Está en la página 1de 88

FileMaker Pro 12

Tutorial

2007 - 2012 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos. FileMaker, Inc. 5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054 FileMaker y Bento son marcas comerciales de FileMaker, Inc. registradas en los EE. UU. y en otros pases. El logotipo de la carpeta de archivos y el logotipo de Bento son marcas comerciales de FileMaker, Inc. Las dems marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios. La documentacin de FileMaker est protegida por derechos de autor. Se prohbe la realizacin de copias no autorizadas o la distribucin de esta documentacin sin el consentimiento por escrito de FileMaker. Esta documentacin slo puede utilizarse con una copia del software de FileMaker que tenga una licencia vlida. Las personas, compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL mencionadas en los ejemplos son puramente ficticias, y cualquier parecido con personas, compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL reales es mera coincidencia. Los crditos aparecen en los documentos de agradecimientos que acompaan a este software. La mencin de productos y direcciones URL de terceros es meramente informativa y no representa ningn tipo de garanta ni recomendacin. FileMaker, Inc. no asume ninguna responsabilidad respecto al rendimiento de estos productos. Para obtener ms informacin, visite nuestro sitio Web en http://www.filemaker.com/es/. Edicin: 01

Contenido
Leccin 1Nociones bsicas de FileMaker Pro
Cmo utilizar este tutorial Dnde encontrar los archivos del ejemplo Conceptos de bases de datos Qu es una base de datos? Por qu usar una base de datos? Cmo se organiza una base de datos? Cmo se muestran los datos de los campos? Nociones bsicas de FileMaker Pro Acerca de los modos de FileMaker Pro Para obtener ms informacin 7 7 8 8 8 8 8 9 9 9 10

Leccin 2 Visualizacin de la informacin


Cmo abrir una base de datos y desplazarse por los registros Cmo visualizar la informacin de distintas formas Cmo ver una presentacin diferente Cmo visualizar las presentaciones como formularios, listas y tablas Explorar la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin Averige la funcin de cada botn en la barra de herramientas de estado Personalizar la barra de herramientas de estado Cmo guardar una copia del archivo de ejemplo Para obtener ms informacin

11 11 12 13 15 16 16 16 17 17

Leccin 3 Bsqueda y ordenacin de registros


Utilizar la bsqueda rpida para buscar en una base de datos Bsqueda de registros segn criterios de un campo nico Bsqueda de registros segn criterios de diferentes campos Bsqueda de registros que coincidan con distintos criterios en el mismo campo Bsqueda de registros que coincidan con un rango de criterios en el mismo campo Reduccin de la bsqueda Guardar una solicitud de bsqueda para utilizar ms adelante Buscar los registros con una bsqueda guardada Ordenacin del conjunto encontrado Aadir un nuevo registro en la Vista lista Para obtener ms informacin

18 18 19 20 20 21 22 23 23 23 25 25

Leccin 4 Creacin de una base de datos e introduccin de registros


Crear una base de datos sencilla Acerca de los campos Cmo crear una base de datos

26 26 26 26

Entrada de datos en la base de datos Creacin del primer registro Creacin de otro registro Copiar datos mediante arrastrar y dejar Modificacin de los datos de un registro Introducir datos en la Vista Formulario Eliminar un registro Insertar un archivo en un campo contenedor Para obtener ms informacin

28 28 28 28 29 29 29 29 30

Leccin 5 Personalizacin del aspecto


Acerca de presentaciones y tablas Acerca de la personalizacin de presentaciones Examinar las herramientas de presentacin y el Inspector Cambio de tamao, desplazamiento y adicin de campos Seleccin y cambio de tamao de campos Desplazamiento de un campo Adicin de un campo Adicin de un panel de pestaas Visualizacin de un nmero como moneda Cambio del tamao y color del texto Adicin de un grfico a la presentacin Para obtener ms informacin

31 31 31 31 33 33 33 34 35 36 37 38 38

Leccin 6 Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo


Creacin de una lista en columnas Creacin de etiquetas de correo Acerca de las presentaciones de etiquetas Creacin de una presentacin de etiquetas Creacin de una carta modelo Acerca de las presentaciones de cartas modelo Creacin de una presentacin de una pgina en blanco Personalizacin de la carta con el nombre de la empresa Adicin de la despedida Para obtener ms informacin

39 39 40 40 40 42 42 42 45 45 45

Leccin 7 Simplificacin de la entrada de datos


Entrada de datos utilizando listas de valores Definicin de una lista de valores Asignacin de una lista de valores a un campo y visualizacin como botones circulares Generacin de valores con un campo de clculo Creacin de un campo de clculo Prueba del clculo Introduccin automtica de un nmero secuencial Creacin de un campo para nmeros de serie

46 46 46 47 48 48 50 50 50

Para obtener ms informacin

51

Leccin 8 Automatizacin de tareas con botones y guiones


Realizacin de una tarea utilizando un botn Creacin del botn Realizacin de una serie de tareas utilizando un guin Guiones Creacin de un guin para obtener una vista previa de Presentacin de etiquetas Asignacin de un guin a un botn Cambio de nombre del botn Prueba del botn Para obtener ms informacin

52 52 52 53 53 53 54 55 55 55

Leccin 9 Creacin y ejecucin de informes


Acerca de los informes de sumario Crear un informe dinmico en la Vista Tabla Analizar los datos en la Vista Tabla Ocultar datos no necesarios en el informe Agrupe y organice los datos y defina un campo de sumario. Etiquetar datos agrupados y eliminar valores de datos duplicados Use un asistente para crear un informe con datos agrupados y totales Acerca de las presentaciones para informes de subsumario Crear un informe subsumario con totales Guardado y envo de un informe como archivo PDF Para obtener ms informacin

56 56 56 56 57 57 58 59 59 60 66 67

Leccin 10 Generacin de datos


Crear un grfico circular Para obtener ms informacin

68 68 69

Leccin 11 Cmo hacer bases de datos relacionales


Visualizacin de un registro relacionado en un archivo Definicin de una relacin con otra tabla Visualizacin de los datos de un registro relacionado Visualizacin de una lista de registros relacionados Creacin de un portal para visualizar los registros coincidentes Adicin de campos y formato al portal Para obtener ms informacin

70 70 70 71 72 72 73 74

Leccin 12 Compartir e intercambiar datos


Acerca de compartir datos Habilitar la posibilidad de compartir FileMaker a travs de la red Abrir un archivo remoto Desactivar el uso compartido de la red FileMaker Acerca del intercambio de datos Guardado y envo de datos Formatos de archivo de importacin/exportacin admitidos Acerca de la importacin de datos Importacin de datos al archivo de ejemplo Para obtener ms informacin

75 75 75 77 78 78 79 79 79 79 81

Leccin 13 Proteccin de los datos en FileMaker Pro


Creacin de una cuenta y una contrasea Acerca de las cuentas Creacin de un conjunto de privilegios Acerca de los conjuntos de privilegios Creacin de un conjunto de privilegios personalizado Para obtener ms informacin

82 82 82 84 84 85 86

Leccin 14 Copias de seguridad de bases de datos


Cmo realizar una copia de seguridad de las bases de datos Cundo realizar la copia de seguridad Para obtener ms informacin

87 87 88 88

Leccin 1 Nociones bsicas de FileMaker Pro


Bienvenido al tutorial FileMakerPro. Este tutorial muestra cmo puede gestionar la informacin en FileMaker Pro. Aprender a utilizar el software de FileMaker Pro para realizar las acciones siguientes:

1 1 1 1 1 1 1 1 1

ubicar y ordenar informacin crear e introducir registros en una base de datos sencilla crear etiquetas de correo crear clculos, botones y guiones crear y ejecutar informes mostrar datos de forma grfica en un grfico crear relaciones entre tablas de bases de datos de FileMaker Pro aprender a compartir archivos con otros usuarios de su red o a travs de Internet proteger la informacin de su base de datos asignando conjuntos de privilegios y cuentas de usuario y realizando copias de seguridad de sus bases de datos

Este tutorial se realiza en cinco horas aproximadamente y puede realizarse en una sola sesin o en varias.

Cmo utilizar este tutorial


Estas lecciones se basan en la base de datos de clientes de una empresa ficticia denominada Pastelera favorita. Los clientes pueden abonar una tasa anual para obtener un descuento en todos los pedidos. Pastelera favorita utiliza FileMaker Pro para realizar un seguimiento de los nombres y las direcciones de los clientes y el estado de inscripcin al programa de descuento, adems de para generar etiquetas y cartas modelos a fin de ponerse en contacto con los clientes. Debe completar las lecciones siguiendo el orden que aqu se presenta ya que es necesario comprender los conceptos de las primeras lecciones para entender las siguientes. El archivo de ejemplo en el que trabaja ir progresando conforme avance a travs de las diversas lecciones. Se asume que est familiarizado con el sistema operativo del ordenador. Es esencial que para completar este aprendizaje sepa realizar determinadas actividades en su sistema operativo, como abrir archivos o localizar carpetas. Debido a que el uso de FileMaker Pro es la manera ms efectiva de conocer la aplicacin, cada leccin ofrece una actividad prctica diseada para guiarle por los mens, las pantallas y los conceptos paso a paso.

Leccin 1 | Nociones bsicas de FileMaker Pro

El archivo incluido en este aprendizaje est diseado para mostrar las funciones de FileMaker Pro y, por ello, es posible que no pueda utilizarse como plantilla para realizar ms tareas. FileMaker Pro incluye tambin soluciones iniciales. Para crear una base de datos mediante la solucin inicial de FileMaker Pro, seleccione el men Archivo > Nueva desde solucin inicial. Nota Algunos procedimientos hacen referencia a un men abreviado. Para mostrar un men abreviado (o contextual), haga clic con el botn derecho del ratn (o pulse la tecla Control y haga clic) en un objeto o rea y aparecer una lista de comandos. Puede utilizar el Panel de control (Windows) o las Preferencias del sistema (Mac OS) para configurar el ratn, el panel tctil o el dispositivo de entrada. Por ejemplo, puede configurar un botn secundario en el ratn o una funcin de pulsacin secundaria en un panel tctil.

Dnde encontrar los archivos del ejemplo


El archivo de ejemplo contiene datos de la Pastelera favorita y le ofrece la oportunidad de practicar la creacin de los elementos de la base de datos que se describen en cada leccin. Si necesita empezar de nuevo, sustituya el archivo de ejemplo existente por una nueva copia. Si se instal el archivo de ejemplo, ste se encuentra en: FileMaker Pro12/Extras espaol/Aprendizaje o FileMaker Pro 12 Advanced/Extras espaol/Aprendizaje Tambin puede descargar el archivo de ejemplo desde el sitio web de FileMaker: www.filemaker.com/es/support/index.html.

Conceptos de bases de datos


Qu es una base de datos?
Una base de datos es un mtodo de organizacin y anlisis de la informacin. Probablemente ha utilizado varias bases de datos recientemente sin darse cuenta de ello. Una libreta de fechas, una lista de piezas e incluso su libreta de direcciones son bases de datos.

Por qu usar una base de datos?


El almacenamiento de informacin en un archivo de base de datos tiene muchas ventajas. Una base de datos no slo contiene informacin, sino que ayuda a organizar y analizar la informacin de maneras diferentes. Por ejemplo, las bases de datos permiten agrupar informacin para informes, ordenarla para etiquetas de correo, recontar el inventario o buscar una factura concreta. Las bases de datos informatizadas ofrecen muchas ventajas sobre sus homlogas basadas en papel: velocidad, fiabilidad, precisin y la posibilidad de automatizar muchas tareas repetitivas.

Cmo se organiza una base de datos?


Un archivo de base de datos se organiza en una o varias tablas. Las tablas almacenan registros. Cada registro es un conjunto de campos. Imagine que su libreta de direcciones es un archivo de base de datos de FileMaker Pro. Cada una de las direcciones contenida en la libreta es un registro de una tabla Libreta de direcciones. Cada registro tiene informacin como nombre, direccin, poblacin, etc. Cada uno de estos datos nombre, direccin y poblacin se almacena en un campo independiente.

Leccin 1 | Nociones bsicas de FileMaker Pro

Cmo se muestran los datos de los campos?


FileMaker Pro muestra los campos en presentaciones. Cada presentacin se basa en una nica tabla y muestra los registros de dicha tabla. Imagine que su base de datos consta de una tabla Tareas y una tabla Libreta de direcciones. Una presentacin basada en la tabla Libreta de direcciones mostrar los campos y registros de la tabla Libreta de direcciones. Una presentacin basada en la tabla Tareas mostrar los campos y registros de la tabla Tareas.

Nociones bsicas de FileMaker Pro


FileMaker Pro es una aplicacin compatible con mltiples plataformas. Archivos creados en un Mac se pueden abrir con FileMaker Pro en un ordenador que ejecute Windows, y viceversa. Tambin puede utilizar FileMaker Go para mostrar los archivos de FileMaker Pro en un iPad o iPhone, o utilice un navegador Web para mostrar los archivos publicados en la Web. A diferencia de la mayora de los procesamientos de textos o los programas de hojas de clculo, FileMaker Pro guarda el trabajo inmediatamente. Por ello, es importante que tenga cuidado al llevar a cabo acciones como, por ejemplo, al realizar cambios en los archivos, sobre todo, al eliminar registros. Una vez eliminados los registros, estos desaparecen de la base de datos. Tal y como se indica en leccin 14, debera hacer copias de seguridad de los archivos de forma regular. Las copias de seguridad pueden ahorrarle muchas horas de trabajo innecesario y preocupaciones en el supuesto de que los archivos se pierdan o daen, o los registros se eliminen involuntariamente.

Acerca de los modos de FileMaker Pro


Cuando trabaja en FileMaker Pro, lo hace en uno de los cuatro modos.

1 Utilice el modo Visualizar para introducir datos y ver registros. 1 Utilice el modo Buscar para ubicar un registro o un grupo de registros. 1 Utilice el modo Presentacin para especificar la apariencia de la informacin en la pantalla y
cundo imprimirla.

1 Utilice el modo Vista previa para ver el aspecto de las pginas antes de imprimirlas.
Una vez que ha abierto una base de datos, puede cambiar de un modo a otro por medio del men Vista, los botones de la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin o el men emergente de modo, situado en la parte inferior de la ventana de la aplicacin.

Leccin 1 | Nociones bsicas de FileMaker Pro

10

Utilice los botones de la barra de herramientas de estado y de la barra de presentacin para cambiar de modo

Utilice el men emergente de modo para cambiar de modo

Para obtener ms informacin


Para obtener ms informacin sobre los conceptos bsicos de FileMaker Pro, consulte los captulos 1 y 2 de la Gua del usuario de FileMaker Pro. Tambin puede encontrar informacin completa y pormenorizada sobre procedimientos y conceptos en la Ayuda de FileMaker Pro. Para tener acceso a la Ayuda de FileMaker Pro, seleccione el men Ayuda > Ayuda de FileMaker Pro. Para acceder al Centro de recursos de FileMaker en Internet, seleccione el men Ayuda del > Centro de recursos.

Leccin 2 Visualizacin de la informacin


Los datos se visualizan, introducen o cambian en el modo Visualizar. Este es el modo ms sencillo de interactuar con la base de datos. En esta leccin:

1 1 1 1

abrir una base de datos que ya contiene datos se desplazar entre registros visualizar la informacin de diversas formas cambiando presentaciones ver las diferencias entre las Vistas formulario, lista y tabla

1 explorar la barra de herramientas de estado 1 guardar una copia de la base de datos

Cmo abrir una base de datos y desplazarse por los registros


Para abrir la base de datos de ejemplo: 1. Abra la carpeta Aprendizaje en el disco duro. Para obtener informacin acerca de la ubicacin de la carpeta del tutorial, consulte en el Dnde encontrar los archivos del ejemplo en la pgina 8. 2. Abra el archivo Ejemplo.fmp12.

1 La base de datos est en modo Visualizar. FileMaker Pro toma por defecto el modo
Visualizar cuando se abre una base de datos.

1 La barra de herramientas de estado muestra la existencia de 29 registros en la base


de datos de ejemplo. Se muestra el primero de ellos.

