Ms Project 2010

Curso Bsico de Microsoft Project 2010

Contenido
1. CONCEPTOS BASICOS DESCRPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS QUE ES UN PROYECTO DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTOGESTIN DE PROYECTOS EJECUCION DEL PROGRAMA CREAR UN NUEVO ARCHIVO CALENDARIO DEL PROYECTO MODIFICAR UN CALENDARIO BASE. CREAR UN CALENDARIO NUEVOAPLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO

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1. CONCEPTOS BASICOS DESCRPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS QUE ES UN PROYECTO DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTOGESTIN DE PROYECTOS EJECUCION DEL PROGRAMA CREAR UN NUEVO ARCHIVO CALENDARIO DEL PROYECTO MODIFICAR UN CALENDARIO BASE. CREAR UN CALENDARIO NUEVOAPLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO

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2. TAREAS AGREGAR TAREAS AL PROYECTO ORGANIZACIN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA
CONVERTIR UNA TAREA EN UNA SUBTAREA INSERTAR LA TAREA RESUMEN DEL PROYECTO.

3. ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO 4. ESCALAS TEMPORALES 5. TABLAS 6. ORDENAR LA INFORMACIN EL PROYECTO 7. DURACIN DE LAS TAREAS 8. DEPENDENCIA DE TAREAS 9. HITOS 10. HITOS EN UN ESQUEMA 11. RECURSOS

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12. RUTAS Y TAREAS CRTICAS 13. VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS 14. DIVISIN DE TAREAS 15. CAMBIOS EN LA PROGRAMACIN 16. DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIN 17. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO 18. ESTABLECER UNA LNEA BASE 19. ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

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20. ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS 21. ACTUALIZACIN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE RECURSOS 22. VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO 23. PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS 24. PLANEAMIENTO DE COSTOS DE RECURSOS

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25. CAMBIO DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS. 26. ESTABLECER LA ACUMULACIN DE COSTOS . 27. PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS . 28. REVISIN DE LOS COSTOS PLANEADOS . 29. SUPERVISIN DEL PROYECTO. 30. INFORMES SOBRE EL PROYECTO. 31. EJEMPLOS DE INFORMES. 32. INFORMES PERSONALIZADOS. FIN

CONCEPTOS BASICOS
DESCRPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS Microsoft Project es una aplicacin de gestin de proyectos, que ayuda a organizar un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo determinado. QUE ES UN PROYECTO Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que tiende a alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear un proyecto hay que tener en cuenta algunos aspectos antes, durante y al final del mismo:

CONCEPTOS BASICOS
Antes del proyecto: Definir el proyecto, determinando cules son las tareas que hay que realizar para conseguirlo. Identificar quin se encargar de cada tarea. Detallar cundo se va a comenzar cada una de esas tareas y cunto se va a tardar en realizarlas. Determinar el coste total del proyecto. Durante el proyecto: Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea. Indicar qu problemas van surgiendo. Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas, informando de los mismos a las personas implicadas en el proyecto. Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto. Al finalizar el proyecto: Evaluarlo para realizar proyectos ms efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las sugerencias de las personas participantes.

CONCEPTOS BASICOS
DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO Una vez que hemos definido nuestro proyecto slo nos queda decidir cmo y cundo se alcanzar el objetivo previsto en el mismo. Un proyecto est formado por las partes siguientes: Tareas: Tambin se les llama pasos y definen el mbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qu tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las vacaciones, los elementos seran: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y las tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones seran: visitar agencias de viajes, ver qu lugares estn disponibles en una fecha, reservar hotel,...

CONCEPTOS BASICOS
Al identificar las tareas hay que organizarlas jerrquicamente, en la llamada Estructura de descomposicin del trabajo. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar simultneamente. Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea. Project permite especificar la duracin en semanas, das, horas o minutos. Normalmente, para estimar la duracin de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos: 1. Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares. 2. Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias. 3. Intuicin de alguien que la ha realizado anteriormente. 4. Indeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.

CONCEPTOS BASICOS
Hitos: Representan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los hitos suelen tener como duracin cero ya que marcan la finalizacin de un plan. Cada vez que se concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querr decir que el proyecto se ha concluido.

Recursos: En los recursos estn incluidos las personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Adems de detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento.

CONCEPTOS BASICOS
GESTIN DE PROYECTOS Con Microsoft Project se pueden mantener bajo control todos los elementos anteriormente mencionados. Gracias a este software de gestin de proyectos podemos: Ver cmo algn cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto. Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen que hacer y cundo tienen que hacerlo.

