HERRAMIENTAS

METODOLOGA PARA ELABORAR EL RBOL DE PROBLEMAS Y DE OBJETIVOS

El rbol de Problemas es una herramienta de anlisis en la fase de planificacin de los procesos de fiscalizacin operativa y evaluativa. Dicha herramienta se puede aplicar ya sea despus de utilizar el Diagrama de Entorno, como tambin luego de la determinacin de las reas criticas, justo antes de iniciar la formulacin de los programas especficos de trabajo. El rbol de Problemas es un apoyo metodolgico, cuya aplicacin coadyuva al establecimiento de los objetivos general y especficos de un determinado programa de trabajo. Esto permitir visualizar y establecer las alternativas de solucin, y estructurar tales objetivos de una forma ms expedita y fcil.

1.

Definicin y partes de un problema o asunto de estudio.

El problema se refiere a una situacin que denota inconveniencia, insatisfaccin, o un hecho negativo. Se puede resumir por la carencia de algo bueno o la existencia de algo malo. Conocer del problema consta de al menos dos partes: Conocer su importancia, sus incidencias, el peligro que representa para la organizacin, es decir, los efectos que ocasiona, los cuales deben estar claramente identificados. Este examen sistemtico permite verificar que el problema merece ser resuelto. Identificar la razn de ser del problema, es decir, se deben tambin identificar las causas que lo generan. Esto permite visualizar el camino que se debe seguir para la bsqueda de soluciones.

2.

Identificacin de la mejor opcin para un proyecto de fiscalizacin.

Los criterios para decidir entre una u otra opcin para desarrollar un proyecto de fiscalizacin se seleccionan segn mejor impacten el problema. Dos parmetros comnmente utilizados son la factibilidad y la viablidad del proyecto; el primero se orienta directamente al problema, y la viabilidad se relaciona con las orientaciones del rea de fiscalizacin de la DFOE respecto del asunto en estudio.

3.

rbol de Objetivos.

Este rbol permite que el problema, redactado en trminos positivos, se convierta en el objetivo general para un determinado proyecto de fiscalizacin. De la misma manera, los efectos de primer y ms niveles se utilizan para la formulacin de los objetivos especficos.

4.

Alternativas de solucin.

Las alternativas de solucin sirven para establecer ms acertadamente los beneficios que se obtendran con la ejecucin de los proyectos de fiscalizacin.

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5.

Empleo de la herramienta rbol de Problemas.

Para elaborar el rbol de problemas, debe aplicarse el siguiente procedimiento: a. Identifique adecuadamente el problema. b. Elabore una lluvia de ideas acerca de los posibles efectos que se pueden generar para el problema determinado en el punto a. Los efectos pueden ser de dos tipos: l os que ya se vienen percibiendo efectivamente y los que constituyen una amenaza o peligro si el problema no es manejado oportunamente, ambos deben identificarse y a la vez priorizar su importancia en torno al problema. Luego de tener un orden de importancia de todos los efectos, se debe identificar las repercusiones encadenadas del problema, para ello se elabora el rbol de efectos; este consiste en representar grficamente hacia arriba los efectos priorizados en el punto b., identificados como una consecuencia del problema. A continuacin coloque en el primer nivel (inmediato superior al problema) los efectos directos, cada efecto directo nace del problema; por lo que se representa con una flecha desde el problema hasta cada efecto directo o de primer nivel. que puedan derivarse de ese efecto. Represntelos en un segundo nivel, derivndolos con flechas de abajo hacia arriba desde el efecto de primer nivel que opera como causa. Si a un efecto concurre como causa otro efecto de primer nivel ya representado, indique la interdependencia con una flecha. As sucesivamente para los otros niveles, hasta llegar a un nivel que se considere como el superior, dentro de la rbita geogrfica o institucional donde se tiene competencia o posibilidades de intervencin. A continuacin se presenta un ejemplo1 de lo mencionado hasta el punto e. de este procedimiento.

c.

d.

e. Pregntese si para cada efecto de primer nivel existe alguno o varios efectos superiores importantes

Ejemplo tomado del documento Conformidad de la infraestructura tecnolgica de la DFOE con los requerimientos de procesos y sistemas de informacin asociados a la fiscalizacin, de Agosto 2003, preparado por: Alejandra Peraza, Alex Monge, Evelyn Mora, Randall Montes, Mainor Montero, Gonzalo Elizondo y Rolando Castro, como parte del Curso Formulacin y Evaluacin de Proyectos. DFOE-ST 3220-NIH-P-06 Actualizado al: 30/06/2004 Versin: 1.1
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Carencia de informacin oportuna para la toma de decisiones

