Tendencias modernas de los inventarios

Por Eduardo Betanzo Quezada

Uno de los elementos fundamentales para la ptima gestin de la Cadena de Suministro es sin lugar a dudas el tpico del control de los inventarios y la forma en que las empresas llevan a cabo sus procesos de abasto, ya que de esto depender el incremento o disminucin de la productividad de la compaa. En este artculo, el autor nos habla sobre los factores empresariales y del mercado globalizado, que han empujado a las empresas a la cada vez ms imperiosa labor de administrar eficientemente sus procesos de abastecimiento y de control de inventarios.

Amortiguando la productividad En la actualidad, el control de inventarios reviste gran importancia para las empresas que deben aumentar su productividad para mantenerse competitivas. Aunque hoy existen tendencias para que las empresas reduzcan al mnimo sus inventarios, existen razones relacionadas con la productividad global de la empresa y con los niveles de servicio ofrecidos a los clientes que justifican ciertos niveles de existencias. Los inventarios son una especie de "amortiguador" de los procesos de produccin y distribucin, que permiten disponer de insumos o de productos terminados en las cantidades necesarias y en los momentos oportunos. Segn la prctica actual, lo ideal es que las mercancas en trnsito no lleguen antes, para no acumularse y provocar inventarios y movimientos en almacn, ni despus, para no dar lugar a interrupciones de los procesos de produccin o distribucin. Para toda empresa, el inters en reducir los niveles de inventario radica en abatir sus costos financieros debidos a la inmovilizacin de capital en mercancas, as como los costos de almacenamiento, seguros e impuestos, entre otros. La competencia internacional ha obligado a los fabricantes a producir con una mayor variedad de tamaos, colores, pesos y presentaciones con objeto de competir con productos cada vez ms diversificados. Adems, el costo de inventario de los fabricantes ha crecido por los altos niveles de servicio que los comercializadores exigen a sus proveedores. Este fenmeno se acenta cuando los detallistas y grandes distribuidores mantienen inventarios bajos que precisan elevados niveles de servicio para evitar la falta de existencia en los puntos de venta final. Dentro de este esquema, los costos de inventario tienden a ser trasladados en cadena al fabricante, el cual, a su vez, los transmite a sus proveedores. Para facilitar el control de los inventarios, las empresas de transporte deben adaptarse a los requerimientos de las empresas industriales y comerciales, proporcionndoles una gran calidad de servicio. As, la rapidez y confiabilidad del transporte se convierten en un factor decisivo para manejar adecuadamente los inventarios en

trnsito y a la vez, cumplir con una funcin de "almacenamiento dinmico". Importancia del inventario El control de los inventarios tambin ejerce presin en otras reas funcionales de la empresa, las cuales tienen inters en que los inventarios se manejen de una manera conveniente a sus intereses, as: Comercializacin, dado que desea el ms alto nivel de servicio al cliente, pugna por un buen reaprovisionamiento de sus inventarios. Produccin, que busca series de produccin largas y econmicas, tambin est interesada en inventarios disponibles. Finanzas, por el contrario, desea los ms bajos niveles de inventarios para incrementar su ciclo de rotacin, reducir los activos de la empresa y lograr la mejor utilizacin del capital. Dados los legtimos intereses anteriores, las empresas deben implantar polticas de inventarios equilibradas, que aseguren el logro de sus objetivos y no de los objetivos parciales de sus departamentos. Para ello, algunas prcticas comunes son las siguientes: 1. Acumulacin temporal de inventarios de materias primas o de productos terminados para lograr descuentos en compras de oportunidad. En este caso, habr que estimar el costo por inventarios ms almacenaje durante el tiempo que no se empleen los bienes para evaluar si la opcin de compra es conveniente. 2. Acumulacin de inventarios debido a la obtencin de descuentos en transporte, o bien, para lograr ahorros debidos a que grandes compras tambin brindan ahorros en transporte a travs de embarques completos (carro completo). En el caso de aprovisionamientos para la produccin, el costo del transporte de materias primas es por lo general elevado y los costos de almacenamiento son bajos, por lo que la reduccin de los fletes puede tener un impacto significativo en el precio de venta final. Para algunas industrias, como la automotriz, los inventarios de insumos pesan mucho sobre los costos de produccin y suelen manejarse bajo esquemas de produccin "Justo a Tiempo". 3. Mantenimiento de inventarios de emergencia para prevenir cortes en las lneas de produccin o en el abastecimiento a puntos de venta final. La cantidad de mercanca en almacn depender de la probabilidad de que ocurra una falta de materiales y de su duracin. 4. Compras especulativas por alza prevista en los precios, huelgas de proveedores, cambios polticos, etc. 5. Reparticin de la produccin o distribucin de productos del campo que se producen en pocas especficas y requieren de almacenamiento o refrigeracin.

