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La coleccin MANTENIMIENTO INDUSTRIAL est editada por RENOVETEC, y est basada en el libro LA CONTRATACIN DEL MANTENIMIENTO
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Auditoras de mantenimiento
ndice
Introduccin 1. Qu significan Calidad y Excelencia en Mantenimiento 2. La auditora de mantenimiento 3. La gestin perfecta: el modelo de excelencia 4. Estudiando el personal de mantenimiento 5. Anlisis de los medios tcnicos 6. El mantenimiento preventivo y el plan de mantenimiento 7. La organizacin del mantenimiento correctivo 8. Anlisis del sistema de informacin 9. Analizando el stock de repuesto 10. El anlisis de los resultados 11. Documentacin a preparar previamente 12. El informe final 13. Frecuencia recomendable 14. Valores de referencia
15. Conclusiones
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Cuando hablamos de Calidad o de Excelencia en mantenimiento, es conveniente definir con exactitud a que nos estamos refiriendo. Por Calidad en Mantenimiento debemos entender lo siguiente: MAXIMA DISPONIBILIDAD AL MNIMO COSTE Si desmenuzamos este ambicioso objetivo en pequeas metas menores, nos encontramos que Mxima Disponibilidad al Mnimo Coste significa, entre otras cosas: Que dispongamos de mano de obra en la cantidad suficiente y con el nivel de organizacin necesario. Que la mano de obra est suficientemente cualificada para acometer las tareas que sea necesario llevar a cabo Que el rendimiento de dicha mano de obra sea lo ms alto posible Que dispongamos de los tiles y herramientas ms adecuadas para los equipos que hay que atender Que los materiales que se empleen en mantenimiento cumplan los requisitos necesarios Que el dinero gastado en materiales y repuestos sea el ms bajo posible Que se disponga de los mtodos de trabajo ms adecuados para acometer las tareas de mantenimiento Que las reparaciones que se efecten sean fiables, es decir, no vuelvan a producirse en un largo periodo de tiempo Que las paradas que se produzcan en los equipos como consecuencia de averas o intervenciones programadas no afecten al Plan de Produccin, y por tanto, no afecten a nuestros clientes (externos o internos) Que dispongamos de informacin til y fiable sobre la evolucin del mantenimiento que nos permita tomar decisiones.
2. LA AUDITORA DE MANTENIMIENTO
Realizar una Auditora de Mantenimiento no es otra cosa que comprobar CMO se gestiona cada uno de los 10 puntos indicados anteriormente. El objetivo que se persigue al realizar una Auditora no es juzgar al responsable de mantenimiento, no es cuestionar su forma de trabajo, no es crucificarle: es saber en qu situacin se encuentra un departamento de mantenimiento en un momento determinado, identificar puntos de mejora y determinar qu acciones son necesarias para mejorar los resultados. Claro est que hay que diferenciar entre Auditoras Tcnicas y Auditoras de Gestin. Las primeras tratan de determinar el estado de una instalacin. Las segundas, Departamento Tcnico RENOVETEC
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objeto de este artculo, tratan de determinar el grado de excelencia de un departamento de mantenimiento y de su forma de gestionar. El cuestionario que se propone consta de 105 preguntas, y curiosamente es vlido para aplicarlo en empresas de muy diversa ndole, aunque a veces sern necesarias pequeas modificaciones para adaptarlo mejor a la realidad de la empresa auditada. Cada una de las preguntas tiene 4 posibles valores: 3 si la respuesta a la cuestin planteada es muy favorable, 2 si la situacin es mejorable, aunque aceptable; 1 si la situacin es desfavorable y se hace necesario un cambio; y 0 si la respuesta es tan desalentadora como para considerar la situacin de ese punto un autntico desastre. Calculando a continuacin el nmero de puntos obtenido y dividiendo entre 315 (el mximo posible) puede obtenerse un valor numrico, que expresado en % podramos llamar ndice de Conformidad. Todos aquellos puntos que alcanzan como resultado un 0 o un 1 deben incluirse en un PLAN DE ACCIN, y transcurrido cierto tiempo, deben realizarse una nueva auditora comprobando especialmente aquellos puntos que haban obtenido un resultado desfavorable. Al cabo de unos meses la situacin de un departamento ruinoso, desalentado, con unos resultados catastrficos puede pasar milagrosamente a ser un departamento modlico. Y todo ello, sin grandes cambios espectaculares, sin grandes reingenieras de proceso, sin llegar a la conclusin de que es mejor destruirlo todo y construir las instalaciones de nuevo, y sin necesidad de pensar que la culpa la tiene otro. Claro, el punto ms importante de una Auditora de Mantenimiento es ese PLAN DE ACCIN, en el que se identifican los problemas que se detectan en la gestin del mantenimiento de una empresa, y como se propone solucionarlos. Hay muchas formas de mejorar. La realizacin de una Auditora de Mantenimiento no es un ungento mgico, no es el producto de un consultor charlatn vendedor de humo. Es tan solo una forma ms de identificar problemas y proponer soluciones.
