1.

DEFINICIN DE INTERVENTORIA La Interventora es la supervisin, coordinacin y control realizado por una persona natural o jurdica, a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un contrato o de una orden, llmese de servicio, consultora, obra, trabajo, compra, suministro, etc., que se ejerce a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo, hasta la liquidacin definitiva, bajo la observancia de las disposiciones legales que para este evento establecen las normas y principios del Rgimen de Contratacin previsto para las entidades publicas que se indican en el artculo 2 del Estatuto Contractual o Ley 80 de 1993. 2. OBJETO DE LA INTERVENTORIA El objeto de la interventora consiste en supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones tcnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas en el contrato o convenio celebrado. 3. PERFIL DEL INTERVENTOR La Interventora puede ser ejercida directamente por la entidad a travs de sus funcionarios, o por contratistas que ejerzan funciones administrativas y/o tcnicas, siempre y cuando esta funcin est permitida expresamente en el contrato o la Ley. La designacin del Interventor debe recaer en una persona idnea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventora. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al interventor deber tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, as como la disponibilidad y logstica para desarrollar las funciones. En el ejercicio de sus funciones el interventor deber tener en cuenta que la actividad del Municipio, se enmarca dentro de los principios constitucionales contenidos en el artculo 209 y de manera especial en los mandatos de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, adicionalmente a la normatividad tcnica estipulada por el operador de las redes de acueducto y alcanatrillado de la ciudad. 4. FUNCIONES GENERICAS DEL INTERVENTOR Vigilar que las partes cumplan lo pactado en el contrato Suscribir las diferentes actas Elaborar la ficha tcnica del contrato Hacer el seguimiento y dejar constancia escrita de la forma como se est cumpliendo el contrato, dentro de los trminos sealados en el mismo.

 Recomendar a las partes los ajustes o modificaciones que requiera el Contrato en trminos de plazos, cumplimiento o cualquier otro aspecto que modifique lo pactado inicialmente, lo cual debe ser por escrito y bajo su propia responsabilidad. 5. RESPONSABILIDADES DEL INTERVENTOR Corresponde al Interventor, supervisar, controlar y coordinar la ejecucin de los contratos que le sean asignados, a fin de garantizar al Municipio, el cumplimiento de las condiciones y obligaciones pactadas en los mismos, as como el control tcnico, administrativo y financiero de acuerdo con la naturaleza del contrato buscando satisfacer el fin perseguido. Los interventores externos respondern civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de Interventora, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen dao o perjuicio a las entidades, derivadas de la celebracin y ejecucin de los contratos, respecto de los cuales, haya ejercido funciones de Interventora. Los servidores pblicos que ejerzan funciones de Interventora, tienen las mismas responsabilidades y adems responden disciplinariamente. El actual Rgimen disciplinario, Ley 734 de 2002 consagra en su artculo 48, numeral 34, como una de las faltas gravsimas para los Interventores la siguiente: 34. No exigir, el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas tcnicas obligatorias, o certificar como recibidas a satisfaccin, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. 6. DOCUMENTACION EMPLEADA EN LA INTERVENTORIA. El Interventor debe consultar permanentemente el contrato motivo de su Interventora y los documentos necesarios para ejercer sus funciones. Documentacin de soporte en la Interventora Copia del contrato. Pliegos de condiciones o trminos de referencia. Memorias de clculo. Planos y fotografas. Memorandos de campo con observaciones al contratista. Correspondencia cruzada. Bitcora de Interventora. Notificaciones. Aprobacin de materiales. Especificaciones de herramienta, maquinaria y equipo adecuado, segn el objeto del contrato y los trminos de referencia.

Actas de liquidacin Actas de inicio. Actas de pago. Reclamaciones formales del contratista. Certificados de disponibilidad y registro presupuestal. Solicitud de ampliacin de trminos por parte del contratista. Actas de acuerdo. Informes de programacin y seguimiento.

7. ASPECTOS DE LA INTERVENTORIA Desde los siguientes tpicos se pueden medir los alcances de la Interventora: Tcnico, financiero, administrativo y legal; para lo cual el interventor deber ceirse a: 1. Trminos de referencia o pliego de condiciones: Contiene las reglas del proceso de contratacin, el objeto, presupuesto, caractersticas, condiciones y especificaciones tcnicas y econmicas de las obras, bienes o servicios, derechos y obligaciones de las partes, plazo de ejecucin, forma de pago, entre otros. 2. Propuesta: Adems de los documentos que acreditan la representacin legal (Cmara de comercio, NIT, Cdula de Ciudadana) y facultades para contratar, contiene las cantidades de obra, bienes o servicios ofrecidos (cantidades, especificaciones tcnicas y el valor de los mismos, la forma de pago, cronograma de actividades, etc.). 3. Contrato, adiciones, modificaciones: La ejecucin del contrato se rige por lo estipulado en estos documentos. 4. Garanta nica: Respalda el cumplimiento de todas las obligaciones a cargo del contratista, los amparos cubiertos dependen de lo que se determine en el contrato. 5. Actos administrativos que se produzcan en desarrollo del contrato. Mediante los cuales se imponen multas, modificacin o interpretacin unilateral, etc. Genricamente se registran a continuacin, las funciones que caracterizan a cada uno de ellos: A) ASPECTOS TCNICOS Y ADMINISTRATIVOS Objetivo: Supervisar y verificar la ejecucin fsica del contrato y los criterios de administracin, de acuerdo con el objeto del mismo, los trminos de referencia, y la propuesta.

