LOS DOCUMENTOS CONTABLES SON TODOS LOS COMPROBANTES EXTENDIDOS POR ESCRITO EN LOS QUE SE DEJA CONSTANCIA DE LAS

OPERACIONES QUE SE REALIZAN EN LA ACTIVIDAD MERCANTIL. ESTOS SON DE VITAL IMPORTANCIA PARA MANTENER UN APROPIADO CONTROL DE TODAS LAS ACCIONES QUE SE REALIZAN EN LAS EMPRESAS

LA MISION DE ESTOS DOCUMENTOS ES IMPORTANTE YA QUE EN ELLOS QUEDA PRECISADA LA RELACION JURIDICA ENTRES LAS PARTES QUE INTERVIENEN EN UNA DETERMINADA OPERACIN. TAMBIEN AYUDAN A DEMOSTRAR LA REALIZACION DE ALGUNA ACCION COMERCIAL Y POR ENDE SON EL ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA LA CONTABILIZACION DE TALES ACCIONES.

SE CLASIFICA DESDE TRES PUNTOS DE VISTA : *QUIEN RECIBE O EMITE LA DOCUMENTACION: COMPROBANTES EXTERNOS,EMITIDOS FUERA DE LA EMPRESA,LUEGO RECIBIDOS Y FINALMENTE CONSERVADOS POR LA EMPRESA. EJ: FACTURAS DE COMPRAS , RECIBOS DE PAGOS EFECTUADOS. *DOCUMENTACION QUE SE REGISTRA Y SE ARCHIVA -DOCUMENTOS QUE SE ARCHIVAN Y GENERAN REGISTRACION FACTURA NOTA DE DEBITO NOTA DE CREDITO RECIBO , PAGARED CHEQUE CREDITO BANCARIA LETRA DE CAMBIO -DOCUMENTOS NO CONTABLES O QUE SOLO SE ARCHIVAN ORDEN DE COMPRA HOJA DE VIDA REMITO

TICKET NOTA DE

COTIZACION

*OTROS DOCUMENTOS NO COMERCIALES PERO QUE SI SE REGISTRAN -INSTRUMENTOS PUBLICOS Y PRIVADOS(ESCRITURAS ,HIPOTECAS, CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO) Y TAMBIEN CUALQUIER DOCUMENTO QUE SEA RESPALDO DE UNA REGISTRACION CONTABLE.

La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella queda concretada y concluida la operacin y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancas que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilizacin queda registrado su compromiso de pago. Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura: Los tiquetes de maquinas registradoras Las boletas de ingreso a espectculos pblicos Los tiquetes de transporte. Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educacin reconocidos por el gobierno Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de pago Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversin, fondos de inversin extranjera, fondos mutuos de inversin, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantas. Facturas electrnicas: entindase por factura electrnica el documento computacional que soporta una transaccin de venta de bienes o prestacin de servicios, transferido bajo un lenguaje estndar universal denominado EDIFACT de un computador a otro

Respecto del vendedor: Nombre y apellido, o razn social. Domicilio legal. Clave nica de identificacin tributaria (C.U.I.T.). Nmero de inscripcin en el impuestos a los ingresos Brutos. Condicin respecto al impuesto al valor agregado Fecha de emisin Numeracin preimpresa, consecutiva y progresiva. Cdigo de identificacin del documento (A, B o C). Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas Respecto del comprador: Nombre y apellido, o razn social. Domicilio. Condicin respecto del IVA Clave nica de identificacin tributaria. Nmero de inscripcin en los ingresos brutos. Respecto de la mercadera vendida: Cantidad y descripcin precio unitario. Importe total. Condiciones de venta. Nmero de remito. Respecto de la imprenta: Nombre y apellido, o razn social. Clave nica de identificacin tributaria. Fecha en la que se realiz la IMPRESION. Primero y ltimo nmeros de los documentos impresos. Nmero de C.A.I. (CODIGO de Autorizacin de Impresin). Fecha de vencimiento.

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones. Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes: *En los bancos:: cuando se carga al cliente de una comisin o sellado que se aplic a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior. *En los comercios: cuando se pag el flete por envo de una mercadera; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc. *Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Dbito. Las causas que generan su emisin pueden ser: *Error en menos en la facturacin. *Intereses. *Gastos por fletes. *Gastos bancarios, etc. La Nota de Dbito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento registrable.

