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Conocimientos Basicos Contabilidad 12170 Completo
Conocimientos Basicos Contabilidad 12170 Completo
1. Qu es la Contabilidad?
La Contabilidad es una tcnica que permite capturar todos los hechos econmicos cuantificables que se relacionan con un negocio o empresa, procesa toda esta informacin y emite reportes que sirven para la toma de decisiones. Lo anterior no es trivial, pues muchas de las decisiones que se toman en una empresa, se basan en la informacin contable, decisiones como: 1. Producir o dejar de producir. 2. Cerrar o mantenerse funcionando. 3. Invertir las ganancias o repartirlas a los dueos. 4. Endeudarse o utilizar recursos propios. Estas y muchas decisiones dependen de la informacin contable que sea capaz de generar la empresa y por esto reviste tanta importancia la contabilidad.
3. Principios Contables
1. Equidad Esto implica que el contador debe ser independiente en la confeccin de la informacin contable, y si existe oposicin de intereses entre los usuarios, no deber optar por ninguno de los dos, sino que slo debe limitarse a presentar la informacin que emana de los hechos econmicos que ha experimentado la empresa. 2. Entidad contable Este principio seala que debe tenerse la claridad de que la empresa es una unidad absolutamente distinta a los dueos, esto significa que tanto derechos como obligaciones de la empresa, deben ser asumidos por sta. Adems, este principio indica que no se deben mezclar las tenencias de los dueos con las de la empresa. 3. Empresa en marcha Este principio realiza una suposicin acerca de la vida de la empresa, y supone el estado ms probable, es decir la subsistencia en el tiempo. Este supuesto se realiza para valorizar los bienes y obligaciones de la empresa, que como se enunciar en un principio posterior es el Costo Histrico; sin embrago, si la empresa estuviera pronta a cerrar la valorizacin de sus activos y pasivos, sera diferente, al valor de liquidacin. 4. Bienes econmicos Este principio se refiere a que la contabilidad solo mide los bienes en terminos monetarios, es decir los bienes deben tener un valor determinado y deben ser cuantificables, en ningun caso se puede contabilizar bienes narrados. 5. Moneda La contabilidad se mide en trminos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogneos a un comn denominador. Adems de que los hechos econmicos sean cuantificables, se debe contar con un comn denominador, que sirva para capturar la informacin, sta es la moneda, que para el caso de Chile, es el peso. 7. Devengado Este principio tiene relacin con la diferencia entre los flujos de efectivo y los resultados, e indica que debe reconocerse los resultados econmicos independiente de si stos han sido pagados o percibidos, es decir si existe de por medio un desembolso de efectivo. 8. Realizacin Las operaciones de la empresa se deben registrar cuando exista la certeza de que han sido completadas, cuando se tiene la seguridad que esa operacin se ha concretado.(cuando este completamente realizada). 9. Costo histrico
6. Documentacin Mercantil
Como ya se ha dicho, uno de los elementos principales en el ingreso de informacin al sistema contable, es la documentacin que sirve de respaldo de la exactitud de los hechos econmicos. 1. Cheque: El Cheque es un documento que contiene una orden incondicional de pago, dada por una persona (Librador), a una Institucin de crdito (Librado), de pagar a la vista, a un tercero o al portador (Beneficiario), una cantidad de dinero determinada en el documento. Los requisitos del cheque son: - Debe contener la mencin de ser cheque insertada en el documento. - Debe aparecer en el documento el lugar y fecha de emisin. - Debe haber una orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero. - Debe anotarse el nombre del librado. - Y, para certificar esta autorizacin de pago, el librador debe firmar. Los tipos de cheques ms importantes son: a. Cheque Cruzado: Cheque nominativo(debe contener a qu nombre ha sido emitido) cruzado en su adverso por dos lneas paralelas las cuales indican que ese cheque slo puede ser cobrado por otra institucin de crdito. Cheque cruzado general: entre ambas lneas no se anota la denominacin de ninguna institucin de crdito y puede depositarse en cualquier banco. Cheque cruzado especial: Entre las lneas que cruzan el cheque va el nombre de una institucin de crdito y solo puede cobrarse por sta. b. Cheque por Caja. Es un cheque que puede ser nominativo o no, pero se cobra y cancela por el banco de inmediato en efectivo. 2. Factura Es un documento que el vendedor entrega al comprador detallando las mercaderas que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilizacin queda registrado su compromiso de pago. La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella queda concretada y concluida la operacin y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.
