Costos de Mantenimiento.

Es el precio pagado por concepto de las acciones realizadas para conservar o restaurar un bien o un producto a un estado especifico. Costos en el mantenimiento Para tomar decisiones basadas en la estructura de costos, y teniendo presente que para un administrador una de sus principales tareas ser minimizar los costos, entonces es importante conocer su componentes. Los costos, en general, se pueden agrupar en dos categoras: i) los costos que tienen relacin directa con las operaciones de mantenimiento, como ser: costos administrativos, de mano de obra, de materiales, de repuestos, de subcontratacin, de almacenamiento y costos de capital, y ii) costos por prdidas de produccin a causa de las fallas de los equipos, por disminucin de la tasa de produccin y prdidas por fallas en la calidad producto al mal funcionamiento de los equipos. Costo global del mantenimiento El costo global de mantenimiento es la suma de cuatro costos: Costo de las intervenciones (Ci) Costo de las fallas (Cf) Costo de almacenamiento (Ca) Costo de sobre-inversiones (Csi) Cg = Ci + Cf + Ca + Csi Costo de las intervenciones En el costo de las intervenciones (Ci) se incluyen los gastos relacionados con el mantenimiento preventivo y correctivo. No se incluyen costos de inversin ni de de actualizacin tecnolgica ya que estos son producto de proyectos especficos que van en relacin directa con el aumento de la produccin, por tanto deben estar considerados en el flujo financiero que evala la conveniencia de realizar ese proyecto. Tampoco se incluyen ajustes de los parmetros de produccin, reubicacin de los equipos, tareas de limpieza, etc. El costo de las intervenciones est compuesto principalmente por: mano de obra interna o externa, repuestos de bodega o comprados para la intervencin; material fungible ocupado en la intervencin. El costo de la mano de obra interna se calcula con el tiempo empleado en la intervencin multiplicado por el costo de HH especificando el tipo de mano de obra

ocupada. La mano de obra externa generalmente es un monto convenido con un contratista, valores que deberan estar estimados de ante mano por el encargado del mantenimiento. Los repuestos que estaban en bodega y son usados en la reparacin deben ser valorados al precio actual en el mercado y no al valor que ingresaron a bodega. Los comprados en el momento es el valor de factura. El material fungible sea especfico o general se costea conforme a la cantidad usada. La amortizacin de equipos de apoyo y herramientas de uso general se consideran en forma proporcional al tiempo de intervencin. Costo de fallas Estos costos corresponden a las prdidas del margen de utilidad debido a problemas directos del mantenimiento que hayan redundado en una reduccin en la tasa de de produccin de productos con la calidad deseada, costos por multas debido al dao ambiental, aumento del costo de la seguridad del personal por fallas en los dispositivos de seguridad, prdidas de negocios, prdidas de materias primas que no se pueden reciclar, aumento de los costos de explotacin, etc. Los problemas de mantenimiento ocurren por: mantenimiento preventivo mal definido, mantenimiento preventivo o correctivo mal ejecutado, uso de repuesto malos, inadecuados o de baja calidad, mantenimientos efectuados en plazos muy largos por falta de comunicacin entre departamentos o adquisicin de repuestos, falta de mtodos, procedimientos, planificacin o personal no calificado. Costo de almacenamiento En general este costo es alto en las empresas y es aqu donde existe espacio para implementar mejoras tendientes a bajar costos. El costo de almacenamiento representa los costos incurridos en financiar y manejar el inventario de piezas de recambio e insumos necesarios para la funcin mantenimiento, se incluyen: el inters financiero del capital inmovilizado por el inventario,

la mano de obra y la infraestructura computacional dedicada a la gestin y manejo del inventario, los costos de explotacin de edificios: energa, seguridad y mantenimiento, amortizacin de sistemas adjuntos: montacargas, tratamientos especiales, etc., costos en seguros, costos de obsolescencia.

