CONTROL DE MANTENIMIENTO

Existen bsicamente tres tipos de contrato de mantenimiento. El contrato de mantenimiento total, que incluye el mantenimiento correctivo y preventivo, el cual a su vez puede dividirse en aquel que incluye las partes dentro del contrato y el que no incluye. El contrato que incluye refacciones es propiamente como un seguro, ya que en caso de descompostura el proveedor debe proporcionar las partes sin costo alguno. Este tipo de contrato es normalmente el ms, pero se deja al proveedor la responsabilidad total del mantenimiento a excepcin de daos por negligencia en la utilizacin de los equipos. (Este tipo de mantenimiento normalmente se emplea en equipos grandes). El segundo tipo de mantenimiento es por llamada, en el cual se llama al proveedor en caso de descompostura y ste cobra de acuerdo a una tarifa y al tiempo que se requiera para componerla (casi todos los proveedores incluyen en la cotizacin de compostura el tiempo de traslado de su oficina a donde se encuentre el equipo y viceversa). Este tipo de mantenimiento no incluye refacciones. El tercer tipo de mantenimiento es el que se conoce como en banco, y es aquel en el cual el cliente lleva a las oficinas del proveedor el equipo, y ste hace una cotizacin del acuerdo con el tiempo necesario para su compostura, ms las refacciones (este tipo de mantenimiento puede ser el adecuado para computadoras personales). Al evaluar el mantenimiento debemos primero analizar cul de los tres tipos es el ms conveniente, y en segundo lugar pedir los contratos y revisar con detalle que las clusulas estn perfectamente definidas, que no exista que no existe subjetividad y que haya penalizacin en caso de incumplimiento, para evitar contratos que sean parciales con el proveedor. Para poder exigir el cumplimiento del contrato se debe tener un estricto control sobre las fallas, la frecuencia y el tiempo de reparacin. Para evaluar el control que se tiene sobre el mantenimiento y las fallas se pueden utilizar los siguientes cuestionarios:

1. Especifique el tipo de contrato de mantenimiento que se tienen (solicitar copia de contrato). ____________________________________________________________________________________ 2. Existe un programa de mantenimiento preventivo para cada dispositivo del sistema de cmputo? SI 3. Se lleva a cabo el programa? SI 4. Existen tiempos de respuesta y de compostura estipulados en los contratos? SI NO NO

NO

5. Si los tiempos de reparacin son superiores a los estipulados en el contrato, Que acciones correctivas se toman para ajustarlos a lo convenido? ____________________________________________________________________________________ 6. Solicite el plan de mantenimiento preventivo, que debe ser proporcionado por el proveedor. SI NO 7. Existe algn tipo de mantenimiento preventivo que pueda dar el operador autorizado por el proveedor? SI NO 8. Cul? ____________________________________________________________________________________

Cmo se notifican las fallas? ____________________________________________________________________________________

Cmo se les da el seguimiento? ______________________________________________________________________________

Control de fallas
1. Se mantienen registros actualizados de las fallas de los dispositivos del sistema de cmputo y servicios auxiliares (aire acondicionado, sistemas de energa interrumpida, etc.)? SI (Solicitar el registro de los ltimos seis meses.) 2. Es posible identificar por medio de estos registros los problemas ms recurrentes o las fallas mayores que afectan en forma determinante el funcionamiento de la sala de mquinas? SI NO NO

Cmo se identifican? ____________________________________________________________________________________ 3. Tiempo de respuesta promedio de que se ha tenido con el contrato de mantenimiento (tiempo de respuesta es el periodo de la notificacin o aviso de la existencia de un programa y la llegada del personal tcnico que realiz las reparaciones del equipo). ____________________________________________________________________________________

