Curso de Como Realizar Eventos Deportivos

CURSO VOLUNTARIADO UNIVERSITARIO EN EL AMBITO DEPORTIVO
ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS
MDULO 3: ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS

1. DEFINICIN DE EVENTO DEPORTIVO Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera espordica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turstica, de Infraestructuras, Econmicas, Sociales, Deportivas, Polticas, etc. QU ES UN EVENTO DEPORTIVO? Actividad que por su: Trascendencia social Pblico asistente Nmero de participantes Complejidad de medios e infraestructuras Dificultad organizativa
Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo: Estructura de Recursos humanos Tramites administrativos Apoyo econmico Planes alojamiento y transporte Infraestructuras especiales Actos de protocolo Plan de difusin y Promocin Sistemas de acreditaciones Control accesos, seguridad, etc.
Telf.: 956769600 / 670602392/ 9566751 Fax: 956761445 Avda. del Ejrcito S/N La lnea de la Concepcin (Cdiz) C.P. 11.300 imdlalinea@hotmail.com www.imd.lalinea.es
-INSTITUTO MUNICIPAL DE DEPORTES-
2. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO Ante todo deberamos hacernos las siguientes preguntas: Qu es lo que quiero organizar? Para qu lo quiero organizar, con qu intencin? Cmo es? Cundo es? Cunto nos va a costar? Una vez que hemos adoptado la decisin de llevarlo a cabo, debemos confeccionar una memoria descriptiva que contenga: 1. Una breve introduccin que refleje las caractersticas generales del evento. 2. Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados (instituciones pblicas, asociaciones, federaciones y otras). 3. Determinar si existe algn tipo de condicionante que pueda afectar a la organizacin del evento (normativa, reglamentacin). 4. Caractersticas tcnicas del evento. 5. Necesidades en cuanto a infraestructuras. 6. Dato sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el presupuesto. 7. Necesidades en cuanto personal. ACCIONES Si el evento es de relevancia lo primero ser constituir los Comits de Honor, Organizador y Ejecutivo. Establecer el organigrama sobre los recursos humanos necesarios. Concretar el Comit de Seguridad (Polica, Proteccin Civil, Cruz Roja, Protocolo). rea Tcnica. rea Administrativa. rea de Informacin, Comunicacin e Imagen. rea de Protocolo. rea de Alojamiento, Restauracin y Transporte. rea de Infraestructura.
3. BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO
- ECONMICO - SOCIAL - IMAGEN EXTERIOR. - TURSTICO - DEPORTIVO - INFRAESTRUCTURA - OTROS.
4. ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS Ordenar recursos humanos y recursos materiales. Identificar y distribuir responsabilidades, funciones, competencias y actividades. Establecer nivel de descentralizacin, coordinacin y comunicacin. Para conseguir mediante la planificacin: calidad, eficacia y eficiencia.
5. FUNCIONES EN LA ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS. Identificar y distribuir responsabilidades, competencias y actividades. Establecer la estructura organizativa. Definir nivel descentralizacin toma de decisiones. Posibilitar coordinacin y comunicacin. Formular planificacin operativa.
6. SISTEMAS DE ORGANIZACIN.
1) FUNCIONAL - Divisin del trabajo en tareas integradas. - Estructura en secciones, departamentos, etc. - Partes pero solo una estructura organizativa. - Direccin nica - Ejemplo: peridico, servicio de deportes. 2) DIVISIONAL - Estructura configurada por divisiones. - Divisiones con estructura organizativa propia. - Cada divisin con direccin propia. - Actividades muy diferentes entre s. - Ejemplo: O.A.L. (Organizacin Autonmica Local). 3) MATRICIAL Utilizado en grandes empresas con localizaciones geogrficas diferentes. Cada sede con autonoma propia. Todas las sedes tienen matriz nica. Ejemplo: Multinacionales.
