MATRIZ

CODIGO: ECP-DHS-F-090 EMPRESA: OBJETO DEL CONTRATO:

EVALUADO:

LUGAR Y FECHA DE EVALUACION: Descripcin % Cumplimiento 1. Se establece en el plan de HSE, mecanismos sistemticos para la revisin del cumplimiento de los Liderazgo y compromiso gerencial. aspectos HSE de la compaa, que demuestren el compromiso visible de la gerencia P 0.3

tem

Liderazgo y C

1.1

1.2

Se establecen reuniones de forma Liderazgo y compromiso de los sistemtica para revisar la gestin lideres de la organizacin. HSE del grupo de trabajo a cargo de los lideres de la organizacin.

2. La poltica refleja el compromiso de la gerencia de la Compaa en los aspectos HES y esta firmada por el Gerente General. Contiene los requisitos del S&SO (OHSAS) y del SAA (ISO 14001). Estn establecidas las metas y objetivos del contrato en el tema de HSE.

Polticas y Objetiv

2.1

Poltica HSE

2.2

Objetivos y Metas

3.

Organizacin

3.1

Recursos para la gestin HSE.

Se realizo una planeacin de los recursos econmicos y fsicos y del talento humano, requeridos para la ejecucin del plan HSE. Los recursos HSE estn definidos de acuerdo a los requisitos HSE de contratacin.

3.2

Definicin HSE.

Estn definidos claramente los roles y funciones HSE dentro de la de roles y funciones descripcin de cada uno de los cargos del personal de la organizacin.

3.3

Se tiene definida la matriz de capacitacin y entrenamiento en HSE para todo el personal de la organizacin. Se tiene un programa de capacitacin y Capacitacin y entrenamiento en entrenamiento (acciones, plazos y HSE responsable) basado en la matriz, y el cumplimiento de todos los mdulos del curso de Fomento Trabajo seguro, limpio y saludable de Ecopetrol

3.4

Conformidad Legal

Estn identificados los requisitos legales en HSE aplicables al objeto del servicio.

3.5

Gestin de subcontratistas.

De existir subcontratistas, se tiene establecido un programa para la Gestin HSE de subcontratistas.

3.6

Mecanismos de comunicacin.

Cuentan con tcnicas de comunicacin para asegurar que todo el personal este plenamente informado de las cuestiones de HSE.

3.7

Induccin y reinduccin

Se tiene establecido un programa de induccin y reinduccin HSE a los trabajadores, propio del contratista. Se incluye, cuando aplica, induccin a sus visitantes en las reas operativas.

4 Los procedimientos de trabajo responden a los riesgos de seguridad, salud y ambiente evaluados, e incluyen los recursos fsicos y humanos necesarios para el desarrollo seguro de la actividad.

Procedimiento y p

4.1

Procedimientos

4.2

Anlisis de riesgos

Existe una metodologa para el anlisis de riesgo, de las actividades que no cuentan con un procedimiento.

4.3

Tareas criticas o de alto riesgo

Estn identificadas las actividades de alto riesgo o tareas criticas y existe un procedimiento para su desarrollo. Se referencia el cumplimiento del marco legal aplicable. Existe un procedimiento para asegurar que los cambios significativos en cualquier aspecto de la operacin son controlados y no presentan riesgos. Se cuenta con un programa para el y mantenimiento preventivo e inspeccin de equipos y herramientas.

4.4

Gestin del cambio

4.5

Mantenimiento herramientas.

de

equipos

5 Se tiene una metodologa para la identificacin de peligros y riesgos aspectos e impactos ambientales, Identificacin de peligros y riesgos -y definicin de la medidas de aspectos e impactos ambientales . control para el desarrollo propio Definicin de controles. del trabajo. Se cruza con los peligros y riesgos - aspectos e impactos del entorno en el cual se realizaran los trabajos.

Gestin de

5.1

5.2

EPP

Existe una matriz para evaluacin de los elementos proteccin personal requeridos oficio y nivel de riesgo. Para actividades especiales donde requiera proteccin adicional evaluada y suministrada.

la de por las se es

5.3

Subprograma de preventiva y del trabajo

Se tienen definidos los exmenes de ingreso, peridicos, post incapacidad y de egreso para todo medicina el personal. Se cuenta con un programa de Vigilancia Epidemiolgica de acuerdo a los peligros identificados en el panorama de factores de riesgo.