CONCEPTOS BASICOS
Cmo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar: Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de Planificacin, una vez que se han establecido las tareas a desarrollar y los recursos con los que se cuenta, se puede aumentar la efectividad del proyecto basndonos en sugerencias y trucos que estos ofrecen. Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el seguimiento de las tareas, si se van realizando como se esperaban, si hay algn retraso en su finalizacin,... y tambin se tiene en cuenta los imprevistos que puede haber.

CONCEPTOS BASICOS
Cmo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar: Comunicacin de los resultados del proyecto: Como generalmente son muchas las personas que participan en un proyecto, stas tienen que estar informadas para que puedan trabajar efectivamente. Mediante el uso de los informes, se puede presentar la informacin necesaria en cada caso. Evaluacin del proyecto: Project almacena toda la informacin relacionada con las tareas, los costes,... y esta informacin ayuda a realizar la evaluacin final del proyecto. Tambin permite hacer sugerencias para proyectos futuros.

CONCEPTOS BASICOS
Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden ayudar en diversos momentos del planteamiento y la ejecucin de un proyecto, quizs las dos ms tiles son el Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama Pert, que aclara la relacin entre las mismas.

CONCEPTOS BASICOS
Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea est representada por una barra horizontal, y se sitan a lo largo de un perodo de tiempo llamado escala temporal, de forma que la longitud de cada barra corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. Tambin a travs del diagrama de Gantt podemos ver la relacin entre tareas, cuando varias barras horizontales se unen entre s indicando que una tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar cuando haya terminado la anterior.

CONCEPTOS BASICOS
Diagrama Pert: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos comprobar las relaciones de las tareas y no tanto su duracin. En el diagrama Pert las tareas estn representadas por recuadros, llamados nodos, que contienen informacin de las mismas, y cuando varias tareas estn relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente despus de otra bien porque una dependa de otra, se unen por lneas.

EJECUCION DEL PROGRAMA

Una vez aclarados varios puntos tericos vamos a ver como se ejecuta el programa MS PROJECT 2010: 1. Clic en Inicio 2. Clic en todos los programas 3. Ubicamos Microsoft Office 4. Seleccionamos Microsoft Project 2010

EJECUCION DEL PROGRAMA

CREAR UN NUEVO ARCHIVO

1. Inicie el programa 2. En el men archivo haga clic en nuevo 3. Clic en proyecto en blanco y posteriormente en crear

CREAR UN NUEVO ARCHIVO

Ahora se debe definir si la programacin se har a partir de la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalizacin, las Tareas que no requieran una fecha especfica de programacin se programaran lo ms tarde posible, en lugar de hacerlo lo antes posible).

CREAR UN NUEVO ARCHIVO

Cuando ya se tenga esta informacin clara: haga clic en la ficha proyecto informacin del proyecto en el cuadro de dialogo que aparecer escriba: Fecha de comienzo(fecha de inicio de proyecto, la fecha de fin se programara automticamente), Programar a partir de(escoja si utilizara programacin desde el comienzo o desde el final del proyecto)

CREAR UN NUEVO ARCHIVO

Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que se pone es en Fecha de fin y dejar constante la fecha de Comienzo. Por defecto se tomara la fecha del da que aparece en el recuadro fecha de hoy para iniciar la programacin, usted puede modificar la fecha de inicio si lo desea.

CREAR UN NUEVO ARCHIVO

CALENDARIO DEL PROYECTO

Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos Calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general Estndar - lunes a viernes de 9 am a 7 pm con una hora libre a medio da. (Este el calendario predeterminado que utiliza el programa) Turno de noche de 11pm a 8 am con una hora de descanso de 3 a 4 am, 5 das a la semana 24 horas - 24 hrs. Diarias los 7 dias de la semana

CALENDARIO DEL PROYECTO

Para modificar cualquiera de estos calendarios segn la necesidad del proyecto: Haga clic en la ficha Proyecto cambiar tiempo de trabajo

Para hacer el cambio en el calendario es necesario saber cules son los das de descanso que afectan la programacin y las horas de trabajo que se vayan a implementar. Recordar que el calendario de proyecto es diferente al de recursos y tareas. Aparecer entonces un cuadro de dialogo donde deber decidir si modificara un calendario base o creara uno nuevo.

CALENDARIO DEL PROYECTO

MODIFICAR UN CALENDARIO BASE En el cuadro Para calendario, seleccione el calendario base a modificar Si solo desea modificar un da, en la casilla excepciones escriba el nombre con que identificara el cambio, en las casillas de comienzo y fin escriba las fechas donde realizara el cambio Clic en detalles, en el cuadro que aparecer escriba la informacin sobre la excepcin.

CALENDARIO DEL PROYECTO

MODIFICAR UN CALENDARIO BASE Si usted marca la excepcin como da laborable, se activaran la opcin Desde y Hasta.