Leccin 2 | Visualizacin de la informacin

12

Registro que se muestra actualmente

Nmero total de registros

Icono de libro Barra de desplazamiento

El men emergente de modo muestra el modo actual

3. Haga clic en la pgina derecha del icono del libro cada vez que desee avanzar un registro y haga clic en la pgina izquierda cada vez que desee retroceder un registro. 4. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la derecha y sultela para desplazarse hacia delante varios registros. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la izquierda y sultela para retroceder varios registros. Adems, puede hacer clic en el nmero de registro actual, escribir el nmero de registro que desee y a continuacin, pulsar Intro (Windows) o Retorno (Mac OS) para ir a un registro concreto en la base de datos. Consejo El men Registros tambin proporciona comandos para desplazarse entre los registros. Seleccione el men Registros > Ir al registro y elija entre Siguiente, Anterior o Ir a.

Cmo visualizar la informacin de distintas formas


Aunque introduzca una sola vez la informacin en FileMaker Pro, puede utilizar esa informacin de distintas formas. Las presentaciones permiten visualizar algunos o todos los campos. Como no es necesario ver todos los campos en cada presentacin, stas son una herramienta eficaz para imprimir o para trabajar simplemente con la informacin que necesite para llevar a cabo una tarea concreta.

Leccin 2 | Visualizacin de la informacin

13

Steve Williams 789 Ninth Avenue Nueva York, NY 10001 Estimado Steve, Gracias por realizar un pedido en la Pastelera favorita. Valoramos su confianza y nos complace tener la oportunidad de atenderle. Si tiene alguna duda acerca de su pedido, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Deseamos que el servicio sea de su agrado. Atentamente, John Lee

Listn telefnico Juanita Alvarez Michelle Cannon Andre Common Marie Durand Jean Durand William Johnson John Lee Patrick Murphy Le Nguyen Kentaro Ogawa Mary Smith John Smith Sophie Tang Steve Williams Betty Wilson 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234

Se pueden organizar los mismos datos de forma diferente con varias presentaciones

Cmo ver una presentacin diferente


Para ver algunas de las presentaciones posibles, utilice el archivo que acaba de abrir. 1. Haga clic en el men emergente de presentaciones, situado en la barra de presentacin. Aparece una lista que muestra las presentaciones disponibles en este archivo.

Men emergente de presentaciones

La marca de verificacin situada junto a la presentacin Entrada de datos indica la presentacin actual. En la presentacin Entrada de datos se muestra la mayora de los campos de la tabla Clientes.

Campos

Leccin 2 | Visualizacin de la informacin

14

2. Elija la presentacin Lista de tipos de clientes en el men emergente Presentacin. Esta presentacin muestra cada registro como una fila en una lista distribuida en columnas. Observe que la presentacin Lista de tipos de clientes contiene slo cuatro de los campos que estaban presentes en la presentacin Entrada de datos. Dado que esta presentacin contiene un menor nmero de campos, algunos de los datos no se muestran. No obstante, no se ha eliminado ningn dato de la base de datos.

La presentacin Lista de tipos de clientes muestra slo cuatro de los campos presentes en la presentacin Entrada de datos

3. Vaya al men desplegable de presentaciones y vuelva a la presentacin Entrada datos. No se ha perdido ningn dato.

Leccin 2 | Visualizacin de la informacin

15

Cmo visualizar las presentaciones como formularios, listas y tablas


Puede visualizar las presentaciones de tres formas diferentes: como un formulario, como una lista y como una tabla.

1 Ver como formulario muestra la presentacin actual con un registro cada vez. 1 Ver como lista muestra la presentacin actual como una lista, con un registro debajo de otro. 1 Ver como tabla muestra muchos registros a la vez en una cuadrcula.
Por lo general, las presentaciones pueden cambiarse entre la Vista Formulario, Tabla y Lista mientras la base de datos se encuentra en el modo Visualizar.

Vista Formulario

Vista Tabla

Vista Lista La presentacin Lista de tipos de clientes, vista como un formulario, despus como una tabla y, finalmente, como una lista

Cambie entre la Vista Formulario, Tabla y Lista en la misma presentacin para ver las diferencias entre ellas. 1. En el archivo de ejemplo, cambie a la presentacin Lista de tipos de clientes. Puede ver muchos registros en forma de lista. 2. Haga clic en Vista Formulario en la barra de presentacin.

Ahora puede ver un nico registro, que se muestra en la misma presentacin. Slo ha cambiado la opcin de visualizacin. 3. Haga clic en Vista Tabla en la barra de presentacin.

La funcin Vista como tabla le permite visualizar muchos registros a la vez en forma de cuadrcula.

Leccin 2 | Visualizacin de la informacin

16

4. Haga clic en Vista Lista

en la barra de presentacin para regresar a la Vista lista.

Desplcese hacia abajo para ver ms registros en la Vista Lista.

Explorar la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin


La barra de herramientas de estado situada en la parte superior de la ventana de FileMaker Pro le permite acceder rpidamente a los comandos de men que utiliza habitualmente en FileMaker Pro. Los botones predeterminados de la barra de herramientas varan en funcin del modo en el que se encuentre. Puede aadir y eliminar botones para personalizar la barra de herramientas de estado en cualquier modo. La barra de presentacin situada bajo la barra de herramientas de estado le permite cambiar de presentaciones y vistas rpidamente. Otros controles de la barra de presentacin varan segn el modo en que se encuentre.
Barra de herramientas de estado Barra de presentacin

Barra de herramientas de estado y barra de presentacin en modo Visualizar

Averige la funcin de cada botn en la barra de herramientas de estado


1 Mueva el cursor sobre los botones de la barra de herramientas de estado.
Aparecer informacin sobre la herramienta de cada botn, en la que se describe su uso.

Personalizar la barra de herramientas de estado


Puede utilizar la barra de herramientas de estado tal cual o aadir y eliminar botones. Para aadir un botn a la barra de herramientas de estado: 1. Haga clic en el men Vista > Personalizar barra de herramientas de estado. 2. Realice una de las opciones siguientes:

1 Windows: En el cuadro de dilogo, seleccione la pestaa Comandos. 1 Mac OS: contine con el paso 3.
3. Arrastre Imprimir desde la Lista de comandos (Windows) o desde el cuadro de dilogo (Mac OS) hasta la barra de herramientas de estado. Para eliminar un botn desde la barra de herramientas de estado:

1 Arrastre el botn Ordenar desde la barra de herramientas de estado hasta el cuadro de


dilogo.

Leccin 2 | Visualizacin de la informacin

17

Para restablecer la barra de herramientas y que muestre solamente los botones predeterminados: 1. Realice una de las opciones siguientes:

1 Windows: En la pestaa Barras de herramientas, seleccione Barra de herramientas


de estado, haga clic en Restablecer y, a continuacin, en Aceptar.

1 Mac OS: Arrastre el juego de botones predeterminado que aparece en la parte inferior
del cuadro de dilogo hasta la barra de herramientas de estado. Se elimina el botn Imprimir y se restablece el botn Ordenar. 2. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar (Windows) o Hecho (Mac OS) en el cuadro de dilogo.

Cmo guardar una copia del archivo de ejemplo


En las prximas lecciones, utilizar una copia del archivo de ejemplo. Para guardar una copia del archivo de ejemplo: 1. Seleccione el men Archivo > Guardar una copia como. 2. Seleccione la carpeta del Tutorial para que la copia se guarde en ella. Ejemplo Copia.fmp12 aparecer automticamente como nombre de archivo. 3. Haga clic en Guardar. 4. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo de ejemplo original; para ello, seleccione el men Archivo > Cerrar.

Para obtener ms informacin


Ha abierto una base de datos, ha visualizado los registros, ha cambiado entre presentaciones y ha conocido las diferencias entre las vistas de formulario, lista y tabla, y ha explorado la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin. Asimismo, ha creado una copia de una base de datos que contiene los datos. Si desea obtener ms informacin sobre la visualizacin de informacin en FileMaker Pro, consulte el captulo 2 de la Gua del usuario de FileMaker Pro.

Leccin 3 Bsqueda y ordenacin de registros


Una base de datos es un conjunto de registros. A veces trabajar con todos los registros de la base de datos (por ejemplo, al enviar por correo un catlogo anual a cada cliente). Sin embargo, a menudo trabajar con un subconjunto de la base de datos: personas de una determinada ciudad, por ejemplo, o registros encuadrados en un margen concreto de fechas. En FileMaker Pro, este proceso de bsqueda de registros que coincidan con un criterio concreto se llama buscar registros. Una vez que haya encontrado los registros con los que desee trabajar, podr cambiar el orden. Puede ordenar los registros en orden ascendente o descendente. En esta leccin:

1 utilizar el modo Visualizar para encontrar registros que contengan: 1 datos coincidentes en cualquier campo con la opcin de bsqueda rpida 1 datos coincidentes en un campo nico 1 utilizar la opcin Bsqueda para: 1 encontrar registros que tengan datos coincidentes en mltiples campos concretos 1 buscar registros que coincidan con un rango de datos 1 reducir las bsquedas omitiendo registros 1 realizar una peticin de bsqueda, la modificar y utilizar la nueva bsqueda para
localizar diferentes registros

1 ordenar los registros en orden ascendente (de la a a la z) y aadir un nuevo registro


al tipo de ordenacin Nota Antes de comenzar esta leccin, compruebe que dispone del archivo Ejemplo Copia.fmp12. Para obtener informacin sobre cmo acceder a la carpeta Aprendizaje y realizar una copia del archivo Ejemplo.fmp12, consulte la leccin 2.

Utilizar la bsqueda rpida para buscar en una base de datos


La bsqueda rpida le proporciona un modo fcil de buscar en todos los campos en la presentacin actual. Busque todos los registros de los clientes con el nombre John que residan en el Reino Unido. 1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12 ubicado en la carpeta Aprendizaje. La base de datos se encuentra en modo Visualizar y la presentacin activa es Entrada de datos. Puede usar la bsqueda rpida para buscar texto comn en diferentes campos de una base de datos. 2. Escriba John Reino Unido en el cuadro de texto de bsqueda situado en la esquina superior derecha de la barra de herramientas de estado.

Escriba el texto que desea que encontrar aqu

Si no ve el cuadro de bsqueda, ample la ventana de FileMaker Pro.

Leccin 3 | Bsqueda y ordenacin de registros

19

3. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS). El resultado de la bsqueda rpida es el conjunto encontrado. El grfico circular de la barra de herramientas de estado muestra el conjunto encontrado como una parte de todos los registros de la base de datos.
Nmero de registros en el conjunto encontrado Grfico circular Nmero total de registros en la base de datos

4. Haga clic en el icono del libro o en la barra de desplazamiento para visualizar los dos registros del conjunto encontrado. Su bsqueda rpida devolvi resultados para John Lee (campo Nombre) de Johns Circle (campo Domicilio 1) ubicado en el Reino Unido (campo Pas) y William Johnson (campo Apellidos) ubicado en el Reino Unido (campo Pas), pero no John Smith, cuyo registro no contiene el texto "Reino Unido" en ningn campo. Este tipo de bsqueda se denomina habitualmente como una bsqueda AND, ya que los registros deben contener tanto John como Reino Unido.

Bsqueda de registros segn criterios de un campo nico


Puede utilizar un men abreviado para encontrar datos coincidentes en un campo concreto. Ahora debe encontrar todos los clientes ubicados en la ciudad de Nueva York. 1. Haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado para restaurar todos los registros del conjunto encontrado. Una vez ms, el grfico circular confirma que el conjunto encontrado contiene 29 registros. Nota No es necesario hacer clic en Mostrar todos antes de realizar una bsqueda, ya que FileMaker Pro busca de forma predeterminada los registros en toda la base de datos. 2. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la izquierda para mostrar el primer registro de la base de datos (Mary Smith ubicada en EE. UU.). 3. Haga clic con el botn derecho (Windows) o pulse la tecla Control mientras hace clic (Mac OS) en el campo Ciudad. 4. En el men abreviado, elija Buscar registros coincidentes.

Seleccione Buscar registros coincidentes

Leccin 3 | Bsqueda y ordenacin de registros

20

La peticin devuelve registros de cuatro clientes que viven en Nueva York. El grfico circula muestra que el conjunto encontrado ha cambiado a cuatro registros.
Nmero de registros en este conjunto encontrado

5. Haga clic en el icono del libro o en la barra de desplazamiento para visualizar cada uno de los cuatro registros del conjunto encontrado.

Bsqueda de registros segn criterios de diferentes campos


Puede buscar registros que coincidan con distintos criterios, por ejemplo, clientes que sean de Estados Unidos y tambin clientes nuevos. De nuevo debe crear una bsqueda AND. Para realizar una bsqueda AND en el modo Bsqueda, escriba cada criterio de bsqueda directamente en el campo apropiado. Para buscar todos los clientes que vivan en Estados Unidos y sean clientes nuevos: 1. Haga clic en Buscar en la barra de herramientas de estado. FileMaker Pro cambia al modo Buscar. En el modo Buscar, cree una peticin de bsqueda utilizando los campos marcados con un . Escriba los criterios que desea utilizar para la bsqueda en los campos incluidos en dicha peticin. 2. Escriba EE.UU. en el campo Pas. 3. Escriba Nuevo en el campo Tipo de cliente. 4. Haga clic en Ejecutar bsqueda en la barra de herramientas de estado. La peticin de bsqueda devuelve un conjunto encontrado de dos registros en relacin con los dos nuevos clientes que residen en Estados Unidos.

Bsqueda de registros que coincidan con distintos criterios en el mismo campo


A veces es necesario buscar registros que coincidan con ms de un criterio en un nico campo. Por ejemplo, es posible que deba buscar todos los clientes de Nueva York o Londres. Este tipo de bsqueda se suele llamar bsqueda OR, ya que el conjunto encontrado constar de registros que coincidan con cualquiera de los criterios de bsqueda. Para llevar a cabo una bsqueda OR en FileMaker Pro, ser necesario que utilice distintas peticiones de bsqueda.

1 Escriba el primer criterio de bsqueda en el campo apropiado de la primera peticin de bsqueda. 1 Cree una segunda peticin de bsqueda e introduzca el segundo criterio en el mismo campo.
Cuando haga clic en el botn Ejecutar bsqueda, FileMaker Pro recupera todos los registros que coincidan con cualquiera de los criterios introducidos. Para buscar todos los clientes que viven en Nueva York o Londres: 1. Haga clic en Buscar en la barra de herramientas de estado. 2. Escriba Nueva York en el campo Ciudad.

Leccin 3 | Bsqueda y ordenacin de registros

21

3. Haga clic en Nueva peticin en la barra de herramientas de estado. Fjese que la barra de herramientas de estado muestra que existen actualmente dos peticiones.
Nmero de

4. Escriba Londres en el campo Ciudad de esta segunda peticin. 5. Haga clic en Ejecutar bsqueda en la barra de herramientas de estado. La peticin de bsqueda devuelve un conjunto encontrado de seis registros para los seis clientes que residen en Nueva York o Londres.

Bsqueda de registros que coincidan con un rango de criterios en el mismo campo


A veces desear buscar registros que coincidan con un rango de criterios dentro de un nico campo. Por ejemplo, es posible que desee buscar todos los registros que estn dentro del periodo de un mes, o localizar todas las facturas de ventas numeradas entre la nmero 500 y la 1000. Para llevar a cabo este tipo de bsqueda en FileMaker Pro, se utiliza un smbolo de rango especial en la peticin de bsqueda para especificar los lmites inferior y superior del criterio de bsqueda. Para buscar los clientes que abonaron su tasa anual entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de junio de 2011: 1. Haga clic en Buscar. 2. Escriba 1/1/2011 en el campo Fecha de pago. Nota FileMaker Pro utiliza el formato de fecha especificado en la configuracin del sistema, por lo que el formato de fecha que ve e introduce puede ser diferente del formato que se muestra en este tutorial. 3. En la barra de presentacin, haga clic en Operadores y seleccione rango de la lista.

Seleccione el rango

Consejo Como opcin, puede escribir cualquier operador del men directamente en el campo de bsqueda. La peticin de bsqueda deber mostrar 1/1/2011... en el campo Fecha de pago.

Leccin 3 | Bsqueda y ordenacin de registros

22

4. Inmediatamente despus de los puntos suspensivos (...), escriba 30/6/2011.

5. Haga clic en Ejecutar bsqueda. La bsqueda devuelve seis registros, los de los seis clientes que abonaron las tasas dentro de los seis primeros meses del ao 2011.