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7. Igualdad de Inventario
La Igualdad de Inventario es la base sobre la cual se sustenta la tcnica contable, pues establece que todo lo que la empresa tiene, lo debe. Esto tambin puede observarse de otra forma, la empresa ha obtenido recursos tanto de terceros como de los dueos y por otro lado debe aparecer como invirti esos recursos que obtuvo. Para formalizar lo anterior es necesario, conocer cierto vocabulario tcnico que a continuacin se menciona: ACTIVO: Son todos aquellos derechos y bienes que la empresa posee. PASIVO: Corresponde a la deuda que la empresa mantiene con terceros. PATRIMONIO : Corresponde a la deuda que la empresa mantiene con los dueos. Por lo tanto, la igualdad de inventario se define como: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Como ya se explic anteriormente, esta ecuacin SIEMPRE debe cumplirse en todo registro contable, e implica que todo lo que la empresa tiene, que son sus Activos, debe ser igual a la deuda que mantiene la empresa tanto con terceros como con los dueos. Ejemplo: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO 100.300.000 = 300.000 + 100.000.000.
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9. La Cuenta
Una cuenta es una agrupacin conveniente de un determinado tipo de transaccin. Por ejemplo, todas las transacciones relacionadas con el dinero en efectivo de la empresa, se les denomina cuenta "caja"; o todas las transacciones relacionadas con las deudas con los que venden las mercaderas a la empresa, se les denomina cuenta "proveedores" La cuenta tiene tres elementos principales: 1. Nombre de la cuenta 2. Cargo: Es el lado izquierdo de la cuenta 3. Abono: Es el lado derecho de la cuenta. Las cuentas se clasifican en: 1. Activo: son todas las cuentas que representan bienes y derechos de la empresa. Por ejemplo: Caja, Banco, Letras por Cobrar, Mercaderas, Mquinas, Vehculos, Patentes, etc. 2. Pasivo: Son todas las cuentas que representan obligaciones con terceros de la empresa. Por ejemplo: Proveedores, Acreedores, Cuentas por pagar, Prstamos por pagar, Documentos por pagar, etc. 3. Patrimonio: Son todas aquellas cuentas que representan deuda, pero con los dueos de la empresa. Por ejemplo: Capital, Resultados Acumulados, etc. 4. Resultados: Son las cuentas que agrupan a todas las prdidas y ganancias. A su vez se clasifican en Prdidas y en Ganancias. 5. Cuentas de Orden: Son cuentas que indican derechos u obligaciones latentes. Ejemplo: Responsabilidad por letras descontadas. Existen reglas para indicar cuando se debe hacer una anotacin al lado izquierdo de una cuenta (CARGO) y cuando se debe hacer al lado derecho (ABONO): 1. Cuentas de Activo: Se cargan por los aumentos y se abonan por las disminuciones. 2. Cuentas de Pasivo: Se cargan por las disminuciones y se abonan por los aumentos. 3. Cuentas Patrimoniales: Se cargan por las disminuciones y se abonan por los aumentos. 4. Cuentas de Ganancia: se abonan por los aumentos 5. Cuentas de Prdida: Se cargan por los aumentos Una anotacin en el lado izquierdo de una cuenta, se denomina dbito y una anotacin en el lado derecho se denomina crdito. En general, cuando se desea averiguar el saldo de alguna cuenta, se hace a travs de un mayor esquemtico o "T", de la siguiente forma:
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Se carga la cuenta clientes, pues es un derecho (Activo) que posee la empresa y est aumentando. Se abonan la cuenta ventas, que es un resultado (ganancia) y est aumentando; adems, se abona la cuenta IVA DF pues es un pasivo que la empresa deber enterar dentro de los doce primeros das del mes siguiente. En el momento en que los clientes cancelan su deuda, se realiza el siguiente asiento contable, el que indica que la cuenta de activo disminuye y por lo tanto se abona y por otro lado, se carga la cuenta caja por el dinero que entra a la empresa:
Caja Clientes
Estimacin Deudores Incobrables Cuando la empresa otorga crditos a sus clientes, ello implica un riesgo para sta,
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Una vez que sabe si efectivamente los clientes que fueron estimados como incobrables cancelan o no, se realizan las siguientes contabilizaciones: Clientes estimados como incobrables que cancelan su deuda. Si los clientes, que haban sido estimados como incobrables cancelan su deuda:
Caja Clientes
Estimacin deudores incobrables Clientes Incobrables (si es dentro del mismo perodo contable)
En el primer asiento, se recibe el pago, por lo que aumenta caja y por otro lado disminuye clientes, pues los clientes estimados an aparecan en esa cuenta. 2003 Universidad de Las Amricas- Escuela de Negocios- AEA242 Contabilidad I 34 En el segundo asiento, se reversa la estimacin y la prdida que se haba reflejado, pues sta ya no existe porque los clientes ya cancelaron. Este asiento se hace cuando el pago ocurre dentro del mismo ao en que se gener la prdida, pues slo en ese caso esta ltima se puede reversar. En el tercer asiento, se realiza por el mismo concepto que el segundo, slo que ste