FUNCIONES DE ADMINISTRATIVOS:

LOS

INTERVENTORES

EN

LOS

ASPECTOS

TCNICOS

Corresponde al interventor: 1. Asesorar a quienes realizan presupuestos y elaboracin de trminos de referencia o pliegos de condiciones para que las condiciones reales de construccin y los materiales, tiempos y dems requerimientos de la obra estn acordes con los que se consignan en los contratos. 2. Realizar visita previa al sitio de la obra o de ejecucin del contrato, en compaa de quienes realizaron los presupuestos y los diseos con el fin de conocer las caractersticas del sitio, su ubicacin, vecindades y accesos, reas de trabajo y de almacenamiento y todas las dems condiciones de la obra, los servicios domiciliarios y aspectos de ocupacin. 3. Conocer plenamente el objeto del contrato, el sitio o rea donde habr de ejecutarse el contrato, las especificaciones tcnicas y los planos de la obra, tanto topogrficos como tcnicos (de suelos, estructurales, hidrulicos, sanitarios y/o elctricos) y arquitectnicos, con el fin de constatar la total coordinacin entre ellos, para su debida aplicacin en la ejecucin del objeto del contrato. 4. Establecer que las cantidades de obra del contrato y las especificaciones particulares del proyecto estn debida y completamente definidas. 5. Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los trminos de referencia, planos y especificaciones generales para la debida ejecucin del contrato, teniendo en cuenta que en caso de discrepancias prevalecern los trminos de referencia o pliegos de condiciones. 6. Velar cuando se requiera, que se cumpla con la colocacin de vallas de sealizacin, la cual debe contener identificacin del sitio, fecha de inicio y entrega, igualmente, se debe identificar al contratista, a la entidad contratante y el costo de la obra, segn especificaciones de la municipalidad y determinadas en el manual de Aplicacin de la Imagen Corporativa. 7. Solicitar al contratista el plan de inversin del anticipo y aprobarlo. 8. Suscribir con el contratista el acta de iniciacin de la obra, dentro del trmino establecido en el contrato. Por medio de esta acta se har entrega del sitio de la obra. 9. Cuando el contrato es de obra pblica, deber, suscribir con el contratista y propietarios de inmuebles o predios vecinos, las actas de vecindad a que hubiere lugar, antes de dar inicio a los trabajos, complementando estas actas con descripciones o registro fotogrfico, si fuere necesario.

10. Exigir y recibir del contratista, para efectos de revisin y control, la actualizacin de la programacin de los trabajos entregada en la propuesta, previo a la suscripcin del acta de iniciacin. 11. Exigir y recibir del contratista copias de las matrculas de los profesionales que de acuerdo con los trminos de referencia y/o la propuesta presentada por el contratista, laboren para ste en la ejecucin del contrato, y verificar que los mismos, cumplan con los requisitos exigidos y ofrecidos 12. Registrar con el contratista y/o el residente de la obra o representante de aquel en el sitio de ejecucin del contrato, en la "Bitcora o Libro de Obras", las acciones realizadas en ella; los inventarios peridicos de materiales, equipo y personal; as como las actas de los comits tcnicos de obra o administrativos que peridicamente deben realizarse y las observaciones o novedades que se hayan sucedido. Este libro formar parte integral de los documentos del contrato y de la Interventora. Aqu tambin deber reposar los conceptos tcnicos de consultores externos a la obra o a la actividad contractual, que por algn motivo se invitaron a dar conceptos. 13. Organizar los comits tcnicos de obra y/o administrativos y citar al contratista, a los ingenieros o arquitectos que hayan participado en la elaboracin del proyecto o a los consultores que sea necesario citar en algn momento durante la marcha de la obra. 14. Participar al inicio de la obra y en forma activa en el control de la ejecucin de la localizacin y el replanteo del proyecto, el diseo y ubicacin de los campamentos y los sitios de almacenamiento de materiales de obra y en general en todas las actividades preliminares de la construccin. 15. Supervisar, orientar, programar y controlar al personal auxiliar que se le asigne para ejercer las funciones de Interventora de la obra. 16. Efectuar, dentro del transcurso de la ejecucin de la obra, mediciones peridicas de los tems ejecutados, las cuales deber hacer constar en el Diario de Medidas, discriminando fechas, especificacin del tem medido, su ubicacin en la obra (identificando ejes de construccin), unidad y cantidad medida. Con base en estas medidas deber efectuar cortes mensuales o quincenales de obra. 17. Elaborar, con base en los cortes mensuales o quincenales de obra, las actas de recibo parcial de obra y todos los hechos que sucedan en su ejecucin, las cuales suscribir conjuntamente con el contratista. 18. Elaborar, con base en los cuadros para reajustes automticos o revisin de precios incluidos en la minuta del contrato, cuando a ello hubiere lugar, las actas correspondientes, en las cuales se haga constar el valor de stos y el del acta de recibo correspondiente, la cual ser suscrita conjuntamente con el contratista, el ordenador del gasto o de su delegado.

