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Curso Distribuidor

Aspel-COI 7.0

Propedéutico
~Aspel®

Elaborado por:

Soporte Técnico
Aspe! de México, S. A. de C. V.
Cerrada de Suiza #17 Col. San jerónimo Aculco
Del. Magdalena Contreras C. P. 10400
México, D. F.

Ago 1/2015.

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capacitacion@aspel.com.mx
~AspeI®
INDICE
INDICE .....................................................................................................................................................................1
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 1
1.1 Definición ................................................................................................................................................1
1.2 Objetivo del Curso ................................................................................................................................. 1
2. INICIO DE OPERACIONES ..............................................................................................................................3
2.1 Definición ................................................................................................................................................3
2.2 Abrir empresa ......................................................................................................................................... 3
2.3 Instalación de la Base de Datos ............................................................................................................4
2.4 Cambio de perfodo ................................................................................................................................. 8
2.5 Cerrar Empresa ....................................................................................................................................... 9
2.6 Salir .......................................................................................................................................................... 9
2.7 Barra de herramientas ...........................................................................................................................9
2.8 Teclas de Acceso rápido ......................................................................................................................10
2.9 Operaciones de Aplicación General ...................................................................................................10
2.1 O Calculadora ....................................................................................................................................... 12
Q Práctica 1: Iniciando una nueva contabilidad ......................................................................................12
2.11 Uso de la ayuda del sistema ...........................................................................................................13
3. CONFIGURACIÓN ........................................................................................................................................ 17
3.1 Definición .............................................................................................................................................. 17
3.2 Configuración de Parámetros .............................................................................................................17
3.2.1 Datos de la empresa ....................................................................................................................17
3.2.2 Configuración de DB ....................................................................................................................18
3.2.3 Aplicaciones asociadas ................................................................................................................ 19
Q Práctica 2: Configuración del sistema ..................................................................................................20
3.3 Datos de la empresa ............................................................................................................................21
3.4 Agregar empresa .................................................................................................................................. 21
3.5 Perfiles de Usuario ............................................................................................................................... 24
3.5.1 Perfiles predefinidos .................................................................................................................... 27
3.5.2 Alta de usuarios ............................................................................................................................ 28
Q Práctica 3: Alta de perfiles .....................................................................................................................30
3.6 Preferencias ...........................................................................................................................................31
4. CATÁLOGOS .................................................................................................................................................33
4.1 Definición ..............................................................................................................................................33
4.2 Catálogo de departamentos ............................................................................................................... 33
Q Práctica 4: Manejo de Departamentos .................................................................................................34
4.3 Catálogo de monedas ..........................................................................................................................34
4.3.1 Histórico de tipos de cambio ......................................................................................................36
4.4 Catálogo de cuentas ............................................................................................................................36
4.4.1 Agregar o modificar cuentas ....................................................................................................... 40
Q Práctica 5: Catálogo de cuentas ............................................................................................................44
4.5 Catálogo de cuentas departamentales ..............................................................................................44
Q Práctica 6: Cuentas Departamentales ..................................................................................................46
4.6 Operaciones con cuentas .................................................................................................................... 46
4.6.1 Asignación de cuentas departamentales ...................................................................................... 46
Q Práctica 7: Asignación de Cuentas Departamentales ......................................................................... 47
4.6.2 Asignación de naturaleza de cuentas ............................................................................................47
Q Práctica 8: Asignación de Naturaleza ...................................................................................................48
4. 7 Asociación de cuentas .........................................................................................................................48
Q Práctica 9: Rubros de cuentas ................................................................................................................50
4.8 Catálogo de tipos de pólizas ............................................................................................................... 50
Q Práctica 10: Tipos de pólizas .................................................................................................................. 51
4.9 Catálogo de conceptos de pólizas ...................................................................................................... 51
Q Práctica 11: Conceptos de pólizas ......................................................................................................... 52
4.10 Catálogo de pólizas .......................................................................................................................... 52
4.10.1 Alta I Modificación de pólizas .................................................................................................... 55
4.10.2 Barra de herramientas en el Alta de pólizas ............................................................................. 56
Q Práctica 12: Registro de Pólizas ............................................................................................................. 57
4.10.3 Operaciones con pólizas .............................................................................................................. 59
Q Práctica 13: Guardar pólizas no cuadradas..........................................................................................61
Q Práctica 14: Auditando pólizas .............................................................................................................. 62
4.10.4 Copiar y Pegar Pólizas .................................................................................................................. 65
Q Práctica 15: Copiado de pólizas ............................................................................................................. 65
4.10.5 Documentos asociados ................................................................................................................ 66
Q Práctica 16: Documentos asociados ..................................................................................................... 73
4.10.6 Pólizas modelo y pólizas modelo inteligentes ......................................................................... 74
Q Práctica 17: Manejo de pólizas modelo ................................................................................................ 78
4.11 Catálogo de tipos de activos .......................................................................................................... 80
Q Práctica 18: Tipos de Activos ................................................................................................................. 81
4.12 Catálogo de Activos ......................................................................................................................... 81
Q Práctica 19: Alta de Activos ................................................................................................................... 88
4.13 Tabla de l.N.P.C................................................................................................................................ 92
Q Práctica 20: Actualización de tablas de INPC ...................................................................................... 92
5. CONSULTAS .................................................................................................................................................. 93
5.1 Consulta de catálogo de cuentas ....................................................................................................... 93
5.2 Consulta de pólizas .............................................................................................................................. 94
5.3 Consulta de balanza de comprobación .............................................................................................. 94
5.4 Consulta de balanza de comprobación con departamentos ........................................................... 95
5.5 Consulta de auxiliares ......................................................................................................................... 96
5.6 Consulta de catálogos de activos ......................................................... ~............................................ 99
Q Práctica 21: Consultando información ................................................................................................. 99
5.7 Consulta y validación de CFDls y documentos asociados ........................................................... 100
6. PROCESOS .................................................................................................................................................. 107
6.1 Administrador de periodos .............................................................................................................. 107
6.1.1 Crear nuevos periodos .............................................................................................................. 107
6.1.2 Eliminación de períodos ........................................................................................................... 108
6.1.3 Traspaso de saldos .................................................................................................................... 108
6.1.4 Auditar/ Desauditar período ................................................................................................... 109
Q Práctica 22: Auditando periodos ........................................................................................................ 110
6.1.5 Directorio de trabajo ................................................................................................................ 11 O
6.2 Borrado de Movimientos .................................................................................................................. 111
Q Práctica 23: Borrado de movimientos ................................................................................................ 111
6.3 Contabilización .................................................................................................................................. 112
Q Práctica 24: Contabilización de pólizas ............................................................................................. 113
6.4 Consolidación .................................................................................................................................... 113
6.5 Balanza anual ..................................................................................................................................... 116
Q Práctica 25: Obteniendo una balanza anual.. ................................................................................... 116
6.6 Póliza de ajuste cambiario ............................................................................................................... 117
Q Práctica 26: Generando la póliza de ajuste cambiario .................................................................... 118
6.7 Póliza de cierre .................................................................................................................................. 118
Q Práctica 27: Generando la póliza de cierre ....................................................................................... 120
6.8 Integración de pólizas ....................................................................................................................... 120
Q Práctica 28: Integrando pólizas .......................................................................................................... 122
7. CONTABILIDAD ELECTRÓNICA ............................................................................................................... 123
7.1 Definición ........................................................................................................................................... 123
7.2 Configuración y definición de datos ............................................................................................... 123
7.2.1 Parámetros de sellado .............................................................................................................. 124
7.2.2 Datos fiscales de proveedores y terceros .............................................................................. 125
7.2.3 Configuración de catálogos ..................................................................................................... 126
7.2.4 Captura de asientos contables ................................................................................................ 129
7.2.5 Pólizas Dinámicas ...................................................................................................................... 132
Q Práctica 29: Contabilidad Electrónica, póliza inteligente y póliza privada ................................... 136
7.2.6 Generación de XML ................................................................................................................... 141
Q Práctica 30: Generación de XML ......................................................................................................... 146
7.3 Buzón contable .................................................................................................................................. 147
7.3.1 Configuración del buzón contable .......................................................................................... 147
7.3.2 Registro de las operaciones contables en el @spacio Aspel ............................................... 149
7.3.3 Contabilización desde el buzón contable ............................................................................... 150
Q Práctica 31: Contabilización desde el buzón contable .................................................................... 154

8. DECLARACIÓN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS/ INGRESOS COBRADOS ....... 157


8.1 Definición ........................................................................................................................................... 157
8.2 Configuración de Parámetros .......................................................................................................... 157
8.2.1 Tasa de IVA default ................................................................................................................... 158
8.2.2 Montos incluyen impuestos ..................................................................................................... 159
8.2.3 Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura ................................................. 159
8.3 Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) .................................................. 160
8.3.1 Datos fiscales de terceros ........................................................................................................ 160
Q Práctica 32: Alta de información fiscal de proveedores .................................................................. 162
8.3.2 Cuentas para operaciones con terceros/Ingresos cobrados ................................................ 163
Q Práctica 33: Cuentas que se utilizarán para operaciones con terceros ......................................... 164
8.3.3 Pólizas con cuentas de operaciones con terceros ................................................................. 164
8.3.4 Manejo de ISR e IVA retenido en la captura de Operaciones con Terceros ....................... 168
Q Práctica 34: Captura de pólizas de operaciones con terceros ........................................................ 171
8.4 Definición de cuentas de ingresos cobrados ................................................................................. 173
Q Práctica 35: Definición de cuentas para ingresos cobrados............................................................ 174
8.4.1 Registro de Movimientos ......................................................................................................... 174
Q Práctica 36: Registro de operaciones de ingresos cobrados ........................................................... 177
8.4.2 Definición del periodo de causación de IVA .......................................................................... 182
8.5 DIOT e Ingresos cobrados ................................................................................................................ 183
8.5.1 En Pólizas .................................................................................................................................... 183
8.5.2 En Cuentas .................................................................................................................................. 184
8.5.3 DIOT e Ingresos cobrados Alta clclica .................................................................................... 184
Q Práctica 37: Alta clclica de ingresos cobrados .................................................................................. 185
8.5.4 DIOT e Ingresos cobrados Navegación clclica ....................................................................... 185
Q Práctica 38: Navegación clclica de ingresos cobrados .................................................................... 186
9. EMISIÓN DE REPORTES............................................................................................................................. 187
9.1 Definición ........................................................................................................................................... 187
9.2 Especificar Impresora ........................................................................................................................ 187
9.3 Emisión de Reportes ......................................................................................................................... 188
9.4 Reporte de catálogo de cuentas ...................................................................................................... 189
9.5 Reporte de seguimiento de presupuestos ...................................................................................... 190
9.6 Reporte Emisión de Pólizas .............................................................................................................. 190
9. 7 Reporte Balanza de Comprobación ................................................................................................. 192
9.8 Reporte Diario General ..................................................................................................................... 193
9.9 Reporte de Auxiliares........................................................................................................................ 194
9.1 O Reporte de Catálogo de Activos Fijos ......................................................................................... 196
9.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos ...................................................................................... 197
Q Práctica 39: Emisión de reportes internos ........................................................................................ 197
9.12 Reportes Financieros ..................................................................................................................... 198
9.12.1 Balance General ......................................................................................................................... 198
9.12.2 Estado de Resultados ................................................................................................................ 199
9.12.3 Libro Mayor ................................................................................................................................ 201
9.13 Reportes del Usuario .................................................................................................................... 202
"!)Aspel®
Q Práctica 40: Emisión de reportes Externos ........................................................................................ 203
10. UTILERIAS ..................................................................................................................•............................ 205
10.1 Definición ....................................................................................................................................... 205
10.2 Traducción de archivos ................................................................................................................. 205
10.3 Conversión De Cuentas a Activos ............................................................................................... 208
Q Práctica 41: Conversión de cuentas a activos .................................................................................. 209
10.4 Importación de archivos ............................................................................................................... 210
10.4.1 Desde otras aplicaciones .............................................................................................................. 210
10.4.2 Desde Excel .................................................................................................................................... 211
10.5 Control de archivos ....................................................................................................................... 212
10.6 Respaldo de archivos .................................................................................................................... 214
10.6.1 Generación de respaldo ............................................................................................................ 214
10.6.2 Reinstalación de respaldo ........................................................................................................ 216
Q Práctica 42: Respaldo y restauración de archivos ............................................................................ 217
ANEXO ................................................................................................................................................................ 219
A. Sistemas Aspel ....................................................................................................................................... 219
B. Beneficios para Distribuidores ............................................................................................................. 220
Simbología:

1 o 1 Tips de uso.
1 o 1 Tipo de reporte.

1 o 1 Ruta de Acceso.

1 ~ 1 Advertencia.

1 l!!l 1
Práctica.

1 25 1 Notas

Requisitos:

•fPara el participante.

0 Microsoft Windows® Vista, 2008, 7, 2012 u 8.

•fPara el instructor.

Software a utilizar:
0 Aspel-COI 7.0
0 Microsoft Excel®

Bases de datos:
0 Se utilizará una base de datos nueva
0 Archivos de tipo CFDI

1 Datos del participante ·- - ~~ ~-~ ·-~

Nombre:
1 1
-
1 Centro de Capacitación: 1
1 Fecha: 1
1 Datos del 1nstructor . . .. .. --··· --- - - --- - - - _...,_
_...., _
_ ____,,_,..,. ...,,.,,...,.._
__

1 Nombre: 1
1 Correo electrónico: 1
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Definición

Aspel-COI procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma
segura y confiable. Cumple con las diferentes especificaciones y funciones para el manejo de la contabilidad
electrónica, de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes. Además, proporciona diversos reportes,
documentos de trabajo y gráficas que permiten soportar y evaluar el estado financiero de la organización, así
como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes
a IVA, ISR y DIOT. Mantiene interfaz con los sistemas Aspe! y hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una
eficiente administración de la empresa.

Aspel-COl le permite a tu empresa:

• Mantener la contabilidad al día mediante la automatización en el registro contable.


• Reducir el tiempo invertido en la captura de la información.
• Conocer en cualquier momento la situación financiera de tu empresa, departamentos, centros de
costos o proyectos, por medio de las diferentes consultas y reportes que el sistema ofrece
automáticamente como el Balance General, Estado de Resultados, entre otros.
• Cumplir con las nuevas disposiciones fiscales para el manejo de la Contabilidad Electrónica de la
manera más simple.
Registro contable en medios electrónicos.
Identificación del comprobante relacionado a los asientos contables, incluyendo el folio
fiscal de los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet).
Envío de la información requerida por la Autoridad, en los formatos y periodos establecidos
por la misma.
• Controlar, en su caso, los gastos, ingresos y presupuestos de cada entidad, en diferentes monedas,
permitiendo también un riguroso y eficaz control de los recursos.
• Una oportuna y confiable presentación de las declaraciones fiscales e informativas de tu empresa, ya
que identifica automáticamente los montos de los impuestos IVA e ISR (y sus retenciones),
generando en cualquier momento:
La Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) lista para la carga batch.
La Declaración mensual de IVA e ISR, entre otras.
La Declaración de personas físicas y morales.
• Controlar y llevar un seguimiento del presupuesto asignado a cada cuenta o departamento.
• Una integración total de los procesos de la empresa, ya que intercambia información con los
sistemas de la línea Aspel-SAE, Aspel-NOI, Aspel-CAJA y Aspel-BANCO, eliminando así los posibles
errores de captura y la duplicidad de actividades. Al estar integrado con Aspel-SAE ofrece el registro
contable automático que se requiere para el manejo de comprobantes fiscales digitales.

1.2 Objetivo del Curso

Al término de este curso el participante tendrá los conocimientos necesarios para realizar la configuración,
captura, modificación y eliminación de los datos en los catálogos del sistema, así mismo, conocerá las
herramientas disponibles para extraer la información contable que requiera, como reportes de Pólizas,
Estados de resultados y Balance general, entre otros, permitiendo así el trabajo con el sistema y la
automatización de su registro contable.

Conocerá el fundamento legal, y configuración para la contabilidad electrónica, manejo de la DIOT


(Declaración Informativa de Operaciones con Terceros), además de los diferentes reportes financieros y
consultas que presenta el sistema para una mejor interpretación de la información.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo eara el canal de Distribución Aspe!


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1
Es importante mencionar que el curso está dividido en 2 niveles: Propedéutico y Certificación, en el nivel
Certificación se le dará continuidad a esta primera parte, el participante obtendrá más herramientas para
explotar el sistema y la información en él almacenada, por lo que algunos temas se analizarán con mayor
detenimiento en el curso Certificación.

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Material de uso exclusivo ¡>ara el canal de Distribución Aspe! 2


2. INICIO DE OPERACIONES

2.1 Definición

Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa COIWIN.EXE y se puede hacer de diferentes maneras:

• A través del acceso directo que se encuentra en el escritorio.


• Localizando la carpeta donde se encuentra instalado el sistema, con el explorador
de Windows.
• En el menú contextual del botón "Inicio" de Windows, escribiendo "Aspel-COI
7.0" o "COIWIN70.exe" en el campo Buscar programas y archivos.
• Mediante el ícono creado en el grupo de programas.

2.2 Abrir empresa

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Abrir empresa
• O con el ícono l!fbl
Aspel-COI permite trabajar hasta 99 empresas. Una vez que el sistema cuenta con una licencia activa (lo que
se conoce como "Proceso de activación del sistema"), el usuario podrá personalizar la razón social o nombre
de cada una de las empresas.

Una vez finalizado el proceso de instalación y de activación del sistema, presenta el cuadro de diálogo "Abrir
Empresa", en el que aparece el nombre de la empresa número uno (correspondiente a los datos de la empresa
registrada, de lo contrario aparecerá el nombre "Empresa Inválida, S. A. de C. V.").

En la ventana "Abrir empresa" se debe seleccionar la empresa a trabajar e identificarse como usuario del
sistema, esto es, capturando el usuario que por omisión es "Administrador" y su respectiva contraseña
"aspel1" o presionando El
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~-

~- &~~'!.~~'i'~ti.&f&&¡;,J& :~"-~
: Dalos del Pfopietario de la licencia de Uso
Aspel·COI 7.0
E ~u~sa: ASPEL DE MEXICO. SA DE C.llj No. de serie: CKSNK-12345
RFC: AME -~0107-KDS ' Licencias de usuarios: 1
Dirección: CERRADA SUIZA .
Derechos Reservados 201 4
Colonia:
Población: MAGDALENA CONTRE AAS
Código postal: 10400
Estado: Dist1ito Federal ~elección de empresa a trabajar
País: México
Responsoble: ASESOR ASPEL
2 SOPORTE ASPEL DE MEXICO
Coneo electrónico: aaspe~spel.cornmx
Lodo: 55
1
Telelono: 53252323
,
J!sua1io lActninist1adol

CJa•e [.__··-_-_
1

____,]
- Empresas
registradas
en el
¡¡ sistema

Figura 2.2-1 Acceso a la empresa a trabajar

Al entrar, al sistema mostrará una ventana como la de la siguiente figura:

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo para el canal de Distribución AsRel 3


Figura 2.2-2 Ventana principal de Aspel-COI.

Para iniciar el trabajo con Aspel-COI, se deberán generar los archivos donde se almacenará la información,
denominados Base de Datos, para ello, al ingresar por primera vez al sistema, se mostrará el asistente para la
configuración de Aspel-COI, debiendo seguir los siguientes pasos:

a) La primer ventana es la Bienvenida al asistente para la configuración de Aspel-COI.

Bie.h venido al asistente para la


configuracion de Aspel-001 1.:0

Medio.ole este .o.si.s iente po dr:Bs·c onfiguror·f.ftcilmente tu-empresa .


para poder .empezar,a trabr!j ar con AspeléCOI 7 .O ·

Figura 2.3.-1 Bienvenida del Asistente de Configuración

Notas del asistente

canal de Distribución Aspe! ~,,_-,,,_~---


4
b) En la siguiente ventana se debe indicar la operación que se desea realizar:

• Si aún no se ha creado una base de datos para la empresa, se puede crear en ese momento, para
ello se debe seleccionar la opción de "Crear una nueva base de datos".
• Si es el caso en que se tiene una base de datos de versiones anteriores de Aspel-COI (4.0, 5.x o 6.0)
se deberá seleccionar la opción de "Traducir· de una versión anterior".
• Si se desea conocer el funcionamiento de la versión, y aún no se va a definir la base de datos para la
empresa, se puede elegir la opción de "Conectar a la base de datos Ejemplos".

Si aún no has crea.do una base de datos para esta emp·r esa en
.Aspel:-COI 7 .D. puedes crearla ahora.: o '.b ien. sj tie nes una base d e
datos de versiones anteriores puedes traducido.
Si lo que de·s eas-es conocer el funcionamien.to de.l a nueva.
versión elige.}r;L bas.e de.datos f:;jemplos para exp(Offtf .e) s istema.

•..Cr~ar una.:nueva base de Clatos ~

O IrM!ucl "~lila ver~,~eríbr


e Conect~se,a- una bas·e de dato; existente
Basede~alos l!'!m!WITr!lmP!!\"IE"1'm"7'!'.'1~-1!í:1

1cjiff~~ey,;:.,zó¡i. de baii_<lé;J;;tt\I ¡
f) Conec!oise a la base de datos EiémPlos·

Figura 2.3-2 Operación a realizar.

c) Si la opción que se seleccionó es "Crear una nueva base de datos", la siguiente ventana que mostrará
es la de Iniciar nueva contabilidad, en la que se debe indicar el periodo y ejercicio con el que se iniciará
la captura de la información. Por omisión, Aspel-COI creará la conexión correspondiente para crear la
base de datos de la empresa, que para la Empresa 1 será DATOSEMPRESA01, para la Empresa 2 será
DATOSEMPRESA2 y así sucesivamente.

Eeriodo 1Enero ~~
Ejercicio ¡2015

Cone><ión jDATOSEMPAESAOl
Dweciorio de dalos !CMARQUEZ:C:\PRDGR.~M FILES\COMt,fJI

Driver DevartlnterBase

1 ácePt• lL~ . ,¡¡ ~

Figura 2.3-3 Definición del primer periodo a crear

Las bases de datos se almacenarán por omisión en el Directorio de Archivos Comunes DAC \ Aspel \
Sistemas Aspel \ COl7.00 \Datos, creando una carpeta por cada empresa registrada en Aspel-COI 7.0.

Las vent anas siguientes corresponden a la definición de los catálogos con los que trabajará el sistema,
los cuales se mencionan a continuación:

· uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente


<%~.

5
• Catálogo de Monedas: El sistema trabaja por omisión con la moneda base que es Pesos, sin
embargo se podrán agregar monedas adicionales con las que se desea trabajar.

".,
A contiiullei6n. $elecciona las monedas con las que dese!ls h~ai!I, ~ no
seleccionas alguna el cat"'°9o se crea1á sólo con la moneda base.

Dóla;A;;;-.,icono
Euro
--1
Mgnedos •eleccionadas

1 Peso3 Argentinos
Nuevo Sol
Euro
Dólar Canaciense
Pesetas
UDIS

Figura 2.3-4 Creación del catálogo de monedas

• Catálogo de Departamentos: En esta opción, se podrá indicar si se desean los departamentos


estándar, de lo contrario generará el catálogo vacío. En ambos casos, se podrán agregar
modificar y/o agregar posteriormente.
-- - -
~ ~X ~v X-


' " ' " • '<-

¿Deseas .i atálogo estándar d< departamentos?

Figura 2.3-5 Confirmación para generar el catálogo estándar de Departamentos

• Catálogo estándar de rubros: Si se desean los rubros que genera el sistema por omisión, se
debe responder afirmativamente. Los rubros son las asociaciones que se hacen a las cuentas
para la correcta impresión de los estados financieros, por ejemplo Activo Circulante, Activo
fijo, Capital, Ventas, Proveedores, etc.
-------------
~-¡,=¡


Figura 2.3-6 Creación del Catálogo de Rubros

• Catálogo de Cuentas: Se podrá seleccionar un catálogo vacio o alguno de los


predeterminados que ofrece Aspel-COI, esto según el giro de la empresa. Si se selecciona un
catálogo vacío, se deberán de registrar las cuentas contables de forma manual o importar el
catálogo desde un archivo de Excel que se tenga previamente generado.

Guía Curso Propei:léutico Aspel-COI 7.0


s,)±>
Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 6


~Aspef
Selecciona un catálogo de cuentas del
tistado que se adapte a tus necesidades o si
lo prefiefes elige la primera opción para crear
uno vacío

1Catáloao vacío ~in cuentas] !•, j


IEifrj!.!.!.Ji@ ¡;,14,14g: ~
Catálogo para emp1esas manufactureraGJ
Catálogo para empresas comerciales t
Catálogo para emp1esas de servicios ~
~a~~!ogo ~ara e'!'p~e~a~ const~~c~oras , T

1 ~ 11 ¡;;aroe1ar 11 ~da

Figura 2.3-7 Catálogos de cuentas predeterminadas que ofrece el sistema

d) El siguiente paso es ingresar a Aspel-COI:

• Una vez que se concluyó la creación de la base de datos, desde el Administrador de periodos
se podrá ingresar al mes de inicio de contabilidad y comenzar a trabajar en el sistema.

2015 o o

Figura 2.3-8 Administrador de periodos de Nueva contabilidad

• Si la opción seleccionada en el inciso b. fue "Conectar a la base de datos Ejemplos", de


igual forma se mostrará el administrador de periodos para ingresar a algún periodo de los que
se tienen creados en dicha base de datos y comenzar la exploración de la operación del
sistema.

Oiect0<K> de lr•bajo :CMARQUEZ:C:IPROGRAM FJLES\COMMON FILESIASPEL\Sistemas as

Periodo EJERCICIO Audita do R e quiere lraspas


D E.•EROOO :1114
Septiemble 201 4 o
Octulxe 2014 o o
Noviembre 2014 o o
Diciemlxe 2014 o
Ajuste 201 4 o o
[El EJERCtOO : 2015
! Eneio 2015
Febreto 2015 o o
Figura 2.3-9 Administrador de periodos de base Ejemplos.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

, aterial de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspe! 7


2.4 Cambio de período

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Administrador de periodos
• o desde el ícono lml
Desde el Administrador de periodos se pueden realizar diversas funciones, todas las relacionadas con los
períodos de trabajo, por ejemplo, la selección del directorio y periodo de trabajo, la creación de una nueva
contabilidad, la creación de nuevos periodos, entre otras.

Drectorio de trabajo : CMARQUEZ:C:\PROGRAM FILES\ COMMON FILESIASPEL\Sistemas as

Penado lJERCICIO Auditado Re quiere tras pas


111 E1rnaao 2014
Septtembre 2014 [J e
Octubfe 201 4 o D
Noviembfe 201 4 u D
Diciembte 2014 i.J D
Ajuste 2014 e D
El EJERaao . 2015
! Enero 2015 D o
Febrero! 20151 o o

Figura 2.4-1 Administrador de períodos.

El directorio de trabajo se puede definir oprimiendo la tecla


muestra se podrá cambiar la conexión a otra base de datos.
o desde el ícono EJ l JI. en la ventana que

- - - -- - - - - - ------. - -
..-- '"" ·-- · · ~::::'~« ;;¡¡¡¡¡,,tdl;~.,,.;t¡¡Lilf:;<'"'

j EJEMPLOS H
Qil"ectorio de d"'1o.:

1 écePI• ll ~ IL ~

Figura 2.4-2 Definición del directorio de trabajo-Conexión.

Una vez que se ha indicado el directorio de trabajo, el sistema presenta los periodos contenidos en esa ruta,
basta con dar doble clic sobre el periodo que se requiere trabajar para ingresar al mismo.

Guí~ Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente


u%1

Material de uso exclusivo J>ara el canal de Distribución Aspel 8


2.5 Cerrar Empresa

o Ruta de Acceso:
• Menú Archivo/ Cerrar empresa
• o desde el ícono m.
La opción "Cerrar Empresa" permite terminar de trabajar con los datos de la empresa actual y cambiar a otra
para seguir trabajando sin necesidad de salir completamente del sistema.

2.6 Salir

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Cerrar empresa

• Desde el ícono [ij_


Este comando permite Salir o terminar completamente la sesión del sistema.

2.7 Barra de herramientas

o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Preferencias/ Barra de Herramientas.
• Clic derecho sobre la Barra / botón 1 Personar""'·- 1.

La barra de herramientas muestra los íconos de acceso a funciones específicas del sistema, se puede
personalizar agregando o eliminando íconos, permitiendo a los usuarios tener un acceso más dinámico a las
funciones que utiliza con mayor frecuencia, agilizando su trabajo en el sistema.

Figura 2.7-1 Barra de herramientas estándar.

Por ejemplo, si un reporte muy utilizado por el usuario del sistema es el reporte de auxiliares, se puede

agregar el ícono l~I


a la barra, para ello se debe ingresar a la ventana "Personalizar menús" de Aspel-COI,
en la sección "Comandos", ubicar la categoría correspondiente (que para este ejemplo es la categoría de
Reportes) y ubicar el comando o ícono de acceso al reporte de Auxiliares. Se selecciona el ícono y se arrastra
hacia la barra de herramientas para agregarlo, de esta forma, al emitir el reporte bastará con dar clic sobre él,
en vez de tener que acceder a la opción desde el menú Reportes / Auxiliares.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 9


--------""""'"-
~Aspef
! " ~"'·· ' ' "' ~¡

Dt-suipción - - - - - - - - - - - - - -

Cerrar

Figura 2.7-2 Personalización de barra de herramientas.

2.8 Teclas de Acceso rápido

Las teclas de acceso rápido, permiten al usuario mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la
captura de información, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el ratón.
Cada menú tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha función.

Archivos 1 Edición 1 V~r 1 Beeortes 1 9,ráficas 1


0 +10 1
0 +[[1 1 0 +m 1 GJ+ ffil 1
0 +i@J 1
Procesos 1 Utilerras 1 Configuración 1 Ventana 1 A~uda 1

G+ ~ 1
G +l@J 1 G +m 1 G +ml 1 G + fm 1

Otras Teclas de acceso rápido de uso general son:

Abrir Ventanas de Captura G +El


1 1
Cerrar Ventanas de Captura
1 El 1
Cerrar un catálogo
1 ~ + El 1
Despliegue de Catálogos [§]
1 1
Cerrar el Sistema G +EI
. 1 1

2.9 Operaciones de Aplicación General

En todos los sistemas de la línea Aspel, se manejan íconos de acceso rápido, mismos que ejecutan
determinadas funciones, estos íconos se encuentran en la barra de herramientas de cada uno de los módulos
que integran el sistema.

Notas del asistente

;Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel ~~~~~~...-..._-


10
~Aspe/"

ícono Descripción
Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catálogo en que se encuentre.
También se puede activar esta opción desde cualquier catálogo oprimiendo las teclas
Agregar G +IEl.
Este botón permite modificar la información que haya sido capturada con

~
Modificar
anterioridad dentro del catálogo en el que se encuentre. También se puede modificar
información dando doble clic en el registro o ubicándose en el registro y oprimiendo
las teclas I~ +g .

[I]
Eliminar
Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema enviará un mensaje
de confirmación por si se desea cancelar la operación. No todas las consultas
permiten eliminar registros para mantener la integridad de la base de datos.

[(!] Permite localizar un registro en especifico de acuerdo a las características que se


indiquen en el filtro. También se puede activar la búsqueda oprimiendo la tecla ~ .
Buscar

~
Permite seleccionar información de los catálogos y mostrar sólo aquella que cumpla
con las características establecidas en el filtro. También se puede activar esta opción
Filtrar oprimiendo la tecla EJ.

Permite desactivar o activar el filtro, restableciendo el orden de la información de un


Activar/ catálogo.
Desactivar Filtro
Menú Edición/ Copiado especial. Esta opción permite utilizar la información generada
desde Aspel-COI en una hoja de cálculo y mantenerla actualizada, es decir, si la
información contable cambia dentro de Aspel-COI, se actualizará la hoja de cálculo,
Copiado Especial esto debido al vínculo dinámico ue establece As el-COI con Microsoft Excel®.
Esta opción crea un archivo con la información del catálogo seleccionado en
diferentes formatos, como son: Texto, Excel®, HTML, XML. Es posible exportar datos
presionando las teclas ~ +~.

Muestra una vista previa de la información, es decir, la forma en cómo se visualizará


la impresión. Desde aquí se podrá configurar el tamaño de la página, los márgenes,
Presentación encabezados, etc.
Preliminar

raJ
Permite imprimir las consultas, catálogos, y reportes que da el sistema. Cada reporte
presenta los datos ordenados de manera diferente, la cual puede ser filtrada y
ordenada de acuerdo a como se requiera.
Imprimir

[i]
Preparar
Esta función permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio web
contratado con el servicio @ spacio Aspel.

información para
eSPACIO As el

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Not as del asistente

Material de uso exclusivo para el canal d~ Distribución Aspe!~~~~~ ......


~-.~--
11
Publica en Internet las consultas, estadísticas y reportes del sistema, así como
[i]
Enviar información
archivos externos como documentos de Microsoft Excel, Microsoft Word, archivos
.zip, dll, .pdf, en un servidor de Aspel, mismos que pueden estar disponibles para ser
vistos por aquellos usuarios a los que la empresa dueña de la información les
a eSPACIO Aspel proporcione los derechos correspondientes.

Adicionalmente, dentro de cada consulta se cuenta con un menú contextual, el cual contiene diversas
funciones que permiten manipular la información.

2.1 O Calculadora

Dentro del sistema se cuenta con una calculadora la cual, resultará muy útil ya que ésta podrá ser invocada

prácticamente desde cualquier campo numérico con la tecla 1[§1 o con el ícono l[il.
Regularmente, ésta
aparecerá cuando el cursor se encuentre en cualquier campo donde se capturen cifras, por ejemplo:
acumulados de percepciones/deducciones, acumulados de bases fiscales, parámetros de la nómina para
cuotas obrero-patronales, etc.

Permite indicarle
la cantidad de
decimales que se
van a ocupar.
Permite pasar las
cantidades
resultantes al
campo desde
donde fue
invocada.

Figura 2.10-1 Calculadora del sistema Aspel-COI

Q Práctica 1: Iniciando una nueva contabilidad

a) Con la finalidad de que se muestre el asistente de configuracion al entrar al sistema, se debe realizar lo
siguiente:
•Eliminar el archivo Conexiones.ini que se encuentra en: (:\Archivos de programa \ Archivos
comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ COl7.00
• En la misma ruta, eliminar el directorio bajo el nombre "Datos" (en el directorio Datos1 se guardan
los formatos, por lo que se debe tener cuidado de no confundirlo).
b) Realiza reparación del sistema con el último reinstalable.
c) Ejecutar el sistema Aspel-COI 7.0
d) En el asistente de instalación, indicar las opciones siguientes:
• Crear una nueva Base de Datos.
• Periodo: Septiembre
•Ejercicio: 2014
•Conexión: DATOSEMPRESA01

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

12
e) Agregar como moneda adicional "Dólar Americano".
f) Indicar que se desea catálogos estándar de:
• Departamentos.
•Rubros.
• Catálogo de cuentas Estándar general.
g) Al terminar el proceso, ingresar al Periodo de Septiembre 2014, dando doble clic en dicho periodo

2.11 Uso de la ayuda del sistema

o Ruta de acceso:
• Menú Ayuda
• Tecla EJ
El sistema cuenta con archivos de ayuda los cuales nos pueden auxiliar en cualquier momento que se tenga
alguna duda sobre el manejo del sistema esta aplicación funciona de la siguiente manera.
- - - - - - - - - -- --- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --
~·[? l, ,:"""""""~¡¡w;a¡.f'~'°'"'"°'"'"""""'~~A-,.,,~~w..,..~~'<+~- ~t~j¡ '.t'J!~~,. x~t

Tipos de ¡ Sistema d€
búsqueda Contabd1dad Integral

Panel de
• Gl!ia PrkUca de Proasos visualización
Temas
'1 JOVé fvnc!oots mt ayt!dfn a u yr de fDlfü!Ql eficiet!_te mi sl(ttmo'>
disponibles @lNPC
@MFC • j9'1é reoortes ouédo aeHrar tn mi sistemt?
@RAN
@RED
@SDIARlll
@SI
@SUll'.:ADENA
¿CónlolAIUlr-.tu.~.
¿Q.ié.debo:c:..xt.nry mqué·<

¿Qué----
l~ es Alpd-COl1 ·
lQ,i,nlo(J.ie~OJtteft
¿Quéh.ndonoo hocen .... ""
¿~niputlispuedcrgll{'lietZl""I

!!mm

Figura 2.11-1 Ayuda del sistema.

a) Pestaña Contenido: Si se selecciona la pestaña de Contenido se podrá visualizar la siguiente


pantalla en la que mostrara los temas agrupados y se podrán ir desglosando a detalle.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspe! 13


~--''--~~~~~~--.--------~~~
~Aspel"

Eliniilla el Pe:riOdo del administradof

Acceso

Memj AtdliV~. Mm!nistradOr de p ertOáos, botórkl ...

• De.s~~ la aa'!ade heifamie~;as ·PJintjp~J, con e1 ~óli '


c~textuaJ opciónBorra _p~rta:dos, Alt•Oel.

Oué:es
Este. prriCedimienló ·elimina el peiiodÓ: sóln de! administrador de períodOs, de fm?dQs
que ~SJcament~ toda'via se .e~cuentr!'i en eJ diredorio.dpn<ie· s~ ~ó.eJ .pertodo

Cóino hlñdoÍia. Seleccióna el peñGcio_· que· d9s~as eUmiriar y.con un ·dic.áf botóri

'1 .~.ri.·
el~

se mos!ra<áuna ventana .en donde se qu& sÓlo


·se .eliminará la referencia det .periodo en el admiaístrador pero
que los datos. pe:rman~ce:n -fH) la base de daloS .
.Sr ~~~~s recu~r.ai el p~fiodO nece~~ eJeclJ~ ,1 Proceso. de

Figura 2. 11-2 Ayuda del sistema por contenido.

b) Pestaña índice: Al seleccionar esta pestaña se mostraran los temas en orden alfabético por si se
tiene el tema en específico se podrá buscar de esta forma

~.COI pr?CeSa ~tegra y mantfene~~dcilainf~d-~lnco~1e~y_ftsrCal 'dé·


la em_presa en·form.a segura 'f conna~e, PrQ·porciona··dfVersoS.reportes, documento,s
@Acti'wo de ·trab~JO.Y gr.il'icas que permHen·soP.ortar-y_evatuát ef estado ftn~derO ele Ja··
@:TA .org~niz.adón, así como, generar Qportunam~nte- las .diferentes ·declaraciones fiscaJes e
@DEPREOA :in~Jl_lativas como.las gw:re.spondien~s ~ I~, r.IA,- lsRy rno_T.cCalru.1~. 1a~:
@OEPREClAC depredación de los actNos.Jijos. .Mantiene interfaces con los; demás sistemas Aspe1.e
@EMP,RESA
@INPC iTÍtN8dúa cOri tiojas'de -~Cutci)ó $:1Ue CQntrtb~~~-fOgraf _umt·ettdente .3ttmtnisti.adón
@MfC de·Ja empresa
@RAN
@llID . Aspel:COI; te-permitirá mantener tu CQntabílidacl al día y a la vangµardi:a·tecnológica ya
@SlllARJQ
@SI .que. e.s·e-l sistema lider -en Méxlco;.le cfrecerátambién diversos elementos que'fac:iJttan
. @SUBCADENA , el control, cálaJlo y.$eguihiÍento de laS·obllgadOnes reladonadas cOn el . . . .to
, ¿,Cómo l.diz.w:tu iriormaó:Joer:i o11as-,~:ict .~resarlal a :r~Jinica.tETU); ademá5.. coii.1a'.ca'Ptura e1, ·1os reO!s~~.Co:ñta_ble~. :e1
~ tr.auódón a. - de las ........... :Sister:TI."á=genera la "bitáCofa.con la infÍ>rhiación de lá.'Oedar•dórftnformátiW. dé
¿Prot»emas al momerto de -desntalar tu 1 ·i Ql:M;r;aciQnes Wti Terce"ios.(DK)Tj, ·lista pira la 6lrg;a 6aktÚi-ue requiere~ SAT. Al
·a..; debo ' <>den?
estar integrado ~~ Aspél-SAE -Ofre"ce ~! rt¡_gistró ~table ~µtomaticó ~e St: re~iete.
¿ot>e esb QUC1ienes-~re-marprimero.1i' Pafa el niani?jo·de-coinprob3ntes fisca!es <Jlgttal"es... Aclicionalffiente As_pefCOI 6:01e

-.......
¿Qoéftrtciones hacen mas·efiderte rri sis' propord ona.c:iNersas he.rramientas Que:perrntlen la máxima explotación de tá
¿Oué-~dcberoos-~pr; ihformadón de.forma muy.s encifla,.como to es el vínculo-dinámico-con hojas de
¿Qµe reportes.puedó_gcnml' m ,mi-sislemi cálculo.
k:oede. a tu dio Web - :

Caracteríslic.as .d"'I sistema

Figura 2. 11-3 Ayuda del sistema por índice.

Notas del asistente

14
~Aspe/'
c) Pestaña Buscar: Al seleccionar esta pestaña se podrá indicar una palabra clave y en el panel de
temas mostrara los temas en los cuales se utiliza dicha palabra

~
·BoOO
* ~
F_~w~~~d~Fli<
~-~~~
lm'·-
~-~r~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~-,u

-~~;{~ : ~ Agrégo ml!!l!\


l"'!'intl!e~Oihl::

El proceso ~ara regi.s trar.tuS!!lmEI e~ ·e1 siguiente:

@CTA
@RAN
@SDIARJO

¡w;+••v'
.

¿Q.éd<OO~y~quéaideti?
¿í,),té es Jo quetteries qoe·~primeró·
¿Q.Jé.ft.ndones hacer1 mlis efiOerie m:i:!
¿OUé ~'PUCd> gerl8ZI" en ni Sslem

-..., ......
-"'~do
,\gogo...,. monedo
......
• •
Set:009fta la
;'.:'!"et!.!milm del
menú Edición ·opción
opdóri ªAaregar•'

botón
,--
, esiOna·eJ

de la barra
de herramientas,
o
Oentro deH~atáiog·o etig:e ~ Registra Jos.-.da~ que se
'soHµt.ari,_di! -.acuerde: a
.cuenta que· estés dando de
alta
captura
·
la información
requerida en 13 ventana
Pf~iona el botón
..Acept.ai:->, ensi!guida. et
·1a

'i
1o'e9or~a)
~ clfálooo decuems 'conceplo ,Ser'.á registrado p

. . . . . . . . . depalt-·
.........cueiiao
/9égor deRBÍt9-ó<
.elt>oión Guardar (F3) si
quieres segµir -aQreg.indo
más 1nt0rmaci.ón sin~ sanr
:i=;,;;:;;;;.1 1 .. de lavef'itaoa:

Figura 2.11-4 Ayuda del sistema por búsqueda.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ~ara el canal de D_is_


tr_ib_u_c_ió_n_A..i
s~!.e_l_~----·-·~--·--~--·-----~~-1_5_
f"¿)Asper

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspe! 16


f'/i)Aspel'
3. CONFIGURACIÓN
3.1 Definición

La configuración es la capacidad que debe tener un sistema para cambiar su forma de trabajo y adaptarse a
situaciones y formas de trabajo específicas.

Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos antes de comenzar a trabajar:
• Creación o traducción de archivos de datos.
• Definición de los parámetros del sistema.
• Creación de perfiles de usuario.

3.2 Configuraci9n de Parámetros

o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Parámetros del Sistema.

Los parámetros del sistema son las modalidades de operación con las que trabaja el sistema, mismas que
podrán modificarse para ajustar el funcionamiento del sistema a las necesidades de los usuarios. Por omisión,
Aspel-COI está configurado con algunas modalidades de operación básicas que se adaptan al manejo común
de las empresas.

Estos parámetros afectan directamente el funcionamiento de todos los catálogos del sistema, es decir,
cualquier modificación a los parámetros se verá reflejada directamente en los resultados de los periodos de la
empresa.

3.2.1 [)atos de la ~l'TIPrE~sa

lC:7 Ruta de acceso:


• Menú Configuración / Datos de la empresa.
• Menú Configuración/ Parámetros del Sistema/ Datos empresa.

Los datos que aquí se capturen son los que aparecen en los reportes y documentos que se imprimen dentro
del sistema.

Esta ventana cuenta con 2 secciones:


• Generales.
• Fiscales.

a) Sección: Generales.

Esta opción permite modificar los datos de registro de la empresa, como son Dirección, Registro Federal
de Contribuyentes y Registro estatal. Los datos obligatorios aparecen marcados con rojo.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

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~~~~~~..:.-~~~~~.-.""-'-~~~·--~~·~··--~~
t'fi)Asper


•Dato$ requerido: para contabiidad elect16nica
= !{o. de empresa No. de serie t;K$~ 2345'
Conftgu1ación (
BD Razón social [~~-~~~~~~_iª~~~ ?~ ~~~~~-~~~L .
!l.oección !CERRADA SUIZA #17

!'oblación ~IM_
AG D_A_
LE_NA_ _ _ _ _ _ _ _~
11 R.f.C. ~IA_ME_S_
601_0_7K_o_
s _ _ _ _ _ _ _~
Aegistro es!alal
~----------~
[jJ
Pólizas

Figura 3.2.1-1 Parámetros Datos de la empresa.


b) Sección: Fiscales.

Esta opción permite modificar los datos fiscales de la empresa, como son el tipo de persona, empresa,
fecha de constitución, Nacionalidad, entre otros.

Datos de la empresa

~~-----------
Tipo de persona
Tipo de §111Presa !servicios 1
! -
! Corfigur~ión 1
= [echa de
constitución
' BD
Haciona!idad
Tipo rég!men
¡¡------ -- J
··H eswesentante legal·· o •Hooooo ..o o•• ooHoo.,ornA •••• •• •••••••••HooHoooo ooo><H••··---·•••••••H•••••••,

Cuentai !!ombfe [=-=::____ ----------~ !

fiFC
Pgdef notarial

CJ.!RP !

Pólizas ····-···---·-·-·······--·······-

Figura 3.2.1-2 Información fiscal de la empresa

3.2.2 Configuración de DB

o Ruta de acceso:

• Menú Configuración / Parámetros del Sistema /Configuración de BD ~l


En esta sección se configura el tipo de conexión para trabajar con el sistema Aspel-COI. Por om1s1on el
sistema sugiere la base de datos Ejemplos, pero es posible cambiarla por la otra base de datos creada.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspe! 18


'!)AspeI®

. fil· .
Oatos'é~et
1 pontiguráciorH!e; ao..

• .C9nei<OÍO c==:~===~=~~=:===---!13
';COnt:igU.~íQlú
· · · · eo;

1C:IPROGl!AM FlLES\,C(JMMON FILES\ASPEL\Sístemos Aspel\COl7.ca!


:E.ilibiezca e,¡a ruta par_a ~la toc.k.clón deWt holis de cáléuk>,
•g8icas. ccnfigurOciOrj éb<epor~;IO!l!lalo>•.arehM>S de·Cbnllg<.roción. etc.,

Figura 3.2.2-1 Opciones de configuración para la Base de Datos

Opciones
Conexión Se podrá seleccionar otro alias de Base de Datos creado previamente. Para crear un
nuevo Alias o revisar la configuración del actual, se puede utilizar el botón:
1 Config<Mación avanzada de .base de datot 1
Ruta de archivos Se selecciona la ruta donde se encuentran los formatos de la empresa a trabajar
1 de trabajo
Documentos Con este botón podrás establecer la configuración del depósito de documentos
asociados asociados.
1

3.2.3 Aplicaciones asociadas

o Ruta de acceso:

• Menú Configuración I Parámetros del Sistema I Aplicaciones asociadas llill.


En esta opción se podrán definir las aplicaciones que se activarán automáticamente cuando se active la
Calculadora del Menú Utilerías, Editor de textos (Editor de formatos del menú Archivos) o se solicite una Hoja
de cálculo financiera o fiscal de las que ofrece el sistema (en el menú Reportes/Hojas de cálculo).

La opción "Modo alterno de captura", permite al usuario cambiar la configuración de la tecla :1 Enterl , para que
pueda funcionar como Tabulador, es decir, para cambiarse entre los campos de captura.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para-el canal de Distribución Aspe! 19


~ ¡ - - -··--·-·-·.· ----·----···-··-···········--·----
1 . Apli~ciohés asbciada5 '
------el

Dl
Ol'

Fis~I

Figura 3.2.3-1 Indicando la ruta de las aplicaciones asociadas

Q Práctica 2; Configuración c:lel sistema

Ingresar a Configuración I Parámetros del sistema y revisar que se tenga configurado el sistema de acuerdo a
las siguientes opciones:

1 Sección 1 Opciones 1 Configuración


---~·--- "~--·

1 Dirección 1 CERRADA SUIZA 17


Datos de la
Empresa 1 Población 1 M. CONTRERAS
1 RFC 1 AME860107KD9

1 Dígitos por Nivel 1 Nivel 1: 4, Nivel 2: 3, Nivel 3: 3.


j Cuentas con guión 1 ~
Cuentas
j Captura de Saldo Inicial 1
[Q)
j Manejo de Departamentos 1 ~
T~as~a~o Automático entre
1
ejerc1c1os 1
~
1
Número secuencial 1 ~
1
Folio único 1 IE!I
1
Sin decimales 1
[QI
1 Contabilizar en Línea 1 ~
Pólizas
1 Alta de cuentas en pólizas 1 ~
Guardar pólizas no cuadradas [;]
1 1 -
1 Cuenta de cuadre 1 (Vacío)
1 Mes de ajuste después de 1 Diciembre

1
Póliza dinámica 1 ~

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-------"""""-
~Aspef

1 Cuenta Banco 1 (Vacío)


Activos
1 1 Cuenta IVA 1 (Vacío)

1
Multimoneda 1
Trabajar con monedas extranjeras 1 ~
Tasa de IVA default:
- Para operaciones con terceros Tasa de IVA general
- Para ingresos cobrados 1
Montos incluyen impuestos
Fiscal - En operaciones con terceros Ambos activados
- En ingresos cobrados 1 ~

Sugerir últimos datos de impuestos


utilizados en captura para: Cuentas definidas para DIOT e Ingresos
- Operaciones con terceros cobrados respectivamente.
- Ingresos cobrados

3.3 Datos de la empresa

o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Datos de la Empresa.

• Desde el ícono lftl.


Al ingresar a la opción Datos de la empresa, se muestra una ventana donde se listan las empresas que se
tienen dadas de alta en el sistema de COI. Desde aquí también se podrán Agregar, Modificar y/o definir la ruta
de trabajo para cada una de las empresas.

Cabe aclarar, que cuando se instala un sistema Aspel, por omisión viene registrada una empresa denominada
EMPRESA INVALIDA S. A. DE C. V. Ésta es una empresa ficticia en la cual se trabaja durante los 30 días que
Aspel otorga como periodo de evaluación, posterior al vencimiento de dicho periodo, se deberá realizar la
activación del sistema.

Con licencia de uso para


ASPEL DE MEXICO. S.A. DE C.V. (EMPRESAS)

Selección de 1:mpresa a babajar:

1 ASPEL DE MEXICO SA DE EJEMPLOS


[V !EMPRESAS)

Figura 3.2.3-2 Datos de la empresa

3.4 Agregar empresa

o Ruta de acceso:
• Menú Configuración /Agregar Empresa.

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~Aspef

• Desde el ícono lriJI.


Al seleccionar esta opción se presentará un asistente cuyo objetivo es facilitar la configuración de la empresa.
Las opciones que se presentan son las siguientes:

a) Actualizar empresa de la versión Aspel-COI 5.x o 6.0: Si se trabajaba con versiones anteriores de
Aspel-COI (4.0 o 5.x), desde éste asistente se podrá traducir la información que se tenga registrada en
dicha versión del sistema.

b) Crear empresa nueva: Mediante esta opción, se podrá crear una nueva empresa, así como su base de
datos y definir sus parámetros.

Seleccióna la opción que necesitas


e ActualiÚr e'mPreia de la ve r•ión ·Asj>él·COI VS.X.6~0
~S.e entiel'.lde:como ve1sione$ ahteiio1es.Váidas. la·versión
·5.0, 5.~. 5.6; 5.7 v lo6.0 deAsoel-COI.
-········'"-··-····---·····- ·~~!E]

1): Cr':a"r ~"ª emp~ei_a


~ Avanzado. conect&se a una base de dat0$ e1eistente
Al ~leecionai" e~a modalidad, e! a:M:eN.e firiaflzal! dando
pr.11 conduldo eJ p1oc!?'.t'> de .!!lho. de 1~ err.p«~a.
Eii'se'de ,gato:s

Figura 3.3-1 Asistente de Creación de empresa

Después de seleccionar la opción anterior y al dar clic en el botón 1.Siguiente f el sistema presenta el
siguiente paso, que consiste en crear la Base de Datos con la que se trabajará en la nueva empresa,
para ello se debe dar clic en el botón "Datos".

Creación dé datos

Para pode1 trab~ cort e! tistema.-se requiere cre<!r la base de datos. ed.e
·pro'c~_o)epermi_te Cfé"' lui'.a1clWos,

:óp1ime el botón·O~os·par.!!1 generar·tl.l.base de dat0$.

1~

Figura 3.4-2 Definición de la Base de Datos para la nueva empresa

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusiyo para el canal de Distribución Aspel 22


~Aspe/'
A continuación, el usuario podrá definir el periodo y ejercicio con el cual desea iniciar su contabilidad,
posterior a esto, el sistema iniciará el proceso de instalación de la base de datos, solicitando datos al
usuario sobre el manejo de departamentos, catálogo de cuentas por omisión, etc. Al finalizar al
proceso, el sistema creará de forma automática los directorios y archivos siguientes:

• Datos(n): En el directorio COl7.00 que se encuentra dentro del DAC, se crea esta carpeta por cada
empresa, en la cual, serán almacenados todos los archivos de formatos (fto y qr2), hojas de cálculo,
archivos de gráficas, etc., necesarios para la operación del sistema (nn =número de empresa).

