 a la 1unta de Pro0ecto la ma0ora de la informacin re+uerida&

!ig , 2" /utori%ar el Cierre de un Proyecto PRINCE2 recomienda las siguientes acciones a la 1unta de Pro0ecto7 3& Re$isar el Informe de fin de pro0ecto6 0 compararlo con el plan original& 2& Confirmar +ui:n de'e reci'ir el documento FA'6 por e(emplo7 el personal responsa'le del mantenimiento& P& E>aminar el Informe so're las *ecciones para +ue :stas puedan 'eneficiar a pro0ectos futuros& N& Confirmar +ue los productos ,an sido entregados6 confirmar la aceptacin del usuario 0 confirmar el mantenimiento para cada producto& 4& Re$isar 0 apro'ar el @'P6 para compro'ar +ue los 'eneficios continuar2n despu:s de +ue el pro0ecto se cierre& F& Confirmar +ue el pro0ecto ,a cumplido el 9usiness Case6 mediante la comparacin del 9usiness Case actual con el original6 comparando los 'eneficios6 costes6 riesgos6 renta'ilidad #Return !n In$estment7 R!I%6 etc&

8.*G.* =alidas de la Acti-idad 4Autori0ar )ierre del Proyecto4

E>isten tres salidas para la acti$idad Aautori)ar el cierre del pro0ectoB7 3& Eistri'uir el Informe so're las *ecciones a las personas apropiadas6 para +ue est: disponi'le para futuros pro0ectos7 por e(emplo7 mand2rselo a la !ficina de Pro0ectos #Pro(ect !ffice%& 2& Eistri'uir el documento -8R a las personas +ue $an a mantener los productos despu:s del pro0ecto& P& O lo ?ltimo de todo6 es +ue la 1unta de Pro0ecto distri'uir2 la notificacin del cierre del pro0ecto6 +ue dar2 a conocer a todos los interesados +ue el pro0ecto terminar2 en una fec,a determinada& Esta notificacin es la misma notificacin de cierre de pro0ecto +ue fue redactada por el 1efe de Pro0ecto& Eso es todo6 el Pro0ecto est2 cerrado&

5. Res men
5.1. Res men del c rso
8ca'amos de completar el curso del Modelo de Procesos de PRINCE2& El o'(eti$o era mostrar lo siguiente7 G Proporcionar una $isin general de alto ni$el del AModelo de Procesos de PRINCE2B7 un resumen de cmo funciona un pro0ecto de PRINCE2& G Utili)ar colores para mostrar +u: acti$idades se reali)an slo una $e) en el pro0ecto6 slo una $e) en cada fase6 muc,as $eces en cada fase6 etc& G Mostrar cmo se inicia un pro0ecto 0 cu2les son los siguientes pasos en el pro0ecto& G Mostrar cu2ndo 0 +u: documentos necesitan ser creados 0 por +ui:n& G Mostrar cmo el pro0ecto $a desde su puesta en marc,a ,asta el inicio6 a tra$:s de las fases& G Mostrar la relacin entre los procesos #por e(emplo7 las salidas #outputs% de un proceso son las entradas #inputs% de otro%& G Mostrar las acti$idades tpicas del 1efe de Pro0ecto6 esta parte fue cu'ierta principalmente en el proceso Control de una -ase #CS%& G Mostrar cmo el proceso de "estin de la Entrega de Productos #MP% interact?a con el Control de una -ase #CS%& G Mostrar cmo la 1unta de Pro0ecto interact?a 0 controla el pro0ecto& G O por ?ltimo6 mostrar cmo se cierra un pro0ecto&

Fig. 5.1 El diagrama del Modelo de Procesos de PRINCE2

*e sugiero +ue lea este li'ro un par de $eces o escuc,e la $ersin ApodcastB& Si usted desea poner a prue'a sus conocimientos6 a continuacin lea algunas de las preguntas en la pr>ima seccin U8prender a tra$:s de PreguntasU& *as preguntas tam'i:n est2n disponi'les en formato ApodcastB& /am'i:n puede practicar 0 ponerse a prue'a rellenando las ,o(as de e(ercicios del Modelo de Procesos&

!. "#render a $ra%&s de Preg n$as.

!.1 In$rod ccin
9ien$enidos a la seccin del curso6 en la +ue aprender2 el Modelo de Procesos de PRINCE2 a tra$:s de preguntas& En esta seccin podr2 encontrar preguntas 0 respuestas so're el Modelo de Procesos PRINCE2& Es una 'uena manera de compro'ar sus conocimientos so're el Modelo de Procesos de PRINCE26 de ,ec,o6 si usted tiene una 'uena comprensin del Modelo de Procesos PRINCE26 puede f2cilmente seguir el curso de 2 das para la formacin -oundation en lugar de la formacin de P das6 +ue de'e ser apro>imadamente un PCL m2s cara& Risite nuestro sitio we' con una lista de academias donde usted puede contratar el curso -oundation de 2 das& *e ofrecemos este curso6 el UModelo de Procesos PRINCE2U6 en una serie de formatos +ue se pueden o'tener en el sitio we'7 ,ttp7;;www&mgmtpla)a&com& *os formatos disponi'les son7 G El podcast #en ingl:s%& G 8prender a tra$:s de preguntas6 formato podcast #en ingl:s%& Si usted tiene alguna duda o pregunta puede ponerse en contacto conmigo en fran.='i)nessacadem0&com&

!.2 "cerca de a#render a $ra%&s de #reg n$as

Utili)amos la t:cnica de Aaprender a tra$:s de preguntasB en nuestra formacin6 como la me(or manera de compro'ar sus conocimientos6 prepararse para un e>amen de PRINCE2 0 aprender al mismo tiempo& En el formato ApodcastB de aprender a tra$:s de preguntas6 escuc,ar2 una pregunta6 le permitir2 ,acer una pausa para pensar en la respuesta 06 a continuacin6 puede escuc,ar la respuesta 0 compararla con la su0a& Eependiendo de la pregunta6 a $eces tam'i:n se le proporciona informacin adicional para e>plicar la respuesta6 esto le asegura seguir aprendiendo& *a ma0ora de las personas +ue est2n familiari)adas con la formacin a tra$:s de ApodcastB o +ue +uieren practicar las preguntas para prepararse el e>amen6 encontraran en aprender a tra$:s de preguntas una 'uena manera de ,acerlo& Sugerencia7 *e aconse(amos +ue tenga una copia a color del diagrama del Modelo de Procesos6 al escuc,ar o leer estas preguntas por primera $e)6 por+ue muc,as de las respuestas se pueden $er en el diagrama del Modelo de Procesos& Espero +ue disfruten del m:todo aprender a tra$:s de preguntas&

'. "#render a $ra%&s de Preg n$as

PG$: )u5ntos ni-eles tiene la +r/ani0aci!n del Proyecto P'I()%* y cu5ntos ni-eles tiene el %2ui"o de 1esti!n del Proyecto P'I()%* RC37 *a !rgani)acin del Pro0ecto consta de cuatro ni$eles 0 el E+uipo de "estin del Pro0ecto tiene tres ni$eles& *a diferencia est2 en el ni$el de "estin Corporati$a o del Programa6 +ue es el ni$el superior en la !rgani)acin del Pro0ecto6 pero el ni$el superior en el e+uipo del pro0ecto es la 1unta de Pro0ecto& Jc,ele un $ista)o al diagrama de la organi)acin& PG*: Qu "asa con el e2ui"o del "royecto una -e0 2ue el "royecto 7a terminado RC27 El e+uipo del pro0ecto es una estructura temporal +ue se crea para el pro0ecto6 por lo +ue una $e) +ue el pro0ecto termina el e+uipo del pro0ecto se disuel$e& PG6: )u5l es la diferencia entre la %structura de 1esti!n del Proyecto y el %2ui"o de 1esti!n del Proyecto RCP7 *a Estructura de "estin del Pro0ecto se refiere a la !rgani)acin PRINCE2 en s misma 0 muestra los cuatro ni$eles6 mientras +ue el E+uipo de "estin del Pro0ecto se refiere al e+uipo del pro0ecto6 el cual tiene tres ni$eles& PG8: (ombre los cuatro ni-eles en una %structura de 1esti!n del Proyecto, tambin conocida como la D+r/ani0aci!n P'I()%*J. RCN7 *os cuatro ni$eles en una estructura de gestin del pro0ecto son7 X "estin Corporati$a o del Programa6 X 1unta de Pro0ecto6 X 1efe de Pro0ecto6 X 1efe de E+uipo& PG9: (ombre los tres ni-eles en un %2ui"o de 1esti!n del Proyecto y di/a 2u ni-el no es obli/atorio. RC47 *os tres ni$eles son la 1unta de Pro0ecto6 el 1efe de Pro0ecto 0 el 1efe de E+uipo& 8lgunos pro0ectos m2s pe+ue5os pueden no tener 1efe de E+uipo6 por lo tanto6 los miem'ros del e+uipo informar2n directamente al 1efe de Pro0ecto& 8s6 +ue podemos decir +ue un e+uipo de pro0ecto puede tener dos o tres ni$eles& PGC: Qu si/nifica P&+ RCF7 PM! significa APro(ect Management !fficeB o AProgramme Management !fficeB +ue en espa5ol se traduce como !ficina de "estin de Pro0ectos u !ficina de "estin de Programas& /am'i:n se le dan otros nom'res como !ficina de Pro0ectos6 !ficina de Programas& PG:: Finalice la frase: 4Un "ro/rama es un /ru"o deK4. RCK7 UUn programa es un grupo de pro0ectos relacionadosU& PGE: (ombre los tres roles de la Junta de Proyecto. RCV7 *os tres roles de 1unta de Pro0ecto son7 El E(ecuti$o6 el Usuario Principal 0 el Pro$eedor Principal& PGF: Quin es res"onsable del Bito del "royecto y tiene la autoridad necesaria "ara tomar las decisiones y a"robar todos los "lanes de "royecto Tambin de a"robar la finali0aci!n de cada eta"a y autori0ar el comien0o de la si/uiente. RCD7 *a 1unta de Pro0ecto& P$G: Quin re"resenta los intereses comerciales del "royecto y es due#o del @usiness )ase R3C7 El E(ecuti$o& P$$: Quin es normalmente res"onsable del dise#o y desi/naci!n del %2ui"o de 1esti!n del Proyecto R337 El E(ecuti$o es responsa'le del dise5o 0 designacin del E+uipo de "estin del Pro0ecto6 inclu0endo el resto de la 1unta de Pro0ecto&

