INTRODUCCION ASPECTOS GENERALES PARA LA PRODUCCION DE DOCUMENTOS RECONMENDACION DE PRESERVACION PARTES DE LACARTA ZONAS DE LA CARTA ESTRUCTURA DE LA CARTA EJEMPLO

CARTA ESTILO BLOQUE EJEMPLO CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO ELABORACION DE MEMORANDOS REQUISITOS ESPECIFICOS ESTRUCTURA DEL MEMORANDO EJEMPLO DE MEMORANDO ELABORACION DE CIRCULARES ESTRUCTURA DE LAS CIRCULARES EJEMPLO DE CIRCULAR ELABORACION DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS ESTRUCTURA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS ELABORACION DE RESOLUCIONES ESTRUCTURA DE LA RESOLUCION EJEMPLO DE RESOLUCION ELABORACION DE ACTAS DE REUNION PLANILLA DE ASISTENCIA EJEMPLO DE ACTA ELABORACION DE SOBRES EL SOBRE OFICIAL ASPECTOS GENERALES SOBRES HOJA DE TRANSMISION POR FAX INFORMES ADMINISTRATIVOS ESTRUCTURA DEL INFORME REQUISITOS ESPECIFICOS GLOSARIO

Desde el momento que comienza el trabajo en una oficina se empieza a generar una serie de documentos que no surgen por la voluntad del hombre si no que surgen a partir del deseo de satisfacer una necesidad de comunicacin entre personas o entidades.

Esta funcin la de desarrollan los empleados de la empresa para el mismo personal que labora en la misma y entre otras entidades siguiendo las pautas que nos da las NORMAS DE ICONTEC.

El propsito de esta gua es mejorar los procesos de calidad dentro y fuera de la empresa, facilitando as al personal encargado de la produccin de documentos teniendo en cuenta las caractersticas institucionales encaminados al perfeccionamiento y calidad de la prestacin del servicio de una institucin.

 Uso de maysculas y minsculas: Las palabras escritas con mayscula sostenidas no se dividen. Se utiliza mayscula sostenida para resaltar algn dato. No se debe exagerar su uso. Se escriben con mayscula inicial los nombres propios de las personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Debe diferenciarse el nombre propio del trmino genrico. Divisin silbica y divisin mecanogrfica: Actualmente el procesador de texto trae una opcin para justificar los prrafos y esto no permite las divisiones silbicas o mecanogrficas. En llegado caso de que alguna dependencia no cuente con un computador sino con una mquina elctrica, debe utilizar el guin para efectuar divisin silbica o mecanogrfica. Debe ser slo uno, seguido a la letra donde se parte la palabra. Para la divisin silbica: Separar las palabras conforme a las reglas de la gramtica. No marcar doble guin, ni llenar espacios con guiones. No colocar una raya debajo de la letra donde se divide la palabra. Para la divisin mecanogrfica: No dividir palabras en el primer rengln del prrafo. No dividir palabra en dos lneas seguidas. No dividir nombres propios ni apellidos. No dividir palabras que contengan x (equis) intermedia. Escritura de nmeros: El valor numrico y el smbolo de una unidad de medida, se separan por un espacio en blanco. Luego de un smbolo no debe escribirse signo de puntuacin, salvo por regla ortogrfica, en cuyo caso se deja un espacio de separacin entre el smbolo y el signo de puntuacin. Estos dos elementos no pueden escribirse en rengln separado.

Cada grupo de tres cifras de los valores asociados a la unidad de medida, se debe separar mediante un espacio. Ejemplo:

23 455 m 2,375 89 cm Los nmeros de cuatro cifras que representen aos no se separan con espacio ni con punto.

Cuando se escribe una fecha en forma abreviada, se representa en orden de ao, mes, da y se expresa: con cuatro dgitos para el ao, dos para el mes y dos para el da, con dos dgitos para ao, dos para el mes y dos para el da. Los nmeros de normas no se separan con espacio ni con punto. Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apstrofo para las unidades de milln. El signo pesos va unido al nmero y la palabra pesos sigue a la expresin en letras. Ejemplo: $6565.800,00 Doscientos mil pesos La escritura eventual de nmeros dentro de un texto se efecta as: del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Cuando los nmeros hagan parte de un rango o de una serie se escriben en cifras. Para grados, porcentajes y proporciones se utilizan cifras aunque sean menores de 10. Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el diecisis al veintinueve se escribe una sola palabra, del treinta y uno en adelante en tres palabras. Para documentos legales, los nmeros se escriben en cifras y letras. Los nmeros telefnicos se separan por grupos y con espacios, el indicativo entre parntesis.

Ejemplo: Telfono (091) 450 87 89 Los nmeros de cdula se representan en cifras de miles separadas con punto, y si la poblacin no es una capital, se aade el nombre del departamento entre parntesis. Ejemplo: C.C. 60.555.366 de Honda (Tolima) C.C. 88.212.522 de Medelln Los nmeros de NIT. Se representan en cifras de miles separadas por punto; se deja un espacio antes del ltimo dgito que es el de la verificacin, cheque o control.