5.4

Se identifican y evalan mediante estudios higinicos peridicos, los peligros fsicos y qumicos, acorde con la prioridad establecida en el Subprograma de Higiene Industrial Panorama de Factores de Riesgos. Los trabajadores conocen el Panorama de Factores de Riesgos de la empresa. Para los casos en que la empresa contratistas suministra el alojamiento, servicios sanitarios y Saneamiento servicio de alimentacin, stos se proveen de acuerdo con las normas de higiene y aptos para el propsito.

5.5

Subprograma Bsico

de

5.6

Se cuenta con un sistema para el control del trabajo. Se conoce y Control del trabajo - Permisos de adopta el manual de control del trabajo trabajo cuando realiza trabajos dentro de las instalaciones de ECOPETROL y/o bajo su solicitud.

5.7

Medio Ambiente

El contratista conoce el Plan de Manejo Ambiental, la licencia y permisos ambientales del rea en el cual desarrollara los trabajos. Reconoce sus responsabilidades y deberes en el cumplimiento de los actos administrativos, as como los entregables del desarrollo de su gestin. Para el caso que no apliquen estos documentos conoce la normatividad que le compete para el desarrollo de sus labores.

5.8

Plan de Emergencias

Existen procedimientos de respuesta a emergencias para todas las situaciones de emergencia que puedan presentarse (evacuacin de lesionados, incendios, derrames, entre otros). Se identifican los recursos externos en caso de ser requeridos. Se definen los recursos para la atencin de emergencias.

6 Estn definidos indicadores de gestin (proactivos) y de resultado y (reactivos); existe una meta de cumplimiento para los indicadores establecidos.

Evaluacin y

6.1

Indicadores de Gestin anlisis de tendencias

HSE

6.2

Auditorias

Existe un procedimiento de auditoras internas, que incluya la identificacin de responsabilidades, la frecuencia, el mtodo y el seguimiento de las acciones resultantes de ellas. Existe un programa de auditorias en HSE alineadas al plan de trabajo.

6.3

Se tiene establecido un procedimiento para la gestin de fallas de control e incidentes. Se Seguimiento de la gestin de fallas cumple con los requerimientos de control e incidentes. establecidos por ECOPETROL para el reporte y gestin de fallas de control e incidentes.

EVALUACION GESTION HSE

GESTION HSE

1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00 NP

100.0%

% de Gestin

0.0%
P

0.0%
PH

0.0%
PHV

tem

tem

Observaciones

EVALUADOR:

MATRIZ PARA EVALUACIN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIN HSE DE C RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIN DE HSE & GESTIN SOCIAL CODIGO: ECP-DHS-F-090 ELABORADO: 15/01/2012

PH 0.50 Liderazgo y Compromiso

PHV 0.70

Los hallazgos y desviaciones Se llevan a cabo los mecanismos encontradas en el Sistema de sistemticos de acuerdo a lo Gestin HSE, generan planes de programado. accin.

Se realizan las reuniones acuerdo a lo programado.

Se generan compromisos que de buscan cerrar las no conformidades del sistema de Gestin HSE.

Polticas y Objetivos Estratgicos La poltica esta publicada y se divulga a travs de diferentes medios de comunicacin en toda la organizacin. Se revisa y monitorea el cumplimiento, se generan acciones para los aspectos que deben fortalecerse.

Los objetivos y metas se divulgan a travs de diferentes medios de comunicacin en toda la organizacin.

Se realiza seguimiento de su cumplimiento generando acciones cuando los resultados no son favorables.

Organizacin y recursos

Se tienen disponibles los recursos Se hace un seguimiento planeados para la ejecucin del ejecucin del presupuesto. plan HSE.

la

Se han divulgado en todos los Se realiza seguimiento de su niveles de la organizacin y se cumplimiento generando acciones realiza seguimiento de su cuando los resultados no son cumplimiento. favorables.

Se cumple con el programa de capacitacin y entrenamiento. Se tienen las evidencias de la ejecucin del programa, se actualiza la informacin por cada trabajador de acuerdo al programa de formacin establecido para su rol y funciones; incluyendo las tres fases del Curso d Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y saludable.

