INVENTARIO DE BIENES FISCALES.

ETAPA 1: BASES LEGALES, MINISTERIO BIENES NACIONALES Y CONCEPTOS ETAPA 2: PROCESOS DE INVENTARIO ETAPA 3: FACTORES QUE INCIDEN EN LA FISCALIZACION _____________________________ ETAPA 1: BASES LEGALES Y CONCEPTOS El objetivo del presente curso es entregar las bases legales, los criterios administrativos y tcnicos de la administracin de los Bienes Fiscales, el que incluye BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y VEHCULOS, llamado tambin Bienes de Uso o Activo Fijo, con la finalidad de entregar las bases de los procedimientos relacionados con la administracin de dichos bienes y responsabilidad adecuada de los bienes por parte de las personas que hacen uso de ella, y que en particular se refiere a su tratamiento, cuidado y disposicin As tambin se busca tener al da los bienes con que cuenta las unidades, servicios y/o oficinas segn sea el caso, entregando una informacin oportuna del ciclo de vida de los bienes, sin que estos pierdan su individualizacin y pueda prolongarse su vida til y lograr un uso eficiente de ellos para su ptimo funcionamiento. Es importante destacar, que es necesario entregar una visin completa de la realidad de una Empresa o Servicio Pblico con que bienes cuenta para as obtener un ptimo funcionamiento administrativo, y as facilite la labor de cautelar el patrimonio fiscal a travs de la rpida identificacin del mismo en casos determinados. Los Inventario de una Empresa o servicio Publico constituyen un rea de gran responsabilidad y de mucha actividad, lo que implica que dentro de la funcin de un "oficial y Encargado de Inventario" el mayor orden es la clave inicial de todo proceso administrativo. Proteger los intereses de la Institucin, mediante el seguimiento de los procedimientos, dentro del marco administrativo y de las disposiciones de la legalidad vigentes. ES fundamental que debamos tener en cuenta para que este tema se tome con la real importancia que tiene, es reconocer que la fiscalizacin continua es una

instancia productiva y no meramente operativa, ya que influye en los Procesos y los eventuales costos que le pudiesen acarrear a una Institucin determinada. Todas y cada una de estas funciones que se indicaran ms adelante constituyen las bases de la administracin y el funcionamiento de una oficina, seccin, unidad o servicio, segn sea la naturaleza de esta, siendo una importante herramienta para los procesos y la gestin.

BASES LEGALES Las primeras bases legales formales que reglamenta los bienes muebles fiscales, proviene del Decreto Supremo N 577 del 16 de agosto de 1978, que aprueba el reglamento de Bienes Muebles Fiscales del Ministerio de Bienes Nacionales, a travs del cual todos los servicios pblicos del pas, se vieron normados bajo esta normativa, sin olvidar, estar normas paralelas: 1. Decreto Ley N 1.939, del 10 de Noviembre de 1977, del Ministerio de Bienes Nacionales fija normas sobre adquisicin, administracin y disposicin de los bienes del Estado. 2. DTO 2.421 de 1964, C.G.R. texto refundido Ley N 10.336, modificada por Ley-19.908 03.10.2003, indica en Ttulo I (Art. 1), Ttulo IV ( Art. 60 al 68), sobre fiscalizacin, atribuciones y responsabilidades funcionarios en la tenencia, uso, custodia o administracin de fondos o bienes. 3. Decreto con Fuerza de Ley N 36 de 1980, sobre Convenios. 4. Oficio N 60.820, de 2005, de la Contralora General de la Repblica, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nacin, Seccin Bienes de Uso. 5. Ley N 18575 Bases Generales de la Administracin del Estado 6. Ley 18.834 Sobre Estatuto Administrativo. 7. Ley de Transparencia N 20.285 8. Otros Dictmenes de la Contralora General de la Republica. 9. Normas internas en que se adecuan los servicios pblicos.

Se debe tener en claro que los bienes fiscales, no son de las Instituciones publicas, son del Ministerio de Bienes Nacionales, o sea aquellos cuyo dominio pertenece a la nacin toda, cuyo uso pertenece a todos los habitantes de la nacin, como el de calles, plazas, puentes y caminos, el mar adyacente y sus playas, llamndose bienes nacionales de uso pblico o bienes pblicos.

Misin del El Ministerio de Bienes Nacionales.