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A. Determinar los objetivos claves que se deben alcanzarse B. Determinar los factores que afectan al cumplimiento de esos objetivos C. Fijar un estndar de excelencia: cmo debera ser la gestin ideal de cada uno de esos factores D. Comprobar la situacin de cada uno de esos factores, elaborando y contestando un cuestionario que nos permita detectar dnde la gestin es acertada y dnde no lo es.
Comencemos, pues, por tratar de resumir los objetivos que veamos al principio en cinco objetivos clave de un departamento de mantenimiento, de acuerdo a lo que veamos en el apartado anterior: El mantenimiento que se realice debe asegurar una vida til para toda la planta y para cada uno de sus elementos lo ms larga posible La disponibilidad de la planta debe alcanzar al menos el valor determinado como objetivo La capacidad de produccin debe alcanzar al menos el valor determinado como objetivo El consumo de materias primas y otros recursos no debe superar un mximo determinado Todo lo anterior (vida til, disponibilidad, capacidad y consumo de materias primas) debe alcanzarse al coste ms bajo posible.
Veamos ahora los factores que influyen en la consecucin de esos objetivos, y establezcamos la situacin ideal para cada uno de ellos.
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cantidad de horas extraordinarias generadas no superar el mximo legal permitido. En cuanto a formacin, debe exigirse al personal que tenga una formacin previa a la incorporacin adecuada; que recibe una formacin inicial que le permite desarrollar su trabajo con total garanta; y que recibe una formacin continua para mejorar sus conocimientos tanto del rea de mantenimiento como de otras reas. En cuanto a la polivalencia, un mantenimiento ideal es aquel en el que su personal es totalmente polivalente, tanto en lo referente a las diferentes especialidades del rea de mantenimiento (mecnica, electricidad, instrumentacin, etc) como en lo referente a otras reas (operacin, control qumico, seguridad, etc) En cuanto al rendimiento, el rea de mantenimiento est gestionado de forma excelente si se dedica el mnimo tiempo posible a tareas improductivas, definiendo como tales todas aquellas que no suponen la intervencin directa en un equipo. El hecho de que sean consideradas tareas improductivas no quiere decir que no sean necesarias; nicamente quiere decir que es posible optimizar la cantidad de tiempo que se les dedica. Las tareas improductivas ms habituales son los traslados internos en la planta, el tiempo de diagnstico, la preparacin de materiales y herramientas, los tiempos muertos por razones burocrticas (permisos, etc), retrasos en la entrada, tiempos adicionales de descanso, etc. El rendimiento tambin esta relacionado con la proporcin entre el tiempo empleado realmente en la realizacin de una orden de trabajo y el tiempo terico que debera tardarse en realizarla. Un mantenimiento excelente tiene unos altos valores de rendimiento del personal Por ltimo, un departamento de mantenimiento ideal es aquel en el que los tcnicos se sienten reconocidos en su trabajo, sienten que tienen posibilidades de promocin dentro de la empresa, siente que la empresa se preocupa por su bienestar, se sienten satisfechos con su horario, se consideran bien retribuidos, el personal est comprometido con su trabajo y se identifica con los objetivos de la empresa, tiene un buen concepto de sus mandos, y en general, consideran que el ambiente personal en el departamento de mantenimiento es agradable. Como consecuencia de ese buen ambiente, tanto el nivel de absentismo como el nivel de rotacin no deseada del personal de mantenimiento es bajo. El nmero de preguntas que se proponen, un total de 28, casi la cuarta parte de la auditoria, ya expresa por s solo la importancia que tiene el personal en un departamento de mantenimiento:
1. El organigrama de mantenimiento garantiza la presencia de personal de mantenimiento preparado cuando se necesite, de la forma ms rpida posible? 2. Hay personal que pueda considerarse imprescindible cuya ausencia afecta a la actividad normal del rea de mantenimiento? 3. El organigrama garantiza que habr personal disponible para realizar mantenimiento el mantenimiento programado, incluso en el caso de un aumento del mantenimiento correctivo? 4. El nmero de horas extraordinarias que se genera en el rea de mantenimiento es habitualmente superior al mximo legal autorizado? 5. La cualificacin previa que se exige al personal del rea de mantenimiento es la adecuada? 6. Se realiza una formacin inicial efectiva cuando se incorpora un nuevo trabajador al rea de mantenimiento?