• COl70EMPRE(nn).FDB: En el directorio COl7.00 \ Datos, que se encuentra dentro del DAC, se crea
la carpeta Empresa(nn) y en dicha carpeta se instala el archivo de la base de datos
COl70EMPRE(nn).FDB (nn = número de empresa).

Al terminar el proceso, el siguiente paso consiste en configurar los parámetros del sistema, indicando
los datos de la empresa, definición de nivel de cuentas, etc.

Connguraclón de parámetros del sistema


· Est"e: a~erlte te permite corfl!.JUtar los parámetro; de operacíón
~ 1Cquiéras para~ conecto manefo·~ la infor~ ·. ·
'Cu~ier mQcif°"ai:i!ln al~a doectamen(o.el ~Q'.
del sistema...

Figura 3.4-3 Configurando la empresa recién creada por medio del asistente

Una vez definidos los parámetros bajo los cuales trabajará la empresa, en la siguiente ventana se
podrán establecer a que parte del sistema podrán ingresar los usuarios y las operaciones que podrán
llevar a cabo en ellas.

Perfiles de t.isuario

En e;ta sección puedes eleOi que usuaiios trabáíarán:en el


sistéma.~te P.Cffnite·def.W.1a$·ac6V'tdadas ·a)aS,.~ tendrán aCcéso
y también es. poSbie trackiclr los pe1filesde versiones anterioles de
Aspel.COI.

Qprime:elbotón Pe1fies para defrlf los usuarios.con acceso al


sistema.:

Figura 3.4-4 Configuración de los Perfiles de usuarios

,Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exdusivo ara el canal de Distribución Asee! 23


~Aspef
Finalmente, el asistente indicará la terminación del proceso.

Aspel-COl 7.0

La ~e:sa'se eteÓ satislactoriM'lenle, oprine el botón Finaf12ar paa Sair·del


asistente. ·

Figura 3.4-5 Terminando el proceso de creación de una nueva empresa

c) Avanzado, conectarse a una base de datos existente: A través de esta opción, se podrá definir un
archivo de base de datos diferente para la empresa con la que se está trabajando actualmente.

3.5 Perfiles de Usuario

o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Perfiles de usuarios.

Aspel-COI maneja un esquema de Perfiles de usuario donde la identificación de un usuario dentro del sistema
se hace por medio de un nombre y su clave de acceso. Todos los usuarios creados dentro de los Perfiles se
generan como usuarios Aspel, es decir, estos usuarios podrán tener acceso a cualquier sistema Aspel -además
de COI-, siempre y cuando se le asignen los permisos correspondientes. La información de los perfiles de
usuario se almacena en la carpeta Perfiles que se encuentra dentro del DAC.

Los perfiles se definen por sistema es decir, al momento de .dar de alta un usuario se puede definir a que
empresa(s) y sistema(s) Aspel podrá acceder, de esta manera se optimiza el control de acceso de los usuarios
a la información de todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel que se manejen en la
empresa.

Por ejemplo, se dan de alta dos usuarios en Aspel-SAE y cuando se entra a Aspel-COI, aparecerán en la
sección de Usuarios Aspel, pero estos no tendrán acceso hasta que se asignen al sistema.

Al instalar Aspel-COI, de forma predeterminada se cuenta con un usuario "Administrador" cuya clave de
acceso es "Aspel 1", la cual por seguridad se recomienda cambiar a la brevedad posible.

El usuario Administrador accede sin ningún tipo de restricción al sistema y es el único usuario que puede
definir un perfil al resto de los usuarios del sistema.

Si un usuario Aspel no tiene el perfil de Administrador, cuando acceda al módulo de perfiles, sólo podrá
modificar sus datos generales, consultar e imprimir su perfil.

.Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución As¡:>el 24


-~~~~~~----.
QeSt:ii$:_.............................
El--~ Catálogo de cuentas
.....----......_)
Usuarios
1 • }--GAgregar
LG Mo¡jificar
!-@Elimina¡
registrados f·-@ Copiado especial
para abrir la [-f)
fa:portación .,_ Opciones para dar
empresa ¡·@Imprimir acceso o restringirlo al
seleccionada j+<t)·Rubros· usuario seleccionado
!--~ Agregar rubros
h@ Modificar 1ubros
Ff),. Asociar~tas
i-,f) Asignación denat...,aleza
~ Consulta; p1~supuesta.
-~----- í ~ .

Figura 3.5-1 Perfiles de usuarios

Dentro de la ventana de perfiles de usuarios, se cuenta con una barra de herramientas que facilita el proceso
de alta y modificación de usuarios y perfiles.

Figura 3.5-2 Barra de herramientas de perfiles de usuarios

~ ícono ~ 1 ·- -·--- D · "ó -- - 1


~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~-e_
sc
_r~•p
~c-•~n~~~~~~~~~~-

Permite agregar un nuevo usuario Aspel. También se tiene acceso a esta


opción mediante la combinación de teclas B + llEJ.
Nuevo Usuario

Mediante este ícono se Habilita o Deshabilita el acceso a la opción


seleccionada dentro del nodo correspondiente a cada usuario. Esta
operación también se puede realizar con clic secundario sobre la carpeta o
Habilita I Deshabilita con doble clic sobre la misma.

Este botón se activa cuando se detecta algún cambio en los perfiles del
usuario y guarda los cambios efectuados en dicho perfil.
Grabar perfil modificado

Anula los cambios realizados en los perfiles del usuario. Regresan los
perfiles como estaban antes de la modificación. Este botón se activa
Cancela Cambios cuando se detecta algún cambio en los perfiles del usuario.

Esta opción permite dar de alta perfiles predefinidos para que al agregar
un usuario su perfil se forme de acuerdo a un perfil previamente
Nuevo perfil predefinido establecido.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 25


~Aspe/"

~ Permite aplicar un perfil predefinido sobre el usuario que se tenga


seleccionado.
Aplicar perfil

[i] .
Estando en la sección usuarios Aspel se habilita est e ícono, el cual permite
modificar los datos del usuario (usuario, clave, puesto, etc.). Los cambios
Datos generales realizados a los usuarios, se verán reflejados en todos los sistemas Aspel.

~
A2re2ar usuario a empresa
Con esta opción, es posible agregar un usuario dado de alta previamente
en una empresa a otra.

~
Al utilizar este ícono, será posible suspender o volver a activar al usuario
seleccionado de la empresa que se tiene activada en la lista, si dicho
Suspender I reactivar usuario usuario se encuentra registrado en otra empresa y/o sistema, no se verá
de empresa afectado.

~
Elimina a un usuario de la empresa seleccionada, que al igual que en el
caso anterior, si dicho usuario se encuentra registrado en otra empresa y/o
Eliminar usuario de empresa sistema, no se verá afectado.

~
Eliminar usuario de forma
Con esta opción se elimina al usuario definitivamente . del sistema, sin
embargo será necesario eliminarlo en primera instancia de las empresas en
que se encuentre regist rado con el ícono anterior.
definitiva
En este apartado se muest ran t odas las empresas que se tengan
registradas en el sistema en el cual se está t rabajando. Por omisión estará
lilil P.SP~L D~ME_><ICO. Sfl,, 9E. ~~ ~MPRESA5J_ GJ seleccionada la empresa con la que se inició la sesión. Es importante
Lista de empresas
mencionar que sólo aparecerán las empresas que correspondan al sistema
con el que se esté trabajando.

[iJ Imprime un desglose por usuario de todas las opciones y procesos


disponibles en el sistema y empresa en la que se esté trabajando.
Imprime Perfil

[i] Con este ícono es posible respaldar los perfiles y usuarios que se
encuentren dados de alta en el sistema este se guardara con una extensión
Respaldar *.pqz
1
·-
[i] Mediante esta opción se puede restaurar un respaldo de perfiles creado
con anterioridad.
Restaurar

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspe! --'·~~~~~~...- ..... 26


~Aspe/"

En muchas ocasiones se tiene dentro de las empresas ciertos perfiles establecidos de acuerdo al
departamento o puesto, por ello el sistema cuenta con perfiles predefinidos con opción a ser modificados o
crear nuevos perfiles.

Al seleccionar al usuario se le puede asignar perfiles predefinidos con el menú contextual, dando clic en la
opción "Aplicar Perfil" y seleccionar cualquiera de los que tiene el sistema o que se hayan agregado.

·.étri+!'J
:Qr!•Alt+fíl
· l:'ontá,
Conllal ; Agregar ustra:ño a la ~rnpresa· selecdooatfa 'Ctrl+A
ADi!IN $us¡>end.erÍR9ctiVa• usUM\o "' Íji emp_,....~cionoda etrl+s
E~~r~~:ia·~~~~~~~~ ,qp+Q
u~ño.
• ,
d:effoítíWm~
·v _ ,.,
-Ctri•Del

L-,~=----=~=~-=~~==~------· · -=-==--==-ccc==-~~:b~+C ;:I


.C.pturisb
AuXifw.
'Con~
,__
1 R•ii-tpOsm
--~~
Ctrl--V j
'i Contnilor
: ,_-,;./ -

Figura 3.5.1-1 Aplicación de perfiles a los usuarios

Por medio de este menú se puede copiar el perfil que tiene un usuario y pegarlo a otro usuario. Se pueden dar
de alta nuevos~lles pcedefinldos, Pº' medlo del menú wntextual dando dk en "Nuevo Pe<fll Pcedefinldo"

o con el ícono .

Namble del peifil predefinido


jCAPTURISTA

Figura 3.5.1-2 Alta de Perfiles

Al dar clic en el botón 1Cfeai J se agregará un perfil nuevo para que sea modificado y guardado para poder
ser asignado a cualquier usuario. Para visualizar los perfiles que se han dado de alta, se debe dar clic en la
opción "Ver perfiles predefinidos" del menú contextual.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 27


+--- Usuarios
Registrados

Perfiles de
usuario
Usuario
Administrador

Figura 3.5.1 -3 Estructura de usuarios y perfiles.

El "Administrador" es el único que permite configurar los datos de todas las empresas y modificar usuarios
existentes o dar de alta nuevos usuarios. De esta manera se brinda seguridad en el control de acceso a la
información de los usuarios, para todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel.

QCJ Los perfiles de usuario pueden ser respaldados por medio del ícono generando un archivo con
extensión *.pqz, esto también se podrá realizar por medio del respaldo del sistema.
l~l

Para poder agregar un nuevo usuario se puede hacer estando en la ventana de perfiles de usuarios con las
teclas ~ +G, o desde el menú contextual seleccionando la opción "Nuevo Usuario" o mediante el ícono

. Al seleccionar cualquiera de estas opciones, el sistema presentará la ventana desde donde se capturan
los datos correspondientes al usuario, así como indicar las empresas a las que tendrá acceso.

llJ'i. !,!suaiio C=ont=a=bili=da=d===-------~


::!

il'.CD Nombre ]Armando Pérez Nombre em resa


~ ASPEL DE MEXICO. SA DE C.V. (EMPRESAS)
~ 'LA EMPRESA MODERNA. SA. DE C.V.

.l\. Claye ¡;::::··=···==~


• Confirmar dave J_··_···_ __

~Puesto
!Contador

~ !)_epa1lamento

~ Correo eJectrónico japerez_@_em_p_1e_sa_


. co_m_.m_~----~

P~rn a aplicar l.~.~ª~'..'.?. . . l!J


. ....

Figura 3.5.2-1 Alta I Modificación de usuarios

Notas del asistente

28
"!)Aspel®
Sus campos:

1 Sección General . ··-·· ·.·.--.-,-y. -,y,• • w-.-


-~

1 Usuario 1 Nombre de usuario con el que se ingresará al sistema.


1 Nombre 1 Nombre completo del usuario.
Clave I
Asignar la contraseña de acceso al sistema y confirmarla.
Confirmar Clave
Puesto I
Estos datos deben asignarse si se manejan en la empresa {No obligatorio).
Departamento
Correo
Dirección de correo electrónico del usuario.
electrónico
El sistema cuenta con una serie de perfiles predefinidos que pueden asignarse al
Perfil a aplicar
1 usuario, éstos se pueden modificar.
1 Sección Empresas
Mediante esta opción, se puede indicar que el usuario tendrá acceso a todas las
Seleccionar todas empresas, de lo contrario, se debe seleccionar únicamente aquellas empresas a las que
podrá ingresar.

Para guardar los datos indicados se da clic en el botón( Qear 1,


con lo cual quedara agregado el usuario a la
lista de usuarios Aspel y asignado al del sistema y las empresas que corresponda.

Al agregar usuarios sin indicar un perfil en particular se les otorga un perfil con acceso a todos los catálogos u
opciones del sistema (excepto a los perfiles de usuario), por lo que es importante habilitar y/o deshabilitar el
acceso a las opciones adecuadas para el usuario. Para esto se pueden seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionar el usuario que se quiere modificar su perfil y en la pestaña de opciones se desplegaran las
actividades dar clic en el signo + para desplegar o, • para Contraer las opciones disponibles.
Opciones Parámetlos
_D_escriP.ción ·---------------~' •
!±l·~ Catálogo de cuentas ~
ID·f;; Pólizas
IB··~ Departamentos
é-f;; Tabla del l.N.P.C.
: f f ) lmprimir
: i·-·f) Actualización FT P
i ;. .9 Grabar
$·~Monedas
. 1--0 Agregar
l· · O Modificar
f f) Imprimir
L... 9 Captura de tipos de cambio
!····f) Especificar impresora

Figura 3.5.2-2 Lista de opciones contraídas y desplegadas


b) Para Habilitar o Deshabilitar las opciones, bastara con darle doble clic a la opción o activar el menú

contextual y seleccionar la opción "Habilitar / Deshabilitar" o dar clic en el ícono lfll. Las opciones

Habilitadas se mostraran con el icono 1 • O 1.


1y las deshabilitadas con 1

Guía Curso Propedé utico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspel 29


4!/Aspel®

c) Una vez que se ha definido el perfil se deberá guardar dando clic en ícono ~-
¡¡:::::] Para el usuario Administrador se utiliza el menú contextual y se selecciona la opción "Propiedades del
Administrador" para poder modificar los datos del administrador. Solamente se pueden modificar los
campos: Clave, confirmar clave, departamento, puesto y correo electrónico.

¡;;;¡ Práctica 3: Alta de perfiles

a) Dar de alta los siguientes usuarios con todos los derechos indicados:

Usuario 1 ContAdm 1
Nombre 1 Administrador de Contabilidad 1
Clave 1 CURS01 1
Puesto 1 Contador 1
De~artamento 1 Contabilidad 1
Perfil 1 Contador 1

b) Dar de alta el siguiente perfil predefinido, asignándole los permisos indicados:

PS Las opciones no mencionadas tendrán el estatus de Habilitadas.


Nombre del Perfil: Auxiliar2

1 Opción --->'~-~
Estatus _,)

1 Tabla de INPC Deshabilitado


1 Departamentos Deshabilitado
1 Editor de Formatos Deshabilitado
1 Gráficas Deshabilitado
1 eSPACIO Aspel Deshabilitado
1 Procesos 1 Deshabilitado
I Utilerías 1 Deshabilitado
1 Configuración 1 Deshabilitado
I Marcar y ver pólizas privadas 1 Deshabilitado

c) Guardar los cambios realizados al perfil.

d) Registrar el siguiente usuario.

Usuario 1
AuxCon1 1
Nombre 1 Auxiliar Contable1 1
Clave 1 CURSO 1
Puesto 1
Auxiliar 1
De~artamento 1 Contabilidad 1
Perfil 1 Auxiliar2 1

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 30


~Aspef
e) Guardar los cambios.

f) Ingresar con el usuario AuxCon1 e ingresar a la opción Utilerías /Traducción de archivos, ¿qué mensaje
muestra?

3.6 Preferencias

o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Preferencias.

Esta opción permite configurar los aspectos necesarios para que el usuario pueda trabajar de una forma ágil
con ciertas aplicaciones disponibles en el sistema.

Dentro del menú Configuración / Preferencias se cuenta con dos opciones:

• Barra de herramientas: Esta opción se utiliza para personalizar la barra de herramientas, de manera
que al agregar o quitar botones se puedan ejecutar más rápido las operaciones del sistema.
• Iconos grandes: Con esta opción, se podrá cambiar el tamaño de los íconos del sistema.
- - - - - - - - - - - - - - -r"')(""
-•
"'"' '-"' * ~,, ,........,,.,._" """""·•~ >.c.t,.. "'

Categorías: Cornangos::
~-----

J.i"'iii·"múm
• - - -;. ~ Abrir empr~ ...

~:~~:., ~
~¡~~~~:
~~l~~~s
7 : ~::~:~::
fm Catálogo de cuentas
~ Catálogo de cuentas d~rú
d• P•riodos [I•

Configuración 11 Asoda' cuentas1


Ventana • 4i l - 111 .
Dtscripción - - - - - - - - - - - -

Cttrar

Figura 3.6-1 Configuración de Las preferencias para La barra de herramientas.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspe! 31


f:i)Asper

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspe!


~~~.o-~~~~~_...._
32
4. CATÁLOGOS

4.1 Definición
El sistema Aspel-COI cuenta con diversos módulos los cuales permiten capturar la información necesaria para
llevar el control de los procesos contables, a dichos módulos también se les denomina catálogos. En los
catálogos se almacena información con características particulares, la cual puede ser consultada en cualquier
momento y se utiliza para la generación de los reportes necesarios de la empresa.

Los catálogos que maneja el sistema son los siguientes:

• Catálogo de Departamentos
• Catálogo de Centros de costos
• Catálogo de Proyectos
• Catálogo de Monedas
• Catálogo de Cuentas
• Catálogo de Cuentas departamentales
• Catálogo de Rubros
• Catálogo de Conceptos de pólizas
• Catálogo de Tipos de pólizas
• Catálogo de Pólizas
• Catálogo de Tipos de Activos
• Catálogo de Activos
• Tabla de l.N.P.C.

4.Z Catálogo de departamentos

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Departamentos.

El manejo de departamentos permite llevar la contabilidad de la empresa organizada de tal manera que los
movimientos que afectan a cada cuenta se identifiquen por los departament os que los originaron, por lo que
al capturar pólizas, se deberá indicar por cada partida el departamento al que corresponde el movimiento, de
esta manera se tendrá el saldo de las cuentas por cada departamento.

Si se va a trabajar con departamentos se deben realizar los siguientes pasos:

a) En el menú Configuración / Parámetros del sistema / Cuentas, habilitar la opción "Manejo de


departamentos".

b) Ingresar al Menú Archivos I Departamentos y con las teclas G +El o con el ícono dar de alta
los departamentos que se necesiten.

Qepartamento no. 4

!sistemas

Figura 4.2-1 Alta de departamentos

,Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspel 33


~Aspef
Una vez que se dan de alta los departamentos no se pueden eliminar, sólo se podrá modificar su descripción.

Figura 4.2-2 Catálogo de departamentos.

Q Práctica 4: Malll!Jo _de pepai-,tamel)tos_

a) Ingresar al menú Archivo/ Departamentos.


b} Dar de alta los siguientes departamentos.

No. Depto. Descripción


4 Sistemas
5 Contabilidad
6 Almacén
7 Compras
8 Publicidad
9 Mercadotecnia
10 Logística

4.3 Catálogod~monec:ta=s~m-..-~,-

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Monedas.

El sistema permite el manejo y control de las cuentas contables en moneda diferente a la nacional.

Figura 4.3-1 Catálogo de Monedas

Al manejar multimoneda se puede registrar utilidad o pérdida por efectos de la variación del tipo de cambio
de las monedas, por lo que Aspel-COI permite la generación de pólizas para determinar el ajuste cambiario de
las cuentas involucradas.

Notas del asistente

!Material de uso exclusivo P!ra el canal de Distribución Asee! 34


t:i)Asper
En raso de q"' re~er"' t"b•jac oon m"ltlmoned•, desde el meno Config""dón / Pacámetros del Slstem•

/ Multimoneda ~ se deberá habilitar el manejo de la misma.


Cuentas
Multimoneda

o
Póizas ~ T1abajar con monedas exttar1efas

~ li.oicl•r tipo de cambio el OO.. el pnigrama

[0 Eropcrie< lipo de cambio en la Mplui• de pólzas


Activos ~ Conye1I~ merlos de moneda elCl:1anfera en capllla de pólizas
5

Multimoneda

Figura 4.3-2 Parámetros de Multimoneda

Es importante mencionar que al habilitar el manejo de multimoneda también se tendrán que dar de alta las
monedas a manejar en la contabilidad e indicar cuál será el tipo de cambio que se utilizará en el día de
trabajo, además de que se deberá almacenar en el Historial de tipos de cambio, el tipo de cambio para cada
una de las monedas.

Para dar de alta una moneda, se activa la opción: Edición/ Nuevo y/o el ícono
~~~~~~~~~~~~~~~

i...,:;.;~Jilt'l!i~~~~~
Moneda !EURO _J
li.ímbolo
¡ru-----,
lipo de cambio ¡1soo a
' Fecha lo?/Ago/15

Cjave fiscal ~Euro ~

Figura 4.3-3 Alta de Moneda


Sus campos:

Opciones
Moneda Descripción con la que se identificará a la moneda.
Símbolo Símbolo con el que se identificará a la moneda.
Se indica la paridad de la moneda base con respecto a la moneda que se esté 1
Tipo de cambio
registrando.
El sistema sugiere la fecha con la que se está dando de alta la moneda. Al realizar las
Fecha actualizaciones desde el Histórico de tipos de cambio, esta fecha se modificará
automáticamente de acuerdo a la última actualización realizada.

f:iuía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 35


~~.:-.~~~~~---·"-~·-·-·····---
Se selecciona la clave fiscal de acuerdo al catálogo publicado por el SAT. Aspel-COI
permiy asi,nar estas claves con ayuda del catálogo que se despliega mediante el

Clave fiscal ícono EJ .


RS Lo referente a contabilidad electrónica se tratará en el tema "Contabilidad
electrónica" en este mismo manual.

4.3.1 Histórico de tipos de cambio

o Ruta de acceso:

• Menú Archivo/ Monedas, mediante el ícono 1~.


Desde esta opción se podrán almacenar y consultar los distintos tipos de cambio que sufren las monedas
extranjeras día a día, lo cual permite un eficiente manejo de los movimientos registrados en una moneda
diferente a la moneda base. ~~~~~~~~

,.., =~ ,.,,~·-~--~·~~~·

1Dólar Americano [.]

D ª""'ºde 2015 D
dor.1 !un m3í mié jue '!if: \i!b
28 29 30 31 2 3
4 5 6 7 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 44•
1 2 3 4 5 6 7
C)Ho1: 07/0812015

Iipoeambio 110.so

Figura 4.3.1-1 Histórico de Tipo de Cambio

4.4 . Catálogo de cuentas

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Catálogo de cuentas.
• O con el ícono l§ t
En el catálogo de cuentas se registran, modifican y consultan las cuentas contables con las que trabajará la
empresa.

(iuía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aseet 36


~~~--~"-~~~~~~--~~-
~Aspe/"

DeudOla
. Del.ldqt~
Deudora Bancos Moneda
Nacional ~

,éfinem.t·1cúcif.1 Suc
. 2{)1

B~ome:i 12sn2S6971
Barr:::m.MOJ'Wliia;
... Ellir«!9!&'
L ll2G002-0l1
11Aó.tm-Ooo 1,03'°1 °"ª"'*·
INVERSIONEÜN

.
'Y¡ILO~ES

lt~~=:
103-D! Deudora lNVEASIONES.
MONEDA NACIONAL
.ooi o...io..
l1AO-Ol2·CDJ 10J.ol De~11

l, 1/4Q-002-0'JI OOudc:ti
G>u~ D~~~-
P~
l tjl'n5M¡l;OOO
1 } 11$00).oot r;>~a

.Concepto .Debe.

05!1.Z/20U R.ec::Oe o.oo ·•s.400,oo


F.Gm9
r ·1211??®1• · ~~tf ~00 1Jl32.40,

1.V12l2014 A~~~~' QOO 266.i¡o

Figura 4.4--1 Catálogo de Cuentas

Antes de comenzar a capturar el catálogo de cuentas, se deben establecer los parámetros que afectan

directamente al Catálogo de Cuentas desde el menú Configuración / Parámetros del Sistema /Cuentas '~'

Q ígit.os por nivel Capt..a de cuentas


~ Cuentas con guión
1:~ 2:[31 3:@]
1EJ C"l!h. . de saldo inicial
4:@"_] 5:@_] 101'!.aneio de depallamenlos
Corfigucación e ~ Iraspaso autOlhático
BD
.~,,.!.!_~-~!'.~¡-~ ¡~·
···~-C~10-deeretos··""--·-···--·
~=t~~~os ¡Lc_en1_.._•_
d•_c_ost_··~_-;-_.. ___ __--_.. __--_·-_---_---_J_,
cuent..
@;i:,.e;;:;~:--- ¡~~-,--~-ci-os-----------~¡¡
~--·-!'.':~~~- ................~.-..-...-...-...-....-...-..- - - -- - -..-....-.....-....-....-.-
....-...--....-....~
.... .

Pólizas

Figura 4.4--2 Parámetros de Cuentas

Guía Curso Propedéutico Aspel-COl 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspe! 37


~~~~~~~"""""'---~----~--~---"""'-~~~~-
t'/iJAspef
Sus campos:

Oeciones
.......,. .........................--- ·=
·--- -- 1
Es la forma de estructurar y organizar de forma jerárquica las cuentas contables
que se usarán en el sistema. Es posible definir hasta 9 niveles y hasta 20 dígitos.
Dígitos por nivel
Por omisión, el sistema configura para el primer nivel 4 dígitos, para el segundo y
tercer nivel 3 dígitos.
~ Separa las cuentas contables por niveles añadiendo un guion. Al momento de
capturar las cuentas no es necesario teclear los ceros a la izquierda a partir
de un guion, pudiendo capturar la cuenta 0010-002-00144 como 10-2-14
Cuentas con Guion
IQJ Las cuentas aparecen sin guion. Al capturar cuentas será necesario colocar
todos los dígitos que la integran.
~ Permite capturar un saldo inicial a la cuenta al momento de darla de alta en
el catálogo, dicho saldo será con el que se iniciará el periodo de trabajo. Al
registrar un saldo inicial de esta forma, será necesario capturar el saldo en las
Captura de Saldo
cuentas de detalle y el total de movimientos en la cuenta de mayor.
Inicial
[O No se podrá capturar el saldo inicial de la cuenta al darla de alta, por lo que
la captura del mismo, se deberá realizar a través de una póliza de apertura.
~ Permite manejar un catálogo de Departamentos para clasificar las cuentas
contables por centros de costos, y así conocer el detalle de los ingresos y
egresos por el área que los generó.
Manejo de
departamentos
IQJ No se podrá manejar el catálogo de Departamentos, por lo que tampoco se
encontrará disponible el catálogo de cuentas departamentales ni la balanza
de comprobación con departamentos.
~ El sistema realizará un traspaso de ejercicio a ejercicio, cuando: se agregue o
modifique una cuenta ya sea en el catálogo o al generar una póliza, al correr
1
el proceso de contabilización, cuando se agreguen cuentas departamentales,
se efectúe un traspaso de saldos desde el administrador de periodos, al
Traspaso automático modificar el saldo de una póliza o al contabilizar una póliza.
entre ejercicios
[O Solo hará traspaso entre los periodos del ejercicio actual y si existieran
ejercicios posteriores se marcará el último mes del ejercicio actual, como se
requiere en el traspaso, así podrás hacer su traspaso manualmente desde el
administrador de periodos.
Al activar esta opción, se podrá llevar el manejo del catálogo de centros de costos,
así como el manejo en las pólizas permitiendo indicar el centro de costos al que
Centro de costos
pertenece el movimiento, además, se podrá generar el reporte de los movimientos
de los centros de costos.
Etiqueta para Centro En este campo, se podrá dejar el nombre asignado por defecto o indicar uno para 1
de costos 1 identificar al centro de costos.
Al activar esta opción, se podrá llevar el manejo del catálogo de los proyectos, así
como en las pólizas, permitiendo indicar el proyecto por partida y así llevar un
Proyectos
mejor control de los movimientos, además, se podrá generar el reporte de los
1 movimientos de los proyectos.
Etiquetas para En este campo, se podrá dejar el nombre asignado por defecto o indicar uno para 1
ero~ectos 1 identificar al provecto.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución As~el 38


~Aspef
Para registrar en Aspel-COI el catálogo de cuentas se cuenta con las siguientes opciones:

a) Elegir como base uno de los diez catálogos predefinidos con los que cuenta el sistema, siempre y
cuando se manejen los niveles 4-3-3, estos catálogos son generados automáticamente por el sistema
al momento de crear la base de datos, posteriormente se pueden hacer las modificaciones para
adaptar el catálogo de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa.

Los catálogos predefinidos con los que cuenta el sistema son:

• Catálogo estándar general.


• Catálogo para empresas manufactureras.
• Catálogo para empresas comerciales.
• Catálogo para empresas de servicios.
• Catálogo para empresas constructoras.
• Catálogo de sociedad de condóminos.
• Catálogo para sociedades religiosas.
• Catálogo para personas físicas.
• Catálogo para sociedades civiles.

b) Cargar el catálogo de cuentas desde un archivo de Excel, el cuál debe contar con una estructura
predefinida para poder ser reconocido por Aspe-COI.

c) Capturar el catálogo de la empresa de forma manual.

Los catálogos de cuentas se conforman por niveles y dígitos por nivel.

• Niveles: Es el número de sub-cuentas que pueden existir dentro de una cuenta de mayor (de 1 hasta 9
niveles).
• Dígitos por Nivel: Es la cantidad de caracteres que están contenidos dentro de cada uno de los niveles
(de 1 hasta 20 dígitos en total por todos los niveles).

Por omisión, al instalar Aspel-COI se define los dígitos por nivel como "4-3-3".

Los números de cuenta en los catálogos estándar están formados por tres niveles: 4 dígitos (caracteres) para
el primer nivel (mayor), 3 dígitos para el segundo nivel (Sub-cuenta) y 3 dígitos para el tercer nivel (auxiliar).

