Curso Tablas Dinamicas

Excel
Curso Asistido de Tablas dinmicas
Preparado por: luis e. vsquez r.
Medelln,
eptiembre de !""#
ndice de contenido
Introduccin...................................................................................................................3 Los Pasos Iniciales.........................................................................................................4 Las Preguntas Iniciales..................................................................................................5 Sesin de prcticas.........................................................................................13 Sugerencias....................................................................................................13 Tamao de la descarga: 74 ! "#1 m$n. a 5% &ps'.....................................13 Lo importante es reali(ar el )iseo.............................................................................1* Sesin de prcticas.........................................................................................+, Tamao de la descarga: 75 ! "#1 m$n. - 5% &ps'...................................+, .am&io en los /alores 0 Presentacin del 1eporte......................................................+1 .uando solo Sumar no es Su2iciente .........................................................................+5 Sugerencias....................................................................................................+% Tamao de la descarga: 1,5 ! "#1 m$n. - 5% &ps'.................................+7 .al$culos adicionales 0 creacin de grupos.................................................................+7 Sesin de prcticas.........................................................................................34 Sugerencias....................................................................................................35 Tamao de la descarga: 57 ! "#1 m$n. a 5% &ps'.....................................35 3eneracin de 1es4menes 0 .lculos personali(ados................................................3% Sugerencias....................................................................................................43 Tamao de la descarga: 57 ! "#1 m$n. a 5% &ps'.....................................43 Introduccin de .ampos 0 atri&utos .alculados........................................................44 Sesin de prcticas.........................................................................................4* Sugerencias....................................................................................................5,
Curso asistido de Tablas dinmicas
pagina 2
Introduccin
Tiene ms datos de los que necesita? Desea ver las tendencias y los modelos de un vistazo? En ese caso, los informes de tablas dinmicas son la solucin. Permiten crear en cuestin de segundos nuevas vistas de los datos de o!as de clculo. "ientos o miles de fragmentos de informacin van enca!ndose y revelan el significado de los datos. En este breve curso, va a com#robar cules son las venta!as de los informes de tablas dinmicas y va a crear r#idamente un informe de tablas dinmicas $mag%nese una o!a de clculos de E&cel con cifras de ventas de la com#a'%a y cientos, no, miles de filas de datos. Todo el mundo tiene #reguntas sobre el significado de los datos. "mo obtienen las res#uestas? (os informes de tablas dinmicas organizan y resumen los datos de modo que no slo formen #arte de una o!a de clculos. (os informes de tablas dinmicas ofrecen com#araciones, revelan modelos y relaciones, adems de analizar las tendencias. En esta leccin, va a com#robar cmo los informes de tablas dinmicas facilitan todo eso) com#aran, revelan y analizan mostrando diferentes vistas de los datos y convirtiendo los datos en informacin que tiene sentido.
pagina 3
Los Pasos Iniciales

*sted decide qu+ datos desea analizar y cmo organizarlos. En lugar de ser un solo formulario arbitrario que realmente no se ada#te a sus necesidades, cada informe de tabla dinmica le #ro#orciona una vista distinta de sus datos, res#ondiendo al instante a sus #reguntas, y est #ersonalizada #ara sus ob!etivos. Para com#arar datos, #ara buscar sus significados, comience #or #lantear #reguntas. ,ecesita conocer las cifras totales de ventas #or regin, #or vendedor, #or trimestre o #or mes? $r%a me!or su negocio si los me!ores vendedores slo vendieran los me!ores #roductos? - significar%a eso que abr%a l%neas com#letas de #roductos sin generar ingresos? *na vez que tenga en mente las #reguntas, E&cel #ro#orciona res#uestas con facilidad. En #rimer lugar, ofrece un asistente #ara ayudarle a #re#arar los datos #ara mostrarlos en una nueva vista. . continuacin, #uede arrastrar y colocar los datos desde su lista de cifras de ventas asta una nueva vista de informe de tabla dinmica.
pagina 4
Las Preguntas Iniciales

"rear informes de tabla dinmica consiste en llevar #iezas de informacin de unos lugares a otros #ara ver cmo enca!an entre s%. ,o est satisfec o con este #rimer informe? /e tarda un #ar de segundos en cambiar la dis#osicin de las filas y las columnas, algo #arecido a girar un caleidosco#io #ara ver distintos #atrones.
(os informes de tabla dinmica ayudan tanto a acer que los datos sean mane!ables que #ueden acerle #erder la cabeza, #ero no debe #reocu#arse #or organizar el informe de una forma 0equivocada0. (leve los datos de un lugar a otro, una y otra vez, #ara conseguir tantas res#uestas directas y claras como #reguntas #lantee. Por tanto, en cuestin de segundos #uede convertir un informe que muestre las ventas de cada vendedor en otro que enumere las ventas #or #a%s o en otro que clasifique a los vendedores #or cantidades de #edidos) es como convertir un gru#o desordenado de #ersonas en una banda de m1sica desfilando y tocando al un%sono. En esta leccin, va a conocer al .sistente. 2,o se #reocu#e de lo que sucede en #rivado.3 4a a a#render a arrastrar datos seleccionados asta el rea de dise'o de la tabla dinmica y com#robar cmo la nueva vista
Curso asistido de Tablas dinmicas pagina 5
res#onde a las #reguntas sobre una lista de cifras de ventas en E&cel. En la sesin #rctica al final de la leccin, tendr la o#ortunidad de crear un informe de tablas dinmicas.
$magine que E&cel est abierto y que est mirando las cifras de ventas. En este e!em#lo ay 566 filas de ventas ordenadas #or #a%s, vendedor e im#orte de los #edidos.
pagina 6
"mo #uede acer que los datos sean ms com#rensibles? Para averiguarlo, em#iece #or #reguntarse qu+ necesita saber)