P$*: Qu ni-el de la or/ani0aci!n se encuentra fuera del %2ui"o de Proyecto y es res"onsable de encar/ar el "royecto R327 *a "estin Corporati$a o del Programa es la responsa'le de encargar el pro0ecto 0 tam'i:n de nom'rar la 1unta de Pro0ecto& P$6: Quin re"resenta los intereses de los usuarios en la Junta de Proyecto y es res"onsable de la es"ecificaci!n de los "roductos re2ueridos R3P7 El Usuario Principal6 +ue tam'i:n es responsa'le de compro'ar +ue los productos finales cumplan las especificaciones re+ueridas& P$8: Quin determina los beneficios "re-istos en el comien0o del "royecto e informa a la Junta de Proyecto sobre los beneficios 2ue se est5n consi/uiendo durante el "royecto R3N7 El Usuario Principal& El Plan de Re$isin de 9eneficios es mantenido por el 1efe de Pro0ecto6 pero el Usuario Principal es responsa'le de mantener a la 1unta al da& P$9: Quin re"resenta los intereses de a2uellos 2ue dise#an, desarrollan, instalan e im"lementan los "roductos de los "royectos R347 El Pro$eedor Principal6 puede ser una persona interna o de fuera de la compa5a& P$C: Qu dos roles de la Junta de Proyecto se "ueden asi/nar a una sola "ersona R3F7 *os roles de E(ecuti$o 0 Usuario Principal& Por e(emplo7 *a direccin de un departamento +ue $a0a a usar el producto final puede decidir como E(ecuti$o 0 como Usuario Principal& Esto significa +ue una 1unta de Pro0ecto puede tener un mnimo de dos personas& P$:: Quin diri/e el "royecto en nombre de la Junta de Proyecto R3K7 El 1efe de Pro0ecto e(ecuta el pro0ecto en nom're de la 1unta& *a 1unta tiene la responsa'ilidad de crear los productos necesarios6 para la calidad re+uerida6 dentro de los tiempos 0 costes especificados& P$E: 3i/a al/unas de las 7abilidades 2ue un Jefe de Proyecto debe tener y cu5les de estas 7abilidades son utili0adas con m5s frecuencia. )onse,o: Piense en los temas P'I()%*. R3V7 El 1efe de Pro0ecto de'e tener muc,as ,a'ilidades6 en campos como7 comunicacin6 gestin de costes6 calidad6 gestin del cam'io6 an2lisis de re+uerimientos o necesidades de usuario6 planificacin6 gestin del control6 instalacin o implantacin6 an2lisis de riesgos6 etc& *a comunicacin suele ocupar m2s del KCL del tiempo de los 1efes de Pro0ecto& P$F: )u5l de los si/uientes roles en un e2ui"o de "royecto no es obli/atorio, el %,ecuti-o, el Usuario Princi"al, el Pro-eedor Princi"al, el Jefe de Proyecto o el Jefe de %2ui"o R3D7 En los pro0ectos m2s pe+ue5os el 1efe del E+uipo no es o'ligatorio& 8s +ue los miem'ros del e+uipo +ue crean los productos pueden informar directamente al 1efe de Pro0ecto& *as otras cuatro funciones son todas o'ligatorias& P*G: Puede el Jefe de Proyecto ser miembro de la Junta de Proyecto R2C7 No6 el 1efe de Pro0ecto no puede ser un miem'ro de la 1unta& P*$: Quin tiene la res"onsabilidad de crear los "roductos 2ue le fueron asi/nados en los Pa2uetes de Traba,o "or el Jefe de Proyecto R237 El 1efe de E+uipo tiene esa responsa'ilidad6 0 tam'i:n la de presentar informes peridicos so're la situacin de su progreso& Esto permite +ue el 1efe de Pro0ecto pueda super$isar su tra'a(o& P**: Puede el Jefe de %2ui"o crear sus "ro"ios Planes de %2ui"o "ara su e2ui"o o stos tienen 2ue ser creados "or el Jefe de Proyecto R227 *os planes del e+uipo son creados por el 1efe de E+uipo& El 1efe de Pro0ecto puede re$isar los planes&

P*6: &ire el dia/rama del modelo de "rocesos: )u5ntas -eces "ueden ser e,ecutados o reali0ados los elementos de color a0ul en el "royecto R2P7 /odos los elementos en a)ul se e(ecutan una $e)& P*8: &ire el dia/rama del modelo de "rocesos: )u5ntas -eces "ueden ser e,ecutados o reali0ados los elementos de color -erde en el "royecto R2N7 /odos los elementos en $erde se e(ecutan una $e) para cada fase6 as +ue si un pro0ecto tiene cuatro fases6 despu:s de la fase de inicio6 los elementos en $erde6 ser2n en su ma0ora e(ecutados en cuatro ocasiones& P*9: &ire el dia/rama del modelo de "rocesos: )u5ntas -eces "ueden ser e,ecutados o reali0ados los elementos de color naran,a en el "royecto R247 *os elementos en naran(a pueden ser e(ecutados $arias $eces dentro de una fase6 por e(emplo7 el Informe de Eesarrollo es lo +ue se llama un informe peridico& Puede ser en$iado cada semana durante una fase a la 1unta de Pro0ecto 0 la 1unta puede dar 8sesoramiento al 1efe de Pro0ecto en cual+uier momento& P*C: %s un "roceso "ara la /esti!n su"erior y muestra c!mo la /esti!n su"erior controla el "royecto. A 2u "roceso me refiero R2F7 8l proceso Eireccin de un Pro0ecto #EP%6 +ue es donde se encuentra la 1unta de Pro0ecto& P*:: %s un "re."roceso muy corto 2ue reLne los datos necesarios "ara iniciar el "royecto. A 2u "roceso me refiero R2K7 8l proceso Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU%& P*E: %s un "roceso 2ue eBamina la ,ustificaci!n del "royecto y crea la 3ocumentaci!n de Inicio del Proyecto. A 2u "roceso me refiero R2V7 8l proceso Iniciar un Pro0ecto #IP%& P*F: %s un "roceso 2ue describe las tareas diarias de -i/ilancia y control 2ue reali0a el Jefe de Proyecto. A 2u "roceso me refiero 82D7 8l proceso Control de una -ase #CS%7 es a+u donde el 1efe de Pro0ecto reali)a la ma0or parte de su tra'a(o& P6G: %s un "roceso 2ue "ro"orciona una forma controlada de com"letar una fase y "lanificar la si/uiente. A 2u "roceso me refiero RPC7 8l proceso "estin de los *mites de -ase #S9%& P6$: %s un "roceso 2ue entre/a los "roductos, los "roductos son creados "or los miembros del e2ui"o. A 2u "roceso me refiero RP37 8l proceso "estin de la Entrega de Productos #MP%7 es a+u es donde el 1efe de E+uipo reali)a su tra'a(o& P6*: %s un "roceso 2ue confirma la entre/a de los "roductos y "re"ara el cierre del "royecto. A 2u "roceso me refiero RP27 8l proceso Cierre de un Pro0ecto #CP%& Nota7 El 1efe de Pro0ecto prepara el cierre del pro0ecto pero el cierre es reali)ado por la 1unta del Pro0ecto& P66: )u5l es el nombre del documento 2ue se escribe fuera del "royecto antes del comien0o del "royecto RPP7 Es el Mandato de Pro0ecto 0 por lo general es escrito por una persona con gran e>periencia dentro de la organi)acin& P68: %n 2u consiste el documento &andato de Proyecto (ombre el elemento 2ue debe contener el &andato de Proyecto y al/Ln otro. RPN7 Ee acuerdo con PRINCE26 el Mandato de Pro0ecto slo tiene +ue sugerir al E(ecuti$o 0 al 1efe de Pro0ecto6 otra informacin +ue puede ser a5adida al documento7 G El o'(eti$o principal del pro0ecto& G El 9usiness Case6 +ue descri'e las ra)ones para el pro0ecto&

G El 8lcance del pro0ecto en t:rminos de alto ni$el& G E>pectati$as de calidad de cliente& P69: )u5l es el detonante "ara comen0ar el "royecto RP47 El documento Mandato de Pro0ecto es el detonante para comen)ar el pro0ecto& P6C: Qu "roceso tiene el &andato de Proyecto como una entrada RPF7 El proceso Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU%& P6:: (ombre dos de los entre/ables "rinci"ales del "roceso Puesta en &arc7a de un Proyecto ;=U<, es decir, cu5les son las "rinci"ales salidas de este "roceso. =u/erencia: una de ellas tiene 2ue -er con el e2ui"o del "royecto. RPK7 Este proceso tiene tres tareas principales7 3& El E>pediente del Pro0ecto +ue inclu0e un 9usiness Case preliminar& 2& El dise5o 0 la designacin del E+uipo de "estin de Pro0ecto& P& El Plan de la -ase de Inicio& P6E: Por 2u cree 2ue reco"ilar lecciones anteriores es una acti-idad del "roceso Puesta en &arc7a de un Proyecto ;=U< =!lo tendr5 2ue res"onder con sus "ro"ias "alabras, di/a "or 2u cree 2ue esto es im"ortante. RPV7 *a !rgani)acin 0 el 1efe de Pro0ecto +uieren e$itar cometer los mismos errores +ue otros pro0ectos6 imagnese lo mal +ue +uedara un 1efe de Pro0ecto si :l cometiera los mismos errores +ue se cometieron en un pro0ecto anterior6 +ue se ,i)o tan slo seis meses antes en la misma empresa& El pro0ecto de'e aprender de pro0ectos anteriores6 de otras personas 0 de otras fuentes& Este es un punto mu0 importante en PRINCE2 0 de'era ser uno de los K principios& P6F: Qu documento es creado "or el %,ecuti-o en el "roceso Puesta en &arc7a de un Proyecto ;=U< y 2ue aborda los si/uientes "untos: $. Malor del ne/ocio "ara la or/ani0aci!n, *. +b,eti-os de la em"resa, 6. Financiamiento 8. Informaci!n de 'ies/os %ste documento es am"liado en muc7o m5s detalle en el "roceso si/uiente. RPD7 Es el 9usiness Case preliminar6 +ue es una $ersin ligera del 9usiness Case 0 ser2 incluido en el E>pediente del Pro0ecto& P8G: Por 2u cree 2ue el @usiness )ase "reliminar est5 escrito "or el %,ecuti-o y no "or el Jefe de Proyecto 8NC7 El E(ecuti$o es responsa'le 0 propietario del 9usiness Case6 :l tam'i:n sa'e muc,o m2s so're el $alor del pro0ecto para la organi)acin 0 la forma de medir el $alor de los 'eneficios esperados del pro0ecto& *a principal preocupacin del 1efe de Pro0ecto es reali)ar el pro0ecto de la forma m2s profesional posi'le 0 entregar los productos re+ueridos por la 1unta& Por tanto6 el 1efe de Pro0ecto no necesita sa'er muc,o so're el negocio de la organi)acin 0 o'tendr2 dic,a informacin del 9usiness Case& P8$: Na/a una lista con tres o cuatro "re/untas 2ue el Jefe de Proyecto reali0ar5 al crear el %nfo2ue del Proyecto. RN37 En primer lugar6 el o'(eti$o del Enfo+ue del Pro0ecto es reunir los datos necesarios +ue permitan al 1efe de Pro0ecto determinar cosas tales como el calendario6 los costes del pro0ecto6 cmo el pro0ecto puede ser controlado 0 la forma de gestionar la calidad& 8s +ue6 algunas de las preguntas +ue tendr2n ,acer son7 G SE>isten pro0ectos similares para aprender de ellosT G SHu: otros conocimientos 0 ,a'ilidades se re+uieren para el pro0ectoT G SHu: normas se de'en utili)arT G SCu2les son las limitacionesT G SHu: capacitacin se re+uiereT G SSe pueden desarrollar algunas partes del pro0ecto en la empresa o se pueden su'contratarT