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Reconocer, administrar y gestionar el patrimonio fiscal de todos los chilenos y chilenas; mantener el catastro grfico de la propiedad fiscal actualizado; elaborar, en coordinacin con las dems entidades del Estado, las polticas destinadas al aprovechamiento e incorporacin del territorio fiscal para ponerlo al servicio del desarrollo econmico, social y cultural del pas, con una mirada integral y en forma sustentable; y regularizar la pequea propiedad raz particular. Todo lo anterior, en el marco de una gestin que favorezca la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres y, especialmente, a las personas de mayor vulnerabilidad, a travs de la entrega de servicios eficientes, transparentes, giles, oportunos y en continuo mejoramiento. Fuente: http://www.bienesnacionales.cl/?page_id=1565 Los bienes nacionales cuyo uso no pertenece generalmente a los habitantes, se llaman bienes del Estado o bienes fiscales. Si adems su uso pertenece a todos los habitantes de la nacin, como el de calles, plazas, puentes y caminos, el mar adyacente y sus playas, se llaman bienes nacionales de uso pblico o bienes pblicos. Los bienes nacionales cuyo uso no pertenece generalmente a los habitantes, se llaman bienes del Estado o bienes fiscales. Estos pueden ser Inmuebles o Muebles CONCEPTOS Se entiende por BIENES MUEBLES, los que pueden trasladarse de un lugar a otro sin que pierdan su individualidad, ya sea movindose por s mismos (semovientes) o por una fuerza externa (inanimados). BIEN FISCAL: Es toda especie que pasa a formar parte del patrimonio de las diferentes Unidades Operativas, en sus Niveles Central y Regional, ya sea por adquisicin directa, por donaciones de particulares o de rganos Internacionales Los Bienes muebles Fiscales para los efectos de su inventario se clasifican en: Bienes de uso: son aquellos que no se extinguen por el empleo de ellos segn su naturaleza.

Bienes de consumo: son los que se extinguen o destruyen por su uso natural.

BIENES NO INVENTARIABLES De acuerdo a lo anterior, existe una categora de bienes que no pasan por Inventario, los cuales se detallan a continuacin: 1. Consumo: tiles de oficina, aseo, ropa, medicamentos. 2. Fungibles o Nominal : De aquellos bienes que pueden sustituirse por otros de la misma especie y calidad.( Instrumental, herramientas livianas, artculos de oficina y artculos de Cocina), se registran pero no llevan numeracin 3. Empotrados: No se incluirn en los inventarios los bienes empotrados, que siendo bienes muebles, son indispensables o necesarias para el adecuado servicio del inmueble, y se adhieren permanentemente a l. 3.1 Cosas empotradas para fines de servicio. (Ej. Las tuberas, luces embutidas, baos, etc). 3.2 Cosas empotradas de lujo o suntuarias. (Ej. Espejos empotrados, cajas fuertes empotradas, bien mueble empotrado, etc).

Se hace la salvedad, que todo aquel bien empotrado, que deje de serlo, automticamente para ser un Bien Inventariable de uso. ORGANISMOS FISCALIZADORES DE INVENTARIO Contralora General de la Republica

Como Entidad Fiscalizadora Superior, constituye un elemento fundamental del sistema nacional de control y en ese sentido, ejerce sus funciones con el fin de promover la certeza, estabilidad y predictibilidad de las decisiones administrativas, y por lo mismo, se convierten en un mecanismo de proteccin de las garantas fundamentales de los ciudadanos en sus relaciones con la Administracin del Estado. Ministerio Respectivo

Esta labor en el Nivel Central, estar a cargo del Departamento de Administracin General, a travs de su Seccin Administracin Interna, el cual ser el encargado de cautelar el patrimonio fiscal asignado al Ministerio respectivo a Nivel Nacional y de la fiscalizacin directa de los bienes de uso para el desarrollo de sus actividades al igual que el de las Secretaras Regionales Ministeriales y en casos necesarios de carcter evaluativo, en Unidades Operativas del Nivel Regional. Auditoria del Servicio Respectivo Corresponder a la Unidad Auditoria del Servicio, realizar control de supervisin de Inventario cuando corresponda, o sino a travs del Encargado de Inventario del Servicio supervisar y apoyar a los Oficiales de Inventario de las oficinas o unidad publicas respectivas. -

Auditoria Interna de Institucin Publica La Seccin de Auditoria Administrativa Interna, realizar peridicas visitas de supervisin orientadas al reforzamiento de la correcta aplicacin de las disposiciones legales al igual que a la atencin de las necesidades del Servicio que pudiere presentarse como dificultad, en la correcta aplicacin de las normas que cautelan el patrimonio fiscal de este servicio.

Ministerio de Bienes Nacionales

De acuerdo a lo estipulado en ARTICULO 37 del Decreto Reglamentario 577/78, del Ministerio de Bienes Nacionales sin perjuicio de las facultades que competen a la Contralora General de la Repblica, corresponder a la Direccin de Bienes Nacionales velar por el cumplimiento de este Reglamento y podr, con este fin, concurrir a todas las oficinas y Servicios de la Administracin del Estado.

