PLANIFICACIN Y DOCUMENTACION DE LA AUDITORIA

INDICE: 1-PLANIFICACIN. 2-PLAN PREVIO DE AUDITORIA. INVESTIGACIN DE NUEVOS CLIENTES CLIENTES CONTINUOS RAZONES DEL CLIENTE PARA UNA AUDITORIA OBTENCION DE ANTECEDENTES CONOCIMIENTO DE LA INDUSTRIA Y EMPRESA DEL CLIENTE VISITA A LA PLANTA FISICA Y OFICINAS OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS ACTA CONSTITUTIVA MINUTAS DE LAS JUNTAS CONTRATOS PAPELES DE TRABAJO PAPELES DE TRABAJO BASE PARA LA PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA REGISTRO DE LAS EVIDENCIAS ACUMULADAS Y RESULTADOS DE PRUEBAS DATOS PARA DETERMINAR EL TIPO ADECUADO DE INFORME DE AUDITORIA BASE DE ANALISIS PARA SUPERVISORES Y SOCIOS ARCHIVOS PERMANENTES ARCHIVOS PRESENTES PROGRAMA DE AUDITORIA INFORMACIN GENERAL BALANZA DE COMPROBACION DE TRABAJO ASIENTOS DE AJUSTE Y RECLASIFICACION CEDULAS DE APOYO PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO 1-PLANIFICACIN. La primera norma de auditoria generalmente aceptada del trabajo de campo requiere de una planificacin adecuada. La auditoria se debe planificar de forma adecuada y los ayudantes, si es que se tienen se deben Supervisar en forma correcta. Existen tres razones por las cuales el auditor planea adecuadamente sus compromisos: para permitir que el auditor obtenga las evidencias suficientes y competentes y suficientes para las circunstancias, ayudar a mantener los costos a un nivel razonable y evitar malos entendidos con el cliente. Hay 7 partes importantes de la planificacin de la auditoria : Plan previo Obtencin de antecedentes de el cliente Obtener informacin sobre las obligaciones legales del cliente Realizacin de procedimientos analticos preliminares Evaluacin de la importancia y el riesgo Conocimiento de la estructura del control interno Evaluacin del riesgo de control

2-PLAN PREVIO DE AUDITORIA. La mayor parte de la planificacin previa ocurre al principio de la auditoria con frecuencia en la oficina del cliente, en la medida de lo posible. Implica decidir si se acepta o continua haciendo la auditoria para el cliente, evaluar las razones del cliente para la auditoria, obtener una carta de compromiso y seleccin-ar al personal de la auditoria. INVESTIGACIN DE NUEVOS CLIENTES: Antes de aceptar a un nuevo cliente, la mayora de los despachos de contadores pblicos investigan la cia para determinar Su aceptabilidad. Deber evaluarse la posicin del posible cliente en la comunidad empresarial, estabilidad financiera y las relaciones con los despachos de contadores pblicos anteriores. En el caso de los clientes que han sido auditados anteriormente por otro despacho de contadores pblicos el nuevo auditor debe comunicarse con el auditor anterior. El propsito de esto es ayudar al auditor sucesor si debe de aceptar o no el compromiso. Esto ayuda al sucesor a conocer si el cliente no tiene integridad o si ha habido problemas con principios de contabilidad, los procesos de auditoria o los inventarios. La responsabilidad de iniciar la comunicacin es del auditor sucesor. Aun cuando un cliente posible haya sido auditado por otra firma de contadores pblicos, a menudo se hacen otras investigaciones. Las fuentes de informacin incluyen abogados locales, otros despachos de contadores, bancos y otras empresas. CLIENTES CONTINUOS : Los contadores pblicos evalan sus clientes existentes cada ao para determinar si existen razones para no continuar realizando una auditoria. En conflictos anteriores sobre como poder dar un alcance adecuado a la auditoria, el tipo de opinin que se va a emitir o los honorarios son causas por las cueles el auditor suspende Su relacin con el cliente. Se determina si al cliente le falta integridad y por, lo tanto ya no debe de ser Su cliente. Si existe un litigio contra un despacho de contadores pblicos por parte del cliente o una demanda contra el mismo por parte del despacho de contadores pblicos, el despacho no puede hacer una auditoria. La investigacin de clientes nuevos y la reconsideracin de los existentes es parte esencial para decidir sobre el riesgo de una auditoria aceptable. RAZONES DEL CLIENTE PARA UNA AUDITORIA : Los usos mas probables de los estados financieros pueden determinarse a partir de la experiencia previa con el cliente y de platicas con la direccin. A lo largo del trabajo el auditor obtiene informacin adicional del porque se quiere realizar una auditoria y los probables usos de los estados financieros. OBTENCION DE ANTECEDENTES: Un conocimiento amplio del negocio del cliente y de la industria y un conocimiento sobre las operacin-es de la compaa son esenciales para realizar una auditoria adecuada. La mayor parte de la informacin se obtiene de las instalaciones del cliente especficamente en el caso de un cliente nuevo. CONOCIMIENTO DE LA INDUSTRIA Y EMPRESA DEL CLIENTE : Es importante conocer la empresa que se va a auditar por 3 razones: 1-Requerimientos de contabilidad distintos en las diferentes empresas.