G S@a0 +ue empe)ar a desarrollar desde cero o ,a0 +ue actuali)ar un producto 0a e>istenteT G SCmo se $a a ,acer el mantenimiento en el futuroT Como puede $er6 las respuestas a las preguntas le dar2n informacin importante al 1efe de Pro0ecto6 para +ue sepa me(or cmo a'ordar el pro0ecto& P8*: 3e 2u documento se con-ierte en "arte el %nfo2ue del Proyecto RN27 El Enfo+ue del Pro0ecto se con$ierte en parte del E>pediente del Pro0ecto& P86: %s el documento "rinci"al utili0ado "ara "ro"orcionar la informaci!n necesaria a la Junta de Proyecto sobre c!mo est5 el "royecto 7asta a7ora. >a Junta decidir5 si el "royecto continuar5 7acia la fase de inicio A 2u documento me refiero RNP7 El E>pediente del Pro0ecto proporciona esta informacin 0 es una coleccin de la ma0ora de la informacin +ue se reuni en el proceso Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU%& P88: Quin reLne el %B"ediente del Proyecto RNN7 El 1efe de Pro0ecto& P89: 3i/a el nombre de dos de las "artes 2ue com"onen el %B"ediente del Proyecto 2ue se crearon en el "roceso Puesta en &arc7a de un Proyecto ;=U<. Piense en 2u fue creado en el "roceso Puesta en &arc7a de un Proyecto ;=U<. RN47 El E>pediente del Pro0ecto contiene la siguiente informacin7 3& Una detallada descripcin del producto del pro0ecto +ue inclu0e las e>pectati$as de calidad& 2& Un 9usiness Case preliminar6 +ue inclu0e un resumen de los riesgos conocidos& P& El Enfo+ue del Pro0ecto& N& Risin general de la estructura del e+uipo 0 la descripcin de los roles& 4& O los !'(eti$os 0 el 8lcance del pro0ecto6 +ue se actuali)an desde el Mandato de Pro0ecto& P8C: %n 2u "roceso de P'I()%* se 7ace la "rimera com"robaci!n "ara -er si 7ay una ra0!n de ne/ocio "ara iniciar el "royecto y en 2u otro "roceso es creado el Plan de Proyecto RNF7 *a primera compro'acin para $er si ,a0 una ra)n de negocio para ,acer el pro0ecto se reali)a en el proceso Puesta en Marc,a de un Pro0ecto #SU%6 al igual +ue la creacin del 9usiness Case preliminar& El Plan de Pro0ecto se crea en el proceso Iniciar un Pro0ecto #IP%& P8:: Quin crea el Plan de Fase "ara la Fase de Inicio RNK7 El 1efe de Pro0ecto crea el Plan de -ase para la -ase de Inicio6 este plan6 tam'i:n se conoce como el Plan de la -ase de Inicio& P8E: =i la orden "ara comen0ar el "royecto -ino de un "ro/rama en -e0 de -enir de la 1esti!n )or"orati-a, entonces, 2u efecto tendr?a esto en el "roceso Puesta en &arc7a de un Proyecto ;=U< RNV7 Recuerde +ue un programa $ale para guiar 0 controlar a un grupo de pro0ectos relacionados6 por lo +ue una gran parte del tra'a(o +ue se reali)a en el proceso SU6 tales como la forma de estructurar me(or el e+uipo de gestin de pro0ectos6 los recursos a utili)ar6 las lecciones de otros pro0ectos6 el enfo+ue6 las ra)ones del pro0ecto para el negocio6 0a se ,a'r2n ,ec,o& En resumen6 el programa proporcionar2 la ma0or parte de la informacin re+uerida por el E>pediente del Pro0ecto6 por lo +ue ,a'r2 muc,o menos tra'a(o +ue ,acer en el proceso SU& P8F: )u5l es la "rimera decisi!n 2ue toma la Junta de Proyecto, al recibir el %B"ediente del Proyecto y el Plan de la Fase de Inicio, como una entrada RND7 *a 1unta decidir2 si el pro0ecto merece la pena para la organi)acin6 por lo +ue ellos dir2n si el pro0ecto puede pasar a la -ase de Inicio& No dan permiso para iniciar el pro0ecto6 slo para empe)ar la -ase de Inicio6 la cual planificar2 el pro0ecto en detalle presentando informacin m2s detallada so're los o'(eti$os6 costes6 planificacin6 desarrollos6 ni$el de calidad esperado6 etc& P9G: &irando el dia/rama, cu5l es el detonante de la Fase de Inicio R4C7 El detonante es la decisin o la autori)acin de la 1unta de Pro0ecto en la acti$idad

Uautori)ar inicioU& 8s +ue6 si la 1unta no da esta autori)acin la -ase de Inicio no puede empe)ar& P9$: %l "ro"!sito de este "roceso es entender el traba,o 2ue 7ay 2ue 7acer "ara "ro"orcionar los "roductos necesarios y de reali0ar el Plan del Proyecto. A 2u "roceso me refiero R437 8l proceso Iniciar un Pro0ecto #IP%& P9*: 3i/a cinco de las oc7o acti-idades en el "roceso IP. )onse,o: Piense en los cuatro documentos relacionados y en los "rinci"ales documentos 2ue com"onen la 3ocumentaci!n de Inicio del Proyecto. R427 *as primeras cuatro acti$idades son para crear los documentos estrat:gicos7 < Estrategia de "estin del Riesgo& < Estrategia de "estin de la Configuracin& < Estrategia de "estin de la Calidad& < Estrategia de "estin de la Comunicacin& *a +uinta es configurar el Control del Pro0ecto6 la se>ta es crear el Plan de Pro0ecto6 la s:ptima es refinar el 9usiness Case 0 la octa$a reunir la Eocumentacin de Inicio del Pro0ecto& Con sa'er cinco de las acti$idades la respuesta es correcta& P96: Qu documento define c!mo y cu5ndo el "royecto ser5 comunicado a los interesados Pista: es uno de los documentos estrat/icos. R4P7 Es el documento de "estin Estrat:gica de la Comunicacin& P98: Qu documento define c!mo -an a ser /estionados los "roductos durante el "royecto Quin ser5 el "ro"ietario de los "roductos, d!nde ser5n almacenados los "roductos, cu5l ser5 el con-enio de la nomenclatura a utili0ar, cu5l ser5 la identificaci!n, c!mo reali0ar el se/uimiento de un "roblema, c!mo mantener los re/istros de cada "roducto R4N7 Es el documento de "estin de la Configuracin 0 tam'i:n define cmo ser2n mane(adas las cuestiones en un pro0ecto& P99: Qu sucede con el documento @usiness )ase "reliminar en el "roceso IP 2ue se cre! en el "roceso =U R447 Este documento es refinado6 lo +ue significa +ue se actuali)a 0 se con$ierte en un 9usiness Case completo& /am'i:n utili)a la informacin del Plan de Pro0ecto +ue se crea en el proceso IP6 como 9usiness Case6 de'e contener los costes 0 el tiempo del pro0ecto& P9C: )u5l cree 2ue es la Lltima cosa 2ue el Jefe de Proyecto 7ace en el "roceso IP des"us de 2ue se 7aya reunido la 3ocumentaci!n de Inicio del Proyecto =i no 7ace esto entonces el "royecto no "uede continuar. R4F7 *a ?ltima cosa +ue un 1efe de Pro0ecto $a a ,acer es dar el PIE a la 1unta de Pro0ecto 0 luego pu'licar una peticin para continuar con el pro0ecto& Usted puede $er esto en el diagrama del Modelo de Procesos& Nota7 *a 1unta tam'i:n reci'ir2 una copia del Plan de -ase Siguiente del primer proceso S9& P9:: 3i/a el nombre de cuatro o cinco documentos 2ue com"onen el PI3. )onse,o: recuerde 2ue PI3 es una colecci!n de todos los documentos "roducidos en los "rocesos =U e IP. )on nombrar cinco es suficiente. R4K7 En primer lugar tenemos la Eefinicin del Pro0ecto6 el Enfo+ue del Pro0ecto 0 la Estructura del E+uipo de gestin del pro0ecto6 creadas originalmente en el proceso SU& Eel proceso IP6 tenemos el 9usiness Case6 los cuatro documentos de "estin Estrat:gica #calidad6 configuracin6 riesgo 0 comunicacin%& El Plan de Pro0ecto6 los Controles de Pro0ecto e informacin so're cmo PRINCE2 ser2 adaptado al pro0ecto& P9E: Qu documento contiene la si/uiente informaci!n 3escribe c!mo el "royecto ser5 su"er-isado y controlado, tolerancias entre los diferentes ni-eles de /esti!n y el nLmero de fases y la frecuencia de "resentaci!n de informes entre el Jefe de Proyecto y la Junta de Proyecto. R4V7 El documento Controles del Pro0ecto&

