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Costos e Indicadores Logsticos

POR:
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HIGH LOGISTICS LTDA CONSULTORA Y FORMACIN EN LOGSTICA INTEGRAL

Recuperar Utilidades
Mejora de los niveles de servicio. Menor nmero de faltantes. Reduccin en los costes logsticos, de administracin y operacin. Reduccin de inventarios. Menores ciclos de recuperacin. Diferir las inversiones. Desinversin en activos fijos.
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Analizamos los Procesos de Negocios


Alm. y Compras Logstica Inversa - Verde Transp. y Distribucin

Manejo de Inventarios

Logstica Internacional

Tecnologa Rentabilidad y posicionamiento de las organizaciones por medio de una Estrategia de Costos e Indicadores Logsticos.

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Esta definido y alineado su Sistema Logstico?


Metas de negocios y estrategias

Sistema Logstico
Ubicacin Estrategia de operacin Adm. De Inventarios Transito y transporte Mtodos de Planeacin Control Organizacin Requerimientos de servicio al cliente Planeacin logstica integrada Diseo de sistemas integrados de adm. logstica Medidas generales de funcionamiento
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Nuevos Escenarios

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Nuevos Escenarios

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Nuevos Escenarios

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Nuevos Escenarios

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Datos a Tener en Cuenta?

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COSTOS E INDICADORES LOGISTICOS


Diciembre 2009

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COSTOS LOGISTICOS
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ESQUEMA DEL SISTEMA LOGSTICO

SUMINISTROS

TRANSPORTE PRIMARIO

TRANSPORTE SECUNDARIO
PROCESAM. DE ORDENES.

PUNTOS DE ENTREGA

MANEJO DE PLANTA DE INFORMACIN

PRODUCCIN

ALMACEN/TO MANEJO DE MCIA. REEMPAQUE

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IMPORTANCIA COSTOS LOGSTICOS


SITUACIN ACTUAL: RENTABILIDAD. EFICIENCIA OPERATIVA. ROTACION. SERVICIO AL CLIENTE. OPTIMIZACIN DE COSTOS. CAUSAS: MRGENES PEQUEOS. ALTA COMPETTIVIDAD Y LIBRE MERCADO SER MAS COMPETITIVOS. CONTROLAR LOS COSTOS OCULTOS.
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OBJETIVO DE LAS EMPRESAS

COSTOS DE LA CADENA DE DISTRIBUCIN


VARIABLES LOGISTICAS TRANSPORTE BODEGAJE INVENTARIOS PROC. PEDIDOS ADMINISTRACION OTROS
% COSTOS LOGISTICOS % COSTO LOGIST.

3.13 1.78 1.61 0.34 0.32 0.02 7.2% 0.00 100 %

43.4 24.7 22.4 4.70 4.40

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Benchmarking de Costos Logsticos.

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Fuente IAC Colombia. II 2002

COSTOS LOGSTICOS vs....


2. EMPRESA COMERCIAL O DISTRIBUIDORA
+ VENTAS - COSTOS MERCANCIA VENDIDA DEVOLUCIONES DESCUENTOS - GASTOS DE VENTAS Y ADMON TRANSPORTE BODEGAJE EMBALAJES MARGEN OPERACIONAL GASTOS FINANCIEROS UTLIDAD NETA INGRESOS

COSTOS LOGSTICOS

INGRESOS - COSTOS LOG= UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA LOGSTICA


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COSTOS LOGSTICOS Vs EST. FINAN.


1. EMPRESA INDUSTRIAL
- COSTOS PRODUCTOS VENDIDOS COMPRAS PRODUCCION

INGRESOS

GASTOS DE VENTAS Y ADMON


PROCESAMIENTO PEDIDOS TRANSPORTE BODEGAJE INVENTARIOS. EMBALAJES OTROS

COSTOS LOGSTICOS

MARGEN OPERACIONAL - GASTOS FINANCIEROS - UTLIDAD NETA

INGRESOS - COSTOS LOG= UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA LOGSTICA


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RELACIN COSTO DE TRANSPORTE, NMERO BODEGAS E INVENTARIOS


COSTO DEL SISTEMA COSTO DEL INVENTARIO Y SERVICIO COSTO DEL TRANSPORTE
PTO EQUILIB.

