ANALISIS SOBRE GESTIN POR PROCESOS

PROF. LCDA. JACQUELINE MOLINA T.S.U. LORENA SIERRA C.I:11.476.144 TREYCTO IV TRIMESTRE I. SECCIN 01 SANTA ANA DE CORO, JUNIO DE 2013.

LOS SISTEMAS DE CONTROL PARA LA GESTIN Todo sistema de direccin, por muy distintas que sean sus caractersticas o funcin social, est compuesto por un conjunto

de funciones complejas en su conformacin y funcionamiento. Para Newman (1968, p. 21.): "La direccin ha sido definida como la gua, conduccin y control de los esfuerzos de un grupo de individuos hacia un objetivo comn." El trabajo de cualquier directivo puede ser dividido en las siguientes funciones: 1. Planificar: determinar qu se va a hacer. Decisiones que incluyen el esclarecimiento de programas y de objetivos, establecimiento campaas, de polticas, fijacin

determinacin

de mtodos y procedimientos especficos y fijacin de previsiones da a da. 2. Organizar: agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en unidades directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los empleados en tales unidades operativas. 3. Coordinar los recursos: obtener, para su empleo en la organizacin, el personal ejecutivo, el capital, el crdito y los dems elementos

necesarios para realizar los programas. 4. Dirigir: emitir instrucciones. Incluye el punto vital de asignar los programas a los responsables de llevarlos a cabo y tambin las relaciones diarias entre el superior y sus subordinados. 5. Controlar: vigilar si los resultados prcticos se conforman lo ms exactamente posible a los programas. Implica estndares, conocer la motivacin del personal a alcanzar estos estndares, comparar los resultados actuales con los estndares y poner en prctica

la accin correctiva cuando la realidad se desva de la previsin. (Newman, 1968). Siempre que se est en presencia de un proceso de direccin, estas funciones deben estar implcitas, aunque la subdivisin que se presenta

tenga un carcter puramente analtico y metodolgico, ya que todos se producen de forma simultnea en un perodo de tiempo dado, y sin atenerse a este orden predeterminado en el cual se presenta. En la actualidad, esta subdivisin la conforman solamente la planificacin, la organizacin, la direccin y el control, pues se considera que en cualquiera de las restantes, la coordinacin es parte de ellas. Lo que si resulta indiscutible, es que cada una de estas funciones juega un papel determinado dentro del proceso de direccin,

complementndose mutuamente y formando un sistema de relaciones de direccin. A pesar del papel de cada una, muchos autores se plantean la importancia relativa que tiene la planificacin por sobre las dems.

GESTION POR PROCESOS Como se ha apuntado, la importancia de los procesos fue apareciendo de forma progresiva en los modelos de gestin empresarial. No irrumpieron con fuerza como la solucin, sino que se les fue considerando poco a poco como unos medios muy tiles para transformar la empresa y para adecuarse al mercado. Inicialmente, pues, los modelos de gestin y las empresas adoptaron una visin individualizada de los procesos, en la que se elegan los procesos ms interesantes o ms importantes, se analizaban y mejoraban estos procesos y de ese anlisis se deducan consecuencias prcticas que resultaban tiles y aplicables la prxima vez que la empresa se propona renovar otro proceso. Todava no se pensaba en la empresa como un sistema integral de procesos, en el que stos son la base para los cambios estratgicos en la organizacin. Aun as, el anlisis individual de los procesos produjo avances considerables, en especial en los modelos organizativos basados en la Calidad Total.

Esta preocupacin creciente por la adecuacin de los procesos a las exigencias del mercado ha ido poniendo de manifiesto que una adecuada gestin, que tome los procesos como su base organizativa y operativa, es imprescindible para disear polticas y estrategias, que luego se puedan desplegar con xito. En estos momentos se da una coincidencia amplia en que los mercados actuales, con sus variaciones y novedades constantes, seguirn exigiendo a las empresas continuas innovaciones de productos (entendiendo nuevos productos en un sentido amplio, que comprenda diseos de productos materiales y diseos de servicios) as como reorganizaciones estructurales, y que la forma ms eficiente de abordar estas innovaciones, siempre atendiendo al mercado, es a travs de reestructuraciones de los procesos clave y estratgicos de la empresa. Con esta premisa aceptada, han surgido varios modelos de gestin basados en los procesos. Por su aceptacin extendida, por los resultados que estn dando en bastantes organizaciones y por su integracin creciente con otros modelos de gestin.

