SAE 4 0 C1Dist Sep07RAE

Sistema de Administracin Empresarial
Aspel-SAE
Versin 4.0

Gua Curso Propedutico
Distribuidor

ASPEL es una marca registrada de Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
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Elaborada por: Soporte Tcnico
Aspel de Mxico, S. A. de C. V.
Cerrada de Suiza #17 Col. San Jernimo Aculco
Del. Magdalena Contreras C.P. 10400
Mxico, D. F

Septiembre 2007

INDICE

1. INTRODUCCIN........................................................................................................................................... 1
1.1 Definicin ................................................................................................................................................. 1
1.2 Objetivo del Curso.................................................................................................................................. 1
2. INSTALACIN............................................................................................................................................... 3
2.1 Definicin ................................................................................................................................................. 3
2.2 Requisitos del Sistema ........................................................................................................................... 3
2.3 Esquema de Licenciamiento ................................................................................................................. 4
2.4 Asistente de Instalacin......................................................................................................................... 4
2.5 Activacin del sistema ........................................................................................................................... 9
2.6 Configuracin del servidor .................................................................................................................. 15
2.7 Directorio Comn Aspel....................................................................................................................... 17
2.8 Configuracin del BDE Administrador ............................................................................................... 20
2.9 Paradox en red..................................................................................................................................... 21
2.9.1 Protocolo de bloqueos .................................................................................................................. 21
2.9.2 Correcta inicializacin .................................................................................................................. 22
3. GENERALES.................................................................................................................................................. 23
3.1 Definicin ............................................................................................................................................... 23
3.2 Cmo empezar a trabajar con Aspel-SAE?...................................................................................... 23
3.3 Abrir empresa ........................................................................................................................................ 23
3.4 Cambio de Directorio y Fecha............................................................................................................. 24
3.5 Cerrar Empresa ...................................................................................................................................... 25
3.6 Operaciones de Aplicacin General ................................................................................................... 25
3.7 Datos de la Empresa ............................................................................................................................. 26
3.8 Salir.......................................................................................................................................................... 27
3.9 Activar Sugerencias .............................................................................................................................. 27
3.10 Modo alterno de captura ..................................................................................................................... 28
3.11 Personalizacin de la Barra de Herramientas................................................................................... 28
3.12 Teclas de Acceso Rpido ...................................................................................................................... 28
3.13 Calculadora ............................................................................................................................................ 29
3.14 Mdulos del Sistema............................................................................................................................. 30
4. CONFIGURACIN...................................................................................................................................... 31
4.1 Definicin ............................................................................................................................................... 31
4.2 Parmetros del Sistema ....................................................................................................................... 31
4.2.1 Datos de la empresa...................................................................................................................... 31
4.2.2 Parmetros generales.................................................................................................................... 32
4.2.3 Clientes y CxC ................................................................................................................................ 34
4.2.4 Proveedores y CxP ......................................................................................................................... 36
4.2.5 Inventarios ...................................................................................................................................... 37
4.2.6 Facturas ........................................................................................................................................... 40
4.2.7 Compras .......................................................................................................................................... 45
4.2.8 Cuentas Contables......................................................................................................................... 48
4.2.9 Aplicaciones Asociadas ................................................................................................................. 49
4.2.10 Grficas y Copiado Especial ......................................................................................................... 50
5. CONFIGURAR EMPRESA............................................................................................................................ 51
5.1 Antes de Comenzar ............................................................................................................................... 51
5.2 Asistente................................................................................................................................................. 51
Prctica 1: Creacin de una base de datos nueva................................................................................ 55
5.3 Perfiles de Usuario................................................................................................................................ 55
5.3.1 Perfiles predefinidos...................................................................................................................... 58
Prctica 2: Alta de usuarios ..................................................................................................................... 59

6. CATLOGOS................................................................................................................................................ 61
6.1 Definicin................................................................................................................................................ 61
6.2 Catlogo de Vendedores ...................................................................................................................... 61
Prctica 3: Alta de vendedores............................................................................................................... 62
6.3 Zonas ....................................................................................................................................................... 63
Prctica 4: Alta de Zonas ........................................................................................................................ 65
6.4 Clientes ................................................................................................................................................... 65
Prctica 5: Alta de clientes ..................................................................................................................... 74
6.5 Catlogo de Proveedores ..................................................................................................................... 74
Prctica 6: Alta de Proveedores .............................................................................................................. 78
6.6 Catlogo de Lneas de Productos........................................................................................................ 78
6.6.1 Grupos y Subgrupos (Tallas y Colores) ...................................................................................... 79
Prctica 7: Alta de lneas de productos ................................................................................................ 81
6.7 Inventarios.............................................................................................................................................. 82
6.7.1 Producto .......................................................................................................................................... 88
Prctica 8: Alta de productos ................................................................................................................. 88
6.7.2 Servicios........................................................................................................................................... 89
Prctica 9: Alta de Servicios ................................................................................................................... 90
6.7.3 KIT..................................................................................................................................................... 90
Prctica 10: Alta de Kits.......................................................................................................................... 92
6.7.4 Grupo de productos ....................................................................................................................... 92
Prctica 11: Alta de grupo de productos .............................................................................................. 94
7. COMPRAS..................................................................................................................................................... 97
7.1 Definicin................................................................................................................................................ 97
7.2 Operaciones Generales......................................................................................................................... 97
7.3 Alta de Documentos ............................................................................................................................. 98
7.4 Consulta de Documentos.................................................................................................................. 105
Prctica 12: Alta de compras............................................................................................................... 107
8. FACTURAS ................................................................................................................................................ 109
8.1 Definicin............................................................................................................................................. 109
8.2 Operaciones Generales...................................................................................................................... 109
8.3 Alta de Documentos .......................................................................................................................... 110
8.4 Consulta de Documentos.................................................................................................................. 116
Prctica 13: Alta de documentos de venta ....................................................................................... 116
9. ENLACE DE DOCUMENTOS .................................................................................................................. 119
9.1 Definicin............................................................................................................................................. 119
9.2 Consideraciones.................................................................................................................................. 119
9.3 Procedimiento..................................................................................................................................... 120
9.4 Enlace Automtico ............................................................................................................................. 120
Prctica 14: Enlace de documentos.................................................................................................... 121
10. INTEGRACIN DE MDULOS ............................................................................................................... 123
10.1 Definicin............................................................................................................................................. 123
10.2 Afectaciones de Facturas a Inventarios.......................................................................................... 123
10.3 Afectaciones de Facturas a cuentas por Cobrar............................................................................ 124
10.4 Afectaciones de Compras a Inventarios ......................................................................................... 124
10.5 Afectaciones de Compras a Cuentas por Pagar............................................................................. 125
11. MOVIMIENTOS AL INVENTARIO .......................................................................................................... 127
11.1 Definicin............................................................................................................................................. 127
11.2 Alta de Conceptos de Movimientos al Inventario......................................................................... 127
Prctica 15: Alta de conceptos............................................................................................................ 128
11.3 Alta de Movimientos.......................................................................................................................... 128
11.4 Consulta de Movimientos (Kardex)................................................................................................. 129

12. CUENTAS POR PAGAR Y/O CUENTAS POR COBRAR......................................................................... 131
12.1 Definicin ............................................................................................................................................. 131
12.2 Catlogo de Movimientos de CxP y CxC......................................................................................... 131
12.3 CxC y CxP ............................................................................................................................................. 133
12.4 Recepcin de Pagos............................................................................................................................. 134
12.5 Aplicacin de Anticipos...................................................................................................................... 136
12.6 Divisin de Cargos .............................................................................................................................. 137
13. CONSULTAS DE INFORMACIN CAPTURADA EN CXC Y CXP ......................................................... 139
13.1 Saldo General del Cliente / Proveedor ............................................................................................ 139
13.2 Cobros / Pagos del Da ....................................................................................................................... 139
13.3 Pronstico de Pagos............................................................................................................................ 140
13.4 Antigedad de Saldos de Proveedores............................................................................................. 140
13.5 Resumen de Movimientos.................................................................................................................. 140
13.6 Consultas en Clientes......................................................................................................................... 141
13.7 Por Concepto........................................................................................................................................ 141
14. CLIENTES Y/O PROVEEDORES .............................................................................................................. 143
14.1 Definicin ............................................................................................................................................. 143
14.2 Suspensin............................................................................................................................................ 143
Prctica 16: Suspensin de Clientes .................................................................................................... 143
14.3 Actualizacin de Saldos ..................................................................................................................... 144
14.4 Intereses Moratorios........................................................................................................................... 144
14.4.1 Aplicacin Manual ....................................................................................................................... 144
14.4.2 Automtico ................................................................................................................................... 145
14.5 Operaciones en moneda extranjera................................................................................................. 146
14.5.1 Compras y/o ventas en moneda extranjera ............................................................................ 146
14.6 Reportes................................................................................................................................................ 148
14.6.1 Reportes de clientes y cxc.......................................................................................................... 149
14.6.2 Reportes de proveedores y CxP................................................................................................. 156
15. FACTURACIN Y COMPRAS................................................................................................................... 159
15.1 Polticas ................................................................................................................................................ 159
15.2 Consulta de Ofertas............................................................................................................................ 160
Prctica 17: Alta de polticas de Venta ............................................................................................... 161
15.3 Desbloqueo de documentos .............................................................................................................. 161
15.4 Personalizacin de Captura ............................................................................................................... 162
Prctica 18: Generacin de un archivo personalizado de captura .................................................. 163
15.5 Agregar especial .................................................................................................................................. 164
Prctica 19: Manejo de un archivo CFT ............................................................................................... 164
15.6 Lee configuracin ................................................................................................................................ 164
15.7 Campos no visibles ............................................................................................................................. 164
Prctica 20: Verificacin de campos.................................................................................................... 164
15.8 Documento modelo ............................................................................................................................ 165
Prctica 21: Alta de archivos modelo .................................................................................................. 166
15.9 Generacin masiva de documentos ................................................................................................. 166
15.10 Vencimiento de Apartados ................................................................................................................ 167
Prctica 22: Proceso de vencimiento de apartados........................................................................... 167
15.11 Acumulados (Actualizacin y Edicin) ............................................................................................ 167
15.12 Reportes................................................................................................................................................ 168
15.12.1 Facturacin ................................................................................................................................... 168
15.13 Compras................................................................................................................................................ 175
16. PROCESOS DE INVENTARIOS Y SERVICIOS......................................................................................... 177
16.1 Generacin de Almacenes ................................................................................................................. 177
Prctica 23: Creacin de almacenes..................................................................................................... 177
16.2 Agregar productos............................................................................................................................... 177

Prctica 24: Alta de productos en almacn ....................................................................................... 178
16.3 Traspaso entre almacenes ................................................................................................................ 178
Prctica 25: Traspaso entre almacenes .............................................................................................. 180
16.4 Actualizacin de existencias............................................................................................................. 180
16.4.1 Actualizacin de existencias por producto............................................................................. 180
16.4.2 Actualizacin de existencias por rango de productos .......................................................... 181
16.5 Inventario Fsico ................................................................................................................................. 182
16.5.1 Congela Existencias .................................................................................................................... 182
16.5.2 Reporte de inventarios............................................................................................................... 183
16.5.3 Captura existencias .................................................................................................................... 183
16.5.4 Captura existencias por archivo ............................................................................................... 183
16.5.5 Ajuste automtico ...................................................................................................................... 184
Prctica 26: Inventario Fsico ............................................................................................................... 185
16.6 Exporta movimientos al inventario................................................................................................. 185
16.7 Captura por Archivo........................................................................................................................... 185
16.8 Cambio de precios .............................................................................................................................. 186
Prctica 27: Cambio de precios............................................................................................................ 186
16.9 Reportes de inventarios y servicios................................................................................................. 187
16.10 Reportes de multialmacn................................................................................................................ 188
16.11 Reportes de movimientos al inventario ......................................................................................... 189
16.12 Reportes de nmeros de serie .......................................................................................................... 190
16.13 Reportes de pedimentos aduanales y lotes ................................................................................... 191
16.14 Reportes de etiquetas........................................................................................................................ 191
16.15 Reportes de kits .................................................................................................................................. 192
Prctica 28: Verificacin de reportes.................................................................................................. 192
17. DECLARACIN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS............................................... 193
17.1 Definicin............................................................................................................................................. 193
17.2 Obteniendo la declaracin informativa desde Aspel-SAE 4.0 .................................................... 193
17.3 Generacin de la Bitcora................................................................................................................. 196
17.4 Creacin del reporte para la carga Batch....................................................................................... 198
Prctica 29: Generacin de una declaracin informativa................................................................ 199
18. UTILERAS ................................................................................................................................................. 201
18.1 Definicin............................................................................................................................................. 201
18.2 Control de Archivos ........................................................................................................................... 201
18.3 Respaldo de Archivos......................................................................................................................... 204
18.3.1 Generacin de Respaldo............................................................................................................. 204
18.3.2 Reinstalacin de Respaldo......................................................................................................... 205
18.3.3 Periodicidad del Respaldo.......................................................................................................... 206
18.4 Actualizacin de Archivos ................................................................................................................. 206
18.5 Corte Anual ......................................................................................................................................... 207

Simbologa:

Tips de uso.

Tipo de reporte.
.
Ruta de Acceso.

Advertencia.

Prctica.

Requisitos:
E Conocimientos del Sistema Operativo MS-Windows NT 4.0, 2000, XP, 2003, Vista o superior.
E Conocimientos bsicos de redes.

Para el instructor.

Software a utilizar:
E Aspel-SAE 4.0.

Bases de datos:
E Se utilizar bases de datos nuevas.

Nombre del participante:
Centro de Capacitacin:
Nombre del asesor:
Correo electrnico:
Fecha:

Notas del asistente:

Gua Curso Propedutico Aspel-SAE 4.0 1

1. INTRODUCCIN

1.1 Definicin
En la actualidad las herramientas informticas se han vuelto un factor determinante para las organizaciones que
desean tener un control total de sus procesos y etapas por las cuales atraviesa cotidianamente y que sin un
sistema administrativo sera muy complicado o casi imposible de poder controlar. Aspel-SAE 4.0 es el Sistema
Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en
forma segura, confiable y de acuerdo con la legislacin vigente; proporciona herramientas de vanguardia
tecnolgica que permiten una administracin y comercializacin eficientes. La integracin de sus mdulos
(clientes, facturacin, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadsticas)
asegura que la informacin se encuentre actualizada en todo momento. Genera reportes, estadsticas y grficas
de alto nivel e interacta con los dems sistemas de la lnea Aspel para lograr una completa integracin de
procesos.

El sistema se adapta perfectamente a la mayor parte de giros de las empresas siendo este una til herramienta
para llevar el control y flujo de la informacin.

Aspel-SAE ha recibido reconocimientos tales como:
Premio a la marca preferida del Canal en Software Administrativo 2002 (High Tech Editores)
Infochannel.
Premio a los Preferidos del Canal en Software Administrativo 2001.
Premio al Mejor Producto Seleccin del Empresario (Editorial Sayrols) 2000.
Premio al Mejor Producto Seleccin del Empresario (Editorial Sayrols) 2000.
Primer Lugar Aspel-SAE 2.0 Personal Computing.

1.2 Objetivo del Curso
Al termino de este curso el usuario estar capacitado para la captura de los catlogos dentro del sistema Aspel-
SAE 4.0 para Windows, as como en la elaboracin de documentos relacionados con los mdulos de facturas,
compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios. Tendr los conocimientos necesarios para la
operacin de Aspel-SAE a nivel de capturista, para posteriormente adentrarse de lleno en la administracin,
conociendo los parmetros de configuracin del sistema y todos los procesos que permiten, por un lado adaptar
el sistema a las necesidades especificas de su empresa y por el otro un uso eficiente de las diversas funciones que
el sistema provee.

La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos corresponde a la versin llamada demo-
educativa, la cual permite registrar operaciones desde 1 de noviembre del 2005 hasta el 28 de febrero del 2006,
por lo que los movimientos que se registren tendrn que observar este rango de fechas.





2. INSTALACIN

2.1 Definicin
Para una adecuada y correcta instalacin e implementacin del sistema es necesario conocer la tecnologa
empleada y establecer as las bases correspondientes.

El sistema tiene dos formas de operacin:
Local o monousuario (un equipo)
Cliente / Servidor (Trabajo en red)

Para ilustrar y entender como funcionan estas opciones, supongamos que se ha adquirido una licencia de 1
usuario y 99 empresas, veamos cmo con esa licencia se pueden realizar las dos formas de instalacin.

o Local o monousuario. El sistema se instala en un solo equipo y desde ah se realizan todas las
operaciones y procesos del sistema, es decir solo se trabaja en ese equipo, por lo tanto el tipo de
instalacin que se debe elegir es Local o Servidor.

o Cliente / Servidor. Dado que slo se adquiri la licencia de 1 usuario, se entiende que, el sistema se va a
instalar en un Servidor dedicado pero la operacin se realizar desde una estacin de trabajo, por lo
tanto, en el Servidor se va a instalar eligiendo la opcin Local o Servidor, y en la estacin de trabajo
(cliente), se instalar bajo la opcin de Estacin de trabajo (por eso se le denomina Cliente-Servidor).

De esta forma se tendra instalado el sistema en dos equipos, uno como servidor de Licencias Aspel y
otro como estacin de trabajo, pero como se tiene una licencia de 1 usuario solo puede acceder un
usuario (PC) a la vez, ya sea en el Servidor o en la estacin de trabajo, si se desea que accedan varios
usuarios al mismo tiempo, sera necesario adquirir licencias de usuarios adicionales. Esta forma de
instalacin es la que se recomienda cuando son varias personas las que desean acceder al sistema pero
no de manera simultnea.

La instalacin del sistema se hace mediante un asistente el cual gua de forma fcil y adecuada durante este
proceso, se debe tomar en cuenta algunas consideraciones antes de realizar la instalacin, cuando de trabajo en
red se trate, las cuales se analizaran a continuacin.

2.2 Requisitos del Sistema
Considerando que el sistema puede trabajar como Servidor o Estacin de trabajo, a continuacin se mencionan
los requerimientos de hardware y software.

Requerimientos mnimos de hardware:
Procesador compatible con Pentium.
256 MB de RAM mnimo.
180MB de espacio libre en disco duro.
Monitor VGA o superior.

Requerimientos mnimos de software (sistema operativo):
Para el servidor: Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003, Vista o superior.
Estacin de trabajo o Monousuario: Microsoft Windows 98 o superior.



2.3 Esquema de Licenciamiento
Una vez instalado el sistema, opera sin necesidad de registro durante 30 das a partir de su instalacin, posterior
a este periodo, se deber registrar para que pueda ser utilizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del
sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION, el sistema slo operar para la empresa 1, sin
poder personalizarlo con los datos de la misma. Entre las caractersticas ms importantes del esquema de
licenciamiento estn:

Una Licencia de uso ampara la instalacin del sistema en UN equipo o PC, el registro se realiza va Internet; de
tal forma que al realizarlo queda registrado el nmero de serie del sistema Aspel, los datos de la empresa y un
identificador del equipo donde se instal, este identificador est formado por elementos nicos de la
computadora: disco duro, mother board, por mencionar algunos. Esto quiere decir, que no importa cuantas veces
se instale o desinstale el sistema del equipo, mientras sea el mismo, se podr instalar el sistema sin problema
alguno. Adems de los datos de la PC

Slo se permite la instalacin y activacin del sistema en un segundo equipo por dao permanente del
primer equipo en el que se haba activado.

Si se realizan cambios de hardware como: disco duro, implica un identificador nuevo del equipo, por lo tanto
se considera la activacin como si fuera otra PC.

Por lo anterior, es de suma importancia que antes de realizar el proceso de activacin la persona responsable del
sistema determine en cul de los equipos se generar el registro del sistema (proceso de Activacin), as como
los datos de la razn social de registro.

2.4 Asistente de Instalacin
Antes de realizar la instalacin del sistema se debe considerar:

IMPORTANTE!

Dado que todos los sistemas de la lnea Aspel de nueva generacin (NOI 4.x, COI 5.x, SAE 4.0, PROD 2.0 y
BANCO 3.0) trabajan bajo un entorno compartido de ciertos archivos, la primera instalacin de cualquiera de
estos genera un Directorio de archivos comunes, al que de aqu en adelante se denominar DAC, es
importante que este directorio quede perfectamente establecido para poder trabajar en red, no importa que
de momento slo se tenga un sistema o no se cuente con licencias adicionales, ya que a ste debern
acceder los usuarios de todos los sistemas. Para ello se debe:

1. Crear el "Directorio de Archivos Comunes" (DAC) del sistema, el cual se sugiere que sea
C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel.
2. Una vez creado el "DAC", se deber compartir su uso y asignarle una unidad lgica (por
ejemplo, X:\).
3. Llevar a cabo el proceso de instalacin tanto en el Servidor como en las Estaciones de
trabajo, indicando en ambos casos como "Directorio de Archivos Comunes" la MISMA
UNIDAD LOGICA creada (de acuerdo con el ejemplo, X:\).

No es necesario compartir el directorio de instalacin en el servidor, esto debido a que el sistema ser
instalado de manera local en cada equipo an cuando se trate de una instalacin en estacin de trabajo-.

Proceso de instalacin:
a) Del disco de instalacin se debe elegir la opcin Instalar.

b) InstallShield Wizard es el Asistente de instalacin de Aspel-SAE 4.0, el cual se muestra en la figura 2.4-2. Al
iniciar el Asistente de instalacin, muestra una ventana de Bienvenida, para continuar con la instalacin debe
dar clic en , para regresar y hacer cambios en la instalacin debe dar clic en y para salir
del asistente debe dar clic en .



c) Si cuenta con algn otro sistema Aspel, que opere bajo la misma modalidad de licenciamiento, aparecer un
mensaje indicando que se deshabilitar el servicio de licencias Aspel durante la instalacin, figura 2.4-3.

d) Aparece la licencia de uso, al cual se debe leer detenidamente, si est de acuerdo con ella deber Aceptar
haciendo clic en para continuar con la instalacin, o en caso contrario se dar clic en y el
asistente terminar con el proceso de instalacin.

Figura 2.4-3 Deshabilitando servicio de licencias Aspel.
Figura 2.4-2 Asistente de Instalacin.
Figura 2.4.1 Ejecucin del InstallShield Wizard


Figura 2.4-4 Licencia de uso y garanta.

e) Elegir el tipo de instalacin, existen 2 tipos de instalacin del sistema, como lo muestra la figura:

Local o Servidor: Esta opcin se debe seleccionar si la instalacin que se desea ejecutar es completa y
de manera local, es decir, cuando se trabajar el sistema en una sola PC (Monousuario) o si se trabaja en
una red Cliente-Servidor se debe ejecutar nicamente en el equipo o computadora destinada como
Servidor.
Estacin de trabajo: Esta opcin se debe seleccionar slo si se tiene una red (LAN/WAN) y se est
instalando en una Estacin de trabajo que se rea cliente del servidor de licencias Aspel. Es necesario que
se haya realizado la instalacin previamente en la maquina Servidor de forma Local o Servidor.

Importante: En caso de que el sistema se vaya a trabajar en red, es decir, que ms de un equipo vaya a acceder al
sistema, es necesario que todas las estaciones de trabajo estn conectadas a una red de rea local (LAN). Para
los equipos que requieran acceder al sistema pero que NO tienen conexin en red, se deber adquirir Licencias de
Sistema base y no Licencias de usuarios adicionales.

Para obtener mayor informacin sobre la instalacin en red, enlace de licencias y activacin del sistema,
remitirse al archivo LEEME.TXT, Ayuda electrnica, Manual de referencia o a la Gua rpida de instalacin de los
Figura 2.4-5 Tipo de Instalacin.


sistemas Aspel que se encuentra en el anverso de la Licencia de Uso, donde se incluyen tips importantes en la
realizacin de estos procesos.

f) Una vez que se ha elegido la forma de instalacin, aparecer una ventana con una serie de indicaciones
referentes a la definicin del directorio de archivos comunes (DAC).

g) Al dar clic en deber seleccionar el directorio de instalacin. El asistente propone como directorio
de instalacin C:\ Archivos de programa\Aspel\AspelSAE 4.0, como se muestra en la Figura, si se desea
instalar en una carpeta destino diferente se puede indicar con el botn

.

h) Indicar el Directorio de Archivos Comunes (DAC). Es el directorio que contiene archivos necesarios para el
funcionamiento de los sistemas Aspel, (tales como: empresaw.sae, la carpeta de datos, archivos de usuarios,
entre otros), por lo que se debe indicar una ruta donde todos los usuarios de la red puedan tener acceso, sta
servir para compartir la informacin del sistema entre todas las aplicaciones Aspel y estaciones de trabajo,
Figura 2.4-7 Directorio de instalacin.
Figura 2.4-6 Informacin del trabajo en red.


Figura 2.4-9 Seleccin del Grupo de programas.
tal como se indic en el punto 2.4, debe ser la unidad lgica del recurso compartido por el servidor; ejemplo
X:\, incluso el propio servidor, se recomienda que las unidades lgicas de red sean homlogas.

Sin importar el tipo de instalacin elegida, el sistema se instala completamente en la PC y acceder al
Directorio de Archivos Comunes (DAC) definido.

i) Grupo de programas. Indicar la carpeta donde se generarn los iconos de acceso al sistema desde la opcin
Programas, para lo cual puede seleccionar el sugerido Aspel uno de la lista ya existente, como se
muestra:

j) El asistente de instalacin comenzar a copiar los archivos requeridos por el programa y realizar las
operaciones asignadas en el Asistente, incluyendo la configuracin del BDE Administrador.

Figura 2.4-8 Ruta del Directorio de Archivos Comunes
( AC)
Figura 2.4-10 Configuracin del BDE.



Al terminar de configurar el BDE, el sistema levanta el servicio de licencias Aspel.

k) Al trmino del copiado de archivos y para concluir con la instalacin, el asistente sugiere ver la informacin
de ltimo momento e Iniciar Aspel-SAE 4.0, como se observa en la Figura 2.4-12. Es de suma importancia
leer este documento pues tiene informacin que permite un mejor uso del sistema como:
Diversos tips para instalar y operar el sistema en red.
Una gua rpida de las nuevas caractersticas del sistema para que fcilmente se conozcan y puedan
ser explotadas.

Posteriormente se debe dar clic en el botn .

2.5 Activacin del sistema
.Ruta de Acceso: Utileras / Activar Sistema.

Despus de los 30 das del perodo de evaluacin y en caso de no realizar el proceso de ACTIVACIN el sistema
dejar de funcionar, permitiendo el acceso al mismo en modo de slo lectura. Mientras no se haya realizado la
activacin del sistema, en cada acceso desplegar un mensaje a manera de recordatorio indicando el nmero de
das restantes para realizar el proceso de Activacin, tal como se muestra en la Figura 2.5-1.

Debido a la importancia de la Activacin, al trmino de la instalacin se ejecutar automticamente el Asistente
de Activacin, como se muestra en la Figura 2.5-1 o podr acceder a l desde el men Utileras / Activar sistema.

Figura 2.4-12 Fin de la instalacin.
Figura 2.4-11 Levantando el servicio de licencias.



Para llevar a cabo el proceso de activacin ser necesario contar con una conexin a Internet , sta puede ser
la de cualquier PC de la empresa (puede se una diferente en la que se est haciendo la instalacin) o incluso
desde un caf Internet. Se tenga o no Internet en la PC, se debe elegir Activacin del sistema.

En la siguiente ventana se debe especificar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin. En caso de
corresponder a una Actualizacin, el asistente solicitar el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin de la
versin anterior.

Figura 2.5-1 Asistente de Activacin.
Figura 2.5-2 Mtodo para Activar el Sistema.


Figura 2.5-5 Datos de Registro del sistema.

Las siguientes dos ventanas corresponden a Datos de Registro del Cliente y es muy importante considerar
que se deben especificar los Datos del Propietario del sistema, los datos son obligatorios y deben ser
capturados de manera ordenada y con informacin correcta ya que se utilizarn para cualquier aclaracin al
respecto de la propiedad del sistema.

Figura 2.5-3 Indicar Nmero de serie y Cdigo de activacin del sistema.

Figura 2.5-4 Datos de registro del sistema.


Figura 2.5-6 Peticin de Activacin en lnea del sistema.
Nota: Los datos de registro del cliente no necesariamente deben coincidir con los datos de la primer
empresa registrada en el sistema.

Posteriormente se presentan dos opciones y la eleccin de alguna de las dos depender de si se cuenta o no
con una conexin a Internet para realizar la activacin:

Activacin en lnea: Seleccionar esta opcin si el equipo donde se instal como local o servidor
cuenta con una conexin a Internet, como se muestra en la Figura 2.5-6.

Activar desde otro equipo: Se elige esta opcin si el equipo o computadora donde se va a activar el
sistema no cuenta con conexin a Internet y se recurrir a un segundo equipo que si cuente con sta.

Activacin en lnea
En caso de haber elegido esta opcin, el asistente muestra las siguientes ventanas:

a) Una pantalla de Resumen de informacin (Figura 2.5-7), donde se muestra la informacin capturada en las
ventanas anteriores: Nmero de serie, Cdigo de activacin y Datos de Registro del cliente, con la opcin a
regresar para modificarlos o dar un clic en el botn de Activar para finalizar con el registro y Activacin del
sistema.

Figura 2.5-7 Resumen de informacin en la Activacin en Lnea.


Figura 2.5-8 Finalizacin del proceso de activacin.
b) Se realiza la conexin con el Servidor Aspel para realiza la activacin del sistema, al finalizar mostrar una
ventana donde se indica que se ha realizado con xito el proceso de Activacin, como lo muestra la figura
2.5-8.

En caso contrario enva un mensaje donde se recomienda intentar la activacin ms tarde.

Activar desde otro equipo.
En caso de haber elegido esta opcin, el sistema presentar:

a) Del paso de la figura 2.5-5, el sistema presentar una ventana donde se debe indicar el nombre y la ruta
donde se crear el Archivo de Peticin de Activacin (Figura 2.5-9).

b) Este archivo tiene que ser transportado a otro equipo o computadora donde SI se cuente con una conexin a
Internet, ya sea en la empresa o una computadora de un caf Internet, mediante un dispositivo de
almacenamiento porttil (CD-RW, disquete, Memory Stick, etc.).

c) Una vez creado el Archivo de Peticin de Activacin, el asistente presentar una ventana de Resumen de
informacin (Figura 2.5-10), donde se debe dar un clic en la opcin Guardar.

Figura 2.5-9 Creacin del Archivo de Peticin de Activacin.



d) Al terminar la generacin del archivo de peticin el sistema mostrar una pantalla con las instrucciones a
seguir, para continuar con el proceso de activacin.

e) Se deber acceder a la pgina www.aspel.com.mx/activacin y procesar el archivo, indicando la ruta donde
se guard el archivo (unidad de 3 por ejemplo) para obtener as un Archivo de Respuesta de Activacin
del sistema, el cual se deber descargar y transportar al equipo o PC donde se instal el sistema.

f) Ya que se tiene el Archivo de Respuesta de Activacin para continuar con el proceso se debe acceder al
Asistente de Activacin, desde el men Utileras/ Asistente de Activacin y seleccionar la opcin Procesar
una Solicitud de activacin previa, donde solicitar la ruta del Archivo de respuesta de activacin, al
indicarle la ruta el sistema valida los datos de ese archivo para poder realizar la activacin (Figura 2.5-12).

Figura 2.5-10 Ventana de Resumen de informacin
Figura: 2.5-11 Pasos a seguir para la activacin desde otro equipo.



g) Al finalizar, el sistema mostrar una ventana donde se indica que se ha realizado con xito el proceso de
Activacin, como lo muestra la siguiente figura.

2.6 Configuracin del servidor
.Ruta de Acceso: Utileras/Servidor de Licencias

En caso de que se vaya a trabajar el sistema en red -ya sea por uno o ms usuarios- se deber proceder a realizar
la siguiente configuracin:

Desde el equipo servidor, se debe acceder al men Configuracin/activar sistema la opcin Activar el servicio de
licencias de usuarios adicionales. En ese momento el servicio Licencias de usuarios Aspel se instalar e iniciar,
esto podr consultarse desde panel de control/herramientas administrativas/servicio identificando el servicio
denominado Licencias de usuarios Aspel.

Figura 2.5-12 Procesar archivo de respuesta.
Figura 2.5-13 Finalizacin del proceso de activacin.



El manejo y control de acceso de los usuarios al sistema se lleva a cabo mediante el Servicio Licencias de
usuarios Aspel el cual se puede consultar ingresando a Panel de Control/Herramientas
Administrativas/Servicios. Los servicios nicamente se encuentran disponibles en los sistemas operativos
Microsoft Windows XP, 2000, NT, 2003, Vista o superior. Por ello, en el trabajo en red, el equipo que fungir
como Servidor debe tener alguno de estos sistemas operativos.

Tambin se puede monitorear el servicio, entrando al Panel de Control / Monitor de Licencias Aspel.

El monitor de Licencias Aspel es una aplicacin independiente que permite Monitorear el servicio
licencias de usuarios Aspel, ya sea del equipo o de la red completa, ya que si esta aplicacin detecta
ms de un servicio corriendo en alguna PC de la red, presentar la informacin correspondiente.

Tambin cuenta con una pestaa llamada Registro de Sucesos, donde se puede visualizar los eventos ocurridos
al activar el servicio de licencias Aspel.

Si el servicio ya est funcionando en el Servidor, debe permitir ejecutar en el mismo Servidor tantas sesiones de
Aspel-SAE como nmero de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales. Es importante
mencionar que el equipo debe estar Activo y el Servicio deber tener el estatus de Iniciado para que las
Estaciones de trabajo puedan acceder correctamente al sistema.

Si el sistema No permite abrir tantas sesiones de Aspel-SAE como nmero de usuarios se haya adquirido
mediante licencias de usuarios adicionales significa que el Servicio puede estar siendo interferido por algn tipo
firewall, por lo que se recomienda agregar el servicio a las excepciones del firewall o verificar el antivirus.

Figura 2.6-2 Monitor de Licencias Aspel.
Figura 2.6-1 Activacin del servidor de licencias Aspel.


En caso de que se cuente con un Administrador de dominio o con un Administrador Novell se deber a ingresar a
las propiedades del servicio de licencias de usuarios Aspel y asociar la cuenta de un usuario Administrador en la
pestaa de Iniciar sesin, como se muestra en la siguiente imagen.

Es importante mencionar que el servicio para poder funcionar correctamente requiere de tomar el control de un
archivo que controlar el acceso de los usuarios al sistema denominado con el nmero de serie y con extensin
CTL, y se ubica en el directorio de archivos comunes en el subdirectorio Sistemas Aspel/nombre del sistema. Es
por ello que en el servidor al momento de compartir el DAC se debieron asignar los permisos de acceso
necesarios. Una manera sencilla de poder direccionar el DAC a otra ruta se puede realizar desde el men
configuracin/directorio comn Aspel con la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes. Por
ejemplo, si al direccionar el DAC mediante la unidad de red el Monitor de Licencias Aspel no encuentra el servicio
se podr probar cambiando el acceso al DAC de manera local, y en caso de que el monitor de licencias Aspel si
encuentre el servicio esto indica que hace falta asignar los permisos de acceso al compartir el DAC en el equipo
servidor.

NOTA: El servicio nicamente debe estar iniciado en el equipo Servidor.

2.7 Directorio Comn Aspel
.Ruta de Acceso: Utileras / Directorio comn Aspel

El directorio de archivos comunes (DAC) tiene una estructura definida que NO debe modificarse bajo ninguna
circunstancia o se podr afectar el funcionamiento de los sistemas o hasta impedir su ejecucin. Este directorio
puede ubicarse en el equipo servidor o en cualquier otro equipo que as se disponga, y puede moverse o
cambiarse en cualquier momento, para ello los sistemas Aspel cuentan con un asistente el cual gua paso a paso
durante el proceso, y permite realizar dos operaciones: Crear un nuevo DAC o direccionar hacia otro DAC
existente.
Figura 2.6-3 Propiedades del servicio Licencias de usuarios



Cuando se hace clic en Quines utilizan este directorio? El sistema verifica quienes estn utilizando este
directorio y mostrar una ventana con la informacin de los equipos, la opcin Bitcora de eventos, presenta una
lista de archivos Log que contienen una bitcora de las operaciones realizadas en este asistente.

En la siguiente ventana se encuentra el Paso 1, el cual consiste en seleccionar entre:

Seleccionar otro directorio de archivos comunes: Sirve para seleccionar un DAC ya existente y hacer
el direccionamiento. ste consiste en direccionar accesos directos, y las etiquetas del registro de
Windows hacia el nuevo directorio. El sistema valida que contenga la estructura original o de lo
contrario no permitir el cambio

Crear un nuevo directorio de archivos comunes: Con esta funcin se realiza una copia del DAC actual
al directorio especificado, haciendo el correspondiente direccionamiento de accesos directos, y
etiquetas del registro de Windows.

Figura 2.7-1 Asistente para cambio de DAC.
Genera un
archivo .log
con el registro
de los eventos,
el cual se
visualiza con
el icono de la
impresora,
(Detalles).

Indica, cuales
equipos estn
utilizando el
DAC.
Figura 2.7-2 Lista de equipos que utilizan el DAC y bitcora de eventos.