4) ADHOCRTICO Se crea con una duracin limitada. Se utiliza para actividades singulares. Requiere de expertos. Ejemplo: J.J.O.O.
PROCESO DE ORGANIZACIN DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS INTRODUCCIN El Proceso de Organizacin de una Actividad deportiva contempla una serie de Fases coordinadas entre s. Siempre que vayamos a realizar cualquier accin debemos analizar la situacin de nuestra propia Organizacin (Institucin, Entidad, Empresa, etc.) y de nuestro entorno, para realizar un diagnstico que nos posibilite actuar en consecuencia y tomar las decisiones de gestin y organizacin ms adecuadas. Las Fases del Proceso de organizacin de una Actividad deportiva, son las siguientes:
PROYECTO CANDIDATURA PLANIFICACIN ESTRATGICA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PLANIFICACIN OPERATIVA PROGRAMA DIFUSIN EJECUCIN EVALUACIN MEMORIA
1. FASE DE PROYECTO 1.1. ESTUDIO DE NECESIDADES Una vez que tenemos la IDEA debemos realizar un estudio de las necesidades ms importantes que conlleva hacer el Proyecto realidad: Necesidades de instalaciones Necesidades de equipamientos Necesidades de alojamientos Necesidades de transportes Necesidades de profesorado Necesidades de monitores Necesidades deportivas Necesidades organizativas Necesidades logsticas Necesidades de voluntarios. En definitiva tenemos que estudiar qu tenemos, qu necesitamos y qu nos falta para conseguirlo. Una vez que tenemos el Diagnstico decidimos seguir adelante o no con el proyecto. 1.2. ESTUDIO DE VIABILIDAD Tambin tenemos que ratificar si existe demanda ciudadana, conocer las dificultades que tiene su ejecucin, la inversin que necesitamos realizar, su rentabilidad deportiva, econmica y social y, ahora que est de moda, qu tenemos previsto para el da despus? Cules son nuestras alternativas de adaptacin?
1.3. PRESUPUESTOS Y FINANCIACIN PRESUPUESTOS DE GASTOS: Recursos Humanos Recursos Materiales Instalaciones Equipamientos Transportes Arbitrajes Alojamientos Manutencin Seguros Difusin Gastos financieros Imprevistos
PRESUPUESTOS DE INGRESOS: Inscripciones Unin Europea Estado Comunidad Autnoma Diputacin Provincial Ayuntamiento Patrocinador Publicidad Merchandising Otros
1.4. APOYOS ORGANIZATIVOS En la Fase de Proyecto debemos buscar apoyos organizativos de diferentes colectivos: - Institucionales: Ayuntamiento Diputacin Comunidad Autnoma Estado - Sociedad Civil: Federaciones Clubes ONG Empresas Voluntarios
Mediticos: Prensa Radio Televisin
1.5. ANALIZAR LAS POSIBILIDADES ORGANIZATIVAS En la fase de Proyecto, debemos analizar tambin cules son nuestras verdaderas posibilidades organizativas: Fortalezas: Experiencia organizativa de otras actividades Voluntarios Apoyos organizativos Ilusin colectiva Financiacin suficiente
Debilidades: Poca experiencia organizativa Otras candidaturas Pocas infraestructuras Pocos tcnicos Poca financiacin Una vez comprobado que estamos en las condiciones ptimas para hacer el
proyecto realidad, decidimos presentar Candidatura en caso de un Evento, o presentar el proyecto a quin corresponda aprobarlo en caso de otro tipo de actividad. Debemos madurar muy bien cualquier proyecto de actividad que tengamos, estudiando qu necesitamos, si es viable econmicamente y en otros aspectos, cul es el presupuesto, cmo lo financiamos, con que apoyos contamos y si nuestra organizacin deportiva est suficientemente preparada para llevarla a cabo o debemos traer a alguien de fuera y/ o realizar Formacin para nuestro capital intelectual. No debemos precipitarnos y pasar a la siguiente Fase del Proceso de Organizacin slo si estamos convencidos de que lo haremos con eficacia, eficiencia y calidad. Que sabemos qu hacer el da despus de finalizar la Actividad, y que la realizacin de la misma no hipotecar nuestra organizacin y por tanto no repercutira negativamente en nuestro Sistema deportivo.