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7. Hay un plan de formacin para el personal de mantenimiento? 8. Este plan de formacin hace que los conocimientos en el mantenimiento de la central mejoren? 9. El plan de formacin hace que los conocimientos en otras reas de la central (operaciones, seguridad, medioambiente, administracin, etc) mejoren? 10. El personal de mantenimiento mecnico puede realizar tareas elctricas o de instrumentacin sencillas? 11. El personal de mantenimiento mecnico puede realizar tareas elctricas o de instrumentacin especializadas? 12. El personal de mantenimiento elctrico puede realizar tareas mecnicas sencillas? 13. El personal de mantenimiento elctrico puede realizar tareas mecnicas especializadas? 14. El personal de mantenimiento est capacitado para trabajar en otras reas (operaciones, seguridad, control qumico, etc)? 15. Se respeta el horario de entrada y salida? 16. Se respeta la duracin de los descansos? 17. La media de tiempos muertos no productivos es la adecuada? 18. Los tiempos de intervencin se ajustan a la duracin terica estimable en que podran realizarse los trabajos? 19. El personal de mantenimiento se siente reconocido en su trabajo? 20. El personal de mantenimiento siente que la empresa se preocupa de sus necesidades para poder realizar un buen trabajo? 21. El personal de mantenimiento considera que tiene proyeccin profesional dentro de la empresa? 22. El personal de mantenimiento se siente satisfecho con su horario? 23. El personal de mantenimiento se considera bien retribuido? 24. El personal de mantenimiento est comprometido con los objetivos de la empresa? 25. El personal de mantenimiento tiene un buen concepto de sus mandos? 26. El personal de mantenimiento considera que el ambiente del departamento de mantenimiento es agradable? 27. El nivel de absentismo entre el personal de mantenimiento es bajo? 28. El nivel de rotacin entre el personal de mantenimiento es bajo?
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CURSO MSTER INTENSIVO EN ENERGAS RENOVABLES, Santiago de Chile, 2,3 y 4 de Noviembre 2009
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Sobre las herramientas disponibles, un departamento de mantenimiento ideal es aquel que cuenta con todo lo necesario en las diferentes subreas del mantenimiento (herramientas para trabajos mecnicos, elctricos, de instrumentacin, trabajos de taller, para mantenimiento predictivo, etc.); es aquel en el que las herramientas se encuentran en buen estado; en el que los equipos de medida se encuentran debidamente calibrados. Existe adems un inventario de herramienta que se comprueba peridicamente, de forma que coincide lo que realmente se tiene con lo que se supone que se tiene (lista de herramienta).
Las preguntas a plantear sobre las herramientas para comparar con el modelo expuesto pueden ser las siguientes:
29. Las herramientas mecnicas se corresponden con lo que se necesita? 30. Las herramientas elctricas se corresponden con lo que se necesita? 31. Las herramientas para el mantenimiento de la instrumentacin se corresponden con lo que se necesita? 32. Las herramientas para el mantenimiento predictivo se corresponden con lo que se necesita? 33. Las herramientas de taller se corresponden con lo que se necesita? 34. Los equipos de medida estn calibrados? 35. Existe un inventario de herramientas? 36. Se comprueba peridicamente el inventario de herramientas?
El taller de mantenimiento debe estar limpio y ordenado, y estar situado en el sitio ms adecuado. Las preguntas que analizan el estado del taller pueden ser las siguientes:
37. El taller est situado en el lugar apropiado? 38. Est limpio y ordenado su interior?
Los sistemas de comunicacin deben permitir una buena comunicacin interna entre el personal del rea de mantenimiento, entre mantenimiento y otras reas, y entre mantenimiento y el exterior (proveedores, contratistas).
39. Mantenimiento dispone de los medios de comunicacin interna que se necesitan? 40. Mantenimiento dispone de los medios de comunicacin con el exterior que se necesitan?
Los medios de transporte de personas deben garantizar que los tiempos muertos para los desplazamientos internos son los ms bajos posibles. En cuanto al transporte de materiales, debe contarse con los medios suficientes para elevarlos y trasladarlos, lo que incluye puentes gra, polipastos, diferenciales, carretillas elevadoras, furgonetas, etc. Departamento Tcnico RENOVETEC
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Las cuestiones que se pueden plantear relativas al transporte pueden ser las siguientes:
41. Se dispone de los medios de transporte que se necesitan? 42. Se dispone de los medios de elevacin que se necesitan (carretillas elevadoras, carretillas manuales, polipastos, puentes gra, diferenciales, etc)
La existencia de un plan de mantenimiento El contenido del Plan Su realizacin efectiva o puesta en prctica
As, una planta industrial ideal o modlica debe haber elaborado un plan de mantenimiento que incluya todas las reas y equipos significativos de la planta, y que incluya una programacin detallada de cada una de las tareas que en l se contemplan. Esa programacin, adems, debe cumplirse. El contenido de este plan debe respetar las instrucciones de los fabricante de los diversos equipos, y adems, debe estar orientado a evitar los fallos potenciales de la planta y sus consecuencias. Por ltimo, debe realizarse efectivamente lo que en este plan se dice (un plan de mantenimiento puede ser maravilloso, pero absolutamente ineficaz si no se lleva a cabo). Los cuestiones relativas al Plan de Mantenimiento pueden ser las siguientes:
43. Existe un plan de mantenimiento que afecte a todas las reas y equipos significativos de la planta? 44. Hay una programacin de las tareas que incluye el plan de mantenimiento (est claro quien y cuando se realiza cada tarea)? 45. La programacin de las tareas de mantenimiento se cumple? 46. El Plan de mantenimiento respeta las instrucciones de los fabricantes? 47. Se han analizado los fallos crticos de la planta? 48. El Plan est orientado a evitar esos fallos crticos de la planta y/o a reducir sus consecuencias? 49. El plan de mantenimiento se realiza?