CALENDARIO DEL PROYECTO

MODIFICAR UN CALENDARIO BASE Para terminar de clic en aceptar.

CALENDARIO DEL PROYECTO

CREAR UN CALENDARIO NUEVO Es recomendable que cada que se cree un proyecto nuevo sea creado un calendario donde se definan los das laborales, das que tiene un mes, horas a la semana, etc. Para esto lleve a cabo los siguientes pasos: Clic en archivo opciones Clic en programacin. En la seccin opciones de calendario para este proyecto, realiza los cambios necesarios para el nuevo calendario

CALENDARIO DEL PROYECTO

Al terminar da clic en aceptar Abra de nuevo la ficha proyecto cambiar tiempo de trabajo Haga clic en crear calendario

CALENDARIO DEL PROYECTO

En el cuadro nombre escriba el nombre con que va a identificar el calendario Seleccione la opcin crear nuevo calendario base Clic en aceptar

CALENDARIO DEL PROYECTO

En el cuadro nombre escriba el nombre con que va a identificar el calendario Seleccione la opcin crear nuevo calendario base Clic en aceptar

CALENDARIO DEL PROYECTO

En la pestaa semanas laborales escriba un nombre que identifique el calendario y duracin Clic en detalles Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto Se debe de tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un da debe dar clic en aceptar para que Project vaya almacenando la informacin Cuando toda la informacin haya sido ingresada el calendario aparecer con otro color. Se debe tener cuidado de cambiar todo el calendario del proyecto, el error ms frecuente es generar los cambios en una sola semana

CALENDARIO DEL PROYECTO

En la pestaa semanas laborales escriba un nombre que identifique el calendario y duracin Clic en detalles Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto Se debe de tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un da debe dar clic en aceptar para que Project vaya almacenando la informacin Cuando toda la informacin haya sido ingresada el calendario aparecer con otro color. Se debe tener cuidado de cambiar todo el calendario del proyecto, el error ms frecuente es generar los cambios en una sola semana

CALENDARIO DEL PROYECTO

APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO Clic en proyecto informacin del proyecto En el cuadro calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicara al proyecto Clic en aceptar

TAREAS
Tambin se les llama pasos y definen el mbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qu tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las vacaciones, los elementos seran: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y las tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones seran: visitar agencias de viajes, ver qu lugares estn disponibles en una fecha, reservar hotel,...

TAREAS
Al identificar las tareas hay que organizarlas jerrquicamente, en la llamada Estructura de descomposicin del trabajo. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar simultneamente.

TAREAS
Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea. Project permite especificar la duracin en semanas, das, horas o minutos. Normalmente, para estimar la duracin de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos: 1. Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares. 2. Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias. 3. Intuicin de alguien que la ha realizado anteriormente. 4. Indeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.

TAREAS
AGREGAR TAREAS AL PROYECTO Por defecto, cuando se abre Microsoft Project 2010 aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en Tarea Ver Diagrama de Gantt. Al identificar las tareas podemos trabajar directamente en Project. Para ello primero abrimos el archivo de trabajo y realizamos el siguiente procedimiento:

TAREAS
1. Decide si Project 2010 programa las tareas automticamente o manualmente: Automticamente: Project 2010 programa las tareas con duracin estimada y fechas de acuerdo a la fecha de inicio del proyecto. Manualmente: Project 2010 programa las tareas sin duracin ni fechas. Se las ingresa manualmente. 2. Escribe la tarea y presiona Enter. 3. Si escogiste automticamente, observa que la fecha de comienzo es la establecida en la definicin del proyecto. 4. Escribe la siguiente tarea y presiona Enter. 5. Observa que se asigna automticamente un nmero a cada tarea.

TAREAS

Repite el proceso hasta ingresar todas las tareas del proyecto.

TAREAS
ORGANIZACIN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa est preparado para organizar las tareas con una estructura jerrquica desde la perspectiva ms amplia a la ms detallada. Las tareas se dividen en dos tipos: Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los captulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc. Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo: Excavacin de 0 2 m, instalacin de mesn de acero inoxidable.

TAREAS
CONVERTIR UNA TAREA EN UNA SUBTAREA: Seala la tarea que vaya a modificar En la ficha Tarea, en el grupo lgico Programacin haga clic en Aplica Sangra a la tarea

Se aplicar Sangra a la tarea sealada. La tarea superior se convertir en una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el rea del grfico como una barra negra. Para aplicar y quitar sangras ya deben estar escritas todos los captulos (tareas resumen de actividades).

TAREAS
CONVERTIR UNA TAREA EN UNA SUBTAREA: Para anular la sangra simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento pero al final haga clic en Anula la Sangra a la tarea.

Al generar tareas y subtareas aparecen los signos ms y menos que permiten mostrar y ocultar las subtareas.