Ejemplo: NIT 850.232.6662 Para la denominacin de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas. Ejemplo: Reunin de las 14:00 a las 18:00 horas. Transcripcin textual de documentos: Para destacar la transcripcin de un texto se deja una sangra de cuatro espacios a la izquierda y cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y finalizacin, as como continuidad en los prrafos de una transcripcin completa. Los puntos suspensivos indican la existencia de texto que no se incluy. Denominaciones femeninas y profesionales: Los ttulos y cargos correspondientes a damas s escriben en su respectiva forma femenina como lo establece la Real Academia de la Lengua. Ejemplos: Alcaldesa Ingeniera Jefa Abreviaturas: En el texto de los oficios es incorrecto el uso de abreviaturas. Se debe colocar las palabras completas, a excepcin de las que forman parte del nombre o razn social de la empresa que as las tengan registradas y cuando se conoce que una persona utiliza un nombre o apellido abreviado y en los tratamientos en las lneas de encabezado y de copia. Ejemplo:

 Ca. Colombiana Tex S.A. Carlos de J. Garca J. Oficio de un solo prrafo: Para la esttica en la distribucin del oficio de un prrafo, es posible sobrepasar los limites de las medidas convencionales, de la siguiente manera: Dejar tres interlneas entre el margen superior y el nmero; otras tres entre nmero y fecha. Visto Bueno: En caso de que un oficio requiera visto bueno se tiene en cuenta lo siguiente: En distribucin vertical se ubica contra el margen izquierdo de cuatro a seis interlneas del cargo del firmante. La abreviatura de visto bueno (Vo. Bo.), se escribe seguida del nombre del funcionario responsable, en mayscula sostenida o con mayscula inicial, en concordancia con el firmante y el destinatario. A una interlineacin se indica el cargo, con mayscula inicial alineado con la primera letra del nombre. Ejemplo: Vo. Bo. William Alfonso Riveros Jefe Divisin Recursos Humanos Plegado del documento: El doblez depende del sobre en el que se guarde el documento. Si es un sobre convencional (rectangular), se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente 3 o 4 cm arriba de la mitad; se efecta el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo, dejando una pestaa de un centmetro, despus se hace el ltimo doblez. Se inserta el documento en el sobre de manera que quede en posicin de lectura. Para sobre con ventanilla, el doblez se hace de acuerdo con las dimensiones del sobre que emplee cada empresa y con la posicin de la ventanilla.

 Tipo y tamao de letra de fcil lectura. El documento debe ser ntido. La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmacin. La transmisin del documento va fax, exige el envo inmediato del original, nico respaldo de valor probatorio, si no se recibe el original y el documento transmitido va fax se encuentra en papel trmico, ste se debe fotocopiar para garantizar la permanencia de la informacin contenida. El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservacin y conservacin del documento. NO SE DEBE UTILIZAR PARA DOCUMENTOS OFICIALES.

Es una comunicacin de carcter externo enviadas por la institucin a empresas externas y recibidas de empresas externas a la institucin. DATOS DEL REMITENTE: razn social, logotipo, ciudad, direccin, apartado, telfono, fax, direccin electrnica y NIT de quien enva la comunicacin. Se deben ajustar a los lineamientos establecidos por la empresa donde se labora. Tanto el encabezado como el pi de pgina van centrados en la hoja en letra clara y legible, y deben ir en todas las hojas que integran el documento. NUMERO: Consecutivo, lo puede anteceder el cdigo o iniciales de la dependencia. De 2 a 3 interlneas del margen superior FECHA: Ciudad de origen, da, mes y ao de la comunicacin; Ej. (San Jos de Ccuta, 20 de agosto de 2003). A 2 interlneas del margen superior. DATOS DEL DESTINATARIO: Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada y se digitan hasta en ocho (8) renglones. De 4 a 6 interlneas de la fecha TRATAMIENTO: o ttulo acadmico, se escribe con mayscula inicial (Seor, Seora, Doctor, Ingeniero.). NOMBRE DEL DESTINATARIO: Se dirigen en forma personalizada, es decir, al funcionario especfico. Cuando se desconoce el nombre del funcionario se dirigir a la jefatura responsable. Se escriben los nombres y apellidos en mayscula sostenida. No se utiliza negrilla. (WILLIAM ALFONSO DELGADO). A 1 interlnea.del tratamiento CARGO: Se escribe con mayscula inicial. (Gerente). Cargos extensos pueden repartirse en dos renglones sin efectuar divisin silbica. A 1 interlnea.del Nombre del destinatario. EMPRESA: Con la denominacin ms ampliamente conocida; se puede emplear la razn social completa, sigla o acrnimo. (I. C. B. F., SENA o Sena, Instituto de Seguros Sociales). A 1 interlnea.del cargo. DIRECCIN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma direccin que se registra en el sobre. Opcional la abreviatura de nmero No. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,... (Carrera 57 14E-48). En caso de apartado el nmero se anota sin separador de miles (Apartado 43567). A 1 interlnea.de la empresa.

NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre an tratndose de correspondencia local. (Bucaramanga, Santander). A 1 interlnea.de la direccin. PAS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del pas en la misma lnea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensin de los datos. ASUNTO REFERENCIA: (Opcional). Constituye la sntesis de la carta en mximo cuatro palabras, mayscula inicial. (Vencimiento pliza 450060). De dos (2) a tres (3) interlneas de la ciudad. SALUDO O VOCATIVO: Se utiliza para las damas el nombre y para los caballeros el apellido. (Respetada Seora Gloria Cecilia Apreciado seor Garca). De dos (2) a tres (3) interlneas TEXTO: Escrito que detalla el objeto de la comunicacin. A 3 interlneas del saludo.. DESPEDIDA: Expresin de cortesa que se escribe a dos renglones del texto. (Cordialmente, Cordial saludo, Atentamente.) REMITENTE: El nombre se sita de cuatro a seis renglones de la despedida, sin centrar, en mayscula sostenida. El cargo en el rengln siguiente con mayscula inicial sin centrar. LINEAS ESPECIALES ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Despus del firmante a dos interlneas seguida de dos puntos, a un espacio se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en nmero de hojas o tipo de anexo. Anexo: Copia Resolucin No. 421 (10 folios) COPIA: Se colocan a dos interlneas del firmante o de los anexos contra el margen izquierdo y seguida de dos puntos, as: tratamiento, nombre, cargo; separados por comas, si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Snchez Chacn, Gerente CENS E. S. P.). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro. Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian. IDENTIFICACIN TRANSCRIPTOR: a dos renglones del firmante o del ltimo rengln escrito se anota el nombre con mayscula inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra Arial tamao 8. (Ana Ortiz.)

PIE DE PGINA: Debe estar centrado en tipo de letra 11 y contener la siguiente informacin: Av. 11 Este 5AN -71 Guaimaral PBX 5 74 68 88 www.herasmomeoz.gov.co Ccuta Norte de Santander

 Tanto el encabezado como el pi de pgina van centrados en la hoja y en letra clara tamao 12, sin negrilla y sin cursivas. Los mrgenes que se utilizarn a partir de los bordes de las hojas sern los siguientes: Margen superior 3 a 4 centmetros Margen Inferior 2 a 3 centmetros Lateral izquierdo3 a 4 centmetros Lateral derecho 2 a 3 centmetros El encabezado va en todas las hojas que integran el documento. El cdigo de la dependencia con su respectivo nmero consecutivo deben ir en la parte superior izquierda de toda comunicacin. Ejemplo: XX 0665 El consecutivo se puede colocar con numerador. Los datos del nombre de la ciudad de origen y de la fecha de envo, se digitan a un rengln del nmero de la dependencia y en forma completa. Ejemplo: San Jos de Ccuta, 10 de marzo de 2010 (da, mes y ao); el mes correspondiente a la fecha de envo se escribir en letras minsculas. Los datos del destinatario se digitan entre dos y cuatro renglones de la ciudad y la fecha; dichos datos se deben digitar hasta en ocho lneas. Ejemplo: Ejemplo destinatario a nivel Nacional Doctor WILLIAM ALFONSO DELGADO Jefe de Mercadeo Maderable S.A. Calle 65A 183 - 17 piso 2 Edificio Galen Choc, Quibdo b. Ejemplo destinatario a nivel Local o Municipal Doctor LUIS ALBERTO JAIMES GOMEZ Jefe de Mercadeo Maderable S.A. Calle 12 12 - 17 piso 2

Edificio Santander San Jos de Ccuta En los memorandos y circulares se suprime el saludo, por lo general deben ser comunicaciones concisas y poco extensas; en las dems comunicaciones el saludo debe ser: cuando el destinatario es hombre, Respetado doctor o Respetado seor y si es mujer debe escribirse el nombre Respetada doctora Clara Ines; cuando no sea doctora siempre ser seora. Cuando se mencione una comunicacin debe indicarse siempre el nmero y la fecha de la misma. En lo posible se debe tratar un tema por comunicacin, excluyendo los personales y el tratamiento ser de usted. No debe utilizarse negrilla, ni mayscula sostenida, las maysculas nicamente para escribir el nombre del destinatario y el remitente. Cuando se utilicen vietas se debe dar un espacio entre cada una de ellas y usar la sangra para una mejor presentacin. El punto y coma, los dos puntos, comas, puntos seguidos y apartes, deben ir pegados a la palabra inmediatamente anterior. Las nicas palabras que van centradas y con maysculas sostenidas se emplean en los formatos de: RESOLUCIN, MEMORANDO, CIRCULAR, CERTIFICACIN O CONSTANCIA. En caso de que se requiera el envo de anexos, se debe mencionar el documento y entre parntesis se indica el nmero de folios de cada documento. Ejemplo: Anexo: Resolucin 040 (8 folios). PGINAS SUBSIGUIENTES: La lnea de identificacin puede contener tratamiento y nombre destinatario, estos datos contra el margen izquierdo y el nmero de la pgina al margen derecho. Ejemplo: Ingeniero Luis Carlos Jaimes El primer prrafo de las lneas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlneas del encabezado. En caso de terminar pgina sin finalizar prrafo, se dejan mnimo dos renglones y se pasan dos a la nueva pgina.