7u+ nivel de ventas tiene cada vendedor? 7u+ cantidades se an vendido #or #a%s?
"uando est+ listo #ara obtener las res#uestas, aga clic8 en cualquier #unto de los datos e inicie el .sistente aciendo clic8 en la o#cin $n%orme de tablas & 'r%icos dinmicos del men1 (atos. )ota El Asistente para tablas & 'r%icos dinmicos tambi+n se utiliza #ara crear informes de tabla dinmica, re#resentaciones grficas de los informes de tabla dinmica. En este curso no se incluyen los informes de grficos dinmicos. *na vez abierto el asistente, aga clic8 en *inalizar. Eso es todo. Puede dedicar ms tiem#o a estudiar el .sistente, #ero #ara este e!em#lo no es necesario. 9aciendo clic8 en *inalizar directamente indica al .sistente que debe usar la configuracin #redeterminada. /i no se es#ecifica lo contrario, el .sistente)
*tilizar los datos contenidos en una lista de E&cel o en una base de datos.
Pre#arar una rea de dise+o #ara crear un informe de tabla dinmica. *tilizar todos los datos contenidos en la lista. "olocar el rea de dise'o del informe en una nueva o!a de clculo.
El .sistente tarda menos de un segundo en #re#arar una o!a de clculo con todo lo necesario #ara crear una vista de tabla dinmica de sus datos) la ,ista de campos de tabla dinmica desde la que arrastrar los elementos, el rea de dise'o en la que colocar los elementos y la barra de erramientas Tabla dinmica.
En la sesin de #rctica del final de la leccin lo #odr com#robar usted mismo) slo se tarda unos segundos ms en dise'ar la vista de tabla dinmica que lo que tarda el .sistente en #re#arar el rea de la o!a de clculo. (a ,ista de campos de tabla dinmica contiene los nombres de las columnas del ori'en de datos 2las cifras de ventas3) Pa%s, 4endedor, "antidad del #edido, :ec a del #edido e $D del #edido.
pagina 8
"ada una de las columnas de datos de origen se a convertido en un campo con el mismo nombre. Para crear una vista de tabla dinmica de sus datos debe arrastrar los cam#os desde la lista de cam#os asta el rea de dise'o. El rea de dise'o est dividida en cuatro reas de colocaci-n inde#endientes se'aladas en las que #uede arrastrar y colocar los cam#os desde la lista de cam#os. El rea de dise'o se convertir en su informe de tabla dinmica.
pagina 9
(as etiquetas de las reas de colocacin le indican dnde colocar los datos #ara mostrarlos con una orientacin es#ec%fica. Por e!em#lo, si deseara arrastrar el cam#o .endedor al rea etiquetada como Coloque los campos de %ila aqu, #or e!em#lo, ver%a una fila #or cada nombre de vendedor. /i arrastrara el cam#o .endedor y lo colocara en el rea etiquetada con Coloque los campos de columna aqu, obtendr%a una columna #or cada nombre de vendedor. . continuacin ver cmo saber qu+ cam#os debe arrastrar asta el rea de dise'o 2no es necesario utilizarlos todos3. . ora es el momento de enca!ar las #iezas. /u#ongamos que su #rimera #regunta es) "unto a vendido cada vendedor? Para conocer la res#uesta utilizar%a dos de los cam#os de la lista de cam#os) el cam#o .endedor #ara mostrar los nombres de los vendedores y el cam#o Cantidad del pedido #ara #resentar la cantidad vendida #or cada #ersona.
pagina 10
Des#u+s de decidir qu+ cam#os utilizar, debe determinar dnde colocar cada cam#o. Para mostrar un nombre de vendedor #or cada fila, debe arrastrar el cam#o .endedor asta el rea de colocacin identificada como Coloque los campos de %ila aqu. "uando coloque el cam#o .endedor, en el dise'o a#arecern los nombres de los vendedores.
Para ver la cantidad vendida #or cada #ersona, arrastre el cam#o Cantidad del pedido asta el rea etiquetada como Coloque datos aqu. El rea de colocacin de elementos es el lugar donde normalmente se colocan datos num+ricos, #orque E&cel los suma automticamente en esta rea. . continuacin, los totales se muestran en el informe de tabla dinmica. "uando coloque el cam#o Cantidad del pedido en el rea de colocacin de datos, el contorno coloreado desa#arecer y ver la vista del informe.
pagina 11
. % lo tiene. El informe de tabla dinmica resume 566 filas de informacin #ara que #ueda conocer inmediatamente el nivel de ventas de cada vendedor. Puede utilizar la informacin como me!or le #arezca) mostrarlo a otras #ersonas, co#iarlo en un documento de ;ord o #ublicarlo en una #gina ;eb.
Para obtener las res#uestas a otras #reguntas con tanta facilidad y ra#idez, #uede arrastrar otros cam#os al rea de dise'o. - tambi+n #uede ordenar los datos o utilizarlos dinmicamente colocando cam#os en las columnas o en las filas #ara mostrar distintas relaciones e&istentes entre ellos sim#lemente arrastrando los cam#os desde una rea de colocacin a otra En esta sesin de #rctica usar el Asistente para tablas & 'r%icos dinmicos #ara crear un informe de tabla dinmica a #artir de las mismas cifras de ventas usadas en la leccin. Tambi+n #uede #robar algo nuevo) consultar las ventas corres#ondientes a los distintos #a%ses 2arrastrando un cam#o en el rea de colocacin Pgina3.
pagina 12
esi-n de prcticas
En la #agina <<<.esni#s.com=<eb=e&celbasico, encontrara el arc ivo tablas>dinmicas>#ractica>uno con la que #odr desarrollar de modo integral lo e&#uesto en esta #arte del curso. u'erencias