Definiendo una estructura como la mostrada en la Figura 4.4-2.

~~~ Descripción de la Cuenta


Niveles: 0 (i} @
Figura 4.4-3 Estructura de Las cuentas.

Todos los catálogos predefinidos del sistema contienen las cuentas indispensables para llevar a cabo una
contabilidad completa, como las cuentas de Bancos, Clientes, Seguros, Rentas, l.S.R., Proveedores y
Acreedores Diversos, Ventas, IVA por pagar, etc.

,Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspel ...!...~~~~~....;.;.;"""--~~~~~~~~----


39
t:ilAsper
Sí se requiere manejar un catálogo de cuentas con una configuración o con cuentas distintas (no maneja la
configuración 4-3-3, por ejemplo), al crear el catálogo se debe elegir la opción catálogo vacío (sin cuentas) y
posteriormente se deben dar de alta las cuentas que conformarán el catálogo, para lo cual se debe cumplir
con el siguiente orden:

a) Capturar las cuentas de Mayor.


b) Las sub-cuentas que dependen de la cuenta de mayor.
c) Las cuentas auxiliares que dependen de las sub-cuentas.

Considerando esta información, se procede a dar de alta y/o modificar las cuentas.

4.4.1 Agregar o modificar cuentas

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo /Catálogo de cuentas/ Edición/ Agregar o Modificar

• Menú Archivo/ Catálogo de cuentas, mediante el ícono l~ I o 1


[![1.
Al agregar o modificar una cuenta el sistema presenta un diálogo donde solicita los datos correspondientes
de la cuenta.

a) Sección Generales

eu.nta ................ · ..... ........ d ipo · ....


No. decuen!a l~
,,-
20-·00
-1-
-00-
3------~16]
=¡ i e AcumUativa
--¡ :L.._@)Jletale
__

0 Es de¡¡a1tamenlal Tipodem~a

E'} Afecta pcMza de a¡uste cambiatio 11 ..Peros Me)(icanos l• J


S~s en moneda ccriable Saldos en mooeda extra~a
!nidal
[IMI

AcOQlal 11 l:siceial JI fiuardal{f3) JI Ai<Jda

Figur.a 4.4.1-1 Agregar/Modificar Cuenta.


Sus campos:

O~ciones
--- ·~

- - -
1
Se debe capturar el número de cuenta correspondiente, en algunos casos el 1
No. de Cuenta
sistema propone la siguiente cuenta.
1
Descripción Nombre de la Cuenta.
1 1
Tipo Debe definirse si la cuenta es Acumulativa o de Detalle.
1 1
Activando esta casilla se indica que la cuenta maneja departamentos. Este
Es Departamental parámetro se activará de forma automática al agregar la cuenta al catálogo de
cuentas departamentales.

Tipo de Moneda Define la moneda en la cual se registrarán los movimientos de la cuenta.


1

Guía urso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

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~Aspe#"
Este parámetro se activa cuando la cuenta maneja moneda extranjera y es de
Afecta póliza de ajuste t ipo detalle. Al habilitarlo se indica al sistema que al realizar la póliza de
cambiario ajuste cambiario se incluya dicha cuenta.

Inicial: En este campo se puede indicar un saldo inicial en moneda base, a la


cuenta que se está dando de alta. Este campo sólo se habilitará si en
Configuración / Parámetros del sistema / Cuentas está activo el parámetro
"Captura de saldo inicial".

Saldos en moneda ~ No es recomendable capturar saldos iniciales de esta forma, sino


contable mediante la generación de pólizas, para tener todos los movimientos
respaldados por un asiento contable y así evitar posibles descuadres en la
información.
Final: El valor de este campo se actualiza de forma automática al momento de
registrar pólizas dentro del sistema.
- .
Inicial: En este campo se puede indicar un saldo inicial en moneda extranjera,
a la cuenta que se está dando de alta. Este campo sólo se habilitará si en
Configuración I Parámetros del sistema I Cuentas está activo el parámetro
Saldos en moneda "Captura de saldo inicial".
extranjera
Final: El valor de este campo se actualiza de forma automática al momento de
registrar pólizas dentro del sistema.

O Al modificar una cuenta ya existente, el único campo que no modificable es el número de la cuenta.

b} Sección Atributos

Cuento ---- i Tipo

No. de ~· !1~1_20-_0_
01_-003
_______ d i e¡ Aco.@Alativa
!Boncomer00021541101 1: @Qetolle

·-Nah.releza·--·-··---···1 Pe1lenece a len n.br0$

j @ De¡¡do¡o
!: ,j 11.-
1~- Activo Circularie
Caja. Bancos. lnveisione.
kAiocia CUl!!)la ,¡
~ 122. · Activo Total
: «:) Aaeed210 ! i !oewocjal """™'J

Contra¡¡ortida ~---ºoo_ _~UJ

Figura 4.4.1-2 Agregar/Modificar Cuenta


Sus campos:
. _,
Opciones
Indica si la cuenta es de naturaleza Acreedora o Deudora, si se define para la cuenta
de mayor es heredada a las sub-cuentas y auxiliares correspondientes. Este campo
Naturaleza estará habilitado para su modificación siempre y cuando se tenga activo el parámetro
"Captura de Saldo Inicial", el cual se localiza en Configuración / Parámetros del
sistema I Cuentas.

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~-~~~~~~~-""'---- --------~-----·-··~~~~-
~Aspel®

Se define una cuenta para ser utilizada como cuenta complementaria cuando se
Contrapartida
ca tura una óliza, a sea ara car ar o abonar el saldo.
Este campo indica los rubros asociados a la cuenta. Un rubro agrupa cuentas que
Pertenece a los
tengan características similares. La finalidad de los rubros es facilitar la generación de
rubros
consultas re artes del sistema.
Asociar cuenta
Sirve para relacionar la cuenta a los rubros que pertenece.
botón
Desasociar cuenta
Sirve para desasociar la cuenta de un rubro.
botón

Al oprimir el botón 1 Asociar cuenta J se mostrará una ventana donde se listan los rubros registrados dentro del
sistema pudiendo seleccionar los rubros a los que pertenece la cuenta.

QO Se podrán escoger varios rubros oprimiendo la tecla ~ y dando clic en los rubros que sean
necesarios.
-- --- - - - - ---- ~--

""". :., ,.,._, " ~-.,,,¡ "' ~""'ª~"'"./_ '*' -x


:lit_

161Otros Activo; Ciculanies

m-~-'-t-~~~-,-~-~
~-~;I E

Figura 4.4.1-3 Asociar cuenta al rubro.

c) Sección Fiscales

En esta sección es posible definir el código agrupador que le pertenece a la cuenta de acuerdo al catálogo
establecido por el SAT, si es necesario capturar datos de forma de pago (cheque o transferencia) y si operará
para la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT).

Nombre:
ldflsc«
AFC ,-1----..,..!l""DJ"""'lj
~~01_:'1_~_~..____ .......J~l
Có®>Oilfupadol

~ C.eiehsa de forma de pogo


Apicai a !Abono liJ
~ C~a de "°""'obanl"'

IO!lJ>ei••:i<>ne..:ontorce<oo t.µ!=~·~~~~~- ·----·-···---_]

Figura 4.4.1-4 Sección Fiscales en cuentas contables.

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~Aspef
Sus campos:

1 Opciones
Nombre/ id Muestra el nombre del tercero y el id fiscal en caso de ser extranjero asignada a la
1 fiscal cuenta
RFC Debe asignarse para las cuentas relacionadas a un tercero como proveedores o
acreedores, el sistema permite escoger entre los RFC's o ID fiscales definidos en el

paso 2 o bien podrán ser registrados desde esta ventana mediante el icono (QJI
Al seleccionar un ID fiscal el sistema colocara el RFC genérico para extranjeros
XEXX010101000. Lo definido aquí es sugerido por el sistema en la captura de pólizas
como detalle de la transacción
No incluir en el ~ Este campo se habilita cuando son cuentas a nivel mayor e indica que que todas
xml las cuentas de detalle que pertenecen a la cuenta no se incluirá en el XML.
¡g Indica que todas las cuentas a nivel mayor y detalle se incluirán en el XML.
Código Dato requerido para expresar el código agrupador de cuentas conforme al catálogo
1 agrupador publicado por el SAT
Captura de ~ Se debe activar el parámetro a las cuentas que al afectarlas se esté realizando
forma de pago un pago, por ejemplo, las cuentas correspondientes a cuentas bancarias,
también podrás definir el tipo de asiento, y se lee de la siguiente manera,
cuando se haga un abono a la cuenta bancaria, es que se está registrando un
pago con Cheque o con Transferencia y en ese caso se debe registrar el detalle
de la transacción correspondiente a la Forma de pago.
Aplicar a Indica si el movimiento de la cuenta se aplicará a Cargo, Abono o Todos.

[[j] Cuentas que no afectan ningún pago.


Captura de ~ Se debe activar el parámetro a las cuentas que al afectarlas generalmente hay
comprobantes un CFDI relacionado a la operación y se debe asociar a la partida.

IQJ Cuentas que al afectarlas no t ienen un CFDI relacionado.


Operaciones con ~ Se habilita esta opción si la cuenta va a tener afectaciones la DIOT.
terceros Aplicar a. Indica si el movimiento de la cuenta se aplicará a Cargo, Abono o Todos.
¡g La cuenta no tiene afectaciones en la DIOT

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Material de uso exclusivo ¡:>ara el canal de Distribución Aspe! 43


'!)AspeI®

Q Práctica 5: Catálogo de cuentas

a) Dar de alta las siguientes cuentas definiendo solamente los dat os que se mencionan a continuación:

--
No. Cuenta 1 Ti eo 1 Descrieción 1 Moneda 1 Rubros 1 Naturaleza 1
1120-002-000 1
Detalle 1
Banamex No. Cta. 210597-8 1 Pesos 1 1,11,22 1 Deudora 1
BBVA Bancomer No. Cta.
1120-003-000 1
Detalle 1 20041402 1
Pesos 1 1, 11,22 1 Deudora 1
1 130-000-000 1
Acumulativa 1 Bancos Extranj eros 1
Dólar A. 1
1,11,22 Deudora 1
1 130-001-000 1
Detalle 1 Cit;tBank No. Cta. 23012004 1
Dólar A. 1 1,11,22 Deudora 1
1346-000-000 1
Detalle 1
Maguinaria 1
Pesos 1
2,15,22 Deudora 1
1364-000-000 1
Detalle 1
Deereciación de Maguinaria 1
Pesos 1 2, 15,22 Deudora 1
1330-000-000 1 Acumulativa 1
Automóviles 1
Pesos 1
2,15,22 Deudora 1
1330-001-000 1
Detalle 1 VW jetta Modelo 2005 1
Pesos 1 2,15,22 Deudora 1
1330-002-000 1 Detalle 1
Ford Exelorer Modelo 2005 1
Pesos 1 2, 15,22 1 Deudora 1
1330-003-000 1
Detalle 1
Ch ~sler Vo;tager Modelo 2005 1
Pesos 1 2,15,22 1 Deudora 1
3,17320,2 1
2110-002-000 1 Detalle 1
Artículos Eseeciales, S.A. de C.V. 1
Pesos 1
1
Acreedora 1
2111-000-000 1
Acumulativa 1
Proveedores Extranj eros 1 Dólar A. 1
3, 17,23 1 Acreedora 1

2111-001-000 1 Detalle 1
Proveedor Extranj ero Eseecial 1 Dólar A. 1
3, 17,23 1 Acreedora 1
3,19,21,2 1
2170-004-000 1 Detalle 1 IVA al 16% 1 Pesos 1
3,32 Acreedora 1
3,19,21,2 1
2170-005-000 1 Detalle 1 IVA 16% eor Trasladar 1 Pesos 1
3,32 Acreedora 1
9000-000-000 1 Detalle 1
Cuenta de cuadre 1 Pesos 1
------ 1 Indistinto 1

b) Modificar las cuentas siguientes:


...

No. Cuenta 1 Tieo 1 Descrieción 1 Moneda 1 Rubros 1 Naturaleza 1


1200-001-000 1
Detalle 1
IVA 16 % Acreditable 1
Pesos 1 1,14,22 1 Deudora 1
1200-002-000 1
Detalle 1
IVA al 16% eor Acreditar 1
Pesos 1
1,14,22 1
Deudora 1
3, 17320,2 1
2110-001-000 1 Detalle 1 Office Deeot 1
Pesos 1 Acreedora 1
1120-001-000 1 Detalle 1
lnbursa No. Ct a. 4953258645 1 Pesos 1
1,11,22 1 Deudora 1
1170-001-000 1 Detalle 1
Facturas 1 Pesos 1 1, 12,22 1 Deudora 1
2130-001-000 1
Detalle 1 Documentos Varios 1
Pesos 1 3,20,23 1 Acreedora 1
6300-004-000 1
Detalle 1 Gastos de deereciación 1
Pesos 1 8,24 1 Deudora 1

4.5 C:atálogo de C::uentás depá.rtamentales

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Catálogo de cuentas departamentales

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asist ente

M aterial de uso exclusivo Rªl"a el canal de Distribución AsRel 44


t:ilAsper
• O con el ícono

En este catálogo se dan de alta las cuentas que manejarán departamentos. El manejo de departamentos es
muy útil cuando se desea llevar la contabilidad, teniendo un estricto control de los gastos e ingresos de cada
centro de costos de la empresa.

Una vez que se han dado de alta las cuentas y departam~ntos, se deben definir las cuentas que son
departamentales.

Para dar de alta una cuenta dentro del catálogo de cuentas departamentales se debe dar un clic en el ícono

lil
!fo. de cuenta ¡1140-001-001 DI
Qeportomento

Soldo inicio!

Monedo contable

Moneda~1anjera

Figura 4.5-1 Agregar cuenta departamental


Sus campos:

Opciones
·- 1
-- ~I Cuenta a registrar como departamental
_ N_o_. _d_e _C_u_e_n_ta___ 1

~º-e~p_a_rt_a_m
~e_n_
t~
o ~~--'l ~D_e~p_a_
rt_a_m_e_n_t_o_a_l_qLu_e_s_e_a_s_o_c_ia_r_a_l_
a _c_u_e_
nt_a~~~~~~~~~~~~~~~--'I
Saldo inicial Moneda 1 Monto del saldo inicial en moneda contable 1
contable
--~------------'

Saldo inicial Moneda 1 Monto del saldo inicial en moneda extranjera 1


~e_
xt_r_a_nLie_r_ª~~~~~~-~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~--'

Aun cuando la cuenta no tenga habilitado el parámetro "Es departamental", se podrá registrar dentro de este
catálogo, ya que el sistema es totalmente flexible y permite registrar cuentas como departamentales siempre
y cuando no tengan movimientos o saldo.

Al momento de dar de alta la cuenta como departamental, en el detalle de la cuenta el parámetro


1 [ti Es de_gartamental 1 quedará habilitado, indicando que esta cuenta ha sido asociada a Departamentos.

Una cuenta se puede asignar a cuantos departamentos se tengan dados de alta, mientras no haya sido
asignada previamente, en caso contrario el sistema envía el siguiente mensaje:

El registro ya existe.

Figura 4.5-2 Mensaje de advertencia.

Gqía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo J>.ara el canal de Distribución Aspel 45


Una vez definidas las cuentas departamentales, se podrá consultar la clave, descripción y el saldo de cada
cuenta, agrupándolas por el departamento al que corresponden.

Figura 4.5-3 Catálogo de Cuentas departamentales.

Q ·Práctica 6: Cuentas' Departamentales

a) Dar de alta las siguientes cuentas departamentales:


...... ····-··
No. Cuenta 1 Descri~ción De~to.
1120-001-000 1 lnbursa No. Cta. 4953258645 -- - 1

1 8
1

1
1120-002-000 Banamex No. Cta. 210597-8 1 5 1
1120-003-000 BBVA Bancomer No. Cta. 20041402 1 3 1
1130-001-000
1170-001-000
Cit,:fBank No. Cta. 23012004
Facturas
. 1
1
5
7
1

1
1330-001-000 VW Jetta Modelo 2005 1 4 1
1330-002-000 Ford Exelorer Modelo 2005 1 2 1
1330-003-000 Ch~sler Vo,:fager Modelo 2005 1 5 1
1310-005-000 Eguieo de Oficina 1 4 1

4.6.1 Asignación .de cuentas departamentaJes

o Ruta de acceso:

Notas del asistente

\USO exclusivo P<lra,el 9mal de Distribución As~el 46


~Aspef
• Menú Procesos I Asignación de cuentas departamentales

Desde esta opción se podrán asociar fácilmente cuentas a uno o varios departamentos. En la ventana de
cuentas departamentales se muestran de lado izquierdo los departamentos disponibles y del lado derecho el
catálogo de cuentas. La asignación de una cuenta a uno o varios departamentos se realiza de la siguiente
manera:

a) Seleccionar el departamento al cual se asociarán las cuentas dando clic sobre él.

b) En la sección izquierda de la ventana se seleccionan las cuentas que serán departamentales, las cuales
pueden ser seleccionadas de forma consecutiva ~ +CIJ o ~ +11) o de forma aleatoria + clic). S
c) Una vez hecha la selección, con el botón 1 <A§ociar j se realizará la asignación de las cuentas
seleccionadas al departamento indicado.

• ' ,;;;;,;...,;_:.:_.· } ·~&-,;@;;¡,0;,."'$IBL:' 0


'' IT
Qepaitomentos Cojálo o de cuentas
.C.!1!'.l!!a .......................l~P.!1!1:1!~~====~~ •j c.~!'.nt.!I ............... P<:~~,;p~icli:> .. .
l±l Deportornento : Cuentas po< Pogor ¡ l±l·
¡
1110 0()(}0tll) FONüO rno
DE CA.IA
ID Departamento : Diseño e Ingeniería ©·11 20-000-000 BANCOS
l±l Departamento : Empaque y Entrego $·1140-000-000 INVERSIONES EN VAi.ORES
8 Departamento : Informática r. $ ·115().000·000 CLIENTES
t
•·ª"'•·.·lllllllilllfml
l1120-ooHm Bancomer 12911256971
00_1 _,__
Cit~
y_Ba_nk_ _ _ __
1#
1155·000-000
1 <11,ocior 1 ip·1160·000·000
[¡} 1165-000-000
ESTIMAOON DECUENTAS INCC
DEUDORES DIVERSOS
FUNOONARIOS Y EMPLEADOS
,1_
120-_00_2·_
i _

l1140-001-001 Bancomei
_ ,lu 1 0 .._.,;., > 1
¡. .
1170-000·000 DOCUMENTOS POR COBRAR
~ 1180-000-000 IMPUESTOS A FAVOR
i1140-002-001 City Bank
©·1190-000-000 ALMACEN
l600J.CJ03.034 DEPRECACIONES
ffl 1200·000-000 IVAACREDITABLE
l±l Depart¿vnento : Intendencia
iii·1205·000·000 IVA PAGADO
!±l Oepa1tamento : Mantenimiento $ 1210·000-000 PAGOS ANTIOPADOS
r'Ttfwrwm"11i!@l't ;;J ·

Figura 4.6.1-1 Asignación de Cuentas departamentales.

Q Práctica 7: Asignación de Cuentas Departamentales

Mediante la opción de Asignar cuentas departamentales, asociar las siguientes cuentas a los departamentos
indicados:

'
No. Cuenta 1 Descri~ción De~to.

l___:::J
1 1
2110-001 -000 1 Office Deeot
2110-002-000 1 Artículos Eseeciales, S.A. de C.V. 1 Compras
' 2111-001-000 1 Proveedor Extranjero Eseecial 1
2130-001-000 1 Documentos Varios 1 Mercadotecnia 1

4.6.2 Asignación de naturaleza de cuentas

o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías I Asignación de naturaleza

Una forma fácil y rápida de asignar la naturaleza a las cuentas de manera masiva, es mediante la opción de
Asignación de naturaleza de cuentas. Esta ventana muestra de lado izquierdo las cuentas con naturaleza

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 47


Deudora y de lado derecho las cuentas con naturaleza Acreedora. Para asignarle la naturaleza
correspondiente a las cuentas se debe realizar lo siguiente:

a) Seleccionar las cuentas a definirles naturaleza. La selección se puede realizar de forma consecutiva
CIEEJ+ITJ o l!EEJ+IIIJ) o de forma aleatoria ~ +di~). . ... . ...........
b) Una vez hecha la selección, con los botones ¡lNat. a~¡eedora >>J o '"j-<<-. -Na_t._d_e_-ud-o-ra....rnl se realizará la asignación de
las cuentas seleccionadas a la naturaleza correspondiente.

Cuentas con naturaleza ~udo1a Cuentas con natL1aleza acieedgra

362-000·000
J6:Í-OoO-ixJo
DEPRECIACION DE EQUIPO D
364-000·000 DEPRECIACION DE MAQUINAi
• • • • AMORTIZACION DE GASTOS [
1 I N-
,-- a(,-
.~
--.-,~-
,1
[ « Nat. deydora J
150·000-000
1,so-OOo-OOci
165-000-000
70-000-000 • ~,,.._,,,; .;_$.

180-000·000 ANTIOPOS DE CLIENTES


~-- ·¡;;;;;; ;;;m:;:·=- .

Figura 4.6.2-1 Asignación de Naturaleza.

Q Práctica 8: Asignaéión de Naturaleza

Mediante la opción de Asignación de Naturaleza, asignar la naturaleza correspondiente a la siguiente cuenta:

Cuenta Naturaleza
1364-000-000 Acreedora

4. 7 Asociación de cuentas

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Asociar cuentas.

• O con el ícono líiiJI.


La asociación de cuentas a un rubro en específico sirve para clasificar o agrupar cuentas que tengan
características similares, por ejemplo, se puede definir el rubro Activo circulante y el rubro Créditos, de esta
manera cuando se intente expresar el Balance General, sólo se hará referencia al rubro Activo circulante y no
a cada una de las cuentas que pertenezcan a él, de la misma forma, al estar haciendo el Ajuste anual por
inflación, sólo se deberá hacer referencia al rubro Créditos y automáticamente aparecerán los saldos de las
cuentas a las cuales se les asignó esta clasificación.

La finalidad de los rubros es facilitar la generación de consultas y reportes del sistema, por ello es de suma
importancia su correcta definición.

Notas del asistente

48
~Aspef
Aspel-COI sugiere un catálogo de rubros estándar, el cual es utilizado por los catálogos de cuentas
predefinidos del sistema, así como para la emisión de reportes.

Para asociar o desasociar cuentas a un rubro se tienen las siguientes opciones:


a) Desde el menú Archivos / Asociación de cuentas aparece la ventana de asociación de cuentas
mostrando los rubros y cuentas disponibles.

Cyentat disponibles
NIÁTL cuenta 1 De•cr1:ciín
~ ¡1 .- Acti"._O_Q~~.!!~-------------..- ..____ 1±1 1110-000-000 FONDO FLJO DE CAJA
$ -2.· Activo No Circulante i!J-1120-000-000 BANCOS
ffi.. 3.· Pasivo a Coito Plazo é-1140-000-000 INVERSIONES EN VALORES
ffi. 4.· Pasivo a Lar~ Plazo é-· 1150·000-000 CUENTES
é- 5.· c.pitol ~- 1155·000-000 ESTIMACION DE CUENTAS INCDBRABL
IÍI 6.- Ventas/ lni;Jeros ro 1160-000-000 DEUDORES DIVERSOS
tiJ- 7.- Costo de Ventas $ - 1165-000-000 FUNOONARIOS Y EMPLEADOS
i!J-8.- GMtos Generales f·- 1170-000-000 DOCUMENTOS POR COBRAR
S. 9.- Otros Ingresos y Gastos ~- 1180-000-000
é--10.- ISR y PTU l +- 1 $-1190-000-000 ALMACEN
IMPUESTOS A FAVOR

é -11.· Caja. Bancos. Inversiones


ffi 12. · Cuentas por Cobra. i -+I ro E!J- 1200·000-000
1205-000-000
IVAACREDITABLE
IVAPAGAOO
ffi- 13.- Inventarios $ - 1210-000-000 PAGOS ANTIOPAOOS
$ - 14.· IVA Aaecitable E!J- 1310-000.000 TERRENOS
é-15.· Activos Fijos ¡... 1320-000-000 EDIFICIOS
iiJ- 16.· Oti os Activos Circulantes '--- 1330-000-000 EQUIPO DE TRANSPORTE
$··17. - Proveedofes ¡__ 1340-000-000 EQUIPO DE COMPUTO
1±1- 18.· IVA pcx Po9ai l·- 1350-000-000 EQUIPO DE OFIQNA
$- 19.- Ohos lmpuestos par Paga1 \- 1360-000-000 DEPAECIACION DE EDIFIOOS
e-20.· Cuentas por Pagar i·- 1361 -000-000 DEPAECIACION EQUIPO DE TRANSPOI __
é-21~tro!!:....,
.=·=°'====== i··- 1362-000-000.,._.DEPAECIAgON EQUIPO DE COMPUTO •

Figura 4.7-1 Asociar cuentas

b) Desde el catálogo de cuentas, menú contextual de la cuenta/ Asociar o Desasociar cuenta:

: Configura columnas
' Restaurar configuración inicial

Agregar Alt+Jns
· Moórficar Alt+BlcSp
' Eliminar Alt+Del

Asociar cuentas
· Desasociar c"""ta del rubro
Contraer cuentas
Expandir clW!tas

Figura 4. 7-2 Menú contextual del catálogo de cuentas

c) Desde el detalle de la cuenta en la pestaña de Atributos. Para agregar o modificar rubros se debe
ingresar al catálogo de cuentas, en la sección izquierda de la ventana correspondiente a los Rubros de

cuentas, con los íconos 1~Io1 I , o desde el menú contextual.

.Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

'.Material de uso exclusivo para el canal de~~~~~~~~c....~~~~~'"'-'"""'~~"'~-~-~


Distribución Aspel 49
~Aspef

Figura 4.7-3 Agregar o modificar rubros desde el menú contextual.

Q Práctica 9: Rubros de cuentas

a) Dar de alta el siguiente Rubro de cuentas

No. Rubro Descripción


35 Activo Diferido

b) Asociar las cuentas al rubro creado:

R~~;0 j__D_e_s_c _ri_p_ci_ó_n___. _ _ _ N_u_·m


_ e_ro_ d_e _c_u_e_n_t_a _s _ __. __o_ p_e r_a_c_ió_n__,

__:::_::__J
35 '---~A-1·ctf~i~v·1~º~-~--DH_eas~dt~e~---1-1420-000-000
4_1_0_-o_o_o_-_º_º_º_~---cuentas
A-so_c_ia_r_~

4.8 Catálogo de tipos de pólizas

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Pólizas /Tipos de pólizas

Desde este catálogo se podrán registrar los tipos de pólizas necesarios para clasificar los registros contables
que se generen. Se podrán dar de alta tantos tipos de pólizas se requieran.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI f.wura 4.8 - 1 Catálogo de tipos de pólizas Notas del asistente

'Material de uso exclusivo ~ara el canal de Distribución Aspel


------=-- so
Para agregar un nuevo tipo de póliza se debe dar clic en el ícono
la ventana que muestra la figura siguiente:
1~I de la barra de herramientas, mostrando

Figura 4.8-2 Agregar t ipos de pólizas.


Sus campos:

Opciones

Tipo de póliza

Descripción

~ Los tipos de póliza se podrán eliminar siempre y cuando no existan pólizas de ese tipo registradas.

Q Práctica 10: Tipos de pólizas

Dar de alta los siguientes tipos de pólizas:

Tipo de póliza J _ _ _D
_e_s_c_ri,_
p _c i_ó_n _ ___,
Ch ' ~~~-C_h_e~
gu_e~~~~
Tr l___T_r_a_n_sf_e_re_n_c_ia_ ___,

4.9 Catálogo de conceptos de P.ólizas

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Pólizas /Conceptos de pólizas

En este catálogo se podrán capturar los conceptos de Pólizas que más frecuentemente se utilicen, agilizando
así la captura de las pólizas ya que no se tendrá que capturar todo el concepto del movimiento, bastará con
seleccionar el concepto previamente dado de alta.
- - - - - - - - - - - ----- ---
~:'o
C!!ncepto no. 15

1 AcePtai;iJI !;anceb! ll 1!uordar(F3) 11 . AfUda 1

Figura 4.9-1 Alta de conceptos de Pólizas.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 51


f:i)Asper
Se podrán registrar tantos conceptos diferentes como sean requeridos, de manera que al momento de
agregar o modificar una póliza, en el campo "Concepto" se podrá desplegar este catálogo y seleccionar el
concepto con el que se grabará la póliza. Asimismo, los conceptos de pólizas se pueden modificar en cualquier
momento en caso de que ya no se vaya a utilizar, o se requiera agregarle alguna descripción o comentario.

~ No es posible eliminar conceptos de pólizas, únicamente se podrá modificar la descripción de los


mismos, por lo que se recomienda que antes de empezar a capturarlos se analice y defina cuáles son
los conceptos más utilizados.

Q Práctica 11: Conceptos de pólizas

Dar de alta los siguientes conceptos de Pólizas:

No. 1 Descripción
Conce~to . 1
1 1 Póliza de Aeertura 1
2 1 Póliza de Ventas 1

3 1 Póliza de Corneras 1
4 1 Pago a Facturas 1
5 1 Pago de Nómina 1
6 1 Pago de lmeuestos 1
7 1 Pago de Servicios 1
8 1 Pago a Proveedores 1
9 l Anticieo de Clientes 1
10 1 Anticieo a Proveedores 1
11 1
Cobro de Facturas 1

4.1 o Catálogo de pólizas

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Pólizas / Pólizas

• O con en ícono 1[)}1


Una póliza es un registro contable bajo el cual se almacenan los movimientos realizados a las cuentas del
catálogo. Mediante la captura de pólizas se realizan las afectaciones correspondientes a las cuentas, es decir,
en el catálogo de pólizas se generan los movimientos necesarios para llevar a cabo los asientos contables de
la empresa.

Antes de comenzar a capturar pólizas, se deben establecer los parámetros que afectan directamente al

Catálogo de Pólizas desde el menú Configuración / Parámetros del Sistema / Pólizas 1 Ul.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

:Material de uso exclusivo ra el canal de Distribución Aspe! 52


~Aspef
mi.·· ¡ Pólizas
Dato::~ ,,,-
~ ~- - --
C~w•·~
~-......
~-- . ---------
!Y] Hi:.ei~ ~.­
E'JfoOo¡¡,,;c.
Coriiguac:i6ri IEJJiW. ..........
eo.
Contabili;r•~linea
IDAJl•.de caenln,. . p6liz.s
®li~,~~ ..o.cuedt~
~•.'da<:uad,e =
¡ 9000
~ -00=
3.°ooo
"'co-----.IU"'"'i

~
@~ ·de

!D~
-

-af.i1te·de:t.Pué1 ....
.---YJ

..... -
! @1~•,ta ·cetegorladeYn ..Chivo

Figura 4.10-1 Parámetros de Pólizas


Sus campos:

Captura de pólizas
~ Al dar de alta una póliza, automáticamente se le asignará el número
consecutivo de acuerdo al tipo de póliza que se esté registrando. En la captura
de pólizas este campo no podrá modificarse.

Ira Al dar de alta una póliza, el campo correspondiente al número de póliza estará
disponible para modificarse.

Número secuencial

Figura 4.10-2 Ventana de folios de pólizas para el periodo.

~ Al dar de alta una póliza, automáticamente se le asignará el número


consecutivo sin considerar el tipo de póliza que se esté registrando.
Folio único
l!:I El folio o número de póliza se asignará de acuerdo al estado en que se
encuentre el arámetro Número secuencial.
~ El sistema no permite capturar decimales en la captura de saldos o pólizas.

Sin decimales IQJ El sistema permite la captura de cifras con decimales, en los cálculos se
consideran hasta 5 decimales pero en las consultas las cantidades se
redondean a 2 decimales.
~ Al momento de grabar las pólizas se actualizan automáticamente los saldos de
las cuentas que se est án afectando.
Contabilizar en
Línea
[[i) Al momento de grabar las pólizas no se actualizan los saldos de las cuentas
afectadas, se debe e'ecutar el roceso de Contabilización.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

sp'"'e_l_ _ _ _ _........_;_____________s
!Material de uso exclusivo ,para el canal de Distribución A...! _3_
~Aspe/"
~ Estando en la captura de pólizas se podrán dar de alta las cuentas en el
1
Alta de cuentas en catálogo, pudiendo agregar sólo cuentas de detalle.
pólizas
¡g] Estando en la captura de pólizas no se podrá realizar alta de cuentas.
Esta cuenta es útil para saldar una póliza automáticamente, en caso de que no se
hayan terminado de capturar todos sus registros, si el sistema detecta que al
Guardar pólizas no contabilizar la póliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, ésta será grabada con el
cuadradas estatus de "Pendiente" y se observará en la consulta de pólizas en color rojo, con el
propósito de identificarla fácilmente y posteriormente sea editada para continuar
con su captura.
En este campo se deberá especificar la cuenta que utilizará el sistema para cuadrar 1
Cuenta de cuadre
1 las pólizas. Esta cuenta deberá ser de detalle.
En esta opción se podrá indicar el mes de cierre fiscal, de tal forma que al momento
Mes de Ajuste de crear el siguiente periodo, se creará un mes de Ajuste, en el cual se podrá realizar
después de la póliza de ajuste o registrar la póliza de cierre del ejercicio sin que se mezcle la
información del último mes capturado.
~ Al realizar una póliza mediante el proceso de "Generación de póliza dinámica
Indicar la categorfa a CFDI" se tendrá la posibilidad de asignarle una categoría al archivo que se
de un archivo está agregando.
¡g] No se tendrá la opción de asignarle una categoría al archivo.

Una vez que se han definido los folios que se van a utilizar, mostrará la consulta de pólizas.

(~~~g~2~~~~~~~1~m~1~~~iP~iioo~·r~e1e1~~~·~f,5'2333~~~~~~~~~g;;~~ ~
,.DIJ
.T . .•
IN_.~ F. .~ ~~.ai Nombl.•L -.....J~eP..• ~.onc9'4o Tipo de e;a~ ~º~·-;___H
1
P :l:F

e • 112!1'002-0J1CjyBonk ] ·cuento 1~12000 ·7.Qj;():OO .


' \120-0ol-Oll Bonamox, T.cuento 1-00ro:i •'0.00 .
• .\o· N.J1D?.·Hiic
2Q1

Figura 4.10-3 Catálogo de pólizas.

1. Tipos de pólizas: Muestra los tipos de pólizas dados de alta en la configuración


2. Meses del Ejercicio fiscal: Se podrá cambiar de mes siempre y cuando se encuentre creado.
3. Listado de pólizas: Esta sección muestra el listado de pólizas de acuerdo al tipo seleccionado en el
panel izquierdo.
4. Vista previa de la póliza: Se podrá consultar el detalle de la póliza seleccionada
5. Montos de la póliza seleccionada: Muestra los totales tanto de cargos como de abonos de la póliza.
6. Año del periodo: Se podrá cambiar de año, siempre y cuando éste se encuentre creado.

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~Aspef
4.10.1 Alta I Modificación Ae pólizas

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Pólizas I Edición I lgre~r o Modificar

• O Menú Archivo / Pólizas/ l~I o ~


A través de esta opción, se podrán dar de alta las pólizas que contienen los movimientos contables, para que
posteriormente estos movimientos se afecten automáticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas.
Estos movimientos se podrán revisar también en la consulta del catálogo de cuentas.

r~ [E_g_ _ DJ feo!Ja, ¡u;m12ow - g


l""""•decortodo
:tooceplo
--.~~:.~.~..--.~:º~-~-~~.!g_ r..~.-;;:., ____....G.~_ep~~t·.~t~.~-~-~..~.f.?.?. ........ 'o.LI~
iJ Debe ... tt~:.....
w ...

<! lO·OOHl01, i1 ·o o¡-.,l!lÍ>4'.~~\riodo ~too $7,~..oo to.oo


1200,()()2,()()1 Oj O Cotr?.~de-~~~ '$1, 00 $1.,251.,20 SQ.00
1
1:~-0pa J( l) OC~oJié';toolaOO '$t'
~ 1 i

.~;t~'t-~----------------------------J
Figura 4.10.1-1 Ventana de Alta/ Modificación de Pólizas

Sus campos:

Opciones
Tipo Se elige el tipo de póliza que se agregará (Dr, lg, Eg, etc.).
Número de póliza a registrar. Este campo estará habilitado si en la configuración del
Número sistema no se tiene activo el parámetro número secuencial, de lo contrario el sistema
ro one de forma automática el si uiente número de óliza.
Fecha de la póliza dentro del mes de trabajo con la que quedará registrado el asiento
Fecha
contable.
Descripción del motivo por el que se efectúa el movimiento. Se puede auxiliar del
Concepto
catálo o de conce tos utilizando F2 o el ícono ? ara a ilizar la ca tura.
No. de Cuenta Número de cuenta que va a ser afectada.
Si se manejan Departamentos se debe anotar el número del departament o que se

Departamento
afectará con el movimiento, se puede utilizar la ayuda (~ o de dicho campo la cual :a
mostrará la lista de Departamentos en los que está asociada la cuenta. Si se digita ~
+ 1§1 a arecerá la lista de TODOS los de artamentos re istrados.
Concepto del El sistema coloca automáticamente el mismo concepto que se capturó en el concepto
Movimiento de la óliza, ero se uede cambiar o modificar.

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~Aspef
Este campo aparece activo si la cuenta indicada maneja sus montos en una moneda diferente
a la base, en el campo se debe capturar el tipo de cambio al que se registra la operación; al dar
~ o con la tecla de función ~ aparecerá la consulta del Histórico de tipo de
Tipo de cambio
clic al botón
cambio.

Debe Anota la cantidad que va a cargarse a una cuenta, al solicitar la ayuda con ~ o liíJ, se 1
1 muestra una calculadora para auxiliar en los cálculos.
Se deberá anotar la cantidad que va a abonarse a una cuenta, al solicitar el ayuda con 1
Haber
1 1§1 o lf!l, se muestra una calculadora para auxiliar en los cálculos.
4.10.2 Barra de herramientas en el Alta de pólizas

Estando en la captura o edición de pólizas se pueden utilizar las siguientes opciones:

Función Tecla de Acceso

Guardar Póliza

Insertar Partida

Borrar Partida

Graba Póliza como Modelo

Envió de póliza por correo

Cargar una Póliza Modelo

Auditar Póliza

Copiar Póliza de otro periodo 11 Alt 1 + !@] + m


Desplazamiento entre pólizas*

Cuadrar Póliza

Detalle de operaciones con terceros*

Marca una póliza como privada

Forma de pago

Datos del comprobante

Documentos asociados

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'!JAspel®
* Estas opciones sólo estarán habilitadas cuando se realicen modificaciones a las pólizas.
El procedimiento para la captura de las Pólizas es el siguiente:

1. Ingresar al Catálogo de Pólizas y dar clic en el ícono de agregar l~I


2. Indicar el tipo de póliza (Dr, lg, Eg, etc.), número de póliza, fecha, concepto del movimiento, y
partidas (cargos y abonos).
3. Considerando que el sistema trabaja bajo la regla básica de la contabilidad que es la "Regla de la
partida doble", la cual indica que, "A todo cargo le corresponde un abono", esto implica que una vez
capturadas las partidas se debe revisar que los totales de la póliza sumen cantidades iguales.

4. Por último se procede a grabar la póliza con la tecla 1§1 o con el ícono l&'i l
Q Práctica 12: Regi~tro de Pólizas

a) Ingresar al catálogo de pólizas.


b) En la ventana de Folios iniciales que muestra, establecer los folios de los tipos de pólizas en 1.

c) Estando en el catálogo de pólizas dar clic en el ícono 1 ~l.


d) Registrar la siguiente póliza.

Tipo de póliza: Dr Número de Póliza: 1 Fecha:30/09/2014


No. De Concepto de Póliza: 1 (Póliza de Apertura)
No. Cuenta Depto. Descripción Debe Haber
1120-001-000 8 Póliza de Apertura 1,000,000.00
1120-002-000 5 Póliza de Apertura 2,000,000.00
1120-003-000 3 Póliza de Apertura 3,000,000.00
1140-001-000 Póliza de Apertura 65,000.00
11 50-001-000 Póliza de Apertura 70,000.00
1150-002-000 Póliza de Apertura 50,000.00
1170-001-000 7 Póliza de Apertura 50,000.00
1310-002-000 Póliza de Apertura 90,000.00
1346-000-000 Póliza de Apertura 35,000.00
2110-001-000 7 Póliza de Apertura 135,000.00
2110-002-000 7 Póliza de Apertura 185,000.00
2130-001 -000 9 Póliza de Apertura 90,000.00
3100-001-000 Póliza de Apertura 5, 100,000.00
3200-001-000 Póliza de Apertura 850,000.00

e) Grabar la póliza y cerrar la ventana de Captura.


f) En el catálogo de pólizas, debe aparecer el registro de la póliza generada, de ser así, cerrar la ventana.
g) Crear el periodo de Octubre, para ello se debe realizar lo siguiente:

l. Ingresar al menú Archivos / Administrador de Períodos / ícono


siguiente periodo.
1~1. elegir la opción Crear

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-'-~~~~~._,..,_ ___ _;o_~-
57
~Aspe/"
11. Ingresar al mes de Octubre dando doble clic.

111. Ingresar al Catálogo de Pólizas, estableciendo los folios iníciales de las pólizas en 1.

h) Capturar las siguientes pólizas:

Tipo de póliza: Dr (1) No. De Concepto de Póliza: 2 Fecha: 04/10/2014


(Póliza de Ventas)
No. Cuenta Depto. Descripción Debe Haber
1150-002-000 1 Póliza de Ventas 58,000.00
4100-001-000 r----- - ¡ Póliza de Ventas 50,000.00
2170-004-000 j Póliza de Ventas 8,000.00

Tipo de póliza: Dr (2) 1 No. De Concepto de Póliza: 2 Fecha: 04/10/2014


1 (Póliza de Ventas) 1

1 No. Cuenta _I Depto. 1 Descripción


····~-
1 Debe 1 Haber
1 1150-002-000 l 1 Póliza de Ventas 1 28,420.00 1
1 4100-001-000 1 1 Póliza de Ventas 1 1 24,500.00
1 2170-004-000 1 1 Póliza de Ventas 1 1 3,920.00

Tipo de póliza: Dr (3) No. De Concepto de Póliza: 3 Fecha: 05/10/2014


(Póliza de Compras)
No. Cuenta 1 Depto. Descripción Debe Haber
..--- 1,- 9-0--0-0-1--0-0_0_ _ 1 Póliza de Compras 18,590.00
1200-001-000 Póliza de Compras
1 2,974.40
2110-002-000 ~-7-- I Póliza de Compras 21 ,564.40

Tipo de póliza: lg (1) No. De Concepto de Póliza: 11 Fecha: 08/10/ 2014


1 1 (Cobro de Facturas) 1

1 No. Cuenta 1 Depto. 1 Descripción --- 1 Debe 1 Haber


1 1120-003-000 1 3 1 Cobro de Facturas 1 18,500.00 1

1 1150-002-000 1 1 Cobro de Facturas 1 1 18,500.00

Tipo de póliza: lg (2) No. De Concepto de Póliza: 11 Fecha: 10/10/2014


1 1 (Cobro de Facturas) 1

1 No. Cuenta 1 Depto. 1 Descripción 1 Debe 1 Haber


'"
1 1120-003-000 1 3 1 Cobro de Facturas 1 10,250.00 1
1 1150-002-000 1 1 Cobro de Facturas 1 1 10,250.00

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Tipo de póliza: Eg (1) No. De Concepto de Póliza: 7 Fecha: 11/10/2014
1 1 (Pago de servicios) 1

1 No. Cuenta 1 Depto. 1 Descripción -- -- 1 Debe 1 Haber


1 6200-048-000 1 1 Pago de Servicios 1 10,000.00 1
1 6200-047-000 1 1 Pago de Servicios 1 200.00 1
1 1120-002-000 1 5 1 Pago de Servicios 1 1 10,200.00

Tipo de póliza: Eg (2) No. De Concepto de Póliza: 5 Fecha: 12/10/2014


1 1 (Pago de Nómina) 1

1 No. Cuenta 1 Depto. 1 Descripción -·------ 1 Debe 1 Haber


1 2160-001-000 1 1 Pago de Nomina 1 44,940.00 1

1 1120-003-000 1 3 1 Pago de Nomina 1 1 44,940.00

Tipo de póliza: Eg (3) No. De Concepto de Póliza: 8 Fecha: 12/10/2014


1 1 (Pago a Proveedores) · 1
1 No. Cuenta 1 Depto. 1 Descripción --------- 1 Debe 1 Haber ~

1 2110-002-000 1 7 1 Pago a Proveedores 1 13,425.00 1

1 1120-002-000 1 5 1 Pago a Proveedores 1 1 13,425.00

4.10.3 Operaciones con pólizas

Estando en la captura, edición o consulta de una póliza, el sistema está dotado de una serie de herramientas
que facilitan la manipulación de las pólizas.

QCJ Siempre que se visualice el ícono ~ dentro de un campo el cual haga referencia a un catálogo, se
podrá dar clic en él o pulsar ~ lo cual desplegará el catálogo auxiliar correspondiente donde a su
vez, se podrán realizar búsquedas fonéticas que servirán para agilizar la captura.

'· 1110-001-000 CAJA CHICA


6- 1120-000-000 BANCOS
¡ El· 1120-001 -(XXJ Bancos Moneda Nacional
¡ L ¡.. 1120-00Hlll
! ~ 11 2CHl01·002
1
Bancomer 12911256971
l L 1120-001-003 Bancomer 0002154801
á 1120-002-000 Bancos Moneda Extianjera
¡¡ r 1120-002-001 CKy Bank
>:', .

Figura 4.10.3-1 Catálogo de cuent as mostrado con la tecla EJ.


QCJ Siempre que se visualice el ícono ~ en un campo numérico, se podrá dar clic en él o pulsar IBJ lo
cual desplegará una calculadora, y al pulsar el botón [li] desplegará la ventana del Histórico de tipo
de cambio.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ¡:>ara el canal de Distribución Aspel 59


~Aspel®

s ._so9.oooop'
567 . SOOO'Ó +
4. a·67 . s-crOoO. '=

4.10.3-2 Calculadora de Aspel-COI

l!!il Cuadrar Pólizas. El sistema permite cuadrar una póliza rápidamente, utilizando una "cuenta de cuadre",
por ejemplo, si se tiene una póliza muy grande y no se ha terminado de capturar, se puede guardar para
editarla posteriormente; las pólizas cuadradas con la cuenta de cuadre serán grabadas con el estatus de
pendiente.

Para usar esta opción, se debe realizar lo siguiente:

a) Activar el parámetro 'Guardar pólizas no cuadradas' ubicado en Configuración/ Parámetros del


sistema/ Pólizas y definir la cuenta que será utilizada como cuenta de cuadre.

b} Para cuadrar una póliza estando en la captura de la misma, se puede hacer de las siguientes maneras:

• Estando en una partida vacía se digita El o dando clic sobre el íconolml.


y así el sistema crea el
asiento contable con la cuenta indicada en los parámetros y el monto necesario para cuadrar la
póliza, grabando normalmente la póliza con ~-
• Estando en la última partida pulsa la tecla !Im, y el sistema automáticamente graba la póliza,
habiéndola cuadrado con la cuenta de cuadre.
• Estando en una partida vacía y capturar en el campo de No. de cuenta, la cuenta que se indicó
como de cuadre y grabar la póliza.

Aquellas pólizas que se hayan ajustado mediante la cuenta de cuadre o la utilicen, en la consulta de Pólizas se
presentan en color rojo, con el propósito de identificarlas fácilmente, para que posteriormente sean editadas
para continuar con su captura.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspe!


~ -~~--~~..........._~~-
60
f:i)Asper

Figura 4.10.3-3 Consulta del catálogo de pólizas.

ílCl Recordar que si una cuenta utilizada en la póliza tiene definida una cuenta de contrapartida, al hacer
uso de esta cuenta, de forma automática genera la siguiente partida.

Q Práctica 13: Guardar pólizas no cuadradas.

a) Ingresar al menú Configuración / Parámetros del sistema / Pólizas y activar el parámetro "Guardar
pólizas no cuadradas".

b) Definir como cuenta de cuadre la cuenta 9000-000-000.

c) Editar la póliza de Eg 2 del mes de Octubre..

d} Agregar la siguiente partida a la póliza:

No. Cuenta Depto. Descripción Debe Haber


2160-005-000 Pago de Nómina 300.00

e) Guardar la póliza, ¿Qué mensaje envía el sistema? - - - - - - - - - - - - - - - - - -

f} Presiona el botón 1 :!í 1.

g) ¿Cómo se visualiza la póliza modificada en la consulta?

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente


h) Editar nuevamente a la póliza, cambiar la cuenta de cuadre por 1120-003-000 y guardar la póliza.

i) ¿Cómo se visualiza la póliza modificada en la consulta de pólizas?_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __

10 1 Auditar Pólizas. Esta herramienta está diseñada para que una vez capturadas las pólizas, se marquen
como auditadas para evitar que puedan ser modificadas posteriormente, esta herramienta puede ser muy útil
para el contador o auditor de la empresa.

--~

_ .Concepto_del ~w.iento <f2>_ Debe· H.i.e.

.fl.00

Figura 4.10.3-4 Ventana para Auditar Pólizas.

Por seguridad se puede restringir esta opción desde los perfiles de usuario, sobre todo cuando se requiere que
no se modifiquen las pólizas previamente contabilizadas. Para auditar una póliza se debe estar en la edición
de la misma y con el ícono correspondiente se audita la póliza.

Q Práctica 14: Auditando pólizas

a) Editar la póliza de Diario número 3, auditar y cerrar la póliza.


b) Dentro del catálogo de pólizas, ¿Cuál es el estatus de la póliza en la columna de Auditada? _ _ __

lvisualizar
~I Filtrar.en laAdemás de generar las operaciones básicas desde la consulta de pólizas, el sistema permite
consulta pólizas que tengan características específicas, esto se realiza mediante la opción
Filtrar, a la cual se tiene acceso con la tecla de función f'.m o con el ícono correspondiente. Se puede filtrar por
tipo de pólizas, por un rango en específico, por pólizas generadas en un cierto rango de fechas, o que tengan
los atributos de contabilizada, no contabilizada, pendiente, no pendiente, auditadas o no auditadas.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo.para el canal de Distribución Aspel 62


I~depó~za Póli?a; ······
@TQCI"'
1•1§"1'
Dr 11N!t!W i!5 Rango
Eo

l'º
Petiodo de la pó&:za
~--""­
Rill<SJI
tia~a

fechariciol ¡ - - -- F:chamal 1 81
.S.islemai ·-········--·--··------···.., Alril1i0$ ·· ·
¡~···· ; ¡ Auátados

¡ .'liEJ NOI
~ BANCO
'¡~ ! Conteb~izadas
,, ¡ No auditadas
¡; ! No contabizadas
H i No pendiente:
~~~~~~~~ -
I P_eroe.t~·-·~~~~
E] Eóim con doc""'°"'°' ooociodoo
~ Tjpos de pófa.u fiscales y cueri.as coníigu-adas para incluirse en elXML

Figura 4.10.3-5 Parámetros del Filtro de pólizas.

Sus campos:

O~ciones
-· 1
Tieo de póliza 1 Tieo de eóliza gue se desea inclu:ta el filtro, eueden ser todas o un tieo en eseecífico. 1
Números de pólizas que se incluirán en el filtro, pueden ser todas o un rango
Pólizas
1 específico. 1
Periodo de la
Sólo se incluirán en el filtro las pólizas generadas en el rango de fechas indicado.
póliza 1 1

Mostrará sólo las pólizas que hayan sido generadas desde la interfaz en línea con los
Sistemas
1 sistemas SAE, BANCO o NOI. 1

Atributos 1 Se mostrarán sólo las eólizas gue tengan el atributo seleccionado. 1


Pólizas con
documentos Sólo se mostrarán aquellas pólizas que tengan documentos asociados.
asociados
Tipos de
pólizas fiscales
y cuentas Se mostraran aquellas pólizas que tengan configurado en sus cuentas un código
configuradas agrupador y que contengan las cuentas que se incluyen en el .xml.
para incluirse
en el xml

uíC! Curso Propedéut ico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 63


l'/i)Asper
1detalle
~1 Póliza privada. Con la finalidad de proteger los datos correspondientes a los Comprobantes Fiscales y
de la forma de pago en las pólizas, se configura por perfil de usuario el permiso para consultar o no los
datos antes mencionados, así como determinar si la póliza deja de ser privada o no.

"º~~JP<ic~>-........ __ ...........................
l, 1 1 ·ri ·Modiic.. ..............................-............ ...................... ··'¡i.
U ()
1i Í · '"
En'li.srpor co11eo
ktu!!liZas ~sta de CO:(f!!Q
.t=-
1.9
! j $·C! Doct.rnenlo• "'9Cóados
!d1 ,.J !'··~~
'--@ o.,.,oéiar
JÍ ¡-e@ T~ d!;t·póizas

1 j¡1:.;::~.. ~- 1
,S:l:l, epa1t=
L1 tt ~~
11 co:=;~,
Figura 4.10.3-6 Permiso para marcar y ver pólizas privadas.
En la edición de la póliza se encuentra el ícono correspondiente a la función "Marcar una póliza como
privada".

Figura 4.10.3-7 Póliza privada

Vista Preliminar. Mediante este ícono se puede obtener una vista previa de la consulta de las pólizas
para observar cómo se mostrará en la representación impresa.

Notas del asistente

aterial deuso exclusivo p<l"r,a-el canal de Distribución Aspe! 64


4.10.4 Copiar y Pegar Pólizas

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Pólizas / Pólizas / Edición / Copiar o Pegar

• Menú Archivo / Pólizas / Pólizas / con los íconos l[ijü¡j ld l.


o

Estando en el catálogo de pólizas se podrá crear una póliza a partir de otra, esto mediante las opciones:
Copiar y Pegar. Es posible copiar una póliza con sus partidas de un período a otro o inclusive del mismo.

Para hacer uso de esta opción se debe estar ubicado en la póliza a copiar, posteriormente dar clic sobre el

ícono l~I y por último dar clic sobre el ícono ld l. El sistema de forma automática asignará el folio
consecutivo permitiendo también editar la póliza antes de pegarla, esto por si se requiere hacer alguna
modificación a la póliza.
í!Cl Si es más de una póliza la que se desea copiar, se pueden seleccionar con la tecla [E] + Clic en cada
póliza.

,!;!,. PrácticélJ5: Copiado de pó=l0,icza


=-=s-------~------~--~·---~····~---~"'~--·"""~''-'

Copiar la póliza Eg3 y pegarla en el mismo periodo pero modificándola con los siguientes datos:

Tipo de póliza: Eg (4) No. de Concepto de póliza: 8 Fecha: 15 /10/2014 1


Pa o a Proveedores
No. Cuenta De~to. Descri~ción Debe ¡ Haber 1
2110-002-000 7 Pago a Proveedores 5,678.00 1
1120-002-000 5 Pago a Proveedores 5,678.00 1

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

65
4.10.5 .Documentos asociados

El depósito de documentos asociados almacena y administra los archivos relacionados a las operaciones o
registros del sistema con el objetivo de mantener la información centralizada y de fácil acceso.

Debido a que los archivos que se asocian generalmente son documentos comprobatorios y/o informativos de
dichas operaciones o registros, es necesario conocer la configuración que determina la localización física de
los mismos, así como el procedimiento de asociación y posteriormente, su consulta en el sistema.

1. Configuración del depósito

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Validador CFDI y documentos asociados I Configuración

a) Sección Depósito
Permite administrar los depósitos según las necesidades del usuario.

Dep6do actual: jEmpreta Aspe! de Mé)(fco

Número de depósito: 1.

Figura 4.10.5-1 Opciones de ubicación del depósito de documentos.


Sus campos:

1 Opciones
1 Depósito Actual 1 Muestra la descripción del depósito configurado actualmente para la empresa.
Número de Debido a que en la carpeta de documentos digitales dentro del DACASPEL las
depósito carpetas que se crean se llaman "Deposito(x)" donde x es el numero del depósito
que se crea sucesivamente, en esta sección se muestra a que número de depósito
pertenece el depósito actual.

1 1.._~...-
Crea un nuevo depósito diferente al que el sistema ofrece por omisión. Al hacerlo, es
11
necesario personalizar toda la distribución de los archivos: carpetas, nombres de
categorías, entre otros.
11,,-~eleccionar e><iotente 11
Muestra los depósitos creados, además del que el sistema ofrece por omisión.

.Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

!Material.de uso exclusivo para el canal de Distribución As~el --~~~~~~-..


66
f:i)Aspel'

Esta sección establece la ruta o directorio de resguardo de documentos, ya sea local


o por medio de un FTP o red.

Depósito Actual: ¡oepósi:o POf defecto

onfiguración avanzada,-
. ---

~ En elgiiectOJio de atclWos coffil.J'les 1


ho_st_ _ _ _~ Puerto: ~
====l1Sei'llidor: ~Ho_co_l
@EnunsitiofTP ~~~ '.
Oieclorio 1emoto: \
~--------~

r:;
\1';::rll . -"!"'""""'Tm"""1. Modo de
'l'b""oclrl"'ectono"""'"" •cc=;:J~Anónino_
·_·-------~1-·J
l!l!..............._:&.iiol.&..:.......,¡~I U•UOJio:
~---------<:
~-----------<:! Conllaseña:

1Eroboo"""""6n1
:~-------------------

~ 1 U;ance1ai.-I
Figura 4. 10.5-2 Opciones de configuración general.

Las opciones son:


• En el directorio de archivos comunes. En la que se determina por omisión
la carpeta llamada "Depósito" que se encuentra en el directorio C:\Archivos
de Programa\Archivos Comunes\Aspel\Documentos Digitales.
• En un sitio FTP. Permite configurar el depósito en un sitio FTP o bien, tomar
la dirección de alguna máquina dentro de la red.
• Otro directorio. Permite seleccionar el · directorio donde se encuentra el
depósito.

b) Sección configuración general

Doo..mentos generalM-------------------~

~ Soícila1fechade 1egisllo al asociai


~ Scbescl'ibir OOcumentoo exiUentes

Comprobantes digaale

ii!J Valido! automolicomenle ol ogregorlos al depósito


~ Utiizat la fecha de enisión como fecha de registro
~Alertar cuando te agreg!ln comprobantes di~ales de tetceros

~ Renombrar los COOlJl~ntes ~ornáticamente AFC_SERIE_FOLIO .


AFC SERIE FOLIO FECHAEMISION
Allü-RFC SERIE fouo
Allü-MES- RFC SERIE FOLIO

Figura 4. 10.5-3 Configuración general del depósito de documentos.

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Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 67


f:i)Asper
Sus campos:

1 Opciones
Solicitar fecha de ~ En la asociación de documentos mostrará el campo "Fecha de registro", en el
registro al que se mostrará la fecha actual, misma que es posible modificarla si es
asociar necesario.

~ En la asociación de documentos no se solicitará una fecha de asociación de los


documentos, ya que se utilizará la fecha actual.
Sobreescribir ~ Reemplaza los documentos que coinciden con el nombre de alguno que ya se
documentos encuentre asociado para evitar duplicidad.
existentes
~ Permite agregar al depósito más de una vez el mismo archivo.
Validar ~ Al agregar los documentos CFDI al deposito de documentos se realizara la
automáticamente validacion del archivos de formar automatica.
al agregarlos al
depósito ~ Despues de agregar los documentos al deposito se tendrá que realizar la
validacion de forma independiente.
Para los CFDI ~ La fecha de registro será la misma que la fecha de emisión del Comprobante
utilizar la fecha Fiscal Digital por Internet (CFDI).
de emisión como
fecha de registro ~ Al asociar el CFDI se mostrará el campo "Fecha de registro", en el que se
mostrará la fecha actual, misma que es posible modificarla si es necesario.
Alertar cuando se ~ Emite un mensaje informando que el archivo XML con estructura CFDI el RFC
agregan emisor y el RFC receptor no coinciden con el RFC registrado en la empresa y se
comprobantes permite elegir si a pesar de ello se desea agregar o no el documento al
digitales de depósito.
terceros
~ Agrega los archivos sin validar RFC de los XML.
Renombrar los Cuenta con 4 opciones. RFC_SERIE_FOLIO, RFC_SERIE_FOLIO_FECHAEMISION,
comprobantes AÑO_RFC_SERIE_FOLIO, AÑO_MES_RFC_SERIE_FOLIO.
automáticamente ~ Renombra automáticamente un comprobante digital al momento de agregarlo
al depósito de acuerdo a la estructura elegida.

~ Se agrega al depósito con el nombre original del archivo.

Notas del asistente

Material de
,,
uso exclusivo ~ara el canal de Distr.ibución Aspel
~w~· ....
~~-..-""""""'~-
68
c) Sección servicio de validación

- ----·-- - -------- - · -- · - -

Figura 4.10.5-4 Servicio de validación en el depósito de documentos.


Sus campos:
- -- - . - --
Opciones
1 - """"'
Servicio de Comprueba el estado del servicio de validación de CFDl's mediante el botón
validación para
comprobantes 1f.~~-la~ 11. Ofrece información sobre el servicio de timbrado mediante el botón
digitales :~---~"~);!:
1 Másin(" JI:

Formato para la Formato en que se presenta el reporte que contiene el resultado de la validación. Las
generación de opciones son:
reportes del • PDF
resultado de
validación
• HTML
• RTF
d} Sección categorías

•/ oepódo V r,.,,.,,..ecidn,,__el f" SeNiciodev Categorís;~------1

~~~-'-~•..........................
Gl C~obanl:es DVI•~-

'"'"""
8 Doctmentos

"""""
°"""
eon.w..

11 i
¡ ¡= ..J

Figura 4.10.5-5 Categorías de la configuración del depósito de documentos.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspel 69


~Aspef
Sus campos:

1 Opciones ,,,,

Categorías De acuerdo al tipo de documento que se asocie al depósito, las clasificaciones son:
• Comprobantes Digitales. En esta carpeta se almacenan Comprobantes
Fiscales Digitales por Internet.
• Documentos. En el depósito de documentos es posible no sólo guardar los
CFDl's comprobatorios de las operaciones, también es permitido agregar
otro tipo de archivo relacionado con el registro en cuestión .

.@:5 No es posible crear nuevas clasificaciones de documentos, sin embargo, en


cada una de ellas está permitido registrar tantas categorías como sea
necesario.
Por fecha ~ Los documentos que se asocien a la categoría serán guardados en carpetas
ordenadas por año y mes.

~ Los documentos que asocien a la categoría serán guardados en la carpeta


correspondiente a la categoría.
fi_ JJ, ""Y<il(calego¡ fa""'ll Este botón permite agregar una categoría, de la cual sólo solicita el nombre para
agregarla. Antes de incluirla es necesario seleccionar una clasificación para que la
categoría se agregue como parte de ella.

"'"'*4»t,. ..~,.~~~-~T
!
CategO!Ía:

11 ;

liafi!l!llt'~t~ 1-~·l
Figura 4.10.5-6 Nueva subcategoría

1 11-~~~~~41 Permite la edición del nombre de una categoría creada por el usuario.

11¡,~J~~"~Ja ,;il Permite eliminar una categoría creada por el usuario.

~-Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

, aterial df! uso exclusjvo' E@ra .el canal de Distribución Aseel 70


-~""""""--"""""'""
11 Asociar registros ,I Asocia un tipo de registro a la categoría seleccionada, con la finalidad de que el
sistema sugiera esta categoría de acuerdo al tipo de registro asociado. Los
"registros" son todos los elementos que son administrados en los diversos módulos
de los sistemas de la línea Aspel: activos, clientes, compras, cotizaciones, cuentas
banco, cuentas COI, entre otros.

j Seleccione lo; regit;tros a asociar a la categoría soleccíonada

;1 R~1m
·j

¡j c~as
:¡ Cotizaciones
i Cuentas Banco
J Cuentas COI
·; Cuentas de deplo
:¡ Devoluciones de compras
·¡ Devoluciones de Ventas
'i Fact..as
.¡ 1~~io:
.i Movmentos Banco
j 01denes de compra
1 P~rln~

Figura 4.10.5-7 Módulo de registros para asociar a la categoría.


Registros Muestra los registros asociados a la categoría seleccionada.
asociados con la
categoría
seleccionada

2. Asociación

o Ruta de acceso:

• En la consulta de catálogo de cuentas/ pólizas, mediante el ícono l~I, agregar l~I.


Mediante esta operación, se relacionan los archivos seleccionados con los registros del sistema Aspel. La
asociación acepta cualquier tipo de archivo: Documentos de Microsoft Word®, Comprobantes Fiscales
Digitales (CFDls), imágenes, entre otros.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo ara el canal de Distribución As el 71


~Aspel®

~~~~~~~~~~~~~~~~~

'~""~~':_,.~~--Hk~¡¡s'hiúlt~~~y '

Ooc...entos asocjados al •ovimiento 145 de ta cuenta 1

~~~~~~-----'' [Y]~
Asociados '\_Todas"._
Archivo RFC Emi:RFC Rec Categorí Nombre !_NM1bre F Tolal
:r. ~ 1 1 1:11

Figura 4.10.5-8 Ventana de documentos asociados.


Sus campos:

Icono Descripción
Abre una ventana para buscar en los directorios del equipo el archivo que se
asociará al registro del sistema. Es posible ejecutar esta función con la
Agregar nuevo combinación de teclas 0 + IIEJ

[ti]
Abrir
Abre el archivo asociado al registro utilizando el programa que está
predeterminado para consultarlos. Es posible ejecutar esta función con la
combinación de teclas []El + IG.]
Este botón te permite eliminar físicamente un archivo o una carpeta de archivo
desde la sección de depósito de documentos. Es posible ejecutar esta función con
Eliminar la tecla IB.
Ejecuta el proceso de validación de un CFDI. Es posible ejecutar esta función con
la combinación de teclas 0 + rn
Validar
Permite visualizar el reporte que resulte de la validación del CFDI. Es posible
ejecutar esta función con la combinación de teclas 0 +~
Ver reporte de
validación CFDl's

,Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución As¡>el 72


~Aspe/"

Establece criterios para facilitar la identificación de los archivos asociados al


registro o todos los que se encuentran en el depósito, como: nombre del
documento, registros a los que se asociaron los documentos, mostrar sólo CFDls,
Filtrar
entre otros. Es posible ejecutar esta función con la tecla ~

Nombre del Selecciona las categoría: a fliM--~


documento ~Buscar en!odas las categoJías

A1ociodo ~Todo_•----~
. 1 ·I El Comp.obantes D~s
Egresos
O Moor'" solo CFDl's
¡--~-----1
BFCdelerrisOI

REC del recopt01

N~mbre del emisor Cuentas Bancari<!ls


Inventarien
Nombre del rece.Qtor
Movimientos 8at"'IC.9rios
PtoVeedOres.
F~ deregislro ----------, El SUBCATEGORIA
X
1No fikr,. fechas ·I

O §.osear en tocias las etflllesas del depório actual

1 ·ílcePI« 11- ~ 11 ~ )

Figura 4.10.5-9 Filtro mostrado en la asociación de documentos.

Restaura la consulta después de ejecutar un filtro, con la finalidad de que


muestre todos los documentos nuevamente. Es posible ejecutar esta función con
Restaurar la tecla G.J

Para asociar un documento:

l. Ingresar a la consulta o catálogo donde se encuentre el registro de interés y seleccionarlo.

11. Mediante el ícono ~ identificar el directorio que almacena el archivo en cuestión. Una vez
localizado, se selecciona el mismo y posteriormente dar clic sobre el botón l·v /lbir. U.
111. En la ventana "Información para los documentos seleccionados", el sistema sugiere la categoría en la
que el depósito copiará físicamente el archivo de acuerdo a la configuración previamente realizada. En el
campo "Comentarios" se captura una breve descripción propia de la asociación.

g Práctica 16: Documentos asociados


a) Ingresar a la consulta de pólizas y asociar los siguientes documentos:

Número de
Tipo Póliza Archivo para asociar Categoría Comentarios
Póliza
Diario (Dr) 1 Bgral.xls Comerobantes digitales Balance General
Ingresos {lg) 2 Calcia.xls Ingresos Ayuda eara el cálculo

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aterial de uso exclusivo eara el canal de Distribución As¡:>el 73


~Aspe/'
Los archivos Bgral.xls y Calcia.xls se encuentran en la carpeta:
C:\Archivos de programa\ Archivos comunes\ Aspel \Sistemas Aspel \ COl7.0 \Plantillas

b) Ingresar a la consulta de cuentas y asociar los siguientes documentos:

Cuenta Archivo para asociar Categoría Comentarios


4 100-000-000 Ventas.agr Ventas Ventas

RS El archivo Ventas.agr se encuentra en la carpeta:


(:\Archivos de programa\ Archivos comunes\ Aspe[\ Sistemas Aspel \ COl7.0 \Plantillas

4.10.6 . e{lliz.as.rT10d1!l()yp{lliz.as modelo i11teligerites

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Pólizas I Pólizas modelo.

• Menú Archivo I Pólizas/ Pólizas, desde la captura de nueva póliza, presionando el ícono

Aspel-COI ofrece la opción de manejar pólizas grabadas en archivo, las cuales pueden utilizarse cuando se
necesitan contabilizar pólizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido así como para crear
pólizas repetitivas para conceptos tales como renta o depreciación. También es a través de pólizas modelo
como se lleva a cabo la interfaz con los demás sistemas de la línea Aspel.

·Este módulo permite tener un manejo eficiente de las pólizas modelo, permitiendo consultar las pólizas
modelo que han sido grabadas, así como organizar y/o almacenar las pólizas recibidas vía correo electrónico y
clasificarlas por sistema.

Detalle de La póliza
seleccionada

Figura 4.10.6-1 Ventana de administración de Pólizas Modelo

Los íconos con los que cuenta el administrador de pólizas modelo son:

Notas del asistente

Material de uso exclu~ivopafael canal de Distribución As¡>el 74


-~------~
"!)Aspel®
- - . -- ·- -·--
~- ¡
Oeción 1 Descrieción

~ Al seleccionar esta opción, abre la ventana de captura de una póliza para ser grabada
Agregar póliza como póliza modelo.
modelo

~ Con esta opción se puede modificar la póliza modelo seleccionada y así corroborar que
Modificar póliza la información sea correcta antes de contabilizarla.
modelo
Este botón abre la ventana de captura de la póliza con el fin de contabilizarla. Con ~
~ o con el ícono lBI se graba la póliza. El proceso de contabilizar póliza también se
Contabilizar
pólizas puede realizar dando doble clic en la póliza modelo o con la opción Contabilizar póliza
del menú contextual.
Con esta función se verifica si existen correos nuevos para Aspel-COI, en su caso

'~
solicitará la contraseña del usuario para obtener los correos. Para poder visualizar los
correos nuevos el asunto de los mismos debe tener la leyenda [ASPM] y el archivo
Actualizar lista adjunto debe ser de tipo póliza (*.Poi), de lo contrario no se visualizará en la ventana
de correo de pólizas modelo, ya que este proceso verifica que el contenido del archivo sea el
correcto.

~
- Con este botón se envía por correo electrónico la póliza modelo seleccionada,
desplegando el programa de correo predeterminado en la PC. Por omisión como
Enviar pólizas
asunto del mensaje será [ASPM].
por correo

Dentro de la ventana de pólizas modelo se tienen los campos siguientes:

Indica la ruta donde se encuentran los archivos de pólizas modelo, por omisión
Ruta de la póliza muestra el directorio en el que se está trabajando en Aspel-COI. Si se requiere
modelo consultar las pólizas modelo de otro directorio, aquí se indica la ruta donde se
encuentren dichos archivos.
- .. - -····, -
' En este campo se indica el formato o extensión de las pólizas modelo a consultar.
Por omisión muestra la extensión *.Poi. Éste campo es de gran utilidad para
Tipo de archivo cuando las pólizas son generadas por otro sistema Aspel, por ejemplo, Aspel-SAE,
ya que los archivos de pólizas se generan con extensión P01, P02, según el
número de la empresa en la que se genere
Todas: En este apartado se podrá consultar las pólizas modelo que se encuentren
grabadas en el directorio de trabajo indicado.
Clasificador de
Por sistema: Los nodos que aquí se muestran, representan cada sistema de la
Pólizas (Todas, SAE,
línea Aspel que genera pólizas modelo, esto con el fin de poder ordenar las
COI, NOI, CAJA):
pólizas por sistema. Teniendo una póliza seleccionada, desde el menú contextual
se le puede asi~nar una clasificación a la póliza por sistema Aspel.
Lista de Pólizas
Se muestran los archivos que cumplen con el tipo de extensión indicada.
Modelo 1 1
Tieo de Póliza 1 Muestra el tieo de eóliza, éstas eueden ser Dr, lg, Eg, etc. 1
Fecha de la Póliza 1 Fecha en la gue se generó la eóliza (día/mes/año). 1
Conceeto de la Póliza 1 Muestra la descrieción de la eóliza. 1
Detalle de la Póliza 1 Muestra las eartidas gue conforman la eóliza seleccionada. 1

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

'Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspel ~"-~~~~~--~"---~~~~~.


75
A continuación se explicarán las dos maneras de tener una póliza modelo:

a) Póliza modelo

Una póliza modelo que "copia" o repite los asientos contables cuantas veces se req,iera. Para ello,

estando en la captura de una póliza grabarla como modelo dando clic sobre el ícono ~ o presionar la
tecla EJ y automáticamente el sistema solicita el nombre del archivo, el cual se grabará con la
extensión *.POL o .XLS. Una vez grabada IWliza modelo se puede contabilizar en el sistema estando

en la captura de pólizas, mediante el ícono ª o con ig.


Una vez grabada la póliza modelo, se puede acceder posteriormente a este archivo, para ajustar algún
dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura.

b) Póliza modelo inteligente

Facilitan la captura de pólizas similares a partir de un modelo que, además de las cuentas de cargo y de
abono, almacena las proporciones de los montos en las partidas para las siguientes capturas. Un ejemplo
de estas pólizas son pagos de luz o de renta.

Los pasos a seguir para elaborar una póliza inteligente son los siguientes:

Posterior a la captura de la póliza, se da clic en el íc~no l!iil. En la ventana de confirmación que


muestra el sistema, se debe dar clic en el botón ¡¡--::~ ~~¡_:-··l para crear la póliza modelo.

L__ ~__
1 ::J 1'!<>

Figura. 4.10.6-2 Generación de póliza modelo inteligente.

La siguiente ventana solicita el monto base para calcular los porcentajes que correspondan a cada
partida. Este monto corresponde al 100%.

Guía1;Gursó Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente


~~$0
~Aspe/"
Morto base para calcular
los poicentajes por partida :
100

Figura 4.10.6-3 Captura del monto para cálculo de los porcentajes.

~ El sistema propone por default el monto de la última partida, sin embargo el usuario es libre de
ingresar el monto que desee de acuerdo a sus necesidades contables.

Una vez guardado el archivo de la póliza modelo inteligente, se selecciona en una nueva captura de

póliza mediante el ícono 1~1.con lo que el sistema solicita la captura del monto que será distribuido
en las partidas según sus porcentajes.

No.Cuento Dopto ..Cimbo de c-Ptoye<.' C~o del MO...-ento <F2> T.ea.bio_ Debe ....... ..._Haber

Monto achtrb.ir :

No,UP111tid.s ¡--······- ·-
~= E=·""···-=····=·_···""·_·'.=_:.-=.====---- =3

Figura 4.1 0.6-4 Captura del monto total de la póliza .

- - - - - - - · · - · · - --............·----··-···---····-·····
··-·---·--·-·----- --····-- · · -- ·-··- -----
. .J-.t:..~.. ........º.'l!>e ... ·'····
$1. S3,44S:28 '40:00
$551.n $Q.OO

Figura 4.10.6-5 Captura del monto total de la póliza.


GyJaCurso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para-el canal de Distribución Aspel 77


~Aspef

• Ejemplo

El monto total de la póliza, determina la distribución de los porcentajes de la siguiente manera:

1Cuenta 1 Debe 1 Haber 1 Debe% 1 Haber%


1 Banco l 890.00 j 86.21% 1
l IVA Acreditable j 142.40 j 13.79%
1 Pago a proveedores j 1,032.40 1100.00%
1 Total 11,032.40 11.032.40 1100.00% 1109.00%

Posteriormente, se captura una nueva póliza a partir de la póliza modelo inteligente, en la que prorratea las
cantidades mediante los porcentajes almacenados para cada partida:

1Cuenta ·~
1 Debe 1 Haber 1 Debe% 1 Haber%
1 Banco
- l 3,448.28 1 l 86.21% 1 ··~·~".~""

l IVA Acreditable l ss1 .n 1 j 13.79% 1


1 Pago a proveedores 1 j 4,000.00 1 1100.00%
1 Total ..
j 4,000.00 l 4,000.00 j 100.00% 1100.00%

Q Práctica 17: Manejo de pólizas modelo

El objetivo de la práctica es generar una póliza modelo normal y otra más con porcentajes (póliza modelo
inteligente). Para ello se deben realizar los siguientes pasos:

1. Póliza modelo

a) Ingresar a la póliza lg1 y grabarla como póliza modelo con el nombre Póliza0ct14.pol. Al mensaje
indicando si se desea grabar por porcentajes presionar el botón ¡ M<> 1y guardarla en la carpeta
Datos1 de Aspel-COl7.00.
~~~~~~~~~~~~

:~\f~ ~s"·ü&iaH4~U~~"'..~~
¿Des9s guardar la póliza modelo con porc~ntajes?

feS La funcionalidad de las pólizas inteligentes se analizará en el tema "7. Contabilidad


Electrónica", en este manual.

b) Cerrar las ventanas de Pólizas


c) Ir al menú Archivo/ Pólizas/ Pólizas Modelo.
d) Localizar la póliza Póliza0ct14.pol, dar clic derecho y seleccionar "Contabilizar póliza"
e) Guardar la póliza de lg. 3 con fecha 15/10/2014.
f) Ingresar al catálogo de pólizas y revisar que aparezca la póliza anterior.

,Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 78


'---~----..._
2. Póliza modelo inteligente

a) En menú Archivo/ Catálogo de cuentas departamentales, asigna a la cuenta 2110-001-000 (office


depot) a los departamentos 1, 2, 4 y 10.

b) Crear una póliza modelo inteligente a partir de la mostrada en el inciso c). Guardar la póliza modelo con
porcentajes bajo el nombre "Polizalnt" en la carpeta "Datos1" que se encuentra en el DAC de Aspel-COI
7.0. En el monto que solicita para calcular los porcentajes por partida, conservar el sugerido por el
sistema.

c) Capturar y grabar la siguiente póliza de egreso.

Tipo Eg 1 Número Is 1 Fecha l 15/10/2015


Concepto No. 7 Pago de Serv·cios
No. Cuenta Depto. Concepto 1 Debe 1 Haber
-· -
2110-001-000 1 Pago de servicios IS 2,100.00 IS
2110-001-000 2 Pago de servicios IS 1,820.00 IS
2110-001-000 4 Pago de servicios IS 900.00 IS
2110-001-000 110 Pago de servicios IS 870.50 IS
l 1200-002-000 Jo Pago de servicios IS 910.48 IS
J 1120-003-000 13 Pago de servicios IS IS 6,600.98

d) Abrir la ventana de captura de póliza y seleccionar el archivo modelo creado anteriormente. Indicar
como monto a distribuir S 7900.00. Observar las cantidades en cada partida y anotarlas, comparar con
la información en la póliza anterior.

1 Debe ! Haber '

IS IS
IS IS
Is IS
IS IS
IS IS
IS IS 7,900.00

e) Cancelar la póliza para que no se guarde.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 79


~Aspef

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Tipos de activo.

Los tipos de Activos se definen para agrupar a los activos que por su naturaleza, tienen tratamientos similares
en cuanto a depreciación y reevaluación.

Dentro del Catálogo de Tipos de Activos, se observa el listado de los tipos de activos existentes con su Clave,
Descripción, Tasa Contable, Tasa Fiscal, Máximo Deducible, Método de Depreciación y Depreciación
proyectada.

Númeio del tipo de activo 5


Q• •e1ipci6n [MAQUIW.:i'iiA_ _ _ _1
l asa contable I~.~.... . ......................... fl
T• sofocal 13!ioo liJ¡
M~imo deducible @:~~~--- _______Ji)J

Figura 4.11-1 Registro de un tipo de activo

Sus campos:
- '·'··-- ..•,,_ ---·~--- --~---,--_ ··-·-·--·- ·- -, · ··' m. ,,,,,,,'O>;; _.__. ··•,;¡,,,

Oeciones 1
Número de tipo de El sistema asignará un número en forma secuencial por cada tipo de activo que 1
activo 1 esté dando de alta.
Descrieción 1 Anotar una descrieción genérica del tieo de activo. 1
Porcentaje de deducción contable anual para el tipo de activo.
** La Tasa Contable puede ser igual a la Tasa Fiscal, sin embargo depende del
Tasa contable Tipo de Activo, ya que por su naturaleza y con base en estudios previamente
hechos, peritajes en relación al tiempo de vida útil y su valor de rescate, puede
ser diferente a la Fiscal.
Tasa fiscal 1 Porc;:entaje de deducción fiscal anual eara el tieo de activo. ** 1
Son los topes establecidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, de
Máximo deducible acuerdo a la naturaleza de los Activos, como valor máximo base de
depreciación.
Las cuentas contables aquí definidas deben estar relacionadas con la moneda 1
Cuentas del activo
1 seleccionada y deben ser de tipo detalle.
Porcentaje de depreciación que se considere adecuado para el tipo de activo.
% de depreciación
Generalmente se proyecta el % de depreciación anual establecido en la ley del
Proyectada
ISR.
Moneda 1 Permite asociar una moneda determinada eara cada uno de los tieos de activos. 1

Notas del asistente

'.Material de uso exclusivo e.'!rarel canal de Distribución Aspel 80


Cuenta contable que se afectará con los gastos de depreciación de este tipo de
Gastos de depreciación activo.
Cuenta contable que se afectará en caso de que se dé de baja o se venda algún
Baja o venta de activos
activo de este ti o.

Q Práctica 18: Tipos de Activos

a) Dar de alta el siguiente tipo de Activo

Tipo de Activo
~D_e_sc_r~ip~c_i_
ó_
n =~~~~~~~~--'l ~M_A_Q~U_l_N_A_R_IA~~~~
~T_
as_a~C_o_n_
ta_b_l_e_=~~~~~~~~' ~~~~~~~3_5_o/c_o~
Tasa Fiscal:
~~~~~~~~~~~~~--'~~~~~~~~~
1 35 %
Máximo Deducible:
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
1 957,250.00
~D_eLp_re_c_i_
ac_i_ó_n_P_r_o~y_e_
ct_a_d_a_=~~~--'l ~~~~-L_ín_e_a~Re_c_t_a~
~%~d_ e_D_e~p_r_ ec_i_
ac_i_ó_n_P_r~
oy~e_c_t_
a_da_:~__.l~~~~~~-1_0_º_ Yo~
Moneda:
~~~~~~~~~~~~~--'~~~~~~~~~
1 Pesos
Cuenta del Activo:
~~~~~~~~~~~~~--'~~~~~~~~~
1 1346-000-000
~D_e~p_re_c_
ia_c_ió_n_A
_c_t_iv_o_=~~~~~~'~~~1_3_6_ 4-_0_0_0_
-0_0_0~
~G_as_t_o_s_d_e_D_e~p_re_c_ia_c_i_
ón_=~~~~~'~~~6_3_0_0_-0_0_4_
-0_0_0~I
~B~
ªJ~
·a_o_v_e_n_t_
a_d_e_
l_
A_ct_iv_o_:~~~~~'~~~7_2_0_
0_
-0_0_1_
- o_o_o~¡

4.12 Catálogo de Activos

o Ruta de acceso:

• Menú Archivo I Activos

• O con el ícono ~-
En el catálogo de activos se registran individualmente los Activos o Bienes de la empresa que requieren de un
control interno, solicitando la información necesaria para el cálculo de la Depreciación Contable y Fiscal, así
como el monto revaluado de los Activos.

Antes de comenzar a capturar los Activos, se deben establecer los parámetros que afectan la generación de la
póliza correspondiente a la compra de activos, póliza que el sistema sugiere se genere al momento del

registro de los activos, esto es desde el menú Configuración/ Parámetros del Sistema I Activos ~.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

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Cuentas ¡ •.
! Activos
Indica la cuenta contable que el aisteaa sugerirá en la paitida
couespondiente, en la póliza de activos.

Cuenta ~aneo L._._______ _JfJJ


Cuenta !VA DI

Figura 4.12-1 Parámetros de Activos


Sus campos:

Opciones
Se especifica la cuenta contable correspondiente a Bancos que el sistema
Cuenta Banco
sugerirá en la partida al momento de registrar la póliza de compra de activos.

Se especifica la cuenta contable correspondiente al IVA que el sistema sugerirá


Cuenta IVA
en la partida al momento de registrar la póliza de compra de activos.

Para dar de alta un activo dentro del catálogo de Activos se debe dar un clic en el ícono 1 ~l.
Al dar de alta un activo muestra una ventana en la cual se almacena de forma ordenada la información
necesaria, esta información se distribuye en seis secciones: Generales, Depreciación Contable, Depreciación
Fiscal, Moneda Extranjera, Mantenimiento y Seguro, así como Observaciones.

a} Sección Generales

En esta sección se capturan los datos generales del activo, la moneda es definida de acuerdo a la que se haya
configurado en el tipo de activo.

ClaJ!e del activo ~Ic_oM_D_P_40_15_ _ _ _~0


=l lipo de activo JEaUIPO DE COMPUTO
Descrjpción ¡crn:;¡¡;LJTADci-
RA_D_
E-LL--~,
Moneda Pesoi. Mexicanos

Fecba de adquis J 17/ 01 /201O g


Monto o¡igi-ial
::=======:=
J8.500.00 DI Loc~ación '~P_B-------~'
%VidaútÜrJlm
:::==========:::;:~
J~100
_.00_%____ g De.nartamento !Atendón a Clientes o;
Valor de mercado Ja.500.00 DI No. §erie js_
~ m___ _ ___~

Figura 4.12-2 Datos Generales del Activo


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~~~~~~--~-
Sus campos:
~ ·-· ... ... '• ..__,._._,....-.---A-,A·.··-··---
-
Oeciones 1
Clave del Activo 1 Se debe definir la clave del activo, euede ser alfanumérica (hasta 16 caracteres}. 1
Descrieción 1 Anotar una descrieción del activo. 1
Fecha de Adguisición 1 Caeturar la fecha en la gue se adguirió el activo fijo. 1
Monto Original 1 Caeturar el monto original del activo. 1
Porcentaje de vida Porcentaje de vida útil al inicio del ejercicio. Se actualizará automáticamente al 1
útil remanente 1 crear un nuevo ejercicio contable.
Considera el valor capturado en monto original (se actualiza al momento de 1
Valor de Mercado
1
ejecutar el proceso de Revaluación de activos Fijos).
Tieo de Activo 1 Seleccionar el Tieo de activo (del Catálogo de Tieos de Activos}. 1
Es un campo informativo que indica el tipo de moneda en la que están registrados 1
Moneda
1 los montos de los activos.
Localización 1 Lugar físico en donde se encontrará el Activo. 1
Deeartamento 1 Definición del Deeartamento al cual está asignado el Activo. 1
Número de serie 1 Indicar el número de serie gue tiene el Activo. 1

b) Sección Depreciación contable

; ..Método de depreciaciórr··· ..... "


F~h& inicio depreciación 101 /0212010 1 @Línea¡ecta

I asa de depreciación ._1


10_.o_o _ _ ___,g,
De12reciación acl.lllulada últino ciene ~----
QJ ! O ~urna de afias dígitos

Figura 4.12-3 Depreciación Contable del activo


Sus campos:
. ~
.. . -- ·~ ~--

Oeciones 1
Fecha de Inicio de Se debe capturar la fecha en la que se empezará a depreciar el activo fijo. Por
depreciación defecto el sistema sugiere el siguiente mes al de la fecha de adquisición.
1

Tasa de depreciación Es el porcentaje anual de la depreciación del activo


1 1
Depreciación Es el monto acumulado de depreciación con el cual se cerró el ejercicio contable
Acumulada al Último anterior.
Cierre
Métodos de Línea Recta, Doble Saldo Declinante y Suma de Años Dígitos. Estos son métodos de 1
depreciación 1 depreciación contable de carácter y valor universal.

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Material de uso exclusivo ¡>ara el canal de Distribución As¡>el 83


c) Sección Depreciación fiscal

Método dep1eciacfón Línea recta IEJ Ded ~mediata

F~cha inicio depreciación 101/02/201 O Depreciación acumulada


último ciene ~¡
ooo
___ g
lasa de depreciación ._1 o _ _ _,,,
30_.o_ D,,,,l MQnto máx deducible o.o_o_
¡ a.50_
~ D
=f

Figura 4.12-4 Depreciación Fiscal del activo


Sus campos:
--- --·-·--· --·--·---
Oeciones 1

Método de Campo Informativo, para la depreciación fiscal, siempre se usará el método de 1


depreciación línea recta
1
Fecha de inicio se Fecha en la que se empezará a depreciar el activo. 1
depreciación 1 1

Porcentaje anual de la depreciación del activo fijo. Es importante indicar la tasa de


Tasa de depreciación depreciación, pues es la que se utilizará para los cálculos correspondientes. El
fiscal sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de activo.

Al activar este parámetro, se indica al sistema que ese activo se depreciará con
Deducción inmediata deducción Inmediata, es decir, depreciación acelerada, en un sólo año se deprecia el
activo con un porcentaje alto de depreciación
Depreciación
acumulada al último Depreciación acumulada al último cierre del ejercicio
cierre
En caso de que el activo fijo tenga un máximo de depreciación permitido conforme
Monto máximo
a la Ley del ISR, es necesario capturar este límite para evitar que el activo se
deducible deprecie más del límite permitido.

Con la información de Depreciación Contable y Fiscal, el sistema calcula la Depreciación de activos afectando
las cuentas de depreciación de activo y gastos de depreciación de acuerdo al tipo de activo que se trate.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aseel ~~~~-"'~~~~~~--"--~~--


84
d) Sección Moneda extranjera

Saldos en moneda extraniera

Iipo de cambio actual

YalOI' del activo en Pesos Mexicanos

1~ 1 ~ llliuauiai(F3J ll~~ _,j

Figura 4.1 2-5 Captura del tipo de cambio para el Activo

Sus campos:

Opciones
El sistema proporciona el monto original del activo en relación con el tipo de
Tipo de cambio actual.
moneda corres ondiente.
Es el valor del activo expresado en la moneda de acuerdo al tipo de activo
Valor del activo en.
seleccionado.

e) Sección Mantenimiento y seguro

Esta pestaña registra los datos correspondientes al mantenimiento y seguro del activo, que a rnntinuación se
describen:

Póli¡a de seguio !Msas112 Erima total

C.QmPañía asegu1adora j sEGUROS ALTA Deducible

Agen!e de segL10 J~
M-a1-
ia -
Lu-
isa-A-1c-
hu-
nd
-ia---~ ~igencia

Tel. siniest10 jT55)5:6928.98--·-¡ Fecba ull manito. i17/01 /2010 R


Co¡to mantenimiento i0.00 O!
Tipo cobeitura l~
Am
_p_
li•_ _ _~ -s1J j¡::9===T[::::;;J
P~1iodo mantenimiento~(me
ja.soooo ;_~=::::;lffil;;;;;;',
Pió~ mantermento I 17/1D.1201 O
1 U

Figura 4.12-6 Datos de seguro y mantenimiento de Activos

Sus campos:

Opciones
En caso de que tenga algún seguro, se debe indicar el número de póliza o
Póliza de Seguro contrato.
1
1 ~-----------~

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~~~~~--....__---.'----
~Aspef
Compañía Aseguradora Nombre de la empresa Aseguradora.
1 1
Agente de Seguro Nombre del agente que se encarga de manejar el seguro.
1 1
TEL Siniestro Teléfono en caso de ocurrir algún evento o siniestro.
1 1
Se debe indicar el tipo de cobertura que se tiene con la aseguradora (Amplia, 1
Tipo de Cobertura Daños a terceros, etc.)
1
Se indica el monto de la valuación que se asignó para el activo que se va a 1
Monto Asegurado asegurar. .
1
Es el monto que la aseguradora se compromete a pagar en caso de pérdida 1
Prima Total total del activo.
1
Es el monto que deberá pagar la empresa a la aseguradora para poder reparar 1
Deducible o reponer el activo.
1
Vigencia Es la fecha de vigencia del seguro.
1 1
Último Mantenimiento Es la fecha del último mantenimiento que se le dio al activo.
1 1
Costo del mantenimiento Se captura la suma del costo del mantenimiento.
1 1
Se debe indicar cada cuantos meses se le debe dar mantenimiento al activo 1
Periodo de mantenimiento 1 para que esté en óptimas condiciones.

Esta fecha se calcula de forma automática dependiendo de los meses 1


Próximo Mantenimiento indicados de periodicidad del mantenimiento.
1

f) Sección Observaciones

En la pestaña observaciones se pueden capturan datos adicionales de los activos, dependiendo de los
requerimientos de la empresa.

Figura 4.12-7 Observaciones de Activos

Complementando la información asociada a los activos registrados por la empresa, Aspel-COI ofrece
consultas y procesos para obtener la Depreciación Contable y Fiscal, así como la Reevaluación de activos.

El sistema muestra una consulta la cual clasifica los activos por el tipo, además permite realizar las
operaciones comunes de búsqueda, consulta y publicación de la información, mostrando una ventana como la
siguiente:

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f:i)Aspel"

EQUIPO.DE Of:JQNA
EdJ.11fji:oÉ coMPúfp "'
EQUiPDDE TRANSPORTE
~{)lf]QOS ,
M":QUllJARIA COMP OUL.PJ:tlTIUM,JV
COMDP4004 COMP DELL PENTIUM IV
QJMDP4005 CllMP-DELL PENTIUM·JV
COMOP4015 fGOMPUTADORA DELl
OFlDNA~ ZoNANORIE
EOS001 SILLA CONFORT PM' STEELE
E0.5002 SILLA CONFORT PM STEELE
SILLA CONFORT PM STEELE
EOS004 SILLA CONFORT STEEtE>,
_9.MCHEV·2005 CHEW POP 2·PT AS

SETPMÚJÍ SrTDE ESGRITORIOS'P.MfOUSR

Figura 4.12-8 Catálogo de Activos Fijos

Cuando se da de alta un Activo y se selecciona r


Ac~ptar ) se concluye la captura de los datos de ese activo y
el sistema de forma automática abre la ventana para capturar un nuevo activo, si ya no se requiere capturar
en ese momento mas · activos
· d e d e be terminar
· · 1
la cap t ura me d"1ante e l boton · do e l
: Cancelar J , env1an
mensaje en donde sugiere crear la póliza por la compra del grupo de activos dados de alta.
bi~~ *""' l:~>j~JW%YWA~~~*'/<{fY}~,'8~~ ·
¿Deseas crear la póliza de rogistro de activos?

Figura 4.12-9 Mensaje de creación de la Póliza de registro de activos


Si se requiere generar una póliza por cada activo que se registre será necesario que al terminar de capturar los
datos de un activo, primero Aceptar la ventana en donde se capturaron los datos del activo y Cancelar la
ventana siguiente para que así el sistema sugiera la póliza para ese activo.

Asimismo, si no se requiere hacer la póliza de registro de activos en ese momento, se puede hacer
posteriormente de forma manual, es decir, se tendrán que capturar todos los montos correspondientes.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

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~~~~~""--"""'"----~---------
~Aspef
Q Práctica 19: Alta de Activos

a) Ingresar al menú Configuración / Parámetros del sistema / Activos.


b) Indicar las cuentas 1120-001-000 para Bancos y 1200-002-000 para IVA.
c) Dar de alta los siguientes Activos. Para los campos que no tengan definido ningún valor de captura se
debe considerar lo que el sistema sugiere.
~Al ir capturando cada uno de los activos dar clic al botón Guardar o F3 solo al terminar la capturar del
último activo dar clic al botón aceptar.
c.1) Equipo de oficina

• Activo 1

Generales 1
Clave del Activo: ESCCON01 1
Descrieción: Escritorio Mod. Ejecutivo 2105 1
Fecha de Adguisición: 5-0ct-14 1
Monto Original: $ 5,250.00 1
Tieo de Activo: 1 {Eguieo. de Oficina) 1
Localización: 1er. Piso 1
Deeartamento: 5 1
Número de Serie: ES260374EU 1
·~
~

De~reciación Contable ·- 1
Tasa Deereciación: ¡ 10% 1
Método de Deereciación: 1Línea Recta 1
-~

De~reciación Fiscal 1
Tasa Deereciación: 110% 1
-~ -· Mantenimiento y_ Seguro -- - ~· --
1
Póliza de Seguro: l
130490-1 1
Comeañía Aseguradora: IGNP 1
Agente de Seguro: 1Abigail Lóeez Esteban 1
Tieo de Cobertura: ! Amelia 1
Monto Asegurado: 1$5,250.00 1

Prima Total: 1$5,250.00 1


Deducible: 1$2,700.00 1

Vigencia 15-0ct-14 1
Costo Mantenimiento: 1$300.00 1
Período de Mantenimiento (meses} J5 1

Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Di.s tribución Aspe! 88


~Aspef
c.2) Equipo de cómputo

• Activo 1

·-- - -- - -
·--~-- ~

Generales
-··
¡
Clave del Activo: j COMPESCRH01 l
Descrieción: l Comeutadora Escritorio Dell GX 1
Fecha de Adguisición: l 4-0ct-14 1
Monto Original: 1$8,250.00 1
Tieo de Activo: ¡2 (Eg. de Cómeuto} 1
Localización: j 1er. Piso l
Deeartamento: 18 1
Número de Serie: j D191250CA 1
Depreciación Contable l
Tasa Deereciación: ! 30% 1
Método de Deereciación: 1 Línea Recta 1
Depreciación Fiscal 1
Tasa de Depreciación: 130%
'
-·· ~· ~··
1
Mantenimiento y_ Seguro 1
Póliza de Seguro: l 130490-3 1
Compañía Aseguradora: I GNP 1
Agente de Seguro: 1 Abigail López Esteban 1
Tieo de Cobertura: ! Amelia 1
Monto Asegurado: 1$8,250.00 1
Prima Total: 1$8,250.00 1
Deducible: 1$5,300.00 1
Vigencia l 4-0ct-14 1
Costo Mantenimiento: 1$700.00 1
Período de Mantenimiento (meses} ¡2 1

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspe! 89


• Activo 2

··~···············
Generales 1
Clave del Activo: i COMPESCVT01 1
Descrieción: 1Comeutadora Escritorio Dell GX 1
Fecha de Adguisición: j 4-0ct-14 1
Monto Original: 1$8,250.00 1
Tieo de Activo: j 2 (Eg. de Cómeuto) 1
Localización: j 20 Piso 1
Deeartamento: ¡2 l
Número de Serie: 1 D160772AL 1
-.-,,., ..•. .,_

Deereciación Contable
.
--·-- 1
Tasa Deereciación: 130% 1
Método de Deereciación: 1Línea Recta 1
-
Deereciación Fiscal 1
Tasa Deereciación: J30%
- Mantenimiento Y.. Seguro -- 1
l
Póliza de Seguro: l 130490-5 1
Comeañía Aseguradora: j GNP 1
Agente de Seguro: 1 Abigail Lóeez Esteban 1
Tieo de Cobertura: I Amelia 1
Monto Asegurado: 1$8,250.00 1
Prima Total: 1$8,250.00 1
Deducible: 1$5,300.00 1
Vigencia 104-0ct-14 1
Costo Mantenimiento: 1$700.00 1
Período de Mantenimiento (meses): ¡2 1

Notas del asistente

ra el canal de Distri.bución Aspel 90


~Aspe/'
• Activo 3
..
Generales "I
Clave del Activo: l 1MPLASAL01 1
Descrieción: J lmeresora Láser HP 1100 1
Fecha de Adguisición: J 8-0ct-14 1
Monto Original: 1$ 10, 150.00 1
Tieo de Activo: l 2 (Eg. de Cómeuto) 1
Localización: 1 P.B. 1
Deeartamento: 12 1
Número de Serie: J D030674NE 1
- ~~-

Deereciación Contable l
Tasa Deereciación: J30% 1
Método de Deereciación: J Línea Recta 1
- Deereciación Fiscal
~.,,, ........,.._. ~~ .... ._,

l
Tasa de Deereciación: J30% 1
- ~~~-

Mantenimiento Y. Seguro 1
Póliza de Seguro: J 130490-6
1
Comeañía Aseguradora: JGNP 1
Agente de Seguro: 1Abigail Lóeez Esteban 1
Tieo de Cobertura: JAmelia 1
Monto Asegurado: 1$10,150.00 1
Prima Total: 1$10, 150.00
Deducible: ' ·-. - IS 7,800.00 - ·- 1

1
Vigencia l B-Oct-14 1
Costo Mantenimiento: 1$500.00 1
Período de Mantenimiento (meses} J3 1

d) Al terminar el alta de activos registrar la póliza, desplazarse con la tecla ~ entre las partidas,
respondiendo afirmativamente a las ventanas donde pregunta si se desea dar de alta las cuentas en los
departamentos indicados.

e) En las 2 últimas partidas, aparecen de forma automática las cuentas 1120-001-000 y 1200-002-000, ¿a
qué corresponden?

f) ¿Por qué aparecen de forma automática?

g) Grabar la póliza de activos con fecha 10/0ct/2014.

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Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel


--~~~--~~~~.:.....~~~~~~~~~~!.-~~~~~--~~~~~~_;_~~~~-
91
~Aspel~

4.13 Tabla de l.N.P.C.

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Tabla de l.N.P.C.

La Tabla del Índice Nacional de Precios al Consumidor sirve para re-expresar los saldos o montos de las
cuentas de una empresa, de tal forma, que se reflejen los cambios en los valores producidos por la inflación.

El l.N.P.C. es un índice en términos absolutos (no porcentuales) que refleja la inflación o deflación que han
sufrido los precios mensualmente desde enero de 1950.

Indices correspondientes
Ajjo!2015 ¡
2006 . =i Enero 11:~~~- -] Jyl<> l~~·---_J
2007
2008 Fe~"'º 1116.17400 1 AgQoto !0.00000 1
2009
2010 Marzo ~1 664ioo 1 l
Se¡¡liembre O00000 -]
2011 1116.34500 ¡0.00000
Abr! 1 O,tubre

[jl
2012 1
2013 M~ 111576400 1 No~iembre ¡0.00000
201 4 1

- --' Junio ¡0.00000 1 D.iciembre :0.00000 1

Figura 4.13-1 Edición de tabla de INPC

Dentro de la consulta se cuenta con un botón FTP, el cual realiza una conexión a un sitio FTP vía Internet para
obtener y/o actualizar automáticamente los datos con los índices de cada mes.

El archivo de INPC es de vital importancia ya que sirve para realizar cálculos como los siguientes:

1. Depreciación fiscal o actualizada.


2. Revaluación.
3. Impuesto al activo.
4. Ajuste anual por inflación
5. Reexpresión de saldos.

~ Debe actualizarse la información conforme a lo publicado en el SAT para el año correspondiente.

Q Práctica 20: Actualización de tablas de INPC

Revisar que las tablas de INPC se encuentren actualizadas para 2015.

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aterial de uso exclusivo ~ra el canal de Distribución As¡:>el


s. CONSULTAS
5.1 Consulta éle-catálogo de cuentas

iCJ Ruta de acceso:


• Menú Archivo I Catálogo de cuentas

La consulta del catálogo de cuentas muestra las cuentas bajo una estructura de árbol, lo que proporciona una
fácil lectura de las cuentas. Se pueden contraer y expandir las cuentas dando clic en el signo (+) I (-)
respectivamente.

El catálogo de cuentas cuenta con un menú contextual desde el cual se puede realizar diversas operaciones,
como lo es: configurar columnas, agregar, modificar o eliminar cuentas, asociar y desasociar cuentas de un
rubro, y de igual forma se puede contraer o expandir el árbol de cuentas.

B_,,. Mooiedo Maclonel Las columnas se


aamn••s~~741107-1 5~201
8~"'!'"!1zs:!1~ pueden cambiar de
Banccis Mtftda Eldtaniera posición y agregar
p,lin
INVERSIONES EN VALORES o quitar.
INYERSIONE$ .MONEDA
NAO~
B«-ic:Omet
INYÉ.ASIONESMOtiÉÓA.
~~RA
CilyBori\ '
. , ·--·······-··· · Q,JElit¡;S;'

04/01120' cuenta
05/01/20"A~
• H7199
OS101120· cd;.oi,,. 1z.1eo,oo: o.oo. ;o ·o·

-----·---
lo
, •.UlZlL iJ 59~.119 l\;25S.2u_:____f.

Figura 5.1-1 Menú contextual del catálogo de cuentas

Al seleccionar la opción Configura Columnas del menú contextual, se puede personalizar la consulta del
catálogo de cuentas, agregando o eliminando campos según se requiera o no que aparezcan en la consulta.

Al seleccionar una cuenta de detalle, en la parte inferior de la consulta se podrá visualizar el Auxiliar de la
cuenta, es decir, todas las pólizas generadas que afectan a la cuenta seleccionada. Desde aquí también se
cuenta con un menú contextual, desde el cual se puede editar la póliza, exportar el auxiliar a Excel, imprimir
el auxiliar y consultar los saldos históricos de la cuenta.

, Editar póíaa
El<po- • fJccel
Imprimir aU1ctliares
Saldos históricos
¡ Consultar operación con terceros
: Consultar OJmKión JETU

Figura 5.1-2 Menú contextual del auxiliar

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

93
f:i)Asper
5.2 Consulta de pólizas

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Pólizas / Pólizas

La consulta de pólizas cuenta con un menú contextual desde el cual se puede realizar diversas operaciones,
como lo es: configurar columnas, agregar, modificar y eliminar pólizas. Al seleccionar alguna póliza muestra
en la parte inferior el detalle de la misma.

Se pueden
lo agregar o quitar
·AP.¡at A!t+!M columnas
•Í.!odifiair Alt.fi«sp
Eoi 5
·~ Ait•·oei

M.Qte<JOte::CW!&PC liRt'\:1beF·b7']'"d9 iOOiXXl4E40000 000 O O


r t.. ooc.·
1200-001º{1rYA 16'< O Reci>e F·67789 1.0000J B.40000· 0.00 O O
U.EJ6~~00.00
•• l120:!J(l1{l ~ 141.107·1 Suc 1;¡¡~-f.6~ . • H lll(IX)

1.00(IX)
O O

(¡ó(i S:ID'.100 O' O


Ú00-001.0 rYAi'SJ< O.Se•edbe F'6n89.
aue- ~a la
11-~~--~~~~~~~~'~~~
? -~~~~~-~
.
gJIOQ.~; t.~ J)O ¡-
··~_5_ _ k;J

Figura 5.2-1 Menú contextual del catálogo de pólizas

Al seleccionar la opción Configura Columnas del menú contextual, se puede personalizar la consulta del
catálogo de pólizas, agregando o eliminando columnas según se requiera o no que aparezcan en la consulta.

5.3 Consulta de balanza de comprobación

O Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Balanza de comprobación

• Desde el ícono lt'll


La Balanza de Comprobación permite consultar todas las cuentas con sus saldos y movimientos.

Para obtener la Balanza de comprobación correcta, es necesario haber capturado y contabilizado todos los
movimientos correspondientes al periodo, en caso contrario, la Balanza de comprobación no estará
actualizada.

Desde las pestañas inferiores es posible consultar la información de diferentes periodos, siempre y cuando
éstos hayan sido creados, además de poder realizar las operaciones básicas de las consultas, como lo es
filtrar, exportar, publicar e imprimir la información referente a la Balanza.

Guía Curso Propedéut ico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Asp_e...l _ _ _~--~.... . 94


t:i)Aspel"

De$C1iptjón de la c uente . Saldo inicial: Total de..ca1go1· Total de .abonoa: =Saldo final
E!mn•l~FO~D'b FWO.'oE"&:iA - .,, .. ,~,nQO~ÓOr 0:00 noo~ - ~:Oóo:óó
CAJA CHICA 6.000.00 0.00 O.O{l 6,000.00,
~;_J;1::0:®000 _BANCO~ ~'AJ?, ,5)'.l5!16B~ .qs,aoc;io_ .s,7.02;.9[33,83;
r l;V1 121J.001-000 tloncoi MónedaN•cionaf 4,832,523.t1 '281;203.48 135;005.20 4.Sn.921,89 '
L ¡ - ~1.?0w:1-ooi B~• i4f19;:1s;;.;2µi ?,;594.J¡il.]e. í65@:i48 i3?..~~2tí c;¡;s27~as:
[· : r-1120-00HI02 Bancoineri 291125E971 1.237.889.43. llti,000.00 3,306.00 U50.5B3.A3 '
\· 1 .1~ 1120.(1)1-¡ID B4ncaner0002Hj411Ól ' •. UOO, , ... uoq _Ó\ilf . . . :-0.¡¡Q'
i e 1120-002-000 Boncos M°"'do E.tr~r• 1,432.678.56 292.38338. 0.00 1]25,061,94
L Lfüo-002-001 éiyen; . . ~. "ü~~· ·292:383.38 ·g.lló '1.725.psi.~
$-.1140-000-000 INVERSIONES EN VALORES 2.570.llO 120.00 0.00. 2;s90,oo.

•i'.1;r 1140-001-00(\
· INVl;R$10/lES MOflEQ/<
NACl-ONAl •
2,570.00 120.00 O.IJQ, 2'690.00

! , C. 1140-001-001 Boncomer .2.57Ó.OO. 0.00 2,690.00


f' ik.ff4!>002-0JO llMRSIONES MONEDA o.cio Ó.00 o:oó
~' ·, ... -- ~RA
; '-1140-002-001 Oy.Siink uoo
' SQ:oo:í,Q(Xi • títftllES' ii¡;J,Gt,0~6
Í 1SO-OOÍ'-000 MÁYÓREó B10A50,1S ·
3 .
F llSM01{1JI lndutl¡io!Aztoco. SA.'de ~%'"-,.~.,..,.,=•r.=o:

Figu ra 5.3-1 Consulta de balanza de Comprobación

5.4 Consulta de balanza de comprobación con departamentos

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Balanza de comprobación con departamentos

• Desde el ícono ~.
Permite visualizar la balanza de comprobación clasificada por departamento, es decir, los saldos y
movimientos generados por cada uno de los departamentos.

O.DO

000 O.DO

o:oo
1ss201•a
O.DO O.DO 0.00
o.po o.:iq¡ O.DO

o.oo O.OQ
0.00
120-001 lnlomiMico .Baname>< 7411íl?-1 Súc"2Ó1
120-001 Ventas ª""""""" i i9J1256Sn
B.ancomer 129112569n

Figura: 5.4-1 Consulta de balanza de comprobación por departamentos

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0


1 Not as del asistente

!Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspe! 95


Las consultas de Balanza de comprobación y Balanza de comprobación con departamentos cuentan con el

ícono l~I que permite emitir la Balanza acumulativa, solamente es necesario indicar el rango de los
periodos a acumular para que el sistema realice el proceso.
-------------------
""fil~..,"'
"
--= - - - - --
f:'."M<'1< ""' ~"' <>.-W.~~"'.:-~~" - ,,., V N ~>;;''°"X

r·.Periodos
Qesde [EÑf/2o14___ aJ !:!••to ¡¡;¡;;:¡¡;2014-- g

Figura: 5.4-2 Acumulación de periodos

5.5 Consulta de auxiliares

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Catálogo de cuentas
• Menú Archivo I Pólizas / Pólizas

En la consulta de pólizas y catálogo de cuentas se identifican las asociaciones y/o datos que fueron
solicitados durante la captura mediante marcadores auxiliares con color. A continuación se describe cada uno:

Figura 5.5-1 Consulta de cuentas y pólizas con los marcadores auxiliares.

Notas del asistente

el canal de Distribución Aspel 96


1 Columna 1 Color 1 Significado
1 OT 1 Amarillo .
1- C
- u-e-n-a
t - co
_ n_m
_o_v,-
im--,-
ie_n_t_o_s _d,-e- 0- p-e-ra-c...,.io
- n-e s- c-o-n-T-e-r-c-e r-o-s-. - -
l_N_ _ _ Azul
,....1 I 1 Cuenta con movimientos de Ingresos Cobrados.
1 FP .-
j v_e_r_d_e ___ I Cuenta con información de comprobantes.
.-1 -CF- - -¡ Rojo 1 La póliza tiene un comprobante fiscal asociado.

A continuación se describen las características propias de las consultas de catálogo de cuentas y pólizas.

a) Catálogo de cuentas

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Catálogo de cuentas

• O con el ícono liiJI.


En el caso del catálogo de cuentas se mostrarán seleccionando la cuenta correspondiente, mientras que en la
consulta de pólizas, al seleccionar la póliza se ubicarán en la partida de la cuenta que haya originado dichos
datos o movimientos.

La consulta de auxiliares sirve para consultar y reportar los saldos y afectaciones a cada una de las cuentas
del catálogo. Para poder visualizar la consulta de auxiliares se debe estar dentro del catálogo de cuentas o
cuentas departamentales y en la parte inferior de la cuenta seleccionada se visualiza el auxiliar.

OT IH CF FP .Tipo N'-ero :Fecha =Concepto Debe Haber .Centro de. c· Ps~o•·


Di ~ 04/01/::01 Vm;,:.a 1;;i121 ODO O (
Consulta de t;•i;-d1"..•
f 112"5
auxiliares

Figura: 5.5-2 Consultando los auxiliares en el catálogo de cuentas

GIJía CUrso PropedeuticoAspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 97


"!)Aspel®
La información que presenta esta consulta es:
• Tipo y número de póliza que afecta a la cuenta
• Fecha de elaboración de la póliza
• Monto del movimiento en "Debe" y "Haber" de cada una de las pólizas
• Suma total del "Debe" y "Haber" de todas las pólizas que afectan la cuenta seleccionada.

La consulta del auxiliar puede ser exportada a un archivo de Excel®, esto es dentro de la consulta del auxiliar/
menú contextual / Exportar a Excel®, debiendo indicar el nombre y la ruta donde se guardará dicho archivo,
como lo muestra la siguiente figura.

s. ~ 1
i._N_o~!! -·· --~~-·-------·-...J. F~~ ~~;in!:.",:::......!i~~ · 1
~Activos.xi< 26/11/201011:47 a.. Hoja di


Slioo-.S
.;.. ', ~810.xl< 14111/200512:31 ... Ho)o dj
~ Sg<0l.ids 16/11/2005 OS:OO 11... Hoja di
EsaióriÓ "li!!i'l C.1cia.xl< 24/ll/2005 05:35 •.• Hoja di
~OAISR.xl< 09/ll/2lll003:57 •. Hoja df
~ ~Doisrivuls 15/04/2009'.11:20 a... Ho)• d'

••
lllili<i!"""'' ~OANA.ids 05110/2010 11:22·a... Hoja d;
~ o.cmult~ 15!04"!200911:17.•··· Ho¡¡j d:
~ Oepact.xls 16111/2005 05:00 a... Hoja<!,
~ ~ Edoímo.xi< 05/ll/2lll0 01:23 ... Hoja '1;
~EdoFinGrpCts.x!S' l3/ll/2Dl011:« a... Hoja d
~Edore.xls 05/ll/201010-35 a:.. Hoja·d
Red
i5.'l'Ed0ree; :n. 09111/2010 09¡~5 1 ..,. H.;.,-d;.-
,. ¡, ertr--' mmn ..m. r:trr' tt1t1-1ñi1SJ . r

l'Íqmbre: 1~1~_i:'lo.1.~ ·····-········i l 1 ~-- 1


iPo:- lliift¡ de~Excel <'..Jdt) . . Od . o.;..;? 1
Figura 5.5.3 Exportación de auxiliar a Excel®
b) Consulta de pólizas

La característica única de la consulta de pólizas, es una columna con el nombre DD que significa "Documento
Digital" y se muestra cuando se tiene asociado algún documento, no necesariamente un CFDI.

'
Enero

Figura 5.5-4 Consulta de pólizas.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución As¡>el 98


----~~- ......
Adicionalmente, si es requerido modificar la asociación ¡:alrn documento fiscal o cambiar los datos de la

forma de pago, es posible realizarlo mediante los íconos ~y , respectivamente.

5.6 Cons.u[~a de caUlogo.s de activos

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo /Activos

• Desde el ícono ~.
Esta consulta muestra el listado de los activos registrados en el sistema, la consulta se puede realizar de
acuerdo a la clasificación que cada activo tenga asignada.

Clasificación ~~~~:~=~1~~¡~~~~:~-----+=---i~
por tipo de EDZSAT OFICINAS ZONA NOAlE . 1-500,000:oo
activo EOSOOl !SIUA coNFOA'I' pJ:t STEELE' .i1eo:oo
E05002 lSILlA CONFORT PM STEElE
1osoo.¡ 1s1 '.GOIJFORTPMSTEELE Detalle de la
ESOOJ consulta
liMCHE\t200i
MOLDES !MOLDES DE PROO TERMINADO 235.000.00
. ---+i-SE.~j-DE-
,_SE_l_flM_L01- 1'SCAITOAIOS PlollOUSA 'lo:so9;00
Datos SETPMlO( 'sET DI ESCRITORIOS P!,ClOUSA 15,PolJ:OO
adicionales

Figura 5.6-1 Consulta de activos

En las pestañas inferiores de la ventana es posible consultar información del activo sin necesidad de acceder
al detalle del mismo, además contiene íconos de procesos específicos para los activos, los cuales estarán
habilitados dependiendo de la pestaña seleccionada.

Q Práctica 21: Consultando información

• Ingresar a la consulta del catálogo de cuentas. en el mes de Octubre

• ¿Cuántas pólizas tiene asociada la cuenta 1120-002-000? - - - - - - - - - - - - - - --

• Ingresar a la consulta de la Balanza de Comprobación.

• Indicar los saldos de las columnas siguientes y compararlas con los compañeros de la clase:

Saldo Inicial: _ _ _ __ Total de cargos: _ _ __ _

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspel ' 99


Total de abonos: _ _ _ _ _ Saldo Final:

• Ingresar a la consulta de la Balanza de Comprobación con departamentos.

• Indicar los saldos de las columnas siguientes y compararlas con los compañeros de la clase:

Saldo Inicial: _ _ _ _ _ Total de cargos: _ _ _ __

Total de abonos: _ _ _ _ _ Saldo Final: _ _ _ __

• ¿Por qué aparecen diferentes a los de la Balanza de comprobación general?

5.7 Consulta y validación de CFDls y documentos aso,_ciados

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Validador CFDI y documentos asociados/ Consulta.

Mediante esta ventana, es posible consultar y validar los documentos digitales que se encuentran en el
depósito de documentos. Se detallan a continuación estas dos funciones de la ventana del validador:

a) Consulta

Mediante la consulta será visible información del documento digital asociado como: UUID, fecha de
asociación, fecha de validación, RFC emisor, RFC receptor, estado de la validación, entre otros.

Figura 5. 7-1 Validador de CFDI y documentos asociados.

A continuación, se describen las funciones exclusivas de esta consulta:

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspe! 100


~Aspe/"
Icono Descripción
Mediante este ícono es posible agregar un documento al depósito.

Agrega archivos al
~ Al agregar un documento desde esta consulta, no será asociado a
alguna póliza en particular, por lo que se debe realizar la asociación de
depósito forma manual para ser asignado.
Permite eliminar la asociación establecida de un archivo a una póliza o cuenta o
eliminar permanentemente del depósito de documentos.

¿Cómo deiea ~el doc&anento?

EHÑnM per...onte.ente:
Etmna et arr.hfto del depóUo. Podlía ser neceS411io ac:twizal 1o:$ catálogos en los si~emu Aspe!

Figura 5.7-2 Eliminar archivos del depósito.

Al presionar este botón, se despliega un campo en el que se captura un criterio


de búsqueda que permite localizar uno o varios registros que cumplan con el
mismo.
Buscar
Según la opción seleccionada, se mostrarán los comprobantes digitales
asociados cuyo estado de validación le corresponda. Las opciones mostradas
son las siguientes:

~ ~
Filtros de estado [iJ
Todos
~
Pendientes
~
Válidos
[(I]
No válidos

~ El estado "pendiente" hace referencia a aquellos comprobantes que


están pendientes de ser analizados por el validador de Aspel.

g
Validar
Este botón se habilita únicamente al seleccionar un Comprobante Fiscal Digital
por Internet (CFDI) y su función es ejecutar el proceso de validación del
comprobante o los comprobantes seleccionados.

Este botón se habilita únicamente al seleccionar un Comprobante Fiscal Digital


por Internet (CFDI) previamente validado. Su función es mostrar el reporte
generado a partir del resultado de la validación.
Ver reporte de
validación
Este botón permite realizar la contabilización de los comprobantes Fiscales
Digitales por Internet (CFDI) por medio de una póliza dinámica. Si el archivo
~ seleccionado previamente ya fue contabilizado, enviara un mensaje notificando
~ que el documento ya ha sido contabilizado y da la
nuevamente.
opción de contabilizar
Contabilizar póliza
Los CFDI elegidas quedarán asociados automáticamente a la póliza generada.
Este botón permite desplegar la póliza con la cual fue contabilizado el
documento.
Detalles de la póliza

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;Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 101


~Aspel®

Las columnas de la consulta son las siguientes:

1 Opciones . ~ ·-'·------· ---~- --~-.......~.~--";

Datos del Las siguientes columnas muestran datos informativos del comprobante:
comprobante • Archivo. Nombre del archivo asociado .
• RFC del emisor.
• RFC del receptor.
• Fecha de emisión. Fecha en que se realizó el comprobante.
• UUID. Folio fiscal del comprobante.
Sistema Es el sistema en el cual se encuentra una asociación con el archivo en cuestión. Los
1 sistemas pueden ser: COI, SAE, NOI y BANCO.
1 Versión 1 Es la versión del sistema que tiene asociado el archivo a sus registros.
1 Empresa 1 El número de empresa a la que está asociado el documento.
Asociado a Muestra si se asoció el documento a alguno de los siguientes:
• Compras
• Clientes
• Proveedores
• Facturas
• Devoluciones de venta
• Inventario
• Pólizas
• Movimientos BANCO
• Cuentas COI
• Trabajadores
• Cuentas BANCO, entre otros .
Estado del CFDI Muestra el estado de validación del CFDI:
• Validado
• No válido
• Pendiente
Fecha de Fecha en que se registra o se "adjunta" el documento al depósito. Si se tratan de
registro comprobantes digitales será de acuerdo al parámetro "Para comprobantes fiscales
utilizar la fecha de emisión del documento como fecha de registro".
Fecha de Fecha en que se asocia el comprobante a alguno de los módulos o registros de los
asociación sistemas Aspel.
Fecha de Fecha en que se ejecutó el proceso de validación para el comprobante.
validación

Adicionalmente, la consulta contiene pestañas que permitan aplicar un filtro por fecha de asociación:
• Hoy
• De este mes
• Mes anterior
• Este año
• Todos

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 !',lotas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspel


------- 102
f:i)Aspel"
b} Validación

Aspel-COI ejecuta la validación de los comprobantes digitales asociados mediante el ícono l~t
con lo que
comprueba la estructura, la información del certificado (emisor y receptor), fecha, hora, entre otros datos.

PS Sien la configuración de la consulta se tiene habilitado el parámetro "Validar automáticamente al


agregarlos al depósito" no será necesario realizar este proceso.

Para realizar la validación se realizan los siguientes pasos:

b.1) Agregar los comprobantes a la consulta desde una póliza o desde la consulta, mediante el ícono 1~1.
b.2) Seleccionar los comprobantes a validar, sea uno o más de uno.

b.3) Presionar el botónl~ I para ejecutar la validación de los comprobantes digitales. Al finalizar, muestra
una ventana en la que se puede indentificar el número de validados, no válidos y los que han quedado
pendientes de validación, además de que asigna un color a cada uno.

Válidos = Azul
No válidos = Rojo
Pendientes = Negro

Coin!!'l'b,anl"•'en&dos: ::1~'

[;r~rob;m!"f ~~: 1

Mat1%t

Figura 5.7-2 Resultados de La validación.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Not as del asistente

Material de uso exclusivo ¡:>ara el canal de Distribución Asi:>el


~Aspef
b.4} En la consulta podrán identificarse cada uno mediante los botones de consulta de estado (íconos en
formación vertical del lado izquierdo}.

Figura 5.7-3 Consulta de documentos según su estado de validación: Válidos, no válidos o


pendientes.

c) Reporte de validación

A través del reporte de validación se obtiene un informe que contiene datos de emisor, receptor, importe,
moneda, fecha de la validación y el estado de la validación con su resultado (válido, no válido} y el detalle de
otras observaciones de validación, como:

• Validación de estructura.
• Validación de datos fiscales.
• Validación de contenido.
• Validaciones aritméticas.
• Validación de timbrado.

Para ver el reporte de validación de uno o varios comprobantes digitales, se da clic sobre el ícono
cual muestra en formato PDF (o según la configuración del depósito de documentos) el reporte como se
el l[ifll,
muestra a continuación:

Notas del asistente

o exclusivo pa'rael canal de Distribución Aspe! 104


t:iJAsper
Reporte de valldaelón
Emisor: TEEXXXXXXXXX
N~omisoc X

Receptor: ARMXXXXXXX:XX
Not'Tl>re receptor: X
~ort&: 3874 .48
Moneda: Pesos
VMSk>n: CF01Versión 3.2
Fecha de validación: 20 14-07-29 10:12:43
u UID: xxxxxxxx-xxxx-xxxx-XXXX-)()()()()()()()
Estatus de valktadón : Comp-obarie válido
Detalie d e Validaciones
Validación de eSb'Uctura
1 Estructura del documento corTeeta
Validación de datos fiscales
& El emisor se encuentra registrado en la Isla del SAT: TEEXXXXXXXXX
! El certfficado es valido para aa g eneración de comprobantes: 00001000000202331721
!.La fecha del documento se encuen1ra dentro del rango de vigencia del certificado : 11/12/2013
VaOdaclón d e Contenido
ilcadena original : p.2¡2013-12-1 n 11 :'1 3 : 1 2~ngntsojPC'.lyo en lila F>Ola emibici6nP340.0711 .000000IPtisosP874.4Br NO
IOENTIFCAOO "fTlALNEPANTLA, EDO. MEXCOfTEE950104890/'TERMINA.LES Y ES PECLA.LID A DES ELECTRCAS, SA. DE
C .V~LFREOO B NOBEL1631LA LOMAl"flALNEMEX[TLALNEPANTLAIEDO. DE MEXK.:0'5407CJ+!',LFREDO B
NOBEL1631MEXICO,,ERSONA MORAL REGIMEN G ENE RAL DE LE~M84101 9 BX4~VTO RE FACCONES MARMICH,SA DE
c .v .vw .oe LOS MA ESTROSJ561COL. L EANDRO VALLEfn..ALNE PANTLA,:oo. D E MEXJMEXC0¡54040J).400~LIANLLO
AMARILLO CAL. 12-101/2f1 105.10¡442.04J).400IML¡ESPA DA AMARLLA CAL.12-10 5132
C/SE GUR01743.4 91297 .40J).400JML~MB RA AMARILLA .250 CAL 12-101486.0()1194.40J).4001MLfHEMBRA AMARL LA
.3 7Sf1314.001525.60J'.l.4 00"1L'""'EMBRAAZUL .250 CAL. 16-14 ¡398.701159.48J).4001MLIHEMBRAAZUL ENCAPSULADA 250 CAL
16-Hj687.SOl275.04P.0501MLV\NLLO CAL. 4 EN 5116P793. 50~ 89.68P.050,.LV\NLLOCAL . 4 EN
31BP793.501189.68J).050JML¡ANUO $/A CAL. 1/0-318¡8488.801424.44112163977200431512012-05· 1 OJMNZANILLO
COLIMAAP.0501MLIANILLO S/A CAL. 1I0- 1 '218488.80~24 .44 11 21 639772004315¡:20 1 2-05- 1 OIMANZANILLO
COLIMAAP.0501MLV\NILLO CAL. 8 EN 5/1 611 626.80~1 .34P.050,_,LV\NLLO CAL. 6 EN
511612730.6011 36.53iEPSP.OOIJ.00!\/Al16.001534.411534.41 I
!!Sello del documento vBlkio ;
Fg FaGmRp'.KS~jClhOJrB ej E5xwOCZwFf)l5x0WAg/BWaVl\l9901EAµ\'PHvE2ND6MrT8LA<VoFcm4uXnRBPUUQZcdDd EOaejPa0
8Eniuwa..eG7 JOOrrizlk++H'l'2p>l9KhRRQySAyyA20 96Zg9BRwi .......MEJ6kBiOOcV9NXFrA=
Valldaclones artlmétlcas
!.El s ubtotal del documento no colnck:le con la suma de los inportes de los conceptos: 3340.07
!-Los importes del documento son eorTeCtos
Valldac:l6n de Timbrado
i lcenlicado SAT de tmbrado válk:lo: 00001000000203430011
~ Nortmnt del proveedor PAC: CPA Control de Comprobantes Digit ales. S . de RL. de C.V.
ltRFC del proveedorPN:.: CCC1007293KD
ilNo. de autorización del C8t1fflcado SAT: 55505
~ Nord>nt COl'llM'Ciat Expideh.tac'ua
! Cadena original tml>re fscal : f1.0~cc0c2c1-6cbd-494e-b8d8 35db8d479a6bl2013 12-
11T11 :43:141fgFaGmRjZK5H3oljCh10.Jt.BejE5....0CZwFfy5xDWAg/BWaVlv9901EAplYPHvE2ND6""18UKVoFan4uXnR8PUUQZQJ
OdEDa ejPa08Eniuvoav9C7J OOmizlk++HY2pll9KhRR.QySA'flA20 96Zg9B RNiMrMEJ6k8iOOcV9NXFrA=J>00010000002034300111
llEI SelloSAT es válk:lo
t EI selloCFD del tiTErado comtsponde con el sello del documento

u.-.. .... .,.,..,.,..;,;.. """,..,ta.<bpoo1vJf,.,.0'111 .. ,,.-. ......, . ,,,.... ""'_....,._ ... _.,. ,.,._••- .•. 1::1SAru i. •-H<1•••<-~"- •• '-
•-.,..UH•1.,. ._,,..,..._,,;¡g...1.o•.-,o-•-c••IC1f'W°"•••"'l"rir.os-•l•t-.e.....,...,,_ e1¡Ar~ l""'...-ffl'cK""'·

Figura S. 7-4 Reporte de validación.

,Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para·el canal de Distribución Aspel ~~~~~~~"""-~


105
~Aspe/"

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

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~~~~~~-'-~~~~~~--~~-
6. PROCESOS
6. 1 Administrador de periodos
o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos.