Crear un nuevo DAC / Seleccionar otro DAC
La opcin para crear un nuevo DAC solicitar un directorio vaco donde se copiarn los directorios y archivos a
la nueva ubicacin. A continuacin se explica el procedimiento para realizar este proceso:

En el siguiente paso se deber indicar la ruta del nuevo DAC.

En caso de que en el directorio indicado para el DAC, no existieran los datos necesarios, el sistema mandara un
mensaje como el siguiente:

En cualquiera de las dos opciones, al final se presentar una ventana (como la de la figura 2.7-7), la cual indica
una bitcora de las tareas que se realizaron durante este proceso.
Figura 2.7-4 Paso 1 del asistente.
Figura 2.7-5 Seleccin de ruta para el
Figura 2.7-6 Validacin de la estructura en el cambio de DAC.



Algunas de las operaciones que realiza el sistema al crear un DAC nuevo son:

- Actualizacin del directorio "Asistente"
- Actualizacin del directorio "Aspel-AL"
- Actualizacin del directorio "Aspel-Internet"
- Actualizacin del directorio "Centro de asistencia"
- Actualizacin del directorio "Comprobantes"
- Actualizacin del directorio "Extensiones"
- Actualizacin del directorio "Informacin de sistemas"
- Actualizacin del directorio "NetDir"
- Actualizacin del directorio "Perfiles"
- Actualizacin del directorio "Sistemas Aspel"
- Se redireccionaron los conos
- Se actualiz el registro de Windows
- Se actualizaron todos los accesos directos

2.8 Configuracin del BDE Administrador
Ruta de Acceso: Inicio / Panel de Control / BDE Administrador y/o con el icono

Al ser instalado Aspel-COI 5.5, se instala conjuntamente una copia del BDE (Borland DataBase Engine) para
permitir el uso de diferentes tipos de formatos de base de datos, esta aplicacin se almacena en el mismo
directorio donde se instala el sistema.

De forma predeterminada, el sistema trabaja con archivos en formato Paradox y por esa razn utiliza el BDE
para leer informacin como la versin de Paradox, el Langdriver, entre otros. Cuando se realiza la instalacin del
sistema, adems de copiar los archivos y drivers necesarios para el manejo de bases de datos en diferentes tipos
(Paradox, Dbase, etc.) y se realizan algunas modificaciones en los registros de configuracin del equipo.

Figura 2.7-7 Finalizacin de cambio/creacin de nuevo DAC.



En el registro de Windowsse agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta donde tiene que ejecutar el
BDEAdmin, la ruta es: HKEY_LOCAL_MACHINE / Software / Borland / Database Engine, se modifica la entrada
DLLPATH, la cual indica la ruta donde se encuentran los archivos con extensin .dll correspondientes al BDE y la
entrada CONFIGFILE01 mostrar la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la
configuracin de los drivers y alias. Si se detecta una instalacin previa slo se actualizarn las versiones de los
drivers.

Si se utiliza la base de datos en tipo Paradox se debe verificar que dentro del BDE en la pestaa
Configuration, en las opciones Configuration / Drivers / Native / Paradox, el parmetro llamado NETDIR, est
direccionado a una carpeta que exista y tengan acceso en todas las estaciones de trabajo.

NOTA: A partir de las nuevas versiones No es necesario indicar una carpeta comn a todos los sistemas, pero si
es necesario que el directorio al que hace referencia exista en el directorio especificado, por lo que si se desea
puede direccionarse hacia la carpeta NetDir dentro del DAC.

2.9 Paradox en red
Paradox usa un sistema de semforos para informar a otras aplicaciones o instancias de programas que ciertos
registros estn siendo usados por otro usuario, en comparacin con otros sistemas como DBase que marcaba
fsicamente los registros que estaban en uso, Paradox crea unos archivos en los que se registran los usuarios en
uso, as como los registros bloqueados. En esta seccin nos centraremos en el protocolo de bloqueos de la
versin del BDE 4.0 que acompaa a los sistemas.

Paradox crea el archivo PDOXUSRS.LCK en cada directorio donde una aplicacin este accediendo a tablas, este
archivo regula el acceso concurrente a las tablas, este archivo apunta y se registra en el PDOXUSRS.NET que
contiene la informacin de todos los usuarios o aplicaciones que acceden a un directorio.

El BDE necesita un directorio para la creacin de tablas temporales y otros usos, para ello en el llamado
"Directorio privado", que es donde se crean los archivos PDOXUSRS.LCK y PARADOX.LCK lo cual evita que otros
programas accedan a ese directorio.

2.9.1 Protocolo de bloqueos
Paradox anota los registros bloqueados de las tablas en el archivo de bloqueos PDOXUSRS.LCK, en este archivo
se controlan los accesos a diferentes tablas y por distintos usuarios, cuando un usuario intenta bloquear un
registro verifica en el archivo y comprueba que otro usuario no lo tenga bloquead, en caso de que este libre
escribe su bloqueo, impidiendo que otros lo hagan, cuando el registro es liberado, se actualiza su estado en
PDOXUSRS.LCK.
Figura 2.8-1 Configuracin del BDE Administrador.

Ruta del
NETDIR



Cuando varios usuarios intentan leer y escribir en una misma tabla dentro de un entorno de red, todos deben
realizar sus bloqueos por medio del archivo PDOXUSRS.NET que a su vez mantiene una relacin con los archivos
*.LCK. Un error comn al instalar los sistemas en red, es que las aplicaciones no apuntan al mismo archivo *.NET,
creando un desconcierto en el BDE y como resultado que los bloqueos no se realicen. Dentro del archivo .NET,
tambin se guarda otro tipo de informacin, como nmero y nombre de usuarios conectados.

Cuando se intenta acceder a una tabla Paradox el BDE busca el archivo PDOXUSRS.NET, si no lo encuentra crea
uno, continuando con el proceso de arranque. Si el BDE encuentra un archivo .NET pero est apuntando a otro
directorio, nos muestra el mensaje de "Mltiple net files in use", generando una excepcin impidiendo la carga
del BDE. Si no hay errores, crea los archivos *.LCK en el directorio privado, si encuentra archivos, genera la
excepcin y no se carga el BDE. En resumen podramos decir que el archivo .NET gobierna los directorios y los
archivos *.LCK.

2.9.2 Correcta inicializacin
Para evitar errores en la inicializacin de sistemas Aspel en red se deber haber comprendido el mecanismo de
bloqueos de Paradox.

Los sistemas Aspel crean archivos LCK en diversos directorios y en diferentes momentos, entre ellos en el
directorio de Perfiles al antes de mostrar el dilogo Abrir empresa, en el directorio NetDir al momento de
indicar la clave de usuario y en el directorio de datos al ingresar al sistema en algn mdulo. Los archivos LCK se
crean y mantiene durante el uso de las tablas en formato Paradox y se eliminan automticamente al cerrar las
tablas correspondientes. Si se cierra de manera anormal un sistema Aspel es probable que se requiera eliminar
estos archivos para acceder nuevamente al sistema.



3. GENERALES

3.1 Definicin
El sistema Aspel-SAE 4.0 opera sin necesidad de Registro durante 30 das posteriores a la instalacin, al trmino
de ste perodo, deber ser Registrado para que pueda ser utilizado y personalizado, a este proceso se le
denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION el sistema slo
operar para una empresa sin poder personalizarlo; sin embargo, despus de los 30 das del perodo de gracia y
en caso de no realizar la ACTIVACION, el sistema dejar de funcionar, permitiendo el acceso nicamente en
modo de consulta.

3.2 Cmo empezar a trabajar con Aspel-SAE?
Para empezar a trabajar se deber ejecutar el programa SAEWIN.EXE, y se puede hacer de diferentes maneras:

A travs del acceso directo que se encuentra en el escritorio,
Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando la carpeta donde fue instalado el
sistema,
Desde la opcin Inicio/ Ejecutar,
Mediante el icono creado en el grupo de programas.

3.3 Abrir empresa
. Ruta de Acceso: Archivos/ Abrir empresa o con el botn .

La versin de Aspel-SAE 4.0 permite trabajar hasta con 99 empresas y el usuario no tiene que solicitar la
asignacin de claves de alta para personalizar la razn social de la empresa, stas se podrn personalizar o hacer
uso de ellas nicamente cuando el sistema ya se encuentre ACTIVADO.

Despus de ejecutar el programa se muestra el dilogo de Abrir empresa, como se muestra en la Figura 3.3-1, en
donde se debe seleccionar la empresa a trabajar, posteriormente capturar el usuario y la contrasea para poder
acceder a la empresa.

Figura 3.3-1 Dilogo de Abrir empresa.
Empresas
Registradas
Cuando se acaba
de instalar el
sistema por default
al usuario
Administrador,
se le asigna la
Clave de acceso
ASPEL1 o con L.


Al entrar al sistema mostrar una ventana como la siguiente:

3.4 Cambio de Directorio y Fecha
. Ruta de Acceso: Archivos/ Cambio de periodo o con el botn .

El sistema muestra el dilogo de la Figura 3.4-1, el cual permite asignar el directorio de trabajo y la fecha con la
que se va a trabajar. Es recomendable que este directorio siempre sea el mismo y que contenga todos los
formatos para reportes (archivos con extensin *.fto y .qr2, como son las facturas, remisiones, pedidos, etc.).

Adicionalmente se podr indicar el formato de base de datos en que se encuentra la informacin (Paradox,
DBase, MS-SQL, ORACLE), en caso de que sea necesario se podr indicar el alias que se est utilizando para
esa base de datos.

Posteriormente, el sistema sugerir que se realice el respaldo, la notificacin se presentar dependiendo de la
periodicidad que se defina en el dilogo de la figura 3.4-2.

Figura 3.4-1 Cambio de Directorio, Fecha y Formato de base de datos.
Figura 3.3-2 Ventana principal de Aspel-SAE 4.0


NOTA: Es importante que se realicen respaldos peridicamente, como medida de seguridad por la informacin
que se captura, lo recomendable es que se realice diariamente o dependiendo de la cantidad de informacin que
se capture.

3.5 Cerrar Empresa
Ruta de Acceso: Archivos / Cerrar empresa o con el botn .

Esta opcin trabaja en conjunto con Abrir empresa, ya que para cambiarse de empresa es necesario Cerrar la
empresa actual, de lo contrario la opcin Abrir empresa estar inactiva. Se puede ejecutar desde la ruta de acceso
antes mencionada y gracias a esta funcin no es necesario salir del sistema para cambiar de una empresa a otra.

3.6 Operaciones de Aplicacin General

En todos los sistemas de la lnea Aspel, se manejan botones o iconos de acceso rpido, mismos que ejecutan
determinadas funciones. Estos botones se encuentran en la barra de herramientas de cada men o mdulo que
integran el sistema. A continuacin se presentan los iconos ms comunes, as como su descripcin:

Icono Descripcin

Agregar
Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catlogo en que se encuentre.
Tambin se puede activar esta opcin desde cualquier catlogo oprimiendo las
teclas .+..

Modificar
Este botn permite modificar la informacin que haya sido capturada con
anterioridad dentro del catlogo en el que se encuentre. Tambin se puede
modificar informacin dando doble clic en el registro o ubicndose en el registro
y oprimiendo la tecla .

Eliminar
Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema mandar un
mensaje de confirmacin por si se desea cancelar la operacin. Tambin se
pueden eliminar registros oprimiendo las teclas . + .. No todas las
consultas permiten eliminar registros para mantener la integridad de la base de
datos.

Buscar
Permite localizar un registro en especfico de acuerdo a las caractersticas que se
indiquen en el filtro. Tambin se puede activar la bsqueda oprimiendo la tecla
de funcin .

Filtrar
Permite seleccionar informacin de los catlogos y mostrar slo aquella que
cumpla con las caractersticas establecidas en el filtro. Tambin se puede activar
esta opcin oprimiendo la tecla de funcin .

Restaurar
Permite restablecer el orden de la informacin de un catlogo despus de haber
realizado un filtro, as como restaurar despus de haber usado la funcin de
Buscar. Tambin se puede restaurar informacin oprimiendo la tecla de funcin
..
Figura 3.4-2 Sugerencia de generacin de Respaldo.



Copiado Especial
Esta opcin permite enviar la informacin de una consulta del sistema a una hoja
de clculo, para su uso y manipulacin en dicha herramienta. Adems, en el
momento en que se haga un cambio en el sistema, en la hoja de clculo se
identifica y actualiza, de esta manera, la informacin se mantendr actualizada
en todo momento y con el menor esfuerzo.

Exportacin
Esta funcin permite transportar y convertir los datos de diversas consultas del
sistema en archivos ASCII, D'base
, Lotus
123
, Excel
, Paradox
e Internet
(html) mediante una copia. De esta manera, podr hacer uso de la informacin
en el formato indicado.

Imprimir
Permite imprimir las consultas, catlogos, y reportes que da el sistema. Cada
reporte presenta los datos ordenados de manera diferente, la informacin puede
ser seleccionada y ordenada de acuerdo a las necesidades.

Preparar
Esta funcin permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio Web
contratado con el servicio Infoweb, este proceso se debe ejecutar cada vez que se
desee publicar una consulta.

Publicar
Esta funcin publica las consultas que se encuentren preparadas, y es posible que
esta funcin se realice de manera automtica despus de la preparacin de la
informacin.

Exportar a Palm

Esta funcin permite llevar la consulta a un dispositivo compatible con Palm
, o
en formato Microsoft Excel
.

Es importante familiarizarse con estos iconos, ya que durante el desarrollo del contenido de este curso, slo se
har mencin del nombre del comando sin indicar grficamente el icono.

3.7 Datos de la Empresa
. Ruta de Acceso: Utileras / Datos de la Empresa

Mediante esta opcin se podrn dar de alta las empresas as como modificar datos de las que ya estn dadas de
alta, se debe recordar que a partir de esta versin, el sistema contara con 99 empresas disponibles para dar de
alta sin necesidad de tener instalado un centinela en cada equipo.

Los datos que se podrn capturar son:
Razn social.
Direccin.
Registro Federal de Contribuyentes.
Registro Estatal.

Como se observa en la figura 3.7-1



Se podrn dar de alta nuevas empresas o modificar los datos de las ya existentes en el momento que el usuario
lo dese sin requerir tener claves de alta o realizar tramites para hacer un cambio de razn social en las empresas
dadas de alta en el sistema.

3.8 Salir
. Ruta de Acceso: Archivos / Salir con el icono .

La opcin salir permite terminar la sesin del sistema.

3.9 Activar Sugerencias
. Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / Activar Sugerencias.

Siempre que se ingrese al sistema se desplegar una ventana de sugerencias, la sugerencia ser tomada al azar
del Catlogo de Sugerencias del sistema. Si por alguna causa se deshabilit dicha opcin se puede volver a
configurar. Apareciendo la siguiente ventana:

Figura 3.7-1 Alta y Cambios de los datos de las empresas.
Figura 3.9-1 Ventana de Sugerencias.


3.10 Modo alterno de captura
.Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / Modo alterno de captura.

Activar el modo alterno de captura permite, dentro de las ventanas de captura, desplazarse de un campo a otro
con la tecla , la cual realizar la misma funcin que la tecla J.

Si no se activa el modo alterno de captura, para desplazarse de un campo a otro dentro de las ventanas de
captura se debe oprimir la tecla J, y la tecla servir para aceptar los datos capturados.

3.11 Personalizacin de la Barra de Herramientas
La personalizacin de la barra de herramientas permite activar procedimientos o funciones mediante un Icono, lo
cual es ms prctico que activar alguna funcin o procedimiento mediante el men, solamente se puede
personalizar la barra de herramientas dentro de un mdulo.

3.12 Teclas de Acceso Rpido
La funcionalidad de las teclas de acceso rpido permiten al usuario una mayor velocidad en el manejo del
sistema, agilizando la captura de informacin, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al
utilizar el mouse. Cada funcin del men tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar
dicha funcin.

Archivos Mdulos Utileras Ventana Ayuda
.+ .+ .+ .+ .+ .
Figura 3.11-1 Personalizacin de Barra de Herramientas.
Barra de
iconos actual
Iconos
disponibles
para adicionar
en la Barra de
herramientas
Descripcin de
la funcin del
icono
seleccionado
Agrega el icono
seleccionado a
la barra de
herramientas
Elimina el icono
seleccionado de
la barra de
herramientas
Restaura los
iconos
predeterminados
Inserta
separaciones
entre iconos


Otras Teclas de acceso rpido de uso general son:

Al estar ubicado en ventanas de captura aparecen signos de interrogacin y al presionarlos despliegan la
informacin del catlogo que se haya accedido; esta misma funcionalidad se puede obtener al presionar la tecla
..

3.13 Calculadora
Dentro del sistema se cuenta con una calculadora la cual, resultar muy til ya que esta podr ser invocada
prcticamente desde cualquier parte del sistema con la tecla .. Regularmente esta aparecer estando en
cualquier campo donde se manejen cifras que puedan representar cantidades altas, por ejemplo en clientes y
proveedores, en el saldo, en los campos libres numricos, en el % de descuento; en inventarios se puede
encontrar en volumen, peso, factor entre unidades, unidad de empaque, costos, precios, etc. Y desde luego en las
compras y facturacin.

Abrir Ventanas de Captura
. + .
Cerrar Ventanas de Captura
.
Cerrar un catlogo
+ .
Despliegue de Catlogos
.
Cerrar el Sistema
. + .
Permite indicarle
la cantidad de
decimales que se
van a ocupar
(Hasta 5).
Permite pasar
las cantidades
resultantes al
campo desde
donde fue
invocada.
Figura 3.13-1 Calculadora del sistema Aspel-SAE 4.0



3.14 Mdulos del Sistema
El sistema Aspel-SAE 4.0 est formado por los siguientes mdulos.

Mdulo Icono
Clientes y Cuentas por Cobrar.

Facturas y Vendedores.

Inventarios y Servicios.

Proveedores y Cuentas por Pagar.

Compras.

Estadsticas.

S@E Comercio Electrnico.

Infoweb.



4. CONFIGURACIN

4.1 Definicin
La configuracin es la capacidad que debe tener cualquier sistema de poder cambiar su forma de trabajo para
poder adaptarse a situaciones y formas de trabajo especficas.

Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos antes de comenzar a trabajar.
Creacin o traduccin de archivos de datos
Definicin de Parmetros del sistema.
Creacin de perfiles de usuario.

4.2 Parmetros del Sistema
. Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin

Los parmetros del sistema son las modalidades de operacin con las que puede trabajar el sistema, las cuales
pueden ser modificadas para una operacin ms adecuada a las necesidades de cada empresa.

Estos parmetros afectan directamente al funcionamiento del programa, los datos de la empresa, los catlogos
de inventarios, compras, facturas, cuantas por cobrar y por pagar, as como el manejo de Multimoneda.

4.2.1 Datos de la empresa
. Ruta de Acceso: Utileras/ Configuracin / icono

. Ruta de Acceso: Configuracin / Parmetros del Sistema/ Datos de la empresa

Esta opcin permite modificar los datos de la empresa como son:
Razn social.
Direccin.
Registro Federal de Contribuyentes.
Registro Estatal.

Los datos que aqu se capturan son los que aparecen en los reportes y documentos que se imprimen dentro del
sistema.

Figura 4.3-1 Configuracin de datos de la empresa.


Se puede incluir el logotipo de la empresa para poder identificar fcilmente la empresa que se est
configurando. Tambin se podr indicar una direccin fiscal ms detallada, esta definicin debe realizarse, en
caso de que se emitan Comprobantes Fiscales Digitales (Facturas Electrnicas).

4.2.2 Parmetros generales
. Ruta de Acceso: Utileras/ Configuracin / icono

Esta parte contiene una serie de parmetros que afectarn de forma general el funcionamiento del sistema, a
continuacin se explica cada uno de ellos.

Redondeo de Montos
E
No importa los montos que se hayan indicado, stos se redondearan al entero inmediato
anterior o superior, segn sea el caso, al momento de totalizar compras o ventas.
E
El sistema mantiene los montos tal y como fueron capturados, respetando los decimales en
compras o ventas.

Redondeo de costos
E
Al grabar los datos de costos de los productos, independientemente de lo indicado en las
compras o movimientos al inventario, los valores de costos se redondearn al entero inmediato
anterior o superior, segn sea el caso. De tal manera, que el nuevo valor sea que se almacene en
el detalle de inventarios.
E Los datos de costos no se redondearn y tal como se indiquen se grabaran en los productos.

Caracteres Compatibles con SAE DOS
E Interpretar los caracteres que provienen de SAE DOS (p. Ej. Las letras acentuadas).
E Los acentos u otros tipos de caracteres se presentaran con caracteres ASCII.

Polticas de descuento
E
Al momento de realizar una venta, se revisarn las polticas de oferta activas, se aplicarn y
calcular el precio de los productos a partir de las mismas.
E
Los precios de los productos no se afectarn por las polticas activas, an cuando haya polticas
que afecten a los productos que se estn vendiendo.

Figura 4.2.2-1 Configuracin de parmetros generales.


CxC Cliente Mostrador
E
Se tendr el manejo de un cliente MOSTR para las cuentas por cobrar y en ste se guardaran las
ventas hechas a los clientes ocasionales que no estn registrados en el Catlogo de Clientes.
E El sistema no registra en cuentas por cobrar las ventas de los clientes ocasionales.

Multimoneda
E
El sistema activar todos los campos y procesos que permitan registrar movimientos en
diferentes monedas, adems de la moneda base.
E
El sistema no presentar activos las opciones, campos y procesos que permitan trabajar con una
moneda diferente a la base.

Solicitar tipo de cambio
E
Al momento de entrar a un mdulo del sistema, se presentar el catlogo de monedas para
realizar las modificaciones del tipo de cambio.
E La captura del tipo de cambio se debe hacer entrando al men correspondiente en cada modulo.

Mostrar Imagen en Consulta
E El sistema activa un fondo en todas las consultas del sistema.
E El sistema muestra las consultas con el fondo en color blanco.

Globales
Esquema de Impuestos
El esquema de impuestos que se asigne en este campo ser sugerido al
momento del alta de productos. Asimismo, en el alta de los documentos
del mdulo de Facturas y Compras.
Descuento Comercial
El porcentaje indicado en este campo ser sugerido al momento de
agregar clientes.

Cajn de Dinero
E
Se indica que se tendr instalado un cajn de dinero en el modulo de recepcin
de pagos.
Cajn
Instalado
E No permite definir los siguientes parmetros solicitados.
Puerto
Indica el nmero de puerto en el que conectar el cajn. Escribir 0 equivale a no usar
cajn. Recuerde que los LPT son puertos paralelos y los COM son seriales.
Secuencias
En caso de que el dispositivo requiera de alguna secuencia especial, es necesario definir
el valor ASCII de cada campo (apertura, inicio y confirmacin).

COI
Nmero de Empresa COI

Se debe indicar el nmero de empresa de Aspel-COI con la cual se
establecer la interfaz con Aspel-SAE. De tal forma que la informacin
de las plizas se registren en la empresa correcta.

Ruta de Acceso para Datos

Especfica la ruta donde se encuentran y almacenarn los archivos de datos de la
empresa, en esta ruta se registrarn los movimientos que realicen todos los usuarios
registrados para dicha empresa. Adems, se puede definir el formato (Paradox, MS sql,
por ejemplo) en que se encuentra la base de datos que se est leyendo y un alias, el
cual es muy comn utilizar cuando la base se encuentra en un formato de tipo cliente-
servidor.



4.2.3 Clientes y CxC
. Ruta de Acceso: Utileras/ Parmetros generales / icono

En esta seccin se definen los parmetros en base a los cuales trabajar el mdulo de clientes y CxC.

a) Generales

Clave Secuencial
E El sistema le asignar un nmero consecutivo a un nuevo cliente.
E
Esta opcin se recomienda en el caso de hacer una asignacin personal de las claves, como por
ejemplo: En el caso de manejar claves de clientes que contengan letras y nmeros.

Das comerciales de crdito
Al momento de agregar un nuevo cliente, el sistema propone los das de crdito definidos en este
parmetro, aunque se pueden cambiar.

Cuentas por Cobrar Integrado
E
Al momento de hacer una factura, el sistema genera automticamente una cuenta por cobrar al
cliente.
E
Al hacer una factura, slo se graba el documento de venta y no se realiza la afectacin a cuentas
por cobrar, por lo que para ello, es necesario ejecutar un proceso de actualizacin de Facturas a
Cuentas por cobrar.

Contra documento
Se relacionan los movimientos de cargo con sus respectivos abonos
utilizando como referencia el nmero de de documento.
Contra saldo
El sistema totaliza los cargos y abonos , considerando la fecha de aplicacin
e ignorando los nmeros de documentos, bajo esta forma de trabajo, por
ejemplo, el sistema indicar lo que debe un cliente pero no podr indicar
Cundo le queda pendiente de cobro de la factura 1520?.

Figura 4.2.3-1 Configuracin de Clientes y CxC.


Nmero de Concepto
Ganancia
Cambiaria
Cuando se realizan operaciones en una moneda diferente a la base, es probable que
exista una fluctuacin cambiaria para ello se implement en el sistema un Proceso de
ajuste cambiario, el sistema genera automticamente un movimiento por este concepto
en caso de alza en los tipos de cambio, el sistema sugiere el concepto 19.
Perdida
Cambiaria
En caso de baja en los tipos de cambio el sistema genera automticamente un
movimiento por este concepto, el sistema sugiere el concepto 20.

Folios
E
Si en las cuentas por cobrar de tipo abono se requiere llevar un estricto control de folios se debe
activar esta opcin, con lo que: al dar de alta un movimiento de CxC de tipo abono con
referencia-, se habilitar la casilla "Aplicar folio", con lo que se indica que para ese movimiento
se le debe aplicar un folio que podra ser consultado ms tarde. Lo cual permite una seriacin y
mejor seguimiento a los movimientos.
E
No se presentarn activas en el sistema las opciones correspondientes a Aplicar folio y al grabar
un movimiento de CxC no se asignan folios.

Fecha de Cierre de Documentos
Al establecer este dato, el sistema no permite realizar algn movimiento de CxC sobre los
documentos con una fecha anterior a la aqu indicada, por ejemplo, si se requiere restringir el
registro de operaciones sobre los documentos generados en el ao o mes anterior al actual.

b) Campos del usuario

Campos del Usuario
Campos
alfanumricos
El sistema cuenta con tres campos libres alfanumricos, es esta seccin se indica el
nombre o leyenda que se asignarn a estos campos, y as aparecern descritos en el
catlogo de clientes.
Campos
numricos
El sistema cuenta con tres campos libres numricos, es esta seccin se indica el
catlogo de clientes.

Figura 4.2.3-2 Campos libres del usuario.


4.2.4 Proveedores y CxP
. Ruta de Acceso: Utileras/ Configuracin / icono .

En esta seccin se definen los parmetros en base a los cuales trabajar el mdulo de Proveedores y CxP.

a) Proveedores
Clave Secuencial
E El sistema le asignar un nmero consecutivo a un nuevo proveedor.
E
ejemplo: En el caso de manejar claves que contengan letras y nmeros.

Cuentas por Pagar Integrado
E
Al momento de hacer una Compra, el sistema genera automticamente una cuenta por pagar al
proveedor.
E
Al hacer una compra, slo se graba el documento de compra y no se realiza la afectacin a
cuentas por pagar, por lo que para ello, es necesario ejecutar un proceso de actualizacin de
Compras a Cuentas por pagar.

Nmero de Concepto
Ganancia
Cambiaria
Cuando se realizan operaciones en una moneda diferente a la base, es probable que
exista una fluctuacin cambiaria para ello se implement en el sistema un Proceso de
ajuste cambiario, el sistema genera automticamente un movimiento por este concepto
en caso de baja en los tipos de cambio, el sistema sugiere el concepto 19.
Perdida
Cambiaria
En caso de baja en los tipos de cambio el sistema genera automticamente un
movimiento por este concepto, el sistema sugiere el concepto 20.

Folios
E
Si en las cuentas por pagar de tipo abono se requiere llevar un estricto control de folios se debe
activar esta opcin, con lo que: al dar de alta un movimiento de CxP de tipo abono con
referencia-, se habilitar la casilla "Aplicar folio", con lo que se indica que para ese movimiento
se le debe aplicar un folio que podra ser consultado ms tarde. Lo cual permite una seriacin y
mejor seguimiento a los movimientos.
E
No se presentarn activas en el sistema las opciones correspondientes a Aplicar folio y al grabar
un movimiento de CxP no se asignan folios.

Figura 4.2.4-1 Configuracin de proveedores y CxP.


Fecha de Cierre de Documentos
Al establecer este dato, el sistema no permite realizar algn movimiento de CxP sobre los
documentos con una fecha anterior a la aqu indicada.

Pestaa Campos del usuario

b) Campos del Usuario
Campos
alfanumricos
catlogo de proveedores.
Campos
numricos
catlogo de proveedores.

4.2.5 Inventarios
. Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / icono .

En esta seccin se definen los parmetros en base a los cuales trabajar el mdulo de inventarios:

a) Inventarios

Integrado a Facturas
E
Al elaborar una remisin o factura realizarn los movimientos de salida del inventario y
disminucin de existencias automticamente.
E
Al no tener activada la opcin, el sistema slo graba el documento ya sea la remisin o factura
y no realiza afectacin alguna al mdulo de inventarios.

Integrado a Compras
E
Al elaborar una compra se realizarn los movimientos de entrada al inventario e incremento de
existencias automticamente.
E
Al no tener activada la opcin, el sistema slo graba el documento de Compra y no realiza
afectacin alguna al mdulo de inventarios.

Figura 4.2.5-1 Configuracin de Inventarios.


Cambio a existencias
E
Esta opcin activa los campos de existencias para que sean modificadas manualmente, en caso
de manejar multialmacn, los campos que se activan son los ubicados en la consulta de
multialmacn.
E
Esta opcin no permite acceder a modificar los campos de existencias para que sean
modificadas, lo cual protege la informacin, as las existencias estarn respaldadas por un
movimiento de entrada o salida del almacn.

Digito Verificador
E
Al estar capturando claves de productos, es decir, dar de alta productos, se agrega una dgito al
final de la clave capturada con la finalidad de evitar se digiten claves similares.
E El sistema no calcula dicho digito verificador y deja la calve tal y como fue capturada.

Multialmacn
E
Se activan en el sistema todos los campos y opciones que permiten el control de los productos
y sus existencias en hasta 99 almacenes o bodegas.
E
En caso no activar este parmetro los productos se controlan en una consulta llamada de
Inventarios y servicios.

No. de conceptos para movimientos en traspaso
Entrada
En el caso de traspaso entre almacenes, en este campo se debe indicar el concepto de
movimientos al inventario con el que se registrar la entrada en el almacn destino.
Salida
En este campo se debe indicar el concepto de movimientos al inventario con el que se
registrar la salida en el almacn origen.

Decimales
Se indica la cantidad de decimales que se manejaran para las cantidades de existencias-
relacionadas con los inventarios. Se pueden manejar hasta 5 decimales.

Grupo de Productos / Configuracin de las leyendas
Seccin1 y 2
Permite definir las leyendas que identifican a los subgrupos en los inventarios, los
datos aqu indicados se presentarn en todo el sistema, al capturar, filtrar, al emitir
reportes, etc. Por ejemplo, Talla y color, en el caso de ropa, tamao y color en el
caso de calzado, etc.

b) Movimientos la Inventario

Figura 4.2.5-2 Pestaa Movs. al inventario.


Formato para movs. al Inventario
El formato que aqu se indique ser el que el sistema sugiera al momento de grabar un movimiento
al inventario, en caso de que se requiera enviar la impresin en lnea.

Nmeros de Serie
E
Presenta una columna en la ventana de alta de movimientos al inventario, con una pequea
imagen, la cual indica si el producto indicado en la partida maneja nmeros de serie.
E La ventana de alta de movimientos al inventario se muestra sin las columnas del detalle.

Lotes y Pedimentos
E
Presenta una columna en la ventana de alta de movimientos al inventario, con una pequea
imagen, la cual indica si el producto indicado en la partida maneja lotes y/o pedimentos
aduanales.
E La ventana de alta de movimientos al inventario se muestra sin las columnas del detalle.

c) Campos Libres

Campos del Usuario
Campos
Alfanumricos
catlogo de inventarios y en todo el sistema.
Campos
Numricos
catlogo inventarios y en todo el sistema

d) Impuestos

Leyendas
El sistema permite trabajar hasta con 4 impuestos, en esta seccin se deben definir
las leyendas, mismas que se utilizarn en todo el sistema. Se recomienda que el IVA
sea el Impuesto No. 4 por la forma en que el sistema procesa el clculo de
impuestos.
Porcentajes Se debe indicar el % para cada impuesto.

Figura 4.2.5-3 Configuracin Impuestos para los productos.


4.2.6 Facturas

En esta seccin se definen los parmetros en base a los cuales trabajar el mdulo de facturas:

a) Generales

Facturar sin existencias
E
Permite realizar remisiones o facturas an no teniendo la cantidad suficiente de existencias de
los productos indicados.
E No permite vender si no se cuenta con las existencias suficientes para realizar la venta.

Alta de clientes en captura
E
Permite agregar a un nuevo cliente desde la captura de documentos, utilizando ..
E El alta de nuevos clientes se tendr que realizar desde el catlogo de Clientes.

Acumulado de ventas en lnea
E
Al grabar las facturas, se actualizan los acumulados de facturacin: subtotal. Impuestos y
descuentos. De esta forma se podrn obtener en cualquier momento estadsticas y grficas con
informacin de ventas actualizada al momento.
E
Los valores de los acumulados no se actualizarn al momento de grabar las ventas, se deber
realizar una actualizacin de acumulados para que las estadsticas sean reales.

Mostrar desglose de kits
E
Al consultar cualquier documento de venta en el que el los artculos a vender sean un kit, se
podrn consultar los productos o componentes que lo integran.
E Al consultar cualquier documento de venta solamente se ve la clave del kit.

Figura 4.2.6-1 Configuracin de proveedores y CxP.


Nmero de descuentos

El nmero mximo de descuentos son tres, los cuales se podrn capturar al elaborar un
documento o en las partidas de los documentos de venta. Lo que en este campo se indique
son los campos que se habilitarn.
Nmero de Impuestos

Se indica el nmero de impuestos que se podr capturar al momento de elaborar un
documento de venta, con mximo 4 impuestos.

Nm mx. de partidas x docto.

Se indica la cantidad mxima de partidas que se podrn capturar en un documento de venta,
con el fin de que en la impresin el nmero de partidas no exceda el tamao de la forma.

Nmeros de concepto
Facturas a plazos
Cuando se paga a plazos una factura, los cargos que en cuentas por cobrar
se generarn sern por el concepto aqu indicado, se recomienda utilizar el
concepto 18, pero se puede indicar cualquier otro.
Inters x ventas a
plazo
Para los intereses que genera una venta a plazos en caso de haberlo
definido-, se generar un cargo, en este campo se debe indicar el concepto
de cuentas por cobrar por el que se registrarn, el sistema sugiere el
concepto 21.
Retencin del cliente
En este campo se debe indicar el concepto de cxc que se utilizar para
registrar las retenciones a clientes por manejo de fletes.

Vendedores / Clave secuencial
E
El sistema le asignar un nmero consecutivo a un nuevo vendedor en el catlogo
correspondiente.
E
ejemplo: en el caso de manejar claves alfanumricas.

No afectar doctos. de vta por cambios en info. del cliente
E
Al momento de consultar una factura, se visualizarn los datos del cliente tal y como se
encontraban en el catlogo de clientes al momento de la venta, independientemente de que
estos datos hayan sido modificados posteriormente.
E
Si no est activo este parmetro, al consultar una factura los datos del cliente se mostrarn tal
y como estn registrados en ese momento en el catlogo de clientes.

Manejar Flete
E
El sistema asume que en el documento de venta se aplicar cargo por flete y lo sugiere en
todas las facturas, si no se tiene especificado alguna definicin de ste por zonas.
Al marcar esta casilla se habilitan los campos de Monto, donde se indica el monto por ese
concepto y es el que sugiere al momento de elaborar una venta, as como el correspondiente %
de impuesto.
E No realiza automticamente el clculo y seguimiento por este concepto.

b) Por Documento

En la parte superior aparecen botones o pestaas, en los que se configura de forma independiente la forma de
trabajar de cada tipo de documento de venta, se debe seleccionar el tipo de documento sobre del cual se har la
definicin:


Folios secuenciales
E
En los campos de nmero de documento el sistema asigna un consecutivo en forma automtica
y no podr ser modificado.
E El consecutivo se muestra, pero el usuario puede modificar el nmero de folio.

Formato para folios
El sistema propone el formato estndar (numrico) y tambin permite manejar hasta 5 folios o series
con el botn se podrn definir, por ejemplo folio alfanumrico (A1).

En esta ventana se deben dar de alta la(s) serie(s) y el formato(s) que se va(n) a ocupar para vender.

Esta ventana solo se muestra para documentos Tipo, Remisin, Pedido y Cotizacin; para facturas y
devoluciones, cambia debido a la implementacin de la facturacin electrnica, ya que estos son catalogados
como Comprobantes Fiscales, para estos dos tipos de documentos los datos a definir son:

Figura 4.2.6-2 Pestaa por documento.
Figura 4.2.6-3 Alta de folios en facturas.