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La proporcin entre mantenimiento programado y correctivo, El nmero de averas repetitivas, El sistema de asignacin de prioridades, El nmero de averas que deben solucionarse de forma urgente, La rapidez en la resolucin de averas, El nmero de averas pendiente La realizacin de anlisis de fallos.
En un departamento de mantenimiento ideal, la proporcin entre el mantenimiento programado y el correctivo es tal que la carga de trabajo correctiva no programada no supone ms del 30% de las horas/hombre dedicadas a mantenimiento. El nmero de averas repetitivas debe ser inferior al 5% del total de rdenes de trabajo correctivas que se generan mensualmente, o dicho de otro modo, las reparaciones que se realizan deben ser fiables. Desde que se comunica una avera hasta la resolucin total de sta, la media del tiempo empleado debe ser inferior a 20 das. Debe estar establecido un sistema para la asignacin de prioridades, de manera que se garantice que se van a atender en primer lugar aquellas incidencias que tengan mayor repercusin en los resultados de la planta. Adems, el nmero de averas que tengan el mayor nivel de prioridad (averas urgentes) debe ser bajo, menor del 5% del total de rdenes de trabajo correctivas. En una planta con una gestin excelente en el rea de mantenimiento el nmero de averas pendiente es bajo, y est perfectamente justificada la razn por la que todas las averas pendientes no pueden repararse inmediatamente (plazo de entrega de un material, es necesaria la parada de la planta, se va a realizar junto con otras, etc). Al menos de aquellas averas que han podido afectar a la disponibilidad, potencia o consumo de la planta se ha realizado un anlisis y se han adoptado medidas para que no vuelvan a producirse. Las cuestiones que se pueden plantear para comprobar la excelencia de la organizacin del mantenimiento correctivo son las siguientes:
50. La proporcin entre horas/hombre dedicadas a mantenimiento programado y mantenimiento correctivo no programado es la adecuada? 51. El nmero de averas repetitivas es bajo? 52. El tiempo medio de resolucin de una avera es bajo? 53. Hay un sistema claro de asignacin de prioridades?
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54. Este sistema se utiliza correctamente? 55. El nmero de averas con el mximo nivel de prioridad (o averas urgentes) es bajo? 56. El nmero de averas pendientes de reparacin es bajo? 57. La razn por la que las averas pendientes estn pendientes est justificada? 58. Se realiza un anlisis de los fallos que afectan a los resultados de la planta? 59. Las conclusiones de estos anlisis se llevan a la prctica?
Los procedimientos de mantenimiento En lo referente a los procedimientos de mantenimiento, es necesario que todas las tareas habituales estn detalladas en procedimientos. Esos procedimientos deben ser claros, y describir paso a paso todo lo que hay que ir haciendo antes, durante y despus de la tarea. Adems, estos procedimientos deben ser seguidos, esto es, cuando se realiza una tarea debe seguirse el procedimiento aprobado. Por ltimo, los procedimientos deben ser revisados y actualizados, buscando mejorarlos. Las cuestiones que pueden plantearse en referencia a los procedimientos de mantenimiento y su uso pueden ser las siguientes:
60. Todas las tareas habituales de mantenimiento estn recogidas en procedimientos? 61. Los procedimientos son claros y perfectamente entendibles? 62. Los procedimientos contienen toda la informacin que se necesita para realizar cada tarea? 63. El personal de mantenimiento recibe formacin en estos procedimientos, especialmente cuando se producen cambios? 64. El proceso de implantacin de un nuevo procedimiento es el adecuado? 65. Cundo el personal de mantenimiento realiza una tarea utiliza el procedimiento aprobado? 66. Los procedimientos de mantenimiento se actualizan peridicamente?
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En cuanto al uso y tratamiento de rdenes de trabajo, el formato de orden debe ser adecuado: fcil de cumplimentar, sin apartados superfluos o intiles, y que contengan todos los datos valiosos para su posterior anlisis. Posteriormente, estas rdenes deben ser introducidas en el sistema de informacin (que no tiene por qu ser necesariamente un software de mantenimiento, puede ser una sencilla libreta o una hoja de clculo) para poder disponer de la informacin generada en cada orden y para su anlisis. En cuanto al sistema de informacin, debe suponer una baja carga burocrtica y debe aportar informacin til para la toma de decisiones. Los informes que genera mantenimiento deben ser sencillos, claros y aportar informacin, no datos. Las cuestiones que pueden plantearse sobre la informacin generada en mantenimiento pueden ser las siguientes:
67. Todos los trabajos que se realizan se reflejan en una orden de trabajo? 68. El formato de esta orden de trabajo es adecuado? 69. Los operarios cumplimentan correctamente estas rdenes? 70. Las rdenes de trabajo se introducen en el sistema informtico? 71. El sistema informtico de mantenimiento resulta adecuado? 72. El sistema informtico supone una carga burocrtica importante? 73. El sistema informtico aporta informacin til? 74. El sistema informtico aporta informacin fiable? 75. Los mandos de mantenimiento consultan habitualmente la informacin contenida en el sistema? 76. Los operarios de mantenimiento consultan habitualmente la informacin contenida en el sistema? 77. Se emite un informe peridico que analiza la evolucin del departamento de mantenimiento?
