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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA MODALIDAD A DISTANCIA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIN DEL TTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A. MODALIDAD A DISTANCIA

TTULO DE LA TESIS DE GRADO AUDITORA ADMINISTRATIVA DEL REA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A.
ELABORADO POR: MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHVEZ DIRECTOR DE TESIS C.P.A. CARLOS GARCA QUITO ECUADOR DICIEMBRE 2006

CERTIFICACIN
Que el presente trabajo de prctica profesional realizado por la alumna Marlene del Carmen Puruncajas Chvez, ha sido orientado y revisado durante su ejecucin, por tanto, autorizo su presentacin.

Quito, Enero 8 del 2006

CPA. CARLOS GARCA DIRECTOR DE TESIS

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AUTORA
Yo, Marlene del Carmen Puruncajas Chvez, soy la responsable de la elaboracin e investigacin de esta tesis, para la cual he utilizado procedimientos tcnicos, debidamente autorizados por la Direccin de Auditora Interna del Ministerio de Ambiente o por las Normativas de Contabilidad NEA o NIC, etc.

En tal virtud declara que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y acadmicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva responsabilidad de la autora

Marlene del Carmen Puruncajas Chvez

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DEDICATORIA

El presente trabajo lo dedico a Dios por ser la luz de mi vida y con todo mi amor y cario a mi esposo quien jug un papel importante para que este sueo se haga realidad, a mis hijos Daniel, Laura, Pamela, quienes tuvieron que acostumbrarse a mis ausencias y fueron mi motivo para poder alcanzar este anhelo.

A mis padres quie nes forjaron mi futuro, a mis hermanos y a todos quienes de una u otra manera han contribuido a mi formacin profesional.

Marlene del Carmen Puruncajas Chvez

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AGRADECIMIENTO
Dejo constancia de mi agradecimiento a todos los docentes de la Facultad de Ciencias Econmicas y de Negocios de la Universidad Tecnolgica Equinoccial, de la Escuela de Contabilidad y Auditora, modalidad a distancia, por sus valiosos conocimientos impartidos en mi formacin profesional.

De manera especial mi profundo agradecimiento al CPA. Carlos Garca, Director de Tesis, por su orientacin y dedicacin para culminar con el presente trabajo investigativo.

Mi reconocimiento para todos los Directivos, empleados y trabajadores de LABORATORIOS BIOGENET S.A., por brindarme las facilidades necesaria s para realizar la presente tesis.

MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHAVEZ

INTRODUCCIN
La presente tesis de Grado que presento a consideracin de los lectores, es un trabajo Relacionado con una AUDITORA ADMINISTRATIVA DEL REA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. El mismo que pretende sugerir alternativa de solucin a las desviaciones o fallas detectadas durante la investigacin, cuyo producto fundamental constituye el informe del auditor. Seguidamente revise informacin concerniente a la Auditoria, para luego concentrar mi estudio en lo que es la Auditoria Administrativa, en cuanto a su naturaleza, contraste con la Auditoria Financiera, objetivos, alcance y responsabilidades del auditor operativo. He desarrollado un trabajo eminentemente profesional, que lo constituye la prctica del mismo y adems pongo a consideracin aspectos muy importantes de carcter terico, como son definiciones contenidas en conceptos, narraciones y descripciones de los elementos ms importantes de la Auditora y de la naturaleza de la Empresa, con lo cual pretendo dotar al lector de la presente tesis, de los elementos fundamentales de la aplicacin profesional de una Auditora Administrativa; de la his toria de la entidad, de su legislacin, organizacin y administracin de la misma. El presente trabajo de investigacin, realizando en LABORATORIOS BIOGENET S.A., perodo Mayo-Noviembre del 2006, se desarroll en base a los lineamientos, normas y procedimientos que rigen las tcnicas modernas de la Auditora. Luego de conocer todos los aspectos importantes de la Auditoria Administrativa, pase a analizar el proceso de la misma, que comprende: Estudio preliminar; Revisin de objetivos, polticas y normas: Revisin y evaluacin del sistema de control interno; Examen detallado de: reas crticas y comunicacin de resultados.

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Todo este procedimiento me permiti desarrollar mi trabajo de campo, mediante el cual pude detectar ciertas deficiencias.

Finalmente me permito plantear algunas conclusiones y recomendaciones, las mismas que espero constituyan un soporte para mejorar la gestin Administrativa de la Empresa.

1. TITULO DEL PROYECTO

Auditora Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Mayora de Empresas no cuentan con una Auditora Administrativa para su buen desempeo y funcionamiento en el campo laboral, la Auditora se aplica en otros estamentos de la Empresa y sin darle importancia al Recursos Humano. La falta de un Organigrama Estructural, que represente grficamente y en forma real la estructura organizativa de la misma, en la cual se evidencia la responsabilidad propia de la divisin de trabajo y la autoridad propia de la misma. No existe una Unidad de Auditora Interna que permita conocer el rendimiento real en el cumplimiento de las labores encomendadas al rea de Recursos Humanos. No existen programas de capacitacin y entrenamiento por parte de los directivos de la Empresa para todo el personal tanto Administrativo y de Servicios, para

garantizar un mejor desarrollo de las actividades. No existen mtodos eficaces para controlar la asistencia del personal.

3. JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA DEL TEMA

El Ecuador ha mejorado lentamente su infraestructura para atender la falta de empleo, sin embargo an no est consolidado, es necesario la dotacin de mayores recursos orientados a la obtencin de una verdadera infraestructura laboral, esto en

4 lo que se refiere al Aspecto de los Recursos Humanos, para que el empleado pueda laborar con una buena remuneracin y un buen ambiente de trabajo. Quito y el pas no ha planificado nada por el momento de all la propuesta de este proyecto para disear y que este trabajo tenga una amplia justificacin. La falta de centros de capacitacin para el Recurso Humano y Laboral en la Empresa y varias que se crean en la actualidad, esto ha generado que mi persona investigue este proyecto, cuyo principal objetivo ser de proporcionar ms alternativas o recomendaciones que me permitan mejorar los mtodos y tratamientos al Recurso Humano para la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. Siendo Quito una ciudad con alta poblacin y en la cual est ubicada la Empresa. LABORATORIOS BIOGENET S.A. que se dedica a elaborar y comercializar medicamentos como: OSTEOFORTE C-D-TOS MOLAREX , etc. En las empresas la capacitacin permanente al Recurso Humano da como resultado excelente rendimiento laboral y mano de obra calificada que se manifiesta en los logros alcanzados y xito deseado por los Empresarios y de manera especial la eficiencia de los empleados (control disciplina organizacin) elaborando un buen producto para el mercado y para el consumo de la poblacin.

4. DELIMITACIN DEL TEMA PROPUESTO.

El presente trabajo se centrar en la elaboracin de una Auditoria Administrativa del rea de Recursos Humanos de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. de la ciudad de Quito, con la finalidad de ayudar a la Gerencia de la empresa a buscar alternativas de mejora y adelanto para esta rea.

5 El tiempo que tomar este proceso ser a medida que vayamos evaluando los resultados dentro de la misma empresa, es decir sabremos con certeza al final de la elaboracin de la tesis cuyo periodo es de Mayo-Noviembre 2006.

5. OBJETIVOS
5.1. GENERALES: Desarrollar una Empresa de Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la

LABORATORIOS BIOGENET S.A. para ayudar a la Gerencia a

evaluar el nivel de control existente en esta rea y proponer alternativas de mejora. 5.2. ESPECFICOS: 5.2.1 Obtener un conocimiento general de la empresa y un conocimiento amplio del 4 rea de Recursos Humanos Evaluar la situacin actual de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. del rea de Recursos Humanos e identificar las funciones principales. 5.2.3 Identificar las reas dbiles y fuertes en el desarrollo de las funciones del Recurso Humano de LABORATORIOS BIOGENET S.A. 5.2.4 5.2.5 Documentar adecuadamente los resultados de la investigacin Brindar mayores y mejores alternativas de desempeo Laboral en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. 5.2.6 Proporcionar bienestar y orden en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.

5.2.2

6 6. MTODOS

La parte terica del presente trabajo se realiz en base a los mtodos tanto Inductivo como Deductivo, los mismos que permitieron la recoleccin de informacin para llegar a determinar las ciertas deficiencias existentes en el rea administrativa de Recursos Humanos, para lo cual nos servimos de leyes, reglamentos, normas, tcnicas y procedimientos de Auditora.

El desarrollo de la parte prctica, requiri de la colaboracin y apoyo decidido del personal que conforma LABORATORIOS BIOGENET S.A. y a la vez exigi lgica e iniciativa de la Auditora- Investigadora. Es por ello que para la realizacin del trabajo de campo, me bas en las tcnicas y procedimientos que a continuacin detallo:

Visita a Ejecutivos y responsables de la Empresa Recorrido por las instalaciones y visita al personal de planta Entrevistas Preparacin de Programas de Auditora Aplicacin de Cuestionarios de Control Interno Seleccin y discusin de problemas detectados Elaboracin y presentacin del Informe de Auditora

7 2.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. 2.1.1. RESEA HISTRICA.

Un 26 de Junio de 1994 naci LABORATORIOS BIOGENET S.A. fruto de la visin de un hombre sencillo, nacido en la Capital de la Repblica, cuna de gente noble trabajadora, nos referimos al Dr. JAIME GUTIERREZ GONZALEZ. Anterior a esta poca el Dr. JAIME GUTIERREZ trabaj como empleado de los LABORATORIOS GRUNENTAL S.A. de la ciudad de Quito y adems viajando a EE.UU. Boulder Colorado a realizar cursos de especializacin mdica y en su retorno despus de algunos meses de estada trae medicamentos a nuestro pas en diversas maletas; los mismos que tuvieron gran aceptacin primero en la ciudad de Quito; esta importacin personal lo realiza por el lapso de unos 6 meses. Legalmente LABORATORIOS BIOGENET S.A. se inscribe en la Superintendencia de Compaas el 28 de Junio de 1994. En este ao que todava circulaba la moneda ecuatoriana se forma con un capital inicial de S/.5000.000 de sucres siendo los Accionistas el Dr. JAIME GUTIERREZ GONZALEZ y la Srta. INES HURTADO ESTRADA. El Capital Social de la Compaa fu de CINCO MILLONES DE SUCRES (S/. 5000.000) dividido en cinco mil acciones ordinarias y nominativas de un mil Sucres cada una. El Fundador no pensaba slo en l, sino, en poner su esfuerzo y actividad al servicio de su Provincia y de su Patria. Para comenzar, tomaron en arriendo una casa ubicada en las Calles Jorge Drom y Gaspar de Villarroel dentro de la cual dividieron el espacio fsico en bodegas y oficinas, en un principio sus conocidos y amigos fueron sus primeros clientes, luego los quiteos continuaron confiando en la Empresa. Le dieron su ayuda, creca LABORATORIOS BIOGENET S.A. y tuvieron que contratar ms personal. La provincia de Pichincha fue atendida en excelentes condiciones y sus clientes se sentan satisfechos. Luego se extiende a la ciudad de Guayaquil Cuenca Ambato y finalmente a todo el pas; los productos que importa LABORATORIOS BIOGENET S.A. son los siguientes:

8 META CROMO PLUS SLENDER POWER PLUS VITA VANTAGE SINAPTIL OSTEO FORTE D C D TOS FORTE CASPAZOL OSTEOBLASTOL FORTE KUFER Q FORTE ZINCTOS ESCAMOL CONDROSOL MOLAR EX NUTRA LOGICS NUTRA LOGICS Peditrico COENZIMA Q 10.

Al crecer LABORATORIOS BIOGENET S.A. las necesidades eran mayores, as que deciden comprar sus propios terrenos debido a las exigencias en expansin en la Calle Vicente Crdenas y Japn en la Ciudad de Quito en donde posteriormente se inici la construccin del edificio e inaugurando el mismo el 1 de Abril de 2004. En los aos de existencia de LABORATORIOS BIOGENET S.A. se han dado

aumentos de capital y llegando a US$ 800 Dlares Americanos y sigue contando con los mismos 2 socios. La historia de la empresa ha registrado esta labor de titanes, quienes a la vuelta de estos aos han demostrado con palabras de accin, de lo que son capaces los quiteos cuando los mueve el resorte de la superacin y la grandeza humana.

2.1.2 BASE LEGAL

DE LA ESCRITURA PBLICA DE CONSTITUCIN DE BIOGENET S.A. LABORATORIOS

1. CELEBRACIN, APROBACIN E INSCRIPCIN.- La escritura pblica de constitucin de LABORATORIOS BIOGENET S.A., se otorg en la ciudad de Quito, el 28 de junio de 1994, ante el Notario Dcimo Noveno del cantn Quito; ha sido aprobada por la seora Intendenta de Compaas de Quito (E), doctora Beatriz Garca Banderas, mediante Resolucin No. 94.1.1.1.1610 de 15 de Julio de 1994 e inscrita en el Registro Mercantil del cantn Quito, bajo el No. 1803, tomo 125, el 3 de agosto de 1994.

2. DENOMINACIN

PLAZO.-

La

denominacin

de

la

compaa

es

LABORATORIOS BIOGENET S.A. y tiene un plazo de duracin de 30 aos.

3. DOMICILIO.- El domicilio de la compaa es Quito, cantn Quito, provincia de Pichincha.

4. OBJETO SOCIAL.- La compaa tiene por objeto: a) La Importacin, Distribucin y Venta de productos farmacuticos.

5. CAPITAL SOCIAL.- El capital social de la compaa es de S/. 5000.000 = dividido en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.500,00 cada una.

6. INTEGRACIN DE CAPITAL.- El capital social est suscrito ntegramente y pagado de la siguiente manera: En numerario S/. 1250.000,00 y el saldo de S/. 3750.000,00 ser pagado en el plazo de dos aos.

7. ADMINISTRACIN Y PRESENTACIN LEGAL.- La compaa es gobernada por la Junta General de Accionistas y administrada por la Junta General de Accionistas, el Presidente y el Gerente General. Ejerce la representacin legal, judicial y extrajudicial el Gerente General.

RESOLUCIN No. 94.1.1.1.16.10.

10 CONSIDERANDO QUE el 28 de junio de 1994, se ha otorgado ante el Notario Dcimo Noveno del cantn Quito la escritura pblica de constitucin de LABORATORIOS BIOGENET S.A.; QUE el Dr. Lus Ortiz Salazar, ha solicitado la aprobacin de la indicada escritura pblica a cuyo efecto ha presentado tres copias certificadas de la misma; QUE el Departamento Jurdico de Compaas y de valores de la Intendencia Jurdica, mediante memorando No. 8C.DJCV.94.1307 de 13 de Julio de 1994, ha emitido Informe favorable para la estipulacin del trmite, una vez que consideradamente se ha dado cumplimiento a los requisitos legales respectivos; En ejercicio de las atribuciones asignadas mediante Resolucin No. ADM-92513 de 18 de diciembre de 1992;

SE RESUELVE:

ARTCULO PRIMERO.-

APROBAR

la

constitucin

de

LABORATORIOS

BIOGENET S.A., con domicilio en Quito, con un capital social de S/. 5000.000,oo, dividido en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.000,oo de valor cada una, de conformidad con los trminos constantes en la referida escritura pblica.

ARTCULO SEGUNDO.- DISPONER que el Notario Dcimo Noveno del cantn Quito tome nota al margen de la matriz de la escritura pblica que se aprueba, del contenido de la presente Resolucin y siente razn de esta anotacin.

ARTCULO TERCERO.- DISPONER que el Registrador Mercantil del cantn Quito; a) inscriba la indicada escritura pblica junto con la presente Resolucin y b) cumpla con las dems prescripciones contenidas en la Ley de Registro.

ARTCULO CUARTO.- DISPONER que un extracto de la referida escritura se publique, por una vez, en uno de los diarios de mayor circulacin en Quito. Un ejemplar de la publicacin deber entregarse a este Despacho.

CUMPLIDO, vuelva el expediente, COMUNIQUESE.- DADA y firmada en la Superintendencia de Compaas en Quito.

11 2.1.3. OBJETIVOS DE LA EMPRESA

LABORATORIOS BIOGENET S.A. tiene como objetivos los siguientes:

a) Representacin,

distribucin

comercializacin

de

medicamentos,

especialidades farmacuticas, productos biolgicos, y medicamentos de uso humano. b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al mercado en todo el pas, ofrecindoles a precios de distribucin. c) Importacin de dichos productos. d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado reclutamiento y seleccin del mismo, con el fin de garantizar la eficiencia, efectividad y economa en el desenvolvimiento de las actividades administrativas y comerciales. e) Instalacin de una planta industrial destinada a la elaboracin de medicamentos y especialidades farmacuticas, de uso humano y cosmticos.

2.1.4.

ORGANIZACIN

ADMINISTRATIVA

DE

LABORATORIOS

BIOGENET S.A.

En el siguiente organigrama o carta de organizacin formal, se representa grficamente, la estructura de la Empresa, en l figuran las diversos Secciones y Departamentos de la misma, se indican las direcciones del Supervisor y Subordinados y las relaciones de Asesora, para sealar la autoridad se utiliza una lnea continua y para las relaciones de asesora se usa una lnea punteada.

Por lo tanto, la Empresa consta de:

a) Junta General de Accionistas. b) Presidente c) Gerente General.

12 La Junta General nombrar Presidente, Gerente General y Comisarios. El Gerente nombrar al Contador General y Secretaria previa terna presentada por los postulantes. Tanto el Comisario como el Auditor Interno, tienen carcter de permanente y la Asesora Jurdica tiene carcter de removible.

El Presidente Administrativo nombra al Contador General, Cajero y Secretaria, previa terna presentada por el Gerente General. Dependiendo del Gerente General los tres Departamentos:

a. DEPARTAMENTO DE VENTAS: Representado por el Supervisor de Ventas, dependiendo de l, 26 vendedores y una proyeccin para el vendedor veintisiete.

b. DEPARTAMENTO FINANCIERO: Se encuentra a cargo de la Contadora General. Este departamento consta de cuatro secciones que son:

SECCIN BODEGA: Conformada por: Bodeguero Uno y Dos Ayudante de Bodega Uno y Dos. Auxiliar de Bodega Uno y Dos. Auxiliar de Bodega Uno y Dos.

SECCIN COMPUTACIN: Consta de: Programadora Asistente de Cartera Dos Asistentes de Facturacin Ayudante de Facturacin

SECCIN CONTABILIDAD: Consta de: Auxiliar de Contabilidad Uno. Auxiliar de Contabilidad Dos. Auxiliar de Contabilidad Tres, (proyeccin).

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SECCIN CAJA: Consta de: Cajera Ayudante de Caja.

c. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: Conformado por:

Proveedura Choferes Uno y Dos Guardin Uno y Dos Conserje Guardin Proyeccin de Chofer Tres Proyeccin para ayudante de Chofer Uno y Dos. Limpieza Uno

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SITUACIN ACTUAL DE LABORATORIOS BIOGENET S.A.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
JUNTA GENERAL COMISARIO DIRECTORIO PRESIDENTE ADMINISTRAT. AUDITOR INTERNO GERENTE GENERAL ASESORIA

SECRETARIA

DEP. VENTAS SUPERV. VENTAS

DEP. FINANCIERO CONTADOR GENER.

DEPARTAMENTO ADMINISTRAT.

VENDEDOR 1

BODEGA

COMPUTACIN

AUXILIAR CONTAB. - 1

CAJA

PROVEEDURA

VENDEDOR 2

CHOFER 1 -2 AYUDANTE BODEGA - 1 PROGRAMADO AUXILIAR CONTAB. - 2 AYUDANTE DE CAJA GUARDIAN 1 -2

VENDEDOR 3

AYUDANTE BODEGA - 2

CARTERA

PROYECCION CONSERJE GUARDIAN

VENDEDOR 4

AUXILIAR BODEGA - 1

FACTURADORA PROYECCIN CHOFER - 3

VENDEDOR 5

AUXILIAR BODEGA - 2

FACTURADORA

PROV. AYUD. CHOFER 1 -2

VENDEDOR 6

AUXILIAR BODEGA 1 -2

AYUDANTE FACTURADORA

DISP. MEDICO PROYECCIN

FUENTE: ELABORACIN :

LABORATORIOS BIOGENET S.A. LABORATORIOS BIOGENET S.A.

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2.2. CONCEPTOS BSICOS.

2.2.1. LA AUDITORA.

2.2.1.1.Concepto.- A la Auditora de un modo general se la considera como Un proceso sistemtico que tiene como finalidad obtener y evaluar objetivamente evidencias, sobre aquellas afirmaciones relacionadas con los actos y eventos de carcter econmico, para poder determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos; y, luego informar sobre aquellos resultados a las personas que lo necesiten. Para poder entender ms claramente lo que significa realizar una Auditora enunciaremos el siguiente concepto: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras o administrativas, efectuando por auditores profesionales con posterioridad a su ejecucin con la finalidad de v erificarlas, evaluarlas y elaborar el informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones; y, en el caso de examen de Estados Financieros, el correspondiente dictamen profesional.
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2.2.1.2. Clases de Auditora.- Considerando que la Auditora puede extenderse a todas las operaciones de una entidad u organismo, se clasifica en:

POR QUIN LA EJERCE:

Auditora Interna: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las Operaciones Financieras y/o Administrativas, efectuando por Auditores Profesionales con posterioridad a su ejecucin como un servicio a la gerencia, por personal de una unidad completamente independiente de dichas operaciones, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas e informar sobre hallazgos significativos resultantes, presentando conclusiones y recomendaciones para mejorar.
2

Este tipo de Auditora se lo realiza en cualquier Institucin sin tomar en cuenta su naturaleza, pero su caracterstica primordial es que debe ser realizada o elaborada por o
1 2

ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Anexo B-1-2. ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Anexo B-1-8.

16 con la intervencin de Auditores Internos, es decir, por personal que labore en ella y que sea dependiente de una Unidad Administrativa (Unidad de Auditora Interna).

Auditora Externa: La Auditora Externa es el examen objetivo, sistemtico y profesional, realizado por Auditores Externos a una institucin sobre operaciones financieras y/o administrativas para luego formular un informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones. Los Auditores Externos son personas que pertenecen a Organismos Superiores de Control. La Contralora General del Estado, El Ministerio de Finanzas, La Inspectora General del Ejrcito, La Superintendencia de Compaas, La Superintendencia de Bancos, entre otros.

POR SU NATURALEZA:

Auditora Financiera: Es el examen que realizan los auditores en forma objetiva, sistemtica y profesional sobre los Estados Financieros de una entidad o empresa, incluyendo la evaluacin del sistema de Control Interno Contable en base de los registros, comprobantes y otras evidencias, mediante la aplicacin de las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.

Auditora Administrativa u Operacional: Es el examen y evaluacin que realiza el auditor en un organismo pblico o privado, con el propsito de establecer el grado de eficiencia, efectividad y economa ogradas por la administracin. Est dirigida a la l planificacin, organizacin, direccin, control interno y empleo apropiado de los recursos, a travs de la determinacin de las reas crticas o aspectos concretos en los cuales se puede introducir mejoras mediante la formulacin de sus comentarios, conclusiones y recomendaciones contenidos en el informe.

Exmenes Especiales: Consiste en la verificacin, estudio y evaluacin de aspectos limitados o de una parte de las operaciones financieras o administrativas, con posterioridad a su ejecucin, aplicando las tcnicas y procedimientos de la Auditora, Ingeniera o afines, o de las disciplinas especficas de acuerdo con la materia del examen, con el objeto de evaluar el cumplimiento de polticas, normas, programas y

17 formular el correspondiente informe que debe contener comentarios, conclusiones y recomendaciones.

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POR EL CAMPO DE SU APLICACIN:

Auditora Pblica o Gubernamental: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional que realizan los auditores internos o externos a las instituciones pblicas sobre las operaciones financieras y/o administrativas, con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y formular el correspondiente informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones y en caso de Estados Financieros su dictamen profesional.

Auditora Privada: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional que se realiza a las instituciones privadas sobre las operaciones financieras y/o administrativas realizadas por auditores que pertenecen a la empresa o por auditores contratados con el fin de evaluar dichas operaciones, verificarlas y luego formular comentarios, conclusiones y recomendaciones.

2.2.2. EL CONTROL.

2.2.2.1 Concepto.- Definiendo el Control, podramos decir que es el proceso sistemtico que comprende el conjunto de disposiciones, normas, mtodos y procedimientos que rigen toda actividad administrativa y financiera de una entidad. Conlleva las acciones necesarias para verificar y vigilar que recursos humanos, materiales y financieros se han administrado en forma correcta, eficiente, efectiva y econmica para el logro de sus fines y metas.

2.2.2.2.Clasificacin:

SEGN QUIEN LO EJERCE:

Control Interno: Comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos, medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar los recurso; verificar la
3

LOAFYC. Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Art. 265.

18 exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa; promover la eficiencia en las operaciones; estimular la observancia de la poltica prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
4

Para nuestro estudio sabemos que el Control Interno ha evolucionado a travs de los aos, hasta que actualmente se considera que el Control Interno incluye tanto controles de carcter financiero como administrativo.

Control Interno Financiero : Comprende el plan de organizacin, los procedimientos y registros de la custodia de recursos y, la verificacin de exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros.
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Los controles internos financieros incluyen adems controles de los sistemas de autorizacin, aprobacin y segregacin de deberes en las de: registro e informacin contable, custodia de recursos y controles fsicos sobre dichos recursos. Dentro del control interno financiero la responsabilidad recae s obre el funcionario encargado de la Direccin Financiera ante la mxima autoridad, quien deber asegurar que este sea adecuado o no.

Control Interno Administrativo: Comprende el plan de organizacin, los procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisin, transacciones y actividades de la gerencia de manera que se fomente la eficiencia en las operaciones, observancia de la poltica prescrita y logro de las metas y objetivos programados. El cuidado de los recursos, y la revelacin de errores o desviaciones de los mismos es responsabilidad de los miembros de la alta gerencia y para cumplir con esta responsabilidad es necesario mantener un adecuado control interno administrativo. La ausencia de este control refleja una administracin dbil e inadecuada.

Control Externo : Es el conjunto de procedimientos, tcnicas o mtodos aplicados en una entidad u organismo por la Contralora General del Estado, con el fin de verificar y evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normas, polticas y reglamentos respectivos; determinar el grado de efectividad, eficiencia y economa en que han sido utilizados los recursos humanos, materiales y financieros; evaluar el logro de las metas
4 5

ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Cap: X, Pg: 10. ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Cap: X, Pg: 10.

19 y objetivos programados; emitir recomendaciones para la toma de decisiones que sean necesarias.

SEGN EL MOMENTO DE SU APLICACIN:

Control Previo: Este examen se lo realiza antes de ejecutar la totalidad de las operaciones financieras como administrativas, con el fin de establecer su propiedad, veracidad y conformidad de lo presupuestado. El control previo es responsabilidad de varios servidores, cada uno dentro del rea de su actividad y competencia normal, dirigido a uno o ms aspectos realizados durante el trmite legal del flujo de operaciones. De ninguna manera, debe crearse organismos o unidades especiales encargadas del control previo, no delegar la funcin en su totalidad a un solo servidor.

Control Concurrente: Se lo realiza en la medida que van avanzando las operaciones financieras y/o administrativas.

Control Posterior: Consiste en el examen de las operaciones financieras y/o administrativas que se efectan despus de que stas se hayan producido, con el objeto de verificarlas, analizarlas y evaluarlas de acuerdo a la documentacin y los resultados obtenidos de las mismas. Generalmente este control, lo realiza la Unidad de Auditora Interna, sin perjuicio de los exmenes profesionales que practican las Auditoras externas e independientes.

2.2.3. RESPONSABILIDADES.

La responsabilidad se genera cuando por accin u omisin, intencional o culposa, no se cumple con lo que ordena la Ley en forma directa o indirecta dependiendo, naturalmente, el tipo de responsabilidad en base a un estudio previo que permita a las autoridades competentes contar con las evidencias suficientes para la imposicin de las sanciones segn el grado de inobservancia de las Leyes por parte de los servidores del ente.

20 2.2.3.1. Clases de Responsabilidad.- Existen tres tipos de responsabilidad que son:

a) Responsabilidad Administrativa: Se establecer la responsabilidad administrativa en base al grado de observancia de las disposiciones legales, reglamentarias, estatutarias, etc., como tambin por incumplimiento de atribuciones y deberes que los funcionarios o empleados tienen que cumplir en razn de sus funciones especficas. En el Art. 376 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, se sealan las causales para este tipo de responsabilidad, entre la cuales mencionamos las siguientes:

Ejercer presin o abuso en el ejercicio de su cargo. Facilitar o permitir por accin u omisin que se defraude a la entidad u organismo donde presta sus servicios.

Exigir a sabiendas sumas mayores o distintas de las legales, o recibir regalos, pagos o recompensas no autorizadas por la Ley.

No investigar oportuna y eficazmente de sus subalternos o dejar de imponerles las respectivas sanciones.

Exigir o recibir dinero o recompensas por el hecho de cumplir sus funciones con prontitud o preferencia o por el otorgamiento de contratos a determinada persona o por suministrar informacin reservada.

Efectuar pagos sin haber verificado el control previo al gasto y al desembolso o librar cheques por valores que excedan del monto de la autorizacin de giros.

Corresponde la imposicin de sanciones a la mxima autoridad de la entidad y en no haberla realizado el Control General del Estado solicitar de oficio la imposicin de las sanciones pertinentes.

La responsabilidad administrativa amerita sanciones disciplinarias conforme lo determina el Art. 62 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa que sern impuestos de acuerdo a la gravedad de la desviacin cometida; amonestacin verbal, escrita, amonestacin pecuniaria que no podr ser menor de $ 0.05 ni mayor de $ 50, suspensin temporal del cargo sin sueldo y destitucin.