 La ltima pgina debe contener mnimo el prrafo de cierre antes de la despedida. ASPECTOS GENERALES DE LA COMUNICACIN Las palabras escritas con mayscula sostenida no se dividen. Conveniente tildar vocales escritas con mayscula sostenida. No exagerar uso de maysculas sostenidas. Escribir con mayscula inicial nombres propios, asimismo distinguir nombre propio de trmino genrico. Utilizar debidamente la separacin silbica y mecanogrfica. Al escribir un valor numrico con el smbolo de una unidad de medida, stos se separan por un espacio en blanco. (1 cm, 1 g). Al mencionar fecha en texto se escribe completa (da, mes y ao). Las cifras de dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto en unidades de mil y apstrofo para unidades de milln. El signo de $ unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresin en letras. En la escritura eventual de nmeros dentro de un texto, del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Cuando los nmeros hagan parte de rangos, grados, porcentajes, se escriben en cifra. Cantidades del 16 al 29 en una palabra y del 31 en adelante en dos palabras. Los nmeros telefnicos se separan por grupos y con espacios, indicativo entre parntesis. Para la denominacin de la hora local se utiliza modelo internacional de 24 horas. Es incorrecto el uso de abreviaturas, excepto cuando formen parte del nombre o razn social. Para cartas de un prrafo es conveniente modificar los lmites de medidas convencionales: 3 interlneas entre el margen superior y el nmero 3 interlneas entre el nmero y la fecha 6 interlneas para iniciar destinatario El prrafo a interlineacin de uno y medio o dos y el doble para la despedida. Las lneas especiales se pueden separar por 3 interlneas. No se cambia la interlineacin sencilla para los datos del destinatario y remitente.

ZONA 1: Razn social, sigla o acrnimo, logotipo y NIT ZONA 2: Direccin, apartado, fax, telfono, ciudad ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro.

ZONA 3

ZONA 1

ZONA 2
Zonas de la carta REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar la comunicacin en original y una copia: La original para el destinatario, copia para el recibido del remitente que se conservar en el archivo de gestin. El nmero de copia aumentar, en caso de que sea estrictamente necesario. a. Elaborar la comunicacin en tamao carta. b. Los documentos deben tener encabezado y pie de pgina y

cumplir con las directrices establecidas en el instructivo. c. Para la firma de las comunicaciones externas los nicos autorizados son el Gerente y Subgerentes y Asesores.

30000- XXX [A.DEPENDENCIA Y CONSECUTIVO CON NUMERADOR ] San Jos de Ccuta, 10 de marzo de 2010 [B.CIUDAD Y FECHA (D-MA)]

Doctora [TRATAMIENTO] BELINDA BARRIOS BARRIOS [NOMBRE DESTINATARIO] Gerenta [CARGO] Cooperativa Progresemos [ENTIDAD] Calle 18 No. 21-22 Barrio Blanco [DIRECCION O APARTADO] Bucaramanga, Santander [NOMBRE DE LA CIUDAD Y DPTO] Asunto: Consulta estado de cuenta. Cordial Saludo doctora Belinda: [D. ASUNTO] [E. SALUDO]

En mi carcter de asociada de esa Cooperativa, me permito solicitarles me informen sobre el estado de mi crdito, con el fin de definir si es posible efectuar un cruce de cuentas. Les agradezco enviarme la informacin a la Direccin Seccional en el transcurso de la presente semana. [F. TEXTO] Cordialmente, [G. DESPEDIDA]

ROCIO ISABEL GUTIERREZ Directora Seccional Anexos: Copia: CARGO;

[REMITENTE] [ CARGO]

[ I. LINEAS ESPECIALES] [J. TRATAMIENTO, NOMBRE Y

I ES EXTERNA SE ADICIONA EMPRESA] Luis C. [ K. IDENTIFICACIONTRANSCRIPTOR] Antecedente [L. COLOCAR NMERO y fecha DE RADICADO DEL DOCUMENTO QUE SE CONTESTA] DATOS DE PIE DE PGINA CONSERVANDO EN EL MARGEN INFERIOR

Comunicacin escrita de carcter interno de una empresa, se utiliza para transmitir informacin, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales. * MRGENES (Igual a la carta) Denominacin del documento: se escribe a dos o tres interlneas del encabezado en mayscula sostenida y centrada. Nmero: Numeracin consecutiva. Puede anteceder el cdigo dependencia, a dos o tres interlneas de la palabra MEMORANDO. Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben a dos o tres interlneas del nmero consecutivo. Encabezamiento: A tres interlneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposicin PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayscula inicial. A dos interlneas de la palabra PARA se ubica la preposicin DE en mayscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayscula inicial.. A dos renglones de la preposicin DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Al frente se escribe la sntesis del documento con mayscula inicial, en mximo cuatro palabras. Texto: Se inicia a tres o cuatro interlneas del asunto contra el margen izquierdo. En este caso al final del texto aparece mecanografiado sin el cargo. la firma sobre el nombre

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace aclaracin escribiendo entre parntesis y con mayscula la letra E. seguida de punto despus del cargo La despedida, las pginas subsiguientes y las Lneas especiales: Anexos, copias e identificacin del transcriptor, se aplican igual que en la carta.

a. Elaborar la comunicacin en original y una copia: La original para el destinatario, copia para el recibido del remitente que se conservar en el archivo de gestin. El nmero de copia aumentar, de que sea estrictamente necesario. b. Elaborar la comunicacin en tamao carta. c. Los documentos deben tener encabezado y pie de pgina y en caso

cumplir con las directrices establecidas en el instructivo. d. Para la firma de las comunicaciones internas los nicos autorizados son el Gerente, Subgerentes, Asesores, Lderes y Coordinadores.