19. Exigir para la ejecucin de la obra o del contrato, materiales, mano de obra elementos de primera calidad que estn conformes con las normas y especificaciones establecidas en los planos, cantidades de obra y trminos de referencia o pliegos de condiciones de la invitacin o cotizacin que hayan servido de base para la adjudicacin del contrato. 20. Ordenar todos los anlisis y pruebas de laboratorio que sean requeridos para establecer exactamente las condiciones tcnicas y/o de uso que demande el correcto desarrollo del objeto contractual, y con base en los resultados de los mismos proceder a su aprobacin si son satisfactorios y llenan todos los requisitos exigidos. Para el caso de obras civiles, en cuanto a los ensayos de los concretos se deber tener en cuenta lo establecido en el Cdigo Colombiano de Construcciones sismo resistentes. Para ensayos y aceptacin de otros materiales se debern usar las condiciones estipuladas por el Icontec y cdigos especficos que regulen la materia. 21. Aportar copia de los resultados de todas las pruebas o ensayos que sern conservados en el flder del proyecto, discriminando la ubicacin, orden y fechas de ejecucin. 22. Exigir la aplicacin estricta de todas las normas tcnicas y reglamentaciones exigidas por la entidad u organismo que regule la materia aplicable al objeto del contrato. Tratndose de obras civiles, las establecidas en el Cdigo Colombiano de construcciones sismo resistentes, en el manual de normas de construccin de la Empresa operadora de servicios pblicos de Palmira. por el Ministerio de Obras Pblicas o su equivalente, en el Decreto 705 de 1.994 y las dems convertidas en normas por entidad competente. 23. Exigir el total cumplimiento de las especificaciones de construccin para todos los tems de la obra, as como las que aparezcan en los planos constructivos, toda vez que obras mal ejecutadas no podrn ser recibidas. 24. Aprobar o improbar la iniciacin o terminacin de los tems contratados, teniendo en cuenta, adems, la programacin establecida para los trabajos y su secuencia tcnica. 25. Ordenar la remocin y reemplazo de obra mal ejecutada o no aprobada, fijando para el efecto un plazo determinado mediante comunicacin escrita. 26. Verificar que el contratista realice la obra con el equipo y maquinaria que relacion en la propuesta, el cual deber estar en perfectas condiciones de servicio. Los cuales podrn exigirse en el evento de no existir. 27. Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener la seguridad dentro de la obra, brindando as seguridad a quienes all laboran y ocasionalmente transitan por los alrededores de la obra. 28. Ordenar lo necesario para que la ejecucin de los trabajos se lleve acabo sin perjuicios para terceros.

29. Exigir el total cumplimiento de la programacin de la obra, con facultades para recomendar al Municipio modificaciones cuando por razones tcnicas o dada la naturaleza de la obra, se haga necesario, sin cambiar el plazo inicial o el adicionalmente pactado en el contrato. Cualquier recomendacin de modificacin deber acompaarse de la respectiva programacin de la obra y el flujo de caja correspondiente a sta, as como de la justificacin escrita y el visto bueno del diseador. 30. Resolver las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente; si durante la marcha de la obra se presentaren dudas o diferencias que no puedan ser resueltas en la obra, de acuerdo con los planos constructivos y las especificaciones de construccin, debern ser aclaradas con el funcionario responsable por parte de la entidad contratista. 31. Presentar al Secretario de Despacho, responsable del proyecto para el trmite de aprobacin y con la anticipacin suficiente los estudios que indiquen la realizacin de mayor cantidad de obra, obras complementarias o adicionales estipulando, el plazo adicional que pueda ser requerido para la ejecucin de las mismas. Estos estudios corresponden a modificaciones del valor o plazo de los contratos. 32. Suscribir, en el evento de presentarse obras extras o adicionales, en forma conjunta con el contratista, actas donde consten los precios para los tems cuyos valores no aparezcan en la propuesta inicial, respaldadas por los respectivos anlisis de precios unitarios y remitirlos como parte integral de los estudios que presenten para la aprobacin, al Secretario de Despacho, o quien anexar a estos estudios el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la oficina de Presupuesto, estudios que una vez sometidos y aprobados por el respectivo comit de contratacin constarn en el contrato adicional. 33. Recibida la autorizacin del contrato adicional el interventor podr ordenar la ejecucin de las obras que hayan sido contratadas adicionalmente. 34. Ejercer un control de calidad de materiales, de mano de obra y de los elementos que se vayan a utilizar en la construccin de la obra adicional. 35. Realizar estudio que determine el valor de las obras, actividades y/o trabajos adicionales, segn los criterios que establezca el contrato inicialmente pactado, dicho estudio debe remitirse para la respectiva revisin al Secretario de Despacho, responsable del proyecto y someterse a la aprobacin del Ordenador del Gasto o su delegado de lo que se suscribir acta con el contratista. 36. Elaborar durante la marcha del contrato el cuadro de liquidacin del mismo segn su avance, discriminando los tems y cantidades ejecutadas, de acuerdo con lo especificado en cada acta.