P9F: Qu documento contiene lo si/uiente Un "lan 2ue describe cada uno de los beneficios y define c!mo y cu5ndo un beneficio estar5 dis"onible y c!mo se "uede medir. R4D7 El documento Plan de Re$isin de 9eneficios& PCG: Qu "roceso normalmente ocurre des"us del "roceso )ontrol de una Fase ;)=< y tambin "uede ocurrir des"us del "roceso IP RFC7 El proceso "estin de los *mites de -ase #S9%& PC$: >as salidas de este "roceso son el Informe al Final de Fase y el Plan de Fase =i/uiente A 2u "roceso me refiero RF37 8l proceso S96 sus principales salidas son normalmente el Informe al -inal de -ase 0 el Plan de -ase Siguiente6 adem2s del Plan de E>cepcin& PC*: )u5l es el se/undo "unto de control "ara la Junta de Proyecto =e "uede -er mirando el dia/rama del &odelo de Procesos. RF27 8utori)ar un pro0ecto es el segundo punto de control 0 la segunda acti$idad de la 1unta& 8+u es donde e$aluar2n la informacin en el PIE 0 decidir2n si el pro0ecto puede continuar o no& PC6: Quin da la autori0aci!n al "royecto "ara em"e0ar O "ara 2ue la "rimera fase "ueda em"e0ar des"us del "roceso IP RFP7 *a 1unta de Pro0ecto da dos autori)aciones6 estas son7 3% 8utori)ar el pro0ecto para +ue el pro0ecto puede empe)ar6 0 2% 8utori)ar Plan de -ase o de E>cepcin& /am'i:n pueden apro'ar el PIE 0 dar una notificacin a la "estin Corporati$a o del Programa +ue el pro0ecto ,a comen)ado& PC8: Quin 7ace la mayor?a del traba,o en "roceso )ontrol de una Fase ;)=< RFN7 *a ma0ora del tra'a(o reali)ado en el proceso CS se lle$a a ca'o por el 1efe de Pro0ecto& Se puede $er en el diagrama +ue CS se encuentra en el ni$el de gestin& PC9: )u5ntas -eces se e,ecuta normalmente el "roceso )= en un "royecto RF47 Esta es una pregunta difcil6 0a +ue cada pro0ecto es diferente 0 puede tener dos o m2s fases& El n?mero de fases depende de $arios factores6 como por e(emplo6 la comple(idad de los productos a entregar& PCC: )on 2u otro "roceso traba,a el "roceso )= "ara entre/ar "roductos es"eciali0ados RFF7 El proceso CS tra'a(a con el proceso "estin de la Entrega de Productos #MP% con el fin de crear 0 entregar los productos especiali)ados& El pro0ecto se comen) para crear productos especiali)ados +ue son los productos +ue los usuarios esperan del pro0ecto& PC:: Qu contiene informaci!n sobre uno o m5s "roductos a desarrollar, 2ue adem5s incluye descri"ciones de "roductos, "lanificaci!n de datos, restricciones, etc. y esto se con-ierte lue/o en un acuerdo entre el Jefe de Proyecto y el Jefe de %2ui"o RFK7 El Pa+uete de /ra'a(o& PCE: Quin crea el Plan del %2ui"o "ara crear los "roductos en el "roceso &P RFV7 El 1efe de E+uipo crea el plan de e+uipo 0 el 1efe de Pro0ecto lo re$isa& PCF: )u5l es el nombre del informe, creado "or el Jefe de %2ui"o de forma re/ular, "ara mantener al Jefe de Proyecto al d?a sobre los a-ances del desarrollo del "roducto RFD7 Es el Informe de Punto de Control& Es un informe so're los a$ances reali)ados6 +ue se ,ace con la informacin recogida en una reunin de progresos& P:G: Para "royectos m5s "e2ue#os, donde no 7ay Jefes de %2ui"o, a 2uin informar5n los miembros del e2ui"o RKC7 *os miem'ros del e+uipo reportar2n directamente al 1efe de Pro0ecto&

P:$: 3i/a el nombre de dos de las cuatro salidas del "roceso &P. RK37 *as cuatro principales salidas del proceso MP son7 G Plan del E+uipo7 Este plan es ela'orado por el 1efe de E+uipo 0 es la primera salida& G *os Informes de Punto de Control7 se trata de informes peridicos de los 1efes de E+uipo a los 1efes de Pro0ecto& G El Registro de Calidad7 El Registro de Calidad se actuali)a a medida de cada producto es pro'ado por los testeadores& El Registro de Calidad tam'i:n es utili)ado por el 1efe de Pro0ecto para compro'ar el progreso& G El Pa+uete de /ra'a(o completo6 este es el nom're dado al grupo de productos completados +ue son de$ueltos al 1efe de Pro0ecto& P:*: )u5l es el nombre del informe 2ue es en-iado "or "arte del Jefe de Proyecto sobre una base re/ular a la Junta de Proyecto durante el "roceso )ontrol de una Fase ;)=< RK27 El Informe de Eesarrollo6 +ue proporciona un resumen de la fase contra el Plan de -ase 0 tam'i:n informacin so're tolerancias6 pro'lemas potenciales6 productos aca'ados6 pr>imos pa+uetes de tra'a(o6 acciones correcti$as6 etc& P:6: )u5l es el nombre del informe creado "or el Jefe de Proyecto y en-iado a la Junta de Proyecto, s!lo si la fase actual se "re- 2ue se sal/a del ob,eti-o "re-isto, "or lo 2ue es un "roblema a informar RKP7 El nom're de este informe es el de Informe de E>cepcin& Proporciona una $isin general de por +u: la fase pudiera salirse fuera de tolerancia 06 a continuacin inclu0e diferentes opciones para poner el pro0ecto de nue$o en marc,a6 tam'i:n e$al?a el impacto en el 9usiness Case6 0a +ue este pro'lema ser2 mu0 pro'a'le +ue aumente el coste del pro0ecto& P:8: =i la Junta de Proyecto est5 de acuerdo con la o"ci!n recomendada en el Informe de %Bce"ci!n, 2u se solicitar5 a continuaci!n RKN7 *a 1unta solicitar2 un Plan de E>cepcin6 +ue sustituir2 al actual Plan de -ase 0 por lo tanto permitir2 al 1efe de Pro0ecto completar la fase actual& P:9: Por 2u cree usted 2ue el Plan de Proyecto se actuali0a en el "roceso =@ RK47 El Plan de Pro0ecto de'e estar siempre actuali)ado durante el pro0ecto para mostrar el estado o progreso real del pro0ecto 0 el me(or momento para esto es al final de cada fase6 lo cual ocurre en el proceso S9& Si nos fi(amos en el Plan de Pro0ecto6 al final del proceso S9 podr2s $er7 G e>actamente +u: productos se ,an desarrollado ,asta la fec,a G una pre$isin para el resto del pro0ecto6 inclu0endo una pre$isin para la pr>ima fase& P:C: )u5l es el nombre del informe del "roceso 1esti!n de los >?mites de Fase ;=@< 2ue "ro"orciona un informe detallado sobre los resultados de la fase actual y com"ara la fase de rendimiento con el Plan de Fase RKF7 El Informe al -inal de -ase& P::: Por 2u el @usiness )ase es actuali0ado en el "roceso =@ RKK7 8l final de una fase6 es un 'uen momento para actuali)ar el 9usiness Case 0 compro'ar si el pro0ecto sigue siendo $ia'le 0 $ale la pena ,acerlo& Eesde el punto de $ista del 9usiness Case6 usted est2 interesado en sa'er si los costes del pro0ecto aumentar2n o disminuir2n 0 cmo esto afectar2 al 9usiness Case& 8s +ue un 'uen momento para e$aluar el 9usiness Case ser2 despu:s de actuali)ar el Plan de Pro0ecto6 +ue es tam'i:n actuali)ado en el proceso S96 0a +ue los pla)os 0 los costes ,an podido cam'iar& P:E: Qu 2ueremos decir con 4o Plan de %Bce"ci!n4 en la acti-idad del "roceso 3P: 4Autori0ar Plan de Fase o de %Bce"ci!nJ RKV7 *a 1unta de Pro0ecto puede ,acer una de estas dos cosas en la acti$idad7 3& Se puede autori)ar la siguiente fase 0 esto ocurre si la fase actual se ,a ,ec,o correctamente 0 si est2n de acuerdo con el siguiente Plan de -ase& 2& ! tienen +ue autori)ar un Plan de E>cepcin6 para permitir +ue el 1efe de Pro0ecto pueda completar la fase actual&

P:F: %n los "royectos "e2ue#os, "uede la acti-idad 4Autori0ar Plan de Fase o de %Bce"ci!n4 ser menos formal RKD7 S6 en pro0ectos pe+ue5os esta acti$idad puede ser muc,o menos formal& Ee ,ec,o6 el 1efe de Pro0ecto puede organi)ar una reunin con el E(ecuti$o para discutir los temas necesarios& PEG: Qu tres documentos se actuali0an continuamente durante el "royecto y "odr?an ser considerados "or la Junta de Proyecto durante la acti-idad 4Autori0ar Plan de Fase o de %Bce"ci!n4 Pista: =e actuali0an durante el "roceso =@ "or el Jefe de Proyecto y uno de ellos es un re/istro. RVC7 El primero es el Plan de Pro0ecto6 la 1unta de Pro0ecto puede comparar dnde est2n en el pro0ecto en comparacin con la planificacin original& El segundo es el 9usiness Case6 el E(ecuti$o tiene +ue sa'er +ue el pro0ecto sigue mereciendo la pena ,acerlo& O la tercera es el Registro de Riesgos6 cmo los cam'ios pueden afectar al pro0ecto& PE$: =i la Junta de Proyecto a"rueba el Plan de %Bce"ci!n, comen0ar5 el Jefe de Proyecto una nue-a fase o com"letar5 la fase actual RV37 El o'(eti$o del Plan de E>cepcin es completar la fase actual& El Plan de E>cepcin fue necesario6 0a +ue el pro0ecto se sali de tolerancia #por e(emplo7 el 2CL m2s de das e>tra facturados de lo +ue se espera'a% 0 el 1efe de Pro0ecto tiene +ue o'tener el permiso de la 1unta de Pro0ecto para completar la fase actual& PE*: Qu "roceso si/ue al "roceso )ontrol de una Fase ;)=<, en la fase final, des"us de 2ue todos los "roductos 7an sido entre/ados RV27 El proceso Control de una -ase #CS%6 en la fase final6 es seguido por el proceso Cierre de un Pro0ecto #CP%6 en lugar del proceso de "estin de los *mites de -ase #S9%& PE6: %l Jefe de Proyecto cierra el "royecto o "re"ara el "royecto "ara su cierre en el "roceso )ierre de un Proyecto ;)P< RVP7 El 1efe de Pro0ecto adoptar2 las medidas necesarias para preparar el cierre del pro0ecto& Slo la 1unta de Pro0ecto puede cerrar un pro0ecto& PE8: )u5l es el nombre dado a la instrucci!n de la Junta de Proyecto 2ue cierra el "royecto antes de su fec7a "re-ista RVN7 *a instruccin se conoce como Cierre Prematuro6 es una notificacin en$iada por la 1unta de Pro0ecto al 1efe de Pro0ecto para preparar el cierre de pro0ecto 0 esto puede ocurrir en cual+uier momento del pro0ecto& PE9: Podr?a "ensar un e,em"lo en el 2ue la Junta de Proyecto "odr?a emitir un cierre "rematuro de "royecto RV47 No ,a0 una respuesta e>acta a esta pregunta7 sin em'argo usted puede comparar su respuesta con los e(emplos siguientes para confirmar +ue est2 en el camino correcto7 E(emplo7 Un punto importante del 9usiness Case era ser la primera empresa en el mercado con un nue$o producto6 pero la 1unta de Pro0ecto descu're +ue un competidor lan) un producto similar P meses antes6 por lo +ue se detendr2 el pro0ecto& E(emplo7 *a UE ,a apro'ado una nue$a le0 medioam'iental +ue se acti$ar2 en F meses 0 se aplicar2 un importante impuesto so're todos los productos +ue no cumplan con estas especificaciones medioam'ientales& E(emplo7 una guerra ci$il ,a estallado en el principal pas de donde $iene la materia prima +ue usamos 0 por lo tanto los precios se ,an duplicado& No se pre$: un descenso en el precio en al menos dos a5os& PEC: %n el "roceso )ierre de un Proyecto ;)P<, 2u 7ace el Jefe de Proyecto con todas las lecciones 2ue 7an sido a"rendidas en el "royecto y 2ue se 7an documentado en el 'e/istro de >ecciones RVF7 Estas lecciones se escri'ir2n en el documento Informe so're las *ecciones6 as6 podr2n ser compartidas con futuros pro0ectos&