/i las instrucciones de la #rctica no estn visibles, o desa#arecen al acer clic8 en E&cel, aga clic8 en el botn de la barra de tareas .yuda de E&cel y des#u+s en el botn Mosaico automtico en la esquina su#erior izquierda de las instrucciones. /i las instrucciones de la #rctica ocultan E&cel, aga clic8 en el botn Mosaico automtico en la esquina su#erior izquierda de las instrucciones.
Tama+o de la descar'a: /0 12 345 mn. a 6# 1bps7 $magine que es viernes #or la tarde y que su !efe quiere las cifras de
pagina 13
ventas divididas #or vendedor #ara el lunes. ?ientras todo el mundo intenta desa#arecer, usted recuerda r#idamente que un informe de tabla dinmica #uede acer el traba!o, #or lo que se ofrece voluntario. En este curso a#render los #rinci#ales secretos del +&ito, as% como diversas maneras de me!orar la #resentacin de su informe de tabla dinmica antes de entregrselo a su !efe. ,o ace falta que sea un e&#erto en E&cel, #ero estu#endo si lo es, #ara crear un informe de tabla dinmica. /lo tiene que)
Decidir qu+ #reguntas desea que res#ondan los datos. *sar el .sistente #ara informes de tabla dinmica #ara #re#arar los datos #ara el informe. Dise'ar el informe arrastrando y colocando datos en el rea de dise'o y @listoA, ya tiene un informe de tabla dinmica.
En esta leccin conocer la im#ortancia de dis#oner de datos de ori'en bien organizados que #ermitan crear un informe de tabla dinmica y cmo saber dnde ubicar esos datos. En la leccin #rctica #odr #robar todo lo a#rendido en la leccin.
.ntes de usar el .sistente #ara tablas y grficos dinmicos #ara crear un informe de tabla dinmica, com#ruebe en sus datos de origen lo siguiente)
(a #rimera fila debe tener un encabezado #ara cada columna. El asistente usar estos encabezados de columna como nombres #ara los campos 2t+rmino referido a los agru#amientos de datos3 que #uede arrastrar y soltar en el rea de dise'o de la tabla dinmica. ,o debe aber filas o columnas vac%as dentro del rango de datos utilizado #ara el informe. Por e!em#lo, deber quitar las filas vac%as utilizadas #ara se#arar los bloques de datos entre s%. "ada columna debe contener slo un ti#o de datos. Por e!em#lo, incluya te&to en una columna y valores num+ricos en otra distinta. E&cel crea automticamente subtotales y totales generales en un informe de tabla dinmica. /i los datos de origen contienen subtotales y totales generales automticos creados con el comando ubtotales del men1 (atos, use dic o comando #ara quitarlos antes de crear el informe. (os datos con subtotales y totales generales automticos creados con el comando ubtotales se organizan de manera que #ueda ver
su estructura. Campos de %ila muestra los datos verticalmente, un elemento #or fila. Campos de columna muestra los datos orizontalmente, un elemento en cada columna. Campos de p'ina muestra los datos como #ginas, agru#ando o se#arando los elementos de los datos que coloque aqu%. Elementos de datos es donde se muestran y resumen los datos num+ricos. Becuerde que el asistente le mostrar una nueva rea de o!a de clculo que contiene todo lo necesario #ara dise'ar una vista de tabla dinmica con sus datos) la lista de campos de tabla dinmica de la que arrastrar los cam#os y un rea de dise'o. /u traba!o consiste en arrastrar los cam#os seleccionados en la lista asta las cuatro o#ciones dis#onibles en el rea de dise'o, las reas de) fila, columna, datos o #gina.
"omience #or #reguntarse lo que necesita saber y sabr qu+ cam#os utilizar. /u !efe quiere que le diga cunto a vendido cada vendedor, #or
lo que deber usar los cam#os .endedor e $mporte del pedido. En cuanto a dnde colocar los cam#os)
El rea Campos de %ila muestra los datos verticalmente, un elemento #or fila. Ese es un buen lugar #ara arrastrar el cam#o .endedor y as% ver el nombre de cada vendedor en su #ro#ia fila. El rea Campos de columna muestra los datos orizontalmente, un elemento en cada columna. /i, #or e!em#lo, arrastr el cam#o .endedor aqu% en lugar de al rea de filas, el nombre de cada vendedor estar en su #ro#ia columna. "omo emos decidido usar el rea de filas, #odemos de!ar esta rea vac%aC no es necesario que use todas las reas de dise'o. El rea Campos de p'ina agru#a y muestra los datos como si +stos estuvieran en #ginas inde#endientes, de manera que slo se #ueden ver aquellas #artes de los datos que se desea cada vez. Por e!em#lo, si arrastra aqu% el cam#o Pas, #uede elegir si desea ver 1nicamente los datos #ara Beino *nido, como si estuviesen en una #gina #ro#ia. Encontrar ms informacin acerca de los cam#os de #gina en la sesin #rctica del final de la leccin. El rea Elementos de datos es donde se muestran y resumen los datos, casi siem#re datos num+ricos. Por e!em#lo, +ste ser%a el lugar #ara arrastrar el cam#o $mporte del pedido, ya que desea ver sumas individuales y un total general.
)ota /i no le entusiasma el m+todo de arrastrar y soltar, #uede usar los comandos de men1 #ara moverse #or los cam#os. En la sesin de #rctica, averiguar cmo acerlo. Da a a#rendido los tres #asos bsicos #ara realizar un buen dise'o del informe de tabla dinmica) E. "om#robar sus datos de origen antes de em#ezar 2los datos #asado de manera satisfactoria la #rueba del FdiamanteG3, H. #reguntarse qu+ necesita #ara saber los cam#os que debe usar y
an
I. acordarse de colocar cam#os que se muestren en filas en el rea de filas, etc. Becordar de manera es#ecial la clara diferenciacion que se requiere entre las clases de atributos cualificables y cuantificables.
pagina 18
Lo importante es realizar el Diseo

