DESARROLLO DE LA EVALUACIN DE LA PRODUCTIVIDAD EN UN LABORATORIO FARMACUTICO NACIONAL CON EL ENFOQUE DE LA AUDITORA INTEGRAL El caso prctico est basado sobre

la evaluacin de un laboratorio farmacutico nacional dedicado a la fabricacin, comercializacin y distribucin de productos farmacuticos para el consumo humano, cuya razn social es Laboratorio La calidad, S. A. La evaluacin consistir en analizar su rea de produccin y sus niveles de productividad en los aos !"! y !"", travs del mtodo de evaluacin inte#ral. Antecedentes El Laboratorio La $alidad, S. A. se constituy por medio de escritura p%blica el"" de &ulio de ",'(!, ba&o las leyes mercantiles del pa)s. *niciando operaciones el dos de enero de "'( . La planta de produccin se encuentra ubicada en el +m. ",., $arretera -oosevelt .ona / 0i1co y sus oficinas administrativas en"ra $alle "23'/ zona "( $olonia Lavarreda. El laboratorio se dedica a la fabricacin, comercializacin y distribucin de productos farmacuticos para consumo humano, utilizando los procesos 4ue #arantizan la calidad de los productos a travs de las buenas prcticas de manufactura con estndares internaciones de calidad y fabricacin. El laboratorio vende sus productos tanto en el mercado local como as) al resto de pa)ses de $entroamrica. Actualmente cuenta con trescientos empleados, cien en su planta de produccin y doscientos en sus reas de administracin, mercadeo, ventas y distribucin. Su estructura administrativa y or#anizacional, se encuentran en el inciso mas adelante, as) como el or#ani#rama del rea de produccin y sus funciones. El Laboratorio La $alidad, S. A. est re4uiriere los servicios de un $ontador 5%blico, para realizar la auditoria inte#ral, por lo 4ue le env)a una solicitud.

CARTA SOLICITUD DEL LABORATORIO LA CALIDAD, S. A. LA67-A87-*7 9LA $AL*:A:; <uatemala, 2 de abril del !" Licenciado 5edro 5ablo $ontreras A4uino $ontador 5%blico y Auditor (=. $alle 3>2 zona "! <uatemala, ciudad. -espetable Lic. 0arro4u)n El Laboratorio La $alidad es una empresa de fabricacin, comercializacin y distribucin de productos farmacuticos para el consumo humano. El $onse&o de Administracin est re4uiriendo sus servicios para realizar una Auditoria *nte#ral a su rea de produccin y sus niveles de productividad. 5or lo e1puesto anteriormente 4uedamos a la espera de su carta propuesta para determinar las condiciones del traba&o y los honorarios del mismo.

Atentamente, ?uan @ranco 5residente del $onse&o de Administracin. Laboratorio La $alidad S. A.

F !"#" $"% c"&n, In'est"( c"&n, An)#"s"s * D" (n&st"c+ de# L ,+$ t+$"+ L C #"d d, S. A.
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A#c nce de # E' #- c"&n $onsistir en evaluar los niveles de productividad 4ue obtuvo el Laboratorio La $alidad en el ao !!/ y su comparacin con el ao !!( en sus reas de produccin. Res-#t d+s Es.e$ d+s 0edir el nivel de productividad alcanzado en el ao !"! por el Laboratorio La $alidad y su comparacin con el ao !"" en sus reas de produccin y establecer sus indicadores, comparar los dos aos y proponer las medidas necesarias para elevar su nivel de productividad, si fuere necesario. C++$d"n c"&n El #rupo de profesionales 4ue llevaran a cabo la evaluacin, estar inte#rada en la si#uiente formaA C++$d"n d+$ Gene$ #A Estar a car#o de un $ontador 5%blico y Auditor, con e1periencia en Auditor)a *nte#ral. G$-.+ M-#t"d"sc".#"n $"+ de e/.e$t+sA Estar conformado por los si#uientes profesionales con e1periencia en su rea de especializacin, *n#eniero Bu)mico con e1periencia en el mane&o de plantas farmacuticas. $ontador 5%blico y Auditor con conocimientos de sistemas de informacin y administracin de un laboratorio farmacutico nacional. Licenciada en @armacia con e1periencia como :irectora 8cnica en laboratorios farmacuticos. Licenciada en @armacia, e1perta de la 7r#anizacin 0undial de la Salud C70SD, para la evaluacin de la planta con relacin al cumplimiento de las 6uenas 5rcticas de 0anufactura de acuerdo al informe > y #rupo de evaluadores, tcnicos o profesionales con e1periencia en laboratorios farmacuticos, en las reas de fabricacin, lo#)stica y mantenimiento.

Res.+ns ,"#"d des de #+s P$+0es"+n #es 1-e ##e' $)n

c ,+ # e' #- c"&n

C++$d"n d+$ Gene$ #A Es el responsable de administrar y e&ecutar la evaluacin inte#ral. Su funcin principal es supervisar el traba&o 4ue realice el #rupo de evaluadores, desde la planeacin hasta la entre#a del informe final.

<rupo 0ultidisciplinario de E1pertos Sus funciones principales sonA La definicin del dia#nstico #eneral. La interpretacin de los resultados
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 La &erar4uizacin de los problemas Las conclusiones y recomendaciones La definicin del contenido del informe final

G$-.+ de E' #- d+$esA Son los tcnicos debidamente capacitados 4ue tendrn a su car#o el traba&o de campo, como es la recopilacin de informacin 4ue servir de para base para los anlisis, conclusiones y recomendaciones.

E# Ent+$n+2 El Laboratorio La $alidad se ve afectado por los si#uientes aspectos macroeconmicosA La econom)a del pa)s

La in&erencia del <obierno en lo#rar el abastecimiento de las medicinas a ba&o precio.

Alto nivel de competencia

La ley de marcas y patentes, recin aprobada por el <obierno, debido a 4ue es un laboratorio de formulacin y no de investi#acin. La implementacin del *nforme > de 6uenas 5rcticas de 0anufactura por parte del <obierno.

Estos aspectos afectan el crecimiento y desarrollo del Laboratorio La $alidad, S. A. y le hacen incrementar sus costos operativos y sus re4uerimientos de capital.

B se Le( # -azn o denominacin le#alA Laboratorio La $alidad, S.A. Cnombre ficticioD <iroA Empresa 0anufacturera *ndustrial

7b&etoA Es la fabricacin, importacin, distribucin y comercializacin de productos farmacuticos.

@echa de constitucinA "" de &ulio de "'(! EbicacinA $iudad de <uatemala

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0arco <eo#rfico 5or la ubicacin #eo#rfica donde se encuentra el Laboratorio La $alidad, S. A. los si#uientes aspectos influyen en sus actividadesA

$limaA 8emplado lo cual es una venta&a para la fabricacin y mantenimiento de las materias primas.

:istanciaA Facia los centros productivos e industriales de aprovisionamiento el laboratorio se encuentra ubicado dentro del per)metro urbano, en la cual se encuentra la mayor)a de los centros productivos y de aprovisionamiento, -ecursos FumanosA 5or su ubicacin dentro de la ciudad de <uatemala el obtener recursos humanos no presenta dificultad e1cepto el personal calificado para sus reas de produccin.

Acces+

#+s Me$c d+s

A los mercados internos se cuenta con total acceso. Los mercados e1ternos o de e1portacin el acceso se ve limitado por los trmites en los re#istros sanitarios, por4ue a%n no se encuentran armonizados los pa)ses centroamericanos y para otros pa)sesG fuera del rea hay restricciones de acceso por limitaciones #ubernamentales e&emploA 01ico. F c"#"d d de T$ ns.+$tes 5or su ubicacin en la ciudad de <uatemala el laboratorio cuenta con servicios de transporte para la entre#a de sus productos el medio de transporte 4ue puede ser propio o contratado para ese fin, as) mismo el desarrollo de empresas de servicio, tipo courier vienen a completar la distribucin de los productos.

Acces+

#+s Se$'"c"+s P3,#"c+s * P$"' d+s

Se cuenta con todos los servicios p%blicos, como lo son ener#)a elctrica, a#ua, limpieza y drena&es entre otros, adems puede contar con la contratacin de servicios privados en la mayor)a de sus re4uerimientos, e1cepto el servicio de a#ua, para lo 4ue cuenta con pozo propio 4ue le permite desarrollar todas sus actividades sin nin#%n problema.
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An)#"s"s de # In0+$! c"&n O,ten"d Se realizaron entrevistas con los si#uientes e&ecutivos del Laboratorio La $alidad, S. A.A <erente de 5roduccin <erente de @inanzas <erente de -ecursos Fumanos Supervisores de las reas de empa4ue y fabricacin ?efe de departamento de Lo#)stica $on la finalidad de obtener la suficiente informacin 4ue permita conocer los ob&etivos, planes, pro#ramas, sistemas y los controles, as) como las principales fortalezas y debilidades para 4ue el #rupo de evaluacin estuviera en la posibilidad de elaborar la propuesta formal 4ue incluyera 4uienes iban a realizar la evaluacin, 4ue estudios, tcnicas de apoyo, criterios de medicin, indicadores y parmetros se iban a utilizar, as) como el tiempo y costo de la evaluacin.

PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES <uatemala, ! de abril del !" *n#eniero ?uan @ranco 5residente del $onse&o de Administracin Laboratorio la $alidad, S. A. Estimado *n#eniero @rancoA
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A continuacin presentamos nuestra propuesta de servicios profesionales para realizar una auditor)a inte#ral a su rea de produccin y sus niveles de productividad en los aos !"! y !"". $on esta propuesta esperamos confirmar nuestro entendimiento de las responsabilidades mutuas de nuestro traba&o como auditores del Laboratorio La $alidad, S. A. Alcance de la AuditoriaA $onsistir en evaluar los niveles de productividad 4ue obtuvo el Laboratorio La $alidad, S. A. en el ao !"! y su comparacin con el ao !"" en su rea de produccin. -esultados EsperadosA -esponsabilidad de la AdministracinA La administracin del Laboratorio la $alidad, S. A. es responsable de proporcionar toda la informacin necesaria para realizar los procedimientos en la pruebas de evaluacin, as) como poner a disposicin al personal tcnico y profesional para realizar las entrevistas y cuestionarios, le dar se#uimiento a las recomendaciones 4ue vaya su#iriendo el #rupo de evaluadores, as) como realizar las reuniones necesarias para ampliar la informacin obtenida. *nformes a entre#arA $omo parte de nuestra evaluacin se estar)a entre#ando al Laboratorio, lo si#uienteA *nforme final de los hallaz#os y recomendaciones de la evaluacin, el cual se entre#ar el " de &unio del !" . Fonorarios Huestros honorarios se calculan sobre la base del tiempo 4ue intervienen nuestros socios y los profesionales nombrados para realizar la evaluacin. Femos estimado nuestros honorarios en B.>!,!!!.!! mas *IA, los cuales debern ser cancelados de la si#uiente maneraA primer del J!K al inicio de la evaluacin y 2!K contra entre#a del informe final. Si encontramos al#una circunstancia 4ue pueda afectar si#nificativamente el alcance de nuestro traba&o y los honorarios antes indicados se los informaremos de forma inmediata. Si la propuesta llena sus e1pectativas, favor confirmarnos su aceptacin. Atentamente Lic. 5edro 5ablo $ontreras A4uino $5A $ole#iado Ho. !'''''

CARTA DE ACEPTACIN DE LA PROPUESTA DE AUDITORIA INTEGRAL LA67-A87-*7 9LA $AL*:A:; <uatemala, , de abril del !!'
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Licenciado ?or#e @ernando $ontreras A4uino $ontador 5%blico y Auditor (= $alle 3>2, .ona "! <uatemala, $iudad Estimado Lic. 0arro4u)nA Femos le)do con detenimiento su propuesta de servicios para realizar una auditor)a inte#ral al rea de produccin de nuestro Laboratorio La $alidad, S.A. 5or este medio deseamos confirmar nuestra aceptacin a la misma. Esperamos 4ue nuestro personal les d la me&or atencin en beneficio de 4ue la evaluacin a realizar nos d los me&ores resultados en beneficio de nuestro laboratorio.

Atentamente, Laboratorio La $alidad, S.A.

*n#. ?uan @ranco 5residente del $onse&o de Administracin

PLANIFICACIN DEL TRABA4O A DESARROLLAR El traba&o se desarrollar con base a la necesidad de actividades a realizar para una auditoria inte#ral. O,5et"'+s de # A-d"t+$" Inte($ #

$onsistir en evaluar los niveles de productividad 4ue obtuvo el Laboratorio La $alidad, S. A. del ao !"" en su rea de produccin, a travs del mtodo de la Evaluacin *nte#ral. In0+$! c"&n Gene$ # de# C#"ente El Laboratorio la calidad, S. A. se constituy por medio de escritura p%blica el"" de &ulio de ",'(!, ba&o las leyes mercantiles del pa)s, iniciando operaciones el de enero de "'( . La planta de produccin se encuentra ubicada en el +m. ",., $arretera -oosevelt .ona / de 0i1co y sus oficinas administrativas en "ra $alle "23'/ .ona "( $olonia Lavarreda. El Laboratorio se dedica a la fabricacin, comercializacin y distribucin de productos farmacuticos para consumo humano, utilizando los procesos 4ue #arantizan la calidad de los productos a travs de las buenas prcticas de manufactura con estndares internacionales de calidad y fabricacin. El Laboratorio vende sus productos tanto en el mercado local como al resto de $entroamrica. Le("s# c"&n A.#"c ,#e El Laboratorio La $alidad, S. A. para la realizacin de sus actividades debe cumplir y respetar con cierta le#islacin 4ue le aplica, entre estas leyes se pueden mencionar las si#uientesA $onstitucin 5ol)tica de la -ep%blica de <uatemala. $di#o $ivil, :ecreto ley "!J. $di#o de $omercio, :ecreto 3/! del con#reso de la -ep%blica.

Ley de patentes de *nvencin, 0odelos de Etilidad, :ibu&os y :iseos *ndustriales, :ecreto ley n%mero ",>3(,. $di#o de Sanidad, :ecreto H%mero "(/' de la 5residencia de la -ep%blica.

$di#o 0unicipal, :ecreto H%mero ""(>

$di#o de 8raba&o, :ecreto H%mero "22" del $on#reso de La -ep%blica.

$di#o 5rocesal $ivil y 0ercantil, :ecreto Ley H%mero "!/ $di#o 5enal, :ecreto H%mero "/3/> del $on#reso de La -ep%blica

$di#o 5rocesal 5enal, :ecreto H%mero , 3/> del $on#reso de La -ep%blica

Ley or#nica del *nstituto <uatemalteco de Se#uridad Social.

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 $di#o 8ributario, :ecreto H%mero J3'" del $on#reso de la -ep%blica. Ley del *mpuesto al Ialor A#re#ado *IA, :ecreto Ley /3' . Ley del *mpuesto Sobre La -enta, :ecreto J3' . Ley del *mpuesto de Solidaridad C*S7D Ley del *mpuestos de 8imbres @iscales y de 5apel Sellado Especial para

5rotocolos, :ecreto >/3' -eformas.

del $on#reso de la -ep%blica y sus

Est$-ct-$ Ad!"n"st$ t"' * O$( n"% c"+n # O$( n"($ ! de# L ,+$ t+$"+ L C #"d d, S. A.

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O$( n"($ ! de# 6$e de P$+d-cc"&n.

F-nc"+nes Gene$ #es de# 6$e de P$+d-cc"&n. La funcin principal del rea de produccin es la de transformar o convertir los insumos como materias primas y mano de obra en productos terminados, incluyeA

0ane&o de los procesosA se refiere al diseo de los procesos del sistema de produccin. Esto es eleccin de tecnolo#)a, distribucin de las
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instalaciones, anlisis del flu&o de los procesos, ubicacin de las instalaciones, e4uilibrio de las l)neas, control de los procesos y anlisis de transporte.

:eterminar los niveles ptimos de produccin. Las cuales incluyen, planificacin de las instalaciones, pro#ramacin, planificacin de la capacidad y anlisis de corridas. 0ane&o de los inventarios, se refiere a la administracin del nivel de materias primas, productos en proceso y productos terminados, se incluye las decisiones de compras y tiempo de rerdenes. Administracin del recurso humano, tanto operativo como especializado, de la capacitacin y motivacin. -esponsable de #arantizar la calidad de los productos y servicios producidos.

Pe$s+n # C# 'e Es el personal con 4ue se realizarn las entrevistas, anlisis y cuestionarios. <erente de @inanzas <erente de -ecursos Fumanos <erente del Lrea de 5roduccin ?efe del :epartamento de Lo#)stica ?efe de mantenimiento del Lrea de 5roduccin Supervisores de las Lreas de @abricacin y Empa4ue P$-e, s de C+nt$+# El conocimiento del control interno se realizar por medio de cuestionarios y de narrativa. 5ara probar la eficacia operativa de los controles del Lrea de 5roduccin. P$+ced"!"ent+s S-st nt"'+s 5ara llevar a cabo las pruebas del <rupo de Evaluadores y e1periencia de cada uno de profundizacin de las mismas, $lave. sustantivas anal)ticas, se basar en el criterio del E4uipo 0ultidisciplinario, basado en la estos profesionales, los cuales indicarn la y se concertarn con el <rupo de 5ersonal

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As.ect+s

An #"% $

El Entorno, son los aspectos macroeconmicos 4ue estn fuera del control del Laboratorio La $alidad, S. A., y 4ue es importante su anlisis para ver el efecto 4ue puedan tener en los crecimientos y su futuro. La 6ase Le#al, 4ue es importante determinar si cumple en todos los aspectos con las leyes correspondientes. El 0arco <eo#rfico, puede determinar beneficios o limitaciones en la realizacin de sus operaciones del Laboratorio La $alidad, S. A. El 5ersonal, constituye uno de los factores ms importantes en la administracin de los recursos del Laboratorio, La $alidad, S. A., por esta razn es determinante evaluar sus aspectos de capacitacin, motivacin y profesionalismo. Las reas relacionadas con la produccin, a4u) se determinar si los procesos o los servicios 4ue otros departamentos deben brindar al rea de produccin, no afectan su productividad. Los sistemas de informacin, determinar si cumplen con las e1pectativas de control e informacin adecuada para los procesos del rea de produccin.

