PLANIFICACIN ESTRATGICA Y GESTIN DE PROYECTOS A TRAVS DE UN CASO PRCTICO

Manuel Monterrey Meana monterreymanuel@uniovi.es manuelmonterrey@poligonoscepe.org

SUMARIO

Tema 1 El Plan de Negocio de un rea Empresarial Tema 2 El Plan Director, Comercializacin, Comunicacin y Marketing Tema 3 Planificacin y Programacin de Proyectos
3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos 3.2. Ejercicios prcticos de planificacin de proyectos 3.3. Herramientas de planificacin de proyectos 3.4. Modelos de gestin de proyectos

Tema 4 Presupuestos y Gestin Econmica de un Proyecto

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

Un proyecto es una secuencia autnoma de actividades complejas e interconectadas que tienen un objetivo o propsito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, con un presupuesto y de acuerdo a unas especificaciones. En definitiva, son 3 los aspectos a gestionar en todo proyecto:

PLAZO COSTE CALIDAD

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

A la hora de gestionar los plazos en un proyecto, surgen dos conceptos diferentes:

La PLANIFICACIN o gestin del largo y medio plazo La PROGRAMACIN o gestin del corto plazo.

La planificacin permite definir el contenido del proyecto, determinar la organizacin, asignar los recursos disponibles, establecer las acciones a realizar y dar paso a los preparativos necesarios para el comienzo del proyecto.

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

Antes de planificar es preciso: Descomponer cada fase del proyecto en sus diferentes actividades Determinar el orden de ejecucin de actividades, dependencias entre actividades Asignar recursos a cada actividad (Personas, costes, responsabilidades, plazos, etc.) Definir normas y procedimientos de control y evaluacin Definir medidas correctoras para posibles desviaciones

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

Principales tcnicas de planificacin de proyectos son las siguientes:

PERT: Program Evaluation and Review Technique CAMINO CRTICO GANTT

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

Objetivos de las tcnicas de planificacin de proyectos:

Clculo de duracin Optimizacin de la ejecucin Seguimiento y control

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

Las etapas en la aplicacin del modelo PERT son las siguientes: Identificacin de actividades. Estudio de dependencias y restricciones. Grafo Pert (red): expresin grfica de actividades, dependencias y prelaciones Asignacin de tiempos Estudio de holguras Determinacin duracin total del proyecto. Estudio del Camino Crtico.

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

Elementos del grafo PERT:

Sucesos o situaciones: nodos o crculos Actividades o tareas: flechas (unen dos situaciones) Tareas ficticias: flechas discontinuas (duracin cero)

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

0
2 da

B 9 das C 4 das

D 3 da

E 2 das

NO

A 2 da

B 9 das C 4 das F

2 3

D 3 da

2 das

SI

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

CAMINO CRTICO: Formado por las actividades de mayor duracin (actividades crticas), que determinan de forma ineludible el camino por el que deber transcurrir el proyecto y que por lo tanto determina la duracin total del proyecto. Un retraso en las actividades crticas supone retraso en el proyecto. DURACIN TOTAL DEL PROYECTO: Es la duracin del camino crtico

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

GANTT (Henry): Diagrama que sirve como herramienta para visualizar la ejecucin del proyecto as como instrumento para el seguimiento y control del mismo

A B C D F
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

Ventajas de la utilizacin del diagrama de GANTT:

Muestra grficamente la programacin efectuada Fcil de interpretar Ensea las tareas que deben ejecutarse y cuando tienen previsto el principio y el fin

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

Ejemplo de diagrama de GANTT: proyecto ZALIA

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.1. Conceptos bsicos sobre la gestin de proyectos

Ejemplo de diagrama de GANTT: proyecto ZALIA

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.2. Ejercicio prctico de planificacin de proyectos PROYECTO TORTILLA DE PATATAS

CON O SIN CEBOLLA?

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.2. Ejercicios prcticos de planificacin de proyectos

PROYECTO BUSCANDO A NEMO 2 La compaa Dreamworks planea el lanzamiento de la segunda parte de su xito Buscando a Nemo para antes de que finalice el ao 2009 (semana 52/2009). Las tareas a realizar son las siguientes: - Designacin del Director de la pelcula (1 semana) - Seleccin del equipo de creadores grficos (2 semanas) - Seleccin del equipo de guionistas (3 semanas) - Seleccin del equipo de msicos (2 semanas) - Redaccin del guin (5 semanas) - Diseo de los nuevos personajes (6 semanas) - Creacin de los fondos (5 semanas) - Animacin y grabacin de las secuencias (7 semanas) - Composicin de la meloda (3 semanas) - Grabacin de la banda sonora (2 semanas) - Edicin (2 semanas) - Campaa publicitaria (4 semanas) - Lanzamiento (3 semanas) Tomando como punto de partida del proyecto la semana 32/2009), determinar si Dreamworks podr realizar el lanzamiento en la fecha prevista. Representar la planificacin del proyecto utilizando el diagrama de Gantt. Observaciones: - El Director es el responsable de la seleccin de personal. - Los guionistas y los msicos colaboran en la composicin de la meloda. - En la animacin y grabacin de las secuencias participan los guionistas y los creadores grficos. - La campaa publicitaria se iniciar una vez haya finalizado la animacin y la grabacin de las secuencias. - El lanzamiento y la campaa publicitaria se inician simultneamente.

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.3. Herramientas de planificacin (y presupuestos) de proyectos

a) b) c) d)

Microsoft Project Oracle Primavera OpenProj Presto

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Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.4. Modelos de gestin de proyectos a) El modelo del Project Management Institute (PMI)
Segn PMI, la direccin integrada de proyectos o Project Management es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo. La direccin del proyecto se realiza a travs del uso de procesos como: inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre.

www.pmi.org Captulos PMI

Certificacin PMP PM Body Of Knowledge (PMBOK)

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.4. Modelos de gestin de proyectos b) El modelo de la Association for Project Management (APM)

Prince2 (Projects IN Controlled Environments)

www.apm.org.uk Prince2 Foundation Prince2 Practitioner

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Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.4. Modelos de gestin de proyectos c) Norma UNE 157001:2002. Criterios generales para la elaboracin de proyectos

Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

3.4. Modelos de gestin de proyectos d) Algunas asociaciones espaolas sin modelo propio

AEIPRO: Asociacin Espaola de Ingeniera de Proyectos. www.aeipro.com Certificacin de Competencias Profesionales en Direccin de Proyectos de acuerdo con el sistema mundial de certificacin de cuatro niveles (4LC) AEDIP: Asociacin Espaola de Direccin Integrada de Proyecto. www.aedip.org

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Tema 3. Planificacin y Programacin de Proyectos

Ejercicio Prctico

Partiendo de los documentos elaborados en el ejercicio del tema 2, se pretende realizar la planificacin de los proyectos siguientes:

Proyectos de precomercializacin y comercializacin Proyecto de Plan de Comunicacin Proyecto de Plan de Marketing Proyecto de urbanizacin Proyectos de edificacin (si procede)

Para ello, considerar que el Presidente de la comunidad autnoma donde se ubica nuestra rea empresarial tiene previsto cortar la cinta de inauguracin antes de las elecciones autonmicas y municipales del 29 de mayo de 2011. Proponerle al Presidente la fecha en la que puede realizar el acto de inauguracin. Utilizar las herramientas de planificacin de proyectos (PERT y/o GANTT) y la aplicacin OpenProj si se considera conveniente.

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