Se revisa peridicamente el cumplimiento de los requisitos de entrenamiento HSE del personal, se establece programas para el personal que no ha completado el entrenamiento requerido para desarrollar su rol.

Se cumple con legales aplicables servicio.

Se revisa el cumplimiento de los requisitos legales. Para los casos los requisitos de no conformidades se tiene un al objeto del sistema para su tratamiento, se genera un plan de accin para su cierre.

Se revisa peridicamente el cumplimiento del programa, se El programa establecido se cumple. generan acciones correctivas para las desviaciones del sistema de control de subcontratistas.

Son usadas las tcnicas comunicacin establecidas.

de

Se revisan e identifican cuales son las mejores tcnicas de comunicacin.

Se revisa peridicamente el Se cumple con el programa de programa de induccin y induccin y reinduccin en HSE reinduccin, para establecer necesidades de ajuste

Procedimiento y practicas Seguras Los procedimientos son conocidos y aplicados por los responsables del trabajo y por quienes participan en su desarrollo. Estn disponibles para todo el personal, en el idioma local. La metodologa es conocida y aplicada por todo el personal. En caso de que se evidencien riesgos del entorno no contemplados en la planeacin, es claro para el personal como incluirlos. Los procedimientos y el marco legal son conocidos y aplicados por los responsables del trabajo y por quienes participan en su desarrollo. Los lideres revisan la aplicacin rigurosa de los procedimientos; se identifican necesidades de mejoramiento y se generan planes de accin.

Se evala peridicamente su aplicacin, se identifican oportunidades de mejora y se generan planes de accin para su correccin.

Se evala peridicamente su aplicacin, se identifican oportunidades de mejora y se generan planes de accin para su correccin.

Se verifica el cumplimiento de Es conocido y aplicado en todos los forma sistemtica, se generan niveles de la organizacin. planes de accin para la correccin de las desviaciones encontradas. El programa es conocido y aplicado por todo el personal interesado. Se revisa y evala el cumplimiento Las hojas de inspeccin de equipos del programa. y herramientas estn disponibles para los usuarios. Gestin de Riesgos Son revisados y divulgados previa ejecucin de los trabajos. Se aplican los controles establecidos para la gestin del riesgo. De ser necesario se incluyen peligros y riesgos - aspectos e impactos y controles identificados en el sitio de ejecucin del trabajo. Se revisa y evala peridicamente el conocimiento de los peligros y riesgos, aspectos e impactos, as como la aplicacin de los controles requeridos. Se realizan planes de accin para el cierre de brechas encontradas.

Se instruye al empleado sobre el uso, mantenimiento, almacenamiento de los EPP suministrados. El personal usa los EPP requeridos.

Se hace seguimiento sobre el uso, mantenimiento y almacenamiento. Se generan las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.

Los exmenes de ingreso y egreso son los requeridos para el cargo y funcin desempeada por el trabajador. El personal conoce los PVE y existe evidencia de la ejecucin del programa.

Se revisa y actualiza peridicamente el programa. Se evala su cumplimiento. Se generan las acciones correctivas y preventivas para el cierre de hallazgos encontrados.

Se cuenta con planes de intervencin para los peligros Se ejecuta el plan de monitoreos monitoreados y que se encuentren en higiene industrial, segn el por encima del 100% del Valor programa establecido. Lmite Permisible establecido por la ACGIH. O el valor de referencia local.

Las normas y procedimientos sobre saneamiento bsico, son conocidos y aplicados. Se ejecutan procedimientos para mantener condiciones ptimas.

Se evalan continuamente las condiciones de higiene y se generan y ejecutan las acciones que cierran los hallazgos encontrados.

Se realiza monitoreo permanente El personal conoce y aplica el de la aplicacin de control de sistema de control de trabajo trabajo, se toman las acciones aplicable. correctivas y preventivas de los hallazgos encontrados.

El personal conoce y aplica su rol frente al cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental, Licencia Ambiental, Permisos Ambientales, o normativa aplicable al desarrollo de sus labores.

Se evala peridicamente el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental, Licencia Ambiental, Permisos Ambientales, o normativa ambiental aplicable. Se generan acciones para el cierre de los hallazgos.

Se divulga y verifica que todo el personal conoce el plan de emergencias. Se asignan los recursos fsicos y humanos necesarios. Se cuentan con sistemas de comunicacin para el aviso y atencin de la emergencia.