21 b) Responsabilidad Civil: De acuerdo al Art. 341 de la LOAFYC, la responsabilidad civil se determinar en forma privativa por la Contralora General del Estado, previo estudio del movimiento financiero o del proceso de contratacin y ejecucin de estudios o proyectos de obras pblicas, cuando por la accin u omisin de los servidores respectivos se haya producido perjuicio econmico a la entidad u organismo; dicho perjuicio se establecer mediante glosas que sern notificadas al funcionario o empleado implicado concedindole del plazo perentorio de sesenta das para que los conteste y presente las pruebas correspondientes. Expirando ese plazo el Contralor pronunciar su resolucin. De esta manera la responsabilidad civil puede presentarse de dos formas:

Por pagos indebidos en forma parcial o total o abusos cometidos en el uso, mantenimiento o custodia de los bienes y recursos de la institucin, producindose algn perjuicio econmico.

Por diferencias en menos establecidas por la Auditora como producto de la prctica de arqueos, exmenes especiales o Auditoras del efectivo u otros valores.

c) Presuncin de Responsabilidades Penal: Se da origen a este tipo de responsabilidad cuando como resultado del examen practicado aparecieron evidencias de haberse cometido algunos de los hechos a los que se refiere el Art.257 del Cdigo Penal. Segn el Art. 342 de la LOAFYC para la presuncin de responsabilidad penal se proceder de la siguiente manera:

1. El funcionario que ha intervenido en la diligencia, previo Visto Bueno del Jefe de Equipo de Auditora o Supervisor, ordenar la inmediata detencin provisional del presunto responsable y, dentro de las cuarenta y ocho horas siguientes lo pondr a disposicin del Juez de lo Penal correspondiente. 2. La Contralora enviar un ejemplar o copia certificada del acta o informe respectivo al Juez de lo Penal competente, para que inicie el enjuiciamiento.

22 3. El Juez dictar inmediatamente el auto inicial y en l ordenar la detencin del indiciado y dispondr la prctica de todas las medidas cautelares por afianzar los intereses y obligaciones que se deriven del juicio. 4. En la sentencia, si sta fuere condenatoria, el Juez de lo Penal resolver lo relativo a la indemnizacin de daos y perjuicios y establecer las bases para la liquidacin correspondiente. Si bien estas normar o procedimientos lo han establecido para el sector pblico, bien se pueden aplicar en el sector privado en el que se desenvuelve la empresa.

2.3. AUDITORA ADMINISTRATIVA.

2.3.1. DEFINICIN

Para muchos autores la Auditora administrativa nace de la necesidad de descentralizacin y delegacin de autoridad en las empresas que empezaron a surgir a partir de la II Guerra Mundial. Sin embargo la Auditora administrativa realmente nace cuando los auditores internos se pusieron en disposicin de correr riesgos al examinar reas no familiares para ellos, el determinar si las leyes, contratos, polticas y procedimientos se haban seguido apropiadamente; y al comprobar que si las transacciones se llevaban de acuerdo a las polticas establecidas. As pues, a medida que han ido creciendo las empresas y entidades, se ha ido reconociendo la necesidad de la Auditora administrativa. Para hablar de ella con mayor precisin, hacemos referencia a los siguientes conceptos:

Auditora Administrativa es un examen y evaluacin de actividades realizadas en un organismo, para establecer el grado de eficiencia, efectividad y economa con que se desenvuelven las operaciones de planificacin organizacin, direccin, control y mejoramiento de condicin de dichos factores, si es posible.
6

Comentario: Concepto general, que no especifica los detalles de la Auditora Administrativa.

BAHAMONDE, Ivn. Auditora Administrativa-Operativa, 1.987, Pg: 5.

23 Auditora Operacional es una tcnica, enfoque o metodologa que consiste en evaluar la eficiencia y economa con que se administra y consume recursos. Su alcance puede incluir el examen de rendimiento de una entidad en trminos de lograr las metas y objetivos establecidos en programas. En contraste con ella existen las tradicionales Auditoras, a saber Auditoras financieras que involucran exmenes de transacciones, sistemas contables, o informes financieros y, Auditoras de cumplimiento que constatan que las operaciones se conducen de acuerdo a las polticas y procedimientos prescritos. 7

Comentarios: Concepto ms moderno, trata de puntualizar el enfoque de la Auditora administrativa hacia el cumplimiento de objetivos.

Una Auditora Operacional o gerencial es una evaluacin orientada hacia el futuro, de naturaleza independiente y sistemtica que cubre las actividades de todo nivel gerencial efectuando por un auditor interno, con los propsitos de mejorar la rentabilidad y aumentar el logro de los objetivos de la organizacin a travs de mejoras efectuadas en la funcin gerencial, el logro de los propsitos de los programas, los objetivos sociales y el desarrollo de los empleados. Una fuente de evidencia son los datos financieros, al igual que las polticas operativas y decisiones gerenciales, en su relacin con los objetivos de la organizacin siempre que se consideren como reas crticas. El informe de Auditora resultante identificar problemas y recomendar soluciones.
8

Comentario: Concepcin completa y detallada, ms acercada a la realidad.

En otras palabras la Auditora Administrativa es un examen constructivo y completo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad, de sus medios de control, medios de operacin y empleo que se de a sus recursos humanos y materiales. Es una tcnica moderna de anlisis objetivo, cuyo fin primordial est encaminado a proporcionar un verdadero asesoramiento gerencial.

7 8

HEIM, Frederic A. Auditora Operacional, 1.972, Pg: 9. INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS, Evaluacin de Terminologa, 1.984.

24 La Auditora Administrativa es sinnimo de clave para abrir los depsitos de informacin de la empresa, establecer un examen conciso y emitir sugerencias a la labor gerencial y empresarial. A travs de ella se pueden mirar aquellos detalles que los directivos no han podido observar. El profesional especializado en el rea administrativa se convierte en observador de empresa, estudia y examina la existencia o no de los factores que afectan al equilibrio empresarial y utiliza todas las herramientas que se encuentran a su alcance para lograr una completa eficiencia, efectividad y economa.

Para hacer ms perceptible la definicin de Auditora Operacional decimos que:

EFICIENCIA, es el cumplimiento efectivo de los objetivos en calidad y en cantidad, es el rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario.

EFECTIVIDAD, es el logro de objetivos y metas propuestas.

ECONOMA, es el costo mnimo lo grado en una operacin, eliminando gastos innecesarios.

PLANIFICACIN,

es

el

establecimiento

de

objetivos,

metas,

estrategias,

procedimientos y determinacin de fuentes y uso de recursos a todo orden para el logro de estos objetivos.

ORGANIZACIN, es el establecimiento de la estructura o agrupacin de las actividades necesarias para llevar a cabo los planes propuestos.

DIRECCIN, es hacer que todo el personal participe de manera coordinada en la ejecucin de los planes dentro del marco organizacional y normativo de la empresa.

CONTROL, es el conjunto de normas, mtodos y medidas destinadas a salvaguardar los recursos de una organizacin.

25 2.3.2 NATURALEZA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.

Hablar de naturaleza es hablar de la esencia misma de la Auditora Operacional, de su enfoque y metodologa. En trminos prcticos esta tcnica consiste en hacer lo que los Directivos de la entidad haran si tuvieran tiempo. En un principio el empresario era quien controlaba personalmente las operaciones de su organizacin, conoca a su personal e incluso el sistema en que operaba la maquinaria, hacia sus propios controles y no necesitaba de informes de Auditora. Pero conforme ha pasado el tiempo, los negocios, empresas e instituciones han ido creciendo de tal forma que se han hecho grandes y complejos; y, los directivos de las empresas se han visto aprisionados con las exigencias del tiempo para resolver problemas de mayor magnitud. Aqu es cuando surge la necesidad de profesionales entrenados para brindar informes especiales sobre el funcionamiento de la entidad. Para hacer realidad esta tcnica es necesario observar las siguientes reglas bsicas de Auditora Administrativa:

1. Conocer los objetivos.- Significa conocer el propsito, la razn de ser de la empresa, el objetivo verdadero, la divisin por departamentos, la unidad, actividad o funcin que est auditando. Cuando se reconoce el verdadero objetivo, la Auditora puede cambiarse de una simple verificacin a una Auditora moderna, por ejemplo el objetivo de cuentas por pagar no es solo girar los cheques, sino autorizar los pagos en el plazo debido pero conservando el mximo en caja; procesar pagos a los suministradores eliminando documentos innecesarios; controlar los recib conforme y el visto bueno del ejecutivo; preservar el efectivo al rechazar las mercaderas o servicios que significan gasto innecesario; quin revisa los recibos, quin los aprueba, etc.

2. Conocer los controles.- Una entidad opera a travs de tres funciones bsicas: planeamiento, organizacin y control. El control es el rea de preocupacin del auditor, es en esta rea donde puede realizar su trabajo y para ello necesita conocer ciertas reglas de control que aseguren el cumplimiento de determinados objetivos. El auditor debe tener conocimiento en los controles administrativos, como por ejemplo control de personal, presupuesto, itinerarios, control de necesidades y

26 procedimientos de la organizacin, control central de actividades y evaluacin de puntos crticos, etc. En otras palabras hacer un seguimiento retroactivo que no slo indique cuando las cosas han salido mal, sino tambin, que indique cundo existe una posibilidad de que salgan mal estableciendo una red de informacin que evite sorpresas.

3. Conocer las normas.- El trabajo de campo de una Auditora es esencialmente una medicin, y una medicin implica normas para llevar a cabo los exmenes y verificacin de transacciones. Las normas pueden ser dictadas por directivos, de gerencia, por contrato, especificaciones, estatutos, reglamentos gubernamentales, procedimientos de Auditora generalmente aceptados, por buenas prcticas comerciales, etc., pero en cualquiera de los casos en que se hayan establecido, el auditor debe tratar de entenderlas antes de iniciar su examen para obtener mayores ventajas.

4. Conocer la poblacin.- Poblacin es una expresin utilizada en muestreo estadstico, significa la totalidad de los tems o asuntos sobre los cuales el auditor emitir su opinin. Si las transacciones de un perodo bajo examen son variadas, el auditor debe decidir al inicio de su examen qu tipos de transacciones son de su inters y excluir las que no lo sean.

5. Conocer los hechos.- El hecho es un suceder real, una condicin que exige aquello que realmente ha transcurrido, una realidad absoluta claramente diferenciada de una mera suposicin u opinin. Todo auditor debe formular sus conclusiones en base a los hechos, debe estar seguro de que su conclusin est basada en hechos y no en una simple suposicin hecha a la ligera, de tal manera que est seguro en su opinin. La opinin del auditor no puede tener ningn sustituto, ni ser delegada, porque su opinin es una conclusin profesional fundada en la capacidad de analizar los hechos en completa objetividad.

27 El auditor debe saber que toda su reputacin descansa en un principio sencillo que dice: si l lo dice, es verdad, puede probarlo y sustentarlo porque sus conclusiones se basan en hechos slidos.
9

6. Conocer las causas.- Actualmente buscar el origen de muchos problemas comerciales significa investigar y exp lorar las causas y buscar lo que hay bajo la superficie procurando encontrar lo que realmente est ocasionando esa desviacin. La condicin del auditor operativo, permite comparar los problema de una entidad con la salud de un paciente, pues as como un mdico necesita realizar varios exmenes clnicos para descubrir la verdadera enfermedad y encontrar el remedio oportuno, as tambin operativamente hablando es necesario determinar a travs de exmenes y observaciones, la existencia de un problema que requiere solucin.

7. Conocer el efecto.- Buscar el efecto significa encontrar la desviacin de una norma establecida, es encontrar la problemtica potencial de la vida de una empresa. Si este efecto es adverso, significativo y continuo, entonces el auditor tiene la seguridad de que debe ponerse en contacto con la persona encargada para que corrija la situacin no deseada, asegurndose de que tal correccin se haga. El auditor se preocupar del efecto potencial de una situacin pobremente controlada, pues actualmente se considera al auditor moderno como monitor de los controles de una entidad, siendo a la vez responsable de informar sobre el peligro ocasionado por la ausencia del control que ha permitido el desarrollo de efectos significativos.

8. Conocer la gente.- El auditor debe entender como se sienten las personas en presencia de un crtico, y sin saber que las personas sujetas a examen estarn a la defensiva. Si busca formar sociedad con ellas para encontrar la solucin a los problemas se le auguran muchos xitos. Para ello deber evitar hacer juicios en las preguntas realizadas para extraer la informacin, evitar conflictos o discusiones durante el trabajo de campo y, procurar identificarse con las personas entendindolas honrada y sinceramente.

VARIOS AUTORES, Curso Internacional de Auditora Operativa, Brasil, 1.978.

28 9. Saber cundo y cmo comunicarse.- Esto significa la comunicacin del auditor desde el momento en que se inicia la Auditora, durante el transcurso del examen hasta el informe final.

El auditor operativo debe saber cundo y cmo comunicarse con:

El personal de lnea, cuando examina las transacciones y explora las razones y significado de las deficiencias.

Los Directivos del sujeto bajo examen, en el transcurso de la Auditora, cuando necesita corregirse algo, pudiendo hacerse en forma oral, visual o con informes escritos.

Los Directivos al final del trabajo, a travs de la presentacin oral o visual de todas las conclusiones de la Auditora sean estas buenas o malas. En ese momento se discutir las acciones correctivas que tomarn.

Cada uno de los jefes de las reas pertinentes, cuando el auditor emita su informe final con todos los resultados de la Auditora. Este informe hablar de lo satisfactorio de la operacin y de la correccin que requiere.

10. Conocer los mtodos modernos.- En la actualidad el auditor debe mantene rse al tanto de los adelantos del mundo, por tanto, debe considerar las nuevas tcnicas que le ayuden a realizar su trabajo de forma ms eficiente. Para ello debe poseer una slida base de conocimientos en el proceso electrnico de datos, muestreo estadstico, anlisis por regresin mltiple, programacin lineal y operaciones de investigacin. La preparacin constante, actualizada y llevada a la prctica, le permitir al auditor adaptarse a los cambios y combatir con mayor facilidad el desconocimiento de errores.
10

10

VII ASAMBLEA NACIONAL DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES CONTABLES DEL ECUADOR. Fundamentos de Auditora Operativa, 1.987, Pg: 07.

29 2.3.3. DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Y LA AUDITORA FINANCIERA.

Para hablar de este tema, es preciso aclarar que el modelo de la Auditora administrativa se interesa por los controles operativos o administrativos, pudiendo ser aplicada a todas las reas de la entidad si se considera necesario. Su objetivo es analizar el historial de la informacin para encontrar los medios que conduzcan a mejorar las operaciones futuras de la entidad; a diferencia de la Auditora financiera que se interesa por la verificacin de los estados financieros y la veracidad de ciertas cuentas principalmente. Su objetivo es el historial financiero de la entidad. En sntesis podemos identificar las siguientes diferencias entre las caractersticas de la Auditora administrativa y financiera:

PROPSITO: La Auditora Administrativa tiene como propsito formular y expresar una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, ponindose nfasis en el grado de eficiencia y eficacia con que se ha utilizado los recursos humanos, materiales y econmicos, determinando as mismo si se ha alcanzado los objetivos programados; mientras que la Auditora Financiera formula y expresa una opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros a una fecha determinada, as como el resultado de las operaciones y cambios en el patrimonio y sus flujos de efectivo por el perodo que termina.

ALCANCE: La Auditora Administrativa puede alcanzar a todas las operaciones en general, inclusive las financieras, o puede limitarse a cualquier operacin o actividad especfica; mientras que la Auditora Financiera alcanza todas las operaciones financieras.

ORIENTACIN: La Auditora Administrativa est dirigida hacia las operaciones en general de la entidad, present es y con orientacin al futuro. De ser necesario mirar operaciones solo de un pasado cercano; mientras que la Auditora Financiera est dirigida hacia la situacin financiera y el resultado de las operaciones pasadas de la entidad.

30 MTODO: La Auditora A dministrativa es muy nueva y todava carece de muchos procedimientos y prcticas generalmente aceptadas, por lo que el mtodo queda al criterio del auditor; mientras que la Financiera ha sido muy desarrollada por el Contador Pblico, existiendo as muchos procedimientos y prcticas aplicadas universalmente, como son las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.

INTERESES PARA SU REALIZACIN: La Auditora Administrativa es de inters para la gerencia y accionistas; mientras que la Financiera para los accionistas, directorio, funcionarios, financieros e inversionistas potenciales.

ENFOQUE: La Auditora Administrativa tiene un enfoque eminentemente positivo, tendiente a obtener mejores resultados, con mayor eficiencia, efectividad y economa; mientras que la Financiera tiene un enfoque originalmente negativo, porque est dirigido a la bsqueda de irregularidades y fraudes. Actualmente con ella se trata de determinar la razonabilidad de los Estados Financieros examinados.

EVIDENCIAS: Para la Auditora Administrativa la evidencia se obtiene de fuentes diferentes a los documentos y registros formales; mientras que para la Financiera la mayora de la evidencia proviene directamente de registros y documentos.

EJECUCIN: En la Auditora Administrativa todas las fases se efectan en el campo; mientras que la primera fase de la Auditora Financiera se la puede realizar en la oficina misma del auditor.

FRECUENCIA: En la Auditora Administrativa cuando se considera necesario; mientras que en la Financiera su aplicacin es regular, de preferencia anualmente.

INFORME: El contenido de la Auditora Administrativa est relacionado con cualquier aspecto significativo de la administracin y gestin de la entidad. Puede o no presentar los estados financieros; mientras que en la Auditora Financiera contiene el dictamen del auditor y estados financieros, al cual est relacionado todo su contenido.

31

PERSONAL DE APOYO: La Auditora Administrativa requiere

de personal

profesional de otras disciplinas y personal de Auditora en entrenamientos; mientras que la Financiera requiere slo personal en entrenamiento, pero siempre de profesin de Contador Pblico.

CONCLUSIONES DEL AUDITOR: En la Auditora Administrativa las conclusiones tienen incidencia sobre cualquier aspecto de la administracin y operacin de la entidad; mientras que en la Financiera tienen incidencia sobre los asuntos financieros, siendo el dictamen su conclusin principal.

RECOMENDACIONES: Mediante la Auditora Administrativa se sugieren mejoras en todos los sistemas administrativos, sistema de control interno gerencial y cualquier aspecto de la administracin y operacin de la entidad; en cambio la Financiera sugiere mejoras en el sistema financiero y presentacin de estados financieros que frecuentemente son presentados en forma separada del informe.

CONOCIMIENTOS DEL AUDITOR: El Auditor Administrativo debe tener conocimientos y experiencias relacionadas con la gerencia en general, y es necesario que mantenga un punto de vista gerencial; mientras que el Auditor Financiero requiere conocimientos y experiencias sobre el rea financiera y afines.

HISTORIA: La Auditora Administrativa naci con la profesin del auditor interno y gubernamental como producto de la evolucin de la Auditora tradicional relacionada con el enfoque de los sistemas: su transformacin ha sido dada debido a la iniciativa de auditores internos dinmicos y/o Organismos Superiores de Control debido a la necesidad de un mayor aprovechamiento de los recursos. Mientras que la Auditora Financiera naci en la profesin del auditor externo o contador pblico independiente; su transformacin se ha logrado gracias a los cambios de las diversas disposiciones legales y profesionales durante los ltimos 70 aos.

32 2.3.4.OBJETIVOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.

La Auditora Administrativa tiene como objetivo primordial el de descubrir irregularidades de alguna de las partes de la entidad examinada, y hacer notar posibles remedios con la finalidad de ayudar a la direccin a lograr una administracin ms eficaz, eficiente y econmica. Su intencin es la de examinar y valorar los mtodos y el desempeo de todas las reas de la entidad, empresa o negocio. En la Auditora administrativa existe una diversidad de objetivos tomando en cuenta el tipo de entidad, sus objetivos propios, su organizacin, grado de control, etc.

En el presente trabajo analizo tres fundamentales que son:

1. Evaluacin de Control Interno. 2. Evaluacin de Rendimiento. 3. Evaluacin de Direccin.

2.3.4.1. Evaluacin de Control Interno.

La evaluacin es la que se ocupa de medir los controles operativos que se ejercen sobre todas las fases del negocio. Su propsito es determinar si los controles establecidos son los adecuados y si estn cumpliendo efectivamente con los objetivos de la direccin y con sus planes operativos. El principal inters del auditor es encontrar el fallo de control y acumular la informacin apropiada. Al corregir la informacin, los auditores suponen un instrumento de mejora para los informes futuros, no se interesan en l s casos asilados o con implicaciones financieras, o sobre los costos excesivos de produccin, sino ms bien en los casos que producen controles pobres y efectos negativos en las decisiones futuras.
11

En este caso el auditor debe proporcionar informacin y seguridad a la direccin sobre lo adecuado y efectivo de los controles, no slo durante el tiempo de la Auditora sino en el futuro.

11

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditora Operacional, Quito, Pg: 15.

33 2.3.4.2.Evaluacin de Rendimiento.

Evaluar el rendimiento significa medir lo adecuado y efectivo de los controles de direccin en funcin de ciertas normas establecidas en la entidad o empresa. La base de estas evaluaciones es el desarrollo y aplicacin de las normas de ejecucin. El objetivo de rendimiento pretende, medir la utilidad de las actividades a travs de normas cualitativas y cuantitativas, medir adems si el personal de la entidad est realmente cumpliendo con estas normas. Cuando las normas no se han cumplido, el rendimiento se considera deficiente y se requiere una accin correctiva. Al evaluar el rendimiento, el auditor generalmente dirige hacia s mismo la informacin cuantitativa, en las reas de personal, trabajo, productividad, calidad de trabajo y costo.

El Personal, el rendimiento se mide a travs de la informacin cuantificada; nmero

de empleados, rotacin de personal, total de horas de trabajo regulares y extraordinarias, empleados directo e indirectos y sus horas de trabajo, etc. Por ejemplo al medir el nmero de empleados se medir su exceso y la posibilidad de contratar nuevos empleados ms calificados.

En la Carga de Trabajo, el auditor debe aplicar medidas cuantitativas de

rendimiento, a asuntos de trabajo como el volumen, trabajo nuevo, completo y pendiente, al principio y al final del perodo. Para ello puede valerse de la informacin detallada, pedidos, recibos, requisiciones de material, informes de nminas de fbrica, reclamos, trabajos de mantenimiento, factores procesados para el pago y pedidos de compra emitidos.

En la Productividad, se aplican medidas cuantitativas para determinar la relacin

entre las unidades de trabajo empleadas y producidas. La informacin se encuentra en facturas de los clientes, nminas de fbrica, pedidos de compra, inventarios, detalles de existencia, etc. Al realizar la evaluacin se deber medir el nivel de produc tividad, el rendimiento comparado con el pasado, como afectan a la productividad los pedidos pendientes, la productividad insatisfactoria, la falta de materiales, de personal, de equipos de mantenimiento adecuado, cual es el rendimiento del equipo y como se compara la productividad con otras organizaciones.

34

En la Calidad, el auditor aplica medidas cuantitativas para determinar como se ha

realizado el trabajo valindose de cierta informacin como: nmero de reclamaciones recibidas de los clientes, nmero de errores de facturacin, errores mecanogrficos, volumen de material desperdiciado y rechazado por mala produccin, etc.

En el Costo, el auditor puede evaluar la informacin de manera ms confiable,

segn la perspectiva de la direccin a las distintas reas de mano de obra, materiales, administracin, equipo, etc.

2.3.4.3. Asistencia de Direccin.

El objetivo primordial de la Auditora administrativa orientada a la direccin, es el de ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles de la empresa, sin importar la crtica de los errores cometidos.
12

Para realizar este trabajo los auditores debern entender las funciones de la direccin y sus principios para poner verdadera cura al error encontrado. El auditor debe estar preparado para asistir a los directivos en 4 funciones fundamentales que son: 1. Planificacin 2. Organizacin 3. Direccin y 4. Control

1. En la Planificacin, la funcin del auditor se centra en observar las acciones que deben tomar los directivos en funcin futura: objetivos, principios, polticas, procedimientos, reglas, mtodos, normas, programas y presupuestos, sin esperar que la realizacin de los planes sea urgente para determinar si son o no positivos. Al contrario es preciso ayudar a la direccin a determinar si la informacin utilizada para elaborar la planificacin es actual, racional, adecuada y con significado.

12

HEIM, Frederic A. Auditora Operacional, 1.972, Pg: 45.

35 Para tal efecto debe determinar s: Se han comunicado las premisas de planificacin. Se han establecido las normas y metas, y si estn al da. Existen sistemas de revisin y autorizacin. Se han establecido controles centrales. Los planes son compatibles con los objetivos. Se coordinan los objetivos a travs de la entidad. Los planes estn justificados con los recursos adecuados y si son realizables y razonables.

2. En la Organizacin, la funcin del auditor consiste en observar las relaciones entre el personal asignado para realizar las tareas que conduzcan al logro de objetivos de la empresa; el establecimiento de medidas razonables de control que asegure la compatibilidad entre la autoridad y la responsabilidad; la instauracin de sistemas que procuren la responsabilizacin y criterio lgico entre personal de lnea y el resto, asegurando a la vez la unidad de mando. El auditor puede constatar defectos en la organizacin determinando s: La relacin entre el personal es clara. La delegacin de responsabilidad es efectiva. Las lneas de autoridad son claras. Los conflictos entre directivos y personal son mnimos. Los organigramas estn al da. Existe un seguimiento de personal clave.

3. En la Direccin, La funcin del auditor es saber como se motivan a los subordinados para que contribuyan efectiva y eficazmente al logro de los objetivos de la empresa. Dirigir es el arte de guiar al personal para que trabaje con entusiasmo y confianza, procurando la satisfaccin de sus necesidades, el entrenamiento permanente y la motivacin constante para realizar las acciones propuestas. Los auditores deben contribuir en ella determinando s: Los directivos utilizan adecuadamente los recursos y realizan todas las funciones. El personal realiza las funciones especficas de trabajo.

36 El beneficio es razonable. Los programas de capacitacin son adecuados, y las comunicaciones son claras y comprensibles.

4. En el Control, la funcin del auditor es la de evaluar las medidas establecidas para determinar el logro de los objetivos y metas de acuerdo con lo diseado en el plan. El control comprende tres elementos fundamentales que son: normas, comparaciones y accin. Cuando falta uno de ellos puede decirse que el control no es vlido. El auditor puede evaluar el sistema de control determinando si los controles son: apropiados, oportunos, preventivos, significativos, flexibles, econmicos, comprensibles y operativos, capaz de que conduzcan a una accin correctiva . 13

2.3.5. ALCANCE DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.

El alcance de la Auditora administrativa al principio del examen es tan amplio como las operaciones y funciones de la entidad bajo examen, pero el auditor va definiendo y disminuyendo la cobertura del mismo, concentrando su atencin en las reas crticas donde la accin de la Auditora puede ser de mayor beneficio a la entidad examinada, a travs de la formulacin de recomendaciones constructivas para mejorar dichas reas. 14 En cuanto a las fechas de las operaciones a examinar, tampoco existir un lmite marcado como en el caso de la Auditora financiera que establece perodos determinados, sino que se tomar en cuenta las operaciones en vigencia, debiendo en ellas incluir nicamente el examen de las deficiencias, operaciones y reas crticas que estn ocurriendo actualmente, cuidando de corregirlas para el futuro.

La Auditora administrativa u operacional deber abarcar generalmente los siguientes aspectos: Estudio o anlisis de normatividad legal administrativa, aplicable de la empresa, sector o operacin bajo examen y verificar que la misma se cumpla. Evaluacin de las polticas que sirven de parmetro a la planeacin y ejecucin de actividades.
13

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditora Operacional, Quito, 1.993, Pg: 20. 14 BAHAMONDE Ivan. Auditora Administrativa-Operacional, Ecuador, 1.987, Pg: 20.

37 Anlisis del sistema o metodologa de planificacin y programacin de objetivos y metas. Estudio del sistema de formulacin, ejecucin y control presupuestario. Anlisis de la estructura organizativa, en relacin con los fines para los cuales fue creada la entidad. Comprobacin de la efectividad del sistema de informacin en sus aspectos bsicos, incluyendo la confiabilidad de los estados financieros. Evaluacin de la idoneidad del personal. Verificacin de las normas de control interno tpicas del rea financiera (tesorera, compras, nmina, inventarios, etc.). Anlisis y comparacin de datos estadsticos sobre costos, produccin, ganancia, etc. Anlisis del sistema utilizado por los directivos para evaluar su gestin y aplicar correctivos. Verificacin del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidencias fehacientes.

Para lograr el alcance requerido, el auditor deber entonces definir los procedimientos y decidir sobre la necesidad de contratacin de especialistas en determinadas reas. Luego realizado el trabajo, el auditor deber quedar en condiciones de opinar sobre: 1. Apego a la normatividad legal y administrativa. 2. Cumplimiento de objetivos y programas en forma oportuna y efectiva. 3. Idoneidad de los controles internos. 4. Economa en el manejo de los recursos. 5. Adecuado sistema de informacin. 6. Mejoras a aplicar.

2.3.6. EL AUDITOR OPERATIVO, RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES.

El auditor administrativo u operacional, es aquel que tiene la habilidad de acumular, poner en orden y analizar la informacin de naturaleza operativa. De igual forma es experto en el conocimiento y evaluacin del control interno. Su familiaridad con las distintas actividades de la entidad, el flujo de trabajo y el personal que lo realiza le permite tener una idea clara de las actividades de la entidad, sin embargo, su ms

38 importante cualidad es la de reunir y analizar la informacin para sopesar los resultados y sugerir las mejoras necesarias. El auditor de operaciones debe tener los siguientes atributos: Curiosidad, para averiguar el desenvolvimiento de las operaciones. Persistencia para continuar eficazmente con el proceso y conseguir las cosas que se propuso. Adaptabilidad, para comunicarse con el personal de cada departamento. Ser constructivo, al considerar las deficiencias como una gua para mejoras para el futuro. Tener sentido de negocio, para obtener la perspectiva del efecto sobre la eficacia, y el beneficio de la operacin. Tener sentido de cooperacin, para mejorar la operatividad del negocio en su calidad exclusiva de asesor.
15

Responsabilidades.

La responsabilidad es el precio de la supervivencia de una sociedad. Permitir actuar irresponsablemente y soslayar las consecuencias de estos actos, es amenazar la estabilidad social. Por lo tanto el auditor est obligado a cumplir con este requisito fundamental con la sociedad a la que pertenece. La responsabilidad en Auditora se la mira bajo tres niveles:

1.