2. FASE DE CANDIDATURA La Fase de Candidatura tiene 3 tareas fundamentales que realizar: 2.1. PREPARACIN El dossier de candidatura debe contemplar, al menos, lo siguiente: 1) Anlisis internos y externo: fortalezas y debilidades y oportunidades y amenazas, respectivamente. 2) Diagnstico de la situacin, consecuencia del anlisis. 3) Infraestructuras deportivas con las que contamos, las que necesitamos y las que tenemos que construir y cuando estarn finalizadas 4) Infraestructuras no deportivas que tenemos y las que vamos a construir si nos conceden el evento. 5) Avales de apoyo a la candidatura. 6) Proteccin medioambiental del entorno 7) Seguridad 8) Alojamientos. Ubicacin de la Organizacin. 9) Transportes 10) Programa cultural 11) Contenidos de la Inauguracin y la Clausura 12) Programa deportivo 13) Experiencia organizativa 14) Recursos humanos 15) Patrocinadores privados 16) Presupuestos 17) Financiacin pblica 18) Compromiso para organizar Eventos Test. 19) Aspectos mdicos. Sistema sanitario. 20) Sistema de telecomunicaciones. Retransmisiones televisivas 21) Otros.
2.2. PROMOCIN Una vez que tenemos preparada nuestra Candidatura debemos promocionarla en nuestra propia ciudad, pas y, sobretodo, ante la Organizacin y las personas representantes de la misma que tienen la competencia para tomar la decisin de conceder la organizacin de la Actividad. Debemos realizar un Plan de Marketing que posibilite el xito de nuestra candidatura. 2.3. PRESENTACIN Normalmente, hay que defender la candidatura ante los responsables de la organizacin que tiene la capacidad de concederla.
3. PLANIFICACIN ESTRATGICA INTRODUCCIN Se realiza slo para Eventos importantes. Juan Antonio Mestre (1998) dice que planificar es un proceso encaminado a la consecucin de unos resultados determinados con anterioridad, partiendo de unas necesidades y ajustndose a los medios disponibles. La Planificacin Estratgica se fundamenta en el anlisis continuo, interno y externo, de: Dnde estamos! Qu tenemos! A dnde queremos llegar! Qu necesitamos para conseguirlo! 3.1. DETERMINAR LA MISIN. Se trata del compromiso que adquirimos, normalmente a largo plazo, todos los miembros de la organizacin. La Misin es lo que queremos conseguir y la Visin es lo que queremos ser. La misin no debe ser esttica sino avanzar con la sociedad y con el entorno. Debe ser conocida por todos los miembros de la organizacin, estar escrita y redactada en trminos amplios que aseguren la perdurabilidad, estabilidad y validez, debiendo ser recordada frecuentemente. 3.2. OBJETIVOS GENERALES Los objetivos deben definirse a corto y medio plazo. Suelen ser muy variados, destacndose por aspectos muy amplios como la participacin, los resultados a conseguir, las infraestructuras a construir, las inversiones a realizar, etc. Los objetivos (Garca Fernndez, Jess, 2.001) deben estar reflejados por escrito y se clasifican en: estratgicos-a largo plazo- funcionales- a medio plazo- y operativos a corto plazo-.