Se realizan simulacros para revisar la implementacin de los planes de emergencia. Se evalan los simulacros y se desarrollan acciones para corregir las deficiencias encontradas. Los equipos requeridos para la atencin de emergencias son revisados y se encuentran operativos, en caso contrario se genera un plan de accin para la correccin de los hallazgos encontrados.

Evaluacin y Monitoreo

Los indicadores estn actualizados Se generan acciones y y se revisan peridicamente. Se compromisos para cumplir con las estable un anlisis de tendencias. metas establecidas .

Se realizan de acuerdo a la programacin o se priorizan de acuerdo al plan de trabajo. Los resultados son comunicados a las partes interesadas y responsables de realizar las acciones correctivas.

Se generan planes de accin para el cierre de las no conformidades encontradas. Se revisan por la direccin las no conformidades encontradas.

De acuerdo al anlisis de Se aplica el procedimiento interno causalidad, se establecen planes y los requerimientos establecidos de acciones que corrigen y por ECOPETROL. previenen las causas bsicas.

EVALUACION ELEMENTOS

Evaluacin y Monitoreo Gestin del riesgo Procedimiento y practicas Seguras Organizacin y recursos Polticas y Objetivos Estratgicos

0.0%
PHVA

0.0%
PHVA + ALINEACION ECP Liderazgo y Compromiso

Aspectos Positivos Observacin

Plan de Accin Accin

EVALUADO:

ONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIN HSE DE CONTRATISTAS RESPONSABILIDAD INTEGRAL IRECCIN DE HSE & GESTIN SOCIAL ELABORADO: 15/01/2012 No. CONTRATO: VERSION: 1

EVALUADOR:

GESTOR TCNICO: PHVA 0.9 PHVA + Alineacion ECP 1 Aplica / No Aplica

El gerente de la compaa o asiste al Comit HSE de Contratistas de Los planes de accin se cumplen ECOPETROL S.A. comparte y en las fechas establecidas. recibe las mejores practicas. Realiza conversatorios con su personal en los frentes de trabajo. El lder HSE de la compaa asiste a las reuniones HSE de Contratistas, comunica a su organizacin los lineamientos HSE de ECOPETROL S.A, y stos se aplican

Se cumplen con los compromisos.

Se cumplen con las acciones segn La poltica en HSE se alinea con la lo programado. poltica integral de ECOPETROL.

Se cumplen propuestas.

las

acciones Las metas estn alineadas con las de ECOPETROL S.A.

Peso 3 2 1 2 1 1 5

Se hacen los ajustes necesarios para dar cumplimiento a las necesidades del proyecto y del Plan HSE.

En el presupuesto se incluyen todos los tems establecidos en las especificaciones tcnicas del contrato.

1.50

Se cumplen las acciones.

El cumplimiento del Declogo de los compromisos con la vida de ECOPETROL S.A. hace parte del rol y funcin para las personas que realizan trabajos dentro de las instalaciones de ECOPETROL y/o bajo su control y supervisin; se utiliza el aseguramiento de comportamientos para su gestin.

1.00

Se realizan entrenamientos capacitaciones adicionales a Se cumplen con los programas contempladas en el Plan HSE, para el personal que no ha acuerdo a las necesidades completado el entrenamiento identificacin de riesgos requerido para desarrollar su rol. contemplados durante planeacin del proyecto.

y las de e no la

0.50

Se cumple con los planes de accin que corrigen las no conformidades detectadas.

0.50

Se cumple con las acciones El cumplimiento de la Gestin HSE correctivas para las desviaciones requerido por ECOPETROL, se del sistema de control de aplica a los contratistas. contratistas. Se utilizan los mecanismos de Se mejoran y refuerzan las comunicacin disponibles en tcnicas de mejor recordacin, o ECOPETROL. El contratista divulga se cambian para lograr los la informacin HSE que Ecopetrol objetivos de comunicacin le ha enviado para este fin

0.50

0.50

Se ajusta el programa de induccin y reinduccin en HSE, de acuerdo con las necesidades previamente establecidas.

El programa de induccin incluye la discusin del declogo del compromiso con la vida de ECOPETROL.