El secreto final es sim#le, #ero si tiende a ser #erfeccionista 2como una gran mayor%a3 #uede su#oner algo de esfuerzo) )o se preocupe por colocar su dise+o de %orma 8incorrecta8. (a creacin de un informe de tabla dinmica im#lica variar la dis#osicin de los elementos #ara ver los resultados. Besulta fcil cambiar de sitio las #iezas tantas veces como se desee. Eso se llama 0cambiar el dise'o0, que generalmente tarda en acerse #ocos segundos, y es una #arte es#erada del #roceso, como sostener un cuadro en varias #aredes #ara ver donde queda me!or.
En esta sesin #rctica va a crear un informe de tabla dinmica, cambiar el dise'o del informe y ver lo que los cam#os de #gina #ueden acer. Tambi+n #racticar el uso de comandos #ara mover cam#os al rea de dise'o en lugar de usar el m+todo de arrastrar y colocar.
pagina 19
esi-n de prcticas En la #agina <<<.esni#s.com=<eb=e&celbasico, encontrara el arc ivo tablas>dinmicas>#ractica>dos con la que #odr desarrollar de modo integral lo e&#uesto en esta #arte del curso. /ugerencias
/i las instrucciones de la #rctica no estn visibles, o desa#arecen al acer clic8 en E&cel, aga clic8 en el botn de la barra de tareas .yuda de E&cel y des#u+s en el botn Mosaico automtico en la esquina su#erior izquierda de las instrucciones. /i las instrucciones de la #rctica ocultan E&cel, aga clic en el botn Mosaico automtico en la esquina su#erior izquierda de las instrucciones. .ntes de em#ezar. Tama+o de la descar'a: /6 12 345 mn. 9 6# 1bps7
pagina 20
Cambio en los valores y Presentacin del Reporte