GESTION POR PROCESOS: Cualquier proceso de trabajo, no importando si es pequeo o grande, complicado o sencillo, involucra tres componentes principales: Entradas: Recursos del ambiente externo, incluyendo productos o salidas de otros subsistemas. Procesos de transformacin: Las actividades de trabajo que transforman las entradas, agregando valor a ellas y haciendo de las entradas, las salidas del subsistema. Salidas: Los productos y servicios generados por el subsistema, usados por otro sistema en el ambiente externo. La administracin de procesos considera los siguientes pasos: identificacin de los procesos principales, anlisis de los mismos,

identificacin de los problemas, bsqueda de soluciones, implementacin y evaluacin. En la actualidad, las organizaciones independientemente de su tamao y del sector de actividad, deben hacer frente a mercados competitivos en los que han de conciliar la satisfaccin de sus clientes, con la eficiencia econmica de sus actividades. Tradicionalmente, las organizaciones se han estructurado sobre la base de departamentos funcionales, que dificultan la orientacin hacia el cliente. La Gestin de Procesos concibe a la organizacin como un sistema interrelacionado de procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfaccin del cliente. Supone una visin alternativa a la tradicional, caracterizada por estructuras organizativas de corte jerrquico funcional

OBJETIVOS DE LA GESTION POR PROCESOS El principal objetivo de la Gestin por procesos es mejorar los resultados de la Empresa, consiguiendo niveles superiores de satisfaccin de sus clientes, con la entrega de productos o servicios de excelencia y calidad; adems persigue incrementar la productividad a travs de: - Reducir los costos internos innecesarios (actividades sin valor agregado). - Acortar los plazos de entrega (reducir tiempos de ciclo). - Mejorar la calidad y el valor percibido por los clientes de forma que a ste le resulte agradable trabajar con el suministrador. - Incorporar actividades adicionales de servicio, de escaso costo, cuyo valor sea fcil de percibir por el cliente. La Gestin por procesos cuenta con los siguientes elementos principales: - Los procesos claves - La coordinacin y el control de su funcionamiento. - La gestin de su mejora.

SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD La Gestin de la Calidad es el conjunto de acciones planificadas y sistemticas, necesarias para dar la confianza adecuada de que un producto o servicio va a satisfacer los requisitos de calidad. Un sistema de gestin de la calidad es la manera en la que una organizacin dirige y controla aquellas actividades empresariales que estn asociadas con la calidad. En lneas generales, consta de la estructura organizativa, a la que se aaden la planificacin, los procesos, los recursos y la documentacin que se utiliza para alcanzar los objetivos de la calidad, para mejorar los productos y servicios y para satisfacer las necesidades de los clientes. Desde el punto de vista externo: Potencia la imagen de

la empresa frente a los clientes actuales y potenciales. Asegura la calidad en las relaciones comerciales. Facilita la salida de los productos / servicios al exterior al asegurarse las empresas receptoras del cumplimiento de los requisitos de calidad. Desde el punto de vista interno: Mejora en la calidad de los productos y servicios derivada de procesos ms eficientes los costos y para crecen

diferentes funciones de la los ingresos.

organizacin.