Responsabilidad Legal.- Es decir la que est impuesta por la sociedad como un requisito profesional. Est especificada en las Leyes y dems disposiciones de los Organismos Reguladores como la Contralora General del Estado.

2.

Responsabilidad tica.- Es la que impone la profesin sobre sus miembros como cumplimiento de la responsabilidad legal. Alguna de estas expresiones, se exponen en el cdigo oficial de tica y conducta moral profesional del auditor, pero la mayora de estas normas, se refieren a las relaciones entre el auditor y sus clientes, el pblico y otros auditores. Es una excelente directriz para el actuar de los directores.

15

BAHAMONDE, Ivn. Auditora Administrativa-Operacional, 1.987, Pg: 16.

39

3.

Responsabilidad Moral.- Es la que se imponen los individuos a s mismos. Es decir, aquella que refleja un estndar de conducta superior al requerido por la responsabilidad tica.

La responsabilidad general del auditor de operaciones, es la de ayudar tanto a la direccin operativa como a la gerencia, ofreciendo recomendaciones constructivas que apunten a la mejora de operaciones, proporcionando una descripcin real de lo que se ve, y otorgando una opinin de los asuntos que se han revisado. Al realizar su funcin, los auditores tienen la responsabilidad de observar las normas profesionales de Auditora en sus revisiones y evaluaciones. Estas normas se refieren a la adecuacin y claridad de la ejecucin de su trabajo y del informe. La responsabilidad especfica para polticas, procedimientos y otras medidas de control deber considerarse en los siguientes temas: 1. Coherencia al analizar el alcance de los procedimientos y polticas. El auditor es responsable de comprobar que todos los procedimientos estn coordinados. 2. Adecuacin en los procedimientos, de tal manera que puedan proporcionar una medida de cumplimiento de los objetivos de direccin. 3. Cumplimiento en el trabajo efectuado de acuerdo con los procedimientos establecidos. El auditor es responsable de medir este cumplimiento. 4. Efectividad al obtener los resultados deseados. El auditor es responsable de disear las pruebas para medir la efectividad de los procedimientos.

Los auditores internos de operaciones, son responsables ante la direccin general de la evaluacin permanente sobre la adecuacin y efectividad del sistema de control en toda la organizacin.

Funciones.

Las funciones propias de un auditor operativo, se sintetizan en las siguientes: 1. Evaluacin de control administrativo, que se ejerce sobre todas las reas de la entidad, con el propsito de determinar si los controles establecidos son los

40 adecuados, y si estn cumpliendo efectivamente con los objetivos de la direccin y con sus planes operativos. 2. Evaluacin de rendimiento, al medir el cumplimiento de cualquier actividad, de acuerdo con las normas profesionales de Auditora interna. El debido cumplimiento profesional incluye la evaluacin de las normas operativas establecidas, y determinar si estas son aceptables y se cumplen. Al medir el rendimiento se pretende determinar si la direccin y el personal de la entidad estn realmente cumpliendo con estas normas. 3. Asistencia de direccin, al ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles a realizar su trabajo, de tal manera que contribuyan al cumplimiento de objetivos. El auditor orientado hacia la direccin, debe estar preparado para asistir a los directivos en sus cuatro funciones primordiales que son: Planificacin, Organizacin, Direccin y Control.

2.4. PROCESO DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.

Una vez definidos los objetivos de la Auditora administrativa, se procede a elaborar el programa de Auditora. En su primera fase se realiza una revisin del archivo permanente de la documentacin y la informacin previa. En las tres fases siguientes se procede a identificar y revisar profundamente aquellas reas consideradas como crticas y por ltimo se procede a realizar el informe definitivo acompaado de las recomendaciones que se crean necesarias. Con este examen objetivo, sistemtico y profesional, se pretende identificar y revisar detalladamente aquellas reas consideradas como crticas con la finalidad de verificarlas y evaluarlas, establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economa en su planificacin, organizacin y control interno; informar sobre los hallazgos significativos resultantes; y, determinar el cumplimiento con las disposiciones legales pertinentes. El trabajo de Auditora administrativa se realiza en cinco fases que son: FASE I FASE II Estudio Preliminar Revisin de Legislacin, Objetivos, Polticas y Normas.

FASE III Revisin y Evaluacin del Control Interno. FASE IV Examen detallado de las reas Crticas. FASE V Comunicacin de Resultados.

41 2.4.1. FASE I: Estudio Preliminar.

Esta fase consiste en una revisin previa de las operaciones, actividades, objetivos, polticas, etc., de la empresa o entidad bajo examen con la finalidad de familiarizarse con otras operaciones. El propsito fundamental del estudio preliminar es obtener la informacin general (documentacin) sobre los aspectos importantes de la entidad o reas a ser examinadas. Esta informacin servir como instrumento de trabajo en las futuras fases de examen y tambin como medio de informacin para el personal de Auditora y de la entidad.
16

Para realizar un estudio preliminar, el auditor deber seguir tres pasos fundamentales que son:

1. Entrevistas con el Gerente (mximo ejecutivo) y dems funcionarios importantes de la empresa o entidad bajo examen a fin de obtener la informacin general sobre las actividades. 2. Recopilacin sin revisin detenida de los documentos bsicos de la entidad, para obtener informacin sobre las actividades, objetivos, polticas, normas y procedimientos. 3. Recorrido o visita a las instalaciones de la entidad para conocer su ubicacin fsica, tamao, relacin con otras unidades y funcionar los encargados.

Informacin a obtenerse en la Fase I:

Legislacin aplicable a las actividades examinadas. Breve historial de antecedentes y propsitos de las actividades bajo examen. Datos sobre la organizacin de la entidad, dando nfasis primordial a las actividades bajo examen. Esta informacin incluye lo siguiente: Divisin de deberes y responsabilidades. Principales delegaciones de autoridad. Naturaleza, tamao y ubicacin de las dependencias. Nmero de empleados por unidades y ubicacin.

16

NORBECK, Edgard. Auditora Administrativa, Mxico, Pg: 54.

42 Naturaleza, inversin y ubicacin de los recursos involucrados en las actividades bajo revisin, especialmente de activos fijos. Informacin financiera de los Estados Financieros de los ltimos aos, presupuestos aprobados, detalle de ingresos anuales y de los mtodos de financiamiento. La poltica general establecida por la ley, reglamento y rdenes o decisiones administrativas segn las cuales la entidad llev a cabo las actividades que sern revisadas. Se debe obtener la poltica por escrito y en el caso de que la entidad no la tenga, el auditor tiene que determinarla en base a entrevistas y otros procedimientos, documentndola en los papeles se trabajo para su mejor entendimiento. Descripcin general de los mtodos de operacin y procedimientos de la ent idad al efectuar sus actividades. Descripcin de cualquier problema importante relacionado con las actividades a ser examinadas. Resultados de exmenes anteriores de Auditora. Los planes a corto, mediano y largo plazo elaborados por la entidad.

Fuentes de Informacin:

Archivos de la entidad u Organismo Superior de Control en caso de entidades pblicas.

Informes de Auditora y asesora si en caso existiesen. Planes de reorganizacin. Manuales de Procedimientos de la entidad. Reglamentos y documentos administrativos. Entrevistas con funcionarios administrativos. Historial y folletos informativos de la entidad o sus programas.

Recorrido y Observacin de la Entidad.

Cuando sea apropiado dada la naturaleza de la actividad a ser examinada, se har el recorrido a la oficina, planta u otras instalaciones con el objeto de mejorar los conocimientos de las actividades en trminos fsicos. El contacto con la actividad en s y

43 el personal tcnico directamente vinculado con las operaciones, es muy beneficioso para tener un entendimiento real de lo que sucede.

2.4.2.FASE II: Revisin de Objetivos, Polticas y Normas.

En esta segunda fase el auditor examina, evala y revisa la informacin recopilada en la etapa anterior con la finalidad de analizar los objetivos, polticas y normas de la empresa o entidad a ser examinada, poniendo gran inters en su historial y antecedentes, sus objetivos principales, la autoridad delegada a los funcionario principales y cualquier restriccin impuesta sobre las operaciones, disposiciones y mtodos de financiamiento de las operaciones de conformidad con las leyes pertinentes y con las polticas de la entidad.

Cmo trabaja el auditor:

1.

El auditor determina por qu se cre la empresa, cul fue la necesidad de su origen, los propsitos y objetivos que causaron su creacin como ente y si los objetivos han cambiado con el paso del tiempo.

2.

Debe definir en sus papeles de trabajo claramente cul es la misin principal de la empresa o entidad y objetivo primordial.

3.

Simplificar su trabajo con el apoyo de una adecuada documentacin de objetivos, polticas y normas. En caso de no existir se apoyar en bases verbales, para lo cual tendr que realizar una serie de entrevistas tratando de determinar los aspectos que gobiernan la entidad.

4.

De ser necesario, el auditor deber buscar por l mismo la inconformidad de los distintos puntos de vista de los funcionarios, cuando stos no estn de acuerdo o no conozcan suficientemente la entidad o rea crtica importante.

5.

En el caso de exmenes a entidades pblicas, en esta fase se estructurar tambin la revisin de la legislacin externa o general aplicable. Adems de las leyes especficas aplicables a todas las entidades. Los auditores debern conocer el contenido general de las leyes orgnicas de los sistemas administrativos y otras disposiciones generales sobre la administracin pblica y privada segn la empresa auditada.

44

Las fuentes de informacin accesibles para el auditor son las siguientes:

El archivo permanente de la entidad. La biblioteca legal del Orga nismo de Control. Los archivos legislativos de la oficina de asesora jurdica si en caso existan.

Revisin de Objetivos:

Los planes y presupuestos de la entidad revelan los objetivos y metas de una entidad, estos debern ser revisados por el auditor para asegurarse de su acatamiento y consistencia. Al no encontrar un planteamiento orientado hacia el logro de objetivos, el auditor tendra indicios de una posible rea crtica significativa.

Revisin de Polticas:

Las polticas generales obtenidas ya en l primera fase, sern revisadas y comparadas a con la misin principal de la entidad, la legislacin y los objetivos para determinar cualquier falta de consistencia o vaco. Las deficiencias detectadas en las polticas y su comunicacin a los servidores, pueden indicar un rea crtica muy importante para el desarrollo posterior de un hallazgo.

Revisin de la Normatividad:

Significa que se har una revisin breve y selectiva de normas, reglas y manuales de la entidad o empresa para familiarizarse con su existencia y reas de aplicacin, sin profundizar en la normatividad interna en detalle sino en aquella directamente relacionada con reas consideradas deficientes. No se debe hacer revisin de disposiciones internas sin antes de haber observado y evaluado las operaciones realmente ejecutadas, y sin haber determinado las reas crticas que merecen un examen profundo. En otras palabras la revisin de la legislacin, objetivos, polticas y normas, orientan la Auditora hacia un marco legal normativo general dent ro del cual funciona la entidad y

45 sus servidores. Se debe hacer en forma selectiva a excepcin de la legislacin orgnica o bsica, evitando demasiada inversin de tiempo en las reas que posteriormente no sern escogidas para efectuar el examen profundo. Esta fase no dura ms de dos o tres das, y ser realizada por el mismo personal de la fase I.

2.4.3. FASE III: Revisin y Evaluacin del Control Interno.

Esta tercera fase es considerada como una de las ms importantes, porque el auditor no slo revisa y evala el sistema de control interno vigente en la empresa o entidad, sino que tambin al final de la fase identifica las reas crticas. El propsito de esta fase es evaluar la efectividad del control interno gerencial, e identificar las posibles debilidades importantes en el sistema administrativo que puedan requerir un examen ms detallado. La duracin de esta fase normalmente depender de la empresa auditada, generalmente se requiere de seis a diez das aproximadamente, recalcando que no debe ser demasiado profunda.

En la tercera fase del examen se comprende principalmente lo siguiente: Identificar las reas crticas de mayor significacin que merezcan un examen profundo, cuyos resultados podran conllevar beneficios importantes. Establecer el enlace y profundidad de las pruebas a ser aplicadas. Facilitar la determinacin de los recursos humanos necesarios para la cuarta fase. Estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe.

El enfoque prctico para una revisin de naturaleza efectiva y til para el control interno es revisar los procedimientos, prcticas y transacciones especficas relacionadas con la entidad. El examen profundo y detallado se lo har con la finalidad de obtener informacin acerca de lo siguiente: Forma real en que se efectan las operaciones. Necesidad y utilidad de las distintas fases del proceso de transacciones. Resultados de las transacciones segn los objetivos, requerimientos legales y prcticas en sentido comn. Efectividad del control interno.

46 El mtodo de seleccin de transacciones especficas y su rastreo a travs de todo el proceso, permite determinar los procedimientos que realmente se han seguido, si son razonables y si realmente funcionan de acuerdo con los objetivos, polticas y normas. Para ello es suficiente escoger una o dos transacciones tpicas de cada actividad o rea de operacin y rastrearla evaluando los puntos importantes del control realizando durante todo el proceso. Adems deben evaluarse todas las operaciones y actividades reales como son efectuadas, y no como deben ser segn los manuales.
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La manera de identificar las debilidades del sistema de control interno de una entidad es a travs de: Un examen de informes gerenciales. Un examen de Auditora interna. Una inspeccin fsica de las actividades involucradas, y; Entrevistas con los funcionarios responsables directamente involucrados, pero tomando en cuenta los objetivos de la Auditora; por tanto no se pueden establecer reglas rgidas sino que las tcnicas se aplicarn de acuerdo al juicio o ingenio del auditor.

La evaluacin del control interno se debe hacer tomando en cuenta los siguientes factores: 1. Si la poltica de la entidad, los procedimientos y prcticas estn de conformidad con las Auditoras bsicas, requerimientos legales e intencin legislativa. 2. Si los procedimientos y sistemas de control interno, dan como resultado actividades que estn de acuerdo con lo planeado por la alta direccin en forma eficiente y econmica 3. Si el sistema de control interno proporciona un control satisfactorio de los recursos, observaciones, ingresos y gastos.

Los factores que deben tomarse en cuenta durante la revisin incluyen: 17

Duplicacin de esfuerzos. Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles. Falta de aceptacin de responsabilidad.
HEIM, Frederick A. Auditora Operacional, 1.972, Pg: 61.

47 Falta de control apropiado de recursos o actividades. Organigramas o procedimientos engorrosos o inadecuados. Falta de idoneidad del personal, especialmente con referencia a las debilidades o deficiencias encontradas. Utilizacin ineficaz o antieconmica de recursos. Unidades de operaciones innecesarias e ineficientes con relacin a su costo de mantenimiento. Atrasos en el trabajo y forma de combatirlos. Carencia de normas y/o metas o mala aplicacin de normas que impiden la evaluacin de los logros, produccin, eficiencia, utilizacin de recursos, servicios y otros factores que requieran evaluaciones administrativas continas.

Al revisar las funciones ejecutadas por la entidad, el auditor debe averiguar los registros que mantienen la informacin, los propsitos administrativos o estadsticos e incluso asuntos contables, lo cual servir de mucho al sistema de control interno. Al mismo tiempo debe considerar los registros que no sirven a ningn propsito o que casi no se utilizan, la duplicidad de los registros, y los informes voluminosos e innecesarios a fin de optar por la utilizacin del procesamiento electrnico de datos y las tcnicas del almacenaje. Al terminar la ejecucin del programa de Auditora en la tercera fase, se debe considerar en forma objetiva la importancia de las observaciones, identificando y relacionando aquellas reas crticas o problemticas ms importantes que con el tiempo y recursos disponibles permitirn realizar un examen en la profundidad necesario para desarrollar los hallazgos correspondientes.

2.4.4. FASE IV: Examen detallado de las reas crticas.

El examen profundo de las reas crticas constituye el 80% y 90% de las labores de la Auditora administrativa. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgos significativos relacionados con cada rea crtica, para lo cual es necesario haber determinado las condiciones actuales, los criterios de comprobacin y evaluacin, el efecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviacin o problema identificado.

48 Basndose en la revisin y evaluacin del control interno de los procedimientos, prcticas y mtodos de control de la entidad, se identifican las reas dbiles o crticas (III Fase) para proceder a seleccionarlas y revisarlas con profundidad en la IV Fase. El examen detallado de las reas crticas consiste en revisar los registro y archivos; probar, verificar y confirmar la informacin en ellos, hasta llegar al grado adecuado para cumplir con los propsitos de la Auditora y adems complementar la informacin con entrevistas e inspecciones fsicas o contactos con terceros. El propsito de esta fase es evaluar posibles hallazgos identificados en la evaluacin del control interno, determinando si la situacin requiere accin correctiva, y si el asunto merece tal accin. Los objetivos especficos de revisin incluirn el examen de los siguientes temas:

Adhesin de la poltica prescrita, aplicable a las operaciones diarias con la finalidad de verificar su conformidad con las leyes pertinentes y su propiedad al efectuar actividades autorizadas de manera eficiente, efectiva y econmica.

Logro de propsitos, al determinar si la actividad bajo examen se efecta siguiendo el propsito original. Para esto se requiere un amplio conocimiento de los antecedentes y propsitos de la legislacin que autoriza las actividades.

Eficiencia operativa, al medir un rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario de recursos, identificando la eficiencia en funcin de los defectos adversos de las operaciones o actividades.

Utilizacin de recursos, humanos, materiales y financieros de la entidad en forma apropiada, econmica y satisfactoria. Las reglas generales que deben seguirse al revisar la utilizacin de recursos, debern procurar que estos sean utilizados slo para procesos autorizados y necesarios, salvaguardndolos apropiada y eficazmente y utilizndolos de manera eficiente y econmica.

Propiedad y utilidad del sistema contable, en informes financieros, datos confidenciales y proceso que apoyen la toma de decisiones dentro de las reas examinadas.

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El mtodo de obtencin de evidencias y determinacin de propiedad y suficiencia es similar a la Auditora financiera y estar apoyado en la experiencia del auditor. El auditor debe obtener al mximo posible la evidencia fsica por medio de la inspeccin y observacin directa de las actividades llevadas a cabo por el personal de la empresa o entidad, y sobre otros hechos relacionados con el examen. De igual forma debe obtener la evidencia verbal a travs de las entrevistas con varios funcio narios y empleados, y evidencia documentada a base de los proyectos, archivos e informes de la entidad, procurando adicionar evidencia documental externa que sustente los hallazgos de Auditora. La comunicacin de los hallazgos de Auditora a los funcionarios de la entidad, debe hacerse en funcin de discutir sobre ellos y llegar a un acuerdo en cuanto a la deficiencia y desviacin observada, su naturaleza o alcance, los hechos involucrados y la accin correctiva que debe ser estimada; contribucin que ser muy valiosa para la entidad, especialmente cuando se logre la implementacin ms oportuna de las recomendaciones. Al terminar esta fase el auditor debe estar totalmente identificado con las desviaciones y situaciones crticas de la entidad que merecen atencin y accin correctiva por parte de los directivos, para de esta forma tomar una decisin sobre la clase de accin correctiva que va a ser recomendada en su informe.

2.4.5. FASE V: Comunicacin de Resultados.

La quinta fase constituye el producto final de la Auditora administrativa, en donde el auditor o jefe de equipo debe organizar el contenido y estructurar el informe, asegurndose que no se han omitido u olvidado aspectos importantes. Para ello debe apoyarse en la Hoja de apuntes, en donde se escribe en forma resumida todos los atributos necesarios para la formulacin de los hallazgos de Auditora; y tambin en los Papeles de Trabajo elaborados en el curso del examen. Este trabajo se lo efecta en dos partes: 1. La comunicacin verbal de los resultados a travs de una o ms conferencias finales, para discutir el borrador del informe; y, 2. La presentacin final por escrito del informe.

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La comunicacin verbal de los resultados a los funcionarios responsables de las reas examinadas, se lo hace con el objeto de: obtener sus puntos de vista con respecto al informe de Auditora, y las conclusiones y recomendaciones del auditor; trabajo ya iniciado en la cuarta fase. Obtener la aceptacin de las recomendaciones del informe del auditor en la entrevista inicial previa a la emisin del informe final, determinar la eficiencia ptima del auditor. En algunas ocasiones se puede conseguir slo el entendimiento y aceptacin de la mayora de las recomendaciones. En los casos que no sea posible, el auditor por lo menos debe obtener los puntos de vista diferentes a los suyos, para incluirlos en los comentarios del informe. El informe por escrito, es el producto final del trabajo del auditor. Est dirigido directamente a la mxima autoridad en copias para cada una de la s unidades involucradas en dicho informe. De esta forma se pone en conocimiento los resultados obtenidos en el examen de Auditora y se determinan las conclusiones y recomendaciones finales. Los puntos importantes para el desarrollo de la quinta fase son los siguientes:

a) Los Hallazgos de Auditora.

Un hallazgo de Auditora es algo que un auditor ha observado o encontrado irregular en el examen. Es el resultado de la informacin desarrollada en base de la reunin lgica de datos y la presentacin objetiva de los hechos. Sirve de base para desarrollar las conclusiones y recomendaciones. Las caractersticas de un hallazgo son entre otras las siguientes:

Tener un ttulo que revele su contenido en forma resumida y llame la atencin al lector, este ser a identificar la idea del contenido del mismo.

Su contenido debe estar plenamente justificado por la labor efectuada y por la evidencia obtenida.

Su presentacin no debe conducir a conclusiones errneas. Para su determinacin, se debe tomar en cuenta las circunstancias en que ocurri el hecho, la complejidad y la magnitud del problema, el grado de generalizacin de este, su forma objetiva, honesta, justa y conveniente.

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Los atributos de un hallazgo de Auditora son:

CONDICIN Situacin actual encontrada Lo que es. CRITERIO Unidades de medida o normas aplicables Lo que debe ser. CAUSA Las razones de la decisin Por qu sucedi. EFECTO Importancia relativa del asunto La diferencia entre lo que es y debe ser.

Los mecanismos para establecer un hallazgo son los siguientes:

1. Identificar la condicin de los asuntos deficientes. 2. Reconocer las lneas de autoridad y responsabilidad de la entidad. 3. Verificar las causas de la deficiencia. 4. Determinar si la deficiencia es un caso aislado o una condicin determinante. 5. Identificar y solucionar los asuntos legales. 6. Determinar los efectos e importancia de la deficiencia. 7. Obtener comentarios de personas u organismos directamente interesados, que puedan estar afectados por el hallazgo. 8. Establecer las conclusiones de Auditora en base de la evidencia obtenida. 9. Determinar las posibles acciones correctivas.

b) Las Conclusiones.

Constituyen un resumen de los comentarios sobre las deficiencias o desviaciones encontradas como producto del juicio crtico personal de auditor. Son parte esencial de todo informe de Auditora, porque reflejan la apreciacin del auditor con respecto de los hechos ocurridos en la entidad. Las conclusiones deben ser objetivas y basadas en hechos reales, ms no en suposiciones. Su presentacin se la puede hacer en dos formas:

Al final del comentario, identificndolas o no con el ttulo de Conclusiones. En un captulo exclusivo pero que tenga referencias con cada comentario, su nmero y pgina, para permitir la continuidad de las ideas.

52 c) Recome ndaciones.

Las recomendaciones son la partes fundamental de un trabajo de Auditora operacional. Estarn dirigidas a la mxima autoridad y/o principales funcionarios del rea examinada. Debern ser especficas de tal forma que en ellas se eviten las sugerencias demasiado generales, vagas, antieconmicas e impracticables. Su enfoque estar dirigido no solamente a exigir el cumplimiento de disposiciones legales o reglamentarias, sino tambin a ciertos lineamientos bsicos a seguirse y algunas alternativas de ejecucin. Se presentar slo las recomendaciones que se desprendern de los hechos comentados de los hallazgos, y sern formuladas a continuacin de cada uno de los hallazgos correspondientes, poniendo presentarse secuencialmente numeradas o en un solo grupo, fuera de los comentarios y conclusiones.

d) La Comunicacin de Resultados.

En las labores del auditor se deber mantener comunicacin permanente y oportuna en todo el proceso del examen, tanto con los funcionarios de la entidad, como de la dependencia examinada. Esta comunicacin deber hacerse en forma apropiada y oportuna, para ayudar al cumplimiento de los objetivos de las labores de control, y evitar problemas posteriores en la divulgacin de resultados y en el establecimiento de responsabilidades, las cuales pueden quedar anuladas por falta de cumplimiento de esta formalidad. La comunicacin se realiza por los medios oral y/o escrito. La comunicacin oral logra el mejor entendimiento e intercambio de informacin con los funcionarios, en cambio que, la comunicacin escrita presenta los comentarios a travs de un informe final.

e) Informes de Auditora Administrativa.

El informe de Auditora administrativa es el producto terminado del trabajo realizado. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente los problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa o entidad y con los controles operacionales establecidos. Para que la Auditora administrativa sea til a la entidad, el

53 informe debe ser gil y orientado hacia la accin. Adems siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios. El informe equivale a un diagnstico, en el cual se plasman los hallazgos derivados del trabajo. En l se presenta una opinin tipo dictamen sobre el grado de eficiencia de la empresa o entidad, y si se considera necesario sobre los estados financieros. El informe debe contener bsicamente tres aspectos: Alcance y limitaciones del trabajo. Situaciones que afectan desfavorablemente a la eficiencia operacional. Sugerencias para mejorar la eficiencia.

Adems en el contenido es eficiente presentar muy claramente a los administradores de la empresa el efecto de la ineficiencia existente, a fin de motivar la toma de medidas correctivas conducentes. De igual forma es necesario en cuanto sea posible resaltar el efecto cuantitativo que provocan las deficiencias detectadas, sus causas y consecuencias. La responsabilidad del auditor estar en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluc iones. La implantacin de las medidas necesarias para solucionar los problemas detectados, en trminos generales quedan fuera del trabajo de Auditora administrativa, incluso en aquellos casos en los que el auditor haya presentado recomendaciones especificas.
18

El declogo para preparar un buen informe de Auditora Administrativa es el siguiente:

1. Enfatizar los aspectos significativos que mejoran la operacin del negocio. 2. Omitir partidas o hechos poco significativos que no requieren la atencin de los ejecutivos. 3. Limitar el informe mnimo necesario. 4. Escribir el informe en lenguaje entendible y sin tecnicismo. 5. Hacer crticas acompaadas de sugerencias constructivas y respaldadas en los hechos y hallazgos. 6. Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus observaciones y recomendaciones.

18

BAHAMONDE Ivn. Auditora Administrativa-Operacional, 1.987, Pg: 20.

54 7. En la medida que sea posible obtener el acuerdo de los funcionarios afectados en las recomendaciones, en su caso presentarlas como sugerencias conjuntas. 8. Si no se cuenta con la aprobacin de los afectados, cuando menos asegurarse que s hay acuerdo en las circunstancias y hechos que se informan. As los directivos podrn ver la posicin del afectado y la de auditor y tomar una decisin. 9. Enviar copias del informe a los funcionarios superiores. 10. No circular material que no contenga el propio informe.

f) Momento y forma de la Comunicacin.

Existen tres momentos para la comunicacin de resultados:

1.- Al inicio del Examen, cuando est dirigido a los funcionarios y ex funcionarios de la entidad o empresa, m ediante la conferencia inicial que se efectuar de conformidad con la agenda de entrevistas. 2.- En el Transcurso del Examen, con los servidores de la entidad examinada, a fin de obtener la mayor informacin posible respecto a asuntos sujetos a examen. 3.- Al Trmino del Examen, cuando el borrador del informe aprobado ser presentado y comunicado en la conferencia final, que se llevar a cabo una vez concluidas las labores de campo.

A esta conferencia final previamente convocada por escrito, asistirn los principales funcionarios y ex funcionarios de las reas examinadas conjuntamente con el supervisor y jefe de equipo de Auditora. Se dejar constancia de ello en un documento previamente elaborado para el efecto, suscribindose en l todos los participantes. Luego de cumplidos todos los pasos en las diferentes fases, y con la revisin final del borrador del informe, el cual ser sumillado por el supervisor respectivo, se reproducirn las copias necesarias, las que en su carta de presentacin y en la ltima del informe, lo distribuir el auditor general con su firma. Se preparar la gua de distribucin de ejemplares, debiendo conservar el original del memorando de antecedentes en el caso de existir el archivo de la unidad de Auditora.

55

2.5 RECURSOS HUMANOS

2.5.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
2.5.2 CONCEPTO

Es el proceso de diseo de las medidas y actividades de la fuerza de trabajo para mejorar la eficacia y eficiencia del funcionamiento de la organizacin.

ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS. CONCEPTO.

A la Administracin de Recursos Humanos se la define como el conjunto de personas que deben interrelacionarse para la consecucin eficiente de los objetivos de la organizacin. Cada ser humano tiene su personalidad que es la sumatoria de valores, creencias, conocimientos, experiencias y habilidades. 2.5.3 IMPORTANCIA

La importancia de la administracin de Recursos Humanos radica en los temas de estudio que regularmente se revisan como: Poltica salarial, incentivos, ascensos, seguridad e higiene, seguridad social. Considerando al factor humano como el eje principal para el desarrollo de las organizaciones.

2.5.4 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN DE RR. HH.

Segn CHIAVENATO IDALBERTO (1995) los objetivos de la Administracin de Recursos Humanos son:

1. Crear, mantener y desarrollar un conjunto de Recursos Humanos con habilidades y motivacin suficiente para conseguir los objetivos de la organizacin.

56 2. Crear mantener y desarrollar condiciones organizacionales que permitan la aplicacin, el desarrollo y la satisfaccin plena de los recursos humanos y el logro de los objetivos individuales. 3. Alcanzar eficiencia y eficacia con los recursos humanos disponibles.

2.5.5 TCNICAS DE LA ADMINISTRACIN DE RR. HH.

Segn CHIAVENATO IDALBERTO (1995) indica las siguientes tcnicas de Administracin de RR. HH:

1. Tcnicas de ARH y su vinculacin con los ambientes externo e interno de la organizacin. 2. Tcnicas de ARH aplicadas directamente sobre las personas o indirectamente a travs de los cargos que ocupan, bien mediante planes o programas globales o especficos. 3. Tcnicas de ARH que suministran datos y decisiones de ARH basados en datos.