0.50

10 Se actualizan los procedimientos, Se desarrollan los planes de accin como resultado de planes de resultantes de la verificacin de la accin y para la incorporacin de implementacin de los mejores practicas; incluyendo las procedimientos propias de Ecopetrol S.A.

Las metodologas utilizadas son Se cumple con los planes de accin compatibles o equiparables con los para su correccin. anlisis de riesgo de Ecopetrol S.A.

Se cumplen con los estndares de ECOPETROL para tareas de alto Se cumple con los planes de accin riesgo, o con los propios cuando para su correccin. estn por encima de sus requerimientos.

La gestin del cambio, esta Se cumple con los planes de accin alineadas con la definida en el para su correccin. procedimiento de ECOPETROL S.A.

Las condiciones encontradas en las inspecciones han sido corregidas.

70

Se utilizan los casos HSE Se cumple con los planes de accin disponibles, en la gestin de generados para el cierre de riesgos de las actividades que brechas. desarrollan. Participa el contratista en su elaboracin.

30

El contratista conoce y aplica el procedimiento para la seleccin, uso y mantenimiento de elementos Se cumplen las acciones de proteccin personal ECP-DRI-Icorrectivas y preventiva para el 001 y las especificaciones tcnicas cierre de hallazgos encontrados. para cascos de seguridad, ropa de trabajo y calzado e seguridad de Ecopetrol ECP-DHS-E-003.

10

El contratista aplica la gua ECPDHS-G-017, Examen medico de Se cumplen las acciones ingreso laboral al personal de correctivas y preventiva para el empresas contratistas que prestan cierre de hallazgos encontrados. servicios o desarrollan proyectos en Ecopetrol S.A.

Se cumplen las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.

El contratista cumple con todos los Se cumplen las acciones requerimiento en materia de correctivas y preventiva para el saneamiento, establecidos por cierre de hallazgos encontrados. Ecopetrol en las especificaciones del contrato

Se cumplen las acciones El contratista conoce y aplica los correctivas y preventiva para el lineamientos del manual de control cierre de hallazgos encontrados. del trabajo de ECOPETROL.

La iniciativas desarrolladas durante Se cumplen acciones para el cierre la ejecucin apuntan al Marco de los hallazgos. Estratgico de Ecopetrol.

15

Los planes de emergencia estn Se cumple con las acciones para alineados con los propios del corregir las deficiencias centro de trabajo y/o rea de encontradas. ECOPETROL.

10 Los indicadores estn alineados con las metas de ECOPETROL. Las Se cumplen los compromisos y mejores practicas adoptadas para acciones propuestas, para el el cierre de las no conformidades, alcance de las metas establecidas son compartidas con ECOPETROL para su implementacin

Las Fallas de Control encontradas Se cumplen los planes de accin en el desarrollo de las auditorias para el cierre de las no son reportadas y gestionadas en la conformidades encontradas. herramienta GRI de ECOPETROL.

Se cumple con las acciones y en las fechas programadas. Se revisa la efectividad de las acciones, de no ser efectivas se crean nuevas acciones de ser necesario.

Se cumple con el procedimiento para la Gestin de Fallas de Control e Incidentes de Ecopetrol S.A.

EVALUACION ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION

y Monitoreo

0 0.00 0 0 0 0 0

10

n del riesgo

icas Seguras

10 5 Puntuacin Obtenida 2 3 10 20 30 40 50 60 Puntuacin Mxima

n y recursos

Estratgicos

Compromiso

ositivos ervacin

ccin Accin Responsable

Califica cin

% Cumpli miento

0.00

NP

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

27

% de Gestin

1 1.00

1 0.00

Puntuacin Mxima

70

Liderazgo y Compromiso Polticas y Objetivos Estratgicos Organizacin y recursos Procedimiento y practicas Seguras Gestin del riesgo Evaluacin y Monitoreo

acin Obtenida

acin Mxima

70

80

esponsable

Fecha

PH

PHV

PHVA

PHVA + ALINEACION ECP

1 0.00

1 0.00

1 0.00

1 0

Puntuacin Mxima Puntuacin Obtenida

3 2 5 10 70 10

0 0 0 0 0.00 0

5 0 0 0 Aplica / No Aplica 0 0 0 0 0 Porcin N/A

Peso

1.5

0.50

0.00

0.50

0.00

0.50

0.00

0.50

0.00

0.50

0.00

10

70

30

10

15

10