LA FUNCION ADMINISTRATIVA DE INVENTARIO.: Oficial control de inventario: es el funcionario a quien se le asigna la funcin de controlar y registrar los bienes Inventariable. Ello significa que todo movimiento de una especie; ya sea por recepcin entrega, traslado, modificaciones etc. Debe realizarse con su actuacin, segn corresponda, puede ser de jornada completa a parcial segn el grado de complejidad de la Institucin. Encargado de Inventario: Es el funcionario de ms alta jerarqua en un servicio o oficina responsable del uso resguardo y custodia de los bienes Inventariables de una dependencia, departamento o unidad, sin liberar de responsabilidad a subalternos. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------RESPONSABILIDADES INVENTARIOS. DE LAS JEFATURAS o ENCARGADO DE

La administracin de los bienes muebles de uso a que se refiere este Manual, corresponder a las jefaturas de las Unidades Operativas. En especial les corresponder: Supervisar el correcto uso y cuidado de los bienes asignados al Centro de Costos. Supervisar los movimientos de los bienes asignados a su responsabilidad. Supervisar la aplicacin de este Manual.

Las Jefaturas podrn delegar esta tarea a funcionarios de planta o contrata, que se denominarn para estos efectos Encargados de Inventarios. ENCARGADOS DE INVENTARIOS. Los Encargados de Inventarios son funcionarios DE JEFATURA de los Centros de Costo que sern responsables de ejecutar las acciones administrativas relativas a los bienes muebles de uso. Sern designados por la Jefatura de cada Centro de Costos o Centro de Responsabilidad. Su designacin deber ser comunicada formalmente a la Subdireccin de Administracin y Finanzas a travs del Departamento de Inventarios. El Jefe de la Unidad podr designar o remover a los Encargados o designar Encargados adicionales.

Los Encargados de Inventarios y su Jefatura se coordinaran con el Oficial de Inventario en todos los procesos que se estimen necesarios.

ETAPA 2: PROCESOS DE INVENTARIO EL SISTEMA DE CONTROL DEL ACTIVO FIJO . El Sistema de Control del Activo Fijo es un sistema que opera, con el objeto de registrar y controlar, en lnea, el estado, ubicacin y uso de los bienes muebles de uso, exceptuando los bienes patrimoniales y libros, los que mantendrn sus sistemas de control especficos. No se registrarn en el Sistema de Control del Activo Fijo: Los Bienes de Consumo. Los Bienes Patrimoniales. Los libros. CLASIFICADOR DE BIENES: El Sistema de Control del Activo Fijo ordena los bienes en clasificaciones denominadas Cuentas y Subcuentas:

MOVIMIENTO DE BIENES Y PROCESOS. A) Alta o entrada: Corresponder efectuar la operacin de Alta al Oficial de inventario, el cual se coordinara con el funcionario encargado de inventario a que haya sido destinado el bien. Todo bien o especie que se adquiera o reciba fsicamente a travs de Bodega General, los cuales recepcionan con Factura O Gua de despacho con su orden de compra respectiva( Mercado Publico) ser anotado en el Documento oficial de Alta, acompaado de del Documento oficial como se seal anteriormente ( Factura primordialmente, O Gua de Despacho) el cual debe ser cotejado fsicamente en primera instancia en Bodega, si es lo que indica el documento respectivo , o si no ser devuelto al proveedor, si coincide la
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informacin, y se haya recibido a conformidad el bien adquirido, el Oficial de Inventario proceder a solicitar el Alta en el Sistema, conforme a la operatoria establecida para estos efectos, siendo individualizado para ingresar al Patrimonio del establecimiento respectivo, cuyo registro debe contener toda la informacin relevante del bien, el que tendr una numeracin correlativa propia de la Institucin, la clasificacin, estado, calidad, origen, valor, y vida til de acuerdo a SII, o segn lo determine la Institucin, cuyo registro debe contener toda la informacin relevante del bien. Terminado el proceso de Alta, el oficial enviara copias del acta para firma del encargado de Inventario, con un conforme, y podr utilizar sin problemas el bien que haya solicitado o le haya llegado, archivando una copia de acta del Alta respectiva, otra copia en Inventario y la otra para Contabilidad para efectuar el pago a Proveedores. A1) En los casos de compras centralizadas de bienes muebles de uso, en los que generalmente la unidad compradora es el Servicio a que depende una Institucin Pblica, ste remitir los bienes al Centro de Costo de destino con un memorando, en el que se identificar el bien en cuestin, y adjuntar copia o fotocopia de la factura de compra, la que ser el documento sustentatorio para efectuar el Alta, pero que firmara el Encargado de la unidad a que le llego el bien, en caso que el bien venga a travs de un Acta de Entrega sin valorizacin, el bien ser valorizado con una valor referencial de Mercado y si se tratare de una especie usada (con aos de uso), deber asignrsele un valor estimativo, tomando como base los existentes en plaza y aplicndosele un factor de depreciacin de acuerdo a los aos de vida til. A2) De los Bienes Personales: Si por necesidad del Servicio, un funcionario tiene uno o ms bienes de carcter personal en la Oficina o Unidad a la que pertenece, esta permanencia debe ser autorizado por el Jefe de la Unidad correspondiente y debern ser incorporados al final de la Hoja Mural sin nmero de inventario y colocar en columna observaciones la frase Bienes Personales.

A3) DONACIONES Todas las especies o bienes que el servicio posea, adquieran o reciban en donacin, deben ser inventariadas.