NUMERO DE C.D.
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VENTAS Vs SERVICIO

Incremento en: Costos, Ventas y Beneficios ($)

Ingresos por Servicio

Contribucin al Beneficio Costos Logsticos Curva de Contribucin al Beneficio

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CICLO DE CAJA Vs CICLO DE INVENTARIOS


COMPRA RECIBO PAGO PRODUCCION VENTA COBRO

DIA CERO

DIA 30

DIA 45

DIA 80

DIA 95

DIA 140

CICLO DEL INVENTARIO

65 DIAS 95 DIAS CICLO DE CAJA

Reduciendo el ciclo de inventario se mejora el ciclo de caja aumentando la liquidez de la empresa


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Costos Logsticos
Las operaciones logsticas se encuentran agrupadas en cinco procesos: Gestin del Suministro Almacenamiento Procesamiento de Pedidos y Servicio al Cliente Transporte y Distribucin Planeacin y Gestin del Inventario
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DETALLE COSTOS LOGSTICOS


APROVISIONAMIENTO
3 PEDIDOS 3 COMPRAS

SALARIO PERSONAL COMUNICACIONES DOCUMENTOS

ALMACENAMIENTO

3 ESPACIO 3 ARRIENDO

TENENCIA INVENTARIO
COSTO OPORT. ROPTURA STOCK CONTROL EXIST.

3 IMPUESTOS 3 SEGUROS 3 MTTO Y REP.


3 EMBALAJE 3 TRANSPORTE 3 UNITARIZACION

DISTRIBUCION

FLETES

ADMINISTRACION

3 ADMINISTRACION PERSONAL 3 FLUJOS DE INFORMACION

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COSTOS OCULTOS
OBSOLESCENCIA DETERIOROS Y DAOS RETRASOS DESPACHOS
ROTURA DE STOCK NO EXISTENCIA EN EL MOMENTO DE DESPACHAR.

DEVOLUCIONES

DIFERENCIAS DE CANTIDADES INVENTARIADAS (ERRORES Y/O HURTOS)

VALOR VENTAS NO REALIZADAS PERDIDA DE IMAGEN FAVORECE LA COMPETENCIA

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LOS COSTOS DE ABASTECIMENTO Y COMPRAS

GESTIN DE INVENTARIOS
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COSTOS ASOCIADOS A LAS CANTIDADES PEDIDAS


IMPUESTOS Y SEGUROS RIESGO DE PERDIDA DADO POR ROBO COSTO DE OPORTUNIDAD COSTO DE COLOCAR ORDENES SELECCIN DEL PROVEEDOR, SEGUIMIENTO, Y OTROS CONTACTOS RECOLECCIN Y PAGO DE FACTURAS RECIBO , INSPECCIN Y MANEJO PREPARACIN Y MANEJO SOBRE DOCUMENTO AUTORIZADO
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Gestin del Suministro


A. Aprovisionamiento y Compras 1.Departamento de Compras 2. Fletes del aprovisionamiento 3. Comunicaciones 4. Papelera B. Mantenimiento de Materiales 1. Costo Financiero del Inventario de Materiales 2. Prdidas de Inventario: Mermas, daos y obsolescencia 3. Seguros C. Almacenamiento de Materias Primas y Material de Empaque 1. Depreciacin o arrendamiento del espacio para almacenamiento 2. Personal de la bodega de materiales 3. Depreciacin de equipos, muebles y enseres 4. Servicios pblicos
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COSTO DE PROCESAR UNA ORDEN DE COMPRA


105 Manual 52 Computador EDI 22 EDI + Cdigo de Barras 16 US$ 105
120 100 Nmero de Ordenes 80 60 40 20 0

US $

US$ 52 US$ 22

Manual

Computador EDI

EDI + Cdigo
de Barras

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LOS COSTOS DE LOS INVENTARIOS

GESTIN DE INVENTARIOS
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COSTOS INTEGRALES DE INVENTARIOS


COSTOS DE MANTENER EL INVENTARIO (CARRYNG COST) COSTOS DE OPORTUNIDAD (FINANCIEROS) COSTOS DE MANJEO Y MANIPULACION (DAOS Y DETERIORO) COSTOS DE OBSOLESCENCIA (DADOS DE BAJA) COSTOS DE PERDIDAS Y FALTANTES (ROBOS)

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COSTOS TOTAL INVENTARIOS


POSESIN

RENOVACIN

ROTURA DE STOCK

COSTO INVERSION COSTO RIESGO COSTO CIUDADO IMPUESTOS

COSTO DE PEDIR (ORDENAR) COSTO DE SEGUIMIENTO COSTO DE DESPACHAR

COSTO DEVOLUCIONES COSTO PEDIDOS ESPECIALES COSTO TRANSPORTE ADICIONAL COSTO OCULTOS

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COSTOS ASOCIADOS CON LAS DECISIONES DE CANTIDADES PEDIDAS Carryng inventory: no incluye el costo de los tems
en s mismos. Se denota el costo relacionado con el mantenimiento de los tems del inventario. Es usualmente expresado como porcentaje del costo del inventario para un ao Costos de las instalaciones del C.D Cargo, manejo y transporte Riesgo de obsolescencia dado por cambios en la ingeniera o averas
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Costos en la Gestin de Inventarios