E&amine este informe de tabla dinmica. Puede ver de un vistazo cunto a vendido cada vendedor. Pero no cree que el informe queda un #oco raro? 7u+ sucede con los cuadros grises que crea E&cel #ara los nombres de los cam#os? De dnde sali el cam#o uma del importe de pedido y #or qu+ est en la #arte su#erior del cuadro .endedor?
En esta leccin conocer las res#uestas a estas #reguntas, a#render a modificar el informe #ara facilitar su lectura y conocer algunos trucos interesantes #ara tablas dinmicas. En la leccin #rctica #odr #robar todo lo a#rendido en la leccin. "ada cuadro gris del informe de tabla dinmica contiene el nombre de un cam#o. E&cel coloca automticamente los nombres de cam#o en cuadros, con lo que resultan ms fciles de ver.
pagina 21
Bes#ecto a uma del importe de pedido, dado que E&cel resumi los datos num+ricos del cam#o $mporte del pedido, agreg un encabezado de cam#o llamado 0/uma de0 los datos del cam#o 0$m#orte del #edido.0 /i uma del importe de pedido no es el te&to que me!or se a!usta a sus necesidades, cmbielo a, #or e!em#lo, 0Todos los #edidos0 o cualquier otro que resulte ms adecuado. Para cambiar el nombre, seleccinelo, escriba el nuevo y #resione E,TB.B. *na 1ltima cosa) uma del importe de pedido se coloca encima del cam#o .endedor #orque, bueno, #orque s%. "uando ay slo un cam#o de datos resumido, como en este e!em#lo, E&cel coloca el encabezado #ara el cam#o de datos sobre el encabezado del cam#o de fila. .l menos a ora ya sabe dnde buscarlo, verdad? El #ro#sito del informe de tabla dinmica es ver cunto a vendido cada vendedor, de manera que tendr%a sentido ver los nombres en una lista ordenada #or cantidad vendida en vez de alfab+ticamente. De esa manera, su !efe #uede ver de un vistazo, #or e!em#lo, qui+n obtiene el incentivo mayor.
Para comenzar la ordenacin, aga clic8 en Tabla dinmica de la barra de erramientas Tabla dinmica y, a continuacin, seleccione :rdenar & las 5" ms. En la sesin #rctica, encontrar instrucciones #aso a #aso #ara ordenar los datos
pagina 23
Tambi+n #uede facilitar a su !efe la lectura del informe si a#lica formato de moneda a las cantidades vendidas #or cada vendedor. Para a#licar formato a los n1meros, aga clic8 en cualquier celda del rea de datos, aga clic8 en el botn Con%i'uraci-n de campo de la barra de erramientas Tabla dinmica y, a continuacin, aga clic8 en );mero y seleccione el formato de moneda. Es lunes #or la ma'ana y llega la ora de entregar el informe de tabla dinmica a su !efe. Pero es#ere un minuto, ay un cambio de 1ltima ora en los datos de origen 2Peacoc8 izo una venta ms3 y a ora el informe es incorrecto.
,o se #reocu#e, tardar unos segundos en a#licar los cambios al informe. 9aga clic8 en el botn Actualizar datos de la barra de erramientas Tabla dinmica #ara actualizar el informe con los cambios.
pagina 24
Cuando solo Sumar no es Suficiente

(os informes de tabla dinmica resumen automticamente datos num+ricos agregndolos 2o contndolos, que es una istoria #arecida3, #ero #uede cambiar la manera de resumir los datos. /u#onga que durante la reunin su !efe desea saber no slo cunto vende cada vendedor, sino la cuenta de ventas individuales que a ec o cada vendedor.
Para buscar la cuenta, aga clic8 en cualquier celda del rea de datos, aga clic8 en el botn Con%i'uraci-n de campo de la barra de erramientas Tabla dinmica y, a continuacin, seleccione de la lista <esumir por un elemento #ara contar, buscar el #romedio, buscar el m&imo o el m%nimo u otra de las #osibilidades e&istentes.
pagina 25
En esta sesin #rctica cambiar el nombre de un encabezado de cam#o, el criterio de ordenacin, el formato de n1meros y la manera de resumir los datos. .dems, #odr #robar algo nuevo) eliminar un informe. /esin de #rcticas En la #agina <<<.esni#s.com=<eb=e&celbasico, encontrara el arc ivo tablas>dinmicas>#ractica>tres con la que #odr desarrollar de modo integral lo e&#uesto en esta #arte del curso. u'erencias
/i las instrucciones de la #rctica no estn visibles, o desa#arecen al acer clic8 en E&cel, aga clic8 en el botn de la barra de tareas .yuda de E&cel y des#u+s en el botn Mosaico automtico en la esquina su#erior izquierda de las instrucciones.
/i las instrucciones de la #rctica ocultan E&cel, aga clic8 en el botn Mosaico automtico en la esquina su#erior izquierda de las instrucciones.
pagina 26
Tama+o de la descar'a: 5"6 12 345 mn. 9 6# 1bps7.
Cal culos adicionales y creacin de grupos