6. Acumulacin de inventarios para mantener la capacidad productiva de los proveedores y no provocar el cierre temporal de sus plantas. Por ejemplo, cuando el suministro de un cierto insumo depende de un solo proveedor, su eventual cierre acarrea problemas para la produccin. Para efectos de proteccin, ello puede obligar a mantener inventarios por cortos perodos. 7. Los niveles de servicio al cliente son muy importantes desde el punto de vista comercial por lo que los inventarios tambin sirven para mejorar el nivel de servicio y reducir el costo por ventas perdidas, en caso de escasez de producto. Software que ayuda En la actualidad, los MRPII son soluciones eficaces para mantener un efectivo control de los inventarios. stas soluciones han sido definidas como un mtodo de planificacin efectivo de todos los recursos para una compaa de manufactura. Su mecanismo comprende una variedad de funciones asociadas entre ellas, las cuales son: Planificacin comercial Plan de ventas y operaciones Programa de produccin maestro Planificacin de materiales Planificacin de capacidad Sistemas de ejecucin asociados al taller Adis a la especulacin Haciendo a un lado la especulacin, se puede concluir que las empresas deben esforzarse por reducir sus inventarios a travs de esquemas de produccin y transporte justo a tiempo y que deben estar preparadas para manejar adecuadamente sus inventarios. A pesar de ello, no todas las polticas de reduccin de inventarios podrn tender forzosamente a "cero", por lo que cada empresa, segn su tamao, ramo, productos y segmentos de mercado, deber establecer sus niveles ptimos en funcin de sus relaciones con proveedores y prestadores de servicios, incluyendo los de transporte. Recuadro 1: Control de Inventarios La finalidad de llevar a cabo un control de inventarios se fundamenta en saber qu ocurre en los almacenes y centros de distribucin en un perodo determinado, a fin de estar en condiciones de elevar el nivel de confiabilidad de la informacin. Con un efectivo control de inventario puede determinarse: Cunta mercanca tenemos Qu decisiones tomar respecto de la produccin o las polticas de liquidacin

 Cmo rotar adecuadamente los productos Detectar y eliminar el robo de mercancas Cuantificar las prdidas por mercancas daadas, etc. En la actualidad existen soluciones informticas idneas para el manejo de los bienes, materias primas y otros materiales destinados a la venta o utilizados en la produccin. Para llevar el control de dichos materiales cuentan, entre otras funciones, con parmetros generales en los que se establecen las condiciones de cada transaccin, las clases de inventario, los mtodos de costeo, las localizaciones, las taras y su composicin, productos sustitutos, y dems informacin que ser utilizada tanto para la captura de las transacciones de inventario como en el proceso de actualizacin del portafolio corporativo. Recuadro 2: Manejo de stocks Los factores ms importantes en el manejo de stocks de mercancas en la actualidad es el control y la eficiencia en el uso de los recursos, a fin de no generar sobrecostos. Lo ms usado actualmente para el control de inventarios son los sistemas Justo a Tiempo. El justo a tiempo significa no tener en ninguna parte de la planta o punto de venta, ms materia prima, sub-ensambles o producto terminado que el mnimo requerido para una operacin fluida. El almacenamiento es con frecuencia un enemigo oculto para una operacin sana. Cuando la materia prima, sub-ensambles o producto terminado permanecen quietos en cualquier parte, representan una parte del capital de la empresa que no genera utilidades. Adems de esta prdida, estn en riesgo los productos. Inundaciones, incendios, depreciaciones en el mercado y obsolescencia en el diseo son slo algunos de los riesgos. En algunos casos, la materia prima usada en productos que no se venden, podra haberse utilizado para producir otros productos que se venden ms rpido. La rotacin de inventarios indica la eficiencia de la empresa para manejar el nivel de inventarios. Una rotacin baja puede indicar que los inventarios de la empresa son demasiado grandes, representando un uso ineficiente de los activos. Una rotacin alta demuestra que los productos se venden rpidamente y el costo de almacenamiento es bajo.