SUMA DE COSTOS DE MANTENER INVENTARIOS

I=
VALOR DE INVENTARIO PROMEDIO

Proporcin de los elementos del Costo de llevar Inventarios % 25 2 4 1 0,5 32,5 Proporcin 77% 6% 12% 3% 2% 100%

Inters y Costo de Oportunidad Obsolecencia y Deterioro Almacenamiento y Manejo Impuestos Seguros

Journal of Business Logistic s. N89. 1996. "Ec onomic Lot- Size Models for Cooperative Organizations"
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Costos en la Gestin de Inventarios


Costo de escasez o costos de agotar existencias:
Son complejos de estimar. Se pueden asumir como una venta perdida o como un pedido pendiente. En el primer caso se convierte en la ausencia de un ingreso. En el segundo caso se convierte en un costo extra de actividades y de trmite. En ambos casos se da a lugar un incuantificable muy grande que es la prdida de confianza de los clientes o hasta el cliente mismo.

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LOS COSTOS DE BODEGAS Y ALMACENES

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Almacenamiento de Producto Terminado


A. Costos Directo de Manipulacin B. Costos Directos de Almacenamiento 1. Depreciacin/arrendamiento de la bodega 2. Mantenimiento de la bodega 3. Depreciacin de la estantera 4. Financiamiento estantera 5. Mantenimiento estantera 6. Impuestos 7. Seguros sobre la infraestructura 8. Servicios pblicos y seguridad

1. Salario personal 2. Depreciacin de equipos 3. Arrendamiento de equipos 4. Combustible y lubricantes 5. Mantenimiento y repuestos 6. Llantas 7. Depreciacin y reparacin de estibas y canastas 8. Multas, daos, robos
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Almacenamiento de Producto Terminado


C. Costos Administrativos 1. Salarios 2. Depreciacin equipos de oficina 3. Mantenimiento equipos de oficina 4. Comunicaciones 5. Papelera e implementos de oficina 6. Prdidas por daos, robos y errores

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COSTO UNIDAD ALMACENADA


OBJETIVO:

Controlar el valor unitario del costo

por almacenamiento propio o contratado.. DEFINICIN: consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el numero de unidades almacenadas en un periodo determinado.

FORMULA=

COSTO DEL ALMACENAMIENTO ----------------------------------NUMERO DE UNID. ALAMACENADAS

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NOTA: SIRVE PARA COMPARAR EL COSTO POR UNIDAD ALMACENADA Y ASI PODER DECIDIR SI ES MAS RENTABLE SUBCONTRATAR EL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO O TENERLO PROPIO.

COSTO POR UNIDAD DESPACHADA


OBJETIVO:

Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de carga de

la bodega. DEFINICIN: Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribucin.

COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA FORMULA= ------------------------------TOTAL UNIDADES DESPACHADAS

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NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DEL COSTO DE MANIPULAR UNA UNIDAD DE CARGA EN LA BODEGA O CENTRO DISTRIBUCIN

Costos en la Gestin de Inventarios


SUMA DE COSTOS DE MANTENER INVENTARIOS

I=
VALOR DE INVENTARIO PROMEDIO

Proporcin de los elementos del Costo de llevar Inventarios % 25 2 4 1 0,5 32,5 Proporcin 77% 6% 12% 3% 2% 100%

Inters y Costo de Oportunidad Obsolecencia y Deterioro Almacenamiento y Manejo Impuestos Seguros

Journal of Business Logistic s. N89. 1996. "Ec onomic Lot- Size Models for Cooperative Organizations"
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Costos en la Gestin de Inventarios


Costo de escasez o costos de agotar existencias:
Son complejos de estimar. Se pueden asumir como una venta perdida o como un pedido pendiente. En el primer caso se convierte en la ausencia de un ingreso. En el segundo caso se convierte en un costo extra de actividades y de trmite. En ambos casos se da a lugar un incuantificable muy grande que es la prdida de confianza de los clientes o hasta el cliente mismo.

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COSTO UNIDAD ALMACENADA


OBJETIVO:

Controlar el valor unitario del costo

por almacenamiento propio o contratado.. DEFINICIN: consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el numero de unidades almacenadas en un periodo determinado.

FORMULA=

COSTO DEL ALMACENAMIENTO ----------------------------------NUMERO DE UNID. ALAMACENADAS

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NOTA: SIRVE PARA COMPARAR EL COSTO POR UNIDAD ALMACENADA Y ASI PODER DECIDIR SI ES MAS RENTABLE SUBCONTRATAR EL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO O TENERLO PROPIO.

COSTO POR UNIDAD DESPACHADA


OBJETIVO:

Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de carga de

la bodega. DEFINICIN: Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribucin.

COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA FORMULA= ------------------------------TOTAL UNIDADES DESPACHADAS

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NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DEL COSTO DE MANIPULAR UNA UNIDAD DE CARGA EN LA BODEGA O CENTRO DISTRIBUCIN

COSTOS POR 100 PESOS DESPACHADOS


OBJETIVO:

Calcular los gastos de la bodega respecto al

total de despachos efectuados. DEFINICION: De cada 100 pesos que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operacin.
TOTAL VENTAS O DESPACHOS -------------------------------TOTAL COSTO OPERATIVO

FORMULA=

NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DE LOS GASTOS OPERATIVOS DE LA BODEGA RESPECTO A LA VENTAS DE LA EMPRESA
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COSTO UNIDADES DESPACHADAS X EMPLEADO


OBJETIVO:

Controlar la contribucin de las unidades despachadas por persona bodega..

DEFINICIN: consiste en conocer el # de unidades o cajas despachadas por cada empelado del total despachado.

FORMULA=

TOTAL UNIDADES DESPACHADAS ------------------------------------NUMERO DE EMPLEADOS BODEGA

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NOTA: SIRVE PARA COMPARAR LA PARTICIPACION EN UNIDADES DE CADA EMPLEADO Y PODER C OMPARAR CON OTRAS BODEGAS AFINES.

COSTO METRO CUADRADO


OBJETIVO: Cuantificar el costo del rea de almacenamiento

respecto a los costos de operacin interna. DEFINICIN: consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega.

FORMULA=

COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA ------------------------------------TOTAL AREA DE ALMACENAMIENTO


NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL VALOR UNITARIO DE METRO CUADRADO Y ASI PODER NEGOCIAR VALORES DE ARRENDAMEINTO Y COMPARAR CON OTRAS CIFRAS DE BODEGAS SIMILARES.

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LOS COSTOS DEL TRANSPORTE DE CARGA Y DISTRIBUCION

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Transporte Y Distribucin De Producto Terminado


A. Transporte Subcontratado: Flete B. Costos directos de transporte propio (si aplica) Salarios, Depreciacin, Arrendamiento, Combustible y lubricante, Mantenimiento y repuestos, Llantas, Papelera, Impuestos, Seguros Multas, daos, robos C. Administracin del transporte propio y la distribucin interna 1. Salario supervisores 2. Depreciacin equipo oficina 3. Mantenimiento y reparaciones equipo oficina 4. Mantenimiento 5. Comunicaciones 6. Papelera e implementos de oficina D. Devoluciones internas y externas
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COMPONENTES DEL FLETE


UTILIDAD DEL TRANSPORTADOR
DISTANCIA Y DESTINO

INSUMOS FLETES
ALMACENAMIENTO

FORMA DE PAGO FLETE


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ELEMENTOS DE TRANSPORTE CIF DESTINOS, FOB PLANTA Y ALMACEN

FLETES
Precios que cobran las compaas transportistas por sus servicios.
PESO
PAQUETEO
( $ / TON ) ( $ / CAJA , FUNCION KILOS)

TARIFAS EN FUNCIN DE

VOLUMEN (PESO PROMEDIO) DISTANCIA ( KILMETROS)(CIUDADES)

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TIPOS DE FLETE MARTIMO


VARIABLE (BASE) PESO VOLUMEN UNIDAD COMERCIAL AD - VALOREM PESO VOLUMEN + AD - VALOREM FACTORES QUE INFLUYEN RUTA PRODUCTO VR. COMERCIAL RELACIN PESO / VOL MERCANCA PELIGROSA TIPO DE ESTIBA

FLETE PREPAGADO MODALIDADES


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FLETE POR COBRAR

CALCULO TAMAO FLOTA TRANSPORTE

P
PROPIO

FORMULAS

DISTANCIA KM2

CF + CV1X1 = C2 VX1 (FLETE)

X(CV1 - CV2)= CF
CF
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X = CF

= Z+

PUNTO DE EQUILIBRIO

CV1-CV2

ANALISIS TRANSPORTE CONTRATADO


VENTAJAS MAYOR DEDICACIN A OTRAS AREAS DE LA EMPRESA CARGAS Y VIAJES VARIABLES PUEDEN SER ABASTECIDOS LOS COSTOS DE OPERACIN SON VARIABLES Y FLEXIBLES EL TRANSPORTADOR PUEDE PROMOVER UN SERVICIO MS EFICIENTE (ESPECIALIZADO) REDUCCIN EN LA INVERSION EN CAPITAL DE TRABAJO DESVENTAJAS PERDIDA DE CONTACTO DIRECTO CON EL CONSUMIDOR RETROALIMENTACIN Y PROBLEMAS DE COMUNICACIN RIESGO DE REDUCIR EL SERVICIO AL CLIENTE FALTA DE INFORMACIN VERAZ Y OPORTUNA ANTE PROBLEMAS POSIBLE RIESGO DE PERDIDA DE CLIENTES

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COSTOS DE TRANSPORTE
OBJETIVO: Controlar el costo del transporte respecto alas ventas de la empresa. DEFINICIN: consiste en controlar el rubro respecto a las ventas generadas en un periodo determinado. COSTO DEL TRANSPORTE -----------------------VALOR VENTAS TOTALES
NOTA: SIRVE PARA CONOCER EL PORCENTAJE DE LOS GASTOS POR TRANSPORTE Y ASI PODER APLICAR MEDIDAS QUE REDUZCAN ESTE IMPORTANTE COSTO LOGISTICCO.