MEMORANDO [A. NOMBRE DEL DOCUMENTO] 30000 - XXXX [B. DEPENDENCIA Y CONSECUTIVO]

San Jos de Ccuta, 10 de marzo de 2010[C.CIUDAD Y FECHA(D-M-A)] D

PARA:

Doctora Karla Katherine Carrascal, Asesora de Planeacin [D.Tratamiento, nombre y cargo, ste ltimo separado por coma] Gerente (e) [E.CARGO Y DEPENDENCIA] [F. ASUNTO] E

DE: ASUNTO:

Plan de Desarrollo Institucional.

Con el objetivo de atender la solicitud de informacin de la Contralora con radicado 0533 del 14 de diciembre de 2.009, agradezco presentar un informe general sobre las actividades cumplidas a la fecha contempladas en el Plan de Desarrollo Institucional. Cordialmente, [G. TEXTO] [H.DESPEDIDA] H G

WILLIAN ARMANDO GARCIA Anexo: Uno (Tres hojas) ESPECIALES]

[I.REMITENTE]

I [J.LINEAS J

Copia: Dra. Leonor Jaimes, Asesora de Control Interno [K.TRATAMIENTO, NOMBRE Y CARGO] Ana Ortiz. [L.IDENTIFICACION TRANSCRIPTOR]

K L

DATOS DE PIE DE PGINA CONSERVANDO EN EL MARGEN INFERIOR

Comunicacin interna o externa de carcter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios. MRGENES: Superior 3 cms Inferior 3 cms Izquierdo 3 cms Derecho 3 cms

Circular externa: Comunicacin de carcter general dirigida a varios destinatarios con el mismo texto o contenido, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios, cambios u otras informaciones de carcter general. Circular interna o general: Comunicacin con el mismo contenido, utilizada para dar a conocer internamente actividades de la Institucin, as como normas generales, cambios, polticas, disposiciones, ordenes y asuntos de inters comn. Denominacin: A dos o tres interlneas del margen superior se escribe la palabra CIRCULAR en mayscula sostenida y centrada. Nmero: Numeracin consecutiva. Puede anteceder el cdigo dependencia. A dos o tres interlneas de la palabra CIRCULAR. Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben a dos o tres interlneas del nmero Destinatario: A tres interlneas y contra el margen izquierdo o centrado, en mayscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS) Asunto: Opcional. Sntesis en mximo cuatro palabras, a 3 renglones del DESTINATARIO con mayscula inicial y seguida de dos puntos. Texto: A tres o cuatro interlneas del asunto. A interlineacin sencilla y doble entre prrafos. Despedida: Expresin de cortesa a 2 renglones del texto, contra el margen izquierdo. Breve o frase terminada en punto. Remitente: El nombre se coloca de cuatro a seis interlneas de la despedida en mayscula sostenida. El cargo a una interlnea del nombre, con mayscula inicial sin centrar

Los anexos e identificacin del transcriptor se establecen igual que en la carta PGINAS SUBSIGUIENTES La lnea de identificacin puede contener grupo destinatario, opcional la fecha o nmero y el nmero a la derecha. El primer prrafo se inicia de 2 a 4 interlneas del encabezado. Dems recomendaciones de la carta comercial. CIRCULAR EXTERNA: Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para varios destinatarios y para su elaboracin se tiene en cuenta la NTC 3393 (Se aplic en la descripcin del Oficio) REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar la comunicacin en original y anexo un listado de recibido como constancia de entrega a los destinatarios que se conservar en el archivo de gestin. b. Elaborar la comunicacin en tamao carta. c. Los documentos deben tener encabezado y pie de pgina y

cumplir con las directrices establecidas en el instructivo. d. Para la firma de las Circulares Internas los nicos autorizados son el Gerente, Subgerentes, Asesores, Lderes y Coordinadores.

CIRCULAR

A B

30000 - XXX [DEPENDENCIA Y CONSECUTIVO CON NUMERADOR ] San Jos de Ccuta, 10 de marzo de 2010 [CIUDAD Y FECHA] D C

PARA TODO EL PERSONAL DE LA ADMINISTRACIN Asunto: Informe de equipos [ASUNTO] E

Les solicito informar, mediante un listado la cantidad de equipo de cmputo instalados con el respectivo nmero de inventario, con el objetivo de corroborar y actualizar el inventario institucional. Agradezco enviarme la informacin al rea de Almacn en el transcurso de la presente semana. [F. TEXTO] G Cordialmente, [G. DESPEDIDA]

Nidia Crdenas Cceres Jefe Recursos Fsicos Anexos: Formato (Uno) Copia: En caso de que aplique CARGO] Ana Ortiz.

[REMITENTE] [CARGO]

H I

[LINEAS ESPECIALES] [TRATAMIENTO, NOMBRE Y J

[IDENTIFICACION TRANSCRIPTOR]

DATOS DE PIE DE PGINA CONSERVANDO EN EL MARGEN INFERIOR

CIRCULAR

10000-21 San Jos de Ccuta, 10 de febrero de 2010

PARA TODO EL PERSONAL ADMINISTRATIVO

Asunto: Capacitacin Gestin Documental

Con agrado informo a todo el personal administrativo de esta institucin que del 5 al 20 de marzo se estar llevando a cabo la capacitacin sobre Gestin Documental la cual se anexan los temas. La doctora Nancy Duque Lpez, Instructora del SENA ser la persona encargada de este evento, favor acercarse a la oficina de talento Humano para realizar la respectiva Inscripcin. Cordialmente,

ANA AMELIA ORTIZ TORRES Gerenta Anexo: un folio Copia: Sra. Karla Bermdez, Jefe Talento Humano
Karen O.