Ineficiencia en el uso de tiempo efectivo del usuario

Mayores costos en procesos de fiscalizacin

los

Desactualizacin de la informacin de las bases de datos existentes

Subutilizacin de los Sistemas de Informacin Institucionales

Duplicacin en el ingreso y consulta de informacin en bases de datos paralelas

Altos tiempos de respuesta de las aplicaciones informticas utilizadas

Prdida de informacin por equipos poco robustos

Falta de oportunidad en el ingreso y acceso de la informacin

Detrimento de la Calidad de los proyectos de Fiscalizacin

No conformidad de la infraestructura tecnolgica con los requerimientos de los procesos y sistemas asociados a la fiscalizacin

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f.

Una vez que tiene el problema, los efectos de primer y dems niveles identificados, se debe proceder a identificar las posibles causas que dan origen al problema, para ello: Pregntese si para cada causa de primer nivel existen alguno o varias causas inferiores importantes que puedan derivarse de ella. Represntelas en un segundo nivel derivndolas con flechas de arriba hacia abajo desde el problema hasta las causas de primer nivel, y as sucesivamente. Si una causa es originada por otra causa, indique la interdependencia con una flecha. A continuacin se presenta un ejemplo para el establecimiento de las causas que originan el problema.

FORMULACIN DEL OBJETIVO GENERAL, ESPECFICOS, OPCIONES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIN

No conformidad de la infraestructura tecnolgica con los requerimientos de los procesos y sistemas asociados a la fiscalizacin

Desvinculacin de la infraestructura tecnolgica con los procesos

Desvinculacin de la infraestructura tecnolgica con los sistemas de informacin

Insuficiente cantidad de equipos porttiles y acceso a red

Equipos daados, obsoletos y desactualizados

Limitaciones presupuestarias para la compra, mantenimiento y actualizacin de la infraestructura tecnolgica

Desvinculacin de infraestr. tec. con las funciones de los funcionarios

Inadecuada planificacin de la adquisicin de infraestructura tecnolgica

Inadecuada planificacin del mantenimiento y actualizacin

Insuficiente programacin presupuestaria

Inadecuada Distribucin Equipos

de

g. El siguiente paso, consiste en construir el rbol de objetivos para la solucin. Se trata de colocar en trminos positivos todas las causas y efectos del rbol de problemas. El rbol de objetivos ser el flujo interdependiente de propsitos y fines para la solucin de un problema o asunto determinado. A continuacin para el ejemplo anterior se presenta el correspondiente rbol de objetivos.

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Suficiencia, oportunidad y calidad de la informacin para la toma de decisiones

Eficiencia en el uso de tiempo efectivo del usuario

Menores costos en los procesos de fiscalizacin

Basesde datos actualizadas

Optimizacin en el uso de los Sistemas de Informacin Institucionales

Unificacin en el ingreso y consulta de informacin en las bases de datos existentes

Bajos tiempos de respuesta de las aplicaciones informticas utilizadas

Minimizacin de la prdida de informacin de los equipos a travs de una capacidad adecuada

Oportunidad en el ingreso y acceso de la informacin

Lograr el mejoramiento continuo de los procesos de fiscalizacin realizados, para cumplir con el objetivo primordial de ejercer un control superior de la Hacienda Pblica de manera eficaz y oportuna. Conformidad de la Infraestructura tecnolgica con los requerimientos de los procesos

Vinculacin de la infraestructura tecnolgica con los procesos

Vinculacin de la infraestructura tecnolgica con los sistemas de informacin

Suficiente cantidad de equipos porttiles y acceso a red

Modernizacin y actualizacin de equipos

Suficiente presupuesto para la compra, mantenimiento y actualizacin de la infraestructura tecnolgica

Vinculacin de infraestr. tec. con las funciones de las personas

Correcta planificacin de la adquisicin de infraestructura tecnolgica

Correcta planificacin del mantenimiento y actualizacin

Correcta programacin presupuestaria

Adecuada Distribucin de Equipos

Alternativas de solucin

h. Identifique alternativas de solucin, estas son acciones para solucionar el problema. Para cada base del rbol de objetivos plantee una alternativa que lo concrete efectivamente. i. Para formular el objetivo general de un determinado proyecto de fiscalizacin, este se toma del rbol de objetivos; especficamente en la seccin donde se redact el problema en trminos positivos. Para formular los objetivos especficos, stos se toman de los efectos de primer y dems niveles en el rbol de objetivos.

j.

k. Las alternativas de solucin sirven para mencionar cuales pueden ser los beneficios a obtener si se ejecuta el proyecto de fiscalizacin.

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