• O desde el ícono l~I.


Dentro de este administrador se pueden llevar a cabo diversos procesos importantes del sistema, como lo
son:

• Cambiar de periodo de trabajo.


• Incorporar un nuevo periodo: Crear siguiente periodo y Nueva contabilidad.
• Eliminar periodos del Administrador.
• Traspasar de saldos.
• Auditar/ Desauditar periodo.
• Control de archivos.
• Traductor de archivos.
• Generar respaldo.
• Reinstalar respaldo.
• Cambiar de base de datos.

Figura 6.1-1 Administrador de períodos

6. 1. 1 Crear nuevos periodos

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos/ G +B

• Menú Archivo /Administrador de Periodos l~ I.


Este proceso permite realizar las siguientes opciones:
• Crear siguiente periodo. En base a los saldos finales del período anterior, crea el siguiente período,
garantizando así la continuidad de saldos período a período.
• Nueva contabilidad. Esta opción es la adecuada cuando no se tienen creados periodos anteriores y se
desea iniciar la contabilidad, al seleccionar esta opción se crea un catálogo de cuentas con saldos en
ceros.

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Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspel


.....!..~~~~~-.............-~k-'"~~'---
107
¡
CreaJ<:siguiente' "péi'iodO. ':En H ié'a lo$ Saldos fina'tes de·~
@ Ün'Péi1od0·8ntéri0r: .Ást se ·maDtiene ·cófttinúídad·de~ '·
~a1c1o,. ·p9Jio4o:,a.periO~Q~

¡~.. 11~ 11.~.

Figura 6.1.1-1 Opciones para Crear un nuevo

6.1.2 Eliminación de periodos

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos/ 10 + IB .
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos 1mil.
Este proceso elimina el período seleccionado de la consulta del administrador de períodos, es decir, la
información de datos correspondientes al periodo, permanecen físicamente en la base de datos.

Al seleccionar esta opción, el sistema envía el siguiente mensaje de confirmación:

Sólo se elimina la r<f<f<ncia del periodo en


el odministnodor pero los datos pennanecen.
¿Estás segwo ~eliminar el periodo Ajt/13 ?

IL ~ j_ No~
' __
_

Figura 6.1.2-1 Solicitud de confirmación para eliminar el período

6.1.3 Traspaso de saldos

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos/ IEJ.
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos 1~1.
Esta opción es de gran utilidad cuando no se tiene activo el parámetro "Traspaso automático entre
ejercicios", ya que permite realizar la actualización de los saldos de las cuentas cuando se realizan
modificaciones a las pólizas en períodos de ejercicios anteriores al actual.

Cuando se detecta que un ejercicio requiere Traspaso de saldos, se activa la casilla correspondiente a la
columna Requiere traspaso dentro del Administrador de periodos.

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~Aspe/"
"' ·-·: --~

~· 1 ~~ 1~ ~~~1 011 .
Orectaio de hobajo :CMAAQUEZ:C:IPROGRAM FILES\COMMON FILES\ASPEL\Sistemas asper
... ... .. ... 1

El EJEROCIO: 2014
Septiembre 2014 o o
Octubre 201 4 o o
Noviembre 201 4 o o
... ··- 2014 o ....::i...
Ajuste
B EJEROOO : 2015
Eneio
Feb1eto
2014

2015
2015
o
o
o
-
1~
o
o
·

Figura 6.1.3-1 Indica período que requiere traspaso de saldos

Para llevar a cabo ell ~r~rso es necesario identificar el periodo y ubicarse sobre el mismo, posteriormente dar

un clic en el ícono ~ y el sistema envía una ventana donde por omisión sugiere el traspaso de un ejercicio
a otro, pero se puede especificar un rango más amplio de ejercicios a considerar en el proceso.

~ Rango de eiercicio~---·---

1
:!
.Qesde j 2U14 H !:!asta j 201 5 El

Figura 6.1.3-2 Traspaso de saldos.

6.1.4 Auditar/ .ºesauditar periodo

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Administrador de Periodos I EB.
• Menú Archivo I Administrador de Periodos l@il
Esta opción cierra el período indicado para que no se pueda realizar ninguna modificación que afecte la
información de los catálogos del sistema. Al auditar el periodo, el acceso al mismo será solamente para
consultar información y emitir reportes.

Dentro del Administrador de periodos, se puede observar qué periodos se encuentran auditados, esto desde la
casilla correspondiente a la columna "Auditado".

o;ectcrc de b""'io :o.t<RQUEZ:C:IPROGRAM FILESICOMMDN FILES\ASPEL\51*moo

Penodo (J[HCICIO Aud1lado Rt:qu1e1e haspas

201( o o

Figura 6.1.4-1 Indica Período auditado


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~~~~~----~--L-------·~-·~~~...,_~~-
Al ingresar a un período que se encuentre auditado, en la barra de título muestra la leyenda de "¡Periodo
Cerrado!".

Figura 6.1.4-2 Barra de título cuando se audita el período

'ª" demd;w "l ;"'rº"' debe acced .. al adm;n;rt"dº' de , ..;odos, pos;don.,se en el , ..;odo ;ndkado,

y desde el ícono ~,
con la tecla ~' o a través del menú contextual Auditar/ Abrir período, se puede
llevar a cabo dicha operación.

~ Este proceso sólo lo podrá realizar el Administrador y los usuarios que tengan permisos para ello.

Q Práctica 22: Auditando periodos

a) Auditar el periodo de Septiembre 2014. En el Administrador de períodos que se encuentre activa la


casilla "Auditado".

b) Acceder al catálogo de pólizas en el periodo de Octubre.

c) Copiar la póliza Dr 1 del mes de Octubre en el mes de Septiembre.

d) ¿Se puede dar de alta la póliza?

e) ¿Qué mensaje envía?

f) ¿Porqué?~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
g) Desauditar el período y realizar la operación indicada en el inciso c) como póliza Dr 2.

6.1.5 Directorio de trabajo

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos/ B
• Menú Archivo/ Administrador de Periodos/ l JI.
Al ejecutar esta opción el sistema muestra una ventana desde donde se puede indicar la conexión a la base de
datos que se utilizará

-1!'! los s;gu;entes prnmos 'j : rana detalle en oapftulos postedo<es

• Control de Archivos 9
• Traducción de archivos l~I
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~----..__..--
~Aspe/'

• Generación de respaldo ~
• Reinstalación de respaldo li1
6.2 Borrado de Movimientos

o Ruta de acceso:
• Menú Procesos/ Borrado de movimientos.

Esta función permite borrar los movimientos del período actual. Al seleccionar esta opción se muestra una
ventana de advertencia indicando que los movimientos borrados mediante este proceso son irrecuperables, al
aceptar la ventana se realiza el proceso.

1t~ • 14\i~~ ~J

8 Se han .,(im inado con éxito los movimH!ntos.

l~'.IL~- 11 ~ .l
Figura 6.2- 1 Borrado de movimientos.

fJ Antes de realizar este proceso se recomienda realizar un respaldo de la información.

Q Práctica 23: Borrado de movimientos

a) Con la finalidad de respaldar la información realizar lo siguiente:


• Ingresar a Utilerías/ Respaldo de archivos/ Generación de respaldo
• Seleccionar Sólo Base de datos y aceptar la ventana.

b) Ingresar al mes de Octubre 2014 y realizar el proceso Borrado de movimientos.

c) Revisar la Balanza de comprobación, ¿qué movimientos muestra?, ¿por qué?

d) Abrir la consulta de pólizas, ¿qué información aparece?, ¿por qué?

e) Recuperar información
• Ingresar a Utilerías/ Respaldo de archivos/ Restauración de respaldo.
• Buscar el archivo generado en la ruta ( :\Archivos de programa\Archivos
Comunes\ASPEL\Sistemas Aspel\COl?.00\Respaldos\
• Seleccionar Sólo Base de datos y aceptar la ventana.

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6.3 Contabilización

o Ruta de acceso:
• Menú Procesos / Contabilización.

Cuando en la configuración del sistema se tiene desactivado el parámetro "Contabilizar en línea" se deberá
ejecutar este proceso para que se realice el registro de los cargos y abonos a las cuentas correspondientes,
afectando así los saldos de las mismas. Si se realiza este proceso en un mes donde ya se habían afectado los
saldos de las cuentas, los movimientos no se duplicarán.

Para realizar este proceso se cuenta con tres opciones:

• I@~ólo no contabilizadas 1El proceso se realizará tomando en cuenta sólo aquellas pólizas que no han sido
contabilizadas en el período.

• l@ I odas 1Incluye en el proceso todas las pólizas del período, es decir, contabilizadas y no
contabilizadas, sin duplicar los movimientos.

• I@SólQ las no contabiüzadas de tipo: 1


Contabiliza sólo las pólizas del tipo que se seleccione (diario, ingresos,
egresos o algún otro tipo de póliza definido en la configuración).

Este opción penail:e contabili:t•


les pólizu cuando no ae tiene
contabilizoción en línea.

Opcionei de contabización
tJ§ólonocon1.i,;i.o<1o;

O lodo•
eJ Sólo 14, no contablzodoo do t;,o;
.
·~~ ···1~:;iptj~ ......
~gg !~'!eie: ----

Figura 6.3-1 Proceso de Contabilización

'1J Si al realizar el proceso de contabilización envía el mensaje: "Sistema no configurado para proceso de
Contabilización", se debe deshabilitar el parámetro Contabilizar en Línea .

.<;uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

112
~Aspef
Q Práctica 24: Contabilización de pólizas

a) Ingresar al mes de octubre.

b) En el menú Configuración I Parámetros del sistema I Pólizas, deshabilitar la opción "Contabilizar en


línea".

c) Anotar los saldos de las siguientes cuentas:


• 1150-002-000 $_ _ _ _ __
• 4100-001-000 $_ _ _ _ __
• 2170-004-000 $_ _ _ _ __
d) Ingresar al catálogo de pólizas y copiar la póliza Dr 1, pegarla en el mismo periodo como Dr 5 con
fecha del 1O-Oct-14 y grabarla.

e) Ingresar al catálogo de cuentas,

f) ¿Los saldos de las cuentas del inciso c) han sido afectados por la póliza anterior? _ _ _ _ _ __

g) Ejecutar el proceso de Contabilización seleccionando la opción TODAS.

h) Indicar los saldos de las siguientes cuentas:


• 1150-002-000 $_ _ _ __
• 4100-001-000 $_ _ _ _ __
• 2170-004-000 $_ __ _ __

i) Revisar los saldos de las cuentas, ¿hubo variaciones?_ _ _ _ _ __


¿Porqué? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __

j) Habilitar el parámetro "Contabilizar en línea".

6.4 Consolidación

o Ruta de acceso:
• Menú Procesos I Consolidación.

• O desde el ícono [il.


Esta función permite reunir en una empresa los datos de los archivos de Cuentas y de Cuentas
departamentales de las demás empresas del corporativo.

El proceso suma saldos iniciales y finales, sus movimientos y presupuestos, de todas las empresas indicadas y
los almacena en los archivos de la empresa consolidadora. Con los totales se crea un catálogo de cuentas que
contiene la información de todas las empresas consolidadas, sin contar las pólizas de cada una de ellas.

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f:i)Asper

f.mpresas a consolidar----------~
ASPEL DE MÉXICO (DF)
ASPEL DE MEXICO (MTY)

,tlivel de cuentas
O Manejar empresas como
!3.-Awcília1 ~I departamentos

' ¡c.Qnel<ión destino


: LIDATOSEMPRESA02

l•po1tante: La base de datos generada por el proceso de


como~dación es únicamente para consulta de estados financieros.
Las empesas a consolidar son las que están marcadas en la lista. Pa1a
!mar,carlas act·iva 111 casillade ver~icación de la empresa conespondiente
selecciona e! regist10 y oprime la baua espaciadora.
ecuerda que sóJo se consolidan las cuentas que se encuertran en la
inera eíl1='resa de la lista.

Figura 6.4-1 Consolidación de empresas

Sus campos:

Opciones
Empresa Es un campo informativo donde se despliega el número y nombre de la empresa
consolidadora que actuará como consolidadora.
Empresas a consolidar Marca las empresas que va a consolidar el sistema.
Se puede elegir desde qué nivel de cuenta contará el catálogo de la empresa
consolidadora (desde Mayor hasta Auxiliar). Si se selecciona el nivel de Mayor, el
Nivel de cuenta
catálogo de cuentas de la empresa consolidadora sólo estará formado por cuentas
de Ma or.
Permite manejar cada empresa como un departamento, para ello es necesario
Manejar empresas
tener activo el parámetro de manejo de departamentos, de lo contrario, los datos
como departamentos
ue se resenten corres onderán al cor orativo en eneral.
Directorio donde se grabarán los archivos que contendrán los datos de la
Conexión Destino
consolidación de las em resas. Este directorio se debe crear con anterioridad.

Para llevar a cabo el proceso es necesario realizar los siguientes pasos:

a) Dar de alta una nueva empresa, cuidando que su nombre no se confunda con el resto de las
empresas del corporativo (por ejemplo "Empresa Consolidadora, S.A. de C.V.)
b) Acceder a la empresa consolidadora y configurar los parámetros que regirán su funcionamiento. Se
puede indicar el manejo de Departamentos asignando a cada departamento el nombre de la
empresa que origina los movimientos a fin de conocer y utilizar resultados por separado.
c) Crear los archivos de trabajo desde la opción Utilerías / Control de Archivos (Archivo de Cuentas,
Pólizas, Etc.).
d) En el catálogo de departamentos, dar de alta los departamentos que compondrán el corporativo,
donde el departamento 1 correspondería a la empresa 1, el 2 a la empresa 2, etc.
e) Ejecutar el proceso de Consolidación.
f) Al terminar el proceso, desde la empresa consolidadora se pueden cargar pólizas para hacer
eliminaciones entre compañías o para emitir reportes y gráficas de los totales obtenidos.

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Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel e--~~~~~~~-~


114
~Aspef
Es importante que todos los movimientos de cada empresa se encuentren contabilizados, debido a que la
consolidación únicamente considera los saldos existentes en el catálogo de cuentas y cuentas
departamentales.

Al realizar este proceso se borran los archivos del catálogo de cuentas y cuentas departamentales del período
de trabajo, por lo que es importante realizarlo en la empresa consolidadora y en el período indicado.

Es indispensable que las empresas a incluir en la consolidación manejen los mismos catálogos de cuentas,
para que el procedimiento muestre resultados congruentes.

El catálogo de cuentas de la empresa consolidadora debe ser el más "General" de todos, es decir, debe estar
definido de tal manera que los catálogos de cuentas de todas las empresas a consolidar estén "contenidos" en
él.

Se recomienda realizar el proceso al final de mes, debido a que, si se realizan modificaciones en las pólizas
después de ejecutar este proceso, se deberá ejecutar nuevamente el proceso para obtener la información
actualizada (este proceso se puede ejecutar cuantas veces sea necesario, ya que no duplica la información).

~ Si se desea consolidar más de 15 empresas, se deben realizan consolidaciones en empresas parciales


(por grupos no mayores a 15 empresas) y después realizar una consolidación general que integre las
empresas con consolidaciones parciales.

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fiviaterial de uso exclusivo ~ra el canal de Distribución Aspel 115


~Aspe/'
6.5 Balanza anual

o Ruta de acceso:
• Menú Procesos / Balanza Anual.

Al ejecutar este proceso se crea una consulta con la información correspondiente al ejercicio seleccionado,
mostrando los montos de: saldo inicial, total de cargos y total de abonos de todos los periodos y saldo final
de cada una de las cuentas.

La consulta de balanza anual podrá ser impresa ~, obtener una presentación preliminar o

exportarla a texto, Excel, HTML o XML I~


D&tos de la bal.!nza · ..- --~ ,_,_

i :.:w ~~:~:4~·:~1:~1::~,:::,::::::~:~~:
IEJ Con Jlepoitamenlos

[11 lnclui mes de •iust•


1 Aceiit• 11 ~ 11 Ai'Uda J
Figura 6.5-1 Balanza Anual
Sus campos:

Opciones
Nivel de cuenta Nivel de cuenta al que se detallará la Balanza: Mayor, Subcuenta o Auxiliar.
Ejercicio Año a considerar para mostrar la información en la balanza.
Con Al habilitarlo, se desglosará por departamento el saldo inicial, cargos, abonos, y
de artamentos saldo final del eríodo señalado.
Incluir mes de Esta opción permite seleccionar si se tomará en cuenta el mes de ajuste para la
a'uste balanza anual.

Q Práctica 25: Obteniendo una balanza anual

a) Realizar el proceso de Balanza anual con los siguientes parámetros:

Parámetro 1
Nivel de cuenta: 1 Auxiliar 1
Con departamentos: ~ 1 1

Departamento 1
Todos los departamentos 1
Ejercicio 1 2014 1

b) ¿Qué montos muestran los totales de Cargos y Abonos?

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Material de uso exclusivo ¡>ara el canal de Distribución As el 116


~"'---~~~~..---~~
f:i)Asper
6.6 Póliza de ajuste cambiario

o Ruta de acceso:
• Menú Procesos/ Póliza de Ajuste cambiario.

• O desde el ícono 111)1.


Este proceso genera una póliza en la que se concilian las fluctuaciones cambiarias registradas al utilizar
moneda extranjera.

Al dar de alta una cuenta contable que se va a manejar en moneda extranjera, es importante que se active en
el detalle de la cuenta, la casilla 0Ai:~~!~:P..6.1~~::ª~=~1.ü.S.:t~~~~l.ñ.~i~ii9).

Antes de realizar la póliza de ajuste cambiario es necesario que se actualicen los tipos de cambio en el
catálogo de monedas.

···Cuentas de aíuste- ..- ..- ......-............................---...-...... .


Cuenta de ganancia cambia1~
il g¡
Cu~nta de pérdida cambiaria

Recuerda que este proceso requiere que el


catálogo de monedas esté actualizado.

Figura 6.6-1 Póliza de Ajuste Cambiario

En esta ventana se deben indicar las cuentas que se utilizarán para realizar el ajuste de las fluctuaciones
monetarias.

Al realizar el proceso, si se detectan cuentas que registran un ajuste cambiario, Aspel-COI convierte el saldo
final de la cuenta a la moneda que tenga definida (tomando el t ipo de cambio que se tenga registrado en el
histórico de tipos de cambio), compara este saldo convertido contra el saldo final que tiene la cuenta. Si los
saldos no son iguales, el sistema genera la póliza de ajuste cambiario con un movimiento para conciliar la
diferencia de la cuenta que se está analizando. Este proceso se realiza por cada cuenta que se encuentra en el
rango de cuentas especificado y que cumple con las características antes mencionadas.

Finalmente, se genera un movimiento por el monto t ot al de las partidas en la cuenta definida como Cuenta
de Ajuste, cuadrando así la póliza.

O Los montos que se visualizan en la póliza son presentados en moneda base (pesos) y la afect ación de
los saldos de las cuentas se llevará a cabo hasta que se contabilice la póliza.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 117


4!)Aspel®

Q Práctica 26: Generando la póliza de ajuste cambiario

a) Ingresar al mes Octubre.


b) Activar el menú Configuración/ Parámetros del sistema/ Pólizas.
c) Revisar que se encuentre habilitada la opción "Contabilizar en línea".
d) En el ícono "Multimoneda", revisar que se encuentren activos los parámetros:
• Proponer tipo de cambio en la captura de pólizas.
• Convertir montos de moneda extranjera en captura de pólizas
e) Guardar los cambios.
f) Capturar la siguiente póliza y grabarla:

Tipo de póliza: lg No. de Concepto de póliza: 11 Fecha: 15/ 10/2014


Cobro de Facturas
No. Cuenta Depto. Descripción T.C. Debe Haber
1130-001-000 5 Cobro de Facturas 10.00 1 1,500.00 ' ---~
1150-002-000 Cobro de Facturas 15,000.00 1

g) Dentro del catálogo de monedas, en la moneda dólares actualizar el Histórico de Tipos de Cambio a
10.50 en el último día del mes (31-0ct-2014).

h) En el catálogo de cuentas, editar la cuenta 1130-001-000 y habilitar el parámetro de "Afecta póliza


de ajuste cambiario".

i) Ejecutar el proceso de Póliza de Ajuste Cambiario definiendo como cuenta de Ganancia Cambiaria:
7100-003-000 y cuenta de perdida 7200-002-000.

j) ¿Qué monto se aparece en la p ó l i z a ? - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -


k) Grabar la póliza.

6. 7 Póliza de cierre
o Ruta de acceso:
• Menú Procesos / Póliza de Cierre.

• O desde el ícono l!il.


Este proceso permite la elaboración de la póliza de cierre del ejercicio de trabajo, traspasando los saldos a las
cuentas de resultados con el fin de determinar la utilidad o pérdida del ejercicio.

NLrneros de cuenta
ErÍmelo cuento de r..Utodos -oo_o _ _ _ _ _~
'-@_oo_-o_oo_ fJ
=rn]

Ü!tima cuenta de resultados '-


llml _2_-oo_o_ _ _ _ _ _,gj
_-00
Cu¡:nta de resultados del ejercici'.J 13400-000-000 rgJ

Fi_gura 6. 7-1 Creación de la póliza de cierre


Guía CUrso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

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Sus campos:

Opciones
Primera cuenta Se indica desde qué cuenta se realizará la Póliza de cierre.
de resultados
Ultima cuenta de Se indica hasta qué cuenta debe abarcar la Póliza de cierre.
resultados
Cuenta de Cuenta que se utilizará para saldar todas las cuentas de resultado, en la cual se aplicará
resultado del una cantidad similar a los cargos y abonos que cierran las cuentas incluidas en la
e'ercicio óliza.
Se puede solicitar que se cierren las cuentas que pertenezcan a un sólo departamento
Por
o que se consideren las de todos ellos. Al activar esta opción se debe seleccionar el
departamento
de artamento al ue corres onde la óliza de cierre.

Al generar la póliza de cierre y contabilizarla, los saldos finales de las cuentas incluidas en la póliza se
igualarán a cero y la diferencia de cargos y abonos será aplicada a la cuenta de cierre indicada.

Si la póliza de cierre se genera en el mes definido como mes de cierre fiscal, el cual se configura desde los
parámetros del sistema, al realizar este proceso se crea automáticamente el mes de Ajuste y se contabiliza la
póliza.

Si la póliza de cierre se genera en un mes diferente al definido como mes de cierre fiscal, al realizar este
proceso se mostrará la ventana para guardar la póliza como modelo y contabilizarla posteriormente, además
de que el mes de Ajuste se deberá crear por el usuario desde el administrador de periodos.

__!._ j1~~--~Ñi~-gÓnÁO¡;,.,.,.;~-COi,,;;.-:-d~~:;'2~:;:"T'E__ mmm



'ElalOrio
¡;;
¡¡tiiotecao

jPo1zadeci= iJ !CJ~lai~:::;!
jP~~f""'1lmmm mmmmm mmm mmmmm3 --~-1

Figura 6.7-2 Póliza Modelo de cierre

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4!JAspel®

Q Práctica 27: Generando la póliza de cierre

a) Crear el periodo de Noviembre, Diciembre, y Ajuste para ello se debe realizar lo siguiente:

l. Ingresar al menú Archivos / Administrador de Períodos / ícono 1~1. elegir la opción Crear
siguiente periodo, se creará el de Noviembre.

11. Dar clic nuevamente en el ícono l~I elegir la opción Crear siguiente periodo para crear el
periodo de Diciembre.

111. Dar clic nuevamente en el ícono 1~1. elegir la opción Crear siguiente periodo, en este caso,
se creará el de Ajuste 2014.

b) Ingresar al mes de Diciembre.

c) En el catálogo de cuentas, modificar la cuenta siguiente:

,_ _N_o_._c_u_e_n_t_
ª -~' ~ _o_e_s_c-~i_p_c_ió~-M-o_n_e_d_a_. __R_u_ b_r_o_s__. Naturaleza j

1
__ 3_4_00
_ -_0_0_1-_0_0_0 __,I Detalle l__2_0_14_ _e_so_s__, _ _s_
__,_P __, Acreedora 1

d) Copiar todas las pólizas generadas en el mes de Octubre excepto las pólizas de "Alta de activos" y
"Póliza de ajuste cambiario" y pegarlas en Diciembre, respondiendo afirmativamente a las ventanas
donde pregunta si se desea dar de alta las cuentas en los departamentos indicados
RS Con las teclas ~ + ITIIJ se puede hacer la selección de todas las pólizas o con !:§ + clic para
una selección aleatoria

e) En la configuración del sistema, dentro de la opción "Mes de ajuste después de" seleccionar Diciembre.

f} Ingresar al mes de Ajuste.

g) Generar la póliza de cierre indicando como cuenta inicial 4100-000-000, cuenta final 9200-002-000 y
como cuenta de cierre 3400-001-000, con fecha del 31-Dic-14.

h) Establecer los folios iniciales de las pólizas en 1 y grabar la póliza como Dr1 31/12/ 2014.

i) Acceder al catálogo de cuentas e indicar los saldos de las cuentas de resultados: _ _ _ _ __ _ _

j) Indica el saldo de la cuenta 3400-001 -000 $_ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _

6.8 Integración de pólizas

o Ruta de acceso:
• Menú Procesos/ Integración de pólizas.

Esta opción permite integrar de forma masiva aquellas pólizas que fueron realizadas en otros períodos o
pólizas generadas desde un archivo de Excel. Se le llama integración porque agrega al catálogo pólizas nuevas
provenientes de otro período u otro directorio, sin borrar o sustituir las ya existentes.

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<Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspe! 120


· ,-- PólizM a integrar ·
•, @~~"B
· [ fmpiesa r=·--fBj Mes ~-@ Elefcicio [20l4 ~

lipos de pé{Jlas Número de pÓ!izas


~ Todos los póim @lodos
r:J º' .
.' l~~gg __________J
Fedlo de lo póliza - · - -

.¡ Inicio! 1 lfJ! ~ Cont.~ilizada

Final ~'---~•
=i
l!:]Creoi~depó!izo ~ Crear bitáCQra de proceso

Figura 6.8-1 Integración de pólizas

Sus campos:
. ··- --··~···· --·---·-· ,.•. .e ·- ... ·- .~--.:.>;;>,N;···~v,.•.

oeciones 1
Conexión 1 Base de datos donde se encuentren las eólizas a integrar. 1
Empresa, mes y
Se debe seleccionar la empresa y el periodo a integrar.
ejercicio 1 1
Importar desde una
Se podrán importar pólizas desde un archivo de Excel.
hoia de Excel 1 1
Tieo de eólizas 1 Indicar cuáles son los tieos de eóliza gue se desean integrar. 1
Número de eólizas 1 Se eodrán integrar Todas o cierto rango de eólizas 1
Fecha 1 Sólo integrará las eólizas generadas en el rango de fechas indicado. 1
Atributo 1 Se eodrán integrar las eólizas Contabilizadas, Auditadas o Pendientes. 1
Al concluir el proceso, el sistema verifica en parámetros del sistema si se tiene 1
1 ~ Crear tipo de pójiza 1
1 dado de alta el tipo de póliza, si no es así, el sistema lo creará.
Al habilitarlo, el sistema presentará automáticamente un resumen de posibles
errores por los cuales no haya podido integrar alguna de las pólizas. El archivo se
llfll Crear bitác9ra de proceso 1 llama BITACORA.TXT, y se localiza en el di rectorio donde se encuentre la base de
datos.

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Q Práctica 28: Integrando pólizas

a) Ingresar al periodo de Noviembre

b) Realizar el proceso de Integración de pólizas tomando en cuenta los siguientes datos:

Conexión: 1 DATOSEMPRESA01 1

1 ~ Conta!;!ilizada 1
Emeresa 1
1 1 Tieo de eólizas 1 Dr
Mes Octubre 1 Rango de eólizas 1-3
Ejercicio
1

1 2014 1 Atributos
1

1
1
Contabilizada 1 I~ Crear bitác.Qra de proceso 1
a) En la ventana de Folios iniciales que muestra, establecer los folios de los tipos de pólizas en 1.

b) ¿Cuántas pólizas se integraron? _ _ _ _ _ _ _. ¿Por qué?_ _ _ _ _ _ __

c) Cerrar la ventana de integración.

d) Ingresar al catálogo de pólizas y revisar la integración.

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aterial de uso exclusivo . ara el canal de Distribución Aspel 122


~__,--~~~~~--
7. CONTABILIDAD ELECTRÓNICA
7.1 Definición

La contabilidad electrónica es la obligación que tienen los contribuyentes de llevar su contabilidad a través de
medios electrónicos, así como de ingresar su información contable a través de la página de internet del SAT
de conformidad con reglas de carácter general, esto se fundamenta en el artículo 28 del CFF.

En el reglamento del CFF en su artículo 33-B se establece que los asientos contables deberán permitir la
identificación de cada operación acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios
asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda
identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas.

De acuerdo a la publicación de la Primera Resolución de Modificaciones a la RMF para 2015 en el artículo


décimo, se establecen reglas indicando los contribuyentes obligados a ingresar gradualmente a la
contabilidad electrónica.

En resumen, los fundamentos fiscales que soportan la contabilidad electrónica son los siguientes:

Art. 28 del Código Fiscal de la Federación.


Reglamento del Código Fiscal de la Federación
Resolución Miscelánea Fiscal 2015
Primera Resolución de Modificaciones a RMF 2015.

En las reglas 2.8.1.4, .2.8.1.5 y 2.8.1 .6 de la Primera Resolución de Modificaciones a la RMF 2015, se
establecen de forma específica los elementos a enviar a la autoridad en formato XML, los cuales deberán
tener las siguientes características:

• Catálogo de cuentas utilizado en el periodo; al cual se le deberá agregar un campo con el código
agrupador establecido en el Anexo 24 apartados A y B de la Primera Resolución de Modificaciones a
la RMF 2015.
• Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de
todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y
cuentas de orden.
• Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción.
a. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación.
b. Debe ser posible identificar los impuestos.
c. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste.
Cuando no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las
pólizas contable, se podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, la clave
en el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.
Por ello, Aspel-COI implementa el manejo de la contabilidad de una manera muy sencilla, fácil y segura.

7.2 Configuración y definición de datos

A continuación se describen los pasos de forma detallada para dar cumplimiento a la contabilidad electrónica.

f 'uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

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~Aspe/'
7.2.1 Parámetros de sellado

o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Parámetros del Sistema / Contabilidad electrónica.

Para mayor seguridad en los archivos de la contabilidad electrónica (catálogo de cuentas, balanza de
comprobación y pólizas), se puede optar por firmarlos digitalmente con los CSD (Certificado de Sello
Digital).

De acuerdo al Anexo 24, apartado G de la RMF 2015 se menciona que el contribuyente podrá optar por
sellar los archivos XML de la contabilidad electrónica; sin embargo en todos los casos la información
contable estará enviada con la firma electrónica.
De esta forma, Aspel-COI integra la funcionalidad para cumplir con las especificaciones de la Contabilidad
Electrónica.

• Oal0$ 1equerido.s: para contabidad elecb6rica


rc:------·---··-·---··-·-·---··~1
~\U$e1s\cmarquez\D esktop.~Ce1tificado$\aa~1 @ [

JC:IU•erslcmarque2\Desktop\Certi;c.dos\a• o01@JJ ;

Vrgencir · ·-·· ·- - - ··
Contal>ldad
Electrónica E De>de : 27/Jl.io/20121202:00 pm

H• sta : 27/Juio/20161202:00 ><n


l

Figura 7.2.1.-1 Parámetro de sellado.


Sus campos:

1 Generales
·-~

En este campo se debe indicar la ruta en la cual está almacenado el archivo


que contiene el Certificado de Sello Digital proporcionado por el SAT, el cual
Certificado
es un archivo -electrónico con extensión *.cerque está asociado a una llave
pública con la identidad de su propietario.
En este campo se debe indicar la ruta en la cual está almacenada la llave
Llave privada privada del certificado de sello digital, que es un archivo electrónico con
1 extensión *.key.
Se debe ingresar la clave proporcionada para encriptar la llave privada al
Contraseña generar la Firma Electrónica Avanzada a través del programa SOLCEDI
1 {Solicitud de Certificado Digital).

,Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

~aterial de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 124


""-~~~~~~---
~Aspef
Es un campo informativo. Dado que el Certificado de los Sellos Digitales
Vigencia tiene un periodo de validez, se muestra la fecha en la que dicho certificado
estará vigente.

Al generar los archivos XML de catalogo de cuentas, balanza de comprobación y pólizas el sistema
generará el nodo correspondiente.

<?xml version=·1.o• encoding=-UTF-s•?>


- <catalogocuentas:catalogoxrnlns:catalogo'"enras='www...t.gob.mx/ esquemas/ ContabilidadE/ l_l / C.talogoCuentas' xmlns:xsi='http://www.w3.org/ 2001/ XMLSchema-instance'
xsi:schemalocation='www.sot.gob.mx/esquemas/Contabilida<IE/l_l/C.talogoeuentas
http://www.sot.gob.mx/esquemas/ContabllidadE/l_l / GatalogoCuentas/C.talogoCuentas_l_l.xsd'
Certificado='llllEdDCCAlygAwlBAglUlljAwllDEwllDAwMDAxllDAwllDU4NjcwDQYJKonhvcNAQEFBQAwggFvMRgwFgYDVQQDDA9BLkMulGRIIHBydWViTXMxUAtBgNVBAollJINlmZpY21v
nocertificado=' 20001000000100005867'
Sello='iF !6+rYdNl+D GHlw4N2DOib xP PTB AHmV . w27RYWR9SüCNiSHukeMPiNmWTf ELCG3rG4b4Srl.5llzkG 4o PX DGJraNL9SEFB5aCs41+ 99 rflbNCUGin9iNv Po
Figura 7.2.1-2 Nodo de sello.

7.2.2 Datos fiscales de proveedores y terceros

lC7 Ruta de acceso:


• Menú Fiscales/ Operaciones con terceros/ Ingresos cobrados/ Consulta Terceros /Agregar o con el

ícono [11
En la consulta de Terceros deberás agregar todos los terceros con los que realices operaciones.

03 2!93787645B3
2iB399348~49

~~11~- IEJ E•l'.,.-


DIMLn-12"1.2.101 ·
ESHD71Ílll1l\7
HEB990317YOO
IMLDl011 2B03 . OIOT

INA980Zl3f'03 TPodeOl)ef~
I;>0dotm=o !~::~~~:~~~~::!
PaíJ

·PóizadNmica

~..~~--~~~--~.~~:.~~~'. ~c.) ! mmmmm •m• m mm• a


Figura 7.2.2-1 Agregar datos fiscales de terceros.

Sus campos:

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~Aspef

1 Opciones 1
-~·~ ----~ ~ .....--

1 Tipo de RFC 1 Seleccionar el Tipo de RFC Nacional o Extranjero.


RFC o Id Fiscal RFC: Si es de tipo nacional valida la estructura y que tenga los 12 o 13 caracteres
1 Id Fiscal: Si es de tipo Extranjero no realiza validación.
Es proveedor ~ El tercero que se captura es un proveedor y será considerado para la generación
de los reportes de operaciones con terceros, por lo que se activan los campos
"Tipo de tercero" y "Tipo de operación" para realizar la selección
correspondiente, además se encuentra disponible la captura de la forma de
pago y datos bancarios.

IQI Se considera un tercero o beneficiario, en el que sólo estará disponible la


captura de la forma de pago y datos bancarios.
Clave SAE,
Nombre,
RS Estos campos se describen en el tema 8. 11
Declaración Informativa de
Operaciones con Terceros" de este manual.
Tipo de tercero,
Tipo de
operación,
Pafs y
Nacionalidad
1 Método de pago 1 Indica el método de pago del tercero de acuerdo a lo publicado por el SAT.
Banco Se selecciona el banco de acuerdo al catálogo de claves de banco publicado por el
1 SAT y con el que generalmente se le pague al tercero.
Banco Para habilitar el campo se requiere colocar en el campo Banco la clave 999=N/A,
extranjero indicar la clave del banco extranjero asignado al tercero de acuerdo al Catálogo de
bancos publicado por el SAT.
Cuenta bancaria Los números que corresponden a la cuenta bancaria a la que generalmente se le paga
1 al tercero.
Contrapartida Definir la cuenta de la contrapartida más común, de esta manera al realizar una sola
más común (eje. plantilla de póliza dinámica, el asiento contable estará completo incluyendo la
Gastos, cuenta contable de los diferentes gastos de cada tercero.
inventarios, etc.)

Estos datos permitirán agilizar la captura del detalle de la transacción en los asientos contables.

7.2.3 Configuración de catálogos

a) Catálogo de cuentas

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Catálogo de cuentas

En Menú Archivo / Catálogo de cuentas o desde el ícono en la pestaña Fiscales se deberá definir por
cuenta: el Código Agrupador que el SAT requiere, además para facilitar la captura del detalle de la
transacción se podrán definir los campos siguientes:

f uía Cur~.º ~r:pedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

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----~-..
f:i)Aspel"

'L t;r Geneia1osl'.'iatAti~--------------·--


Nombfe; lnduslM!Azteco. S.A. de C.V.
Id fiscal
AFC ~~ÍÑ-A9-802-~---3
-===~~-~[~
_;]
~~-'.
Códjooagrupador j105.01.(lentesnacioooles [• ]

l'lJ COQtcra de formo de pogo Aplicar a .C_••OO~--~t·~J


I __

lllJ CoptJllO de compiobanles


IE).Qperacionet con tercetos Ap!Cai a~~:::'~~=

Figura 7.2.3-1 Sección Fiscales en cuentas contables.

b) Catálogo de monedas

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo / Monedas

Si se realizan operaciones en monedas diferentes a la moneda nacional, es necesario que para las monedas
que se utilicen se asigne la clave SAT correspondiente, de acuerdo al catálogo publicado en la página de
internet del SAT, en Aspel-COI se agrega un campo al Catálogo de monedas para asignar dicho valor.

1~--'----~1 .S.ímbolo jus 1


.i

iit::--:--:-~-----ii Iipo de cambio [14~iio- ---.


j26/feb/15

C]ave fiscal

1 8cePtai 11 !;ancelal ji iauardar [F3) ji A~a

Figura 7.2.3-3 Selección de la clave fiscal de moneda de acuerdo al catálogo del SAT.

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e) Catálogo de asignación de código agrupador

o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías /Asignación de código agrupador

Una forma fácil y rápida de asociar y desasociar el código agrupador a una o varias cuentas es mediante la
opción de asignación de código agrupador. Esta venta muestra de lado izquierdo las cuentas y de lado
derecho el código agrupador proporcionado por el SAT
A demás se va a poder seleccionar de forma masiva las cuentas de tipo detalle el RFC, fo rma de pago,
aplica a (abono, cargo, todos) y si va a tener asociado comprobantes fiscales.

Sus campos:

1 Opciones
Nivel En este campo se debe seleccionar el nivel al cual se mostraran las cuentas para
poder realizar la asociación con el código agrupador. Las opciones son:
• 1.- Mayor
• 2.- Subcuenta
• 3.-Auxiliar
Cuenta I Número de cuenta y descripción
Descripción 1
Código agrupador asignado a la cuenta
- -
Código
agrupador
1
' ' - .
1 RFC 1 RFC asociado a la cuenta
Forma de pago ~ Se permite activar solo a nivel subcuenta. La cuenta tiene asiganada la forma
de pago.

[i] La cuenta no tiene asignada una forma de pago


Aplica a Para poder habilitar el campo debe de encontrarse habilitado el parámetro es Forma
de pago. Se puede seleccionar que forma de pago aplica a la cuenta. Las opciones
son:
• Abono
• Cargo
• Todos
Comprobantes IF!J Se permite activar solo a cuentas tipo detalle la cual tendra asociado un
fiscales comprobante fiscal relacionado con la operación.

IEI La cuenta no tiene asociado ningun comprobante fiscal

La asignación de un código agrupador a una o varias cuentas se realiza de la siguiente manera:

a) Seleccionar las cuentas a definir el código agrupador. La selección de cuentas se realiza de forma
consecutiva (§)+die o S +ITl) o de forma aleatoria (!El + die). El código agrupador solo permite
tener seleccionado un elemento
b) Una vez hecha la selección con el botón le A¡q~ J se realizara la asignación del código agrupador
a las cuentas seleccionadas.

Para desasociar el código agrupador a una o varias cuentas se realiza de la siguiente manera:

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128
a) Seleccionar las cuentas a desasociar. La selección de cuentas se realiza de forma consecutiva
(§J+clic o ~ +!Il) o de forma aleatoria (:El + clic).
b) Una vez hecha la selección con el botón [ .Q.esasoci~,,J la cuenta ya no pertenecerá al código
agrupador.

1 00.01 IU:IMJ a.coito ?om


1' 1CJ..OOO..OO:l FONDO FlJíJ DE CAJA 01 01 i-01 _ c.;.
l :· 111G1XJHOO CAJA CHICA 101.()1 101.01
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ª""""'
s 1120>00GOOJ 8Ancbs 102.111 102.111 B«ICOS~
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J: Et 1l2G-1XTHDl Beran Moneda.Nacional. 102.111 IEI ¡·
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¡;¡ 11ro.too.im DEÚDORES DMRSOS 107.111
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~ 116Slllo-OOO fOMciow.tiros'i EMPLEAD.os' 1ll1ln 196-01'< Cuenlas ydoctrneniosp;wcobroiaCOf
L117ó.rro.OCii oÜciJMENTriS POR·toa~ 1"ri01 IEI 1 06:~~'··'~'· '"· :.~ail~csPoi.~~--~~''
1 1C6.~ ~~!Y~~~.-,á~oc ....

Figura 7.2.3-4 Asignación de código agrupador.


7.2.4 Captura de asientos contables

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Pólizas / Pólizas

Se deben capturar las pólizas y si se indica una cuenta a la que se definió "Captura de forma de pago" al
indicar el monto aparecerá la ventana de "Información adicional de la partida" donde se debe indicar la
forma de pago.

Pago
Id Fiscal:

BFC !INA980213P03
¡____ _ _ __
forma de pago

t;!um. cheque

.6.anco 01igen

Benco origen e~anjero

Cuenta .Qrigen

Monto
c=-.=--=-~~[IJ]
Benefjciario ¡Industrial Azteca, S.A. de C.V. j
¡002-BANAMEX H
1! : Banco de1tino extranjero

CuenJo destino l 9_
~ _ _ _ _ _~
37_8_76_4_583

1
==Ac=opt=,,.==1:1=~=
==~,l~L~~-__,
Figura 7.2.4-1. Información de La forma de pago de acuerdo al catálogo publicado por el SAT

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspel ~~~~~~~~-.::.....__


129
Sus campos:

Opciones
RFC o Id Fiscal
En este campo se debe seleccionar con el botón l Registro Federal de
Contribuyentes nacional o extranjero, si aún no se ha dado de alta se podrá realizar

el registro con el botón [ ]


RFC: Si es de tipo nacional
Id Fiscal: Si es de tipo Extranjero se visualizará el Id fiscal y el RFC genérico
extranjero XEXX010101000
Forma de pago Se refiere a la manera en que se presenta el pago de las operaciones de acuerdo al
catálogo publicado por el SAT.
Número de Este campo sólo se habilita cuando la forma de pago es "Cheque", y se debe capturar
cheque el número consecutivo o alfanumérico de cheques.
Banco origen I Banco y número del cual salen los fondos.
Cuenta origen
Banco origen Esta campo solo se habilita cuando el banco origen es 999=N/A. Indicar la clave del
extranjero banco destino extranjero asignado al tercero.
Fecha Fecha en que se realiza la operación
Monto Cantidad por la que se realizará la operación.
Beneficiario Nombre del tercero. El sistema lo trae por om1s1on de acuerdo al RFC que se
encuentre definido en la cuenta bancaria en cuestión.
Banco destino / Estos campos sólo se habilitan cuando la forma de pago es "Transferencia" y se
Cuenta destino refiere al banco y número en la cual se depositan los fondos.
Banco destino Esta campo solo se habilita cuando el banco destino es 999=N/A. Indicar la clave del
extranjero banco destino extranjero asignado al tercero.

De acuerdo a los nuevos requerimientos se pueden asociar más de un CFDI (Comprobante Fiscal Digital
por Internet) a cada partida de la póliza, siempre y cuando se haya configurado el parámetro "Captura de
comprobantes" a la cuenta contable.

.Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aseel 130


~~ffib
,--o;o;de··cQ;ñp;'Ot>añt";;--····--·------~----------M---~--~-- ··----·----~~-----~-----~-------~~-=~----------- -~-~-
--- -------~------· ..
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24!04/2014 06:42 a... Archiv
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EJ 24/04/2014 06:44 a... Archiv .
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}E;.O:c:>;!;:+~=-:~-:z:~=c:; d /2014 06:39 a... Archt ' "

Figura 7.2.4-2 Asociación de los documentos comprobatorios.

Si la operación que se registra no tiene un CFDI, pero se t iene un comprobante extranjero se puede capturar
la información.

-~ ~ !ú;
·:··oe;;os..a;;~e;··.-·--·-·----------:.-::-··--·-·-···-··::-:-:.:-··:·"-·n-···::--·-·-------.:---::"'7.:::.":·-:::·-... ·:::.-:·"-.......- - ····-····-...-:-.-:·:·.-:·:·:.7:·::~"'--"'"""····--···~---.-.:··-
,~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~-'
¡¡ . __!fua.. Fact Id Fiscal Monto_ _
: ¡1'5 ILCF8110161.M9 $100.00

Figura 7.2.4-3 Captura de comprobante extranjero.

Operaciones disponibles en la asociación de los comprobantes fiscales:

Opciones ...... ·- " - . -·· ..


· -~-

~.
. Elimina el comprobante fiscal asociado.

Borrar
comprobante

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspel ~~~~~~~ ......


~~~~
131
-=~· Permite agregar el comprobante desde cualquier ruta del equipo.
&
Agregar
comprobante
Permite agregar el comprobante fiscal desde el depósito.

Documentos
asociados

7.2.5 Pólizas Dinámicas

o Ruta de acceso:

• Menú Archivo/ Pólizas/ Pólizas/ genera póliza dinámica CFDI

Una póliza dinámica facilita la captura dado a que se genera a partir de un CFDI la póliza correspondiente, es
décir va a tener la afectación de forma automática en los saldos de las cuentas.

Los pasos a seguir para elaborar una póliza dinámica son los siguientes:

a) Identificar las plantillas de póliza dinámica.

o Ruta de acceso:
• Menú reportes/ Administrador de hojas de cálculo / carpeta "Póliza Dinámica"

En esta sección se verifican las plantillas disponibles en el sistema.

En el catálogo se muestran las plantillas en formato Excel para la generación de las pólizas
dinámicas con las cuales se podrá generar la póliza a partir de un CFDI. Se debe revisar que estén
asignadas las cuentas contables de IVA y banco que corresponda (cuentas que no van a
cambiar). Este paso sólo se realizará una sola vez para que el sistema posteriormente las
muestre las cuentas contables de forma automática.

¡PlZ_Venta a c1ecko.idt

Figura 7.2.5-1 Póliza dinámica dentro del Administrador de hojas de cálculo.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Asp_e~l--~----··· 132


f:JAspef
Sus campos:

Opciones
Da de alta una hoja de cálculo.

Agregar
Modifica la hoja de cálculo.

Modificar
Elimina un archivo de hoja fiscal o financiera en el administrador de hojas de cálculo.

Eliminar

ltj] Despliega la ayuda del sistema

Ayuda

lffJ
Cerrar
Cierra la venta del administrador de hojas de cálculo.

El sistema cuenta con pólizas dinámicas predefinidas, sin embargo se podrán crear nuevas de acuerdo
a las necesidades de la empresa.

RS Para poder crear o modificar, cada póliza dinámica está integrada por etiquetas mediante las cuales
se integra la información en las partidas de las pólizas. Dichas etiquetas pueden ser consultadas al
editar una plantilla en Microsoft Excel® dentro de la pestaña "etiquetas".
;u_v.... Cftditoa. ~·,~-~~~
,,-,
..- - -- -- - -....... _.......... ..,,,,,.,.,,._,,,_,I
D!ttíio Ot-l)i;lna 'fónftuQs ·nitos Rmur Virta ~oor>~<IOr ccm¡»ttamoi a: 8 e ~ El ,

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~----==~-~~=--:~~~ ~-~--~~:._---~-----------~--~~-=-:_______-:::;
i~OS> '8.Ll dHtt~la·~nlbutos·<Sl:lbtlnl>tnr:r4S<Dl$CUCfltD> -

lmpoñl'dfllfPSli 1-.1_ <Tri15l~

...;:..~---------''~---.~~-.-"-
·-·.;.;
lmporte;ftlfVl.•érlido <R.etenciO@.<i~to>

~"'f!O!Í.~·---·
~.~~
21
'-·--··--·-·--··-·-····-·
[<mTAl,_IMl'TO~lMS_lOC>
···-···---·······---·-·----············-···-··--·-··-·---··~
Importe del mibuw fatal de los Impuestos loe.les
--····--····-
<TouldeTrlltados>
trasllldada5,, ~ Cornpie!nvtto deimpuestD$ loailn

1mport.e·~d;·los1mpues10S-louiesrftl!r\tdos, <Tot1l~ncionHi>

••
Figura 7.2.5-2 Póliza dinámica en Microsoft Excel.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución As el 133


~~~ .... ~...i..~~~~~~---..---------~~~~-
f:i)Asper
b} Creación de la póliza a partir de uno o más CFDl's

o Ruta de acceso:

• Menú Archivo / Pólizas / Pólizas / ícono 15§1.


Desde la ventana de captura, existen dos formas de registrar la póliza desde un CFDI

b.1} Seleccionando el icono Genera póliza dinámica CFDI

r""· llf!!!li!!iflUI
.~ooceplo

~isla de CFDls -..,.-.,,,.---.....,.,~...,.-,....,....,.--;


No.Cuenta - º!'Plº
AVMl 11221 CHSFA1 41.xml

Selección del
CFDI

N.0 .:.lep,.¡jda, C=:J


.NOcrore
.jjoooda fóliza dinámica

DeJalle de la póliza --·---····-


Elige la @ Por comprobant~ ~ C2ncentrado
plantilla Define el
nivel de
detalle

Figura 7.2.5-3 Generación de póliza dinámica.

Sus campos:

1 Opciones ==····~·-- .;:';.;~;-,,.~.o..--.··~·


~··

1 Lista de CFDls 1 Muestra los cfdis seleccionados


Permite seleccionar el CFDI desde cualquier ruta del equipo donde se encuentre
1
¡, .S,eleccioriai ~cl_ii~
l almacenado

1
lt?:lecc~ del gepóru> J Permite seleccionar el CFDI desde el depósito del sistema.

Póliza Dinámica Se muestran las pólizas disponibles para la generación automática de la póliza
dinámica (Estas plantillas se registraron previamente desde el administrador de
hojas de cálculo).
Detalle de la @ Por comprobante: Al seleccionar esta opción se generarán "N" partidas por
póliza cada XML que se haya seleccionado.
@ Concentrado: Al seleccionar esta opción se generarán las partidas referentes al
tipo de póliza y en una sola partida se agregara la información de todos los XML
seleccionados o arrastrados.

,Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspel ~.....:.-~~~~~~...-.-


~Aspef
b.2) Arrastrando uno o más CFDl's

Ubicar y seleccionar uno o más de los CFDl's que conformarán la póliza y arrastrar hacia la
ventana de captura de la póliza, automáticamente aparecerá la ventana "Generación de
póliza dinámica CFDI".

Figura 7.2.5-4 Generación de póliza dinámica.

Al finalizar la asociac1on de forma automática creará la póliza cumpliendo con los requerimientos de la
Contabilidad Electrónica, agregando la información del folio fiscal en la partida de la póliza de la que cuenta
que se haya configurado previamente.

T.Cantbio : Debe Hab9f


'" 1 t1.1JQ1 169."26;001

Figura 7.2.5-5 Generación de póliza dinámica.


uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 135


~AspeI®

Q Práctica 29: Contabilidad Electrónica, póliza inteligente y póliza privada

1. Contabilidad Electrónica

a) Ingresar al periodo de Octubre

b) Ingresar a menú Fiscales/ Operaciones con terceros/Ingresos cobrados/ Consulta Terceros.

c) Presionar el botón l~I con la finalidad de agregar un nuevo registro.


d) Capturar los siguientes datos fiscales de terceros:

Datos fiscales de terceros


1
@ Nacional
- - ,., )
1Tipo de RFC - 1 1 1
1 RFC 1 RAEP721113NV4 1 Pars 1 (No aplica)
1 Es proveedor I~ I
Nacionalidad 1 (No aplica)
1 Nombre 1 María Pilar Ramos Escobar 1 Método de pago 103=Transferencia
1 Tipo de tercero 104=Proveedor Nacional 1Banco 1 002=BANAMEX
ITipo de operación l BS=Otros 1Cuenta bancaria 100215871001

e) Capturar la siguiente cuenta contable:

1 -~--
Cuenta '
1 No. de cuenta 1 2110-003-000

1 Descripción 1 María Pilar Ramos Escobar


1 Fiscales .. .-------

··-··-· .,.
-~---·-·· ''' _ -~----------,~--~-

1 RFC 1 RAEP721 113NV4

1 Código agrupador 1 201.01 =Proveedores Nacionales

1 [gJ 1 Captura de forma de pago Aplicar a: NA


1 ~ 1 Captura de comprobantes
1 [QJ 1 Operaciones con terceros Aplicar a: NA

f) Modificar la siguiente cuenta contable:

1 ~~-~-
Cuenta ~-e----

1 No. de cuenta 11120-003-000


1 Descri pción 1 BBVA Bancomer No. Cta. 20041402
1 - Fiscales
~- .~
--~· -
1 RFC 1
1 Código agrupador l
102.01=Bancos nacionales
1 ~ 1Captura de forma de pago Aplicar a: Abono
1 IEi.I 1 Captura de comprobantes
1 [QJ 1Operaciones con terceros Aplicar a: NA

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

'Material de uso exclusivo ¡>ara el canal de Distribución Aspel


------ 136
~Aspef
g) Crear el periodo de Enero 2015, para ello se debe realizar lo siguiente:

l. Ingresar al menú Archivos I Administrador de Períodos I y seleccionar mes de Ajuste.

