TEMA III:

CONTROL INTERNO EN LA BANCA

1. Explicar la base fundamental del control interno de las operaciones bancarias de nuestro pas. 2. Conocer y analizar los diversos mecanismos del control del sistema bancario.

CONTENIDO:

1. Control Interno
El Control Interno de una Entidad u Organismo comprende el plan de organizacin y el conjunto de medidas adoptadas para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera, tcnica y administrativa, promover la eficacia en las operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. En cada Entidad u Organismo es obligatorio el establecimiento de mtodos y procedimientos propios de control interno. El control interno comprender: a) Un plan de organizacin que prevea una separacin apropiada de funciones; b) Mtodos y procedimientos de autorizacin y registro que hagan posible el control financiero y administrativo sobre los recursos, obligaciones, ingresos, gastos y patrimonio, as como los proyectos de obras pblicas; c) Prcticas sanas para el cumplimiento de los deberes y funciones de cada unidad; d) Asignacin de personal idneo, para el cumplimiento de sus atribuciones y deberes; e) Una unidad efectiva de auditora interna.

2. Principios Generales de Control Interno.

Los principios de Control Interno constituyen los fundamentos especficos que basados en la eficiencia demostrada y su aplicacin prctica en las actividades financieras y administrativas, son reconocidos en la actualidad como esenciales para el control de los recursos humanos, financieros y materiales de las Entidades u Organismos pblicos.

Los siguientes se consideran de uso generalizado: a) Responsabilidades delimitadas;

b) Segregacin de funciones; b) Ningn empleado debe ser responsable por una transaccin completa; d) Seleccin de funcionarios y empleados honestos, hbiles y capaces; e) Aplicacin de pruebas continas de exactitud; f) En lo posible, rotacin peridica de deberes y funciones; g) Fianzas para proteccin de los recursos pblicos; h) Instrucciones por escrito; i) Utilizacin de cuentas de control; j) Uso de equipos con dispositivos de control y pruebas; k) Contabilidad por partida doble; l) Control y uso de formularios prenumerados; m) Evitar el uso de dinero en efectivo; n) Uso de un mnimo de cuentas bancarias y con firmas mancomunadas; ) Depsitos oportunos e intactos.

ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO Para efecto de una auditora de estados financieros la estructura de control interno est conformada por los elementos siguientes:

a) El Ambiente de Control; b) El Sistema de Registro e Informacin; c) Los Procedimientos de Control.

La efectividad de la estructura de control interno est sujeta a limitaciones inherentes, tales como malos entendidos de instrucciones, errores de juicios, descuido, distraccin a funciones, colusin entre personas dentro y fuera de la Entidad y si la Direccin Superior hace caso omiso de las polticas y procedimientos establecidos en la Entidad u Organismo. EL AMBIENTE DE CONTROL El ambiente de control representa el efecto colectivo de varios factores para establecer la efectividad de procedimientos y polticas especficas. Estos factores pueden fortalecer o debilitar los controles por el cumplimiento e inobservancia de los mismos y comprenden entre otros: a) La filosofa y estilo de operacin de los Empleados; b) Estructura organizativa de la Entidad; c) Funcionamiento de la Direccin Superior y de las Juntas Directivas, segn sea el caso, incluyendo el comit de auditora; d) Mtodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al desempeo, incluyendo la auditora interna; e) Influencias externas que afectan las operaciones y prcticas de una Entidad u Organismo, tales como exmenes de Organismos reguladores; f) Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad; g) Polticas y prcticas de personal. EL SISTEMA DE REGISTRO E INFORMACIN El sistema de registro e informacin consiste en los mtodos y registros establecidos, que aseguran la continuidad de la Entidad u Organismo, ya que identifican, renen, analizan, clasifican, registran e informan las transacciones de una Entidad u Organismo para la toma de decisiones de la direccin, as como para mantener la contabilizacin de activos, pasivos, ingresos y gastos que le son relativos para posibilitar las evaluaciones posteriores. Un sistema financiero contable efectivo toma en cuenta el establecimiento de mtodos y registros que: a) Identifican, codifican y registran todas las operaciones; b) Describen oportunamente todas las transacciones con suficientes detalles para permitir su adecuada clasificacin, en la informacin financiera; c) Cuantifica el valor de las operaciones, expresada en unidad monetaria;

d) Registra las operaciones y transacciones en el perodo contable en que stas ocurren; e) Presenta debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes en los Estados Financieros.

LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Los procedimientos de control son aquellos que proporcionan una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de una Entidad dentro de las condiciones de honestidad, competencia profesional, eficiencia, economa y proteccin al medio ambiente. Los procedimientos de control comprenden todos los instrumentos, mecanismos y tcnicas que deben ser diseadas e integradas dentro de la secuencia de las operaciones de cada Entidad u Organismo e incorporados en las normas y manuales correspondientes de la institucin. El hecho de que existan polticas y procedimientos formalmente documentados, no necesariamente significan que se estn aplicando de manera efectiva. Atendiendo a su naturaleza los procedimientos pueden ser de carcter preventivo o detectivos. Los procedimientos preventivos se establecen para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones; y los detectivos tienen como finalidad precisar en lo posible los errores o desviaciones a lo normado, que durante el desarrollo de las transacciones no se identificaron a travs de los procedimientos de control preventivo. Por lo general, podrn catalogarse como procedimientos correspondientes a: a) Observacin de las disposiciones legales, reglamentarlas, polticas, etc.; b) Debida autorizacin y ejecucin de las transacciones y otras operaciones; c) Adecuada segregacin de funciones; d) Diseo y uso de los documentos y registros apropiados para ayudar a asegurar el registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos; e) Dispositivos de seguridad adecuados para el acceso, consumo y uso de los recursos, registros e informacin, tales como programas de cmputo y los archivos de datos, revisin de los informes, as como la toma de acciones correctivas que se desprendan de ellos, etc.; f) Arqueos y evaluacin de las cifras registradas, tales como arqueos del efectivo, controles programados en computadoras, conciliaciones, etc.; g) Custodia y prevencin de riesgos en los activos

3. Principales Formas de Control

A. Controles de Validacin

Que comprenden los verificacin de validez.

mecanismos

de

autorizacin,

comparacin

B. Controles de Perfeccin Que incluyen la numeracin secuencial, los totales de control, los archivos de pendientes y las listas de recordatorio. C. Controles de Reejecucin. Que se refieren a la doble verificacin y al control previo

D. Controles Disciplinados Que estn dadas por la segregacin de funciones, el acceso restringido, la supervisin y la Auditora

E. Controles Especficos en la Banca:

a) Cartera de Crditos: revisin de la efectividad de los controles operativos y contables establecidos: 1. La estructura organizativa para verificar que exista una clara definicin y delimitacin de funciones y responsabilidades (deben estar segregadas las funciones de autorizacin, registro contable y revisin o control de los riesgos) 2. El grado de cumplimiento de las polticas, disposiciones y pautas dictadas por la direccin de la institucin financiera 3. El grado de cumplimiento de la normativa vigente 4. Si los riesgos crediticios estn debidamente autorizados y dentro de los lmites asignados a cada comit. Adems, comprobar su correcta clasificacin contable, calidad de operaciones (valoracin) y su adecuada proteccin contra prdidas por mala instrumentacin, infidelidades, etc. 5. El sistema de recuperacin de activos de la entidad 6. Peridicamente los resultados y procedimientos de evaluacin y clasificacin de la cartera de crditos efectuada por el rea de evaluacin de riesgos 7. La identificacin y clasificacin de crditos relacionados y vinculacin significativa

b) Tesorera:

evaluacin

peridicamente

del

cumplimiento

de

las

polticas

procedimientos existentes, en particular : 1. La separacin de las operaciones por cuenta propia de las de intermediacin por cuenta del cliente. 2. La estructura organizativa para verificar que exista una clara definicin y delimitacin de funciones y responsabilidades (deben estar segregadas las funciones de autorizacin, registro contable y revisin o control de los riesgos) 3. El grado de cumplimiento de las polticas, disposiciones y pautas dictadas por la direccin de la institucin financiera 4. El grado de cumplimiento de la normativa vigente 5. La aplicacin de los procedimientos en cuanto a autorizaciones, confirmaciones, pagos y cobros, procesamiento y registro de las operaciones 6. La correcta valoracin de las operaciones 7. La exactitud y periodicidad de la informacin 8. El cumplimiento de los lmites y de los procedimientos internos 9. La validacin de los procedimientos y modelos para la medicin de los diferentes riesgos, principalmente el de mercado 10. Evaluar peridicamente los resultados y procedimientos de evaluacin y clasificacin de la cartera de inversiones, efectuada por el rea de evaluacin de riesgos. 11. El cumplimiento de la normativa de la Superintendencia c) Disponibilidades: revisar los controles operativos y contables:

1. Los niveles de autorizacin con adecuada documentacin 2. La segregacin de funciones 3. Los programas de conciliacin de cuentas 4. Los mecanismos de control contable 5. La no pignoracin de los depsitos sin autorizacin

d) Bienes Adjudicados

1. Evaluar los procedimientos establecidos para la adjudicacin de bienes (adjudicacin, valoracin, registro contable, provisiones. etc.) 2. Conocer y evaluar los criterios de gestin establecidos para la enajenacin de los bienes adjudicados, como ltima etapa, del proceso de recuperacin de crditos 3. El grado de cumplimiento con la normativa vigente 4. Conocer y evaluar los mecanismos de control interno, en particular: i. Mecanismos de control de contratacin de servicios (Peritos valuadores, tcnicos, administradores) ii. Mecanismos de salvaguarda jurdica de los bienes (Control de inscripciones registrales, litigios con terceros, etc.). iii. Mecanismos de control de cobertura de los activos mediante plizas de seguros. iv. Mecanismos de salvaguarda fsica de los elementos de bienes (inventarios, control de retiros, etc.) v. e) Bienes de Uso Mecanismos de control interno contable

1. Conocer las polticas de inversin de bienes de uso. 2. Valorar la dimensin de los bienes, su eficiencia o exceso considerando tanto la actividad desarrollada como los planes y estrategias de expansin. 3. Conocer y evaluar los mecanismos de control interno, en particular:

a) Mecanismos de control de compras, ventas y contratacin de servicios. b) Mecanismos de salvaguarda jurdica de los bienes (control de inscripciones registrales, litigios con terceros, etc.) c) Mecanismos de control de cobertura de los activos mediante plizas de seguros. Mecanismos de salvaguarda fsica de los elementos de bienes (inventarios, control de retiros, etc.) d) Mecanismos de control interno contable

e) Valoracin contable de los bienes f) Las amortizaciones practicadas g) Los resultados reconocidos en operaciones con inmuebles f) Depsitos y Otras Obligaciones: todos los importes adeudados por la institucin se encuentran adecuadamente clasificados, de acuerdo con las normas vigentes y procedimientos internos. Igualmente debe verificarse a travs de muestreo, que la periodicidad y liquidaciones de intereses de cuentas a la vista y depsitos a plazo se han realizado e imputado correctamente a resultados. g) Adecuacin de Capital: la declaracin de recursos propios se ha elaborado correctamente. En concreto analizar:

1. Que se cumple con el capital mnimo

2. Que el 15% de los beneficios son llevados a reservas

3. Que se cumple con el coeficiente de adecuacin mnimo (10%) h) Resultados: solo se han contabilizado los ingresos ciertos, la comprobacin de que todos los gastos y prdidas, incluidas las potenciales no realizadas, estn incluidas en la cuenta de resultados, el anlisis de si la cuenta de resultados recoge tanto los ingresos como los gastos del ejercicio. Verificar los mecanismos de control, en particular: 1. Niveles de autorizacin definidos para gastos, segn concepto e importe 2. Adecuada documentacin de los niveles de autoridad 3. Segregacin de funciones entre autorizacin del gasto y la aprobacin del pago. 4. Una adecuada documentacin de las prcticas contables de estos gastos 5. La implantacin de un adecuado control de planillas 6. Elaboracin de procedimientos bien definidos en la preparacin de planillas i) Plan Estratgico: la evaluacin del Plan Estratgico de la institucin, y medir mensualmente el cumplimiento de las metas expuestas en su presupuesto, tales como:

Recuperacin de cartera morosa, venta de bienes adjudicados, conversin de activos improductivos a productivos, disminucin de los gastos, plan de captacin de depsitos y colocacin de prstamos entre otros.