FORMULA=

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COSTO POR CONDUCTOR


OBJETIVO: Controlar la contribucin de cada conductor

dentro de los gastos totales de transporte. DEFINICIN: consiste en conocer el costo por de cada conductor dentro del total de gastos.
COSTO TOTAL TRANSPORTES -----------------------------NUMERO DE CONDUCTORES

FORMULA=

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NOTA: SIRVE PARA COSTEAR LA CONTRIBUCIN Y RELACIN DE CADA CONDUCTOR SOBRE LOS GASTOS GENERADOS EN TRANSPORTE.

Procesamiento de Pedidos y Servicio al Cliente


1. Salario personal 2. Depreciacin/arrendamiento del espacio 3. Depreciacin de equipos, muebles y enseres de oficina 4. Comunicaciones 5. Sistemas de informacin

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LOS COSTOS DE LA LOGISTICA INTERNACIONAL (DFI)

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Participacin de la DFI en el Comercio Internacional (Colombia)

Comercializ. 25% Produccin 45% D.F.I. 30%

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PARAMETROS BASICOS DEL DFI

Costos
Directos: - Embalaje - Marcado - Unitarizacin - Documentacin - Manipulacin - Transporte - Almacenaje - Aduaneros - Bancario - Agentes
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Tiempo
- Duracin de cada servicio - Interfases - Tiempo total de trnsito - Tiempo de entrega

Calidad servicios
- Cumplimiento

Indirectos: - Admn. (sueldos y salarios - Inventario (costo financiero)

- Confiabilidad - Frecuencia - Velocidad - Comunicacin - Otros

Matrices: Pas Exportador, de Trnsito Internacional, Pas Importador y Resumen

COSTOS DIRECTOS DEL DFI


I. EMBALAJE
Es la preparacin para su envo al cliente extranjero, los numerosos gastos incurridos tiene lugar en el pas exportador, y es el primer componente de costo de la DFI

II. MARCADO
Se relaciona y complementa con el embalaje de la mercanca. La operacin se realiza, en su totalidad en el pas exportador.

III. DOCUMENTACIN
Incluye los gastos en que se incurre para obtener la documentacin requerida, tanto en el pas exportador como en el pas importador.

IV. UNITARIZACION
Es la operacin de juntar las piezas de carga en unidades como paletas o contenedores, y se lleva a cabo en el pas exportador, el proceso contrario en el pas importador.
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COSTOS DIRECTOS DEL DFI


(continuacin)
V. ALMACENAMIENTO
Es el almacenamiento de los productos que se movilizan a travs de las operaciones de la DFI, en el pas exportador en embarque internacional o durante el transito aduanero y antes de llegar al local del importador en el pas importador.

VI. MANIPULEO
Es la manipulacin a los productos (unidad de carga) desde el local del exportador al importador y a travs del transito aduanero (cargue, descargue, rupturas de carga).

VII. ADUANEROS
Es una revisin general de los mecanismos que gobiernan los derechos e impuestos de aduana.
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COSTOS DIRECTOS DEL DFI

VIII. TRANSPORTE

(continuacin)

Es el pago por el servicio de transporte de mercancas, llamado FLETE. Este se define como la suma pagada al porteador por el traslado de mercancas a travs de toda la cadena del DFI (ORIGEN - DESTINO).

IX. SEGURO
Es uno de los servicios esenciales del comercio internacional vincula tres (3) elementos entre s: el asegurado (exportador o importador), el asegurador (compaas de seguros) y el objeto asegurado (carga).

X. BANCARIOS
Se genera en el pas exportador o importador y esta relacionado con las condiciones estipuladas en el contrato de pagos internacionales que rige la transaccin dentro del marco del contrato de compraventa internacional.

XI. AGENTES
Delegar en un departamento especializado externo o en agentes especializados el manejo de toda la operacin o parte de ella. No obstante, en los dos (2) casos es conveniente que los exportadores e importadores supervisen el proceso de la cadena de distribucin en todos los productos.
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Consecuencias de una inadecuada gestin de DFI Costos ocultos


Prdida del cliente Prdida de mercados Prdida de imagen Exceso de inventarios Mayor costo por tiempo de ejecutivos Administracin de quejas Reprocesos: -Produccin -Comercializacin

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Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controlar no se puede gestionar.