Las donaciones que se hagan a los Servicios o establecimientos, por cualquiera institucin o persona debern ser puras y simples. Sin embargo, podrn aceptarse donaciones modales, siempre que la modalidad consista en aplicar el bien a la satisfaccin de un objetivo vinculado a las finalidades legales de los Servicios. Las herencias no podrn ser aceptadas sino con beneficio de inventario, y si las donaciones o asignaciones impusieran gravmenes permanentes, su aceptacin deber darse por resolucin fundada. Dichas donaciones y asignaciones hereditarias estarn exentas de toda clase de impuestos y de todo gravamen o pago que les afecten. A4) COMODATOS Las especies o bienes recibidos en COMODATO, deben ser ingresadas a la Institucin o Servicio a travs de una ACTA y no sern ingresadas a los Inventarios del Patrimonio del Establecimiento, sino que sern registrados en forma separada. Entindase por COMODATO, las especies o bienes recibidos en calidad de Prstamo a travs de un Convenio. A5) BIENES GREMIALES O DE SINDICATOS No se incluirn en los Inventarios, y por ende no se tendr tampoco bajo custodia en Bodegas de excluidos.

Aspectos a considerar para la incorporacin de un bien fiscal al inventario administrativo Los bienes fiscales son incorporados de acuerdo a sus caractersticas ms relevantes: dimensiones, tipo de material de confeccin, etc., y todo aquello que permita su correcta identificacin y evite su confusin con bienes semejantes, es por ello que se identifica en los aspectos de cantidad como 1. CDIGO DE INVENTARIO: Corresponde a un nmero correlativo nico que es asignado a cada bien inventariable y que es asignado por la Seccin de Inventario. Numeracin del Bien. Es la etiqueta que contiene el nmero de identificacin del bien para su respectiva individualizacin, control y seguimiento de vida til., y que en determinados casos ser enumerado con Placa de Inventario, plumn o lpiz elctrico. FOLIO: Corresponde a la direccin de la Unidad o servicio en que est inserto el bien ingresado, o sea la localizacin de esta.

DESCRIPCION: En la incorporacin de los bienes muebles fiscales en el inventario administrativo, se debern tener presente aspectos fundamentales que permitan la correcta evite su confusin con bienes semejantes.

DETALLE DE LA ESPECIE Escritorio administrativo color caf claro ,dos cajones laterales lado derecho De, 1,30x0,70x0,70 cms.

CLASIFICACION: De acuerdo con su naturaleza y caractersticas, los bienes se dividen en diversos rubros, acorde a la realidad de la Institucin, o sea: a) Rubro a) Muebles y Enseres de Oficina b) Rubro b) Vehculos c) Rubro c) Equipos Industriales d) Rubro d) Equipos Computacionales, etc. ESTADO: De acuerdo a su llegada, condicin ALTA, si no es utilizado ms condicin BAJA. CALIDAD: Acorde a su conservacin y la observacin fsica del bien: Buena( 100%), regular(70%) o Mala. (Menos 50%) ORIGEN: De qu forma llega el bien. Comodato, Programa, Donacin o de la Institucin, etc. CANTIDAD: Siempre ser 1, ya que debe individualizarse el bien VALOR: Acorde a lo que indique el Documento oficial de Factura Vida til: Lo que determine Impuestos internos o la norma que tenga la institucin respectiva, para su eventual depreciacin. DEPRECIACION: Es el procedimiento contable para expresar el menor valor que experimente un bien en el curso de su vida til, como consecuencia del uso y desgaste de operacin, tales como agentes atmosfricos obsolescencia tcnica u otros, y al trmino de su vida til, el bien ser valorizado en $1.

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Acorde a la informacin ingresada, se procede a realizar el Acta de ALTA Ejemplo 1 Acta Tipo:

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Ejemplo 2 ALTA N Dependencia: Fecha:

N INV.

CANT 1

ESPECIE
CUENTA 141 02

V. Unit.

V. Total

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Factura N

1
Control de Inventarios

TOTAL
Recib Conforme

En la parte inferior, firmara la recepcin conforme el Encargado de Inventario y el oficial de Inventario, cuyo documento servir para ser entregado en Contabilidad para el pago de Proveedores. Modificacin: Consiste en registrar en los inventarios todo cambio practicado sobre un bien mueble por el cual se cambia alguno de sus elementos o caractersticas, sin que por ello pierda su individualidad.

N de Orden especies Cajonera de madera color verde 100 cms x 0.55 cms, cuatro cajones con 1 manilla morada

N de piezas Estado

VALORES Unitario Total Da

FECHA DE RECEPCION Mes Ao

Orden de recibo o entrega Observaciones

15.000

15.000

15

09

2002

Gua N 2105 de Unidad de Patrimonio

Modifica color por burdeo

B) TRASPASOS En el caso de recepcin de documentos de la unidad de origen, en que se solicita el traspaso de uno o varios bienes a travs de oficio, este debe ser identificando e individualizando, dichos bienes con su descripcin y numero de Inventario por parte del encargado de Inventario o subrogante, para la unidad de destino. 1.- Traspasos Internos: Son los traslados de bienes o dentro de un mismo establecimiento, los que deben ser visados por el Jefe respectivo, adems de las firmas de los funcionarios que entregan y reciben desde unidad de origen a destino.