2-Identificacin del riesgo aceptable de la auditoria que realice el auditor o si es aconsejable auditar otras empresas iguales. 3-Los riesgos inherentes a las empresas de una misma industria. El conocimiento de la industria del cliente se obtiene de varias formas. Entre estas se incluyen conversaciones con el auditor que fue responsable del compromiso en aos anteriores y auditores que tengan con-tratos en la actualidad que sean similares. Los archivos permanentes del auditor a menudo incluyen el historial de la compaa, una lista de las principales actividades del cliente y un archivo de las polticas de contabilidad en aos anteriores. VISITA A LA PLANTA FISICA Y OFICINAS: Es til para conocer mejor la empresa del cliente y sus operaciones, por lo que representa una oportunidad para observar las operaciones y conocer personal importante. OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS: Las operaciones con partes relacionadas son importantes para los auditores porque manifestaran en los estados financieros si son importantes. Las normas internacionales de contabilidad, requieren la manifestacin de la naturaleza de la relacin que se tiene con una tercera parte , una descripcin de las operaciones, incluyendo montos en dlares y montos vencidos y con partes relacionadas. ACTA CONSTITUTIVA: El acta constitutiva es otorgada por el estado en el cual se constituye la compaa y es el documento legal necesario para reconocer a una empresa como entidad independiente. En ella se incluye el nombre exacto de la compaa, la fecha de Su constitucin, los tipos y montos social que emite la compaa y los tipos de Montos de capital social que emite la compaa y los tipos de actividades empresariales que puede realizar. MINUTAS DE LAS JUNTAS: Son el registro oficial de las juntas del consejo directivo y accionistas. Estas incluyen resmenes de los te-mas mas importantes que se analizaron en estas juntas y las decisiones que tomaron los directores y accionistas Las minutas incluyen 2 tipos de informacin pertinente: 1. Autorizaciones y debates del consejo directivo que afectan el riesgo inherente, como compensacin a funcionarios, nuevos contratos y convenios, adquisicin de propiedades, prstamos y pagos de dividendos. 2. La informacin incluida en las minutas que afecta la evaluacin que hace el auditor del riesgo inherente. CONTRATOS: La mayora de los contratos son de sumo inters para las partes en la auditoria, y en la practica reciben especial atencin durante las pruebas detalladas. PAPELES DE TRABAJO:

Los papeles de trabajo son los archivos que guardan el auditor de los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoria. El auditor emplea papeles de trabajo para facilitar Su examen y proporcionar un registro de la auditoria realizada. No existe una forma Standard para los papeles de trabajo. No deber ser inflexible la forma y contenido de los papeles de trabajo. Mas los papeles de trabajo se disearan para satisfacer las referencias del auditor relativas a conceptos tales como plantacin, ndices y formas de la cedula. BASE PARA LA PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA : Los papeles de trabajo incluyen informacin sobre planificacin diversa como puede ser informacin descriptiva sobre la estructura de control interno, un presupuesto de tiempo para cada una de las reas de la auditoria, un programa de auditoria y los resultados de la auditoria del ao anterior. REGISTRO DE LAS EVIDENCIAS ACUMULADAS Y RESULTADOS DE PRUEBAS : Los papeles de trabajo son el principal medio de documentacin en la realizacin de la auditoria. Si se presenta una necesidad el auditor debe ser capaz de demostrar a las dependencias regulatorias y a los tribunales que la auditoria estuvo bien planeada y adecuadamente supervisada , los datos fueron convenientes y oportunos y el informe de auditoria fue adecuado considerando sus resultados. DATOS PARA DETERMINAR EL TIPO ADECUADO DE INFORME DE AUDITORIA : Los papeles de trabajo son una fuente importante de informacin que ayuda al auditor a decidir el informe adecuado de auditoria que va a emitir en determinadas circunstancias. BASE DE ANALISIS PARA SUPERVISORES Y SOCIOS : Son el principal marco de referencia que utiliza el personal de supervisin para evaluar si se reunieron datos suficientes y competentes para justificar el informe de la auditoria. ARCHIVOS PERMANENTES : Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir datos de naturaleza histrica o continua relativos a la presente auditoria. Son una fuente conveniente de informacin sobre la auditoria que es de inters continuo de un ao a otro en estos se incluye lo siguiente : 1. Resmenes o copias de documentos de la compaa que son de importancia continua como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisin y compra de bonos y los contratos. 2. Anlisis de aos anteriores de cuentas que tienen importancia continua para el auditor. 3. Informacin relacionada con el conocimiento de la estructura de control interno de la compaa 4. Los resultados analticos de de auditorias de aos anteriores. ARCHIVOS PRESENTES: Incluyen presentes incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al ao que se esta aplicando. Existe un conjunto de archivos permanentes para el cliente y otro para el ao de la auditoria. Composicin : PROGRAMA DE AUDITORIA :