Reduccin de la bsqueda
A veces, es posible que necesite buscar registros que coincidan con ciertos criterios mientras que al mismo tiempo se excluyan otros como, por ejemplo, buscar todos los registros que se aadieron en un ao concreto, excepto aquellos que se aadieron en un mes determinado, o buscar todos los clientes que residan en Estados Unidos, excepto los que vivan en la ciudad de Nueva York. Puede llevar a cabo estos tipos de bsqueda utilizando una combinacin de peticiones de bsqueda mltiples y omitiendo ciertos registros. Como FileMaker Pro procesa las peticiones de bsqueda mltiples en el orden en que se crean, de esta forma es posible crear bsquedas muy especficas. La omisin de los registros en una bsqueda no los elimina de la base de datos. Para buscar los registros de clientes que abonaron las tasas en el ao 2011, excepto los que lo hicieron en marzo: 1. Haga clic en Buscar. 2. Escriba 2011 en el campo Fecha de pago. 3. Haga clic en Nueva peticin. Fjese que la barra de herramientas de estado muestra que sta es la segunda peticin en la bsqueda que se est realizando en esta base de datos. 4. Haga clic en Omitir en la barra de presentacin para que FileMaker Pro no incluya registros en el conjunto encontrado que se ajusten a los criterios de esta segunda peticin de bsqueda.

Haga clic en Omitir

5. Escriba1/3/2011en el campo Fecha de pago. 6. Haga clic en Operadores y seleccione rango de la lista. 7. Tras los puntos suspensivos, escriba 21/3/2011 en el campo Fecha de pago a fin de no incluir los clientes que pagaron en algn momento durante el mes de marzo. 8. Haga clic en Ejecutar bsqueda. La bsqueda devuelve 11 registros para 11 clientes que abonaron las tasas en el ao 2011, excepto los que lo hicieron en el mes de marzo.

Leccin 3 | Bsqueda y ordenacin de registros

23

Guardar una solicitud de bsqueda para utilizar ms adelante


Si crea una peticin de bsqueda compleja que pretende utilizar en ms de una ocasin, puede guardarla como bsqueda guardada. De esa manera, podr ejecutar la peticin de bsqueda de manera rpida y sencilla en modo Visualizar o Buscar. Para guardar la ltima peticin de bsqueda: 1. Realice una de las opciones siguientes:

1 Windows: Haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botn Buscar y seleccione
Guardar bsqueda actual.

1 Mac OS: Mantenga pulsado el botn Buscar y seleccione Guardar bsqueda actual.
La ltima peticin de bsqueda que ejecut aparece en Especificar opciones para la bsqueda guardada.

La solicitud de bsqueda aparece como el nombre predeterminado de la bsqueda guardada

2. En Nombre, escriba Cuotas pagadas 2011, excepto marzo y haga clic en Guardar.

Buscar los registros con una bsqueda guardada


Para ejecutar la peticin de bsqueda guardada: 1. En el modo Visualizar, haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado. El grfico circular de la barra de herramientas de estado muestra una vez ms el nmero total de registros del archivo de ejemplo.

2. Realice una de las opciones siguientes:

1 Windows: Haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botn Buscar y,

en Bsquedas guardadas, seleccione Cuotas pagadas 2011, excepto marzo.

1 Mac OS: Mantenga pulsado el botn Buscar y, en Bsquedas guardadas, seleccione


Cuotas pagadas 2011, excepto marzo. De nuevo, slo aparecen 11 registros que renen los criterios que especific en la bsqueda guardada.

Ordenacin del conjunto encontrado


Una vez que haya encontrado un conjunto de registros con los que trabajar, podr ordenar dichos registros. Por ejemplo, podr mostrar los registros en orden alfabtico u ordenarlos desde el ms reciente hasta el ms antiguo.

Leccin 3 | Bsqueda y ordenacin de registros

24

Para ordenar los registros en orden alfabtico por los apellidos de los clientes: 1. En la barra de presentacin, haga clic en el men emergente Presentacin y elija Lista de tipos de clientes.

Seleccione Lista de tipos de clientes

Aparece la presentacin Lista de tipos de clientes Esta presentacin har ms sencillo ver los resultados de la ordenacin. La barra de color negro situada a la izquierda del registro para Mary Smith indica que es el registro actual del conjunto encontrado.

Registro actual

2. Haga clic en Ordenar en la barra de herramientas de estado. Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar registros. 3. Si aparece cualquier campo en la columna Tipo de ordenacin a la derecha del cuadro de dilogo, haga clic en Borrar todo. 4. En la lista de campos disponibles situada a la izquierda, seleccione Apellidos y haga clic en Mover.

El smbolo indica la direccin de ordenacin

Los botones de direccin de ordenacin se activan al seleccionar un campo

El smbolo de la direccin de ordenacin situado a la derecha del campo Apellidos aumenta de tamao de izquierda a derecha. Esto indica que cuando la base de datos se ordene por este campo, los datos estarn en orden ascendente (de la a a la z). 5. Haga clic en Ordenar. Los nombres de la presentacin Lista de tipos de clientes estn ordenados alfabticamente por sus apellidos. El registro actual sigue siendo Mary Smith. Este registro se ha desplazado a su ubicacin ordenada en la lista.

Leccin 3 | Bsqueda y ordenacin de registros

25

Aadir un nuevo registro en la Vista lista


Tras haber ordenado un conjunto encontrado, FileMaker Pro mostrar los nuevos registros que aada en la ubicacin adecuada dentro de la lista ordenada al consignar (guardar) cada registro en la base de datos. Para aadir un registro y ver cmo se ordena automticamente: 1. Haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado. Ver un registro en blanco en la presentacin Lista de tipos de clientes.

Nota Dependiendo del tamao de la ventana de FileMaker Pro, deber desplazarse hacia abajo para ver el registro en blanco. 2. En Nombre, escriba Connel; en Apellidos, escriba Jordan; en Empresa, escriba DEF Ltd.; en Tipo de cliente, escriba Nuevo. 3. Haga clic fuera del campo Tipo de cliente para guardar el nuevo registro en la base de datos. El nuevo registro aparece ordenado alfabticamente en la lista por apellido. 4. Elija el men Registros > Desordenar. Los registros se restablecen en el orden en que estaban antes de que ordenara el conjunto encontrado y el registro aadido aparece al final de la lista. ste es el orden en el que los registros se guardan en la base de datos. Consejo Si no desea que los registros cambien de ubicacin al aadirlos o modificarlos, anule la seleccin de Mantener registros en orden en el cuadro de dilogo Ordenar registros. 5. Seleccione el registro para Connel Jordan en el caso de que an no lo haya seleccionado. 6. Haga clic en Eliminar registro en la barra de herramientas de estado y, a continuacin, haga clic en Eliminar para borrar este registro del archivo de ejemplo. 7. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.

Para obtener ms informacin


Ha buscado registros basndose en diversos criterios, ha reducido las bsquedas al omitir registros especficos y ha aprendido a guardar peticiones de bsqueda. Adems, ha ordenado el resultado del conjunto encontrado final y ha aadido un nuevo registro en la lista ordenada. Si desea obtener ms informacin acerca de la bsqueda y ordenacin de registros en FileMaker Pro, consulte el captulo 2 de la Gua del usuario de FileMaker Pro.

Leccin 4 Creacin de una base de datos e introduccin de registros


En las lecciones anteriores, ya hemos visto cmo utilizar una base de datos simple con datos existentes. Ahora crearemos archivos y aadiremos registros. En esta leccin:

1 crear una base de datos sencilla 1 definir los campos para que contengan diferentes tipos de datos 1 crear registros 1 introducir datos 1 modificar datos 1 eliminar registros 1 introducir datos en un campo contenedor

Crear una base de datos sencilla


Acerca de los campos
Se crea un campo para cada categora de informacin que se necesita, como Nombre o Ciudad. Para buscar, ordenar, calcular y mostrar los datos correctamente, el tipo de campo debera coincidir con la clase de datos que contiene (texto, nmero, fecha, etc.). En lecciones posteriores aprender otros tipos de campos.

Cmo crear una base de datos


1. En FileMaker Pro, realice una de las opciones siguientes:

1 Si ve la pantalla de Inicio rpido de FileMaker, haga clic en Crear una nueva base de datos. 1 Si no ve dicha pantalla, seleccione el men Archivo > Nueva base de datos.
2. Vaya a la carpeta Archivos del Aprendizaje y seleccinela como ubicacin para este archivo. 3. Escriba el nombre de archivo MiArchivo.fmp12 y haga clic en Guardar. El archivo se abre en el modo Visualizar en la Vista Tabla. Ahora podr crear campos. 4. Haga clic en Crear campo.

Haga clic aqu para crear un campo.

5. Escriba el nombre.

Leccin 4 | Creacin de una base de datos e introduccin de registros

27

6. Haga clic en el smbolo + situado a la derecha del campo Nombre.

Haga clic aqu para crear otro campo.

7. Escriba los Apellidos. 8. Haga clic en el smbolo + y escriba Tesa abonoda. 9. Haga clic en el smbolo + y escriba Fecha de pago. 10. Haga clic en el smbolo + y seleccione Contenedor. Ha creado cinco campos en la base de datos.
Las etiquetas de campo aparecen como cabeceras de columnas en la Vista Tabla

Los campos creados en la Vista Tabla son del tipo de campo de texto de forma predeterminada. Ahora debe cambiar el tipo de campo de algunos campos que ha creado. 11. Desplace el puntero sobre la cabecera de columna Tasa abonada hasta la flecha hacia abajo aparezca. Haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuacin, seleccione Campo > Tipo de campo > Numrico.
Utilice la flecha hacia abajo para mostrar el men abreviado

Seleccione Numrico como tipo de campo

12. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Fecha de pago y haga clic en la flecha hacia abajo. Seleccione Campo > Tipo de campo > Fecha. Haga clic en Aceptar para aceptar el formato de fecha predeterminada en FileMaker Pro. 13. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Contenedor y haga clic en la flecha hacia abajo. Seleccione Campo > Tipo de campo > Contenedor.

Leccin 4 | Creacin de una base de datos e introduccin de registros

28

Entrada de datos en la base de datos


Ahora puede introducir datos en MiArchivo.fmp12.

Creacin del primer registro


1. Haga clic bajo la cabeza de la columna Nombre. Aparece una nueva fila en la tabla. Se trata de un registro nuevo y vaco en la base de datos.
Esta elemento resaltado indica el registro actual en la Vista Tabla. Introduzca los datos aqu

2. Escriba Jane. 3. Pulse la tecla del tabulador para desplazarse hasta el campo Apellidos. Nota FileMaker Pro guarda automticamente los cambios a medida que trabaja. 4. Escriba Doe en el campo Apellidos. 5. Pulse la tecla Tab y escriba 25 en Tasa abonada. En la siguiente leccin aprender cmo dar formato a los campos numricos para visualizar la moneda. 6. Pulse la tecla Tab y escriba 11/11/2011 en Fecha de pago. Deje el campo Contenedor vaco.

Creacin de otro registro


1. Haga clic en la fila bajo Jane en el campo Nombre para crear un nuevo registro. Consejo Tambin puede hacer clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado para crear un nuevo registro. 2. Al igual que hizo para el registro de Jane Doe, introduzca los datos de Antoine Dubois, que pag 75 dlares el 2/2/2011. La base de datos contiene ahora dos registros.

Copiar datos mediante arrastrar y dejar


1. Haga clic en la siguiente fila y escriba un nombre y los apellidos de su seleccin. 2. Seleccione 75 en el campo Tasa abonada del registro 2.

Leccin 4 | Creacin de una base de datos e introduccin de registros

29

3. Arrastre el texto seleccionado al campo Tasa abonada del registro 3 y suelte el ratn. Nota Si no puede arrastrar el texto, es posible que no est habilitada la funcin de arrastrar y soltar para FileMaker Pro. Para activar dicha funcin, seleccione el men Edicin > Preferencias (Windows) o el men FileMaker Pro > Preferencias (Mac OS). En General, seleccione Permitir arrastrar y soltar seleccin de texto, haga clic en Aceptar y repita los pasos 2 y 3. 4. Seleccione 2/2/2011 en el registro 2 y, a continuacin, arrastre y deje este elemento en el campo Fecha de pago del registro 3.

Modificacin de los datos de un registro


Supongamos que Jane Doe pag 75 euros y no 25. Puede corregir esta entrada con toda facilidad. 1. En el registro de Jane Doe, haga clic a la derecha del nmero 2, pulse Retroceso (Windows) o Suprimir (Mac OS) y, a continuacin, escriba 7. 2. Haga clic fuera del campo para consignar este cambio en la base de datos.

Introducir datos en la Vista Formulario


Puede introducir datos en las vistas Formulario y Lista. 1. Haga clic en Vista Formulario .

2. En el ltimo registro que ha creado, seleccione los datos en el campo Apellidos y escriba un nombre diferente. 3. Haga clic fuera del campo para guardar el cambio.

Eliminar un registro
1. Haga clic en Vista Tabla . 2. Seleccione el ltimo registro que ha creado. Para ello, haga clic en cualquier campo del registro. 3. Haga clic en Eliminar registro en la barra de herramientas de estado. 4. Haga clic en Eliminar en el cuadro de dilogo de confirmacin. La barra de herramientas de estado indica que slo quedan dos registros en la base de datos.

Insertar un archivo en un campo contenedor


Un campo contenedor puede almacenar fotografas, pelculas, sonidos grabados y documentos como, por ejemplo, archivos de Microsoft Word, Excel y PDF. 1. Seleccione el campo contenedor en el primer registro. 2. Seleccione el men Insertar > Archivo. 3. Seleccione el archivo logo.png ubicado en la carpeta Aprendizaje. 4. Haga clic en Abrir (Windows) o en Insertar (Mac OS).

Leccin 4 | Creacin de una base de datos e introduccin de registros

30

El campo contenedor muestra el nombre y el icono del archivo PNG

Al insertar un archivo, FileMaker Pro muestra el icono y el nombre del archivo en el campo contenedor, pero no el contenido real del archivo. 5. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.

Para obtener ms informacin


Ha creado una base de datos sencilla y ha definido sus campos; a continuacin ha aadido, modificado y eliminado registros y ha copiado datos entre diferentes registros. Si desea obtener ms informacin, consulte los captulos 2 y 3 de la Gua del usuario de FileMaker Pro. Aprender ms aspectos relativos a la introduccin de datos en campos de diferentes tipos y empleando diversos mtodos en leccin 7. Si desea obtener ms informacin, consulte los captulos 2 y 5 de la Gua del usuario de FileMaker Pro.

Leccin 5 Personalizacin del aspecto


Puede mejorar el aspecto de los datos aadiendo grficos y otros efectos. En esta leccin:

1 1 1 1

aprender cmo las presentaciones determinan lo que ve aadir, cambiar el tamao y desplazar campos aadir un panel de pestaas mostrar valores en un campo numrico como moneda

1 cambiar el tamao, el color y el estilo del texto 1 aadir grficos 1 ver dnde buscar otras formas de personalizar una presentacin

Acerca de presentaciones y tablas


Cada presentacin se basa en una nica tabla y muestra los registros de dicha tabla. Si el archivo slo contiene una tabla, todas las presentaciones del archivo se basarn en dicha tabla. Si el archivo contiene ms de una tabla, debe elegir qu tabla utilizar la presentacin en el momento de crearla, aunque ms adelante la podr cambiar en caso necesario. Es importante qu tabla elige como base para la presentacin, pues determina qu campos y registros estn disponibles para su uso en dicha presentacin. Los campos y registros no almacenados en la tabla actual se seguirn pudiendo utilizar, pero se deber acceder a ellos a travs de relaciones. Obtendr ms informacin sobre las relaciones en leccin 11, Cmo hacer bases de datos relacionales.

Acerca de la personalizacin de presentaciones


Disee las presentaciones en el modo Presentacin. Puede incluir cualquier combinacin de campos, texto y grficos en las presentaciones. La apariencia de los objetos y el texto de una presentacin viene determinada por el tema de la misma. Puede especificar un tema al crear una presentacin y modificarlo posteriormente si lo desea. Tambin puede cambiar la forma en que se muestran los elementos de una presentacin (por ejemplo, los objetos y el texto) y el modo en que se presentan los datos en los campos numricos o de fecha. Por ejemplo, puede hacer que un campo numrico incluya una notacin en forma de moneda o puede establecer que un campo de fecha incluya el da de la semana junto con el mes, da y ao.

Examinar las herramientas de presentacin y el Inspector


1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12 en la carpeta Aprendizaje. Consejo Como ya abri Ejemplo Copia.fmp12 en la leccin 3, puede seleccionar el men Archivo > Abrir reciente y, a continuacin, seleccionarlo en la lista de archivos recientes para volver a abrirlo en lecciones posteriores.