TAREAS
INSERTAR LA TAREA RESUMEN DEL PROYECTO Haga clic en la ficha Archivo, Opciones, Avanzado En la seccin Mostrar opciones para este proyecto Active la opcin Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto

TAREAS

TAREAS
INSERTAR LA TAREA RESUMEN DEL PROYECTO Tambin se la puede mostrar de la siguiente manera: Clic en la ficha Formato En el grupo lgico Mostrar u Ocultar Activar la casilla Mostrar tarea de resumen del Proyecto

ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO.

Existen ms de 20 vistas integradas en Microsoft Project 2010, unas asociadas con tareas, otras con recursos y otras con asignaciones. Para acceder a ellas, Project 2010 ha incrementado una ficha llamada VISTA. Dentro de ella, podemos acceder a los siguientes grupos lgicos segn la necesidad. Vista de tareas Vista de recursos Datos Zoom Vista en dos Paneles Ventana Macros

ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO.

Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla: 1. Clic en Diagrama de Gantt u Organizador de Equipo 2. Escoger ms vistas

ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO.

Cambiar de una vista a otra no modificar los datos, simplemente reemplazara la anterior forma de ver los datos. Si desea cambiar la configuracin del men: En Ms Vistas Seleccione la Vista que desea mostrar y haga clic en Modificar. Aparecer el cuadro de dialogo Definicin de una vista en el cual debe activar la casilla Mostrar en el Men. Para eliminarlas de men Ver se hace el mismo procedimiento y se quita la verificacin de Mostrar en el Men.

ESCALAS TEMPORALES
La escala temporal aparece en el rea del grfico de un proyecto. Project puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por ejemplo: Ao Mes Semana, Ao Semana - Da. El nivel superior muestra el periodo de tiempo ms extenso y el nivel inferior muestra el perodo de tiempo ms detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles: das dentro semanas

ESCALAS TEMPORALES
Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos: Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal. (El ms conveniente es utilizar el Diagrama de Gantt) Clic en la ficha Vista En el grupo lgico Zoom escoger Escala temporal

ESCALAS TEMPORALES
Aparecer el cuadro de dilogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel Superior, Nivel Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable. El nivel intermedio es el que generalmente se modifica segn los requerimientos de la programacin, lo ms comn es mostrar la programacin en semanas y das.

TABLAS
Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa Project 2010 permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que estn relacionados o modificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas. Para cambiar la tabla de una vista: Haga Clic en la ficha Vista En el grupo lgico Datos clic en Tablas

TABLAS
Si la tabla aparece en el submen, haga clic en el nombre. Si no aparece haga clic en Ms Tablas. En el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee.

ORDENAR LA INFORMACIN EL PROYECTO

Cuando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en orden alfabtico o numrico basndose en un campo en particular. Por Ejemplo: Se podra organizar las tareas por Fecha de Inicio, por Duracin, por Predecesoras, etc. Los pasos para ordenar la informacin de un proyecto son: Muestre la vista donde aparezca la informacin que va a ordenar. Haga clic en Proyecto Ordenar En el submen que aparece se muestran los campos ms utilizados. Si desea ordenar por otro campo que no se muestre en el submen haga clic en Ordenar por.

ORDENAR LA INFORMACIN EL PROYECTO

Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar y las opciones que tiene para ordenar la informacin.

ORDENAR LA INFORMACIN EL PROYECTO

Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar y las opciones que tiene para ordenar la informacin.

Si no est seguro de querer cambiar la numeracin de las actividades del proyecto, asegrese que la casilla Reenumerar Tareas Permanentemente este desactivada

DURACIN DE LAS TAREAS

Si usted ha escogido una programacin automtica de las tareas, en el momento en que escriba una tarea, Project le asignar una duracin estimada de 1 da, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt. Todos los valores del campo Duracin que vayan acompaados de un signo de interrogacin se consideran como duraciones estimadas. Las duraciones pueden ser escritas en: Minutos (m o min) Horas (h o hr) Das (d o d) Semanas (S o sem) Meses (me o ms)

DURACIN DE LAS TAREAS

Para escribir la duracin de las tareas: Muestre el Diagrama de Gantt En el campo duracin de cada tarea, escriba el perodo estimado que se demorar para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogacin para indicar que es la duracin estimada) Pulse Enter.

DEPENDENCIA DE TAREAS
Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones: Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora. Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora. Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vnculo no se utiliza normalmente, aunque est disponible.

DEPENDENCIA DE TAREAS
Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones: Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora. Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora. Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vnculo no se utiliza normalmente, aunque est disponible.