Comnmente se conserva el programa de auditoria en archivo separado a fin de mejorar la coordinacin en todas las partes de la auditoria. INFORMACIN GENERAL : Incluyen memorandos de planificacin de auditoria, resmenes o copias de las minutas de las juntas del consejo directivo, resmenes de contratos o convenios , notas sobre platicas con el cliente y comentarios o anlisis. BALANZA DE COMPROBACION DE TRABAJO : Es la tcnica que utiliza el auditor para analizar los montos de las cuentas en la auditoria que le permite a el auditor ahorrar tiempo. Cada cuenta analizada es respaldada por una cedula secundaria. ASIENTOS DE AJUSTE Y RECLASIFICACION : Los asientos de reclasificacin generalmente se hacen en los estados financieros para presentar la informacin de contabilidad en forma adecuada aun cuando los saldos del mayor estn correctos. CEDULAS DE APOYO : Se clasifican en : Anlisis : tiene por objetivo mostrar la actividad de una cuenta del balance durante un periodo determinado. Balanza de comprobacin o lista : consiste en detalles que constituyen los saldos de fin de ao ya sea de un balance o estado de resultados. Conciliacin de montos : apoya un monto especifico y por lo general se espera que relacione el monto registrado en los registros del cliente con otra fuente informacin. Pruebas de razonabilidad : Contiene informacin que permite a el auditor evaluar si hay un error considerando los resultados de la auditoria. Resumen de procedimientos : En esta se resumen los resultados de un procedimiento de auditoria especifico realizado. Informacin: Este tipo de cedula contiene informacin en relacin a evidencias de auditoria Documentacin externa : Consiste en la documentacin externa que renen los auditores tales como contestaciones de confirmacin y copias de convenios. PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO : Los papeles de trabajo son de la propiedad exclusiva del auditor. La nica vez que otra persona, incluyendo al cliente tiene derechos legales para examinar los papeles de trabajo es cuando los requiere un tribunal como evidencia legal. Se conserva en los despachos como fuente de consulta.

Desarrollo del programa de auditora.

Un programa de auditoria es un conjunto documentado de procedimientos diseados para alcanzar los objetivos de auditoria planificados. El esquema tpico de un programa de auditoria incluye lo siguiente: a. Tema de auditoria: Donde se identifica el rea a ser auditada. b. Objetivos de Auditoria: Donde se indica el propsito del trabajo de auditoria a realizar. c. Alcances de auditoria: Aqu se identifica los sistemas especficos o unidades de organizacin que se han de incluir en la revisin en un perodo de tiempo determinado. d. Planificacin previa: Donde se identifica los recursos y destrezas que se necesitan para realizar el trabajo as como las fuentes de informacin para pruebas o revisin y lugares fsicos o instalaciones donde se va auditar. e. Procedimientos de auditoria: para: Recopilacin de datos. Identificacin de lista de personas a entrevistar. Identificacin y seleccin del enfoque del trabajo Identificacin y obtencin de polticas, normas y directivas. Desarrollo de herramientas y metodologa para probar y verificar los controles existentes. Procedimientos para evaluar los resultados de las pruebas y revisiones. Procedimientos de comunicacin con la gerencia. Procedimientos de seguimiento.

El programa de auditoria se convierte tambin en una gua para documentar los diversos pasos de auditoria y para sealar la ubicacin del material de evidencia. Generalmente tiene la siguiente estructura:

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

LUGAR

PAPELES TRABAJO REFERENCIA

HECHO POR FECHA:

Los procedimientos involucran pruebas de cumplimiento o pruebas sustantivas, las de cumplimiento se hacen para verificar que los controles funcionan de acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos y las pruebas sustantivas verifican si los controles establecidos por las polticas o procedimientos son eficaces.

Asignacin de Recursos de auditora.

La asignacin de recursos para el trabajo de auditoria debe considerar las tcnicas de administracin de proyectos las cuales tienen los siguientes pasos bsicos: Desarrollar un plan detallado: El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y estimar de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el personal disponible. Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: debe existir algn mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado. Generalmente se utilizan las hojas de control de tiempo. Ajustar el plan y tomar las acciones correctivas: si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas. El control se puede llevar en un diagrama de Gantt

DIAGRAMA DE GANTT
TRABAJO A REALIZAR Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 Actividad 6 N PERSONAS X X X X X x FECHA DE INICIO
dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa

FECHA DE TERMINO
dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa

REAL INICIO
dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa

REAL TERMINO
dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa

Sem1

Sem2

Sem3

Sem4

As mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como sigue: HOJA DE CONTROL DE TIEMPO SEMANAL SEMANA NOMBRE : CATEGORIA: REGISTRO: GENERAL DEL __/__/__ Juan Perez Auditor Seor nnnnnnn DETALLE L dd
Auditoria 1 Auditoria 1 Auditoria 1 Auditoria 1 Auditoria 1 Auditoria 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 Actividad 6

AL

__/__/__

M dd

M dd

J dd

V dd

S dd

D dd

Hecho por: Revisado por:

Supervisor 1 Director de Auditoria

Los recursos deben comprender tambin las habilidades con las que cuenta el grupo de trabajo de auditoria y el entrenamiento y experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la disponibilidad del personal para la realizacin del trabajo de auditoria, como los perodos de vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estn realizando, etc.