T7cn"c s * M7t+d+s de An)#"s"s Entrevistas $uestionarios

Ut"#"% $

Anlisis de la informacin obtenida

E5ec-c"&n de # E' #- c"&n Inte($ # El Laboratorio La $alidad, S. A. est inte#rado por un con&unto de procesos y procedimientos 4ue se derivan de diversas especialidadesA 0edicamentos Envase y embala&e
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 5roductos y procesos 4u)micos Huevos materiales 5roteccin del medio ambiente Laboratorio central anal)tico y certificador. Los ob&etivos planteados por el Laboratorio La $alidad, S. A. a mediano plazo, son los si#uientesA

*dentificar l)neas de desarrollo tecnol#ico si#nificativas para consolidar la capacidad productiva. -eforzar e incrementar mecanismos de vinculacin con la industria Apoyar al desarrollo de los recursos humanos para la modernizacin tecnol#ica.

Ase#urar y consolidar la capacidad instalada.

Establecer l)neas de accin institucionales para optimizar las buenas prcticas de manufactura.

Se identificaron como necesidades bsicas de la industria las si#uientesA

Aumentar la competitividad de las empresas en el mercado nacional e internacional. :esarrollar nuevos y me&ores materiales, procesos, mtodos y nuevos productos para la industria.

0e&orar y restaurar el medio ambiente -educir los a#otados en la comercializacin de los productos.

$ontar con un marco de referencia adecuado para respaldar la calidad de los productos.

0e&orar su productividad y ase#uramiento de la calidad. :esarrollar, adaptar o transferir tecnolo#)a.

0antenerse a la van#uardia de las buenas prcticas de manufactura.

:entro de esta etapa de la revisin inte#ral y para verificar el cumplimiento de los ob&etivos el #rupo de evaluadores se dio a la tarea de estudiar al#unas reas y procesos de la empresaG las observaciones se resumen as)A @alta de cultura administrativa
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@alta de orientacin de las funciones de la empresa para cumplir las buenas prcticas de manufactura.

5roblemas de seleccin de personal adecuado 5roblemas estructurales y funcionales :esorientacin de los ob&etivos. Al#una *nfraestructura en malas condiciones. Est$-ct-$ O$( n"% c"+n # Se encontr la necesidad de reestructurar la or#anizacin actual para poder cumplir con los ob&etivos, las atribuciones y sus responsabilidades. :entro de la estructura e1ist)an al#unas reas 4ue no ten)an una ubicacin adecuada, de manera particular en las direcciones de administracin, finanzas, promocin y ventas. 8ampoco se contemplaba un rea de or#anizacin y mtodos lo 4ue repercut)a en la falta de controles y manuales actualizados de or#anizacin. O$( n"% c"&n Los manuales de or#anizacin y procedimientos, re4uer)an de actualizacin y deb)an implantarse a nivel departamental a fin de 4ue el personal los conociera y utilizara para facilitar y tener eficiente su traba&o. P+#8t"c s Inst"t-c"+n #es * N+$! s de O.e$ c"&n La empresa se encontraba en un proceso de redefinicin tanto de sus pol)ticas #enerales de actuacin como de sus normas de operacin en cada una de sus reas. Esta decisin fue fundamental para la or#anizacin a fin de limitar y re#ular la actuacin de cada direccin yMo rea. En el momento de la revisin funcionaban en completa libertad, de 4ue restrin#iera las posibilidades de calificar su cumplimiento. S"ste! s * P$+ced"!"ent+s Se observ la necesidad de disear un sistema inte#ral de informacin interna, 4ue vinculada con una red de sistemas y procedimientos, hiciera ms eficaz la operacin de la empresa, as) como fortalecer la infraestructura e1istente en el rea de informtica. Ad!"n"st$ c"&n de# Rec-$s+ 9-! n+

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Eno de los principales problemas de las %ltimas administraciones fue la rotacin del personal tcnico calificado. Ho obstante las restricciones salariales, la empresa hab)a contratado personal para cubrir esta situacin, en las reas principalesA sin embar#o, la rotacin no ced)a debido a la falta de est)mulos salriales atractivos y a e1pectativas de desarrollo profesional, por lo 4ue la empresa no tenia consolidada una plantilla ya 4ue el personal, al obtener e1periencia prctica, renunciaban para buscar oportunidades me&or remuneradas. Se ten)a previsto disear e implantar una serie de acciones tendientes a optimizar la administracin del personal, entre ellas estabanA En pro#rama de capacitacin.

El diseo e implantacin de un catalo#o con la descripcin y perfiles de puestos.

0todos y tcnicas de seleccin y contratacin de personal.

La actualizacin yMo diseo de manuales de or#anizacin, de procedimientos, formatos e instructivos.

La inte#racin de un manual de pol)ticas institucionales.

El diseo de parmetros e indicadores para evaluar el rendimiento el personal.

C+nt$+# Inte$n+ El propsito de la evaluacin del control interno es determinar el nivel de confiabilidad del funcionamiento de los procedimientos establecidos, al realizar la evaluacin se encontr 4ue la situacin del control interno era el si#uienteA

E1ist)a un pro#rama de evaluacin interna 4ue se aplicaba conforme a la normativa y calendario establecido.

@altaba actualizar e implantar pol)ticas y normas a nivel institucional.

Se re4uer)a perfeccionar parmetros e indicadores 4ue sirvieran para evaluar el #rado de cumplimiento de los ob&etivos de la empresa en lo #eneral y en cada una de sus reas en lo particular. $arec)a de un sistema de informacin #erencial inte#ral, lo 4ue limitaba la adecuada toma de decisiones.

C-est"+n $"+s de E' #- c"&n A.#"c d+s en e# L ,+$ t+$"+ L C #"d d, S. A.

16

A continuacin se presenta los cuestionarios de evaluacin 4ue fueron utilizados para la evaluacin del Laboratorio La $alidad, S. A. por reas de productividad, operacin y funcionamiento en el 4ue operaA

A-d"t+$" Inte($ # L ,+$ t+$"+ # C #"d d, S. A. C-est"+n $"+ 6$e de Pe$s+n # Ene$+;4-n"+ <=:<

PT A Elaborado por -evisado por

: L@55 @echa "/M!,M" 006< @echa "'M!,M"

-eclutamiento, seleccin y contratacin ". NE1iste un pro#rama establecido para el reclutamiento y seleccin de personalO
17

S*

H7

. NBu fuentes de reclutamiento se utilizan normalmenteO 5ersonal S*

A#encia de empleo S* 6olsa de traba&o H7 S* S* H7

5eridicos y revistas Eniversidades 7tros.