DEPENDENCIA DE TAREAS
Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos: Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede generarse en cualquiera de las hojas de tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vnculos) En la tabla de este grfico por defecto aparece la opcin de tareas predecesoras. Para definir estas relaciones existen dos mtodos: Escribir directamente la identificacin numrica de la actividad predecesora en la sucesora o resaltar la tarea sucesora y predecesora, luego entrar en el la ficha Tarea y dar clic en el botn Vincular Tareas. Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se sealan todas y se realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones numricas de las actividades predecesoras separadas por comas. .

DEPENDENCIA DE TAREAS

Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa como un valor negativo, que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o un perodo de tiempo especfico (-4d). Para escribir esta programacin directamente sobre la hoja del Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de vnculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC 2

DEPENDENCIA DE TAREAS

Haciendo doble clic sobre el vnculo de las tareas y aparecer la informacin de dependencias. En este cuadro se puede cambiar automticamente las relaciones entre actividades.

HITOS
Representan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los hitos suelen tener como duracin cero ya que marcan la finalizacin de un plan. Cada vez que se concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querr decir que el proyecto se ha concluido.

HITOS
HITOS EN UN ESQUEMA Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del proyecto. Para crear hitos hay dos formas. La ms fcil es escribir el hito como una tarea (Por ejemplo: construccin primer piso completo) y ponerle una duracin de cero (0), por ejemplo: Entrega de Planos. Sin embargo el hito no tiene duracin cero, por lo tanto la otra forma es convertir una tarea un hito, de la siguiente forma: Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca el recuadro con la informacin de la tarea En la pestaa Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un Hito

HITOS
HITOS EN UN ESQUEMA

Los hitos aparecern en la fecha lmite de la tarea, aunque las fechas de inicio y fin permanecern en la base de datos del programa sin sufrir alteraciones. Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando se le haya aplicado sangra), aunque se seale como hito no aparecer en la pantalla con la convencin de hito.

RECURSOS
En los recursos estn incluidos las personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Adems de detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento. Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto estn sobre asignados desde el momento de su concepcin. Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan segn el esfuerzo que deben llevar a cabo. Una programacin que se extienda ms all del lmite propuesto inicialmente, debe revaluarse en cuanto al nmero de horas de trabajo o cantidad de recursos.

RECURSOS
ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE. Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger la que ms se le facilite. 1. Primera Forma En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignar el recurso. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea. Clic en la pestaa Recursos donde aparecer una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignacin.

RECURSOS
Las unidades de asignacin se escriben en porcentaje o en nmeros enteros segn la configuracin establecida por el programador y significan la proporcin del recurso que se aplica a la actividad (Por ejemplo: Se tiene una concretera para realizar columnas y vigas, si la concretera estar ocupada por la maana en las columnas y por la tarde en vigas, entonces se utilizar 50% o 0.5 en cada una de las actividades). Si los recursos que se estn asignando son materiales la unidad de asignacin ya no es en porcentaje sino en las unidades como se paga las actividades, Por ejemplo: Para hierro la unidad es el quintal.

RECURSOS
Segunda Forma: Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en la ficha Vista, grupo lgico Vistas de recursos, clic en Hoja de Recursos En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizar en la ejecucin del proyecto.

Al terminar de llenar esta tabla vuelva al Diagrama de Gantt Seale la actividad a la que le vaya asignar los recursos Haga clic en la ficha Recursos, grupo lgico asignaciones, clic en Asignar Recursos Aparece un cuadro donde estn todos los recursos que usted ha escrito.

RECURSOS

Para asignar los recursos, seale los que se apliquen a la actividad y haga clic en Asignar Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen sealados por medio de un visto en la parte izquierda y en la parte superior de la lista.

RECURSOS
Para continuar asignando recursos solo seale la siguiente actividad, sin cerrar el cuadro de dilogo y repita el procedimiento.

RECURSOS
Tercera Forma:

RECURSOS
Tercera Forma: En el diagrama de Gantt desplcese hasta la columna Nombre de los Recursos All puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la cantidad de recursos, es decir, la capacidad mxima se escriben los nmeros dentro de un corchete y un recurso se separa de otro por medio de punto y coma.

RECURSOS
Tercera Forma: Si escribe una lista con varios recursos, es recomendable ordenarla alfabticamente para evitar que un recurso se encuentre varias veces en la lista. Para esto: Vaya a la vista hoja de recursos y seleccione la ficha Vista - Ordenar Haga clic en Ordenar Por En el cuadro de dilogo que aparece, escriba como primer criterio NOMBRE y luego de clic en Ordenar

RECURSOS
Teniendo la lista organizada por nombres podr identificar cuales estn repetidos y borrarlos. Despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones. Una sobreasignacin significa que el recurso est trabajando en un solo da, mas horas de las que puede. Para esto hay dos mtodos.

