UNIVERSIDAD DE VALLADOLID

BASES PARA LA ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO

1. ANTECEDENTES 1.1. Cambios en la educacin superior espaola 1.2. Justificacin de la planificacin estratgica en la universidad

2. METODOLOGA 2.1. Elementos del plan 2.2. Fases de trabajo 2.3. Organigrama 3. REFLEXIN FINAL

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1. ANTECEDENTES Existe una voluntad decidida por parte del equipo de gobierno de la Universidad de Valladolid de promover la elaboracin de un plan estratgico para esta institucin. Esta voluntad responde al planteamiento del programa electoral y de los estatutos de la UVa, pero bsicamente al convencimiento de la necesidad de apoyarse en este instrumento de gestin para gobernar la Universidad. 1.1. Cambios en la educacin superior espaola El marco contextual en el que la UVa desarrolla su actividad es un entorno en movimiento caracterizado por notables cambios que introducen incertidumbre. Como factor principal de esta realidad cambiante a la que se enfrenta la universidad espaola destaca la reforma del espacio europeo de educacin superior. Pero a l se solapan otros tantos factores relevantes como, por ejemplo, la aparicin de nuevas universidades espaolas, el cambio normativo, el incremento de la competitividad internacional entre instituciones de educacin superior dada la creciente movilidad geogrfica de estudiantes o la reduccin del nmero de estudiantes que acceden a este tipo de educacin. Si a estas circunstancias aadimos la intencin manifestada por los poderes pblicos de fomentar la financiacin de las universidades sobre la base de criterios de calidad y cumplimiento de unos objetivos, la creciente exigencia de rendicin de cuentas por parte de la sociedad con demandas relativas al papel de la universidad como dinamizadora del desarrollo econmico y el exponencial cambio de las tecnologas de la informacin con la consiguiente necesidad de incorporarlas a la universidad, no nos queda sino concluir que la gestin de la educacin superior se ha vuelto mucho ms compleja y dinmica que en pocas anteriores, donde predominaban los factores de estabilidad y sencillez. Los mtodos que antes eran vlidos, hoy en da resultan insuficientes; ahora ms que nunca, el crecimiento de una universidad puede suponer el declive de otras, por lo que comportamientos meramente vegetativos llevaran a quien los adopte a una situacin de empeoramiento relativo. 1.2. Justificacin de la planificacin estratgica en la universidad Para hacer frente a estos nuevos desafos, en los ltimos aos se han venido aplicando diferentes tcnicas de gestin en las universidades, entre las que destaca la direccin estratgica. Esta tcnica se revela como un sistema de direccin que permite la incorporacin de los resultados de las evaluaciones formales del entorno y de las circunstancias internas de la universidad como paso previo a la formulacin de sus principales objetivos, estrategias y acciones. Dentro de tcnica, la planificacin estratgica se presenta como un instrumento orientado a la produccin de decisiones y de acciones que conforman y guan lo que una organizacin quiere alcanzar a partir de la formulacin de lo que es. En este sentido, cabe sealar que la conferencia de rectores (CRUE, 2000) ha manifestado su confianza en esta tcnica de gestin, por lo que ha instado a las universidades a que asuman e incorporen la planificacin estratgica como parte de su proceso de direccin. Las universidades espaolas han respondido positivamente al llamamiento de la CRUE, y hoy son mayora las que cuentan con un plan estratgico1 o han puesto en marcha su elaboracin2.

1 Por ejemplo, la Universidad Complutense, Universidad Autnoma, Universidad Politcnica de Madrid, Universidad de Valencia, Universidad Politcnica de Valencia, Universidad Jaume I de Castelln, Universidad de Santiago de Compostela, Universidad de La Rioja, Universidad de Zaragoza, Universidad Politcnica de Cartagena, Universidad de Murcia, Universidad de Oviedo, Universidad de Deusto, Universidad de Barcelona, Universitat de Girona, Universitat de Lleida, Universidad de Almera, Universidad de Granada, Universidad de Crdoba, Universidad de Cdiz, Universidad Pablo Olavide, Universidad de Mlaga, Universidad de Jan, Universidad de Burgos, Universidad de Las Palmas, Universidad de La Laguna. 2 Por ejemplo, la Universidad de Alicante, Universidad de La Corua, Universidad de Extremadura, Universidad de Sevilla, Universidad de Huelva.

