HERRAMIENTAS

METODOLOGA PARA ELABORAR EL RBOL DE PROBLEMAS Y DE OBJETIVOS

El rbol de Problemas es una herramienta de anlisis en la fase de planificacin de los procesos de fiscalizacin operativa y evaluativa. Dicha herramienta se puede aplicar ya sea despus de utilizar el Diagrama de Entorno, como tambin luego de la determinacin de las reas criticas, usto antes de iniciar la formulacin de los programas espec!ficos de traba o. El rbol de Problemas es un apoyo metodolgico, cuya aplicacin coadyuva al establecimiento de los ob etivos general y espec!ficos de un determinado programa de traba o. Esto permitir visualizar y establecer las alternativas de solucin, y estructurar tales ob etivos de una forma ms e"pedita y fcil.

1.

Definicin y par e! "e #n pr$%&e'a $ a!#n $ "e e! #"i$.

El problema se refiere a una situacin #ue denota inconveniencia, insatisfaccin, o un hecho negativo. $e puede resumir por la carencia de algo bueno o la e"istencia de algo malo. %onocer del problema consta de al menos dos partes& %onocer su importancia, sus incidencias, el peligro #ue representa para la organizacin, es decir, los efectos #ue ocasiona, los cuales deben estar claramente identificados. Este e"amen sistemtico permite verificar #ue el problema merece ser resuelto. 'dentificar la razn de ser del problema, es decir, se deben tambin identificar las causas #ue lo generan. Esto permite visualizar el camino #ue se debe seguir para la b(s#ueda de soluciones.

(.

I"en ificacin "e &a 'e)$r $pcin para #n pr$yec $ "e fi!ca&i*acin.

)os criterios para decidir entre una u otra opcin para desarrollar un proyecto de fiscalizacin se seleccionan seg(n me or impacten el problema. Dos parmetros com(nmente utilizados son la factibilidad y la viablidad del proyecto* el primero se orienta directamente al problema, y la viabilidad se relaciona con las orientaciones del rea de fiscalizacin de la D+,E respecto del asunto en estudio.

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r%$& "e O%)e i,$!.

Este rbol permite #ue el problema, redactado en trminos positivos, se convierta en el ob etivo general para un determinado proyecto de fiscalizacin. De la misma manera, los efectos de primer y ms niveles se utilizan para la formulacin de los ob etivos espec!ficos.

-.

A& erna i,a! "e !$&#cin.

)as alternativas de solucin sirven para establecer ms acertadamente los beneficios #ue se obtendr!an con la e ecucin de los proyectos de fiscalizacin.

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E'p&e$ "e &a /erra'ien a r%$& "e Pr$%&e'a!.

Para elaborar el rbol de problemas, debe aplicarse el siguiente procedimiento& a. 'dentifi#ue adecuadamente el problema. b. Elabore una lluvia de ideas acerca de los posibles efectos #ue se pueden generar para el problema determinado en el punto a. )os efectos pueden ser de dos tipos& l os que ya se vienen percibiendo efectivamente y los #ue constituyen una amenaza o peligro si el problema no es mane ado oportunamente, ambos deben identificarse y a la vez priorizar su importancia en torno al problema. )uego de tener un orden de importancia de todos los efectos, se debe identificar las repercusiones encadenadas del problema, para ello se elabora el rbol de efectos* este consiste en representar grficamente hacia arriba los efectos priorizados en el punto b., identificados como una consecuencia del problema. - continuacin colo#ue en el primer nivel .inmediato superior al problema/ los efectos directos, cada efecto directo nace del problema* por lo #ue se representa con una flecha desde el problema hasta cada efecto directo o de primer nivel. #ue puedan derivarse de ese efecto. 2epresntelos en un segundo nivel, derivndolos con flechas de aba o hacia arriba desde el efecto de primer nivel #ue opera como causa. $i a un efecto concurre como causa otro efecto de primer nivel ya representado, indi#ue la interdependencia con una flecha. -s! sucesivamente para los otros niveles, hasta llegar a un nivel #ue se considere como el superior, dentro de la rbita geogrfica o institucional donde se tiene competencia o posibilidades de intervencin. continuacin se presenta un e emplo3 de lo mencionado hasta el punto e. de este procedimiento.

c.

d.

e. Preg(ntese si para cada efecto de 0primer nivel1 e"iste alguno o varios efectos superiores importantes