37. Realizar evaluacin previa a la finalizacin de los trabajos e indicar al contratista los faltantes y deficiencias de la obra, bien o servicio, con el fin de que sean subsanados en el perodo restante para el vencimiento del plazo contractual. 38. Elaborar la solicitud de suspensin temporal del contrato, por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, la cual debe justificarse, ser visada por el Secretario de Despacho, responsable del proyecto y sometida a la aprobacin por parte del ordenador del gasto. Una vez recibida la comunicacin de aprobacin, proceder a suscribir conjuntamente con el contratista y el ordenador del gasto, un acta denominada de suspensin temporal. 39. Elaborar acta de reiniciacin de obra, suscrita por el contratista y el ordenador del gasto o su delegado, dejando constancia del tiempo total de suspensin temporal y del vencimiento final del contrato. Esta acta, junto con la de suspensin servirn como base, para establecer mediante contrato adicional la modificacin al vencimiento del plazo del contrato y el tiempo de suspensin. 40. Realizar una verificacin previa a la entrega de la obra, bien o servicio contratado, a fin de constatar el cumplimiento del contrato y ordenar el mejoramiento de aspectos deficientes, disponiendo a cargo del contratista las pruebas y ensayos de laboratorio requeridos. 41. Exigir al contratista os planos de la obra ejecutada; memorias y/o manuales de operacin, cuando de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato fuere pertinente y que se anexaran al control de Interventora. 42. Exigir al contratista al finalizar la obra o la ejecucin del contrato, adecuar la pliza de estabilidad o calidad del bien o servicio, segn el caso, ampliacin de salarios y prestaciones sociales, si fuese necesario, para la aprobacin por parte de la secretara Jurdica. 43. Elaborar y firmar con el contratista el acta de liquidacin, en la que constar: El estado en que se recibe la obra, cantidades y reas, el rea total de construccin y de las obras exteriores, el valor final del contrato, incluyendo reajustes o revisiones de precios, descripcin de su estado y los datos que exija el Estatuto Contractual vigente. El cuadro general de liquidacin en donde aparezcan todas las cantidades recibidas.

44. Firmar en compaa del funcionario delegado para contratar el acta de liquidacin final del contrato, dejando constancia de las reclamaciones que se presenten y de los asuntos que no se hubiesen podido superar de comn acuerdo entre las partes del contrato. 45. Elaborar acta de pago final del contrato. 46. Dar informacin de todo acto relacionado con el contrato, al Secretario de

Despacho, responsable del proyecto y a cualquier autoridad competente que la requiera. A. APLICACIN PRCTICA DE LA INTERVENTORA EN LOS ASPECTOS TCNICOS Y ADMINISTRATIVOS

Verificar el cumplimiento del objeto conforme al Plan de Accin, los pliegos de condiciones y la propuesta. Medios de Verificacin Los pliegos de condiciones o trminos de referencia, documento de la propuesta. Contrato Visitas de Interventora. Papeles de trabajo. Cronograma, comparacin entre las actividades programadas y las ejecutadas. Informes de avance de la ejecucin fsica presentados por el contratista. Evaluar y emitir concepto de aprobacin o rechazo de la calidad y cantidad de los resultados o productos parciales y finales obtenidos. Medios de Verificacin Visitas de Interventora. Registros de verificacin de la ejecucin fsica (impresos, archivo magntico, fotogrfico, audiovisual, entre otros). Informes de Interventora. Informes de avance de la ejecucin fsica presentados por el contratista. Presentacin de avances, de resultados parciales y finales. Identificar oportunamente posibles dificultades en la ejecucin de los contratos y en la obtencin de los productos esperados. Medios de Verificacin Visitas de Interventora. Registros de verificacin de la ejecucin fsica (impresos, archivo magntico, fotogrfico, audiovisual, entre otros). Informes de avance de la ejecucin fsica presentados por el contratista. Informes del contratista previendo dificultades en la ejecucin fsica del contrato.

Velar por la calidad y conservacin del entorno ambiental donde se realice el proyecto. Medios de Verificacin Visitas de Interventora.

B) ASPECTO FINANCIERO OBJETIVO: Verificar la legalidad financiera, de todos los requisitos necesarios esde el inicio del contrato, hasta la liquidacin del mismo, de modo que permita realizar un seguimiento econmico de todas las transacciones involucradas. DEFINICIN: Es la verificacin que se hace sobre las inversiones, de acuerdo a la necesidad real y a los principios de economa, eficiencia y efectividad, lo cual implica tomar las decisiones que eviten extracostos, actividades, bienes, servicios u obras que en el desarrollo del contrato se detecten como innecesarios. APLICACIN PRCTICA FINANCIEROS EN LOS ASPECTOS ECONMICOS Y

Velar porque se efecte una adecuada programacin financiera del contrato. Medios de Verificacin Contrato. Verificacin de precios. Cronograma de actividades.

Velar porque la ejecucin financiera del contrato, se ajuste al plan de accin y al proyecto formulado. Medios de Verificacin Plan de accin. Contrato. Cronograma de actividades. Los documentos que soportan la inversin.

Verificar si existe una cuenta especial para el manejo de los desembolsos Efectuados al contrato. Medios de Verificacin

 Certificado de apertura de la cuenta bancaria.

Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del contrato. Medios de Verificacin Contrato principal u otros. Recibos de consignacin. Comprobantes de egreso del pago anticipado o anticipo. Valor de los dems desembolsos, respecto al valor total del contrato. Extractos bancarios que den cuanta del movimiento de la cuenta donde esta depositado el anticipo. Controlar y verificar los rendimientos financieros generados en el contrato y exigir al contratista el reintegro de los mismos al Municipio. Extractos bancarios. Certificacin de los rendimientos financieros expedida por la Entidad Bancaria correspondiente. Informes financieros del contratista. Rendir el informe escrito sobre el comportamiento financiero del contrato, Medios de Verificacin Plan de Accin. Facturas o cuentas por cobrar. Certificado de cumplimiento de actividades. Cuentas de cobro. rdenes de pago. Comprobantes de egreso.

Comunicar veraz y oportunamente la liberacin de los dineros que no sern utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente, las adiciones y deducciones presupustales del contrato Medios de Verificacin Contrato. Otros al contrato. Informes de Interventora.

C) ASPECTO LEGAL

OBJETIVO: Supervisar el cumplimiento de las normas jurdicas, actos administrativos y en general el complemento jurdico que contiene el contrato y dems documentos que obligan. DEFINICIN: Es el control y seguimiento a los aspectos jurdicos dentro del Perfeccionamiento del contrato y la ejecucin del mismo, dentro de los cuales se incluyen los plazos, las garantas, los compromiso laborales, las sanciones, los contratos adicionales o modificatorios y todo tipo de novedad que acompae al contrato inicialmente pactado, lo que de modo general implica: Cumplir y hacer cumplir las clusulas contractuales. Verificar la aprobacin de las plizas exigidas para cada contrato, las modificaciones realizadas al inicio del contrato, al igual que las variaciones que se presenten durante la marcha del mismo. Informar al Secretario de Despacho responsable del proyecto el Incumplimiento de las obligaciones contractuales, para que el Ordenador Del Gasto, determine, a travs de los grupos interdisciplinarios de apoyo, si hay lugar a la aplicacin de sanciones y/o a la declaratoria de caducidad administrativa.

FUNCIONES DEL INTERVENTOR EN EL ASPECTO LEGAL 1. Informar por escrito sobre la materializacin de las causales de terminacin, modificacin e interpretacin unilateral, para proceder a la aplicacin de estas o a la terminacin bilateral del contrato. 2. Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del contrato, cuya informacin servir de sustento para la posible aplicacin de multas. 3. Verificar la aprobacin de plizas de estabilidad de la obra y constancia del cumplimiento de las prestaciones sociales con el fin de autorizar la cancelacin del saldo adeudado a la terminacin del contrato. 4. Dar rpida y oportuna informacin a los organismos de control, los superiores jerrquicos y organismos competentes. 5. Exigir peridicamente al contratista la presentacin de los contratos de trabajo, las planillas de afiliacin y pago al sistema de seguridad social en salud y pensiones, seguro de vida o pliza colectiva (cuando a ello hubiere lugar), recibos de pago de salarios y prestaciones sociales y dems conceptos para con sus trabajadores, durante la ejecucin del contrato y antes de su liquidacin.

Aplicacin prctica del Aspecto Legal Autorizar los desembolsos de acuerdo con lo pactado en el contrato.

Medios de Verificacin Informes de avance fsico y financiero. Soportes que justifican el desembolso. Contrato. Trminos de Referencia o Pliegos de Condiciones. Propuestas. Certificacin de apertura de cuenta.

Organizar una carpeta por cada contrato con todos los documentos pertinentes al mismo, verificando los requisitos de legalidad y cumplimiento de las clusulas pactadas. Medios de Verificacin Papeles de trabajo propuestos en el presente Manual. Recomendar, cuando se requiera, la celebracin de un contrato adicional, u otros, teniendo en cuenta las razones que justifiquen tal situacin. Medios de Verificacin Informes de Interventora. Contrato. Solicitud del contratista exponiendo dificultades de ejecucin del contrato que justifican el otros. Informar la ocurrencia de eventos que den lugar a la suspensin o terminacin anticipada del contrato y de su reanudacin, recomendando la adopcin de las medidas respectivas. Medios de Verificacin Hechos que constituyan fuerza mayor o caso fortuito. Actas. Informes.

Informar los hechos que constituyan incumplimiento parcial o total del contrato, para la aplicacin de las sanciones respectivas. Medios de Verificacin Contrato. Informes de Interventora. Actas. Comunicacin de requerimiento al contratista.

Elaborar informes peridicos sobre el avance en la ejecucin contractual y el informe final con los resultados de la ejecucin. Medios de Verificacin Contrato. Actas. Trminos de Referencia o Pliegos de Condiciones. Propuesta. Extractos Bancarios. Soportes contables.

Recomendar la liquidacin unilateral del contrato cuando as se requiera. Medios de Verificacin Contrato. Actas. Informes de Interventora.

Elaborar el acta y documentos necesarios para la liquidacin definitiva del contrato. Medios de Verificacin Contrato. Soportes Contables. Recibo de pago de salarios y prestaciones. Informe final de Interventora. Acta de liquidacin. Informe de Justificacin de gastos.