>. NLlenan los aspirantes una solicitud de empleo 4ue consi#ne sus datos personales y los relativos a la escolaridad, especializacin e1periencia y referencias de traba&oO S* H7

2. NSe verifican los datos de la solicitud y referencias de empleos anterioresO S* ,. NSe practica e1amen mdicoO H7, pero se pide tar&eta de salud para el personal de la fbrica J. NSe hacen pruebas psicomtricasO S* H7 H7

/. NLos supervisores hacen pruebas prcticasO S* H7

(. NBu criterios se toman para la seleccin de personalO Hivel de Estudios, E1periencia, Fistoria Laboral, $apacidad '. N$ul es la pol)tica 4ue se si#ue para la contratacinO -ecursos Fumanos propone candidatos y el &efe del departamento eli#e al mas apropiado para la plaza. "!. NSe considera 4ue los puestos principales estn ocupados por personas conA a. $apacidad tericaO b. E1perienciaO S* H7 S* H7
18

c. FabilidadO d. *nte#ridadO e. :inamismoO

S* H7 S* H7 S* H7

"". NSe adaptan los hombres a las funciones o las funciones a los hombresO 8odo puesto se llena con la persona 4ue llene las caracter)sticas del puesto. " . NSe colocar la persona adecuada en el puesto adecuadoO S* H7

">. NFay un pro#rama de induccin diri#ido a los nuevos empleados tanto a la empresa como al puesto 4ue va a desempearO S* "2. NSe capacita a los operariosO S* H7 H7

",. NSe capacita a funcionarios y empleadosO S* H7

"J. NSe cuenta con estudios de anlisis y evaluacin de puestosO S* H7

"/. NSon revisados peridicamenteO S* H7

"(. NBuin es el encar#ado de revisarlosO -ecursos Fumanos "'. NAsisten funcionarios a cursos fuera de la empresaO $onforme el plan de capacitacin !. NAsisten empleados a cursos fuera de la empresaO En muy raros casos los de 0antenimiento ". NSe imparten cursos a funcionarios dentro de la empresaO S* H7

. NSe imparten cursos a empleados dentro de la empresaO

19

S*

H7

>. NLos e&ecutivos se desarrollan por medio de una rotacin en varios puestosO En muy raras ocasiones 2. NSe presenta al personal de nuevo in#reso con todos sus compaeros de traba&o y se le muestran las instalaciones de la empresaO S* H7

,. NSe proporciona al personal de nuevo in#reso los elementos necesarios para 4ue ten#an un conocimiento suficiente de la empresa y un buen desempeo de su puesto, tales como a. 0anuales y bienvenidaO b. 0anuales de or#anizacinO c. *nstructivos espec)ficos, etcteraO S* H7 S*

J. NE1iste un per)odo de capacitacin para ambientarse al traba&o y a la empresaO S* H7

/. NE1isten mtodos para el anlisis y evaluacin de puestosO S* H7

(. NLos funcionarios autorizan las contrataciones del personal de nuevo in#resoO S* H7

'. NSe dan a conocer ampliamente las funciones y actividades del puesto a cada empleadoO S* H7

>!. NE1isten en los e1pedientes de personal, antecedentes y &ustificacin de su contratacinO S* H7

>". N$ontienen los e1pedientes, fechas de in#reso, cate#or)a, salario, periodo de contratacin, faltas y permisos econmicos, altas y ba&as del *<SSO S* H7
20

A-d"t+$" Inte($ # L ,+$ t+$"+ # C #"d d, S. A. C-est"+n $"+ 6$e Rec-$s+s M te$" #es Ene$+;4-n"+ <=:<

PT B Elaborado por -evisado por

L@55

: @echa "/M!,M"

006< @echa "'M!,M"

". NLa infraestructura de la 4ue dispone es suficiente y adecuada para el cumplimiento de sus ob&etivos y responsabilidadesO S* H7

. NSon suficientes los espacios f)sicosO S* H7

21

>. NSon adecuadosO S* H7

2. N$ul es el estado actual de las oficinasO 6ueno C S* D, 0alo C D, -e#ular ,. NE1iste suficiente y adecuada se#uridad para el personal y los bienes de la empresa en #eneralO S* H7

J. NE1iste se#uridad tcnica con ob&eto de satisfacer plenamente las eventualidadesO S* H7

/. NLa infraestructura es adecuada para el cumplimiento de los pro#ramas de la empresaO S* H7

(. NE1iste el e4uipo tcnico para cumplir con eficiencia los pro#ramasO S* H7

'. NE1iste el e4uipo administrativo para cumplir con eficacia los pro#ramasO S* H7

"!. NEl e4uipo tcnico es suficiente y adecuado para el cumplimiento de los pro#ramasO S* H7

"". NEl e4uipo tcnico administrativo es suficiente y adecuadoO S* H7

" . NEstn ase#urados los e4uiposO Ho se recibi informacin al respecto ">. NSon vi#entes los contratos de se#urosO Ho se recibi informacin al respecto "2. NSe utiliza a su capacidad m1ima el e4uipo disponible en todos los meses de aoO La mayor)a de veces si
22

",. N$on 4u re#ularidad traba&an los e4uiposO ( Foras C D, " Foras C P D, "( Foras C D, 2 Foras C D "J. NEs necesario renovar, me&orar o cambiar los e4uiposO 8ableteadoras y e4uipo de a#ua desionizada especialmente "/. NSe dispone de presupuestoO S* H7

"(. NLos e4uipos son suficientes y adecuados para apoyar los traba&os de inversiones y desarrollo tecnol#icoO $on e1cepcin de los mencionados anteriormente "'. NSe cuenta con servicios de procesamiento de datosO S* H7

!. N$uenta la empresa con los si#uientes servicios p%blicos y privadosO a. A#ua b. Ener#)a Elctrica c. <as d. $ombustible e. $omunicacin en #eneral f. 0edios de transporte S* S* S* S* S* S*

". NFay al#%n plan de crecimiento debidamente inte#rado para las instalacionesO S* H7

. NSe conocen los manuales operativos del e4uipoO S* >. NSe usan estos manualesO S* H7 H7

2. NE1iste e4uipo au1iliar para emer#enciasO Limitado

23

A-d"t+$" Inte($ # L ,+$ t+$"+ # C #"d d, S. A. C-est"+n $"+ A$e M nten"!"ent+ Ene$+;4-n"+ <=:<

PT C Elaborado por L@55 -evisado por

: @echa "/M!,M"

006< @echa "'M!,M"

". NSe dispone para cada e4uipo de pro#ramas de mantenimiento a. 5reventivoO S* b. 5roductivoO H7 c. $orrectivoO S* . NEstn actualizadosO S* H7

>. NEl mantenimiento lo proporciona personal

24

E1terno C D *nterno C D Ambos CPP D 2. NE1isten contratos de mantenimiento y estn debidamente actualizadosO S* H7

,. NE1isten repuestos en el mercado nacional para los e4uipos y se pueden conse#uir de inmediatoO La mayor parte J. NEn caso de descompostura mayor e1isten sustitutos de los e4uipos yMo soportes tcnicos Ctiempo3m4uinaD en otras instalaciones de la empresaO Ho para todos los e4uipos, son e4uipos importados /. NSe lleva un control de las rdenes de traba&o 4ue in#resan al rea de mantenimientoO S* H7

(. NSe lleva estad)stica de las reparaciones mayores y menores por rea y por m4uinaO Se tienen re#istros, pero no estn tabulados '. NSe cuenta con pro#ramas de mantenimiento preventivo y correctivo para los inmuebles propios y arrendadosO S* H7

"!. NLa unidad de mantenimiento puede comprar directamente la partes y repuestos y contratar con talleres especializados, o se hace por conducto de la oficina de comprasO 0antenimiento y la <erencia de 5lanta "". NE1iste un pro#rama anual de mantenimiento preventivo adecuado a los ob&etivos de productividad en el 4ue se identifi4ue las instalaciones y los e4uipos 4ue lo re4uieranO S* H7

25

A-d"t+$" Inte($ # PT D L ,+$ t+$"+ # C #"d d, S. A. Elaborado por C-est"+n $"+ A$e Ad1-"s"c"+nes -evisado por Ene$+;4-n"+ <=:<

: L@55 @echa "/M!,M" 006< @echa "'M!,M"

". NFay un manual de procedimientos actualizado 4ue administre las ad4uisicionesO S* H7

. NSe difunde entre los 4ue inte#ran el reaO S* H7

>. NLas actividades 4ue realizan las oficinas encar#adas del mane&o de materiales, estn claramente especificadasO S* H7

2. NEl personal, e4uipo y espacio f)sico asi#nado al rea de ad4uisiciones es el adecuado y suficiente para el cumplimiento de sus funcionesO
26

S*

H7

,. NE1iste un pro#rama calendarizado de ad4uisiciones de materiales de consumo, bienes y serviciosO S* H7

J. NEl rea de ad4uisiciones tiene un presupuesto definidoO S* H7

/. NBu reas participan en la elaboracin del presupuestoO El presupuesto de $ompras lo traba&a la ?efe de $ompras y el <erente de 5lanta (. NBu aspectos se toman en cuenta cuando se elaboran los presupuestos de compras, pro#ramas de produccin, mercadotecnia, ventas, nuevos proyectos, nuevos productosO Ialor del inventario, capacidad instalada, nivel de servicio, tiempo de ad4uisicin de materiales y tiempo de produccin, costos y precios de ventas, histrico de ventas y ventas en el *0S. '. NA 4u nivel de detalle se elabora el presupuestoO $uenta de #astos por departamento "!. N$onoce el rea de compras las disposiciones vi#entes, en lo relativo a ad4uisiciones, y se han difundido adecuadamente entre los empleados 4ue las deban aplicarO S* H7