11. Dar clic en el ícono


2015.
1~1. elegir la opción Crear siguiente periodo, se creará el periodo de Enero
h) Ingresar al periodo de Enero 2015

i) Ingresar a la consulta de pólizas y en la ventana de Folios iniciales que muestra, establecer los folios de
los tipos de pólizas en 1.

j) Capturar las siguientes pólizas:

j.1) En la partida con cuenta 2110-003-000: Asociar el comprobante de nombre "AS.xml"


proporcionado por el instructor y aceptar la ventana.

1Tipo 1 Dr 1 Fecha 1 01/01/2015


1 Concepto 1 Provisión

No. Cuenta 1 Depto. 1 Concepto Debe Haber


1 1 1 - ·-
l 1190-001-000 1 o 1 Provisión IS 7,820.00 1 s --
........ ........
11200-001-000 1 o 1 Provisión IS 1,251.20 1 s
1 2110-003-000 1 o 1 Provisión IS 1 s 9,071.20

j.2)
• En la partida con cuenta 2110-003-000:
Asociar el comprobante de nombre "AS.xml" proporcionado por el instructor y aceptar la
ventana.
• En la partida con cuenta 1120-003-000:
Seleccionar como banco origen 012=BBVA BANCOMER, cuenta origen 14731269101 y aceptar
la ventana.

1Tipo 1 Eg 1 Fecha 1 01/01/2015


I Concepto 1 Pago a proveedores
l No. Cuenta 1 Depto. 1 Concepto 1 Debe 1 -
Haber
l 2110-003-0001 o 1 Pago a proveedores IS 9,071.20 1 s
l 1120-003-0001 3 1 Pago a proveedores IS ., 1 - s 9,071.20
11200-002-000 1 o 1 Pago a proveedores IS 1 s 1,251.20
11200-001-000 1 o 1 Pago a proveedores Is 1,251.20 1 s

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 137


k} Modificar la siguiente cuenta:

1 Cuenta
"''-' -~- ---
1 No.de cuenta j 1190-001-000
1 Descripción 1 Almacén

1 - -----· -----,...._ ----- Fiscales ----"- --- ,_


~- "".-"',.,,,..-..,.,,,- .... _,,.,.,,._,.,._ ·""""- '""'"..,...._.....,

j RFC 1
1 Código agrupador j 115.01 =Inventario
1 [QI 1 Captura de forma de pago Aplicar a: NA
1 ~ 1 Captura de comprobantes

1 [[i] 1 Operaciones con terceros Aplicar a: NA

l) Capturar la siguiente póliza:

• En la partida con cuenta 1190-001-000:


Asociar el comprobante de nombre "F3.xml" proporcionado por el instructor y aceptar la
ventana.
• En la partida con cuenta 1120-003-000:
Seleccionar el RFC RAEP721113NV4 y aceptar la ventana.

1 Tipo j Eg 1 Fecha 1 01/01/2015


1 Concepto 1 Compra
de contado
1 No. Cuenta 1 Depto. 1 Concepto 1 Debe 1 Haber --
l 1190-001-000 1 o 1 Compra de contado IS 34,092.40 1 s
j 1120-003-000 1 3 1 Compra de contado IS 1 s 34,092.40

• ¿Fue necesario capturar nuevamente los datos de la forma de pago? ¿Por qué?

m) Observar los auxiliares en la consulta (Círculos de color).

2. Póliza dinámica

a) Ingresar a la ruta: ( :\Archivos de Programa\Archivos Comunes\Aspel\Sistemas


Aspel\C017.00\Datos1\Póliza dinámica CFDI.

a.1) Copiar y pegar en el mismo directorio la plantilla de nombre "PLZ_Pago a proveedores.xls", con la
finalidad de respaldar el archivo original.

a.2) Cambiar el nombre del archivo copiado de tal manera que al final tenga el nombre del
participante. Ejemplo: "Pago a proveedores_Nombre_del_participante.xls"

a.3) Editarlo y modificar sólo las cuentas contables como se muestra a continuación:

Guía Curso Pfüpedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo pélra el canal de Distribución Aspel 138


o E
Póliza dinámica a:DI: Pago a proveedores
• - i -

4 t---=-----+--+<C
_O _N_
C_EPTO
__,_~
PO
-~ <TO~
5
.~~!:.~ --····· ..... --- .~.~!:~".!.~='.?._!?. _._ ························--·------ - · · · · · --- ------ ----~_v~.,.~ ----------·-------·
li g_00-00
__2_-000
_ _ _·-+---+<C
_O_N_
C_EPf()_~
~------·------!---
7
1~.?:~~~ _ --~-- <CONCE~,,~~l?: ---· ----····-···-····-··-·· -·-···········--·-·---···· - - - - --····-·······--·----···-········
8
t-R-= _ _ _ _- + - - - + - - - - - - - - - - - - - · -------···----- ------····-------.-
N.:.P_ARTIOAS

a.4) Ingresar a menú Reportes / Administrador de hojas de cálculo y seleccionar la pestaña "Póliza
dinámica". Agregar el archivo de la póliza dinámica con los datos a continuación:

Agregar hojas de cálculo


Tipo Póliza dinámica
1 Nombre Pago a proveedores_Nombre_del_participante
1 Archivo ( :\Archivos de Programa\Archivos Comunes\Aspel\Sistemas Aspel\COl7.00\Datos1\Póliza
1 dinámica CFDI\ Pago a proveedores_Nombre_del_participante.xls

b) Generar una póliza dinámica con los siguientes datos:

Generación de póliza dinámica CFDI _ ---~-~ _ _ _


.-- I
S-e l-e-cc_i_o_n-a r_ d_e_l_d_e_p_ó_si-to
_ :_ AS.xml
Póliza dinámica .j --
P-a g_o_ a _p-ro_v_e_e_,d,_
o-re_s___N_o_m-:b-r-e_
- d..,.e...,l-_p_a_rt_i_c-ip_a_n-t e-

Detalle de la póliza 1 @ Por comprobante

c) Comprobar que aparezca con las mismas cuentas y asientos contables que la póliza del paso 1 inciso
j.2, barrer las partidas para observar los datos que adiciona a la póliza de forma automática y finalmente
guardarla.
~ Prestar atención ya que el orden de las cuentas no necesariamente debe ser el mismo, pero sí
las cuentas contables y los montos en el debe o haber, como corresponda a cada una de ellas.

d) Si el usuario tiene más de un comprobante ¿De qué manera se generaría una póliza que asocie la
información de cada uno de forma automática?

3. Póliza privada

a) Marcar como "privada" la póliza de Egresos del paso 1 inciso l}.

b} Cerrar la empresa e ingresar con el usuario "ContAdm" cuya contraseña es "CURS01" (ambos datos sin
las comillas). Editar la póliza del paso 1 inciso l} y barrer las partidas.

b.1) Contestar las siguientes preguntas:

• ¿Qué sucede con los datos adicionales de la forma de pago y del comprobante fiscal?

!Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

139
• ¿Quiénes tienen derecho a consultar estos datos?

• ¿Cuál es la finalidad de marcar una póliza como "privada"?

c) Cerrar la empresa e ingresar como administrador, al mes de Enero 2015.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel


------ 140
~Aspe#"
7.2.6 Generación de XML

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo/ Catálogo de cuentas
• Menú Archivo / Pólizas / Pólizas
• Menú Archivo / Balanza de comprobación
• Menú Fiscales/ Contabilidad electrónica / Catalogo de cuentas
• Menú Fiscales/ Contabilidad electrónica / Balanza de comprobación
• Menú Fiscales/ Contabilidad electrónica / Pólizas
• Menú Fiscales/ Contabilidad electrónica/ Auxiliares de cuenta
• Menú Fiscales /Contabilidad electrónica /Auxiliares de folio

En la consulta de balanza de comprobación y pólizas, así como en el catálogo de cuentas, Aspel-COI


genera el archivo XML correspondiente para cada uno con la estructura que solicita la autoridad en el
Anexo 24 de Segunda Resolución a la RMF 2014, listo para su envío a través de Buzón tribut ario, pero
para que la generación sea más fácil sin necesidad de ingresar a la consulta, también se podrá generar en
el Menú Fiscales, donde también se incluye los Auxiliares de cuenta y Auxiliares de folio.

De esta forma, Aspel-COI integra la funcionalidad requerida para cumplir con las especificaciones de la
Contabilidad Electrónica.

6:000:00 ·o.oo U.00 6®.oo


'6'.265'.20Z 17. 5'3.'86.86 j~2j~:is 6,QSG,3Si85
Bancos Moneda 4.832.523.61 281 ,20Há 142.406.18 (.971.320.st
Nocional
B~74Ílo7'1 3:S~Ú34:1Íl i6S,m.4e' rl2.'499:2ÍÍ 3.62\'.33é.•4$.
S,1'C201
Barcomet 1f37.88S.4.3 116;00000 9.[l)G!J!I 1,3<1,3;982.45
12311256971
8aoc0s'M«iedó 1 .4?2.678: ~ gs2.3S3.39 ~1¡(1 ¡ ;~25.D61 .~
Eicti,Óriete·
C<yBl!nil '1.432.678.56 292.383.39 0.00 1:72S.D61.94
2.57ó00 12o.uo 'o.00
t
INVEASIONESE'if :!;É!lO Íll
VAµ!RE~
' z,60000
f1 . 1i40·001·000 INVERSIONES 2.57U.OO 120.00 0.00
MONEDANAFJDNAL
I· .·.I· L.1141J.Wt
•• 001. e~ }.~7oJxi· 1-20.00 .0:1!1 2.Sro:oo
' -~ <
i ! 1140002-000 INVEBSIONES 0.00 000 0.00 0.00

í t, 1f~
MONEDA
EXTÁANJERA
~yB"'* o.1ió 0.00 000 o.oó
F.l- 11f.tl..l"WJl.JYYl rl l~fJT~~ "47 ninn· 'm-:in'q' ? ':r701d.J:t
' $0.00 ] '$\>'1';946;5:13.69. l s f .946'533:69: i

Figura 7.2.6-1 Botón para la generación del archivo XML desde la consulta.

uía Cucso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asist ent e

'Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 141


~~~~~~-'"~~~~~~ ...... --~·--~~~~~-~~~~~-
Figura 7.2.6-2 Generación del archivo XML desde menú.

Para la generación del XML el sistema mostrara la siguiente pant alla:

a) Catálogo de cuentas

r Cuentas-··-- ············---· ·-·······-·..-- ············-----..

i i Nivel [C_~=:=~==:==:::.:.:=::~~]~I i
···········•>:

'i formatodemchivo .:-' ¡


~!XM_L_______[;}=
' j fil.Ca 1C:\PROGRAM FILES\COMMON FILES\ASPU I:
¡;
~IAM
_E_B_601_0_7K_D_
9201
_5Ul
_c_r_ _ _ JllBI i

Figura 7.2.6-3 Generación del archivo XML de pólizas

b) Balanza de comprobación

Guaida como
[om1atode0<chivo l~XM
_L_ _ _ _ _ _~[~~l.
¡¡uo. ¡c:\PAOGAAM FILES\CDMMON FILES\ASPGJ :

Nl!'ri><e jAME860107KD9201501BN :&el:


- -- ---- --·-- ----- --- -

Figura 7.2.6-4 Generación del archivo XML de balanza de comprobación.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistent e

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 142


~Aspef
c) Pólizas

··Cuentas·····

º"°" 1:: :::::::::::::::::::::o=J "·•·~!---~º~.!

Tjiodesoicb:I t~-~~~~--.k:J
tli.'.rnerodeordetl

Númerodetr&r-Me ~---~
Guaidar como
foometode~clM> !~XM_L_ _ _ _ _~l-
·I
f!~• ¡c\P!lOGRAM ALESICOMMON FlLES\ASfj¡jJ

• ...,.,.. tAAA010101AAA201S01P\. -

Figura 7.2.6-5 Generación del archivo XML de pólizas.

d) Auxiliares de cuentas

' ¡¡.,de º··•••••••••--·•·w••••••---•-•••-•••••••••••••••••••••••••-•-•••-••••••.J

1 liMta ¡~------

.til'.meio de orden

Ni'.nleiodebári.e i:iiiiiii
;" Guardaf como · .......................... · ...................................................~

fotl'Ml:odearchivo ~fXM_L_ _ _ _ _ _~J~I

f!w
........ [AAAñiiíiiiiAAA20150iº;:a:-·--·
·--------------

Figura 7.2.6-6 Generación del archivo XML de auxiliar de cuentas

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

!Material de uso exclusivo para1!l canal de Distribución Aspe! 143


t:i)Asper
e) Auxiliares de folios

..;.,,_
·foios ·~--.--.,...;

Tigodepóiui Pólizas

.º'Eg ®'"""'
.,.l
. O R..,.o

8""•-

Buta !C:\PROGRAM FllfS\COMMON FILES\ó.SF'fli

Nwrtwe !AAAmm01AAA201501XF ali

Figura 7.2.6-6 Generación del archivo XML de auxiliar de folios


Campos en común:

1 Opciones ..• ....•


Nivel En este campo se debe seleccionar el nivel al cual se va a generar el XML.
• 1.- Mayor
• 2.- Subcuenta
• 3.-Auxiliar
Formato de Indica el formato con el cual se va a generar el archivo, puede ser en formato XML, o
archivo ZIP.
Ruta Ruta en donde se guardara el archivo generado, se puede seleccionar la ruta o se
1 puede dejar la ruta por default ubicada en el DAC
Nombre Indica el nombre que tendrá el archivo a generar. El sistema sugiere la siguiente
nomenclatura:
• RFC configurado en Parámetros del Sistema
• Año que registra el archivo .
• Mes en el que se genera el archivo
• Tipo de archivo, que puede ser:
PL. Archivo XML de pólizas.
CT. Archivo XML de catálogo de cuentas.
BN. Archivo XML de la balanza de comprobación
XF. Archivo XML del auxiliar de folios.
XC. Archivo XML del auxiliar de cuentas

Ejemplo: AAA010101AAA201501CT.xml
Donde se trata de un archivo XML cuyo RFC es AAA010101AAA del mes de Enero del
2015 referente al catálogo de pólizas.

Notas del asistente

144
a.1) Balanza de comprobación.

1 Opciones .... . ·-·--~··-~·~·- --


Tipo de envió Indica si el tipo de envió es para la declaración
• Normal
• Complementaria ..
Fecha de última Para habilitar este campo es necesario que este el tipo de envio como
modificación complementaria, indica la fecha de la última modificación de la balanza, el sistema
sugiere la fecha actual.

a.2) Campos en común para Pólizas, Auxiliares de cuentas y Auxiliares de folios.

1 Opciones
Tipo de solicitud Seleccionar el tipo de solicitud que indica el SAT para generar el archivo XML para la
contabilidad electrónica. Los tipos con los que cuenta son:
• AF=Acto de Fiscalización.
• FC= Fiscalización Compulsa.
• DE= Devolución.
• CO= Compensación.
Número de Atributo opcional para expresar el número de orden asignado al acto de fiscalización
Orden al que hace referencia la solicitud de la póliza.
Es requerido para los tipos de solicitud AF y FC.
Número de Atributo para expresar el número de trámite asignado a la solicitud de devolución o
tramite compensación al que hace referencia la solicitud de la póliza. Este campo es
requerido cuando el tipo de solicitud es DE o CO.

a.3) Pólizas

1 Opciones ..
.., .. .,,, - '""c. _..,,. "'-'-""'·
.~:¡,, ..,.,,.... '

1 Tipo de póliza 1 Seleccionar el tipo de póliza que se requiere.


1 Pólizas Se tiene la opción de seleccionar "Todas" o solo un "Rango" de pólizas, de acuerdo a
lo seleccionado en el tipo de póliza.
1 Cuentas 1 Seleccionar cuenta inicial y cuenta final para la generación del archivo XML.
Asociación de Agregar comprobantes a todas las partidas
comprobantes ~ Copia los datos del comprobante asignado a una partida a todas las partidas de
la póliza, pero solamente en el XML resultante ya que la póliza permanecerá
como fue grabada.
lº1 No se replicara los comprobantes asignados a una póliza en todas las partidas.

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Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 145


~~'--~~~~~-=~-----------------------"~
Q Práctica 30: Generación de XML

a) Se guardarán los archivos XML correspondientes a la Balanza de Comprobación, Catálogo de Cuentas y


Pólizas. Para ello se deberá realizar lo siguiente:

a. 1) ~sar al mes de Enero 2015 en la consulta de la balanza de comprobación y presionar el botón

~.¿Cuáles son los totales que muestra el archivo de texto? ¿Es correcto el XML?

a.2) Asignar el código agrupador a las siguientes cuentas:

1 Cuenta 1 Descripción Código agrupador


- 1 ·----- - -- -~""·~-~-----

1120-002-000 1 Banamex No. Cta. 210597-8 1 102.1=Bancos nacionales


1120-003-000 1 BBVA Bancomer No. Cta. 20041402 1 102.1 =Bancos nacionales
1130-000-000 1 Bancos Extranjeros 1 102=Bancos
1130-001-000 1 CityBank No. Cta. 23012004 1 102.2=Bancos extranjeros
1200-001-000 1 IVA 16% Acreditable 1 119.01=1VA pendiente de pago
1200-002-000 1 IVA 16% por Acreditar 1 118.01=1VA acreditable pagado

1330-000-000 1 Automóviles
l 154=Automóviles, autobuses,
camiones de carga
1 154.01 =Automóviles, autobuses,
1330-001-000 1 VW Jetta Modelo 2005
camiones de carga
1 154.01 =Automóviles, autobuses,
1330-002-000 1 Ford Explorer Modelo 2005
camiones de carga
1 154.01 =Automóviles, autobuses,
1330-003-000 1 Chrysler Voyager Modelo 2005
camiones de carga
1 1346-000-000 1 Maquinaria 153.01 =Maquinaria y equipo
1 1364-000-000 1 Depreciación de maquinaria 613.02=Depreciación acumulada
1 2110-001-000 1 Office Depot 201.01 =Proveedores Nacionales
1 2110-002-000 1 Artículos Especiales, S.A. de C.V. 201 .01=Proveedores Nacionales
1 2111-000-000 1 Proveedores Extranjeros 201 =Proveedores
1 2111-001-000 1 Proveedor Extranjero Especial 201 .02=Proveedores Extranjeros
1 2170-005-000 1 IVA 16% por Trasladar 1 209.1 =IVA trasladado no cobrado
1 2170-004-000 1 IVA 16% 1 207.01 =IVA trasladado
1 3400-001 -000 1 2014 1 304.01 =Utilidad del Ejercicio

1 6300-004-000 Depreciación de Maquinaria


l 613:02=Depreciación
equipo
de maquinaria y
1

a.3) Ingresar a la balanza de comprobación y generar el .XML a nivel Mayor, tipo de envió normal
a.4) ¿Los totales son correctos?

a.5) Obtener el XML del catálogo de cuentas.

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aterial de uso exclusivo ~ara el canal de Distribución Aspel 146


~Aspef
b) Con la finalidad de generar los archivos con sello se deberá realizar lo siguiente:

b.1) Ingresar a configuración/Parámetros de sistema/Datos empresa y capturar el siguiente RFC:


AAA010101AAA
b.2) Configurar contabilidad electrónica con los CSD de prueba proporcionados por el instructor.
b.3) Generar nuevamente los archivos XML de catálogo de cuentas y balanza de comprobación.
b.4) Abrir los archivos generados en los incisos a.3) y a.5) y los generados en esta práctica con Internet
Explorer.
b.5) Comparar los archivos.
b.6) ¿Qué diferencia se encuentra entre los archivos?

7.3 Buzón contable

Sincroniza las operaciones contables con ® spacio Aspel y Aspel-COI el cual permite la administración e
intercambio de información entre clientes y despachos de manera sencilla y eficiente. Organiza los
comprobantes fiscales de las operaciones contables para su registro automático en Aspel-COI.

El funcionamiento del enfoque despacho-cliente es de la siguiente manera.


• El Despacho de contadores crea un Buzón por cada empresa.
• Asigna usuario y contraseña al buzón.
• La empresa "sube" sus operaciones contables incluyendo CFDI.
• El Despacho "baja" las operaciones y las contabiliza.
• Buzón contable se actualiza.

CCJ Contratar o activar el ® spacio gratuito Aspel con esto se obtendrá un nombre de espacio, usuario y
contraseña, para Ingresar a la página de ® spacio Aspel es en https://espacio.aspel.com.mx/.

~ Para conocer el proceso de contratación, las características y funciones del ® spacio Aspel se deberá
tomar el curso "SAE Remoto, SAE Móvil y ®spacio Aspel

7.3.1 Configuración del buzón contable

Para que sea posible la sincronización de la información, se deberá de configurar el buzón contable en
® spacio Aspel y en el sistema de Aspel-COI.

1) En ®spacio Aspel.

o
a
Ruta de acceso:

• En la página principal/ con e l botón

El usuario administrador deberá de agregar las carpetas necesarias para la administración de las
operaciones contables solicitadas, estas carpetas son conocidas como "buzones" y pueden ser la razón
social de la empresa o sucursales, el RFC de clientes y proveedores, entre otros.

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t:i)Asper

8 ~ BUZÓN CONTABLE
8 W Aspel de México S.A. de C.V.
'f Compras
1 Ventas !
1±1 ~ Mi e5PAClO ( CURSOESP)

Figura 7.3.1 .-1. Agregar Buzón contable.

2) En Aspel-COI.

o Ruta de acceso:
• Menú Configuración / Parámetros del Sistema/ Buzón contable.

Los datos que aquí se capturen son los proporcionados por el administrador del ® spacio Aspel o la
información enviada por correo, al realizar la contratación del servicio.

~
AciM.
E~acio:

jJtt.Wio:

CortlMeÑI

v.
Fiscel
Cg'Ó!M cont1aseña

ª""""""-
p--;--------------- --¡
¡euzónCortable D.l IE·~~J

Paia corliipai tu eSPAOO Aspel Wita: htto://e;Mcío.osoeLcom.m11

Figura 7.3.1-2 Configuración de Buzón contable.

Notas del asistente


~Aspel®

Sus campos:

Opciones
Nombre del ® spacio Aspel al cual se desea tener acceso para consultar las
Espacio
o eraciones.
Usuario Nombre de usuario para el ® spacio Aspel asignado.
Contraseña Contraseña del usuario, sensible a mayúsculas y minúsculas.
Confirma Confirmación de contraseña.
contraseña
Se deberá indicar a que buzón se desea tener acceso y este campo se activará
Buzón contable
des ués de robar conexión.
Permite iniciar sesión con el ® spacio Aspel y envía la confirmación de la conexión

Figura 7.3.1-3 Confirmación de conexión.

7.3.2 Registro de las operaciones contables en el ®spacio~spel

lC'.7 Ruta de acceso:

• Barra de herramientas principal/ Operaciones/ l~I


Las operaciones son registros contables que se dan de alta con sus respectivos comprobantes fiscales. El
sistema solicita capturar la descripción de la operación o el concepto con el que se grabará la póliza en
Aspel-COI, la fecha en la que fue generada, esta información es importante para que se registre las
operaciones en el mes que corresponde, así como agregar los XML implicados mediante el botón "Añadir

o--
archivos".

"
•Concepto: ¡vientas a credito seunall

21 ~ BUZÓN CONTABLE •Fecha de


1"'911\Ma-de - I
¡11!11
a f'1 ~ A-. d!!,;·r;v.
"'-= ·o>C:
,_ - r-.>E
operación: !12105.12015

lf Co'n¡prás Arch ivos -----------------~

~~'.~]
j r¡1
___________________________J'=i.:~~1 1
A.AAIJ1011J1AAAFA0000000010..anl (4.78 Kb) X [
! a Precargado l
¡ f
i ~ AAM10101AAAFll>OOOOOODllJC'nl (5.0S Kb} X l¡
!- ,,,..,.,.. il
i 11

bservadones:

Figura 7.3.2-1 Alta de operación


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' aterial de uso exclusivo ~ra el canal de Distribución As¡>el 149


'!)Aspel®

Una vez agregadas las operaciones, en la consulta se presenta dos secciones:

• Operaciones. Son todas aquellas operaciones contables que se requiere contabilizar en Aspel-COI.

• Otros. Contiene todo tipo de archivo que se considera como documentos adicionales,
independientemente de los Comprobantes Fiscales Digitales.

En la consulta principal se visualizará las operación agregadas así como los XML que se adj untaron, se
puede realizar búsquedas fonéticas de las operaciones, filtros, envío por correo o la descarga de cada uno
de los archivos.

!0!1'-:-: Mi eSPAOO ( ClJRSOESP)

2987E267-E747-4487-AD89·541.25~ 26/QS/2015 05:4t8:01 p.m.


AAA010101AAAFAOOOóíf00011- A- .ri86'4riAFs~~..asÓSJ~··'il._6/0S/2'o1.5..ó5:48:01 p.:m.

Figura 7.3.2-2. Consulta de la operación desde el @ spacio Aspel

7.3.3 Contabilización desde el buzón contable

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Buzón contable.

En la consulta se presentará el buzón y las operaciones contables registradas en el •spacio Aspe! de la


empresa seleccionada, el cual se divide en dos secciones, de lado izquierdo despliega el listado de
"buzones" registrado en el •spacio Aspel y de lado derecho las operaciones contables registrados en el
buzón seleccionado. También se tendrá 3 pestañas "No contabilizada", "Contabilizado" y "Todos". Por
omisión se presentarán las operaciones del periodo y ejercicio actual de Aspel-COI, sin embargo se podrá
indicar otro periodo o ejercicio para consultar.

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t:i)Aspel"

1 V~nt•.. cré<>t 2/05/2015 Atenó<i<\ 61] 2i


2 Venta~ a conla 16/0512015 ·· 26/~/201_5~~---.~1=1·~~;--2______
-+ff-";4~7:~~7¡~
:~· -+--··-
---
--~
-g~,-------
1 3jYintucrédito 12/05/2015··
v ~

Figura 7.3.3-1 Consulta de Buzón contable.

En la consulta de las operaciones se tiene los siguientes campos:


--- ··-- -~
.~

Opciones 1
ID 1 Identificador único de la operación, este dato es proporcionado por @ spacio Aspel. 1
Concepto 1
Concepto por el cual se registro la operación en @ spacio Aspel. 1
Fecha de 1 Fecha de registro de la operación en @ spacio Aspel.
operación 1
Fecha de 1
Fecha de la póliza generada desde Aspel-COI y este se actualizará hasta el momento 1
contabilización
Tipo de póliza
de contabilizar la operación.
.
1 Tieo de eóliza generada eara la oeeración. 1
Número de póliza 1 Folio de la eóliza generada eara la oeeración. 1
Presentará el estado actual de la operación. Pudiendo ser los siguientes:
Nueva: La operación no ha sido afectada.
Estado Contabilizada: La operación se encuentra contabilizada en Aspel-COI.
Pendiente: La operación tiene que ser atendida por el cliente desde el @ spacio Aspel.
Atendida: La operación que ha sido atendida por el usuario en @ spacio Aspel.
Adjuntos 1 Indica si la oeeración tiene archivos adjuntos. 1
Observaciones 1 Indica si la oeeración tiene observaciones relacionadas. 1

Los íconos que presenta la consulta principal son los siguiente:

Icono Descripción

Con esta opción se podrá contabilizar las operaciones. También se puede


activar esta opción con Alt +l[]
Contabilizar

~
Ver óliza asociada
Con este botón se puede ver el detalle de la póliza relacionada con la
operación. También se puede activar esta opción con !~ +I~

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Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución As el 151


~
Detalle de la
Con este botón se podrá llevar la asignación de manera manual una póliza
existente en Aspel-COI a la operación, editar las observaciones y el estado.
También se puede activar esta opción con 10+1
@.l
operación

m
Ver archivos adjuntos
Con este botón se permitirá ver los archivos que forman parte del "paquete"
de la operación y desde la ventana que presente será posible realizar la
descarga de los CFDI adjuntos. También se puede activar esta opción con
rGEJ+ITJ
1

~
Actualizar
Con este botón se refrescará la información de la lista de operaciones, con la
información de •spacio. También se puede activar esta opción con G +ITJ

~
Opciones avanzadas
Con este botón se podrá realizar filtros y ordenamientos personalizados.
También se puede activar esta opción con 11 Alt l+ITJ

ij
Salir
Este botón permitirá salir de la consulta.
1

El procedimiento a realizar para la contabilización de la operación es el siguiente:

1. Seleccionar una operación con estado "Nueva" o "Atendida" y dar clic en el ícono de

ContabilizJ if l.
2. Se presentará la ventana de la generación de póliza dinámica CFDI, seleccionar la plantilla de la
póliza dinámica a utilizar y definir el detalle de la póliza.
~~~~~~~~~~~~~~~~

"·. · · ... '·1.11íiu¡¡i.í.<1hz~ T,


·· bista de CFDls -·······--··-~··"···-·----··'··'··--·--·----·----···-···"-----··'--····---''

AAAOl 0101AAAFA0000000009.xml
AAA01 01 01AAAFB000000001 O.xml

fóliza din.lmica ·····•·•·

jVenta a crédito

DeJalle de la póliza

® Por comprobant~ @ Cgncentrado

1 aceptar
Figura 7.3.3-2 Generación de póliza.

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3. Aceptar la ventana, se creará la póliza, agregando la información del folio fiscal en la partida de la
póliza de la cuenta que se haya configurado previamente cumpliendo así los requerimientos de la
Contabilidad Electrónica.

Figura 7.3.3-3 Generación de póliza dinámica.

4. Por último se procede a grabar la póliza con la tecla É) o con el íconJ&.'.il.

Con esto la operación cambia de estado "Nueva" o "Atendida" al estado "Contabilizada". Para cambiar

una operación de estado se presiona el botón 1:1flel cual mostrar~ la siguiente ventana:
1

- ~ - - - - - - - - -- ~------ - .
r.....::...:L:W:'~~ x

Fecha TlllllfF-141-#::J·I

1
Figura 7.3.3-4 Detalle de La operación.

Al dejar una operación en estado "Pendiente" se debe de capturar las observaciones correspondientes. Y al
dejar una operación como contabilizada se habilitará los campos tipo y numero para relacionar la póliza
existente. Solo las operaciones con estado "Pendiente" será posible realizar el cambio a estado "Atendida"
esto solo se realizará en el @ spacio Aspel.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 153


~Aspef
Al grabar una póliza o realizar alguna modificación se actualiza el estatus de la operación del ® spacio
Aspel y del sistema de Aspel-COI de forma automática.

5 ZQ:l..5

L.31\'~il'S Cidp~
l 2¡Verit&S-econtadctde'5.-
1:2/05/2Ql5,
1fst05.l201&· l 26J05/2015
1
11. ¡, jN!le\4 {
l.Coriabizad!l
®
~
o
D
Vertss:.i c<écio·~
lll<l5/2015

Figura 7.3.3-5. Consulta de la actualización de los estados de las operaciones en Aspel-COI y


desde el @ spacio Aspel.

Q Práctica 31: Contabilización desde el buzón contable ~~,~-~

a) Ingresar al ® spacio Aspel en la liga https://espacio.aspel.com.mx/ e indicar los siguientes datos:


Espacio: CURSOESP
Usuario: curso_COI
Contraseña: aspel 1

b} Selecciona el buzón CURSO_COl_C1 y agregar uno nuevo con el botón


debe de ser el nombre del participante.
El el nombre del buzón

c) Ingresar al Aspel-COI en enero 2015.


Realizar lo siguiente
a. Configuración/parámetros del sistema/buzón contable capturar los datos del inciso a)
b. Probar conexión
c. En el campo buzón contable seleccionar el que se dio de alta en el inciso b).

d} Ingresar al ® spacio Aspel


Realizar lo siguiente
a. Seleccionar el buzón que se dio de alta en el inciso b)

b. En la barra de herramientas en la sección de operaciones con el botón


operaciones si uientes:
l! I dar de alta las

c. Con el botón + Ai\adirardiiws selecciona los CFDI que le corresponde a cada operación

Notas del asistente

el canal de Distribución Aseel 154


~Aspef
..@5 Los CFDI serán proporcionados por el instructor.

1 Concepto 1 Fecha
1 Póliza de Ventas 1
07/01/2015
1
Pago a proveedor 1
06/01/2015
1 Póliza de Compras 1
07/01/2015

e) Ingresar a Aspel-COI en Archivo/Buzón contable.


a. Seleccionar la operación "Pago a proveedor" y contabilizar, seleccionar la plantilla editada en
la práctica 29 punto 2, en tipo de detalle seleccionar concentrado.
b. Seleccionar la operación "Póliza de ventas a crédito" dejarla en estado pendiente con la
observación "Falta comprobantes"

f) Ingresar al @ spacio Aspel.


a. Revisar el estado de las operaciones.

b. Seleccionar la operación con estado pendiente y con el botón I


G Modificar 1 activar el botón
atendido.

g) Ingresar nuevamente al Aspel-COI a la consulta del buzón y revisar el estado de las operaciones.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ¡>ara el canal de Distribución As¡>el 155


Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel


~~~~-'"~~~~......._~_,_, ____________ 156
~Aspef
8. DECLARACIÓN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS I
INGRESOS COBRADOS
8.1 Definición

De acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes, es necesario un mayor control del IVA para registrar y
presentar la DIOT y las diferentes declaraciones, así como para cumplir las obligaciones fiscales
correctamente. Para este caso, Aspel-COI ofrece los beneficios siguientes:

• Eficiente cálculo o desglose del IVA relacionado a los movimientos y su retención, desde la captura de
pólizas y de manera automática.
• Diversos reportes con el IVA trasladado y acreditable, con selecciones por tasa de impuesto: 16%,
15%, y 0% y exento.
• Reportes de IVA e ISR retenido, tanto en pagos a proveedores como en ingresos.
• Es posible definir el periodo de causación (de cobro y pago) diferente a la fecha de póliza.
• Genera la Bitácora con los pagos realizados a terceros (proveedores) y desglose por tasa del IVA
relacionado (DIOT), de acuerdo al Art. 32 de la LIVA. Aspel-COI genera el archivo mensual requerido
para la carga batch.

8.2 Configuración de Parámetros

o Ruta de acceso:

• Menú Configuración/ Parámetros del sistema/ Fiscales 1 ~l.


En esta opción se deben configurar los parámetros necesarios, cuya finalidad es agilizar y hacer eficiente la
captura de Operaciones con Terceros y de los Ingresos cobrados, de tal forma que con la configuración
adecuada de estos parámetros, la captura sea muy fácil y automática.

Fiscal
- Tasa de IVA def a ult

Para ~raciones con tercetos l_~~-1~~-~~~~-ª


Para ingresos cobra dos 1Tasa de IVA general !-. J
Montos inclu,pen impuestos
Multimoneda 121 En o.ueraciones con terceros
~ En inm_esoa c obrados

Fiscal

Apl~iones Li l,=================!l
asociada; •

·~ ·
Figura 8.2- 1 Opciones de configuración para DIOT e IETU.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

157
t:i)Aspel'
Sus campos:

Opciones
Es la tasa por omisión con la que el sistema calculará los impuestos tanto
"Para operaciones con terceros" como "Para Ingresos cobrados" y se podrá
definir una tasa de IVA por cada opción:
• Tasa de IVA general
• Tasa cero
Tasa de IVA default • Exento.

Ejemplo: Un consultorio médico dental en el que los servicios que se ofrecen y


por los que se obtienen ingresos son exentos, mientras que toda la materia
prima e insumos que se compran están gravados al 16%, mediante estos
parámetros se podrá indicar que al capturar ingresos se sugiera exento y al
capturar Operaciones con Terceros la tasa de IVA general.
A través de estos parámetros es posible indicar si el monto de la operación que
generalmente se registra en las cuentas registradas como de Operaciones con
Terceros o Ingresos cobrados incluyen o no el IVA y dependiendo de ello el
sistema deberá desglosarlo o calcularlo, según sea el caso.
Montos incluyen
impuestos Ejemplo: Si una cuenta registrada para ingresos cobrados es la de "Bancos", y
el monto con el que generalmente cargo a la cuenta de Bancos ya incluye el
IVA, se debe marcar la opción de "En ingresos cobrados", lo cual se indica a
Aspel-COI que deberá hacer un "cálculo inverso" para obtener el monto del
IVA.
La configuración para operaciones con terceros, tiene tres alternativas:
• No sugerir
• Cuentas Definidas para DIOT
• RFC de terceros
Indicando al sistema que proponga o no de manera automática al registrar el
pago a proveedores, la tasa de IVA, el valor de los actos o actividades, IVA
acreditable, y porcentajes de retención, acorde en cómo se registró la última
vez una operación que asoció el mismo RFC del proveedor o utilizó la misma
Sugerir últimos datos de
cuenta definida en operaciones con terceros.
impuestos utilizados en
captura
La configuración Ingresos cobrados, cuenta dos opciones:
• No sugerir
• Cuentas definidas para ingresos cobrados
Indicando al sistema que proponga o no de manera automática al registrar el
cobro de los ingresos, la tasa de IVA, el valor de los actos o actividades, IVA
trasladado, y porcentajes de retención, acorde en cómo se registró la última
vez una operación que utilizó la misma cuenta definida como ingresos
cobrados.

8.2.1 , Tasa de IVA detault

Es la tasa por omisión con la que el sistema calculará los impuestos tanto "Para operaciones con terceros"
como "Para Ingresos cobrados" y se podrá definir una tasa de IVA por cada opción:

• Tasa de IVA general


• Tasa cero
• Exento.

Notas del asistente

'ara el canal de Distribución Aspe! 158


~Aspe/"
8.2.2 Montos incluyen impuestos

A través de estos parámetros es posible indicar si el monto de la operación incluye o no el IVA y dependiendo
de ello el sistema deberá desglosarlo o calcularlo, según sea el caso.

Si se activa por ejemplo la opción "En Ingresos cobrados", se le indica al sistema que la cantidad con la que se
haya afectado la cuenta contable definida como de Ingresos, incluye el IVA y el sistema debe hacer el
desglose para obtener el monto sin IVA.

• Ejemplo:

Si en la cuenta contable de Bancos se van a registrar ingresos cobrados y en el asiento se carga a la


cuenta $1, 160.00 y el parámetro está activo, el sistema registrará:

Gravable de ingresos cobrados $1,000.00


IVA 16% $ 160.00

En cambio si el parámetro estuviese inactivo, en el mismo ejemplo, los resultados serían los
siguientes, dado que el sistema asume que el monto no incluye IVA, lo debe calcular:

Gravable de ingresos cobrados $1, 160.00


IVA 16% $ 180.00

De manera similar opera la opción "En Operaciones con Terceros", sólo que actúa sobre las cuentas marcadas
como en las que se registran movimientos que deberán ser incluidos en la Declaracióo Informativa de
Operaciones con Terceros.

8.2.3 Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura

Este parámetro indica al sistema que proponga el valor de los actos o actividades y el IVA a la tasa de
causación de acuerdo a una operación similar previa, y en su caso el importe de ISR e IVA retenido, en
operaciones con terceros y en el registro de los ingresos efectivamente cobrados. Actúa en conjunto con el
parámetro montos incluyen impuestos.

La configuración para operaciones con terceros, tiene tres alternativas:


• No sugerir
• Cuentas Definidas para DIOT
• RFC de terceros

Con ello se indica al sistema que proponga o no de manera automática al registrar el pago a proveedores, la
tasa de IVA, el valor de los actos o actividades, IVA acreditable, y porcentajes de retención, acorde en cómo
se registró la última vez una operación que asoció el mismo RFC del proveedor o utilizó la misma cuenta
definida en operaciones con terceros.

La configuración ingresos cobrados, cuenta dos opciones:


• No sugerir
• Cuentas definidas para ingresos cobrados.

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'!JAspeI®
Indicando al sistema que proponga o no de manera automática al registrar el cobro de los ingresos, la tasa de
IVA, el valor de los actos o actividades, IVA trasladado, y porcentajes de retención, acorde en cómo se
registró la última vez una operación que utilizó la misma cuenta definida como ingreso.

La configuración de estos parámetros, automatiza la determinación de los importes de los ingresos cobrados,
así como los impuestos en el caso de DIOT, agilizando el registro de la información fiscal a la par que se va
generando la información financiera. ·

8.3 [)eclaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT)

En el Art. 32, trace. Vy VIII de la Ley de IVA, se establece que los contribuyentes, deben proporcionar a través
de los medios y formatos electrónicos que señale el SAT, la información de las operaciones con sus
proveedores sobre:
a) El pago,
b) Retenciones,
e) Acreditamiento y,
d) Traslado del IVA.

Esta declaración se deberá presentar de manera mensual, en el formato A-29. Los datos que se requieren en
la Declaración son muy específicos y para obtenerlos se debe tener el registro, control y seguimiento de las
operaciones realizadas con cada proveedor y sus pagos.

De manera general, los datos que se requieren en la Declaración son:


1. Tipo de tercero,
2. Tipo de operación,
3. RFC del proveedor de bienes o servicios,
4. En el caso de proveedores extranjeros, se deberá reportar:
• Número de ID Fiscal del proveedor de bienes o servicios extranjero.
• Nombre del proveedor extranjero.
• País de residencia .
• Nacionalidad .
5. Monto de la operación pagada a proveedores (Sin incluir IVA).
6. Monto de la operación deducible para ISR.
7. Valor de los actos o actividades pagados a proveedores a la tasa del 16%, 11%, 0%, o exentos.
8. Monto del IVA pagado NO acredita ble a la tasa del 16% y 11 % (IVA pagado no acreditable
correspondiente en la proporción de las deducciones autorizadas no deducibles al 100%).
9. IVA retenido por el contribuyente.
10. Total de IVA pagado por el contribuyente, excepto importaciones de bienes y servicios.
11. IVA correspondiente a devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre compras.

Aspel-COI permite a los usuarios generar la información requerida para la Declaración y con ello cumplir con
esta obligación fiscal.

8.3.1 Datos fiscales de terceros

o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales I Operaciones con terceros/Ingresos cobrados I Consulta terceros

Dado que la Declaración informativa de operaciones con terceros requiere datos específicos de los
proveedores como el Registro Federal de Contribuyentes, el tipo de proveedor y de operación, se cuenta con
un catálogo de datos de proveedores. Los datos que aquí se almacenan son los necesarios para generar la
declaración y son los siguientes:

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ara el canal de Distribución Aspel


---~--·-
f:i)Asper

Benco. Ea pnwee~ , Es Id F'"rscal

03 l 9378764583 25

·~,-~_!~~ .- .
r··-····-··--·-·-··-··-··--·--- .......j !!! E s~dol

L-·····-·-·-····-- · - - - - ---- - -~

-----;- - -

Figura 8.3.1-1 Datos fiscales de terceros.


Sus campos:
·-~~
,,....._ ----~- ......~··'----'-"''"""''"""'""' ·--- -~-~- -·-·
Oeciones 1
Tieo de RFC 1 Seleccionar el Tieo de RFC Nacional o Extranjero. 1
RFC: Si es de tipo nacional valida la estructura y que tenga los 12 O 13 caracteres
RFC o Id Fiscal
1 Id Fiscal: Si es de tipo Extranjero no realiza validación. 1
Es proveedor ~ El tercero que se captura es un proveedor y será considerado para la generación
de los reportes de operaciones con terceros, por lo que se activan los campos
"Tipo de tercero" y "Tipo de operación" para realizar la selección
correspondiente, además se encuentra disponible la captura de la forma de
pago y datos bancarios.

ID Se considera un tercero o beneficiario, en el que sólo estará disponible la


captura de la forma de pago y datos bancarios.
En caso de haberse importado el catálogo de proveedores de Aspel-SAE 4.x o 5.0, se 1
Clave SAE
1 mostrará la clave que se tiene en dicho catálogo.
Nombre 1 Nombre o razón social con el gue se identificará el eroveedor o tercero. 1
Seleccionar la opción que identifica a la persona moral o física, esta clasificación fue
emitida por el SAT. Los tipos de terceros que se pueden indicar son:
Tipo de tercero • 04 Proveedor nacional.
• 05 Proveedor extranjero.
• 15 Proveedor global.
El tipo de operación que se realiza con el proveedor en cuestión, las clasificaciones
de tipos de operaciones también son emitidas por el SAT.
Tipo de operación • 03 Prestación de Servicios Profesionales.
• 06 Arrendamiento de Inmuebles.
• 85 Otros .

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~~~~~~""--~~~~~~------~
~Aspef
País y_ Nacionalidad 1 Estas oeciones se activarán cuando se hay_a elegido el tieo de tercero Extranjero. 1
Método de eago 1 Indica el método de eago del tercero de acuerdo a lo eublicado eor el SAT 1
Se selecciona alguno de los bancos de acuerdo al catálogo de claves de banco 1
Banco
1 publicado por el SAT y con el que generalmente se le pague al tercero.
Para habilitar el campo se requiere colocar en el campo Banco la clave 999=N/A,
Banco extranjero indicar la clave del banco extranjero asignado al tercero de acuerdo al Catálogo de
bancos publicado por el SAT.
Los números que corresponden a la cuenta bancaria a la que generalmente se le paga 1
Cuenta bancaria
1 al tercero.
Contrapartida más Definir la cuenta de la contrapartida más común, de esta manera al realizar una sola
común (eje. plantilla de póliza dinámica, el asiento contable estará completo incluyendo la
Gastos, cuenta contable de los diferentes gastos de cada tercero.
inventarios, etc.)

En la consulta terceros se cuenta con una barra de herramientas desde la cual se pueden realizar las

siguientes operaciones: Agregar l~I /Modificar lil /Eliminar IDIy Buscar l~l los datos fiscales de
terceros, se pueden importar los datos del catálogo de proveedores de Aspel-SAE mediante el ícono
También se puede modificar la consulta agregando o quitando columnas así como la manipulación de las
li fl
mismas.

Q ~ráctica 32: Alta de información fiscal de ~roveedore~

a) Ingresar al periodo de Octubre, dar de alta los siguientes proveedores::

a.1)

1
f
Tipo de RFC
RFC ~- .--O
@ Nacional
- DE_9_5_0_11_0_2_4_8 _ _ _ _.._ __ _ I'~------
País
-:.:; ;·-----=
-------·-----_! (_N_o_a-pl-ic-a)_ __
I
~

1,....E-s-p-
ro
_v_e_
e-
do
-r--'-'--,-,~='[,l¡,,------------ ¡ Nacionalidad I (No aplica)
.--1.N
_o_m
_.b_ r_e_ _ _ _ _ Office Depot i,....M
- .-é t_o_d_o _d_e _p-a g-o- -1 02=Cheque
1Tipo de tercero ..-0- 4-=-P-ro_v_e_e-.,.
do _ r_ N
_ a_c-io_n_a..,..l_ _ _ _ I Banco 1 002=BANAMEX
1 Tipo de operación ~ ,....8_5_=_0_t-ro_s_ _ _ _ _ _ _ _ _ I Cuenta bancaria l 25000148026

a.2)

i Tipo de RFC - 1 @ Nacional 1 "'·


1
1 RFC
j

""'-
1 AES85041 SPC8
- 1 País I (No aplica) "
1 Es proveedor -~
I~ 1Nacionalidad 1 (Noaplica)
I Nombre 1Artículos Especiales, S.A. de C.V. 1 Método de pago 102=Cheque
1 Tipo de.. te,rcero ,. . 104=Proveedor Nacional 1 Banco J
1002=BANAMEX
I Tipo de operación . !BS=Otros ! Cuenta bancaria 100032500014

Notas del asistente

162
.:m~~,im:
a.3)

1Tipo de RFC ·-·--· ® Nacional 1 1


j RFC TME840315KT6 ;_! P-a-is_-=::==::___ j~(-
N_o_a-
pl-
ic-
a)_ _ _
1 Es proveedor ~ l.. r-.lacionalidad..,, 1 (No aplica)
~---_;__--===--
! Nombre Teléfonos de México, S.A. de C.V. 1 Método de pago 103=Transferencia
1.-T=i_p_o _d-:-e-t-e-rc_e_r_o___ 04=Proveedor Nacional 1 Banco 1002=BANAMEX
1Tipo de operación 85=0tros 1Cuenta bancaria 1 25200211436

a.4) .
Tipo de RFC ·--- 1 @Nacional 1 1
RFC
··--- 1AM0010523AL1 I Pais 1 (No aplica)
Es proveedor
- I~ 1 Nacionalidad 1 (No aplica)
Nombre 1Arrendadora Modelo, S.A. 1 Método de pago 103= Transferencia
Tipo de tercero 1 04=Proveedor Nacional I Banco 1 002=BANAMEX
Tipo de operación 1 06=Arrendamiento de inmuebles I Cuenta bancaria 1 10000125123

a.5)

1Tipo de RFC ® Extranjero 1 1


¡d Fiscal ~B
_l_
W_7_
3_1_
1_
27
_H_G
_6_ _ _ _ _ _ _ 1 Pais l~U
_S_=_E-
st-
a-do
_s_U
_n_i_
do
_s_
de América
1
,~Es
_p_r-
ov
_e_e_
d_o_
r___ ~
--- I~N
- ac-i-o n
_ a_l-id_a_d_ _ _ I Estadounidense
1 Nombre Proveedor Extranjero Especial 1 Método de pago 103=Transferencia
1Tipo de tercero .-0- 5.....=_P_r-o v_e_e_,d,,_
o-r -Ext I
- ra_n_j-e r_o_ __ _ Banco j 139=UBS BANK
l~T
-i-
po
_ d_
e_o_
p_e-
ra-c-
ió_n__ 85=0tros I Cuenta bancaria 158000147600

8.3.2 Cuentas para operaciones con terceros/Ingresos cobrados

o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales I Operaciones con terceros/Ingresos cobrados I Cuentas para operaciones con terceros.

En esta ventana se registran aquellas cuentas que trabajarán como cuentas de operaciones con terceros.

La ventana se divide en dos secciones, de lado izquierdo despliega el catálogo de cuentas registrado en el
sistema y de lado derecho estarán las cuentas asignadas para operaciones con terceros, la forma de indicar
estas cuentas, es seleccionando las cuentas de la parte izquierda y con la ayuda del botón [_ . ~
Ag.reg.: ,. >. . . .
.J
trasladarlas a la sección derecha de la ventana.

Sólo puede asignarse con este atributo las cuentas de detalle.

Al definir una cuenta como cuenta para operaciones con terceros por omisión el tipo de movimiento que se le
asigna será Todos es decir se define para Car os A~onos, en caso de querer asignar un solo movimiento, se
deberá especificar mediante los botones . Aplica a]lono 0 [ Aplica cargo l.

~Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo 1>ara el canal de Distribución Aspel 163


Por ejemplo, cuando se registran cargos a las cuentas contables de proveedores, generalmente son pagos los
que se están registrando, por lo que las cuentas de detalle de proveedores se colocarán en la sección derecha
de la ventana y el tipo de movimiento que se le asigna será Cargo.
~~~~~~~~~~~-

r-""""' -" '"' """º"' "'~"""""-""""'~~"~ "'

Cuentas para Las


1~.. ....... .... - - . ~.~.!. ...... :.i;>.~.c;'.~~.....- que se capturan
¡¡¡
pagos con terceros
=s~óNEst11v.i.Lofie· ' l·¿>jjj~W>
9-1120-00'.IOOO ! 2110.00l·'OOl .M?:eriales Cent.uo, SA de C.V Todot
ii.J ·11~000.000 ~~U!J'fuf:fuz M.mnnmoP.óteoióoai, Ü -Todo;
t¡! 1)5Q:IJOO{ÍJQ ci.1eNÍEs' <.¡;¡;m¡\ai t-· 2111J.OOH K!3 Oí!!izM~l-eonardo Todoi
¡.: 1155.ooo.aió ESTiMÁGIONDE CÜENTAS ~ 211 o-001-004 · P~odélO¡¡e,.¡.. SA &C.VródO.
l!l ll&J.1100.000 OEUOORESOIVERSOS [~-;_D;,;_3 ¡.. 2111};('()1-005 C:OO.,..>ción Tolol. SA de C.V. J odos
FUNCIQ"WlJOS Y ~MFUAI, Hm~Be1Ú~~CV: :iodi¡.
t~~:1':
l!l u&s.oOO-Oio
f.. i.1'/ó.óOOOOO OOCU~ENTOS POR C:OBAi l~ladolale~'.SA T~ T~s
$-ú.oo:boo.OOQ IMl'UfsTOS~.Fl>.VOR •· .¡; 2110.wi,ooa Reit.~SÁ''de:C:V :iodJi
lil-1.190'000-000 AlMACTN r 2110-0J1 -OJS A;enc;¡; de Viales T~uero: S.A. ,T~
$1~ lVA l>.CRÉLJIJABU :r~1oi~n:wo r ólladaH..~0.aYid iodos
¡ ,-
"'
Indicar el tipo de movimiento que se
efectúa cuando se realicen pagos

Figura 8.3.2-1 Definiendo cuentas para operaciones con terceros I Deducciones IETU

Q Práctica 33: Cuentas que se utilizarán para operaciones con terceros

a) ¿Qué cuenta es la que aparece configurada para operaciones con terceros? ¿Por qué?

b} Marcar las cuentas que corresponderán a pagos de operaciones con terceros.

Aplica Aplica Aplica


No. Cuenta Descripción
Todas Car o Abono
2110-001-000 Office Depot X
2110-002-000 Artículos Especiales, S.A. de C.V. X
2110-003-000 María Pilar Ramos Escobar X
2111-001-000 Proveedor Extranjero Especial X

8.3.3 Pólizas con cuentas de operaciones con terceros .

Al grabar una póliza que afecta cuentas definidas para el manejo de Operaciones con terceros, el sistema
presenta una ventana en donde se debe capturar el t ipo de operación y las cantidades correspondientes a los
impuestos.