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El plan, como documento en el que se materializa el proceso, debe ser el marco de referencia para la toma de decisiones. Por cuanto define el futuro deseado por la institucin y las acciones necesarias para lograr ese futuro, proporciona criterio y orientacin a los actuales y futuros gestores de la institucin. Ms concretamente, se confa en el plan como el medio que ha de posibilitar el fortalecimiento de los equipos de gobierno de la universidad orientando su gestin hacia la consecucin de estndares elevados de calidad docente e investigadora, dando coherencia y visin de futuro a los esfuerzos de la organizacin, eliminando la visin del corto plazo, mejorando la eficacia de las decisiones, facilitando la comunicacin entre el equipo de direccin de la UVa y, en definitiva, alineando a todo el personal de la universidad en torno a unos objetivos compartidos. Obviamente la planificacin estratgica no es una varita mgica; existen riesgos asociados a este proceso. Por ejemplo, puede devenir en una creciente centralizacin de la gestin o en una excesiva burocratizacin. Adems, el proceso puede verse frenado por la renuencia del personal a implicarse en su desarrollo y ejecucin. De otro lado, para lograr los objetivos deseados con el plan es necesario que durante su elaboracin y ejecucin no decaiga la apuesta por el proceso de planificacin, que los representantes institucionales asuman el liderazgo del proyecto, que exista cierta capacidad y voluntad para redefinir los parmetros que configuran el diseo organizacional y las polticas de la universidad, que la alta direccin cambie sus comportamientos para adecuarlos a una nueva cultura directiva, que se asignen recursos al nuevo modelo, que exista un exhaustivo plan de comunicacin y de formacin de los recursos humanos y que se logre un amplio consenso en el seno de la comunidad universitaria. En definitiva, son muchos los condicionantes del xito de un plan. A tenor de lo dicho hemos de concluir que, si bien un buen plan estratgico tiene un enorme potencial como factor de mejora de la universidad, el aprovechamiento de este potencial exige eludir ciertos riesgos y no decaer en el esfuerzo para que todos los factores institucionales sean convenientemente tratados en pro del xito. La planificacin estratgica es un proceso que requiere largos esfuerzos, que afrontaremos en la confianza de que el Plan Estratgico puede ser un elemento fundamental para situar a la Universidad de Valladolid en una posicin competitiva ventajosa en un entorno donde la rivalidad entre los centros de educacin superior es cada vez mayor. 2. METODOLOGA Expuestas las razones que nos llevan a abogar por la planificacin, pasamos a presentar, de forma sinttica, las bases que deben permitir la elaboracin de un plan estratgico para la Universidad de Valladolid. El perodo temporal para el que se contempla la realizacin del plan es el 2008 - 2014. Como se desprender de la lectura de estas bases, el plan se elaborar en el interior de la institucin. En la adopcin de esta decisin han pesado de forma fundamental dos factores: impulsar la participacin de la comunidad universitaria en el proceso de forma que en el plan resultante se hayan visto involucradas una mayora de las personas que sern despus responsables de la ejecucin y permitir que el knowhow de todo el proceso se quede en la institucin. 2.1. Elementos del plan Tal y como es habitual en un plan estratgico, el documento que en sucesivas fases de trabajo se pretende elaborar contendr los siguientes elementos (Figura 1). Misin. Es el propsito genrico o razn que justifica la existencia de la institucin. Describe, en trminos amplios, la actividad de la organizacin e identifica la necesidad bsica de la sociedad a la que la Universidad destina sus servicios. Es importante que se configure como una referencia permanente en el proceso de planificacin estratgica. Visin. Con ella se trata de definir el proyecto o modelo de universidad al que se tiende haciendo hincapi en los rasgos distintivos que pretende desarrollar. Es, por as decirlo, la imagen deseada de la institucin, una apreciacin idealizada de lo que se desea para el futuro.

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Ejes. Son las lneas directrices que deben contribuir a acelerar la evolucin de la institucin en la direccin adecuada. Se espera que acten como grandes objetivos generales que articulan el sistema de objetivos especficos del plan.

Figura 1 Esquema jerrquico de los elementos del plan estratgico

MISIN EJES OBJETIVOS ESTRATEGIAS ACCIONES VISIN

Objetivos. Formalizan y concretan los ejes de actuacin de la institucin proponiendo avances parciales. Estrategias. Actuaciones generales orientadas a conseguir los objetivos. Acciones. Prcticas que deben conducir al logro de las estrategias y, en definitiva, de los objetivos. Su ejecucin es la clave del xito del plan. Es conveniente que estn elaboradas con gran nivel de detalle (incluyendo, por ejemplo, perodo de ejecucin, responsables e indicadores de control) en la confianza de que la concrecin transmite mejor el sentido de las polticas requeridas para el cambio estratgico.