4. Cules son las actitudes de los ingenieros de servicio que mantienen sus equipos? ______________________________________________________ ______________________________ 5. Cul considera que es la competencia tcnica de los ingenieros de servicio que dan mantenimiento a sus equipos? Por qu? ____________________________________________________________________________________ 6. Cul es el tiempo promedio que toma investigar y resolver el problema? ____________________________________________________________________________________ 7. Cul es la disponibilidad de refacciones necesarias para dar mantenimiento a sus equipos? ____________________________________________________________________________________ 8. Cul es la efectividad del proveedor para resolver sus problemas de mantenimiento? ____________________________________________________________________________________ 9. Cules son las medidas de mantenimiento preventivo realizadas al dar servicio a su equipo? _____________________________________________________________________________________ 10. Cul es en general la calidad de los servicios ofrecidos bajo su "Contrato de mantenimiento"? _____________________________________________________________________________________

Anlisis de archivos FUNCIN NOMBRE DEL ARCHIVO___________________________________________________________________________ TIPO DE ARCHIVO________________________________________________________________________________ DESCRIPCIN___________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ LOCALIZACIN__________________________________________________________________________________ VOLUMEN DE ARCHIVOS__________________________________________________________________________ VOLUMEN DE ACTUALIZACIN______________________________________FRECUENCIA_____________________ EN VIGOR DESDE________________________________________________________________________________ CLASIFICADO POR_______________________________________________________________________________ DOCUMENTOS O INFORMES A QUE DA ORIGEN_______________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ OTROS________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ USUARIO USO FRECUENCIA

CONTENIDO DEL ARCHIVO

FECHA RECOPILO REVIS PGINA DE

Evaluacin del mantenimiento

Cuando se evala la capacidad de los equipos, no se debe olvidar que la capacidad bruta disponible se deber disminuir por las actividades de mantenimiento preventivo, fallas internas y externas no previstas, y mantenimiento e instalacin de nuevos sistemas. El enfoque de esta seccin se orienta a evaluar, mediante los controles que se tengan en la direccin, la utilizacin del sistema de cmputo. Un control adecuado permitir sustentar slidamente cualquier solicitud de expansin de la configuracin presente. Se debe tener control de las fallas y del mantenimiento no slo del equipo central, sino del total de los equipos, incluyendo computadoras personales, impresoras, equipo de comunicacin y perifricos. El siguiente cuestionario sirve para evaluar el mantenimiento:

1. Indique los registros que se llevan de la utilizacin del sistema de cmputo (especifique la periodicidad) Tiempo de prueba de programas. ( ) Tiempo dedicado a produccin. ( ) Tiempo dedicado al mantenimiento correctivo del sistema operativo. ( ) Tiempo dedicado a mantenimiento preventivo. ( ) Tiempo a fallas de los dispositivos del sistema de cmputo. ( ) Tiempo de uso de cada unidad de cinta. ( ) Tiempo ocioso. ( ) Tiempo de uso de la impresora. ( ) Tiempo de reproceso. ( ) Tiempo de la computadora utilizado en demostraciones. ( ) Tiempo de falla por servicios auxiliares. ( ) 2. Anote los siguientes datos: Tiempo promedio de operaciones por da. ________________________________ hrs. Tiempo promedio de respuesta para programas de produccin. ______________ hrs. Nmero promedio al da que se consideran como horas de produccin. _______________________________________________________________________ Nmero promedio de trabajos en cola de espera de ejecucin en horas pico. _______________________________________________________________________ Nmero promedio de trabajo en cola de espera de impresin en horas pico. _______________________________________________________________________ Nmero promedio de trabajo de ejecucin en horas pico. _______________________________________________________________________