Informar al representante legal o su delegado acerca de dificultades para continuar con el ejercicio de la Interventora y consignar en el Acta respectiva el avance de ejecucin del contrato tanto fsico como financiero. Visita al lugar de ejecucin del contrato en compaa del nuevo interventor. Actas. Informes de Interventora

8. PROHIBICIONES

Son prohibiciones de los interventores: En consideracin a que las siguientes actividades son propias y exclusivas del ordenador del gasto o parte contratante, est prohibido a los interventores: 1. Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores o menores cantidades de dinero o de obra con los cuales se modifique su valor, plazo u objeto del contrato. 2. Transar diferencias. 3. Conciliar divergencias. 4. Suspender el contrato. 9. INFORMES DEL INTERVENTOR. Corresponde al Interventor, en cumplimiento de una de sus funciones, preparar informes de Interventora tanto en lo relativo a la ejecucin fsica como a la ejecucin financiera, soportados con datos de campo que deben estar registrados en la bitcora o libro de Interventora, en formatos o papeles de trabajo. PAPELES DE TRABAJO: Son todos aquellos documentos que se elaboran durante el desarrollo del contrato y en los cuales se registran avances de la obra o de la prestacin del servicio o del cumplimiento del objeto contractual, observaciones y rectificaciones que al final sirven de respaldo a los informes de evaluacin de cada interventor. El interventor debe hacer visitas peridicas al sitio donde se ejecuta la obra, se presta el servicio o se cumple el objeto del contrato. Se recomienda dejar consignadas sus observaciones por escrito sobre el desarrollo del contrato, siendo su finalidad la de registrar en tiempo real la situacin que debe corregirse. El interventor tomar la firma del contratista o de quien est en su representacin en el sitio de la obra, de prestacin del servicio, o del cumplimiento del objeto contractual, entregar el original y conservar la copia, como prueba de su visita y de las rdenes impartidas. Los elementos de trabajo ms corrientes en el proceso de Interventora son los siguientes: Informe de ejecucin fsica. Informe de ejecucin financiera. Actas.

INFORME DE EJECUCIN FSICA:

Es el resultado de comparar la cantidad de obra o del objeto contratado, con la cantidad ejecutada a la fecha del informe, en cada uno de los tems considerados. Durante el desarrollo del contrato, los informes pueden darse durante la etapa de ejecucin o al final, es decir, pueden ser informes de ejecucin fsica parcial o definitiva. El interventor, deber en todo momento estar en condiciones de certificar el avance del contrato o proyecto. INFORME DE EJECUCIN FINANCIERA: En forma similar al informe de ejecucin fsica, el de ejecucin financiera debe reflejar la aplicacin de los recursos econmicos de conformidad con los tems y cantidades contratadas y los precios pactados, de modo que le permita certificar en todo momento la ejecucin de los recursos pactados. ORDENES DEL INTERVENTOR: Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus rdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los lmites del respectivo contrato. ACTAS: Es fundamental para el ejercicio de la Interventora, registrar en actas, todo el desarrollo del contrato en sus diferentes fases hasta su liquidacin. Adems de las actas que pueden darse en el proceso de Interventora, se llevar un inventario de elementos que deben estar presentes en ellas. No obstante, cada interventor, dependiendo de la naturaleza del contrato o proyecto, tiene perfecta libertad para incluir elementos adicionales que le sean de utilidad. Acta: Documento protocolario donde quedan registrados todos los compromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes o sus representantes, relacionadas con la ejecucin del contrato. Tipos de Actas: 1. Acta de inicio: Documento que determina el primer da del contrato. Marca el inicio del desarrollo fsico del contrato y por tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento por parte del Interventor. 2. Acta de Vecindad: Documento donde se deja consignado el estado actual de las edificaciones, vas y dems elementos existentes en la vecindad directa del proyecto. Puede ir acompaada de fotografas y/o videos. La debe firmar el contratista, los vecinos existentes y el interventor. 3. Acta de obra, de bien o de servicio ordinaria: Su finalidad es la de registrar la obra, bien o servicio que se pacta desde el inicio del contrato.