E emplo tomado del documento 0 %onformidad de la infraestructura tecnolgica de la D+,E con los re#uerimientos de procesos y sistemas de informacin asociados a la fiscalizacin1, de -gosto 4556, preparado por& -le andra Peraza, -le" 7onge, Evelyn 7ora, 2andall 7ontes, 7ainor 7ontero, 8onzalo Elizondo y 2olando %astro, como parte del 0%urso +ormulacin y Evaluacin de Proyectos1. DFOE-ST 3220-NIH-P-06 Actualizado al: 30/06/2004 Versin: !
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#arencia de informacin oportuna para la toma de decisiones

neficiencia en el uso de tiempo efecti$o del usuario

%ayores costos en procesos de fiscalizacin

los

Desactualizacin de la informacin de las bases de datos e!istentes

Subutilizacin de los Sistemas de nformacin nstitucionales

Duplicacin en el ingreso y consulta de informacin en bases de datos paralelas

Altos tiempos de respuesta de las aplicaciones informticas utilizadas

Prdida de informacin por equipos poco robustos

"alta de oportunidad en el ingreso y acceso de la informacin

Detrimento de la #alidad de los proyectos de "iscalizacin

No conformidad de la infraestructura tecnolgica con los requerimientos de los procesos y sistemas asociados a la fiscalizacin

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f.

9na vez #ue tiene el problema, los efectos de primer y dems niveles identificados, se debe proceder a identificar las posibles causas #ue dan origen al problema, para ello& Preg(ntese si para cada causa de 0primer nivel1 e"isten alguno o varias causas inferiores importantes #ue puedan derivarse de ella. 2epresntelas en un segundo nivel derivndolas con flechas de arriba hacia aba o desde el problema hasta las causas de primer nivel, y as! sucesivamente. $i una causa es originada por otra causa, indi#ue la interdependencia con una flecha. - continuacin se presenta un e emplo para el establecimiento de las causas #ue originan el problema.

0ORM1LA2I34 DEL OBJETIVO GE4ERAL5 ESPE20I2OS5 OP2IO4ES Y ALTER4ATIVAS DE SOL12I34

:o conformidad de la infraestructura tecnolgica con los re#uerimientos de los procesos y sistemas asociados a la fiscalizacin

Desvinculacin de la infraestructura tecnolgica con los procesos

Desvinculacin de la infraestructura tecnolgica con los sistemas de informacin

'nsuficiente cantidad de e#uipos porttiles y acceso a red

E#uipos da;ados, obsoletos y desactualizados

)imitaciones presupuestarias para la compra, mantenimiento y actualizacin de la infraestructura tecnolgica

Desvinculacin de infraestr. tec. con las funciones de los funcionarios

'nadecuada planificacin de la ad#uisicin de infraestructura tecnolgica

'nadecuada planificacin del mantenimiento y actualizacin

'nsuficiente programacin presupuestaria

'nadecuada Distribucin E#uipos

de

g. El siguiente paso, consiste en construir el rbol de ob etivos para la solucin. $e trata de colocar en trminos positivos todas las causas y efectos del rbol de problemas. El rbol de ob etivos ser el flu o interdependiente de propsitos y fines para la solucin de un problema o asunto determinado. - continuacin para el e emplo anterior se presenta el correspondiente rbol de ob etivos.

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$uficiencia, oportunidad y calidad de la informacin para la toma de decisiones

Eficiencia en el uso de tiempo efectivo del usuario

7enores costos en los procesos de fiscalizacin

=asesde datos actualizadas

,ptimizacin en el uso de los $istemas de 'nformacin 'nstitucionales

9nificacin en el ingreso y consulta de informacin en las bases de datos e"istentes

=a os tiempos de respuesta de las aplicaciones informticas utilizadas

7inimizacin de la prdida de informacin de los e#uipos a travs de una capacidad adecuada

,portunidad en el ingreso y acceso de la informacin

)ograr el me oramiento continuo de los procesos de fiscalizacin realizados, para cumplir con el ob etivo primordial de e ercer un control superior de la ?acienda P(blica de manera eficaz y oportuna. %onformidad de la 'nfraestructura tecnolgica con los re#uerimientos de los procesos

>inculacin de la infraestructura tecnolgica con los procesos

>inculacin de la infraestructura tecnolgica con los sistemas de informacin

$uficiente cantidad de e#uipos porttiles y acceso a red

7odernizacin y actualizacin de e#uipos

$uficiente presupuesto para la compra, mantenimiento y actualizacin de la infraestructura tecnolgica

>inculacin de infraestr. tec. con las funciones de las personas

%orrecta planificacin de la ad#uisicin de infraestructura tecnolgica

%orrecta planificacin del mantenimiento y actualizacin

%orrecta programacin presupuestaria

-decuada Distribucin de E#uipos

-lternativas de solucin

h. 'dentifi#ue alternativas de solucin, estas son acciones para solucionar el problema. Para cada base del rbol de ob etivos plantee una alternativa #ue lo concrete efectivamente. i. Para formular el ob etivo general de un determinado proyecto de fiscalizacin, este se toma del rbol de ob etivos* espec!ficamente en la seccin donde se redact el problema en trminos positivos. Para formular los ob etivos espec!ficos, stos se toman de los efectos de primer y dems niveles en el rbol de ob etivos.

<. )as alternativas de solucin sirven para mencionar cuales pueden ser los beneficios a obtener si se e ecuta el proyecto de fiscalizacin.

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