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Código: CA-PO-42

Versión: 04
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO EN
RUTA
Fecha: ENERO 2015

1. OBJETO
Describir la forma y periodicidad con que se debe realizar el seguimiento a los vehículos que
transitan por las rutas nacionales y/o internacionales movilizando mercancía por CATRANSER
S.A.S.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las personas que laboran en el CATRANSER S.A.S

3. DEFINICIONES

Seguimiento: Acción o efecto de seguir, es la actividad mediante la cual se monitorea y controla


en ruta.

RASTREO SATELITAL: SISTEMA LOGÍSTICO DE TRANSPORTE, Web modular integrado que


permite la administración de la operación de transporte.

Sistema WAP: Es un aplicativo que sirve para una comunicación inalámbrica, en la empresa se
utiliza para que los puestos de control físicos registren directamente en el RASTREO SATELITAL
el reporte de los vehículos.

GPS: sistema de seguimiento satelital, por intermedio del cual se puede conocer la ubicación
puntual (Altitud y Latitud) del vehículo en carretera.

CELULAR: Control del conductor por este medio, el cual puede ser de la empresa o particular

4. RESPONSABLES

Es responsabilidad de la Dirección Nacional de Seguridad, coordinar la realización de los


panoramas en ruta para identificar los factores de riesgo que inciden en el transporte e integridad
de la mercancía.

Es responsabilidad de los coordinadores de tráfico supervisar diariamente la realización de


seguimiento de los vehículos en ruta, al igual que revisar que el satelital este reportando la
ubicación adecuada del vehículo.

Es responsabilidad del Coordinador SSTAQ asignar, en el evento de que el GPS NO este


funcionando de la manera adecuada o NO tenga asignar un equipo de rastreo satelital móvil.

Es responsabilidad de los controladores de tráfico hacer el seguimiento a los vehículos teniendo en


cuenta los parámetros establecidos en este procedimiento.

Es responsabilidad de los puestos de control revisar y reportar los vehículos en ruta, de informar al
departamento de seguridad de la empresa cualquier anomalía encontrada.

5. PROCEDIMIENTO

El proceso inicia cuando el vehículo es planillado por el departamento de despachos, lo que genera
que automáticamente aparezca en el visor de tráfico del programa RASTREO, el vehículo al cual
hay que hacerle seguimiento, muestra, de acuerdo a lo registrado en el plan de viaje, la ruta con
los puestos de control en los que se debe reportar el vehículo, el horario de transito y las
condiciones de movilización entre las que se encuentra el ir escoltado, llevar GPS, ir en caravana,
etc.
Código: CA-PO-42

Versión: 04
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO EN
RUTA
Fecha: ENERO 2015

El seguimiento de los vehículos se hace a través de los puestos de control (físicos y/o virtuales) y/o
por monitoreo satelital, los cuales, teniendo en cuenta las mediciones de ruta que se realizan a
través de los panoramas, garantizan que NO se presenten modificaciones en los tránsitos
normales establecidos, para con esto y las demás medidas de seguridad establecidas en el
transporte de mercancía se minimice la posibilidad de paradas o desviaciones inesperadas que
puedan terminar con la ocurrencia de actos ilícitos.

Los reportes se realizan así:

5.1. SEGUIMIENTO A TRAVÉS DE LOS PUESTOS DE CONTROL

En la empresa se manejan dos (2) tipos de puestos de control los Físicos y los virtuales:

5.1.1. PUESTOS DE CONTROL FÍSICOS: Son los lugares ubicados estratégicamente en las
diferentes rutas nacionales y/o internacionales, en donde los conductores que transportan
mercancía por CATRANSER S.A.S. se deben presentar para que lo reporten, esto se hace
colocando el sello con firma y hora del reporte, dentro del formato de hoja de reporte se establece
la necesidad que tiene el personal de los puestos de control de hacer una revisión del estado de la
mercancía (verificación del contenedor y que los sellos y precintos NO se encuentren con
alteración alguna), solo se puede reportar cuando NO presente novedad.

La información del reporte la registran automáticamente los funcionarios del puesto de control a
nuestro programa RASTREO SATELITAL, por intermedio del sistema WAP, a través de un celular
empleando la modalidad de envío de datos se ingresa las especificaciones del reporte.

5.1.2. PUESTOS DE CONTROL VIRTUALES: Teniendo en cuenta la distancia que hay entre los
puestos de control físicos, se programa el sistema para que en el Intermedio de estos puestos de
control físicos se deba reportar en puestos de control virtuales, estos es que en el sistema se
genere una alerta la que significa que se debe hacer seguimiento telefónico al conductor,
triangulando la información suministrada para confirmar la veracidad.

5.2. SEGUIMIENTO A TRAVÉS DEL MONITOREO SATELITAL

Cuando por las condiciones de servicio y/o de seguridad se hace necesario la utilización de GPS,
este revisa como requisito para la activación del vehículo y/o conductor, el analista de seguridad
suministra al coordinador de tráfico de turno el usuario y la clave para ingresar a la página del sate-
lital para revisar que se este reportando la ubicación del vehículo sin novedad.

CATRANSER S.A.S., cuenta con control y monitoreo satelital, la cual funciona las 24 horas del día
los 365 días del año, encargada de hacer seguimiento constante a los diferentes vehículos que
transportan mercancía por medio de la empresa, con este seguimiento se revisa en tiempo real la
ubicación exacta del vehículo.

Durante la ejecución del plan de viaje o ruta de manera aleatoria se deben realizar pruebas de se-
guridad para confirmar la identificación del conductor, se debe registrar en observaciones las nove-
dades detectadas, en caso de NO encontrarlas de igual manera se debe registrar. También se
debe indagar a los conductores por las inspecciones que se deben realizar al vehículo y contene -
dor antes de iniciar y reiniciar ruta, dejando en el sistema la respectiva evidencia.
Código: CA-PO-42

Versión: 04
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO EN
RUTA
Fecha: ENERO 2015

5.3. TIEMPO DE SEGUIMIENTO

Se hace seguimiento a los vehículos, a la entrada de las ciudades, a raíz del alto índice delincuen-
cial

En caso de alguna novedad se debe actuar conforme lo establece el procedimiento de novedades


en ruta, se debe reportar a la Dirección Nacional de Seguridad para que sea informado a las autori -
dades en caso de así requerirse.

Durante el seguimiento que se realiza a los vehículos los controladores de tráfico deben indagar
sobre el manejo e integridad de la carga, verificar que se este cumpliendo con las medidas de se -
guridad requeridas por el tipo de mercancía (para esto consultar el formato de Tabla de Horarios y
Condiciones de Operación para Mercancías a Transportar).

6. FUENTES DE INFORMACIÓN

Policía Carreteras
Protección Industrial Operadoras y/o clientes

7. REGISTROS

Informes del control de la actividad

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION MOTIVO CAMBIO FECHA


01 Creación documento Feb/11/2013
02 Actualización programación en cambio de año Enero 2014
03 Actualización según decreto 1443 cambio HSE por SSTA Agosto 2014
04 Actualización en programación por cambio de año Enero 2015

ELABORADO REVISADO APROBADO


MANUEL J. MEDINA OSWALDO FIGUEREDO LUZ NEIRA ACERO
CORDINADOR SSTAQ Gerente Comercial Gerente General
Fecha: ENERO 2015 Fecha: ENERO 2015 Fecha: ENERO 2015

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