En esta ventana se deben dar de alta la(s) serie(s) y el formato(s) que se va(n) a ocupar para facturar. Los campos
de esta ventana se explicarn ampliamente en el tema Facturacin electrnica.

Archivo de configuracin
Si se tiene un archivos de configuracin (archivo con extensin *.CFT ) que permite personalizar la
ventana de captura, se debe indicar en este campo y de esta manera agilizar la captura de
documentos.

Fecha de cierre de documentos
Dependiendo de la fecha, el sistema no permitir realizar operacin alguna sobre los documentos de
ventas (Facturas, Remisiones y Devoluciones) como: agregar, cancelar y devoluciones, con una fecha
anterior a la aqu indicada.

c) Folios Fiscales
Desde esta ventana adems de consultar los folios y rangos dados de alta desde la carpeta "Por
documento/Folios iniciales/Folios personalizados" se podr dar de alta ms rangos para el folio o incluso antes de
utilizarse para la generacin de documentos modificarlos o eliminarlos.

Figura 4.2.6-4 Configuracin de Folios para facturas y Devoluciones.
Figura 4.2.6-5 Configuracin de folios fiscales


d) Por Partida

Capturar en el alta de documentos
Descuento / Impuesto / Comisin / Observaciones
E
Al marcar cada una de las casillas, el sistema permite la captura estos conceptos en las partidas
de los documentos de venta.
E
En caso de no marcar alguna de las casillas el sistema no permite el cambio de estos conceptos
en las columnas de partidas de los documentos de ventas.

Ver en consulta
Tipo de producto / Nmero de serie / Lotes y pedimentos / Observaciones / Apartados / Desglose de
grupo de productos
E
Al marcar estas casillas, el sistema permite ver en la consulta de los documentos de ventas una
columna donde se indica si el producto indicado en la partida maneja alguno de estos
conceptos.
Desglose de productos se comporta un poco diferente, pues al activar el campo se indica que
los componentes de un grupo de productos se deben presentar en la consulta de documentos.
E En caso de no marcar la casilla la columna no ser presentada.

Figura 4.2.6-6 Configuracin de las partidas de doctos de venta.
Figura 4.2.6-7 Consulta de doctos de venta con los parmetros activos.



Ver en Captura
Tipo de documento / Nmero de serie / Lotes y pedimentos / Observaciones / Apartados / Descripcin de
productos
E
En la captura de los documentos de ventas se presentar una columna donde se indica
mediante una imagen si el producto indicado en la partida maneja alguno de estos conceptos. El
Campo Descripcin de productos funciona un poco diferente, pues al activarlo se presenta una
columna (Figura 3.8-5) con la descripcin del producto, para una mejor seleccin del mismo.
E En caso de no marcar la casilla la columna no ser presentada.

Ya sea en la consulta o en la captura, las columnas que se presentarn en las ventanas son:

A Apartados
O Observaciones
L Lotes
S Nmeros de serie

Donde, al dar clic sobre
cada botn se podr
captura o consultar:
T Tipo de producto (P, S, K)

NOTA: La pestaa de Sellos digitales y Folios Fiscales se explicar a detalle en el tema de Facturacin
electrnica.

4.2.7 Compras

En esta seccin se definen los parmetros en base a los cuales trabajar el mdulo de Compras:

Figura 4.2.6-8 Alta de doctos de venta con los parmetros activos.


a) Generales

Acumulado de compras en lnea
E
Al grabar las compras, se actualizan los acumulados de compras: subtotal. Impuestos y
descuentos. De esta forma se podrn obtener en cualquier momento estadsticas y grficas con
informacin de compras actualizada al momento.
E
Los valores de los acumulados no se actualizarn al momento de grabar las compras, se deber
realizar una actualizacin de acumulados para que las estadsticas sean reales.

Alta de Proveedores en captura
E
Permite registrar un nuevo proveedor desde la compra utilizando ..
E El alta del nuevo proveedor se dar de alta desde su respectivo mdulo.

Alta de productos en captura
E
Permite registrar un nuevo producto desde la compra utilizando ..
E El alta del nuevo producto se dar de alta desde el mdulo de Inventarios.

Acumular Indirectos en CxP
O Automtico
En el registro de una Compra, los gastos indirectos
siempre se registrarn en Cuentas por Pagar. Al aparecer
dicha ventana la casilla Se acumulan a CxP estar
inhibida pero marcada, haciendo que la cantidad de
indirectos capturada se vea reflejada directamente en el
saldo del proveedor.

O Manual
En el alta de compras, el sistema pregunta si se acumulan
en la Cuenta por Pagar. Al aparecer dicha ventana la
casilla Se acumulan a CxP estar habilitada para que el
usuario la marque o no, haciendo que la cantidad de
indirectos capturada se vea reflejada o no en el saldo del
proveedor.

Figura 4.2.7-1 Configuracin de los documentos de compra.


O Nunca
Solicita el monto de gatos indirectos pero no se
acumulan en la cuenta por pagar. Al aparecer dicha
ventana, la casilla Se acumulan a CxP estar inhibida
pero no podr ser marcada, haciendo que la cantidad de
indirectos capturada no se vea reflejada en el saldo del
proveedor.

Nmero de concepto
Cuando se paga a plazos una factura, los cargos que en cuentas por cobrar se generarn sern por el
concepto aqu indicado, se recomienda utilizar el concepto 18, pero se puede indicar cualquier otro.

Compra a plazos
Cuando se paga a plazos una Compra, los cargos que en cuentas por
pagar se generarn sern por el concepto aqu indicado, se recomienda
utilizar el concepto 18., pero se puede indicar cualquier otro.
Inters x compras a plazos
Para los intereses que genera una compra a plazos en caso de haberlo
definido-, se generar un cargo, en este campo se debe indicar el
concepto de cuentas por pagar por el que se registrarn, el sistema
sugiere el concepto 21..
Retencin del proveedor
En este campo se debe indicar el concepto de cxp que se utilizar para
registrar las retenciones por manejo de fletes.

Nmero de Impuestos

Se indica el nmero de impuestos que se podrn capturar en un documento de compra,
aplicndolo en las partidas; mximo se pueden aplicar 4.

Manejar Flete
E
El sistema asume que en el documento de compra se le aplicara cargo por flete y lo sugiere en
todas las compras y rdenes. Con esto se habilitarn los campos de Monto e Impuesto, para
que el monto especificado sea sugerido al momento de hacer un documento.
E No permite realizar el cargo por este concepto.

b) Por Documento

El manejo es igual que en facturas, excepto lo referente al tema de Folios fiscales.


c) Por Partida

La configuracin Por partida, funciona de manera similar al mdulo de facturas, excepto por lo siguiente:

Considerar impuesto 1 en el costo
E
Al ser activado este campo, el sistema tomar el impuesto 1 (IEPS) (IESP) de un producto como
parte del costo del mismo y este ser actualizado en inventario y se incluir para calcularse el
costo promedio.
E Al desactivarlo toma el costo capturado para ser registrado tal cual en el costo del porducto.

4.2.8 Cuentas Contables

Esta opcin permite configurar las cuentas contables que se requiere para contabilizar debidamente en Aspel-
COI 5.x los movimientos registrados en Aspel-SAE.

Figura 4.2.7-2 Pestaa Por partida de compras.
Figura 4.2.8-1 Configuracin de las Cuentas contables.


4.2.9 Aplicaciones Asociadas

El sistema utiliza dentro de su operacin otras aplicaciones, en esta seccin se define el archivo que se ejecutar
cuando en el sistema se llame a estas opciones:

Ruta de las aplicaciones
Calculadora Con ella se pueden realizar operaciones en cualquier parte del sistema.
Hoja de Clculo El editor permite disear o modificar los formatos de impresin.
Editor de Textos
Se define la hoja de clculo que se vaya a emplear esta puede ser: Lotus, Quatro
Pro, Excel, etc.

Activar
sugerencias
E
Al accesar al sistema muestra diversas sugerencias que permiten un
correcto uso del sistema.
Modo Alterno de
Captura
E
Al moverse en los campos de captura de un dilogo la tecla , tiene la
misma funcin de la tecla de tabulador J.
Mostar Citas al
Inicio
E
Al activar esta opcin se le indica al sistema que al acceder al sistema
notifique de las citas programadas para el da de hoy.
Utilizar Interfaz
con Outlook
E
Gracias a la interfase con MS-Outlook integrada en esta versin, se podr
asociar los contactos previamente dados de alta desde Outlook a los
clientes registrados en Aspel-SAE, igualmente se podr dar de alta un
contacto de Outlook desde este mdulo. Para una mejor integracin entre
ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la ventana de Outlook
se podr incluir informacin especfica de Aspel-SAE, como informacin del
cliente o vendedor, etc.
Impresora

Se indica el dispositivo de impresin, pudiendo configurar los parmetros propios
del Driver de la impresora.

Figura 4.2.9-1 Configuracin de aplicaciones asociadas.


4.2.10 Grficas y Copiado Especial

Con esta opcin se puede especificar la presentacin de las grficas, las cuales se registran en un archivo de SAE
que se llama SAEWIN.INI, con ello aparecern con la misma definicin cada vez que se ingrese al graficador,
tambin se define la forma de operar en trminos generales del Copiado especial.

Ajustar la escala al valor mximo de la estadstica
E
Presentar los valores en relacin con el valor mximo de la informacin; al activar esta funcin
puede ser que muchos de los valores se vean muy pequeos en la escala de la grfica, debido a
que el valor mximo es aqul que llena por completo la escala.

Graficar el acumulado de los valores no visibles
E
Al activar esta opcin, el sistema obtendr el acumulado de todos los valores restantes de la
estadstica y dicha cantidad aparecer en la ltima columna o dato visible.

Mximo de valores visibles en la grfica

Se puede solicitar que el sistema grafique el nmero de valores deseados (mnimo 1 y el
mximo 15).

Salto de valores al desplazar la grfica

Aqu se podr establecer el nmero de saltos para ir avanzando sobre los registros de la
estadstica, los cuales aparecern en la grfica.

Tipo de formato a usar
E
Se indica el tipo de formato en el cual se quiere realizar el copiado especial, para que la
aplicacin que se use no tenga errores, se puede utilizar los formatos en modo de Texto, Lotus
123 (WK1) o para MS-Excel (Biff3).

Figura 4.2.10-1 Configuracin de Graficas y copiado especial.



5. CONFIGURAR EMPRESA

5.1 Antes de Comenzar
Una vez que se conoce cuales son los alcances que tiene el sistema con respecto a su configuracin, se podr
proceder a su implementacin, antes de comenzar con la misma, el usuario debe tener los conocimientos de las
necesidades de la empresa para que el proceso sea una tarea sencilla y perfectamente apegado a la forma de
trabajo de la empresa.

5.2 Asistente
. Ruta de Acceso: Utileras/Agregar empresa

Al ingresar a esta opcin, aparecer una ventana la cual es un asistente para dar de alta una empresa o en su
defecto si ya se cuenta con una versin 2.x o 3.0, se podr hacer la traduccin de los datos, la ventana que se
presenta es como la siguiente:

Paso 1
En este paso se deber elegir entre, si se va a traducir datos de una versin anterior o si se va a crear una nueva
empresa con su correspondiente base de datos en blanco, que para efectos de este curso se ver la opcin 2, (La
Traduccin de archivos es un tema ubicado en el nivel Certificacin) por lo tanto se debe elegir la opcin
Modificar Empresa.

Figura 5.2-1 Ventana de inicio del asistente.
Figura 5.2-2 Modificar datos de la empresa.



Paso 2
La siguiente ventana mostrar los datos de la empresa del registro, donde se permite cambiar los datos de la
misma.

Paso 3
En este paso se podrn configurar los parmetros bajo los cuales operar la empresa, con solo oprimir el botn
Configurar. Se puede consultar el capitulo Configuracin el cual se incluye en esta gua donde se explic a
detalle cada uno de los parmetros del sistema y su afectacin, aunque se pueden dejar los que el sistema de
forma predeterminada configura y posteriormente cambiarlos.

Paso 4
En este paso se definen algunos parmetros bsicos como: si el sistema manejar multilamacenes, el descuento
comercial que ser sugerido al momento de dar de alta a los clientes, ruta donde se crearan los datos y su
respectivo formato de base de datos.

Figura 5.2-3 Modificacin del domicilio de la empresa.
Figura 5.2-4 Configuracin.



Creacin de Archivos de la Base de Datos

Al aceptar este dilogo inicia el proceso de creacin de archivos de trabajo y el sistema solicita informacin
adicional, por ejemplo, cuando se manejan multialmacenes la informacin de inventarios y servicios se toma
para crear el archivo de almacenes mandando todos los registros al almacn 1, de lo contrario este archivo estar
vaco y sera necesario hacer el registro de cada producto en su correspondiente almacn de forma manual o por
un proceso que tiene el sistema. En este caso como se trata de una base nueva y no se tiene informacin en
inventarios de todas formas estara sin registros.

Para los documentos de compra y venta, se solicita que se den de alta las numeraciones iniciales para cada de
ellos, as como las ltimas fechas de cada uno.

Lo siguiente que solicita el sistema, es si se inicializan los acumulados o no, si se acepta este mensaje generar
los acumulados de ventas con la informacin que encuentre en ese momento. En este caso, como se trata de una
base nueva y no existen documentos realizados, los acumulados siempre sern cero.
Figura 5.2-5 Configuracin de algunos parmetros importantes.
Figura 5.2.7 Folios y fechas iniciales para los documentos.
Figura 5.2-6 Proceso de creacin de multialmacn



El mismo caso es para los acumulados de compras.

Posterior a esto, se crearn una serie de ndices de fechas para los filtros.

Paso 5
Por ltimo, el sistema solicitar que se den de alta a los usuarios con sus correspondientes perfiles, este paso es
opcional ya que si no se hace en este momento posteriormente se podrn configurar cuantos usuarios sean
necesarios.

Figura 5.2-10 Configuracin de filtros.
Figura 5-2-11 Alta de perfiles de usuario.
Figura 5.2-8 Proceso de creacin acumulados para ventas
Figura 5.2-9 Proceso de creacin de acumulados para compras


El alta de usuarios se explicar a detalle en la seccinPerfiles de Usuario.

Prctica 1: Creacin de una base de datos nueva

a) Ingresar a la siguiente ruta a travs del explorador de Windows o de Mi PC: C:\Archivos de programa \
Archivos Comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE4.00.
b) Crear directorio llamado CURSO.
c) Ingresar a Aspel-SAE 4.0 y realizar la instalacin de una base de datos nueva utilizando el asistente.

5.3 Perfiles de Usuario
.Ruta de Acceso: Utileras / Perfiles de usuarios.

Aspel-SAE 4.0 maneja un nuevo esquema de Perfiles de usuario, donde la identificacin de un usuario dentro del
sistema se hace por medio de un nombre de usuario y su clave de acceso. Todos los usuarios creados dentro de
los Perfiles se generan como usuarios Aspel, es decir, estos usuarios podrn tener acceso a cualquier sistema
Aspel adems de SAE-, y la informacin de ellos se almacena en la carpeta Archivos comunes Aspel (DAC), es
por eso que en una instalacin en red esta carpeta tambin se debe de compartir para que las estaciones de
trabajo funcionen correctamente.

Los perfiles se definen por sistema y existe un Administrador por cada sistema Aspel. El administrador permite
configurar los datos de todas las empresas; y desde que se da de alta un usuario se define a que empresas puede
acceder. De esta manera se optimiza el control de acceso a la informacin de los usuarios, para todas las
empresas registradas y de todos los sistemas Aspel. Por ejemplo, se dan de alta dos usuarios en Aspel-COI 5.5 y
cuando se entra a SAE 4.0 aparecern en la seccin de Usuarios Aspel, pero estos no tendrn acceso a SAE, slo
hasta que se asignen al sistema.

Al instalar Aspel-SAE de forma predeterminada se tendr un usuario con clave Administrador con una
contrasea Aspel1 (se recomienda sea cambiada a la brevedad posible), el cual accede sin ningn tipo de
restriccin, el Administrador podr dar de alta a otros usuarios y asignar los derechos respectivos a los
usuarios.

La definicin de los usuarios y perfiles se realiza con una barra de herramientas que facilita el proceso de
operacin en la captura. Para definir perfiles:

a) Como Administrador, acceder a Perfiles del usuario y en la barra de Herramientas seleccionar la empresa
a la que tendr permiso de acceso el usuario.

Figura 5.3-1 Alta de usuarios.
Usuarios
registrados
para la
empresa
seleccionada
Usuarios Aspel



A continuacin se explican las opciones con las que cuenta la barra de los perfiles.

Icono

Descripcin

Nuevo Usuario

Permite agregar un nuevo usuario Aspel, y se puede realizar
oprimiendo las teclas + .

Habilita / Deshabilita
Mediante est opcin se Habilita o Deshabilita el acceso a la carpeta
seleccionada del perfil, y tambin se puede hacer con clic secundario
sobre la carpeta o con doble clic sobre la misma.

Grabar perfil modificado
Guarda los cambios efectuados en un perfil modificado.

Cancela Cambios
Est opcin permite cancelar los cambios efectuados a un perfil.

Agregar perfil predefinido
Desde est opcin se pueden crear perfiles predefinidos en base a un
perfil modificado por el administrador.

Seleccionar Empresa
Empresa seleccionada para la asignacin de usuarios y modificacin
de perfiles.

Imprimir Perfil
Permite imprimir los perfiles de todos los usuarios asignados a la
empresa seleccionada.

Respaldar / Restaurar
Est opcin permite generar respaldos de los perfiles de usuarios y
tambin se permite restaurarlos.

b) Para agregar un usuario nuevo se deber dar clic en el icono o con los botones se podrn
agregar o quitar usuarios que se hayan dado de alta previamente desde otro sistema pudiendo modificar
sus datos dando clic en el icono , el cual estar habilitado nicamente antes de asignarlo al sistema,
donde en ambos casos se mostrar la siguiente ventana:
Figura 5.3-2 Barra de herramientas de perfiles de usuarios.



Esta ventana cuenta con dos pestaas en las cuales se debern capturar los siguientes datos:

Usuario: Nombre del usuario que ingresar al sistema.
Nombre: Nombre completo del usuario.
Clave y Confirmar Clave: asignar la contrasea de acceso al sistema y confirmarla.
Puesto y departamento: Estos datos deben asignarse si se manejan en la empresa.
Correo: Direccin de correo electrnico.
Perfil a aplicar: El sistema cuenta con una serie de perfiles predefinidos que pueden asignarse al usuario,
stos son modificables.
Empresas: En esta pestaa se puede asignar las empresas a las que tendr acceso o a todas, mediante la
casilla Todas.
Una vez que se capturaron todos los datos se deber guardar dando clic en , con esto se agregar el
usuario a la lista de usuarios Aspel ya asignado dentro del sistema.

Ntese que los usuarios que ya estn asignados al sistema para poder identificarlos se muestran en Negrita.

Figura 5.3-3,4 Alta/Modificacin de Nuevo Usuario.
Figura 5.3-5 Administrador de Perfiles de Usuarios.


c) Al agregar un usuario, de forma predeterminada se les otorga un perfil con acceso a todo (excepto a los
perfiles de usuario), para que este perfil sea modificado de acuerdo a las caractersticas y polticas de
seguridad de la empresa. Por lo que despus de agregar un usuario se debe modificar el perfil dando clic
en el signo para desplegar o, para Contraer las opciones disponibles.

d) Para habilitar o Deshabilitar las opciones, bastar con dar doble clic o activar el men contextual,
seleccionando la opcin habilitar/ Deshabilitar o dando clic en el icono . Las opciones habilitadas
se mostrarn en color Azul y las Deshabilitadas en color Gris.
e) Una vez que se ha definido el perfil se deber guardar dando clic en icono .

A travs del men contextual en la opcin Propiedades del Administrador, se pueden modificar los datos del
Administrador.

5.3.1 Perfiles predefinidos
En muchas ocasiones se tiene dentro de las empresas ciertos perfiles establecidos de acuerdo al departamento o
puesto, por ello el sistema cuenta con perfiles predefinidos con opcin a ser modificados o crear nuevos perfiles.

Al seleccionar al usuario se le puede asignar perfiles predefinidos con el men contextual, dando clic en la opcin
Aplicar Perfil y seleccionar cualquiera de los que tiene el sistema o que se hayan agregado.

Por medio de este men se puede copiar un perfil y pegarlo a otro usuario.

El perfil que tenga el usuario puede modificarse y al guardarse lo hace tomando el cambio, pero sin afectar a los
perfiles predefinidos. Se pueden dar de alta nuevos perfiles predefinidos, por medio del men contextual dando
clic en Nuevo Perfil Predefinido o con el icono .

Al dar clic en el botn agregar un perfil nuevo para que sea modificado y guardado para poder ser
asignado a cualquier usuario, al escribir el nombre del perfil nuevo se habilitar dicho botn. Para visualizar los
perfiles que se han dado de alta, se debe dar clic en la opcin Ver perfiles predefinidos del men contextual.

Figura 5.3.1-2 Alta de perfiles.
Figura 5.3.1-1 Aplicacin de perfiles a los usuarios.



Los perfiles de usuario pueden ser respaldados por medio del icono , generando un archivo con extensin
.pqz, esto tambin se podr realizar por medio del respaldo del sistema.

Cuando un usuario entre a una opcin a la cual no tiene acceso, se mostrar una ventana indicando la situacin.

Prctica 2: Alta de usuarios

a) Dar de alta los siguientes usuarios:

Usuario Caja1 Usuario Almacen1
Nombre Cajero1 Nombre Almacenista1
Contrasea Curso1 Contrasea Curso2
Puesto Cajero Puesto Almacenista
Departamento Ventas Departamento Almacn

b) Agregar un Nuevo Perfil con Usuario: Caja1 y grabarlo como cajero. Recuerde que al dar de alta un
usuario por omisin tiene habilitadas (E) todas las opciones, por lo tanto para efectos de esta prctica
se indican las opciones que se deben deshabilitar (E).

Opcin Habilitado
Archivos Especificar Impresora E
Clientes y CxC E
Facturas y Vendedores Archivos/facturas/Agregar/Factura directa E
Archivos/Facturas/Agregar especial E
Archivos/Facturas/Cancelacin E
Archivos/Facturas/Consultas E
Archivos/Facturas/Reportes E
Usuarios restringidos
Usuario
Administrador
Figura 5.3.1-3 Estructura de usuarios y perfiles.
Perfiles de
usuario.
Figura 5.3.1-3 Mensaje de acceso denegado al querer ingresar a una opcin no autorizada


Archivos/Facturas/Cambiar Folio E
Archivos/Facturas/Consultas de folios de CxC E
Archivos/Remisiones/Cancelacin E
Archivos/Remisiones/Reportes E
Archivos/Remisiones/Cambiar Folio E
Archivos/Pedidos E
Archivos/Cotizaciones E
Archivos/Devoluciones E
Archivos/Vendedores E
Archivos/Polticas E
Archivos/Catlogo de monedas E
Edicin E
Ver E
Reportes E
Herramientas E
Resto de los mdulos E



6. CATLOGOS

6.1 Definicin
El sistema Aspel SAE 4.0 cuenta con una serie de catlogos contenidos en sus diferentes mdulos, los cuales
permitirn agregar, editar o borrar informacin, as como consultarla y emitir reportes.

No existe un orden especfico para la captura de estos, sin embargo se recomienda que para no repetir procesos
de captura se realice de la siguiente forma, dado que existen algunos catlogos que solicitan informacin de
otros:

6.2 Catlogo de Vendedores
. Ruta de Acceso: Facturas / Archivo / Vendedores y/o con el icono .

Dentro del sistema se cuenta con un catlogo de vendedores, a los cuales se les asigna un % de comisin, ya que
de este depender que se pueda determinar de forma correcta el reporte de comisiones, tambin se tiene el
campo zona que tendr a su cargo, as como el correo electrnico. A continuacin se presenta la consulta de
vendedores.
Inventario
Vendedores
Lneas de Productos
$ $
$
Ordenes
Compras
Cotizaciones
Pedidos
Remisiones
Facturacin
$
$
Cuentas por Pagar
$
$
Cuentas por Cobrar
Funciones CRM
Multi-Almacn
Interfase COI
$
Interfase Banco Toma de Desiciones
Zonas
Clientes
Proveedores
Figura 6.1-1 Orden de procesos en Aspel-SAE 4.0



El alta o edicin de vendedores se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos
correspondientes.

Sus Campos:
Clave: es de tipo Alfanumrico o numrico.
Nombre: Se debe capturar el nombre del vendedor.
% de Comisin: Se debe capturar el % que se le va a dar al vendedor por cada venta que se realice.
Zona: Es un campo que permite hacer una clasificacin de vendedores. (Este campo no tiene nada que
ver con las zonas para clculo de fletes que se ver mas adelante).
Direccin electrnica: Se debe indicar el correo electrnico del vendedor.

Prctica 3: Alta de vendedores
Dar de alta los siguientes vendedores:

Nombre
% de
Comisin
Zona
Eduardo Gmez Quiroga 17% NORTE
Juan Gmez Martnez 5% NORTE
Armando Cervantes Torres 3% SUR
Mostrador 0%

Figura 6.2-2 Captura de vendedores.
Figura 6.2-1 Consulta de vendedores.


Figura 6.3-1 Cat. de zonas.
6.3 Zonas
Ruta de Acceso: Clientes y o Proveedores y CxP / Archivos / Zonas y/o con el icono

Se cuenta con un catlogo de zonas que pueden asignarse a los clientes o proveedores, se podrn realizar filtros
en diversos procesos para obtener informacin mediante este criterio. Adems, es posible asignar a una zona un
monto fijo o frmula para calcular un monto por flete en los documentos de ventas y compras, en base a
diferentes criterios, ya que dentro de esta opcin cuenta con un nuevo editor de frmulas para determinar el
monto de flete. A continuacin se presenta la consulta de zonas.

El alta o edicin de zonas se realiza por medio del men Edicin / Agregar / Modificar o con los iconos
correspondientes.

Sus Campos:
Texto: Nombre de la zona de 1er y 2do nivel.
Cuenta Contable: Cuenta contable correspondiente a la zona en Aspel-COI (opcional).
Monto: Se puede capturar un monto fijo o parmetros peso, volumen o subtotal (Solo aplica para el 3er
nivel).
Impuesto: Se indica el % de impuesto para la zona de flete, por ejemplo en la frontera el impuesto es
del 10% de IVA (Solo aplica para el 3er nivel).

Figura 6.3-2 Alta de y configuracin de flete por zona.


Para poder hacer uso adecuado de las zonas en primer lugar se debe configurar en los parmetros del sistema el
manejo de flete.

Posteriormente definir y delimitar la forma de dar de alta las zonas ya que el sistema requiere forzosamente que
se den de alta tres niveles, por ejemplo:

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3
Distrito Federal Norte Azcapotzalco
Sur Magdalena Contreras
Estado de Mxico Norte Izcalli
Sur Tlalnepantla

Donde el primer nivel por ejemplo, son los estados, el segundo la zona geogrfica, y el tercero son las
delegaciones o municipios.

Al dar de alta el primer y segundo nivel el sistema solo solicitar el nombre de la zona y su cuenta contable, ya
que se podr llevar un control contable por conceptos de fletes, donde el nivel que se use depender de la forma
en que se hagan los registros contables en la empresa en particular.
Para el primer y segundo nivel la venta de alta ser la siguiente:

Al dar de alta el tercer nivel, la ventana que se presenta ser la siguiente:

En esta venta se podr determinar el monto del flete por monto fijo o por alguna frmula, as como el impuesto
correspondiente a la zona de traslado. En Mxico, por ejemplo, los impuestos de fletes varan. El impuesto de las
fronteras es distinto al de las zonas centrales.

Si en el manejo de fletes, se tienen establecidos montos fijos, estos se podrn escribir directamente en el campo
correspondiente de cada zona, pero s el monto del flete depende de otros factores tales como, volumen, peso,
cantidad, etc., se puede definir mediante el icono el cual presenta la siguiente ventana:
Figura 6.3-4 Alta de zona y configuracin de flete (3er Nivel).
Figura 6.3-3 Alta de zona (1 y 2 nivel).



Donde por cada unidad de peso definida en el producto se cobrar a 10.00 pesos, multiplicndolo por el total de
piezas del documento, de tal forma que si un producto tiene definido .500 (1/2 Kg.) y se vende 45 piezas el total
del flete ser de: (0.50 * 45) * 10 = 225.00

Por esto la definicin adecuada del manejo de peso o volumen (en el detalle de inventarios y servicios), cobra
una mayor importancia, ya que de esto depender un correcto clculo de fletes al momento de utilizar el manejo
de zonas. Para poder determinar clculos como stos, el sistema cuenta con una calculadora que es invocada con
el icono .

El monto de flete que determine el sistema de forma automtica, puede ser modificado por el usuario al
momento de realizar sus documentos de compra o venta.

Prctica 4: Alta de Zonas

Dar de alta las siguientes zonas:

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Monto / Frmula
Chihuahua Subtotal * 0.10
Chihuahua
CD Jurez Subtotal * 0.12
Monterrey Subtotal * 0.10
Nuevo Len
San Nicols de los Garza Subtotal * 0.10
Zona Norte
B. California Norte Mexicali Subtotal * 0.15
Yucatn Mrida Subtotal * 0.13
Quintana Roo Chetumal Subtotal * 0.13 Zona Sur
Guerrero Acapulco Subtotal * 0.05

6.4 Clientes
. Ruta de Acceso: Clientes y Cuentas por Cobrar y/o con el icono .

El registro de clientes en el sistema Aspel-SAE es una funcin indispensable para explotar al mximo las ventajas
del sistema, por lo que es importante aprender a dar de alta nuevos clientes y/o modificar los datos para tener
siempre correctos los datos de facturacin.

Figura 6.3-5 Configuracin de flete.


Las caractersticas ms importantes de este catlogo son:

Agregar, modificar o eliminar informacin de los clientes de la empresa.
Revisar el saldo general del cliente o el Detalle de los movimientos.
Consultar los movimientos del cliente por Concepto y revisar el contacto de la persona encargada de los
pagos, para establecer comunicacin.
Obtener un Pronstico de cobranza del cliente y consultar sus datos.
Conocer la Antigedad de saldos del cliente, con el acumulado de saldos vencidos.
Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del cliente.
Suspender las ventas a un cliente o Reactivarlo.
Imprimir Reportes de clientes como: Listado general de clientes y emisin de etiquetas de clientes.
Adems de una serie de funciones tipo CRM, las cuales permitirn por medio de campaas dar una mejor
atencin y seguimiento a los clientes.
Agregar o modificar conceptos de las cuentas por cobrar, mismos que se utilizarn en los movimientos
de CxC que se generen.
Agregar, Modificar o Eliminar movimientos de cuentas por cobrar a clientes.
Revisar los Cobros del da por saldo o por clave del cliente.
Recibir Pagos de clientes.
Aplicar Anticipos a un cliente.
Dividir los cargos a un cliente, para recepcin de pagos parciales.
Generar Reportes como Cobranza general, Estados de cuenta general y Detallado, Resumen de
movimientos, Pronsticos y Controles de cobranza, Corte de caja, entre otros.
Actualizar saldos del cliente.
Aplicar intereses moratorios a un cliente.

El cliente mostrador se da de alta automticamente al momento de realizar cualquier documento de venta,
con solo pasar el campo sin indicar ningn cliente, asignndole la clave MOSTR.
Al entrar a este mdulo el sistema presenta la consulta de clientes.

El alta o edicin de clientes se realiza por medio del men Edicin / Agregar / Modificar o con los iconos
correspondientes.

Figura 6.4-1 Consulta de clientes.



Generales:
Clave del cliente: puede ser alfanumrica o numrica de modo secuencial o manual dependiendo como
se tenga estipulado en la configuracin.
Datos del cliente: Los datos del cliente son muy tiles al imprimir etiquetas para envos por correo y en
la emisin de facturas, los datos son: Nombre, Direccin, Colonia, Poblacin, Telfono, Fax, R.F.C.,
Cdigo Postal, E-mail y CURP (opcional).
Clasificacin del cliente: Sirve para agrupar a tus clientes de acuerdo a ciertas caractersticas de venta
de tu empresa (pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada caracterstica). Esto
ayudar posteriormente a realizar consultas y reportes del catlogo de manera ms selectiva (opcional).

Figura 6.4-2 Datos generales del cliente.
Clave y
Nombre
del cliente
Datos para
facturacin
WEB site del
cliente
Clasificacin
Zona
Das de crdito
se usa para
calcular la
fecha de
vencimiento
en los
documentos
de venta.
Datos para la
retencin.
Figura 6.4-3 Datos de ventas del cliente.
No permite
facturar
cuando se ha
sobregirado.
Das para
Revisin y
pago.
Descuento
aplicable en
documentos
de venta.


Ventas:
Das de crdito
: El nmero de das de crdito lo utilizar el mdulo de Facturas y Vendedores para

calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Cuando se realice un movimiento
de tipo Factura (1) en Cuentas por cobrar, el sistema considerar los das de crdito para determinar la
fecha de vencimiento (opcional).
Lmite de crdito: Este dato se utiliza en el Mdulo de Facturas y Vendedores y en los movimientos
de Cuentas por Cobrar. S el monto de la venta a crdito sumado al saldo del cliente es mayor al lmite
de ste, el sistema solicitar autorizacin para proseguir con el proceso (opcional).
Revisin y pago : Registra el da en que el cliente acepta facturas para su autorizacin y/o revisin, y
el da en que planea pagarlas. Con este dato, en la emisin de reportes de cobranza se tendr la fecha de
entrega de documentacin y cobro (opcional).

Lunes L o Lu Martes M o Ma
Mircoles I o Mi Jueves J o Ju
Viernes V o Vi Sbado S o Sa
Domingo D 0 Do

Y puede usar en combinacin con nmeros, por ejemplo:
1515 El cliente revisa los das 15 de mes y paga ese mismo da.
Lu15 Revisa documentos el lunes ms inmediato a la fecha de vencimiento y paga el da 15 de cada mes.
15I4 Revisa el da 15 y lo paga el mircoles de la cuarta o ltima semana.

% Descuento: Este porcentaje puede ser desde 0.0001% hasta 99.99% para cada cliente y se sugerir
al hacer una factura, remisin, pedido o cotizacin (opcional).

Saldo del cliente: Este campo se actualiza, alimentndose de los conceptos de CxC que se le generen al
cliente, pudiendo consultar con el icono o con la tecla . apareciendo la siguiente
ventana.

Vendedor: Se indica la clave del vendedor asignado del catlogo al cliente (opcional).
Considerar retencin: Si se marca esta casilla al facturarle al cliente y se asigne un flete, se generar la
retencin del % que se indique (opcional).

Los cambios en estos campos sern registrados en la bitcora del expediente del cliente.
Figura 6.4-4 Conceptos que integran el saldo del cliente.



Histricos:
Ventas anuales: En el campo de ventas anuales se podrn consultar los documentos de venta que
conforman esa cifra. Estos datos se actualizan de forma automtica de acuerdo a los movimientos que
se le vayan generando al cliente.

Figura 6.4-6 Documentos que integran las ventas anuales.
Figura 6.4-5 Datos Histricos del cliente.
Datos sobre el
ltimo pago
que ha
realizado el
cliente.
Datos sobre la
ltima venta
efectuada a
ese cliente.
Figura 6.4-7 Datos adicionales del cliente.
Observaciones
generales de
los clientes.
Campos libres
alfanumricos
definidos por
el usuario.
Campos libres
numricos
definidos por
el usuario.


Adicionales:
Observaciones: Este campo permite el almacenamiento de una gran cantidad de informacin (255
caracteres).
Campos Libres: El sistema tiene tres campos alfanumricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numricos
(entero, 2 dobles) respectivamente.

Comprobantes fiscales digitales:
Esta seccin almacena la parte del mecanismo de emisin de una factura electrnica para el cliente, teniendo las
siguientes opciones:

S est activada esta casilla, indica que la factura electrnica ser impresa.

S est activada esta casilla, indica que se enviar por mail el archivo de factura electrnica al correo
especificado en el campo Cuenta de correo para envo.

S est activada esta casilla, indica que el correo se enviar de forma transparente
para el usuario sin que se abra la ventana del correo para enviarlo de forma manual.

S est activada esta opcin, la factura generar el archivo de factura electrnica sin ningn
tipo de encriptacin.

Al estar seleccionada esta opcin, el sistema solicitar que se le indique donde se
encuentra el archivo de Certificado Digital (*.cer) del cliente en particular, es decir la llave publica del cliente.

En el detalle de cada cliente parecern estos botones de comando, los cuales permitirn
moverse entre los registros de clientes, de forma que al modificar algn dato podr ser almacenado en ese
momento con solo cambiarse a otro registro apareciendo el siguiente mensaje:

Figura 6.4-8 Configuracin de Emisin de CFDs.



Para poder llevar un control de comunicacin mas organizado con los clientes, se cuenta con un
catlogo de contactos el cual permite dar de alta de forma ilimitada a todas aquellas personas con las que se
debe tener relacin, pudiendo contar con una comunicacin ms personalizada.