Leccin 5 | Personalizacin del aspecto

32

2. Elija Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin si no est seleccionado. 3. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin y seleccione un campo. La barra de herramientas de estado muestra las herramientas que utiliza para disear las presentaciones. Si no ve las herramientas de presentacin, ample la ventana de FileMaker Pro.
Nmero de presentaciones de este archivo Herramientas de presentacin

Mostrar u ocultar el Inspector y la barra de formato

4. Desplace el cursor sobre la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin para familiarizarse con las diferentes herramientas de presentacin. 5. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin para abrirlo.

Utilice el Inspector para gran parte de las tareas de formato en el modo Presentacin. El Inspector es una herramienta que le ayuda a visualizar y editar la configuracin de los objetos. Los cambios realizados en el modo Presentacin afectan slo al aspecto de los datos. Los datos en s permanecen tal como se introdujeron en el archivo.

Haga clic en una pestaa para ver otros parmetros

Utilice la pestaa Apariencia para copiar y pegar estilos de objetos y texto, as como para aplicar formato a los objetos, las lneas y el texto

Leccin 5 | Personalizacin del aspecto

33

Cambio de tamao, desplazamiento y adicin de campos


Seleccin y cambio de tamao de campos
1. Haga clic en el campo Nombre de la presentacin para seleccionarlo.
Haga clic para seleccionar el campo Haga clic y arrastre el selector para cambiar el tamao

2. Arrastre hacia la izquierda el selector ubicado a la derecha del campo para dejar este con un tamao reducido, pero suficiente para que muestre el nombre ms largo que espere encontrar en el archivo. Aparecen guas dinmicas azules en la presentacin. Al desplazar, cambiar de tamao o alinear objetos de una presentacin, las guas dinmicas le ayudan a crear y modificar de forma ms precisa los objetos. Cada campo contiene una insignia , que indica que el campo est habilitado para realizar bsquedas rpidas. El color de la insignia indica el rendimiento estimado al realizar una bsqueda por este campo. Puede ocultar las insignias de bsqueda rpida. Para ello, seleccione el men Visualizar > Mostrar > Bsqueda rpida. 3. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, haga clic en Abandonar presentacin para ver los resultados en el modo Visualizar. 4. En el modo Visualizar, haga clic en el libro que aparece en la barra de herramientas de estado para recorrer los registros. Si el campo no muestra por completo los nombres, vuelva al modo Presentacin y ample el campo. 5. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin y repita los pasos 1 a 4 para el campo Apellidos.

Desplazamiento de un campo
1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en el campo Apellidos y arrstrelo a la derecha del campo Nombre. Puede utilizar las guas dinmicas para alinear el texto en el campo Nombre.

Consejos

1 Si mueve accidentalmente un campo o panel de pestaas errneo, seleccione el men


Edicin > Deshacer mover para deshacer el cambio. de direccin del teclado para alinear objetos.

1 Tambin puede utilizar las reglas y la retcula, la pestaa Posicin del Inspector y las teclas
2. Arrastre la etiqueta del campo Apellidos por encima del campo Apellidos. 3. Arrastre la etiqueta del campo Nombre por encima del campo Nombre.

Leccin 5 | Personalizacin del aspecto

34

4. Alinee las etiquetas de los campos Nombre y Apellidos entre s y en relacin con sus respectivos campos. 5. Mientras pulsa Mays, seleccione las etiquetas y los campos. A continuacin, utilice las flechas de direccin para desplazar los objetos a una ubicacin ms prxima al campo Domicilio 1. Una vez finalizada, la presentacin debera parecerse a la que se muestra a continuacin.

Consejo Si se equivoca al disear las presentaciones, puede hacer clic en Restablecer en la barra de presentacin para deshacer los cambios que no hayan sido guardados y, despus, comenzar de nuevo. 6. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, haga clic en Abandonar presentacin en la barra de presentacin para ver los resultados en el modo Visualizar.

Adicin de un campo
Si se ha definido un campo en una tabla, puede mostrarlo en cualquier presentacin basada en dicha tabla. En la base de datos de ejemplo, hay algunos campos definidos que no se muestran en esta presentacin. Ahora aadir uno de estos campos. Nota Tambin puede colocar campos relacionados de otras tablas en las presentaciones, como se explica en la leccin 11. 1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin. 2. Haga clic en la herramienta Campo en la barra de herramientas de estado y arrastre el nuevo campo al campo Fecha de pago.

Herramienta Campo

3. En el cuadro de dilogo Especificar campo, seleccione Cliente desde. Asegrese de que la opcin Crear etiqueta est seleccionada y, a continuacin, haga clic en Aceptar. El campo Cliente desde aparece en la presentacin. 4. Ajuste el tamao del nuevo campo arrastrando el selector derecho, de forma que tenga el mismo tamao que el campo Fecha de pago. 5. Seleccione la etiqueta de campo y ajuste su tamao para que se muestre por completo si es necesario. Nota Es posible que deba ajustar la alineacin del texto de la etiqueta.

Leccin 5 | Personalizacin del aspecto

35

6. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin para comprobar la etiqueta y el campo nuevos en el modo Visualizar. 7. Haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado. Ver que se ha introducido la fecha de hoy en el campo Cliente desde del nuevo registro. Se introducir la fecha actual en el campo Cliente desde en cada uno de los nuevos registros que se creen. 8. Haga clic en Eliminar registro y, a continuacin, en Eliminar para borrar el registro vaco del archivo.

Adicin de un panel de pestaas


1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin. 2. Seleccione la pestaa Informacin del contacto para seleccionar el panel de pestaas.

Los identificadores aparecen alrededor de todo el panel

3. Seleccione el men Formato > Configuracin del grupo de pestaas. 4. En el cuadro de dilogo Configuracin del grupo de pestaas, en Nombre de la etiqueta, escriba Estado del pago. 5. Haga clic en Crear y, a continuacin, en Aceptar. Ver la nueva pestaa a la derecha de la pestaa Informacin del contacto. 6. Haga clic fuera del control de la pestaa para anular su seleccin.

Leccin 5 | Personalizacin del aspecto

36

7. Mientras pulsa Mays, seleccione los campos Empresa, Tipo de cliente, Tasa abonada, Fecha de pago y Cliente desde , y sus etiquetas.

8. Elija el men Edicin > Cortar. 9. Seleccione el panel de la pestaa Estado del pago.

10. Seleccione el men Edicin> Pegar. 11. Una vez seleccionados los campos y las etiquetas, arrstrelos para colocarlos cerca de la parte superior del panel de pestaas.

12. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin en la barra de herramientas de estado para ver los resultados en el modo Visualizar.

Visualizacin de un nmero como moneda


Puede visualizar un nmero como moneda, incluso aunque slo se escriba en el campo el nmero. El formato afecta slo a la forma en que se muestran los datos. No cambia los datos. 1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin.

Leccin 5 | Personalizacin del aspecto

37

2. En el panel de la pestaa Estado del pago, seleccione el campo Tasa abonada. (Seleccione el campo, no su etiqueta). 3. Haga clic en Inspector 4. Haga clic en Datos. en la barra de presentacin si an no est abierta esta herramienta.

Haga clic en Datos

5. Cerca de la parte inferior del Inspector, bajo Formato de datos, haga clic en Numrico en Formato, seleccione Moneda. 6. Haga clic en Guardar presentacin y despus en Salir de Presentacin. A continuacin, haga clic en la pestaa Estado del pago para ver los datos con formato del campo Tasa abonada.

Cambio del tamao y color del texto


1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin y seleccione la herramienta Seleccin en la barra de herramientas de estado. 2. Haga clic en el encabezado Plan de descuento de la Pastelera favorita para seleccionar el bloque de texto.

3. En el Inspector, haga clic en Aspecto. 4. En Texto, especifique 25 para el tamao de fuente, haga clic en el botn de estilo cursiva y seleccione el color blanco.
Escriba 25 en Tamao Seleccione blanco Seleccione cursiva

5. Si es necesario, con el bloque de texto de encabezado seleccionado, arrastre el selector izquierdo del bloque de texto a la izquierda para mostrar el texto completo del encabezado con la nueva fuente grande. 6. Si es necesario, arrastre el selector derecho del bloque de texto del encabezado a la izquierda para que este no sobrepase los lmites del encabezado.

Leccin 5 | Personalizacin del aspecto

38

Adicin de un grfico a la presentacin


A continuacin, aadir un logotipo junto al nombre de la pastelera. 1. Haga clic a la izquierda del texto del encabezado. En esta ubicacin insertar el logotipo de la pastelera. 2. Elija el men Insertar > Imagen. 3. Abra la carpeta Aprendizaje. 4. Asegrese de que se muestren todos los tipos de archivo. Seleccione logo.png. 5. Haga clic en Abrir (Windows) o en Insertar (Mac OS). 6. Arrastre el logotipo mediante las guas dinmicas para alinearlo en relacin con el texto del encabezado. 7. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin para ver la presentacin terminada. 8. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.

Para obtener ms informacin


Ha aprendido cmo mejorar el aspecto de los datos mediante paneles de pestaas, grficos, texto personalizado, formato de campos y colocacin creativa de objetos en la presentacin. Aprender a aadir un grfico a una presentacin en leccin 10. Existen otras muchas formas de personalizar el aspecto de los campos y presentaciones. Por ejemplo, tras crear una presentacin, puede:

1 utilizar lneas o cuadros para destacar o separar la informacin 1 aadir barras de desplazamiento a campos individuales
Para obtener ms informacin acerca de cmo disear y crear presentaciones, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

Leccin 6 Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo


Puede crear con facilidad presentaciones para visualizar e imprimir la informacin de diferentes formas. En esta leccin, crear:

1 una lista de los registros 1 etiquetas de correo 1 una carta modelo

Creacin de una lista en columnas


Una lista en columnas muestra muchos registros de manera simultnea. Cada fila es un registro. Cada columna contiene una categora de datos, como por ejemplo Apellidos o Telfono. 1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12. 2. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin. 3. Haga clic en Nueva presentacin/informe en la barra de herramientas de estado. 4. En Nombre de presentacin, escriba Lista de clientes. 5. Seleccione Vista Lista para el nuevo tipo de presentacin y haga clic en Siguiente. 6. Haga doble clic en cada uno de los siguientes campos:

1 1 1 1

Apellidos Nombre Empresa Tipo de cliente

Estos campos pasan a la lista de campos de la presentacin.

El orden en que se seleccionan los campos establece el orden en el que aparecen en la lista en columnas.

Leccin 6 | Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo

40

7. Haga clic en Siguiente. 8. Haga clic en Siguiente para dejar los registros en el orden original. 9. En la lista de temas de presentacin, debajo de FileMaker Millennium, elija Marrn claro (si an no est seleccionada esta opcin) y haga clic en Siguiente. 10. Haga clic en Siguiente en cada uno de los paneles restantes para aceptar los valores predeterminados. 11. Haga clic en Finalizar. Los datos de todos los registros de los campos Apellidos, Nombre, Empresa y Tipo de cliente aparecen en la presentacin Lista de clientes. La presentacin terminada se mostrar en la Vista lista del modo Visualizar. Observe que la presentacin que acaba de crear aparece en el men emergente Presentacin. Nota Si el texto de la cabecera de columna aparece truncado, haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin, seleccione la etiqueta de la cabecera de columna y arrastre los selectores del cuadro de texto hasta que aparezca el texto completo. Guarde la presentacin y vuelva al modo Visualizar..

Creacin de etiquetas de correo


Acerca de las presentaciones de etiquetas
Las presentaciones de etiquetas utilizan campos de fusin. Los campos de fusin se agrandan o se reducen para ajustar los datos al campo, y no ocupan espacio si el campo est vaco. El propsito de los campos de fusin es nicamente de visualizacin e impresin. En ellos no se pueden introducir datos.

Creacin de una presentacin de etiquetas


En esta seccin se utilizar el asistente Nueva presentacin/informe para:

1 crear una presentacin de etiquetas 1 seleccionar campos que se incluirn en las etiquetas
Creacin de la presentacin de etiquetas 1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin. 2. Haga clic en Nueva presentacin/informe. 3. En Nombre de presentacin, escriba Etiquetas. 4. En Seleccionar un tipo de presentacin, desplcese hacia abajo y seleccione Etiquetas. 5. Haga clic en Siguiente. 6. Elija Avery 5160 en la lista Usar medidas de las etiquetas en el caso de que an no se haya seleccionado. 7. Haga clic en Siguiente.

Leccin 6 | Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo

41

Seleccin de los campos que aparecern en las etiquetas 1. En la lista, haga doble clic en Nombre. <<Nombre>> se desplaza al rea Contenido de etiqueta. Los corchetes en ngulo en torno al campo del nombre indican que se trata de un campo de fusin y los datos (en este caso, el nombre almacenado en el registro) aparecern en etiquetas en lugar del texto del marcador de posicin Nombre. El punto de insercin del cuadro de texto Contenido de etiqueta parpadea.

2. Despus de <<Nombre>>, introduzca un espacio. 3. En la lista, haga doble clic en Apellidos. 4. Despus de <<Apellidos>>, pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS). De esta forma, el punto de insercin pasa a la lnea siguiente. 5. Haga doble clic en Direccin 1 en la lista y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno. 6. Haga doble clic en Direccin 2 en la lista y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno. 7. En la lista, haga doble clic en Ciudad. 8. Escriba una coma, luego un espacio. 9. En la lista, haga doble clic en Pas. El contenido de la etiqueta debe ser similar a ste:

10. Haga clic en Siguiente. 11. Seleccione Ver en modo Vista previa y, a continuacin, haga clic en Finalizar. Ver una pgina de etiquetas tal como se imprimir en el modo Vista previa. Fjese que no todos los registros tienen el mismo nmero de lneas de texto. Los registros con direcciones de cuatro lneas muestran todas las lneas. En los registros que slo necesitan 3 lneas, la lnea extra se omite de modo que no existan lneas en blanco en las etiquetas.

Leccin 6 | Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo

42

12. Cuando haya examinado la presentacin de etiquetas, haga clic en Abandonar Vista previa en la barra de presentacin para volver al modo Presentacin.

Creacin de una carta modelo


Acerca de las presentaciones de cartas modelo
En FileMaker Pro, una carta modelo es simplemente una presentacin que contiene texto. Para esta carta, incluir campos de fusin de manera que aparezca la informacin adecuada de la empresa para la direccin y el saludo, as como para el nombre de la empresa en el cuerpo de la carta. Se incluye un grfico que representa el logotipo de la pastelera.

Creacin de una presentacin de una pgina en blanco


Debera seguir en el modo Presentacin. 1. Haga clic en Nueva presentacin/informe. 2. En Nombre de presentacin, escriba Carta de bienvenida. 3. Seleccione Presentacin en blanco para el nuevo tipo de presentacin. 4. Haga clic en Finalizar. Dado que esta carta no incluir cabecera ni pie de pgina, brrelos ahora. 5. En la presentacin, haga clic en la etiqueta de parte Cabecera y, a continuacin, pulse Retroceso (Windows) o Suprimir (Mac OS). Consejo Las etiquetas de parte de la presentacin aparecen en vertical de forma predeterminada. Si no puede leer las etiquetas de parte verticales, puede colocar el puntero de flecha sobre las etiquetas para mostrar la informacin sobre herramientas.

Tambin puede hacer clic en el control de la etiqueta de parte en el rea inferior izquierda de la ventana de FileMaker para alternar entre las etiquetas de parte verticales y horizontales.

Leccin 6 | Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo

43

6. Haga clic en la etiqueta de parte Pie y, a continuacin, pulse Retroceso o Suprimir. 7. Compruebe que la unidad de medida de las reglas se haya establecido en centmetros. Haga clic en la esquina superior izquierda hasta que en esta se muestre cm para centmetros (en lugar de pulg para pulgadas o pt para puntos). 8. Coloque el puntero sobre el cuadro de parte Cuerpo y arrastre el cuadro hacia abajo aproximadamente 27 centmetros utilizando la regla vertical como gua. Al soltar el botn del ratn, podr ver los lmites de la pgina. Si no los ve, arrastre el cuadro Cuerpo algo ms hacia abajo.