PE:: Qu informe es creado "or el Jefe de Proyecto en el "roceso )ierre de un Proyecto ;)P< y se com"ara con el "royecto reali0ado o el "royecto actual con los ob,eti-os del "royecto ori/inal 2ue fi/uran en el PI3 RVK7 El Informe al -inal del Pro0ecto& PEE: Por 2u el Plan de 'e-isi!n de @eneficios es actuali0ado en el "roceso )ierre de un Proyecto ;)P< RVV7 *os 'eneficios pre$istos se enumeran en el 9usiness Case 0 confirman +ue los 'eneficios ,an sido alcan)ados durante el pro0ecto6 en un importante control de la 1unta de Pro0ecto& El Usuario Principal tiene la tarea de confirmar +ue los 'eneficios ,an sido entregados a la 1unta durante el pro0ecto6 pero S+u: pasa con los 'eneficios +ue no ,a0an sido alcan)ados ,asta despu:s de +ue el pro0ecto se ,a0a puesto en produccinT Por e(emplo7 el pro0ecto podra ,a'er sido la creacin una nue$a aplicacin de $entas de la empresa 0 uno de de los 'eneficios sera +ue el 2CL de los pedidos se realicen a tra$:s de la we'6 esto no se lograr2 ,asta +ue el pro0ecto est: completo 0 el producto est2 en produccin por alg?n tiempo& 8s +ue el 1efe de Pro0ecto o el Usuario Principal pueden actuali)ar el Plan de Re$isin de 9eneficios para mostrar +u: 'eneficios ,an sido 0a alcan)ados 0 planificar cu2ndo se tomar2n las acciones de 'eneficios pre$istos despu:s de +ue el pro0ecto ,a0a concluido #por e(emplo6 en F meses o en 3 a5o%& PEF: )u5l es el nombre del documento, 2ue se crea en el "roceso )ierre de un Proyecto ;)P<, e incluye informaci!n sobre los "roblemas "endientes 2ue a"arecen en el 'e/istro de 'ies/os y )uestiones, y 2ue re2uieren medidas de se/uimiento, des"us de 2ue el "royecto 7a finali0ado RVD7 Es el documento de 8cciones a Reali)ar Recomendadas6 0 se entrega al grupo +ue proporcionar2 apo0o o mantenimiento so're los productos6 una $e) +ue el pro0ecto ,a terminado& PFG: Qu documentos cree usted 2ue la Junta de Proyecto re-isa o a"rueba en la acti-idad final 4autori0aci!n de cierre de "royecto4 Pista: s!lo debe "ensar en los documentos 2ue el Jefe de Proyecto les entre/a al final del "roceso )ierre de un Proyecto ;)P<. RDC7 *a 1unta de Pro0ecto ,ace lo siguiente7 3& Re$isin del Informe al -inal del Pro0ecto6 0 compararlo con el plan original& 2& E>aminar el Informe so're las *ecciones 0 entregarlo para +ue puedan 'eneficiarse pro0ectos futuros& P& Re$isar 0 apro'ar el Plan de Re$isin de 9eneficios6 una re$isin de los 'eneficios +ue seguir2 ,aci:ndose despu:s de +ue el pro0ecto se cierre& N& Confirmar +ue el pro0ecto ,a cumplido con el 9usiness Case6 comparando el actual 9usiness Case con el original $iendo7 'eneficios6 costes6 riesgos6 renta'ilidad6 etc& PF$: )u5l es la Lltima cosa 2ue 7ace la Junta de Proyecto durante la acti-idad 4autori0ar el cierre de "royecto4 RD37 *a 1unta de Pro0ecto emitir2 la notificacin de cierre de pro0ecto +ue dar2 a conocer a todos los interesados +ue el pro0ecto terminar2 en una fec,a determinada&

1>+=A'I+ Cri$erios de "ce#$acin +"cce#$ance Cri$eria, $s una lista priorizada de los criterios +ue el/los producto/s )inal/es deberDn cumplir antes de +ue el cliente lo/s acepteE 9una pe+ueFa de)inicin de lo +ue debe 2acerse para obtener el producto )inal:. Una lista con los criterios de la produccin final ue el pro!ecto de"e cumplir para ue el cliente la acepte. Imag#nese una lista de criterios dispuestos en orden de importancia en una $o%a de c&lculo ! cada entrada de"e ser discutida ! confirmada tanto por el cliente ! como por el pro'eedor. ( lo largo del pro!ecto) los criterios de aceptacin se pueden refinar ! cam"iar) pero al final) slo cuando todos los criterios se cumplen ! cada entrada es aceptada) el pro!ecto puede ser cerrado. )-nea .ase +.aseline, *No se suele traducir+ %na instantDneaG una posicin o una situacin +ue se registra. =a versin baseline de un producto es un recordatorio de su estado original comparDndolo con su estado actual. =os productos +ue 2an pasado los controles de calidad y estDn aprobados son productos con una versin baseline. Una 'e, ue un producto tiene una 'ersin "aseline) se con'ierte en una referencia fi%a para las siguientes 'ersiones del mismo producto. Por e%emplo) el Plan de Pro!ecto est& definido) acordado ! firmado en el inicio del pro!ecto. El Plan del Pro!ecto ser& actuali,ado durante el pro!ecto para mostrar lo ue se $a $ec$o. -a .unta de Pro!ecto puede comparar la 'ersin "aseline del Plan de Pro!ecto con el Plan de Pro!ecto actual para 'er lo "ien ue 'a el pro!ecto en comparacin con las e/pectati'as iniciales. 0tro e%emplo1 una lista de correo para un e'ento puede $a"er sido apro"ada) por lo ue esta lista de correo tiene una 'ersin "aseline) se le da un n2mero de 'ersin ! no se puede cam"iar. 3i se necesitan reali,ar cam"ios) entonces) una nue'a 'ersin de la lista de correo ser& creada como la 'ersin "aseline ! no se podr& cam"iar. Caso de Negocio +. siness Case, *No se suele traducir+ =a in)ormacin +ue describe la justi)icacin para la creacin y la continuacin de un proyecto P#IHC$2. Proporciona las razones 9y responde a la pregunta1 CPor +u!"I: para el proyecto. %n <usiness Case preliminar deber>a ir en el ,andato de ProyectoG puede ser actualizado en el $4pediente del Proyecto y una versin mDs completa debe aparecer en el .ocumento de Inicio del Proyecto. Un documento ue e/plica las ra,ones para el pro!ecto en t4rminos de costes) riesgos ! "eneficios. En 4l se e/plica con detalle por u4 el pro!ecto se de"e $acer ! por u4 se re uiere el resultado final. 5urante la 'ida del pro!ecto) donde uiera ue apare,ca un riesgo) los pro"lemas de"er#an contrastarse siempre con el 6usiness Case para compro"ar ue los "eneficios siguen e/istiendo en el tiempo esperado ! con las restricciones de coste. Por e%emplo) si una empresa est& e%ecutando un pro!ecto para desarrollar e implementar una nue'a aplicacin de CRM) el 6usiness Case de"e incluir la me%ora de la eficiencia para la gestin de clientes) o sea) m&s clientes podr#an ser mane%ados en un determinado periodo de tiempo.

0tro e%emplo1 durante el pro!ecto un nue'o re uisito importante $a sido a7adido al pro!ecto. Una nue'a caracter#stica se a7adir& para permitir a los usuarios 'er si los art#culos ue desea comprar !a est&n en el almac4n) esto tendr& un coste e/tra de 89.999 :) as# ue) el 6usiness Case de"e ser actuali,ado para refle%ar este aumento en los costes ! 'er si el pro!ecto sigue mereciendo la pena $acerlo. Es$ra$egia de (es$in de la Com nicacin +Comm nica$ion Managemen$ *$ra$eg/, %na descripcin de los medios y la )recuencia de comunicacin utilizadosG entre el proyecto y los participantes del proyecto. $s una descripcin del flu%o de informacin entre el pro!ecto ! sus participantes. 3e define el m4todo ! la frecuencia del intercam"io de informacin. 5urante la puesta en marc$a) el tr&fico de la comunicacin ! presentacin de informes puede ser ma!or. -a estrategia de gestin de la comunicacin proporciona un enfo ue organi,ado para entregar informes de manera oportuna a las personas ue necesitan la informacin para la toma !;o la proposicin de decisiones. E%emplo1 el documento de Estrategia de <estin de la Comunicacin) puede mostrar ue se $a acordado ue el .efe de Pro!ecto) en'iar& un Informe de 5esarrollo de dos p&ginas a la .unta de Pro!ecto cada dos semanas) en la ma7ana del %ue'es) con un formato determinado. Clien$e +C s$omer, =a persona o grupo +ue encarg el trabajo y +ue se bene)iciarD de los resultados )inales. El cliente de"er& especificar el resultado deseado del pro!ecto) ser& el propietario del producto final del pro!ecto) representar& a los ue 'a!an a utili,ar el producto final ! pro"a"lemente tendr& ue pagar el pro!ecto. Recuerde ue PRINCE2 se "asa en un Cliente;Pro'eedor ! tanto el entorno) como am"os dos) estar&n representados en la .unta de Pro!ecto. El t4rmino Cliente tam"i4n puede referirse tanto a los intereses del usuario como a los intereses comerciales. *alida +O $# $, *3e suele traducir como =salida> o =resultado>+ $s un Producto $specializado +ue se entrega a un usuario. @enga en cuenta +ue los Productos de -estin no son salidas sino +ue se crean con el Jnico )in de gestionar el proyecto. Con el t4rmino salida) se refiere a los productos ue se entregan al Cliente;Usuario ! ue son la ra,n por la ue el pro!ecto se lle'a a ca"o. ?a! dos tipos de productos en un pro!ecto PRINCE2) ue son Productos Especiali,ados ! Productos de <estin. -os productos especiali,ados son las salidas del pro!ecto ! son dadas a los usuarios. -os productos de gestin se crean con el propsito de la gestin del pro!ecto) por e%emplo1 Plan de Pro!ecto) 6usiness Case) etc.) estos no son entregados a los usuarios. In0orme al 1inal del Pro/ec$o +End Pro2ec$ Re#or$, %n in)orme presentado por el (e)e de Proyecto a la (unta de Proyecto +ue con)irma el traspaso de todos los productos y proporciona una actualizacin del <usiness Case y una $valuacin del Proyecto.