Permite agregar un nuevo contacto asocindolo a un cliente determinado, solicitando los siguientes datos:

Cliente.
Tipo de contacto.
Nombre.
Direccin.
Telfono.
E-mail.

Permite ver el detalle del contacto seleccionado.

Figura 6.4-10 Consulta de contactos.
Figura 6.4-9 Mensaje de aviso de cambios
Figura 6.4-11 Alta y consulta de contactos.


Permite eliminar un contacto de esta consulta.

Adems de las funciones bsicas que cualquier consulta tiene, tal como ya se vio en el segundo capitulo, en esta
consulta aparecern unos iconos los cuales permitirn establecer una comunicacin dinmica entre Aspel-SAE y
MS-Outlook versin 2000 o superior.

Las siguientes tres opciones requieren que se tenga instalado MS-Outlook y se tenga configurado en las
aplicaciones asociadas para que pueda trabajar, de lo contrario mandar el siguiente mensaje:

Permite visualizar los contactos de MS-Outlook para poder asignarlos al cliente con el cual se esta
trabajando en ese momento.

Permite mandar todos los contactos de la lista directamente a la carpeta de contactos de MS-Outlook, de
tal forma que al consultar los contactos de MS-Outlook se visualizar con los datos dados de alta en la seccin
de contactos de Aspel-SAE, como se muestra a continuacin:
Figura 6.4-13 Contactos de Outlook.

Figura 6.4-12 Mensaje de Microsoft Outlook



Esta opcin es lo contrario de la anterior, permite bajar los contactos de la carpeta de MS-Outlook a los
contactos de Aspel-SAE.

Es posible que al ejecutar alguno de los comandos que tiene una estrecha relacin con MS-Outlook, se
visualice un mensaje como el siguiente:

Esto es solo un mensaje de alerta indicando que algn otro programa esta tratando de ingresar a la base de datos
de MS-Outlook, por lo cual solo se le debe indicar que si le permita acceder.

Figura 6.4-14 Carpeta de contactos de MS-Outlook con los contactos de Aspel-SAE.
Figura 6.4-15 Mensaje de Outlook


Prctica 5: Alta de clientes

CLIENTE 1
Nombre: TALLERES INDUSTRIALES, S.A. DE
C.V.
Direccin: San Gregorio 824
Colonia: San Francisco
Poblacin: Mxico, D. F.
Cdigo Postal: 10400
RFC: TIN-980123-78H
Telfono: 56-87-56-87 RFC:
Fax: 52687657
Clasificacin: NRR
N= Zona Norte
R= Crdito
R= Cliente Regular
Das de Crdito: 15
Revisin y Pago: 1515
Limite de Crdito: 70,000.00
% Descto: 3
Vendedor :3
CLIENTE 2
Nombre: ACABADOS BETA, S.A. DE C.V.
Direccin: Palacio de Justicia No. 915
Colonia: Anhuac
Poblacin: San Luis Potos
Cdigo Postal: 24000
RFC: ABE-900515-IK7
Telfono: (48) 11-16-32
Fax: (48) 13-1514
Clasificacin: SRE
S = Zona Sur
R = Crdito
E = Cliente Excelente
Das de Crdito 15
Revisin y Pago: LU15
% Descto: 2
Vendedor: 2
CLIENTE 3
Nombre: INTEGRACION TECNOLGICA, S.A.
Direccin: Norte 60 No. 3647
Colonia: Mrtires de Ro Blanco
Poblacin: Gustavo A. Madero
Cdigo Postal: 06080
RFC: INT-040515-IK7
Telfono: (55) 30938811
Fax: (55) 85893279
Clasificacin: NRE
N = Zona Norte
R = Crdito
Das de Crdito 60
Revisin y Pago: LU15
% Descto: 2
Vendedor: 1
CLIENTE 4
Nombre: C. SHELBY INC.
Direccin: Autopista Mx:Qro No. 1002
Colonia: Industrial.
Poblacin: Izcalli
Cdigo Postal: 54060
RFC: CSH-540802-GT1
Telfono: (55) 20931188
Fax: (55) 53909629
Clasificacin: NRE
N = Zona Norte
R = Crdito
Das de Crdito 90
Revisin y Pago: LULU
% Descto: 2
Vendedor: 4

6.5 Catlogo de Proveedores
. Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar con el icono .

Los proveedores de cada empresa deben registrarse, al mantener esta base de datos actualizada se genera un
Catlogo de Proveedores muy til para efectos de comprar y pagar la mercanca adquirida. Los datos de
proveedores son muy similares a los de clientes exceptuando algunos campos.

El aspecto ms importante de este catlogo es:
Agregar, Modificar o Eliminar informacin de los proveedores de la empresa.
Revisar el Saldo general del proveedor y el detalle de sus movimientos.
Consultar los movimientos del proveedor por concepto y revisar los contactos.
Obtener un Pronstico de pagos al proveedor y desde all consultar sus datos.
Conocer la Antigedad de saldos con el proveedor, con el acumulado de saldos vencidos.
Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del proveedor seleccionado.
Suspender las compras a un proveedor o Reactivarlas.
Imprimir Reportes de proveedores como: Listado general de proveedores, acumulados de proveedores y
emisin de etiquetas.


Al acceder a este modulo, se mostrar la siguiente pantalla o con el icono :

El alta o edicin de clientes se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos
correspondientes.

Generales:
Clave: La clave del proveedor puede ser alfanumrica o numrica de modo secuencial o manual
dependiendo como se tenga estipulado en la configuracin.
Datos del Proveedor: Se debe anotar toda la informacin referente al proveedor. Los datos del
proveedor son muy tiles al imprimir etiquetas para envos por correo y en la emisin de facturas, anota
los datos de: Nombre, Direccin, Colonia, Poblacin, Cdigo Postal, R.F.C., C.U.R.P, Telfono, Fax, Pgina
Web, Clasificacin, Zona.
Clasificacin: Sirve para agrupar a los proveedores de acuerdo a las caractersticas de compra de la
empresa, lo cual ayudara a filtrar, consultar y emitir reportes del catlogo de manera ms selectiva.

Figura 6.5-2 Datos generales del proveedor.
Nombre del
proveedor
Datos para
facturacin
WEB site del
proveedor.
Clasificacin Zona
Figura 6.5-1 Consulta de proveedores.



Ventas:
Das de crdito: Se tienen 3 caracteres para definir este campo, siendo el nmero mximo que acepta el
sistema el 732. El nmero de das de crdito lo utilizar el mdulo de Compras para calcular la fecha de
vencimiento de los documentos que se elaboren.
Lmite de crdito: Este dato se utiliza en el catlogo de Compras y en los movimientos de Cuentas por
pagar. Si se deja el campo en ceros, se asumir que tienes con el proveedor un crdito ilimitado.
Saldo: Indica el monto total del saldo de los documentos emitidos en favor de un proveedor.
% Descuento: Es el porcentaje que el proveedor otorga a la empresa y puede ser desde 0.0001% hasta
99.99%. Este dato lo sugiere el sistema al registrar una orden o una recepcin en el mdulo de Compras.
Considerar retencin / % retencin: Al activar esta casilla el proveedor actuar como retenedor del
impuesto sobre el monto del flete, sobre el % que se capture en el campo de % de retencin.

Figura 6.5-3 Datos para compras.
Das de crdito
se usa para
calcular la
fecha de
vencimiento
en los
documentos
de compra.
Datos para la
retencin.
No permite
comprar
cuando se ha
sobregirado.
Descuento
aplicable en
documentos
de compra
Figura 6.5-4 Datos Histricos del Proveedor.
Datos sobre el
ltimo pago
que se ha
realizado al
proveedor.
Datos sobre la
ltima
Compra
efectuada a
ese proveedor.
Copras
anuales, este
dato se
conforma de
las compras
generadas y
puede ser
consultado.


Histricos:
Compras Anuales: Se refiere al monto acumulado de compras al proveedor despus de aplicar el
descuento comercial, sin considerar el descuento financiero y el impuesto, es decir Subtotal Descuento
comercial + Total indirectos.

Adicionales:
Observaciones: Este campo permite almacenar una gran cantidad de informacin (255 caracteres).
Campos libres: El sistema tiene tres campos alfanumricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numricos
(1 entero, 2 tipo doble) respectivamente.

En el detalle de cada proveedor aparecern estos botones de comando, los cuales permitirn
moverse entre los registros de clientes, de forma que al modificar algn dato podr ser almacenado en ese
momento con solo cambiarse a otro registro apareciendo el siguiente mensaje:

Para poder llevar un control de comunicacin ms organizado con los proveedores, al igual que en el
mdulo de clientes, se cuenta con un catlogo de contactos el cual permite dar de alta de forma ilimitada a
todas aquellas personas con las que se debe tener algn tipo de relacin relativa a la empresa, pudiendo contar
con una comunicacin ms personalizada.

Observaciones
generales de
los proveedores
Campos libres
alfanumricos
definidos por
el usuario.
Figura 6.5-5 Datos adicionales del proveedor.
Campos libres
numricos
definidos por
el usuario.
Figura 6.5-6 Mensaje de aviso de cambios


Prctica 6: Alta de Proveedores

PROVEEDOR 1
Nombre: SISTEMAS DE ABASTECIMIENTO,
S.A.
Direccin: Torre Comercial Amrica Piso #
23
Colonia: Amrica
Poblacin: San Pedro Garza Garca, N.L.
Cdigo Postal: 64240
RFC: MIG-800704-9H1
Telfono: 53-685100
Fax : 3687050
Clasificacin: NRR
N = Norte
R = Crdito
R = Proveedor Regular
Das de Crdito 30
Lmite Crdito: 250,000.00
Descto: 5%

PROVEEDOR 2
Nombre: DISTRIBUIDORA DE MATERIALES,
S.A. DE C.V.
Direccin: Hidalgo #2294
Colonia: Central
Poblacin: Mxico, DF.
Cdigo Postal: 06000
RFC: DIP-850619-4G9
Telfono: 5521-9868
Fax: (55) 554-7050
Clasificacin: NRR
N= Norte
R= Crdito
R= Proveedor Regular
Das de Crdito:30
Descto: 5%
PROVEEDOR 3
Nombre: IMPORTADORA INTERNACIONAL
S.A. DE C.V.
Direccin: Hidalgo #2294
Colonia: Central
Poblacin: Mxico, DF.
Cdigo Postal: 06021
RFC: DIP-850619-4G9
Telfono: (55) 53204578
Fax: (55) 554-7050
Clasificacin: NRR
N= Norte
R= Crdito
R= Proveedor Regular
Das de Crdito:30
Descto: 5%

6.6 Catlogo de Lneas de Productos
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Catlogo de Lneas de productos.

Las lneas de productos son la parte medular de los inventarios ya que al definirse de forma correcta pueden
generarse reportes muy importantes, los cuales determinarn informacin administrativa y contable, pues las
lneas de productos es la nica opcin de poder llevar el control contable del almacn. Una lnea de producto se
define como una agrupacin de un conjunto de productos y/o servicios que manejan ciertas caractersticas
especficas y/o comunes entre ellos, por lo cual es conveniente agruparlas.

El alta o edicin de lneas se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos
correspondientes.
Figura 6.6-1 Consulta de Lneas de Inventarios.



Sus Campos:
Clave: Se captura la clave de la lnea, la cual servir para poder identificar los productos.
Descripcin: Se captura la descripcin de la Lnea.
Cuenta contable de Aspel-COI: Se captura la cuenta contable de ala que corresponde en Aspel-COI. La
cuanta contable preemitir llevar en Aspel-COI lo registros contables de los movimientos al inventario
por lnea de producto.

6.6.1 Grupos y Subgrupos (Tallas y Colores)

El manejo de tallas y colores en Aspel-SAE consiste en generar desde la lnea de productos una divisin de grupos
en tres niveles (Grupo, Subgrupo1 y Subgrupo2) al momento de tener marcada la casilla
la cual habilitara el poder configurar las divisiones, las cuales tienen
correspondencia directa con las tallas y colores.
Las leyendas Tallas y Colores son un parmetro, por lo tanto esto puede adecuarse a las necesidades especficas
de la empresa, por ejemplo que se llame Medidas y Terminados.
Con el icono Agregar se podrn agregar nuevas grupos y/o subgrupos o en su defecto modificarlas o eliminarlas
con los iconos correspondientes.

Figura 6.6-2 Alta de lneas de inventarios.



Grupo: Indica la longitud de la clave principal
Subgrupo 1: Se define la longitud que tendr, en la talla (opcional).
Subgrupo 2: Se define la longitud que tendr, en el color (opcional).
Separador: Se debe usar algn carcter para separar la talla del color (opcional).
Posteriormente se debern dar de alta las tallas dando clic en la pestaa talla y/o color con el icono agregar,
apareciendo las siguientes ventanas:

Si se da de alta una talla o color al cual no se especfico alguna longitud el sistema mandara un mensaje como el
siguiente:

La ventaja de trabajar bajo este esquema es que facilitar el alta de las claves de inventarios, por ejemplo:
Si se va a dar de alta un pantaln de mezclilla marca X, el cual tiene las siguientes caractersticas:
Figura 6.6.1-1 Definicin de la clave
Figura 6.6.1-2 Alta de talla y/o Color.
Figura 6.6.1-3 Alta de talla.
Figura 6.6.1-4 Alta de Color.
Figura 6.6.1-5 Aviso de error al dar de alta un color de longitud mayor



Corte Vaquero
Colores: Azul Navy, Azul-Sotone y Negro
Tallas: 30, 32, 34 y 40

Para dar de alta en el sistema estas combinaciones, que en este caso seran 12, se tendran que generar claves
como las siguientes:

PanVaq-30-AN Pantaln Vaquero Talla 30 Azul Navy
PanVaq-30-AS Pantaln Vaquero Talla 30 Azul Stone
PanVaq-30-Ne Pantaln Vaquero Talla 30 Negro
PanVaq-31-AN Pantaln Vaquero Talla 32 Azul Navy

Para evitar esto en el sistema simplemente se podra definir una lnea de productos llamada:
PanVAq con un sub1grupo colores (AN, AS, Ne) y un subgrupo de tallas (30, 32, 40), para que al dar de alta el
producto e indicarle que vamos a utilizar esta lnea de forma automtica genere todas las combinaciones
posibles.

Al trabajar bajo esta modalidad es necesario que previamente se realice un estudio adecuado de la forma en que
sern estructuradas las claves que conformaran el catlogo de inventarios, ya que al hacer uso de esta opcin,
afectara la construccin de claves de los inventarios.

Considere los siguientes factores antes de construir sus claves de inventarios:
La clave del catlogo de inventarios consta de 16 caracteres.
El sistema opcionalmente puede manejar 1 digito verificador.
Si se va hacer uso de etiquetas de cdigos de barras y qu tipo de cdigo (EAN/JAN 8, 13, UPC-A, etc.)
ya que cada uno de estos maneja ciertas caractersticas y algunos de ellos se deben ajustar a normas
internacionales como el EAN/JAN.

Prctica 7: Alta de lneas de productos

Dar de alta las siguientes lneas:

Lnea / Descripcin
Grupo
Subgrupo 1 / 2
Tallas / Descripcin Colores / Descripcin
EXTT / Extintor 4 / 3 / 4
1kg / 1 Kilogramo
2kg / 2 Kilogramos
5kg / 5 Kilogramos
Rj Rojo
Az Azul
Bl Blanco
JARDI / Jardinera No maneja subgrupos
MNGR / Manguera 4 / 3 / 4
5m/ 5 Metros
10m / 10 metros
20m / 20 metros
Rj Rojo, Cf Caf, Az Azul
Bl Blanco, Vd Verde
EXTE / Extensin Elctrica 4 / 3 / 4
2m / 2 metros
5m/ 5 metros
Bl Blanco
Ng Negro
SERV / Servicio No maneja subgrupos
KIT / Paquete No maneja subgrupos



6.7 Inventarios
. Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios y/o con el icono .

En este modulo es el encargado de llevar la administracin y control de inventario, vindose afectado por las
operaciones de entrada y salida. Se podrn generar operaciones tales como Agregar, Modificar o Eliminar
informacin de los productos de la empresa. Entre sus caractersticas ms importantes tenemos:

Realizar el Cambio de precios de los productos.
Actualizacin de existencias por producto o por grupo de productos.
Inventario fsico de los productos.
Consulta el Krdex, Nmero de serie, Kit o los Pedimentos aduanales y lotes de los productos.
Consultar e imprimir los Conceptos de movimientos al inventario seleccionado.
Imprimir los reportes de inventarios y servicios como: Reporte de Lneas de Productos, Reporte de Lista
de Precios, Reporte de Existencias y Costos, Reporte de Stock Mnimo, Reporte de Stock Mximo ,
Reporte de Productos Pendientes , Reporte de Requisiciones ,Reporte de Ventas Anuales
Manejo de Multialmacenes.

Al entrar a este mdulo, presenta la consulta de Inventarios.

El alta o edicin de lneas se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos
correspondientes.

Figura 6.7-1 Consulta de Inventarios y servicios.
Figura 6.7-2 Datos generales del producto.
Datos de
identificacin
del producto
Tipos de
productos
Datos de
Control.
Manejo de
Series, Lotes
y pedimentos
Datos de
manejo del
producto.



Datos Generales:
Clave: En este campo se debe indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar
constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos.
La clave es sensible a maysculas y minsculas.
Clave Alterna: El sistema permite definir para los diferentes tipos de artculos (productos, servicios, kits
y grupos de productos) una clave alterna, dicha clave podra ser el cdigo de barras del producto o un
cdigo proporcionado por el proveedor, por mencionar algunos ejemplos. Mediante esta clave es posible
registrar compras, ventas y movimientos al inventario aunque al indicarla el sistema la asocia
automticamente a la clave principal y utiliza esta en todos los procesos.
Tipo de Producto: El sistema maneja 4 diferentes tipos de productos, los cuales explicarn ms
adelante.
Tiempo de surtido: En este rubro cuentas con 3 espacios para anotar el tiempo (en das) que tardan los
proveedores en surtir el producto. Ser til para estimar la fecha en que debe pedirse el
reabastecimiento de un artculo.
Control de Almacn: Aqu se registra la ubicacin de un artculo dentro de la bodega.
Volumen / Peso: Estos campos te podrn ser de utilidad para poder determinar el costo del flete.
Unidad de Entrada / Salida: Estos dos campos indican la unidad o medida en la que se registra la
entrada o salida del producto y no necesariamente son iguales, supongamos que una producto llega en
cajas y sale en piezas, se debe indicar Entrada Cj, mientas que en salida Pz.
Factor entre unidades: Este factor expresa la relacin que existe entre la unidad de entrada y la unidad
de salida, es decir si entra en cajas y cada caja tiene 10 piezas, al momento de hacer una compra de 1
caja en el inventario se reflejaran 10 pzs.
Unidad de empaque: Aqu se indica la cantidad de unidades o medidas contenidas en cada paquete o
caja (dato informativo).
Nmeros de serie / lotes / pedimentos aduanales: Si el producto que se esta registrando maneja
Nmeros de serie, lotes, o si proviene del extranjero, se deber marcar la casilla correspondiente para
que el sistema lleve el control de los productos considerando todos esos aspectos, haciendo las
afectaciones correspondientes cada vez que se genere un movimiento de entrada o salida.
Con el botn podrn ser consultados los nmeros de serie y/o los lotes, mostrando para Nmeros
de serie la siguiente pantalla, donde permite indicar otra clave o el almacn que se requiera consultar
(en caso de manejar multialmacn):

Al consultar los lotes se mostrar una ventana como la siguiente la cual permite visualizar Pedimento, Lote,
Existencia, Fecha del pedimento y Caducidad del lote.
Figura 6.7-3 Seleccin de Clave y Almacn. Figura 6.7-4 Consulta de Nmeros de Serie.


Figura 6.7-7 Alta de Precios de venta.

Toda la informacin de Nmeros de Serie, Lotes y Pedimentos se vern a detalle cuando se llegue al tema
correspondiente.

Precios y control:
Precio al pblico: Este precio siempre ser sugerido como precio unitario del artculo al momento de
elaborar una cotizacin, pedido, remisin o factura. Adems con el botn se podrn dar de
alta 4 precios ms, donde el mnimo siempre ser el tope para poder vender, es decir no se podr vender
aun precio menor al capturado en el mnimo, de tal forma que si no se captura este dato, al momento de
vender se puede vender con precio $0.00 a menos que se tenga restringido el cambio de precios por un
perfil o poltica.

Figura 6.7-5 Consulta de Nmeros de Serie.
El sistema maneja
aparte del precio
pblico 4 precios ms
y manejo de otra
Moneda
Se pueden asignar
esquemas de
impuestos distintos.
Datos para
control del
punto de
reorden.
Mtodos
de costeo
Proveedores
Figura 6.7-6 Precios y control del inventario.



Si se captura un precio mayor a uno capturado previamente al anterior, el sistema lo indicar mandando
mensajes como el siguiente:

Moneda: Este campo muestra la moneda en la que se expresan lo precios de los productos, aunque las
operaciones de compra y venta se podrn efectuar en la moneda que se requiera an siendo diferente de
lo definido en este campo.
Esquema de Impuesto: Se indica el esquema de impuesto que se aplicar al producto que se est dando
de alta, cada uno de los productos podrn tener asociado un esquema de impuesto diferente de acuerdo
a la legislacin vigente.
Existencia: Aqu se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el inventario.
Es importante mencionar que, en caso de que se maneje multialmacenes, la cantidad que
aparece en el campo de Existencias corresponde a la suma de existencias del producto en los
distintos almacenes.
Este campo se podr manipular manualmente si se tiene habilitado cambio de existencias en la
configuracin, lo cual no es recomendable.
Stock mnimo: En este campo debe indicarse la cantidad mnima de existencias que debe haber en el
inventario, con la finalidad de satisfacer la demanda de los clientes.
Stock mximo: Aqu se anota la cantidad mxima de un artculo que se debe tener en almacn.
Apartados: Este campo es informativo y muestra la cantidad de productos que no pueden ser vendidos
debido a que se apartaron desde el alta de pedidos.
Costeo: El sistema maneja cuatro mtodos de costeo:
o U.E.P.S.: ltimas entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto
corresponde al costo de las ltimas entradas realizadas).
o P.E.P.S.: Primeras entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto
corresponde al de las primeras entradas).
o Promedio: Costeo Promedio (se obtiene por un promedio de los costos dependiendo de la existencia
de los productos).
o Estndar: Costo invariable (definido por el usuario).
o Identificado: Este costo en el sistema se basa en el manejo de nmeros de serie, por ello al
seleccionarlo el sistema forzar a que se marque la casilla de Nmeros de serie, mostrando un

NOTA: Para saber como realiza el sistema los clculos de cada uno de los mtodos, se deber tomar el curso
Certificacin.

Si se manejan almacenes, al modificar la informacin del producto, se podr revisar con este
botn las existencias del mismo en cada uno de los almacenes de la empresa y conocer asimismo los stocks
mnimos y mximos permitidos y la cantidad pendiente por recibir del artculo, tal como se muestra en la
siguiente figura:

Figura 6.7-8 Mensaje de advertencia sobre precio
Figura 6.7-9 Mensaje sobre el tipo de costeo seleccionado



Si el artculo no estuviera registrado en alguno de los almacenes, mandar el siguiente mensaje:

Proveedores 1 y 2: Aqu se registran las referencias de los proveedores que surten el producto.

Registro y acumulados:
Pendientes por recibir: Esta cifra representa la cantidad total de un determinado producto que se ha
pedido al proveedor, pero que no ha sido surtido.
Pendientes por surtir: Esta cifra representa la cantidad de existencias de un producto que deben ser
surtidas a uno o varios clientes. Cada pedido incrementar este rubro y cada factura o remisin lo
reducir.
Acumulados anuales ventas/compras: Aqu se indica la cantidad, monto y Fecha de ltima
venta/compra estos campos se actualizan automticamente si se trabaja con los mdulos integrados.
Costo promedio: Representa la media de todos los movimientos de entrada y salida,
independientemente del mtodo de costeo utilizado.

Figura 6.7-10 Consulta de existencia en multialmacenes.
Figura 6.7-11 Advertencia sobre existencias
Figura 6.7-12 Registro y acumulados de inventarios.
Pendientes
por recibir
(ordenes) y
por surtir
(pedidos).
Acumulados
de ventas,
estos datos se
actualizan de
forma
automtica.
Costo
promedio y
ltimo. Se
actualizan
de forma
automtica
Acumulados
de compras,
estos datos
se actualizan
de forma
automtica.



ltimo costo: Este campo expresa el ltimo costo unitario al que se compr o entr al almacn el
producto.

Datos adicionales:
Observaciones: Este campo permite almacenar una gran cantidad de informacin adicional (255
caracteres).
Campos Libres: El sistema tiene tres campos alfanumricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numricos
(1 entero, 2 dobles) respectivamente.

Cuando se maneja Multialmacn, ser necesario indicar en que almacn sern registrados los productos de la
siguiente forma, al grabar los datos aparecer el siguiente mensaje:

Dado que el sistema puede manejar hasta 99 almacenes, al indicarle que Si, mostrar la siguiente pantalla:

Figura 6.7-10 datos adicionales del producto.
Figura 6.7-11 Alta de almacenes.
Figura 6.7-11 Mensaje para la distribucin de existencias


Con el botn se podr registrar el producto en los diferentes almacenes, al darle clic, aparece una
ventana la cual solicita el nmero de almacn en el cual se va a registrar y este proceso se podr repetir para
cuantos almacenes se deseen dar de alta.

NOTA: Si por alguna causa no se pudieran registrar en ese momento los almacenes, posteriormente mediante
un proceso se podr hacer.

6.7.1 Producto
Son todas aquellas materias primas, productos terminados y sub-ensambles los cuales son cuantificables y en el
sistema se les puede registrar informacin en todos los campos antes mencionados.

Prctica 8: Alta de productos
Dar de alta los siguientes productos:

Datos Generales Precios y Control
PRODUCTO 1
Clave del Producto: REGAJAR-001
Clave Alterna: 000 852 368700
Descripcin: Regadera para jardn Modelo: 001
Lnea: JARDI
Tiempo de surtido: 2
Control de Almacn: P1 (Pasillo 1)
Nmeros de serie: Activado

Precio Pblico: 35.00
Lista 2: 32.00
Lista 3: 30.00
Lista 4: 28.00
Mnimo: 25.00
Existencias: 0
Stock Mnimo: 5
Stock Mximo: 100
Costeo: Promedio
Proveedor: 1
PRODUCTO 2
Clave del Producto: TIJJAR-001
Descripcin: Tijeras para Jardn
Lnea: JARDI

Lista 2: 235.50
Lista 3: 210.00
Lista 4: 200.50
Mnimo: 185.50
Existencias: 0
Costeo: Promedio
Stock Mnimo: 1
Stock Mximo: 50
Figura 6.7-12 Seleccin de almacenes.



PRODUCTO 3
Clave del Producto: PULI2000-1HP
Descripcin: Pulidora 2000 1 HP
Lnea: JARDI
Con nmeros de serie y pedimentos aduanales

Lista 2: 850.20
Lista 3: 790.00
Lista 4: 760.80
Mnimo: 730.50
Existencias: 0
Costeo: Promedio
Stock Mnimo: 5
Stock Mximo: 50
PRODUCTO 4
Clave del Producto: CEPJAR
Descripcin: Cepillo-Escoba para jardinero
Lnea: JARDI

Lista 2: 95.20
Lista 3: 80.00
Lista 4: 72.90
Mnimo: 69.99
Existencias: 0
Costeo: Promedio
Stock Mnimo: 5
Stock Mximo: 50

6.7.2 Servicios
La opcin Alta de Servicios permite aadir nuevos servicios al inventario; contando con las cuatro carpetas para
indicar sus caractersticas como por ejemplo: clave descripcin, lnea, unidad de empaque, precio, esquema de
impuestos, etc. Y se puede definir como aquellas claves que se registran en el sistema, pero que no tienen un
manejo cuantificable por lo tanto no requieren que se den de alta compras.

Cabe mencionar que al indicar la opcin Servicio algunos campos quedaran inhibidos, ya que por ejemplo un
servicio no se tiene peso, volumen, control de almacn, unidad de entrada/salida, lotes, pedimentos, etc.

Figura 6.7.2-1 Detalle de un servicio.
Los servicios
no manejan
unidades de
medicin.



Prctica 9: Alta de Servicios
Dar de alta el siguiente servicio:

SERVICIO 1
Clave del Producto: PODJAR-100m2
Descripcin: Podada de Jardn 100 mts 2
Lnea: SERV
Lista 2: 450.00
Mnimo: 380.00

6.7.3 KIT
Es un conjunto de productos y/o servicios que se agrupan para venderse como una unidad, es lo que en algunos
centros de comercio definen como paquetes.
Los KIT no llevan inventario en si mismos, si no que su existencia se basa en la existencia de los productos y
registro de los servicios que lo componen, por ello antes de vender es importante que se verifique la existencia
de cada uno de ellos, ya que si falta la existencia suficiente de uno slo de los componentes, no se podr realizar
la venta del KIT.
Al seleccionar la opcin KIT se habilitara un botn el cual permitir el armado del mismo.

Es importante que antes de armar los KIT se tenga capturado cuando menos el precio pblico, ya que en base a
ste se genera el porcentaje del valor desglosado de cada componente. Por ejemplo:

Planteamiento: Supngase 3 productos (A, B, C) con precio pblico de 100.00, 50.00 y 25.00 respectivamente. Al
momento de armar un KIT se usarn las siguientes cantidades:

Pzs Producto Precio
1 A 100
2 B 50 c/u
3 C 25

Figura 6.7.2-2 Pecios de servicios.
Los servicios
no utilizan
mtodos de
costeo.
Los servicios
por su
naturaleza
no operan
Cantidades.


Al indicar la primera partida el % estar en 100 dado que en ese momento abarca el total del precio, al marcar la
siguiente partida, como el producto B tiene un precio de 50.00, pero son 2 piezas los montos quedan 100.00 y
100.00, por lo tanto el % esta en 50 y 50, pero al marcar la tercera partida que es un solo producto a un precio
de 25.00, los % quedan de la siguiente forma: 44.44, 44.44 y 11.11, con un precio sugerido de 225.00.
Si en vez de 2 piezas del producto B se hubiera usado solo una, quedara de la siguiente forma: 57.14, 28.57 y
14.29, con un precio sugerido de 175.00.

Al seleccionar un la opcin KIT y armarlo se mostrar una ventana como la siguiente:

Aqu se debe seleccionar las cantidades y los componentes que integrarn el KIT e indicarle el precio que tendr.
Para determinar el precio de un KIT, al momento de armarlo se deber tomar en consideracin la informacin del
costo y los precios reales, ya que en estricta teora, un KIT debe ser mas econmico que si se compraran por
separado las piezas que lo componen, pero se debe tener cuidado que al determinarle el precio no sea menor que
el costo, que es un dato muy til, el cual se muestra en la parte de abajo del precio del KIT.
Una vez que se haya construido el KIT se deber grabar oprimiendo la tecla o con el icono .
Se pueden generar lneas de inventarios para clasificar los Kits.

Es posible realizar el armado de los KITs, aun que no se tenga existencia.
Los KIT al igual que los servicios deshabilitan algunos campos, como se muestra a continuacin.

Figura 6.7.3-2 Alta de Kits.
Figura 6.7.3-1 Armado de Kits.
Precio del Kit
Costo total
del KIT.
Precio real
en base al
ms alto.
Precio real
en base al
Mnimo


Una vez que se ha dado de alta un KIT, ste pondr ser modificado y almacenado en cualquier momento. Al hacer
esta operacin, el sistema mandar un mensaje como el siguiente:

Al armar KITs no se puede hacer uso de claves denominadas Grupo de Productos, ya que el sistema manda un

Prctica 10: Alta de Kits

Dar de alta el siguiente KIT:

KIT 1
Clave del KIT: K-JARIA
Descripcin: Paquete de Jardinera.
Lnea: KIT
Los productos que lo van a integrar son:
1: REGAJAR-001, Regadera para jardn
2: TIJJAR-001, Tijeras para podar.
3: Servicio de podado.
Precio Pblico: 10% menos del sugerido.

6.7.4 Grupo de productos
Es una clave la cual internamente asocia una cantidad de claves de productos generados por una lnea de
productos que maneja subgrupos.

Una vez definida la lnea de productos se proceder a dar de alta las claves de inventarios que conformaran el
grupo de productos. Al momento de capturar la clave del grupo de productos se que es una nueva categora de
productos que se incorpora a los ya conocidos (Producto, Servicio, Kit), se deber armar la matriz que construir
las combinaciones posibles en base a los subgrupos; esto se podr hacer de dos formas:

La primera es escribiendo la parte de la clave correspondiente al grupo de productos y marcando la opcin
, lo cual solicitar que se asigne una lnea de productos que maneje tallas y colores,
mostrando el siguiente mensaje:

Figura 6.7.3-3 Aviso de modificacin de datos
Figura 6.7.3-4 Mensaje al hacer uso de claves para grupos
Figura 6.7.4-1 Advertencia para grupos de producto


La segunda es que al estar dando de alta el producto, directamente se seleccione la lnea de productos que
maneja tallas y colores y al momento de salir de ese campo el sistema enviar el siguiente mensaje:

Lo cual habilitar de forma automtica al indicar Si la opcin Grupo de productos.
Una vez que se ha marcado la opcin Grupo de Productos se habilitar el botn , el cual permitir
conformar la matriz que genera todas las combinaciones posibles de tallas y colores segn se hayan designado
en la lnea, o al grabar un grupo de productos el sistema enviar un mensaje como el siguiente:

En ambos casos al indicarle que Si el sistema preguntar si se desea que se generen todas las combinaciones
posibles, como lo muestra el siguiente mensaje:

Si se eligiera que no, el usuario ser libre de dar de alta solo aquellas combinaciones que en ese momento
requiera dar de alta, por medio del siguiente dilogo en forma de matriz.

Figura 6.7.4-5 Matriz de combinaciones de tallas y colores.
Figura 6.7.4-2 Mensaje de conversin a grupo de productos
Figura 6.7.4-3 Mensaje de armado del grupo del producto
Figura 6.7.4-4 Aviso de alta de combinaciones


Esta matriz ser mostrada al momento de realizar cualquier documento de Compra, Factura o de Movimientos al
inventario al hacer uso de una clave marcada como grupo de productos.

La lnea de productos no est ligada a los grupos de productos, por lo cual, s para efectos de anlisis de
estadsticas y/o graficas fuera necesario cambiarla por otra, y solo hacer uso de esa lnea para dar de alta los
productos, podr hacerse sin ningn problema.

S se necesita agregar ms combinaciones de tallas y colores al grupo de productos slo basta con que se den
de alta en la lnea y agregarlo al catlogo de inventaros entrando al detalle del grupo de productos y por medio
del armado de grupos, al aparecer la matriz se podr por medio de los iconos (agregar), (eliminar), una
partida pudiendo visualizar las combinaciones nuevas para poderlas agregar como una clave nueva de productos.

Ejemplo:
Se tiene un producto llamado TANQ (Tanque de Gas Cp.), donde a la lnea se le agrega la capacidad de 30 Kg.,
en el detalle, por medio del botn armar Grupo al estar en la matriz se podr agregar una partida nueva con la
nueva talla y/ color en la alta al catlogo de inventarios.

Se podr hacer uso del icono (generar automticamente) para que el sistema se encargue de armar todas las
combinaciones posibles.

Prctica 11: Alta de grupo de productos

a) Dar de alta los siguientes productos, haciendo uso del armado de productos:

PRODUCTO 1
Clave del Producto: MANG
Clave Alterna: 000 950 42??00
(?? Incrementarlos de 1 en 1)
Descripcin: Manguera de
plstico
Lnea: MNGR
Precios en matriz:
5 mts 60.00 55.00 52.00 50.00 46.00
10 mts 85.00 80.00 75.00 70.00 62.00
20 mts 145.00 130.00 125.00 120.00 112.00

Figura 6.7.4-6 Alta de Nuevos productos en la matriz.


b) Dar de alta las extensiones elctricas usando la lnea EXTE con los datos siguientes:

PRODUCTO 1
Clave del Producto: E01
Descripcin: Extensin para uso
domstico
Lnea: EXTE
Precios en matriz:
2 m 25 25
5 m 45 45





7. COMPRAS

7.1 Definicin
.Ruta de Acceso: Compras y/o con el icono .

Por medio del mdulo de compras, se podrn dar de alta todos aquellos documentos que implican una entrada al
almacn; adems este mdulo esta ntimamente ligado al de proveedores y CxP ya que, al generar recepciones
de mercanca, lo cual es propiamente la factura que el proveedor expide a la empresa, se genera su
correspondiente obligacin de pago quedando registrado en el saldo del proveedor.

Este modulo se subdivide en tres tipos de documentos:
Recepciones
Ordenes
Devoluciones

a) Recepciones: Este documento se elabora cuando el proveedor ha entregado parcial o totalmente los
productos solicitados. Al elaborarse una recepcin de mercanca disminuirn los Pendientes por recibir
y se incrementarn las Existencias de los productos, tanto en el catlogo de Inventarios y servicios
como en el almacn definido.
b) Ordenes: Es el documento por medio del cual se realiza un pedido formal al proveedor para surtir
cierto producto. Las rdenes de compra incrementan los Pendientes por recibir de los productos del
catlogo de Inventarios y servicios y del almacn correspondiente.
c) Devolucin: Mediante este documento ser posible registrar la cantidad de mercanca que por
diversas razones se devuelve al proveedor.