En 0Ponerse en marc a con informes de tabla dinmica0, a a#rendido a crear un informe de tabla dinmica que resume las cifras de ventas diarias y las convierte en las cifras totales conseguidas #or cada vendedor. En este curso a#render a a!ustar el informe agru#ando cifras diarias #ara obtener resultados trimestrales. . continuacin, ver cmo girar el informe #ara mostrar los cuatro trimestres de cada vendedor. Tambi+n a#render cmo usar el informe #ara calcular las cifras de bonificacin corres#ondientes a cada vendedor y muc os otros modos de retocar el informe #ara que #ueda mostrar realmente sus abilidades con las tablas dinmicas. .qu% est el informe de tabla dinmica de 0Ponerse en marc a con informes de tabla dinmica0. El informe resume las cifras de ventas diarias y las convierte en las ventas totales efectuadas #or cada vendedor.
pagina 27
En esta leccin, a#render a agru#ar fec as #ara mostrar los totales de ventas de todos los vendedores corres#ondientes a cada trimestre. a continuacin, ver cmo girar el informe #ara mostrar los cuatro trimestres !untos #ara cada vendedor. En la sesin de #rctica tendr la o#ortunidad de #robar lo que a a#rendido. ,o se muestra ninguna informacin de fec a en el informe, de modo que cmo #uede com#arar las ventas #or trimestre? Para agregar la informacin de fec a, aga que a#arezca de nuevo la ,ista de campos de tabla dinmica.
pagina 28
El cam#o *ec=a de pedido de la lista contiene las ventas diarias, no las trimestrales. Pero no tiene #orqu+ #reocu#arse de estoC ms adelante a#render a agru#ar estas fec as en trimestres. )ota Becuerde, ya debe saber cmo usar la ,ista de campos de tabla dinmica. /i no es as%, #uede a#render a acerlo en la seccin 0"mo #onerse en marc a con informes de tabla dinmica0. Para mostrar la informacin de fec a en el informe, sim#lemente agregue otro cam#o. Esto es muy fcil de acerC no tiene que des acer el informe original #ara realizar el cambio. (a #regunta es, dnde se coloca el cam#o *ec=a de pedido en el informe?
pagina 29
/e #uede a#licar la orientacin de fila al cam#o #ara que las fec as se muestren en filas al lado de los nombres de los vendedores, #ero el cam#o .endedor ya se encuentra en el rea de colocacin *ila. Eso no es ning1n #roblema, #orque #uede arrastrar ms de un cam#o a cualquiera de las reas de colocacin en el informe. Para ver las fec as en filas enfrente de los nombres tambi+n en filas, arrastre el cam#o *ec=a de pedido al rea de colocacin *ila, situada a la izquierda del cam#o .endedor. 4er e&actamente cmo en la sesin #rctica. . ora los cam#os *ec=a de pedido y .endedor tienen la orientacin de fila en el informe. Pero el resultado de las ventas es #or d%a, seguido #or el total del d%a, lo cual no resulta muy 1til, verdad? /iga leyendo #ara a#render a agru#ar las cifras de ventas diarias en resultados trimestrales. *n informe de tabla dinmica antes y des#u+s de agregarle el cam#o *ec=a de pedido. (os cam#os *ec=a de pedido y .endedor tienen la orientacin de fila, #ero el resultado no es la informacin trimestral.
pagina 30
*se la agru#acin #ara ver res1menes menos detalladosC #or e!em#lo, #ara ver datos #or trimestre en lugar de #or d%a.
. #ro#sito, antes de agru#ar las cifras de ventas diarias en resultados trimestrales en la imagen, el nombre del cam#o *ec=a de pedido se cambi a Trim. , seleccionando el cam#o y escribiendo el nuevo nombre, sim#lemente #ara que el t%tulo describa con mayor e&actitud la nueva agru#acin. Para agru#ar las ventas #or trimestre, aga clic8 con el botn secundario en el cam#o Trim. reci+n cambiado, seleccione A'rupar & mostrar detalle, aga clic8 en A'rupar y, a continuacin, aga clic8 en Trimestres. El resultado ser una nueva vista) una com#aracin de las cifras de cada vendedor #or trimestre.
u'erencias
De#endiendo del origen de datos, tambi+n #uede agru#ar datos #or

segundos, minutos, oras, d%as y meses. Puede agru#ar datos incluso aunque slo aya un cam#o de fila en el informe. Para desagru#ar datos, aga clic8 con el botn secundario en el cam#o, seleccione A'rupar & mostrar detalle y, a continuacin, aga clic8 en (esa'rupar.
En la vista del nuevo informe, se muestran las ventas corres#ondientes a cada vendedor #or trimestre. -bserve que se a cambiado el nombre del cam#o *ec=a de pedido #or Trim. #ara que el encabezado coincida con la nueva agru#acin 9ay una manera de destacar de verdad) girar el informe #ara mostrar los datos en una nueva vista con el resultado de cada vendedor corres#ondiente a los cuatro trimestres con!untamente. "mo? .rrastre el cam#o Trim. a la derec a del cam#o .endedor. Esto gira la #osicin de los dos cam#os de fila y crea otra vista.
Es fcil volver a girar el informe a la vista anterior. /im#lemente arrastre de nuevo el cam#o Trim. a la izquierda del cam#o .endedor.
9aga clic8 en <eproducir encima de la imagen #ara ver el giro en accin (a animacin muestra un informe que se gira #ara ver vistas diferentes de los mismos datos. 9aga clic8 en <eproducir #ara iniciar la animacin. *n informe de tabla dinmica con varios cam#os de fila tiene un cam#o de fila interior, el ms cercano al rea de datos. (os dems cam#os de fila son e&teriores. Por qu+ es esto im#ortante? (a #osicin interior o e&terior de una fila determina cuntas veces se re#iten en el informe los elementos incluidos en el cam#o de fila, lo cual resulta 1til #ara saber cuando debe girar #or su cuenta.
(os elementos del cam#o de fila situado ms acia al e&terior slo se muestran una vez. (os elementos del resto de los cam#os de fila se re#iten seg1n sea necesario.
En el #rimer informe de la ilustracin de la izquierda, .endedor es el