2.- Traspasos Externos: Son aquellos que se efectan de un establecimiento a otro de misma calidad jurdica procedindose de la misma forma sealada en el punto 1,y deben ser visados por los Directores respectivos procedindose posteriormente a su contabilizacin.

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Acta Tipo:

Los traspasos verbales no sirven, deben ser realizados a travs de Oficio, para realizar su trmite. Cualquier bien que este en condicin de baja en Bodega de Excluidos, y que lo solicite un servicio determinado, este sera activado y traspasado desde la Bodega al servicio solicitante. Reasignacin: Esta se produce si al revisar una Unidad u Oficina se detectaren bienes excedentes, vale decir, que la existencia sea superior a la necesidad, originando una inmediata racionalizacin que permita redistribuir y/o reasignar las especies en otras unidades del mismo Servicio. Dicha decisin recaer en el Jefe de la Unidad.

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Hay que hacer hincapi que los traspasos verbales no sirven, deben ser realizados a travs de Oficio, para realizar su trmite a travs de un acta

C) BAJA

Cuando se acuerde excluir una especie o bien por el Encargado de Inventario, el Oficial Control de Inventarios proceder a la confeccin del Formulario de Baja, indicando las causas de tal peticin, con el retiro fsico de este. Estos bienes sern almacenados una BODEGA DE EXCLUIDOS, cerrada y segura, para guardar las especies dadas de Baja, la cual ser de responsabilidad exclusiva del Oficial Control de Inventarios, siendo preocupacin primordial del Director de la Institucin Publica habilitar este tipo de Bodega. No se autorizarn Bajas de especies o bienes que no previamente inventariadas. hayan sido

Tipos de solicitud de Bajas: Siniestros de Diversa Naturaleza. Adems del hurto, robo o dao parcial o tal, y Siniestros; como por ejemplo, incendios, terremotos, entre otros

Mal Estado. Condicin de un bien cuando no puede ser puesto en marcha con la estructura y/o el sistema de encendido que viene de fbrica, y que tampoco es posible repararlos para recuperar su funcionamiento.

Falla Tcnica o Deterioro. Se da por la variacin entre una caracterstica de los componentes y las especificaciones tcnicas del fabricante, la cual afecta negativamente a la calidad del artculo, lo cual se traduce en una serie de errores lgicos o mecnicos que afectan su correcto desempeo.

Innecesario o Desuso. Por lo general, son bienes que no hacen falta para cumplir los objetivos actuales de la Unidad o que fueron adquiridos por administraciones anteriores con alguna finalidad valida en su momento, pero que ya no prestan ningn servicio a la nueva organizacin.

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 Obsolescencia o Cambio de Tecnologa. Entran en esta categora todos los bienes que tengan carcter de inadecuado a las circunstancias tecnolgicas actuales, por lo cual, se produce la obligacin de cambiarlos a la brevedad posible.

Acta tipo:

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Se debe acompaar de un informe tcnico elaborado por un profesional calificado del rea de Mantenimiento o Informtica o otra unidad segn corresponda, acorde al tipo de Institucin que sea( Por ejemplo por Equipos Mdicos si es un Hospital) De acuerdo a lo anterior, si el Informe Tcnico indicara que no corresponde su baja, el encargado de Inventario informara a la Jefatura del Centro de Costos/Responsabilidad que estime que ciertos bienes son prescindibles, para que los ofrezca a otros Centros de Costos/Responsabilidad. Si no hay interesados internos, la Jefatura del Centro de Costos tendr la capacidad de solicitar la custodia en Bodega de Excluidos siempre y cuando exista interesados de otros establecimientos para realizar un Traspaso externo. No se permitir y no aceptara una baja de un bien que no est fsicamente, y se solicite por el solo hecho de rebajarlo del inventario de su unidad, si el bien no es habido se solicitara una INVESTIGACION SUMARIA para determinar responsabilidades del hecho acorde al ESTATUTO ADMINISTRATIVO, cuyo resultado determinara su ubicacin o baja por PERDIDA o ROBO.
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Estos formularios con los antecedentes que sean necesarios, sern enviados al Servicio que corresponda para su revisin, aprobacin o rechazo de parte de la Comisin de Inventarios, ya que los establecimientos hacen solo con este tipo de acta una PROPUESTA DE BAJA, la baja final se formaliza a travs de una RESOLUCION para posterior REMATE, como as tambin ENTREGAS EN COMODATO O DESTRUCCION. Una vez aprobada la Baja, el Abogado del ente superior de la Institucin Publica respectiva, proceder a la confeccin de la Resolucin para el REMATE y cuando procediere la Enajenacin, se actuar de acuerdo a las disposiciones reglamentarias vigentes. La baja con enajenacin se produce con la venta o remate del mueble de acuerdo con las formalidades legales. La baja sin enajenacin se produce cuando los bienes muebles estn daados y no existe inters en adquirirlos son transferidos a Instituciones sin fines de lucro, o destruidos totalmente, entre otros casos. Una vez finalizados estos trmites, las ganancias logradas debern ser remitidas a Contabilidad de la Institucin respectiva para su ingreso de la cuenta contable de otros ingresos del Clasificador Presupuestario. Los bienes como cuentan con un numero de Inventario que lo individualiza al ser dado de baja, el nmero de bien no se recupera para as poseer un registro histricos de los bienes con que ya no cuenta una Institucin