7.2 Operaciones Generales
Cuando se esta editando un documento, se podrn hacer algunas operaciones que facilitar la captura del
documento de entrada.

Icono Descripcin

Guardar
Permite salvar el documento que se esta generando, esto tambin puede
hacerse con la tecla .

ver Totales
Permite visualizar el total del documento ya sea al momento de estar
generndolo o cuando se esta consultado o con la tecla ..

Observaciones del
Documento
Permite agregar o consultar las observaciones generales del documento.

Alta de Proveedores
Permite dar de alta proveedores desde el documento de Compra, siempre y
cuando se tenga habilitado el parmetro de configuracin Alta de
proveedores en captura, o por medio de la tecla ., estando ubicado el cursor
en el campo proveedor.

Alta de Productos
Permite dar de alta nuevos productos al momento de estar capturando un
documento de entrada, siempre y cuando se tenga habilitado en la
configuracin el parmetro Alta de productos en captura, o por medio de la
tecla ., estando ubicado en el campo del producto.



Nueva partida
Permite insertar una nueva partida en el documento o por medio de la tecla
E.

Borrar partida
Permite borrar una partida que ya se captur o por medio de la tecla L,
estando en la partida que se desea eliminar.

Enlace s
Permite generar el enlace entre documentos (este tema se ver a fondo ms
adelante).

Tipo de Folio
Permite seleccionar un folio de los 6 que se pueden en el sistema o por medio
de la tecla . (5 alfanumricos, 1 numrico).

Revisar Talla y Color
Permite hacer una consulta de las tallas y colores disponibles cuando se uso
algn producto con estatus Grupo de Productos.

7.3 Alta de Documentos
.Ruta de Acceso: Compras/Archivos/Recepciones, Ordenes o Devoluciones con los iconos ,
posteriormente Edicin/Agregar con el icono .

La opcin Alta de documentos permite dar de alta documentos de compra. De manera directa y/o enlazada.

A continuacin se indica cmo se elabora un documento directo y posteriormente uno enlazado, de manera que
esta explicacin se generalice para todos ellos.

Figura 7.3-1 Consulta de documentos de compra.
Tipos de
documento
Documentos
Proveedores
Estatus de
los
documentos
Importes
Pestaas de
consulta por
periodos de
tiempo.



Campos de la Cabecera:

a) Recepcin: Aqu se define si es un documento directo o enlazado de una orden, es decir
que tome informacin de un documento previo para la elaboracin del actual. Ms
adelante se ver a detalle el tema de enlace de documentos.
b) Nmero de recepcin: Este campo servir para indicar el nmero del documento que se est agregando
y dependiendo de la configuracin, este campo podr ser o no editado, pero en cualquier caso el sistema
asignar un nmero consecutivo.

El sistema sugiere el folio definido en configuracin, pero se podr seleccionar otro con el botn Folios
ubicado en la barra de herramientas, o con la tecla . o con la tecla . se podrn conocer todos los
documentos elaborados anteriormente. El sistema no permite utilizar nmeros de documento repetidos.

La seleccin de folios se puede hacer tambin con el icono .

c) Fecha: El sistema sugiere como fecha de elaboracin del documento la del da de trabajo que indica el
sistema. Sin embargo, puede ser modificada.
d) Proveedor: Se indica la clave del proveedor con la tecla . o escribiendo la clave directamente.
Figura 7.3-3 Seleccin de folios.
Encabezado
del documento
Partidas del
documento
Figura 7.3-2 Alta de Compras.



Al hacer uso de la tecla . aparecer una ventana, en la cual se podr hacer la bsqueda del proveedor en base
diferentes criterios, como se muestra en la imagen anterior. Los principales criterios son Nombre, RFC, CURP,
etc., permitiendo si se tiene configuradas las leyendas de los campos libres, que estas aparecern como criterios
de bsqueda.

Si el proveedor se encuentra suspendido, el sistema impedir la elaboracin de un documento de compra. El
nico documento que se puede elaborar para un proveedor suspendido es una Devolucin.

Si en la configuracin de Compras se tiene habilitado el parmetro Alta de proveedores en captura, estando el
cursor en el campo Proveedor, con la tecla . o con el icono , se podr dar de alta el nuevo Proveedor.

e) Entregar a: Se tienen 25 caracteres para escribir el lugar o persona donde se debe entregar la mercanca
amparada por el documento.
f) Referencia del proveedor: Se puede usar para escribir el nmero del documento que el proveedor
presenta al momento de entregar la mercanca.
g) Esquema: Este campo indica el esquema de impuesto que se aplicar al documento, el sistema ignorar
el esquema de impuesto definido para el producto y para realizar los clculos se considerar el esquema
definido en el documento.
h) Descuento: El valor de este campo proviene del descuento capturado dentro del catlogo de
proveedores. A su vez, el descuento aqu anotado se sugerir en la captura de cada partida y disminuir
el costo del producto.
i) Descuento Financiero: Se otorga en circunstancias particulares (por ejemplo, pronto pago o por
adquirir grandes volmenes de mercanca). Este descuento se calcula despus del descuento comercial,
tomando como base antes de aplicar el impuesto lo que resta del monto total del documento.
j) Fecha de Recepcin / Devolucin: La fecha corresponde a la fecha en la que el proveedor indica que
enviar la mercanca o una fecha tentativa.
k) Moneda: Elige la moneda en la que se efectuar la operacin. El sistema mostrar el costo unitario y el
monto de cada partida as como los totales del documento expresados en esta moneda. Este campo slo
se activar si se trabaja con multimoneda.
l) Tipo de cambio: Este valor permite calcular al sistema el monto por partida y el monto total del
documento en moneda base para su registro y consulta en las siguientes secciones del sistema. El tipo
de cambio es sugerido por el sistema y corresponde al definido en el catlogo de monedas. Este valor es
modificable.
m) Almacn: Si en la configuracin se tiene habilitado manejo de Multialmacn, se indica a cual almacn
entrar la mercanca.
n) Flete: Si en la configuracin se tiene habilitado manejo de flete, en este campo se captura el monto del
flete sin impuestos, ya que estos se calcularn al final, dependiendo del % de impuesto determinado en
la configuracin. Pero si en el proveedor se tiene especificada una zona, a la cual se le asign clculo de
flete, ya sea por monto fijo o por frmula, el flete se determinar de forma automtica, aunque cabe
mencionar que podr ser modificado, al estar dando de alta el documento.
Figura 7.3-4 Bsqueda de Proveedores.



La retencin se calcula aplicando el % indicado para el proveedor sobre el Impuesto del flete. Los
montos obtenidos por retencin del flete se acumularn en el concepto definido en configuracin.

Campos de las Partidas:
a) Cantidad: Se indica la cantidad de elementos que adquirirn de un producto. El campo puede manejar
hasta la siguiente entrada 999999999.99999, dependiendo de la configuracin.

b) Producto: Se anota la clave del producto o con la tecla de . se podr localizar rpidamente la clave de
un producto.

Es necesario considerar que el sistema es sensible a Minsculas y Minsculas.

Si se hace uso de la tecla . aparecer una ventana en la cual se podr hacer una bsqueda por diferentes
criterios de bsqueda, tal como en los proveedores.

En este campo se podr hacer uso de la Clave Alterna que se haya capturado en el producto en cuestin, es
decir, se puede ingresar la clave distintiva de Aspel-SAE (clave alterna).

Si el producto capturado en la partida maneja una unidad de entrada diferente a la de salida, al pasar por
el campo de Unidad, el sistema arroja una ventana solicitando el Factor entre unidades, el cual refleja la
relacin entre la unidad de entrada y la de salida.

c) Descuento: Se refiere al descuento a aplicar al costo del producto de la partida. En este campo el
sistema propondr el mismo dato anotado en la cabecera del documento
d) Impuestos: 1 al 4, si se especific un esquema en la cabecera del documento, este se sugerir en la
partida.
e) Costo: Se indica el costo, sin descuentos, al que ingresa la mercanca. El sistema sugiere la cantidad
registrada como ltimo Costo, dentro del catlogo de Inventarios. El costo estar expresado en la
moneda que se defini en el documento. Aunque el registr en movimientos al inventario se almacenar
en trminos de la moneda base.
f) Observaciones de la partida: Despus de haber indicado el importe, el sistema presentar una ventana,
que permitir capturar observaciones de la partida que se est utilizando.

Figura 7.3-6 Observaciones de las partidas.
Figura 7.3-5 Ventana de factor entre unidades



Manejo de Nmeros de Serie, Lotes y Pedimentos: S el producto indicado maneja nmeros de serie, despus
de capturar el campo de Observaciones o al presionar la tecla + , se desplegarn ventanas que
solicitarn Nmeros de serie, lotes y pedimentos.

g) Nmeros de serie: Si el producto maneja nmeros de serie, aparecer una ventana donde sern
registrados en el sistema, la cual se explica a continuacin.

Si durante la captura se intenta registrar un nmero de serie que ya existe, el sistema mandar el
mensaje que se muestra a continuacin, indicando de esta situacin.

Por esta causa podrn ser consultados los nmeros de serie con el botn , que aparece estando
ubicados en la partida del nmero de serie. Una vez capturados correctamente los nmeros de serie,
estos se podrn guardar por medio de a tecla .

Si el producto maneja Lotes y Pedimentos, el sistema solicitar que sean registrados, por medio de la
siguiente ventana:

Figura 7.3-7 Alta de Nmeros de Serie.
Cantidad, se
toma de la
capturada en
la partida.
Nmero de
Serie base.
Nmeros de
serie.
Esta casilla
registrar
automticamente
en forma
secuencial los
nmeros de serie
a partir del
nmero base.
Figura 7.3-8 Mensaje de advertencia al capturar una serie repetida
Figura 7.3-9 Alta de Lotes y pedimentos.



Para pedimento, solicita los siguientes datos:
Nmero de pedimento
Fecha
Aduana

Mientras que los lotes permiten la captura de:
Lote
Fecha de caducidad

Adems se cuenta con una tercer pestaa que permite capturar las observaciones para estos dos conceptos,
independientemente que todos los campos no son obligatorios de captura.

Una vez capturados los datos del documento, se proceder a guardar la informacin en la base de datos, por
medio de la tecla , mostrando el sistema la siguiente informacin.

h) Indirectos: El sistema permite capturar un monto de gastos indirectos, el cual afectar al costo
registrado para cada producto del documento, ya que el sistema har un prorrateo, dividiendo
proporcionalmente en base a la cantidad y costo de cada producto, mostrando una ventana como la
siguiente:

Esta casilla indica s el monto de los indirectos se sumar de forma automtica, manual o
nunca, al saldo total de la cuenta por pagar al proveedor, pero esto depender de la configuracin que se le
asigne al sistema en base a la administracin interna de cada empresa. Por ejemplo se tiene una compra con un
total de 10,000.00, pero se capturan indirectos por 550.00, se indica que se marca la casilla el monto de la CxP
ser de 10,550.00.

NOTA: Esta casilla no indica si se hace el prorrateo o no de los indirectos, ya que desde que se captura cualquier
cantidad en este campo, se afectar el costo de cada producto del documento.

Posteriormente aparecer una pantalla como la siguiente, donde se podr especificar la fecha de pago, la cual se
genera tomando como punto de partida para el plazo, la fecha de elaboracin del documento ms los das de
crdito que se indicaron en los datos del proveedor, dando como resultado la fecha de vencimiento para
liquidacin del documento. Este campo es modificable; tambin permite la captura de las observaciones
generales del documento.

Figura 7.3-10 Captura de Indirectos.
Figura 7.3-11 Fecha, Observaciones y Plazos de pago.



Con este botn se podrn establecer los plazos en que el documento podr ser pagado, mostrando la
siguiente ventana (esta operacin es opcional).

Al dar aceptar aparecer la ventana de totales, donde se podr consultar el desglose de descuentos, impuestos y
flete.

Por ltimo al grabar el documento, aparecer la ventana de emisin de documentos con el cual ser posible la
impresin del documento, el sistema cuenta con diferentes formatos de impresin que permitirn ajustar las
impresiones de acuerdo a las necesidades especficas de cada empresa.

Figura 7.3-12 Compra a plazos.
Figura 7.3-13 Desglose de totales.
Subtotal
Montos del
descuento.
Montos de
impuestos.
Total de indirectos
Subtotal, incluye
Descuentos,
impuestos e
indirectos.
Monto del flete.
Impuesto del
flete.
Retencin, la que
se especfica en el
detalle.
Total del flete.
Total del
documento.



Los formatos de impresin son archivos que contiene una serie de comandos que se ejecutan para mostrar la
informacin.

7.4 Consulta de Documentos
Al ir generando documentos, estos se irn agregando en la ventana de consulta (figura 7.4-1) para que puedan
ser consultados, impresos, modificados, cancelados, etc.

Al seleccionar Ordenes de Compra, con el icono editar o dando doble clic sobre el documento, podr ser
modificada, ya que estas no tienen afectacin en Movimientos la inventario ni en Cuentas por pagar, siempre y
cuando no haya sido enlazada, apareciendo la ventana de captura (Figura 7.4-2).

En esta consulta tambin se podrn hacer bsquedas oprimiendo el icono Buscar o pulsando , mostrando la
siguiente pantalla:

Tambin se podr hacer un filtro de esta consulta para que muestre nicamente aquellos documentos que
necesitamos visualizar, ya sea con el icono Filtrar o pulsando , lo cual desplegar una ventana que contendr
una serie de criterios para que se pueda generar dicho filtro, ya sea por nmero de documento, rangos de fechas,
por proveedor, estatus de los documentos, etc.
Figura 7.3-14 Emisin de documentos.
Nmero de copias.
Formato de
impresin.
Permite la edicin
de los formatos .fto
con el editor
especificado en la
configuracin.
Figura 7.4-1 Bsqueda de documentos.



Tambin esta consulta podr ser impresa, teniendo la posibilidad de tener varias opciones, con la pestaa
Destino:

Este botn se habilita al seleccionar como destino la impresora, y al dar clic sobre l, mandar llamar
el dilogo de configuracin de la impresora.

Figura 7.4-2 Filtro de documentos.
Figura 7.4-3 Destinos de impresin.
Permite tener una vista
previa en pantalla de
cmo ser la impresin
en papel, permitiendo
la impresin.
Permite mandar la
consulta a un archivo
plano, en la ruta que se
le establezca.
Permite seleccionar
una impresora de las
registradas en el
equipo.
Permite enviar la
consulta por correo
electrnico en un
archivo plano adjunto,
indicando asunto en
especfico y un
pequeo mensaje. AL
hacer este proceso se
abrir el programa de
correo electrnico que
se tenga especificado
como predeterminado.
Seleccin de rango de
pginas para impresin.


Recordando que en clientes y proveedores se puede dar de alta una lista de contactos independientes para cada
uno de ellos, se puede hacer uso de esta lista dando clic en el icono , as como de los vendedores y usuarios
que estn registrados en el sistema, permitiendo hacer mas eficiente la comunicacin entre los miembros de la
organizacin, as como con clientes y proveedores.
Si se encuentra habilitada la casilla en el programa de correo electrnico se habilitar el
campo CCO, para que se pueda mandar copia oculta a alguien ms, aunque cabe mencionar que el destinatario
de la copia oculta, se tendr que elegir desde el mismo programa de correo.

Se cuenta con una columna llamada Status, donde los estatus de los documentos pueden ser los siguientes:
Original: Cuando el documento no fue impreso.
Emitido: Cuando el documento ha sido impreso.
Recibida: Cuando se hizo una recepcin completa de una orden, por medio de un enlace.
Rec. Parc: Cuando se recibi parcialmente la mercanca por medio de un enlace.
Devuelta: Cuando se efecta una devolucin de todos los artculos del documento.
Dev. Parc: Cuando el documento fue devuelto parcialmente por medio de un enlace.
Cancelada: Cuando se hizo una cancelacin del documento.

Prctica 12: Alta de compras

Dar de alta los siguientes documentos de compra:

Orden #1
Orden: Directa Fecha: 0111aa Proveedor: 1
Entregar a: Puerta 7 No. Almacn: 1 Esquema: 1
Descto: 5 Fecha Rec.: 0111aa Moneda: 1 (Pesos)
Cantidad Producto Unidad Impto. Costo por unidad
25 000 852 368700 Pz 15 62.00
25 000 902 368700 Pz 15 104.00

` Verificar:
Los pendientes por recibir de los productos (deben aumentar).
Existencias de los productos (No las aumenta).
Saldo del proveedor (No lo aumenta).

7.4-4 Seleccin de destinatarios de correo.


Orden # 2
Orden: Directa Fecha: 0111aa Proveedor: 2
Entregar a: Jess Torres No. Almacn: 1 Esquema: 1
Descto: 5 Fecha Rec.: 0111aa Moneda: 1 (Pesos)
30 PULI2000-1HP Pz 15 410.50
50 CEPJAR Pz 15 30.50

` Verificar:
Los pendientes por recibir de los productos (deben aumentar).
Existencias de los productos (No las aumenta).
Saldo del proveedor (No lo aumenta).

Compra #1
Recepcin: Directa Fecha: 1211aa Proveedor: 1
Entregar a: Almacn 1 Ref. Prov.: 9583 No. Almacn: 1
Esquema. 1 Descto: 5 F. Recep: 1211aa
Moneda: 1 (Pesos) Tipo de Cambio: 1.00
Cantidad Producto Unidad Impto Costo por unidad
100 000 852 368700 Pz 15
62.00
Nmeros de Serie:
PL-0001 (Secuencial)
100 000 902 368700 Pz 15 104.00

Fecha de Pago: Fecha + Das de Crdito.

` Verificar:
Existencias de los productos (deben aumentar).
Saldo del proveedor (debe tener el saldo de la compra de ese producto menos el descuento).

Compra #2
Recepcin: Directa Fecha: 1511aa Proveedor: 2
Entregar a: Almacn 1 Ref. Prov.: 5150 No. Almacn 1
Esquema: 1 Descto: 5 F. Recep: 1801aa
30 PULI2000-1HP Pz 15 410.50
50 CEPJAR Pz 15 30.50

Indirectos: 50.00

` Verificar:
Existencias de los productos (deben tener la cantidad de la compra).
Saldo del proveedor (debe tener el saldo de la compra).



8. FACTURAS

8.1 Definicin
.Ruta de Acceso: Facturas y Vendedores y/o con el icono .

Por medio del modulo de Facturacin, se podrn dar de alta todos aquellos documentos que implican una Venta;
adems este modulo esta ntimamente ligado al de clientes y CxC ya que, al generar Facturas, para el cliente se
genera la correspondiente obligacin de pago quedando registrado en el saldo del cliente.

Este modulo se subdivide en 5 tipos de documentos:

Facturas: Es el documento final de venta, este documento es de valor fiscal por lo tanto el sistema
presenta la informacin de forma detallada haciendo los correspondientes desgloses de impuestos y de
descuentos. En el sistema se puede elaborar una factura directamente, o bien, proveniente de una(s)
remisin(es) o un(os) pedido(s) o una(s) cotizacin(es), cuando se llegue al tema de enlaces se ver a
detalle este proceso.
Remisiones: Con este documento se podr llevar el control de las salidas de los productos antes de ser
facturados.
Pedido: Este documento es la solicitud formal de una compra de mercanca, en el cual se indica una
fecha de entrega. En el sistema un pedido puede elaborarse directamente, o bien, a partir de la
informacin previamente registrada en una cotizacin facilitando as su captura, al grabar el pedido, el
sistema slo incrementa el campo de pendientes por surtir del producto en el catlogo de Inventarios y
los pendientes por surtir slo se incrementan en Inventarios.
Cotizacin: Este documento se refiere a una propuesta al cliente del monto al que ascendera la compra
de cierta mercanca. Un aspecto importante en este tipo de documento es la fecha de vigencia.
Devolucin: Mediante este documento ser posible registrar la cantidad de mercanca que por diversas
razones es devuelta por parte del cliente.

8.2 Operaciones Generales
Cuando se esta editando un documento, se podrn hacer algunas operaciones que facilitarn la captura del
documento, los cuales se explican a continuacin.

Icono Descripcin

Guardar
Permite salvar el documento que se esta generando, esto tambin puede
hacerse con la tecla .

Ver Totales
Permite visualizar el total del documento ya sea al momento de estar
generndolo o cuando se esta consultado o con la tecla ..

Observaciones del
Documento
Permite agregar o consultar las observaciones generales del documento.

Alta de Clientes
Permite dar de alta clientes desde el documento de entrada, siempre y cuando
se tenga habilitado el parmetro de configuracin Alta en captura, o por
medio de la tecla ., estando ubicado el cursor en el campo cliente.

Polticas
Permite aplicar las polticas de descuento que concuerden con el cliente,
producto o cualquier factor especificado en la poltica, o por medio de la tecla
.



Nueva partida
Permite insertar una nueva partida en el documento por medio de la tecla
E.

Borrar partida
Permite borrar una partida que ya se captur por medio de la tecla L,
estando en la partida que se desea eliminar.

Enlace s
Permite generar el enlace entre documentos (este tema se ver a fondo en el
tema de enlaces).

Nmeros de Serie
Estando en las partidas con claves que manejen nmeros de serie, permite ver
la ventana donde se pueden capturar los nmeros de serie.

Modelos
Permite hacer la captura a travs de documentos modelo, los cuales son
archivos que tiene el borrador de un documento.

Informacin de envo
Permite capturar la informacin correspondiente al envo de la mercanca
referente al documento o con las teclas +..

Cliente Mostrador
Cuando en el documento se utiliza la clave MOSTR se podrn consultar los
datos ingresados en la respectiva ventana, para ser editados.

Lotes y Pedimentos
Estando en las partidas permite seleccionar el lote y pedimento
correspondiente a la clave seleccionada o con las teclas +.

Apartar
Al capturar Pedidos, permite hacer el apartado de la mercanca con las teclas
+.. Al activar esta opcin, en la partida donde se realiz esta operacin
aparecer el icono , indicando que ya se realiz el apartado.

Tipo de Folio
Permite seleccionar un folio de los 6 que se pueden en el sistema por medio
de la tecla . (5 alfanumricos, 1 numrico).

Revisar Talla y Color
Permite hacer una consulta de las tallas y colores disponibles cuando se uso
algn producto con estatus Grupo de Productos.

Al realizar un apartado la operacin en cada partida se genera en ese mismo momento, por lo tanto si se esta
elaborando un pedido y se hace el apartado de varios productos y el documento por alguna causa no es
guardado, la cantidad de productos que se apartaron quedar en este estatus, impidiendo la venta de la cantidad
mayor a las existencias no apartadas. Asimismo si ya se realiz un apartado con 20 piezas y posteriormente en
esa partida la cantidad se cambia a 10, cantidad apartada seguir siendo 20. Lo apropiado es desapartar, cambiar
la cantidad y posteriormente volver a apartar.

8.3 Alta de Documentos
.Ruta de Acceso: Compras/Archivos/Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones con los iconos
, posteriormente Edicin/Agregar con el icono ..

La opcin Alta de documentos permite dar de alta documentos de venta. Pudiendo ser de manera directa y/o
enlazada.
A continuacin se indica cmo se elabora un documento directo y posteriormente uno enlazado, de manera que
esta explicacin se generalice para todos ellos.


Es importante aclarar que al dar de alta documentos de compra o venta, el proceso es similar entre ellos,
aunque sus afectaciones son totalmente distintas y de hecho diametralmente opuestas, por ello cuando sea
necesario se explicar a detalle alguna situacin, pero cuando el proceso sea igual a compras solo se har
mencin de ello.

Campos de la Cabecera:

a) Factura: Aqu se define si es un documento directo o enlazado, es decir que tome
informacin de un documento previo para la elaboracin del actual. Los documentos de
ventas tienen 3 posibilidades de enlace. Mas adelante se vera a detalle el tema de enlace
de documentos.

Tipos de
documento
Documentos
Clientes
Estatus de los
documentos
Importes
Pestaas de
consulta por
periodos de
tiempo
Figura 8.3-1 Consulta de documentos de venta.
Encabezado
del
documento
Partidas del
documento
Figura 8.3-2 Alta de Factura.


b) Cliente: Se indica la clave del cliente escribindola directamente o con la tecla .. Para efectos de
agilizar la facturacin, el sistema da de alta automticamente una clave genrica MOSTR, la cual
corresponde al cliente de Mostrador y aparece con solo pasar el campo Cliente sin indicar ninguna clave,
mostrando un dilogo donde se podrn incluir los datos de este cliente como se ven en la figura 8.3-4.

Al hacer uso de la tecla . se podr buscar la clave del cliente en base a varios criterios, entre los ms
importantes se pueden mencionar: Nombre, Telfono, RFC, CURP, Clasificacin, etc., inclusive por
campos libres en los cuales si se configura la leyenda, sta aparecer como criterio de bsqueda, como
se muestra a continuacin:

La ventana anterior se puede visualizar presionando .

c) Su Pedido: Se refiere al identificador manejado por el comprador. Cabe sealar que este campo no se
presenta en la elaboracin de documento de cotizaciones.
d) Vendedor: Se indica la clave del vendedor que esta atendiendo, o si se asign al cliente algn vendedor
este aparece de forma automtica.
e) Comisin: Al seleccionar al vendedor toma la que se le asign en el catlogo, pero se puede modificar.
f) Condicin: Se especifica la forma en que se va apagar este documento, (por ejemplo, "Efectivo",
"Crdito", "Cbrese o Devulvase - C.O.D.", etc.).
g) Enviar a: Se puede escribir de forma manual un cliente o seleccionar alguno de los existentes en caso de
que se encuentren dados de alta como sucursales.
h) Consignar: Anota o selecciona al cliente al que se le enviar la mercanca; ste puede ser diferente al
cliente al que se le facturar.
i) Entrega: Se refiere al da en que el cliente debe recibir la mercanca.
j) Informacin de Envo: Adicionalmente se podr captura la informacin de envo oprimiendo con
+ ., mostrando la siguiente ventana:

Figura 8.3-4 Datos Mostrador.
Figura 8.3-3 Bsqueda de Clientes.



Campos de las Partidas:
Al igual que en compras los campos son iguales excepto que en lugar de costo aqu se maneja precio y se puede
hacer una seleccin de la lista de precios que se manejan dentro del detalle de cada producto, haciendo uso de la
tecla ., apareciendo un dilogo como el siguiente:

Aqu solo ser necesario seleccionar cualquiera de los precios de la lista aunque cabe mencionar que se puede
capturar manualmente, en caso de ser as y tener dado de alta un precio mnimo, el precio capturado no podr
ser menor al mnimo, en cuyo caso, el sistema mandar un mensaje en la barra de estado, como el siguiente:

Manejo de Nmeros de Serie, Lotes y Pedimentos: S el producto indicado maneja nmeros de serie, despus
de capturar las Observaciones o al presionar las teclas + (Nmeros de Serie) y + (Lotes), se
desplegarn ventanas que solicitarn los Nmeros de serie, lotes y pedimentos.

Los nmeros de serie se pueden tener los siguientes estatus:
Disponible
No disponible
Vendido
Baja
Defectuoso
La seleccin de nmeros de serie tambin se puede hacer con el icono ..
Figura 8.3-6 Lista de Precios.
Figura 8.3-5 Captura de informacin de envi.


Si el producto maneja lotes y/o pedimentos al estar vendiendo aparecer una ventana como la siguiente para
que se pueda seleccionar de la lista de lotes y/o pedimentos, alguno de ellos. Esta lista indica la cantidad
existente por cada lote o pedimento, esto tambin se puede hacer presionando el icono ..

En caso de que se fueran a vender, por ejemplo 5 productos, pero se tienen 2 lotes distintos, uno con 2 y otro
con 3 respectivamente, se debern generar dos partidas para que se pueda hacer la descarga correcta de cada
uno.

Una vez capturados todos los datos del documento, se proceder a guardar la informacin en la base de datos,
por medio de la tecla , mostrando el sistema la siguiente informacin, que es igual a la de compras excepto
por que tiene la informacin de la comisin al vendedor.

Esta ventana puede aparecer antes de salvar este documento para consultar los totales antes de que sea grabado
con la tecla . o con el icono .

Una vez que se indica grabar el documento, aparecer la ventana de la forma de pago:

Figura 8.3-7 Consulta de lotes y pedimentos en venta.
Figura 8.3-8 Totales de venta.
Monto de la
comisin.



Pago de contado: Si se utiliza sta forma de pago, el sistema mostrara una ventana para hacer la
recepcin del pago.
A crdito con enganche: Al activar sta opcin se mostrara una ventana para hacer la recepcin del
pago, y la diferencia generar una CxC para que se pague en la fecha sealada en fecha de pago.
A crdito sin enganche: Con esta opcin mostrar una ventana para establecer los plazos para el pago
generando las letras correspondientes al nmero de pagos.
Pago a plazos: Con esta opcin mostrar una ventana para establecer los plazos para el pago generando las letras
correspondientes al nmero de pagos.
Fecha de pago (a 0 das): Se mostrar la fecha de vencimiento y al activar la opcin mostrar una
ventana como la siguiente:

Cuando se va a realizar el pago a plazos de un documento, se presentan las siguientes opciones:

Se utiliza esta opcin para que generar un solo pago, del saldo del documento.
Esta opcin divide el saldo del documento en tres pagos.
Esta opcin divide le saldo del documento en 12 pagos mensuales.
Figura 8.3-9 Eleccin de la forma de pago.
Figura 8.3-10 Establecimiento de plazos.


Esta opcin permite indicar el nmero de pagos de forma manual, permitiendo establecer la
periodicidad de los mismos con la lista desplegable llamada plazos, en la cual se seleccionan periodos
semanales, quincenales, mensuales o por das especficos del mes, a partir de una fecha especfica del campo
Fecha del Primer Pago.
Esta opcin permite indicar el monto de cada pago, lo cual implica que el sistema calcula y
determina de forma automtica el nmero de pagos para el saldo pendiente, dividindolo en letras.

En esta opcin, el sistema permite ingresar un enganche, con lo que se determina el saldo pendiente, que es la
diferencia del monto original del documento menos el enganche.
Por otra parte se puede aplicar una tasa de inters al saldo, de modo que cualquier opcin que se indique en el
sistema llevar incluido el monto de los intereses en saldo pendiente.

Cuando se elige Pago de Contado, Crdito con Enganche y Pago a Plazos capturando un enganche aparecer una
ventana la cual permite hacer la recepcin del pago en cualquier forma (efectivo, cheque, tarjeta de crdito, etc.,
o una combinacin de varios) este tema se profundizara cuando se llegue al tema de Recepcin de Pagos.
Emisin de documentos, es la parte en la cual se le indica al sistema si deseamos imprimir el documento
elaborado y el manejo es exactamente igual que en compras, con los respectivos formatos de impresin, propios
de documentos de venta.

8.4 Consulta de Documentos
La consulta de documentos de venta funciona de igual que la Consulta de Compras. Los documentos que se
pueden modificar son Pedidos y Cotizaciones siempre y cuando no se hayan sido enlazados.

Prctica 13: Alta de documentos de venta
Dar de alta los siguientes documentos de venta:

Cotizacin #1
Cotizacin: Directa Fecha: 0112aa Cliente: 1
Condicin: Crdito Vigencia.: 0111aa Esquema: 1
Descto.: 3 Vendedor: 3 Comisin: 3
1 000 852 368700 Pz 15 35.00
1 000 902 368700 Pz 15 250.99
1 PULI2000-1HP Pz 15 896.99
1 CEPJAR Pz 15 102.30

Figura 8.3-11 Emisin de documentos de venta por
formato.


Pedido # 1
Orden: Directa Fecha: 0212aa Cliente: 1
Condicin: Crdito Fecha entrega: 0212aa Su pedido: 25
Esquema: 1 Descto.: 3 Vendedor: 3
Comisin: 3 Moneda: 1 (Pesos) Tipo de Cambio: 1.00
5 000 852 368700 Pz 15 35.00
5 000 902 368700 Pz 15 250.99
3 PULI2000-1HP Pz 15 896.99
5 CEPJAR Pz 15 102.30
` Verificar:
Los pendientes por surtir de los productos.
Saldo del cliente (deben estar en cero).

Remisin #1
Remisin: Directa Fecha: 0512aa Cliente: 1
Condicin: Crdito Fecha entrega: 0512aa No. Almacn 1
Su pedido: 26 Esquema: 1 Desc.: 0%
Vendedor: 3 Comisin: 2 Moneda: 1 (Pesos)
3 000 852 368700 Pz 15
35.00
Nmero de Serie: PL-0001
(Secuencial)
1 000 902 368700 Pz 15 250.99
2 PULI2000-1HP Pz 15 896.99
1 CEPJAR Pz 15 102.30

` Verificar:
Existencias de los productos (deben disminuir).
Saldo del cliente (debe estar en cero).

Factura #1
Factura: Directa Fecha: 0712aa Cliente: 1
Condicin: Crdito Fecha entrega: 0712aa No. Almacn 1
Su pedido.: 510 Esquema: 1 Desc.: 3
Vendedor: 3 Comisin: 3 Moneda: 1 (Pesos)
1 000 852 368700 Pz 15
35.00
Nmero de Serie: PL-0004
1 000 902 368700 Pz 15 250.99
1 PULI2000-1HP Pz 15 896.99
1 CEPJAR Pz 15 102.30

Forma de Pago: Pago a plazos (3 pagos y 500.00 de enganche en efectivo).



` Verificar:
Existencias de los productos (disminuyeron).
Saldo del cliente.


Facturas
Remisiones
Pedidos
Cotizaciones
Devoluciones
Recepciones
Ordenes
Devoluciones

9. ENLACE DE DOCUMENTOS
9.1 Definicin
El enlace de documentos es una operacin que facilita la captura de los documentos en base otro, adems
permite tener un mayor seguimiento sobre los documentos generados.

Esta operacin se puede hacer tanto en Compras como en Facturas y para efectos de este curso tomaremos los
documentos de ventas ya que son los que tienen una cadena ms larga de enlaces.

9.2 Consideraciones
Para hacer un enlace de documentos se tiene que tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Los documentos tienen un orden jerrquico de tipo piramidal, es decir, los documentos de mayor
jerarqua enlazan a los de menor y nunca puede ser al revs.
2. El enlace es slo entre documentos del mismo tipo, es decir, no se pueden enlazar a una factura
remisiones y cotizaciones al mismo tiempo, aunque de forma heredada si es posible.
3. El enlace se genera nicamente entre documentos realizados al mismo proveedor o cliente.
4. Los documentos se pueden enlazar total o parcialmente.
5. Un enlace parcial puede ser de dos formas:
Usar una cantidad menor a la original en las partidas.
Usar slo algunas partidas del documento original.
En ambos casos el documento queda pendiente solo con aquellos artculos que no fueron
enlazados.
6. Se pueden incrementar las cantidades originales o aumentar ms partidas, excepto cuando se trata de
una Remisin a una Factura, en cuyo caso, slo se podrn ingresar cantidades menores a las originales
sin aumentar partidas, esto es debido a que la remisin ya gener los movimientos al inventario
correspondientes y solo se generar la CxC.

Si se intenta ingresar una cantidad mayor a la original, el sistema mandar un mensaje en la barra de
estado indicando lo siguiente:

La cantidad no debe ser mayor a la original

Al intentar ingresar una nueva partida el sistema muestra un mensaje como el siguiente:

Slo pueden capturarse servicios

Esto es debido a que los servicios no generan movimientos al inventario.

7. Un documento enlazado totalmente ya no podr ser utilizado.

A continuacin se ilustra el orden jerrquico del enlace entre documentos.

Figura 9.2-1 Flujo de enlace de documentos de compra y facturacin.



9.3 Procedimiento
Al momento de generar un documento, en este caso una factura se deber hacer lo siguiente:

1: Indicar el tipo de documento.

2: Al pasar al siguiente campo el sistema muestra una ventana, donde se deber indicar la clave que corresponde
al cliente o proveedor, con la tecla . se despliega el listado de los clientes o proveedores.

3: Una vez seleccionado el cliente, en la columna Documento al presionar la tecla . se podr visualizar una
consulta para seleccionar los documentos disponibles.

9.4 Enlace Automtico
Recordemos que se pueden enlazar ms de un documento para lo cual se tiene el siguiente icono o con ..
Cuando se usa esta opcin, el sistema presenta una ventana que ayudar a generar el enlace de un grupo de
documentos, a fin de no tener que capturarlos uno por uno.
Figura 9.3-2 Seleccin de documentos de venta.
Figura 9.3-1 Seleccin de cliente.



Al ejecutar este proceso, los documentos que cumplieron con las caractersticas especificadas aparecern en la
ventana de Enlace de documentos.

4: Posteriormente slo ser necesario oprimir para salvar esa informacin, dando como resultado que
la informacin de los documento(s) se encuentre disponible en el documento base.

Al poner cantidades menores a las originales y/o borrar partidas, har que el documento enlazado quede
pendiente nicamente con los artculos restantes, para poder ser usado en otro documento hasta que este sea
utilizado en su totalidad.