"". NBu procedimientos re#ulan la recepcin de re4uisiciones de compra de materiales de consumo y de bienes en cada una de las reasO Bue el material trai#a certificado de anlisis de un proveedor calificado y 4ue cumpla con las especificaciones fi&adas por <arant)a de $alidad, en el tiempo y cantidad solicitados. " . NBu pol)ticas se tienen en la ad4uisicin deA Iol%menes de compra Q Hiveles de *nventario 0a4uinaria y e4uipo Q Hin#uno 0aterias primas Q Hiveles de *nventario
27

0ateriales Q Hiveles de *nventario

">. NSe cuenta con un listado actualizado de proveedoresO S* H7

"2. N$ontiene al#una o todas las si#uientes especificacionesO a. :el producto b. :e control de calidad c. :e conservacin d. :e empa4ue e. :e mane&o f. :e condiciones de compra #. :e transporte h. :e pedidos m)nimos S* H7

",. N$mo se controlan los descuentos 4ue otor#an los proveedoresO Se pone el precio en la orden de compra y cuando hay bonificacin se in#resan con costo cero. "J. NBu procedimiento se si#ue para las clasificacin de compras menores y mayor y 4u importes re#ulanO Las menores son autorizadas por el <erente de 5lanta y las mayores por el <erente $orporativo "/. NSe analiza en cada compra las condiciones de mercado y los costos de transportacinO En la mayor parte de los casos "(. NE1iste la coordinacin entre compras, almacenes y cuentas por pa#ar para el pa#o de proveedoresO S* H7

"'. NEl personal de ad4uisiciones desempea funciones de ca&a o contabilidad, adems de llevar los re#istros au1iliares de compraO 5reparan la documentacin para $ontabilidad de $ostos
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!. NLa recepcin de mercanc)a est confiada a una oficina o persona independiente de las funciones de compras, almacenes o despacho de materialesO El ?efe de 6ode#a ". NSe comprueba 4ue todos los proveedores, sean fabricantes o comerciantes establecidos y no slo intermediariosO Fay un procedimiento de precalificacin de 5roveedores . NBu mtodos se han establecido para verificar 4ue se d aviso oportuno a las oficinas de compras y de contabilidad respecto de las devoluciones sobre comprasO Se pasa un reporte de rechazo de <arant)a de $alidad, solo los materiales 4ue tienen el aprobado son pa#ados >. NSe prev 4ue todos los documentos ori#inales y sus avisos, no se utilicen nuevamente y 4ue su cancelacin sea adecuada a travs de un sello fechador de 9pa#ado;, 4ue acredite las entradas de materiales comoA a. @acturasO S* b. 8alonesO H7 c. $uentas de #astosO H7 d. Hotas de remisinO S* e. Hotas de entradaO S* f. 7trosO 2. NE1isten casos en 4ue un pedido mayor se fraccione y de ser as), por 4u se haceO Hecesidad de traer el producto mas rpido, se puede pedir una parte area y otra mar)tima. ,. NBuin autoriza las comprasO El <erente de 5lanta y el <erente $orporativo J. NBuin autoriza las compras mayoresO El <erente $orporativo /. NSe verifica 4ue en las re4uisiciones tramitadas, e1ista saldo presupuestario para proceder a la ad4uisicin
29

H7 (. NEn caso de 4ue no e1ista presupuesto, 4u procedimiento se si#ue para su autorizacinO Aprobacin <erencia $orporativa '. NAntes de autorizar los pedidos de compras, se verifican las e1istencias en el almacnO Fay un clculo de materiales 4ue verifica adems los materiales en trnsito >!. N:nde y 4uines elaboran el pedido de comprasO El <erente de 5lanta >". NEna vez aprobada la re4uisicin, 4uines la firmanO Se aprueba electrnicamente por el <erente de 5lanta la solicitud de compra. La orden de $ompra lleva la firma del <erente de 5lanta y el <erente $orporativo. > . NLos pedidos de compras estn foliadosO S* H7

>>. NSe lleva un control de pedidos surtidosO S* >2. NEn 4u consiste el controlO Se descar#an del trnsito de materiales. Adems, se hacen e1plosiones de materiales semanalmente para decidir si un material necesita adelantarse a la fecha de solicitud o para verificar si hay un atraso y las razones del mismo. >,. NEn estos controles se indican a. @echa de entre#aO S* b. Lu#ar de recepcinO S* c. *mportes unitario y totalO S* d. $aracter)sticas, cantidad y calidadO S* >J. NE1isten pro#ramas de compras menores y mayoresO 8odo est inte#rado.
30

H7

>/. NFay ad4uisiciones directas con base en el presupuesto calendarizadoO H7 >(. NE1iste el rea de recursos financieros 4ue hace la valuacin real del bienO S* H7

>'. NSe solicita cotizacin de precios a diferentes proveedoresO :escriba brevemente el procedimientoA Se consi#uen > cotizaciones para todos los materiales, con e1cepcin de las materias primas de los productos ticos, 4ue a solicitud de @A-0A$70*8R son de un fabricante calificado. Se toma en cuenta tambin las condiciones de crdito, calidad, costo y nivel de servicio como parte del sistema de calificacin de proveedores. 2!. NEn los pedidos de compras mayores se si#ue el procedimiento de celebracin de concursosO S* H7

2". NSe publican las convocatorias en los diarios de mayor circulacinO S* H7

2 . NEst el rea de recursos materiales, como funcin, debidamente separada del rea de recurso financieroO S* H7

2>. NSe efect%an pa#os anticipados a proveedoresO NEn 4u casosO $uando son ma4uilas, por e&emplo proveedores de productos inyectables CvacunasD. 22. NBuin autorizaO El <erente de 5lanta y el <erente $orporativo. 2,. NBu control se llevaO $uenta por li4uidar 2J. NSe especifica en el contrato el porcenta&e de anticipoO S* H7

2/. NEn ese caso se presenta fianzaO S* H7

31

2(. NSe llevan a cabo compras de importacinO S* H7

a. NBuin las autorizaO El <erente de 5lanta y el <erente $orporativo b. NBuin realiza los trmites le#ales necesariosO El ?efe de $ompras c. N$mo se realiza el pa#oO <iro o transferencia bancaria 2'. NSe verifican las entre#as en el almacn para constatarO a. $antidades 4ue ampara el pedido de comprasO S* H7

b. $alidad de los art)culos cotizadosO S* c. 5reciosO S* H7 H7

:escriba brevemente el procedimientoA 8odo material debe traer la orden de compra y certificado de anlisis, #arant)a de calidad le ad&unta el reporte de aceptacin o rechazo, compras verifica el precio y lue#o entre#a a contabilidad. ,!. NSe cuenta con al#%n procedimiento para controlar las entre#as parciales a cuenta de un pedidoO S* H7

,". NSe elaboran en forma consistentes las modificaciones al pedidoO S* H7

, . NBu documentos se remiten a la <erencia @inanciera para el trmite de pa#o a proveedoresO compra La factura del producto, el reporte de aprobado y la orden de autorizada y el in#reso a bode#a.
32

,>. N$on 4u periodicidad se env)anO 8an pronto el material es aprobado por <arant)a de $alidad ,2. NLa direccin de recursos materiales re4uiere de las facturas de los proveedoresO Solamente $ompras ,,. N$ul es el procedimiento en el caso de 4ue las entre#as sean directas a las reas y no al almacnO 8odo entra al almacn ,J. NSe elabora oportunamente la informacin administrativa necesaria para la toma de decisionesO Ho siempre ,/. N8iene acceso a ella el personal autorizado de la unidad de ad4uisicionesO La mayor parte del tiempo 5-7IEE:7-ES

A-d"t+$" Inte($ # L ,+$ t+$"+ # C #"d d, S. A. C-est"+n $"+ A$e P$+'eed+$es Ene$+;4-n"+ <=:<

PT E : Elaborado por L@55 @echa "/M!,M" -evisado por 006< @echa "'M!,M"

". NSe cuenta con un procedimiento para el re#istro y control de las cuentas por pa#ar a proveedoresO S* H7

:escriba brevemente el procedimientoA 8odos los materiales ya in#resados al almacn se in#resan en la base de datos de cuadro de cobranzas y despus se descar#an de la base de datos los 4ue ya se pa#aron. . N$ul es el trmite de recepcin y revisin de facturasO El departamento de $ontabilidad revisa antes de contabilizar y pa#ar. >. N$ul es el rea responsable de elloO
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$ontabilidad y 8esorer)a 2. NFay mtodos establecidos para controlar las facturas recibidasO S* :escr)balos brevementeA Sistema de contrasea con talonarios numerados y personas responsables de su mane&o ,. NE1iste un procedimiento de revisin previo al pa#oO En caso afirmativo, NBu rea lo realizaO un informe de $alidad. Se revisa 4ue toda factura ten#a una orden de compra autorizada, de recepcin de bode#a, un aprobado de <arant)a H7