Decrecen

Los Sistemas de Gestin de la Calidad fueron creados por organismos que trabajaron en conjunto creando as estndares de calidad, con el fin de controlar y administrar eficazmente y de manera homognea, los reglamentos de calidad requeridos por las necesidades de las

organizaciones para llegar a un fin comn en sus operaciones. Los sistemas de gestin han tenido que irse modificando para dar respuesta a la extraordinaria complejidad de los sistemas organizativos que se han ido adoptando, as como a la forma en que el comportamiento del entorno ha ido modificando la manera en que incide sobre las

organizaciones. Uno de los aspectos ms importantes que ha de caracterizar

al control como proceso, lo constituye el hecho de que el mismo se disee con un enfoque sistmico, por lo que resulta de gran importancia esclarecer los conceptos a l asociados. Es preciso comenzar entonces por el concepto de sistema, visto esto como un conjunto de elementos interrelacionadas entre s, en funcin de un fin, que forman un todo nico y que posee caractersticas nuevas que no estn presentes en cada uno de los elementos que lo forman (Amat, 2004). Cada elemento que conforma un sistema tiene una funcin especfica bien definida y la obligacin de cumplirla y contribuir de forma sinrgica al correcto funcionamiento y, en definitiva, alcanzar el objetivo determinado. En una organizacin, solamente esto le permitir sobrevivir. El control de gestin es un proceso que sirve para guiar la gestin empresarial hacia los objetivos de la organizacin y un instrumento para evaluarla. Existen diferencias importantes entre las concepciones clsica y moderna de control de gestin. La primera es aquella que incluye nicamente al control operativo y que lo desarrolla a travs de un sistema de informacin relacionado con la contabilidad de costos, mientras que la segunda integra muchos ms elementos y contempla una continua interaccin entre todos ellos. El nuevo concepto de control de gestin centra su atencin por igual en la planificacin y en el control, y precisa de una orientacin estratgica que dote de sentido sus aspectos ms operativos. El Sistema de Control de Gestin cuenta con el diagnstico o anlisis para entender las causas races que condicionan el comportamiento de los sistemas fsicos, permite establecer los vnculos funcionales que ligan las variables tcnicas-organizativas-sociales con el resultado econmico de la empresa y es el punto de partida para la mejora de los estndares; mediante la planificacin orienta las acciones en correspondencia con las estrategias trazadas, hacia mejores resultados; y, finalmente, cuenta con el control para saber si los resultados satisfacen los objetivos trazados. El

control de gestin, considera como elementos a evaluar, no solo aspectos cuantitativos sino tambin cualitativos, adems, utiliza la visin interna y externa de la organizacin, para lo cual asigna un valor agregado a la cultura organizacional segn AMATT. Se puede sealar como diferencia principal entre Control de Gestin y Control Interno que el primero evala los tres niveles de las organizaciones: NIVEL ESTRATEGICO, NIVEL TACTICO Y NIVEL OPERATIVO, y el segundo, se limita solo a los dos ltimos niveles. Taylor (1895) fue uno de los iniciadores del Control de Gestin industrial, introdujo la contabilidad analtica, el cronometraje de los tiempos de mano de obra directa, los estndares, la asignacin de los costos indirectos, la remuneracin por rendimientos. Brown (1907) estableci la frmula de la rentabilidad del capital. Todava hoy se observan muchos ejemplos en las empresas el CG gira en torno al control de la eficiencia interna de la empresa, centrando su atencin en los recursos que consume, en el beneficio inmediato y en la informacin financiera exterior. En la segunda mitad del siglo XX han ocurrido cambios sustanciales del entorno, el cual ha pasado de estable con reglas de juego fijas, a turbulento y muy competitivo. Estos cambios de entorno han desencadenado en las empresas un gran nmero de cambios internos, en variables tales como la orientacin hacia el cliente, el desarrollo tecnolgico y la innovacin, el papel rector de la direccin estratgica, los enfoques de calidad, el rol de los recursos humanos en la organizacin, la gestin de la informacin y otros. El xito empresarial por lo tanto, exige una continua adaptacin de la empresa a su entorno y la competitividad se convierte en el criterio econmico por excelencia para orientar y evaluar el desempeo dentro y fuera de la empresa. El Control de Gestin es un proceso que sirve para guiar la gestin hacia los objetivos de la organizacin y un instrumento para evaluarla. Su definicin ha evolucionado en la medida que cambia el modelo de funcionamiento empresarial ante las exigencias del entorno.