Para el caso compras el procedimiento es el mismo siendo el enlace disponible nicamente de Ordenes a
Recepciones.

En el caso de devoluciones, para Facturacin solo se podrn hacer de Facturas a Devoluciones y para Compras
de Recepciones a Devoluciones.

Prctica 14: Enlace de documentos
Realizar los siguientes enlaces de documentos:

a) Enlazar la cotizacin 1 a un pedido, aumentando las cantidades originales a 2 mas.
b) Enlazar el pedido anterior a 2 remisiones, de tal forma que los 2 primeros productos se generen en una
remisin y los otros 2 en una segunda remisin, observar como el sistema solo deja disponibles los
productos pendientes tanto en partidas y cantidades.
c) Enlazar las 2 remisiones anteriores a una sola factura, que para afectos prcticos, es lo que hacen en
muchos negocios cuando al final hacen una sola factura por el total de las remisiones. La venta ser a
crdito sin enganche.

Figura 9.4-1 Enlace automtico de documentos.





10. INTEGRACIN DE MDULOS
10.1 Definicin
Cada uno de los mdulos que conforman el sistema se pueden interrelacionar entre si, es decir, si se realiza la
captura de documentos en Compras o Facturacin, esto ocasionar que se produzca un movimiento en
Inventarios, Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar. Esto depender o se cumplir en caso de que el usuario
decida activar o no la integracin de los mdulos.

SIMBOLOGIA:

Incrementa Disminuye @ Actualiza
S

A continuacin se presentan las afectaciones que tiene la generacin de los diferentes documentos que se
capturan en los mdulos de Compras y Facturacin en los mdulos de Inventarios y Cuentas por Cobrar y
Cuentas por Pagar:

10.2 Afectaciones de Facturas a Inventarios

Documento Inventarios
Movs. al
Inventario
Multi-
almacn
Existencias
Pendientes
X
Surtir
Monto
Ventas
Cantidad
Ventas
Fecha
Ultima
Venta
Apartados
Genera
Movimiento
Existencias
Factura Directa

@
Factura Remisin
Factura Pedido
@
Factura
Cotizacin
@
Remisin Directa
@
Remisin Pedido
@
Remisin
Cotizacin
@
Pedido Directo
Pedido Cotizacin
Cotizacin
Directa

Devolucin
Directa

Devolucin
Factura

NOTA: Los apartados se actualizan nicamente si stos se marcaron en los pedidos.



10.3 Afectaciones de Facturas a cuentas por Cobrar

Documento Clientes
Cuentas
x Cobrar
Saldo Ventas anuales
Fecha Ultima
Venta
Genera
Movimiento
Factura Directa

@
Factura Remisin

@
Factura Pedido

@
Factura Cotizacin

@
Remisin Directa
Remisin Pedido
Remisin Cotizacin
Pedido Directo
Pedido Cotizacin
Cotizacin Directa
Devolucin Directa

Devolucin Factura

10.4 Afectaciones de Compras a Inventarios

Documento Inventarios
Movs. al
Inventario
Multialmacn
Existencias
Pendientes
X
Recibir
Costo
Promedio
Ultimo
Costo
Fecha
Ultima
Compra
Genera
Movimiento

Apartados

Pendientes
X
Recibir
Orden Directa

Recepcin
Directa

@ @ @

Recepcin
Orden

@ @ @
Devolucin
Compra
@


10.5 Afectaciones de Compras a Cuentas por Pagar

Documento Proveedores
Cuentas
x Pagar
Saldo Compras anuales
Fecha Ultima
Compra
Genera
Movimiento
Orden Directa
Recepcin Directa

@
Recepcin Orden

@
Devolucin de Compra





11. MOVIMIENTOS AL INVENTARIO
11.1 Definicin
Los movimientos al inventario son el registro de aquellos conceptos que identifican a las entradas o salidas del
inventario; por ejemplo, ventas, entradas de fabricacin, ajustes, etc. Aspel-SAE cuenta con un catlogo de
conceptos de Movimientos al inventario predefinido, al crear este catlogo, el sistema incluye los conceptos ms
usados, adems de que permite que se den de alta hasta 49 movimientos de entrada y 49 movimientos de salida.
Los nmeros de concepto para movimientos de entrada, se agruparan del 1 al 7, estn reservados por el sistema
para las operaciones ms comunes que se manejan en l, as como los nmeros 51 al 58 para los movimientos de
salida.

11.2 Alta de Conceptos de Movimientos al Inventario.
.Ruta de acceso: Inventarios y Servicios/Archivos/Conceptos de movs. al Inventario con el icono

Con esta opcin se podr acceder a la consulta de Movimientos al inventario donde se podrn dar de alta
conceptos adicionales a los ya existentes.

Con la opcin Agregar o Modificar, se podrn dar de alta o modificar los conceptos. Cuando se quiera
modificar un concepto el nmero y el tipo (Entrada, Salida) ya no pueden ser modificados.

Figura 11.2-1 Consulta de Conceptos al Inventario.
Figura 11.2-2 Alta del concepto.


Sus campos:

Tipo de movimiento Entrada/Salida: En este campo selecciona el tipo de movimiento (entrada o salida)
que corresponde al concepto que se va a dar de alta.
No. de concepto: Se indica el nmero de concepto (el sistema sugerir el consecutivo automticamente, a
partir del Tipo definido).
Descripcin: En este campo se cuenta con 18 caracteres para capturar la descripcin del concepto.
Cuenta contable: Se podr asociar a cada concepto de movimiento al inventario una cuenta contable para la
contabilizacin de cada movimiento que se registre bajo este concepto. Esta cuenta es til cuando se utiliza
la interfase con el sistema ASPEL-COI, ya que la cuenta que aqu se defina ser la que se afecte al
contabilizar la pliza generada al efectuar dicha interfase.
Asociado a: Se tienen tres opciones:
o Asociado a cliente: Al momento de registrar un movimiento al inventario por ese concepto el sistema
te permitir asociar un cliente al movimiento
o Asociado a proveedor: Se podr indicar un proveedor
o No asociado: No permite capturar el campo de proveedor o de cliente.

Prctica 15: Alta de conceptos

Dar de alta el siguiente concepto:

Tipo de Movimiento: Entrada.
No. de concepto: El consecutivo que muestre
Descripcin: Inventario Fsico.
Asociado a: Ninguno.

11.3 Alta de Movimientos
.Ruta de acceso: Inventarios y Servicios/Archivos/Movimientos al inventario/Edicin/Agregar seleccionar el
icono .

La opcin Alta de Movimientos es un catlogo que permite obtener el control de las existencias de los productos
mediante el registro de los movimientos de entrada o de salida que se efectan. Es importante especificar el
nmero de Documento, Nmero de Almacn, Concepto, Cantidad, Producto; ya que de esta manera se harn las
afectaciones necesarias al movimiento especificado.

Figura 11.3-1 Consulta de Movimientos al inventario.


Con el icono Agregar aparecer la siguiente pantalla:

De acuerdo al nmero de concepto elegido para realizar el movimiento, se habilitar el campo de Cliente o
Proveedor, as mismo de forma automtica el sistema asigna un folio auto-numrico, el cual ser til para poder
llevar un control ms exacto sobre los movimientos al inventario realizado.

11.4 Consulta de Movimientos (Kardex)
.Ruta de acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Kardex y/o seleccionar el icono .

Esta consulta presenta el registro de los movimientos al inventario de un producto en el orden en que fueron
realizados. Con ello se facilita conocer el comportamiento del producto, sus existencias, sus salidas, as como los
costos originados por los movimientos presentados.

La informacin que presenta el Krdex es la de todos los movimientos del producto, de tal forma que se puede
conocer: el costo operado en cada movimiento a partir del mtodo de costeo definido para el producto, las
existencias despus de efectuar el movimiento y las capas generadas por el mismo, (cuando se trabaja con los
mtodos de costeo U.E.P.S. y P.E.P.S). Adems se presentan todos los movimientos agrupndolos de acuerdo al
almacn en que se registraron.
Figura 11.3-2 Consulta de Movimientos al inventario.
Fecha del
Movimiento
Referencia
Concepto
de Mov. Inv.
Nmero de
Folio
No. de
Almacn
Cliente /
Proveedo
Partidas



Se podr consultar el detalle de cada movimiento realizado para conocer sus costos.

Existen algunos aspectos ms a considerar, pero se vern ms a profundidad cuando se vea el tema de Mtodos
de costeo en un curso sucesivo.

Figura 11.4-2 Detalle del movimiento.
Figura 11.4-1 Consulta de Movimientos del producto Kardex.



12. CUENTAS POR PAGAR Y/O CUENTAS POR COBRAR

12.1 Definicin
En muchas ocasiones seguramente se tendrn que registrar ciertos movimientos de forma manual en el sistema,
como pueden ser Saldos Iniciales, Facturas, Notas de Crdito, Cheques, Anticipos, etc., para ello el sistema cuenta
con la posibilidad de poder realizar estos movimientos por medio del alta de CxP y CxC para el caso proveedores
y clientes respectivamente.

Al igual que en movimientos al inventario, tambin dentro de CxP y CxC se cuenta con un catlogo de conceptos
de movimientos de cuentas, para poder identificar cada registro y poder llevar un control mas ptimo.

12.2 Catlogo de Movimientos de CxP y CxC
.Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Archivos / Catlogo de movimientos de Ctas. por cobrar o pagar y/o
con los iconos

Este catlogo maneja los conceptos estndar para consultar y/o agregar los movimientos de CxP y CxC. Se puede
consultarlos, modificarlos o imprimirlos, la consulta presenta el nmero de concepto, su descripcin, el tipo:
(C)argo o (A)bono, si tiene o no referencia a otro(s) documento(s) y, por ltimo, segn el caso, la columna
Genera presenta el nmero de concepto que se deriva, como se muestra a continuacin.

Con la opcin Agregar o Modificar, se podrn dar de alta o modificar los conceptos. Cuando se modifica un
concepto, el nmero, as como el tipo (cargo, abono) ya no podrn ser modificados.

Al igual que en los conceptos de movimientos al inventario tambin de forma predeterminada el sistema cuenta
con algunos conceptos propios para CxP y CxC, los cuales no se recomienda sean alterados ya que son utilizados
para algunas operaciones internas.
Figura 12.2-1 Consulta de conceptos de CxP.


Figura 12.2-2 Edicin de conceptos.

Sus Campos:
Nmero de concepto: Este nmero lo asigna automticamente en forma consecutiva el sistema e
identifica al concepto mediante el cual se realizarn movimientos.
Descripcin: Registra el nombre del concepto.
Cuenta contable: Se indica en este campo el nmero de la cuenta contable en la que se registrarn los
montos de los movimientos que se realicen bajo el concepto, s es que se utiliza la interfase Aspel-COI.
Cargo / Abono: Es para que el sistema reconozca el concepto es un cargo o un abono. Aqu los
conceptos de cargo y abono se manejarn de la siguiente manera, lo que contablemente sera un cargo a
la cuenta de Proveedores, en SAE se entender como una cuenta por pagar de tipo abono y un abono a la
cuenta contable de proveedores se considera como una cuenta por pagar de tipo cargo.
Con referencia: S el concepto que se est dando de alta se relaciona con otro, al realizar un
movimiento por este concepto se deber afectar el saldo de otro documento, el cual se indica a travs
del campo referencia. Por ejemplo el concepto 10 (Afectivo), siempre estar referenciado dado que al
pagar o recibir efectivo se hace referencia aun documento de cargo o de abono.
Con autorizacin: S el concepto que se est dando de alta requiere autorizacin para ser aceptado en
la empresa. Por ejemplo, el concepto Tarjeta de crdito, quiz el saldo de la tarjeta se sobregire y se
tenga que pedir un nmero de autorizacin bancario, en este caso aparcera un dialogo como el
siguiente:

Dada la importancia que tiene, que una autorizacin quede registrada correctamente, si se omitiera o se pusiera
algn dato incorrecto el sistema mandar cualquiera de los siguientes mensajes:

Figura 12.2-3 Ventana de Autorizacin.



Genera concepto nmero: En caso de que el concepto vaya a generar automticamente un movimiento
de contrapartida, en este campo se indica, a qu concepto afectar. Por ejemplo para el concepto 13
(Ch. Posfecha (A)), genera el concepto 3 (Ch. posfecha (C)); pues quiz se recibe un cheque posfechado
el cual salda una factura, pero como aun no se ha cobrado el cliente sigue con un saldo, el cual ahora
estar bajo el concepto cheque posfechado por cobrar.

12.3 CxC y CxP
. Ruta de Acceso: Proveedores o Clientes / Edicin / Alta de CxP / CxC y/o con los iconos .

A travs de esta opcin se pueden agregar movimientos en el mdulo de Proveedores y CxP y Clientes y CxC, que
dependiendo del concepto que se utilice, se afectarn los saldos de los Proveedores o Clientes. Cuando se utilice
esta opcin, en el caso de CxC, aparece una ventana como la siguiente:

Clave: Indica la clave del cliente o proveedor al que pertenece el movimiento.
Vendedor: Anota o selecciona la clave del vendedor que gener el movimiento (solo aplica para CxC).
Concepto: Se indica el concepto bajo el cual ests dando de alta el movimiento. Al oprimir la tecla . o
al hacer clic en el signo ?, se despliega el listado de conceptos. Si el concepto es de tipo abono con
referencia al salir del campo el sistema mandar un mensaje como el siguiente, indicando que se debe
aplicar un folio:

Figura 12.3-1 Alta de movimientos de CxC.
Figura 12.2-4 Mensajes que se pueden mostrar al colocar un dato incorrecto



Si este fuera el caso, existe una casilla como esta en la parte superior de
la ventana, la cual al marcarla en el momento de guardar el movimiento, se almacenar con un folio el cual es
posible visualizarlo, para poder llevar un mejor control.

No. de factura: Este dato no lo usa el sistema para relacionar documentos, slo es informativo. Se
puede usar la tecla . para seleccionar algn cargo que afecte al cliente.
No. Documento: Se indica un identificador del cargo o abono que se esta dando de alta (por ejemplo, el
nmero de un cheque).
No. Referencia: Con este nmero se identifica el documento al que se desea aplicar el cargo o abono.
Este dato es el que permite relacionar abonos y cargos. Siempre y cuando el concepto maneje referencia.
Fecha de aplicacin: Se refiere al da en que el movimiento afectar el saldo del cliente.
Fecha de vencimiento: Es el ltimo da de plazo para liquidar la cuenta.
Monto: Indica la cantidad que ampara el cargo o abono.

Los campos moneda, tipo de cambio y monto en $, que es la moneda base, solo se habilitan si se maneja
multimoneda. Adicionalmente se cuenta con una pestaa de observaciones para el movimiento.

Una vez que se almacena el movimiento, aparcera una ventana donde se podrn especificar los % de los
impuestos.

Por ultimo se deber imprimir el documento para otorgarle al cliente o proveedor un comprobante del
movimiento.

12.4 Recepcin de Pagos
.Ruta de Acceso: Clientes y CxC / Edicin / Recepcin de pagos y/o con el icono .

Con esta opcin se pueden recibir pagos a un mismo documento, pudindolo efectuar en diferentes formas de
pago, por ejemplo una parte en efectivo, otra con cheque, otra con Tarjeta de Crdito, etc.
Figura 12.3-2 Captura de impuestos.
Figura 12.3-2 Mensaje de sugerencia de folios


En caso de que el documento no se liquide completamente la diferencia aparecer como saldo pendiente del
documento.

Sus Campos:
Clave del cliente: Se indica la clave del cliente del cual vas a recibir pagos.
Documento: Registra el nmero de documento al que referir el pago, con ., se desplegar una lista
con el concepto, nmero de documento, fecha de vencimiento, monto y saldo de cada movimiento del
cliente.
Fecha: Indica la fecha con la cual se registrarn los pagos.
Aplica Folio: Se debe indicar si el movimiento ser foliado. Si se utilizan diferentes formas de pago se
genera un folio distinto para cada forma.
Si se maneja multimoneda y el documento a liquidar es en una moneda distinta a la base, el sistema
indicara la moneda y solicitar el tipo de cambio, siendo aplicable para cualquiera de las formas de pago,
es decir, no se podr manejar que un concepto sea un una moneda y otro en una distinta.
Concepto / Forma de pago: Se debe indicar el nmero al concepto bajo el que se registrar el pago, se
puede utilizar ., donde los conceptos que se presentan en la ayuda son del tipo abono, que necesiten
de un documento de referencia y que NO generen conceptos de partida doble.
Monto: Indica el importe del pago que se esta realizando.

En la parte inferior se presenta el Importe del documento menos el total de los abonos, dando la diferencia del
saldo restante del cliente.

Al grabar, s alguna de las formas de pago que tiene autorizacin, estuviera incorrecta el sistema mandar el
siguiente mensaje:

Por ultimo se deber imprimir el documento para otorgarle al cliente un comprobante de pago.

Figura 12.4-1 Recepcin de pagos.
Figura 12.4-2 Mensaje de advertencia sobre la autorizacin


12.5 Aplicacin de Anticipos
.Ruta de Acceso: Proveedores o Clientes / Edicin / Aplicacin de anticipos y/o con el Icono

La opcin Aplicacin de anticipos es utilizada para registrar los anticipos que se efectuarn para los clientes y/o
proveedores.

Antes de hacer la Aplicacin de los Anticipos en el sistema debe haber un movimiento de Cuentas por Cobrar
y/o Cuentas por Pagar bajo el Concepto nmero 9 Anticipo.

Una vez aplicado el anticipo a los cargos pendientes de pago, el sistema genera automticamente los siguientes
movimientos contables:

Cuando el anticipo tiene un monto mayor al del cargo que afecta, el anticipo puede aplicarse para pagar varias
operaciones de cargo, puesto que al restarse el monto factura - monto anticipo, resultar un saldo negativo, es
decir, que el anticipo no ha sido ocupado en su totalidad y an cuenta con una cantidad a favor del cliente. El
saldo indicar la cifra que an es posible aplicar a los adeudos del cliente. El mismo anticipo podr ser utilizado
hasta que su saldo quede en ceros.

Como se puede observar.

Estando en la ventana de Aplicacin de Anticipos, se debe dar un clic en el icono y/o con la tecla E para
definir el documento que se aplicar a la factura o documento.
Apareciendo la siguiente ventana.

Figura 12.5-1 Aplicacin de anticipos.
Datos del
cliente
Lista de
Facturas
pendientes
de pago
Monto y
Saldo, lo
cambia al
seleccionar
el Anticipo
Figura 12.5-2 Seleccin del anticipo.


Estando en la ventana de Aplicacin de Anticipos se deber colocar el cursor sobre el documento al cual se le
aplicar el abono y oprimir .
En caso de que el monto del Anticipo sea mayor al del cargo que afecta el saldo restante se puede aplicar al pago
de varias operaciones de cargo.

Al intentar aplicar un anticipo, donde previamente no ha sido dado de alta el sistema mandar el siguiente
mensaje:

Los anticipos que se den de alta bajo el concepto, se reflejaran en el saldo general del proveedor.

12.6 Divisin de Cargos

. Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Edicin / Divisin de cargos y/o con el icono

Esta opcin permite dividir el monto de un cargo en varios documentos con distinta fecha de vencimiento,
generando de esta forma letras de pago.

Al estar en esta pantalla se debe seleccionar el documento que se le va a aplicar la divisin y con la tecla
aparecer la siguiente pantalla:
Figura 12.6-1 Seleccin del Documento a dividir.
Figura 12.5-3 Ventana de advertencia sobre los abonos por aplicar



Sus campos:
Nmero de documentos: Se indica en cuntos pagos se dividir el adeudo.
Fecha de vencimiento inicial: Es la fecha en que se vence el documento original.
Nmero de folio: Se indica la cifra a partir de la cual se numerarn automticamente todos los documentos.
Concepto: Tambin e le denomina la Letra (Abono) donde se indica el concepto por el cual quedarn
registrados los documentos. Por omisin se sugiere el concepto 14 (Letra de abono);
Intervalo entre documentos:
o Nmero de das. Indica el nmero de das que deben transcurrir entre el vencimiento de cada
documento generado.
o Da de la semana. En caso de pagos peridicos semanales, registra el da para los pagos.
o Das del mes: Registra un da o das especficos del mes en que deben vencer los documentos
generados, por ejemplo: 3, 10, 18 y 26 de cada mes, (esto se hace con + Clic).

Monto por documento, se refiere al importe que debe ser cubierto en cada pago, as como Fecha de ltimo
documento, que es la fecha en que vencer el ltimo documento creado. Esta fecha se calcula con base en la
fecha de vencimiento del primer documento, el nmero de documentos en que se dividi el pago y el periodo de
das a transcurrir entre el vencimiento de un documento y otro.

Al hacer este proceso desaparece el documento y genera el nmero de letras que se indicaron.
Figura 12.6-2 Formas de divisin.



13. CONSULTAS DE INFORMACIN CAPTURADA EN CxC Y CxP

Una vez que se ha capturado informacin en los mdulos de CxC y CxP, ser posible consultarla con el propsito
de interpretarla y que nos ayude a tomar decisiones.

13.1 Saldo General del Cliente / Proveedor
.Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Archivos / Saldo General del Cliente / Proveedor y o con los iconos

Esta consulta nos presenta el desglose de los movimientos que se les generaron a los clientes y/o proveedores,
as como el saldo correspondiente. Con L tambin se puede consultar y en el caso de clientes aparece la
consulta de la manera siguiente:

Ya sea con al pestaa Detalle o con el icono se podr ver el detalle de los movimientos que se le han
hecho a ese documento. Y as como cualquier consulta del sistema, se tiene una ventana para poder filtrar.

13.2 Cobros / Pagos del Da
.Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Archivos / Cobros / Pagos del da.

Esta consulta muestra los clientes que tienen adeudos a una fecha determinada. Se pueden consultar todos los
documentos que al da sealado se encuentran vencidos, como se muestra en la ventana siguiente:

Figura 13.1-1 Saldo general.
Figura 13.2-1 Cobros del da.


13.3 Pronstico de Pagos
.Ruta de Acceso: Proveedores / Archivos / Pronstico de Pagos.

Presenta los saldos de los movimientos que se vencern en el intervalo de tiempo definido en el filtro, tomando
como referencia la fecha de vencimiento de los documentos pendientes de cobro o pago.

Con la tecla se indica la fecha de corte y el intervalo de das que habr de un perodo a otro, el sistema
muestra automticamente el intervalo de 30 das.

13.4 Antigedad de Saldos de Proveedores
. Ruta de Acceso: Proveedores / Archivos / Antigedad de Saldos

Esta consulta presenta el monto de los saldos vencidos de proveedores por intervalos de tiempo y a una fecha
determinada. En los filtros de la consulta se podr definir la fecha de corte y la periodicidad de la presentacin de
los saldos como se muestra en la ventana siguiente:

13.5 Resumen de Movimientos
. Ruta de Acceso: Proveedores / Archivos / Resumen de Movimientos.

Esta consulta nos presenta los montos que se han generado por cada uno de los conceptos que se estn
trabajando, as como el total de cargos y abonos y el saldo del proveedor, como se muestra en la ventana
siguiente:

Figura 13.3-1 Pronstico de Pagos.
Figura 13.4-1 Antigedad de saldos del proveedor.



13.6 Consultas en Clientes
. Ruta de Acceso: Clientes / Expediente del cliente / Informacin de saldos.

Para los clientes todas las consultas anteriores, se encuentran disponibles en el expediente del cliente, al acceder
se muestra la siguiente ventana:

13.7 Por Concepto
. Ruta de Acceso: Clientes y CxC y/o Proveedores y CxP / Ver / Por concepto.

A travs de esta consulta podremos conocer los movimientos que se le han generado a los clientes o proveedores
ordenados de manera secuencial por cada concepto, es decir, primero conoceremos los movimientos de Facturas,
Facturas a Plazos, Cheques, Efectivo, etc. de manera detallada. En esta consulta se presentarn los movimientos
de cargo de manera positiva y los de abono de manera negativa, con esto se llegaremos al final de los
movimientos al saldo pendiente de cobro, como se muestra en la ventana siguiente:

Figura 13.6-1 Pronstico de cobranza.
Figura 13.5-1 Resumen de movimientos.



Figura 13.7-1 Consulta por concepto.



14. CLIENTES Y/O PROVEEDORES

14.1 Definicin
El sistema en sus catlogos de clientes y proveedores cuenta con una serie de procesos, los cuales se deben
conocer ya que son herramientas muy tiles para por un lado, mantener actualizada la informacin y por el otro
mantener as un control Administrativo sobre operaciones en especfico.

14.2 Suspensin
.Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Consulta de Clientes o Proveedores/ Seleccionar el cliente o
proveedor a suspender /Edicin / Suspensin de clientes o proveedores .

Permite suspender o reactivar las ventas de un cliente y/o proveedor especfico sin importar el saldo que tenga,
de tal forma que al momento de generar algn documento en el mdulo de facturas y/o compras, el sistema lo
notificar. Apareciendo la siguiente ventana.

El sistema siempre manda un mensaje de confirmacin, al indicarle que SI, en la columna del Estatus tendr
una S. Al momento de generarle una factura o compra el sistema mandar un mensaje como el siguiente en la
barra de estado de facturacin o compras:

Cliente Suspendido

Para volver a reactivar al cliente y/o proveedor se debe seguir el mismo procedimiento, pero el sistema indica
que es una Reactivacin.

Prctica 16: Suspensin de Clientes
o Suspender al cliente #1
o Realizar una factura al cliente suspendido anteriormente

Figura 14.2-1 Suspensin de clientes y/o proveedores.
Figura 14.2-2 Mensaje de suspensin de clientes



14.3 Actualizacin de Saldos
. Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Herramientas / Actualizacin de saldos y/o con el icono .

Este proceso se usa cuando por fallas en la energa elctrica o por haber modificado manualmente el campo de
saldo del cliente y/o proveedor, existan diferencias en cuentas por cobrar vs. Clientes y/o cuentas por pagar vs.
proveedores.
El sistema calcula el saldo del cliente y/o proveedor en base a los movimientos de cargo y abono y los registra
en el respectivo catlogo. Apareciendo la siguiente ventana, donde se debe especificar el rango de registros que
se desean actualizar.

14.4 Intereses Moratorios
La opcin de Intereses moratorios permite calcular los intereses sobre las Cuentas por Cobrar/Pagar de los
clientes/Proveedores. Dicha aplicacin puede ser de dos formas: manual o automtica.

14.4.1 Aplicacin Manual
.Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Herramientas / Intereses Moratorios y/o con el icono .

Por medio de esta opcin se permite aplicar intereses moratorios a los documentos de cuentas por cobrar
vencidos de un solo cliente a la vez y/o cuentas por pagar de un solo proveedor. Apareciendo la siguiente
ventana.

Sus campos:
Desde / Hasta: Se indica el rango de fechas a considerar para la aplicacin de intereses moratorios al
cliente que se eligi.
% de inters a aplicar: Se define el % de inters moratorio que se desea aplicar a ese cliente.
Moneda. Si se manejan otras monedas se pueden elegir, as como su tipo de cambio.

Figura 14.3-1 Actualizacin de saldos.
Figura 14.4.1-1 Rango de fechas para bsqueda de documentos.


Ya definido el filtro, el sistema despliega una ventana la cual contiene todos los documentos vencidos que tiene
ese cliente y se deber seleccionar a que documento se le aplicarn los intereses. Como se muestra en la
siguiente ventana, dando o doble clic.

Al aceptar, se puede observar que el documento desaparece de la ventana de aplicacin manual de intereses
moratorios. Posterior a esto, si se consulta el saldo del cliente se puede observar que ya se aplicaron dichos
intereses. Por ejemplo:

Documento Saldo % int. Monto int. Nuevo Saldo
21 149.33 0.05 0.08 149.41

En la pestaa detalle del saldo general del cliente se puede ver que adjunto al documento un concepto llamado
Int. Moratorios con la fecha final que se haya indicado en el filtro.

14.4.2 Automtico
.Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Herramientas / Intereses Moratorios / Aplicacin automtica .
Mediante esta opcin se pueden aplicar intereses moratorios a varios clientes o proveedores a la vez.
Apareciendo la siguiente ventana:

Figura 14.4.1-2 Documento por aplicar intereses.
Figura 14.4.1-3 Aviso de aplicacin de intereses moratorios


Sus Campos
Desde / Hasta: Aqu se define el rango de cliente /proveedores a los que se lea va aplicar intereses.

El resto de los campos se manejan igual que en la forma manual.

Al generar este proceso el sistema pregunta si se desean aplicar.

Si se indica que SI slo se deber verificar la informacin tal como en la forma manual.

14.5 Operaciones en moneda extranjera
. Ruta de Acceso: Clientes y Proveedores / Herramientas / Proceso de ajuste cambiario y o con el icono .

Una de las caractersticas de Aspel-SAE, es que permite capturar informacin en diferentes monedas, para ello es
necesario activar el parmetro de Multimoneda, que se encuentra desde el Mdulo de Utileras / Configuracin
/ Parmetros Generales.

14.5.1 Compras y/o ventas en moneda extranjera
Al capturar un documento compra y/o venta en moneda extranjera, slo ser necesario definir la moneda en que
se realizar la operacin y el tipo de cambio que se emplear para realizar la conversin de las cifras a la moneda
base.

Al grabar el documento las cifras se presentarn en la moneda definida en la captura; sin embargo, en la consulta
de facturas aparece el total del documento, haciendo la conversin a la moneda base, considerando el tipo de
cambio capturado y el monto de la factura.

Figura 14.4.2-1 Aplicacin Automtica de Intereses.
Figura 14.4.2-2 Aviso de aplicacin de intereses moratorios


Por ejemplo se hace una venta de USD 1,300.00 + IVA, a un tipo de cambio $11.23, al grabar el documento
aparece de la siguiente forma:

El total del documento en dlares es de USD 1,495.00

Totales en la consulta de facturas.

Es importante sealar que si los precios de los productos estn definidos en la moneda base, por ejemplo pesos,
el sistema realizar la conversin del precio a la moneda en que se est facturando.

Posteriormente se hace el pago de esa factura, pero a un tipo de cambio de $10.95

Al consultar la CxC en el saldo del cliente, aparece de la siguiente forma:

Figura 14.5.1-1 Totales al grabar el documento.
Figura 14.5.1-2 Totales en consulta (moneda base).
Figura 14.5.1-3 Saldo del cliente.



Ntese que el saldo en USD es cero, puesto que ya se sald el documento, pero al oprimir el icono de
multimoneda , se ver que existe un saldo de $423.75, esto es debido a que hubo una variacin cambiaria
entre el momento de hacer el documento y hacer el pago.

Dependiendo del caso puede haber una ganancia o prdida cambiaria; en este caso hubo prdida, ya que cuando
se hizo el documento, el dlar estaba 11.23 y al pagarlo estaba en 10.95. Obviamente no se le puede cobrar al
cliente esa diferencia, por eso se tiene este proceso el cual hace los ajustes correspondientes guardando la
informacin en el concepto que se estableci en la configuracin.

Al generar este proceso, se mostrar una ventana como la siguiente.

Una vez terminado el proceso volvemos a ver el saldo del cliente de ese documento y vemos que en la moneda
base ya est saldada, y consultando el detalle podremos observar que se agreg un movimiento por concepto de
prdida cambiaria.

Dentro del mdulo de compras se realiza el mismo procedimiento de captura, teniendo el mismo efecto en
cuanto a la conversin de los montos de los documentos a la moneda base.

14.6 Reportes
Una vez que ya se ha capturado informacin y se han realizado movimientos de clientes y cuentas por cobrar, se
podrn emitir una cantidad considerable de reportes. En esta seccin se analizarn los reportes correspondientes
a estos mdulos. Cabe mencionar que cada reporte contiene un filtro distinto con el cual se pueden generar
varias combinaciones.

Figura 14.5.1-5 Proceso de ajuste cambiario.
Figura 14.5.1-4 Saldo del cliente.


Adems de todas las variaciones que ofrecen los filtros, cuando se presente el botn Filtro
Avanzado, se podrn tener opciones de configuracin como las siguientes:

Esta serie de campos, representan una opcin que permite generar los reportes de una forma mucho ms
detallada y/o especifica.

14.6.1 Reportes de clientes y cxc

Catlogo de Clientes
.Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Clientes / Catlogo y/o con el icono .
Tipo: Interno

Este reporte contiene los datos que se capturan en el catlogo de clientes, como: Clave, Razn social, Status,
Telfono, Fax, R.F.C, etc.

Figura 14.6.1 -1 Filtro para reporte de catlogo de clientes.
Figura 14.6- 1 Opciones avanzadas para filtros reportes


Acumulado de Clientes
.Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Clientes / Acumulados de Clientes.

Este reporte presenta el total de ventas por cada cliente registradas en el ao. Se utilizan los mismos campos del
reporte catlogo de clientes, se adiciona el campo de ventas anuales que se toma del detalle del cliente.

Etiquetas de Clientes
.Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Clientes / Etiquetas de clientes
Tipo: Interno

Permite imprimir etiquetas para el envo de correspondencia. stas presentan el nombre del cliente, persona de
atencin en ventas, direccin, cdigo postal y poblacin.

Cobranza General
.Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Cobranza General.
Tipo: Interno

Muestra todos los cargos y abonos que afectan a un documento especfico sin referencia, el saldo del documento
y el saldo de cada cliente. Lista a los clientes por clave, nombre, tipo y nmero de documento, etc.

Figura 14.6.1-2 Filtro para reporte Acumulados.
Figura 14.6.1-3 Filtro para reporte de etiquetas.



Estado de cuenta general
. Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Estado de Cuenta General y/o con el icono .
Tipo: Interno

Presenta los movimientos que no requieren referencia como Anticipos y Facturas, realizados por cada comprador
y su relacin de cargos y abonos. Se presenta en dos partes: en la primera van los datos generales del cliente
(nombre, direccin, poblacin, etc.), y en la segunda se presentan los movimientos realizados, el tipo y nmero
de documento, fecha de aplicacin y vencimiento, el monto de cargo y abono, saldo a favor o en contra, etc.

Figura 14.6.1-4 Filtro de cobranza general.
Figura 14.6.1-5 Filtro de estado de cuenta general.


Estado de cuenta detallado
. Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Estado de Cuenta Detallado y/o con el icono .
Tipo: Interno

Imprime los datos completos del cliente as como todos los movimientos que tenga registrados (cargos y
abonos). En el manejo por documento imprime el nmero de documento, fecha de aplicacin y vencimiento,
documento al que hace referencia, monto del movimiento, etc. Si se maneja contra saldo, los documentos se
organizan por fecha de aplicacin.

Por Concepto
.Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Por concepto.
Tipo: Interno

Este reporte presenta el detalle de todos los movimientos de un mismo tipo de concepto registrado en un rango
de fechas.

Figura 14.6.1-6 Filtro de restado de cuenta detallado.
Figura 14.6.1-7 Filtro de cobranza general.


Resumen de Movimientos
.Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Resumen de Movimientos.
Tipo: Interno

Este reporte se emite por cliente, para ello se indica la clave del mismo. Incluye los cargos y abonos que tiene
registrados.

Pronstico de Cobranza
.Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Pronstico de Cobranza
Tipo: Interno

Permite planear la cobranza a futuro, muestra el monto de los documentos vencidos y los documentos que no
han sido saldados.

Figura 14.6.1-8 Filtro de Resumen de Movimientos.
Figura 14.6.1-9 Filtro de Pronostico de cobranza.


Antigedad de Saldos
.Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Antigedad de Saldos .
Tipo: Interno

Muestra los montos vencidos por cliente o por un rango de clientes y por periodos, as como el monto que se
encuentra al corriente y un desglose de saldos vencidos por comprador.

Documentos a revisin
.Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Control de Cobranza / Documentos a revisin .
Tipo: Interno

Este tipo de reporte Incluye los documentos cuyo da de aplicacin es menor o igual a la fecha de corte y por ello
requieren revisin. Se imprime la fecha en que se debe presentar el documento al cliente, tomando en cuenta la
fecha de vencimiento.

Documentos por Cobrar
.Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Control de Cobranza / Documentos por cobrar .
Tipo: Interno

Presenta los documentos que se encuentran vencidos a la fecha de corte indicada por el usuario, as como la
fecha en que stos deben ser pagados de acuerdo con la fecha de pago del cliente.

Abonos por Perodo
.Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Control de Cobranza / Abonos por perodo .
Tipo: Interno

Presentan todos los movimientos que no necesitan referencia (por ejemplo, facturas o anticipos) y que hayan
sido afectados por un cargo o un abono durante el periodo sealado.

Figura 14.6.1-10 Filtro de Antigedad de saldos.



Corte de Caja
Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Corte de caja .
Tipo: Interno

Permite emitir los movimientos dados de alta desde la opcin de Recepcin de pagos y delimita la operacin por
periodo de corte y por la persona que llev a cabo la operacin.

Figura 14.6.1-11 Filtro de abonos por perodo.
Figura 14.6.1-12 Filtro del reporte de caja.


14.6.2 Reportes de proveedores y CxP

Catlogo de Proveedores
.Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Proveedores / Catlogo .
Tipo: Interno

Este reporte incluye todos los datos capturados de los proveedores de acuerdo al filtro por clave, clasificacin,
etc.