Primer Mtodo: Seale todas las actividades Clic en el botn Asignar Recursos de la ficha Recurso En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en Grficos

RECURSOS

Aparecern tres tipos de grficos: Trabajo Disponibilidad Restante Trabajo de Asignacin

RECURSOS
Segundo mtodo En la vista Uso de Recursos todos los recursos que estn sobre asignados aparecern de color rojo. Las celdas grises muestran cuantas horas trabaja el recurso en una actividad especfica. Las celdas blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente.

RECURSOS
DISPONIBILIDAD DE RECURSOS Para los proyectos siempre hay recursos que estn disponibles en determinadas fechas y en otras no. Si usted quiere considerar esto desde el inicio de la programacin puede hacer lo siguiente: Estando en el Diagrama de Gantt Haga clic en Recurso Asignar Recursos Aparecer el cuadro de dilogo con todos los recursos. Ubquese sobre un recurso y de doble clic para que aparezca la informacin del recurso. En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los perodos de tiempo que el recurso estar disponible, tambin podr agregar diferente informacin como el costo de los recursos, las horas que trabaja diariamente el recurso, etc. Cuando termine de ingresar clic haga clic en Enter

RECURSOS

RECURSOS
ENCONTRAR EL RECURSO CORRECTO PARA EL TRABAJO Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Recurso Asignar Recursos En el cuadro de dilogo Asignar recursos, active la casilla de verificacin que hay junto al cuadro Filtrar por:. Si no aparece esta opcin, asegrese que el cuadro que hay en la parte superior al lado de Opciones de lista de Recursos tenga un signo menos, si no lo tiene haga clic sobre el cuadro. Luego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos. Si el filtro que est buscando no aparece en la lista, haga clic en Ms Filtros Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de Recursos solo mostrar los recursos que cumplen los criterios seleccionados.

RECURSOS
Para asignar estos recursos, se realizar el proceso de la forma que se explic anteriormente Si quiere volver a ver todos los recursos, haga clic en Todos los Recursos o simplemente desactive la casilla Filtrar por

RECURSOS
Para ver aquellos recursos que tienen tiempo libre dentro de la programacin del proyecto, siga estos pasos: En el Diagrama de Gantt, seale todas las tareas y haga clic en Recurso Asignar Recursos Active la casilla de verificacin Disponible para trabajar y escriba las horas que necesite estar disponible. Inmediatamente desaparecern de la lista los recursos que no cumplan con esta condicin

RECURSOS
VERIFICACIN DE LOS RECURSOS Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar como afectaron la programacin, es decir si la duracin inicial del proyecto varo. Si esto ocurre, se deber evaluar que solucin se le puede dar asignar ms recursos o cambiar la duracin de las tareas. Esta decisin siempre debe ir acompaada de un anlisis econmico y de espacio pues son los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos. Cuando ya tenga la solucin puede redistribuir los recursos de forma manual o seguir el siguiente procedimiento: En la ficha Recurso, grupo lgico Redistribuir, usted puede escoger: Redistribuir seleccin, redistribuir recurso, redistribuir todo.

RECURSOS

Usted puede definir las opciones que desee que se apliquen en la redistribucin en: Opciones de redistribucin

RECURSOS

Usted puede definir las opciones que desee que se apliquen en la redistribucin en: Opciones de redistribucin

Recuerde por defecto, los recursos estn asignados por trabajo en horas, entonces en el cuadro de verificacin Buscar sobre asignaciones con el criterio: se debe poner horas.

RUTAS Y TAREAS CRTICAS

En la fase de planeacin del proyecto se identifica una ruta crtica particular. Despus de comenzar la fase de ejecucin y de comunicar el progreso real, la ruta crtica puede cambiar de un grupo de tareas vinculadas a otro. Microsoft Project calcula automticamente la ruta crtica por medio de las demoras permisibles de las tareas. Una tarea que tenga definida una demora permisible igual a cero ser crtica. Si quiere cambiar la definicin de las tareas crticas: En la ficha Archivo Opciones Avanzado Escriba su preferencia para una tarea crtica en el cuadro Las Tareas son crticas si la demora es menor o igual a:

RUTAS Y TAREAS CRTICAS

RUTAS Y TAREAS CRTICAS

Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la tabla Programacin. Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Vista Tablas Programacin

RUTAS Y TAREAS CRTICAS

En esta tabla aparecer la demora permisible que Project ha calculado para cada tarea. El clculo se hace segn las tareas sucesoras y la fecha final del proyecto. Si usted quiere cambiar est demora permisible puede hacerlo directamente sobre esta tabla. Recuerde que Microsoft Project es una herramienta que facilita el control de la programacin en un proyecto, por eso se debe revisar muy bien los clculos que hace sobre las tareas crticas. Al terminar de asignar las tareas es necesario revisar la ruta crtica del proyecto y analizar si la que est calculando el programa es la que se debera aplicar realmente. Si esto no est ocurriendo, haga las correcciones manualmente para acomodar el proyecto a la realidad

VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS

Para ver la ruta crtica del proyecto existen varias formas. En Tarea, Ver seleccione el Diagrama de Gantt de Seguimiento Aparecer un diagrama de Gantt con dos barras diferentes. Una de color azul o rojo y la otra de color negro. La de color rojo o azul me muestra la programacin inicial del proyecto, el color rojo son las tareas de las rutas crticas y el color azul las que no se encuentran en esta ruta. Las barras de color negro mostrarn el porcentaje de avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento

VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS

Otra forma para ver la ruta crtica del proyecto es aplicando un informe. Haga clic en Proyecto Informes

VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS

Haga doble clic en Generales Haga doble clic en Tareas Crticas

VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS

Se puede agrupar el proyecto por Tareas Crticas y No Crticas, para esto: Ficha Vista Agrupar Por Crtica.

VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS

Cada lnea Amarilla significa un grupo diferente de actividad y dentro de esta lnea amarilla aparecer el nombre del grupo por el que est agrupada la hoja Las tareas crticas aparecern agrupadas segn el orden de ejecucin.

VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS

Para volver a la configuracin inicial de la tabla. Ficha Vista Agrupar Por Sin grupo.

VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS

Igualmente se pueden filtrar las tareas crticas: Haga Clic en Vista Filtro Para: - Tareas Crticas. Con esta opcin solo aparecern en la tabla las tareas crticas.

Para quitar el Filtro, se hace el mismo procedimiento pero se selecciona Sin filtro

DIVISIN DE TAREAS
Una de las ventajas de la divisin de tareas es que los recursos trabajan cuando tienen tiempo de hacerlo. Igualmente, cuando se est creando un proyecto con repeticin de tareas en diferentes periodos, no se tiene que programar varias veces la actividad, sino dividir la tarea en los tiempos que se realizar cada una de sus fases. Para dividir una tarea: Abra el diagrama de Gantt. En Tarea haga clic en Dividir Tareas

DIVISIN DE TAREAS
En la barra de la tarea a dividir y en la fecha que desea que ocurra la divisin, haga clic, sin soltar arrastre hasta la nueva fecha de reinicio de la tarea.

Para quitar la divisin de una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt hasta que toque otra parte

CAMBIOS EN LA PROGRAMACIN
Si por algn motivo se tiene que realizar redistribuciones en la programacin de tareas, recursos o costos se tienen dos opciones. La primera es que Project calcule automticamente las cargas de trabajo cuando se presente sobreasignaciones, la otra forma es que la calcule cuando usted quiera. Para que Project calcule automticamente estas redistribuciones: Clic en Recurso Opciones de redistribucin Seleccione Automtico

CAMBIOS EN LA PROGRAMACIN
Si quiere que la redistribucin de recursos se haga cuando usted quiera, siga el procedimiento anterior pero seleccione la casilla Manual. Cuando termine de Enter. Igualmente se puede hundir la tecla Mayscula + F9. En cualquiera de los dos casos usted podr verificar que cambios por medio del Diagrama de Gantt de Redistribucin. En la ficha tarea, clic en Ver Ms Vistas En el cuadro de dilogo que aparece a continuacin, busque Diagrama de Gantt de Redistribucin. Seleccinelo y de clic en Aplicar. Aparecer un Diagrama de Gantt con dos barras para cada tarea. La primera nos muestra la programacin anterior a la redistribucin y la segunda nos muestra como quedo la tarea despus de la redistribucin.

CAMBIOS EN LA PROGRAMACIN

DEFINIR PRIORIDADES REDISTRIBUCIN

DE

Los niveles de prioridad comprenden de 0 prioridad ms baja a 1.000 prioridad ms alta. Todas las tareas comienzan con una prioridad predeterminada de 500, es decir son iguales en prioridad. Project utiliza la configuracin de prioridad de tareas como un criterio de redistribucin. Las tareas que no quiere que sean redistribuidas se deben asignar con una prioridad de 1.000. Para cambiar la prioridad de las tareas: En el Diagrama de Gantt haga doble clic en la tarea con la prioridad para la que desea cambiar el valor predeterminado de 500. En el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea, haga clic en la ficha General

DEFINIR PRIORIDADES REDISTRIBUCIN

En el cuadro de Prioridad escriba el nmero que represente la prioridad deseada de esa tarea

DE

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

En la fase de ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacn la informacin del progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado. Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse de que el mbito, la programacin, los costos y los recursos estn equilibrados de forma necesaria. Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la informacin prevista del proyecto y escribir la informacin de progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas.