2.5.6 COMPONENTES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS.

El sistema de Administracin de Recursos Humanos comprende varios subsistemas los cuales son:

Planeacin Contratacin Reclutamiento y seleccin Induccin Capacitacin Evaluacin del desempeo

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2.5.7 PLANEACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

2.5.8 Concepto.

Segn CASTILLO JOS (1993) define como el proceso mediante el cual se determina la cantidad y calidad de las personas que la organizacin tendr que vincular, reclutar, seleccionar, entrenar y promover a corto y largo plazo. La planeacin de Recursos Humanos consiste en una tcnica para determinar en forma sistemtica la provisin y demanda de empleados que una organizacin tendr. Al determinar el nmero y el tipo de empleados que sern necesario, el departamento de personal puede planear sus labores de reclutamiento, seleccin, capacitacin y otras ms. La Planeacin de Recursos Humanos permite al departamento de personal suministrar a la organizacin el personal adecuado en el momento adecuado. Ver anexo 4

Importancia.

La funcin de planeacin de Recursos Humanos tiene como finalidad determinar: F Los requerimientos futuros de trabajadores de todos los niveles de la Empresa. F Dnde y cundo comenzar a reclutar o despedir gente. F Las necesidades de entrenamiento del personal. F Cuando acelerar o frenar el ritmo de promocin.

Ventajas.

Sera ideal que todas las organizaciones identificaran sus planes a corto y largo plazo en lo referente al recurso humano. Los planes a corto plazo determinan las vacantes que es necesario llenar en el curso del ao entrante. Los planes a largo plazo estiman la situacin de recursos humanos a futuro, entre las ventajas de la Planeacin de los recursos humanos tenemos:

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Se mejora la utilizacin de los recursos humanos. Se permite la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los objetivos globales de la organizaci n. Se expande la base de datos de personal, para apoyar otros campos. Se permite la coordinacin de varios programas, como la obtencin de mejores niveles de productividad mediante la aportacin de personal ms capacitado.

Tcnicas para Pronosticar.

Los instrumentos que pretenden pronosticar las necesidades futuras de empleados en una organizacin pueden ir desde tcnicas muy elementales hasta muy complejas, ni siquiera las tcnicas ms complejas son totalmente precisas, slo permiten mayor grado de aproximacin. La mayor parte de las organizaciones suelen iniciar sus actividades empleando tcnicas sencillas, y despus, a medida que crecen la organizacin y la necesidad de emplear instrumentos ms confiables, se puede recurrir a tcnicas ms avanzadas que requieren personal especializado.

Las tcnicas pueden ser:

Tcnicas basadas en la experiencia. Ests tcnicas se apoyan principalmente en el juicio de las personas con conocimientos y visin amplios sobre las futuras necesidades de recursos humanos, dentro de las cuales tenemos: Decisiones informales Investigacin formal a cargo de expertos. Tcnica defos.

59 Tcnicas basadas en tendencias. Es probable que la tcnica ms expedida sea la proyeccin de las tendencias de la organizacin durante el pasado. Dentro de estas tcnicas tenemos: Extrapolacin Indexacin Anlisis estadstico

Tcnicas basadas en otros factores.

Existen otros mtodos para calcular la demanda futura de recursos humanos, de los cuales tenemos: Anlisis de presupuestos y planeacin Anlisis de nuevas operaciones Modelos de computadoras El proceso de planeacin de Recurso Humano

Planes globales de la organizacin

Estimativo inicial de personal requerido

Inventario proyectado Requisito neto de personal

Reclutamiento

Renuncias Despidos Jubilaciones Licencias Transferencias Promociones Fallecimientos

Retiros

60 2.5.9 Cuadro de contrataciones Una vez evaluada la demanda futura de recursos humanos el departamento de personal procede a llenar las vacantes. Existen dos fuentes de suministros de personal: la interna y la externa. El suministro interno se compone de los empleados actuales que pueden ser promovidos o transferidos, o que pueden absorber entre sus funciones las que se quiere llenar. El suministro externo se compone de la oferta de mano de obra exterior a la organizacin; empleados de otras compaas, desempleados, estudiantes a punto de graduarse, etc.

CUADRO DE CONTRATACIONES

Fecha

Remuneracin prevista

rea o departamento

Fecha de contratacin (d/m/a)

2.5.10 ANLISIS FODA Por qu un FODA? Para conocer el estado de la situacin de la organizacin interna y externa (entorno). Abraham Lincoln dice Si pudiramos saber primero dnde estamos (diagnstico) y hacia dnde vamos (visin, direccin de desarrollo), podramos juzgar mejor qu hacer y cmo hacerlo (plan operativo). El anlisis FODA consiste en analizar la situacin de la organizacin desde el punto de vista interno y externo, diferenciando sus aspectos positivos y negativos.

61 A los aspectos internos positivos los llamamos FORTALEZAS. A los aspectos internos negativos los llamamos DEBILIDADES. A los aspectos externos positivos, los llamamos OPORTUNIDADES A los aspectos externos negativos, los llamamos AMENAZAS.

Fortalezas.- Las principales ventajas (comparativas), capacidades y recursos, en los cuales la organizacin se puede apoyar para llegar a concretar la visin.

Debilidades.- Razones, circunstancias reales o percibidas por las cuales la organizacin no funciona bien (no se orienta hacia la visin) y los clientes no se sienten contentos, satisfechos.

Oportunidades.- Circunstancias externas favorables que la organizacin puede aprovechar para avanzar hacia la visin.

Amenazas.- Aspectos desfavorables en el contexto, que pueden afectar negativamente en el desarrollo organizacional hacia la visin.

Aplicando un anlisis FODA lo que se pretende determinar son: Las Fortalezas para impulsarlas Las debilidades para eliminarlas Las oportunidades para potenciarlas, aprovecharlas Las amenazas para evitarlas, neutralizarlas.

2.5.11 Anlisis y descripcin de funciones

2.5.11.1 Anlisis de puestos Jos Castillo Aponte (1993) define al anlisis ocupacional como el proceso sistemtico de recoleccin y estudio de la informacin caracterstica de un puesto, que permita identificar su objetivo bsico, las actividades que deben realizarse para cumplir su misin, las especificaciones de las tareas, el cliente y proveedor del cargo, las

62 condiciones ambientales bajo las cuales se realiza el trabajo, sus responsabilidades y los requisitos que debe reunir la persona que lo desempee.

Importancia del anlisis de puesto. La importancia radica en que antes de iniciar la bsqueda de las personas requeridas por la empresa se deben tener claramente identificadas las funciones y requisitos del puesto vacante, lo cual es parte de la funcin de anlisis de ocupacional. Si alguien inici la bsqueda de un nuevo empleado sin tener claramente definido su perfil ocupacional, le puede suceder lo mismo que el individuo que llega adquirir en un almacn sin saber qu es lo que desea comprar y termina adquiriendo algo que no necesita. Asignar objetivos a cada funcin Eliminar requisitos y demandas no indispensables Identificar candidatos adecuados a las vacantes. til para explicar a los candidatos en que consiste el trabajo Permite la aplicacin racional de tcnicas de reclutamiento, seleccin, induccin, capacitacin y desarrollo personal. Base para la organizacin, estructuracin y definicin de las unidades de trabajo. Informacin previa para el anlisis de funciones. Los analistas de puestos obtienen informacin relativa a los empleados y a quienes los desempean. Antes de estudiar cada puesto los analistas estudian. La organizacin Sus objetivos Sus caractersticas Sus insumos (personales, materiales, procedimientos). Los productos y/o servicios que brinda a la comunidad. Recopilan informacin existente en la empresa, de otras empresas o de boletines oficiales.

63 Una vez previstos de un programa ge neral sobre la organizacin y su desempeo, los analistas: Identifican los puestos que es necesario analizar. Preparan un cuestionario de anlisis de puestos. Obtienen informacin para el anlisis de puestos. 2.5.11.2 Descripcin de funciones. La informacin sobre los diversos puestos de una compaa pueden emplearse en tres formas principales: para la descripcin de puestos, para la especificaciones de una vacante o puesto, y para establecer los niveles de desempeo necesarios para una funcin determinada. La descripcin de funciones se la define como un documento que contiene la informacin objetiva de las actividades y responsabilidades a cumplir en un puesto, las relaciones entre los puestos de la organizacin, las condiciones de trabajo, frecuencia y mbito de ejecucin y responsabilidades de supervisin. Para no forzar la creatividad del ocupante del cargo, su descripcin debe dejar abierta la posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la posicin, para esto es conveniente que al concluir el listado de las funciones que explcitamente se han identificado para el cargo, se deje constancia sobre la posibilidad de realizar otras funciones que conduzcan a los resultados esperados del cargo.

2.5.11.3 Preparacin de un proceso de anlisis y descripcin de Funciones. Antes de iniciar un programa de anlisis y descripcin de funciones, debemos: Determinar las necesidades de la organizacin. Asegurar apoyo de la administracin y la cooperacin del personal. Explicar objetivos y propsitos de contar con la descripcin de funciones. Elegir un responsable o administrador del proceso.

2.5.11.4 Desarrollo del proceso de anlisis de funciones.

64 La prctica del anlisis ocupacional se facilita si visualizamos esta funcin como un proceso, es decir, como un conjunto de actividades o etapas interrelacionadas para producir un resultado. El proceso se lo puede graficar de la siguiente manera.

Esquema Proceso de Anlisis de Funciones

Recoleccin de informaci n

Anlisis de cargos

Descripcin del cargo

1.- Recoleccin de informacin

La primera etapa del proceso es la recoleccin de la informacin pertinente al cargo, que permite diferenciarlo de las dems posiciones existentes en la empresa. Una vez que se tiene toda la informacin confiable y necesaria para caracterizar el puesto de trabajo, se procede a estudiar en detalle los datos laborales indispensables para preparar los elementos constitutivos de la descripcin del cargo, priorizar las funciones, determinan las responsabilidades y los requisitos requeridos mnimos para desempear la posicin. La fuente natural de informacin laboral es la persona que ocupa el cargo, por razones obvias es dicha persona quien mejor debe conocer la forma como funciona su puesto de trabajo. Sin embargo, es entendible tambin la tentacin que siente el titular del cargo de exagerar la informacin que suministra, especialmente cuando sabe que puede ser utilizada para determinar los niveles salariales. Por lo anterior, se hace necesario apelar a otra fuente de informacin del cargo, que es su supervisor inmediato.

2.- Anlisis de cargos Una vez que se tiene la informacin necesaria sobre cada uno de los cargos de la empresa se procede a analizarla para determinar:

65 a) Identificacin del cargo, b) objetivos bsicos; c) funciones, d) responsabilidades, e) condiciones fsicas del ambiente de trabajo, f) requisitos mnimos; y g) cliente y proveedor del cargo.

a) Identificacin del cargo: Los elementos que identifican suficientemente un cargo son el nombre, el rea de la empresa a la cual pertenece y la posicin del jefe inmediato. El nombre del cargo debe ser sencillo pero claro como para dar una idea de su naturaleza; en caso de existir varios nombres para un mismo cargo se debe escoger el ms utilizado en la empresa. Como ejemplo de identificacin de un cargo tenemos:

Nombre del cargo rea Jefe inmediato

: : :

Conductor local Mercadeo y ventas Supervisor de despachos.

b) Objetivo bsico del cargo: es el resultado esperado de la realizacin de las funciones y constituyen la razn de existir dentro de la empresa. Representa el aporte que el ocupante del cargo hace a la misin de la institucin. Se debe procurar identificar el objetivo bsico del cargo en trminos de un servicio, producto o componente del producto que pueda ser utilizado independientemente. El analista debe destacar el objetivo del cargo diferencindolo de las funciones y expresndolo concretamente de tal manera que sea posible visualizar su articulacin con los objetivos superiores del rea y de la empresa. De esta manera servir como orientador del desempeo.

c) Funciones: las acciones que se realizan en el ejercicio de un cargo pueden ser fundamentalmente fsicas, mentales o de relaciones interpersonales. La frase que describe la funcin debe iniciarse con un verbo en infinitivo y ser suficientemente claro y ser suficientemente clara como para mostrar su relacin con el objetivo del cargo. Cada enunciado debe superar la prueba de justificacin, respondiendo afirmativamente a la pregunta: contribuye esta funcin al logro del objetivo del cargo?

66 Como resultado del anlisis del cargo, las funciones deben priorizarse para distinguir las importantes de las secundarias. La importancia de las tareas est discriminada por su contribucin a los objetivos del cargo y por las consecuencias que se derivan de su ausencia de realizacin.

d) Responsabilidades: La responsabilidad por la calidad consiste en el cumplimiento de las normas o especificaciones con las cuales se debe realizar el trabajo. Estas normas deben ser establecidas conjuntamente entre el ocupante del cargo, su jefe inmediato y el analista. Es conveniente determinar para cada cargo las consecuencias de los errores que se deben prevenir.

e) Condiciones Ambientales: El estudio ahora se orienta a especificar las condiciones fsicas que rodean el trabajo, tales como ruido, polvo, gases, iluminacin, temperatura, humedad, etc. Tambin se debe identificar las principales fuentes de accidentes o peligros a que est expuesto el ocupante del cargo y sus posibles consecuencias.

f) Requisitos mnimos: Se hace necesario que el analista se dirija ahora hacia la fijacin de los requisitos mnimos que debe reunir la persona, para realizar adecuadamente el trabajo. La demanda de las caractersticas personales depende de la naturaleza del trabajo que se realiza en el cargo. La experiencia tambin permite pronosticar ciertas habilidades y destrezas deseables para el desempeo de la posicin, que de otra forma seran difciles de detectar, como puede ser la habilidad para el manejo de las relaciones interpersonales.

3.- Descripcin de l cargo La descripcin de funciones se la define como un documento que contiene la informacin objetiva de las actividades y responsabilidades a cumplir en un puesto, las relaciones entre los puestos de la organizacin, las condiciones de trabajo, frecuenc ia y mbito de ejecucin y responsabilidad de supervisin.

67 Para no coactar la creatividad del ocupante del cargo, su descripcin debe dejar abierta la posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la posicin, para esto es conveniente que al concluir el listado de las funciones que explcitamente se han identificado para el cargo, se deje constancia sobre la posibilidad de realizar otras funciones que conduzcan a los resultados esperados del cargo. En trminos generales, la descripcin de funciones bien hechas no deben constituir camisas de fuerza ni para el trabajador ni para la empresa.

2.6 MTODOS PARA EL ANLISIS DE PUESTOS. Dentro del anlisis de funciones existen mtodos para su anlisis y tenemos:

1.- El Cuestionario

La informacin bsica que suministra el trabajador se obtiene mejor mediante un cuestionario cuidadosamente elaborado para tal fin. Existen varios formatos para elaborar estas encuestas, que pueden adaptarse a las necesidades de cada estudio. Cualquiera que sea el diseo del cuestionario que se escoja, su diligenciamiento se hace ms eficaz si el trabajador tiene la oportunidad de responderlo en un tiempo razonable y con disponibilidad del analista encargado del estudio, para aclararle cualquier duda que se le pueda presentar. El cuestionario respondido por el titular del cargo debe ser revisado por el jefe inmediato y si es necesario, modificado conjuntamente con el trabajador.

2.- Observacin directa

Consiste en la inspeccin presencial que el analista hace del desempeo del cargo. Este medio para recabar datos del trabajo se hace ms eficaz si se realiza despus de conocer el cuestionario diligenciado por el trabajador y con la intencin de aclarar lo que sea necesario.

3.- La Entrevista

68 Generalmente esta comunicacin personal es utilizada por el analista laboral para refinar la informacin obtenida del trabajador y de su jefe inmediato. A travs de una adecuada entrevista se puede obtener datos sobre incidentes crticos que ocurren durante el desempeo del cargo y los cuales son importantes al realizar su estudio detallado.

2.6.1 Contenido del Formulario de la descripcin de Funciones. A continuacin se describe el modelo del formulario. (Ver anexo 1) 2.6.2 Ejemplo de descripcin de funciones

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

Planta: Divisin: Depto: Seccin: Quito Ventas Ventas directas Distribucin Fecha elaboracin original: 10-12-97 Revisin No. 4 fecha 04-01-2000

Cargo Reporta directamente Reporta indirectamente Implementos de seguridad y/o ropa o uniformes de trabajo

: : : :

Vendedor Jefe de ventas Gerente de ventas

- un terno - una camisa - dos pares de zapatos

A.- OBJETIVO

Ejecutar las polticas de ventas de la compaa implementadas para la comercializacin de sus productos en el sector de la sierra, a travs de acciones de direccin y organizacin eficientemente coordinadas con la distribucin, a fin de lograr en forma permanente un incremento en las ventas.

69 B.- FUNCIONES Supervisar y controlar las ventas directas efectuadas con el vehculo de reparto o si l, a fin de buscar que los productos tengan excelente presencia comercializadora en los puntos de distribucin. Receptar y utilizar los materiales (publicidad en el punto de venta) que son producidos por las agencias publicitarias con el fin de que cumplan con los objetivos para los que fueron ideados. Programar y coordinar con el jefe del departamento las ventas generales y especiales a fin de alcanzar la mxima rentabilidad de las inversiones efectuadas por ese concepto. Controlar diariamente el funcionamiento de los exhibidores de los puntos de venta a fin de comprobar su buen estado y programar mantenimientos preventivos en caso de ser necesarios. Administra las ventas directas de los productos a los hogares cuidando que sean depositadas las garantas en su debida oportunidad. Elaborar un plan diario para la distribucin y ventas de los productos y disponer que la entrega lo realice el chofer de reparto en forma oportuna.

C.- RELACIONES PRINCIPALES

CONTACTOS INTERNOS Y EXTERNOS

DENTRO DE LA COMPAA Bodega de abastecimiento Facturacin Chferes

FUERA DE LA COMPAA Dueos de locales comerciales Agencias de publicidad

70 D.- SUPERVISIN

DIRECTA Chofer de reparto INDIRECTA Ninguna

E.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO

E.1 EDUCACIN MNIMA NECESARIA

Ttulo de bachiller en Qumico Bilogo o en Comercio y Administracin.

E.2 CONOCIMIENTOS RELATIVOS AL PUESTO

Cursos de ventas, mercadeo y computacin.

E.3 EXPERIENCIA TOTAL MNIMA NECESARIA

6 meses

_________________________ Nombre del titular

__________________________ Gerente /Gerente General

________________________ Gerente / Jefe de Ventas

__________________________ Jefe inmediato

________________________ Recursos Humanos

Fecha: _____________________

71 2.6.3 RECLUTAMIENTO Y SELECCIN

2.6.3.1 Reclutamiento definicin

William B Werther (1992) define al reclutamiento como el proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento se inicia cuando se empieza la bsqueda, y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo. Se obtiene as un conjunto de solicitudes, del cual se obtiene posteriormente el nuevo o nuevos empleados. Proceso de identificar a candidatos capacitados para llenar las vacantes.

Objetivo

El objetivo del reclutamiento es poner a disposicin de la empresa, para proceder a la seleccin, a un grupo de candidatos(as) idneos(as). A mayor nmero de aspirantes idneos, mayor probabilidad de una mejor seleccin.

Fuentes de reclutamiento

Para obtener el nmero requerido de candidatos idneos para un cargo vacante, el reclutador debe explorar las fuentes adecuadas de acuerdo con los recursos y polticas de la empresa y con las condiciones de los aspirantes que busca. A continuacin se describirn las fuentes de reclutamiento ms utilizadas por diferentes organizaciones. El propio personal El archivo de solicitudes Las organizaciones educativas Las asociaciones profesionales Las agencias de empleo Las empresas de servicios temporales

72 Medios de reclutamiento

Los medios de reclutamiento son los canales a travs de los cuales la empresa divulga en su mercado laboral la existencia de una oportunidad de empleo, con el propsito de atraer los mejores aspirantes; s fundamentalmente vas de comunicacin entre la on empresa y los aspirantes a empleo. Los medios ms comunes de reclutamiento son: Comunicacin oral (personal o telefnica) Comunicacin escrita (carta, memorando o boletn) Anuncio radial Aviso de prensa

Procedimiento de reclutamiento

Anlisis de cargo

Requisitos del cargo

Fuentes de reclutamiento

Medios de reclutamiento

Candidatos

Verificacin de referencia

Diligenciamiento de solicitudes de empleo

2.6.3.2 Seleccin definicin

El proceso de seleccin consiste en una serie de pasos especficos que se emplean para decidir que solicitudes deben ser contratados. Concluidas las actividades de reclutamiento se tiene ahora una cantidad adecuada de candidatos, entre los cuales se debe escoger el que mejor se adapte a las condiciones del cargo y de la empresa.

73 Objetivo e importancia.

El proceso de seleccin tiene como objetivo escoger, dentro del grupo de candidatos reclutados, aquel que por sus habilidades, conocimientos y actitudes presente las mayores posibilidades de desempearse adecuadamente tanto en el cargo vacante como el resto de la compaa. La seleccin de personal debe buscar en primer trmino que el candidato se encaje dentro de la organizacin y luego en el cargo que va a ocupar. Una seleccin emprica, caracterizada por criterios altamente subjetivos del seleccionador, atenta tanto contra los objetivos de los trabajadores como de la organizacin, por efecto de la baja eficiencia de la fuerza laboral, por la excesiva rotacin del personal y por la necesidad adicional de entrenamiento que genera. En cambio, un proceso tecnificado y objetivo de seleccin garantiza:

1. Alta calidad en la fuerza laboral. 2. Un estmulo a los trabajadores que son seleccionados por sus condiciones personales y sin ingerencias extraas. 3. Reduccin de los costos de adaptacin y entrenamiento.

2.6.3.3 Elementos de la seleccin.

El departamento de personal emplea el proceso de seleccin para realizar la contratacin del nuevo personal. El proceso de seleccin se basa en tres elementos esenciales: La informacin que brinda el anlisis de puestos proporciona la descripcin de tareas, las especificaciones humanas y los niveles de desempeo que requiere cada puesto. Los planes de recursos humanos a corto y largo plazo permiten conocer las vacantes futuras con cierta precisin, y permite as mismo conducir el proceso de seleccin en forma lgica y ordenada. Los candidatos, finalmente, son un elemento esencial, para que se disponga de un grupo de personas entre las cuales se pueda escoger.

74 Hay otros elementos adicionales en el proceso de seleccin, que tambin deben ser considerados: la oferta limitada de empleo, los aspectos ticos, las polticas de la organizacin y el marco legal en el que se inscribe toda la actividad.

Elementos de la seleccin

Anlisis de puestos

Planes de recursos humanos

Proceso de Seleccin

Orientacin Capacitacin Desarrollo Planeacin del Desarrollo profesional Compensacin Accin colectiva Control de personal

Candidatos

2.6.3.4 Pasos bsicos del proceso de seleccin

Decisin de contratar Descripcin realista Del puesto Entrevista con el supervisor Paso 6 Examen medico Paso 5 Verificacin de datos y referencias Paso 4 Entrevista de seleccin Paso 3 Pruebas de idoneidad Paso 2 Recepcin preliminar de solicitudes Paso 1

Paso 8 Paso 7

75 2.7. INDUCCIN 2.7.1 Objetivo

El objetivo general de la induccin es el de adaptar a los nuevos empleados a la cultura de la organizacin y a sus metas. Busca contribuir al mejoramiento del desempeo

2.7.2

Procedimientos

La induccin del nuevo empleado debe iniciarse en el momento mismo que se le comunica su aceptacin, entregndole la mayor informacin escrita sobre:

Estructura de la organizacin Polticas y objetivos generales Beneficios y servicios establecidos para el personal Descripcin del cargo Normas de seguridad y reglamentos de la empresa.

2.7.3

Induccin especifica

La induccin especfica estar a cargo del jefe inmediato, con relacin al cargo que se va a ocupar y presentacin de sus compaeros de trabajo. Es necesario establecer mecanismos de comunicacin de doble va, para que el nuevo empleado tenga posibilidad de expresar su opinin sobre la informacin que recibe.

2.7.4.

Plan de induccin

Es importante establecer por escrito un plan de induccin y entrenamiento inicial para cada uno de los nuevos empleados, que contenga bsicame nte:

76 Tiempo de duracin, con fecha de inicio y terminacin Personal responsable por reas de induccin

2.8 2.8.1

Capacitacin y Desarrollo Objetivo

Ayuda a asegurar que la organizacin tenga el personal con las capacidades y los conocimientos que sta necesita para alcanzar sus objetivos estratgicos.

El objetivo principal de la capacitacin es desarrollar al mximo el potencial de los trabajadores para que puedan utilizar todas sus capacidades, tanto dentro como fuera del trabajo.

Cmo beneficia la capacitacin a la organizacin?

Conduce a rentabilidad ms alta y a actitudes ms positivas Mejora el conocimiento del puesto Eleva la moral de la fuerza de trabajo Crea mejor imagen Mejora la relacin jefes - subordinados Contribuye a la formacin de lideres y dirigentes Incrementa la productividad y la calidad del trabajo Elimina los costos de recurrir a consultores externos Se promueve la comunicacin a todas la organizacin

77 2.8.2 Definicin

Se la define como el proceso mediante el cual se lleva a cabo una serie sistematizada de actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y mejorar actitudes de los Recursos Humanos. En ella se conjuga la realizacin individual con la consecucin de los objetivos de la organizacin.

2.8.3

Desarrollo Objetivo

Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solucin de problemas Alimenta la confianza, la posicin asertiva y el desarrollo Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones Permite el logro de metas individuales Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos

2.8.4

Concepto

El mtodo efectivo para enfrentar varios de los desafos que ponen a prueba la habilidad de las organizaciones modernas. Entre estos desafos se incluyen la obsolencia de los conocimientos del personal, los cambios sociales y tcnicos, y la tasa de rotacin de los empleados.

2.8.5

Pasos bsicos en la capacitacin

El xito de la funcin de capacitacin depende en gran medida del seguimiento de las siguientes etapas que componen el proceso.

78 a) Determinacin de las necesidades de capacitacin Un anlisis del desempeo realizado durante la evaluacin de cada uno de los integrantes de la organizacin, permite a los supervisores respectivos elaborar un listado de prioridades de entrenamiento; estas listas junto con los planes estratgicos y los planes a corto y mediano plazo de la fuerza laboral de la empresa, permite a los directivos de la lnea identificar sus necesidades de capacitacin.

b) Planes de entrenamiento Luego de identificar las necesidades de la empresa en esta rea, se puede disear los proyectos especficos de capacitacin y formacin, para satisfacerlas. En esta fase de planeacin los responsables del entrenamiento fijaran asuntos corno: los objetivos del ent renamiento, las conductas observables en los capacitados al trmino del proyecto, a quienes entrenar, que tipo de capacitacin, cuando capacitar, durante que tiempo, y con que mtodo.

c) Ejecucin del entrenamiento En esta fase los diferentes planes son implementados. El director de la capacitacin es el responsable de la creacin de las condiciones para que las actividades se realicen de acuerdo a lo planeado.

d) Evaluacin del entrenamiento En esta etapa son medidos los resultados de todos los esfuerzos de mejoramiento del personal. La eficiencia de los planes y programas de entrenamiento es medida en funcin del logro de los objetivos planteados en su fase de planeacin.

79

Grafica del proceso de capacitacin y desarrollo

Determinacin de necesidades

Planeacin

Ejecucin

Evaluacin de Resultados

Retroalimentacin

2.9

EVALUACIN DEL DESEMPEO

2.9.1

Definicin

Constituye el proceso por el cual se estima durante un periodo determinado, el rendimiento global del empleado y de su potencial de desarrollo y servir de base para las medidas que debe adoptar la organizacin. Es un inventario del patrimonio humano de la empresa.

2.9.2

Objetivo

Proporcionar una descripcin exacta y confiable de la manera en que el empleado lleva a cabo su funcin, a fin de abordar medidas correctivas que mejoren o potencien su desempeo laboral y del equipo.

80 2.9.3 Usos mas destacados y ventajas de la informacin de Evaluacin del desempeo

Mejora el desempeo Polticas de compensacin Decisiones de ubicacin Necesidades de ubicacin Necesidades de capacitacin y desarrollo Planeacin de la carrera profesional Determina errores en el diseo e informacin del puesto Detecta influencias externas en el desempeo

2.9.4 Pasos Bsicos en la evaluacin del desempeo Comprende tres pasos principales

Definir las funciones y objetivos y estar de acuerdo en las responsabilidades y los criterios de desempeo para la consecucin de los procesos.

Evaluar el desempeo: Comparar el rendimiento real con los criterios de desempeo determinados para las funciones.

Ofrecer retroalimentacin y configurar planes de desarrollo personal.

Estndares de desempeo Constituyen los parmetros que permiten mediciones ms objetivas, guardan relacin estrecha con los resultados que se desean en cada funcin. No pueden fijarse abiertamente, se desprenden del anlisis de funciones y/o del cumplimiento.

81 Mediciones del desempeo Son los sistemas de calificacin de cada labor. Para ser tiles las mediciones deben ser de uso fcil, confiables y calificar los elementos esenciales que determinan el desempeo. Las observaciones del desempeo pueden llevarse a cabo en dos formas 1. Directa: cuando quien califica el desempeo lo ve en persona 2. Indirecta: cuando el evaluador debe basarse en otros elementos, son menos confiables.

82 ORDEN DE TRABAJO No. 001 Quito, 16 de Mayo del 2006 Seora Marlene Puruncajas Chvez EGRESADA DE LA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA DE LA UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL Ciudad.De mi consideracin: En cumplimiento del Proyecto de Tesis aprobado por el H. Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias Administrativas, Escuela de Auditora de la U.T.E., srvase proceder a efectuar la Auditora Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.,cuyo alcance cubrir el perodo comprendido desde el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006. Se faculta a la Sra. Marlene Puruncajas Chvez que acte en calidad de investigadora-auditora operativa y el suscrito como supervisor Terminado el Trabajo de Auditora, se servir presentar el respectivo informe. Atentamente,

CPA. Carlos Garca DIRECTOR DE TESIS

83 Quito, 16 de Mayo del 2006

PARA: DE:

DR. JAIME GUTIRREZ

GERENTE GENERAL DE LABORATORIOS BIOGENET S.A.

MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHVEZ INVESTIGADORA-AUDITORA OPERATIVA

ASUNTO:

INICIO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL REA DE RECURSOS HUMANOS

En cumplimiento a la Orden de Trabajo No. 001 emitida por el C.P.A. Carlos Garca, catedrtico de la Universidad Tecnolgica Equinoccial y Director de Tesis, pongo a su conocimiento que en esta fecha se da inicio a la prctica de Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., cuyo alcance cubrir el perodo comprendido desde el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006. Particular que le doy a conocer y por su intermedio al personal a su cargo.

A la vez me permito solicitar su colaboracin para disponer de la informacin necesaria en el transcurso de la misma.

Atentamente,

MARLENE PURUNCAJAS CHAVEZ INVESTIGADORA-AUDITORA OPERATIVA

84 PLAN DE TRABAJO

ENTIDAD TIPO DE TRABAJO RUBRO O REA PERODO RESPONSABLE

: LABORATORIOS BIOGENET S.A. : Auditora Administrativa : Recursos Humanos : Del 16 de Mayo al 16 de Noviembre de. 2.006 : Marlene Puruncajas Chvez

1.

ANTECEDENTES

La Auditora Administrativa de Recursos Humanos se efectuar de conformidad con la Orden de Trabajo No. 001 de Fecha 16 de Mayo de 2.006 emitida por el C.P.A. Carlos Garca, en su calidad de Director de Tesis, de acuerdo al Plan de Tesis y al esquema a desarrollarse aprobado.

2.

OBJETIVOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

Con la realizacin de la Auditora Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., se pretende alcanzar los siguientes objetivos:

85 Verificar si los objetivos propuestos por la Empresa se han cumplido y a su vez si las actividades del rea de Recursos Humanos se han llevado a cabo en forma eficiente, efectiva y econmica.

Evaluar el Sistema de Control Interno gerencial de la Empresa, determinando as mismo el grado de confiabilidad que merece la administracin en el ejercicio directo del control sobre los recursos humanos.

Proporcionar ayuda a nivel gerencial, a travs de la formulacin de recomendaciones que permitan tomar las medidas correctivas

necesarias, sobre las deficiencias encontradas.

3.

ALCANCE DE LA AUDITORA

La Auditora Administrativa a realizarse ser del rea de Recursos Humanos de LABORATORIOS BIOGENET S.A. en el perodo comprendido entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.

86 4. ESTRUCTURA ORGNICA

LABORATORIOS BIOGENET S.A. se encuentra estructurada de la siguiente manera:

NIVEL LEGISLATIVO NIVEL DIRECTIVO NIVEL EJECUTIVO

: - Junta General de Accionistas : - Directorio : - Presidencia Administrativa - Gerencia General

NIVEL ASESOR

: - Comisara - Auditora Interna - Asesora Jurdica

NIVEL DE APOYO

: - Secretara - Contabilidad - Jefe Administrativo

NIVEL OPERACIONAL

: - Jefe de Ventas - Vendedores

NIVEL DE SERVICIOS

: - Chferes - Guardias - Jefe de Bodega -Ayudantes de Bodega - Conserje

87 5. BASE LEGAL

La Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. fue creada mediante Resolucin No. 1803, el 28 de junio de 1994 e inscrita en el Registro Mercantil con el No. 125 de fecha 3 de agosto de 1994 del mismo ao, fecha en la cual da inicio a sus actividades comerciales.

Rige para su funcionamiento legal la Ley de Compaas, Cdigo de Comercio, Cdigo de la Salud, Cdigo de Trabajo, Ley de Rgimen Tributario Interno, Estatutos y Reglamento Interno de la Empresa.

6.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Es una

Empresa con fines de lucro,

tiene como actividad principal la

distribucin, representacin y comercializacin de productos farmacuticos. La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Quito en las calles Vicente Crdenas E-589 y Japn. El nmero de trabajadores es de 36 empleados que cumplen funciones en la parte administrativa, servicios y ventas. Los principales proveedores de LABORATORIOS BIOGENET S.A., son:
TECNOPAPEL, LABORATORIOS LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS GUGONZA , etc.

88 7. FUNCIONARIOS PRINCIPALES Los funcionarios principales de LABORATORIOS BIOGENET S.A. son los siguientes:

PRESIDENTE ADMINISTRATIVO GERENTE GENERAL COMISARIO AUDITOR INTERNO ASESOR JURDICO SECRETARIA DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO DE VENTAS 8. UNIDADES DE APOYO

: : : : : : : :

Sra. Lourdes Hurtado Dr. Jaime Gutirrez Sr. Wilfredo Arauz Lcda. Norma de Campo Dr. Pablo Huaca Sra. Isabel Gonzlez Lic. Myrian Daz Dr. Milton Angulo.

Para la realizacin del trabajo de Auditora se prev contar con el apoyo y asistencia de Catedrticos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Tecnolgica Equinoccial, del Director de Tesis, de los Profesores Asesores y del Personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.

89 9. RECURSOS A UTILIZARSE a) Recursos Humanos: a.1 El Director de Tesis, quien acta como Supervisor de Auditora

a.2

La Auditora Investigadora egresada de la Escuela de Contabilidad y Auditora

b)

Recursos Materiales

500 hojas de papel bond tamao INEN 200 hojas de papel peridico 100 hojas rayadas para Cdulas Narrativas 100 hojas de formularios para Programas de Auditora 30 hojas de formularios para cuestionarios de Control Interno

2 lpices 2 lpices bicolor 2 esferogrficos 2 borradores bicolor 1 corrector Regla Clips

90 c) Recursos Financieros

El total de recursos financieros estarn a cargo de la Auditora Investigadora

10. TIEMPO ESTIMADO

Das Calendario Das Laborables

: 180 das : 120 das

11. FECHA DE INICIACIN DE LAS LABORES

16 de Mayo del 2006

a) Del 16 al 30 de Mayo visitas a LABORATORIOS BIOGENET S.A. b) Todo el mes de Junio Revisin de Legislacin, Objetivos, Polticas y Normas de LABORATORIOS BIOGENET S.A. c) Todo el mes de Agosto del 2006 Revisin y Evaluacin del Control Interno d) Todo el mes de Septiembre Examen de reas Crticas e) En el mes de Octubre y Noviembre Narrativa de Resultados

ELABORADO POR

REVISADO POR

Marlene Puruncajas Chvez EGRESADA DE AUDITORIA

C.P.A. Carlos Garca DIRECTOR DE TESIS

91 4.1 AUDITORA ADMINISTRATIVA DEL REA DE RECURSOS

HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. PERODO. (MAYO NOVIEMBRE 2006) NDICES Y MARCAS NDICES

NDICE F1 F2

FASE I II

DESCRIPCIN Estudio Preliminar Revisin de Legislacin, Objetivos,

Polticas y Normas F3 F4 F5 III IV V Revisin y Evaluacin del Control Interno Examen Profundo de reas Crticas Comunicacin de Resultados

MARCAS Comprobacin de operaciones administrativas autorizadas Comprobacin de procesos de actividades no autorizadas Verificacin sobre el cumplimiento de una actividad Confrontacin de disposiciones legales procedimientos establecidos con

Seguimiento o rastreo de una actividad Actividad Novedosa

92

PROGRAMA DE AUDITORA
ENTIDAD REA FASE I
No.

: : :

BIOGENET S.A. Recursos Humanos ESTUDIO PRELIMINAR

PROCEDIMIENTOS REF. P/T

F1 1/13
HECHO POR FECHA

OBJETIVO: Obtener informacin bsica sobre la Empresa, con el fin de utilizarla en el planteamiento y organizacin del trabajo de Auditora en las fases subsiguientes. PROCEDIMIENTOS: 1. Realice un recorrido por la entidad y mantenga entrevistas para conocer al personal e informarles acerca del trabajo de Auditora a desarrollarse Obtenga los documentos relacionados con la Legislacin de la Empresa (Leyes, Estatutos, Reglamento, Organigramas, etc.

F1 2 / 13 F1 3 / 13

M.P.

26-05-06

2.

M.P.

26-05-06

3.

Describa las principales funciones del personal que F1 F1 labora en LABORATORIOS BIOGENET S.A. 4 / 13 11 / 13 Mediante la observacin directa entrese de cul es el mtodo que emplea la empresa para el control de Asistencia de Personal Obtenga conocimiento en forma general de las recomendaciones y sugerencias de auditorias internas anteriores al rea a examinarse
F1 12 / 13 F1 13 / 13

M.P.

26-05-06

4.

M.P.

26-05-96

5.

M.P.

26-05-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G.

93

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 2/13

RECORRIDO POR LAS INSTALACIONES DE LA ENTIDAD Luego de haber tenido un dilogo informativo con el Presidente y Gerente de LABORATORIOS

BIOGENET S.A., proced a realizar en compaa del Gerente un entidad, recorrido por las instalaciones de la el cual pude conocer e

mediante

identificar al personal que labora en la misma, de quienes obtuve su compromiso de colaboracin con la informacin necesaria y de todo cuanto est a su alcance durante el desarrollo de la Auditora a practicarse; puesto que tanto funcionarios como empleados estn conscientes de la importancia que reviste este tipo de trabajo, ya que permitir conocer las deficiencias que puedan darse en el proceso administrativo y de esta manera poder aplicar las medidas conectivas necesarias. ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 3/13

LEGISLACIN APLICABLE LABORATORIOS BIOGENET S.A. cuenta

para el desarrollo y conduccin de sus actividades bsicamente con las siguientes disposiciones legales: Ley de Compaas Cdigo de Comercio Cdigo de la Salud Ley de Rgimen Tributario Interno Cdigo de Trabajo Estatutos y Reglamento Interno

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 4/13

PRINCIPALES FUNCIONES DEL PERSONAL LABORATORIOS BIOGENET S.A. est conformada por el siguiente personal: Presidente administrativo Gerente Comisario Asesor Jurdico Contadora General Cajera General Secretaria Auxiliar de Contabilidad Jefe de Cartera Facturadora Bodegueros Auxiliares de Bodega Supervisor de Ventas Vendedores Chferes Conserje Guardias

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06 CARGO: PRESIDENTE ADMINISTRATIVO FUNCIONES PRINCIPALES: Convocar presidir las sesiones de Directorio y Junta General Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias Suscribir conjuntamente con el Gerente contratos, documentos, etc. Supervisar la buena marcha de la Compaa CARGO: GERENTE FUNCIONES PRINCIPALES Representar empresa Convocar a sesiones de Junta General y Directorio a peticin de la presidencia Elaborar la pro forma presupuestaria Velar por la buena marcha de la empresa CARGO: COMISARIO FUNCIONES PRINCIPALES: Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Compaas Presentar informes anuales Vigilar por lo que ocurre dentro de la empresa ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G. judicial y extrajudicialmente a la

F1 5/13

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 6/13

CARGO: ASESOR JURDICO FUNCIONES PRINCIPALES Asesorar jurdicamente a la planta ejecutiva en

funciones de comercio y administracin Representar en conjunto con el Gerente en todos los actos locales de la Compaa Defender a la compaa en litigios laborales,

comerciales, civiles y penales CARGO: AUDITOR INTERNO FUNCIONES PRINCIPALES Realizar exmenes especiales y/o auditorias Proporcionar asesora tcnica o administrativa Velar por el fortalecimiento del Sistema de Control Interno CARGO: CONTADORA GENERAL FUNCIONES PRINCIPALES Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las labores de contabilidad y del personal a su cargo Elaborar, revisar y autorizar con su firma los Estados Financieros Elaborar presupuestos de operacin y de inversin Ejercer control previo y concurrente de ingresos y gastos, inventarios, precios de costos y ventas, etc. ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
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CARGO: CAJERA GENERAL

FUNCIONES PRINCIPALES Recibir diariamente recaudaciones de vendedores Entregar pago de clientes Preparar depsitos diarios a bancos Mantener prendas CARGO: SECRETARIA FUNCIONES PRINCIPALES: Asistir a sesiones de Junta y Directorio y actuar como Secretaria Llevar el libro de actas Llevar la correspondencia Atender el telfono Es responsable del control y mantenimiento oportuno del equipo de ofi cina Debe controlar y atender las citas de trabajo de los administradores Reemplazar ocasionalmente a la cajera CARGO: AUXILIAR DE CONTABILIDAD FUNCIONES PRINCIPALES Registro y manejo de cuentas auxiliares bajo su custodia, valores, documentos y

Elaboracin de comprobantes de egreso y cheques,

previa orden de Gerencia General.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 8/13

Control previo y concurrente de bancos y sus conciliaciones bancarias Elaboracin de roles de pago de sueldos y comisiones por ventas CARGO: JEFE DE CARTERA FUNCIONES PRINCIPALES Registrar facturas de venta Registrar notas de dbito y de crdito Reportar diariamente a contabilidad los cargos y abonos de clientes Entregar a vendedores facturas a cobrar Informar a Presidencia y Gerencia General sobre la

cobranza, morosidad de clientes por perodos semanales CARGO: FACTURADORA FUNCIONES PRINCIPALES Ingresar al archivo de productos las compras Facturar las ventas a los clientes Registrar rdenes de egreso CARGO: BODEGUERO FUNCIONES PRINCIPALES Recepcin y entrega de mercaderas ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

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Recepcin y entrega de productos devueltos por clientes y proveedores Despachar en el menor tiempo posible las facturas de ventas Mantener bajo su custodia los productos a su cargo Distribuir los documentos luego de legalizarlos a las secciones que corresponden. CARGO: AUXILIAR DE BODEGA FUNCIONES PRINCIPALES Recepcin, embalaje y despacho de mercaderas Ordenar las mercaderas Responsabilizarse solidariamente con los chferes cuando tengan que desplazarse con mercaderas Mantener los locales de bodega apropiados (Medicina) Marcar los precios de los productos CARGO: SUPERVISOR DE VENTAS FUNCIONES PRINCIPALES Chequear diariamente hojas de venta de cada vendedor Controlar manejo de cartera de cada vendedor Coordinar con Gerencia General cuales son los productos de bajo stock Efectuar promociones en ventas

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

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CARGO: VENDEDORES FUNCIONES PRINCIPALES Visitar diariamente a clientes de hoja de ruta

asignada Realizar cobro de facturas firmadas Liquidar y entregar en caja los valores recaudados Recibir de cartera las facturas firmadas Informar diariamente al supervisor de ventas CARGO: CHOFER 1-2 FUNCIONES PRINCIPALES Conducir y realizar el mantenimiento de los vehculos Recibir de bodega, transportar y entregar a clientes mercaderas Participar en el estibaje y ordenamiento de productos en los camiones de reparto Notificar a administracin novedades mecnicas de los vehculos CARGO: CONSERJE FUNCIONES PRINCIPALES Vigilar y cuidar el edificio de la Compaa existe en l, especialmente sus bodegas Mantener la limpieza del edificio Realizar tarea de pasa-papeles entre los departamentos lo que

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 11/13

Llevar documentos y correspondencias a otras dependencias y efectuar depsitos Hacer firmar convocatorias para sesiones

CARGO: GUARDIN FUNCIONES PRINCIPALES Realizar la guardia prevista Vigilar y cuidar el edificio de la compaa y lo que existe en l, especialmente sus bodegas Vigilar y cuidar los vehculos cuando sos estn en el garaje de la compaa

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 12/13

SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL

En la visita realizada a la entidad se observ que el sistema utilizado para el control de asistencia se basa en el Registro de Firmas a la entrada y salida de la jornada de trabajo, es decir maana y tarde; el horario normal de trabajo es de 08h00 a 12h00 y de 14h00 a 17h00, mientras que la fuerza de ventas se reporta a las 08h00 y 15h00 firmando slo las entradas.

Para el control de este Registro, la Secretaria es la persona encargada de proteger y verificar las operaciones que en l se dan. Este registro reposa en la Secretara de la empresa.

Ver prueba de este control en Conclusin:

F4 18/24

El sistema de control para la asistencia del personal no es eficiente por cuanto se presta a manipulacin y por lo tanto se debe modernizar.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 13/13

CONOCIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

Este procedimiento no fue posible realizarlo, puesto que en LABORATORIOS BIOGENET S.A. no se han realizado Auditoras al Recurso Humano, anteriores.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD REA FASE II : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos REVISIN DE LEGISLACIN, OBJETIVOS, POLTICAS Y NORMAS
PROCEDIMIENTOS REF. P/T

F2 1/12
FECHA

No.

OBJETIVO: Estudiar la Legislacin y otros documentos bsicos que guan las actividades de la Empresa, a fin de conocer su condicin legal para el cumplimiento de sus objetivos. PROCEDIMIENTOS: 1.

HECHO POR

Revise la documentacin obtenida en la fase anterior, con el propsito de determinar si los F2 procedimientos aplicados, estn acordes a las 2 / 12 disposiciones estipuladas Determinar cules son los objetivos que persigue la entidad Determinar cules son las polticas generales aplicables a las actividades desarrolladas por la Empresa

F2 6 / 12

M.P.

05-06-06

2.

F2 7 / 12 F2 8 / 12 F2 10 / 12

M.P. M.P.

12-06-06

3.

19-06-06

4.

Realice la descripcin de las actividades que F 2 desarrolla la Empresa 9 / 12 Tome nota de los problemas que se han identificado hasta el momento

M.P.

26-06-06

5.

F2 11 / 12

M.P.

03-07-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06 ESTUDIO DE LA LEGISLACIN
LEY DE COMPAAS El ttulo VI del Libro II del Cdigo de Comercio inclua las normas fundamentales del rgimen de las compaas mercantiles, hasta el 27 de Enero de 1964, fecha en la que se expide la Ley de Compaas, mediante Decreto Supremo No.162 publicado en el Registro Oficial No. 81 del 15 de Febrero del indicado ao, se dio de esta manera, un paso firme en el progreso de la legislacin, independizando el derecho societario mercantil.

F2 2/12

Esta ley determina las normas para regular a las compaas, especialmente en lo concerniente a su constitucin y razn social, objeto y capacidad para participar en ellas, al capital,

administracin, as como de las modalidades para partir sus utilidades y proceder a su liquidacin. Existe una nueva regulacin, de codificacin a la ley de Compaas.

CDIGO DE COMERCIO La Comisin Legislativa, en uso de la facultad que le concede el Art. 77 de la Constitucin Poltica de la Repblica procede a codificar y editar el Cdigo de Comercio de la Repblica del Ecuador, el cual regir las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles, y los actos y contratos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 3/12

Comprende cuatro libros que son:

Libro Primero Libro Segundo

: :

De los comerciantes y Agentes de Comercio De los contratos y obligaciones

mercantiles en general Libro Tercero Libro Cuarto : : Del Comercio Martimo De la suspensin de pagos

CDIGO DE SALUD El velar por la salud individual y colectiva es uno de los principales deberes del Estado, y para hacer efectiva esta finalidad fue necesaria la expedicin de un cuerpo de Leyes que tiendan a llevar a la realidad la promocin, recuperacin y proteccin de la salud de los ecuatorianos. Con este objeto el Ministerio de Salud ha elaborado un proyecto, el que fue estudiado y aprobado por la Comisin Jurdica. Comprende tres libros que son. Libro Primero Libro Segundo : : De la salud en general De las acciones en el campo de la

proteccin de la salud Libro Tercero : De la Jurisdiccin, de la competencia, del procedimiento y de las penas. Ley de

Revisin y fijacin de precios productos farmacuticos.

de los

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 4/12

CDIGO DE TRABAJO
Los preceptos sealados e este Cdigo regulan las relaciones entre empleados y trabajadores y se aplican a las diversas modalidades y condiciones de trabajo Su contenido es el siguiente: Ttulo I Ttulo II Ttulo III Ttulo IV Ttulo V : : : : : Del Contrato individual de Trabajo Del Contrato Colectivo de Trabajo De las Modalidades de Trabajo De los riesgos de trabajo De las Asociaciones de Trabajadores y de los conflictos colectivos Ttulo VI : Organizacin, Procedimiento Ttulo VII Ttulo VIII : : De las sanciones De la prescripcin Competencia y

LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

Esta ley ha sido creada con el fin de definir en el pas un

sistema de determinacin de utilidades de tipo real en virtud del cual se corrijan las distorsiones que hoy se producen, tanto en la medicin de la utilidad comercial, como en la determinacin de la base sometida al Impuesto a la Renta, el cual debe gravar nicamente las utilidades reales obtenidas por los contribuyentes.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 5/12

Su contenido es: Ttulo I Ttulo II Ttulo III Ttulo IV : : : : Impuesto a la renta Impuesto al valor agregado Impuesto a los consumos especiales Rgimen Tributario de las Empresas Petroleras, Mineras y Tursticas Ttulo V : Disposiciones Generales, Disposiciones

Transitorias y Disposiciones Finales Los Productos que comercializa la empresa son tarifa cero. ESTATUTOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. Constituye la norma o regla legal en la cual se rige la empresa para el desarrollo normal de sus actividades. En este Estatuto se encuentran especificadas las siguientes

caractersticas: Nombre, Domicilio, objeto social y plazo de duracin Del capital, del aumento y responsabilidad De la Fiscalizacin y control Ejercicio econmico, Balance, Distribucin de utilidades y reservas Del gobierno, Administracin y Responsabilidad Disolucin y liquidacin de la Compaa

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 6/12

REGLAMENTO INTERNO La expedicin del Reglamento Interno, por el Ministerio de Trabajo constituye sin lugar a dudas el principal instrumento legal o reglamentario con que cuenta la empresa y que sirve para su desenvolvimiento y macha normal.

Tiene

como

finalidad

impartir

parmetros

de

funcionamiento tanto para los funcionarios como para los empleados.

En

el

mencionado

reglamento

se

detallan

las

responsabilidades y funciones otorgadas a la mayora del personal que presta sus servicios en la empresa; asimismo menciona acerca de las multas, horarios, asistencia, capacitacin, evaluacin y dems

disposiciones generales

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 7/12

OBJETIVOS DE LA EMPRESA
LABORATORIOS siguientes: a) Representacin, medicamentos, distribucin especialidades y comercializacin de BIOGENET S.A. tiene como objetivos los

farmacuticas,

dentales

qumico farmacuticos, b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al nivel nacional, ofrecindoles precios de distribucin. c) Importacin de dichos productos d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado reclutamiento y seleccin del mismo, con el fin de

garantizar la eficiencia, efectividad y economa en el desenvolvimiento de las actividades administrativas y comerciales.

e) Instalacin de una planta industrial destinada a la

elaboracin farmacuticas, de de medicamentos y especialidades

uso

humano

veterinario,

cosmticos, el mercado interno y externo ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 8/12

POLTICAS APLICABLES A LA ENTIDAD Las polticas que se aplican a las actividades que desarrolla la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., son las siguientes:

Vender al contado Vender a crdito dentro de los plazos establecidos, no ms de 45 das Ventas no menores de $50,00 Comercializacin de los productos en las zonas en las que llega la empresa: a nivel nacional. Seleccionar al personal de acuerdo a la capacidad o profesin de a cuerdo con los requerimientos de la Compaa .

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 9/12

ACTIVIDADES PRIORITARIAS DE LA ENTIDAD

Las actividades prioritarias de la Empresa son: a) LA COMPRA: La Empresa realiza la productos directamente al compra de los nacional y

proveedor

extranjero, los mismos que suministran una

extensa

gama de productos. Mencionaremos algunas firmas comerciales: CEVAN INTERNATIONAL, TECNOPAPEL, LABORATORIOS

LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS GUGONZA, etc. Entre los productos que la Empresa adquiere para la comercializacin tenemos: MEDICAMENTOS: especialidades farmacuticas,

Vitaminas, medicamentos para uso humano.

b) LA VENTA: La empresa se dedica a la venta de productos farmacuticos y vitamnicos Las ventas son a precio de distribuidor, al contado y a crdito a 30 y 45 das plazo con un mnimo de $50. 00 por factura, realizndose los pagos con cheque cruzado a la orden de BIOGENET S.A.. Si la factura no es cancelada a su vencimiento, se cobrar intereses de mora y comisiones de cobranza.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 10/12

Los agentes vendedores, para la venta de productos lo hacen en forma rotativa, trasladndose cada mes a provincias, ya sea, por lneas, zonas y clientes.

Adems respondern en forma directa ante la Empresa por las ventas y cobros, responsabilizndose en forma pecuniaria cuando realicen negocios sin calificar al cliente moral y econmicamente, previa referencias

comerciales .

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 11/12

PROBLEMAS IDENTIFICADOS Dentro de las novedades que se han podido identificar hasta el momento, tenemos las siguientes: Falta de actualizacin de Estatutos y Reglamento Interno
F2 5 / 12

No es eficiente el Sistema de Control de Asistencia de personal implantado en la empresa Inadecuado archivo de documentos del personal
F1 12 / 13

No se han efectuado Auditoras operativas en la entidad, que demuestren el grado de

cumplimiento y eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano.

F1 13 / 13 F1 4 / 13 F1 11/ 13

Segregacin de cargos y funciones.

No poseen plizas de seguros para empleados ni para transportes de valores. No realizan arqueos de valores y documentos peridicos a los vendedores.
F1 4 / 13 F1 11/ 13

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD REA FASE III
No.

: : :

BIOGENET S.A. Recursos Humanos REVISIN Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTOS REF. P/T HECHO POR

F3 1/9
FECHA

OBJETIVO: Evaluar la conveniencia y efectividad del Sistema de Control Interno, con el propsito de identificar posibles debilidades que puedan ser consideradas como reas crticas PROCEDIMIENTOS: 1.

Aplique el cuestionario de Control Interno con el fin de evaluar el grado de solidez y eficiencia F 3 administrativa de los Recursos Humanos 2/9 Determine el tipo de informes que elaboran para conocimiento del Gerente, y establezca si le son tiles para un adecuado control Analice y emita su criterio sobre el cumplimiento de las lneas de autoridad y responsabilidad establecidas en la organizacin de la Empresa Verifique si los procedimientos y el Sistema de Control Interno permiten el cumplimiento eficiente de las actividades planificadas Analice el Sistema que emplea la Empresa para el reclutamiento y seleccin de personal
F3 6/ 9 F3 7 /9 F3 8 /9

F3 5/9

M.P.

03-08-06

2.

M.P.

10-08-06

3.

M.P.

17-08-06

4.

M.P.

24-08-06

5.

F3 9/9

M.P.

31-08-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

117

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD REA : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos

F3 2/9

No.

1.

Se han actualizado los Estatutos Reglamentos de la Compaa

PREGUNTAS

SI

NO

N/A

OBSERVACIN

Por descuido

2. 3 4. 5. 7. 8.

Los empleados conocen sus funciones y X deberes? Estn definidas por escrito las funciones X designadas a cada uno de los servidores? Se efecta la seleccin de personal mediante X concurso Incluye los concursos para la seleccin, X exmenes por escrito Las rdenes de trabajo se comunican por escrito? Cumplen con el registro de firmas en las horas de Entrada y Salida, la totalidad del X personal Controla un empleado el registro de X asistencia de personal X

F4 20/20 Reglamento Interno Solo fuerza de ventas No se ha emitido Verbalmente

9.

Secretaria luego pasa a Contabilidad No se ha evaluado anteriormente al R.H.

10. Se realizan exmenes para evaluar el rendimiento y calidad de las tareas de los servidores? 11. Se aplican sanciones disciplinarias al personal que incurre en alguna falta que X amerite sancin?

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F3 3/9

No.

PREGUNTAS

SI

NO

N/A

OBSERVACIN

12.

Ha rotado el personal cada determinado tiempo? Administrativo X Vendedores Hace uso de sus vacaciones anuales todo el personal, de acuerdo a un calendario pre- X elaborado Son reemplazados en sus funciones con personal calificado, aquellos cargos que quedan libres por X vacaciones de los titulares Se lleva un registro y carpeta individual de cada uno de los servidores de la entidad? Se mantiene una adecuada comunicacin entre los diferentes niveles jerrquicos? El personal de la entidad cuenta con los recursos e implementos necesarios para el desarrollo de su trabajo? El espacio fsico con el que cuenta la entidad es el adecuado? Existe un plan de capacitacin al personal Existen guas para la aplicacin de sistemas de : Induccin Capacitacin Evaluacin del competencias. X X en X X X

Funciones especficas

13.

Todo personal sale cada ao el 20 de Diciembre Cada servidor deja su reemplazo Se mantiene en una sola carpeta en forma general

14.

15.

16. 17.

18. 19. 20.

X X

desempeo

basado

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

119

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F3 4/9

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

COMENTARIOS: Luego de contestado el Cuestionario de Control Interno se constat lo siguiente: Los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa no se han

actualizado desde su inicio. No se ha elaborado un plan de capacitacin y entrenamiento para el personal que labora en LABORATORIOS BIOGENE T S.A. Las rdenes de trabajo no son emitidas por escrito sino verbalmente

No se han realizado exmenes administrativos, que demuestren el grado de eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano

No se clasifica en expedientes personales la documentacin de los servidores de la empresa

Laboratorios Biogenet no se apega al cumplimiento de los Sistemas de Administracin; se suman en lo que tiene que ver a induccincapacitacin y evaluacin del desempeo basado en competencias

CONCLUSIONES Analizadas las respuestas obtenidas en el Cuestionario de Control Interno aplicado al rea de recurso humano, se verific que las respuestas fueron veraces, existiendo deficiencias en el control, ya que no se est cumpli endo con las actividades que son de vital importancia para el mejor desarrollo de la empresa RECOMENDACIONES

El Directorio y Junta General de Accionistas deber Estatutos y Reglamento Interno para que

actualizar los una mejor

exista

coordinacin de las actividades .