cam#o interior, #or lo que se enumeran todos los nombres de los vendedores. En el mismo informe, Trim. es el cam#o e&terior, de modo que los trimestres se muestran uno cada vez. En el segundo informe de la ilustracin, el informe se a girado de forma que Trim. es el cam#o interior, #or lo que se enumeran todos los trimestres, mientras que .endedor es a ora el cam#o e&terior y los nombres se enumeran uno cada vez. )ota Tenga en cuenta que el cam#o Trim. ya se a agru#ado en trimestres, y se mostrar como tal cada vez que se gire el informe El que un cam#o de fila sea interior o e&terior determina cmo se muestran los datos. Trim. es el cam#o e&terior y .endedor el interior. .endedor es el cam#o e&terior y Trim. el interior. En esta sesin de #rctica, utilizar dos cam#os en la misma rea de colocacin y crear un gru#o trimestral #ara com#arar el resultado de cada vendedor en com#aracin con los dems #or trimestre. . continuacin, girar de nuevo el informe #ara obtener otra vista, e intentar algo nuevo observando el origen de datos que subyace al +&ito de un vendedor. esi-n de prcticas En la #agina <<<.esni#s.com=<eb=e&celbasico, encontrara el arc ivo tablas>dinmicas>#ractica>cuatro con la que #odr desarrollar de modo integral lo e&#uesto en esta #arte del curso.
pagina 34
u'erencias
/i las instrucciones de la #rctica no estn visibles, o desa#arecen al acer clic8 en E&cel, aga clic8 en el botn de la barra de tareas .yuda de E&cel y des#u+s en el botn Mosaico automtico en la esquina su#erior izquierda de las instrucciones. /i las instrucciones de la #rctica ocultan E&cel, aga clic en el botn Mosaico automtico en la esquina su#erior izquierda de las instrucciones.
Tama+o de la descar'a: 6/ 12 345 mn. a 6# 1bps7
pagina 35
!eneracin de Res"menes y C#lculos personalizados

En la 1ltima leccin, E&cel sum automticamente las cifras de ventas trimestrales mediante /uma, que se denomina %unci-n de resumen. E&cel tiene otras funciones de resumen, como "ontar, ?&imo y Promedio, y en esta leccin utilizar la funcin "ontar #ara a#render a calcular el n1mero de ventas realizado #or cada vendedor. Tambi+n a#render a utilizar un clculo personalizado #ara mostrar los totales de los vendedores como un #orcenta!e del total de dlares vendidos. En la sesin de #rctica tendr la o#ortunidad de #robar lo que a a#rendido.
$magine que le #reguntan cuntas ventas realiz cada vendedor. El cam#o Cantidad del pedido que ya se encuentra en el informe asta a ora se a resumido en el rea de datos del informe #ara obtener los totales de las ventas. Para allar la res#uesta a la nueva #regunta, #uede agregar de nuevo este cam#o al rea de datos y cambiar el m+todo de clculo de /uma a "uenta. Es cierto, #uede arrastrar el mismo cam#o al rea de colocacin ms de una vez #ara que se #uedan resumir los datos del cam#o
de varias formas. ?uestre de nuevo la ,ista de campos de tabla dinmica y, a continuacin, arrastre el cam#o Cantidad del pedido al informe una segunda vez, sobre los datos totales de ventas e&istentes. D el resultado? "omo #uede ver en la ilustracin de la izquierda, e&iste un nuevo encabezado (atos. (os #edidos todav%a no se cuentan, a1n se sumanC y el segundo con!unto de totales es ligeramente diferente del #rimero #orque no ay formato de moneda.
.ntes de a#render a convertir el segundo cam#o de datos de una /uma a una "uenta, se va a observar ms detenidamente todo lo que a ocurrido en este #aso. )ota Por cierto, en lugar de agregar el cam#o Cantidad del pedido al informe una segunda vez, #odr%a cambiar el clculo del cam#o que ya se encuentra en el informe de /uma a "uenta. Pero entonces el informe slo mostrar%a el n1mero de #edidos. El informe resulta ms 1til con /uma y "uenta.
/i el cam#o Cantidad del pedido se vuelve a arrastrar al rea de colocacin, se denominar automticamente uma de Cantidad del
pedido!. (os datos a1n no tienen el formato de moneda, de forma que el segundo resultado #arece diferente del #rimero. En la siguiente seccin ver cmo convertir el segundo resumen en una cuenta. (a #rimera vez que se arrastr el cam#o Cantidad del pedido al informe, E&cel lo resumi automticamente, llam al cam#o uma de Cantidad del pedido y coloc el t%tulo del cam#o en la esquina su#erior izquierda del informe de tabla dinmica, !usto encima del cam#o de fila .endedor.
"uando se arrastr el cam#o Cantidad del pedido al informe #or segunda vez, E&cel lo sum de nuevo automticamente y lo denomin uma de Cantidad del pedido!. E&cel tambi+n cre un nuevo encabezado (atos y coloc de forma #redeterminada ambos cam#os de datos deba!o de dic o encabezado, a la derec a de los cam#os de fila. Esto es lo mismo que ocurre cuando ay ms de un cam#o de datos resumido en un informe. 9ace falta un #aso ms #ara convertir el segundo cam#o en la "uenta de #edidos en lugar de en la /uma de #edidos.
/i ay ms de un cam#o en el rea de colocacin (atos, uma de Cantidad del pedido se traslada deba!o de un nuevo encabezado de cam#o (atos. Para cambiar la /uma #or una "uenta, seleccione una funcin de resumen diferente en la lista <esumir por) E. 9aga clic8 en una de las celdas con el t%tulo uma de Cantidad del pedido!. H. 9aga clic8 en el botn Con%i'uraci-n de campo en la barra de erramienta Tabla dinmica. I. /eleccione Cuenta en la lista <esumir por.
-bserve en la imagen que si se selecciona Cuenta, el te&to del cuadro )ombre del cuadro de dilogo cambia a Cuenta de Cantidad del pedido!. u'erencia (a lista <esumir por contiene otras funciones de resumen como Promedio, ?& y ?%n. "ambiar el resumen de uma a Cuenta en el cuadro de dilogo Campo de
pagina 39
tabla dinmica. . ora #uede ver el n1mero de #edidos, cuyo nombre se a cambiado #or Cuenta de Cantidad del pedido!. El t%tulo es a1n 0H0 #orque es el segundo resumen del mismo cam#o de datos. Pero el informe no es fcil de leer, no es cierto?
Des#u+s de girar durante un rato, #uede que ya no #arezca tan e&tra'o, #ero #uede a#licar formato al informe #ara que resulte ms fcil de leer. 9aga clic8 en el informe y en el botn (ar %ormato al in%orme de la barra de erramientas Tabla dinmica y seleccione uno de los formatos de tabla dinmica del cuadro de dilogo Auto%ormato. u'erencias
El nombre del cam#o Cuenta de Cantidad del pedido! se cambi a ,o de pedido, y Cantidad del pedido a > de pedido, #ara a orrar algo de es#acio en la imagen. Becuerda que izo en la #rimera leccin? /im#lemente seleccione el encabezado y escriba el nuevo nombre. Puede cambiar el nombre en cualquier momentoC no tiene
#orqu+ es#erar asta que el informe tenga formato. Es#ere asta que acabe de girar un informe antes de a#licar el formato automtico. /i cambia el formato, el giro del informe #uede que no funcione del modo es#erado. En la Tar!eta de referencia r#ida al final del curso ver cmo restaurar el formato original
Dar formato a un informe #uede acerlo ms fcil de leer, #ero de!e el formato asta que acabe de girar el informe. 4aya, a ora le an ec o otra #regunta. "ul es el #orcenta!e del total general de ventas corres#ondiente a cada vendedor? Por e!em#lo, cul fue el resultado de (everling en relacin al total? Podr%a arrastrar el cam#o Cantidad del pedido al informe una tercera vez y, a continuacin, realizar un clculo personalizado en el tercer cam#o de datos #ara mostrarlos de otro modo ms. Pero no es necesarioC sim#lemente cambie la forma en que E&cel calcula el cam#o )? de pedido que ya se encuentra en el informe. (os clculos #ersonalizados, como ver aqu% en la sesin #rctica, estn en la lista Mostrar datos como del cuadro de dilogo Campo de tabla dinmica.
pagina 41
Para cambiar la "uenta a un #orcenta!e del total, aga clic8 en una de las celdas del cam#o ,o de pedido. . continuacin, realice lo siguiente) E. 9aga clic8 en el botn Con%i'uraci-n de campo erramientas Tabla dinmica. de la barra de
H. En la lista <esumir por, cambie la funcin de resumen de Cuenta otra vez a uma. /e desea mostrar un #orcenta!e de los totales sumados, no contados. I. . continuacin, aga clic8 en :pciones en el cuadro de dilogo Campo de tabla dinmica, y en la lista Mostrar datos como, seleccione @ del total. (everling realiz el EJK de las ventas totales. u'erencias