Acumulados de Proveedores
. Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Proveedores / Acumulados de Proveedores.
Tipo: Interno

Es un reporte que presenta los mismos campos del reporte del catlogo, excepto los campos de status y slo
directorio, pero adicionando el campo de Compras anuales Inicial / Final.

Etiquetas de Proveedores
.Ruta de acceso: Mdulo de Proveedores / Reportes / Proveedores / Etiquetas de Proveedores.
Tipo: Interno

Es un reporte que te permite imprimir etiquetas para el envo de correspondencia, stas presentan el nombre del
proveedor, persona de atencin en compras, pagos y direccin.

Reporte de pagos generales
.Ruta de acceso: Mdulo de Proveedores / Reportes /Pagos generales.
Tipo: Interno

Este reporte muestra todos los cargos y abonos que afecta a un documento en particular y el saldo del cargo
como de cada proveedor, as como los totales de cargos, abonos y saldos a la fecha de corte que se determine.

Reporte de estado de cuenta general
. Ruta de acceso: Mdulo de Proveedores / Reportes / Estado de cuenta general .
Tipo: Interno

Muestra los movimientos que no requieren referencia como Anticipos y Compras, realizados para cada proveedor
y su relacin de cargos y abonos. Este reporte de similar al de pagos generales solo que este incluye los datos de
proveedor en cada hoja.

Reporte Estado de Cuenta Detallado
.Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Estado de cuenta detallado .
Tipo: Interno

Este reporte se imprime para cada proveedor con sus datos completos y todos los movimientos que tenga
registrados (cargos y abonos), incluye los saldados. Si la configuracin se tiene por saldo los documentos son
organizados por la fecha de aplicacin.

Reporte por concepto
.Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Reporte por concepto.
Tipo: Interno

Muestra el detalle de todos los movimientos de un mismo tipo de concepto registrado en un rango de fechas
solicitadas.


Resumen de movimientos
.Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Resumen de movimientos.
Tipo: Interno

Este reporte se emite proveedor por proveedor, por lo que se deber indicar la clave del mismo, el cual incluye
los cargos y abonos que tiene registrados cada proveedor.

Pronstico de pagos
.Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Pronstico de pagos .
Tipo: Interno

Este reporte le permite proyectar los pagos en un periodo determinado. Basndose en las fechas de vencimiento
o aplicacin de documentos. Este reporte a diferencia de la consulta se puede imprimir en forma detallada.

Antigedad de saldos
.Ruta de acceso: Proveedores / Reportes/ Antigedad de saldos .
Tipo: Interno

Muestra los adeudos ya sea por proveedor o por un rango de proveedores y por periodos, as como el saldo que
se encuentra al corriente. Tambin incluye un desglose de los saldos vencidos.





15. FACTURACIN Y COMPRAS

15.1 Polticas
.Ruta de Acceso: Facturas y Vendedores / Archivos / Polticas / Catlogo y/o con el icono .

Una poltica de oferta es aquella que otorga una disminucin en el precio de algn artculo, por un tiempo
determinado o por alguna otra caracterstica (por ejemplo, volumen de compra).
Las polticas de ventas tienen impacto sobre el proceso de facturacin y, en ocasiones, cuando el resultado en la
operacin de un documento se aleja del estimado; es conveniente revisar si es a causa de una poltica que est
influyendo en el resultado de la operacin.

Sus Campos:
Descripcin: Nombre de la poltica de descuento.
Status: Al dar de alta una poltica el status lo muestra como Activa.
El sistema maneja 3 estatus:
o Activa: La poltica esta vigente y afectar el precio del producto.
o Inactiva: La poltica deja de operar y no realiza las afectaciones indicadas.
o Baja: Deja de operar definitivamente.
Vigencia. Rango de fechas en la que va a operar la poltica; para aplicarla indefinidamente deja los
campos en blanco.
Hasta unidades. Se limita el nmero total de unidades a las que se aplicar la poltica.
Vendidas: Acumula la unidades que se ha realizado con la poltica.
Tipo de Poltica: El sistema permite manejar dos tipos de polticas: Acumulativa y Sustitutiva
o Acumulativa: Aplica la nueva poltica adems de las definidas con anterioridad.
o Sustitutiva: El nuevo descuento inactiva al descuento del cliente y las polticas definidas
anteriormente que afecten a ese producto.

Figura 15.1-1 Definicin de polticas de oferta.


Aplicar sobre: Se indica sobre qu precio se aplicar la poltica, la cual al seleccionar un precio el tipo se
cambia a Sustitutiva. Solo Sin Efecto permite aplicar cualquiera de los tipos de polticas.
Aplicacin:
o Porcentaje: El descuento ser calculado en forma proporcional sobre el precio del producto
seleccionado.
o Monto: La cantidad se convierte a porcentaje y se muestra en la columna de descuento al elaborar
la venta.
Valor. Definir el porcentaje o monto de la poltica.

Una vez definida la poltica podr ser aplicada a un rango de productos en especfico, lnea, cliente,
clasificacin de clientes o que tenga validez solo a la compra de un volumen mnimo.

15.2 Consulta de Ofertas
.Ruta de Acceso: Facturas y Vendedores / Archivos / Polticas / Catlogo y/o con el icono .

Mediante esta opcin se pueden consultar aquellos productos a los cuales e le ha aplicado algn tipo de oferta.

Figura 15.1-2 Aplicacin de las polticas de oferta.
Figura 15.2-1 Filtro para ofertas.


Figura 15.3-1 Notificacin para trabajo en red.
Prctica 17: Alta de polticas de Venta

a) Dar de alta la siguiente poltica dentro del catlogo de polticas de venta.

Descripcin Promocin 2
Tipo Sustitutiva
Aplicar sobre Precio Publico
Hasta 10
Aplicacin Porcentaje
Valor 10
Datos Producto TIJJAR-001
Vol. Mnimo 1

b) Dar de alta una factura al cliente 2, con 0% de descuento y afectando a este producto con la cantidad de
1, corroborar las afectaciones en el precio de producto.

15.3 Desbloqueo de documentos
. Ruta de Acceso: Facturas / Herramientas / Desbloqueo de documentos.

Esta funcin permite reactivar los documentos que se bloquean cuando ocurre una falla de energa elctrica. Un
documento tambin se bloquea cuando por ejemplo, un pedido se intenta enlazar a una factura y estando en la
ventana de enlace, sta se cierra y el enlace no se realiza.

Antes de correr este proceso se recomienda tener un respaldo de la informacin.

Al activar esta opcin y tener trabajo en red, se debe salir de cualquier documento que se est utilizando, tal
como se muestra a continuacin:

Una vez hecha la notificacin, se proceder a configurar el filtro para el desbloqueo de los documentos,
mostrando la siguiente ventana:



15.4 Personalizacin de Captura
.Ruta de acceso: Facturas y Compras / Herramientas / Personalizacin de captura y/o con el icono .

Por medio de la personalizacin de captura se pueden definir los campos visibles y capturables del encabezado de
los documentos en los mdulos de Facturas y Compras; ello facilitar el proceso de captura, adaptndolo a las
necesidades especficas de la empresa. Dicha configuracin se guarda en un archivo con extensin *.CFT (por
ejemplo, FACTURA.CFT).

Dentro de los Parmetros de Facturacin y/o Compras del sistema, se establece una personalizacin permanente
de la captura, ah es conveniente indicar el nombre de nuestro archivo (por ejemplo, FACTURA.CFT)

En esta ventana se puede, ya sea Agregar o Modificar alguno ya existente, y se mostrar una ventana como la
siguiente:

Figura 15.3-2 Filtro para el desbloqueo de documentos.
Figura 15.4-1 Edicin de archivo de configuracin.



Aqu se tiene una lista de los campos del encabezado de los documentos, la cual al momento de seleccionar
cualquiera de ellos, muestra dos propiedades:

EVisible: Permite que el campo seleccionado sea visible o no, al momento capturar un documento. Si se indica
que no la casilla capturable no permite verificarla, a menos que se de doble clic.
ECapturable: Permite que el campo que es visible sea capturable o no.

Se tiene tambin un cuadro donde se puede escribir algn valor por omisin, por ejemplo, si deseamos que cada
vez que se entra a capturar una factura, aparezca como clave predeterminada la de mostrador, se debe escribir
MOSRT, habiendo seleccionando el campo Cliente.

Por ltimo se debe dar aceptar y guardar el archivo con la extensin antes mencionada y definirlo en la
configuracin.

Prctica 18: Generacin de un archivo personalizado de captura

a) Se debe dar de alta un archivo .cft, para facturas con las siguientes especificaciones:

Campo Visible Capturable Valor por omisin
Enviar a E E Compras
Consignatario E E No especificado
Almacn E E 1
Su pedido E E S/P
Esquema de Imptos. E E
Descuento E E
Desc. Financiero E E
Vendedor E E
Comisin E E
Flete E E

b) Guardar el archivo con el nombre Factcfg.cft dentro del directorio Curso. Este archivo ser probado en la
siguiente prctica.

Figura 15.4-2 Definicin del archivo de configuracin.


15.5 Agregar especial
.Ruta de acceso: Facturas y Compras / Edicin / Agregar especial y/o con el icono .

La opcin agregar especial permite dar de alta un documento con una configuracin diferente, utilizando algn
archivo de configuracin previamente generado y que slo estar vigente hasta que se termine o se cierre la
ventana de captura.

Debido a que esta funcin le permite utilizar la configuracin especial para una sola ocasin, una vez que haya
completado los campos, oprimiendo el botn Grabar, el sistema le solicitar las observaciones y presentar el
dilogo informativo para verificar los datos; al momento de Aceptar, la ventana de Agregar especial se cerrar
automticamente.

Dicho archivo se guarda con extensin *.CFT y se puede dejar fijo en la configuracin del sistema ya sea para
documentos de ventas o compras.

Prctica 19: Manejo de un archivo CFT

Leer el archivo Factcfg.cft desde la opcin agregar especial y verificar los campos que se muestran y los que
aparecen inhabilitados.

15.6 Lee configuracin
.Ruta de acceso: Facturas y Compras / Edicin / Agregar / Edicin / Lee Configuracin.

Esta opcin funciona de la misma forma que Agregar Especial, pero al momento de tener un documento en
edicin.

15.7 Campos no visibles
.Ruta de Acceso: Desde la ventana de captura del documento a utilizar / Herramientas / Campos no visibles.

Al estar elaborando un documento con una personalizacin de captura especial, se podr elegir esta opcin para
ver qu campos no se estn desplegando y el valor que poseen en ese momento. En caso de que no se tengan
campos invisibles, no se podr accesar a esta opcin.

La ventana para poder conocer los campos no visibles es la siguiente: Observar que con las teclas o el cursor se
puede seleccionar el campo no visible y, en la parte inferior, aparece el valor que actualmente posee.

Prctica 20: Verificacin de campos

Verificar los campos no visibles del archivo Factcfg.cft, desde la opcin Campos no visibles.

Figura15.7-1 Campos no visibles de una configuracin.


15.8 Documento modelo
.Ruta de acceso: Facturas y Compras / Herramientas / Documentos modelo y/o con el icono .

Si se generan con frecuencia documentos que contienen la misma informacin, en el sistema se podr generar,
almacenar y leer dichos documentos llamados modelo (*.MOD). La ventaja es que permite capturar de manera
repetitiva algn artculo o grupo de artculos que se requieran comnmente y tambin se puede especificar el
cliente o proveedor al cual se le asignar dicho documento. Apareciendo la siguiente ventana:

Al igual que en los archivos de configuracin se debe definir el encabezado, pero adicionalmente se debe indicar
cada partida del documento, para lo cual se tiene la siguiente ventana:

Debido a que los datos de un documento modelo son los mismos que se utilizaran en una factura/compra, para
evitar errores, se cuenta con la ayuda . dentro del cuadro de texto donde se asigna el valor a cada campo, ya
sea de encabezado o partida.

Figura 15.8-1 Edicin de archivo modelo.
Figura 15.8-2 Edicin del documento modelo.
Num. de
partida
Seleccin
para datos de
Encabezado y
partidas.
Campos del
documento


Prctica 21: Alta de archivos modelo

a) Dar de alta el archivo Factmod1.mod en el directorio Curso con las siguientes opciones.

Campo Cabeza Partida No. Valor por omisin
Consignatario O O No especificado
Su pedido O O S/P
Esquema de Imptos. O O 1
Descuento O O .05
Desc. Financiero O O .01
Comisin O O 1.0
Flete O O 145.60
Cantidad O O 1
Producto O O TIJJAR-001
Precio O O
1
250.99
Cantidad O O 2
Producto O O CEPJAR
Precio O O
2
102.30

b) Dar alta una factura al cliente 2 leyendo el documento modelo y corroborando la informacin indicada,
el pago debe ser a crdito sin enganche.

15.9 Generacin masiva de documentos
.Ruta de acceso: Facturas o Compras / Edicin / Generacin masiva de documentos y/o con el icono .
Mediante esta opcin se pueden generar documentos en forma masiva a partir de un documento modelo; esto es
de suma importancia cuando se desea elaborar un mismo documento de venta y/o compra a uno varios clientes
y/o proveedores pudindolos emitir en ese momento. Por ejemplo, la generacin de facturas para el pago de
colegiaturas en una escuela.

Figura 15.9-1 Generacin masiva de documentos.


15.10 Vencimiento de Apartados
.Ruta de Acceso: Mdulo de Facturas / Herramientas / Vencimiento de apartados.

El proceso de Vencimiento de apartados permite liberar todos aquellos artculos que se hayan apartado de todos
los pedidos que fueron elaborados en una fecha anterior a la indicada en el filtro.

Al momento de apartar algn artculo, el sistema guarda un registro que afecta directamente al inventario
(aunque no hayan salido fsicamente los artculos del almacn), es decir, disminuye los artculos disponibles
aunque no se haya efectuado la factura, al realizar este proceso el sistema permitir tener disponibles los
artculos que se hayan apartado.

Prctica 22: Proceso de vencimiento de apartados

a) Generar un pedido con la siguiente informacin:

Pedido # 3
Orden: Directa Fecha: 2011aa Cliente: 1
Condicin: Crdito Fecha entrega: 2011aa Su pedido: 25
Esquema: 1 Descto.: 3 Vendedor: 3
Comisin: 3 Moneda: 1 (Pesos) Tipo de Cambio: 1.00
10 000 852 368700 Pz 15
35.00
Realizar el apartado de ste
producto

b) Verificar el campo de Apartado dentro del detalle de inventarios.
c) Realizar el proceso de vencimiento de apartados y verificar que el producto libera las existencias desde
una factura.

15.11 Acumulados (Actualizacin y Edicin)

.Ruta de Acceso: Mdulo de Facturas y Vendedores / Herramientas/ Acumulados / Actualizacin y/o Edicin.

Cuando en los parmetros de Configuracin se defini que NO se deseaba el acumulado de ventas o compras en
lnea, se podr utilizar la opcin de Actualizacin para que se actualicen los montos de ventas, compras y
devoluciones en los diferentes conceptos incluyendo impuestos, descuentos, comisiones, etc.
Figura 15.10-1 Vencimiento de apartados.



Adems, se podr utilizar la opcin Edicin de Acumulados para capturar o modificar manualmente los montos
acumulados por cada uno de los conceptos.

Es importante mencionar, que las estadsticas de acumulados de ventas se obtienen justamente de esta
informacin de Acumulados.

15.12 Reportes
15.12.1 Facturacin

Resumen de documentos
.Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Resumen.
Tipo: Interno

La informacin que presenta este reporte depende de la consulta en la que se est ubicado, por ejemplo, si se
est en la consulta de Facturas y accedemos a la opcin se presenta el reporte con el resumen de facturas, si la
consulta que est desplegada fuera la de remisiones se presentara el resumen de remisiones. En el resumen se
presentan todos los documentos que cumplen con las caractersticas indicadas en el filtro.
La informacin que se incluye por columnas en este reporte es: Nmero de documento, Clave del cliente, Status
(Alta, Cancelado, Emitido), Fecha de emisin, Importe neto (*), Descuento comercial (*), Descuento financiero
(*), Impuestos (*), Total del documento (*).
Figura 15.11-1 Actualizacin de acumulados.
Figura 15.11-2 Actualizacin manual de acumulados.



Reporte de productos devueltos
. Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Productos devueltos .
Tipo: Interno

Este reporte mostrar todos aquellos documentos en los cuales fueron devueltos artculos as como la cantidad
devuelta.
Las columnas de informacin que presenta este reporte son:
Orden / Documento, Fecha de emisin, Fecha de recepcin, Cliente, Lnea de producto, Clave inventario,
Cantidad facturada (*), Cantidad devuelta (*)
(*) Estos valores se totalizan.

Figura 15.12.1-1 Filtro del resumen de facturas.
Figura 15.12.1-2 Filtro del productos devueltos.


Pendientes por producto
. Ruta de acceso: Mdulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Pend. Por producto.
Tipo: Interno

Dentro de este reporte se presentan los productos que faltan por pedir, surtir o facturar de los documentos. El
listado aparece ordenado por producto y slo podr ser emitido para cotizaciones, pedidos y remisiones, para
estos documentos brindar la informacin respectiva a pendientes por pedir, pendientes por remisionar, etc. Este
reporte le permite obtener el listado con la siguiente informacin: Producto, No. de documento, Clave del
documento, Cantidad (*), Pendiente por surtir (*)

Detallado
.Ruta de acceso: Mdulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Detallado.
Tipo: Interno

Permite tener un listado con la informacin especfica de cada documento elaborado. La informacin que se
obtiene es la siguiente: Tipo de documento y con cual se enlaza, Nmero de documento, Clave del cliente,
Nombre del cliente, Nombre del consignatario, Su pedido, Fecha de elaboracin, Fecha de Vigencia (Cotizacin),
Entrega (Pedido, Remisin o Devolucin) o Vencimiento (Factura), Vendedor, Comisin, De la partida: Cantidad,
Lnea de producto, Clave de producto, Porcentajes de descuentos 1, 2 y 3, Porcentajes de impuestos 1 y 2,
Comisin, Precio unitario, y Total del documento.

Figura 15.12.1-3 Filtro de pendientes.
Figura 15.12.1-4 Filtro de detalle de facturas.


Artculos apartados
.Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Apartados.
Tipo: Interno

Permite tener un listado de aquellos artculos que se hayan apartado y contiene la siguiente informacin: Clave
del producto, Nmero de documentos, .Clave del documento, Cantidad del producto apartado.

Pagos a facturas
.Ruta de Acceso: Facturas / Reportes / Pagos a Facturas
Tipo: Interno

La finalidad de este reporte es ver una relacin de los pagos recibidos para cada factura, as como el monto de
IEPS e IVA de esos pagos; de esta manera, los usuarios podrn obtener la informacin arrojada por el monto de
impuesto cobrado en cada pago y el pagado en cada abono, con la finalidad de permitir el correcto control del
IVA por flujo de efectivo. Ejemplo.

Al hacer una compra de 100 pz. del producto A1, a un precio de $100, el 10% de IEPS y el 15% de IVA
obtenemos.

Subtotal IEPS IVA TOTAL
Compra $10,000 + 1000 + $1650.00 = $12,650.00

Si posteriormente se efecta una venta de 50 pz. del producto A1 a un precio de $100 se obtiene lo siguiente:

Subtotal IEPS IVA TOTAL
Venta $5000 + 500 + $825.0 = $6325.0

Estando en el mdulo de Cuentas por cobrar efectuamos el pago del documento 54. Tomando como base los
datos del ejemplo, la frmula para determinar el IVA trasladado es la siguiente:

Determinacin del IVA Trasladado
Total Pago $3000.0
/ 1 + IVA / 1.15
= Base IVA = 2608.7
* IVA * .15
= IVA Trasladado = 391.3

Tomando como base los datos del ejemplo anterior, la frmula para determinar el IEPS trasladado es la siguiente:

Figura 15.12.1-5 Filtro de Apartados.


Determinacin del IEPS Trasladado
Base IVA $2608.7
/ 1 + IEPS / 1.1
= Base de IEPS = 2371.5
* IEPS * .10
= IEPS Trasladado = 237.1

Los datos obtenidos de ambas frmulas se pueden corroborar gracias al reporte de pagos a facturas.

Otro aspecto importante de este reporte es que al permitir filtrar por una tasa especfica de impuesto, se
convierte en un reporte vital en el clculo y determinacin de los impuestos a pagar.

Ventas por cliente
Ruta de acceso: Mdulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Ventas por cliente.
Tipo: Interno

Este es uno de los reportes ms tiles y verstiles que ofrece el sistema, a travs del cual podr conocer el monto
a que ascienden las ventas de cada uno de sus clientes en un periodo determinado. Por tratarse de ventas ya
realizadas, el sistema tomar en cuenta nicamente los documentos tipo Factura. Las columnas que componen el
reporte son: Clave del cliente, Nombre del cliente, R.F.C. del cliente, Importe de las ventas (*), Descuento
comercial (*), Descuento financiero (*), Impuesto (*), Importe total (*)
Figura 15.12.1-6 Filtro pagos a facturas.



Productos en oferta
Ruta de acceso: Mdulo de facturas y vendedores / Reportes / Productos en oferta.
Tipo: Interno

A travs de este reporte obtendr la informacin de los productos en oferta. El reporte emitir la siguiente
informacin de acuerdo a lo siguiente:

E Con Detalle E Con Detalle
Fecha de operacin. Fecha de operacin
Clave del producto Clave del producto
Descripcin del producto Descripcin del producto
Precio pblico Poltica aplicada
Precio base Tipo de poltica
Monto del descuento Precio pblico
Precio de oferta Porcentaje de descuento
Precio base
Monto del descuento

Figura 15.12.1-7 Filtro de ventas x cliente.
Figura 15.12.1-8 Filtro de productos en oferta.


Polticas
Ruta de acceso: Mdulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Polticas.
Tipo: Interno

Esta opcin imprime el catlogo de las polticas definidas hasta ese momento en la empresa.

Pago de comisiones
Sobre el total de facturas
. Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Pago de comisiones / Sobre total de facturas .
Tipo: Interno

Con esta opcin podr obtener un reporte del catlogo de vendedores, ordenado por Clave (con sus respectivas
posibilidades de ordenamiento y manipulacin de las clasificaciones que se capturaron en el alta para cada uno
de ellos), zona de operacin, nombre del vendedor o de acuerdo a su comisin. El listado presenta la siguiente
informacin ordenada: Clave del vendedor, Status del vendedor, Nombre del vendedor, Comisin, Zona

En este listado se indicar el monto de las comisiones que debern pagarse al vendedor por el nmero de ventas
que realiz en un periodo determinado. En este caso, no importar si la factura ha tenido abonos o si ya se ha
vencido la fecha de pago; pero esto es posible tambin, en el caso de que el sistema est configurado para llevar
un control de cuentas por cobrar, por saldo o bien por documento. El reporte se presentar ordenado por
vendedor y contendr la siguiente informacin: Periodo del clculo de las comisiones, Clave del vendedor,
Nombre del vendedor, Tipo y nmero de documento, Clave y nombre del cliente, Zona del vendedor, Fecha de
aplicacin, Importe del documento (*), Comisin del documento (*), Porcentaje de comisin pagado, Pago de
comisin (*). (*) Estos valores se totalizan. Los montos de los documentos no incluyen el impuesto.

Sobre pagos a facturas
.Ruta de Acceso: Facturas / Reportes / pago de Comisiones / Sobre Pagos a Facturas.
Tipo: Interno

En este reporte sern importantes los abonos realizados a la factura para la obtencin de la comisin. La
comisin ser calculada sobre dichos abonos, es decir, el porcentaje de comisin correspondiente a un vendedor
se aplicar al total de abonos de la factura y esto dar el monto de la comisin a pagar para el vendedor.
Figura 15.12.1-8 Filtro sobre total de facturas.



15.13 Compras

Resumen de documentos
.Ruta de acceso: Compras / Reportes / Resumen.
Tipo: Interno

Muestra todos los documentos de los catlogos de Recepciones, Ordenes y Devoluciones, pudiendo seleccionar
informacin especfica en la ventana de filtrado. Para el caso de documentos realizados en moneda extranjera su
total ser expresado en moneda base, as como el gran total. Podrs obtener el reporte nicamente de los
documentos elaborados en la moneda que selecciones en este men. Si se filtra por alguna moneda los montos
de los documentos y el gran total estarn en trminos de la moneda en las que fueron elaborados.

Pendientes
.Ruta de acceso: Compras / Reportes / Pendientes.
Tipo: Interno

Si te encuentras en el catlogo de rdenes de compra, a travs de este tipo de reporte obtienes la cantidad que
falta por recibir en cada documento. Para el catlogo de Recepciones se emite un reporte de Productos Recibidos
y su relacin con los devueltos.

Detallado
.Ruta de acceso: Compras / Reportes / Detallado.
Tipo: Interno

Estos 3 reportes te ofrecen un listado con la informacin especfica de cada documento elaborado. En los tres
catlogos (Recepciones, rdenes y Devoluciones) el dilogo para expedir el reporte es similar. Podrs obtener el
reporte nicamente de los documentos elaborados en la moneda que selecciones en este men. Si se filtra por
alguna moneda los montos de los documentos y el gran total estarn en trminos de la moneda en las que
fueron elaborados.

Compras por proveedor
.Ruta de acceso: Compras / Reportes / Compras por proveedor.
Tipo: Interno

Permite conocer el monto al que ascienden las compras a cada uno de tus proveedores en un periodo
determinado. Por tratarse de compras ya realizadas, el sistema tomar en cuenta nicamente los documentos de
recepcin de mercanca. Asimismo, ofrece un total de cada uno de los conceptos incluidos.

Figura 15.12.1-9 Filtro sobre pagos a facturas.


Pendientes por producto
.Ruta de acceso: Compras / Reportes / Pend. Por producto.
Tipo: Interno

Este reporte despliega las cantidades pendientes por recibir de cada uno de los productos que distribuye tu
empresa. Si lo deseas, te proporciona el detalle de las cantidades pendientes ordenadas por el documento que las
respalda.



16. PROCESOS DE INVENTARIOS Y SERVICIOS

16.1 Generacin de Almacenes

.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Multialmacn / Herramientas / Generacin de almacenes
y/o con el icono .

Esta opcin permite de una manera rpida generar un Nuevo Almacn, es decir, toma las claves de los productos
que ya existen en un almacn y las agrega en un almacn nuevo.

Para realizar esta opcin es necesario que se tenga habilitado el parmetro , que se encuentra en
Utileras/Configuracin/Inventarios y el archivo Catlogo de Multialmacn (Utileras/Control de Archivos) tenga
registros. Si se desea agregar productos que no tienen la clave consecutiva se debe de realizar el proceso por
bloques.

Al seleccionar esta opcin el sistema despliega la siguiente ventana, donde se puede definir los datos
mencionados a continuacin:

Prctica 23: Creacin de almacenes

Con todos los productos del almacn No. 1 generar el almacn No. 3.

16.2 Agregar productos
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Multialmacn / Edicin Agregar y/o con el icono .

Esta opcin tambin permite dar de alta un producto en el almacn, pero a diferencia de la anterior, se realiza
producto por producto.

Figura 16.1-1 Generacin de Almacenes.
Aqu se definen
las claves que se
van a generar para
el nuevo Almacn
Si se desea crear
el almacn con
productos de una
misma lnea se
selecciona esta
opcin.
Es el nmero de
almacn de
donde se tomarn
las claves de los
productos
Es el nmero de
almacn a crear.



Sus Campos:
Clave del producto: En este campo se selecciona la clave del producto, que se va a dar de alta en el
almacn.
Almacn: Se indica el nmero de almacn en donde se va a dar de alta el producto.
Control de almacn: Aqu se registra la ubicacin de un artculo dentro del almacn.
Stock mnimo: En este campo se indica la cantidad mnima de existencias que debe haber en el
inventario.
Stock mximo: Se indica la cantidad mxima de un artculo que se debe tener en el almacn.
Existencia: Se muestra la cantidad existente de unidades del producto en el inventario.
Este campo se podr manipular manualmente si se tiene habilitado Cambio de existencias en la
configuracin, pero no es recomendable.
Compras por recibir: Es la cantidad del producto por recibir.
Armar grupo: Si la clave del producto seleccionada corresponde a un grupo de productos, se habilita
esta opcin permitiendo definir todas las combinaciones de ese grupo de productos para agregarlas en el
almacn.
Existencias: Muestra las existencias disponibles del producto en cada uno de los almacenes.

Prctica 24: Alta de productos en almacn

Dar de alta los productos CEPJAR, PULI2000-1HP, REGAJAR-001 y TIJJAR-001 del Inventario en el almacn No. 4.
y capturar en el campo Control de almacn Planta B.

16.3 Traspaso entre almacenes
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Movimientos al Inventario / Edicin / Traspaso entre
almacenes y/o con el icono .

Permite realizar intercambio de existencias entre almacenes, simplificando el tiempo de captura (brinda mayor
seguridad, porque genera el movimiento de salida y entrada a los almacenes definidos al realizar este proceso).

Los conceptos que utiliza para este proceso se encuentran definidos en Utileras / Configuracin / Inventarios
/ Nmero de conceptos para el traspaso, por lo que no se recomienda modificarlos.

Esta opcin es de gran utilidad para aquellas empresas en las cuales se realiza intercambio de productos entre
Sucursales (cada almacn es una sucursal).
Figura 16.2-1 Alta del producto en Multialmacn.



Sus Campos:
Fecha: Se define la fecha con la cual se va a registrar el movimiento de traspaso.
Del Almacn: Nmero de almacn de donde se va a generar la salida del producto (almacn Origen).
Al Almacn: Nmero de almacn donde se va a registrar la entrada del producto (almacn Destino).
Documento: Sirve para identificar y controlar de mejor manera los movimientos que se generar por este
concepto.
Mov. Salida: Nmero y descripcin del movimiento de salida, que se encuentra en el catlogo de
Movimientos al Inventario.
Mov. Entrada: Nmero y descripcin del movimiento de entrada, el cual se encuentra dentro del
catlogo de Movimientos al Inventario.
Folio. Es el nmero de folio que el sistema le asigna al movimiento que se esta generando.
Cantidad: Son las unidades que se van a traspasar de un almacn a otro (es necesario que se tengan las
existencias suficientes para traspasar).
Costo Unitario: Muestra el costo que tiene el producto dentro del Catlogo de Inventarios y Servicios.
Total: Es el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario.

Una vez grabado el movimiento, el sistema pregunta si se desea imprimir el movimiento como lo muestra el
siguiente mensaje:

Figura 16.3-1 Traspaso entre almacenes.
Descripcin
del producto
seleccionado
Nmero de
partidas en el
movimiento
Figura 16.3-2 Mensaje de impresin


Si selecciona la opcin , despliega la siguiente ventana:

Permitiendo definir el Nmero de copias que se pueden realizar de ese documento, as como el formato (*.fto)
que se esta utilizando.

Prctica 25: Traspaso entre almacenes

Realizar el siguiente traspaso del Almacn No. 1 al Almacn No. 3, con el documento TR-2609:

Cantidad Producto Costo Unitario Importe
5 CEPJAR 29.09 145.43
2 PULI2000-1HP 391.46 782.92
3
REGAJAR-001
Serie: PL-0010
(Secuencial)
58.90 176.70
1 TIJJAR-001 98.80 98.80

NOTA: Los costos podran variar de acuerdo a los movimientos generados.

16.4 Actualizacin de existencias

.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Multialmacn/Edicin/Actualizacin de Existencias.

Esta opcin actualiza las existencias que se muestran en el Catlogo de Inventarios y Servicios, la cual debe ser
igual a la suma de las existencias de cada uno de los almacenes.

Se utiliza cuando las existencias en el catlogo de Inventarios y Servicios no coinciden con las registradas en
cada uno de los almacenes.

Para ello es necesario tener activo el parmetro de Multialmacn.

Este proceso afecta directamente las existencias de los productos, por lo que se recomienda tener un respaldo
de la informacin antes de ejecutarlo.
La actualizacin, se puede realizar de 2 formas:
Por producto
Por rango de productos

16.4.1 Actualizacin de existencias por producto
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Multialmacn/Edicin/Actualizacin de Existencias/Por Producto.

Esta opcin actualiza las existencias del producto seleccionado, desplegando una ventana en la cual se permite
comparar el total de las existencias del Catlogo de Inventarios y Servicios con la suma (total) de las existencias
en los distintos almacenes.

Figura 16-3-3 Impresin del movimiento traspaso entre almacenes



Para ejecutar el proceso es necesario presionar , el sistema igualar las existencias tomando como
vlidas el Total de la suma de los distintos almacenes como lo muestra la siguiente figura.

16.4.2 Actualizacin de existencias por rango de productos
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Multialmacn/Edicin/Actualizacin de Existencias/Por Rango de
Productos y/o con el icono .

Esta opcin permite actualizar las existencias de varios productos. Para poder utilizarla es necesario que los
productos tengan claves contiguas o bien que pertenezcan a una misma lnea de producto.
En esta opcin, no se puede comparar las existencias del Catlogo de Inventarios y Servicios con la existencia de
los distintos almacenes.
Figura 16.4.1-1 Ventana que muestra las existencias.
Total de
Existencias en
los almacenes
Total de
Existencias en
el Catlogo de
Inventarios y
Servicios
Total de
Existencias en
los almacenes
Total de
Existencias
(actualizadas)
en el Catlogo
de Inventarios
y Servicios
Figura 16.4.1-2 Actualizacin de existencias por producto.



Para ejecutar el proceso es necesario presionar , el sistema igualar las existencias tomando como
vlidas el Total de la suma de los distintos almacenes.

16.5 Inventario Fsico

.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Edicin / Inventario Fsico.

El Inventario Fsico tiene como finalidad cuadrar las existencias que se tienen en el sistema con las existencias
que se tienen fsicamente en el almacn.

Para llevar a cabo un correcto Inventario Fsico es necesario realizar los siguientes pasos, en el orden que se
menciona a continuacin:

16.5.1 Congela Existencias
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Edicin / Inventario Fsico / Congela Existencias y/o con el icono

Esta opcin almacena las existencias que se encuentran registradas en el sistema en ese momento, esto permite
tener un punto de comparacin con las existencias resultado del conteo fsico del inventario.

Si maneja multialmacn es necesario congelar existencias para cada uno de los almacenes que utiliza.

Al ejecutar esta opcin muestra un filtro para definir los datos que se desean utilizar, como lo muestra la
siguiente figura:

Figura 16.4.2-1 Actualizacin de existencias por Rango de productos.
Figura 16.5.1-1 Filtro para Congelar Existencias.


La opcin Descongela regresa el Inventario a su estado original, para que puedan ser congeladas nuevamente en
base a las existencias actuales, si se utiliza multialmacn slo restablecer el inventario del almacn indicado, en
caso contrario restablecer todo el catlogo de Inventarios y Servicios.

16.5.2 Reporte de inventarios
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Edicin/Inventario Fsico/Reporte de Existencias y/o con el icono
.

Este reporte permite que se obtenga un listado de los productos que se encuentran registrados en el Catlogo de
Inventarios y Servicios. Si se maneja multialmacn, muestra el listado de los productos que se encuentren en el
almacn indicado, es necesario emitir el reporte por cada uno de los almacenes que utiliza.

Se recomienda que esta opcin se emita sin Existencias y al momento de realizar el conteo fsico no se tome
como referencia la cantidad de existencias que tiene el sistema.

16.5.3 Captura existencias
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Edicin / Inventario Fsico / Captura Existencias y/o con el icono
.

Esta opcin permite capturar las existencias fsicas a cada producto resultado del conteo del Inventario.
Al ejecutar esta opcin muestra una ventana con un filtro, se presiona y despliega una ventana donde
muestra: la clave del producto, la existencia y una columna de Inventario Fsico.
Para capturar las existencias, es necesario dar doble clic en el rengln del producto, desplegando un recuadro en
donde se captura la cantidad de existencia fsica.

16.5.4 Captura existencias por archivo
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Edicin/Inventario Fsico/Captura Existencias por archivo y/o con el
icono

.

Adems tambin permite alimentar el sistema con las existencias fsicas de los productos que hayan sido
previamente capturadas en un archivo ASCII (archivo tipo .txt).

Al ejecutar esta se despliega una ventana en la cual se visualiza la ruta de datos y permite capturar el nombre del
archivo (txt), si el archivo no estuviera almacenado en esa ruta, el sistema permite buscar la ruta donde se
encuentre almacenado dando un clic en .

Figura 16.5.3-1 Captura de Existencias Fsicas.



Es necesario que el archivo *.txt tenga la estructura que requiere el sistema.

16.5.5 Ajuste automtico
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Edicin / Inventario Fsico / Ajuste Automtico y/o con el icono

Esta es la ltima opcin que se utiliza para el proceso de Inventario Fsico, aqu se realiza el registro de los
movimientos de entrada o salida de los productos, en caso de que las existencias fsicas resulten mayores o
menores a las existencias registradas en el sistema.

Al seleccionar esta opcin se despliega una ventana como lo muestra la siguiente figura:

Donde se define puede definir un rango de productos (Desde-Hasta), nmero de almacn, lnea, control de
almacn y los movimientos que utiliza para entrada (ajustes) y salida (mermas), fecha del proceso y Referencia,
la cual se constituye de: 2 letras IF(Inventario Fsico) y fecha del movimiento.