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que es necesario mantener en stock para conseguir y haber elaborado una lista con el repuesto que se considera necesario que mantener en stock. Los criterios para elaborar esa lista deben ser vlidos y coherentes. Debe comprobarse peridicamente que lo contenido en esa lista realmente est en el almacn. La lista, adems, puede y debe variar con el tiempo, para adaptarse a los resultados que se van obteniendo. El almacn debe estar perfectamente ordenado y limpio, y debe ser fcil localizar cualquier pieza incluso si el personal habitual del almacn no est presente. Las condiciones de almacenamiento deben ser las correctas para cada pieza. Debe comprobarse que las piezas que hay en el almacn alcanzan las especificaciones, mediante controles efectuados al recibirlos. Las cuestiones que pueden plantearse sobre el repuesto pueden ser las siguientes:
79. Se ha elaborado una lista de repuesto mnimo que debe permanecer en stock? 80. Los criterios empleados para elaborar esa lista son vlidos? 81. Se comprueba peridicamente que se dispone de ese stock? 82. La lista de stock mnimo se actualiza y mejora peridicamente? 83. Se realizan peridicamente inventarios de repuesto? 84. Los movimientos del almacn se registran en el sistema informtico? 85. Coincide lo que se cree que se tiene (segn los inventarios y el sistema informtico) con lo que se tiene realmente? 86. El almacn est limpio y ordenado? 87. El almacn est situado en el lugar adecuado? 88. Es fcil localizar cualquier pieza? 89. Las condiciones de almacenamiento son correctas? 90. Se realizan comprobaciones del material cuando se recibe?
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todos estos parmetros alcanzan un valor ptimo, y adems, la evolucin en un periodo significativo (un ao, por ejemplo), es positiva. Las cuestiones que pueden plantearse son las siguientes: 91. La disponibilidad media de los equipos significativos es la adecuada? 92. La disponibilidad media de la planta es la adecuada? 93. La evolucin de la disponibilidad es positiva (est aumentado la disponibilidad)? 94. El tiempo medio entre fallos en equipos significativos es el adecuado? 95. La evolucin del tiempo medio entre fallos en equipos significativos es positiva? 96. El nmero de O.T. de emergencia es bajo? 97. El nmero de O.T. de emergencia est descendiendo? 98. El tiempo medio de reparacin en equipos significativos es bajo? 99. El tiempo medio de reparacin en equipos significativos est descendiendo? 100. El nmero de averas repetitivas es bajo? 101. El nmero de averas repetitivas est descendiendo? 102. El nmero de horas/hombre invertidas en mantenimiento es el adecuado? 103. El nmero de horas/hombre invertidas en mantenimiento est descendiendo? 104. El gasto en repuestos es el adecuado? 105. El gasto en repuestos est descendiendo?
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MEDIOS TCNICOS
Inventario de herramientas
MTODOS DE TRABAJO
Lista de equipos que componen la planta o instalacin auditada Plan de mantenimiento de los equipos significativos Gamas de mantenimiento realizadas (hojas rellenas) en un periodo determinado Lista de Equipos Crticos de la planta Procedimientos de trabajo habituales Informes mensuales de mantenimiento Listas de averas tpicas (sntomas, causa y solucin) Lista de repuesto que hay en planta, y stock mnimo que se considera necesario Propuestas de mejora realizadas por mantenimiento
MATERIALES y SUBCONTRATOS
Lista de repuesto mnimo que se considera necesario tener en stock Inventario de materiales en almacenes Lista de materiales consumidos en un periodo determinado, valorados
RESULTADOS OBTENIDOS
Disponibilidad de planta Indicadores de que se disponga Coste Global de mantenimiento
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Objeto Alcance de la Auditora Documentacin de referencia Datos generales de la planta o instalacin Caractersticas generales (productos, capacidad de produccin, accionistas) Grado de automatizacin Antigedad de las instalaciones Ubicacin geogrfica. Problemas derivados de esa ubicacin Jornada de trabajo Anlisis de la situacin actual Mano de Obra directa Cantidad
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Cualificacin Organizacin Rendimiento Mano de Obra indirecta Cantidad Organizacin Cualificacin Materiales Repuesto mnimo Almacenes (situacin, inventario, etc.) Compras Medios tcnicos Talleres de mantenimiento Herramientas Plan de calibracin Sistema informtico Mtodos de trabajo Anlisis de equipos Plan de mantenimiento Plan de Formacin Procedimientos Resultados obtenidos en mantenimiento Disponibilidad de equipos Anlisis de indicadores Costes. Anlisis de partidas Estado de las instalaciones Seguridad Plan de seguridad Utilizacin de Equipos de Proteccin Individual Resultados en seguridad Impresiones sobre la seguridad de la planta Tratamiento del impacto medioambiental Plan medioambiental www.renovetec.com
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Mentalizacin del personal sobre el impacto medioambiental Tratamiento de residuos Otros impactos y su tratamiento
INDICE DE CONFORMIDAD OBTENIDO Resumen de los problemas detectados Plan de Accin. Propuestas de mejora Calendario de realizacin y responsables Cuestionario de la auditora
La parte ms importante del informe corresponde a los apartados 6, 7 y 8, donde se identifican problemas y se proponen soluciones. Es la parte del informe que leer con mayor atencin la Direccin de la empresa, y ser la base del trabajo de los responsables de mantenimiento durante el periodo posterior a la Auditora. El informe debe identificar como problemas detectados todos aquellos aspectos cuya valoracin sea 0 o 1. Estos sern los puntos que se deben tratar detalladamente en el apartado correspondiente al Anlisis de la situacin actual. Es importante que el Plan de Accin contemple, adems de las recomendaciones o propuestas, un responsable para su realizacin y una fecha mxima en la que deber llevarse a cabo cada una de las acciones propuestas. La ausencia de este apartado destinado a definir plazos y responsabilidades har que las acciones se diluyan y que no haya un compromiso claro para implantar esas mejoras.