D) REGISTRO O INVENTARIO FISICO: Aquel que contiene la relacin completa de los bienes muebles de uso de una Unidad u oficina Operativa; se hace LECTURA acorde a los registros histricos de ALTAS, BAJAS Y TRASPASOS que ocurren entre cada periodo de regularizacin y actualizacin anual.

E) HOJA MURAL o PLANCHETA: Es la relacin de todos los bienes muebles de uso existentes en cada una de las oficinas o dependencias de una Unidad Operativa. Mantener el registro de los bienes muebles que se encuentran dentro del espacio fsico asignado por el encargado de inventario de la unidad, actualizando su dotacin anualmente, procurando tener visible la evolucin histrica de movimientos de los bienes fiscales referidos en su Hoja Mural, la que debe ser instalada en un lugar visible, y por ende conocida por todos los funcionarios que trabajen en la dependencia o unidad.
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En la Hoja Mural estar claramente asignado el nombre del funcionario a cargo del bien inventariado, el que deber responder por los movimientos fsicos de los bienes de actividades que se describe a continuacin:

Fase 1: Control de bienes de la unidad El oficial de Inventario junto al encargado de Inventario o subrogante de la unidad, realizaran una fiscalizacin paralela con una copia de la documentacin de todos los bienes con que se cuenta, sean estos Inventariables como nominales o Fungibles acorde a la nmina histrica, revisando bien por bien, en que se revisaran si estn todos acorde al histrico indicado, en donde pueden ocurrir dos situaciones: a) Ante la eventualidad de que no se encuentren determinados bienes, se proceder a realizar un registro de aquello, y se enviara un oficio informado los bienes no encontrados o ubicados a la jefatura de la unidad, dando un plazo de 15 das hbiles para que sean encontrados, con copia a Auditoria, Jurdica, a la Subdireccin y el CR correspondiente, pasado el plazo establecido y no hay respuesta, se informara nuevamente a la unidades que corresponden para que tomen las acciones pertinentes a seguir. b) Si son encontrados todos los bienes, independiente a su calidad, se solicitara a la jefatura de la unidad que regularic todos los traspasos y bajas que estimen pertinente antes de que se coloque la Hoja Mural. Fase 2: Firma de Hoja Mural Es deber del Oficial de Inventario, actualizar las planillas murales de los folios de las unidades, y que dicen relacin con la fiscalizacin que se hizo en ese momento: la calidad y la ubicacin en que se encuentran los bienes, como as tambin su actualizacin de aos de uso del bien, una vez realizado esto, se proceder a buscar la firma del Encargado de Inventario y del Director del Servicio Respectivo, el cual toma conocimiento de los bienes con que cuenta la unidad, y la firma del Oficial, con todas las observaciones pertinentes.

Fase 3: Instalacin Hoja Mural Cuando las planillas murales lleguen a la unidad fiscalizada, estas deben quedar ubicadas en un lugar visible de la zona en donde se encuentran los bienes, por ende en cada una de las oficinas y dependencias de una Unidad Operativa debern anotarse una hoja mural (Planilla Mural) en que se consignarn las especies que existan en ella con el nmero que les corresponde en el inventario y su estado de conservacin, para que todos los funcionarios tomen conocimiento de los bienes con que cuenta, su actualizacin posterior ser realizada al ao siguiente. Fase 4: Copias de Hojas Murales

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Con la Hoja Mural Instalada, el Oficial de Inventario entregara una copia a la Unidad fiscalizada para que archiven y la utilicen acorde a su criterio, una copia para archivo en Inventario.
Ejemplo: Si acorde al Ingreso de ALTA existi el siguiente bien.

La Hoja Mural debera hacer la siguiente lectura.

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Si la Hoja Mural anteriormente sealada, cuenta con un con Observaciones, en su Historial debera sealarse, para que exista una Hoja Paralela ante eventuales fiscalizaciones de Auditoria. Ejemplo:

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Disposiciones legales y de carcter normativo que rigen a los vehculos motorizados: Dentro de los Bienes de Uso sujetos a inscripcin en los registros Inventariables, mencin especial merecen los vehculos motorizados, los que estn sujetos a control en sus diferentes situaciones de uso y circulacin, considerando su naturaleza, funcionamiento y asignacin.