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INDICADORES LOGISTICOS

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Indicadores de Gestin Empresariales


El trmino "Indicador" en el lenguaje comn, se refiere a datos esencialmente cuantitativos, que nos permiten darnos cuenta de cmo se encuentran las cosas en relacin con algn aspecto de la realidad que nos interesa conocer. Los Indicadores pueden ser: medidas, nmeros, hechos, opiniones o percepciones que sealen condiciones o situaciones especficas.

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Generalidades
Niveles de referencia: El acto de medir se realiza con base en la comparacin y para ello se necesita una referencia contra la cual contrarrestar el resultado del indicador. Existen varios niveles: el histrico, el estndar, el terico, el que requieren los usuarios, los de la competencia, por poltica, los de consenso y los planificados. Responsabilidad: Quin debe actuar de acuerdo al comportamiento del indicador con respecto a las referencias escogidas. Puntos de lectura e instrumentos: Se debe definir quin hace, organiza las observaciones y define las muestras y con qu instrumentos.

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Generalidades
Periodicidad: Es fundamental saber con qu frecuencia se deben hacer las lecturas: diaria, semanal o mensualmente. Sistema de informacin: Debe garantizar que los datos obtenidos en las mediciones se presenten adecuadamente (agilidad y oportunidad) al momento de la toma de decisiones, para lograr realizar la retroalimentacin rpida en las actividades. Consideraciones de gestin: Se necesita acumular el conocimiento generado por la experiencia en las actividades o procesos y describir los beneficios generados por la implantacin de indicadores como herramientas para la mejora continua de los procesos en la organizacin.

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Indicadores de Gestin Logstica


Eficacia
Satisfaccin cliente Calidad de ejecucin Tiempo

Efectividad

Productividad
Recursos empleados Satisfaccin cliente

Eficiencia

Calidad de ejecucin Tiempo

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Caractersticas de los Indicadores de Gestin


Nombre: La identificacin y la diferenciacin de un indicador es vital, y su nombre, adems de concreto debe definir claramente su objetivo y utilidad. Forma de Clculo: Se debe tener muy claro la frmula matemtica para el clculo de su valor, lo cual indica la identificacin exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan. Unidades: El valor de un determinado indicador est dado por las unidades las cuales varan de acuerdo con los factores que se relacionan. Glosario: Es fundamental que el indicador se encuentre documentado en trminos de especificar de manera precisa los factores que se relacionan en su clculo. Ejemplo: Manual o cartilla de indicadores, en la cual se especifican todos los aspectos atinentes a los indicadores que maneje la organizacin. Metas Establecidas: El indicador debe tener un valor ptimo planteado como objetivo a alcanzar, lo que permite su comparacin y seguimiento. Comportamiento histrico del indicador: Establece la tendencia. Generacin de valor: El mejor valor logrado para dicho indicador, bien sea en la organizacin o fuera de la misma.

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Esquema de Implantacin
Identificar el proceso a medir Conceptualizar cada paso del proceso Definir el objetivo del indicador y cada variable a medir Recolectar informacin inherente al proceso Cuantificar y medir las variables Establecer el indicador a controlar Comparar con el indicador global y el de la competencia interna 8. Seguir y retroalimentar las mediciones peridicamente 9. Mejorar continuamente el indicador 10. Proyeccin y benchmarking externos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

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Matriz Logstica de los Indicadores de Gestin


Se construye una tabla de procesos logsticos claves de desempeo y se les asignan los indicadores de gestin ms enfocados y relevantes de su operacin logstica y clasificados por el tipo de indicador que se desea medir para tomar no solo correctivos a nivel interno sino como compararse con las mejores prcticas de cada sector para conocer la brecha logstica que existe en su mercado competitivo y as tomar medidas correctivas de mejoramiento continuo.

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Matriz Logstica de los Indicadores de Gestin

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Indicadores Financieros y Operativos


Miden el costo total del proceso, es decir el valor monetario de servir a los clientes y planear, administrar, adquirir, distribuir y almacenar el inventario con destino a los clientes.