Ciertamente, la periodicidad depender del tipo de empresa y de la situacin de partida. Cuanto ms grande sea la empresa, o cuanto peor sea la situacin de partida, ms recomendable resulta aumentar la frecuencia . De todas formas, si se adopta como herramienta de mejora la realacin de Auditoras, ser conveniente realizar un programa de en el que se reflejen las fechas de realizacin. Al principio es recomendable que la frecuencia sea mayor, y a partir de la 3 o la 4, en que las posibilidades de optimizacin son menores, puede rebajarse enormemente la frecuencia. Como frecuencias de referencia, pueden tomarse las siguientes: Las 3 primeras, a intervalos de 3-4 meses A partir de la 4, anuales
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< 40% de ndice de conformidad 40-60% de ndice de conformidad 60-75% de ndice de conformidad 75-85% de ndice de conformidad muy bueno > 85% de ndice de conformidad
Sistema muy deficiente Aceptable pero mejorable Buen sistema de mantenimiento El sistema de Mantenimiento es El sistema de Mantenimiento considerarse excelente puede
15. CONCLUSIONES
Si alguien ha llegado leyendo hasta este punto, quizs tenga la sensacin de que es complicadsimo y que aplicarlo no va a aportar nada til a su departamento. Que sern necesarios muchos recursos para llevarlo a cabo y que los resultados que se obtengan no van a compensar ese esfuerzo. Completar este cuestionario puede suponer no ms de 1 da de trabajo de una persona ajena a la planta, que aporte una visin que no est salpicada por el da, y que no tenga ningn inters especial en ser especialmente crtico o especialmente benevolente. Con tan solo un par de das de trabajo, y quizs otro para redactar el informe y proponer un Plan de Accin, es posible detectar montones de puntos de mejora en la gestin de mantenimiento, que sin duda se traducirn en la obtencin de unos mejores resultados, a veces incluso espectaculares. Por qu no probar?
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N 1
CRITERIO El organigrama de mantenimiento garantiza la presencia de personal de mantenimiento preparado cuando se necesite, de la forma ms rpida posible? Hay personal que pueda considerarse imprescindible cuya ausencia afecta a la actividad normal del rea de mantenimiento? El organigrama garantiza que habr personal disponible para realizar mantenimiento el mantenimiento programado, incluso en el caso de un aumento del mantenimiento correctivo? El nmero de horas extraordinarias que se genera en el rea de mantenimiento es habitualmente superior al mximo legal autorizado? La cualificacin previa que se exige al personal del rea de mantenimiento es la adecuada? Se realiza una formacin inicial efectiva cuando se incorpora un nuevo trabajador al rea de mantenimiento? Hay un plan de formacin para el personal de mantenimiento? Este plan de formacin hace que los conocimientos en el mantenimiento de la planta mejoren? El plan de formacin hace que los conocimientos en otras reas de la planta (operaciones, seguridad, medioambiente, administracin, etc) mejoren? El personal de mantenimiento mecnico puede realizar todo tipo de tareas (mecnicas, elctricas o de instrumentacin) sencillas? El personal de mantenimiento mecnico puede realizar todo tipo de tareas especializadas (mecnicas, elctricas o de instrumentacin)? El personal de mantenimiento elctrico puede realizar todo tipo de tareas (mecnicas, elctricas o de instrumentacin) sencillas? El personal de mantenimiento elctrico puede realizar todo tipo de tareas especializadas (mecnicas, elctricas o de instrumentacin)?
0
Tiempo de respuesta muy lento
1
Desfavorable
2
Aceptable, pero con inconvenientes
3
Inmediato
S, varias personas
En algunos casos, s
No
Si el correctivo aumenta, no
S, siempre
En general, s
En general, no
Nunca
No
S, pero no se cumple
No siempre
No
Casi siempre
Si
No
Si
No
Graves defectos
Si
No
Si
Ninguno
10
Solo alguno
Casi todos
Todos
11
Ninguno
Solo alguno
Casi todos
Todos
Ninguno
12
Solo alguno
Casi todos
Todos
13
Ninguno
Solo alguno
Casi todos
Todos
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N 14
CRITERIO El personal de mantenimiento est capacitado para trabajar en otras reas (operaciones, seguridad, control qumico, etc)? Se respeta el horario de entrada y salida?