Adquisicin de vehculos De acuerdo a la legalizacin vigente corresponde a cada servicio elaborar los procesos de adquisicin, de vehculos motorizados. Toda peticin de adquisicin de un vehculo debe contar con la aprobacin del Departamento Administracin General y la autorizacin de la Divisin de Planificacin y Presupuesto del Ministerio respectivo. Todo lo anterior, de acuerdo a Ley de Presupuesto de la Nacin y refrendado por el Ministerio de Hacienda en los casos que corresponda. Una vez recepcionado el vehculo fiscal, debe ser incorporado al Inventario correspondiente incluyendo en ese registro todo detalle que signifique su clara descripcin Detalle: Camioneta, VAN, Jeep, Ambulancia Marca, Modelo, Ao Fabricacin, Nmero Motor y Chasis, Tipo Carrocera, Placa Patente nica, Color, Dgito Verificador y kilometraje recorrido segn corresponda.

Todo traslado de vehculo del Nivel Central a una Secretara Regional o Servicio Pblico, deber ser autorizado mediante Resolucin Exenta. Se individualizar en sta todas y cada una de las caractersticas del Vehculo: Tipo de vehculo; Marca; Modelo; Ao de fabricacin; Nmero de Motor; Chasis; R.N.V.M y lugar al que va destinado. Al materializarse este traslado deber elaborarse un Acta de entrega recepcin, conteniendo la razn que motiv el traslado y nmero de la resolucin que lo autoriza, la que ser firmada por los funcionarios que lo entregan y reciben.

Cuando se puede dar de baja un vehculo motorizado fiscal: Existen dos procedimientos mediante los cuales se determina la Baja de un vehculo fiscal.

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a) Siniestro Total: Determinado por la Compaa de Seguros b) Determinado por el Servicio

Siniestro Total: Si la Compaa de seguro, declara siniestro total al vehculo que ha participado en un accidente de trnsito, ste ser entregado por el Ministerio de Educacin mediante un acta a lo cual dicha Compaa retribuir con el valor promedio de mercado del vehculo. Lo mismo ocurre en el caso de un robo, donde se proceder a elaborar los documentos Administrativos que correspondan.

Determinado por el servicio: Cuando un vehculos cuyo estado de uso y conservacin se encuentran en un grado que es imposible utilizarlos en forma normal o tenga exceso de kilometraje, donde se aplican los siguientes criterios para determinar si un vehculo debe ser enajenado: Obsolencia tecnolgica, vida til y caracterstica geogrfica del lugar al cual estuvo asignado.

Procedimiento para dar de baja un vehculo fiscal:

Al igual que los bienes de uso, es por Resolucin Exenta donde se aprueba contrato entre el Ministerio o Servicio respectivo y la Direccin General del Crdito Prendario, sobre enajenacin en subasta pblica de Bienes Fiscales, la cual deber acompaar un Certificado o Informe Tcnico del estado en que se encuentra el Vehculo.

ETAPA 3: FACTORES QUE INCIDEN EN LA FISCALIZACION

1.- Los Oficiales Control de Inventarios tendrn amplias facultades y atribuciones para: a) Revisar peridicamente los Servicios, para cuidar del buen uso de los Bienes y colaborar con los Servicios Tcnicos en la redistribucin de stos. b) Requisar bienes que estuviesen abandonados en un lugar que no corresponde, guardarlo en Bodega de Excluidos e informar oportunamente al jefe de unidad para su retiro. c) Informar anomalas, tal es el caso de la intervencin del bien( Numeracin y dependencia por ejemplo)

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d) Exigir que en cada Seccin, Oficina y/o Dependencia se mantenga un Mural con los Formularios de Inventarios que registren todas las Especies Inventariables, con la firma del Encargado de Inventarios. e) Mantener un Programa de Registro, que contenga la totalidad de los Bienes Inventariables. f) Exigir que todos los Bienes estn con su nmero de inventarios y mantengan la ubicacin que les corresponde. g) Revisar peridicamente las oficinas, unidades y servicios, para cuidar del buen uso de los Bienes. h) Actualizar los Inventarios Generales a inicios de Enero y tenerlo listo en Noviembre de cada ao, registrando el movimiento sufrido por los Bienes, a travs de Altas, Bajas y/o Traspasos. i) Mantener un registro de aquellos Bienes en reparacin, en que se indique la salida del bien, lugar de reparacin y reingreso de ste. j) Solicitar la colaboracin del superior jerrquico, subrogante u otro con facultades para revisar equipamiento de oficina, seccin, unidad o servicio, sin que exista impedimentos para ello. k) No se actualizara la Hoja Mural mientras existan diferencias y no se informen perdidas, robos, traspasos o bajas no informadas. l) Realizar grabaciones en video cuando corresponda en oficinas, secciones, unidades o servicios ms difciles de hacer un control de inventario, para as tener un registro ms minucioso de los bienes que posee, y tener un medio de prueba antes eventuales perdidas. m) Cumplir con todas las exigencias de la Superioridad del Servicio y las contenidas en el presente Manual