Requisitos o datos de la nota de dbito. Los datos que debe contener la nota de dbito son estos: 1. Fecha 2. Nombre y domicilio del comerciante que la emite 3. Nombre y domicilio de la persona a cuyo cargo se extiende 4. Numero de la nota de dbito 5. Naturaleza del cargo e importe Modo de utilizar la nota de dbito. Se utiliza mediante un procedimiento similar al que explicamos para la factura. Como mnimo se extiende por duplicado: el original se enva a la persona que debe cargar con su importe. Esta al contabilizarla registra un compromiso a favor del comerciante que la emiti. El duplicado queda en poder de este ltimo, que tambin registra, con su contabilizacin, una partida a su favor con los conceptos expresados en la nota de debito

Es el documento en el cual el comerciante enva a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditacin en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderas vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturacin. Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos: Error en ms en la facturacin. Otorgamiento de bonificaciones o descuentos. Devolucin de mercaderas. La Nota de crdito siempre origina una disminucin en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.

Requisitos o datos de la nota de crdito. 1. Fecha. 2. Nombre y domicilio de quien la emite. 3. Nombre y domicilio de la persona para quien se extiende. 4. Numero de la nota de crdito. 5. Naturaleza del crdito e importe. Modo de utilizar la nota de crdito. Lo que para nosotros da lugar a una nota de crdito, para nuestros clientes origina una nota de dbito y por ello puede ocurrir que nos enven un documento de esta naturaleza, en caso de rebajas, devoluciones, roturas, etc. Pero aunque se reciban estas notas de dbito siempre conviene emitir de modo sistemtico las notas de crdito que correspondan a fin de documentar ordenadamente estos crditos a favor de terceros, en particular si se tiene presente que no todos nuestros deudores nos envan nota de debito. La nota de crdito se extiende, por lo menos, en duplicado: el original se enva a su beneficiario, quien con su contabilizacin registra la disminucin de su deuda o una partida a nuestro cargo. El duplicado queda en poder del comerciante que la ha emitido, para la contabilizacin del crdito a favor de su cliente.

- Nombre o razn social - Clave bancaria de la entidad y sucursal en la que nuestro cliente admite el pago - Nmero de la cuenta de cargo - Nombre del titular de la cuenta - Domicilio del titular - Poblacin y provincia - Cdigo postal As mismo cada uno de los recibos emitidos debern reflejar los siguientes datos sobre el emisor y el concepto en que se emite el recibo: - Datos del emisor, nombre o razn social y Nmero de Identificacin fiscal - Concepto del recibo, si hace referencia a la liquidacin de una o varias facturas, identificacin de las facturas liquidadas - Fecha de vencimiento del recibo - Datos completos del deudor - Importe del mismo.

Leyenda: 1- Nombre de la entidad financiera que nos ha cargado el recibo 2- Fecha operacin en la que se ha realizado el cargo en la cuenta del pagador. 3- Datos de la oficina donde esta aperturada la cuenta donde se realiza el cargo 4- Nmero de recibo, nmero que identifica al recibo 5- Referencia, nmero de referencia del recibo 6- Empresa o entidad que ha generado el cargo y ha puesto en circulacin el recibo, en definitiva empresa que cobra. 7- NIF/CIF Emisor, nmero de identificacin fiscal del emisor del recibo 8- Titular del recibo, identificacin de la persona, fsica o jurdica, que ha de realizar el pago 9- Datos del recibo, en este campo se puede insertar gran cantidad de informacin, por ejemplo todos los datos de la compra del producto o servicio que se satisface con el pago de dicho recibo. 10- Entidad presentadora, identificacin de la entidad y sucursal bancaria que ha puesto en circulacin dicho recibo. 11- Fecha valor, fecha en la que efectivamente se produce el cargo en la cuenta deudora. 12- Importe del recibo, cuanta del recibo. 13- Cdigo cuenta cliente de la cuenta bancaria en la que se ha procedido al cargo de dicho recibo.