0
Ninguno
1
Solo alguno
2
Casi todos
3
Todos
15 Se respeta la duracin de los descansos? 16 17 La media de tiempos muertos no productivos es la adecuada? Los tiempos de intervencin se ajustan a la duracin terica estimable en que podran realizarse los trabajos? El personal de mantenimiento se siente reconocido en su trabajo? El personal de mantenimiento siente que la empresa se preocupa de sus necesidades para poder realizar un buen trabajo? El personal de mantenimiento considera que tiene proyeccin profesional dentro de la empresa? El personal de mantenimiento se siente satisfecho con su horario? El personal de mantenimiento se considera bien retribuido? El personal de mantenimiento est comprometido con los objetivos de la empresa? El personal de mantenimiento tiene un buen concepto de sus mandos? El personal de mantenimiento considera que el ambiente del rea de operaciones es agradable? El nivel de absentismo entre el personal de mantenimiento es bajo? El nivel de rotacin entre el personal de mantenimiento es bajo?
Generalmente no
A menudo, no
Siempre
Generalmente no
A menudo, no
Siempre
No
Preocupante
18
En absoluto
Mucho mayores
19
En absoluto
En general, no
20
En absoluto
No siempre
Casi siempre
21
No
Poca proyeccin
Lo ven posible
Si
22
Muy insatisfecho
Reclaman mejoras
Pequeos ajustes
S, muy satisfecho
23
En absoluto
Algunas diferencias
Si
24
No
Poco
Suficiente
Muy comprometidos
25
En general no
Se detectan quejas
Pequeas diferencias
Excelente concepto
26 27 28
Malo
Regular
Normal
Bueno
Muy alto
Ms alto de lo normal
Normal
Muy bajo
Muy alto
Ms alto de lo normal
Normal
Muy bajo
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N 29 30 31 32 33 34 35
CRITERIO Las herramientas mecnicas se corresponden con lo que se necesita? Las herramientas elctricas se corresponden con lo que se necesita? Las herramientas para el mantenimiento de la instrumentacin se corresponden con lo que se necesita? Las herramientas para el mantenimiento predictivo se corresponden con lo que se necesita? Las herramientas de taller se corresponden con lo que se necesita? Los equipos de medida estn calibrados? Existe un inventario de herramientas?
0
No No
1
Carencias importantes Carencias importantes
2
Falta algo
3
Si Si
Falta algo
No
Carencias importantes
Falta algo
Si
No
Carencias importantes
Falta algo
Si
No
Carencias importantes
Falta algo
Si
En general no
No todos
Problemas menores
S, todos
No
S, aunque no es exacto
36
No
Mejorable
S, peridicamente
37 Est limpio y ordenado su interior? Mantenimiento dispone de los medios de comunicacin interna que se necesitan? Mantenimiento dispone de los medios de comunicacin con el exterior que se necesitan? Se dispone de los medios de transporte que se necesitan? Se dispone de los medios de elevacin que se necesitan (carretillas elevadoras, carretillas manuales, polipastos, puentes gra, diferenciales, etc)
Mejorable
Lugar ptimo
38 39 40 41
Mal aspecto
Excelente
No
Carencias importantes
Si
No
Carencias importantes
Falta algo
Si
No
Carencias importantes
Falta algo
Si
No
Carencias importantes
Falta algo
Si
42
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CRITERIO Existe un plan de mantenimiento que afecte a todas 43 las reas y equipos significativos de la planta? Hay una programacin de las tareas que incluye el 44 plan de mantenimiento (est claro quien y cuando se realiza cada tarea)? La programacin de las tareas de mantenimiento se 45 cumple? El Plan de mantenimiento respeta las instrucciones de 46 los fabricantes? Se han analizado los fallos crticos de la planta? 47 El Plan est orientado a evitar esos fallos crticos de la 48 planta y/o a reducir sus consecuencias? 49 El plan de mantenimiento se realiza?
0
No existe Plan de Mto
1
Existe pero no es eficaz
2
Mejorable, pero aceptable
3
S
No se programa nada
Programa inadecuado
No
En general, no
S, perfectamente
No
En general, no
En general, s
No
Muy pocos
Los ms importante
No
En general, no
No
En general, no
La proporcin entre horas/hombre dedicadas a 50 mantenimiento programado y mantenimiento correctivo no programado es la adecuada? 51 El nmero de averas repetitivas es bajo?
Muy alto
Regular
Mejorable
Muy bajo
52 El tiempo medio de resolucin de una avera es bajo? Hay un sistema claro de asignacin de prioridades? 53 54 Este sistema se utiliza correctamente?
Muy alto No
Mejorable
Muy bajo S
S, pero es mejorable
No
En general, no
En general, s
El nmero de averas con el mximo nivel de prioridad 55 (o averas urgentes) es bajo? El nmero de averas pendientes de reparacin es 56 bajo? La razn por la que las averas estn pendientes est justificada?
Muy alto
Regular
Muy bajo
Muy alto
Regular
Muy bajo
No
En general, no
57
En general, s
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CRITERIO Se realiza un anlisis de los fallos que afectan a los 58 resultados de la planta? Las conclusiones de estos anlisis se llevan a la prctica?