2.2. Fases de trabajo

Fase 1. Inicial. En primer lugar, comprende la elaboracin de estas bases metodolgicas. En ellas, adems de la estructuracin del procedimiento de planificacin en fases, se avanza un cronograma y un organigrama. Una vez elaboradas estas bases metodolgicas, el procedimiento continuar con la aprobacin por los rganos de gobierno de la Uva, para despus proceder a informar sobre ellas al claustro, al consejo social y a la junta consultiva y, finalmente, a difundirlas a la comunidad universitaria y a la sociedad. Fase 2. Participacin. Esta segunda fase se inicia con la realizacin de un anlisis del entorno general e intermedio al que se enfrenta la Universidad de Valladolid. En paralelo se proceder a la constitucin de la comisin del plan estratgico. A esta comisin, que desarrollar su labor en sucesivas sesiones de trabajo, se la encomienda la realizacin de un anlisis

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DAFO y la identificacin de la misin, la visin y los ejes de actuacin de la Uva, adems de los objetivos que han de guiar cada eje. Posteriormente se proceder a constituir una mesa de trabajo por cada eje identificado. Las funciones que tienen asignadas cada una de estas mesas son la definicin de las estrategias y la identificacin de las acciones que van a permitir el logro de los objetivos. Las mesas estarn formadas por un presidente y un secretario; el secretario ser el responsable de la redaccin del trabajo. Adems, compondrn la mesa representantes de los diferentes colectivos de la Universidad de Valladolid vinculados al correspondiente eje. Por ejemplo, es nuestro deseo que participen directores de rea, representantes de centros, de departamentos e institutos, de profesores, de alumnos, del PAS, de los sindicatos, de la Fundacin General, de centros tecnolgicos, de empresas relacionadas con la UVa y de la Junta Castilla y Len e instituciones locales3. La comunicacin constituye un factor fundamental para la participacin y la implicacin de la comunidad universitaria. Con objeto de favorecer el proceso de interaccin entre todas las partes, durante el proceso de gestacin del plan se lanzarn una serie de boletines informativos con los resultados parciales de cada mesa. La creacin de una pgina web y el envo peridico de correos comunicando los sucesivos pasos que se vayan dando alimentar tambin este proceso. Fase 3. Integracin y sntesis. Los dictmenes de las mesas de trabajo debern ser posteriormente integrados y homogeneizados por una mesa transversal que se encargar de confeccionar un documento nico coherente y sin redundancias. Esta mesa estar constituida por los presidentes y los secretarios de las mesas. El documento resultante del trabajo de esta mesa ser enviado a los rganos de gobierno de la UVa. Sin restar valor al proceso de determinacin de las estrategias que van a ayudar a conseguir los objetivos, sern finalmente las acciones las que constituyan el da a da de la ejecucin del plan. Para facilitar su proceso de implantacin se solicitar de esta mesa que complete una ficha con la programacin de cada accin, en la que se contengan todos los elementos relevantes para facilitar su ejecucin y control (en la Figura 3 se presenta un ejemplo de cmo puede ser esta ficha). Fase 4. Aprobacin y difusin. Los rganos de gobierno de la UVa se encargaran de la discusin y modificacin (si procede) del documento final emanado de la mesa transversal. Sobre este documento se informar a la comunidad universitaria, al claustro, al consejo social y a la junta consultiva. Adems, se abrir un perodo en el que cualquier miembro de la comunidad universitaria podr realizar las sugerencias que estime oportunas. Finalmente, se proceder a su aprobacin, momento en el cual se pondr en marcha el plan de comunicacin. Fase 5. Ejecucin. Tras su aprobacin y difusin se entrar en la fase de ejecucin. Los objetivos programados se pondrn en marcha en un orden cronolgico previamente estipulado. No parece muy aconsejable acometer todos ellos de forma simultnea, sino priorizarlos en funcin de las necesidades de la UVa. Entendemos que tratar de implantar en paralelo todas las acciones que contempla un plan estratgico global, como ste, que incluye el diseo de mltiples polticas universitarias de aspectos muy dispares, puede conducir al fracaso ante la dificultad de hacer un seguimiento al detalle de cada una de ellas.

Previa solicitud al presidente, cualquier otro miembro de la comunidad universitaria podr formar parte de la mesa.