4. Acta de obra, de bien o deservicio extra: Se elabora para registrar en ella la obra, bien o servicio que no fue considerada en el contrato, pero que es necesario incluir para que el objeto contratado cumpla con la finalidad pretendida. Tambin se le conoce con el nombre de obra no pactada. 5. Acta de obra, de bien o de servicio adicional: En ella se consigna la obra, bien o servicio que se pact en el contrato principal pero cuya cantidad excede las consideradas en l. 6. Acta de pago parcial: Corresponde al pago que se efecta una vez ejecutado un determinado porcentaje del objeto contratado o al cabo de un determinado perodo. 7. Acta de convenio de precios no previstos: Puede darse en aquellos contratos pactados por precios unitarios y globalizados donde circunstancias externas imprevistas alteran los precios del mercado. La ley permite reajustes con el objeto de no romper el equilibrio de la ecuacin contractual. El Interventor debe tener presente que este reajuste debe ser autorizado por el ordenador del gasto y que implica una modificacin al contrato con la participacin del grupo interdisciplinario y del comit de contratacin respectivo. 8. Acta de suspensin: Bajo ciertas circunstancias, normalmente por fuerza mayor o caso fortuito, la ejecucin de un contrato debe suspenderse por un determinado tiempo, situacin sta que debe registrarse en acta y someterse a aprobacin del ordenador del gasto y del respetivo comit de contratacin, con el debido tiempo de anticipacin con la finalidad de motivar el auto de suspensin de trminos. 9. Acta de reiniciacin: Una vez superados los inconvenientes que hayan motivado la suspensin del contrato, se elabora nueva acta que da continuidad al mismo. 10. Acta de recibo definitivo: En sta declaran conjuntamente Interventor y Contratista que el contrato se ha cumplido de conformidad con lo pactado y se registran las cantidades de bienes o servicios recibidos lo mismo que los desembolsos hechos por el contratante. 11. Acta de liquidacin final o finiquito: En sta el ordenador del gasto, el Interventor y el Contratista declaran conjuntamente que se dio cumplimiento a todos los bienes y servicios pactados originalmente, dentro del tiempo previsto y adems declaran encontrarse a paz y salvo. Si bien en el contrato se contempla un lapso para su liquidacin, lo recomendable es proceder en el menor tiempo posible, diligencindose el Acta de liquidacin definitiva. En el acta de liquidacin o finiquito igual se consigna el objeto del contrato, su valor inicial y su valor final, la relacin de pagos al contratista y un concepto de cmo se desarroll el contrato.

Diligenciamiento de Actas: El interventor incluir en el acta toda aquella informacin que permita identificar el contrato, su plazo y valor, su ejecucin, relacin de pagos, reclamaciones y dems aspectos necesarios para dar por terminado el contrato. CONTENIDO GENERAL DE LAS ACTAS DE INTERVENTORIA Acta de Iniciacin: Nmero del contrato u orden. Objeto del contrato. Contratista/ Contratante. Valor y plazo del contrato. Plizas: Conceptos, valores y vigencias. Relacin del personal del contratista para la ejecucin del contrato. iniciacin. Interventor. Declaracin completa de iniciacindel contrato. Firmas: Interventor y Contratista. Acta de vecindad: Nmero de contrato u orden. Objeto del contrato. Contratista/Contratante. Enumerar los elementos vecinos. Caractersticas de cada uno de los elementos vecinos. Fotografas y videos si se consideran necesarios.

Acta de Pago Parcial: Cantidad de obra ejecutada. Fecha de corte. Precios unitarios. Unidad de medida. Valor total. Cantidad acumulada. Cita clusula de pago. Declaracin conjunto grado de avance ejecucin fsica. Firmas: Interventor y Contratista . Acta de Cambio de Obra, bien o servicio: Descripcin de la obra, bien o servicio que no se ejecuta, cantidad y precio. Descripcin de la obra a ejecutar.

Valor unitario. Cantidades de obra. Precio. Justificacin cambio de obra y cantidades. Firmas: Interventor Contratista.

Acta de Autorizacin Obra, bien o servicio Adicional: Descripcin obra adicional. Valor unitario. Cantidad. Precio. Justificacin obra adicional. Cita Otros de obra adicional. Firmas: Interventor contratista.

Acta de Liquidacin Final: Valor del contrato. Plazos. Adiciones. Tipo de contrato. Obra extra. Obra adicional. Ampliaciones del plazo. Descripcin de la obra ejecutada y alcance del contrato. Fecha de inicio. Fecha de recibo. Plizas vigentes. Declaracin conjunta entre el contratante y el contratista sealando que se dio cumplimiento de todos los trabajos del objeto contratado y de las obligaciones pactadas dentro del plazo establecido. Se hace nfasis en que el acta es de liquidacin final, se indica el valor definitivo y total del contrato. Firmas del contratante, del interventor y del contratista.

Acta de Obra, bien o servicio Extra: descripcin del contrato. Descripcin de la obra, bien o servicio extra. Cantidad. Valor unitario. Valor total. Cantidad. Justificacin obra extra y soporte administrativo.

 Firmas: Interventor y Contratista. Actas de Recibo Definitivo: Fecha. Identificacin del contrato principal. Cita de adiciones. Objeto del Acta: Formalizar Entrega final por parte del Contratista y recibo a satisfaccin por parte del Municipio. Constancia de que el objeto contractual se cumpli a satisfaccin dentro de los trminos contractuales previstos. Firmas: Interventor y Contratista. 10. CONTROLES. Objetivo del Control: Establecer con rapidez y facilidad eventuales inconvenientes que se puedan presentar durante la ejecucin del contrato, para aplicar las medidas correctivas que sean necesarias, tendientes a que se cumplan los principios de Economa, Eficiencia y Eficacia que establece el rgimen de contratacin previsto el Municipio. Los controles del interventor pueden ejercerse sobre: El presupuesto Los costos. La programacin. Los materiales. La mano de Obra. Herramientas y equipo. Los aspectos financieros Los aspectos legales La calidad La cantidad Son bsicos para el ejercicio de un buen control: 1. El proceso de toma de datos. Aqu cobran especial utilidad los papeles de trabajo que el Interventor debe llevar para tomar los datos bajo criterios idnticos. 2. El proceso de informacin para determinar cantidades ejecutadas en el perodo y el acumulado, siempre bajo las mismas unidades de medida y finalmente, el comparativo entre lo ejecutado y lo programado. 3. El Anlisis de resultados. Aqu el interventor empieza a proponer acciones correctivas, preventivas o simplemente registra su conformidad.