Esta ventana aparecerá tantas veces como cuentas definidas para el manejo de operaciones con terceros se
encuentre en la póliza.

Es necesario:
• Indicar el Proveedor relacionado al pago por medio del RFC o ID Fiscal.
• Seleccionar el tipo de operación.
• Indicar el monto deducible para ISR.

Notas del asistente

Material de uso exclusivo ¡>ara el canal de Distribución As¡>el 164


Es opcional:
• Indicar si es una devolución.
• Seleccionar el porcentaje de IVA de 16%, 15% Tasa 0% o Exento en caso de ser necesario.
• Reubicar de columna los montos de valor de los actos e IVA Acreditable, esto en caso de que no
correspondan al porcentaje de tasa de impuesto que el sistema sugiere.
• Establecer los valores de IVA no acreditable, en caso de que los haya.
• Indicar el porcentaje de IVA y/o ISR retenido en la operación en caso de que así se requiera.
• Escribir el monto de Otras retenciones, en caso de ser necesario.

Para tener un concepto más claro del uso de operaciones con terceros, a continuación se muestra un ejemplo:
La Empresa Moderna, S. A., realiza un pago a un proveedor por la cantidad de $1, 160.00 por el concepto de
pago de mercancías, el asiento contable podría quedar como se muestra en la figura:

Cuenta del
proveedor
_T,Pa!"hit;:
$1.00

Cuenta de Cuentas
Bancos de IVA
$).00

· -:~º -de ~ lc=:J


:~~d: 1--·---··-· ---·-------·· · · ·-·------J
Figura 8.3.3- 1 Generando una póliza con cuentas de Operaciones con Terceros

Al guardar la póliza, en la ventana de "Captura de operaciones con terceros", el sistema automáticamente


coloca el monto de la operación en la columna correspondiente al porcentaje de impuesto, realizando el
desglose correspondiente del monto de la operación, siempre y cuando, en la configuración se active la
opción para que el importe incluya IVA.

¡¡::::] La información definida en la ventana que se muestra a continuación, se puede consultar o modificar
desde el catálogo de pólizas o desde el detalle de una póliza con !EJ.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo para-el canal de Distribución Aseel 165


..
Feeh~' ¡25/Eneh 4'1
P~• !Drl fm

Dependiendo de la
configuración del
sistema, se puede indicar
si el monto incluye
impuesto o no, para este do<l. tsR
caso SÍ lo incluye \:;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;:::;;J %1Y:Aretenido•

..._-;:::S:e:p:u]eldlelinldliclalrle[l:po:r::c-en_t_aJ-
.e-d_e__, ~~
impuesto retenido y el sistema
calcula automáticamente el
monto correspondiente

Figura 8.3.3-2 Ventana de operaciones con terceros, donde se muestra el desglose de


impuestos

Sus campos:

Opciones de la partida (Campos informativos)


_ C_u_e_n_t_a _ _ _ ___.I Muestra la cuenta a la que se aplicará la operación de terceros.
_T~
ip_o_d_
e ~p_ó_li_z_
a_~l_M_u_e_s_
tr_a_e_l_t~
ip_o_d_e_,__
po_' l_iz_a_q~u_e_s_e~g~e_n_e_ro
_
'._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __,
_ F_e c_h_a_ _ _ _ ___,l_ln_d_i_ca_ la_f_e_ch_ a_ d_e _e_la_b_o_ra_c_i_ó _n _d_e_la_....p_ó_liz_a_. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __.
Número de póliza 1 Muestra el número de póliza.

Opciones de la operación

Se debe indicar el RFC del proveedor relacionado al pago. Con el botón se


RFC o ID Fiscal desplegará la ventana de Datos fiscales de terceros, desde donde se podrá dar de alta
el RFC o ID Fiscal del tercero. Con el botón se podrán modificar los datos del
Tercero.
Tipo de
Muestra el t ipo de operación que se asignó al RFC o ID fiscal del proveedor.
operación
Es una Si el movimiento capturado corresponde a una devolución, se debe marcar esta opción,
devolución ues las devoluciones se des losan en una columna es ecífica en la declaración.

Es el monto total de la operación o partida. Para este campo se debe considerar el


Monto de
parámetro "Montos incluyen Impuestos / En Operaciones con terceros", ya que le
operación
.indicará al sistema si este monto t iene el impuesto incluido o no.

En esta opción, se podrá indicar la tasa de impuesto a 15% o 16% en la primera


Tasa%
columna mientras ue en la se unda se uede indicar 0% exento.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente


M

Material de uso exclusivo ~ra el canal de Distribución Aspel 166


-------·-
~Aspel®

El valor de este campo va a depender del parámetro de configuración "Montos incluyen


Impuestos / En Operaciones con terceros", es decir, si se encuentra activado el
parámetro se está indicando que la cantidad especificada en el campo "Monto de
Valor de los operación" ya tiene el impuesto especificado en el campo Tasa, por el contrario, si el
actos parámetro está deshabilitado, la cantidad especificada en el campo "Monto de
operación" no tiene el impuesto incluido, por lo que en este campo se tendrá la misma
cantidad especificada en el monto de operación y a este valor se le calculará el impuesto
es ecificado en el cam o Tasa.
Este valor se calcula automátiéamente y no puede ser modificado. La fórmula para llegar
IVA Acreditable al valor del IVA Acreditable es:
IVA Acreditable = Valor de los actos • Tasa de IVA
Este valor se debe capturar ya que a diferencia del IVA Acreditable, el sistema no lo
IVAno calcula. Una vez capturado se recalculará automáticamente el IVA Acreditable
Acredita ble restándole la cantidad capturada.
IVA Acreditable =Valor de los actos• Tasa de IVA- IVA no Acreditable.
Este monto se calculará automáticamente de la suma de los "valores de los actos", pero
Monto de ISR
se uede modificar.
En estos campos se puede indicar el porcentaje que se aplicará automáticamente a los
montos de IVA e ISR Retenido, esto evitará capturar manualmente los montos según sea
la tasa indicada.
Al modificar el % de retención y se tiene activado el parámetro de "Montos incluye
impuestos" y se tiene activado el "Sugerir", el sistema despliega un mensaje que indica:

% IVA e ISR 8 ¿O~ss que~ ajuste~ valDr de los actos por esta retl~:nción?
retenido

Figura 8.3.3-3 Mensaje sobre el ajuste en el valor de los actos por retención

Al seleccionar la opción Si, el monto del valor de los actos cambia, en caso de que la
respuesta sea negativa, sólo cambiará el monto del IVA /ISR retenido. Esta opción se
ex lica más adelante con ma or detalle.
En estos campos se mostrará el monto de las retenciones de acuerdo al porcentaje
ISR e IVA
indicado en los campos anteriores, sin embargo, se pueden indicar los montos de las
retenido
retenciones de forma manual.
Si el parámetro "Montos incluyen impuestos - En operaciones con terceros" está activo,
Otras el valor de este campo se calculará automáticamente de tal forma que el Monto de la
retenciones Operación y el Total queden cuadrados, sin embargo se podrá modificar, y lo que se
indi ue en ese momento, no afectará el monto de la o eración ni el valor de los actos.
Es la suma del Valor de los actos, IVA acreditable, IVA no acreditable en sus diferentes
Totales
tasas, así como el IVA trasladado, retenido otras retenciones.
Es la suma de los totales de los montos del impuesto, es decir:
Total
Total del valor de los actos+ IVA Trasladado - IVA Retenido - Otras retenciones

(lCJ En algunos campos se cuenta con el botón JI o la tecla I~ el cuál despliega la calculadora.

,Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

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~AspeI®

8.3.4 Manejo de IS.Re IVAretenido en la captura de Operaciones con Terceros

En la ventana de captura de Operaciones con Terceros, el sistema ahora permite capturar los porcentajes y
montos tanto de IVA Retenido como de ISR Retenido en la operación, esto permite agilizar la captura de
información, ya que el sistema realiza el cálculo de los porcentajes indicados de forma automática.

Para poder tener una idea más clara de lo anterior, se ilustran los ejemplos siguientes.

Ejemplo1 :
• Se genera una póliza por la provisión del pago de honorarios, teniendo los movimientos siguientes:

Figura 8.3.4-1 Registro de una póliza de Egreso

• Al guardar la póliza, se abre la ventana de "Captura de operaciones con terceros":

Figura 8.3.4-2 Ventana de captura de operaciones con terceros/IETU

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Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Asee!


---~~--"'"-
f:i)Aspel"
• En el campo"% de IVA retenido" se captura la tasa de retención de IVA, con lo que el sistema muestra
el mensaje:

8 ¿Deseas que Sil!: ajuste e l valor de Jos actos por esta retención?

Figura 8.3.4-3 Seleccionando la opción "Sí" sobre la aplicación del ajuste sobre el valor de los actos

Si se da clic en la opción "Sí", se observa el cambio en el valor de los actos y por ende el IVA
acreditable, al capturar el porcentaje correspondiente al"% ISR retenido", mostrará el mismo mensaje,
al aceptarlo, se observa el cambio en el valor de los actos y el IVA acreditable como se muestra en la
ventana siguiente:

o.... <1e1ap..!ido ··--···-···-~- ...•,.


C/oefta @iiL~~
¡Esh.S.Her~~.,.¡;,¡
·---:==:-~

Al indicar los porcentajes


de retención e indicar que
ajuste el valor de los actos,
el sistema "recalcula" los
valores correspondientes

Figura 8.3.4-4 Indicando retenciones en la captura de operaciones con terceros/IETU

Al cálculo que realiza el sistema, se le conoce como "Piramidación del impuesto", es decir, del monto a
pagar, se obtiene el valor de los actos o actividades y se asemeja a un cálculo inverso.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

169
f:i)Asper
Ejemplo 2:

• Se genera otra póliza con los movimientos siguientes:

No.Cuenta

1190-001,900
i120.-0Cl\;llQt
O.~o -.Cenl

¡ ~lO-QOJ-OJL__ ní__~LÚPago~~~-
·
1
o¡ o
Pro,

o Pogo de A·200
g p!'"9l> '"'Jí~
----=-
Conc•o del movimiento ,<f2>< J.üuabio,

·n.oo¡
~1:00¡
Debe

~34:00

~o-po
Haber
$1~- $11,SOUqO-- -~rijl '
$0.o,J
,;ti~.tl1
.•

21so.ooi:001· ºI o ·o Pog(i i1e R;2po .$1.00¡ $0.oo


o ll PO!IQde ,R~ $100j $0.00

. ~. ... .. .,,
9921l;OJIH120.

~lo. llepaitid.. t7 ==]~-------------.


~~ ----------------!
""i

Figura 8.3.4-5 Generando una póliza con cuentas de DIOT

• Al guardar la póliza, se abre la ventana de "Captura de operaciones con terceros":

oaio. de i...,ua.
a..;,;,. {ZftO:oot:üfóJ
..
fst;~~ ef~;:o';;rd---·-··.. -1 r;..n. !191....m )
Pólu ~ @)

Figura 8.3.4-6 Ventana de captura de operaciones con terceros/IETU

.Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspe! - 170


~-~----
~Aspel®

• En el campo "% de IVA retenido" se captura la tasa de retención correspondiente, al realizar esto, se
muestra el mensaje:

8 ¿Deseas que se ajuste el valor de los actos por esta menc.ión?

Figura 8.3.4-7 Seleccionando la opción "No" sobre la aplicación del ajuste sobre el valor de los actos

Si se da clic en la opción "No", se observa que no cambia el valor de los actos y por ende el IVA
acreditable, al capturar el porcentaje 10 en el campo"% ISR retenido", mostrará el mismo mensaje, al
rechazarlo, se observa el mismo valor de los actos y el IVA acreditable como se muestra en la ventana
siguiente:

~tafo.-oo--~~~ al-.-~:IID
1,600.00

~ ~.lífelerlch'.f'

,JS/l•~.
Al escribir los porcentajes de
retención e indicar que NO
ajuste el valor de los actos,
el sistema mantiene los
valores correspondientes

Figura 8.3.4-8 Mensaje sobre la aplicación del ajuste sobre el valor de los actos

Q Práctica 34: Captura de pólizas de operaciones con terceros.

a) Ingresar al periodo de Noviembre


b} Acceder a Configuración/ Parámetros del sistema/ Fiscal.
c) Revisar que la configuración de operaciones con terceros se encuentre como se indica:

omisión para operaciones con


Tasa IVA general
terceros
Montos incluyen impuestos Ambos activados
Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en
Cuentas definidas para DIOT
captura para operaciones con terceros:

.Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ra el canal de Distribución Aseel 171


.~~~~--.11--~~~~~---~~~~~~_;_~--~~
'!)Aspel®
d) Capturar las siguientes pólizas:

Tipo de póliza: Eg No. de Concepto de póliza: 7 Fecha: 15/11/2014


1 Pa o de Servicios
No. Cuenta
J .. De~to J Descripción Debe Haber

2110-001-000 1 7 1 Pago de Servicios 11,600.00 1

2110-002-000 1 7 1 Pago de Servicios 696.00 1


1200-001-000 1 Pago de Servicios 1,600.00 1
1200-001-000 1 Pago de Servicios 96.00 1
1200-002-000 1 Pago de Servicios 1,600.00 1
1200-002-000 1 Pago de Servicios 96.00 1
1120-002-000 1 5 Pago de Servicios 11,600.00 1

1120-002-000 1 5 Pago de Servicios 696.00 1

e) Grabar la póliza. Al realizar esto, el sistema mostrará la ventana "Captura de operaciones con
terceros", en la cual se deberá indicar lo siguiente:

Cuenta: RFC: Monto Ded. ISR:


Primer Ventana:
2110-001-000 ODE950110248 10,000.00
Cuenta: RFC: Monto Ded ISR:
Segunda ventana:
2110-002-000 AES850415PC8 600.00

f) ¿Por qué aparecen 2 ventanas de "Captura de operaciones con terceros"?

Tipo de póliza: Eg No. de Concepto de póliza: 8 Fecha: 15/11 /2014


Pa o a Proveedores
No. Cuenta De to. Descripción Debe Haber
2110-002-000 7 Pago a Proveedores 15,080.00 !__________.
1200-001-000 Pago a Proveedores 2,080.00 ' -------~
1200-002-000 Pago a Proveedores 2,080.00 1

1120-002-000 5 Pago a Proveedores 15,080.00 1

g) Grabar la póliza. Al realizar esto, el sistema mostrará la ventana "Captura de operaciones con
terceros", en la cual se deberá revisar lo siguiente:

Única ventana: 1 Cuenta: RFC: Monto Ded ISR:


- - - - - - - - - - ' 2110-002-000 AES850415PC8 13,000.00

h) ¿Por qué aparece el RFC por omisión?

i) Ingresar a Configuración/ Parámetros del sistema/ Fiscal.

j) Indicar los parámetros para operaciones con terceros:

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ra el canal de Distribución Aspel 172


~Aspef
Opción Configuración
1 Tasa de IVA omisión para operaciones con terceros Tasa IVA general
1 Montos incluyen impuestos 1 Ambos desactivados .
Sugerir últi~os datos de impuestos utilizados en captura 1 No sugerir
1 para operaciones con terceros:

k) Capturar las siguiente póliza:

Tipo de póliza: Eg Fecha:


15/11/2014
~,,,, No. Cuenta J De~to 1 Debe , , r Haber
2110-002-000 1 7 1 Pago a Proveedores 22,000.00 ¡____~
1200-001-000 1 Pago a Proveedores 3,520.00 ¡_______,
1120-002-000 1 5 Pago a Proveedores 25,520.00 1

l) Grabar la póliza. Al realizar esto, el sistema mostrará la ventana "Captura de operaciones con
terceros", en la cual se deberá revisar lo siguiente:

Única ventana: 1 Cuenta: RFC: Monto Ded ISR:


,_ _ _ _ _ ____, 2110-002-000 AES850415PC8 22,000.00

m) ¿Qué diferencia existe cuando se desactiva el parámetro "Montos incluyen IVA"?

8.4 Definición de cuentas de ingresos cobrados

o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales I Operaciones con terceros/Ingresos cobrados I Cuentas para ingresos cobrados.

Se deberán definir las cuentas contables en las que se llevará el registro de los ingresos cobrados, de manera
similar a la definición de cuentas para declaración de operaciones con terceros, las cuentas elegidas se deben
pasar a la sección derecha de la ventana y con los botones de la parte inferior es posible definir el tipo de
asiento que genera el ingreso, es decir, si es un cargo, un abono o todos, esta definición agiliza la captura de
pólizas, para definir las cuentas mencionadas, se debe realizar el siguiente procedimiento:

a) Activar la opción Fiscales / Operaciones con Terceros/Ingresos cobrados / Cuentas para ingresos
cobrados.
b) Estando en la ventana de "Cuentas para ingresos cobrados" seleccionar las cuentas contables que
indicarán el registro de los ingresos efectivamente cobrados.
c) Indicar el tipo de movimiento: Aplicar todos, Aplica cargo o Aplica abono. Una vez definido el tipo de
movimiento, dependiendo si la cuenta de ingresos se carga, abona o ambas, el sistema propondrá la
ventana de captura para el registro del ingreso.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspe! 173


Catálogo de cyenta. Cuentas de .inQ1e:os efectivamente cotxadoa
!Cuenta , Descripción Cue nta O escripción Tipo de movimiento
re
B~COS 8
111 O000-000 FOIJ~O FIJO DE CA.JA 1110-001·000 Cl\JiO.D-llCA lodos
[ti¡ 1120-000-000 1 Ali- > f- 1120-001-001 Bo,,.mex 741107·1 Suc 201 Todos
'EHUO-O'.JO-OOO INVERSIONES EN VALORE' ~~-=_, f 1120-001 ·002 Boncomei 129112S69n Tocios
iti; 11 50-000-000 Q.IENTES ¡-·-<~-] '- 1120-002·001 Ciy Banl<. Tocios
t r
1155-000-000
HD· 11 60·000·000
ESTIMACION DE CUENTAS
DEUDORES DIVERSOS ¡ ¡<< Elimirn~r tgd~s J
lrt 1165-000-000 FUNOONAAIOSY EMPLEA{
l >· 1170-000-000 DOCUMENTOS POA COBA¡
¡i:¡i 1180-000-000 IMPUESTOSAFAVOA
Definir el t ipo
i w·1100-000-000 ALMACEN
lclf 1200·000-000
¡;
IVA ACAEDITABLE
J de movimiento

( Apicar tajos )[ Api:ca •Qono Apüco ca¡go 1


- - - - - - ··---- -- - - - - - - - - --;::::==:;;:::==:::;;:::==:::;1
1~ ll~JL ~ -_,¡
Figura 8.4-1 Cuentas para ingresos cobrados.

Q Práctica 35: Definición de cuentas para ingresos cobrados.

a) Marcar las cuentas que serán consideradas para ingresos cobrados:

Aplica Aplica
No. Cuenta Descripción
Todas Abono
1120-001-000 lnbursa No. Cta. 4953258645
1120-002-000 Banamex No. Cta. 210597-8
1120-003-000 BBVA Bancomer No. Cta. 20041402
1130-001-000 CityBank No. Cta. 23012004

8.4.1 Registro de Movimientos

Cada vez que se registre un movimiento, al grabar la póliza el sistema identificará si la cuenta indicada en
alguna partida está definida como ingresos para solicitar los datos específicos dependiendo del caso.

a) Ingresos cobrados

Si en la póliza está afectada una cuenta definida como ingreso, Aspel-COI envía una ventana similar a la
de captura de operaciones con terceros, los datos a indicar son:
• El Tipo de actividad (enajenación de bienes, prestación de servicios personales independientes, u
otorgamiento del uso o goce temporal de bienes) para clasificar los ingresos.
• El monto de la operación que el sistema sugiere y obtiene por el monto indicado en la partida, en
conjunción con el valor del parámetro Montos incluyen IVA y Tasa de IVA omisión.
• El Valor de los actos y el IVA trasladado Aspel-COI lo obtiene a partir del monto indicado en la
partida y la tasa de IVA, y es a partir de la tasa de IVA que el sistema hace el desglose y coloca los
valores en la columna correspondiente, es posible modificar la tasa, ubicando los mont os en otra
columna.

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Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel ~~-....:,~~~~~~..--


174
Por ejemplo, se tienen definidos los parámetros para IETU como se muestra en la figura siguiente:
------- - ------------------
~' -~~"'' ,,,.~ ,-.....::~~~'&i~~~fi-,Bj~~-~

Activos Tase de IVA default- · ·


i Tasa de IVA oeneral l • 11
1Para ingresos cobrados iTasa de IVA general [:J 1 1

Monto.a incluyen impuestos


~ En ogeraciones con terceros

( 10 En ingf....,. cobrodoal
·· Sugerir últimos datos de i•puedos utilizados en captura para---····-······

Fiscal ÜP§faciones con lerce1os 1No sugerir hl '


15 ( lngre~ cobrados 1No sugerir

A~cacionesl.Ji!===================~
asociad& ..
" 111i1Jl!.Mr ~

Figura 8.4. 1-1 Configurando el trabajo con operaciones para IETU

-------------------------- ------------
¡~ ::;~.(:f::-sl':_ ~.::.,,v -füv->"~~c"'-u"' ~ ""'~x"'ú~&e>"" "'~:'.i:"'11 ~"~ti< ,;?:,,,~~~-xy
1

;,.

ni f,~cj¡¡¡, ¡19/01/2014

Cuenta
definida
para Ingreso ....• ..~.ll!'l'l!>/ l::~".r!,fr"l!.: ....i::.~."P!oilo>.1..~~~3.f?~ ...•.T•.~;.......
1 1 o 1l Cdx~af.1~- l st oo¡
IETU
p c~~-•nzef.1~s _ .$1.09¡
q·c:bbrani~.f-13~--- - --
lil-c=co-=c,.,,--+----+--=t---t $1.ooi
ºI '$J:OO·

~o;de~·
Non'bíé \-'-------""====-----------~

M~

Figura 8.4. 1-2 Generando una póliza con cuenta definida como ingresos IETU

Al guardar la póliza, si alguna de las cuentas se encuentra definida para ingresos IETU, se mostrará la ventana
siguiente:

Notas del asistente

aterial de uso exclusivo eara el canal de Distribución As 175


~iia!o•dO ~tos
NA tia<Jo00clo

Figura 8.4.1-3 Registro de Ingresos efectivamente cobrados.

Sus campos:
-- ··---··
Oeciones de la eartida {Cameos informativos)
.. 1
Cuenta 1 Muestra la cuenta a la gue se aelicará el ingreso. 1
Fecha 1 Indica la fecha de elaboración de la eóliza. 1
Póliza 1 Muestra el tieo y_ número de eóliza gue se generó. .. ..
1
=
Oeciones de la oeeración 1
En este campo se selecciona el tipo de actividad relacionada con el ingreso
efectivamente cobrado que se está capturando. Los tipos de actividad disponible son:
Tipo de actividad
Enajenación de bienes, prestación de servicios independientes y Otorgamiento del uso
o goce temporal de bienes.
Si la operación se trata de una devolución, se deberá seleccionar esta opción, al realizar
Es una esto, los montos capturados serán restados para el cálculo total de ingresos. Esta
devolución opción se podrá utilizar por ejemplo para devoluciones, descuentos o bonificaciones
que afecten a los ingresos de la empresa.
En este campo se muestra el monto total de la operación. En caso de tener activo el
Monto de
parámetro "Montos incluyen impuestos/ En Ingresos cobrados", este valor incluirá el
operación
impuesto.
En esta opción, se podrá indicar la tasa de impuesto a 15% o 16% en la primera 1
Tasa%
1 columna mientras que en la segunda se puede indicar tasa 0% o exento.
El valor de este campo va a depender del parámetro de configuración "Montos incluyen
Impuestos / En ingresos cobrados", es decir, si se encuentra activado el parámetro se
está indicando que la cantidad especificada en el campo "Monto de operación" ya tiene
Valor de los el impuesto especificado en el campo Tasa, por el contrario, si el parámetro está
actos deshabilitado, la cantidad especificada en el campo "Monto de operación" no tiene el
impuesto incluido, por lo que en este campo se tendrá la misma cantidad especificada
en el monto de operación y a este valor se le calculará el impuesto especificado en el
campo Tasa.
Se calcula automáticamente y no podrá ser modificado.
IVA Trasladado
! IVA Trasladado= Valor de los actos•% de impuesto

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Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel ______ .__ 176
f'/i)Aspel'

En estos campos se puede indicar el porcentaje que se aplicará automáticamente a los


montos de IVA e ISR Retenido, esto evitará capturar manualmente los montos según
sea la tasa indicada.
Al modificar el % de retención y se tiene activado el parámetro de "Montos incluye
impuestos" y se tiene activado el "Sugerir", el sistema despliega un mensaje que indica:

··--e''/- •·N'""'"
·····- &•

% IVA e ISR • ¿Deseas: que se aj uste el valor de tos actos por esta retención?
retenido

le -- ~ . 1. No 1

Figura 8.4.1-4 Mensaje sobre el ajuste en el valor de los actos por retención

Al seleccionar la opción Si, el monto del valor de los actos cambia, en caso de que la
respuesta sea negativa, sólo cambiará el monto del IVA /ISR retenido. El
funcionamiento es el mismo que se revisó en operaciones con terceros.
En el caso de que el parámetro Montos incluyen IVA se encuentre Activado, se
Otras calculará automáticamente de tal forma que el Monto de la Operación y el Total
retenciones queden cuadrados, pero se podrá modificar y lo que se indique en ese momento, no
afectará el monto de la operación ni el valor de los actos.
En este campo se muestra el total de valores de los actos, es decir, la suma de todas las 1
TOTALES
1 cantidades definidas en valores de los actos
Es la suma de los totales de los montos del impuesto, es decir:
Total Total= Total del valor de los actos+ IVA Trasladado - IVA Retenido - Otras
1 retenciones.

Q Práctica 36: Registro de operaciones de ingresos cobrados

a) Capturar la siguiente póliza y validar el registro de ingresos cobrados.

Tipo de póliza: lg No. de concepto de póliza: Fecha: 15/11/2014


Cobranza F-1
No. Cuenta 1 Depto. Descripción Debe Haber
1150-001-000 Cobranza F-1 1,856.00
4100-001-000 Cobranza F-1 1,600.00
2170-005-000 Cobranza F-1 256.00

b) Observar que al no haber una entrada de efectivo, no se registra el ingreso cobrado.


c) Ingresar a Configuración / Parámetros del sistema / Fiscal
d) Revisar que la configuración de ingresos cobrados se encuentre como se indica:

Opción Configuración
1 Tasa de IVA omisión para ingresos cobrados Tasa IVA general
1 Montos incluyen impuestos Ambos activados
Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura 1 C,u entas definidas para ingresos
1 para ingresos cobrados: cobrados

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Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 177


·----~---
~Aspe/"
e) Generar la póliza siguiente:

Tipo de póliza: lg No. de concepto de póliza: Fecha: 15/11/2014


Cobranza F-2
No. Cuenta 1 Depto Descripción Debe Haber
--
11_2_0--0-0-2-- 0-0_0_ I 5 1 Cobranza F-2 1,856.00
2170-005-000 1 Cobranza F-2 256.00
1150-002-000 .-----¡ Cobranza F-2 1,856.00
--
21_7_0--0-0-4-- 0-0_0_ 1 Cobranza F-2 256.00

f) ¿Muestra la ventana "Desglose de ingresos efectivamente cobrados"? _ _ _ _ _ _ __

g) ¿Porqué?----------------------------~
h) Observar y validar las cantidades que se proponen.

i) Aceptar la ventana anterior y generar la póliza siguiente:

Tipo de póliza: lg No. de concepto de póliza: Fecha: 15/11/2014


Cobranza F-3
No. Cuenta I
Depto Descripción Debe Haber
..---
11":"":2:-:0--,
-0:-:0-=-2....,
-0:-:0-=-
o- ¡ 5 1 Cobranza F-3 4,060.00
2170-005-000 1 Cobranza F-3 560.00
1150-002-000 .----¡ Cobranza F-3 4,060.00
.---
2-1 =7-o---=-
o-=-
04""'.""_-=-o-=-
o-=-
o- 1 Cobranza F-3 560.00

j) Aceptar la ventana de "Desglose de ingresos efectivamente cobrados".

• A continuación se elaborará un ejercicio en donde se revisará la funcionalidad general de DIOT e


ingresos cobrados.

a) Ingresar a Configuración / Parámetros del sistema / Fiscal.


b) Indicar los parámetros siguientes:

1 Tasa de IVA omisión:


1 Para operaciones con terceros 1 Tasa de IVA general
1 Para Ingresos 1 Exento

1 Montos incluyen impuestos: - -· - - -


1 En operaciones con terceros 1 Habilitado
1 En ingresos IETU 1 Habilitado
1 Sugerir últimos datos de impuestos:
1 Operaciones con terceros 1 Cuentas definidas para DIOT

1 Ingresos IETU 1 Cuentas definidas para ingresos cobrados

.Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivp ara el canal de Distribución Aspel


~.:-....~~--~~~---~
f'ii)Asper
c) Dar de alta las siguientes cuentas aplicando los atributos que se sugieren por omisión:

1120-004-000 j IXE cta. 54213658741


2 -11_0___0_0_5 - 0-0_0__ I Armando Pérez Juárez
.---
2110-006-000 ~,-A-lb_e_
rt_o_M
_a_n_z-an- o- Pa-·e_z_ _ _ _ _ _ _ _ ,

d) Definir las cuentas 2110-005-000 y 2110-006-000, como cuentas para operaciones con terceros, con
tipo de movimiento cargo.

e) Dar de alta los siguientes proveedores:

1Tipo de RFC @ Nacional ~-___:===- '


j RFC .-P.....E-JA_8_4-12_ 1_2-LY
_ 1_ _ _ _ _ _ 1 Pals "j (,.,...
N,-- o-a-pl,.,...ic-a.,.-
) ---
" e=-s-p-
! "' r-
ov
_e_
e-:
d-or
---~~
=;----------¡ Nacionalidad 1 (No aplica)
N
- o- m
. - ,-
1 -- br_e_ _ _ _ _ Armando PérezJuárez 1 Método de pago 103=Transferencia
¡T
~- i-p o_ d_e -te-r-ce_r_o_ _ 04=Proveedor Nacional 1 Banco I
002=BANAMEX
1Tipo de operación 85=0tros ria-. - j 10252002368
1.-C-u_e_n-t a_ ,b._a- n_c_a...,.

1Tipo de RFC -~ @ Nacional ·~..~ 1


j RFC 1 MAPA910101RN2 1 Pals , (-N-o -ap
~ -li-ca_) _ __
=··
_s_p_r-o v_e_e_d-o r_ _ _ I ~
~,E 1 Nacionalidad 1 (No aplica)
1 Nombre A
-=l-=-
.--1 b-e rt
_ o_ M_a_n-za_n_o_P_á_e_z _ _ _ _ Método de pago
I 103=Transferencia
~,T
- i-p o_ d_e -te- r-ce_r_o- -104=Proveedor Nacional j Banco m •• • • ¡002=BANAMEX
1 Tipo de operación j 85=0tros 1 Cuenta bancaria l 22547841025

f) Definir la cuenta 1120-004-000, como una cuenta de ingresos cobrados, con tipo de movimiento
cargo.

g) Registrar la siguiente póliza de ingresos:

1 Tipo de póliza: lg Concepto de póliza: Fecha: 15/11/2014


Cobranza F-200
1 No. Cuenta I Depto 1 Descripción I Debe I Haber
! 1120-004-000 1 Cobranza F-200 1 29,000.00
1
2170-005-000 1 Cobranza F-200 1 4,000.00
1
1150-002-000 1 Cobranza F-200 29,000.00
1 2170-004-000 1 Cobranza F-200 4,000.00

h) En la ventana desglose de ingresos efectivamente cobrados, ¿A qué tasa del IVA el sistema sugiere el
valor de los actos y el IVA trasladado?

_ _ _ __ _ _ ¿Porqué? ~----------------------~

i) Aceptar la ventana de ingresos efectivamente cobrados.

j} Registrar la siguiente póliza:

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspel 179


"!)Aspel®

¡ Tipo de póliza: lg Concepto de póliza: Fecha: 15/11/2014


Cobranza F-202
1 No. Cuenta 1 Depto 1 Descripción 1 Debe 1 Haber
1 1120-002-000 1 5 1 Cobranza F-202 1 11,500.00
2170-005-000 1 Cobranza F-202 1 1,500.00
1150-002-000 1 Cobranza F-202 11,500.00
2170-003-000 1 Cobranza F-202 1,500.00

k} En la ventana de desglose de ingresos efectivamente cobrados, seleccionar la tasa del 15% en la


columna de tasa de IVA general, ¿Qué efecto tiene?

l} Aceptar la ventana de ingresos efectivamente cobrados.

Los siguientes ejercicios, ilustran los asientos típicos para la provisión del pago de honorarios, así como el
pago de los mismos.

a) Registrar la siguiente póliza de Diario:

1 Tipo de póliza: Dr Concepto de póliza: 1 Fecha: 13/11/2014


Provisión de R-100
l~H-
ab_e_
r __ ,
1 No. Cuenta
I Depto. r--
D-e-
s c
-r-
ip-c-ió_n_ _ _ _ _ _ _ I Debe
..--6-2_0_0_-0_0_2_-0_0_0_..--___ Provisión de R-1 00 1 10,000.00
1200-001-000 Provisión de R-100 ~,-1-
,6-
0-0.-
0-0 -~----•
2110-005-000 Provisión de R- 100 9,534.00
2150-001-000 Provisión de R-100 1,066.00
2150-002-000 Provisión de R- 100 1,000.00

b} Al grabar la póliza, ¿se muestra la ventana de operaciones con terceros?

d} Registrar la siguiente póliza de Egresos:

¡ Tipo de póliza: Eg Concepto de póliza: 1 Fecha: 13/11/2014


Pago de R-100
1 No. Cuenta 1 Depto. 1 Descripción 1 Debe 1 Haber

1 2110-005-000 1 Pago de R-100 1 9,534.00


1 1120-001-000 8 1 Pago de R-100 9,534.00
1 1200-002-000 1 Pago de R-100 534.00
1 1200-001-000 1 Pago de R-100 534.00

e) En la ventana de captura de operaciones con terceros, elige el RFC PEJA841212LY1 ¿qué cantidad
propone el sistema para el valor de los actos e IVA Acreditable hasta este momento?

¡Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución As~el 180


~Aspef
f} De acuerdo a la operación descrita, en el campo "% de IVA retenido", capturar el valor 10.66, y
aceptar la ventana de ajuste del valor de los actos, observar el cambio en el valor de los actos y por
ende el IVA acreditable. Para el ISR retenido capturar el valor 10, al mostrar el mismo mensaje,
aceptarlo, y observar el cambio en el valor de los actos y el IVA acreditable.

g) ¿Cuál es el importe del valor de los actos y actividades, así como del IVA acreditable?

h} Aceptar la información para el registro de la operación con terceros.

Por lo anterior, al grabar una póliza, se afectó una cuenta de operaciones con terceros, por la cantidad de
$534 (que es la cantidad que efectivamente se pagó), si está gravada al 16%, se retiene 10.66% de IVA y se
realiza la "Piramidación el impuesto", de acuerdo a la deducción de la operación anterior.

i} Registrar la siguiente póliza de Egresos:

1 Tipo de póliza: Eg Concepto de póliza: Fecha: 13/11/2014


1 Pago de R-101 1
No. Cuenta 1 Depto. 1 Descripción 1 Debe 1 Haber
1 --- -
1
2110-005-000 1 1 Pago de R-101 1 23,835.00 1
1 1120-001-000 1 8 1 Pago de R-101 1 1 23,835.00

j} ¿Cuál es el valor de los actos o actividades? $ - - - -- - -- - - - - -

k} ¿Presenta la información del IVA e ISR retenido?


------~¿porqué? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __

l} Aceptar la información para el registro de la operación con terceros.

Otra forma de manejar retenciones:

a} Registrar la siguiente póliza de Diario:

1 Tipo de póliza: Dr Concepto de póliza: Fecha: 13/11/2014


1 Provisión de R-200 1
1No. Cuenta 1 Depto. 1 Descripción 1 Debe 1 Haber
-
1 6200-002-000 1 1 Provisión de R-200 1 10,000.00 1
1 1200-001-000 1 1 Provisión de R-200 1 1,600.00 1
1 2110-005-000 1 1 Provisión de R-200 1 1 11,600.00

b) Guardar la póliza anterior.


c} Regist rar la siguiente póliza de Egreso:

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente


~Aspe/"

1 Tipo de póliza: Eg Concepto de póliza: Fecha: 13/11/2014


Pago de R-200
1 No. Cuenta Depto. 1 Descripción Debe 1 Haber

1 2110-006-000 1 Pago de R-200 11,600.00


1 1200-002-000 1 Pago de R-200 534.00
1 1120-001-000 8 1 Pago de R-200 9,534.00
1 2150-001-000 1 Pago de R-200 1,066.00
1 2150-002-000 1 Pago de R-200 1,000.00
1 1200-001-000 1 Pago de R-200 534.00

d) En la ventana de captura de operaciones con terceros, elegir el RFC correspondiente al proveedor


Alberto Manzano Páez, en el campo "%de IVA retenido", indicar el valor 10.66, cuando muestre el
mensaje de ajustar el valor de los actos, indicar NO, para el "% ISR retenido" indicar el valor 10, al
mostrar el mensaje anterior, seleccionar la opción NO, observar el cambio en el valor de los actos y
el IVA acreditable.

e) ¿Cuál es el importe del valor de los actos y actividades, y del IVA acreditable?
$ _ _ _ _ _ __

f) ¿Cuál es el importe del IVA retenido, ISR retenido y otras retenciones?

$ -----------~
g) ¿Cuál es la diferencia entre este caso y el anterior de retenciones?

8.4.2 Definición del periodo de causación de IVA

o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales / Operaciones con terceros/Ingresos cobrados / Causación de IVA en operaciones con
terceros/ ingresos cobrados

La definición del periodo de causación del IVA se compone los siguientes datos:

Datos de la operación:
En esta sección se, muestra la relación de pólizas en donde se afectaron cuentas de operaciones con
terceros e ingresos cobrados respectivamente. La funcionalidad de esta opción es permitir definir un
periodo de causación diferente al de la fecha de la póliza. También es posible eliminar el registro de
la operación con terceros.

f uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 182


f'/i)Aspel'

1
14/ene/14 112Q.001-0ITT

Figura 8.4.2-1 Definición del periodo de causación en deducciones

8.5.1 EnJ>ólizas

o Ruta de Acceso:
• Menú Archivo I Pólizas I Pólizas
• Desde el ícono lliiJI.
Una vez que se han registrado movimientos con operaciones con terceros o ingresos cobrados ~elacionados,
se podrá consultar en el detalle de las pólizas, qué cuentas dentro de cada póliza tienen un movimiento de
Operaciones con terceros (OT) o Ingresos cobrados (IN) relacionado, agilizando así su identificación.

Figura 8.5.1-1 Cuenta con movimientos de Operaciones con terceros relacionados.

,(i,uíafE~~sg Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente


:<F .-.--.,,~~::i··-·---~,,~,·:~x::,:··.;r,;;'
"!)AspeI®

8.5.2 En Cuentas

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Catálogo de cuentas

• Desde el ícono

Una vez que se han registrado movimientos con Operaciones con terceros y/o ingresos IETU relacionados, se
podrá consultar en el detalle de las cuentas, qué pólizas tienen un movimiento de Operaciones con terceros
(OT) o Ingresos cobrados {IN) relacionado, indicando que la cuenta seleccionada en la póliza indicada, tiene
un movimiento asociado agilizando así su identificación .

.AMOATIZAOON DE GASTOS DE
. INSTAlACION . . •
•.~EPüSJ.rqs~!f\J~ri.!.
DEPOSITOS DE·RENTAS
PROVEEDUAES
MAYIJRISTAS
:l!lll!Sm•••Me1er..,~ó:,S:JLt.1e·c.v.
Ma:nt~m~~Pr~.SA
Dloz.Mog.Íñi LoOiiidó
¡>..,.¡;,.. ci.io,;.n1.sA.c1ec.v.
Computociiln ¡o!o1:%.A .de'C.\/.
He11amlenw Beta S.A. de C.V.
i""'!"~•.,~ Co<í,S,A."
RentaAméricaSA,de C.V.
: ~~ae'V
. ~.:f~r~S~.~
Ed!odaHemindez Dml
EXTRAN.¡~IJ.Qs;
laF~ie. Cor~

Figura 8.5.2-1 Pólizas de la cuenta con movimientos de Operaciones con tercero relacionados.

8.5.3 DIOT e Ingresos cobrados Alta cíclica

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Pólizas I Detalle de operaciones con terceros Alta cíclica

• O con el ícono l~l.


• Menú Archivo I Pólizas/ Detalle de operaciones de ingresos cobrados Alta cíclica

• O con el ícono l~I


Por medio de estos botones el sistema realiza una búsqueda en las cuentas de la póliza que se encuentre
seleccionada y localiza las cuentas dentro de la póliza que estén asociadas para declaración de terceros o

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ¡:>ara el canal de Distribución As¡:>el 184


·~~~~~~~--~.
ingresos cobrados, dando de alta el movimiento de forma consecutiva para cada cuenta que lo amerite,
mostrando la ventana de captura de datos tantas veces como cuentas asociadas localice.

Q Práctica 37: Alta d~!ic~"_de ingresos cobra~os

a) Capturar la siguiente póliza:

1 Tipo de póliza: lg Concepto de póliza: Fecha: 13/11/2014


Pago de R-205
i No. Cuenta 1 Depto Descripción Debe 1 Haber
1 1120-001-000 18 Pago de R-205 20,000
1 1120-002-000 1 5 Pago de R-205 3,000
1 1120-003-000 13 Pago de R-205 1,000
1 2170-005-000 Pago de R-205 3,840
1 1150-002-000 Pago de R-205 24,000
1 2170-004-000 Pago de R-205 3,840

b} Grabar la póliza y cancelar las ventanas que muestra de ingresos cobrados.


c) Ingresar a la consull_d:f ólizas y localizar la póliza capturada.

d) Dar clic en el ícono ~.


e) Acepta las ventanas que muestre el sistema.
f) ¿Qué cambios hay en el detalle de la póliza seleccionada?

o Ruta de acceso:
• Menú Archivo I Pólizas I Detalle de operaciones con terceros Navegación cíclica

• Desde el ícono l~I


• Menú Archivo I Pólizas I Detalle de operaciones de ingresos Navegación cíclica

• Desde el ícono l~l.


Por medio de estos botones el sistema realiza una búsqueda en las cuentas de la póliza que se encuentre
seleccionada y localiza las cuentas dentro de la póliza que estén asociadas para declaración de terceros o
ingresos cobrados mostrando las ventanas con los montos de los movimientos de forma consecutiva para
cada cuenta que lo amerite, mostrando la ventana de consulta de datos tantas veces como cuentas con
movimientos asociados localice.

Notas del asistente

185
Q Práctica 38: Navegación cíclica de ingresos cobrados

a) Ingresar a la consulti de rólizas y localizar la póliza generada en la práctica anterior.

b) Dar clic en el ícono ~


c) Acepta las ventanas que muestre el sistema.
d) ¿Cuál es el comportamiento del sistema?

~uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

JMaterial de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel


-'-~~~~~------
~Aspef
9. EMISIÓN DE REPORTES
9.1 Definición

Dado que la parte medular de un sistema es la información que éste es capaz de proporcionar, una vez que la
información de cada catálogo ha sido capturada conforme a las necesidades de operación de la empresa, se
procede a la generación de reportes, los cuales ayudarán a responder a las necesidades financieras más
importantes.

Aspel-COI maneja 3 tipos de reportes:


• Internos: Creados por desarrollo del sistema, no se pueden editar.
• Formato: Los cuales requieren de un archivo denominado formato, cuya extensión es *.FTO, son
editables.
• QR2: Se pueden editar a través del reporteador gráfico llamado QuickReport.

~ Los formatos de impresión, hojas de cálculo fiscales y financieras, así como archivos de estadísticas,
entre otros, se almacenan en el directorio de "Plantillas" y cada vez que se crea una empresa en
Aspel-COI, esta información es copiada a carpetas donde el sistema lee los formatos, dichos
directorios se generan bajo el nombre de Datos(e), donde e = número de empresa. La ruta hacia
estos formatos se puede modificar en Configuración / Parámetros del sistema / Cuentas.

9.2 Esp~cificar Impresor~

o Ruta de acceso:
• Archivos/ Especificar Impresora

En esta opción define y configura el equipo de impresión que se va a utilizar para la emisión de reportes, por
lo que antes de emitir cualquier reporte es importante que se tenga instalada una impresora para poder
generar los reportes correspondientes. Al ingresar a esta opción el sistema presenta las siguientes opciones
de configuración: Tipos de letra para las diferentes secciones de los reportes, márgenes (inferior/superior),
impresora y configuración de la impresora.
Sí se requiere configurar los parámetros de impresión, se debe seleccionar el botón [ Propertie$... l. el cual
permite especificar los parámetros propios del software de impresión como lo son: el tipo de papel,
orientación, fuente de alimentación de papel, calidad de impresión, puerto de conexión, etc.
~

~,,L..:,,,.;~~@$.$$.'.0*;;~ -.;i~~"'v~o«-;gl~~/'c;»~~.J§,ili-t,~~~~ •
Pórt«- - - - - - - - - - - - - ----,
!!;ee: [C<inoo iR3()30PS3 8 ~~- 1 1 ·
SI.rus: Tonerlow: Odocunerú wllii1g
T)!Je: e.nen IR3030 PS3
'Mlere: 192.168.1.96
Commeri: 1

Paper l ¡CAilriáion
~~--- ~,lell-...-_----~a~~ 11 0~¡ j
r~
~--------~
lfdo ajI ~ e~ i

Fi1wra 9.2-1 Esoecificar imoresora.

Notas del asistente

exclusivo para el "'anal de Disfri,bución Aspel 187


~Aspef
9.3 .. Emisión de Reportes

Se pueden emitir los reportes estando en cualquier catálogo del sistema, desde el menú Reportes o desde el
Administrador de reportes. De acuerdo al tipo de reporte, el sistema presentará las opciones correspondientes
en la presentación preliminar.

a) Reportes de tipo FTO: En este caso, el sistema presenta una serie de opciones para visualizar dicho
reporte, sin embargo, dentro del archivo se deberá indicar que la salida es a la impresora, de lo
contrario, esta ventana no aparecerá y se enviará directamente a la impresora.

Los botones de la presentación preliminar tienen funciones específicas de acuerdo a la consulta,


destino y tipo de reporte.

· ~11·
ffi.. ¡1
. . ,ooz:
.. , ._ ~.
~"I·,··.

Figura 9.3-1 Barra de herramientas de la vista previa de un reporte interno o un fto.

ícono Función

Imprimir

Número de página

Porcentaje de zoom

Primera o última página

Página siguiente o anterior

Insertar logotipo de la empresa

b} Reportes de tipo QR2: Estos reportes, siempre muestran una vista preliminar antes de enviarse a la
impresora, en la cual, se presenta un barra de herramientas que incluye más funciones dado que es un
tipo más avanzado de reporte.

Figura: 9.3-2 Barra de herramientas de la vista previa en un reporte .qr2.

ícono Función

Página completa

Zoom ancho de página

Zoom al 100%

Primera página, pagina anterior, página siguiente y


última página respectivamente.

Notas del asistente

188
~Aspef
Ir a página

Configurar impresión

Imprimir

Salvar reporte, se puede almacenar el reporte en


formatos WMF, XLS, PDF, TXT, entre otros.

Abrir reporte

Prepara el reporte para lnfoweb

Publica el reporte en lnfoweb

Ayuda del sistema

Salir de la vista preliminar

9.4 Reporte de catálogo de cuentas

o Ruta de acceso:
• Menú Reportes / Catálogo de cuentas /Catálogo de Cuentas
O Tipo: Interno
Este reporte permite obtener la impresión de las cuentas que integran el catálogo, teniendo la posibilidad de
filtrar por un rango de cuentas, por movimientos y saldos, por tipo de moneda, rubro, departamentos, entre
otros. También se tendrá la posibilidad de ordenar los registros resultantes utilizando la sección "Ordenar
por".

~---------------
Seleccion las cuentas que cumplan con ···········-··-·-----
¡ ·· air
¡ -Cuenta~-~~-~~~-
Ver
! J
!
Jlesde 1
~------~
U] @ Iodos
1
l liasta 1 B! lf) SóJo con movimientos
® Sólo con saldo y/o movjmientos

' De¡¡to ! lndi


~ _o_ _ _ _ _~
_s_tint

IEJ ~ólo etas. que afecta al ajuste cambiario

Figura 9.4-1 Ventana de diálogo para impresión del Reporte.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspe! 189


9.5 Reporte de seguimiento de 1>.resupuestos

O Ruta de acceso:
• Menú Reportes/ Catálogo de cuentas /Reporte de seguimiento de presupuestos
O Tipo: Interno
Este reporte mostrará un seguimiento del presupuesto ejercido o no para cada cuenta y así saber si se ha
excedido o respetado el presupuesto asignado a las cuentas o departamento.

j liasta

T~decambio

1Ace11"' IL ~ 11 -~ ~ 1
Figura 9.5-1 Reporte de seguimiento de presupuestos.

9.6 Reporte Emisión de Pólizas

a) Reporte de emisión de pólizas.

o Ruta de acceso:
• Menú Reportes/ Emisión de pólizas
0 Tipo: FTO
Este reporte permite imprimir las pólizas del período actual de forma masiva o por un rango especifico. Es de
gran utilidad ya que en ocasiones se requiere imprimir las pólizas nuevamente para que sean revisadas por
contralores, contadores externos o auditores.

Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: t ipo de póliza, números de pólizas,
número de copias. También permite especificar el formato a utilizar para la impresión.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspe! 190


·'-~~,~~~~--~--
~Aspe/"

F~ro
, -r;po de póliza
¡ ~ Todos los lipos
l [CJ Dr ® Rango
l !El Eg Qesde
! !El lg
, Periodo de póliza·
' Fechajnicial r=n1 Fechajinal r-----
.El Conlabiizadas

lElEl
1
No conlabilizadas
Pendientes
IEJ No pendientes
:1
1El ~uditad.•s . . I:
1 .. - Formato·-·--··~·,.-··-···-, ······· ················ -..-

B.uta C:\Progr~=~~~~~-File~~~~~~~~fJI
tjombre IEMIPZW.FTO 1 CoQias ~
¡ 1 _ _ _~

~,. s~~!Ol~.ato .. 1

E AcePta1 11 ~ 11 A;uda 1

Figura 9.6-1 Parámetros para emisión de pólizas.

b) Reporte de emisión de pólizas fiscales

o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales/ Reportes /Contabilidad electrónica /Emisión de pólizas
0 Tipo: QR2
Este reporte permite imprimir las pólizas del período actual de forma masiva o por un rango especifico con
información adicional de la contabilidad electrónica como incluir información de forma de pago e incluir
información de comprobantes.

() A""'°
~··do -
. tfasia
..... m l....
.

. Pe.iodo do pói>a- · · · .
!Fecho;;cioi J----¡¡ Fechofml i fJi
ea;_..., .
~
No ccriabiz&d.u
p..-,,., f
1
No perdentes
Auól..,., -1
Contebiidedelecbónc.e
~ lnc:U Rormación de forma de pago
¡ ~-~--~~de-~obante¡!

¡;. ¡

Figura 9.6-2 Parámetros para emisión de pólizas fiscales.

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~Aspef
9. 7 Reporte Balanza de Comprobación

a) Reporte de Balanza de comprobación

O Ruta de acceso:
• Menú Reportes / Balanza de comprobación

• Desde el ícono
0 Tipo: Interno
II!fil.
Este reporte permite conocer los movimientos y saldos de las cuentas del periodo.