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

En la fase de ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacn la informacin del progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado. Supervisando el progreso y el rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse de que el mbito, la programacin, los costos y los recursos estn equilibrados de forma necesaria. Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la informacin prevista del proyecto y escribir la informacin de progreso cuando los recursos comiencen a completar tareas.

ESTABLECER UNA LNEA BASE

Una lnea base nos permite comparar la informacin con que se plane el proyecto y la forma como se est ejecutando. Al guardar una lnea base se estar almacenando informacin inicial del proyecto en un momento concreto. La informacin que se almacena es: Costo Duracin Fin Comienzo Trabajo Para guardar una lnea base para el plan del proyecto siga estos pasos: Haga Clic en Proyecto Grupo lgico Programacin Establecer lnea de Base En este mismo cuadro de dilogo en Para seleccione Proyecto Completo Haga clic en Aceptar

ESTABLECER UNA LNEA BASE

Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la lnea de base puede continuar agregndole tareas. Siga estos pasos: En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la lnea de base. Haga clic en Proyecto - Establecer Lnea de Base para mostrar el cuadro de dilogo Lnea de Base. Asegrese de que la opcin Guardar Lnea de Base est activada En el cuadro Lnea de Base aparee la fecha en que guard por ltima vez la lnea de base.

ESTABLECER UNA LNEA BASE

Si desea agregar tareas a otras lneas de base, por ejemplo Lnea de Base 1, haga clic en la Lnea de Base correspondiente en la lista. En Para, active las tareas seleccionadas.

De manera predeterminada despus de que se guarda una lnea de base, una tarea de resumen no se actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea. Para evitar esto seleccione la casilla De Subtareas a Tareas de Resumen.

ESTABLECER UNA LNEA BASE

Para ver la lnea de base puede utilizar dos formas: En Tarea, Ver haga clic sobre Diagrama de Gantt de Seguimiento. En el grfico que aparece usted podr comparar la informacin inicial (barras azules y rojas) y la ingresada durante la ejecucin del proyecto (negra).

Igualmente puede utilizar las tablas: Clic en Vista Tablas Mas Tablas En el cuadro de dilogo que aparece seleccione Lnea de Base y haga clic Aplicar

ESTABLECER UNA LNEA BASE

ESTABLECER UNA LNEA BASE

Lo ms comn es que las lneas de base no se modifiquen, por lo tanto cuando tenga que asignar nuevas tareas al proyecto cree una lnea de base completamente nueva. Para esto se sigue el procedimiento anterior pero siempre se selecciona la opcin Para: Proyecto Completo.

ESTABLECER UNA LNEA BASE

INFORMACIN DE RESUMEN PREVISTA Y REAL En la ficha Proyecto haga clic en Informacin del Proyecto. En el cuadro de dilogo que aparece seleccione la opcin Estadsticas. Aparecer la informacin del proyecto en forma comparativa

ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

Al introducir una parte de informacin de estado, normalmente, Microsoft Project calcula otras partes. La programacin y los costos se calculan automticamente. Existen varios mtodos para actualizar el proceso de las tareas, usted puede utilizar el que le parezca ms conveniente mientras que utilice siempre el mismo, pues esto le permite obtener resultados ms coherentes.

ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

ACTUALIZAR EL PROYECTO SEGN LA PROGRAMACIN El mtodo ms sencillo de introducir informacin de seguimiento es proporcionar informacin a Project que muestre que el proyecto funciona exactamente de acuerdo con el plan. Puede usar la fecha de hoy u otra distinta como fecha de referencia de Trabajo Completado. Con este mtodo, las tareas se actualizan de la siguiente manera:

ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

ACTUALIZAR EL PROYECTO SEGN LA PROGRAMACIN
Todas las tareas con una fecha de finalizacin programada antes de la fecha de trabajo completado aparecen completadas en la fecha programada. En otras palabras, las fechas programadas de finalizacin se convierten en las fechas de finalizacin reales hasta la fecha.

Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de trabajo completado (y una fecha de finalizacin despus de su fecha) estn en curso durante esa fecha. Todas las tareas con una fecha de comienzo programada despus de la fecha de trabajo completado quedan intactas.

ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

ACTUALIZAR EL PROYECTO SEGN LA PROGRAMACIN
Todas las tareas con una fecha de finalizacin programada antes de la fecha de trabajo completado aparecen completadas en la fecha programada. En otras palabras, las fechas programadas de finalizacin se convierten en las fechas de finalizacin reales hasta la fecha.

Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de trabajo completado (y una fecha de finalizacin despus de su fecha) estn en curso durante esa fecha. Todas las tareas con una fecha de comienzo programada despus de la fecha de trabajo completado quedan intactas.