El Informe al Final del Pro!ecto es el informe ue el .efe de Pro!ecto presenta a la .unta de Pro!ecto) ue confirma la entrega de los productos al cliente) es una 'isin general de lo ue sali "ien ! no tan "ien) es una re'isin de los "eneficios o"tenidos con los ue se espera"an en el 6usiness Case) es una re'isin de lo "ien ue fue el pro!ecto de acuerdo con el plan) por e%emplo1 El Plan de Pro!ecto. @am"i4n puede ser'ir para confirmar ue los productos $an sido aceptados por el cliente. In0orme al 1inal de 1ase +End *$age Re#or$, %n in)orme presentado por el (e)e de Proyecto a la (unta de Proyecto al )inal de cada )ase de gestin del proyecto. $sto proporciona in)ormacin sobre el desempeFo del proyecto durante la )ase y el estado del proyecto al )inal de la )ase. Es el informe del .efe de Pro!ecto a la .unta de Pro!ecto ue proporciona informacin so"re la e%ecucin del pro!ecto durante cada fase ! el estado general del pro!ecto $asta ese momento. @am"i4n incluir& una re'isin de los "eneficios alcan,ados $asta a$ora ! una re'isin de las Cuestiones ! Riesgos. Un Informe al Final de Fase de"e contener un pronstico para la siguiente fase) esto a!udar& a la .unta de Pro!ecto para decidir si continua con el pro!ecto o no. Puede ser un documento estructurado) un correo electrnico o unas pocas diapositi'as. E2ec $i%o +E3ec $i%e, $s el individuo con la responsabilidad global de garantizar +ue un proyecto cumpla sus objetivos y +ue proporcione los bene)icios previstos. $sta persona debe asegurar +ue el proyecto mantiene su en)o+ue comercialG +ue tiene una autoridad clara y +ue el trabajo es gestionado adecuadamente. $l $jecutivo es el presidente de la (unta de ProyectoG representa al clienteG y es el propietario del <usiness Case. Es la persona responsa"le de asegurar ue el pro!ecto cumple sus o"%eti'os ! ofrece los "eneficios esperados. El E%ecuti'o es el presidente de la .unta de Pro!ecto) representa al cliente ! es responsa"le del 6usiness Case. @am"i4n es responsa"le de asegurarse ue los pro!ectos se e%ecutan en el marco del 6usiness Case ! tiene la 2ltima pala"ra en la .unta de Pro!ecto. "cciones a Realizar Recomendadas +1ollo45on "c$ion Recommeda$ions6 1"R, %n in)orme +ue puede ser utilizado como entrada para el proceso de creacin de un <usiness Case/,andato de ProyectoG para cual+uier seguimiento de un proyecto P#IHC$2 y para registrar cual+uier seguimiento de instrucciones relativas a productos incompletos o Cuestiones de Proyecto pendientes. Informe creado por el .efe de Pro!ecto) al final de un pro!ecto) ue re2ne recomendaciones so"re cmo mane%ar las salidas incompletas) las cuestiones en curso) ue se est&n tomando a partir del Registro de Cuestiones) ! los riesgos e/istentes. E%emplo1 tra"a%o sin terminar) posi"les acti'idades ue de"er#an reali,arse para algunos productos. Como puede imaginar) esto puede ser mu! importante para las personas ue 'an a ser responsa"les del mantenimiento de los productos. In0orme de Desarrollo +7ig8lig8$ Re#or$, $s un in)orme basado en el tiempoG +ue el (e)e de Proyecto entrega a la (unta de ProyectoG sobre los progresos de una )ase.

El informe se ela"orara peridicamente por el .efe de Pro!ecto para la .unta de Pro!ecto. -a frecuencia de este informe se indica en la Estrategia de <estin de la Comunicacin) por e%emplo1 se puede acordar ue el .efe de Pro!ecto lo en'iar& cada dos semanas en un d#a determinado ! con un formato espec#fico) ue puede ser una 'isin general de 2 o 8 p&ginas. El informe) confirma ue la fase se e%ecuta dentro de las tolerancias) ! el .efe de Pro!ecto tam"i4n puede se7alar cual uier pro"lema pre'isi"le. C es$in +Iss e, %na cuestin es un 2ec2o relevante +ue 2a ocurridoG +ue no )ue plani)icado y +ue re+uiere una gestin. Puede ser cual+uier asuntoG consultaG solicitud de cambioG sugerencia o necesidades )uera de especi)icacinG planteadas durante el proyecto. =as Cuestiones de Proyecto pueden ser sobre cual+uier cosa +ue tenga +ue ver con el proyecto. Cual uier e'ento relacionado con el pro!ecto ue $a!a sucedido ! ue re uiere la inter'encin de la alta direccin. @odas las cuestiones formales son cuestiones ue de"en ser seguidasA primero ser&n e/aminadas ! clasificadas en uno de los tres tipos ! despu4s se introducir&n en el Registro de Cuestiones. -as tres categor#as o tipos son1 1+ 3olicitud de cam"io) 2+ Fuera de especificacin * ue es algo ue el pro'eedor no fue capa, de $acer seg2n lo pre'isto+ ! 8+ un Pro"lema o una Preocupacin. Regis$ro de C es$iones 9Iss e Regis$er, %n registro utilizado para guardar la in)ormacin sobre todas las cuestiones +ue se estDn gestionando )ormalmente. $l #egistro de Cuestiones debe ser supervisado por el (e)e de Proyecto de manera regular. Es un registro ue gra"a un seguimiento de todas las cuestiones formales. Es un seguimiento peridico reali,ado por el .efe de Pro!ecto en todo el pro!ecto. Imagine una $o%a de c&lculo donde cada l#nea es una Cuestin) est&n all# las columnas de n2mero de identificacin) tipo de emisin) fec$a creacin) planteadas por) descripcin) estado actual) fec$a cierre) etc. In0orme so9re las )ecciones 9)essons Re#or$, %n in)orme +ue documenta las lecciones +ue pueden ser Jtiles para aplicarlas en otros proyectos. $l objetivo del in)orme es 2acer +ue las lecciones positivas de un proyecto se usen en la )orma de trabajar de la organizacin y +ue la organizacin sea capaz de evitar las lecciones negativas en )uturos proyectos. Es un documento ue enumera las lecciones aprendidas durante el pro!ecto. (!uda a e'itar posi"les errores ! repetir las acciones positi'as en los pro!ectos del futuro. Cual uier leccin importante ue pueda aplicarse a futuros pro!ectos) de"en figurar en el Informe so"re las -ecciones. Este informe es creado por el .efe de Pro!ecto utili,ando la informacin del (rc$i'o so"re las -ecciones ! se entregar& a la .unta de Pro!ecto siempre al final del pro!ectoA en grandes pro!ectos tam"i4n pueden ser creado al final de una fase.

Prod c$o +Prod c$, %n producto es una entrada o una salidaG ya sea tangible o intangibleG +ue pueda ser descrita con antelacinG creada y probada. P#IHC$2 tiene dos tipos de productos1 Productos de -estin y Productos $specializados. Cual uier entrada a un pro!ecto o cual uier salida producida durante el pro!ecto. Un pro!ecto PRINCE2 crea dos tipos de productos) Productos Especiali,ados ! Productos de <estin. -a creacin de los productos especiali,ados) es la ra,n por la ue se inici el pro!ecto ! estos son los productos ue se entregar&n a los usuarios. -os productos de gestin son documentos utili,ados de forma segura) cu!a finalidad es la comunicacin entre el e uipo de gestin del pro!ecto) e%emplo1 Plan de Pro!ecto) 6usiness Case) etc.) por lo ue los usuarios slo est&n interesados en los productos especiali,ados. Plani0icacin .asada en el Prod c$o +Prod c$59ased Planning, %na t!cnica +ue lleva a un plan integral basado en la creacin y entrega de los productos re+ueridos. =a t!cnica considera los productos previosG los re+uisitos de calidad y las dependencias entre productos. Es una t4cnica PRINCE2 utili,ada para crear un plan detallado ue se centra en los productos re ueridos) antes si uiera de pensar acerca de las acti'idades. ?a! cuatro pasos en la Planificacin 6asada en el Producto1 Paso 11 Escri"e la 5escripcin del Producto del Pro!ecto) imagine la informacin ue usted podr#a 'er en un sitio Be" acerca de un PC port&til1 informacin general) especificaciones ! caracter#sticas ue inclu!en informacin de la calidad del port&til. Paso 21 Creacin de una Estructura de 5esglose del Producto *P63+1 se tratar#a de una lista ordenada) en un diagrama) de todas las partes ue componen el PC port&til) por e%emplo1 teclado) ratn) memoria) placa "ase) disco duro) etc. Usted podr#a colocar el teclado ! el ratn en 'irtud de una rama de dispositi'os de entrada. Paso 81 Escri"a una 5escripcin del Producto para cada parte mencionada en la P63) por e%emplo1 disco duro1 informacin general) especificaciones) caracter#sticas e informacin de la calidad del disco duro) etc. Paso C1 Crear el 5iagrama de Flu%o del Producto) esto define la secuencia en ue el Producto del Pro!ecto se cre) e%emplo1 un nue'o prototipo de PC port&til1 se puede optar por empe,ar con los productos ue se fa"rican en la casa ! a7adir los productos ue se fa"ricaron fuera) el diagrama de flu%o de"e representar la secuencia de cmo el producto se crear&. Es$r c$ ra de Desglose del Prod c$o +Prod c$ .rea:do4n *$r c$ re6 P.*, %na jerar+u>a de todos los productos +ue se producirDn durante un plan 9durante un proyecto:. Un ranDing de todos los productos definidos en el plan. El plan est& di'idido en cada uno de los productos ! estos productos se clasifican por prioridad de acuerdo con sus dependencias. E%emplo1 un prototipo de PC port&til) usted podr#a $acer una lista ! 'incular todas las partes ue componen el PC port&til en un diagrama) por e%emplo) teclado) ratn) memoria) placa "ase) disco duro) etc.) podr#a colocar el teclado ! el ratn en la rama de dispositi'os de entrada) ! podr#a tener otra rama con los adaptadores de cone/in e/terna) por e%emplo) '#deo) U36) corriente) red) auriculares) etc.