0
No
1
Anlisis incompleto
2
Mejorable, pero aceptable
3
S
No
En general, no
59
En general, s
Siempre
Todas las tareas habituales de mantenimiento estn 60 recogidas en procedimientos? Los procedimientos son claros y perfectamente 61 entendibles? Los procedimientos contienen toda la informacin que 62 se necesita para realizar cada tarea? El personal de mantenimiento recibe formacin en 63 estos procedimientos, especialmente cuando se producen cambios? El proceso de implantacin de un nuevo 64 procedimiento es el adecuado? Cundo el personal de mantenimiento realiza una 65 tarea utiliza el procedimiento aprobado? Los procedimientos de mantenimiento se actualizan 66 peridicamente? Todos los trabajos que se realizan se reflejan en una 67 orden de trabajo? El formato de esta orden de trabajo es adecuado? 68 Los operarios cumplimentan correctamente estas 69 rdenes? Las rdenes de trabajo se introducen en el sistema 70 informtico? El sistema informtico de mantenimiento resulta 71 adecuado? 72 73 El sistema informtico supone una carga burocrtica excesiva? El sistema informtico aporta informacin til?
No
Casi todos
Si
No
Importantes deficiencias
Pequeas deficiencias
No
Importantes deficiencias
Pequeas deficiencias
No, nunca
En general, no
En general, s
S, pero es mejorable
No
En general, no
En general, s
No, nunca
En general, no
En general, s
Nunca
En general, no
En general, si
Siempre
No
Deficiencias graves
No
En general, no
En general, si
No
En general, no
En general, s
No
Carencias importantes
Mejorable
No
En general, no
En general, s En general, s
No
En general, no
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N 73
CRITERIO El sistema informtico aporta informacin fiable? El sistema informtico aporta informacin til?
0
No
1
En general, no
2
En general, s
3
S
No
74 Los mandos de mantenimiento consultan la 75 informacin contenida en el sistema informtico? El personal de mantenimiento consulta la informacin 76 contenida en el sistema informtico? Se emite un informe peridico que analiza la evolucin 77 del departamento de mantenimiento? El informe aporta informacin til para la toma de decisiones?
No
En general, no
En general, s
En general, no
En general, s
No
En general, no
En general, s
No
No
78
En general, no
Se ha elaborado una lista de repuesto mnimo que 79 debe permanecer en stock? Los criterios empleados para elaborar esa lista son 80 vlidos? Se comprueba peridicamente que se dispone de ese 81 stock? La lista de stock mnimo se actualiza y mejora peridicamente?
No
S pero no es vlida
No
En general, no
No
En general, no
No
82
83 Los movimientos del almacn se registran de alguna 84 forma (sistema informtico, hoja de clculo, libro, etc.)? Coincide lo que se cree que se tiene (segn los 85 inventarios y el sistema informtico) con lo que se tiene realmente?
No
No todos
Pequeas deficiencias
No
Muchas discrepancias
Pequeas deficiencias
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N 86
0
No
1
En general, no
2
Mejorable, pero aceptable
3
S
Dificil
No, nunca
90
Casi siempre
Siempre
La disponibilidad media de los equipos significativos 91 es la adecuada? La disponibilidad media de la planta es la adecuada? 92 La evolucin de la disponibilidad es positiva (est 93 aumentado la disponibilidad)? El tiempo medio entre fallos en equipos significativos 94 es el adecuado? La evolucin del tiempo medio entre fallos en equipos 95 significativos es positiva? El nmero de OT de emergencia es bajo? 96 El nmero de OT de emergencia est descendiendo? 97 El tiempo medio de reparacin en equipos 98 significativos es bajo?
No
Es baja
Excelente
No
Es baja
Excelente
Desciende mucho
Esta descendiendo
Se mantiene
No
Es baja
Excelente
Desciende mucho
Esta descendiendo
Se mantiene
No
Es alto
Excelente
No
Es baja
Excelente
Muy alto
Alto
Bajo
Muy bajo
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CRITERIO El tiempo medio de reparacin en equipos 99 significativos est descendiendo? El nmero de averas repetitivas es bajo? 100 El nmero de averas repetitivas est descendiendo? 101 El nmero de horas/hombre invertidas en 102 mantenimiento es el adecuado? El nmero de horas/hombre invertidas en 103 mantenimiento est descendiendo? 104 105 El gasto en repuestos es el adecuado? El gasto en repuestos est descendiendo?
0
Aumenta
1
Aumenta ligeramente
2
Se mantiene
3
S
Muy alto
Alto
Bajo
Muy bajo
Aumenta
Aumenta ligeramente
Se mantiene
Muy alto
Alto
Bajo
Muy bajo
Aumenta
Aumenta ligeramente
Se mantiene
Muy alto
Alto
Bajo
Muy bajo
Aumenta
Aumenta ligeramente
Se mantiene
RESUMEN DE RESULTADOS DE MANTENIMIENTO Puntos analizados con graves deficiencias Puntos analizados con deficiencias importantes Puntos analizados susceptibles de mejora Puntos analizados con resultado excelente
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