Documento Literal o Titulo de VALOR o Instrumento Financiero, documento escrito mediante el cual una persona Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) Una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada. Los pagares pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir de un tercero los pagares pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o estados. Personas que Intervienen en el Pagar 1.- Librador es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o determina dable. 2.- El Benefiario o Tenedor, es aquel cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el pagare 3.-El Fiador o Avalista. La persona que garantiza el pago del pagare.

Requisitos del pagar 1.- La mencin de ser pagare, inserta en el texto del documento 2.-La promesa incondicional de pagar una determinada de dinero 3.-El nombre de la persona a quien debe hacerse el pago 4.-El lugar y la poca del pago 5.-La fecha y el lugar en que se suscriba el documento 6.-La firma del suscrito o de la persona que firme a su ruego o en su nombre Acciones cambiarias en el pagar DIRECTA: *Se da contra el suscriptor y el aval, si existe: prescribe en tres aos, contados apartar del vencimiento DE REGRESO: *Se ejercita en contra de los dems signatarios del pagare para el caso de que hubiese circulado por endoso en propiedad o cesin ordinaria. CADUCIDAD EN LA ACCCION CAMBIARIA: *Por no haberse presentado el pagar para su pago en el lugar y direccin sealados *Por no haberse presentado en tiempo *Por no haberse levantado el protesto.

Es una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorizacin para girar en descubierto. Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagare ; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentacin del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque. Modos de extender un cheque. a) al portador b) a favor de una persona determinada, con la clusula "a la orden o sin ella". c) a favor de una persona determinada, con la clusula "no a la orden u otra equivalente.

Requisitos del Cheque La Ley 24.452 no define al cheque comn, se limita a enumerar en su art. 2 los elementos que debe contener: *La denominacin "cheque" inserta en su texto, en el idioma empleado para su redaccin. *Un nmero de orden impreso en el cuerpo del cheque. *La indicacin del lugar y de la fecha de creacin. *El nombre de la entidad financiera girada y el domicilio de pago. *La orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero expresada en letras y nmeros, especificando la clase de moneda. Cuando la cantidad escrita en letras difiriese de la expresada en nmeros, se estar por la primera. *La firma del librador. *Cheque Documento literal que contiene *Orden incondicional de pago *Dada por una persona (Librador) *A una Institucin de crdito (Librado) *De pagar a la vista *A un tercero o al portador (Beneficiario), Una cantidad de dinero Requisitos para el Libramiento -Solo se libra contra una institucin de crdito -Solo puede librar la persona que tenga celebrado un contrato de depsito de dinero a la vista en cuenta corriente de cheques, con el banco librado -Solo se puede librar cuando el librador tenga fondos suficientes en su cuenta.

Es un documento literal que contiene una orden incondicional e pago dada por una persona llamada girado, para que pague a la orden de un tercero llamado beneficiario, cierta cantidad de dinero en la fecha y lugar sealados en el documento

*La mencin de ser letra de cambio inserta en el texto del documento Requisito indispensable para la eficacia del Ttulo Su omisin trae como consecuencia que el papel no surta efectos en calidad del Ttulo de Crdito. *La expresin del lugar, del da, mes y ao en que se suscribe. El cumplimiento de este requisito tiene importancia fundamental para poder determinar la prescripcin y la caducidad. Su omisin acarrea la ineficacia de la letra como tal. *La orden incondicional al girado de pagar una suma determinada de dinero. Es la formula cambiaria con la cual se perfecciona la triangulacin de la letra de cambio Su omisin acarrea la ineficacia del titulo. Nombre del Girado. Es el sujeto con el que el girador mantiene una relacin subyacente dndose de esta manera la triangulacin Su omisin no permite que exista dicha triangulacin y el papel no surte como letra de cambio. *El lugar y la poca de pago. Si no estipula el lugar de pago se tendr como tal el domicilio del girado, si tuviere varios se podr exigir el pago en cualquier de ellos, a eleccin del tenedor Si se omite la fecha del pago, la presuncin legal es que la letra vencer a la Vista.. *Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago. El simple enunciado de este requisito permite concluir que la letra no se puede emitir al portador sino que es NOMINATIVA Su omisin causa que el papel no surta efectos de la letra de cambio *Firma del Girador o de la persona que suscriba a su ruego o en su nombre. Es el requisito verdaderamente indispensable para que el ttulo nazca a la vida del mundo del Derecho, es la manifestacin de la voluntad de querer obligarse cambiariamente Su omisin causa la no-existencia de la obligacin y como consecuencia no existe el Ttulo de Crdito. ELEMENTOS PERSONALES Girador es el verdadero creador de la letra Girado es el deudor, sujeto pasivo de la obligacin (Legitimacin activa para cobrar el documento) Beneficiario es el acreedor, quien tiene la legitimacin activa para cobrar el documento