Esto se puede reali,ar en un organigrama o se puede usar un =mapaEmental>. )is$a de Prod c$os +Prod c$ C8ec:lis$, %na lista de los productos principales de un planG ademDs de las )ec2as clave en su entrega. Una lista de todos los principales productos ue se fa"ricar&n) %unto con sus fec$as de entrega. Imagine una $o%a de c&lculo con el n2mero de columnas1 I5 del producto) t#tulo del producto) descripcin del producto) fec$a de apro"acin) fec$a de pro!ecto de lista1 planificada ! real) fec$a de control de calidad1 planificada ! real) fec$a de apro"acin1 planificada ! real) etc. Esta lista es una "uena manera de 'er cmo el pro!ecto est& a'an,ando ! algunos .efes de Pro!ecto lo utili,an como su principal documento para este propsito. Descri#cin del Prod c$o +Prod c$ Descri#$ion, %na descripcin del propsitoG de la composicinG del origen y de los criterios de calidad del producto. 0e crea en el momento de la plani)icacinG tan pronto como sea posibleG despu!s de +ue la necesidad del producto 2a sido identi)icada. -a informacin so"re el propsito del producto) composicin) deri'acin ! criterios de calidad. Un producto se define tan pronto como sea necesario identificarlo. -os productos t4cnicos) as# como productos de gestin) de"en tener descripciones de los productos. Por e%emplo) pensar en una descripcin del producto para el disco duro de un PC port&til) tendr& una descripcin general) caracter#sticas) especificaciones) re uisitos de calidad ! cmo ser& pro"ado) la lista de pie,as ue puede tener) etc. Diagrama de 1l 2o de los Prod c$os +Prod c$ 1lo4 Diagram, %n diagrama +ue muestra la secuencia de la produccin y las interdependencias de los productos enumerados en una P<0. Es un diagrama ue muestra el orden de produccin ! los re uisitos pre'ios para cada producto definido en la Estructura del 5esglose del Producto. E%emplo1 imagine ue est& constru!endo un nue'o prototipo de PC port&til) el 5iagrama de Flu%o del Producto puede mostrar ue usted comien,a con la carcasa) a continuacin) a7adir la estructura de metal) luego la placa "ase) etc.) ! el resto de la secuencia) $asta ue el port&til est& construido. E%emplo1 piense en un diagrama de instrucciones de monta%e de pie,as de mue"les de IFE() es tam"i4n una secuencia de pasos para crear un producto. (aran$-a del Pro/ec$o +Pro2ec$ "ss rance, =as responsabilidades de la (unta de Proyecto para asegurar +ue el proyecto se estD llevando a cabo correctamente. Cada uno de los miembros de la (unta tiene su atencin en un Drea espec>)ica de la -arant>a de ProyectoG garant>a comercial para el $jecutivoG garant>a de usuario para el %suario PrincipalG y garant>a de proveedor para el Proveedor Principal. -a .unta de Pro!ecto es responsa"le de la super'isin de la e%ecucin del pro!ecto en las &reas del usuario) del pro'eedor ! comercial. Para ello) la .unta podr& decidir delegar sus funciones de garant#a a otra entidad para asegurarse de ue el pro!ecto se

e%ecuta sin pro"lemas. -a me%or manera de e/plicar la <arant#a de Pro!ecto es mirar por u4 necesitamos <arant#a de Pro!ecto. El .efe de Pro!ecto puede estar ocultando informacin o proporcionando informacin incompleta a la .unta de Pro!ecto) por lo tanto) la .unta necesita una 'isin independiente de u4 est& pasando realmente en el pro!ecto. (s#) ue para ue puedan compro"ar ue los productos ue pidieron crear est&n siendo creados) tiene la <arant#a de Pro!ecto. E3#edien$e del Pro/ec$o +Pro2ec$ .rie0, In)orme +ue describe el propsitoG el tiempoG el coste y los re+uisitos de desarrolloG y las restricciones de un proyecto. $s creado durante el proceso de Puesta en ,arc2a de un Proyecto y se utiliza durante el proceso Inicio de un ProyectoG para crear la .ocumentacin de Inicio de Proyecto 9PI.: y sus componentes. $s reemplazado por el PI. y no se mantiene. Es un documento ue contiene la siguiente informacin) recopilada durante el proceso preEpro!ecto GPuesta en Marc$a de un Pro!ectoG. -a 5efinicin del Pro!ecto) ue inclu!e informacin de antecedentes) tiempo) costes) calidad ! alcance) ! despu4s el 6usiness Case preliminar) 5escripcin del Pro!ecto) Estructura del E uipo del Pro!ecto) Enfo ue del Pro!ecto) etc. Es utili,ado por la .unta de Pro!ecto para decidir si 'an a continuar con la fase de inicio de pro!ecto ! por tanto) gastar dinero) esta es su primera decisin. No es actuali,ado durante el pro!ecto. Doc men$acin de Inicio del Pro/ec$o +Pro2ec$ Ini$ia$ion Doc men$a$ion6 PID, %n conjunto de documentos lgicos +ue reJne la in)ormacin clave necesaria para iniciar el proyecto sobre una base slida y transmitir esa in)ormacin a todos los interesados en el proyecto. Un con%unto de documentos ue contienen informacin esencial para iniciar el pro!ecto) es decir) los documentos ue se crearon durante la Fase de Inicio ue descri"en en detalle cmo se $ar& el pro!ecto. Inclu!e el Plan de Pro!ecto) el 6usiness Case) los C documentos de Estrategia) Registro de Riesgos) la Estructura del E uipo) etc. -a .unta de Pro!ecto re'isa el PI5 con el fin de autori,ar el inicio del pro!ecto. @am"i4n se utili,a para comunicar el pro!ecto a los interesados. -os documentos del PI5 est&n su%etos a cam"ios en todo el pro!ecto. 5espu4s de cada cam"io cada documento es 'ersionado para futuras comparaciones. Una "uena manera de pensar so"re el contenido de un PI5 es pensar en los @emas de PRINCE2. Ciclo de ;ida del Pro/ec$o +Pro2ec$ )i0ec/cle, $l per>odo comprendido entre la puesta en marc2a del proyecto a la aceptacin del producto del proyecto. Es el tiempo entre el inicio del pro!ecto ! la aceptacin del producto o el cierre del pro!ecto. Por lo tanto) el seguimiento del mantenimiento ! el apo!o) no es parte del ciclo de 'ida del pro!ecto por ue sucede despu4s de ue el pro!ecto se $a cerrado. (es$in del Pro/ec$o +Pro2ec$ Managemen$, =a plani)icacinG seguimiento y control de todos los aspectos de un proyecto y la

motivacin de todos los +ue participan en ellaG para lograr los objetivos del proyecto a tiempo y con un coste determinadoG calidad y rendimiento. -a reali,acin del pro!ecto mediante la planificacin) delegacin) seguimiento ! control de todas las partes del pro!ecto) en cuanto a los o"%eti'os del pro!ecto) creando as# el Plan del Pro!ecto ! e%ecutar el pro!ecto de acuerdo con este plan. Esto inclu!e la gestin de los recursos $umanos) ! no $umanos) dentro de los l#mites de coste) calidad ! rendimiento. E< i#o de (es$in del Pro/ec$o +Pro2ec$ Managemen$ =eam, Cubre toda la estructura de gestin de la (unta de Proyecto y (e)e de ProyectoG ademDs de los roles de (e)e de $+uipoG -arant>a de Proyecto y 3poyo al Proyecto. 5efine toda la estructura de gestin del pro!ecto de arri"a a a"a%o) desde la .unta de Pro!ecto al .efe de Pro!ecto) .efes de E uipo ! el personal de (po!o al Pro!ecto. Es una estructura e/clusi'amente temporal para lle'ar el pro!ecto a "uen t4rmino. El E uipo de <estin del Pro!ecto ser& disuelto al final del pro!ecto. >e0e de Pro/ec$o +Pro2ec$ Manager, =a persona con la autoridad y responsabilidad para gestionar el proyectoG en el d>a a d>aG para entregar los productos re+ueridosG dentro de unas restriccionesG de acuerdo con la (unta de Proyecto. $s la persona designada por la .unta de Pro!ecto para gestionar el progreso diario del pro!ecto) para entregar el producto final dentro de los l#mites fi%ados por la .unta) es decir) e%ecutar el pro!ecto seg2n el plan del pro!ecto lo m&s eficientemente posi"le *tam"i4n "uscar& oportunidades para acelerar el pro!ecto ! reducir los costes+. Manda$o de Pro/ec$o +Pro2ec$ Manda$e, In)ormacin creada e4ternamente al proyectoG +ue )orma los t!rminos de re)erenciaG y +ue es usada para poner en marc2a el proyecto P#IHC$2. Informacin proporcionada por la alta direccin) ue indica u4 se espera del pro!ecto. 3e trata de un documento e/terno ! se utili,a como entrada para el proceso de Puesta en Marc$a de un Pro!ecto. Puede ser un eEmail) una nota interna o un documento estructurado. 5el Mandato de Pro!ecto) se puede o"tener cierta informacin "&sica para el 6usiness Case) tolerancias del pro!ecto) ra,ones para el pro!ecto) ui4n de"e ser el E%ecuti'o ! la informacin so"re riesgos. -a informacin contenida en el documento es ampliada en el E/pediente del Pro!ecto del proceso Puesta en Marc$a de un Pro!ecto. Plan de Pro/ec$o +Pro2ec$ Plan, %n plan de alto nivel +ue muestra los principales productos del proyectoG cuDndo serDn entregados y a +u! coste. %n Plan de Proyecto inicial se presenta como parte de la .ocumentacin de Inicio de Proyecto. $sto se revisa segJn la in)ormacin sobre el progreso real +ue se encuentre disponible. $s un documento de control +ue permite a la (unta de Proyecto medir el progreso real )rente a las e4pectativas. Es un documento de control para medir los progresos. Muestra los productos re ueridos del pro!ecto) sus pla,os de entrega ! costes) as# como los o"%eti'os de