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37 b. Pago de Letras. En el caso de que el deudor o cliente, cancela la deuda en el plazo establecido en el documento, disminuye el activo "letras por cobrar" y aumenta el activo "caja":
c. Letras Protestadas. En el caso de que el cliente o deudor no cancele su obligacin en el plazo establecido, las empresas en general, envan las letras a la notara para su protesto, pues este trmite facilita la cobranza. Una vez, que la notara cumple con el proceso, la empresa recibe las letras ya protestadas y cancela a la notara los gastos de protesto, que son de cargo del cliente por lo que no se registran como prdida para la empresa, sino que se cargan al valor de las letras protestadas. La contabilizacin queda como sigue:
Letras Protestadas Letras por Cobrar Caja o Banco (=>Por los gastos notariales cancelados, de cargo del cliente)
En el caso que el deudor o cliente cancele una letra que se encontraba protestada a la empresa:
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2003 Universidad de Las Amricas- Escuela de Negocios- AEA242 Contabilidad I 38 d. Letras en Cobranza Judicial. Las Letras Protestadas pueden ser entregadas a un abogado para que inicie los trmites judiciales para su cobranza. El profesional cobrar sus honorarios, los cuales tambin sern cargados al valor de la letra. La contabilizacin del envi de las letras al abogado queda como sigue:
Al realizar el trmite de cobranza judicial el abogado puede obtener dos resultados: a. Que el Cliente cancele su deuda: En cuyo caso, el abogado enva el valor de la letra a la empresa, cobrando los honorarios al deudor o cliente. La contabilizacin es la siguiente:
b. El segundo caso es que el cliente no pague y en ese caso se da origen a la contabilizacin de las Letras en Mora. e. Letras en Mora. Se envan las letras a esta cuenta, cuando se han agotado todos los medio legales de cobro y no existe posibilidad que el cliente pague. Al valor de la letra, se le deben agregar todos los gastos incurridos en la cobranza en que la empresa ha incurrido, como por ejemplo los honorarios de los abogados:
Sin embargo, puede ocurrir que el cliente o deudor decida pagar en esta etapa:
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Si efectivamente, no se logra el pago, la empresa procede a castigar la letra, del mismo modo que lo hace con los clientes. Endoso de Letras. El Endoso, segn el artculo 655 del Cdigo de Comercio: "Es el escrito puesto al dorso de la letra de cambio y dems documentos a la orden, por el cual el beneficiario transfiere el dominio de la Letra, la entrega en cobro y la constituye en prenda". El endoso puede ser de distintos tipos: a. Endoso traslaticio de dominio Sirve para transferir la propiedad o dominio del crdito representado por el documento. Con este tipo de endoso, es posible: - Pagar a un proveedor o acreedor. - Cederlo a una institucin bancaria para su descuento. b. Endoso en Comisin de Cobranza. Este endoso tiene efectos ms limitados que el anterior, por medio de ste, se endosa a algn banco o a algn particular, sin transferir el dominio, para el slo fin de que la persona sealada en el endoso pueda cobrar el valor del documento a su vencimiento, con cargo a entregar los fondos al endosante. Se distingue este endoso por llevar la clusula "valor en cobro" u otra equivalente. c. Endoso en Garanta Este endoso faculta a un acreedor del endosante apara cobrar el documento a su vencimiento y, adems, para aplicar el producto del pago a su deuda, con cargo de restituir el saldo si lo hubiere. Este endoso no es traslaticio de dominio; se le distingue porque lleva la clusula "valor en garanta" u otra semejante. a. Endoso en Traslaticio de Dominio a.1 Endoso a Proveedores Este endoso es traslaticio de dominio y convierte al endosante en responsable solidario, junto con el cliente o deudor cedido, del pago del documento, sin que sea necesario pactar expresamente esta responsabilidad. Al momento de ceder la letra, se genera el siguiente asiento:
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En este caso, la empresa est cancelando su deuda al proveedor con la letra por cobrar, que tambin es un activo. Como existe una responsabilidad solidaria de parte de la empresa, al endosar la letra se debe reflejar contablemente esta situacin a travs de las cuentas de orden:
A la fecha del vencimiento, se pueden dar dos situaciones: una, que la letra sea cancelada y la otra, que la letra no sea cancelada. Si la letra es cancelada, se extingue la responsabilidad de la empresa. Contablemente:
Si la letra no es cancelada, sta ser devuelta a la empresa, por lo que la empresa nuevamente tendr una deuda con el proveedor, contablemente:
En seguida la empresa, enviar a la notara la letra para su protesto, y seguir las acciones judiciales correspondientes, como se mencion anteriormente:
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a.2 Descuento de Letras Cuando una empresa necesita dinero en efectivo, para hacer frente a sus compromisos o comprar materia prima mercaderas, se dice que la empresa tiene necesidades de liquidez. En estos casos, puede recurrir al "Descuento de letras", que consiste en que el Banco pague por adelantado el valor de las letras por cobrar que tiene la empresa, cobrando ste una comisin o inters por adelantar los flujos de efectivo. Esta operacin es un endoso traslaticio de dominio, en la que el endosante se hace responsable de cubrir el valor del documento a la fecha del vencimiento, si el aceptante no puede hacerlo. En este sentido, se genera una responsabilidad, al igual que en el endoso a proveedores. Al momento de enviar las letras para su descuento al banco, se genera el siguiente asiento contable:
Una vez, que el banco recibe las letras, puede aceptar parte o la totalidad de stas en descuento: - Si acepta parte de las letras, devolver las que no acept:
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Cuando el banco ya ha aceptado descontar las letras, enva el dinero a la empresa, rebajando el valor de los intereses que cobrar, en general, el banco deposita en la cuenta corriente de la empresa:
Al vencimiento de la letra, podra ocurrir que el cliente no pague la obligacin o que pague: - Si paga: Solamente corresponde reversar la responsabilidad que se gener.
Si no paga: El banco devuelve la letra a la empresa, y sta deber cancelarle el dinero al banco:
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Al vencimiento de la letra puede ocurrir que el cliente o deudor cancele la letra, o no. En el caso que el cliente o deudor cancela la letra, el banco restituye el dinero de la cobranza a la empresa; la contabilizacin es la siguiente:
En caso de que el cliente no paga, el banco devuelve a la empresa la letra, y la empresa efecta el proceso de protesto y cobranza judicial. Contablemente:
Podra ocurrir tambin, que el banco devuelva la letra protestada, en el caso de que
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c. Endoso en Garanta La empresa tambin puede solicitar crditos bancarios, que en muchos casos exigen entregar garantas. Las garantas son respaldos que requiere el banco para asegurar el pago de la deuda por parte de la empresa, y que los hace efectivos cuando la empresa cae en incumplimiento. Un tipo de garanta, es entregar las letras por cobrar. Al entregar los documentos en garanta al banco, la contabilizacin es la siguiente:
Una vez que el banco recibe las letras por cobrar como garanta, deposita en la cuenta corriente el prstamo otorgado:
El banco cobra comisin e intereses por la operacin de prestar dinero con garanta:
Intereses Banco
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A medida que las letras van venciendo, y la empresa cancela, se va disminuyendo la cuenta letras en garanta, como una forma de cancelar el prstamo:
Si alguna de las letras no es pagada, el banco procede a protestarla; luego le devuelve a la empresa.
Si las letras sobrepasan el prstamo y los intereses cuando corresponda, el Banco deposita el excedente en cuenta corriente.
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13. El inventario
Concepto Representa la existencia de bienes que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprndolos y vendindolos tal cual o procesndolos primero antes de venderlos, en un perodo econmico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. Se debe tener presente que en esta cuenta se clasifican los bienes que corresponden al giro del negocio. Clases de Inventarios De acuerdo a las caractersticas de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios: Inventario de Mercaderas Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta. Inventario de Productos Terminados. Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados. Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricacin, aplicables a la fecha de cierre. Inventario de Materias Primas. Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todava no han recibido procesamiento. Inventario de materiales: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, madera etc.). Sistemas de Inventario Existen dos mtodos de contabilidad de Inventarios, los cuales nos permiten determinar el costo de la mercanca vendida. Estos son: Inventario peridico. Su caracterstica principal es que al final del ejercicio econmico se realiza un inventario fsico que consiste en el conteo fsico de las mercancas y la asignacin de sus valores. Sin la realizacin del inventario fsico es imposible saber cuantas unidades se vendieron y por ende es imposible conocer el costo de las mercaderas
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