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

120

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F3 5/9

Es necesario que el Directorio proceda a elaborar un plan de capacitacin para el personal con el fin de actualizar sus conocimientos y elevar el grado de rendimiento y calidad de trabajo. As mismo dispondr que toda orden de trabajo sea emitida necesariamente por escrito, procedimiento que garantizar el seguimiento mismas. Debido a que la Unidad de Auditoria Interna, no ha funcionado de manera permanente en los pocos exmenes que ha realizado se ha limitado a evaluar los Estados Financieros, recomendamos a las autoridades pertinentes velar por el continuo funcionamiento de esta Unidad, y as pueda realizarse peridicamente evaluaciones y cumplimiento de las

administrativas sobre las actividades que realiza el recurso humano. La Secretara deber abrir un expediente para cada servidor, el mismo que contendr la documentacin personal bsica y cualquier otro informativo. Se deber tomar en cuenta la aplicacin de los Sistemas de Administracin de Recursos Humanos, los mismos que contarn con las respectivas Guas recomendadas.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
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F3 6/9

DETERMINACIN DE INFORMES QUE SE ELABORAN PARA CONOCIMIENTO DEL GERENTE

Dentro de la empresa bajo examen, ninguno de los empleados emite informe alguno acerca de las

actividades y funciones que diariamente realizan, puesto que se amparan en que no se ha establecido este particular en ninguna disposicin superior y que slo lo realizan cuando el Gerente lo solicita.

Es necesario que las autoridades responsables de la buena marcha de la empresa dispongan que todo personal que labora bajo su liderazgo elabore semanalmente o

mensualmente un informe de las actividades que ha realizado en este perodo de trabajo, para que a su vez se inicie la apertura de un archivo de seguimiento y cumplimiento de actividades, el mismo que deber

contener informacin suficiente que sirva para establecer un juicio crtico en caso de presentarse irregularidades. ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F3 7/9

CUMPLIMIENTO DE LAS LNEAS DE AUTORIDAD

En base a lo estipulado en el Reglamento Interno y a la estructura organizativa de la empresa consideraque las lneas de autoridad se encuentran claramente definidas, lo cual contribuye para que las actividades se desarrollen en una mejor manera.

As mismo, el ambiente que se desenvuelve el personal, es adecuado, reflejndose el respeto y compaerismo entre subalternos y directivos.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

123

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F3 8/9

VERIFICACIN

DE

PROCEDIMIENTOS

SISTEMA

DE

CONTROL INTERNO
Uno de los problemas detectados dentro de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., es la falta de accin de la Unidad de Auditoria Interna, la misma que ha sido creado pero que no Se encuentra desempeando sus funciones en

forma regular y efectiva, por lo tanto no existe un plan anual de Auditora.

Como contexto de este problema podemos indicar que la Unidad se cre en el ao 2005 su labor se ha enfocado

nicamente a realizar revisiones especficas de cuentas e impuestos de iniciativa por preocupacin por parte de los Directivos de la compaa, lo que no me permite la

formulacin de un criterio preciso sobre la eficacia de las medidas adoptadas en el control de las actividades

administrativas internas por parte del Auditor.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

124

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F3 9/9

RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAL Entre los diferentes candidatos recomendados por los servidores de la empresa, se escoge aquellas que para cada puesto sean los ms aptos. Se compara los

requerimientos del puesto con el Currculo Vitae de cada candidato. Luego se aplica la entrevista, para lo cual se formula un cuadro de preguntas y se crea un ambiente de confianza y amistad que facilite las respuestas. Despus de la seleccin, el Gerente General presenta las ternas respectivas al Directorio presidido por el Presidente Administrativo, para que se otorgue autorizacin a la Contadora General, Cajera y Secretaria. El resto de personal, cuya designacin no corresponda a los Organismos Superiores, son seleccionados, contratados y removidos por el Gerente General. En caso de los Agentes Vendedores, stos primeramente reciben capacitacin y entrenamiento en ventas, luego son sometidas a un examen, siendo seleccionado la persona que obtiene la mayor calificacin. ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD REA FASE IV
No.

: : :

BIOGENET S.A. Recursos Humanos EXAMEN DE REAS CRTICAS

PROCEDIMIENTOS REF. P/T HECHO POR

F4 1/23
FECHA

OBJETIVO: Efectuar un examen profundo de las reas criticas identificadas hasta este punto de trabajo, determinando las situaciones que requieren acciones correctivas PROCEDIMIENTOS: 1. Efecte una entrevista al Gerente de BIOGENET S.A., con el fin de conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos Realice una entrevista al Gerente de la Compaa, con la finalidad de conocer los motivos por los cuales no se evala constantemente al personal (evaluacin del rendimiento basado en competencias)

F 4 F4 3 / 23 5 / 23

M.P.

01-09-06

2.

F4 F4 6 / 23 7 / 23

M.P.

08-09-06

3.

Mediante entrevista dirigid a al Gerente, F4 F4 determine las razones por las cuales no se ha realizado una capacitacin al personal de la 8 / 23 10 / 23 empresa Entrese por qu no se dan escrito las rdenes F4 F4 de trabajo. Entreviste al Gerente 11 / 23 12 / 23 Realice una entrevista al Gerente, para indagar el por qu no se llevan expedientes personales de los servidores
F4 F4 13 / 23 14 / 23

M.P.

15-09-06

4.

M.P.

22-09-06

5.

M.P.

29-09-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

126

PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD REA FASE IV
No.

: : :

BIOGENET S.A. Recursos Humanos EXAMEN PROFUNDO DE REAS CRTICAS

PROCEDIMIENTOS REF. P/T

F4 2/23
HECHO POR FECHA

6.

7.

Revise el Sistema de Control de Asistencia del personal, con el fin de verificar si todos los F 4 M.P. F4 empleados cumplen con los registros de 15 / 23 18 / 23 Entrada y Salida, o si existe alguna irregularidad; y, si existe una persona encargada de vigilar este Registro, y como se reportan las novedades. F4 F4 M.P. Realice una entrevista al gerente para 16 A / 23 23 / 23 determinar por que no se aplican guas de induccin.

02-10-06

02-10-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

CIUDAD PERODO REA : QUITO : Del 16-05-06 al 16-11-06 : Recursos Humanos ENTREVISTA CARGO : OBJETIVO: 1. Gerente Conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos y Reglamento Interno

F4 3/23

LOS ESTATUTOS DE LA EMPRESA NO HAN SIDO ACTUALIZADO DESDE SU INICIO, PODRA INDICAR LAS RAZONES? Esta situacin se ha dado a la falta de preocupacin de los Directivos de la Empresa.

2.

SE HA RECOMENDADO AL DIRECTORIO Y JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS PARA QUE TOMEN MEDIDAS SOBRE ESTE PARTICULAR? Tanto el Directorio como la Junta General de Accionistas conocen acerca de este problema, somos conscientes de la necesidad de reformar y actualizar estos documentos, pero creo que en el menor tiempo posible se lo realizar

3.

LA FALTA DE ACTUALIZACIN DE LOS ESTATUTOS Y REGLAMENTO, EN CUANTO A LA DELIMITACIN DE FUNCIONES ESPECFICAS DEL PERSONAL, HA INTERFERIDO EN EL DESARROLLO NORMAL DE LAS ACTIVIDADES? Si, ya que debido a la evolucin y desarrollo que ha tenido la Empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargos, los mismos que no se encuentran definidos en los estatutos, por lo que nos hemos visto obligados a tomar otras medidas para solucionar dichos inconvenientes.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F4 4/23

ACTUALIZACIN REGLAMENTO, EMPRESA COMENTARIO: Luego

REFORMA LA

DE

ESTATUTOS DE

Y LA

GARANTIZAN

OPTIMIZACIN

de revisados los Estatutos y su Reglamento,

pudimos determinar que stos no han sido actualizados desde su fecha de inicio, todo ello por falta de

preocupacin de los Directivos de la Compaa. Asimismo debido al gran desarrollo que ha tenido la empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargo, los mismos que no se encuentran definidos en el

Reglamento Interno, lo cual ha provocado inexistencia de coordinacin entre funcionarios y empleados.

CONCLUSIN: La falta de actualizacin de los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en cuanto a las atribuciones y deberes ha provocado una coordinacin negativa entre funcionarios y empleados. ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F4 5/23

RECOMENDACIN

El

Directorio

Junta

General S.A.

de debe

Accionistas actualizar

de los

LABORATORIOS

BIOGENET

Estatutos y su Reglamento Interno, en lo referente a las funciones especficas de sus servidores, con la finalidad de mantener un equilibrio en la Organizacin y

Direccin de la empresa.

En caso de que no se actualicen estos documentos, se proceder a la elaboracin de un Manual Orgnico Funcional, en el cual se determinen con exactitud las obligaciones, deberes, atribuciones de cada uno de los servidores de la empresa. Adems que incluya un

Organigrama Funcional.

Utilizar el formulario modelo (Ver anexo 2)

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

CIUDAD PERODO REA : QUITO : Del 16-10-06 al 16-11-06 : Recursos Humanos ENTREVISTA CARGO : OBJETIVO: 1. Gerente Conocer los motivos por los que no se ha evaluado constantemente al personal y por que no se han utilizado guas del sistema de induccin.

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POR QU NO SE HA REALIZADO UNA AUDITORA ADMINISTRATIVA AL RECURSOS HUMANO QUE LABORA EN LA EMPRESA? Creo que se ha debido a la falta de estabilidad de la Unidad de Auditoria Interna, y tambin a la falta de preocupacin por parte de los Directivos. Pero esto no significa que no se mantengan controles y ciertas evaluaciones de las actividades que desempea el personal de BIOGENET S.A.

2.

CADA QU TIEMPO SE HA EVALUADO AL PERSONAL DE LA EMPRESA? No existe un perodo fijo de evaluacin, tampoco una evaluacin de desempeo basado en competencias, pero tratamos de aplicar el mtodo ms adecuado, que nos permita observar y medir el desempeo del servidor en su puesto de trabajo, de acuerdo al cumplimiento de su labor.

3.

LOS DIRECTIVOS DE LA EMPRESA HAN TOMADO MEDIDAS CORRECTIVAS CON RESPECTO AL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA? Lamentablemente los aos anteriores esta Unidad no ha funcionado eficientemente, pero para este ao se han tomado las medidas necesarias, contamos con el licenciado Leonardo Jcome como nuevo auditor de la Empresa. POR QUE NO SE HAN UTILIZADO GUAS PARA LA APLICACIN DEL SISTEMA DE INDUCCIN No se han efectuado estas guas debido a que la contratacin se la ha realizado directamente por la Gerencia General y se ha enviado a la persona contratada, con una persona antigua, quien la adiestrado respecto al trabajo a desempear.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

4.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-10-06 al 16-11-06

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EVALUACIN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE EL APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS COMENTARIO
De la entrevista sostenida con el Gerente de la empresa, se estableci que no se han realizado exmenes administrativos peridicos de las actividades que desarrolla el personal, por parte de la Unidad de Auditoria Interna, puesto que su funcionamiento no ha sido en forma continua.

CONCLUSIN
La falta de estabilidad de la unidad de Auditoria Interna y la

despreocupacin de los mximos Directivos en velar por el buen funcionamiento de la misma, no ha permitido que se realicen evaluaciones eficaces y constantes sobre la evolucin del desempeo basado en competencias al personal y as conocer el grado de cumplimiento de las labores encomendadas .

RECOMENDACIN
Que se efecten exmenes administrativos a las operaciones que realiza el recurso humano, por parte de la Unidad de Auditoria Interna encargada de su evaluacin y control en base a un plan anual de Auditora y sugiero aplicar la gua de evaluacin de

competencias . Ejemplo: Colaborador con subordinados

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ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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CIUDAD PERODO REA : QUITO : Del 16-05-06 al 16-11-06 : Recursos Humanos

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ENTREVISTA CARGO : OBJETIVO: 1. Gerente Conocer las razones por las cuales no se ha capacitado al personal que labora en la Empresa

DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL, NO FUE POSIBLE CONOCER QUE NO SE HA DADO UNA CAPACITACIN Y ACTUALIZACIN DE CONOCIMIENTOS EN FORMA OPORTUNA. ME PODRA INDICAR LAS RAZONES? Cuando se presentan ciertas oportunidades, se enva a la persona que est relacionada con el curso o seminario que se dicte; pero no podramos decir que todo el personal se beneficie de tales eventos. Todo ello se ha debido a que no se ha previsto un plan de capacitacin dentro de la Empresa

2.

CREE NECESARIO QUE SE IMPARTA CAPACITACIN Y ACTUALIZACIN DE CONOCIMIENTOS A TODO EL PERSONAL QUE LABORA EN LA EMPRESA? Es necesario que todo el personal de los diferentes departamentos se actualice en conocimientos y tcnicas, con el fin de mejorar y elevar el nivel de eficiencia administrativa tanto personal como empresarial.

3.

EN ALGUNA REUNIN DE DIRECTORIO O JUNTA GENERAL SE HA TRATADO ACERCA DE LA REALIZACIN DE UN CRONOGRAMA DE CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO PARA EL PERSONAL? Si, en sesin del mes de enero de 1996 se acord capacitar al personal que labora en la empresa, a travs de seminarios, talleres, cursos, conferencias, etc.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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NARRATIVA DE RESULTADOS
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F4 9/23

CAPACITACIN DEL PERSONAL MEJORA EL RENDIMIENTO DE LOS MISMOS COMENTARIO De las conversaciones mantenidas con el personal de

LABORATORIOS BIOGENET S.A. pude perodo bajo examen, nicamente la

constatar que durante el Contadora y la Cajera

asistieron a un curso de capacitacin fuera de la empresa, mientras que el resto de personal no tuvo capacitacin alguna.

F4 21/23

Asimismo de la entrevista realizada al Gerente, nos fue posible conocer que la falta de capacitacin y entrenamiento al personal se debe a la inexistencia de un Cronograma de Capacitacin, lo que no ha permitido que se adquieran conocimiento de nuevas tcnicas, todo ello un beneficio de la empresa.

Con el fin de obtener un buen desempeo de funciones las tcnicas modernas consideran la capacitacin de personal como una

inversin, en todas circunstancias no debera escatimarse recursos para este fin.

ELABORADO POR: M.PREVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
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CONCLUSIN:

No se actualiza y capacita al personal de los diferentes departamentos, todo ello porque no se ha previsto un plan de capacitacin dentro de la empresa.

RECOMENDACIN

El Directorio dispondr que se elabore en forma anual un Cronograma de Capacitacin de personal, que abarque cursos, seminarios, talleres, conferencias, etc.; debindose tambin tomar en cuenta, los que dictan las

Instituciones del Estado o cualquier otra entidad. La adopcin de esta poltica permitir contar con elementos humanos adecuados, lo que redundar en beneficio de la empresa.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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CIUDAD PERODO REA : QUITO : Del 16-05-06 al 16-11-06 : Recursos Humanos

F4 11/23

ENTREVISTA CARGO : OBJETIVO: 1. Gerente Conocer por qu no se dan por escrito las rdenes de trabajo y porque no se aplican guas para la aplicacin del sistema de induccin

POR QU LAS RDENES DE TRABAJO NO SE EMITEN POR ESCRITO? Las rdenes de trabajo se dan en forma directa y verbal, puesto que no constituye una disposicin, lineamiento o poltica dentro de la Empresa al emitir stas por escrito. As mismo se rene a los Jefes Departamentales y se les da instrucciones, y luego ellos las transmiten al personal a su cargo.

2.

SE CUMPLEN EN SU TOTALIDAD LAS RDENES EMITIDAS VERBALMENTE? No podramos decir que se cumplen en un 100%, pero si en un 80%

3.

CREE USTED QUE ES IMPORTANTE QUE LAS RDENES DE TRABAJO SE EMITAN POR ESCRITO? En cierta manera si, porque de este modo se podra lograr que las rdenes de trabajo se cumplan en forma cabal; y as mismo quedar constancia en los archivos de la empresa, para poder controlar el cumplimiento de las mismas. POR QUE NO SE APLICAN GUAS PARA LA APLICACIN DEL SISTEMA DE INDUCCIN? No se aplican estas guas debido a que la contratacin se la hace directamente por la Gerencia General y se acompaa por un trabajador antiguo quien lo adiestra para el cumplimiento de sus funciones.

4.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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RDENES

CONCRETAS

BIEN

DIRIGIDAS

PERMITEN

CUMPLIR

FUNCIONES EN FORMA EFICIENTE COMENTARIO De acuerdo a mi estudio efectuado a travs de entrevistas, se comprob que las rdenes fijadas por la autoridad de la empresa, lo cual conlleva a que las mismas en un 20% no se lleguen a cumplir en forma cabal.

CONCLUSIN Las rdenes emanadas por la autoridad competente no son dadas por escrito, procedimiento que no garantiza el fiel cumplimiento de las mismas.

RECOMENDACIN El Directorio dispondr, que las rdenes de trabajo deben hacerse necesariamente por escrito, adems teniendo la obligacin de velar por el fiel cumplimiento de las mismas. Para el caso de rdenes impartidas para todo el personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A., debe ser escrita y dadas a conocer a cada Jefe Departamental, para que sea bajo la responsabilidad de ellos, quienes hagan conocer al personal a su mando. Analizar la posibilidad de realizar esto a travs del Internet, correo electrnico interno.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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ENTREVISTA CARGO : OBJETIVO: 1. Gerente Conocer las razones por las cuales no se llevan expedientes personales de los servidores

POR QU NO SE MANTIENEN REGISTROS PERSONALES DE DATOS? Toda documentacin se la mantiene en una sola carpeta en forma general y debidamente clasificada. Se la lleva as porque el personal no es numeroso.

2.

SE HA ACTUALIZADO LOS DATOS PERSONALES Y ADMINISTRATIVOS DE LOS SERVIDORES? Realmente la documentacin no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, tal vez porque ha faltado un poco de preocupacin e iniciativa de mi parte.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES PERMITEN UNA RPIDA LOCALIZACIN DE DOCUMENTOS

COMENTARIO Luego de la revisin de los archivos del personal de verific que la documentacin del personal no la empresa, se se encuentra

debidamente clasificada en expedientes individuales, sino que se mantiene en una sola carpeta. Asimismo se pudo constatar que dicha documentacin no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, lo que conlleva a una

desactualizacin de la informacin, datos y bibliografa del personal.

CONCLUSIN No se mantienen expedientes personales y actualizados de la

documentacin de los servidores, lo que dificulta la rpida localizacin de informacin y conlleva a la entrega de datos desactualizados RECOMENDACIN Implementar un moderno sistema de documentacin y archivo,

procurando clasificar la informacin en forma lgica, adecuada y actualizada, lo cual podr contener entre otros lo siguientes. Hoja de vida Copia de cdula Aviso de entrada Formato de contrato Aviso de incremento de sueldos

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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ADECUADO SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO COMENTARIO

El sistema que utiliza la empresa para el control de Asistencia de Personal, es el Registro de Firmas a la entrada y salida de las jornadas de trabajo es de 08h00 a 12h00 y de 14h00 a 17h00,mientras que el personal de ventas se reporta a las 08h00 y a las 15h00, firmando slo las entradas. Este registro reposa en la Secretara de la empresa, siendo la Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las operaciones que en l se dan.

Es as que se est no cumpliendo el Art. 25 del capitulo VII del Reglamento Interno de la empresa Asistencia.

Puesto que el actual sistema de registro de firmas de entrada y salida no proporciona un alto grado de confiabilidad en el control de asistencia, ya que puede existir irregularidades en el manejo de los registro, esto puede deberse a afinidad existente entre el custodio y el resto de personal. ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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CONCLUSIN

El sistema utilizado por la empresa para el control de asistencia de personal no es el mas confiable y aconsejable. Adems no se cuenta con hojas de movilizacin, en caso de que el personal tenga que salir en horas laborables, por cualquier motivo.

RECOMENDACIN
Debe proponer al Directorio y Junta General, la necesidad de implantar en la empresa el sistema de un mtodo

moderno de control de Asistencia puesto que es un mtodo eficaz y confiable para el control diario de asistencia y puntualidad en el trabajo.

Como instrumento de ayuda para el control de asistencia implementar las hojas de movilizacin, para el caso de salidas del personal en horas laborables, ya sea por asuntos personales o de oficina, las mismas que estarn bajo custodia de la Secretaria (Ver Anexo)

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

CIUDAD PERODO REA : QUITO : Del 16-05-06 al 16-11-06 : Recursos Humanos

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ENTREVISTA CARGO : OBJETIVO: Gerente Conocer los motivos del porque no se utilizan guas de induccin.

1. DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL SE ESTABLECE QUE NO EXISTE UNA GUA DE INDUCCIN. PODRA INDICA RME LA RAZN? Cuando ingresa una persona a la Empresa se la adiestra con una persona antigua, la misma que es encargada de darle las instrucciones con respecto al nuevo cargo. 2. CREE NECESARIA LA APLICACIN DE UNA GUA DE INDUCCIN? Despus de su aplicacin veo indispensable aplicar una gua de induccin ya que de esta manera el personal que se encuentra en este sistema obtendr un mejor adiestramiento con las personas indicadas.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

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UNA ADECUADA ADAPTACIN CONTRIBUYE AL MEJOR DESEMPEO DE FUNCIONES

COMENTARIO De las conversaciones mantenidas con los empleados puedo constatar que durante el periodo de adaptacin desorientacin en la Empresa existe una

debido a que desconocen a quien dirigirse para el

cumplimiento de sus funciones. De igual manera en la entrevista realizada al Gerente General me fue posible confirmar que no existe una orientacin para el nuevo personal.

CONCLUSIN No existe una gua para la adaptacin de los nuevos empleados porque no se ha previsto una gua de INDUCCIN en la Empresa.

RECOMENDACIN El directorio dispondr la aplicacin de la gua de INDUCCIN, la misma que presente: CONTENIDO, PERSONA RESPONSABLE Y TIEMPO; buscando contribuir al mejoramiento d desempeo de los nuevos el empleados .

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ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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REA PERODO : Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06 PAPELES DE TRABAJO SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA

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NMINA

FECHA

PRIMERA JORNADA ENTRADA SALIDA

SEGUNDA JORNADA ENTRADA SALIDA

OBSERVAC.

Sra. Toromoreno

Graciela 01-08-06 08-08-06 15-08-06 22-08-06

08h00 08h00 08h05 08h00 08h15 08h10 08h00 08h05 08h15 08h00 08h00 08h07 08h00 08h00 08h00 08h05

12h00 12h05 12h00 12h00 12h00 12h00 12h05 12h00 12h00 12h00 12h05 12h00 12h00 12h00 12h05 12h00

14h00 14h05 14h05 14h00 14h08 14h05 14h00 14h05 14h05 14h05 14h00 14h05 14h00 14h03 14h00 14h02

17h00 17h00 17h00 17h00 17h00 17h00 17h05 17h00 17h00 17h00 17h06 17h03 17h05 17h00 17h00 17h07 Este servidor registra algunos atrasos

Srta. Valeria Ortiz

01-08-06 08-08-06 15-08-06 22-08-06 01-08-06 08-08-06 15-08-06 22-08-06 01-08-06 08-08-06 15-08-06 22-08-06

Sra. Doris Falcn

Sr. Pablo Chipantiza

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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REA PERODO : Recursos Humanos : Del 16-05-06 al 16-11-06 PAPELES DE TRABAJO SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA

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NMINA

FECHA

PRIMERA JORNADA ENTRADA SALIDA

SEGUNDA JORNADA ENTRADA SALIDA

OBSERVAC.

Sr. Mauricio Recalde (Agente Vendedor)

01-08-06 08-08-06 15-08-06 22-08-06 01-08-06 08-08-06 15-08-06 22-08-06

08h15 08h10 08h00 08h03 08h00 08h05 08h03 08h00

15h15 15h15 15h20 15h00 15h00 15h05 15h00 15h02

18h00 Es la persona 18h00 que registra 18h00 el nmero de 18h00 atrasos ms elevado

Srta. Sheyla Basantes (Agente Vendedor)

COMENTARIO: Para realizar la cdula analtica sobre el control de asistencia al personal que labora en BIOGENET S.A., se tomaron los datos directamente de los registros de asistencia que reposan en la secretaria de la empresa, aclarando que no se puede obtener copias de estos registros por no permitirlo su custodio.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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REA PERODO

: Recursos Humanos : Del 16-05-06 al 16-11-06 PAPEL DE TRABAJO- CARPETAS DE PERSONAL

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QUE DEBE TENER UNA CARPETA DE CADA EMPLEADO

N NOMBRE DEL EMPLEADO HOJA DE VIDA COPIA DOCUMENTOS PERSONALES CONTRATO AVISOS IESS HOJAS DE MOVILIZACIN INCREMENTOS SUELDOS

Pablo Chipantiza Doris Falcon Valeria Ortiz Mnica Recalde Graciela Toromoreno

= Si cumple X = No cumple

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

REA PERODO

: Recursos Humanos : Del 16-05-06 al 16-11-06 PAPEL DE TRABAJO

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N NOMBRE DEL EMPLEADO 1 2 3 4 5 Pablo Chipantiza Doris Falcn Valeria Ortiz Mnica Recalde Graciela Toromoreno

LOS EMPLEADOS CONOCEN SUS FUNCIONES SI SI SI SI SI

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

REA PERODO

: Recursos Humanos : Del 16-05-06 al 16-11-06

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GUA DE CAPACITACIN Esta gua se ha creado con el fin de dar a conocer sobre la capacitacin y desarrollo profesional del empleado o trabajador de la empresa. NOMBRE DEL EMPLEADO: DEPARTAMENTO: JEFE INMEDIATO: CARGO 1 CONTADORA 2 CONTADORA Lcda. Myriam Daz FINANCIERO Dr. Jaime Gutirrez CONTADORA SECCIN: CONTABILIDAD FECHA DE INGRESO: 01/02/05 TIEMPO 30 HORAS 20 HORAS

CONTENIDO CURSO CURSO DE CONTABILIDAD AVANZADA TRIBUTACIN

RESPONSABLE CAPACITACIN RR.HH RR.HH

NOMBRE DEL EMPLEADO: CARGO: DEPARTAMENTO: JEFE INMEDIATO: CARGO 3 SECRETARIA 4 SECRETARIA

Valeria Ortiz SECRETARIA RECURSOS HUMANOS Dr. Jaime Gutirrez FECHA DE INGRESO: 02/08/04 RESPONSABLE CAPACITACIN Administracin de Ventas RR.HH RR.HH TIEMPO 16 HORAS

CONTENIDO CURSO Gerencia del Servicio y Medicin de la Satisfaccin del cliente Relaciones Humanas y convivencia

8 HORAS

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

REA PERODO

: Recursos Humanos : Del 16-05-06 al 16-11-06

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GUA DE COMPETENCIAS COLABORADOR CON SUBORDINADOS Nombre del colaborador Gerente Fecha : : : Mnica Recalde Dr. Miltn Anglo del 16-10-06 al 16-11-06

Use las siguientes escalas para calificar el nivel de competencia que usted ha observado en esta persona. No 1 No ha sido Nivel observado aceptado COMPETENCIA
Conducta profesional Conocimiento tcnico Perspectiva empresarial Compromiso con resultados Comunicacin Enfoque al cliente Anlisis de decisiones Innovacin Manejo de recursos Efectividad en equipo TOTAL

3 5 no Menos que Nivel aceptable aceptable CALIFICACIN

5 5 3 7 5 7 5 7 7 5 56

7 Sobrepasa nivel aceptable

9 Sobrepasa amplia

EXPLICACIN SOBRE LA CALIFICACIN

Es un profesional que da sus primeros pasos dentro de las ventas Tiene conocimientos slidos de ventas No toma decisiones consulta que hacer Resuelve sus problemas y presenta la informacin oportuna Presenta los informes pero no tiene los argumentos por sustentar Tiene buena forma de atender a los clientes Siempre esta solicitando informacin y apoyo para resolver sus inquietudes Siempre esta observando la manera como mejorar Si sabe aprovechar los recursos que dispone No sabe aprovechar todas las bondades del sistema

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

REA PERODO

: Recursos Humanos : Del 16-05-06 al 16-11-06 GUA DE INDUCCIN

F4 23/23

Esta gua se ha creado con el fin de conocer sobre el entrenamiento del empleado o trabajador de recin ingreso a la empresa. Nombre del colaborador : Edgar Urquizo Cargo :Vendedor Departamento: Contabilidad Seccin: Caja bancos Jefe inmediato: Carlos Aguilar Fecha de ingreso: 01/02/04

No
1

CONTENIDO
Presentacin y Disposiciones generales, conocimiento de la empresa Conversacin con Gerencia Trabajo en departamento de ventas Disposiciones contables, entrega de informes e informacin Explicacin y adiestramiento del cargo

RESPONSABLE Recursos Humanos

TIEMPO 4 horas

2 3 4

Gerente Administrador de vetas Contador Contador/ Auxiliar caja bancos saliente

hora 1 da 1 da de 10 das

_______________ EMPLEADO

____________________ JEFE INMEDIATO

____________________ RECURSOS HUMANOS ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

150 Quito, noviembre del 2006

Seores ACCIONISTAS Y MIEMBROS DEL DIRECTORIO DE LABORATORIOS BIOGENET S.A.

De mi consideracin:

He realizado la Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., por el perodo comprendido entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006; el mismo que se realiz de acuerdo a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas y dems procedimientos considerados necesarios en las circunstancias, para ayudarles a evaluar el desempeo de rea sujeta a examen.

Por la naturaleza del examen los resultados se encuentran expresados en comentarios, conclusiones y recomendaciones, siendo de su responsabilidad la toma de las acciones directivas a fin de mejorar sus procedimientos en la buena conduccin de la empresa. Atentamente,

AUDITORA

151 LABORATORIOS BIOGENET S.A.

C AP T U L O

PRIMERO

INFORMACIN INTRODUCTORIA

MOTIVOS DEL EXAMEN:

La realizacin de la Auditora Administrativa del rea Recursos Humanos de LABORATORIOS BIOGENET S.A., se llev a efecto conforme la Orden de Trabajo No. 001 de fecha 16 de Mayo de 2006, emitida por el C.P.A. Carlos Garca , Director del Proyecto de Tesis; y, conforme al Plan de Investigacin aprobado por el H. Consejo Directivo de la Facultad de Ciencia Administrativas de la Universidad Tecnolgica Equinoccial con la finalidad de alcanzar el

Estatuto de Licenciada en Contabilidad y Auditoria, Contador Pblico Auditor.

OBJETIVOS DEL EXAMEN:

Evaluar la eficiencia administrativa del personal que labora en LABORATORIOS BIOGENET S.A.

Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias en el desarrollo de las actividades.

152 Evaluar el Sistema de Control Interno a fin de determinar el grado de eficiencia administrada, y producir recomendaciones para su

mejoramiento

ALCANCE DEL EXAMEN:

La presente Auditoria Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. cubre el perodo comprendido entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.