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3.3. ESTRATEGIAS Son los caminos, las soluciones posibles para conseguir la misin y los objetivos generales. Son las acciones que tenemos que realizar para conseguir un buen resultado, una buena organizacin de la actividad. 3.4. DESIGNAR LA DIRECCIN EJECUTIVA. Se designa a la persona que va a liderar la parte ejecutiva del Proceso de organizacin de la Actividad. La Planificacin Estratgica la realiza la Direccin, debiendo contar con la Direccin Ejecutiva para todo el proceso. 4. FASE DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Para configurar una estructura organizativa debemos tener en cuenta: 4.1. ANALIZAR LAS CARACTERSTICAS Y DIMENSIONES DE LA ACTIVIDAD Antes de identificar las responsabilidades que tenemos que realizar para la organizacin de la Actividad, debemos conocer sus caractersticas y dimensiones. 4.1.1. NMERO DE PARTICIPANTES Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos pases, comunidades autnomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc. Siempre debemos tener en cuenta, adems de los deportistas, a los jueces y rbitros, tcnicos, directivos, acompaantes, conductores, etc. 4.1.2. DURACIN DE LA ACTIVIDAD Otro dato importante es la duracin de la Actividad para la reserva de alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competicin, etc.
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4.1.3. ESPACIOS DEPORTIVOS NECERARIOS. Pueden ser convencionales, naturales, etc. Los espacios deportivos integran las instalaciones.
4.1.4. MODALIDADES Y ESPECIALIDADES DEPORTIVAS. 4.1.5. GNERO 4.1.6. CATEGORAS Necesitamos saber las categoras deportivas y las edades de los participantes a quienes va dirigida la Actividad. Nios, jvenes, adultos, mayores. Las caractersticas son diferentes segn las edades. 4.1.7. SISTEMA DE COMPETICIN Si es una Actividad oficial vendr impuesto al sistema de competicin. Si no lo es, tendremos los organizadores que establecer el sistema de participacin en la misma. 4.2. IDENTIFICAR LAS RESPONSABILIDADES En una Actividad hay dos grandes responsabilidades: la deportiva y la organizativa. Cuntas veces hemos escuchado: el campeonato tiene un buen nivel deportivo pero organizativamente es un desastre. O est bien organizado pero las marcas, los resultados son muy bajos. Adems de las dos grandes responsabilidades mencionadas tendremos responsabilidades econmico-administrativas, tecnolgicas, de alojamientos, de transportes, de alimentacin; necesitaremos solicitar permisos, autorizaciones y subvenciones. Tambin tendremos responsabilidades de protocolo, medios de comunicacin, seguridad, asistencia mdica, limpieza, seguros, etc.
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4.3. DESCENTRALIZAR LAS TOMAS DE DECISIONES Tomar las decisiones es lo ms complicado. Se debe establecer un acuerdo al respecto para concretar qu decisiones toma cada miembro del Equipo que conforman la Estructura, cules de manera individual y cules de forma colectiva, sin perder el control en ningn caso, dependiendo del grado de autoridad y por tanto de responsabilidad, que los integrantes de la estructura tengan. Normalmente, en la organizacin de una Actividad hay, entre otras, cuatro tipo de decisiones que son necesario tomar: Organizativas. Deportivas. Econmicas. Disciplinarias.
