CONOZCA OTROS TIPOS DE REUNIONES

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CONOZCA OTROS TIPOS DE REUNIONES Existen reuniones normales de negocios, del tipo que probablemente usted deber organizar. Pero por supuesto que existen variaciones al respecto y usted debera conocer las formas ms comunes. Excepciones a la regla. Estas excepciones se definen por el tamao de las reuniones. Reuniones con una persona. Son reuniones con sus subordinados directos, donde les da feedback difcil o conversan sobre el aumento del prximo ao. Y a veces debern despedir a alguien. Aunque pueden ser las reuniones ms difciles, la nica forma de hacerlas honorablemente es cara a cara. Ha escuchado historias de gente que fue despedida con un mensaje de voz o por un email? Sus jefes quedaron mal, perdieron confianza y se merecen el mismo tratamiento. Grandes reuniones corporativas. En el otro extremo estn las juntas de accionistas, en las que el CEO reporta el estado de la empresa, con un gran nmero de accionista sentados en un auditorio. En realidad esto es un show, no una reunin. Es entretenimiento, sometido a todas las reglas del teatro. Si se ve atrapado dirigiendo una de estas asambleas, pida ayuda profesional. Son muy pocas las cosas buenas que pueden pasar en estas reuniones, y muchas las malas, ya que la gente slo recuerda lo negativo y no se dan cuentan cuando todo funciona sin problemas. RECUERDE EL PROPSITO En resumen, recuerde que el propsito impulsa la reunin. En una reunin de resolucin de problemas, los asistentes definen primero el problema y luego idean soluciones. Los participantes en este tipo de reuniones deben poder reconocer el problema y tener tambin la energa y experticia para corregirlo. En una reunin de toma de decisiones, el grupo selecciona una solucin que debe implementarse. Para tener xito, el grupo debe ponerse de acuerdo al inicio de la reunin respecto de cmo se tomarn las decisiones: se tomarn por consenso, por mayora o solamente por una persona o un grupo pequeo? Todas las dems reuniones son de tipo informativo. Intente cancelar todas las que pueda porque la mayora es una prdida de tiempo. Enve un e-mail y solamente organice estas reuniones cuando necesite sentir la energa que le dan todos esos cuerpos en una sola sala. PASOS PARA DIRIGIR UNA REUNIN DE RESOLUCIN DE PROBLEMAS 1. 2. 3. 4. 5. Descubra las percepciones que los participantes tienen sobre el problema. Logre un acuerdo sobre la definicin de problema. Analice desde cundo se present el problema y qu est pasando ahora. Determine lo que piensa el grupo sobre las causas de este problema. Destaque las consecuencias futuras del problema si no se resuelve.

6. Recoja varias alternativas para resolver el problema. Aclare las ventajas y desventajas de cada opcin. 7. Elija el mtodo ms eficaz para seleccionar una opcin. Considere los factores clave, como tiempo, recursos, finanzas, valores, y otros, implicados en la eleccin. 8. Obtenga un acuerdo total, o al menos un consenso, respecto de una opcin para resolver o manejar el problema.

QUINES DEBERAN ASISTIR? Invite solamente a quienes de verdad deben estar, aquellas personas que le permitirn alcanzar sus objetivos y le ofrecern una variedad de perspectivas sobre los temas. Considere a: Los tomadores clave de decisiones para los problemas involucrados. Los que tienen informacin y conocimientos sobre los temas. Los que estn comprometidos, los que se juegan algo, tienen un rol en los problemas. Los que para hacer su s trabajos necesitan conocer la informacin que usted debe transmitir. Todos los que debern implementar las decisiones tomadas.

CMO INVITARLOS? Cuando haya pensado en quines deben estar, invtelos personalmente. Asegrese de que sepan que usted los est citando y que usted dirigir la reunin. Infrmeles del propsito de la reunin. Disponga una hora para la reunin que convenga a todos los involucrados (lo que puede ser bastante difcil), e intente dar a cada persona un rol activo en la reunin. De este modo se asegurar su asistencia. A la gente de negocios se le paga por ser activa. Si tienen que estar demasiado tiempo pasivos en una reunin, se impacientan y aburren. ASIGNE ROLES Y RESPONSABILIDADES Al preparase para la reunin, asegrese de que cuenta con las personas para cubrir todos los roles y responsabilidades importantes. Una persona puede cumplir con varios roles durante una reunin, y si es su reunin, probablemente usted deber tomar el rol del lder y facilitador. Los roles esenciales son: Lder. Puede dirigir la reunin o no, pero debe aclarar su propsito, sus objetivos, lmites y el alcance de la autoridad. Asume la responsabilidad por el seguimiento. Facilitador. Gua al grupo a travs de las fases de discusin, resolucin de problemas y toma de decisiones en la reunin. Puede ser responsable de la logstica previa y posterior. Redactor. Registra los puntos, ideas y decisiones clave que resulten de la reunin. Tambin puede redactar las notas de la reunin (Advierta que no dije actas! Ms tarde hablaremos al respecto).

Colaborador. Participa activamente ofreciendo ideas y ayudando a mantener ordenada la discusin. Experto. Contribuye con su conocimiento experto sobre aspectos especficos que se le han solicitado. La contribucin del experto al equipo puede limitarse a entregar la informacin necesaria, salvo que sea un colaborador regular del equipo.
Nota: Defina cuidadosamente el papel del experto e infrmele antes de la reunin sobre el aporte que necesita. Comunquele en qu partes de la reunin no participar.

GUE EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES Independiente del tipo de proceso de tomas de decisiones que se utilice, existen ciertas pautas generales que le ayudarn a que sus reuniones para la toma de decisiones sean efectivas: Incluso en aquellas ocasiones en que se disponga de poco tiempo, anime a todos los participantes a expresar sus opiniones, de modo que sientan que su voz ha sido escuchada. Reformule cada una de las opiniones despus de que haya sido expresada. Comience el resumen con palabras como Lo que usted me dice es que Refleje la opinin expresada con la mayor exactitud posible, sin criticarla. Trate de encontrar la base para un entendimiento comn, mostrando los vnculos entre los diversos comentarios ofrecidos por los participantes. Cuando se haya tomado la decisin, establezca los cimientos para su implementacin. Al fijar pasos concretos de accin y responsabilidades, es probable que los participantes acepten la decisin que se ha tomado y el siguiente paso para su implementacin.

CMO DIRIGIR UNA REUNIN Recuerde que para dirigir las reuniones no se requiere ser un Premio Nobel de Ciencias. Siga estas pautas simples que le ayudarn a evitar algunos de los problemas ms frecuentes que convierten las reuniones en prdidas de tiempo, o incluso, en pesadillas: 1. Comience la reunin con autoridad. Empiece la reunin puntualmente. Presente los temas que se van a discutir. Fije o repase las reglas bsicas. 2. Dirija una reunin hbilmente. Atngase a la agenda. Asegrese de que todos los puntos de vista sean escuchados. Mantenga al grupo enfocado. Est consciente de usted mismo/a como lder.

3. Dele un cierre a la reunin. Resuma la reunin. Registre los puntos ms destacados de la reunin. Puede felicitarse. Lo logr!