J. NBu documentos sirven para verificar 4ue los bienes o servicios fueron recibidosO El informe de recepcin de 6ode#a y el aprobado de <arant)a de $alidad /. N$mo se controlan estos documentosO $ompras los inte#ra antes del trmite del pa#o de la factura. (. NSe re#istra contablemente la documentacin para los compromisos contra)dos con proveedoresO S* H7

'. NEstos compromisos estn considerados en el presupuesto autorizado y clasificados correctamenteO S* H7

"!. NBu rea controla los pasivosO <erencia @inanciera "". NBuin es el responsableO $ontabilidad " . NSe mantienen debidamente inte#rados y depurados los saldos de la cuenta de proveedoresO Ho del todo
34

">. NSe preparan mensualmente anlisis por anti#Sedad de saldos de la cuenta de proveedoresO S* H7

"2. NSe efect%an ar4ueos peridicos, de la documentacin pendiente de pa#oO S* H7

",. NSi se efect%an ar4ueos peridicos, stos se concilian con los re#istros contablesO S* H7

"J. NLos anticipos a proveedores se realizan por conceptos e1presamente autorizadosO

S*

H7

"/. NE1iste una calendarizacin adecuada para el pa#o de compromisos con proveedoresO S* H7

"(. NSe tienen en cuenta los descuentos por pronto pa#oO S* H7

"'. NA la fecha se tienen compromisos deven#ados no pa#ados de e&ercicios anterioresO S* H7

!. NEstn debidamente contabilizadosO S* H7

". NE1isten pa#os a proveedores 4ue no contaron con presupuesto disponibleO S* H7

. NE1isten pa#os pendientes a proveedores 4ue no cuentan con presupuesto disponibleO S* H7

35

>. NSe verifica 4ue la documentacin para pa#o a proveedores cuente con la autorizacin respectiva, y 4ue re%na los re4uisitos le#ales, fiscales y sealen la aplicacin contable presupuestal a re#istrarO S* H7

2. NE1iste el re#istro de firmas ante las instituciones de crdito de las personas autorizadas para e1pedir che4uesO S* H7

,. NSe tiene establecido l)mite en importes para firma de los che4ues para los directivos responsablesO Ho hay l)mites J. *ndi4ue cules son. Ho hay l)mites /. NEn la pliza de e#resos se re#istra el asiento contable correspondienteO S* H7

(. NSe tiene establecido la pol)tica de no firmar che4ues en blanco o al portadorO S* H7

'. N:escriba brevemente el procedimiento para recabar la autorizacin y firmas en los che4uesO El departamento de 8esorer)a es el responsable de la elaboracin y obtener las firmas de los che4ues como de la entre#a de los mismos. >!. NSe tiene establecido un procedimiento, lu#ar y horario personal para efectuar el pa#oO S* :escr)balo brevementeA 8esorer)a entre#a los che4ues con un listado a una entidad bancaria la cual los entre#a a los proveedores una vez a la semana. >". NSe usan m4uinas protectoras de che4uesO S* H7
36

H7

> . NSe cancelan los comprobantes pa#adosO S* H7

:escriba brevemente el procedimientoA Al momento de efectuar la entre#a de los mismos. >>. NSe deduce responsabilidades por pa#os indebidosO S* H7

>2. NBu tiempo se tiene establecido para 4ue los che4ues permanezcan en ca&aO Seis meses >,. :escriba el procedimiento de cancelacin de che4ues vencidosA $ada seis meses 8esorer)a anula los che4ues y devuelve a $ontabilidad los soportes y facturas para su adecuado re#istro contable nuevamente.

A-d"t+$" Inte($ # L ,+$ t+$"+ # C #"d d, S. A. C-est"+n $"+ A$e P$+d-cc"&n Ene$+;4-n"+ <=:<

PT F Elaborado por -evisado por

: L@55 @echa "/M!,M" 006< @echa "'M!,M"

". NSe planea la produccin con tiempo suficiente para ase#urar la disponibilidad de los materiales y mano de obraO S* H7

. N$mo se planea y controla la produccinO A partir de un 5ronstico de 0ercadeo se #enera un 5lan de 5roduccin. El <erente de 5lanta traslada el 5lan en forma de 5ro#rama Semanal al <erente de 5roduccin y al ?efe de <arant)a de $alidad. El <erente de 5roduccin hace la funcin de $ontrol. >. NSe lleva un control presupuestal de la produccin y est debidamente coordinado con los de venta yMo finanzasO Se lleva control de meses a mano y nivel de servicio
37

2. NBu tipo de pro#ramacin se lleva a caboO 5ro#rama 5lan Anual de 5roduccin con desplazamiento cada dos meses y Semanal con asi#nacin de recursos.

,. NSe establecen pro#ramas de produccin 4ue incluya datos relativos aO a. EstndaresO S* b. IolumenO S* c. $alidadO Solo hay un standard d. 8iemposO S* e. $ostosO S* f. 7trosO H7 J. NEl pro#rama de produccin se elabora en funcin de pronsticos de venta, del presupuesto de ventas o del pro#rama de mercadotecniaO 5resupuesto de Ientas /. N$ules son las reas 4ue participan en la elaboracin de los pro#ramas de produccinO El <erente de 5lanta (. N$ules son los niveles &err4uicos 4ue intervienen en la elaboracin de los pro#ramas de produccinO <erencia de 5lanta '. NBuines conocen los pro#ramas de produccin 4ue se elaboranO <erente de 5roduccin, ?efe de Empa4ue, Encar#ado de <enerar re4uerimientos y documentacin, <arant)a de $alidad, $ompras Cen forma de e1plosin de materialesD, 6ode#a de 0ateriales Cen forma de plan de re4uerimientosD "!. NSe cuenta con informacin histrica de periodos de produccin anteriores para hacer ms precisa la planeacinO S* H7

"". NBuines conocen las estad)sticas o informacin histrica de produccinO <erencia de 5lanta
38

" . N$mo se elabora el presupuesto de produccinO Fistrico y actualizacin de costos varios. 8ambin se inte#ra el pro#rama de mantenimiento preventivo y las inversiones en reparaciones mayores. ">. N$on 4u periodicidad se elaboraO Anualmente "2. NLos pro#ramas presupustales para inversin en e4uipo, inmuebles, almacenes o plantas se formulan con base en pol)ticas de modernizacin, competitividad, nuevos proyectos, nuevas necesidades del mercado y financierasO $apacidad *nstalada, reduccin de costos CmodernizacinD, nuevas formas de producto. ",. NSe tiene un rea 4ue se dedi4ue e1clusivamente a la planeacin de la produccinO <erencia de 5lanta "J. N$mo se desarrolla la funcin de planeacin en la produccinO Se revisan las diferencias entre pronsticos y venta real, se revisa el nivel de inventario de todos los productos, se revisa el in#reso de los materiales de produccin, se ordenan los productos por prioridad, se revisa el status del producto en proceso y se #enera un plan. "/. NSe toman en cuenta los informes de control de produccin para tomar medidas correctivas o adecuaciones en la planeacin peridicaO S* H7

"(. NBuin elabora la pro#ramacin de los sistemas de produccinO <erencia de 5lanta "'. N$mo se mantiene la empresa actualizada respecto de los avances tecnol#icos relacionados con la actividadO -evistas especializadas !. NE1isten en la empresa estndares de produccinO S* H7

". NSon desarrollados con base en los estndares de otras empresasO

39

S*

H7

. NEstos estndares son para todos los procesos y todos los productosO S* H7

>. NE1isten estndares de control de calidadO *ndi4ue cules @armacopeas ESA o europea 2. N8iene puntos de control de calidad formalmente establecidosO S* H7

,. NSe cuenta con un rea 4ue verifi4ue la aplicacin de los estndares de produccinO S* H7

J. NBu rea se encar#a de las medidas correctivasO <erencia de 5lanta y <erencia de 5roduccin. /. N$mo se controla la distribucin de materiales comprados para las reas productivasO 8odo material tiene asi#nada una orden de produccin. (. N$ul es la estructura de los horarios y &ornadas de traba&oO :e /A>! a "JA>! y con horas e1tra hasta las "(A>!. Se traba&a tambin en horas e1tra los sbados '. NSe les ensea a los nuevos obreros en las reas donde traba&arnO S* H7

>!. NSe averi#uan las causas de por 4u los traba&adores no alcanzan cierta norma de desempeoO S* H7

>". NLas condiciones y ambiente de traba&o son adecuadas en cuanto aA a. *luminacin suficiente y uniformeO si b. Limpieza, ventilacinO si c. Hivel de ruidoO si d. 5olvoO no > . NE1iste e4uipo de proteccin personalO
40