Lmites de la pgina

9. Arrastre ahora el cuadro de parte Cuerpo hasta justo encima del lmite de la pgina. La lnea del lmite de pgina desaparecer. Al arrastrar el cuadro de parte de cuerpo por encima de los lmites de la pgina se restringe la carta modelo a una nica pgina. 10. Si es necesario, utilice la barra de desplazamiento situada en la parte inferior de la pantalla para desplazarse hacia la derecha hasta que vea una lnea de puntos gruesa en el lado derecho. Este es el lmite derecho de la pgina. La carta se encuentra entre estos lmites. 11. Si es necesario, desplcese totalmente hacia la izquierda. 12. Si es necesario, desplcese hasta la parte superior de la presentacin. Creacin del bloque de texto Crear un bloque de texto con un margen de 5 centmetros por cada lado. 1. Seleccione la herramienta Texto en la barra de herramientas de estado.

2. Mediante el uso de las reglas horizontal y vertical como gua, arrastre un rectngulo que comience aproximadamente a 5 centmetros desde la parte inferior izquierda de la presentacin y termine aproximadamente a 5 centmetros de la parte inferior derecha, segn indican las lneas de los lmites de pgina. Al soltar el botn del ratn, la regla horizontal muestra la anchura del bloque de texto. El punto de insercin parpadea en la parte superior izquierda del cuadro de texto. Debe escribir la carta modelo en el bloque de texto. Adicin de la direccin 1. Seleccione el men Insertar > Campo de fusin. 2. Seleccione Nombre en la lista y haga clic en Aceptar. 3. Introduzca un espacio. 4. Seleccione el men Insertar > Campo de fusin. 5. Seleccione Apellidos en la lista y haga clic en Aceptar.

Leccin 6 | Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo

44

6. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS). 7. Aada los campos de fusin correspondientes al domicilio, la ciudad y el pas con los espacios, las nuevas lneas y los signos de puntuacin adecuados.

Escritura de la carta 1. Pulse Intro o Retorno dos veces para introducir dos retornos de carro al final de la direccin. 2. Inicie la lnea del saludo: escriba Estimado/a y un espacio. 3. Introduzca los campos de fusin para el nombre y los apellidos, separados por un espacio. En sus propias cartas puede utilizar ms campos (por ejemplo, un campo para el tratamiento) para conseguir un saludo ms profesional. 4. Escriba una coma e introduzca dos retornos de carro. 5. Escriba la carta:
La Pastelera favorita le da la bienvenida a usted y su empresa a nuestra organizacin. Estamos deseando hacer negocios con usted y esperamos que usted est satisfecho con nuestros productos y servicios!

Si escribe una palabra de forma incorrecta, ver una lnea de color rojo debajo de dicha palabra. Para desactivar el revisor ortogrfico en tiempo real en este archivo, seleccione el men Archivo > Opciones de archivo. En el cuadro de dilogo Opciones de archivo, haga clic en la pestaa Ortografa. Anule la seleccin de Indicar palabras dudosas con un subrayado especial.

Desactive esta casilla de verificacin para eliminar el subrayado de las palabras con errores ortogrficos.

Si es probable que uno o ms campos contengan palabras (como nombres, por ejemplo) que un corrector ortogrfico marcara como incorrectas, puede desactivar el corrector ortogrfico para esos campos concretos. Si desea obtener informacin acerca de cmo desactivar la verificacin ortogrfica de unos determinados campos de un archivo, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

Leccin 6 | Creacin de listas, etiquetas postales y cartas modelo

45

Personalizacin de la carta con el nombre de la empresa


1. Haga clic tras la palabra empresa del primer prrafo. 2. Escriba una coma y un espacio. 3. Introduzca un campo de fusin para el nombre de la empresa del cliente. 4. Escriba otra coma.

Adicin de la despedida
1. Haga clic al final del texto e introduzca dos retornos de carro. 2. Escriba Un cordial saludo, e introduzca cuatro retornos de carro. 3. Escriba John Jones. 4. Introduzca un retorno de carro y, a continuacin, escriba Presidente. 5. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin en la barra de presentacin para ver la carta personalizada, lista para ser impresa, para cada uno de los registros de la base de datos. Nota Es posible que el registro que aparece en la ventana sea distinto del que se muestra aqu debido a las pruebas que haya podido realizar en el archivo de ejemplo.

6. Examine algunos registros para ver los campos de fusin actualizados. Consulte Adicin de un grfico a la presentacin en la pgina 38 para obtener informacin acerca de cmo aadir un logotipo a la cabecera de la carta. 7. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.

Para obtener ms informacin


En esta leccin ha creado presentaciones de listas, etiquetas y cartas modelo. Puede utilizar FileMaker Pro para crear tantas presentaciones como desee con el fin de organizar la informacin del modo que vea oportuno. Puede obtener ms informacin sobre la creacin de presentaciones en leccin 9 y en el captulo 3 de la Gua del usuario de FileMaker Pro. Si desea obtener informacin acerca de cmo desactivar la verificacin ortogrfica de unos determinados campos de un archivo, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

Leccin 7 Simplificacin de la entrada de datos


Es posible simplificar la forma de introducir los datos en FileMaker Pro y mejorar la exactitud mediante listas de valores, campos de clculo y entrada automtica de datos. En esta leccin:

1 ver cmo las listas de valores pueden simplificar la entrada de datos 1 escribir y probar frmulas de clculo 1 utilizar opciones de introduccin automtica en un campo para la entrada de datos

Entrada de datos utilizando listas de valores


Las Listas de valores permiten elegir los valores que desee a partir de una lista de desplazamiento, un men emergente, casillas de verificacin o botones circulares. Estas listas pueden contener valores predefinidos, o pueden construirse de forma dinmica en base a los valores de un determinado campo. Son un mtodo eficaz para introducir valores utilizados con frecuencia en la base de datos.

Lista de valores con valores predefinidos, mostrados como botones circulares

Definicin de una lista de valores


En este ejercicio, crear una lista de valores denominada Tipos de clientes. En un paso posterior, utilizar esta lista de valores Tipos de clientes para asignar valores al campo Tipo de cliente. 1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12. 2. Elija Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin si no est seleccionado. 3. Elija el men Archivo > Definir > Listas de valores. 4. Haga clic en Nuevo. 5. Asigne un nombre a la nueva lista de valores. Para ello, escriba Tipos de cliente. 6. Haga clic en el cuadro de texto Usar valores personalizados y escriba Nuevo y Habitual, escribiendo cada valor en la lnea adecuada.

Leccin 7 | Simplificacin de la entrada de datos

47

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Editar lista de valores. 8. Haga clic en Aceptar para finalizar.

Asignacin de una lista de valores a un campo y visualizacin como botones circulares


1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin. 2. Seleccione la pestaa Estado del pago. 3. Seleccione el campo Tipo de cliente.

4. Haga clic en Inspector

para abrir el Inspector, si an no est abierto.

5. Seleccione Datos. En Campo, seleccione Juego de botones circulares en Estilo de control. 6. En Valores de, elija la lista de valores Tipos de clientes. Esta es la lista de valores que ha definido en la seccin anterior.

Haga clic en Datos

Seleccione Juego de botones circulares

Seleccione la lista de valores Tipos de clientes

Los botones circulares y los valores de la lista de valores Tipos de clientes aparecen en el campo Tipo de cliente.

Leccin 7 | Simplificacin de la entrada de datos

48

Campo Tipo de cliente con formato de botn circular

7. Haga clic en Guardar presentacin y despus en Salir de Presentacin. A continuacin, haga clic en la pestaa Estado del pago para ver los botones circulares en el modo Visualizar.

Generacin de valores con un campo de clculo


Cuando desee que FileMaker Pro realice un clculo, por ejemplo, para determinar el importe de impuestos debidos o la cuota apropiada, se utiliza un campo de clculo. Los campos de clculo son uno de los tipos de campo de FileMaker Pro. FileMaker Pro puede realizar clculos sencillos y complejos. La frmula del clculo utiliza valores del registro actual o registros relacionados. La frmula puede utilizar valores de todos los tipos de campo. Puede utilizar clculos que devuelvan valores de texto (por ejemplo, combinando los contenidos de los campos de nombre y apellidos en un campo para el nombre completo), fechas, horas, marcas de fecha y hora y contenidos de los campos contenedor.

Creacin de un campo de clculo


Los clientes de la Pastelera favorita pueden pagar una tasa anual y recibir un descuento del 15% en todas sus compras. Los nuevos clientes abonan una tasa de 200, mientras los antiguos miembros pagan 100. El siguiente clculo devuelve la tasa anual en funcin del tipo de cliente. Existen varias formas diferentes de formular un clculo, cada una de las cuales puede aportar el resultado correcto. El siguiente mtodo emplea una secuencia If para comparar los datos introducidos en el campo Tipo de cliente en relacin con uno de los tipos de clientes. El clculo devuelve uno de los dos resultados. 1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin. 2. Elija la pestaa Estado del pago si an no se ha seleccionado. 3. Seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de datos. 4. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Campos si no est seleccionada. 5. En Nombre de campo, escriba Cuota anual. 6. En Tipo, seleccione Clculo para hacer que este campo sea un campo de clculo.

Escriba Cuota anual en Nombre de campo

Seleccione Clculo en Tipo

Leccin 7 | Simplificacin de la entrada de datos

49

7. Haga clic en Crear. Aparece el cuadro de dilogo Especificar clculo. 8. Revise la lista de funciones a la derecha del cuadro de dilogo Especificar clculo hasta que localice If (prueba ; resultadoUno ; resultadoDos ). Haga doble clic en esta funcin, de modo que aparezca en el siguiente cuadro de texto. Esta funcin tiene tres partes: una prueba, un resultado si la prueba se evala como verdadera (resultado uno), y un resultado si es falsa (resultado dos). Sustituir los marcadores de posicin prueba, resultado uno y resultado dos por los componentes reales del clculo.
Lista de campos Lista de funciones

Sustituya estos marcadores de posicin para generar su clculo

Verifique el tipo de datos que devolver el clculo

9. Seleccione el texto del marcador de posicin prueba y escriba lo siguiente exactamente como aparece aqu: Tipo de cliente = Habitual 10. Seleccione el texto del marcador de posicin resultado uno y escriba 100. 11. Seleccione el texto del marcador de posicin resultado dos y escriba 200. 12. Asegrese de que el resultado del clculo se configura como Numrico.
El clculo completo

Seleccione Numrico

Leccin 7 | Simplificacin de la entrada de datos

50

13. Haga clic en Aceptar. Si recibe un mensaje de error, asegrese de que todos los espacios y puntuacin son idnticos a la frmula mostrada anteriormente. 14. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Gestionar base de datos. El campo Cuota anual aparece en la parte inferior de la presentacin, bajo el panel de la pestaa Estado del pago. Dependiendo del tamao de la pantalla, es posible que necesite desplazarse por ella para verlo. 15. Seleccione el campo Cuota anual y haga clic en su etiqueta mientras pulsa Mays. Arrstrelas al campo Cliente desde y alinelas con los campos que aparecen arriba. La frmula de clculo ya est completada. Cuando se introducen los datos en el campo Tipo de cliente, FileMaker Pro los compara con la palabra que estamos probando, Habitual. La prueba se evala como True (verdadera) si coincide la palabra y el clculo devuelve el primer resultado (100). Si no coincide, la prueba se evala como False (falsa) y se devuelve el segundo resultado (200).

Prueba del clculo


Para comprobar si el clculo funciona: 1. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin para cambiar al modo Visualizar. 2. Haga clic en la pestaa Estado del pago. 3. Cambie el valor del campo Tipo de cliente de Nuevo a Habitual. Observe que el resultado del campo Cuota anual cambia cuando se modifica el tipo de cliente.

Introduccin automtica de un nmero secuencial


FileMaker Pro permite introducir automticamente ciertos tipos de datos; por ejemplo, nmeros incrementales, al crear un nuevo registro.

Creacin de un campo para nmeros de serie


1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin. 2. Seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de datos. 3. En el cuadro de dilogo Gestionar base de datos, haga clic en la pestaa Campos si no est seleccionada. 4. Escriba Nmero de cliente como nombre del campo. 5. Seleccione Numrico como tipo de campo. 6. Haga clic en Crear. 7. Haga clic en Opciones. 8. Seleccione Nmero secuencial en la pestaa Autointroducir. Para este ejercicio, no es necesario que cambie la opcin Generar ni las cantidades de siguiente valor o incrementado en.

Leccin 7 | Simplificacin de la entrada de datos

51

Seleccione Nmero secuencial

9. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. El nuevo campo aparece en la parte inferior de la presentacin. Es posible que tenga que desplazarse de nuevo hacia abajo para verlo. 10. Arrastre el campo y su etiqueta a la pestaa Estado del pago, y alinelos con los dems campos y etiquetas. 11. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin para cambiar al modo Visualizar. 12. Seleccione la pestaa Estado del pago. 13. Pruebe la opcin de entrada del nuevo campo haciendo clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado varias veces. Cada vez que se crea un registro nuevo, el valor del campo Nmero de cliente aumenta en uno. 14. Elimine todos los registros creados en la base de datos. 15. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.

Para obtener ms informacin


Ha aprendido cmo simplificar la entrada de datos al definir y dar formato a listas de valores, campos de clculo y nmeros secuenciales de introduccin automtica. Para obtener ms informacin acerca de campos de clculo y de las opciones de introduccin-automtica, as como la definicin y el formato de listas de valores, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

Leccin 8 Automatizacin de tareas con botones y guiones


FileMaker Pro le permite automatizar muchas tareas de la base de datos con botones y guiones. Estas potentes funciones pueden ahorrar bastante tiempo desarrollando una serie de acciones con un simple clic. En esta leccin:

1 realizar y utilizar un botn para llevar a cabo una tarea 1 crear y ejecutar un guin sencillo para realizar una tarea de varios pasos 1 utilizar un botn para ejecutar un guin

Realizacin de una tarea utilizando un botn


Un botn es un objeto de una presentacin en el que puede hacer clic para ejecutar muchos comandos de FileMaker Pro. Por ejemplo, puede crear un botn para cambiar de una presentacin a otra en la base de datos.

Creacin del botn


1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12. 2. Elija Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin si no est seleccionado. 3. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin. 4. Elija la herramienta Botn .

5. Dibuje el botn en la parte superior de la presentacin.


Coloque el botn aqu

6. En el cuadro de dilogo Configuracin del botn, seleccione el comando Ir a la presentacin en la lista de navegacin. 7. En el rea Opciones, en Especificar, haga clic en Presentacin.

Leccin 8 | Automatizacin de tareas con botones y guiones

53

8. En el cuadro de dilogo Especificar presentacin, seleccione Lista de tipos de clientes y haga clic en Aceptar.

El nombre de la presentacin especificada aparece en el cuadro de dilogo Configuracin del botn

9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. El punto de insercin aparece en el centro del botn. 10. Escriba Ir a la Lista de tipos de clientes en el botn para identificarlo. 11. Haga clic fuera del botn. Es posible que deba seleccionar el botn y ajustar su tamao para mostrar el texto, desplazar objetos en la cabecera o arrastrar el margen derecho de la presentacin hacia la derecha para ensancharla a fin de que todos los elementos se ajusten a los lmites de la pgina. 12. Para ver si su botn funciona, haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Salir de Presentacin para cambiar al modo Visualizar y poder hacer clic en el botn. El botn muestra la presentacin Lista de tipos de clientes. Consejo Puede seleccionar el men Vista > Mostrar botones en el modo Presentacin para en los objetos de botones en este modo. mostrar una insignia de botn

Realizacin de una serie de tareas utilizando un guin


Tal como acaba de ver, puede utilizar un botn para ejecutar un comando sencillo. Para conseguir que FileMaker Pro ejecute una secuencia de comandos, utilice un guin.

Guiones
Un guin permite elaborar una serie de instrucciones para que las ejecute FileMaker Pro. Al igual que los botones, los guiones permiten automatizar la mayora de los comandos de men de FileMaker Pro, as como activar algunos comandos que no se encuentran en los mens de FileMaker Pro. Los guiones sencillos permiten ejecutar tareas sencillas, mientras que los complejos pueden combinar elementos (como respuestas y control del usuario) con tcnicas de programacin (como estructuras en rbol y bucles) para crear conjuntos de instrucciones dinmicos y de gran capacidad.