Si maneja multialmacn es necesario realizar el proceso por cada uno de los almacenes que utiliza.

Al presionar el sistema ejecuta el proceso.

Si no se realiza el ajuste automtico, es necesario descongelar manualmente las existencias (ya que este
proceso las descongela automticamente).

Figura 16.5.4-1 Ventana de Captura Existencias por archivo.
Figura 16.5.5-1 Ajuste Automtico.


Prctica 26: Inventario Fsico

a) Congelar las existencias del almacn 1.
b) Realizar el proceso de Captura de existencias fsicas para los siguientes productos:

Clave Inv. Fsico
CEPJAR 35
REGAJAR-001 23
TIJJAR-001 90
PULI2000-1HP 90

c) Emitir el reporte de existencias desde inventario fsico, activando la opcin de Diferencias, que
informacin se muestra?.
d) Realizar el proceso de ajuste automtico.
e) Posteriormente verificar la existencia y el Krdex de los productos.

16.6 Exporta movimientos al inventario
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Herramientas/Exporta movs. al inven.

Esta opcin permite generar a partir de los movimientos al inventario, un archivo con terminacin .Aee (donde
ee indica el nmero de empresa utilizada), es de gran utilidad cuando se requiere capturar los movimientos al
inventario, ya sea en esta PC o en otra.

El archivo se puede crear, a partir de un rango de productos (Desde-Hasta), tipos de movimientos al inventario,
rango de fechas, as como la ruta donde se va a almacenar, como lo muestra la siguiente figura.

Al presionar el sistema genera el proceso para crear el archivo.

16.7 Captura por Archivo
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Movimientos al Inventario/Edicin/Captura por Archivo.

Esta opcin permite registrar los movimientos al inventario de los productos, que se hayan generado a travs de
un archivo ASCII M*.Aee (la captura de este archivo esta relacionada con la opcin anterior Exporta Movimientos
al Inventario, donde se crea el archivo *.Aee).

Figura 16.6-1 Exportacin de Movimientos al Inventario.



El sistema verifica los datos y marca los registros que se actualizaron en el archivo de movimientos al inventario,
para evitar duplicidad en la informacin. Si encuentra algn error al momento de realizar la lectura, lo indicar
presentando un nmero que permite la identificacin del tipo de error.

16.8 Cambio de precios
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Edicin/Cambio de Precios y/o con el icono .

Esta opcin permite modificar los Precios de venta de un producto o grupo de productos, evitando as, ingresar a
cada registro para cambiarlo, disminuyendo el tiempo empleado en la actualizacin de precios.

Los precios se pueden modificar por Porcentaje o Monto, el porcentaje se aplica sobre los precios ya existentes y
afectar a todos los productos que se incluyan dentro del rango establecido (Desde-Hasta o seleccionando la
lnea del producto). Si el precio se modifica por Monto, ste se sumar a los precios anteriores.

Los cambios podrn aumentar o disminuir (si se indican cantidades negativas).

Prctica 27: Cambio de precios

a) Verificar el precio de los productos de la lnea JARDI.
b) Realizar el Cambio de Precios para los productos de la lnea JARDI, definiendo en porcentaje 5%.
c) Verificar y corroborar el cambio de precio en los productos.

Figura 16.7-1 Captura por Archivo.
Figura 16.8-1 Cambio de Precios.
Esta opcin
actualiza los
precios de los
productos
seleccionados.
Se define la
forma en la cual
se va a realizar el
cambio de
precios, as como
la cantidad del
monto o
porcentaje


16.9 Reportes de inventarios y servicios

a) Productos
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Productos.
Tipo: Interno

A travs de este reporte se obtiene el listado completo del catlogo de Inventarios y Servicios, una opcin
que vale la pena explorar es Agrupar, la cual ofrece informacin muy bien agrupada cuando se trata de
grupos de productos.

b) Lista de precios
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Lista de Precios.
Tipo: Interno

Este reporte tiene 2 funciones: una es proporcionar una lista de precios para los clientes, la otra es cubrir
necesidades de informacin dentro de la empresa, ya que permite conocer informacin muy valiosa como:
fecha de la ltima compra, existencias por producto as como precio pblico y mnimo.

c) Existencias y costos
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Existencias y Costos.
Tipo: Interno

Este reporte ayuda a verificar el ltimo costo y el costo promedio de los productos que se encuentran en el
inventario de la empresa. Contiene informacin como: Tipo de costeo, fecha de ltima compra, ltimo costo,
costo promedio, existencias y costo total de cada producto.

d) Stock mnimo
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Stock Mnimo.
Tipo: Interno

Este reporte permite detectar los productos que se encuentran por debajo del Stock mnimo, sugiere la
cantidad que se debe comprar para nivelar el inventario y el costo que probablemente tendr dicha
adquisicin, con base en el ltimo costo del artculo.

e) Stock mximo
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Stock Mximo.
Tipo: Interno

Este reporte permite detectar aquellos productos cuyas existencias exceden las cantidades mximas
recomendables para los productos. Muestra el costo que produce mantener el sobrante en el almacn.

f) Productos pendientes
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Productos Pendientes.
Tipo: Interno

Este reporte permite conocer las cantidades de productos que estn pendientes por surtir, con base en los
pedidos registrados en el mdulo de Facturas y Vendedores y los pendientes por recibir con base en las
rdenes de compra registradas en el mdulo de Compras.

g) Requisiciones
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Requisiciones.
Tipo: Interno

Con este reporte se conoce la cantidad de artculos que estn pendientes por recibir en cada almacn (a
partir de las cantidades indicadas en las rdenes de compra), incluye una columna para anotar las
cantidades que realmente se reciben.



h) Inventario fsico
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Inventario Fsico.
Tipo: Interno

El listado de Inventario Fsico sirve para comparar las cantidades del producto que se encuentran fsicamente
en el almacn contra las registradas en el catlogo de productos (Inventarios y servicios).
Este reporte se emite desde esta opcin slo cuando no se est trabajando con Multialmacn.

i) Ventas Anuales
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Ventas Anuales.
Tipo: Interno

Este reporte permite conocer los Acumulados de venta tanto en cantidad como en monto para cada artculo
del inventario, considerando los movimientos registrados en el mdulo de Facturas y Vendedores.

16.10 Reportes de multialmacn
Estos reportes solamente se emiten si se esta utilizando Multialmacn.

a) Distribucin de Existencias
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacn/Distribucin de Existencias.
Tipo: Interno

Sirve para conocer las existencias totales de un producto y cmo se encuentran distribuidas en los diferentes
almacenes, las existencias totales se obtienen del catlogo de Inventarios y Servicios, mientras que las de
cada almacn las toma del catlogo de Multialmacn. Con este reporte puedes comparar las existencias y si
difieren se pueden actualizar mediante la opcin Actualizacin de Existencias.

b) Stock mnimo
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacn/Stock Mnimo.
Tipo: Interno

Este reporte es una herramienta cuando se requiere surtir los almacenes, porque muestra los productos que
se encuentran por debajo de la existencia mnima, este reporte se debe emitir por cada almacn que se
utiliza. Los datos de Stock mnimo y mximo as como la de productos pendientes son tomados del catlogo
de Multialmacn.

c) Pendientes por recibir
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacn/Pendientes por Recibir.
Tipo: Interno

Este reporte es til para llevar el control por almacn de los elementos pedidos y recibidos de cada artculo.
Muestra una columna denominada: Productos recibidos, donde se puede anotar la cantidad de
artculos que se reciben.

d) Inventario fsico
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacn/Inventario Fsico.
Tipo: Interno

Permite obtener el listado de los productos que se encuentren en el almacn indicado, es necesario emitir el
reporte por cada uno de los almacenes que utiliza.


16.11 Reportes de movimientos al inventario

a) Movimientos
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Movimientos.
Tipo: Interno

Este reporte proporciona los movimientos al inventario que se ha tenido cada producto, ordenados por
producto (al emitir el reporte se puede seleccionar la lista de conceptos de movimientos al inventario).

b) Krdex
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Krdex y/o con el icono
.
Tipo: Interno

Presenta todos los Movimientos al Inventario de los productos seleccionados, agrupndolos por producto.
Tambin permite conocer los movimientos generados separados en capas, cuando se trabaja con los
mtodos de costeo U.E.P.S. y P.E.P.S.

c) Rotacin por producto
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Rotacin por Producto y/o
con el icono .
Tipo: Interno

Permite conocer el nmero de veces que se ha renovado el inventario de un almacn, por lo cual se sugiere
considerar los movimientos 51-Ventas, 4-Cancelacin de facturas, 2-Devolucin de ventas y 53-Salida a
Fb. Sin embargo se pueden elegir los movimientos que requiera.

d) Rotacin por producto
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Rotacin por Producto y/o
con el icono .
Tipo: Interno

Permite conocer el nmero de veces que se ha renovado el inventario de un almacn, por lo cual se sugiere
considerar los movimientos 51-Ventas, 4-Cancelacin de facturas, 2-Devolucin de ventas y 53-Salida a
fbrica. Sin embargo se pueden elegir los movimientos que requiera.

e) Punto de reorden
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Punto de Reorden y/o con
el icono .
Tipo: Interno

La utilidad de este reporte radica en que indica la fecha y cantidad de productos a pedir, para evitar que se
agoten las existencias (las estimaciones se realizan con base al volumen de venta y al tiempo de entrega del
proveedor).Entre ms grande sea el intervalo de fecha indicado, se lograr un anlisis ms fino de los datos y
una mayor exactitud de la cantidad y fecha de compra sugerida, porque la estimacin que se obtenga estar
ms apegada a la distribucin y naturaleza de los movimientos.


f) Ventas y utilidad
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Ventas y Utilidad y/o con
el icono .
Tipo: Interno

Este reporte proporciona una aproximacin de la utilidad obtenida de la venta de un producto, comparando
su costo de entrada contra el precio total que represent su salida.

g) Ventas por cliente
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Ventas por Cliente.
Tipo: Interno

Este reporte emite las ventas por cliente en cada almacn o en general, ofreciendo la posibilidad de conocer
quin es el mejor cliente, se ordena la informacin de acuerdo al cliente, almacn y fechas de los
movimientos. Tambin totaliza las columnas de cantidad y cantidad por precio. Los rubros que detalla este
reporte son: la Clave y nombre del Cliente, Clave y Descripcin del producto, as como su unidad de medida,
muestra la fecha del ltimo movimiento (cuando se solicita con Detalle).

h) Ventas por vendedor
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Ventas por Vendedor.
Tipo: Interno

Permite conocer las ventas por producto de cada vendedor, se sugieren los movimientos 51-Ventas, 2-
Devolucin de ventas y 4-Cancelacin Factura. Los rubros que detalla el reporte son la Clave y nombre del
Vendedor, la Fecha del movimiento (cuando se solicita con Detalle), Clave y Descripcin del producto as
como la Unidad de empaque. Adems, indicar la cantidad, precio unitario al que se oper (esto nicamente
si se solicita con Detalle) y la cantidad multiplicada por precio.

i) Compras por proveedor
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Compras por Proveedor.
Tipo: Interno

Este reporte muestra las compras por cada proveedor (si se solicita con detalle) se totalizan por almacn y
por proveedor adems de incluir la Fecha, Documento y Costo unitario del movimiento, la Clave y
Descripcin del producto, Unidad de empaque, la Cantidad y la Cantidad por el costo.

j) Historial de existencias
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Historial de Existencias.
Tipo: Interno

Este reporte muestra la forma como se van afectando las existencias de los productos por cada movimiento
generado y por cada almacn. Contiene los siguientes campos: Clave del producto, Descripcin, Fecha,
nmero de documento, tipo de Movimiento, Cantidad de entrada o salida del inventario y Existencia
histrica, considera productos, no Servicios o Kits.

16.12 Reportes de nmeros de serie

a) Nmeros de serie
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Nmeros de Serie/Nmeros de Serie.
Tipo: Interno

Muestra los nmeros de serie de cada producto en cada uno de los almacenes. Los campos que presenta son:
Clave, descripcin del producto y almacn, nmero de serie, estado actual, documento de entrada, fecha
entrada, documento de salida y fecha de salida.


El reporte puede solicitarse para cierto rango de productos y/o fechas de elaboracin de los documentos, y/o
para ciertos nmeros de serie

b) Historial de nmeros de serie
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Nmeros de Serie/Historial de Nmeros de Serie.
Tipo: Interno

Este reporte muestra los movimientos que conforman el historial de los nmeros de serie de cada producto
en cada uno de los almacenes. Los campos que presenta son: Clave, descripcin del producto y almacn,
documento, tipo de documento, fecha, nmero de serie y estatus.
El reporte puede solicitarse para cierto rango de productos y/o fechas de elaboracin de los documentos, y/o
para ciertos nmeros de serie

16.13 Reportes de pedimentos aduanales y lotes

a) Pedimentos y Lotes
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Pedimentos Aduanales y Lotes/Pedimentos y Lotes.
Tipo: Interno

Muestra todos los productos que contengan informacin de Lotes y Pedimentos y su existencia. El reporte
incluye la siguiente informacin: Clave y descripcin del producto, cantidad, nmero de Lote, fecha de
Caducidad, Pedimento, Aduana, Fecha de Entrada y Existencia.

b) Productos caducos
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Pedimentos Aduanales y Lotes/Productos Caducos y/o
con el icono .
Tipo: Interno

Este reporte muestra los productos cuya fecha de caducidad del lote, se encuentre dentro de la fecha
definida como fecha de caducidad al momento de emitir el reporte. El reporte incluye: clave y descripcin del
producto, nmero de lote, fecha de caducidad y cantidad.

16.14 Reportes de etiquetas

a) Forma continua
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Etiquetas/Forma Continua.
Tipo: Interno

Este reporte permite imprimir en una etiqueta de forma continua los datos del producto como son: Clave y
Descripcin del artculo, control de almacn y lnea de producto.

b) Cdigo de barras
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Etiquetas/Cdigo de Barras y/o con el icono .
Tipo: Interno

Con este reporte es posible imprimir las etiquetas de cdigo de barras por cada producto del almacn, se
puede imprimir un nmero fijo, un porcentaje de existencias o del total de existencias del producto. Cuenta
con distintos formatos y se puede personalizar la etiqueta, definiendo los campos como se requiera.


c) Por formato
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Etiquetas/Por formato.
Tipo: Externo

Este reporte permite imprimir etiquetas de una al paso, al emitir el reporte se muestra un filtro, en el cual se
puede definir: un rango de producto, nmero de almacn, nmero de etiquetas, lnea del producto, control
de almacn, el sistema cuenta con un formato predefinido llamado Mietiq.fto, el cual imprime los siguientes
campos: clave del producto, descripcin, lnea de producto y control de Almacn.

El sistema tambin permite generar un formato especial o de acuerdo a sus necesidades y puede ser emitido
desde esta opcin dando un clic en y seleccionando el formato.

16.15 Reportes de kits

a) Kits
.Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Kits.
Tipo: Interno

Este reporte muestra los Kits registrados en el sistema, desglosando los productos y servicios de los que est
compuesto cada uno, contiene clave y descripcin del kit, precio pblico, lnea, esquema de impuesto, fecha
de la ltima venta, precio mnimo, moneda, clave y descripcin del producto y precio.

Prctica 28: Verificacin de reportes

Emitir los reportes anteriores y verificar la informacin que presentan.



17. DECLARACIN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS

17.1 Definicin

En el 2007 y de acuerdo a las disposiciones del SAT, los contribuyentes debern presentar una nueva Declaracin
Informativa de Operaciones con Terceros, tambin llamada Declaracin informativa de proveedores del IVA, lo
anterior se encuentra definido en el Art 32, fracciones V y VIII de la Ley de IVA.

Esta declaracin se debe presentar con un reporte mensual y consiste en detallar la informacin de los pagos
realizados a todos los proveedores, as como de los impuestos trasladados y retenidos, se presentar en el
formato A-29 exclusivamente por medios electrnicos, a travs de Internet.

Aspel-SAE 4.0 facilita el cumplimiento de esta obligacin, generando la bitcora con la informacin de los pagos
a proveedores e impuestos relacionados, tambin proporciona el archivo de texto con la estructura requerida por
el SAT lista para realizar la carga batch, ahorrando horas de trabajo.

Los datos que se requieren en la Declaracin son muy especficos, y para obtenerlos se debe tener el registro,
control y seguimiento de las operaciones realizadas con cada proveedor y sus pagos.

De manera general, los datos que se requieren en la Declaracin son:
1. Tipo de tercero,
2. Tipo de operacin,
3. RFC del proveedor de bienes o servicios,
4. En el caso de proveedores extranjeros, se deber reportar:
a. Nmero de ID Fiscal del proveedor de bienes o servicios extranjero.
b. Nombre del proveedor extranjero.
c. Pas de residencia.
d. Nacionalidad.
5. Monto de la operacin pagada a proveedores (Sin incluir IVA).
6. Monto de la operacin deducible para ISR.
7. Valor de los actos o actividades pagados a proveedores a la tasa del 15%, 10%, 0%, o exentos.
8. Monto del IVA pagado NO acreditable a la tasa del 15% y 10% (IVA pagado no acreditable
correspondiente en la proporcin de las deducciones autorizadas no deducibles al 100%).
9. IVA retenido por el contribuyente.
10. Total de IVA pagado por el contribuyente, excepto importaciones de bienes y servicios.
11. IVA correspondiente a devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre compras.

Dado que en Aspel-SAE 4.0 se tiene el detalle de todas las compras y pagos realizados, fcilmente este sistema
puede proporcionar la informacin requerida por la Declaracin; por ello en el re-instalable No. 14 de Aspel-SAE
se han agregado y modificado diversas opciones para permitir la obtencin de la Declaracin.

17.2 Obteniendo la declaracin informativa desde Aspel-SAE 4.0

Para permitir que el usuario obtenga la informacin en los sistemas Aspel, se han hecho varios cambios, los
cuales se ilustran a continuacin.


1. En el detalle de proveedores se agreg un botn (Figura 17.2-1) en el que se definen los datos fiscales
requeridos para la identificacin del Proveedor, sta se realiza mediante clasificaciones emitidas por el
SAT:
a. Tipo de proveedor: Proveedor Nacional o Proveedor Extranjero,
b. Tipo de operacin:
Prestacin de Servicios Profesionales (3)
Arrendamiento de Inmuebles (6)
Adquisicin de otros bienes intangibles (29)
Otros (85)

Por omisin, al instalar la nueva versin todos los Proveedores estarn definidos como Nacionales y con
Tipo de Operacin 85. (Otras).

2. Dado que en la declaracin se deben registrar pagos y retenciones de IVA realizadas a los proveedores,
en Aspel-SAE se introduce un nuevo manejo de retenciones, para poder registrar e identificar stas.
Cmo manejar retenciones?
a. En Utileras / Configuracin / Inventarios / Impuestos se definen los impuestos y retenciones
que se van a manejar (Figura 17.2-2).

Figura 17.2-1. Definicin de la informacin fiscal del proveedor.
Figura 17.2-2 Definicin de impuestos en parmetros.


b. Posteriormente en Inventarios / Esquemas de impuestos se definen los esquemas que se
asociarn a los productos que manejan retencin, por ejemplo, si se quisiera definir el esquema
de impuesto asociado al servicio de arrendamiento, como puede observarse en la Figura 17-2.3,
se define:
i. Retensin IVA -10%,
ii. Retensin ISR -10% e
iii. IVA al 15%.

3. Lo que sigue en Aspel-SAE es operar, registrar todas las operaciones de Compras y pagos a las mismas,
con lo que se construye la informacin de la Declaracin. Por ejemplo, supngase que se realiza la
compra de un motor, como se muestra en la Figura 17-2.4.

Figura 17-2.3. Esquema de impuestos con retencin.
Figura 17.2-4. Compra y totales.


Llegado el da, se realiza un pago parcial de la compra, en el ejemplo, se pagan $5,000.00, el sistema para
fines de integracin de la informacin de la Declaracin calcula el impuesto relacionado al pago
utilizando la tasa de impuesto asignado en la compra.

17.3 Generacin de la Bitcora

Despus de operar durante todo el mes registrando compras y pagos, cuando se desee generar la Declaracin, el
proceso a realizar es: Acceder a la nueva opcin ubicada en el mdulo de Compras / Reportes / Declaracin con
terceros, el resultado de esta opcin es la bitcora sugerida por el SAT, con los datos de la Declaracin, el sistema
permite generar 3 diferentes tipos de bitcoras:
a. Bitcora Detallada, aparece un registro por cada Compra y sus pagos relacionados.
b. Bitcora Concentrada, aparece un registro por cada RFC de proveedor.
c. Archivo de Recopilacin de Operaciones con Terceros. Se genera el archivo de texto con la estructura
correcta, listo para ser enviado al SAT mediante la carga batch.
En la Figura 17.3-1 se puede observar el dilogo de emisin, y los campos por los que se puede seleccionar
informacin.

Figura 17.2-5 Pago y desglose de impuestos
Figura 17.3-1 Reporte de Operaciones con terceros.
Periodo al que
corresponde la
declaracin.
Desde esta opcin se
eligen los conceptos
de Cuentas por pagar
que se consideran en
la Declaracin.
Es la posicin que
en parmetros del
sistema se asign al
concepto Retensin
IVA, de esta forma
el sistema acomoda
la informacin en la
columna correcta.
Con estos
campos se eligen
los proveedores
que se incluirn
en el reporte.


En el campo Conceptos se coloca informacin de vital importancia, pues lo ah indicado define la
informacin que aparecer en la bitcora o reporte, como se observa en la figura 17.3-2, en el listado que el
sistema presenta se pueden indicar los movimientos que por el concepto utilizado sern considerados pagos
o devoluciones, de esta manera, el sistema formar la Declaracin de manera ms apegada a la operacin de
la empresa.

Al aceptar el dilogo de emisin, se presenta la bitcora sugerida por el sistema (Figura 17.3-3) con la
informacin de los pagos ordenada como lo exige la Declaracin. Esta bitcora puede ser exportada a
Microsoft Excel o a partir de ella generar el archivo TXT listo para la carga batch.

Figura 17.3-3 Segmento de la bitcora para generar la Declaracin
Exportacin a Microsoft Excel y
posibilidad de generacin del
archivo para la carga batch.
Lista de conceptos
a incluir en la
Declaracin.
Desde esta opcin se
eligen los conceptos de
Cuentas por pagar que
se consideran Pagos o
devoluciones para el
correcto llenado de la
Declaracin.
Figura 17.3-2 Conceptos que se considerarn pagos y devoluciones.



17.4 Creacin del reporte para la carga Batch

Para generar el reporte de forma directa, se debe dar clic sobre el icono , al hacer sto, el sistema genera el
archivo en el directorio donde se tiene configurada la base de datos bajo el nombre de
InformacionTerceros(aamm).txt (donde aa = ao y mm = mes) mostrando una ventana como la de la figura
17.4-1.

Otra opcin, es la de generar el reporte desde Microsoft Excel, ya que Aspel-SAE 4.0, cuando se instala crea una
barra de herramientas en Microsoft Excel, llamada Herramientas Aspel-Operaciones con terceros, cuya funcin
es generar a partir de la estructura de hoja de clculo estndar de los sistemas Aspel crear el archivo de tipo
texto, listo para la carga batch, de esta forma, si el usuario despus de generar la bitcora en Microsoft Excel,
desea que manipular la informacin puede hacerlo y con el icono de la barra de herramientas podra generar el
archivo de texto con la estructura adecuada. Figura 17.4-3

Figura 17.4-3 Barra de herramientas en Microsoft Excel.
Figura 17.4-1 Ventana de aviso de creacin del archivo TXT
Figura 17.4-2 Archivo para la carga Batch



Cabe mencionar que los pagos que se realicen en Aspel-Banco tambin sern considerados como pagos en la
Declaracin.

Prctica 29: Generacin de una declaracin informativa

a) Ingresar al mdulo de proveedores y cuentas por pagar.
b) Dar de alta un movimiento de cuentas por pagar al proveedor 1, generar un pago en efectivo por el total
del documento de compra que tiene asociado.
c) Dar de alta un movimiento de cuentas por pagar al proveedor 2, generar un pago en con cheque por el
50% del total del documento de compra que tiene asociado.
d) Ingresar al mdulo de Compras, posteriormente activar la opcin Reportes / Operaciones con terceros.
e) En el periodo, indicar lo siguiente:
Periodo: 11aa (el mes y ao en el que se est trabajando)
Tipo de Reporte: Bitcora detallada
Tipo de Tercero: 04
Aceptar el cuadro de dilogo.
f) Verificar la informacin que se muestra en la bitcora.
g) Pulsar el botn y generar el archivo de carga Batch, guardarlo en el directorio de Cursos.
h) Abrir el reporte y consultar la informacin que se genera.

Figura 17.4-4 Creacin del archivo txt a partir de la hoja de clculo.





18. UTILERAS

18.1 Definicin
Las utileras son un conjunto de herramientas que estn en disponibles en los sistemas para suplir ciertas
necesidades como son: seguridad, generacin de respaldos, exportacin/importacin de informacin, etc.

El sistema Aspel-SAE 4.0 cuenta con las siguientes utileras:

Control de Archivos
Traduccin
Respaldos
Actualizacin de Archivos
Configuracin (Tema ampliamente ya explicado)
Datos de la Empresa (Tema ampliamente ya explicado)
Modificar Empresa (Tema ampliamente ya explicado)
Perfiles de usuario (Tema ampliamente ya explicado)
Interfase COI (Tema de curso avanzado)
Corte Anual
Hoja de Calculo y Calculadora (Permite abrir algn archivo de Excel e invoca la calculadora de
Windows)
Activar Sistema, Servidor de Licencias y Directorio Comn Aspel (Tema ampliamente ya explicado).

A continuacin se explicar a detalle el funcionamiento de cada una de ellas.

18.2 Control de Archivos
Ruta de Acceso: Utileras / Control de Archivos

Este proceso nos ayuda para saber en qu condiciones se encuentra la base de datos; en el caso de haber sufrido
una interrupcin elctrica, que la informacin de los catlogos no aparezca o se encuentra desordenada y el
sistema seale alguna anomala.

Antes de ejecutar cualquier operacin de Control de Archivos debes generar un respaldo de la base de datos.

Figura 18.2-1 Ventana de control de archivos.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)


a) Catlogos: El sistema de archivos de Aspel-SAE 4.0 de forma predeterminada trabaja en formato Paradox y
esta compuesto por Archivos de datos o tablas.

b) ndices del sistema: Los ndices contienen informacin de la organizacin de los registros en el archivo de
datos correspondiente. Son utilizados para acceder y presentar ms rpidamente la informacin capturada.

La estructura de los archivos de Paradox, es la siguiente:

DB Tablas.
PX ndice de datos primarios.
XG0/ YG0 ndice de control de datos secundarios.

c) Datos del archivo seleccionado: Esta opcin presenta una serie de datos los cuales se describen a
continuacin.
Nombre del archivo.
Tipo (formato de base de datos en que se encuentra).
Fecha (ltima modificacin).
Hora (ltima modificacin).
Tamao del archivo (en Bytes).
Estatus.
Registros Calculados (Se refiere al nmero de registros que estn grabados en el archivo.
Cifra de Control (Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el
nmero de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de
registros grabados en el archivo).
Ruta de datos.

d) Por medio de esta funcin se podr conocer datos generales del archivo seleccionado, es
decir actualizar la informacin descrita anteriormente, sin alterar el contenido del archivo.

Al dar clic en el botn de verificar el sistema correr un proceso donde actualizara la informacin.

Figura 18.2-2 Diagnostico de un archivo de datos.


e) Esta opcin permite recuperar la mayor cantidad de los archivos que se encuentren daados.
Antes de ejecutarse enva un mensaje de aceptacin y posteriormente recomienda realizar un respaldo; una
vez terminado el proceso el sistema indicar dentro de la ventana de control de archivos el estado del
archivo como recuperado y el total de registros.

f) Al ejecutar esta opcin se crea el archivo en blanco que se encuentre seleccionado, el sistema
verifica si ya existe el archivo, si no existe en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos) lo crea, si
detecta que ya existe el archivo, enva un mensaje que ya existe y solicita la confirmacin para continuar. Al
crear cualquier archivo, el estatus aparecer como creado.

g) Esta opcin es gran utilidad dentro del Control de archivos, ya que muchos de los problemas,
se solucionan ejecutando esta utilera. Solamente se ejecuta sobre archivos de ndice (en formato PARADOX
PX, XG0 o YG0) que son los que almacenan en orden la informacin.

h) Esta opcin permite crear de manera automtica archivos necesarios para trabajar con el
sistema fcil y rpidamente, nicamente proporcionando parmetros bsicos como: Si se desea que se
instale el catlogo estndar de cuentas, o de tipos de activos, seleccionar las monedas con las que trabajar
el sistema, etc. Esta forma de instalacin asegura que el sistema est listo para trabajar de inmediato.

i) Se utiliza esta opcin para indicar al sistema que la base de datos estar en un tipo diferente
a Paradox. Esta opcin exportar toda la base de datos al Tipo (Driver) que se haya seleccionado, creando
las tablas o archivos en el formato especificado en caso de que no existan.

Los formatos disponibles son:

Paradox
Dbase
MSSQL Server
DB2
Oracle, entre otros.

La forma de realizar esta conversin es la siguiente, al dar clic aparecer una pantalla como la siguiente:

Alias. Es el sobre nombre que tendr la configuracin para acceder a la base de datos seleccionada, o la ruta
donde se encuentran los archivos de base de datos.

Figura 18.2-3 Dilogo de Avanzado.
Tipo de base de
datos.
Ruta o Alias.


E Exportar informacin.- En caso de marcar la casilla Exportar la informacin no slo se cambiar el formato en
que el sistema busque los archivos dentro del Directorio especificado para los Datos y que podremos observar
dentro de la ventana de Utileras Control de archivos al seleccionar el archivo del que se desee consultar el
formato, sino que el sistema crear los archivos en el formato indicado y copiara registro por registro la
informacin, crendose as otros archivos con la informacin real y el cual ser considerado a partir del proceso
de Avanzado.

Si no activa la opcin Exportar Informacin el sistema simplemente cambiara el Tipo y si los archivos no
existen se deben Crear, ejecutando la opcin .

j) Este proceso muestra las mismas opciones que el anterior, se utiliza para exportar los
archivos de la base de datos que actualmente est utilizando Aspel-SAE (formato Paradox) a otro tipo, sin
cambiar el formato de la base de datos que va a utilizar el sistema para realizar las actualizaciones; para
cumplir este ltimo objetivo se debe utilizar la opcin de Avanzado.

18.3 Respaldo de Archivos
En la actualidad la informacin que se genera por medio de los sistemas, se convierte en un factor muy
importante para la toma de decisiones en las empresas, por lo tanto el almacenamiento y recuperacin de la
informacin en un sistema administrativo, contable o de cualquier ndole, requiere que cuente con herramientas
capaces de cumplir con esta tarea, Aspel COI permite realizar estos procesos por medio de la opcin respaldo de
archivos.

18.3.1 Generacin de Respaldo
.Ruta de Acceso: Utileras/Respaldo de archivos/Generacin de Respaldo o desde el Administrador de Perodos
con el icono .

Esta opcin sirve para copiar y almacenar los archivos de trabajo a otros dispositivos de almacenamiento como
son: Disquetes, CDs, Memory Stick, disco duro o etc.

El asistente crea un archivo .ZIP con el nombre que se proporcione. Esta operacin permite contar con un
resguardo de todos los movimientos que se efectuaron, en caso de que algn archivo se dae definitivamente,
pueda ser restablecido en el directorio de trabajo.

Los campos con los que cuenta esta opcin se describen a continuacin:

Ruta de instalacin.- Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5.5
Ruta de datos.- Ruta donde se encuentran la base de datos.
Ruta de archivos comunes.- Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.
Directorio destino.- Se direcciona la ruta donde se depositar la informacin de la empresa. Por razones
de seguridad NO se recomienda almacenar el respaldo en el mismo directorio en el que estn los datos
originales.
Nombre del archivo.- Nombre que llevar el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido
con extensin .zip.
Proteger con contrasea.- Si se requiere que el respaldo sea protegido con una contrasea se deber
activar esta opcin, escribir la contrasea y Confirmarla.

El sistema permite respaldar por categoras de archivos.

Extensin de archivos. Se especifican todos los archivos que contengan la misma extensin.

ZIP, es uno de los formatos de archivo comprimido portable que se utiliza actualmente.


Mscara para nombre de archivo.- Esta mscara sirve para poder respaldar slo algunos archivos de
acuerdo al nombre, pudiendo utilizar caracteres comodines estndar (* ?); este manejo tambin se
aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos
especficos de configuracin se debern escribir con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ini.

18.3.2 Reinstalacin de Respaldo
.Ruta de Acceso: Utileras/Respaldo de archivos/Reinstalacin de respaldo o desde el Administrador de
Perodos con el icono .

Con esta opcin se podr reinstalar los archivos que se hayan respaldado con anterioridad. Los campos de
informacin que maneja esta opcin son:

Ruta de instalacin.- Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5.5
Ruta de datos.- Ruta donde se encuentran las bases de datos.
Ruta de archivos comunes.- Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.
Directorio origen.- Se indica la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo
con extensin .ZIP. Si se indica un archivo .ZIP que no contenga informacin de la base de datos se
mostrara el siguiente mensaje:

Contrasea.- Si el archivo a reinstalar tiene contrasea, se deber escribir, de lo contrario no se podr
realizar el proceso de reinstalacin.

Figura 18.3.1- 1 Respaldo de Archivos.

Figura18.3.2-1 Mensaje de advertencia al restaurar un respaldo


Qu quieres restaurar?.- Es posible seleccionar los datos que se necesitarn restaurar. Al seleccionar
el respaldo, el sistema detecta los archivos que se encuentran en el archivo y se habilitarn en la parte
de los datos que se quieren restaurar.

18.3.3 Periodicidad del Respaldo
. Ruta de Acceso: Utileras / Respaldo de archivos / Periodicidad del respaldo.

La periodicidad de los respaldos depende mucho de las polticas de cada empresa, pero se recomienda que se
realicen por lo menos una vez al da, con esto se garantiza que la informacin siempre estar disponible bajo casi
cualquier circunstancia y para esto el sistema se permite programar que recuerde cada vez que se accede al
sistema que se debe realizar el respaldo, por medio de la siguiente ventana.

18.4 Actualizacin de Archivos
. Ruta de Acceso: Utileras/ Actualizacin de Archivos

Esta opcin permite integrar los movimientos de diversos catlogos cuando dentro de la configuracin del
sistema se indic que se trabajaran de manera separada, otra causa por la cual se puede emplear es por: facturar
sin existencia, fallas de energa, problemas en el trfico de la red, etc. Y al observar el ciclo este se encuentra
incompleto.

Facturar a Cuentas por Cobrar: Genera los siguientes movimientos: (1) Facturas, (8) Devolucin de
facturas, que no se crearon en el alta de documentos, por haber trabajado en forma desintegrada los
mdulos Facturas y vendedores con Clientes y cuentas por cobrar.

Figura 18.3.2-2 Reinstalacin de respaldo.
Figura 18.3.3-1 Recordatorio.


Facturas a Inventarios: Genera los movimientos en inventarios de: (51) Ventas, (56) Cancelacin de
Devolucin y de entrada como (4) Cancelacin de Factura y (2) Devolucin de Venta.
Compras a Cuentas por Pagar: Genera los cargos y abonos en las cuentas por pagar correspondientes a
los movimientos de (1) Compras o (8) Devolucin de Compra realizados en el mdulo de compras.
Compras a Inventarios: Genera los movimientos en el mdulo de inventarios correspondientes a los
movimientos de (1) Compras, (52) Devolucin de compra, (57) Cancelacin de la compra y (5)
Cancelacin de la devolucin de compra realizados en el mdulo de compras.
Actualizacin de Pendientes: Recorre el archivo de Facturacin y Compras para actualizar en
inventarios los pendientes por surtir y por recibir registrados en pedidos y rdenes respectivamente.
Actualizacin de Ventas Anuales: Actualiza las ventas anuales de los clientes en base a los
movimientos registrados en el mdulo de Facturas.
Actualizacin de Compras Anuales: Actualiza las compras anuales de los proveedores en base a los
movimientos registrados en el mdulo de compras.

Para ambos casos el sistema va a desplegar un filtro, en este se debe de especificar la fecha en la cual se
harn las actualizaciones pertinentes como se muestra.

18.5 Corte Anual
. Ruta de acceso: Utileras / Corte anual

Este proceso se recomienda hacer en el ltimo da del ejercicio o en los primeros das del ao siguiente, su
finalidad es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores e
inventarios.

Nota: Antes de correr dicho proceso se debe sacar un respaldo de la informacin, as como los reportes de
acumulados.

En caso de seleccionar la opcin de Clientes y/o Proveedores, el sistema inicializa a cero los acumulados anuales
ya sea de ventas y/o compras; segn sea el caso.

Si se decide por la opcin de Inventarios, los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad s
inicializan en cero.

Aspel de Mxico S. A. de C. V. agradece su participacin en este curso

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