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Indicadores Financieros y Operativos


Costos de Capital: Miden el costo de oportunidad de la empresa de tener recursos financieros atados a activos de la operacin, los cuales se entienden por: Infraestructura fsica, flota de transporte, equipos de comunicaciones, y manejo de materiales (Estibadores, terminales de radio frecuencia, etc.), este indicador se calcula como: Costos de Capital = valor total de los activos * tasa de capitalizacin de los activos Costos Operativos: Miden los costos asociados a la ejecucin y desempeo de las actividades inherentes a los procesos logsticos y productivos, estos pueden ser: Costo de la bodega por metro cuadrado Costo de despacho por unidad Costo operativo de bodega por empleado Costo de transporte por camin Costo de transporte por conductor Costo de transporte por unidad transportada

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Indicadores de Tiempo
Ciclo total de un pedido: tiempo transcurrido desde el momento que un cliente pone el pedido hasta que el producto est entregado y facturado y en algunos casos, cobrado. Ciclo de la orden de compra: indicador para los controlar los tiempos de respuesta y entrega de los proveedores. Ciclo de un pedido en bodega o almacn: tiempo que transcurre durante la gestin del pedido desde que es hecho el requerimiento en el almacn hasta que este es despachado al cliente final. Tiempo de trnsito: lapso de tiempo que transcurre durante el transporte de mercancas. Horizonte del pronstico de inventarios: perodo de tiempo y frecuencia de los estimados de demanda.

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Indicadores de Calidad
Porcentaje de pedidos perfectos: % de pedidos entrados correctamente % de pedidos completos con cantidades exactas % de pedidos recogidos con cantidades exactas % de pedidos empacados de acuerdo con cliente % de pedidos enviados sin daos o averas % de pedidos despachados a tiempo y al lugar indicado % de pedidos documentados perfectamente Porcentaje de Averas: % de mermas de la mercanca % de averas en el empaque % de averas ocasionadas en el transporte

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Indicadores de Productividad
Reflejan la capacidad de la funcin logstica de utilizar eficientemente los recursos asignados, es decir, mano de obra, capital representado en inversiones de inventarios, vehculos, sistemas de informacin y comunicaciones, espacios de almacenamiento, etc. El objetivo general de los recursos de logstica es generar ventas, es decir, llegar a los mercados eficientemente optimizando los costos y mejorando mrgenes de rentabilidad. Como ejemplo de estos indicadores se presentan los siguientes: Nmero de cajas movidas por hombre Nmero de pedidos despachados Nmero de rdenes recepcionadas Nmero de unidades almacenadas por metro cuadrado Capacidad de almacenamiento en estibas

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Acuerdo de Niveles de Servicio ANS

Definicin
Un SLA es un protocolo plasmado normalmente en un documento de carcter legal por el que una compaa que presta un servicio a otra se compromete a prestar el mismo bajo unas determinadas condiciones y con unas prestaciones mnimas Un SLA tratar de mantener y de garantizar la calidad de un servicio brindado a un cliente
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Definicin
Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA), es el mantenimiento de la disponibilidad de un determinado servicio basado en un compromiso que puede ser medido y demostrado, del nivel de cumplimiento en su ejecucin. En un SLA se pueden establecer tantos indicadores como se estime necesario y de su evaluacin se obtienen por ejemplo penalizaciones a la empresa suministradora, identificacin de puntos dbiles del proceso e indicaciones para procesos de mejora continua en determinadas actividades.
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Puntos Claves
Necesidades de los usuarios Alcances y exclusiones de los servicios Responsabilidades y lmites Cada uno de los involucrados debe estar representado en la creacin y en el proceso de negociacin del SLA Los elementos constitutivos deben ser:
Mensurables Especficos

A mayor detalle menor ocurrencia de:


Malos entendidos Expectativas no satisfechas
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Puntos Claves
Permitir tomar accin cuando los resultados caen por debajo de los objetivos definidos Indicadores: Objetivos alcanzables Evaluacin e interpretacin objetiva Los datos que componen las mtricas deben: Ser obtenibles y no ser modificables Ser entendibles y con objetivos claramente definidos Ser ntegros: Significativos (reflejan lo que se intenta medir), Precisos (numricamente correctos), Seguros (sin posibilidad de manipulacin o engao) y representativos (que dan cuenta de volumen de transacciones) Ser conocidos por el personal apropiado nicamente El SLA seguramente cambiar con el tiempo
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Las Cinco Principales Fallas de un ANS o SLA


La organizacin toda (usuarios y TI) no estn preparados TI no est profesionalizado TI no cuenta con herramientas de gestin (de infraestructura y de servicios) No forma parte de la cultura de la empresa el establecimiento de acuerdos (menos an el cumplimiento de los mismos) El SLA fue redactado o muy sintticamente o muy extensamente, con un lenguaje vago o incomprensible, con definiciones retricas El SLA no es apoyado a su vez con Acuerdos de Niveles Operativos (establecidos con proveedores) El SLA no fue enfocado a las necesidades de las reas usuarias El SLA tiene objetivos de eficiencia inalcanzables, tanto para el servicio de soporte como para los usuarios

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Ejemplo de un ANS o SLA


Descripcin y ubicacin del grupo de usuarios Aprobaciones recibidas Perodo cubierto por el acuerdo Servicios que sern provistos Servicios que sern excluidos Componentes soportados Componentes que son considerados crticos Cmo pueden acceder los usuarios a los servicios de soporte Horario de atencin del servicio de soporte Opciones para atencin del servicio de soporte fuera de horario
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Ejemplo de un ANS o SLA