Son emitidas por el banco y tambin originan diferencias. Los dbitos y crditos que el banco efecta en la cuenta corriente del cliente no son registrados por diversos motivos: Por no haber recibido la nota de dbito o crdito. La nota de dbito o crdito fue recibida pero an no se contabiliz. Por que el banco no emite la nota de dbito, sino que directamente hace el cargo en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el caso de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento de impresin de cheques, comisiones por cheques rechazados, y tambin los impuestos que graben estos servicios. Tambin puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas s son diferencias reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo. Los errores ms frecuentes que cometen los cuentacorrentistas son: Registrar una boleta de depsito, cheque, nota de dbito o crdito por un importe distinto al correcto. Omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior. Errores al calcular los saldos del libro banco. Cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un movimiento en una cuenta corriente que no corresponde. El banco puede cometer los mismos errores.

Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociacin. Siendo las cuantas que los trabajadores deben ingresar al estado en concepto de aportacin a la seguridad. Es la respuesta a las consultas y dentro de ella se debe dar contestacin a todas las preguntas hechas por el consultante. La cotizacin se entrega mediante una carta, un impreso o un fax. En general deber contener los siguientes datos - Descripcin detallada del grado de los productos en cuanto a la calidad y cantidad. - Detallar la fecha de despacho. - Fijacin exacta del precio. - Vigencia de la cotizacin.

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega remisin de los bienes vendidos. En el se deja constancia, con la conformidad del que recibe, de la entrega de los efectos solicitados. Con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. La nota de remisin se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la preparacin de la factura

Los datos fundamentales de la nota de remisin son los siguientes: 1. Fecha. 2. Nombre y domicilio del vendedor. 3. Nombre y domicilio del comprador. 4. Numero de la nota de remisin 5. Numero de la orden de compra y de la nota de venta (si ha utilizado estos comprobantes). 6. Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio). 7. Forma de entrega (ferrocarril, camin, etc.). 8. Lugar de entrega 9. Conformidad del comprador(en el ejemplar que queda en poder del vendedor) 10. Firma del vendedor(en el ejemplar que queda a cargo del comprador.)

La finalidad que posee la orden de compra es indicar al proveedor elegido, los bienes que se desean comprar, precios y condiciones en que se esta dispuesto a adquirir. Esta orden no lo obliga al vendedor, siempre en cuando no hubo una oferta previa de este, pero si significa un compromiso para el solicitante ya que debe comprar las condiciones estipuladas. Se emiten por lo menos dos ejemplares: El original para el vendedor y el duplicado para el comprador. La orden de compra debe poseer en ella el nombre del comercio en el que se realizo la venta, el lugar y horario de entrega, las condiciones de pago, la fecha de entrega, el numero de orden de compra, fecha, lugar y ao, el sello y la firma del vendedor, el cdigo del articulo, la cantidad comprada, la descripcin de este y el precio a abonar.

Es un resumen escrito y ordenado de su capacitacin profesional y de su experiencia profesional y de su experiencia laboral. De su correcta elaboracin y presentacin, depender el xito de su bsqueda de empleo. El objeto principal de la misma ser presentar a su potencial empleador informacin sobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa . Estos deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o dejar constancia en estos de tal circunstancia. Se archivan en orden cronolgico; de tal manera que sea posible su verificacin. Estos soportes tienes dos tipos de orden: *soportes de orden interno *soportes de orden externo

Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa.

*RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO:EN ESTE DOCUEMNTO CONSTAN LOS INGRESOS EN EFECTIVO,CHEQUESY OTRAS FORMAS DE RECAUDO.ESTE SE CONTABILIZA CON DEBITO EN LA CUENTA CAJA Y CREDITO DE ACUERDO CON SU CONTENIDO O CONCEPTO DEL PAGO RECIBIDO. *RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA: LO ELABORAN LOS BANCOS Y SUMINISTRAN A SUS CUENTAHABIENTES, PARA QUE LO DILIGENCIEN AL CONSIGNAR.HAY DOS TIPOS DE FORMULARIO UNO PARA CONSIGNAR EFECTIVO Y CHEQUES DE BANCOS LOCALES Y OTRO PARA CONSIGNAR REMESAS O CHEQUES DE OTRAS PLAZAS. *COMPROBANTE DE DEPOSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS : ESTE SOPORTE TIENE DOS OPCIONESS PARA ELEGIR SOLO UNA. DEPOSITO EN EFECTIVO O CHEQUES DE BANCOS LOCALES Y RETIRO EN EFECTIVO O EN CHEQUE DE ACUERDO CON LA CUANTIA Y EXIGENCIA DEL CLIENTE. RECIBO DE CAJA MENOR : ES UN SOPORTES DE GASTOS PAGADOS EN EFECTIVO POR CUANTIAS MINIMAS QUE NO REQUIEREN EL GIRO DE UN CHEQUE.PARA ELLOS SE ESTABLECE UN FONDO DENOMINADO CAJA MENOR CUYO MONTO SE FIJA DEACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA. LOS YA ANTES MENCIONADOS QUE SON: *FACTURA *CHEQUE *LETRA DE CAMBIO *NOTA DEBITO *NOTA CREDITO *PAGARE

Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Nota de contabilidad Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre. Comprobante diario de contabilidad Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

Dicho de una manera ms clara, un ttulo valor se puede definir como un documento negociable lo cual implica que la persona que lo posea puede venderlo, necesario para certificar o garantizar los derechos o beneficios de su poseedor legal aquel que la ley reconoce como dueo del ttulo y las obligaciones de quien lo emiti la persona que decidi crear el ttulo. Estos se pueden clasificar de diferentes maneras:

Los derechos que un emisor puede ceder por medio de un ttulo se pueden clasificar como: *De contenido crediticio: El emisor certifica, por medio del ttulo, que ha contrado una deuda con el poseedor legal y que se compromete a pagarla bajo ciertas condiciones. *De participacin: El emisor certifica, por medio del ttulo, que el poseedor legal posee una participacin en una empresa o negocio. *Representativos de mercancas: El emisor certifica, por medio del ttulo, que tiene bajo su cuidado ciertos bienes entregados por el beneficiario o tenedor del ttulo. Los ttulos valores, segn el procedimiento necesario para su negociacin, se clasifican en: *Ttulos nominativos: Los ttulos nominativos establecen, en ellos o en la norma que se haya creado para su expedicin, que el poseedor legal del ttulo debe estar inscrito en un registro que llevar el emisor de los ttulos; por lo tanto, slo la persona que aparezca en el ttulo y en el registro ser considerada como la poseedora legal de ste. *Ttulos a la orden: Los ttulos a la orden se pueden ceder por medio de endoso y la entrega fsica del bien al nuevo dueo. *Ttulos al portador: Son aquellos que no se expiden en favor de ninguna persona en especial, por lo cual el portador ser acreditado como el poseedor legal del ttulo.

Los ttulos valores, segn su rentabilidad, se clasifican en: * Ttulos de renta fija: Los retornos a los que tiene derecho el tenedor legal del ttulo estn representados por una tasa de inters constante durante la vida del ttulo. Algunos ejemplos de tales ttulos son: los CDT, los bonos de tasa fija, etc. *Ttulos de renta variable: Los retornos a los que tiene derecho el tenedor legal del ttulo no se encuentran asociados a una tasa de inters fija sino, por ejemplo, a la rentabilidad de un negocio o empresa, o a un ndice de la economa como la DTF o la inflacin. Los ttulos valores reconocidos por el Cdigo de Comercio Colombiano son: Las letras *de cambio: Ttulo de contenido crediticio. *El pagar: Ttulo de contenido crediticio. *El cheque: Ttulo de contenido crediticio. *El bono: Ttulo de contenido crediticio. *Certificado de depsito: Ttulo representativo de mercancas. *Bono de prenda: Ttulo de contenido crediticio. *Carta de porte y conocimiento de embarque: Ttulo representativo de mercancas. *Accin: Ttulo de participacin.