S*

H7

>>. NSe cuenta con e4uipo contra incendioO S* H7

>2. NEst preparado el personal para una emer#enciaO S* H7

>,. NEn 4u condiciones se encuentran los e4uipos de emer#enciaO 6uen estado >J. NBu sistemas de salarios tienen establecidosO 5iramidal con a&ustes por anti#Sedad y competitividad >/. NBu sistemas de costos utilizanO Standard A-d"t+$" Inte($ # L ,+$ t+$"+ # C #"d d, S. A. C-est"+n $"+ 6$e P$+d-cc"&n2 In(en"e$8 Ind-st$" # Ene$+;4-n"+ <=:< PT G Elaborado por -evisado por : @echa "/M!,M"

L@55

006< @echa "'M!,M"

". NSe cuenta con manuales e instructivos de operacin para la utilizacin de ma4uinaria y e4uipoO S* H7

. N$ul es el porcenta&e de utilizacin real, con respecto a la capacidad potencial de ma4uinaria y e4uipoO '/K para la mayor parte de los e4uipos >. Si el porcenta&e es ba&o, N$ules razones &ustifican tal aprovechamientoO 2. NSe hacen estudios de mtodos de produccinO Ho actualmente ,. NSe utilizan dia#ramas de anlisis del proceso y dia#ramas de recorridos para el estudio de mtodosO Ho actualmente J. NLa colocacin de e4uipo y ma4uinaria, NEs ptima y funcionalO
41

S*

H7

/. NSe utiliza plantilla para el estudio de la mayor disposicin de e4uipo y ma4uinariaO S* H7

(. NSe realizan estudios de tiempos y movimientosO Ho actualmente '. N$on 4u periodicidad se revisan para su actualizacinO $ada tres o cuatro aos "!. NSe realizan dia#ramas de hilos para el estudio de movimientosO S* H7

"". NBu me&oras se han introducido en el %ltimo ao 4ue han permitido eliminar operaciones o tareas innecesariasO Eti4uetadora automtica, t%nel para termoenco#ible " . NSe analizan las causas de las fallas de operacinO S* H7

">. NSe llevan a cabo las medidas correctivas de una vez analizadas dichas fallasO S* H7

"2. NEs eficaz el sistema de trfico internoO S* H7

",. NSe efect%an estudios para el mane&o de materialesO S* H7

"J. NBu e4uipos se utilizan para mane&ar materialesO 5ortapaletas y tro4uets "/. NBu mtodo de recuperacin se si#ue para disponer de los materiales yMo art)culos defectuososO Se realizan de acuerdo al procedimiento de reprocesos "(. N$mo se controlan las mermas yMo desperdiciosO
42

Se investi#an las desviaciones de acuerdo a 6uenas 5rcticas de 0anufactura "'. NBu porcenta&e representa de la produccin terminada las mermas yMo desperdiciosO :e > a ,K !. NBu departamento es el encar#ado de esa recuperacinO Esa merma no es recuperable ". N$mo se mane&an los art)culos obsoletos o sobrantesO Se planifica un plan de desalo&o de bode#a con la <erencia $orporativa

A-d"t+$" Inte($ # L ,+$ t+$"+ # C #"d d, S. A. 9 ## %(+s * Rec+!end c"+nes . $ Me5+$ $ # P$+d-ct"'"d d de# L ,+$ t+$"+ L C #"d d, S. A. Ene$+;4-n"+ <=:<

PT 9 : Elaborado por L@55 @echa "/M!,M" -evisado por 006< @echa "'M!,M"

Los resultados de la evaluacin de la auditoria inte#ral de la productividad del Laboratorio La $alidad, S. A. a travs del anlisis de los cuestionarios y entrevista con el personal de las reas su&etas a esta evaluacin y de los )ndices e indicadores de productividad son los si#uientesA 9 ## %(+s ". :el 5ersonalA
a) 5ractican un e1amen mdico #eneral al personal 4ue labora en

las reas de 5roduccin y <arant)a de $alidad.

b) La capacitacin es bsicamente sobre el traba&o a realizar no

tiene pol)tica de contratar con anticipacin, sobre todo en los puestos de mucha especializacin, se debe de establecer esta pol)tica.
c) Se debe implementar los mtodos de anlisis y evaluacin de

puestos.
d) Establecer un pro#rama sobre capacitacin e1terna en estas

reas.
43

eD Establecer la pol)tica de rotacin de puestos. fD Elaborar los manuales de or#anizacin.

g) :isear e implementar pro#ramas de capacitacin, motivacin y

desarrollo de personal.
h) Es necesario perfeccionar el sistema de reclutamiento y seleccin

de personal. . -ecursos 0aterialesA aD *nformar si sus e4uipos estn ase#urados o no.

b) Establecer pro#ramas para la ubicacin de toda la capacidad

instalada.
c) Elaborar un pro#rama de renovacin y cambio de e4uipo, sobre

todo por el nivel de especializacin.

d) Analizar la ad4uisicin de e4uipo para cumplir con el desarrollo de

la productividad del laboratorio. eD Ad4uirir el e4uipo adecuado para emer#encias. fD Es necesario elaborar un pro#rama institucional de ad4uisiciones.
g) :isear los controles faltantes y me&orar los ya e1istentes en los

proyectos de ad4uisicin y cumplir con la normatividad en todos los concursos y compras.

h) Se re4uiere contratar personal con e1periencia para 4ue traba&e

en esta rea y cumpla con eficiencia su funcin.

>. 0antenimientoA aD Elaborar contratos de mantenimiento

b) Ad4uirir stocTs de repuestos para e4uipos 4ue no se encuentran

en plaza cD 0antener control estad)stico de las reparaciones de e4uipo. 2. Ad4uisiciones aD Elaborar manual de procedimiento para las compras.
44

bD Establecer pol)ticas para la ad4uisicin de la ma4uinaria y e4uipo.

c) 0antener listado actualizado y con todas sus referencias de sus

proveedores
d) Evitar las compras de ur#encias perdiendo oportunidad de

me&ores condiciones comerciales y de calidad.

e) Establecer un procedimiento espec)fico de control sobre la

papeler)a utilizada en los procesos de compra.

f) Establecer una pol)tica clara en el mane&o de presupuestos para

la compra de activos. #D Establecer el mecanismo de control para los pa#os anticipados. hD Elaborar procedimiento para el control de las entre#as parciales.
i) La informacin administrativa, no est accesible la mayor parte

del tiempo. ,. 5roveedoresA aD Los saldos de las cuentas de los proveedores deben de mantenerse actualizados.
b) Elaborar los procedimientos para el mane&o y control de los

proveedores y 4ue sean su&etos a aspectos de auditor)a interna.

c) Elaborar el manual para procedimientos y reas de

responsabilidad. J. 5roduccin
a) Ho e1iste una adecuada coordinacin entre las reas de

5roduccin y 0ercadeo para la planificacin y lo#)stica.

b) Ho hay una revisin peridica de revisin del presupuesto de

produccin, %nicamente una vez al ao.

c) Ho hay pro#rama de informacin tecnol#ica 4ue manten#a

actualizado al laboratorio.
d) Ho se utiliza estndares comparativos de la *ndustria

@armacuticas. eD Ho hay sistema de medicin del rendimiento del personal. fD Los lu#ares de traba&o se ven e1puestos al polvo. /. *n#enier)a *ndustrial
45

aD @altan estudios de mtodos de produccin

b) Ho hay dia#ramas de anlisis de proceso y dia#ramas de

recorridos para el estudio de mtodos. cD Ho hay estudios para el mane&o de los materiales dD Ho hay estudios de tiempos y movimientos. eD Ho hay control de mermas yMo desperdicios (. -ecomendacionesA
a) *mplementar la realizacin de e1menes mdicos a todo el

personal 4ue interviene directamente en los procesos de fabricacin y #arant)a de calidad.

b) Elaborar planes de capacitacin al personal del rea de

produccin y #arant)a de la calidad, tanto interna como e1terna, as) como un sistema de informacin 4ue les manten#a actualizados con los avances y la tecnolo#)a.
c) Establecer pol)ticas y procedimientos con sus respectivos

manuales.
d) *mplementar pro#ramas de motivacin al personal para me&orar

los procesos de produccin y productividad.

e) Establecer indicadores de productividad y estndares de

produccin.
f) -ealizar un anlisis de e4uipo con 4ue se cuenta, para establecer

un plan de inversin de e4uipo 4ue contribuya al me&oramiento de la productividad y el desarrollo de nuevas formas farmacuticas.
g) Establecer niveles de responsabilidad en cuanto al mane&o del

e4uipo para 4ue el <erente de 5lanta vele por4ue su e4uipo este ase#urado, contar con planes de mantenimiento y sistemas de contin#encia en caso de falta de respuestas.
h) Establecer la coordinacin y responsabilidad entre las reas de

produccin y 0ercadeo con relacin a los pronsticos de venta y la planificacin de produccin iD Entrar en un pro#rama de calificacin como *S7 '!!".