4.4. COMUNICACIN Y COORDINACIN Hay que establecer los mecanismos de Comunicacin y Coordinacin entre los miembros de la estructura organizativa, entre estos y los participantes y entre aquellos y el entorno. Los eventos deportivos suelen tener: Comit de Honor, Comit Organizativo y Comit Ejecutivo que tienen que comunicarse entre ellos y con los dems. 5. FASE DE PLANIFICACIN OPERATIVA INTRODUCCIN La Planificacin operativa consiste en determinar las tareas que debemos realizar, establecer los recursos humanos y materiales que necesitamos para ejecutar las tareas que habamos identificado y establecer el cronograma, es decir, fechar cada tarea para saber cuando tenemos que llevar a cabo
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5.1. DETERMINAR LAS TAREAS Y EL CRONOGRAMA

TAREAS MS COMUNES DE LAS ACTIVIDADES
PREPARACIN DEL PROYECTO APROBACIN DEL PROYECTO DE ACTIVIDAD AUTORIZACIONES. LEY 13/ 99, de 15 del 12, DE ESPECTCULOS PBLICOS Y ACTIVIDADES RECREATIVA DE ANDALUCA RESERVAR/ CONTRATAR LAS INSTALACIONES RESERVAR/ CONTRATAR LOS ALOJAMIENTOS RESERVAR/ CONTRATAR LOS TRANSPORTES SOLICITAR LOS PERMISOS CONTRATAR LOS SEGUROS SOLICITAR LAS SUBVENCIONES BUSCAR PATROCINADORES ELABORAR EL PRESUPUESTO ESTABLECER EL PRECIO DE LA ACTIVIDAD CONFECCIONAR EL PROGRAMA DIFUSIN DE LA ACTIVIDAD COMUNICAR MEDIOS DE COMUNICACIN RECEPCIN DE LAS INSCRIPCIONES CONTRATAR LAS AMBULANCIAS GUARDIA CIVIL POLICA NACIONAL CRUZ ROJA PROTECCIN CIVIL POLICA LOCAL SERVICIO MDICO CONTROL ANTIDOPING UBICACIN DE LA ORGANIZACIN UBICACIN DE LA SALA DE PRENSA CONTRATAR REPORTAJE DE FOTOS Y VDEOS CONTRATAR PROFESORES/ MONITORES CONTRATAR JUECES/ RBITROS SELECCIONAR VOLUNTARIOS FORMACIN DE VOLUNTARIOS ENCARGAR TROFEOS Y MEDALLAS SOLICITAR RECUERDOS Y REGALOS ACTUACIN PARA LA INAUGURACIN Y CLAUSURA PREVISIN DE LA CLAUSURA CONTRATAR AZAFATAS CAFETERA VIPS CATERING CONTRATAR PUBLICIDAD
CRONOGRAMA PREVISTO EJECUTADO
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TAREAS MS COMUNES DE LAS ACTIVIDADES

SERVICIO DE SEGURIDAD Y LIMPIEZA REUNIN DELEGADO SOLICITAR APARCAMIENTOS ACREDITACIONES RECEPCIN DIFUSIN DE RESULTADOS VEHCULOS OFICIALES COMIT DE HONOR COMIT ORGANIZADOR COMIT EJECUTIVO CONTROL DE ALMACN COMPROBAR ALOJAMIENTOS COMPROBAR ALIMENTACIN COMPROBAR INSTALACIONES COMPROBAR AULAS COMPROBAR MATERIAL DEPORTIVO COMPROBAR RECURSOS MATERIALES MERCHANDISING PRESENTACIN DE LA ACTIVIDAD PREPARAR PALCO DE AUTORIDADES BANDERAS HIMNOS EQUIPO DE MEGAFONA COMIT DE COMPETICIN COMIT DE APELACIN COMIT DE RBITROS SALA DE REUNIONES EVALUACIN DE LA ACTIVIDAD AGRADECIMIENTOS JUSTIFICACIONES INVENTARIAR LOS RECURSOS MATERIALES DEVOLVER LOS RECURSOS PRESTADOS LIMPIAR LO UTILIZADO
CRONOGRAMA PREVISTO EJECUTADO
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5.2. ESTABLECER LOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES Los Recursos Humanos que participan en la organizacin de una Actividad deportiva suelen ser: Director/ a Coordinador/ a Profesores Monitores Voluntarios Mdicos Azafatas Policas, Guardias Civiles Auxiliares Administrativos Tcnicos Etc. En cuanto a los Recursos Materiales, relacionamos a continuacin los ms comunes: RECURSOS MATERIALES PARA ORGANIZACIN DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS
PANCARTAS DISPLAY CINTA VALIZADORA CARPAS MEGAFONA TELFONOS FIJOS Y / O MVILES ORDENADORES MATERIAL DE INFORMTICA MATERIAL DE OFICINA VALLAS PODIUM ESTACAS FOTOCOPIADORA ALRGADORES DE LUZ WALKI TALKIS CMARA DE FOTOS CMARA DE VDEO RETROPROYECTOR PROYECTOR DE DIAPOSITIVAS CAN PARA POWER POINT CINTA MTRICA PIZARRA
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CRONMETROS DORSALES IMPERDIBLES LINTERNAS PILAS MESAS/SILLAS/MAMPARAS/MOSTRADORES MARCADORES PROGRAMA DE MANO SILBATOS PINS/CAMISETAS/CARPETAS
6. FASE DE ELABORACIN PROGRAMA DEFINITIVO INTRODUCCIN Hasta aqu digamos que hemos trabajado internamente aunque, obviamente, en contacto con nuestro entorno. Hemos solicitado permisos, instalaciones, hemos contratado hoteles, etc. Cuando realicemos el programa definitivo de la Actividad y, sobretodo, cuando comience la Fase de Difusin nuestro producto ya estar en la calle y no podremos modificarlo o debemos modificarlo lo menos posible.