,@:) La balanza de comprobación muestra cuatro columnas. (Saldo Inicial, debe, haber y saldo Final). Para que
una balanza de comprobación esté cuadrada, el total de la columna de saldo inicial y final debe ser ceros, y el
total de la columna debe y haber debe ser el mismo en ambas columnas.
_____________________
~~~~{,.. ,,~.,.l':m_._;.,,__"'__~""1Í}.~1t.~fttiti= ~ilé?>t. M*&~ ~~lli:»"1t '~?J
, •-Número de cuenlfl ,,.,_,,,,,,....,,.......---..-.-........ ··-- ¡··Mostrar montos en

. Qesde j Di ~M~º"-
eda---~=
~1 g
,-T"°de]!)Oneda ~~=~c=.,......-

L'~~~s ·----
.·· D~1><11tomerlo ·····
~
Cuent.. ~-----
: [lli Ninguno @Iodos
¡. [Ei Todos 10$ deptos.
• O li.ólo con movimientos
: ![!! 1. Ventas
: !El 2- Peádos 6 s* con saldo y/o movimientos
- . ····-··· ··-
¡ ~ 3. Mostrad"'
!:!ivel de la baianz'!__
"

_, ---,.~
~ f j 4. Me1cadotecnia
: [] 5. Atención a Cientes !3.·AuXiOI

! ~!t.~:~
: El 9. Empaque y Entrega
j iFI 1O. Recus s Human

1 Ac<Pt.. I~ 11 ~ 1
Figura 9. 7-1 Parámetros para emisión de la Balanza de Comprobación.

b) Reporte de Balanza de comprobación.

O Ruta de acceso:
• Menú Reportes/ Administrador de reportes/ cuentas/ Balanza de comprobación
• Menú Reportes/ Administrador de reportes/ cuentas/ Balanza de comprobación (Hoja horizontal)
Ó Tipo: QR2

Para una mayor facilidad y manejo de la balanza de comprobación se incluye el reporte en formato QR2, de
esta manera se podrá editar de acuerdo a las diferentes necesidades.

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

· aterial de uso exclusivo j>ara el canal de Distribución Asf>el ..:-~~~~~~---


192
·-NIÍ'nefo de cuerUr····· ·

12•* 1 DI
tl... ¡:==========~u~r

Tipo de.monedo
loTodM j,.. j
· O~arnento

"""'"'
Toó:»losdeptos
l . Ventos
~p-
3. MoWada
4. Mercadotecria
5. Atención o Cientes
6. Alnocen
7. Tráíc o
8. Intendencia
9. Efll)aQIJe)'EntreQO

TítJ>;idel1epo1le fBolonzodecompfobociónol J1/Ene/15 j


~·-····-----~--------···-····--···- ·······-·-·-···--···- ----·---···-

1~ J1~ 1 - 1
Figura 9. 7-2 Parámetros para emisión de la Balanza de Comprobación.

9.8 Reporte Diario General

o Ruta de acceso.:
• Menú Reportes I Diario General

• O desde el ícono
O Tipo: Interno
111.
Este reporte proporciona el detalle de las pólizas solicitadas, agrupándolas por tipos de póliza, también nos
proporciona información de la contabilidad electrónica como lo es incluir información de forma de pago y de
comprobantes fiscales.

RS El orden en que se presentan los tipos de póliza en este reporte dependerá de cómo se hayan registrado
en Configuración I Parámetros del sistema/ Pólizas/ Tipos de Pólizas.

r Iipo de póliza ······ ·······•········ ··•· Póiz.....--. ··


i¡~ Todos @!!~~
·IE!or
'i lEJ Eg ~ Aongo
!llEI
., lg j¿esde-
¡¡
¡j tla:ta IK@iii
!i

foioncioi

EJ lrdJir infOJ...,;.;,, de f0<ma de ~ago


EJ lnclrir información de compro~s fiscales

Figura 9.8-1 Reporte diario general.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

193
9.9 Reporte de Auxiliares

c) Reporte de auxiliares.

o Ruta de acceso:
• Menú Reportes I Auxiliares

• O desde el ícono
O Tipo: Interno
Este reporte muestra los saldos y movimientos de las cuentas, de un mes o de un rango de periodos
específico.

Además de los filtros, este reporte cuenta con una opción denominada "Corte de página a nivel", la cual
contiene las opciones de:

• Sin corte: El reporte mostrará todos los movimientos sin saltarse de página.
• Corte por mayor: Mostrará la cuenta de mayor y sus subcuentas sin realizar un corte.
• Corte por subcuentas: Mostrara los movimientos por separado, primero la cuenta de mayor, después
la subcuenta.
• Corte por auxiliares: Mostrará por separado la cuenta mayor, después la subcuenta y al final el
auxiliar de la subcuenta.

-----------------
~~..,~1.~ t:~.,r;;1¡~~~~,=x;
,·· Nline10 de cuenta·-·········-:-- Periodo----~··· .~--'-"-·

D~•de ~
1 1 _ _ __ _~iil=I Jl.e•de l•ne/1 O O!

Fojoi'iciol
··-
li::____j ••'-····-···· ·····-··········--·-----·-·
/' Multimoneda .....~ ,··Meitrar monlO$ en···
~ Moneda

Tft!Ao del Jeporte ~eporte ~ &J~M 31/enero/10_ _~


El E-tOI a EJ<Cel El Imprimí¡ de<cripcione; la1go> completo•

1~11~11~1

Figura 9.9-1 Parámetros para la emisión del Auxiliar.

RS El orden en que presenta los movimientos este reporte es por fecha de las pólizas.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

!Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 194


t:i)Aspel"
d) Reporte de auxiliares con información de forma de pago y comprobantes.

o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales/ Reportes/ Contabilidad electrónica/ Auxiliares
0 Tipo: QR2
Este reporte muestra los saldos y movimientos de las cuentas, de un mes o de un rango de periodos
específico pero con el módulo de contabilidad electrónica va a incluir información de forma de pago e incluir
información de comprobantes fiscales.

'""""" ~ ir;;,~~!_<w.!! __Fl


M~ M<>K• moolo1en
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¡,..,..... ¡,..¡

A9POM•oeoec•
Hontn~.~.~~esFISc.!lu ............................................. . !.:} ...'
TMiJoóel¡epode jAeoortedeauiiaies31/Eneiol15
fj !rrpft de~!.~complet··

Figura 9.9-2 Parámetros para la emisión del Auxiliar con


información de forma de pago y comprobantes.

e) Reporte de auxiliares con departamento e información de forma de pago y comprobantes.

o Ruta de acceso:
• Menú Fiscales/ Reportes /Contabilidad electrónica /Auxiliares con departamentos
0 Tipo: QR2
Este reporte muestra los saldos y movimientos de las cuentas, de un mes o de un rango de periodos
específico y da la opción de seleccionar un departamento y con el módulo de contabilidad electrónica va a
incluir información de forma de pago e incluir información de comprobantes fiscales.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución As~el 195


' º- U<""

, Ha1ta L. _··----···~----Jil !fasta

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~:-~=~ ciep41an-ertos ~! @!cdm

3 .-Mostrador
• .· Mercadolet:nl3
~..•.O!.~---~....~

F•inaal
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i: o-TodM H :------- g
TGQdecamblo

ünabi:!ad elécttonic~ ~
~ lncllr infcrmación de ft'rw de pago

Figura 9.9-3 Parámetros para la emisión del Auxiliar con


departamento e información de forma de pago y comprobantes

9. 1O Reporte de Catálogo de Activos Fijos

o Ruta de acceso:
• Menú Reportes I Activos Fijos I Activos Fijos I Catálogo de activos
O Tipo: Interno
Este reporte muestra un listado de los activos fijos registrados en el sistema.

Oave de activo
Qesde

Fecha !inal 1

,.___~~~~-~~--.-... 1,ocalización ~--- --,


Iípo c1e activo [-
o --a: '¡-----~-----] j

Figura 9.10-1 Parámetros para el reporte de Activos Fijos.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspe! 196


~Aspef
9.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos

o Ruta de acceso:
• Menú Reportes /Activos fijos / Activos fijos / Inventario de Activos fijos
O Tipo: Interno
Este reporte permite llevar un control de la ubicación y número de serie de los activos fijos de la empresa
para registrar de manera más rápida los cambios que pudieran presentarse.
------------------~,
~;:,..:~:~:;a:~.:::t:.:I:~1:::.tt"·"'<t<> , ~ "'" , ·~ ~

Fecha de adquisición--.-............_...__, -
Qesde Fªcha inicial
.1_ 1_ _ _ ___,,rg]
Fecha final

-----------------------·-------··-·-·--··· ¡-· =De~¡¡a_rta


_me_n_to_s- - - - -
Tipo de activo - ~ Ningún departamento
1° DI l[iJ Todas los departamentos
IEJ 1.-Ventas
Localización ID 2.- Pedidos
IEJ 3.· Mostrador
~ 4.-Mercadotecnia
__; :. = =====::::::::'..!

Figura 9.11-1 Parámetros para reporte de Activos

Q Práctica 39: EmÍsión de reportes internos

a) Ingresar al mes de ajuste y borrar la póliza existente.

b) Generar nuevamente la póliza de cierre indicando como cuenta inicial 4100-000-000, cuenta final
9200-002-000 y como cuenta de cierre 3400-001 -000, con fecha del 31 -Dic-14.

c) Realizar traspaso de saldos de 2014- 2015

d) Emitir la balanza de comprobación de Diciembre 2014 y Enero de 2015, ¿a cuánto asciende el total de
movimientos?

Periodo Monto
Dic. 2014
Ene.2015

e) ¿Qué dife rencias hay entre el reporte de Emisión de Pólizas y Diario General?

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente


~Aspe/'
9.12 Reportes Financieros

"La contabilidad financiera tiene como objetivo primordial el de informar, derivado de la naturaleza y relación
que tiene la contabilidad con el medio económico que lo rodea, le permite presentar los resultados que a una
fecha determinada se han obtenido por la entidad económica'".

Esta información se presenta en los documentos llamados estados financieros que se integran básicamente
por Balance general, Estado de resultados y Estado de cambio de situación financiera, entre otros. Estos
documentos generados por el sistema responden a los estándares establecidos por los "principios de
contabilidad", los cuales son los conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente
económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera
cuantitativa por medio de los estados financieros.

9.12.1 Balance General

a) Balance general en formato FTO.

• Menú Reportes / Balance general / Moneda contable o con el ícono lfirh1.


• Menú Reportes / Balance general / Moneda extranjera
Ó Tipo: FTO

El Balance general muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada, los totales de
estos rubros y la fecha del reporte. Este reporte puede ser emitido en moneda contable y extranjera.

El archivo Bgralw.fto genera el balance general en la moneda contable del sistema y Bgralmow.fto genera el
balance general en moneda extranjera. Si se realizó traducción de archivos los formatos que se deben utilizar
son bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto respectivamente.

Ditecc:ión: sUlla Reg. led.: AAA-010


Poblad ón. magdalena contreras Cédula

BALA N CE GENE RAL AL

Figura 9. 12. 1-1 Vista preliminar de un Balance General

Boletín A-1 de la Comisión de Principios de Contabilidad del IMCP

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ¡>ara el canal de Distribución Aspe!


~Aspef
b) Balance general en formato QR2.

o Ruta de acceso:
• Menú Reportes/ Administrador de reportes/cuentas/Balance general.
• Menú Reportes/ Administrador de reportes/cuentas/Balance general moneda extranjera
0 Tipo: QR2
En este formato permite indicarle que numero identifica cada rubro, con esto ya no será necesario modificar
el formato si se maneja rubros personalizados, también se tiene el formato para generar el reporte con
moneda extranjera, donde será posible indicarle la moneda así como el tipo de cambio.

fecha del reporte


ploi/iiiis ·-ij]]

Rubros- -
Act!vocircUante !1 . -Rubros······-· ··········---------·,·-·-,·~·-,---~---~----.,_

~ no ciculonle ¡2 fi]! 11 8l
Pa1ivo a corto plazo r
;4
PasiV2 a laigo plazo
!

C.pílo) conloble !5
!l..uk.do del P01iodo !24

Figura 9.12.1-2 Generación de un Balance General

9.12.2 Estado de Resultados

a) Estado de resultados en formato FTO.

o Ruta de acceso:

• Menú Reportes / Estado de resultados / Moneda Contable o con el ícono


• Menú Reportes/ Estado de resultados/ Moneda extranjera
1~1.
Ó Tipo: FTO

El estado de resultados muestra los ingresos, costos, gastos y la utilidad o pérdida resultante en el periodo.

Agrupa las cuentas de resultados en el siguiente orden:


• Ventas
• Costo de Ventas
• Gastos de operación (Gastos de venta y gastos de administración).
• Productos Financieros
• Otros Ingresos y Gastos
• ISRy PTU

uía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 199


El archivo Edorew.fto genera el estado de resultados en la moneda contable del sistema y Edoremow.fto
genera el estado de resultados en moneda extranjera. Si se realizó traducción de archivos los formatos que se
deben utilizar son edorewbt.fto y edoremowbt.fto respectivamente.

ASl'EL DE MEXCO. s.A. OE C.V. (EMPRESAS)

onmón: 'CERRADA Sl.JtlA#17 R~ ~ t.t.: '5)0CD10101X~


PoblaciOn~ MAGDALENA C4!duta.:

Página

E.S TA D O DE RESU LTA D.O~ Al

fríQRESOS ':'

~y~~~
TOW.Df~.:
"111nIXI
. . 041 "''"'
, Q.CQ,
l(XI~ '
"""'"'
""'
QUlir#J
·=
""
. "'1;11/IJXI
'º""
COSTOS!

CCSTOtlf\lfN'JM
"T0111iLOECOSTOS;
..,,.._.,
,.,....,., .....
~17·
"""""'
~ ,,""''...
,.,,.,._., .,,.,
""'º''""''"" 2!n-1.l:JJ
""'
GASTO$~~

GMTOS~ iam11
,.., 1S.1t:l.7' ,...,
TO'!M.Of!~ ~ : 1•.110.J1 """' il.ll0.111
'""
~,Nm:.50f~~.~ ,,.,..,, %UD 1Q,i«;n ~~
O'!'ROS~YGAS'Tot:

..,..JI .......
..,...,. ,,_..
..
P!'ltDlCTm~--· 11.1.t

"'""""""""""' ""
..,
• 2XJ.o:J .,,,
"" .
., _ m<ll '"'
Qi\STO$ ANANCE:ftO$

""""'"""""'
TOW.DE~~y~ ..,...,. .... ........ ""'.e"
""
11.
:.::!
Figura 9.12.2-1 Vista preliminar de un Estado de Resultados

,Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Not as del asistente

Material de uso exclusivo ara el canal de Distribución Aspe! 200


f:i)Asper
b) Estado de resultados en formato QR2.

o Ruta de acceso:
• Menú Reportes/ Administrador de reportes/cuentas/Estado de resultados.
• Menú Reportes/ Administrador de reportes/cuentas/Estado de resultados en moneda extranjera
0 Tipo: QR2
Agrupa los resultados en el siguiente orden:
• Utilidad Bruta
• Utilidad de operación
• Utilidad neta

En este formato permite indicarle que numero identifica cada rubro, con esto ya no será necesario modificar
el formato si se maneja rubros personalizados, también se tiene el formato para generar el reporte con
moneda extranjera, donde será posible indicarle la moneda así como el tipo de cambio.

fecha del reporte


_ 5_____[i]1
[3iiiiihm

~!
En_e1_
15_ _ _ _~[@)j

J:!onedo ¡1 [ijj
1;,o de combio ! =~1 ::::::::::::[i-]1:
·Rubms Rubros
!ngre$OS netcn 16 liJI jng1esos netos 16 g[
:::====~ ~==~~
j C.QSto
7
!=l===~fil::;;:I Cgsto 17 fil\
:=====:;::~
~ª----~fil
~[ ¡e fil\
[i]I
j¡_ost°'geneioles l §astas gene1ales
0!1os ingiesos y gestos rs=--------li)J Ottos ingesOl y gastos
:=====:;::~
js
l!!J)Ue$l:OS a la utilidad rro==---..·- · · --·-m Í !~estos ala tddad ~rw== _____
~----=

--=
g =·~

Figura 9.12.2-2 Generación de un Estado de Resultados

9.12.3 Libro Mayor

o Ruta de acceso:

• Menú Reportes/ Libro may0Jfii 1I


• O con el ícono
Ó Tipo: FTO

Este reporte, conocido como Libro mayor auxiliar, permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada
una de las cuentas de Mayor en uno o varios períodos, hasta llegar a un año.

Muestra el saldo inicial, el total de cargos y abonos y el saldo final de las cuentas.

.Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

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~Aspel®

Este reporte se emite por medio de un formato y se puede modificar dependiendo de las necesidades de la
empresa, el archivo a editar se llama mayorw.fto.

-....
ASPEL DE MEJOCO, S.A. DE C.V. (EMPRESAS)

LUJl'tO MAYOR

CU l!r!UI No10re AClf11Ul11110


c:u2u ADCl«IO •
"""" CH2:GI

R>HDC>fl.100[ CA.14
"""·"'
....,_,, ...,..,.,., ...,"".,., .,,.,..,
....,....,., ....""....
----
......
º"'
""
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...,....,
..,..,
""'"'
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""
º"' ..,
..,

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. . . .ti)

....
º"' º"' l..OXl..OCI Otll
Qfl) ~
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. . . .ti)

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"""""""'
.......
.,,....
. .. 6.2fi!..2t1_17

....,.,.., .......... ,,,.,,.,.,

---
...,,, S .31U2

......""
Otll .
"'"""'
"""""..,.,
it.O'JS.20

""
..,,.,..
'"""""'
............
............
,,,.....,.....
.,......
6,191,D."4
"""'"
,,,..,..,
m.mu>
"1Jml1
m ,CJt&
,,...,..,
?t~.111Al

,,.......,
,,.......,
,,.,..,..,
,.,...,.,
,,.......,
......º"' ..,
º"'
.,......
711.(9U1

- .....,
"1Jml1
,_. º"'
Otll
..,,.,....
'7M,JS8..U ,,,...,.,
""'"'""
,,,....., ,,......
""""'"'
,,.......,
..,
º"' ..,,.,.... ,,,..,.,
"'"""
l:J
Figura 9.12.3- 1 Vista preliminar de un Libro Mayor

9.13 Reportes del üsuario

o Ruta de acceso:
• Menú Reportes / Administrador de reportes

• O con el ícono
/j Tipo: FTO y QR2
1~ 1 .
Los sistemas de la línea Aspel cuentan con reportes que satisfacen las necesidades más importantes de la
empresa, no obstante, pueden existir reportes los cuales por necesidades específicas de las empresas no se
adapten a los estándares.

Por tal motivo en los sistemas se cuenta con editores de reportes que permiten a través del Administrador de
Reportes, facilitar la manipulación de los mismos, es decir, se encargará de listar, editar, crear y emitir los
reportes ya sea por formatos FTO o QR2 (Quick Report).

Gl!>!!OS J!Lulo_ - -
líír kW~ l?Jl·!•ililill!lll!llllilllllilllíl
liil AU>iliore>· BALANCE GENERAL
lil BAIANCE.SRAL.EN MONEDAEXTAANJEl!Jl:TTO
·liiil· cU..rJ!ó~de¡íartomental ' ES TADO.DE RESULTADOS' no· EOOAEW
• fi>lz~.' . ESTADO DE RESULfADOS:EN'MONEOA·EX' HO EOOAEMOW
·liil Aub<~ · AEEXPAESIDN O_E SALDOS FlO' A[E:)<l"o;I
LIBRO MÁY)JR FTO MAYOR '

, . Figura 9.13- 1 Administrador de Reportes.


Guia Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspe! ~~L~~~~~~~......- .


202
RS El procedimiento para editar y crear nuevos reportes en cualquiera de los dos formatos disponibles se
explicará en el curso Certificación.

Q P,ráª=ic:a, 40: Emisión.de,J eportesJ xternos,, ,,

a) Emitir el reporte del Balance general del mes de Enero, mostrando la salida a pantalla. Indica los
montos obtenidos en los siguientes conceptos:

Total Activ o $ - - - - - - - - -
Total de pasivo y capital: $ _ _ _ __ _ __

Notas del asistente

203
Notas del asistente

so exclusivo ara el canal de Distribución Aspel 204


1o. UTI LERIAS

ícff~ Definición

Las utilerías son un conjunto de herramientas que están disponibles en los sistemas Aspe! para asegurar la
integridad de los archivos.

Dentro del sistema Aspel-COI se cuenta con las siguientes utilerías:


• Traducción de Archivos.
• De cuentas a Activos.
• Importación de Archivos.
• Control de Archivos.
• Respaldo de Archivos.
• Bitácora del sistema

A continuación se explicará a detalle el funcionamiento de cada una de ellas.

o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías /Traducción de archivos

• Menú Archivo/ Administrador de Períodos/ EJ con el ícono


Esta opción ayuda a traducir la información contable capturada en versiones anteriores (Aspel-COI 5.x y 6.0),
adaptando los datos a la estructura actual del sistema para que pueda ser leída por la versión Aspel-COI 7.0.

Es recomendable ejecutar este proceso antes de capturar movimientos para evitar que se sobrescriba la
información anteriormente capturada.

Aspel-COI permite traducir los archivos de datos, los parámetros del sistema y los perfiles del usuario.

~ Importante: le recomerdaJOOS que antes de íiciar lo troducción, en lo versión onterior reáces lo


1ecuper~ y regenefación de la base de datos que vas a baduci.

B~a de dato$ fuente


lEJENPLOS

¡-p~;:;.l;i~~-= · ".j ~~~:~i=~T l


ftase de dalos destno
~PI.OS • f.i)
~oción ·~Ae~~I

Figura 10.2-1 Traducción de archivos.

Notas del asistente

205
Antes de realizar el proceso de traducción se recomienda realizar la recuperación y regeneración de los datos
en la versión anterior.

Sus Campos:

1 Opciones
Se debe seleccionar la versión de la cual se va a traducir la información, que
Versión a traducir ·
puede ser 5.x o 6.0
Ruta de instalación Es la ruta donde se encuentra instalada la versión anterior de COI.
Número de empresa a traducir. El número de empresa origen puede ser diferente
Empresa
1 al número de empresa destino.
,..-~~~~~~~~~-

De acuerdo al número de empresa seleccionada, se mostrará la ruta de datos


Ruta de datos fuente configurada para dicha empresa, pero desde el botón fil se puede seleccionar
otra ruta de datos.
Periodos Rango de periodos a traducir.
Conexión o alias de la versión 7.0 de Aspel-COI en la que se almacenará la base
Base de datos destino de datos a traducir, Si el alias no se generó reviamente, se uede crea.r dentro
de este asistente dando un clic en el botón Configuración avanz~a de base de datos •
Este parámetro se debe habilitar para que los parámetros de configuración del
sistema de la versión anterior se traduzcan o hereden a la nueva versión.
Este parámetro traduce los perfiles de la versión anterior.

Al aceptar la ventana comienza el proceso de traducción, y cuando concluya el proceso enviará el siguiente
mensaje:

Traducción de datos exitosa.

Acq>ttr

Figura 10.2-2 Traducción de datos exitosa.

Al aceptar el mensaje envía una bitácora con un resumen de los archivos traducidos:

Traducción exitosa.
Traduciendo C C021001
Traducción exitosa.
Traduciendo CC011001
Traducción exitosa.
Traduciendo CC130901
Traducción exitosa.
Traduciendo CC120901
Traducción exitosa.
Traduciendo CD021001
Traducción exitosa.
lrraduciendo C D011001

Figura 10.2-3 Bitácora de traducción.

Notas del asistente

anal de Distribución Aspe! 206


Después se mostrara la ventana de Parámetros del sistema, desde la cual se puede revisar que los parámetros
a traducir sean correctos, en caso de requerir realizar un cambio se puede hacer en ese momento.

DJ . \
Datos empres 2
Datos de la empresa

/ .ª~~aies ~~-"-----------~
ll D-*'s requeridos para contabiidad electrónica

fio. de empresa No_ de serie Bfifififil


Configuración e
BD Razón social !ASPEL DE MEXICO. S.A. DE C.V. (EMPRESAS)

l!.ilección !CERRADA SUIZA ~17

!:'oblación L
j MAG
_ D_AL
_ E_NA
_ _ _ _ _ _ _ ___,
Cuentas
• R.f.C. ILAAAD_1_01_01_AAA
_ _ _ _ _ _ _ __

Registro es!atal e___ _ _ _ _ _ _ _ _ __

~
Pólizas

Figura 10.2-4 Parámetros del sistema.

Después enviara el mensaje de que si se desea establecer la ruta destino como predeterminada, al indicar que
sí, la base traducida será la ruta de trabajo predeterminada.

¿Deseas .stablecer la ruta destino como la preddmninada?

Figura 10.2-5 Establecer ruta como predeterminada.

Si en la ventana de traducción se habilito la opción para traducir los parámetros del sistema, se mostrara el
mensaje:

8 Traducción de parámetros exitosa

Aceptar · 1
Figura 10.2-6 Traducción de parámetros exitosa.

Por último, si en la ventana de traducción se habilito la opción para traducir perfiles de usuario, se mostrara la
ventana donde muestra los usuarios disponibles a traducir.

Concluyendo estos pasos, se podrá iniciar a trabajar en la base de datos traducida.

Notas del asistente

[,canal de Distribución Aspel 207


~Aspef
10.3 Conversión De Cuentas a Activos

o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías I Conversión de Cuentas a Activos

• O desde el ícono ~l
Esta opción está diseñada para que los activos que se dieron de alta como cuentas (de tipo detalle) dentro del
Catálogo de cuentas, se trasladen al catálogo de activos. Las sub-cuentas desaparecen y el saldo queda
integrado en la cuenta de mayor del catálogo y los nuevos activos forman parte del catálogo del sistema.

Figura 10.3-1 Ventana de traslado de cuentas a activos.


Sus Campos:

1 Opciones
1 Cuenta utilizada como Indicar la cuenta de Mayor (Acumulativa) cuyas subcuentas se t rasladarán a
Tipo de activo 1 activos
1 Tipo de. activo c~n que Señala el tipo de activo a asignar para cada una de las subcuentas.
se requiere asociar 1
En este campo se muestran los activos (subcuentas de cada uno de ellos) que se
1
Subcuentas (activos)
1 van a transportar al catálogo de activos.
1 Datos generales para convertir las cuentas a activos.
Clave Indicar una clave que identifique a los nuevos activos.
,,,_ c.
-
1 1
Es la clasificación que se tiene diseñada para ordenar los activos de acuerdo a una
Localización
1 1 localización física en la empresa.
El sistema sugiere la misma descripción de la subcuenta pero puede ser
Descripción
1 1 modificada.
En caso de manejar departamentos, se debe seleccionar el departamento al que
Departamento
1 1 reportará el activo.

1 Fecha de adquisición 1 Fecha de compra del bien.

1 Tasa de depreciación 1 Tasa de depreciación que por ley aplica a los activos, sin que sea mayor al 100%

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 208


---~--""'··--
~Aspe/'

% de vida útil remanente Porcentaje de vida útil que le queda a los activos.
Monto original 1 Valor original de los activos.
Depreciación acumulada 1 Monto de la depreciación que presenta el activo hasta el momento actual.

Una vez definidos los datos que solicita la ventana de conversión de subcuentas a activos, basta con dar clic
en el botón ( é,ceptar ;: J, para que la operación sea efectuada.
Una vez terminado el traslado, se recomienda que se genere la póliza de depreciación de activos, para que
quede registrado el movimiento.

-e! Los Datos generales para convertir las cuentas a activos deben ser capturados para cada una de las
subcuentas a trasladar.

Q Práctica 41: 'cónversión de cuentas a activos

a) Estando en el mes de enero 2015, ingresar al menú Utilerías I Conversión de cuentas a activos,
seleccionar la cuenta 1330-000-000 (Automóviles) para que muestre en la sección de sub-cuentas los
datos para los activos.

~ Evita presionar el botón "aceptar" o "grabar ( IIm )"


sin antes haber capturado todos los activos. Al
finalizar la captura de los datos del primer activo, recuerda seleccionar el siguiente para continuar el
llenado de los datos.

- ·· Activo 1
~

! Activo 2
Subcuenta 1 1330-001-000 1 Subcuenta 1 1330-002-000
Tieo de Activo 1 3 1 Tieo de Activo 1 3
Clave 1 VW Jetta 1 Clave 1 FExelo
Localización 1 P.B. 1 Localización 1 P.B.
Descrieción 1 VW jetta 2005 1 Descrieción 1 Exelorer 2005
Deeartamento 1 4 1 Deeartamento 1 2
Fecha Adguisición 1 01-Ene-15 1 Fecha Adguisición 1 01-Ene-15 1
Tasa de Deereciación 1 25 1 Tasa de Deereciación 1 25 1
Monto Original 1 $ 70,000.00 1 Monto Original 1 $100,000.00 1
% Vida Útil 1 100 1 % Vida Útil 1 100 1
Deereciación Acumulada 1 o 1 Deereciación Acumulada 1 o 1
- Activo 3
---·-- - -
1 1
Subcuenta 1330-003-000 1 Tasa de Deereciación 1 25 1
Tieo de Activo 3 1 Monto Original 1 $ 95,000.00 1
Clave CVoy_a 1 % Vida Útil 1 100 1
Localización P.B. 1 Depreciación Acumulada 1 o 1
Descrieción Voy_ager 2005 1 1
Deeartamento 5 1 1
Fecha Adguisición 01 -Ene-15 1 1

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo ¡>ara el canal de Distribución As¡>el 209


f:i)Asper

b) Una vez capturados los datos para cada una de las cuentas, ejecutar el proceso de Traslado.

c) Realizar la póliza de depreciación de los activos.

d) ¿Desde qué opción se pueden consultar ahora los activos?_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __

e) ¿Qué cambios puedes observar en el catálogo de cuentas?_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __

Se podrá importar información al sistema ya sea desde otras aplicaciones o desde un archivo de Excel,
procesos que agilizarán la puesta en marcha del sistema.

10.4.1 Desde otraj aplicaciones


o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías / lm ortación de archivos/ Desde otras aplicaciones

• O desde el ícono

Esta opción permite importar la información que se encuentre en otra aplicación hacia Aspel-COI. Los
formatos o versiones que se pueden importar son CONTPAQ® 2003, 2004, 2005°. Al seleccionar esta opción
se inicia un asistente el cual guía paso a paso en la importación de la información.

· CONTPAQ es una marca registrada de Computación en Acción S. A. de C.V., empresa no relacionada.

Notas del asistente

210
~Aspef
Med"iante este asistente usted podrá importar
· fiicilmente·su información dei sistema
ConlPAQ®' en sus.todas sus versiones .

..Selección~ .el difectorjo ~~saS· de ~r:it~AQ·*

[=-.-::___~~:~=~~:-.=:~:: -~~~=-.____ - ----=-.:~:=~ :=JD1


ecOntPA!:J'.es. MR. d~ C~ción enAcciórl's.A de c.v:, eroPresa no 1elacionada:

Figura 10.4.1-1 Asistente para la importación.

El primer paso es indicar la ruta en donde se encuentran los archivos ContPAQ®. Al dar clic en el botón
l;~igyísit'*..-J , aparece una ventana en donde se debe indicar la empresa, el ejercicio y los periodos a importar.

~~-~---------·____·_· ______ij
s...-""°"""'.
f.w;
Seloo""'°b>¡¡orio<boc - - - - - - - ,
(9 Todí>llac~

05<11>o!f)i»c)~}
~.... ' J.;;,
F.U..o ~~
MS"n> i~S...-
Allff W'o-.
"""°
JU!'li:> ~N-"
W OM:cielrbe

Figura 10.4.1-2 Selección de empresa, ejercicio y periodos a importar.

Ya indicada la información a importar, se debe especificar la ruta donde quedarán los datos para el manejo en
el sistema Aspel-COI. Una vez recabada la información para la importación, se debe dar clic en el botón
•=Finalizar
- para comenzar la .importación. Por último se de ben asociar
. las cuentas a los ru b ros d'1sponi bles en e l
catálogo de cuentas de Aspel-COI.

10.4.2 Desde Excel

o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías / Importación de archivos/ Desde Excel

Desde esta opción se podrán importar a Aspel-COI catálogos previamente capturados en un archivo de Excel,
los cuales deben de cumplir con una estructura requerida por el sistema para poder ser reconocidos. Los
catálogos que se podrán importar desde este asistente son:

Notas del asistente


• Catálogo de cuentas
• Catálogo de cuentas Departamentales
• Activos
• RFC de terceros

PS El proceso de importación se verá a detalle en el curso de Certificación.

10.S .C:ontrol de árchivos

o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías I Control de archivos

• Menú Archivo I Administrador de Períodos t !Im o con el ícono 111.


Esta opción permite revisar el estado de los archivos de datos, de manera que se verifique la integridad de la
información cuando surjan incidentes como interrupción en energía eléctrica, algún cambio brusco de voltaje,
bloqueo en el sistema o en la PC.

También es útil cuando se detecta alguna anomalía en los datos, para revisar que los archivos no estén
dañados y en caso de encontrar algún daño, tratar de corregirlo.

fJ Antes de ejecutar cualquier operación de Control de Archivos, se debe generar un respaldo de la


información.

CatáloQO·de cuentas,departamentales·
J1i\xos
PIÍlilas
J:bncept°' de póliza
D.epartarñentos
i:.nu,;; deCÓOtoiq
:i~~· . .
Tro\9~. aethto.. ·.~ .
,D,atos,nscó!e• de t'1'="'
Cuentas cc:n operaciones con te1ceros·
Aréhivo•·d<í la bltac:oca de~aciones:con1ercero•·.c.
·euentas de ingresos
1~de!tiFf .
l!lóne~•.
_H1st,~~~o'ae;tiP~~~#amb~
jNombruktabla::<!JENTASiSO: jNO. de regiStr=285. \<fMARQliEZ:C:xAAOGRAM fll.ES\CoMMOÑfñ.~\Sist.
Figura 10.5-1 Control de Archivos.

Desde la ventana de control de archivos se cuenta con una barra de herramientas desde la cual se pueden
realizar las siguientes operaciones:

Guía Curso Propedeutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

212
t:ilAspeI'

! Icono Descripción
Al seleccionar esta opción se mostrara una ventana desde la cual se podrá revisar la
integridad de las tablas del sistema mediante los procesos de Diagnóstico y
reparación. De acuerdo al color en que se muestre la información en la ventana de
resultados, será el estatus de las tablas del sistema.

' Opcione
~ Djagnóstico de tablas a nivel físico

~ Y:emcación de los re¡jsoos de las tablas


~ R~arar etrores cbante el proceso de diaglÓStieo

f 1Prog
. eso...
5 · ns , s r · tstrs r E a
~
Diagnóstico y
Reparación

Tablas 11nafizadas:18 !Errores encontrados:O jErroresCorregidos:O .. ~

Figura 10.5-2 Diagnóstico y reparación.


Al seleccionar esta herramienta se crearan las tablas seleccionadas, teniendo la
opción de sobrescribir las tablas existentes dentro de la conexión de base de datos
indicada.

il]
Crear
Conexión de datos destino:
_Q;ff "" ~ _2ob1eescribir tablas existentes

Qea1 l[ Cgnexiones lI ~ JI Ai"Jda

Figura 10.5-3 Creación de tablas.


Con esta opción se podrá exportar la base de datos actual a otra conexión, la cual
puede ser en formato Firebird 2.0 o en SQL Server, para ello se debe crear
previamente el Alias o Conexión destino, ya sea desde parámetros del sistema, o en
esta misma ventana desde el bot ón! Cgnexiones J. También será posiblemente exportar
los datos de una empresa a ot ra, con solo habilitar la opción "cambiar número de
empresa".

Conel<ión de datos destm:


1EJEMPLOS
Exportar
r: ~ Cambiar número de emp¡eso
l!elecciona la empresa a usar en la conexión destino ~
1

Figura 10.5-4 Exportación de tablas.

Notas del asistente

aterial de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 213


ti
Instalación
Este botón genera el proceso de creación de los archivos necesarios para trabajar con
el sistema de manera automática y rápida, únicamente suministrando algunos
Automática parámetros necesarios.
Si existiera algún archivo dañado dentro de la base de datos, con esta opción se trata
de recuperar la información. Es recomendable hacer un respaldo previo ya que es
posible que existan perdidas de información en el proceso.

'O
Recuperación
Se va a intentar ra:uperar la información,
es posib~ que existen perdidas en el proceso. ¿Deseas continuar?

Figura 10.5-5 Recuperación de información.

Respaldar la Este proceso te permite respaldar la base de datos en la que se está trabajando.
base de datos

~ Este proceso te permite restaurar la base de datos en la que se está trabajando.


Restaurar la
base de datos

10.6 Respaldo de archivos

La información que se maneja por medio de los sistemas, se convierte en un factor muy importante para la
toma de decisiones en las empresas, por lo tanto el almacenamiento y recuperación de la información en un
sistema administrativo, contable o de cualquier índole, requiere que cuente con herramientas capaces de
cumplir con esta tarea, Aspel-COI permite realizar estos procesos por medio del Respaldo de archivos.

10.6.1 Generación de respaldo

o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías /Respaldo de archivos/ Generación de Respaldo

• Menú Archivo/ Administrador de Períodos / !EB o con el ícono


Esta opción sirve para copiar los archivos de trabajo a otros dispositivos de almacenamiento como son: CD's,
USB, disco duro, etc.

El asistente crea un archivo z1p· con el nombre que se le indique. Esta operación permite contar con un
resguardo de todos los movimientos que se efectuaron, en caso de que algún archivo se dañe
definitivamente, pueda ser restablecido en el directorio de trabajo.

ZIP, es un formato de archivo comprimido portátil que se utiliza actualmente.

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Material de uso exclusivo ~ara el canal de Distribución As el 214


Ruto de "'loloción'' C:,'J'10gomFle•\A$pel\Aspel-COl 7.0\
~~a;; .~~- . C;\PflOG~ FltES\CO~MON FILES\ASPELISISTE~S~SPEL\C017.
Ruta.de<0chiv0s~~ q\PROGFIAM FILES\COMMON FILESl.ASPELI .

~RAM FILESICOMMON FILES\ASPEt\Sis!emosAspel\COl71§j


·jfles~o_19'08'201.4 01-13-31101 1

r froteget con conhaseiia

Respoldo ti; bose ~ dltlos Frebitd o·SQL. E•l• opción no esto cisponible .cuando-lo ba'se .de
d~s rc·s~ ~nc,,Ue~a ~-~1-e~-~ -~ ~~-á 1~1aa~~· ·

Figura 10.6.1-1 Respaldo de Archivos.

j Campo informativo: muestra la ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI.


-
Campo informativo: muestra la Ruta donde se encuentran la base de datos con la que se
está trabajando.
Campo informativo: muestra la Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos
comunes (DAC}.
, Se indica la ruta donde se almacenará la información de la empresa. Por razones de
seguridad NO se recomienda almacenar el respaldo en el mismo directorio en el que
están los datos originales.
Nombre que llevará el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con
extensión .zip
'
1 Si se requiere proteger el respaldo con una contraseña se debe habilitar esta opción e
1 indicar la contraseña correspondiente.
..---~~~~~~~-

• Solo base de datos: Respalda todos' los archivos de datos y sus índices, en general
todos los archivos contenidos en el directorio que se encuentre configurado para
leer la base de datos.
• Ruta de trabajo: Respalda todos los archivos contenidos en el directorio de
trabajo.
• Archivos de configuración: Permite respaldar todos los archivos donde se
encuentra almacenada la configuración del sistema y datos de la empresa.
¿Qué quieres • Perfiles de usuario: Respalda los archivos relacionados con los perfiles de usuario
respaldar? definidos para los sistemas Aspel.
• Documentos asociados: Esta opción respaldara los documentos asociados al
sistema
• eSPAClO Aspel: Esta opción se utiliza para respaldar todos los archivos y
configuración de las cuentas y espacios en Internet para la publicación de la
información de Aspel-COI.
• DAC: Respalda todo el Directorio de Archivos Comunes.
• Bitácora: Respaldara la bitácora del sistema.

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~Aspef
• Extensión de archivos: Se especifican todos los archivos que contengan la misma
extensión.
Respaldar usando • Máscara para nombre de archivo: Esta máscara sirve para poder respaldar sólo
algunos archivos de acuerdo al nombre, pudiendo utilizar caracteres comodines
estándar (* ?). Para respaldar archivos específicos de configuración se deberán
escribir con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ini.

La periodicidad de los respaldos depende mucho de las políticas de cada empresa, pero se recomienda que
se realicen por lo menos una vez al día, con esto se garantiza que la información siempre estará disponible y
actualizada bajo cualquier 'circunstancia.

10.6.2 Reinstalac:ión d.e respaldo

o Ruta de acceso:
• Menú Utilerías I Respaldo de archivos I Reinstalación de Respaldo

• Menú Archivo/ Administrador de Períodos / S o con el ícono 1~1.


Con esta opción se podrán reinstalar los archivos respaldados con anterioridad. Esta opc1on es de gran
utilidad cuando se daña la base de datos ya que permite recuperar la información, por eso es muy importante
realizar respaldos diariamente.

Detal.,..de imtalación de A• pel-CDI 7.D

~út~:tfe·~ª~ l••'-··•"•·••@••••• §)1


'™°'
J:l~;¡¡; IC:'iPROGRÁM FllES\COMMO_NFILE~VXSPE(\i@j
:AJ..,oo.O.c~~' @:~:?~R'AM' FILES\roM~c!Ñ. '.llES\.!S~~[\§ll

Aflpaldo protegido con c.onhautña


Cortra&añ~ e M iM
¿Qué quiefes·restau1'.a1?
Disóló.sO.. do oai..
QAuta;le¿b~ ."' - .f!i'I
0 Arcl;'(o•docon~ \.ll
O&!fdes~~ ­
O!l~~O.~.

Figura 10.6.2-1 Restauración del respaldo.


Sus Campos:

Opciones
1 - - -- ..
-
Ruta de
Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI.
instalación
1 Ruta de datos 1 Ruta donde se reinstalarán los a rchivos contenidos en el respaldo.
Ruta de
archivos Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes (DAC}.
comunes

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'Material de uso exclusivo ~ara el canal de Distribución As~el 216


~Aspef

Se indica la ruta donde se encuentra el archivo de respaldo (.ZIP). Si se indica un archivo


que no tenga la estructura adecuada el sistema envía el siguiente mensaje:

Directorio B arch.ivo de respaldo no contiene la información necesaria para ser restaurado por &e asistente..

origen

Figura 10.6.2-2 Mensaje de advertencia de un archivo zip

En caso de que el respaldo este protegido con contraseña, se deberá indicar la misma para
Contraseña poder reinstalarlo.
Se deben seleccionar los archivos a reinstalar. Al seleccionar el respaldo, el sistema
¿Qué quieres
detecta los archivos que se encuentran en el mismo, habilitando las casillas
restaurar?
correspondientes (Sólo Base de datos, Rutas de trabajo, perfiles de usuario, etc.).

Q Práctica 42: Respaldo y restauración de archivos

a) Realizar el respaldo de "Sólo base de datos" con el nombre de RespCOIC1.

b) ¿En qué directorio se generó el r e s p a l d o ? - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

c) ¿Con que extensión se generan los respaldos? - - - -- - -- - - - - -- - -- - -

d} Ingresar a la opción para recuperar el respaldo.

e) Seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo "RespCOIC1 ", ¿qué opciones se habilitan para
restaurar y por qué?

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~------~~----~-
t'/i)Asper

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f'li)Aspel"
ANEXO
A. Sistemas Aspel

Aspel es una empresa 100% mexicana líder en el mercado de software administrativo que desarrolla y
comercializa sistemas de cómputo y servicios relacionados que automatizan los procesos administrativos de
las micro, pequeñas y medianas empresas, favoreciendo la correcta toma de decisiones y simplificando sus
actividades administrativas. Los sistemas Aspel facilitan el cumplimiento de las obligaciones fiscales
electrónicas incluyendo facturación, nómina y contabilidad. Aspel cuenta actualmente con más de 720,000
empresas usuarias en México y Latinoamérica.

Figura A- 1 Interfaces de los sistemas Aspel

Aspel-SAE Administración Empresarial


• Administra el ciclo de compra - venta y relaciones con clientes utilizando herramientas que optimizan
los esfuerzos de las áreas administrativas y comerciales.
• Integra automáticamente a la administración los pedidos creados desde Internet (tienda virtual) a
través de Aspel-SAE Comercio Electrónico.
• Facilita la creación, envío y almacenamiento de documentos fiscales digitales (factura electrónica).

Aspel-COI Contabilidad Integral


• Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa.
• Proporciona diversos reportes y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización
y generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas.
• Interactúa con hojas de cálculo enviando a Microsoft Excel® la información contable manteniéndola
actualizada automáticamente.

Aspel-NOI Nómina Integral


• Automatiza el control de todos los aspectos de la nómina empresarial: percepciones y
• deducciones de los trabajadores, así como las declaraciones y aportaciones de la empresa.
• Incluye las últimas disposiciones fiscales y laborales vigentes.
• Envío de movimientos afiliatorios al IMSS por Internet, sin necesidad de recapturas o aplicaciones
intermedias.

Aspel-BANCO Control Bancario


• Manejo de ingresos y egresos.
• Conciliación electrónica con las principales instituciones financieras.

.Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

aterial de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 219


~Aspe/'
• Interfase en línea con Aspel-SAE y Aspel-COI, para una afectación simultánea de la administración y
contabilidad de la empresa.

Aspel-PROD Control de Producción


• Planea y controla los procesos de producción optimizando el consumo de materiales.
• Integración total con el inventario de Aspel-SAE para un seguimiento en línea de existencias,
movimientos, números de serie, lotes, entre otros.
• Consultas de implosión y explosión de materiales para la correcta toma de decisiones.

Aspel-CAJA Punto de Venta y Administración de Comercios


• Convierte un equipo de cómputo en un punto de venta capaz de operar con pantallas de torreta,
lectores ópticos de código de barras, básculas, cajones de dinero, lectores de tarjetas bancarias e
impresoras de tickets, entre otros dispositivos, para agilizar las operaciones de venta.

B. Beneficios para Distribuidores

Estimado Distribuidor:

Agradecemos su participación en este curso y aprovechamos para recordarle algunos de los beneficios a los
que tendrá acceso por ser Distribuidor Aspel.

a) Soporte técnico

Con su póliza de servicio podrá acceder al Escritorio de servicios, desde www.aspel.com, en la sección
"Mi cuenta" (indicando la contraseña relacionada con la póliza):
Secuón e>«:lt1,.1va para u<>uar10,. registrados •campos obhgatortoi>

Micuénta
usuoilo~ r=-------¡
-Contcaseña• ' [ ·- ·· -- !
1 <OMdastetucontraselio! 1 Rei;tstrate 1 1]Ollt~·¡
Figura B-1 Ingreso al escritorio de servicios de aspel.com

Escritorio

--
Sm:vi:io& Electrónicos
>

>
ASPEL SOPORTE TECHICO
asod-.com.mx 1 "' lnínrmaóén 1 "'Conu•..ra 1 Mi Estado do eu.nta 1 Pago do Servidos 1
> PWa Vigmtr: l Ir al Esaitorio
His Servidos:
1 Sés~ Aspe! 1 Tienda Vi'1ual 1 @SPedo Aspe! ¡ CUrsos ! Pólizas ! A~ Sdado CFDJ 1 Product::is dt: Tere'e'05 1 Tidets
fotmnPr~ > - - - - - " " - - - - - - " - - - - ' - - - ' - - - - - - - - - - - - - - - - -
de Servicios
Distribuidor
l·::S'.:1
> Soporte Remoto
> Base de ~tos

.,,,,
• en.ce "'Poi
• Prec}X'lt.tsfrewentes
• RevistaBectróni~
> Cootratilr o R "1DVN Sismnas en renta > Registrar Oavede
Acerca de Aspe! ProciKID
> ~ar y cmtnltm" Clrsos
> Er¡nsa tu opl'lión aq;i

·-
Programa EducatMI > > Adqtjri' Póims de Soporte y~ uso de los servioos contratados
> ~zar pagos mn mtaf segLJ"idad
> Consultar bJ estado de QJenbl y Fac:Ulls ~tncas, en~ otros servicios.
HiMorils de Éxlo

> Oicntcs Prospecto


Con la rueva modalidad de Venta ei Lhea ~ adqiT los sistemas~ desde ia • Ms ~tes
aimo<idaddetlJcasauoficna, OOenentatusganancia:;yr~<DSIDS. > lo\s~
> Pre-r~oAspel·
FACT\RC Móvi
• Mi ei;.,a, Aopcl
> MI Ce'tificaóón
> Pe-ftesde A!;e;ores

Figura B-2 Escritorio de servicios del Distribuidor I Chat en vivo.

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 220


f:i)Asper
En el escritorio se podrá acceder a la opción "chat en vivo", además de contar con asesoría vía
telefónica al teléfono 5325-2350.

b} Mi Enlace Aspel

En los documentos de esta secc1on hay información oportuna sobre las modificaciones en las
aplicaciones y servicios Aspel, ésta es única y exclusiva para distribuidores, ya que son aspectos que les
ayudarán a eficientar el tiempo invertido en las asesorías.

Escritorio
de Servicios
> ASPEL SOPORTE TECHICO
1 Mi Infunnaóón 1 Mi con:raséia
a:;pe0aspe.com.mx 1 M Estado de c~2 1 Pago Ce- Sttvidos 1 Distribuidor
Productos
Servicios Electrónicos
> f>óiz.a Vigcn~ l lr a! Escritorio

> Hi5 Servicios: >


e-..
Olat~\.Wo
1 Sistemas Aspe! í Tienda Vrtual ! @!;pado Aspel ! CUrsos 1 Póizas 1 Asoei Seiado CfOl 1 Productos de Terceros J T1ckets > CcntratsrCiat
fooms~esas > ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
• Sopo!'i:eRemoto
> Base de Conocimientos
> &Mee As;>!!
> Preguntas ffewentes
,,.._ • ReW.ta ~óniai
> ContrC11tzir o Reiov« Sistena5 m renm > R~t'arOav-r.dr:
~deAapel P,oductn
> R~ar yccntrC11WCl.nos
• Elq¡resa bJ opinión aquí
--EducalNo > • AdqUrl' Pólizas de Soporte y hao:r uso ~ los JZfVrios aritralados
Eventos

tiatorin de Éxio
> Reaba- pagos cm tDtal segtridad
> Consultar b.J estado de G..elta y Faciu"as ~ónicas, f!"llri!! Ob"O$ ~.

Krjoril: tus proc:eos y trmpos ~ entrep


me.
al....,.. los sisttmas Aspel en
ma1.11
> Clientes ~o
Con ia rueva ~de Venta en Linea pJedes ;,dq..ü los sist:enas Aspe desde ta > Ms Oieltes
c:nmoddad ~ l1J e.asa u olkna, inaeMnta tus oananOas y reduce costos.. > M.s Com!Siones
> Pre<feOstroA.spel·

l· ~E~zil
> Perfiles de Asesores

Figura B-3 Escritorio de servicios del Distribuidor/ Mi Enlace Aspel.

e) Base de conocimientos

En base de conocimientos se encuentra información oportuna al respecto de cómo operar funciones en


el sistema de acuerdo al momento fiscal y administrativo de las empresas, como: guías para facturar
electrónicamente, cálculo del PTU y muchos documentos que explican a detalle cómo operar el sistema.

Para obtener estos documentos, te recomendamos ingresar a www.aspel.com/base. Estos documentos


podrán ser entregados a los usuarios.

Consulta
Base de Conocimientos ) Sopmte T~rnico
> Farodt'lkuafi05
" Preguntas
Fre:cuent:es

SeM:iDsBecWónicM) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~--~~~~~
Sd<sca
~~....==-
s
Forma Prt*npresas > • Centro de desc..rp
Sopone Técnico

> 1.54.EI Cert:ífK:ado no es de tipo eso en los iisUmas As;.I


> 151.Contabili~ electronia ton Aspel-SAE 6.0
152..F~adán WE:Ben Aspti-SA.E6.0
> lSlJnstaladÓn y Confi91ndón del ns para I• f•cturacióo WEB en Mpel-SAE
> 6.D
15;0JNeva f~ycamteri~c.s de~SAE6Jl

729.~ POlizM Oínámías con Aspei-COI 7 .0


228.Conrabili~ Sectn)n;u Paso• Ptio con Aspei-COJ 7.0
227..Nuewlsfunóones yantrteristicú enMpe!-éOl 7.G ())ft~ ~t.
ContablftcLtdSearóNca
lli.lQui, cómo yo.tindo? ~ la Cont•bilid&d etectrónica
22S.NueV. fúnciones 1"uracteritticas deAspd-COl 7.JJ en weniián oñginal.

Figura B-4 Ingresando a la document ación en "Base de conocimientos".


'' Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente
d} Renovación de pólizas

Las pólizas tienen una vigencia de 1 año o 20 eventos lo que ocurra primero (Evento. Cualquier duda o
consulta relacionada con el funcionamiento de los sistemas que puede implicar una o varias consultas),
en caso de que la póliza esté vencida puede ser renovada desde su escritorio en la opción (3).

Escritorio
de Servicios
SOOciones > ASPEL SOPORTE TECKICO
lo ' 1 'f'l furmaoón 1 Mi Contraseña 1 fot Estado de ~nta 1 Pago de SeWXIS 1 Pólza 5\.q:)endida Distribuidor
Produdos >I (t>@:~~Q!Póliza? ~ I IralEscr.trrio

SeMcios Bectrónicos > Mis Senlic:iim.: • ChatcnVivo


f0Jll9S ~eses > l Sistenas Aspel 1 Tienda Vi"tullll 1 &.;paco ~ 1a.nos 1Póizas l Aspe! Selado CfDl 1 ~de Terrees 1Tidcets • Contn1tar Q\at
• Soportr Remoto
• ~ de CcJnoarimtos

• Pt~tasFreo.ientrs.

• Revista Elcctróma
• contratar o Rinovar Sistemas en rsim • ReoestrarOave de
Acerca de Aspid .> Proó.r<W
• Reserva" y CD"ltratar Ozsos
• Exp-c~ tu opinión aQUI'
Prog:r111n11 Edualtivo > ,. AckJMT PÓizas de Sopor1r y hace- uso de m servijos oontratados

ªª''
,. Realzar pagos con total~
E-
• ConsliW 11J estndo de Comtzl y Factaas eledróriczas, ~tre otrm ~
Hlstorilsdetxio
__ ...,.....y_de_ol........, .... _Aspol ..

~ ----.-........
....-,...--
• Clientes: Prospecto
Cm la Bleva modaiided de Venta en Ü'tea ~ itdqUrr los~ Aspd ~la • r-ls Cientes
o:mcddad de tu casa u ofóla, roementa tus~ y reducr c:cstD&. • r-IS ~
• PrH~O Aspe!·
FACJUle Móvl
,. Mi Eriace A.s;ie
• Mi Certifadén
• PerfiH de Asesores

Figura B-5 Opción para actualizar La póliza

e) Clases a Distancia

Las clases a distancia contienen explicaciones de la forma en la que se realizan procesos específicos del
sistema. Están clasificadas por niveles para que tú, como distribuidor o tus asesores elijan las que les
sean útiles, al final de la misma, se abre una sesión de preguntas y respuestas en vivo.

¡Te invitamos a conocer y hacer uso de esta herramienta de capacitación!

Los calendarios de las clases a distancia se publican mensualmente en http://www.aspel.com/clases

Aspe/ de México S. A. de C. V. agradece su participación en este curso...

Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 7.0 Notas del asistente

Material de uso exclusivo para el canal de Distribución Aspel 222

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