calidad ! cmo se alcan,ar&n. No es slo un diagrama de <antt) tam"i4n contiene descripciones de producto) estructura de desglose del producto) responsa"ilidades) cmo se utili,an las fases) las lecciones) cmo el pro!ecto ser& controlado) tolerancias) informacin de calidad) etc. Es$ra$egia de (es$in de la Calidad +? ali$/ Managemen$ *$ra$eg/, %na estrategia +ue de)ine las t!cnicas y estDndares de calidad +ue deben aplicarseG y las diversas responsabilidades para lograr los niveles re+ueridos de calidad durante un proyecto. Es un plan de accin ue define los re uisitos de calidad ! m4todos de control para todos los productos del pro!ecto. Este documento tam"i4n confirma cmo los sistemas de calidad del cliente ! el pro'eedor 'an a ser aplicados en el pro!ecto. 3e crea en la fase inicial con'irti4ndose en parte del PI5. Calidad +? ali$/, =a totalidad de rasgos y caracter>sticas in2erentes o asignadas de un productoG personaG procesoG servicio y/o sistema +ue tiene +ue ver con su capacidad para demostrar +ue cumple con las e4pectativas o si se satis)ace las necesidadesG re+uisitos o especi)icaciones. Es la capacidad de un producto de satisfacer las e/pectati'as) re uerimientos ! especificaciones para las ue fue destinado. Una de las primeras preguntas ue usted de"e $acer a la $ora de definir el pro!ecto es u4 calidad se espera. Por e%emplo1 si est& desarrollando un sistema de CRM) algunas cuestiones so"re la calidad podr#an ser1 u4 facilidad de uso del producto precisamos) u4 porcenta%e de las caracter#sticas de"er#a funcionar cuando se ponga en marc$a) esto podr#a ser HHI de retardo de tiempo para reali,ar alguna de nuestras acti'idades espec#ficas) como una "2s ueda) etc. 5ocumentar los re uisitos de calidad) realmente a!uda a definir el producto del pro!ecto ! por lo tanto el pro!ecto. Riesgo +Ris:, %n evento o conjunto de eventos inciertosG +ue si se producenG tendrD un e)ecto en el logro de los objetivos. $l riesgo se mide por una combinacin de la probabilidad de +ue una amenaza o una oportunidad ocurranG y la magnitud de su impacto sobre los objetivos. Es un e'ento ue) si se produce) puede tener un efecto positi'o o negati'o en los o"%eti'os del pro!ecto. -os riesgos son o"%eto de re'isin constante durante el pro!ecto mediante el Registro de Riesgos. 5ado ue los pro!ectos son 2nicos en su naturale,a) tienen un riesgo ! esto de"e ser gestionado. Regis$ro de Riesgos +Ris: Regis$er, %n registro de los riesgos identi)icados a los +ue se en)renta una organizacin y su e4posicin a dic2os riesgos. Es un registro de los posi"les riesgos a los ue el pro!ecto se enfrenta) este es mantenido al d#a durante el pro!ecto por el .efe de Pro!ecto. Imagine una $o%a de c&lculo con las siguientes columnas1 I5 del riesgo) autor) fec$a) categor#a del riesgo)

descripcin del riesgo) impacto) pro/imidad) estado del riesgo) propietario del riesgo. Pro%eedor Princi#al +*enior * ##lier, $s el rol de la (unta de ProyectoG +ue proporciona los conocimientos y la e4perienciaG de las principales disciplinas involucradas en la produccin de los productos del proyecto. $l Proveedor Principal representa los intereses del proveedor en el proyecto y proporciona los recursos del proveedor. $l Pro'eedor Principal es un rol dentro de la .unta de Pro!ecto ue representa los intereses de a uellos ue 'an a entregar los productos deseados. El pro'eedor puede ser un departamento interno o una empresa e/terna. 3u principal preocupacin en todo el pro!ecto es si se puede $acer ! si se puede $acer en los pla,os) costes ! calidad acordados. @s ario Princi#al +*enior @ser, $s el rol de la (unta de Proyecto responsable de asegurar +ue las necesidades del usuario se 2an especi)icado correctamente y +ue la solucin satis)ace esas necesidades. El Usuario Principal es un rol dentro de la .unta de Pro!ecto ue representa a los futuros usuarios de los productos del pro!ecto) por lo ue representa los intereses de los usuarios. El Usuario Principal es responsa"le de asegurar ue el producto cumple los re uisitos de calidad ! funcionalidad del usuario ! su principal preocupacin en todo el pro!ecto es si funcionar& como se espera. Plan de la 1ase +*$age Plan, %n plan detallado +ue se usa como base para el control de la gestin de proyectos en toda una )ase. Un Plan de Fase es creado por el .efe de Pro!ecto ! tiene una estructura similar al Plan de Pro!ecto) pero difiere en dos aspectos1 1+ el Plan de Pro!ecto es de mu! alto ni'el) mientras ue el Plan de Fase es muc$o m&s detallado) por e%emplo1 puede mostrar lo ue $a! ue $acer en el d#a a d#a ! 2+ el Plan de Pro!ecto muestra todos los productos ue se crear&n durante el pro!ecto) mientras ue el Plan de Fase slo se centra en los productos ue se crear&n durante la fase. 1ase +*$age, 1ase de (es$in +Managemen$ *$age, $s la seccin de un proyecto en la +ue el (e)e de Proyecto gestiona en nombre de la (unta de ProyectoG en un momento dadoG al )inal del cual la (unta desearD e4aminar los progresos realizados 2asta la )ec2aG el estado del Plan de ProyectoG el <usiness Case y los #iesgosG y el pr4imo Plan de la 6aseG con el )in de decidir continuar con el proyecto. 1ase =&cnica +=ec8nical *$age, %n m!todo de agrupacin de trabajoG en base al conjunto de t!cnicas utilizadasG o a los productos creados. $sto da lugar a las )ases +ue abarcan elementos como el diseFoG la construccin y la puesta en prDctica. $stas )ases son las )ases t!cnicas y es un concepto separado de las )ases de gestin.

?a! dos tipos de fases) Fases de <estin ! Fases @4cnicas. Fases de <estin1 Un pro!ecto PRINCE2 se di'ide en fases) ! cada fase est& separada por una decisin de la .unta de Pro!ecto) para continuar o no a la siguiente fase. Una Fase @4cnica) es una agrupacin de un con%unto de t4cnicas usadas en el desarrollo del producto. Una diferencia es ue las fases de gestin no pueden superponerse mientras ue las fases t4cnicas s# pueden) por e%emplo1 5ise7o) Construccin ! Formacin pueden solaparse. Entonces) Jcmo puede el .efe de Pro!ecto gestionar fases t4cnicas de PRINCE2K En PRINCE2 el .efe de Pro!ecto utili,a fases de gestin ! as# puede 'er u4 productos se crean en las fases t4cnicas ! colocarlos en la correspondiente fase de gestin. E%emplo1 puede $a"er una fase t4cnica de formacin ue a"ar ue dos fases de gestin. El .efe de Pro!ecto puede decidir ue el primer producto podr#a ser material de formacin ue se produce en la siguiente fase de gestin. Plan del E< i#o +=eam Plan, %n nivel de plan opcional utilizado como base para un control de la gestin del e+uipo al ejecutar los Pa+uetes de @rabajo. Un Plan del E uipo es creado por el .efe de E uipo para planificar la e%ecucin de las acti'idades ue est&n acordadas con el .efe de Pro!ectoA los Planes del E uipo son opcionales. Estas acti'idades se agrupan en Pa uetes de @ra"a%o ! un Plan de E uipo puede ser creado para uno o m&s Pa uetes de @ra"a%o. PRINCE2 no proporciona un formato para los Planes del E uipo ! el .efe de E uipo puede utili,ar una lista de tareas sencillas en E/cel) M3 Pro%ect) o crear un plan ue se pare,ca a un Plan de Fases. En la ma!or#a de los pro!ectos) el .efe de Pro!ecto puede solicitar una re'isin del Plan de E uipo para tener una me%or idea de cmo se est& $aciendo el tra"a%o. =olerancia +=olerance, =a desviacin admisibleG por encima y por debajoG de la estimacin de un plan en tiempo y coste sin aumentar la desviacin al siguiente nivel de gestin. .eben darse ci)ras de tolerancia separadas para tiempo y coste. El tiempo estimado ! el coste asignado en el Plan de Pro!ecto para tolerar posi"les des'iaciones sin la necesidad de la inter'encin de la .unta de Pro!ecto. Imag#nese ue no e/istiera ninguna tolerancia en un pro!ecto) entonces cada pe ue7o pro"lema ue el .efe de Pro!ecto encontrara) tendr#a ue ponerse en contacto con la .unta de Pro!ecto) esto pasar#a muc$as 'eces al d#a ! la .unta de Pro!ecto terminar#a con el pro!ecto. -os miem"ros de la .unta est&n mu! ocupados ! no uieren ser molestados cada $ora por el .P) la .unta proporciona las tolerancias de tiempo) costes) calidad) prestaciones) alcance ! riesgos) ! esto permite ue el .efe de Pro!ecto pueda tra"a%ar con ellas. 3e dice ue slo se a'isar& a la .unta del Pro!ecto si se pre'4 ue se 'a!a a so"repasar alguna de estas tolerancias.

@s ario +@ser, =a persona o grupo de personas +ue utilizarD el producto )inal del proyecto. -os usuarios finales del producto final del pro!ecto) ellos reci"ir&n los "eneficios del pro!ecto. Pa< e$e de =ra9a2o +Aor: Pac:age, $l conjunto de in)ormacin relevante para la creacin de uno o mDs productos. Contiene una descripcin del trabajoG la .escripcin del ProductoG los detalles de cual+uier restriccin sobre la produccin y la con)irmacin del acuerdoG entre el (e)e de Proyecto y la persona o (e)e de $+uipo +ue vaya a realizar el Pa+uete de @rabajoG +ue el trabajo se realizarD dentro de esas limitaciones. -os Pa uetes de @ra"a%o son la manera) en la ue el .efe de Pro!ecto puede agrupar las acti'idades de tra"a%o) ! las asigne a un e uipo o a un .efe de E uipo para producir uno o m&s productos. (s#) un Pa uete de @ra"a%o es un con%unto de informacin so"re uno o 'arios productos re ueridos. Un Pa uete de @ra"a%o puede contener1 descripcin de pa uete de tra"a%o) descripciones de los productos) t4cnicas a utili,ar) tolerancias) fec$a del acuerdo entre .P ! .E) cmo el .E informar& al .P) informacin de calidad) etc.