Costo de sobre-inversiones En el diseo inicial de una planta, lo correcto es tomar la decisin de adquirir equipos que minimicen el costo global de mantenimiento durante su ciclo de vida. Ello implica en general que se compren equipos cuyas inversiones iniciales son mayores que las de otros que cumplen los mismos requerimientos pero cuyos costos de intervencin y almacenamiento asociados se estiman menores. A fin de incluir la sobre-inversin, se amortiza la diferencia sobre la vida del equipo. As es posible castigar en el costo global las inversiones extras requeridas para disminuir los dems componentes del costo. Curva de la baera La curva de la baera es un grfica que representa los fallos durante el perodo de vida til de un sistema o mquina. Se llama as porque tiene la forma una baera cortada a lo largo. Teora de fallas En ella se pueden apreciar tres etapas: * Fallos iniciales: esta etapa se caracteriza por tener una elevada tasa de fallos que desciende rpidamente con el tiempo. Estos fallos pueden deberse a diferentes razones como equipos defectuosos, instalaciones incorrectas, errores de diseo del equipo, desconocimiento del equipo por parte de los operarios o desconocimiento del procedimiento adecuado. * Fallos normales: etapa con una tasa de errores menor y constante. Los fallos no se producen debido a causas inherentes al equipo, sino por causas aleatorias externas. Estas causas pueden ser accidentes fortuitos, mala operacin, condiciones inadecuadas u otros. * Fallos de desgaste: etapa caracterizada por una tasa de errores rpidamente creciente. Los fallos se producen por desgaste natural del equipo debido al transcurso del tiempo. sta es una de doce formas que se han tipificado sobre los modos de fallas de equipos, sistemas y dispositivos

El Control de Costos de Mantenimiento El sector de mantenimiento en la planta o en la empresa puede ser considerado por algunos gerentes como un gasto, para otros como una inversin en la proteccin del equipo fsico, y para algunos como un seguro de produccin. La actitud del gerente pasar a sus empleados (sean mecnicos u operarios) afectando directamente en los resultados. La verdad es que es fcil recortar los gastos inmediatos de mantenimiento, ordenando el uso de aceites y repuestos baratos o solo rellenando una pieza donde se debera reemplazarla con una nueva, pero a lo largo, stas decisiones afectan la rentabilidad del equipo y posiblemente la produccin de la empresa. Es fcil encontrar aceites a $US 0.50 por litro ms barato que los mejores, pero cuales son los efectos: Segn la American Quality Lubricantes existen estudios estudios que demuestran la diferencia en reductores donde un aceite que es 25% mas caro reduce el 10% en consumo de energa, extiende cuatro veces el intervalo entre cambios, y reduce el 99% de desgaste. Quin puede justificar la compra del aceite barato? Los anlisis de aceite usado en motores de combustin interna demuestran que el aceite de ltima generacin, API grupo II, puede resistir el doble o triple de vida til con mucho menos desgaste por kilmetro. Quin quiere cambiar aceite y reparar motores con mayor frecuencia? Indices de Gestin de Costos Componente del Costo de Mantenimiento

Relacin entre el costo total del mantenimiento y el costo total de la produccin. El costo total de la produccin incluye los gastos directos e indirectos de ambas dependencias (operacin y mantenimiento), inclusive los respectivos lucros cesantes. Progreso en los Esfuerzos de Reduccin de Costos Relacin entre el trabajo en mantenimiento programado y el ndice anterior.

Este ndice indica la influencia de la mejora o empeoramiento de las actividades de mantenimiento bajo control con relacin al costo de mantenimiento por facturacin arriba indicado. Costo relativo con personal propio Relacin entre los gastos con mano de obra propia y el costo total de la rea de mantenimiento en el periodo considerado

Costo relativo con material Relacin entre los gastos con material y el costo total de la rea de mantenimiento en el periodo considerado

Costo de Mano de Obra Externa Relacin entre los gastos totales de mano de obra externa (contratacin eventual y/o gastos de mano de obra proporcional a los servicios de contratos permanentes) y la mano de obra total empleada en los servicios (propia y contratada), durante el perodo considerado. En el clculo de ese ndice pueden ser considerados todos los tipos de mano de obra contratada sea por servicios permanentes o eventuales. Costo de Mantenimiento con relacin a la Produccin Relacin entre el costo total de mantenimiento y la produccin total en el perodo.

Esta relacin es dimensional, toda vez que el denominador es expresado en unidades de produccin (ton, Kw, Km recorridos etc.) Costo de Capacitacin

Relacin entre el costo de entrenamiento del personal de mantenimiento y el costo total de mantenimiento. Este ndice representa los elementos de gastos de mantenimiento invertido en el desarrollo del personal a travs de entrenamientos internos y externos, pudiendo ser complementado con el ndice del costo de capacitacin "per-capita", o sea, el la inversin en capacitacin por la cantidad de personal entrenado Inmovilizado en Repuestos Relacin entre el capital inmovilizado en repuestos y el capital invertido en equipos

Se debe tener cuidado en el clculo de este ndice para considerar los repuestos especficos y parte de los no especficos utilizados en los equipos bajo la responsabilidad de la rea de mantenimiento, siendo pues un ndice que generalmente se torna difcil de calcular debido al establecimiento de esta proporcionalidad. Costo de Mantenimiento por Valor de Venta Relacin entre el costo total de mantenimiento acumulado de un determinado equipo y el valor de venda de ese equipo.