6.1. PRESUPUESTO GENERAL PRESUPUESTO DE GASTOS
Antes de realizar el Programa de la Actividad, debemos de ajustar el Presupuesto de gastos que hicimos en la Fase de Proyecto. En el Presupuesto de gastos debemos tener en cuenta todos los conceptos y/ o gastos que normalmente necesitamos realizar para la organizacin de la actividad: Recursos Humanos: todos los gastos que se produzcan en cuanto a personal se refiere. Para ser ms exactos en cuanto al costo de la Actividad, deberamos repercutir en este concepto la parte proporcional del personal que trabaja en las instituciones/ entidades que organizan/ colaboran en la Actividad. Recursos Materiales: todos los gastos que se produzcan en cuanto a recursos materiales se refiere. Igualmente, si las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la Actividad aportan recursos materiales debemos repercutir en
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los gastos, el costo que conllevara si lo hubisemos comprado/ alquilado/ trasladado, a precio de mercado.
Instalaciones y Equipamientos: si son de alguna/ s de las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la actividad, se repercutir de la misma manera, lo que nos hubiera costado su utilizacin segn las tasas/ precios establecidos por la/ s misma/ s.
El
resto
de
los
conceptos:
desplazamientos,
arbitrajes,
alojamientos,
manutencin, seguros, difusin, gastos financieros e imprevistos, debemos presupuestarlos igualmente lo ms exacto posible al coste real de los mismos. PRESUPUESTO DE INGRESOS
El presupuesto de ingresos debe equilibrar los gastos. Si hubieran o hubiesen ms ingresos que gastos, las instalaciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras realizaran menos aportacin. Es muy importante saber los ingresos que tenemos de las aportaciones de las instituciones y entidades colaboradores para establecer el precio de inscripcin en la Actividad que,
obviamente, estar ms o menos subvencionado dependiendo de la poltica deportiva de la institucin organizadora de la misma. La tendencia es que los/ as participantes en una Actividad deportiva sufragen con sus inscripciones el 50% del coste de la Actividad.
6.2. PRECIO DE LA ACTIVIDAD En el Programa de la Actividad debemos exponer el precio de la Actividad y la manera de hacerlo efectivo. Cmo establecer el precio de una actividad deportiva debe estar en funcin del precio de la misma, de la misin y los objetivos de la Institucin organizadora, del carcter social, preventivo, educativo, etc. Y del inters general. En definitiva, el precio de la Actividad ser, en la mayora de los casos, una decisin poltica.
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6.3. DISEO El diseo del programa debe ser atractivo, de tal forma que su difusin sea fcil y su repercusin positiva, posibilitando que los ciudadanos/ as se informen de la realizacin de la Actividad y participen en ella si lo estiman conveniente.
6.4. IMAGEN CORPORATIVA No olvidar los logotipos de todos los colaboradores pblicos y privados. Cuidar la imagen corporativa de todos los implicados.