Creacin de un guin para obtener una vista previa de Presentacin de etiquetas


1. Seleccione el men Guiones,> Gestionar guiones. 2. Haga clic en Nuevo. para crear un nuevo guin.

Leccin 8 | Automatizacin de tareas con botones y guiones

54

3. En el cuadro de texto Nombre del guin, escriba Presentacin Vista previa de Etiquetas. 4. En la lista ubicada a la izquierda, desplcese hacia la parte inferior y, debajo de Navegacin, seleccione el paso de guin Ir a la presentacin y, a continuacin, haga clic en el botn Mover. (Tambin puede seleccionar y mover los pasos de guin haciendo doble clic en ellos.) 5. En el rea Opciones de paso de guin, haga clic en Especificar, seleccione Presentacin y despus la presentacin Etiquetas. A continuacin, haga clic en Aceptar. 6. Seleccione el paso de guin Modo Vista previa en la lista de la izquierda y desplcelo al guin.

El guin terminado

7. Cierre el cuadro de dilogo Editar guin, haga clic en Guardar y, a continuacin, cierre el cuadro de dilogo Gestionar guiones. 8. Para ejecutar el guin que acaba de crear: Elija el men Guiones > Vista previa presentacin de etiquetas. FileMaker Pro muestra la presentacin Etiquetas y cambia al modo Vista previa.

Asignacin de un guin a un botn


Aunque los botones normalmente son ms cmodos para los usuarios, los guiones son una funcin mucho ms potente que le permiten combinar muchos comandos de men en una sola accin ejecutable. El uso de un botn para ejecutar un guin le ofrece lo mejor de ambas funciones. Para asignar el guin que acaba de crear al botn que cre anteriormente: 1. Seleccione Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin. 2. Haga clic en Abandonar Vista previa y en Editar presentacin en la barra de presentacin. 3. Haga clic en el botn Ir a la Lista de tipos de clientes creada anteriormente en esta leccin y seleccione el men Formato > Configuracin del botn. 4. En el cuadro de dilogo Configuracin del botn, elija el paso de guin Ejecutar guin junto a la parte superior de la lista en la parte izquierda.

Leccin 8 | Automatizacin de tareas con botones y guiones

55

Seleccione Ejecutar guin

5. En el rea Opciones, en Guin actual, haga clic en Especificar. Seleccione Vista previa de presentacin de etiquetas en la lista de guiones disponibles y haga clic en Aceptar. 6. Deje el resto de los parmetros predeterminados del botn tal cual y haga clic en Aceptar.

Cambio de nombre del botn


1. Seleccione la herramienta Texto en la barra de herramientas de estado. 2. Haga clic en el botn una vez. Aparece el punto de insercin de texto en el botn. 3. Seleccione el tipo de botn y escriba Presentacin Vista previa de Etiquetas para cambiar el nombre de este botn. Es posible que deba seleccionar el botn y ajustar su tamao para mostrar el texto, desplazar objetos en la cabecera o arrastrar el margen derecho de la presentacin hacia la derecha para ensancharla a fin de que todos los elementos se ajusten a los lmites de la pgina.

Prueba del botn


1. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Salir de Presentacin para cambiar al modo Visualizar y, a continuacin, pruebe el botn haciendo clic en l. Al hacer clic sobre este botn se ejecuta el guin, que muestra la presentacin Etiquetas y cambia al modo Vista previa. 2. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.

Para obtener ms informacin


En esta leccin, ha creado botones y guiones y ha utilizado estas dos funciones juntas. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

Leccin 9 Creacin y ejecucin de informes


El proceso de recuperacin y organizacin de los datos de una base de datos se llama creacin de informes. Los informes le ayudan a organizar y ver datos en grupos. En esta leccin:

1 crear un informe dinmico en la Vista Tabla 1 crear un informe con datos agrupados y totales mediante el asistente Nueva
presentacin/informe electrnico

1 guardar un informe como un archivo PDF y enviarlo como un archivo adjunto de correo

Acerca de los informes de sumario


Los Informes sumario presentan simplemente los totales de los datos, no fraccionan la informacin en grupos menores. Los informes de subsumario, tambin llamados informes con datos agrupados, clasifican la informacin por un campo o campos concretos y agrupan la informacin jerrquicamente. A continuacin, se puede calcular el subtotal o la media o contar la informacin del subsumario. Un campo de sumario es un tipo de campo que puede especificar al definir los campos en la Vista Tabla, el Asistente de nuevas presentaciones/informes o en el cuadro de dilogo Gestionar base de datos. Los campos sumario permiten clculos en todos los registros del conjunto encontrado. En general, cuando deba calcular el total de datos de diversos registros, debe utilizar un campo de sumario.

Crear un informe dinmico en la Vista Tabla


Los informes dinmicos en la Vista Tabla resultan una forma rpida de formatear y mostrar datos de sumario. En esta actividad crear un informe rpido que muestre:

1 las tasas anuales abonadas por cada cliente. 1 los subtotales de las tasas abonadas por cada empresa. 1 un total general de las tasas cobradas de las tres empresas.

Analizar los datos en la Vista Tabla


1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12. 2. Elija Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin si an no est seleccionada esta opcin. 3. En el modo Visualizar, haga clic en la vista Tabla en la barra de presentacin.

Los campos de la presentacin Entrada de datos aparecen como cabeceras de columnas en la Vista Tabla.

Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes

57

Ocultar datos no necesarios en el informe


De forma predeterminada, la Vista Tabla muestra todos los campos en la presentacin actual. Puede ocultar los campos que no desea mostrar en este informe. Al ocultar campos en la Vista Tabla, no se eliminan los datos o definiciones de campo de la presentacin o de la base de datos. 1. Coloque el puntero sobre cualquier cabecera de columna hasta que la flecha hacia abajo aparezca. Haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuacin, seleccione Vista Tabla > Modificar en el men abreviado. 2. En el cuadro de dilogo Modificar Vista Tabla, cancele la seleccin de las casillas de verificacin de todos los campos, salvo Empresa, Nombre, Apellidos y Tasa abonada.

Cancele la seleccin de las casillas de verificacin de los campos que desee ocultar en la Vista Tabla.

Las columnas se ocultan en la Vista Tabla al cancelar la seleccin de las casillas de verificacin. 3. Haga clic en Aceptar.

Agrupe y organice los datos y defina un campo de sumario.


1. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Empresa y haga clic en la flecha hacia abajo. Seleccione Aadir grupo final segn empresa en el men abreviado. Observe que los registros se ordenan de nuevo y se agrupan por empresa. Al aadir un grupo inicial o final en la Vista Tabla, FileMaker Pro ordena automticamente los registros en orden alfabtico (a-z) por el campo de agrupacin. Los campos agrupados por se denominan campos de interrupcin. En este caso, el campo Empresa es el campo de interrupcin. 2. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Tasa abonada y haga clic en la flecha hacia abajo. Seleccione Subtotales finales y, a continuacin, Total (Cuota anual de ingresos) en el men abreviado. Las cantidades subtotales aparecen en la columna Tasa abonada en cada grupo de empresas. Nota Si no puede ver las cantidades subtotales en la columna Tasa abonada, arrastre la cabecera de la columna Tasa abonada para ampliar la columna. 3. Coloque de nuevo el puntero sobre la cabecera de columna Empresa y haga clic en la flecha hacia abajo. Seleccione Aadir Sumario general continuo en el men abreviado. Nota Es posible que deba desplazarse hacia abajo para ver el sumario general continuo.

Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes

58

Etiquetar datos agrupados y eliminar valores de datos duplicados


1. Haga clic con el botn derecho o pulse Control mientras hace clic en la fila de sumario final (no en la de sumario general continuo). Seleccione Aadir campo de Grupo (Empresa) en el men abreviado para mostrar el nombre de empresa de cada grupo.

Haga clic con el botn derecho o pulse Control mientras hace clic en la fila de sumario

Seleccionar Aadir campo de Grupo (Empresa)

2. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Empresa y haga clic en la flecha hacia abajo. Seleccione Campo > Ocultar campo para ocultar los datos de empresa repetidos en la columna Empresa. La etiqueta creada en el campo Empresa permanece en la Vista Tabla para identificar el campo Grupo. El informe completado muestra:

1 la tasa abonada por cada cliente. 1 los subtotales de los ingresos procedentes de las tasas por empresa. 1 un total general de los ingresos por tasas de todas las empresas.

Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes

59

Los subtotales se basan en los grupos de empresa

Total general

Para que este informe se muestre correctamente en la Vista Tabla, los datos deben organizarse por Empresa. 3. Coloque el puntero sobre cualquier cabecera de columna y haga clic en la flecha hacia abajo. Seleccione Vista Tabla > Restablecer y, a continuacin, haga clic en S para borrar la configuracin de informe dinmico y mostrar todos los campos de la presentacin Entrada de datos.

Use un asistente para crear un informe con datos agrupados y totales


Con el asistente de nuevas presentaciones/informes podr crear un informe en otra presentacin. Al crear informes en el asistente, dispone de la opcin de crear un guin que volver a ejecutar el informe para actualizar los datos que muestra.

Acerca de las presentaciones para informes de subsumario


Una presentacin con un informe con datos agrupados requiere diversos elementos para funcionar adecuadamente. Las presentaciones diseadas para los informes de subsumario incluyen:

1 una parte de subsumario en la presentacin del informe para cada nivel de detalle que desee
desglosar.

1 uno o varios campos por los que agrupar los registros (campos de interrupcin). 1 registros ordenados mediante estos campos de interrupcin, en el orden en el que las partes
del subsumario aparecen en la presentacin del informe.

1 una parte de la presentacin de sumario general. 1 campo(s) sumario para mostrar los totales, promedios o recuentos.

Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes

60

En este ejercicio, crear un informe que incluya subtotales para cada categora y un total general para todo el informe. Crear un informe subsumario que:

1 agrupe los clientes por tipo. 1 calcule el subtotal de las tasas cobradas para cada tipo de cliente. 1 proporcione un total general de estas tasas.
El asistente Nueva presentacin/informe crea estas estructuras y realiza esta configuracin automticamente.

Crear un informe subsumario con totales


Para crear el Informe de tasas anuales: 1. Haga clic en Vista Formulario presentacin en dicha barra. 2. Haga clic en Nueva presentacin/informe. 3. En Nombre de presentacin, escriba Informe de tasas anuales. 4. Seleccione Informe para el nuevo tipo de presentacin. en la barra de presentacin, haga clic en Editar

Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes

61

5. Elija Incluir subtotales e Incluir total general si an no estn seleccionadas estas opciones. Observe los cambios de la vista previa del informe en el asistente; obtendr una idea del aspecto del informe con la configuracin actual.

La vista previa del informe se actualiza al seleccionar un tipo de presentacin

Seleccione Incluir subtotales e Incluir totales generales

6. Haga clic en Siguiente. Seleccin de los campos utilizados en este informe 1. Seleccione el primer campo que se va a utilizar en este informe, Tipo de cliente, y desplcelo a la lista Campos mostrados en presentacin/informe. 2. Seleccione y mueva el campo Apellidos. 3. Seleccione y mueva el campo Nombre. 4. Seleccione y mueva el campo Tasa abonada.

5. Haga clic en Siguiente. 6. Ahora desea organizar los registros segn el Tipo de cliente, de modo que desplace este campo a la lista Categoras de informes.

Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes

62

7. Anule la seleccin de la casilla de verificacin Tipo de cliente. La opcin Tipo de cliente aparecer slo una vez en cada grupo, tal y como se muestra en la imagen de la vista previa del informe en el asistente.

Anule la seleccin de Tipo de cliente para ocultar los valores repetidos en el informe

8. Haga clic en Siguiente. 9. Mueva el campo Apellidos a la lista Tipo de ordenacin. De esta forma se ordenan los registros de cada grupo de tipos de clientes alfabticamente segn los apellidos de los clientes. Observe que el campo de interrupcin Tipo de cliente aparece automticamente en la parte superior de la lista Tipo de ordenacin. FileMaker Pro agrupar los registros por esta categora antes de ordenar datos.

10. Haga clic en Siguiente. Especificacin de subtotales y totales generales En el Informe de tasas anuales, desea ver los subtotales de las tasas abonadas por cada tipo de cliente, Nuevo y Habitual, y un total general de las tasas de estos dos grupos al final del informe. Para hacer esto, deber especificar campos de sumario de subtotal y total general en el asistente Nueva presentacin/informe. El campo de sumario que utilizar es Cuota anual de ingresos, que ya se ha definido anteriormente en el archivo de ejemplo. El campo Cuota anual de ingresos calcula el total de las tasas introducidas en el campo Tasa abonada. 1. En Campo sumario, haga clic en Especificar y seleccione Cuota anual de ingresos en la lista de campos disponibles; a continuacin, haga clic en Aceptar.

Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes

63

2. En Categora a resumir por, utilice el valor predeterminado Tipo de cliente. 3. En Situacin del subtotal, utilice el valor predeterminado Debajo del grupo de registros. 4. Haga clic en Aadir subtotal. Esta accin le indica a FileMaker Pro que cree un subtotal de las tasas abonadas bajo cada categora de cliente.

5. Haga clic en Siguiente. 6. En Campo sumario, haga clic en Especificar y seleccione Cuota anual de ingresos en la lista de campos disponibles; a continuacin, haga clic en Aceptar. Esta accin indica a FileMaker Pro que utilice el campo Cuota anual de ingresos en el total general. 7. Haga clic en Aadir total general. Esta accin indica a FileMaker Pro que cree un total general de las tasas anuales.

8. Haga clic en Siguiente. Seleccin de un tema y creacin de la cabecera y el pie 1. En Classic ajustado, seleccione Clido. Obtendr una vista previa del tema en el asistente. El tema determina el estilo, el color y el tamao del texto del informe completado y se aplica nicamente a la presentacin actual, no a todas las presentaciones de la base de datos. 2. Haga clic en Siguiente.

Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes

64

3. En el rea Cabecera, en Superior centro, seleccione Texto personalizado grande. 4. Escriba Informe de tasas anuales para la cabecera del informe y haga clic en Aceptar. 5. En el rea Pie de pgina, en Inferior centro, seleccione Nmero de pgina para incluir el nmero de pgina en la parte inferior de cada pgina del informe.

6. Haga clic en Siguiente. Creacin de un guin para ejecutar de nuevo este informe 1. Haga clic en Crear un guin. 2. Deje el Nombre del guin tal y como aparece, y haga clic en Siguiente. 3. Haga clic en Ver en modo Visualizar si an no est seleccionada esta opcin.

Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes

65

4. Haga clic en Finalizar. Ver el informe completo en la Vista Lista. Se calcula el subtotal de las tasas cobradas para cada tipo de cliente y, en la parte inferior del informe, aparece un total general de todas las tasas. Nota En funcin de los experimentos realizados en las lecciones anteriores, es posible que su informe final no tenga el mismo aspecto que el que se muestra a continuacin.

Este informe agrupa los datos por el campo Tipo de cliente, denominado tambin campo de interrupcin

Subtotales

El nmero de pgina real sustituir al carcter de marcador de posicin en el modo Vista previa y tambin cuando se imprima el informe

Total general

Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes

66

Eliminar un registro para ver los valores de sumario actualizados Cuando trabaja en Vista lista o Vista tabla en el modo Visualizar, FileMaker Pro actualiza automticamente los valores de sumario cuando se aaden o cambian los valores de datos. Para eliminar un registro y ver la actualizacin de valores de sumario dinmicamente: 1. Seleccione el registro para Gerard LeFranc.

Seleccione el registro para Gerard LeFranc

2. Haga clic en Eliminar registro y en Eliminar. En el subtotal para los nuevos clientes y el total general se muestran los valores actualizados.

Guardado y envo de un informe como archivo PDF


Despus de ejecutar un informe, puede guardarlo como un archivo PDF y enviarlo como un archivo adjunto de correo electrnico. 1. Seleccione el men Archivo > Guardar/Enviar registros como > PDF. 2. Seleccione la carpeta del Tutorial para que el archivo se guarde en ella. 3. En el cuadro de dilogo Guardar registros como PDF, en Nombre de archivo (Windows) o Guardar como (Mac OS), escriba Informe de tasas anuales. 4. Para Guardar, seleccione Registros visualizados. 5. Seleccione Crear correo electrnico con un archivo adjunto. 6. Haga clic en Guardar. FileMaker Pro crea el archivo PDF y lo transfiere al programa de correo electrnico. El archivo PDF aparece como un archivo adjunto en el mensaje de correo electrnico que puede procesar y enviar. Puede hacer doble clic sobre el archivo adjunto en la ventana de correo electrnico para ver el informe como archivo PDF. Nota Si utiliza un cliente de correo electrnico basado en Web, en el paso 5, no seleccione la opcin Crear correo electrnico con un archivo adjunto. Cree un mensaje en su cliente de correo electrnico, adjunte de forma manual el archivo PDF del informe y, a continuacin, enve el mensaje. 7. Cuando acabe la leccin, elimine el mensaje de correo electrnico y, a continuacin, cierre el archivo de ejemplo seleccionando el men Archivo > Cerrar.