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Figura 2 Esquema de trabajo

MISIN VISIN

ANLISIS DEL ENTORNO GENERAL E INTERMEDIO

EJES (1. n)

ANLISIS DAFO

IDENTIFIC. DE OBJETIVOS

MESA EJE 1

MESA EJE 2

MESA EJE n

DEFINICIN ESTRATEGIAS

DEFINICIN ESTRATEGIAS

DEFINICIN ESTRATEGIAS

DEFINICIN Y PROGRAM. DE ACCIONES

DEFINICIN Y PROGRAM. DE ACCIONES

DEFINICIN Y PROGRAM. DE ACCIONES

MESA TRANSVERSAL
INTEGRACIN Y SNTESIS DE LOS OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y ACCIONES EN UN PLAN NICO

MESA OBJETIVO GENERAL 1

MESA OBJETIVO GENERAL 2

MESA OBJETIVO GENERAL n

Figura 3 Ejemplo de ficha de programacin de la accin

Cdigo y nombre de la ACCIN Responsable principal Otros responsables Recursos destinados a la accin Condiciones de partida (acciones precedentes o en (1) (2) (3) Subactividades programadas Calendario previsto Indicadores de control

paralelo, condiciones del entorno)

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Fase 6. Evaluacin y revisin. La elaboracin del plan concluye con una propuesta de acciones para el logro de los objetivos. Es preciso sentar las bases del proceso de seguimiento de ese conjunto de acciones. El rgano administrativo encargado de ello ser el Gabinete de Estudios y Evaluacin. El primer paso que debe dar para ello es proceder a la medicin peridica del grado de logro de las acciones. Todo esto debera plasmarse en un documento que permita apreciar los progresos o retrasos en la consecucin de los objetivos. En todo caso, un buen plan debe considerarse un documento sujeto a revisiones peridicas y a modificaciones, por cuanto pueden ocurrir mltiples contingencias. Por ejemplo, que los objetivos trazados no sigan estando vigentes, que se precise la inclusin de otros para afrontar un entorno cambiante, que las acciones no sean posibles o ajustadas en tiempo y esfuerzo econmico a las posibilidades de la UVa, etc. En la Figura 4 se presenta un esquema de estas fases de trabajo junto con el tiempo previsto para su ejecucin.

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Figura 4 Fases de trabajo y cronograma

ACTIVIDADES FASE 1. INICIAL Elaboracin de las bases metodolgicas. Definicin del procedimiento de trabajo, del cronograma y del organigrama. Aprobacin por los rganos de gobierno de la UVa. Informacin al claustro, al consejo social y a la junta consultiva. Anlisis del entorno general e intermedio. Sesiones de trabajo de la comisin del plan estratgico para elaborar un anlisis DAFO y definir la misin, la visin, los ejes y los objetivos para cada eje. Constitucin de una mesa de trabajo para cada eje con la finalidad de definir estrategias e identificar acciones para el cumplimiento de cada objetivo. Integracin de los resultados de las diferentes mesas en un documento nico. Programacin de las acciones. Elaboracin de un plan de comunicacin del plan estratgico. Discusin y modificacin (si procede) del documento final por los rganos de gobierno de la UVa. Informacin al claustro, al consejo social y a la junta consultiva. Apertura de un perodo de sugerencias. Aprobacin del documento. COMUNICACIN 2006 Sep. Feb.

Presentacin a la comunidad universitaria y a la sociedad de las bases.

FASE 2. PARTICIPACIN

Creacin de una pgina web y elaboracin de boletines informativos peridicos con los resultados parciales de cada mesa.

2007 Feb. May.

FASE 3. INTEGRACIN Y SNTESIS

Difusin de los primeros borradores.

2007 Jun. Dic.

FASE 4. APROBACIN Y DIFUSIN

Desarrollo del plan de comunicacin.

2008 Ene.- Mar.

FASE 5. EJECUCIN

Programacin de la puesta en marcha. Puesta en marcha secuencial de las acciones programadas.

Informacin sobre la programacin y las acciones puestas en marcha.

2008 Desde Mar.

FASE 6. EVALUACIN Y REVISIN

Medicin y evaluacin de las acciones por el rgano administrativo encargado de la supervisin. Revisin del plan.