Costo Global Valor de reposicin menos la suma del Valor de Venda con el Costo Total de Mantenimiento de un determinado equipo. COMO REDUCIR LOS COSTOS DEL MANTENIMIENTO De acuerdo con su concepcin actual, Mantenimiento es preservar las funciones del equipo de una planta para los requerimientos de su actual contexto operacional. O sea que Mantenimiento no puede verse como una actividad separada de las Operaciones. Lejos de ser una actividad perifrica, un mal necesario, o un presupuesto de gasto, Mantenimiento debe constituirse en actividad primordial de maximizacin de la produccin, la administracin de los activos de la empresa, y sobre todo en un pilar de beneficios. Su actuacin debe dar valor agregado a su funcin, ser competitiva, y estar alineada con las metas de la empresa. El Mantenimiento est supeditado a Operaciones, en el sentido que el servicio al cliente se considera primordial. No por esto se debe considerar el Mantenimiento secundario, ya que la falta de mantenimiento repercute directamente en la calidad del servicio e incrementa injustificadamente los costos totales de la empresa. La

confiabilidad de la planta est directamente relacionada con el nivel de mantenimiento. A continuacin, presentamos algunas recomendaciones que pueden mejorar la actuacin del Mantenimiento. Desarrolle la funcin de Mantenimiento en forma costo eficaz, y mida su desempeo en base a los costos totales de la empresa y su efecto directo en las ganancias. Armonice y adopte medidas para que las labores de mantenimiento puedan realizarse con una afectacin mnima de las operaciones, aadiendo valor a esta actividad y cumpliendo con el objetivo trazado. Considere el uso de equipos o sistemas operativos crticos redundantes. Aunque sto implica una duplicacin de activos fijos, mantiene un alto nivel de confiabilidad del sistema. Planifique y reduzca los tiempos de mantenimiento, y por ende maximice la disponibilidad productiva de la planta. Analice con un sistema de programacin la ruta crtica del proyecto, identificando las tareas cuyos tiempos inciden directamente en el tiempo total del cierre programado. Busque con esta informacin, alternativas creativas que reduzcan el tiempo del cierre programado a su mnima expresin. Haga los trabajos de mantenimiento que consumen mucho tiempo, si es posible, fuera del cierre programado. Una forma sera contar con uno o varios equipos de repuesto, que permitan quitar y poner. Luego del cierre programado, provea el mantenimiento al equipo removido y tngalo preparado en caso de necesidad. Analice cada uno de los trabajos de mantenimiento para ver qu dificultades se confrontan. Si amerita, provea accesos adicionales, mejore las instalaciones para trabajar ms rpido y mejor, o para que puedan trabajar varias cuadrillas simultneamente, o para no requerir la utilizacin de gras o equipos pesados. Realice pre-inspecciones durante cierres parciales cortos o durante cierres no programados, y colecte informacin en cuanto a equipos o componentes levemente averiados que eventualmente requerirn mantenimiento o reemplazo. Use esta informacin para su ventaja, y planifique mejor los mantenimientos programados, de tal forma que las compras de refacciones y la apropiada asignacin de recursos se haga con la debida anticipacin, evitando demoras y posposiciones indeseables. Utilice las herramientas del Mantenimiento Predictivo, y est preparado para realizar reemplazos y mantenimientos menores durante cualquier cierre no programado, evitando de esta manera fallas imprevistas que pueden resultar costosas y parar la produccin en el momento menos adecuado. Tmese un tiempo crtico para pensar y analizar, para planificar mejoras, y para trabajar mejor. En lugar de hacer hacer hacer, considere observar - pensar analizar hacer mejor. En la bsqueda de soluciones permanentes a problemas eternos, analice la causa raz, investigue los modos probables de falla, redisee e implemente mejoras para evitar esos modos de falla. De ser necesario redisee el