Leccin 9 | Creacin y ejecucin de informes

67

Para obtener ms informacin


En esta leccin, ha creado informes con datos y totales agrupados en la Vista Tabla por medio del asistente Nueva presentacin/informe. Adems, ha guardado un informe como un archivo PDF para enviarlo como un archivo adjunto de correo electrnico. Para obtener ms informacin sobre la creacin de informes, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.

Leccin 10 Generacin de datos


FileMaker Pro le ayuda a comparar y contrastar los datos de forma visual mediante grficos de columnas, barras, positivo/negativo, lneas, reas, puntos o circulares. Puede:

1 crear un grfico rpido en el modo Visualizar y, a continuacin, imprimirlo o insertarlo en una


nueva presentacin.

1 utilizar la herramienta Grfico

en el modo Presentacin para aadir un grfico a una

presentacin nueva o existente.

En esta leccin crear un grfico rpido que compare los ingresos por tasas de los clientes corporativos de la Pastelera favorita.

Crear un grfico circular


Los grficos circulares son ideales para mostrar el porcentaje de un todo. 1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12. 2. Elija Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin si no est seleccionada esta opcin. 3. Haga clic en Vista Tabla en la barra de presentacin.

4. Coloque el puntero sobre la columna Empresa , haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuacin, seleccione Ordenar en orden ascendente. 5. Coloque el puntero sobre la columna Tasa abonada , haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuacin, seleccione Grfico > Grfico de tasa abonada por empresa. Obtendr una vista previa del grfico en el cuadro de dilogo Configuracin de grfico.

FileMaker Pro especifica la configuracin del grfico rpido

En la vista previa del grfico, se muestran de forma predeterminada grficos de columnas. Puede cambiar el tipo de grfico y especificar otra configuracin en el Inspector de grficos ubicado a la derecha.

Leccin 10 | Generacin de datos

69

6. En el rea Ttulo del Inspector de grficos, escriba Ingresos por empresa. 7. En Tipo, seleccione Circular. La vista previa del grfico se actualiza para mostrar el ttulo y el tipo de grfico nuevos. 8. En Opciones, seleccione Mostrar valores en el grfico y Porcentajes. 9. Haga clic en Guardar como presentacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. El grfico completado se mostrar en el modo Visualizar.

Notas

1 Puede seleccionar una presentacin que contenga un grfico rpido en el men emergente
Presentacin para mostrarlo posteriormente.

1 Para modificar un grfico, cambie al modo Presentacin y haga doble clic en este.
10. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.

Para obtener ms informacin


Ha creado un grfico circular que muestra los datos resumidos del conjunto encontrado actual. Para obtener ms informacin sobre la creacin de grficos, consulte el captulo 3 de la Gua del usuario de FileMaker Pro y la Ayuda de FileMaker Pro.

Leccin 11 Cmo hacer bases de datos relacionales


Las bases de datos relacionales permiten visualizar fcilmente los datos relacionados y agilizar la entrada de datos. Puede introducir los datos una vez y luego visualizar y utilizar estos datos en tablas o archivos relacionados. En esta leccin:

1 1 1 1

ver cmo funcionan las bases de datos relacionales definir una relacin mostrar los datos de un registro relacionado mostrar una lista de registros relacionados

El archivo de ejemplo de esta leccin utiliza dos tablas:

1 La tabla Clientes que contiene los registros de los clientes individuales de la Pastelera favorita. 1 La tabla Empresas que contiene los registros de las empresas en las que trabajan estos
clientes. Cada empresa tiene un gran nmero de empleados (clientes de la Pastelera favorita).

Visualizacin de un registro relacionado en un archivo


Definicin de una relacin con otra tabla
1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12. El archivo contiene las tablas, pero no la estructura relacional. Ahora crear estas estructuras. 2. Seleccione el men Archivo > Gestionar > Base de datos. 3. Haga clic en la ficha Relaciones. Ver el grfico de relaciones. El grfico de relaciones muestra todas las tablas del archivo actual. Puede utilizar las tablas del grfico de relaciones para organizar la vista de los datos. Cada aparicin de una tabla en el grfico de relaciones representa una vista diferente de los datos. Cuando crea una relacin entre dos tablas, hace que los datos guardados en cualquiera de las tablas estn accesibles a la otra tabla, de acuerdo con los campos coincidentes y los criterios que establezca para la relacin. 4. En la tabla Clientes, haga clic en el campo Empresa y arrastre una lnea al campo Empresa de la tabla Empresas. El campo Empresa es el campo coincidente.

Leccin 11 | Cmo hacer bases de datos relacionales

71

5. Suelte el botn del ratn. Ver la relacin que acaba de crear.

La relacin se basa en los datos coincidentes del campo Empresa de ambas tablas. Los registros estn relacionados si los datos del campo Empresa de una tabla coinciden con los datos del campo Empresa de la otra tabla. 6. Haga clic en Aceptar para guardar esta relacin.

Visualizacin de los datos de un registro relacionado


Una vez definida la relacin, puede modificar una presentacin para que muestre los datos utilizando dicha relacin. Aqu, se mostrar la direccin de la empresa. 1. Seleccione Informacin de cuenta corporativaen el men emergente Presentacin de la barra de presentacin. 2. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin. 3. Mediante la herramienta Campo a la presentacin. en la barra de herramientas de estado, arrastre un campo

Puede ver el cuadro de dilogo Especificar campo que muestra la lista de los campos de esta tabla. 4. Haga clic en la Tabla actual (Clientes) y seleccione la tabla Empresas en la lista. Ahora puede ver una lista de los campos en la tabla relacionada Empresas. Los dos puntos (::) antes de cada nombre de campo indican que son campos relacionados, no campos definidos en la tabla Clientes en la que trabaja actualmente. Estos campos relacionados mostrarn los datos de la tabla relacionada. 5. Seleccione ::Direccin de empresa. 6. Seleccione Crear etiqueta (si no est seleccionada) y haga clic en Aceptar. 7. Repita los pasos 3-6 para ::Ciudad y ::Pas.

Leccin 11 | Cmo hacer bases de datos relacionales

72

8. Mueva los campos si fuera necesario y cambie el tamao de los campos para que muestren todos los datos que contienen. Cuando termine, los campos deberan tener el siguiente aspecto:

9. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, haga clic en Abandonar presentacin en la barra de presentacin para volver al modo Visualizar. 10. Haga clic en el icono de libro de la barra de herramientas de estado para recorrer los registros hasta que vea el cambio de nombre de empresa. Aunque la presentacin Informacin de cuenta corporativa se basa en la tabla Clientes, puede ver los datos de direcciones almacenados en la tabla Empresas gracias a la relacin que configur anteriormente en esta leccin.

Visualizacin de una lista de registros relacionados


Las relaciones son bidireccionales. La relacin creada entre las tablas Clientes y Empresas muestra los datos (direcciones de empresas) de la tabla Empresas. A continuacin, utilizar la misma relacin para mostrar datos (nombres de clientes) de la tabla Clientes.

Creacin de un portal para visualizar los registros coincidentes


Puede aadir un portal en una presentacin para mostrar datos de campos relacionados. 1. Elija la presentacin Empresas en el men emergente Presentacin. Para poder mostrar los datos de los registros relacionados, es necesario que est definida una relacin. A continuacin, utilizar la relacin que cre en la tabla Clientes en esta misma leccin, aunque es preciso modificar primero dicha relacin para permitir la creacin de registros en una tabla relacionada. 2. Elija el men Archivo > Gestionar > Base de datos y haga clic en la pestaa Relaciones, si no est seleccionada. 3. En el grfico de relaciones, haga doble clic en el operador relacional de dilogo Editar relacin. para mostrar el cuadro

4. En la parte inferior del cuadro de dilogo ubicado debajo de Clientes, seleccione Permitir la creacin de registros en esta tabla a travs de esta relacin. Esta accin le permitir aadir un nombre a la lista Clientes.

Leccin 11 | Cmo hacer bases de datos relacionales

73

Seleccione esta casilla de verificacin

5. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Gestionar base de datos. 6. Utilice el icono de libro o la barra de desplazamiento de la barra de herramientas de estado para pasar al registro de la primera empresa (Corporacin ABC), si es necesario. 7. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin. 8. Seleccione la herramienta Portal que contenga la lista de nombres. en la barra de herramientas de estado y cree un cuadro

9. En el cuadro de dilogo Configurar portal, elija la tabla Clientes en Mostrar registros relacionados desde. 10. Seleccione Mostrar barra de desplazamiento vertical. 11. En Nmero de filas escriba 4. 12. Haga clic en Aceptar.

Adicin de campos y formato al portal


1. En el cuadro de dilogo Aadir campos al portal, seleccione el campo ::Nombre y muvalo a la lista Campos incluidos. 2. Seleccione y mueva el campo ::Apellidos. 3. Haga clic en Aceptar. 4. Utilice la herramienta Texto en la barra de herramientas de estado para crear etiquetas para los campos Nombre y Apellidos en el portal. Cuando termine, el portal debera tener el siguiente aspecto:

Leccin 11 | Cmo hacer bases de datos relacionales

74

5. Haga clic en Guardar presentacin y en Salir de Presentacin para ver la lista de clientes de cada empresa. Nota En funcin de los experimentos realizados en las lecciones anteriores, es posible que su portal no tenga el mismo aspecto que el que muestra la imagen.

El portal muestra una lista de clientes de la tabla relacionada

6. Pruebe la nueva estructura: escriba el nombre de un nuevo cliente en Corporacin ABC.

Haga clic aqu para introducir un nuevo cliente para esta empresa

7. Seleccione Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin para ver el nuevo registro. Al aadir el nuevo cliente, la relacin cre automticamente un registro para este en la tabla Clientes. Haga clic en la pestaa Estado del pago del nuevo registro. Corporacin ABC se introduce automticamente en el campo coincidente debido a que se aadi el nombre al portal del registro de Corporacin ABC. 8. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.

Para obtener ms informacin


Ha visto cmo utilizar y crear relaciones sencillas. Este aprendizaje abarca simplemente los aspectos bsicos. Existen muchos puntos importantes que deben tenerse en cuenta al crear un sistema de bases de datos relacionales. Asegrese de leer el captulo 4 de la Gua del usuario de FileMaker Pro y la informacin relacional de la Ayuda de FileMaker Pro antes de utilizar las relaciones en sus propios archivos.

Leccin 12 Compartir e intercambiar datos


Puede compartir datos en una red utilizando FileMaker Pro, FileMaker Server o a travs de Internet utilizando Instant Web Publishing. Tambin puede compartir datos importndolos a archivos de FileMaker Pro desde otras aplicaciones o exportndolos desde archivos de FileMaker Pro a otras aplicaciones. En esta leccin aprender:

1 a habilitar la posibilidad de compartir archivos de FileMaker Pro a travs de una red 1 a importar datos a un archivo de FileMaker Pro

Acerca de compartir datos


Puede utilizar Compartir FileMaker en red para compartir bases de datos de FileMaker Pro en la red para que hasta nueve usuarios de FileMaker Pro o FileMaker Go accedan y utilicen simultneamente el mismo archivo de base de datos. Si necesita compartir archivos con ms de 9 usuarios al mismo tiempo en la red, puede utilizar FileMaker Server para compartir archivos, que permite que un mayor nmero de usuarios compartan archivos y ofrece un mayor rendimiento y mejor seguridad. Puede utilizar Instant Web Publishing para publicar presentaciones de FileMaker Pro como pginas Web a fin de que los usuarios que dispongan de un navegador Web conectados a su Intranet (o Internet) accedan a las bases de datos de FileMaker Pro. Puede intercambiar informacin entre FileMaker Pro y otras aplicaciones mediante la importacin y exportacin de datos. Por ejemplo, puede importar datos que se encuentran en otra base de datos o en un programa de hoja de clculo o exportar datos de direcciones para crear cartas modelo personalizadas con un procesador de textos. Cuando importe o exporte datos, stos se copian en el archivo de destino, que no est compartido por las aplicaciones.

Habilitar la posibilidad de compartir FileMaker a travs de la red


Si su equipo est conectado a una red, usted y otros usuarios de FileMaker Pro pueden utilizar simultneamente el mismo archivo de base de datos. Importante Su acuerdo de licencia de FileMaker Pro exige el pago de una licencia para cada equipo en el que se instale la aplicacin FileMaker Pro. No es posible compartir o utilizar de forma simultnea la licencia de software en diferentes equipos. La primera persona que abre un archivo compartido se convierte en anfitrin. Todos los usuarios que se conecten al archivo alojado y lo abran se convierten en clientes.

Leccin 12 | Compartir e intercambiar datos

76

El anfitrin abre el archivo

Los clientes abren las conexiones con el archivo compartido

Una vez abierto un archivo compartido, el anfitrin y los clientes tienen acceso a la misma informacin y todos los cambios que se realicen en el archivo aparecern en la ventana de cada usuario. Las modificaciones de datos, guiones o presentaciones realizadas por cualquier usuario se guardan en el archivo compartido. El archivo compartido se guarda en el disco en el que reside el archivo. Los tipos de ordenacin, las peticiones de bsqueda, las rdenes de exportacin e importacin de campos y las configuraciones de impresin son especficos de cada usuario. Para habilitar la posibilidad de compartir FileMaker a travs de la red: 1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12. Nota Para activar o cambiar el estado de la funcin de compartir de un archivo en sus propios archivos, debe abrirlo con una cuenta que tenga privilegios de acceso Gestionar privilegios ampliados. Las cuentas, contraseas y conjuntos de privilegios se abordan en leccin 13. 2. Seleccione el men Archivo > Compartir > Red FileMaker. 3. En el cuadro de dilogo Configuracin de la red FileMaker, en Comparticin en red, haga clic en Activar. Ver la direccin TCP/IP del sistema bajo los controles de Comparticin de red.

Leccin 12 | Compartir e intercambiar datos

77

Seleccione Activo para habilitar el uso compartido de la red Ejemplo Copia.fmp12 est seleccionado en la lista

Seleccione el nivel de acceso de red para Ejemplo Copia.fmp12

4. En Acceso de red a archivo, seleccione Todos los usuarios. 5. Haga clic en Aceptar. Nota Windows: Puede que reciba una advertencia de seguridad del sistema operativo cuando habilite la comparticin de red en FileMaker Pro. Ejemplo Copia est ahora alojado en su equipo. Debe mantener abierto este archivo para que est disponible para los usuarios de su red.

Abrir un archivo remoto


Un archivo se considera remoto cuando est almacenado en un ordenador (conectado a la red) distinto del que usted est utilizando. Una vez que un anfitrin abre un archivo compartido en FileMaker Pro, hasta nueve usuarios pueden abrir el archivo remoto como clientes. Para abrir un archivo remoto: 1. Seleccione el men Archivo > Abrir remoto. 2. En Vista, seleccione Anfitriones locales para ver la lista de los anfitriones. Nota En caso de que su equipo no est conectado a una red, o de que no haya archivos de FileMaker Pro alojados actualmente, el cuadro de dilogo Abrir archivo remoto no mostrar ningn archivo.

Leccin 12 | Compartir e intercambiar datos

78

Seleccionar para ver una lista de anfitriones Seleccione el equipo que aloja el archivo que desee abrir Para reducir la lista, escriba unas letras del archivo que est buscando Seleccione el archivo que desee abrir

O bien, escriba la ruta de red del archivo que desee abrir

3. Seleccione el anfitrin y, a continuacin, el archivo que desee abrir. 4. Haga clic en Abrir. En funcin de cmo est configurada la comparticin de archivos en su equipo, es posible que deba introducir un nombre de cuenta, una contrasea y un nombre de dominio (slo Windows) para abrir el archivo remoto. 5. Cierre todos los archivos remotos abiertos.

Desactivar el uso compartido de la red FileMaker


Para desactivar el uso compartido de la red FileMaker para Ejemplo Copia: 1. En Ejemplo Copia.fmp12, seleccione el men Archivo > Compartir > Red FileMaker. 2. En el cuadro de dilogo Configuracin de la red FileMaker, seleccione Ejemplo Copia.fmp12 en la lista de Archivos abiertos actualmente. 3. En Acceso de red a archivo, haga clic en Sin usuarios. 4. Para desactivar el uso compartido de todos los archivos, en Comparticin de red, haga clic en Inactivo. 5. Haga clic en Aceptar. Ejemplo Copia ya no est alojado en su equipo.