6.5. CONTENIDOS Hay que tener en cuenta que todo lo que establezcamos en el Programa lo tenemos que cumplir. Por tanto seamos muy escrupulosos con los horarios, fases posteriores, profesores previstos, normativas, reglamentos, inscripciones, precios, etc 7. FASE DE DIFUSIN INTRODUCCIN La Fase de difusin de una Actividad es fundamental por varios motivos; para que se enteren y puedan participar en las mismas, si lo desean. Porque las Actividades hay que hacerlas y que se sepan que se hacen. Tenemos que utilizar nuestras Actividades para promocionar tambin nuestra organizacin. Normalmente se realiza a travs de: 7.1. MEDIOS DE COMUNICACIN 7.2. CLIENTES - Internos - Externos. 7.3. PUNTOS DE INTERS
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8. FASE DE EJECUCIN DE LA ACTIVIDAD Esta fase consta de varios momentos: 8.1. PRESENTACIN Algunas Actividades se presentan a los medios de comunicacin social, dependiendo de su importancia, una semana o quince das antes del comienzo de la misma. Las muy importantes se presentan con mucho ms tiempo y en varios sitios. De alguna manera, la presentacin de la Actividad marca el tiempo final de la planificacin, de la preparacin, de estudiar para el examen, y, comienza el de la ejecucin, el del examen. Suelen haber nervios, tareas de ltima hora. Debemos convencer a los medios, a nuestro Equipo de colaboradores y a nuestros superiores que el examen est bien preparado y que saldr bien. 8.2. RECEPCIN DE LOS PARTICIPANTES Dependiendo de la actividad, los participantes procedern de fuera del lugar donde se realiza. La recepcin es un momento fundamental de la actividad. Debe estar muy bien estudiada y organizada porque es la primera impresin que los participantes tienen de la organizacin. 8.3. INAUGURACIN Tambin depender de cada Actividad, pero de alguna forma, todas se inauguran en el sentido de que toda actividad tiene un momento para comenzar. Si es un momento agradable, relajante, motivante, mejor. 8.4. CELEBRACIN Cuntas veces hemos dicho que cuando empieza el primer partido del campeonato ya quedamos tranquilos porque lo peor ya ha pasado. Aunque tiene parte de verdad, nunca debemos relajarnos.
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8.5. CLAUSURA La clausura debe ser agradable; rpida pero sin prisas, pensando en los participantes, recrendonos en la finalizacin, con posibilidades de despedida, de compaerismo, de finalizacin de algo que queramos que no finalizara tan pronto. Para los participantes seguramente es lo ms importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su medalla, su trofeo, su reconocimiento, su premio 9. EVALUACIN 9.1. INTERNA 9.2. EXTERNA 9.3. CONTINUA 10. MEMORIA De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un documento escrito, fotogrfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir errores y para mejorar la organizacin de otras Actividades. Normalmente, el momento de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones: 10.1. INVENTARIO Y DISTRIBUCIN DE MATERIAL. 10.2. DEVOLUCIN DEL MATERIAL PRSTAMO. 10:3. LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS ETC 10.4. AGRADECIMIENTOS 10.5. JUSTIFICACIONES
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ALOJAMIENTOS
VOLUNTARIOS
REA DE PROTOCOLO
ESPECTCULO
TRANSPORTE REA TCNICA AVITUALLAMIENTO ORGANIGRAMA JJEE AREA DE INSTALACIONES MEDIOS DE COMUNICACIN
SERVICIOS MEDICOS
AREA DE PROMOCIN Y MARKETING
FINANZAS Y ADMINISTRACIN
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3. BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO DEPORTIVO

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5.1. DETERMINAR LAS TAREAS Y EL CRONOGRAMA

CRONOGRAMA PREVISTO EJECUTADO

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TAREAS MS COMUNES DE LAS ACTIVIDADES

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6.1. PRESUPUESTO GENERAL PRESUPUESTO DE GASTOS

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