4. La Toma de decisiones. Las decisiones suficientemente soportadas sirven para que los diferentes niveles adopten decisiones frente al desarrollo contractual o del proyecto. 5. El control ser tcnico, financiero o de legalidad, segn el aspecto que se pretenda controlar, se constituye en un soporte fundamental para el proceso de Interventora, el ejercicio del control interno y el mismo ejercicio del control fiscal posterior. 11. RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS CONTRATADOS El recibo y aceptacin de los bienes y servicios contratados se realizar de conformidad con las especificaciones y caractersticas estipuladas en el contrato, y dentro de los trminos all sealados. Al recibo de los mismos se efectuar la verificacin correspondiente, de acuerdo con las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripcin del bien o servicio. En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se proceder a su devolucin, dejando constancia de ello. Lo anterior debe efectuarse de inmediato. Corresponde al funcionario encargado, hacer la confrontacin del bien o servicio que recibe respondiendo por las irregularidades presentadas. En el procedimiento de recibo, deben agotarse todos los pasos que se encuentran descritos o que se implementen en el Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios para el Municipio. 12. TERMINACIN DEL CONTRATO Es el acto mediante el cual cesan las obligaciones para ambas partes, una vez verificado el cumplimiento del objeto contractual, situacin que ocurre en circunstancias normales; pero puede suceder que el contrato termine en forma unilateral tal como lo seala el artculo 17 de la Ley 80 de 1993 (causales provenientes del contratista como la muerte, la incapacidad fsica permanente, la disolucin de la persona jurdica, la interdiccin judicial, concordato preventivo, la cesacin de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato). As mismo pueden presentarse otras circunstancias ajenas al contratista consistentes en exigencias del servicio pblico o del orden pblico que requieran una terminacin unilateral. La terminacin unilateral, debe ordenarse mediante acto administrativo motivado, contentivo de la justificacin y la comprobacin de la causal que dio origen a la terminacin. Cuando la causal es ajena al contratista, en el mismo acto administrativo y si a ello hay lugar, se debe ordenar el pago de la indemnizacin, as como la liquidacin del contrato.

Cuando las partes no llegan a un acuerdo sobre las condiciones de liquidacin del contrato, debe decretarse la liquidacin del mismo. La terminacin del contrato debe contener en tratndose de obra pblica:

Verificacin previa al recibo. Acta de recibo del bien o servicio o el visto bueno de quien recibi. Planos actualizados (cuando a ello hubiere lugar). Trmite protocolario de recibo en el sitio. Cierre del acta de vecindad (cuando a ello hubiere lugar). Entrega del contratista de la bitcora, del registro fotogrfico, de los ensayos de laboratorio que todava tenga en su poder, del paz y salvo de la cancelacin realizada a los trabajadores por concepto de salarios y prestaciones sociales. Entrega final al usuario. 13. LIQUIDACIN DEL CONTRATO El interventor deber elaborar el proyecto de liquidacin definitiva a la terminacin del contrato dentro de los plazos establecidos para este efecto. De conformidad con lo establecido en los artculos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el artculo 44 numeral 10 literal d) de la Ley 446 de 1998: Los contratos de tracto sucesivo cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los dems que lo requieran, sern objeto de liquidacin de comn acuerdo con las partes contratantes, procedimiento que se efectuar dentro del trmino fijado en el pliego de condiciones o trminos de referencia o, en su defecto, a ms tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalizacin del contrato o a la expedicin del acto administrativo que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que la disponga. A su turno, se proceder a liquidar el contrato en forma unilateral por parte del Municipio, mediante resolucin motivada, susceptible del recurso de reposicin, cuando el contratista no se presente a la liquidacin por mutuo acuerdo, o las partes no lleguen a consenso sobre el contenido de la misma. El trmino para la liquidacin unilateral se sujeta a lo dispuesto en el artculo 44, arriba citado: En los que requieran liquidacin y esta sea efectuada unilateralmente por la administracin, a ms tardar dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado podr acudir a la jurisdiccin para obtener la liquidacin en sede judicial a ms tardar dentro de los dos (2) aos siguientes al incumplimiento de la obligacin de liquidar;... En todo caso, el Interventor del contrato debe proyectar la respectiva acta de liquidacin del mismo, con base en todo el seguimiento y recorrido que se ha realizado del desarrollo contractual. Es por esto que el interventor es el funcionario que debe realizar toda la inspeccin y vigilancia del contrato estatal, para lo cual deber presentar informe final ya tratado en precedencia, anexo al

acta de liquidacin, la cual deber contener: el objeto del contrato, el plazo de ejecucin del mismo, la fecha de perfeccionamiento, el da de aprobacin de la garanta nica, los datos de las adiciones, la informacin relacionada con las prrrogas, el valor, los pagos efectuados, obras ejecutadas o servicios prestados o bienes recibidos.