Acerca del intercambio de datos


puede intercambiar informacin entre FileMaker Pro y otras aplicaciones mediante la importacin y exportacin de datos. Puede:

1 importar datos a un archivo de FileMaker Pro existente, en una nueva tabla o en una tabla
existente

1 compartir e importar datos de fuentes de datos ODBC 1 convertir datos de otras aplicaciones en nuevos archivos de FileMaker Pro 1 exportar datos para utilizarlos en otras aplicaciones

Leccin 12 | Compartir e intercambiar datos

79

Guardado y envo de datos


Puede guardar datos de FileMaker Pro como archivo de Microsoft Excel o como archivo de PDF, lo que le permite dar sus datos a usuarios que no dispongan de FileMaker Pro. FileMaker Pro le permite enviar por correo electrnico el archivo de Excel o el archivo PDF cuando lo guarda. Tambin puede crear guiones para guardar o enviar registros como archivos Excel o PDF. FileMaker Pro puede enviar mensajes de correo electrnico a uno o ms destinatarios. Puede introducir manualmente destinatarios, el asunto del mensaje, etc., o puede utilizar valores de campos o clculos. Tambin puede crear guiones para enviar un correo electrnico o enviar un enlace a snapshot a su base de datos, que captura un conjunto encontrado y se lo muestra a otro usuario.

Formatos de archivo de importacin/exportacin admitidos


La mayora de las aplicaciones almacenan los datos en sus propios formatos de archivo, pero muchas de ellas permiten tambin intercambiar informacin utilizando formatos intermediarios. Por ejemplo, FileMaker Pro puede importar o exportar archivos en formato de Microsoft Excel, texto separado por tabuladores (tab), valores separados por comas y XML, as como muchos otros. Si desea intercambiar datos con otro programa, compruebe la documentacin incluida con ese programa para determinar el formato de archivo intermediario comn que admitan tanto FileMaker Pro como el otro programa. Nota La mayora de los formatos de archivo no importan ni exportan ajustes de formato como, por ejemplo, las fuentes, el tamao, el estilo o el color.

Acerca de la importacin de datos


Existen diferentes formas de importar datos a un archivo existente. Puede:

1 1 1 1

agregar nuevos registros a una tabla existente crear una nueva tabla de datos importados actualizar registros existentes en una tabla existente actualizar registros coincidentes en una tabla existente

Importante Ciertas opciones de importacin que actualizan los registros existentes y los registros coincidentes sobrescriben los datos existentes durante el proceso de importacin y, una vez importados, no se puede deshacer esta accin. Para proteger sus datos, elija siempre el men Archivo > Guardar una copia como para realizar una copia de seguridad del archivo antes de llevar a cabo una importacin que actualice los registros. El archivo desde el que importa los registros se denomina origen. El archivo al que importa los registros se denomina destino.

Importacin de datos al archivo de ejemplo


1. En Ejemplo Copia.fmp12, seleccione Entrada de datos en el men emergente Presentacin si an no est seleccionada esta opcin. 2. Elija el men Archivo > Importar registros > Archivo.

Leccin 12 | Compartir e intercambiar datos

80

3. En Archivos de tipo (Windows) o Mostrar (Mac OS), seleccione Todos los archivos (Windows) o Todos los disponibles (Mac OS) y, a continuacin, elija MiArchivo.fmp12 en la carpeta Aprendizaje. MiArchivo.fmp7 es el archivo creado en la leccin leccin 4 y el archivo origen para este ejercicio de importacin de datos. 4. Haga clic en Abrir. Aparece el cuadro de dilogo de asignacin de campos de importacin. 5. En Destino, seleccione Tabla actual (Clientes). 6. En Importar accin, seleccione Aadir nuevos registros. 7. Asegrese de que el campo Nombre situado en los Campos origen est en la misma fila que el campo Nombre de los Campos destino. Puede mover los campos destino hacia arriba o hacia abajo en la lista, con la ayuda de la barra de desplazamiento. Pase el cursor sobre la doble flecha para activar la barra de desplazamiento. 8. Repita el paso 7 para los Apellidos. 9. Asegrese de que aparece una entre los campos Nombre y Apellidos. (Windows) o (Mac OS)

Si no ve ninguna entre los campos coincidentes, haga clic en el para cambiar el valor.

Los campos restantes deben tener un (Windows) o (Mac OS) entre ellos. Los datos incluidos en los campos correspondientes no se importarn al archivo de destino.
Las flechas sealan los campos de la derecha en los que se importarn los datos Archivo de origen desde el que se realizar la importacin

Archivo de destino al que importar datos

Campos del archivo de origen

Campos del archivo de destino

Accin de importacin

10. Haga clic en Importar. 11. En el cuadro de dilogo Opciones de importacin, haga clic en Importar.

Leccin 12 | Compartir e intercambiar datos

81

12. Revise la informacin del cuadro de dilogo Resumen de importacin y haga clic en Aceptar. Los registros de MiArchivo.fmp12 que contienen los datos del nombre y los apellidos se han aadido al archivo Ejemplo Copia.fmp7. El conjunto hallado actual contiene los nuevos registros importados. Compruebe los nuevos registros para verificar los datos que se han importado. Haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado para ver todos los registros del archivo. 13. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo de ejemplo seleccionando el men Archivo > Cerrar.

Para obtener ms informacin


Ha aprendido a habilitar la comparticin de archivos utilizando FileMaker Pro y cmo importar datos a un archivo de FileMaker Pro. Para obtener ms informacin acerca del uso compartido y la importacin de datos en FileMaker Pro, consulte el captulo 5 de la Gua del usuario de FileMaker Pro y la Ayuda de FileMaker Pro. Consulte la Gua para la publicacin en la Web al instante con FileMaker para obtener informacin sobre cmo publicar bases de datos en la Web.

Leccin 13 Proteccin de los datos en FileMaker Pro


Aunque su sistema operativo incluye funciones de proteccin de archivos, debera utilizar las cuentas y los privilegios de FileMaker Pro para salvaguardar sus datos. FileMaker Pro permite imponer restricciones acerca de los usuarios que pueden acceder a un archivo cuando proteja sus archivos definiendo cuentas y contraseas. El nombre de cuenta y la contrasea que los usuarios utilizan determina el conjunto de privilegios utilizado. El conjunto de privilegios limita las acciones que los usuarios pueden realizar en un archivo. En esta leccin aprender:

1 a proteger sus datos utilizando cuentas, contraseas y grupos de privilegios 1 a crear cuentas, contraseas y conjuntos de privilegios

Creacin de una cuenta y una contrasea


Acerca de las cuentas
Las Cuentas autentican a los usuarios que intentan abrir archivos protegidos. Cada cuenta especifica un nombre de cuenta y, normalmente, una contrasea. Las cuentas se pueden configurar para usuarios individuales o se pueden crear cuentas que se compartirn entre grupos de individuos como, por ejemplo, una cuenta de "Marketing". Las cuentas compartidas resultan tiles cuando desee mantener un menor nmero de cuentas y no tenga intencin de realizar un seguimiento del acceso individual a un archivo de base de datos. No obstante, es ms seguro crear un mayor nmero de cuentas que tener varios usuarios compartiendo una sola. Las contraseas distinguen entre maysculas y minsculas, pero los nombres de cuenta no lo hacen. Cuando cree una base de datos, se crearn dos cuentas predefinidas (Admin e Invitado) y dispondr de tres conjuntos de privilegios predeterminados (Acceso total, Slo entrada de datos y Acceso de slo lectura). La cuenta Admin no recibe una contrasea y se asigna al conjunto de privilegios Acceso total, que permite el acceso a todos los elementos de un archivo. La cuenta Invitado permite a los usuarios abrir un archivo sin especificar un nombre de cuenta; esta cuenta tampoco tiene contrasea y se le asignan privilegios de slo lectura.

Cuentas predefinidas Cuentas personalizadas

Las contraseas y los privilegios de acceso de las cuentas predefinidas se pueden modificar.

Leccin 13 | Proteccin de los datos en FileMaker Pro

83

Para crear una cuenta y una contrasea: 1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12. 2. Seleccione el men Archivo > Gestionar > Seguridad. 3. En la pestaa Cuentas, haga clic en Nueva. 4. En La cuenta se verifica a travs de, seleccione FileMaker. 5. En Nombre de cuenta, escriba Le Nguyen. 6. En Contrasea, escriba lnguyen. Nota Por motivos de seguridad, el texto de la contrasea nunca se muestra en FileMaker Pro. Anote siempre las contraseas que introduzca cuando configure las cuentas y facilteselas a los usuarios adecuados. Guarde las contraseas en un lugar seguro por si las olvida y para impedir que alguien las robe. 7. Seleccione El usuario debe cambiar la contrasea al iniciar la prxima sesin. En la mayora de los casos, una cuenta compartida por varios usuarios no debera forzar el cambio de contrasea al iniciar sesin. En su lugar, debera especificar una contrasea y proporcionrsela a los usuarios que la necesiten. Adems, el conjunto de privilegios para una cuenta compartida no debera permitir los cambios de contrasea, ya que un usuario podra cambiar la contrasea y bloquear el acceso a todos los dems usuarios que comparten la cuenta. 8. En Estado de la cuenta, seleccione Activo. 9. En Conjunto de privilegios, seleccione [Acceso de slo lectura]. 10. En Descripcin, escriba Agente de atencin al cliente.

Especifique la configuracin de la cuenta

11. Haga clic en Aceptar. Ver la nueva cuenta junto a las cuentas predeterminadas Invitado y Admin. 12. Haga clic en Aceptar. Se mostrar una alerta que le informar de que la cuenta Admin del archivo de ejemplo no se encuentra protegida mediante contrasea. Debe aceptar esta configuracin para que FileMaker Pro le permita continuar. 13. Haga clic en Permitir para cerrar la alerta. Se mostrar el cuadro de dilogo Confirmar inicio de sesin con acceso completo.

Leccin 13 | Proteccin de los datos en FileMaker Pro

84

14. Escriba Admin, en Cuenta con acceso completo, deje en blanco la Contrasea y haga clic en Aceptar. Nota Por motivos de seguridad, proteja siempre mediante contrasea la cuenta Admin de los archivos que cree.

Creacin de un conjunto de privilegios


Acerca de los conjuntos de privilegios
Los conjuntos de privilegios especifican el nivel de acceso a los archivos de bases de datos. Adems, FileMaker Pro permite ampliar los conjuntos de privilegios, que determinan las opciones de comparticin de archivos. Conjuntos de privilegios predefinidos Cada archivo de base de datos nuevo contiene tres conjuntos de privilegios predefinidos:

1 El Acceso total permite el acceso y la modificacin de todo lo que haya en el archivo 1 El privilegio Slo entrada de datos permite exclusivamente ver e introducir datos 1 El Acceso de slo lectura permite ver datos, pero no realizar modificaciones
En toda base de datos debe haber al menos una cuenta con un conjunto de privilegios de Acceso total. Por motivos de seguridad, dicha cuenta deber protegerse mediante una contrasea. El usuario no puede modificar ni eliminar conjuntos de privilegios predefinidos, excepto para activar o desactivar sus conjuntos de privilegios ampliados. No obstante, s puede duplicar los conjuntos de privilegios predefinidos y modificar la copia resultante para utilizarla de otro modo.

Conjuntos de privilegios predefinidos

Conjuntos de privilegios personalizados Mientras los conjuntos de privilegios predefinidos de FileMaker Pro ofrecen tipos comunes de acceso a los datos, la creacin de conjuntos de privilegios exclusivos permite limitar el acceso a determinados aspectos de una base de datos como, por ejemplo, las presentaciones a las que se puede acceder, los mens disponibles y si se permite imprimir o no. Conjuntos de privilegios ampliados Los conjuntos de privilegios ampliados determinan las opciones de comparticin de datos permitidas por un conjunto de privilegios como, por ejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios que abran un archivo compartido o que vean una base de datos en un navegador Web.

Leccin 13 | Proteccin de los datos en FileMaker Pro

85

Creacin de un conjunto de privilegios personalizado


Suponga que su empresa depende del personal eventual en determinados momentos del ao. Dicho personal necesita tener acceso a sus datos, pero usted desea evitar que los trabajadores eventuales impriman o exporten informacin de su base de datos. Para ello, puede crear un conjunto de privilegios especfico para los trabajadores eventuales, de forma que dichos empleados no puedan imprimir ni exportar datos. 1. Seleccione el men Archivo > Gestionar > Seguridad. 2. Haga clic en la pestaa Conjuntos de privilegios. 3. Seleccione el conjunto de privilegios [Slo entrada de datos] y, a continuacin, haga clic en Duplicar. Se selecciona Slo entrada de datos Copiar. 4. Haga clic en Editar. 5. En Nombre del conjunto de privilegios, escriba Personal eventual. 6. En Descripcin, escriba No imprimir ni exportar datos. 7. Quite Permitir impresin y Permitir exportacin.

Quite Permitir impresin y Permitir exportacin

Aparece la configuracin de los privilegios ampliados

8. Haga clic en Aceptar. Aparece Personal eventual en la lista de conjuntos de privilegios. Este conjunto de privilegios puede ser utilizado por una cuenta o ms. 9. Haga clic en Aceptar. 10. Haga clic en Permitir para cerrar la alerta. Se mostrar el cuadro de dilogo Confirmar inicio de sesin con acceso completo. 11. Escriba Admin en Cuenta con acceso completo, deje en blanco la Contrasea y haga clic en Aceptar. 12. Cuando haya acabado con esta leccin, cierre o salga de FileMaker Pro para cerrar todos los archivos abiertos.

Leccin 13 | Proteccin de los datos en FileMaker Pro

86

Para obtener ms informacin


Ha aprendido a crear cuentas y contraseas, y a asignarles conjuntos de privilegios. Asimismo, ha aprendido a crear conjuntos de privilegios personalizados y a utilizarlos con fines empresariales especficos. Para obtener ms informacin acerca de la forma en que las cuentas, las contraseas y los conjuntos de privilegios pueden proteger sus bases de datos, consulte el captulo 6 de la Gua del usuario de FileMaker Pro y la Ayuda de FileMaker Pro.

Leccin 14 Copias de seguridad de bases de datos


Fallos de alimentacin, problemas con el disco y otros problemas inesperados con los ordenadores pueden surgir en cualquier momento. Para ayudar a evitar la prdida de datos realice, de forma regular, copias de seguridad de todos los documentos importantes del ordenador, incluidas las bases de datos. En esta leccin aprender:

1 cmo y cundo realizar una copia de seguridad de la base de datos 1 dnde aprender acerca de otros sistemas de proteccin

Cmo realizar una copia de seguridad de las bases de datos


Existen diversas formas de realizar una copia de seguridad de un archivo. A continuacin, proponemos un mtodo posible. 1. Determine el tamao de la base de datos: Windows: En el explorador, haga clic con el botn derecho del ratn en el icono del archivo y seleccione Propiedades y, a continuacin, General. Mac OS: En el buscador, haga clic en el icono del archivo y, a continuacin, elija el men Archivo > Informacin. 2. Identifique un disco o volumen que disponga de espacio suficiente para una copia de la base de datos. 3. Abra la base de datos de la que desea realizar una copia de seguridad. 4. En FileMaker Pro, elija el men Archivo > Guardar una copia como.
Acepte el nombre de archivo predeterminado para la copia o cmbielo Seleccione el disco y carpeta en la que desea guardar la copia Seleccione copia del archivo actual

5. Haga clic en Guardar. Importante La prxima vez, realice la copia de seguridad en un disco o volumen diferente. No realice nunca la copia de seguridad sobre la nica o ms reciente copia del archivo. Deber disponer de varias copias de seguridad diferentes al mismo tiempo.

Leccin 14 | Copias de seguridad de bases de datos

88

Cundo realizar la copia de seguridad


Deber hacer la copia de seguridad:

1 con la frecuencia necesaria para garantizar que puede restaurar todos los datos en caso
de emergencia

1 antes de realizar un cambio importante o irreversible, como eliminar registros, eliminar un


campo o sustituir datos mediante las funciones Importar o Reemplazar Recuerde siempre que se tarda mucho menos tiempo en hacer una copia de seguridad que en volver a crear un archivo daado o perdido.

Para obtener ms informacin


Esta leccin le ha indicado una forma de proteger una base de datos. Para ver otros mtodos que permitan evitar o solucionar problemas con los archivos o recuperar archivos daados, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.