Responsabilidades del usuario Responsabilidades del servicio de soporte Lmites del servicio de soporte Procedimiento usuario para el registro de incidentes Procedimientos internos de escalamiento Procedimientos de seguimiento Prioridad de los llamados y tiempos de respuesta requeridos Mediciones de servicio a ser alcanzadas Reportes a ser generados por el servicio de soporte Si hubieran, tarifas de soporte y pagos por uso del servicio
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Aspectos relevantes en la construccin de los indicadores


Identificar las variables que se encuentran en los objetivos del programa o proyecto, en sus metas y en sus resultados, seleccionando los conceptos claves del programa o proyecto. Construir un significado colectivo de la variable (acuerdo sobre lo que se entiende por cada variable). Combinar las variables en frmulas matemticas que resulten en indicadores que representan mbitos especficos de las variables. Disear todos los indicadores que sean necesarios para expresar cada significado, cobertura o alcance de las variables. Priorizar y seleccionar los indicadores. Se requiere que el equipo identifique un conjunto de criterios de ponderacin y seleccin de indicadores de acuerdo con las caractersticas especficas del programa.
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Interpretacin de Indicadores de acuerdo a los polos de movimientos

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Construccin de indicadores de economa, eficacia, perfeccionamiento, calidad, entre otros

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Distribucin de Indicadores de Gestin por Procesos

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Indicadores de Utilizacin
Se definen como el COCIENTE ENTRE LA CAPACIDAD UTILIZADA Y LA DISPONIBLE Indicadores de utilizacin para inventario Horas de equipo utilizadas/horas de equipo disponibles. Pedidos servidos/capacidad mxima de servir pedidos. Lneas de productos servidas/capacidad de lneas de productos. Unidades manipuladas/cantidad mxima de unidades que es posible manipular horas de inventario real mercanca/horas programadas inventario.
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Indicadores de Utilizacin
Indicadores de utilizacin para administracin Horas de trabajo utilizadas/Horas de trabajo disponibles. Volumen de pedidos procesado/capacidad de procesar pedidos. Pedidos recibidos/ Capacidad de procesar pedidos. Horas dedicadas a responder reclamos/ horas disponibles. Indicadores utilizacin para Bodegas rea utilizada / rea disponible Cantidad de productos recibidos / Capacidad de recepcin Horas muelle utilizadas / Capacidad muelle
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Indicadores de Rendimiento
Usado para calcular, entre otros: Tiempo que se utiliza en mejorar los niveles de servicio en un proyecto dado. Nivel de la satisfaccin del cliente. Tiempo de mejoras de asuntos relacionados con los niveles de servicio. Impacto de la calidad de los recursos financieros adicionales necesarios para realizar el nivel de servicio definido. Para una organizacin es necesario al menos que pueda identificar sus propios KPI's.

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Indicadores de Rendimiento
La clave para esto son: Tener predefinido de antemano un proceso de negocio. Tener claros los objetivos/rendimiento requeridos en el proceso de negocio. Tener una medida cuantitativa/cualitativa de los resultados y que sea posible su comparacin con los objetivos. Investigar variaciones y ajustar procesos o recursos para alcanzar metas a corto plazo

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Indicadores de Productividad
Indicadores de productividad para bodegas Cajas despachadas / Horas de trabajo Costo mercanca despachada / Personal bodega. Valor del inventario / rea mt2 bodegas Costo de bodega / Costo mercanca despachada Costo distribucin / Ventas totales Indicadores de productividad para transporte Vehculos cargados/Horas de trabajo de carga. Peso cargado/Horas de trabajo de carga. Unidades cargadas/Horas de trabajo de carga. Tm x Km. transportadas/Horas de viaje.
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Indicadores de Productividad
Indicadores de productividad para almacenamiento Valor de los artculos recibidos/Horas de trabajo. Peso manipulado en recepcin y expedicin/Horas de trabajo. Pedidos servidos/Horas de trabajo. Ordenes de compra procesadas/Horas de trabajo. Grupos de productos previstos/Horas de trabajo. Artculos previstos/Horas de trabajo. Grupos de productos planeados/Horas de trabajo. Artculos planeados/Horas de trabajo. Transacciones de control de inventario/Horas de equipo.
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Indicadores de Productividad
Indicadores de productividad para administracin Valor de los pedidos introducidos/Horas de equipo. Pedidos introducidos/Da. Lneas de artculos introducidas/Da. Pedidos introducidos/Costos totales. Lneas introducidas/Costos totales. Valor de los pedidos introducidos/Costos totales. Preguntas de clientes atendidas/Horas de trabajo. Preguntas de clientes atendidas/Costo de comunicacin con clientes.

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