Av. 11 Este 5AN -71 Guaimaral PBX 5 74 68 88 www.herasmomeoz.gov.co Ccuta Norte de Santander

CERTIFICADO: Documento de carcter probatorio, pblico o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. CONSTANCIA: Documento de carcter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. CLASIFICACIN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser: Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, comportamiento, etc. Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia eventos, documento identidad, paz y salvos, exmenes mdicos, etc.. ESTILOS

BLOQUE: Nmero, fecha y firmante parten del centro hacia el margen derecho. REQUISITOS MRGENES: Igual a los dems documentos. PARTES NMERO: Opcional. A 2 3 interlneas del margen superior y segn el estilo. FECHA: De 2 a 3 interlneas, en forma completa CARGO: De 3 a 4 interlneas, mayscula sostenida y centrado precedido por EL-LA. IDENTIFICACIN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlneas, centradas y en mayscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla). TEXTO: De 3 a 4 interlneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjuncin Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en mayscula sostenida e identificacin).

Se emplea interlineacin de 1 y medio o dos en el texto y doble entre prrafos. Se redacta en tercera persona. En el ltimo prrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificacin y de preferencia se incluye el destinatario. FIRMANTE: Mayscula sostenida, de 4 a 6 interlneas y segn el estilo . TRANSCRIPTOR: A 2 interlneas del firmante y al margen izquierdo.

REQUISITOS: a. El documento se debe elaborar en tamao carta b. Se debe producir en original y una copia, la original para el solicitante y la copia para el archivo de gestin. c. El documento original y copia deben tener el encabezado y pie de pgina oficial de la HUEM.

30000- XXX San Jos de Ccuta,

EL COORDINADOR DE TALENTO HUMANO

HACE CONSTAR

Que revisada la historia laboral del doctor *********, identificado con Cdula de Ciudadana N.********, se evidenciaron liquidaciones y NOMBRE N C.C. FECHA Y N RESOLUCIN FONDO DE CESANTAS VALOR LIQUIDADO

N.N.

******

reconocimientos de auxilio de cesantas por los valores siguientes: La presente certificacin se expide por solicitud del dr. *********, con destino al Banco Davivienda. CARLOS DAVID ROJAS RICO Lucy Torres. DATOS DE PIE DE PGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR

2 a 3 interlneas 30000- XXXX Cdigo oficina Numeracin consecutiva 2 a 3 interlneas San Jos de Ccuta, 10 de marzo de 2010 3 a 4 interlneas

LA JEFE ASESORA DE PLANEACION 3 a 4 interlneas

CERTIFICA: 3 a 4 interlneas

Que la seora LEONOR JAIMES ROJAS, identificado con cdula de ciudadana 65.345.678 de Bucaramanga, asisti al evento de capacitacin Diseo, Elaboracin e Implementacin de Proyectos desde el 10 de octubre de 2009 y desempea el cargo de Profesional de Apoyo Gestora de Proyectos en la Oficina de Planeacin. Esta constancia se expide para la Cooperativa PROGRESEMOS, con el objetivo de adjuntar a la hoja de vida. 4 a 6 interlneas KARLA KATHERINE CARRASCAL 2 interlneas William Laguado.

DATOS DE PIE DE PGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR

Es una orden escrita dictada por el jefe de un servicio pblico que tiene carcter general, obligatorio y permanente, y se refiere al mbito de competencia del servicio.

REQUISITOS: a. El documento se debe elaborar en tamao oficio b. El documento se debe producir en original y dos copias, la original para conservar en la Gerencia en el consecutivo, la primera copia para el archivo de Gestin de la oficina y la Segunda copia para el interesado. c. El documento original y copias deben tener el encabezado y pie de pgina oficial de la Empresa.

RESOLUCIN No. (Fecha) Por la cual se EL GERENTE DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ En ejercicio de sus facultades legales estatutarias y en especial de la conferidas por el acuerdo 01 de 1996 artculo 29 numeral 12 y, CONSIDERANDO: Que

Que

Que

Que

Que

DATOS DE PIE DE PGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR

Hoja No. 2 de la Resolucin No. Por medio de la cual RESUELVE: ARTCULO PRIMERO:

de fecha

ARTCULO SEGUNDO: ARTCULO TERCERO: ARTCULO CUARTO: La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. COMUNQUESE Y CMPLASE Dada en San Jos de Ccuta, a

ANA AMELIA ORTIZ TORRES Iniciales de quien elabora

DATOS DE PIE DE PGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR

Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunin. Este registro cumple con la informacin que plantea la Norma Tcnica Colombiana, en donde se agreg la informacin necesaria para la institucin.

FORMATO ACTA DE REUNIONES

ELABOR Profesional de Apoyo Oficina Asesora de Planeacin Lugar: [A.] Actividad: [B.] Acta No.: [C.] Asistentes: [F.]