Informacin sobre los resultados

Anual

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2.3. Organigrama La estructura organizativa en la que se va a apoyar la elaboracin del plan est configurada por cuatro tipos de rganos: de direccin, consultivos, de participacin y tcnicos. Los vnculos de dependencia e interdependencia entre estos rganos se presentan en la Figura 5. rganos de direccin Consejo de gobierno, Rector, Comisin del plan estratgico, Comisin ejecutiva del plan estratgico El consejo de gobierno es el rgano de direccin encargado del anlisis, debate y aprobacin de los siguientes documentos: las bases para la elaboracin del plan estratgico, la misin, la visin, los ejes de actuacin, los objetivos de la UVa y, finalmente, el plan estratgico en el que, adems de todos los elementos anteriores, se incluyen las estrategias y las acciones. Adems, el consejo de gobierno tiene la funcin especfica de aprobar la comisin del plan estratgico. El rector es el encargado de liderar y conducir el proceso, nombrar las comisiones asesoras y nombrar a los presidentes de las mesas de trabajo. La comisin del plan estratgico ser la que se ocupe de elaborar un DAFO y de definir la misin, visin, los ejes, los objetivos. rganos consultivos Claustro, Consejo social, Junta consultiva, Comisin asesora de expertos, Comisin asesora de agentes econmico-sociales. Los rganos consultivos, an no interviniendo directamente en la elaboracin del plan, juegan un papel relevante durante el proceso de planificacin. Concretamente, el claustro, el consejo social y la junta consultiva sern informados sobre el plan con objeto de que puedan realizar cuantas sugerencias estimen pertinentes. Adems, se crearn sendas comisiones asesoras, de agentes econmico-sociales y de expertos, con el fin de servir de soporte para cuantas consultas necesiten realizar los rganos de direccin y de participacin. Concretamente, la comisin asesora de agentes econmico-sociales ser consultada con relacin a cuestiones de ndole econmica, poltica y social del entorno; la comisin asesora de expertos se crear para dar apoyo en cuestiones que afecten a la aplicacin y gestin de los procesos de planificacin estratgica. rganos de participacin Mesas de trabajo (comunidad universitaria), Mesa transversal. Las mesas de trabajo que se constituirn tienen como fin la propuesta de estrategias y acciones para los diferentes objetivos de cada eje. Sus resultados, integrados y sintetizados por la mesa transversal en el documento que ha de constituir el plan estratgico de la UVa, sern remitidos a los rganos de direccin para su discusin y aprobacin. rganos tcnicos Oficina de planificacin estratgica, rea de estudios, rea de evaluacin, rea de imagen corporativa y rea de comunicacin. Los rganos tcnicos dependientes del Vicerrectorado de planificacin estratgica (oficina de planificacin estratgica, reas de estudios, evaluacin e imagen corporativa) y del Vicerrectorado de relaciones institucionales (rea de comunicacin), tienen la misin de dar apoyo y servir a los rganos de direccin y de participacin en cuantas tareas sean requeridos. Especficamente, se encargarn de coordinar las distintas fases del proceso, desarrollar el calendario establecido, mantener la comunicacin

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entre los grupos implicados y, finalmente, proceder a la evaluacin y revisin peridica del cumplimiento del plan.

Figura 5 Organigrama para la elaboracin del plan estratgico

ORGANOS DE DIRECCIN
CONSEJO DE GOBIERNO RECTOR CONSEJO SOCIAL COMISIN DEL PLAN ESTRATGICO CLAUSTRO JUNTA CONSULTIVA VICERRECTORADO RELAC. INSTITUCIONALES

ORGANOS CONSULTIVOS

RGA

COMISIN EJECUTIVA DEL PLAN ESTRATGICO

COMISIN ASESORA DE AGENTES ECONMICO-SOCIALES COMISIN ASESORA EXPERTOS

VICERRECTORADO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

ORGANOS DE PARTICIPACIN

REA DE COMUNICACIN

MESAS DE TRABAJO

COMUNIDAD UNIVERSITARIA

REA DE IMAGEN CORPORAT

REA DE EVALUA.

REA DE ESTUDIOS

OFICINA PLANIFICA. ESTRATG.

MESA TRANSVERSAL

ORGANOS TCNICOS

3. REFLEXIN FINAL Para que el plan sea un documento til para gestionar el futuro de la UVa se precisa que confluyan (tanto en l, como en su proceso de elaboracin) una serie de condiciones. Voluntad poltica e implicacin institucional, participacin y cooperacin, iniciativa, creatividad y riesgo, comunicacin, concrecin y evaluacin y control son algunas de las principales.

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La voluntad poltica e implicacin institucional se reflejan bien en la relativa rapidez con la que se han consensuado estas bases en el equipo de gobierno. La metodologa de trabajo se ha diseado pensando en la participacin y cooperacin de toda la comunidad universitaria, lo que debe repercutir en la generacin de un clima positivo que estimule la iniciativa, creatividad y riesgo. Por otra parte, durante el proceso de elaboracin del plan se ha previsto realizar continuas acciones de comunicacin. La concrecin de los objetivos y estrategias en acciones, as como la necesidad de de una actividad peridica de evaluacin y control, tambin quedan contempladas en el plan.

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