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In0+$!e de 9 ## %(+s * Rec+!end c"+nes de # A-d"t+$" Inte($ # $e #"% d # )$e de P$+d-cc"&n * s-s N"'e#es de P$+d-ct"'"d d en #+s >+s <=:= * <=:< de# L ,+$ t+$"+ L C #"d d, S. A. *n#eniero ?uan @ranco 5residente del $onse&o de Administracin Laboratorio La $alidad, S. A. Femos realizado la Auditor)a *nte#ral al rea de produccin y sus niveles de productividad en los aos !"! y !"". As) como un detalle de los hallaz#os encontrados y las recomendaciones 4ue su#erimos implementar para me&orar sus niveles de productividad al rea de produccin. -esponsabilidad de la Administracin La administracin del Laboratorio La $alidad, S. A., es responsable de proporcionar toda la informacin necesaria para realizar los procedimientos en las pruebas de evaluacin, as) como poner a disposicin al personal tcnico y profesional, para realizar las entrevistas y cuestionarios, le dar se#uimiento a las recomendaciones 4ue su#ieran el #rupo de evaluadores, as) como realizar las reuniones necesarias para ampliar la informacin o las pruebas obtenidas. -esponsabilidad del Auditor Huestra responsabilidad es medir el nivel de productividad alcanzado en el ao !"! y su comparacin con el ao !"" en el rea de produccin y establecer sus indicadores, comparar los dos aos y proponer las medidas necesarias para elevar su nivel de productividad, si fuere necesario, as) como evaluar los procesos o departamentos operativos relacionados con el rea de produccin a travs de entrevistas y cuestionarios, para su#erir las recomendaciones necesarias, basado en los hallaz#os encontrados.

9 ## %(+s enc+nt$ d+s

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Estructura 7r#anizacionalA Es necesario reestructurarla para 4ue pueda cumplir con los ob&etivos previstos. 0anuales de 7r#anizacinA Los manuales se encuentran desactualizados, y deben implementarse en los departamentos operativos. Sistemas y 5rocedimientosA Es necesario disear un sistema inte#ral de informacin interna, 4ue vinculada una red de sistemas y procedimientos ha#a ms eficaz la operacin del con Laboratorio. Administracin del -ecurso FumanoA Eno de los problemas mayores es la alta rotacin del personal tcnico calificado. Es necesario disear e implementar acciones tendientes a optimizar la administracin del personal, entre ellas estnA 5ro#rama de capacitacin 0anual con la descripcin y perfiles de puestos 0todos y tcnicas de seleccin y contratacin del personal

El diseo de parmetros e indicadores para evaluar el rendimiento del personal.

C-est"+n $"+s2 Los resultados de la evaluacin de la auditoria inte#ral de la productividad del Laboratorio La $alidad, S. A. a travs del anlisis de los cuestionarios y entrevista con el personal de las reas su&etas a esta evaluacin, son los si#uientesA ". 5ersonalA aD 5ractican un e1amen mdico #eneral al personal 4ue labora en las reas de 5roduccin y <arant)a de $alidad. bD La capacitacin es bsicamente sobre el traba&o a realizar no tiene pol)tica de contratar con anticipacin, sobre todo en los
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puestos de mucha especializacin, se debe de establecer esta pol)tica.

c) Se debe implementar los mtodos de anlisis y evaluacin de

puestos.

d) Establecer un pro#rama sobre capacitacin e1terna en estas

reas. eD Establecer la pol)tica de rotacin de puestos. fD Elaborar los manuales de or#anizacin.

g) :isear e implementar pro#ramas de capacitacin, motivacin y

desarrollo de personal.
h) Es necesario perfeccionar el sistema de reclutamiento y seleccin

de personal. . -ecursos 0aterialesA aD *nformar si sus e4uipos estn ase#urados o no .

b) Establecer pro#ramas para la ubicacin de toda la capacidad

instalada.
c) Elaborar un pro#rama de renovacin y cambio de e4uipo, sobre

todo por el nivel de especializacin.

d) Analizar la ad4uisicin de e4uipo para cumplir con el desarrollo de

la productividad del laboratorio. eD Ad4uirir el e4uipo adecuado para emer#encias. fD Es necesario elaborar un pro#rama institucional de ad4uisiciones.
g) :isear los controles faltantes y me&orar los ya e1istentes en los

proyectos de ad4uisicin y cumplir con la normatividad en todos los concursos y compras.

h) Se re4uiere contratar personal con e1periencia para 4ue traba&e

en esta rea y cumpla con eficiencia su funcin. >. 0antenimientoA aD Elaborar contratos de mantenimiento
b) Ad4uirir stocTs de repuestos para e4uipos 4ue no se encuentran

en plaza
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cD 0antener control estad)stico de las reparaciones de e4uipo. 2. Ad4uisiciones aD Elaborar manual de procedimiento para las compras. bD Establecer pol)ticas para la ad4uisicin de la ma4uinaria y e4uipo.
c) 0antener listado actualizado y con todas sus referencias de sus

proveedores
d) Evitar las compras de ur#encias perdiendo oportunidad de

me&ores condiciones comerciales y de calidad.

e) Establecer un procedimiento espec)fico de control sobre la

papeler)a utilizada en los procesos de compra. fD Establecer una pol)tica clara en el mane&o de presupuestos parala compra de activos. #D Establecer el mecanismo de control para los pa#os anticipados. hD Elaborar procedimiento para el control de las entre#as parciales.
i) La informacin administrativa, no est accesible la mayor parte

del tiempo. ,. 5roveedoresA

a) Los saldos de las cuentas de los proveedores deben de

mantenerse actualizados.
b) Elaborar los procedimientos para el mane&o y control de los

proveedores y 4ue sean su&etos a aspectos de auditor)a interna.

c) Elaborar el manual para procedimientos y reas de

responsabilidad. J. 5roduccin
a) Ho e1iste una adecuada coordinacin entre las reas de

5roduccin y 0ercadeo para la planificacin y lo#)stica.

b) Ho hay una revisin peridica de revisin del presupuesto de

produccin, %nicamente una vez al ao.

c) Ho hay pro#rama de informacin tecnol#ica 4ue manten#a

actualizado al laboratorio.
d) Ho se utiliza estndares comparativos de la *ndustria

@armacuticas.
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eD Ho hay sistema de medicin del rendimiento del personal. fD Los lu#ares de traba&o se ven e1puestos al polvo. /. *n#enier)a *ndustrial aD @altan estudios de mtodos de produccin
b) Ho hay dia#ramas de anlisis de proceso y dia#ramas de

recorridos para el estudio de mtodos. cD Ho hay estudios para el mane&o de los materiales dD Ho hay estudios de tiempos y movimientos. eD Ho hay control de mermas yMo desperdicios Rec+!end c"+nes
a) *mplementar la realizacin de e1menes mdicos a todo el personal 4ue

interviene directamente en los procesos de fabricacin y #arant)a de calidad.

b) Elaborar planes de capacitacin al personal del rea de produccin y

#arant)a de la calidad, tanto interna como e1terna, as) como un sistema de informacin 4ue les manten#a actualizados con los avances y la tecnolo#)a.
c) Establecer pol)ticas y procedimientos con sus respectivos manuales. d) *mplementar pro#ramas de motivacin al personal para me&orar los

procesos de produccin y productividad.

e) Establecer indicadores de productividad y estndares de produccin. f) -ealizar un anlisis de e4uipo con 4ue se cuenta, para establecer un

plan de inversin de e4uipo 4ue contribuya al me&oramiento de la productividad y el desarrollo de nuevas formas farmacuticas.
g) Establecer niveles de responsabilidad en cuanto al mane&o del e4uipo

para 4ue el <erente de 5lanta vele por4ue su e4uipo est ase#urado, contar con planes de mantenimiento y sistemas de contin#encia en caso de falta de respuestas.
h) Establecer la coordinacin y responsabilidad entre las reas de

produccin y 0ercadeo con relacin a los pronsticos de venta y la planificacin de produccin iD Entrar en un pro#rama de calificacin como *S7 '!!".
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El incremento en su nivel de a#otados se debi a 4ue la mezcla de las ventas de los productos fue diferente a la planificada en sus pronsticos de ventas 4ue son la base para la compra y produccin. El Laboratorio se encuentra en proceso de revisin de estos estimados de acuerdo a los cambios 4ue se han dado en el mercado. El nivel de inventarios creci debido al no cumplimiento de los ob&etivos presupuestados de ventas. Se encuentran en la revisin de estos e1cedentes para la planificacin de actividades promocinales. $onsideramos 4ue la evidencia 4ue hemos obtenido es suficiente y apropiada para proporcionar una base para nuestro informe de hallaz#os y recomendaciones y 4ue stas representan los aspectos ms importantes del rea de produccin.

Atentamente Lic. 5edro 5ablo $ontreras A4uino $5A cole#iado Ho. '''''

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