VERIFIC

APROBO

VERSION

CODIGO ESE DEL HUEMFORMA OAP-FARTO: 2008-97 FECHA DE ULTIMA ACTUALIZACION:

Asesora de Planeacin

Asesora de Planeacin

02

Marzo 19 de 2009

Fecha: [D.] NOMBRES

Hora: [E.] CARGO

1. Temas a tratar [G.] 2. Resumen de los temas tratados y conclusiones [H.] 3. Decisiones [I.] 4. Compromisos [J.] DESCRIPCION RESPONSABLE FECHA LIMITE DE

CUMPLIMIENTO

En constancia firman:

Nota: Se adjunta listado de asistencia como soporte de aceptacin del acta y adopcin de compromisos.

A. Lugar: Se debe escribir el nombre del lugar donde se realiz la reunin B. Actividad: Se debe escribir el nombre completo del grupo de la reunin C. Acta No.: Se debe escribir el nmero del acta consecutivo con nmero y ao. D. Fecha:Se debe colocar la fecha completa de produccin del documento y/o reunin. E. Hora:Se debe escribir la hora en tiempo meridiano. Ejemplo: Desde las 4:00 hasta las 18:00 horas. F. Asistentes: Se describe el ttulo, nombre y cargo de los asistentes que conformen el Comit o equipo de trabajo en las columnas: Nombre / Cargo. G. Temas a Tratar: Se describe enumerados en literales a. b. c .,. Cada uno de los temas a tratar. H. Resmenes de los temas tratados y conclusiones: Describir cada uno de los temas a tratar con el respectivo desarrollo separados con literales a. b. I. Decisiones: Se describe las decisiones tomadas enumeradas por literales ejemplo: a. .b. ..c. .. J. Compromisos: Describir los compromisos adquiridos en el comit para la prxima reunin en las respectivas columnas sealadas a continuacin: Descripcin Responsable Fecha lmite cumplimiento En constancia firman:

REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar el documento en tamao carta. b. Los documentos deben tener encabezado y pie de pgina y cumplir con las directrices establecidas en el instructivo. c. Toda acta expresa lo tratado en una reunin sin describir detalles intrascendentes. Los prrafos deben ser concisos y claros y que hagan nfasis en las determinaciones tomadas. d. Se presenta el nombre de la persona que presenta una mocin pero es necesario escribir quienes se adhieren a ella. e. Las intervenciones de los asistentes se mencionan con nombre completo.

f. Cuando haya lugar a votaciones, se indica el nmero de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres completos. g. Se debe escribir el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunin, as como la persona que acta como secretario de la misma. h. Es conveniente que el Presidente y el Secretario coloquen su rbrica en las actas. i. Cuando en una reunin se presentan documentos que sustentan una informacin, stos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo a Anexos seguida de dos puntos y con mayscula inicial. A dos espacios la cantidad, de preferencia clarificar el nmero de hojas.

FECHA: ______________________ [A.] REUNION: _______________________ [B.] NOMBRE[C.] DEPENDENCIA CORREO [D.] ELECTRONICO [E.] TELEFONO [F.] FIRMA [G.]

Descripcin para el diligenciamiento A. Fecha: Registrar la fecha en que se realiza la reunin. B. Reunin: Registrar el nombre del tema de la reunin o nombre del comit. C. Nombre: Registrar el nombre del asistente D. Dependencia: Registrar el nombre de la dependencia en donde labora el asistente E. Correo Electrnico: Registrar la direccin de correo electrnico del asistente F. Telfono: Registrar el nmero de telfono y/o extensin del asistente G. Firma: El asistente debe firma la participacin en la reunin

REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar el documento en tamao carta. b. Los documentos deben tener encabezado y pie de pgina y

cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.

Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envo. Con el objetivo de agilizar el envo, se debe implementar el sobre de Ventanilla. PARTES Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior. Tercio central para ubicar datos del destinatario. Espacio de ventanilla. Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo. ASPECTOS GENERALES SOBRES El sobre debe coincidir en color, calidad y diseo de la papelera. Se recomienda que los sobres de Manila lleven impresos el membrete. En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armona con el tamao. El tamao debe ser el adecuado segn anexos. Para sobres de Manila a partir del tamao carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayscula sostenida a interlineacin de 1 y medioLa impresin de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el ltimo caso se deja la solapa al lado derecho. Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir nmero telefnico antes de la ciudad. Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamao apropiado. Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.

SOBRE OFICIAL a. TAMAO MEDIO OFICIO DE VENTANILLA

ZONA 1

ZONA

2
Av. 11 Este 5AN -71 Guaimaral - PBX 574 6888 www.herasmomeoz.gov.co Ccuta Norte de Santander

ZONA 3

Distribucin en tercios iguales

b. SOBRE DE MANILA TAMAO CARTA Y/O OFICIO NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 3369 Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envo. PARTES Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior. Tercio central para ubicar datos del destinatario. Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo. ASPECTOS GENERALES SOBRES El sobre debe coincidir en color, calidad y diseo de la papelera.

Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete. En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armona con el tamao. El tamao debe ser el adecuado segn anexos. Para sobres de manila a partir del tamao carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayscula sostenida a interlineacin de 1 y medioLa impresin de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el ltimo caso se deja la solapa al lado derecho. Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir nmero telefnico antes de la ciudad. Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamao apropiado. Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.