3. Evale la relacin de uso de impresoras respecto a la mezcla de trabajo. Determine si se debe: Incrementar el nmero de impresoras. ( ) Restaurar las cargas de trabajo. ( ) Utilizar otro tipo de salidas (diferentes a impresoras). ( ) Utilizar impresoras de mayor velocidad. ( ) Es excesivo el volumen de impresin? S NO En caso de contestar s, seale las causas: Reportes muy largos. ( ) Reportes no utilizados. ( ) Procesos en lote que deben de estar en lnea. ( ) Otros (especificar cules). ( ) ___________________________________________________________ Especificar si existen procesos que deben cambiarse de batch a lnea o viceversa. ___________________________________________________________ 4. Evale la utilizacin del sistema de cmputo a travs de las siguientes relaciones: Si el tiempo excede el 35%. El equipo instalado puede estar sobrado de capacidad para la carga de trabajo actual. Si el tiempo de mantenimiento al equipo sobre pasa al 5%. Se deber exigir al proveedor que mejore la calidad de soporte de mantenimiento. Si el tiempo de falla del sistema de cmputo es mayor al 5%. Se le deber exigir la reparacin y disminucin de los tiempos de falla al proveedor. NOTA: stos son solamente ejemplos de factores que pueden obtenerse, los cuales pueden ser ampliados, y los porcentajes dependern del tipo de equipo y la experiencia que se tenga. (Esta seccin est orientada a revisar las acciones que realiza la direccin de informtica para evaluar, mantener y auditar los sistemas implantados). 5. Indique qu tipo de evaluacin se realiza a los sistemas implantados: Ninguna. ( ) De objetivos. ( ) Econmica. ( ) De oportunidad. ( ) De beneficios. ( ) De operacin. ( ) Otros. ( ) _________________________________________________________________ 6. Indique qu instructivos se elaboran: Interno de sistema (help). ( ) De capacitacin. ( ) De usuario. ( ) De operacin. ( ) Otros (especificar). ( ) _________________________________________________________________ 7. Qu porcentaje de personal de programacin se indica a dar mantenimiento a los sistemas existentes? __________________________________________________________________

8. El responsable del rea de produccin formula las estadsticas de utilizacin de equipos, mostrando la frecuencia de fallas de los mismos y las estadsticas de produccin por aplicacin? (Especifique cmo se realiza y d un ejemplo). S NO _________________________________________________________________ 9. En qu porcentaje se cumple los calendarios de produccin? _________________________________________________________________ 10. Existen: _________________________________________________________________

Programadores que utilizan el equipo o el tiempo para aplicaciones ajenas a la organizacin. Personal que utiliza la computadora para trabajos personales, trabajos no autorizados o juegos. Programas que, por estar mal elaborados (generalmente cuando se usan grandes archivos), degradan la mquina. Degradacin del equipo por fallas en equipos perifricos. La computadora puede considerarse como un proceso en lnea el cual, al fallar alguna de las unidades principales (memoria, unidad central), no permite la utilizacin del resto del equipo. Pero existen unidades secundarias (cintas, impresoras, terminales, discos) que al fallar provocan que se vea reducida la posibilidad de utilizacin del equipo. Si tenemos una impresora y se descompone, un alto porcentaje de utilizacin se ve disminuida, aunque el proveedor considere que slo una unidad secundaria fue daada. Lo mismo sucede si se tienen dos unidades se disco y se descompone una (en caso de tener slo una unidad de discos, la falla es total). Para controlar este tipo de degradacin se puede tener un reporte que contenga: o o o o Dispositivo que integra la configuracin del equipo (por ejemplo, cinta, disco, impresora). Nmero del dispositivo; si tenemos por ejemplo 2 cintas, se anota 1 y 2, dependiendo de cul fue la que fall. Tipo de falla. Se anotar una buena descripcin del tipo de falla, para lo cual se puede elaborar un catlogo. Porcentaje de degradacin. Este dato deber ser anotado por los responsables de la direccin de informtica basndose en la experiencia y en las aplicaciones que tenga en el sistema total (por ejemplo, si se tienen 2 unidades de disco la degradacin es del 50%, si se descomponen las dos es el 100% y si se tiene solo una, tambin el 100%; ene l caso de la impresora si se tiene slo una puede ser el 66.6%, etc.). Nmero de horas que dur la falla, desde el momento de las descomposicin hasta el momento en que la estregue reparada el proveedor.