componente, el conjunto de componentes, el sistema, o el proceso con problemas y encuentre una solucin permanente. Al prevenir fallas, el objetivo es no hacer en lugar de hacer, y as ir reduciendo los requerimientos y costos de mantenimiento. Investigue continuamente nuevas alternativas que eliminen totalmente la necesidad de proveer mantenimientos que estn resultando sumamente costosos, tediosos, o imposibles. En el Proceso de Mejoramiento Continuo analice y elimine las actividades que no generan valor al mantenimiento, tales como papeleo, burocracia, firmas, conteo, movimiento, transporte, espera, almacenaje, revisin, traspaso, inventario, seguridad, reprocesos, desechos, recompras, y otros. Se elimina lo innecesario y se clasifica lo necesario. Reoriente la empresa hacia los clientes. Buque eficiencia en costos, en forma rpida y flexible, mejorando continuamente. Insista en que las nuevas adquisiciones y modificaciones a sistemas existentes se diseen para que no se requieran precauciones especiales o difciles de seguridad, o de prevencin de la contaminacin ambiental, etc, lo cual representa costos operativos. Tenga presente los costos obvios como son, lucro cesante, prdida de productividad, mermas a la calidad del servicio, y accidentes. Pero tambin considere otros costos ocultos como daos al medio ambiente, multas, perjuicios a la imagen de la empresa, y prdida de la clientela leal. Tenga como meta el Mantenimiento adecuado en forma eficiente, buscando constantemente formas creativas de reducir tiempo, esfuerzo, y costos en las labores de mantenimiento y de minimizar el impacto en el proceso productivo. Para encontrar mejores maneras de hacer las cosas que ya se hacen bien, se requiere aceptar que existe la posibilidad de mejorar. Esto implica una actitud proactiva y requiere el aporte del personal ntimamente involucrado y comprometido con el mantenimiento. Luego de cada mantenimiento programado, realice una reunin de autocrtica para examinar qu cosas se pudieron haber hecho mejor y tome muy en cuenta las recomendaciones que se generen en futuros mantenimientos. Planifique y disee con la funcin y el proceso del mantenimiento en mente, procurando mejorar la mantenibilidad. Disee para que los componentes de mayor desgaste sean fcilmente reemplazables, sin uso de equipo especial, en tiempos mnimos, con menos personal, a un menor costo etc. Provea buen acceso a los componentes y facilite su eventual remocin o mantenimiento. Enfquese en la solucin del problema, buscando la mejora total. Programe el reemplazo de los equipos crticos que no tienen piezas de repuesto, y aquellos componentes de dichos equipos que han completado su vida til esperada.

En los casos no crticos, contine utilizndolos hasta que fallen, siempre y cuando una falla del componente no ocasione daos, sea fcilmente reemplazable, y no afecte las operaciones. Revise cuidadosamente los procedimientos de compra de equipos crticos. No se decida siempre por el precio ms bajo, sin tener en cuenta la calidad, ya que esto puede costarle mucho ms al final. Tome en cuenta el costo operativo ms bajo durante un perodo a largo plazo (life cycle costing). Realice sus evaluaciones en base a costos totales. Al momento de realizar compras, mantenga la uniformidad de los equipos y componentes. Esto facilita el mantenimiento y permite reducir los requerimientos de capacitacin del personal de mantenimiento y las cantidades de repuestos en bodega, reduciendo considerablemente los costos de almacenaje e inventario. Cuando sea posible, emplee materiales y equipos ms duraderos o con valor agregado, teniendo siempre presente el factor econmico, y la rentabilidad de la inversin. Justifique toda inversin adicional en base a la reduccin en costos de mantenimiento y una mayor confiabilidad o disponibilidad del equipo de produccin. El Producto Correcto para cada Aplicacin A continuacin la experiencia de un promotor de la American Quality Lubricantes El mes pasado, el dueo de una empresa de desmonte me explic que los operadores y mecnicos son tan descuidados que no vale la pena poner buenos aceites, igual van a estropear sus orugas, por eso pone aceite de motor en todo para que no se equivoquen. Aunque creemos que la educacin es una buena parte del programa de reduccin de costos en mantenimiento, el aceite correcto para la transmisin de las orugas tiene un coeficiente de friccin que no permite que ningn operador haga patinar los embragues. Con un aceite de motor en la transmisin, un operador descuidado puede acabar los embragues en 3,000 horas o menos. El uso del aceite correcto no permite esa destruccin, garantizando 18,000 a 24,000 horas de vida til a los embragues, sin contar con los talentos del operador. Todas las semanas encuentro gente que me dice que aceites buenos no pueden ser usados en equipos viejos. Que merman, evaporan, limpian mucho, etc. Cuando ser que se le cobre a esta gente el dao que hace colocando aceites de poca calidad en los equipos? Cuando se contratar a mecnicos que estudian, se actualizan o escuchan? Los aceites nacionales continan llenando los motores de depsitos, sin importar el ao de fabricacin. Estos aceites evaporan ms, forman carbn que raspa los cilindros, agripa los anillos, y cubren todo con barniz y lodo que evita el enfriamiento del motor.