2.- Los Encargados de Inventario y funcionarios subalternos tendrn las siguientes responsabilidades, acorde a las normativas ministeriales, de CGR y instructivos internos. a) Cada Dependencia o Seccin debe contar con un Encargado de Inventarios y ser el Mayor Grado Jerrquico, el que ser el encargado de avisar al Oficial Control de Inventarios, de cualquier cambio que se produzca en los Bienes con que trabaja.

b)Todos y cada uno de los Funcionarios del Servicio, es responsable directo de la existencia, custodia, manejo, uso y abuso de los Bienes con que trabaja y todo cambio o movimiento de bienes que se produzca dentro de su lugar de trabajo, ste debe materializarse previa comunicacin al Oficial Control de Inventarios.

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c) Todos los funcionarios que laboren en una oficina o dependencia de una Unidad Operativa estarn obligados a velar por el cuidado de las especies registradas en la Hoja Mural, y sern responsables en los trminos del artculo anterior.

D) Ningn Funcionario debe ni puede recibir Bienes, ni entregar los mismos a ttulo personal, cualquiera que sea su procedencia u origen, si se produce debe informarse al Oficial de Inventario para su regularizacin, previo a la entrega o recepcin.

E)Constatada la falta de un bien o especie, l o los responsables directos debern dar aviso inmediato a su Superior Jerrquico (Encargado de Inventario). Para dar aviso al Oficial de Inventario del Servicio respectivo.

f) Todo cambio de jefatura o de encargado de una dependencia, servicio o seccin, deber realizarse con la entrega de los inventarios a su cargo y/o tener presente de los bienes con que cuenta al momento de asumir.

g) Una Investigacin Sumaria determinar el grado de responsabilidad administrativa que afecte al o los funcionarios a cargo de la especie, por su falta de vigilancia o a los culpables de su desaparicin. Si el culpable es funcionario, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles o penales, deber reemplazar la especie por otra igual o rembolsar el valor que tenga en plata, procediendo el establecimiento a su compra inmediata.

H) Queda estrictamente prohibido que los funcionarios acepten especies o bienes en donacin a ttulo personal. Las donaciones deben hacerse a nombre del establecimiento, las cuales deben ser inventariadas.

I) No es permitido a ningn funcionario, despus que los bienes se han inutilizados o dados de baja, darles otro destino o dejarlas abandonadas como especies sin ningn valor. J) No es permitido a ningn funcionario, que los bienes muebles a ttulo personal y por necesidad alguna se lo deje en su unidad, elimine, modifique o borre su numeracin, si se descubre dicha situacin, el Oficial de Inventario tendr la

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obligacin de informar o sucedido y solicitar una Anotacin de demerito o Investigacin a jefe unidad por falta de Probidad Administrativa. K) Ningn bien inventariado o Inventariable, debe ser trasladado, modificado o transformado, sin que se informe al Oficial de Inventario por Oficio, y debe ser autorizado por el Jefe de Servicio.

L) Todo traslado interno, que signifique prstamo temporal a otra unidad, los funcionarios debern de contar con un Libro de Control Interno, ante eventuales fiscalizaciones.

M) Funcionarios de otras unidades tienen facultad de recuperar su bien si lo encuentran en otra unidad fsicamente, demostrndolo con pruebas (N de Inventario)

DISPOSICIONES RELATIVAS AL SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL CONTABILIDAD DE BIENES CORPORALES DE USO:

Con la dictacin del Decreto Ley 1.939, de 1977, del Ministerio de Bienes Nacionales, se entreg a los Servicios el control interno y externo de los bienes que con el mero concepto genrico de Bienes de Uso y Consumo de propiedad fiscal posean conforme a registros de inventarios, reservndose para Contralora General de la Repblica y Direccin de Bienes Nacionales la supervisin y control externo, vale decir el terreno. Simultneamente, entr en vigencia la aplicacin de la Resolucin 758 de 30.08.77, de la Contralora General de la Repblica que dice relacin con la informacin fsica y financiera que de los Bienes de Uso debe proporcionarse anualmente a dicho Organismo Contralor para los efectos del Subsistema de Contabilidad de Bienes de los Servicios Pblicos.

Posteriormente, a contar de 1983, Contralora General de la Repblica imparti nuevas instrucciones, las que limitaban la informacin financiera en el sentido de que los Servicios proporcionaran el detalle de todas las especies que tuvieran un valor individual igual o superior a cincuenta Unidades Tributarias Mensuales (50 U.T.M.).

NOTA: Al ser un curso dirigido hacia el sector pblico, se recomienda hacer uso frecuente de las fuentes en cuanto a las leyes y reglamentos que les rigen, debido
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a que se debe tener claro que para el sector pblico todo se encuentra reglado y normado para no caer en ilegalidades o en usos indebidos de los bienes y servicios del pas.

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