Podr%a cambiar el t%tulo ,o de pedido #or @ del pedido escribiendo el nuevo t%tulo en el encabezado del cam#o. (a lista Mostrar datos como contiene otros clculos #ersonalizados como (i%erencia de, @ de y @ de la di%erencia de.
?ostrar datos como un #orcenta!e del total en lugar de como el n1mero de #edidos. En esta sesin de #rctica, resumir datos de forma diferente usando dos veces el mismo cam#o de datos y, a continuacin, utilizando E&cel #ara contar el n1mero de #edidos y mostrarlos como un #orcenta!e del total. Tambi+n a#licar formato al informe.
pagina 42
/esin de #rcticas En la #agina <<<.esni#s.com=<eb=e&celbasico, encontrara el arc ivo tablas>dinmicas>#ractica>cinco con la que #odr desarrollar de modo integral lo e&#uesto en esta #arte del curso. u'erencias
Tama+o de la descar'a: 6/ 12 345 mn. a 6# 1bps7
pagina 43
Introduccin de Campos y atributos Calculados

9asta a ora a ec o muc o, #ero a1n ay ms cosas que #uede acer. $magine que a llegado el tiem#o de la bonificacin, y le #iden que calcule el #orcenta!e y la cifra de bonificacin corres#ondiente a cada vendedor. En esta leccin a#render a usar un campo calculado #ara obtener dic as cifras. *n cam#o calculado, al contrario que los clculos #ersonalizados #redefinidos que a#rendi en la #asada leccin, es una frmula que #uede crear desde cero #ara averiguar cualquier cosa que desee saber. En la sesin de #rctica tendr la o#ortunidad de #robar lo que a a#rendido.
"unta bonificacin debe recibir cada vendedor? Todos los vendedores reciben un 5 #or ciento de bonificacin cada trimestre, #ero este a'o ay una bonificacin adicional como incentivo. "ada vendedor que su#ere los LM.MMM dlares en #edidos #ercibir un EH #or ciento de bonificacin en lugar de un 5 #or ciento #ara dic o trimestre.
pagina 44
Para calcular las cifras de la bonificacin, deber crear su #ro#ia frmula en el rea de datos del informe, que requiere el uso de un cam#o calculado. Este el modo en el que E&cel gestiona las frmulas que crea usted mismo dentro de un informe. Para crear un cam#o calculado, aga clic8 en Tabla dinmica en la barra de erramientas Tabla dinmica, seleccione *-rmulas y, a continuacin, aga clic8 en Campo calculado. En el cuadro de dilogo $nsertar campo calculado, es#ecifique la frmula en el cuadro *-rmula mediante los cam#os de la lista Campos. . continuacin se cita la frmula creada #ara averiguar el #orcenta!e de bonificacin que #ercibi cada vendedor en cada trimestre) A$*3BCantidad del pedidoBC6"""",5!@,/@7 (a frmula dice que si la cantidad del #edido es mayor de LM.MMM dlares, la bonificacin ser de un EH #or ciento. /i no, la bonificacin ser de un 5 #or ciento. u'erencia -bserv que la frmula contiene el nombre de cam#o Cantidad del pedido, aunque anteriormente se cambi #or > de pedido?
(os nombres de cam#o enumerados en el cuadro de dilogo $nsertar campo calculado son los nombres de cam#o originales, no los nuevos nombres creados Para determinar si la bonificacin es el EH o el 5 #or ciento, es#ecifique una frmula como un cam#o calculado. (a lista Campos del cuadro de dilogo contiene los cam#os del informe que #uede usar en la frmula. . ora se mostrar el #orcenta!e de bonificacin de cada trimestre. Pero observe que el #orcenta!e de bonificacin total de Peacoc8 corres#ondiente a los cuatro trimestres de la celda D6 es del EHK, incluso aunque ella no obtuvo un EH #or ciento de bonificacin #ara cada trimestre.
E&cel sum las cantidades de los #edidos en la columna " #ara cada vendedor, fila #or fila, #orque los subtotales automticos estn activados de forma #redeterminada 2inde#endientemente de que el informe tenga formato o no3. Por e!em#lo, el subtotal anual de Peacoc8 se enumera en la celda "6) HHL.5JN dlares.
pagina 46
E&cel tambi+n e!ecut la frmula de cam#o calculado fila #or fila. "uando E&cel lleg a la fila del subtotal, en la que total de los cuatro trimestres su#era los LM.MMM dlares, la frmula funcion del mismo modo que #ara las filas anteriores. Becuerde, la frmula dec%a que si se su#eraban los LM.MMM dlares, se daba un #orcenta!e de bonificacin del EH #or ciento, lo que en esta fila es matemticamente correcto, #ero no es la res#uesta adecuada. (a solucin? Desactivar los subtotales automticos, cosa que a#render a acer en la sesin de #rctica. El informe con subtotales. El informe con los subtotales automticos desactivados. . ora que a calculado el #orcenta!e de bonificacin, el siguiente #aso ser averiguar la cifra de la bonificacin corres#ondiente a cada vendedor #or trimestre. Esta vez necesita una frmula #ara multi#licar los totales trimestrales de > de pedido #or el @ de boni%icaci-n trimestral.
De nuevo, use un cam#o calculado aciendo clic8 en Tabla dinmica en la barra de erramientas Tabla dinmica, seleccionando *-rmulas y, a continuacin, aciendo clic8 en Campo calculado. En el cuadro de dilogo $nsertar campo calculado, es#ecifique esta frmula, que multi#lica las cantidades de los #edidos #or el #orcenta!e de bonificacin)
AB> de pedidoBDB@ de boni%icaci-nB El informe con la cifra de bonificacin calculada :inalmente, a calculado la bonificacin total corres#ondiente a cada vendedor mediante una frmula que est fuera del informe. Eso significa que no va a usar un cam#o calculado, que slo se utiliza dentro de un informe. Esto se indica slo #ara acerle saber que no tiene #orqu+ estar dentro del informe #ara usar sus datos en frmulas.

9aga clic8 en una celda fuera del informe. Escriba A EMA3. Besalte los n1meros que desee sumar. Presione E,TB.B.
Peacoc8 tiene motivos #ara sentirse satisfec a. /u bonificacin es de HI.MOI dlares. *sted lo a conseguido, as% que @salga a saludarA Todo el mundo deber%a estar ms que im#resionado con sus abilidades con las tablas dinmicas. )ota /i traba!a solo, #robablemente le sor#render la funcin
$?P-BT.BD.T-/D$,.?$"-/, que emerge en frente de usted al crear una frmula fuera de un informe. (a funcin es una caracter%stica ms avanzada, que se mostrar en la sesin de #rctica. *sar datos del informe en una frmula es#ecificada fuera del rea del informe En esta sesin de #rctica, girar el informe #ara averiguar si cada vendedor gan un EM o un 5 #or ciento de bonificacin 2las cifras de la #rctica son algo diferentes de la leccin, slo #or cambiar algo las cosas3. . continuacin, calcular la cifra de la bonificacin. :inalmente, usar los datos de la tabla dinmica en una frmula fuera del informe #ara descubrir la cifra de bonificacin total de uno de los vendedores. esi-n de prcticas En la #agina <<<.esni#s.com=<eb=e&celbasico, encontrara el arc ivo tablas>dinmicas>#ractica>seis con la que #odr desarrollar de modo integral lo e&#uesto en esta #arte del curso.
pagina 49
u'erencias
Tama+o de la descar'a: LJ PQ 2R E m%n. a LJ Pb#s3
pagina 50

Curso Tablas Dinamicas

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Curso Tablas Dinamicas

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Excel

Curso Asistido de Tablas dinmicas

Preparado por: luis e. vsquez r.

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Los Pasos Iniciales

Curso asistido de Tablas dinmicas

Las Preguntas Iniciales

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Lo importante es realizar el Diseo

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Cambio en los valores y Presentacin del Reporte

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Cuando solo Sumar no es Suficiente

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Tama+o de la descar'a: 5"6 12 345 mn. 9 6# 1bps7.

Cal culos adicionales y creacin de grupos

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

De#endiendo del origen de datos, tambi+n #uede agru#ar datos #or

En el #rimer informe de la ilustracin de la izquierda, .endedor es el

Curso asistido de Tablas dinmicas

Tama+o de la descar'a: 6/ 12 345 mn. a 6# 1bps7

Curso asistido de Tablas dinmicas

!eneracin de Res"menes y C#lculos personalizados

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Tama+o de la descar'a: 6/ 12 345 mn. a 6# 1bps7

Curso asistido de Tablas dinmicas

Introduccin de Campos y atributos Calculados

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Curso asistido de Tablas dinmicas

Tama+o de la descar'a: LJ PQ 2R E m%n. a LJ Pb#s3

Curso asistido de Tablas dinmicas

También podría gustarte