ZONA 1

REMITENTE

ZONA 2 DOCTOR JUAN LUIS RESTREPO GERENTE INCORA APARTADO 1250 NEIVA, HUILA

Ejemplo. Sentido de escritura en el sobre de Manila

HOJA DE TRANSMISIN POR FAX Fecha (d/m/a) DATOS DEL DESTINATARIO NOMBRE: CARGO: Telefax No. Ciudad: No de Control

EMPRESA: DATOS DEL REMITENTE NOMBRE: CARGO: Asunto o mensaje:

Pas:

No. De hojas transmitidas Incluyendo esta:

Firma:

Nombre de destinatario que confirma:

Fecha:

Con el objetivo de manejar la imagen corporativa de la Institucin se producir este documento para darle formalidad al envo de documentos por va fax REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar el documento en tamao carta. b. Los documentos deben tener encabezado y pie de pgina y

cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.

DEFINICIN: Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carcter administrativo. CLASIFICACIN De acuerdo con los requerimientos de la entidad: En peridicos o espordicos De acuerdo con el nmero de hojas: En cortos, hasta la pgina nmero 10 y en extensos, a partir de la pgina 11. REQUISITOS MARGENES: Los mismos de la carta; para el encabezado de segundas hojas, igualmente. INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario. CUERPO DEL INFORME: Constituye la parte central del documento y est conformado por introduccin, ncleo del informe, conclusiones y recomendaciones Consltese la Norma Icontec 3588 INFORME CORTO: Consta de las partes que se explican a continuacin. El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente RAZN SOCIAL: Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa. DEPENDENCIA: A interlineacin doble, bajo la razn social se escribe el nombre de la dependencia, origen del informe, con mayscula inicial y contra el margen izquierdo. NUMERO O CODIGO: En caso de requerir el nmero o el cdigo de identificacin, ste se ubica sobre el mismo rengln de la dependencia, contra el margen derecho, as:

1300-023

TITULO: A cuatro interlneas de la dependencia se escribe el ttulo del informe, centrado y en mayscula sostenida. FECHA: A cuatro renglones del ttulo, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos ( : ). Al frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayscula inicial. AUTORA DEL INFORME: A interlineacin de uno y medio a dos debajo de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones, seguida de dos puntos ( : ), ELABORADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los nombres correspondientes, con mayscula inicial. Los datos de la fecha y la autora se tabulan a dos espacios de la expresin ms larga. OBJETIVO: El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propsito del mismo y se presenta, as: De dos a cuatro interlneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos ( : ), en mayscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios de este enunciado, se expresa la finalidad del informe con mayscula inicial. En caso de requerir ms de un rengln, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. ESCRITURA DE TEXTO: El informe corto, generalmente consta de un captulo nico, de requerir numerales se escriben contra el margen izquierdo. CONCLUSIONES: (Opcional) En caso de incluirlas se procede as: la palabra CONCLUSIN o CONCLUSIONES se escribe en mayscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlneas del ltimo rengln del texto. La primera lnea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del ttulo. FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores. El nombre se anota en mayscula sostenida, de cuatro a seis renglones del ltimo prrafo. El cargo, a una interlnea del nombre, con mayscula inicial. TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificacin se escribe a dos interlneas del firmante.

4 interlneas INFORME DE GESTION 4 interlneas FECHA: San Jos de Ccuta, 17 de diciembre de 2009 (1.5 a 2 interlneas) ELABORADO POR: Ana Amelia Ortiz Roco Isabel Gutirrez 2 a 4 interlneas OBJETIVO: Desarrollar los avances y determinar el cumplimiento de labores, segn el cronograma establecido. 2 a 4 interlneas TEXTO ( 1.5 o 2 interlneas). ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ________________________________________. CONCLUSIONES 2 a 4 interlneas ___________________________________________________________ ______________________________________. 4 a 6 interlneas NOMBRE COMPLETO Cargo Transcriptor Esquema del informe Corto

REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar el documento en tamao carta. b. Los documentos deben tener encabezado y pie de pgina y

cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes: Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trmites para las instituciones. Acrnimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razn social. Anexo: Documento o soporte que acompaa a una comunicacin. Asunto: sntesis del contenido de una comunicacin Antecedente: Corresponde al radicado que se le dio a la comunicacin en el momento de ingresar a la Entidad. Bloque extremo: Estilo de carta en donde todas las lneas parten del margen izquierdo. Carta: comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados Copia: fiel reproduccin de un documento. Datos del remitente: razn social, logotipo, ciudad, direccin, apartado, telfono, fax, direccin electrnica y NIT de quien enva una comunicacin. Despedida: palabra o frase de cortesa al final de una comunicacin. Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicacin. Encabezado: identificacin institucional que normalmente indica el nombre y logotipo de la entidad. Fecha: da, mes y ao de elaboracin de una comunicacin.

Logotipo. Smbolo que identifica a una entidad. Membrete: inscripcin que identifica el contenido de una carpeta. Nmero o referencia: identificacin alfanumrica del documento. Pi de pgina: identificacin institucional que normalmente contiene la direccin, telfono y pgina Web de la entidad. Razn social: nombre que identifica a una entidad Remitente: nombre, apellidos y cargo de quien firma una comunicacin. Rengln: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Saludo o vocativo: lnea opcional de cortesa Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razn social. Texto: cuerpo del mensaje. Transcriptor: persona responsable de digitar el documento. Zona: espacio predeterminado para la ubicacin de un conjunto de datos impresos o escritos.