ORDEN EN EL CENTRO DE CMPUTO

Una direccin de informtica bien administrada debe tener y observar reglas relativas al orden y cuidados de la sala de mquinas. Los dispositivos del sistema de cmputo y los archivos magnticos pueden ser daados si se manejan en forma inadecuada, lo que puede traducirse en prdidas irreparables de informacin o en costos muy elevados en la reconstruccin de archivos, Por ello, se deben revisar las disposiciones y reglamentos que coadyuven al mantenimiento del orden de la sala de mquinas. El siguiente cuestionario ayuda a evaluar el orden que existe en la sala de mquinas.

1. Indique la periodicidad con que se hace la limpieza de la sala de mquinas y de la cmara de aire que se encuentra abajo del piso falso y los ductos de aire: Semanalmente ( ) Quincenalmente Mensualmente ( ) Bimestralmente No hay problema ( ) Otro (especifique) _______________________________________________________ 2. Existe un lugar asignado a las cintas y los discos magnticos? ( ) ( ) ( ) SI NO

3. Se tiene asignado un lugar especfico para papelera y utensilios de trabajo? SI NO 4. Son funcionales los muebles asignados para la cintoteca y discoteca? SI NO

5. Se tienen disposiciones para que se acomoden en su lugar correspondiente, despus de su uso, las cintas, los discos magnticos, la papelera, etctera? SI NO 6. Indique la periodicidad con que se limpian las unidades de cinta: Al cambio de turno ( ) Cada semana ( ) Cada da ( ) Otra (especifique) ( ) _____________________________________________________________________ 7. Existen prohibiciones para fumar, tomar alimentos y refrescos en la sala de mquinas? SI 8. Se cuenta con carteles en lugares visibles que recuerden dicha prohibicin? SI

NO NO

9. Se tiene restringida la operacin del sistema de cmputo nicamente al personal especializado de la direccin de informtica? SI NO 10. Mencione los casos en que el personal ajeno al departamento de operacin opera el sistema de cmputo ____________________________________________________________________

11. Evale los niveles de iluminacin y ruido y seales cuando estn fuera del rango estipulado en los estndares. _______________________________________________________

EVALUACIN DE LA CONFIGURACIN DEL SISTEMA DE CMPUTO

Los objetivos son evaluara la configuracin actual, tomando en consideracin las aplicaciones y el nivel de uso del sistema, evaluar el grado de eficiencia con el cual el sistema operativo satisface las necesidades de la instalacin y revisar las polticas seguidas por la unidad de informtica en la conservacin de su programoteca. Esta seccin est orientada a: Evaluar posibles cambios en el hardware a fin de nivelar el sistema de cmputo (computadoras, unidades perifricas, redes, sistemas de comunicacin) con la carga de trabajo actual, o de comparar la capacidad instalada con los planes de desarrollo a mediano y largo plazos. Evaluar las posibilidades de modificar el equipo para reducir el costo o bien el tiempo de proceso. Evaluar la utilizacin de los diferentes dispositivos perifricos. Ofrecemos el siguiente cuestionario, que sirve para hacer esas evaluaciones:

1. De acuerdo con los tiempos de utilizacin de cada dispositivo del sistema de cmputo, existe equipo: Con poco uso? S NO Ocioso? S NO Capacidad superior a la necesaria? S NO Describa cul es: _______________________________________________________________ 2. El equipo mencionado en el inciso anterior puede reemplazarse por otro ms rpido y de menor costo? S NO 3. El sistema de cmputo tiene capacidad de red? 4. Se utiliza la capacidad de red? S S NO NO

5. En caso negativo, exponga los motivos por los cuales no se utiliza la red. ___________________________________________________________________ 6. Especifique qu sistema de comunicacin se tiene. ______________________________________________________________

7. Cuntas terminales, computadoras personales, perifricas, se tienen conectadas al sistema de cmputo? ______________________________________________________________ 8. Se ha investigado si el tiempo de respuesta satisface a los usuarios? S 9. Indique si existen polticas para aplicaciones soportadas en red: Tamao mximo de programas. S Nmero de archivos S Tamao mximo para cada archivo S Nivel de acceso S 10. El almacenamiento mximo del sistema de cmputo es suficiente proceso por lotes y en lnea? S

NO NO NO NO NO para atender el NO