BASE LEGAL LABORATORIOS BIOGENET S.A. fue creada mediante resolucin No. 94 1.1.1 1010 de 15 de julio de 1.994, e inscrita en el Registro Mercantil con el No. 125 de fecha 3 de Agosto del mismo ao, fecha en la cual se da inicio a sus actividades comerciales. Rige para su funcionamiento legal: Ley de Compaas, Cdigo de Comercio, Cdigo de Salud, Cdigo de Trabajo, Ley de Rgimen Tributario Interno, Estatutos y Reglamentos de la Compaa

153 ESTRUCTURA ORGNICA

LABORATORIOS BIOGENET S.A. se encuentra estructurada de la siguiente manera:

Junta General de Accionistas Directorio Presidente Administrativo Gerente General Departamento Financiero Departamento Administrativo Departamento de Ventas

154 LABORATORIOS BIOGENET S.A.

CAPITULO

SEGUNDO

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. ACTUALIZACIN Y REFORMA DE ESTATUTOS Y REGLAMENTO INTERNO, GARANTIZARN LA OPTIMIZACIN DE LA EMPRESA

CONCLUSIN Los Estatutos y Reglamento Interno de la Compaa no han sido actualizados desde la fecha de inicio, por falta de observancia del Directorio y Junta General de Accionistas, inobservando los Principios y Elementos de Administracin Aceptados. Por consiguiente la falta de actualizacin de los Estatutos y Reglamento Interno de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en cuanto a delimitacin de funciones ha provocado descoordinacin entre funcionarios y empleados.

RECOMENDACIN

El Directorio y la Junta General de Accionistas de LABORATORIOS BIOGENET S.A.., debe actualizar los Estatutos y Reglamento Interno, en lo

155 referente a las funciones especficas de sus servidores, con la finalidad de mantener un equilibrio en la Organizacin y Direccin de la Empresa. En caso de que no se actualicen estos documentos, se proceder a la elaboracin de un Manual Orgnico Funcional, en el cual se determine con exactitud las obligaciones, atribuciones de cada uno de los servidores de la Empresa. Adems que incluya un Organigrama Funcional.

2. EVALUACIN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE EL APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS

CONCLUSIN La falta de preocupacin de los mximos Directivos en velar por el buen funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna, no ha permitido que se realicen exmenes administrativos peridicos de las actividades que desarrolla el personal, puesto que el funcionamiento de esta Unidad no ha sido en forma continua.

Esta situacin, no ha permitido evaluar y conocer el grado de rendimiento del Recurso Humano en el cumplimiento de las labores encomendadas.

Incumplindose con lo que determina el Artculo 13 del Captulo III del Reglamento Interno Evaluacin que seala:

156 Las actividades desarrolladas por el personal de la Empresa, sern permanentemente evaluadas y su rendimiento deber ser aceptable

RECOMENDACIN

Que la Unidad de Auditora Interna, encargada de la evaluacin y control, realice en forma peridica exmenes administrativos de las actividades que desarrolla el Recursos Humano de la Compaa, en base a un plan anual.

3. CAPACITACIN DEL PERSONAL, MEJORA EL RENDIMIENTO DE LOS MISMOS

CONCLUSIN Uno de los problemas detectados en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., fu la falta de capacitacin y entrenamiento al personal, lo que no ha permitido que se adquieran conocimientos de nuevas tcnicas en beneficio de la entidad.

Si bien en algunas oportunidades ciertos trabajadores han participado en eventos de esta naturaleza, pero la mayora del personal no ha tenido la oportunidad de actualizarse. Todo aquello se debe a la falta de un Plan o Cronograma de Capacitacin.

157 No se ha dado cumplimiento de esta manera el Artculo 16 del Captulo IV del Reglamento Interno Capacitacin del Personal, que menciona:

Con la finalidad de actualizar los conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad del trabajo, el personal podr participar de eventos de capacitacin o perfeccionamiento.

RECOMENDACIN

El Directorio dispondr que se elabore en forma anual un Cronograma de Capacitacin de Personal, que abarque cursos, seminarios, talleres,

conferencias, etc., de acuerdo a las necesidades de cada una de las reas de trabajo, debindose tambin tomar en cuenta los que dictan las instituciones del Estado o cualquier otra entidad. La adopcin de esta poltica permitir contar con elementos humanos adecuados, lo que redundar en beneficio de la Empresa, establecer los cursos de capacitacin mnimos requeridos por cada nivel o cargos.

158 4. RDENES CONCRETAS Y BIEN DIRIGIDAS PERMITEN CUMPLIR FUNCIONES EN FORMA EFICIENTE

CONCLUSIN De acuerdo a mi estudio se comprob que las rdenes fijadas por la autoridad de la Empresa, son transmitidas en forma directa y verbal, lo cual conlleva a que las mismas en un 20% aproximadamente no se lleguen a cumplir en forma cabal.

RECOMENDACIN

El Directorio dispondr que las rdenes de trabajo deban hacerse necesariamente por escrito, adems teniendo la obligacin de velar por el fiel cumplimiento de las mismas. Para el caso de rdenes impartidas para todo el personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A., deben ser escritas y dadas a conocer a cada jefe departamental para que sea bajo la responsabilidad de ellos quienes hagan conocer al personal a su mando.

5.

ADECUADOS

ARCHIVOS

DE

EXPEDIENTES

PERSONALES,

PERMITEN UNA RPIDA LOCALIZACIN DE DOCUMENTOS CONCLUSIN Revisados los archivos del personal de la Empresa, se verific que la

documentacin del personal no se encuentra debidamente clasificada en

159 expedientes individuales, sino que se mantiene en forma general en una sola carpeta.

Asimismo, dicha documentacin no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, lo que conlleva a una desactualizacin de informacin, datos y biografa del personal, requisitos mnimos por carpeta.

RECOMENDACIN Sugerir a la Secretara de la entidad, la implementacin de un moderno sistema de documentacin y archivo, procurando clasificar la informacin en forma lgica, adecuada y actualizada.

6.

ADECUADO SISTEMA

DE

CONTROL

DE

ASISTENCIA

DE

PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO CONCLUSIN El sistema utilizado por la Empresa para el control de asistencia de personal, es el Registro de Firmas a la entrada y salida de las dos jornadas de trabajo, siendo la Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las operaciones que en l se dan.

160 Es as que este sistema no proporciona en alto grado de confiabilidad en el control de asistencias, ya que pueden existir irregularidades en el manejo de los registros, esto puede deberse a afinidad que pueda existir entre el custodio y el resto del personal.

Inobservndose lo establecido en el Captulo VI, Artculo 25 del Reglamento Interno de la Empresa Asistencia, que seala:

Se establecer un sistema adecuado que permita el control de la asistencia, permanencia y puntualidad del personal, con el fin de evaluar el rendimiento de los mismos.

RECOMENDACIN

Los Directivos de la Compaa procedern ha implantar un Sistema moderno de Asistencia, puesto que es un mtodo confiable y eficaz para el control de asistencia, permanencia y puntualidad en el trabajo.

Asimismo, como instrumentos de ayuda para el control de asistencia se implentarn las Hojas de Movilizacin, utilizadas para las salidas del personal, en horas laborables, ya sea por asuntos personales o e oficina, las mismas que estarn bajo la custodia de la Secretaria.

161 7. PREPARACIN O DESIGNACIN DE UNA PROFESIONAL

ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE LA SOLVENCIA Y EFICACIA EN ESTE DEPARTAMENTO

CONCLUSIN En mi trabajo se establece que si bien existe una persona encargada del control de Recursos Humanos, no es una especialista, pus solo se ha manejado por la experiencia, esto puede ocasionar a la larga un profundo problema en lo que refiere al manejo del personal.

RECOMENDACIN

Los Directivos de la Compaa procedern ha contratar o encargar el control a una persona especializada en el rea o Capacitar a la persona que actualmente es responsable

8. PLIZAS DE SEGUROS PARA LA CUSTODIA DE QUIENES MANEJAN VALORES, PERMITE LA PROTECCIN Y BUEN RECAUDO DE LOS EMPLEADOS Y FLUJO DE DINERO DE LA EMPRESA. CONCLUSIN Ente los problemas que observ en la empresa puedo decir que los encargados de realizar depsitos y transporte de mercaderas no tienen plizas de seguros, factor que representa un riesgo para la compaa.

162 RECOMENDACIN El Directorio dispondr la contratacin de una empresa de seguros para proteger, fortalecer, el transporte de valores, mercaderas y la vida de los custodios.

9. EL CONTROL PERIDICO DE DOCUMENTOS, PRODUCTOS A LOS VENDEDORES PERMITE PROTECCIN Y EFICACIA DE ESTOS

ACTIVOS DE LA EMPRESA.

CONCLUSIN

En este trabajo de investigacin observ que no existe un arqueo peridico de valores, documentos y mercaderas que manejan los Vendedores, pues los llevan de forma desordenada sin la utilizacin de una buena metodologa

RECOMENDACIN

El Directorio dispondr que se realicen arqueos de documentos, productos y valores en forma espordica y de esta manera evitar la prdida o jineteo de los mismos, logrando as una eficiente entrega recepcin de lo mencionado.

163

163 IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.1 CONCLUSIONES

1.

La prctica de Auditora Administrativa, se pudo llevar a cabo y me permiti apreciar la organizacin. Las tcnicas y los resultados operativos con miras a un mejoramiento constante para el adecuado desarrollo de las rutinas y actividades cotidianas, por esta razn se la considera como una Auditora Constructiva.

2.

El

Organigrama

estructural

con

el

que

cuenta

actualmente

LABORATORIOS BIOGENET S.A., luego de la descripcin de cada uno de ellos, nos demuestra la realidad administrativa en la que se desenvuelve la entidad.

3.

La identificacin de las funciones principales del rea de Recursos Humanos, nos permite evaluar la situacin actual de la Empresa.

4.

El desarrollo de las funciones del rea de Recursos Humanos permite identificar las reas fuertes y dbiles de la Empresa.

5.

Los resultados de la investigacin se han tabulado ordenadamente, buscando optimizar al personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.

164 6. La optimizacin del Recurso Humano permite brindar mayores y

mejores alternativas del desempeo laboral.

7.

El Sistema de Administracin y Recursos Humanos

sirve como

instructivo para proporcionar orden y bienestar a todo el personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.

8.

En cuanto a la hiptesis que planteo al inicio de mi trabajo de investigacin, he podido determinar y comprobar que existen deficiencias en el Sistema de Control Interno, puesto que no se cumple con actividades que son de vital importancia para la empresa; lo que no garantiza el aprovechamiento en forma eficiente, efectiva y econmica del recurso humano.

165 4.2 RECOMENDACIONES

1.

Los administrados de los LABORATORIOS BIOGENET debern realizar un seguimiento a los asuntos tratados en el informe del auditor el cual incluye observaciones y recomendaciones.

2.

Es necesario que LABORATORIOS BIOGENET S.A., adopte medidas conducentes a la actualizacin de su Legislacin, esto es en cuanto a sus Estatutos y Reglamento Interno, y se observen las disposiciones previstas en los mismos, lo que permitir una clara y eficaz operatividad, tanto en el campo administrativo como financiero.

3.

Mediante mi investigacin propongo a los Directivos de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., un Organigrama Estructural, que representa grficamente y en forma real la estructura organizativa de la misma, en el cual se evidencia la responsabilidad propia de la divisin de trabajo y la autoridad propia de la jerarqua.

4.

La Unidad de Auditoria Interna realizar evaluaciones permanentes al personal, lo que permitir conocer el rendimiento real en el cumplimiento de las labores encomendadas en un plan anual.

166 5. Los Directivos de la entidad, dispondr que se elaboren y ejecutaran programas de capacitacin y entrenamiento que incluya a todo el personal, garantizando de esta manera un mejor desarrollo de las actividades.

6.

El Sistema moderno de Control de Asistencia, es un mtodo eficaz y confiable para el Control del personal, por lo que recomiendo su utilizacin; al igual que la implementacin de las Hojas de Movilizacin.

7.

Con la finalidad de que se mantenga la informacin del personal en forma ordenada, separada y utilizada, la Secretaria de la entidad, deber tomar las medidas correctivas necesarias.

8.

Que el presente trabajo de Investigacin, sirva para mejorar la gestin administrativa de LABORATORIOS BIOGENET S.A., para lo cual se debern tomar como referencia las recomendaciones planteadas en el respectivo Borrador del Informe.

9.

Incursionar en este tema, es recomendable no solo por su utilidad, sino porque a travs de la Auditoria Administrativa se puede llegar a canalizar una nueva opcin del Auditor, como es el Asesoramiento Empresarial.

167

167

V ANEXOS
ANEXO 1

FORMULARIO DE DESCRIPCIN DE LA FUNCIN

DESCRIPCIN DE FUNCIONES

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

FECHA DE ELABORACIN ORIGINAL: _________________________________ REVISIN No. ____________________ FECHA _______________________________________

1.- IDENTIFICACIN DE LA FUNCIN GERENCIA ________________ SECCIN _________________ DEPARTAMENTO _________________ UBICACIN FSICA________________

TITULO DEL PUESTO __________________________________________________ REPORTA DIRECTAMENTE A __________________________________________ REPORTA DIRECTAMENTE A: _________________________________________ REPORTA INDIRECTAMENTE A: _______________________________________ ROPA DE TRABAJO E IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD ______________________ ______________________ ________________________________________ ________________________________________

168 2.- OBJETIVO DEL PUESTO ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

3.- FUNCIONES ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

4.- RESPONSABILIDAD SOBRE BIENES, DINERO, DOCUMENTOS E INFORMACIN. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

169 5.- RELACIONES PRINCIPALES Y CONTACTOS PERMANENTES PERSONA O CARGO FRECUENCIA MOTIVO

5.1. DENTRO DE LA COMPAA ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________

5.2. FUERA DE LA COMPAA ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________

6.- SUPERVISIN 6.1. DIRECTA CARGO: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 6.2. INDIRECTA ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

7.- EN CASO DE AUSENCIA LE REMPLAZA:

170 8.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO

EDUCACIN FORMAL MNIMA NECESARIA ______________________________________________________________________ CONOCIMIENTOS RELATIVOS AL PUESTO ______________________________________________________________________ EXPERIENCIA TOTAL MNIMA NECESARIA ______________________________________________________________________ MQUINAS Y EQUIPOS Y HERRAMIENTAS QUE DEBE OPERAR ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

_______________________ NOMBRE DEL TITULAR

_______________________________ GERENTE / GERENTE GENERAL

________________________ GERENTE / JEFE DE REA

_____________________________ JEFE INMEDIATO

_____________________________ JEFE DE RECURSOS HUMANOS

FECHA: ______________________

171 ANEXO 2

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL
JUNTA GENERAL ACCIONISTAS COMISARIO DIRECTORIO

AUDITOR INTERNO

PRESIDENTE ADMINISTR. GERENTE GENERAL

ASESORA JURDICA

SECRETARIA

DEPARTAMENTO ADMINSITRAT. PROVEEDURA

DEPARTAMENTO FINANCIERO

DEPARTAMENTO DE VENTAS VENDEDOR 1

CONTABIL.

BODEGA

CARTERA

FACTURAC.

CAJA VENDEDOR 2

CHOFER 1-2

CONSERJE

VENDEDOR 3

GUARDIN

VENDEDOR 4

VENDEDOR 5

VENDEDOR 6 VENDEDOR DE OFICINA

FUENTE: ELABORACIN:

BIOGENET LA AUTORA

172

LABORATORIOS BIOGENET S.A. HOJA DE MOVILIZACIN

ANEXO 3

PERMISO No. DEPARTAMENTO: ................................. FECHA: .........................

PARA:

AUSENTARSE

NO CONCURRIR AL TRABAJO

MOTIVO DE ESTE PERMISO

I.E.S.S. ENFERMEDAD

DILIGENCIA DE LA EMPRESA OTROS

DURACIN DEL PERMISO:

DESCONTABLE DEL SALARIO:

SI

NO

FIRMA DEL EMPLEADO: ________________ NOMBRE CONTROL: SALI ENTR: AUTORIZADO POR:

_________________________ NOMBRE

173

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

PLANEACIN
PRESUPUESTO AO 2007 REA: RECURSOS HUMANOS DESCRIPCIN DEL INFORME: ESTIMACIN DEL SUELDO POR REAS Y CARGOS
NO. PERSONAS EN EL PUESTO 1 1 10 1 1 2 1 17 ROL ULTIMO MES AO 2006 S.B.U.X HORAS COMISI No. PERS. EN EL EXTRAS ONES PUESTO 494.64 216.69 149.09 149.09 149.09 265.68 149.09 2915.18 TOTAL SUELDO MENSUAL 510.64 232.69 1650.90 165.09 165.09 297.68 165.09 3187.18

ANEXO 4
ELABORADO POR: M.P. APROBADO POR: C.G.
BENEFICIOS SOCIALES 2006 APORT. PERSONAL IESS 9.35% 46.25 20.26 139.40 13.94 13.9 4 24.84 13.94 272.57

No.

CARGO SUPERVISOR DE VENTAS AUXILIAR CONTABLE VENDEDORES CONSERJE SECRETARA BODEGUERO CAJERA TOTALES

S.B.U. 494.64 216.69 149.09 149.09 149.09 132.84 149.09 1440.53

COMPON ENTE 16.00 16.00 160.00 16.00 16.00 32.00 16.00 272.00

XIII SUELDO 41.22 18.06 124.24 12.42 12.42 22.14 12.42 242.93

XIV SUELDO 10.16 10.16 101.59 10.16 10.16 20.32 10.16 172.71

VACACI ONES 20.61 9.03 62.12 6.21 6.21 11.07 6.21 121.47

FONDO RESERVA 41.22 18.06 124.24 12.42 12.42 22.14 12.42 242.93

APORTE PATRONAL 60.10 26.33 181.14 18.11 18.11 32.28 18.11 354.19

TOTAL PROVISIN 173.31 81.63 593.34 59.33 59.33 107.95 59.33 1134.23

TOTAL ROL 637.70 294.06 2104.84 210.48 210.48 380.79 210.48 4048.84

1 2 3 4 5 6 7

AO 2007
No.

BENEFICIOS SOCIALES 2007 COMISI ONES COMPON ENTE 8.00 8.00 80.00 8.00 32.00 16.00 8.00 160.00 TOTAL SUELDO MENSUAL 545.32 243.42 1760.36 176.09 704.35 317.40 176.09 3929.02 XIII SUELDO 44.82 20.03 20.03 140.07 14.01 56.03 25.12 314.09 XIV SUELDO 11.58 11.58 115.83 11.58 46.33 33.17 11.58 231.67 VACACI ONES 22.41 10.02 70.04 7.00 28.01 12.56 7.00 157.04 FONDO RESERVA 44.82 20.03 140.07 14.01 56.03 25.12 14.01 314.09 APORTE PATRONAL 65.35 29.21 204.22 20.42 81.69 36.62 20.42 457.94 TOTAL PROVISIN 188.98 90.88 670.24 67.02 268.10 122.58 67.02 1474.82 APORT. PERSONAL IESS 9.35% 50.29 22.48 157.16 15.73 62.86 28.18 15.72 352.40 TOTAL ROL 684.51 316.82 2273.94 227.39 909.58 411.79 227.39 5051.43

CARGO SUPERVISOR DE VENTAS AUXILIAR CONTABLE VENDEDORES CONSERJE SECRETARA BODEGUERO CAJERA TOTALES

1 2 3 4 5 6 7

NO. PERSONAS EN EL PUESTO 1 1 10 1 4 2 1 20

S.B.U. 537.92 240.42 168.09 168.09 168.09 150.70 168.09 1601.29

S.B.U.X No. PERS. EN EL PUESTO 537.82 240.42 1680.86 168.09 672.35 301.40 168.09 3769.02

HORAS EXTRAS

174

174 VI BIBLIOGRAFA 1. ACHIG, Lucas. Metodologa de la Investigacin Social, Segunda Edicin, Quito, Editorial Tercer Mundo, 1.999.

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ARTHUR, ANDERSON (1991) Prcticas de Auditora y Asesora de Negocios

179

179 VII NDICE CONTENIDO PAG. CERTIFICACIN ................................................................................................ i AUDITORIA ....................................................................................................... ii DEDICATORIA ................................................................................................. iii AGRADECIMIENTO ....................................................................................... iv I. INTRODUCCIN II REVISIN DE LITERATURA ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ........................................................ 7 Resea Histrica ............................................................................................ 7 Base legal ........................................................................................................ 8 Objetivos de la Empresa ............................................................................ 11 Organizacin Administrativa de BIOGENET S.A. ............................ 11 CONCEPTOS BSICOS .................................................................................. La Auditoria ................................................................................................. 15 Concepto .......................................................................................................15 Clases de Auditoria .................................................................................... 15 El control ...................................................................................................... 17 Concepto ...................................................................................................... 17 Clasificacin ..................................................................................................17 Responsabilidades .......................................................................................19 Clases de responsabilidades .......................................................................20

180 AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............................................................22 Definicin ......................................................................................................22 Naturaleza de la Auditoria Administrativa .............................................25 Diferencia entre Auditoria Administrativa y Financiera .......................29 Objetivos de la Auditoria Administrativa ................................................32 Evaluacin del Control Interno ..................................................................32 Evaluacin de Rendimiento .......................................................................33 Asistencia de Direccin ...............................................................................34 Alcance de la Auditoria Administrativa ..................................................36 El Auditor Operativo, Responsabilidades y Funciones .........................37 PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ...........................40 Fase I: Estudio Preliminar ...........................................................................41 Fase II: Revisin de Objetivos, Polticas y Normas .................................43 Fase III: Revisin y Evaluacin del Control Interno ...............................45 Fase IV: Examen Detallado de reas Crticas ..........................................47 Fase V: Comunicacin de Resultados .......................................................49 2.5 RECURSOS HUMANOS

2.5.1 Sistema de Administracin de Recursos Humanos... 55 2.5.2 Concepto... 55 2.5.3 Importancia.. 55 2.5.4 Objetivos de la Administracin de RRHH...... 55 2.5.5 Tcnicas de la Administracin de RRHH. 56 2.5.6 Componentes del sistema de Administracin de RRHH... 56

181 2.5.7 2.5.8 2.5.9 2.5.10 2.5.11 Planeacin.... 57 Concepto Importancia ventajas - tcnicas proceso..... 57 Cuadro de contrataciones...... 60 Anlisis FODA.... 60 Anlisis y Descripcin de Funciones .... 61

2.5.11.1 Anlisis de Puestos... 61 2.5.11.2 Descripcin de funciones. 63 2.5.11.3 Preparacin de un proceso de Anlisis y descripcin de Funciones..... 63 2.5.11.4 Desarrollo del proceso de anlisis de funciones... 63

2. 6 2.6.1 2.6.2 2.6.3

MTODOS PARA EL ANLISIS DE PUESTOS Contenido del formulario de la descripcin de funciones 68 Ejemplo de descripcin de funciones .. 68 Reclutamiento y seleccin . 71

2.6.3.1 Reclutamiento definicin proceso de reclutamiento .. 71 2.6.3.2 Seleccin definicin objetivo e importancia.... 72 2.6.3.3 Elementos de la seleccin... 73 2.6.3.4 Pasos bsicos del proceso de seleccin..... 74 2.7 2.7.1 2.7.2 2.7.3 INDUCCIN.. 75 Objetivo. 75 Procedimientos ... 75 Induccin especifica .. 75

182 2.7.4 2.8 2.8.1 2.8.2 2.8.3 2.8.4 2.8.5 2.9 2.9.1 2.9.2 2.9.3 Plan de induccin . 75 CAPACITACIN Y DESARROLLO. 76 Objetivo . 76 Definicin . 77 Desarrollo objetivo ... 77 Concepto .... 77 Pasos bsicos en la capacitacin . 77 EVALUACIN DEL DESEMPEO .. 79 Definicin79 Objetivo 79 Usos mas destacados y ventajas de la informacin de evaluacin del desempeo. 80 2.9.4 Pasos bsicos en la evaluacin del desempeo. 80

III CASO PRACTICO EXPOSICIN DE RESULTADOS 3.1 Auditoria Administrativa del rea de Recursos Humanos de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. perodo Mayo-Noviembre 2006 ... 82

IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones .... 163 Recomendaciones... 165 V ANEXOS Anexos.... 167

183 VI BIBLIOGRAFA Bibliografa. 174 VII NDICE ndice 179

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA MODALIDAD A DISTANCIA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIN DEL TTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A. MODALIDAD A DISTANCIA

TTULO DE LA TESIS DE GRADO AUDITORA ADMINISTRATIVA DEL REA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A.
ELABORADO POR: MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHVEZ DIRECTOR DE TESIS C.P.A. CARLOS GARCA QUITO ECUADOR DICIEMBRE 2006

CERTIFICACIN
Que el presente trabajo de prctica profesional realizado por la alumna Marlene del Carmen Puruncajas Chvez, ha sido orientado y revisado durante su ejecucin, por tanto, autorizo su presentacin.

Quito, Enero 8 del 2006

CPA. CARLOS GARCA DIRECTOR DE TESIS

ii

AUTORA
Yo, Marlene del Carmen Puruncajas Chvez, soy la responsable de la elaboracin e investigacin de esta tesis, para la cual he utilizado procedimientos tcnicos, debidamente autorizados por la Direccin de Auditora Interna del Ministerio de Ambiente o por las Normativas de Contabilidad NEA o NIC, etc.

En tal virtud declara que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y acadmicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva responsabilidad de la autora

Marlene del Carmen Puruncajas Chvez

iii

DEDICATORIA

El presente trabajo lo dedico a Dios por ser la luz de mi vida y con todo mi amor y cario a mi esposo quien jug un papel importante para que este sueo se haga realidad, a mis hijos Daniel, Laura, Pamela, quienes tuvieron que acostumbrarse a mis ausencias y fueron mi motivo para poder alcanzar este anhelo.

A mis padres quie nes forjaron mi futuro, a mis hermanos y a todos quienes de una u otra manera han contribuido a mi formacin profesional.

Marlene del Carmen Puruncajas Chvez

iv

AGRADECIMIENTO
Dejo constancia de mi agradecimiento a todos los docentes de la Facultad de Ciencias Econmicas y de Negocios de la Universidad Tecnolgica Equinoccial, de la Escuela de Contabilidad y Auditora, modalidad a distancia, por sus valiosos conocimientos impartidos en mi formacin profesional.

De manera especial mi profundo agradecimiento al CPA. Carlos Garca, Director de Tesis, por su orientacin y dedicacin para culminar con el presente trabajo investigativo.

Mi reconocimiento para todos los Directivos, empleados y trabajadores de LABORATORIOS BIOGENET S.A., por brindarme las facilidades necesaria s para realizar la presente tesis.

MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHAVEZ

INTRODUCCIN
La presente tesis de Grado que presento a consideracin de los lectores, es un trabajo Relacionado con una AUDITORA ADMINISTRATIVA DEL REA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. El mismo que pretende sugerir alternativa de solucin a las desviaciones o fallas detectadas durante la investigacin, cuyo producto fundamental constituye el informe del auditor. Seguidamente revise informacin concerniente a la Auditoria, para luego concentrar mi estudio en lo que es la Auditoria Administrativa, en cuanto a su naturaleza, contraste con la Auditoria Financiera, objetivos, alcance y responsabilidades del auditor operativo. He desarrollado un trabajo eminentemente profesional, que lo constituye la prctica del mismo y adems pongo a consideracin aspectos muy importantes de carcter terico, como son definiciones contenidas en conceptos, narraciones y descripciones de los elementos ms importantes de la Auditora y de la naturaleza de la Empresa, con lo cual pretendo dotar al lector de la presente tesis, de los elementos fundamentales de la aplicacin profesional de una Auditora Administrativa; de la his toria de la entidad, de su legislacin, organizacin y administracin de la misma. El presente trabajo de investigacin, realizando en LABORATORIOS BIOGENET S.A., perodo Mayo-Noviembre del 2006, se desarroll en base a los lineamientos, normas y procedimientos que rigen las tcnicas modernas de la Auditora. Luego de conocer todos los aspectos importantes de la Auditoria Administrativa, pase a analizar el proceso de la misma, que comprende: Estudio preliminar; Revisin de objetivos, polticas y normas: Revisin y evaluacin del sistema de control interno; Examen detallado de: reas crticas y comunicacin de resultados.

2
Todo este procedimiento me permiti desarrollar mi trabajo de campo, mediante el cual pude detectar ciertas deficiencias.

Finalmente me permito plantear algunas conclusiones y recomendaciones, las mismas que espero constituyan un soporte para mejorar la gestin Administrativa de la Empresa.

1. TITULO DEL PROYECTO

Auditora Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Mayora de Empresas no cuentan con una Auditora Administrativa para su buen desempeo y funcionamiento en el campo laboral, la Auditora se aplica en otros estamentos de la Empresa y sin darle importancia al Recursos Humano. La falta de un Organigrama Estructural, que represente grficamente y en forma real la estructura organizativa de la misma, en la cual se evidencia la responsabilidad propia de la divisin de trabajo y la autoridad propia de la misma. No existe una Unidad de Auditora Interna que permita conocer el rendimiento real en el cumplimiento de las labores encomendadas al rea de Recursos Humanos. No existen programas de capacitacin y entrenamiento por parte de los directivos de la Empresa para todo el personal tanto Administrativo y de Servicios, para

garantizar un mejor desarrollo de las actividades. No existen mtodos eficaces para controlar la asistencia del personal.

3. JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA DEL TEMA

El Ecuador ha mejorado lentamente su infraestructura para atender la falta de empleo, sin embargo an no est consolidado, es necesario la dotacin de mayores recursos orientados a la obtencin de una verdadera infraestructura laboral, esto en

4 lo que se refiere al Aspecto de los Recursos Humanos, para que el empleado pueda laborar con una buena remuneracin y un buen ambiente de trabajo. Quito y el pas no ha planificado nada por el momento de all la propuesta de este proyecto para disear y que este trabajo tenga una amplia justificacin. La falta de centros de capacitacin para el Recurso Humano y Laboral en la Empresa y varias que se crean en la actualidad, esto ha generado que mi persona investigue este proyecto, cuyo principal objetivo ser de proporcionar ms alternativas o recomendaciones que me permitan mejorar los mtodos y tratamientos al Recurso Humano para la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. Siendo Quito una ciudad con alta poblacin y en la cual est ubicada la Empresa. LABORATORIOS BIOGENET S.A. que se dedica a elaborar y comercializar medicamentos como: OSTEOFORTE C-D-TOS MOLAREX , etc. En las empresas la capacitacin permanente al Recurso Humano da como resultado excelente rendimiento laboral y mano de obra calificada que se manifiesta en los logros alcanzados y xito deseado por los Empresarios y de manera especial la eficiencia de los empleados (control disciplina organizacin) elaborando un buen producto para el mercado y para el consumo de la poblacin.

4. DELIMITACIN DEL TEMA PROPUESTO.

El presente trabajo se centrar en la elaboracin de una Auditoria Administrativa del rea de Recursos Humanos de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. de la ciudad de Quito, con la finalidad de ayudar a la Gerencia de la empresa a buscar alternativas de mejora y adelanto para esta rea.

5 El tiempo que tomar este proceso ser a medida que vayamos evaluando los resultados dentro de la misma empresa, es decir sabremos con certeza al final de la elaboracin de la tesis cuyo periodo es de Mayo-Noviembre 2006.

5. OBJETIVOS
5.1. GENERALES: Desarrollar una Empresa de Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la

LABORATORIOS BIOGENET S.A. para ayudar a la Gerencia a

evaluar el nivel de control existente en esta rea y proponer alternativas de mejora. 5.2. ESPECFICOS: 5.2.1 Obtener un conocimiento general de la empresa y un conocimiento amplio del 4 rea de Recursos Humanos Evaluar la situacin actual de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. del rea de Recursos Humanos e identificar las funciones principales. 5.2.3 Identificar las reas dbiles y fuertes en el desarrollo de las funciones del Recurso Humano de LABORATORIOS BIOGENET S.A. 5.2.4 5.2.5 Documentar adecuadamente los resultados de la investigacin Brindar mayores y mejores alternativas de desempeo Laboral en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. 5.2.6 Proporcionar bienestar y orden en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.

5.2.2

6 6. MTODOS

La parte terica del presente trabajo se realiz en base a los mtodos tanto Inductivo como Deductivo, los mismos que permitieron la recoleccin de informacin para llegar a determinar las ciertas deficiencias existentes en el rea administrativa de Recursos Humanos, para lo cual nos servimos de leyes, reglamentos, normas, tcnicas y procedimientos de Auditora.

El desarrollo de la parte prctica, requiri de la colaboracin y apoyo decidido del personal que conforma LABORATORIOS BIOGENET S.A. y a la vez exigi lgica e iniciativa de la Auditora- Investigadora. Es por ello que para la realizacin del trabajo de campo, me bas en las tcnicas y procedimientos que a continuacin detallo:

Visita a Ejecutivos y responsables de la Empresa Recorrido por las instalaciones y visita al personal de planta Entrevistas Preparacin de Programas de Auditora Aplicacin de Cuestionarios de Control Interno Seleccin y discusin de problemas detectados Elaboracin y presentacin del Informe de Auditora

7 2.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. 2.1.1. RESEA HISTRICA.

Un 26 de Junio de 1994 naci LABORATORIOS BIOGENET S.A. fruto de la visin de un hombre sencillo, nacido en la Capital de la Repblica, cuna de gente noble trabajadora, nos referimos al Dr. JAIME GUTIERREZ GONZALEZ. Anterior a esta poca el Dr. JAIME GUTIERREZ trabaj como empleado de los LABORATORIOS GRUNENTAL S.A. de la ciudad de Quito y adems viajando a EE.UU. Boulder Colorado a realizar cursos de especializacin mdica y en su retorno despus de algunos meses de estada trae medicamentos a nuestro pas en diversas maletas; los mismos que tuvieron gran aceptacin primero en la ciudad de Quito; esta importacin personal lo realiza por el lapso de unos 6 meses. Legalmente LABORATORIOS BIOGENET S.A. se inscribe en la Superintendencia de Compaas el 28 de Junio de 1994. En este ao que todava circulaba la moneda ecuatoriana se forma con un capital inicial de S/.5000.000 de sucres siendo los Accionistas el Dr. JAIME GUTIERREZ GONZALEZ y la Srta. INES HURTADO ESTRADA. El Capital Social de la Compaa fu de CINCO MILLONES DE SUCRES (S/. 5000.000) dividido en cinco mil acciones ordinarias y nominativas de un mil Sucres cada una. El Fundador no pensaba slo en l, sino, en poner su esfuerzo y actividad al servicio de su Provincia y de su Patria. Para comenzar, tomaron en arriendo una casa ubicada en las Calles Jorge Drom y Gaspar de Villarroel dentro de la cual dividieron el espacio fsico en bodegas y oficinas, en un principio sus conocidos y amigos fueron sus primeros clientes, luego los quiteos continuaron confiando en la Empresa. Le dieron su ayuda, creca LABORATORIOS BIOGENET S.A. y tuvieron que contratar ms personal. La provincia de Pichincha fue atendida en excelentes condiciones y sus clientes se sentan satisfechos. Luego se extiende a la ciudad de Guayaquil Cuenca Ambato y finalmente a todo el pas; los productos que importa LABORATORIOS BIOGENET S.A. son los siguientes:

8 META CROMO PLUS SLENDER POWER PLUS VITA VANTAGE SINAPTIL OSTEO FORTE D C D TOS FORTE CASPAZOL OSTEOBLASTOL FORTE KUFER Q FORTE ZINCTOS ESCAMOL CONDROSOL MOLAR EX NUTRA LOGICS NUTRA LOGICS Peditrico COENZIMA Q 10.

Al crecer LABORATORIOS BIOGENET S.A. las necesidades eran mayores, as que deciden comprar sus propios terrenos debido a las exigencias en expansin en la Calle Vicente Crdenas y Japn en la Ciudad de Quito en donde posteriormente se inici la construccin del edificio e inaugurando el mismo el 1 de Abril de 2004. En los aos de existencia de LABORATORIOS BIOGENET S.A. se han dado

aumentos de capital y llegando a US$ 800 Dlares Americanos y sigue contando con los mismos 2 socios. La historia de la empresa ha registrado esta labor de titanes, quienes a la vuelta de estos aos han demostrado con palabras de accin, de lo que son capaces los quiteos cuando los mueve el resorte de la superacin y la grandeza humana.

2.1.2 BASE LEGAL

DE LA ESCRITURA PBLICA DE CONSTITUCIN DE BIOGENET S.A. LABORATORIOS

1. CELEBRACIN, APROBACIN E INSCRIPCIN.- La escritura pblica de constitucin de LABORATORIOS BIOGENET S.A., se otorg en la ciudad de Quito, el 28 de junio de 1994, ante el Notario Dcimo Noveno del cantn Quito; ha sido aprobada por la seora Intendenta de Compaas de Quito (E), doctora Beatriz Garca Banderas, mediante Resolucin No. 94.1.1.1.1610 de 15 de Julio de 1994 e inscrita en el Registro Mercantil del cantn Quito, bajo el No. 1803, tomo 125, el 3 de agosto de 1994.

2. DENOMINACIN

PLAZO.-

La

denominacin

de

la

compaa

es

LABORATORIOS BIOGENET S.A. y tiene un plazo de duracin de 30 aos.

3. DOMICILIO.- El domicilio de la compaa es Quito, cantn Quito, provincia de Pichincha.

4. OBJETO SOCIAL.- La compaa tiene por objeto: a) La Importacin, Distribucin y Venta de productos farmacuticos.

5. CAPITAL SOCIAL.- El capital social de la compaa es de S/. 5000.000 = dividido en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.500,00 cada una.

6. INTEGRACIN DE CAPITAL.- El capital social est suscrito ntegramente y pagado de la siguiente manera: En numerario S/. 1250.000,00 y el saldo de S/. 3750.000,00 ser pagado en el plazo de dos aos.

7. ADMINISTRACIN Y PRESENTACIN LEGAL.- La compaa es gobernada por la Junta General de Accionistas y administrada por la Junta General de Accionistas, el Presidente y el Gerente General. Ejerce la representacin legal, judicial y extrajudicial el Gerente General.

RESOLUCIN No. 94.1.1.1.16.10.

10 CONSIDERANDO QUE el 28 de junio de 1994, se ha otorgado ante el Notario Dcimo Noveno del cantn Quito la escritura pblica de constitucin de LABORATORIOS BIOGENET S.A.; QUE el Dr. Lus Ortiz Salazar, ha solicitado la aprobacin de la indicada escritura pblica a cuyo efecto ha presentado tres copias certificadas de la misma; QUE el Departamento Jurdico de Compaas y de valores de la Intendencia Jurdica, mediante memorando No. 8C.DJCV.94.1307 de 13 de Julio de 1994, ha emitido Informe favorable para la estipulacin del trmite, una vez que consideradamente se ha dado cumplimiento a los requisitos legales respectivos; En ejercicio de las atribuciones asignadas mediante Resolucin No. ADM-92513 de 18 de diciembre de 1992;

SE RESUELVE:

ARTCULO PRIMERO.-

APROBAR

la

constitucin

de

LABORATORIOS

BIOGENET S.A., con domicilio en Quito, con un capital social de S/. 5000.000,oo, dividido en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.000,oo de valor cada una, de conformidad con los trminos constantes en la referida escritura pblica.

ARTCULO SEGUNDO.- DISPONER que el Notario Dcimo Noveno del cantn Quito tome nota al margen de la matriz de la escritura pblica que se aprueba, del contenido de la presente Resolucin y siente razn de esta anotacin.

ARTCULO TERCERO.- DISPONER que el Registrador Mercantil del cantn Quito; a) inscriba la indicada escritura pblica junto con la presente Resolucin y b) cumpla con las dems prescripciones contenidas en la Ley de Registro.

ARTCULO CUARTO.- DISPONER que un extracto de la referida escritura se publique, por una vez, en uno de los diarios de mayor circulacin en Quito. Un ejemplar de la publicacin deber entregarse a este Despacho.

CUMPLIDO, vuelva el expediente, COMUNIQUESE.- DADA y firmada en la Superintendencia de Compaas en Quito.

11 2.1.3. OBJETIVOS DE LA EMPRESA

LABORATORIOS BIOGENET S.A. tiene como objetivos los siguientes:

a) Representacin,

distribucin

comercializacin

de

medicamentos,

especialidades farmacuticas, productos biolgicos, y medicamentos de uso humano. b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al mercado en todo el pas, ofrecindoles a precios de distribucin. c) Importacin de dichos productos. d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado reclutamiento y seleccin del mismo, con el fin de garantizar la eficiencia, efectividad y economa en el desenvolvimiento de las actividades administrativas y comerciales. e) Instalacin de una planta industrial destinada a la elaboracin de medicamentos y especialidades farmacuticas, de uso humano y cosmticos.

2.1.4.

ORGANIZACIN

ADMINISTRATIVA

DE

LABORATORIOS

BIOGENET S.A.

En el siguiente organigrama o carta de organizacin formal, se representa grficamente, la estructura de la Empresa, en l figuran las diversos Secciones y Departamentos de la misma, se indican las direcciones del Supervisor y Subordinados y las relaciones de Asesora, para sealar la autoridad se utiliza una lnea continua y para las relaciones de asesora se usa una lnea punteada.

Por lo tanto, la Empresa consta de:

a) Junta General de Accionistas. b) Presidente c) Gerente General.

12 La Junta General nombrar Presidente, Gerente General y Comisarios. El Gerente nombrar al Contador General y Secretaria previa terna presentada por los postulantes. Tanto el Comisario como el Auditor Interno, tienen carcter de permanente y la Asesora Jurdica tiene carcter de removible.

El Presidente Administrativo nombra al Contador General, Cajero y Secretaria, previa terna presentada por el Gerente General. Dependiendo del Gerente General los tres Departamentos:

a. DEPARTAMENTO DE VENTAS: Representado por el Supervisor de Ventas, dependiendo de l, 26 vendedores y una proyeccin para el vendedor veintisiete.

b. DEPARTAMENTO FINANCIERO: Se encuentra a cargo de la Contadora General. Este departamento consta de cuatro secciones que son:

SECCIN BODEGA: Conformada por: Bodeguero Uno y Dos Ayudante de Bodega Uno y Dos. Auxiliar de Bodega Uno y Dos. Auxiliar de Bodega Uno y Dos.

SECCIN COMPUTACIN: Consta de: Programadora Asistente de Cartera Dos Asistentes de Facturacin Ayudante de Facturacin

SECCIN CONTABILIDAD: Consta de: Auxiliar de Contabilidad Uno. Auxiliar de Contabilidad Dos. Auxiliar de Contabilidad Tres, (proyeccin).

13

SECCIN CAJA: Consta de: Cajera Ayudante de Caja.

c. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: Conformado por:

Proveedura Choferes Uno y Dos Guardin Uno y Dos Conserje Guardin Proyeccin de Chofer Tres Proyeccin para ayudante de Chofer Uno y Dos. Limpieza Uno

14
SITUACIN ACTUAL DE LABORATORIOS BIOGENET S.A.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
JUNTA GENERAL COMISARIO DIRECTORIO PRESIDENTE ADMINISTRAT. AUDITOR INTERNO GERENTE GENERAL ASESORIA

SECRETARIA

DEP. VENTAS SUPERV. VENTAS

DEP. FINANCIERO CONTADOR GENER.

DEPARTAMENTO ADMINISTRAT.

VENDEDOR 1

BODEGA

COMPUTACIN

AUXILIAR CONTAB. - 1

CAJA

PROVEEDURA

VENDEDOR 2

CHOFER 1 -2 AYUDANTE BODEGA - 1 PROGRAMADO AUXILIAR CONTAB. - 2 AYUDANTE DE CAJA GUARDIAN 1 -2

VENDEDOR 3

AYUDANTE BODEGA - 2

CARTERA

PROYECCION CONSERJE GUARDIAN

VENDEDOR 4

AUXILIAR BODEGA - 1

FACTURADORA PROYECCIN CHOFER - 3

VENDEDOR 5

AUXILIAR BODEGA - 2

FACTURADORA

PROV. AYUD. CHOFER 1 -2

VENDEDOR 6

AUXILIAR BODEGA 1 -2

AYUDANTE FACTURADORA

DISP. MEDICO PROYECCIN

FUENTE: ELABORACIN :

LABORATORIOS BIOGENET S.A. LABORATORIOS BIOGENET S.A.

15

2.2. CONCEPTOS BSICOS.

2.2.1. LA AUDITORA.

2.2.1.1.Concepto.- A la Auditora de un modo general se la considera como Un proceso sistemtico que tiene como finalidad obtener y evaluar objetivamente evidencias, sobre aquellas afirmaciones relacionadas con los actos y eventos de carcter econmico, para poder determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos; y, luego informar sobre aquellos resultados a las personas que lo necesiten. Para poder entender ms claramente lo que significa realizar una Auditora enunciaremos el siguiente concepto: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras o administrativas, efectuando por auditores profesionales con posterioridad a su ejecucin con la finalidad de v erificarlas, evaluarlas y elaborar el informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones; y, en el caso de examen de Estados Financieros, el correspondiente dictamen profesional.
1

2.2.1.2. Clases de Auditora.- Considerando que la Auditora puede extenderse a todas las operaciones de una entidad u organismo, se clasifica en:

POR QUIN LA EJERCE:

Auditora Interna: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las Operaciones Financieras y/o Administrativas, efectuando por Auditores Profesionales con posterioridad a su ejecucin como un servicio a la gerencia, por personal de una unidad completamente independiente de dichas operaciones, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas e informar sobre hallazgos significativos resultantes, presentando conclusiones y recomendaciones para mejorar.
2

Este tipo de Auditora se lo realiza en cualquier Institucin sin tomar en cuenta su naturaleza, pero su caracterstica primordial es que debe ser realizada o elaborada por o
1 2

ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Anexo B-1-2. ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Anexo B-1-8.

16 con la intervencin de Auditores Internos, es decir, por personal que labore en ella y que sea dependiente de una Unidad Administrativa (Unidad de Auditora Interna).

Auditora Externa: La Auditora Externa es el examen objetivo, sistemtico y profesional, realizado por Auditores Externos a una institucin sobre operaciones financieras y/o administrativas para luego formular un informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones. Los Auditores Externos son personas que pertenecen a Organismos Superiores de Control. La Contralora General del Estado, El Ministerio de Finanzas, La Inspectora General del Ejrcito, La Superintendencia de Compaas, La Superintendencia de Bancos, entre otros.

POR SU NATURALEZA:

Auditora Financiera: Es el examen que realizan los auditores en forma objetiva, sistemtica y profesional sobre los Estados Financieros de una entidad o empresa, incluyendo la evaluacin del sistema de Control Interno Contable en base de los registros, comprobantes y otras evidencias, mediante la aplicacin de las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.

Auditora Administrativa u Operacional: Es el examen y evaluacin que realiza el auditor en un organismo pblico o privado, con el propsito de establecer el grado de eficiencia, efectividad y economa ogradas por la administracin. Est dirigida a la l planificacin, organizacin, direccin, control interno y empleo apropiado de los recursos, a travs de la determinacin de las reas crticas o aspectos concretos en los cuales se puede introducir mejoras mediante la formulacin de sus comentarios, conclusiones y recomendaciones contenidos en el informe.

Exmenes Especiales: Consiste en la verificacin, estudio y evaluacin de aspectos limitados o de una parte de las operaciones financieras o administrativas, con posterioridad a su ejecucin, aplicando las tcnicas y procedimientos de la Auditora, Ingeniera o afines, o de las disciplinas especficas de acuerdo con la materia del examen, con el objeto de evaluar el cumplimiento de polticas, normas, programas y

17 formular el correspondiente informe que debe contener comentarios, conclusiones y recomendaciones.

3

POR EL CAMPO DE SU APLICACIN:

Auditora Pblica o Gubernamental: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional que realizan los auditores internos o externos a las instituciones pblicas sobre las operaciones financieras y/o administrativas, con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y formular el correspondiente informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones y en caso de Estados Financieros su dictamen profesional.

Auditora Privada: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional que se realiza a las instituciones privadas sobre las operaciones financieras y/o administrativas realizadas por auditores que pertenecen a la empresa o por auditores contratados con el fin de evaluar dichas operaciones, verificarlas y luego formular comentarios, conclusiones y recomendaciones.

2.2.2. EL CONTROL.

2.2.2.1 Concepto.- Definiendo el Control, podramos decir que es el proceso sistemtico que comprende el conjunto de disposiciones, normas, mtodos y procedimientos que rigen toda actividad administrativa y financiera de una entidad. Conlleva las acciones necesarias para verificar y vigilar que recursos humanos, materiales y financieros se han administrado en forma correcta, eficiente, efectiva y econmica para el logro de sus fines y metas.

2.2.2.2.Clasificacin:

SEGN QUIEN LO EJERCE:

Control Interno: Comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos, medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar los recurso; verificar la
3

LOAFYC. Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Art. 265.

18 exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa; promover la eficiencia en las operaciones; estimular la observancia de la poltica prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
4

Para nuestro estudio sabemos que el Control Interno ha evolucionado a travs de los aos, hasta que actualmente se considera que el Control Interno incluye tanto controles de carcter financiero como administrativo.

Control Interno Financiero : Comprende el plan de organizacin, los procedimientos y registros de la custodia de recursos y, la verificacin de exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros.
5

Los controles internos financieros incluyen adems controles de los sistemas de autorizacin, aprobacin y segregacin de deberes en las de: registro e informacin contable, custodia de recursos y controles fsicos sobre dichos recursos. Dentro del control interno financiero la responsabilidad recae s obre el funcionario encargado de la Direccin Financiera ante la mxima autoridad, quien deber asegurar que este sea adecuado o no.

Control Interno Administrativo: Comprende el plan de organizacin, los procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisin, transacciones y actividades de la gerencia de manera que se fomente la eficiencia en las operaciones, observancia de la poltica prescrita y logro de las metas y objetivos programados. El cuidado de los recursos, y la revelacin de errores o desviaciones de los mismos es responsabilidad de los miembros de la alta gerencia y para cumplir con esta responsabilidad es necesario mantener un adecuado control interno administrativo. La ausencia de este control refleja una administracin dbil e inadecuada.

Control Externo : Es el conjunto de procedimientos, tcnicas o mtodos aplicados en una entidad u organismo por la Contralora General del Estado, con el fin de verificar y evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normas, polticas y reglamentos respectivos; determinar el grado de efectividad, eficiencia y economa en que han sido utilizados los recursos humanos, materiales y financieros; evaluar el logro de las metas
4 5

ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Cap: X, Pg: 10. ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Cap: X, Pg: 10.

19 y objetivos programados; emitir recomendaciones para la toma de decisiones que sean necesarias.

SEGN EL MOMENTO DE SU APLICACIN:

Control Previo: Este examen se lo realiza antes de ejecutar la totalidad de las operaciones financieras como administrativas, con el fin de establecer su propiedad, veracidad y conformidad de lo presupuestado. El control previo es responsabilidad de varios servidores, cada uno dentro del rea de su actividad y competencia normal, dirigido a uno o ms aspectos realizados durante el trmite legal del flujo de operaciones. De ninguna manera, debe crearse organismos o unidades especiales encargadas del control previo, no delegar la funcin en su totalidad a un solo servidor.

Control Concurrente: Se lo realiza en la medida que van avanzando las operaciones financieras y/o administrativas.

Control Posterior: Consiste en el examen de las operaciones financieras y/o administrativas que se efectan despus de que stas se hayan producido, con el objeto de verificarlas, analizarlas y evaluarlas de acuerdo a la documentacin y los resultados obtenidos de las mismas. Generalmente este control, lo realiza la Unidad de Auditora Interna, sin perjuicio de los exmenes profesionales que practican las Auditoras externas e independientes.

2.2.3. RESPONSABILIDADES.

La responsabilidad se genera cuando por accin u omisin, intencional o culposa, no se cumple con lo que ordena la Ley en forma directa o indirecta dependiendo, naturalmente, el tipo de responsabilidad en base a un estudio previo que permita a las autoridades competentes contar con las evidencias suficientes para la imposicin de las sanciones segn el grado de inobservancia de las Leyes por parte de los servidores del ente.

20 2.2.3.1. Clases de Responsabilidad.- Existen tres tipos de responsabilidad que son:

a) Responsabilidad Administrativa: Se establecer la responsabilidad administrativa en base al grado de observancia de las disposiciones legales, reglamentarias, estatutarias, etc., como tambin por incumplimiento de atribuciones y deberes que los funcionarios o empleados tienen que cumplir en razn de sus funciones especficas. En el Art. 376 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, se sealan las causales para este tipo de responsabilidad, entre la cuales mencionamos las siguientes:

Ejercer presin o abuso en el ejercicio de su cargo. Facilitar o permitir por accin u omisin que se defraude a la entidad u organismo donde presta sus servicios.

Exigir a sabiendas sumas mayores o distintas de las legales, o recibir regalos, pagos o recompensas no autorizadas por la Ley.

No investigar oportuna y eficazmente de sus subalternos o dejar de imponerles las respectivas sanciones.

Exigir o recibir dinero o recompensas por el hecho de cumplir sus funciones con prontitud o preferencia o por el otorgamiento de contratos a determinada persona o por suministrar informacin reservada.

Efectuar pagos sin haber verificado el control previo al gasto y al desembolso o librar cheques por valores que excedan del monto de la autorizacin de giros.

Corresponde la imposicin de sanciones a la mxima autoridad de la entidad y en no haberla realizado el Control General del Estado solicitar de oficio la imposicin de las sanciones pertinentes.

La responsabilidad administrativa amerita sanciones disciplinarias conforme lo determina el Art. 62 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa que sern impuestos de acuerdo a la gravedad de la desviacin cometida; amonestacin verbal, escrita, amonestacin pecuniaria que no podr ser menor de $ 0.05 ni mayor de $ 50, suspensin temporal del cargo sin sueldo y destitucin.

21 b) Responsabilidad Civil: De acuerdo al Art. 341 de la LOAFYC, la responsabilidad civil se determinar en forma privativa por la Contralora General del Estado, previo estudio del movimiento financiero o del proceso de contratacin y ejecucin de estudios o proyectos de obras pblicas, cuando por la accin u omisin de los servidores respectivos se haya producido perjuicio econmico a la entidad u organismo; dicho perjuicio se establecer mediante glosas que sern notificadas al funcionario o empleado implicado concedindole del plazo perentorio de sesenta das para que los conteste y presente las pruebas correspondientes. Expirando ese plazo el Contralor pronunciar su resolucin. De esta manera la responsabilidad civil puede presentarse de dos formas:

Por pagos indebidos en forma parcial o total o abusos cometidos en el uso, mantenimiento o custodia de los bienes y recursos de la institucin, producindose algn perjuicio econmico.

Por diferencias en menos establecidas por la Auditora como producto de la prctica de arqueos, exmenes especiales o Auditoras del efectivo u otros valores.

c) Presuncin de Responsabilidades Penal: Se da origen a este tipo de responsabilidad cuando como resultado del examen practicado aparecieron evidencias de haberse cometido algunos de los hechos a los que se refiere el Art.257 del Cdigo Penal. Segn el Art. 342 de la LOAFYC para la presuncin de responsabilidad penal se proceder de la siguiente manera:

1. El funcionario que ha intervenido en la diligencia, previo Visto Bueno del Jefe de Equipo de Auditora o Supervisor, ordenar la inmediata detencin provisional del presunto responsable y, dentro de las cuarenta y ocho horas siguientes lo pondr a disposicin del Juez de lo Penal correspondiente. 2. La Contralora enviar un ejemplar o copia certificada del acta o informe respectivo al Juez de lo Penal competente, para que inicie el enjuiciamiento.

22 3. El Juez dictar inmediatamente el auto inicial y en l ordenar la detencin del indiciado y dispondr la prctica de todas las medidas cautelares por afianzar los intereses y obligaciones que se deriven del juicio. 4. En la sentencia, si sta fuere condenatoria, el Juez de lo Penal resolver lo relativo a la indemnizacin de daos y perjuicios y establecer las bases para la liquidacin correspondiente. Si bien estas normar o procedimientos lo han establecido para el sector pblico, bien se pueden aplicar en el sector privado en el que se desenvuelve la empresa.

2.3. AUDITORA ADMINISTRATIVA.

2.3.1. DEFINICIN

Para muchos autores la Auditora administrativa nace de la necesidad de descentralizacin y delegacin de autoridad en las empresas que empezaron a surgir a partir de la II Guerra Mundial. Sin embargo la Auditora administrativa realmente nace cuando los auditores internos se pusieron en disposicin de correr riesgos al examinar reas no familiares para ellos, el determinar si las leyes, contratos, polticas y procedimientos se haban seguido apropiadamente; y al comprobar que si las transacciones se llevaban de acuerdo a las polticas establecidas. As pues, a medida que han ido creciendo las empresas y entidades, se ha ido reconociendo la necesidad de la Auditora administrativa. Para hablar de ella con mayor precisin, hacemos referencia a los siguientes conceptos:

Auditora Administrativa es un examen y evaluacin de actividades realizadas en un organismo, para establecer el grado de eficiencia, efectividad y economa con que se desenvuelven las operaciones de planificacin organizacin, direccin, control y mejoramiento de condicin de dichos factores, si es posible.
6

Comentario: Concepto general, que no especifica los detalles de la Auditora Administrativa.

BAHAMONDE, Ivn. Auditora Administrativa-Operativa, 1.987, Pg: 5.

23 Auditora Operacional es una tcnica, enfoque o metodologa que consiste en evaluar la eficiencia y economa con que se administra y consume recursos. Su alcance puede incluir el examen de rendimiento de una entidad en trminos de lograr las metas y objetivos establecidos en programas. En contraste con ella existen las tradicionales Auditoras, a saber Auditoras financieras que involucran exmenes de transacciones, sistemas contables, o informes financieros y, Auditoras de cumplimiento que constatan que las operaciones se conducen de acuerdo a las polticas y procedimientos prescritos. 7

Comentarios: Concepto ms moderno, trata de puntualizar el enfoque de la Auditora administrativa hacia el cumplimiento de objetivos.

Una Auditora Operacional o gerencial es una evaluacin orientada hacia el futuro, de naturaleza independiente y sistemtica que cubre las actividades de todo nivel gerencial efectuando por un auditor interno, con los propsitos de mejorar la rentabilidad y aumentar el logro de los objetivos de la organizacin a travs de mejoras efectuadas en la funcin gerencial, el logro de los propsitos de los programas, los objetivos sociales y el desarrollo de los empleados. Una fuente de evidencia son los datos financieros, al igual que las polticas operativas y decisiones gerenciales, en su relacin con los objetivos de la organizacin siempre que se consideren como reas crticas. El informe de Auditora resultante identificar problemas y recomendar soluciones.
8

Comentario: Concepcin completa y detallada, ms acercada a la realidad.

En otras palabras la Auditora Administrativa es un examen constructivo y completo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad, de sus medios de control, medios de operacin y empleo que se de a sus recursos humanos y materiales. Es una tcnica moderna de anlisis objetivo, cuyo fin primordial est encaminado a proporcionar un verdadero asesoramiento gerencial.

7 8

HEIM, Frederic A. Auditora Operacional, 1.972, Pg: 9. INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS, Evaluacin de Terminologa, 1.984.

24 La Auditora Administrativa es sinnimo de clave para abrir los depsitos de informacin de la empresa, establecer un examen conciso y emitir sugerencias a la labor gerencial y empresarial. A travs de ella se pueden mirar aquellos detalles que los directivos no han podido observar. El profesional especializado en el rea administrativa se convierte en observador de empresa, estudia y examina la existencia o no de los factores que afectan al equilibrio empresarial y utiliza todas las herramientas que se encuentran a su alcance para lograr una completa eficiencia, efectividad y economa.

Para hacer ms perceptible la definicin de Auditora Operacional decimos que:

EFICIENCIA, es el cumplimiento efectivo de los objetivos en calidad y en cantidad, es el rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario.

EFECTIVIDAD, es el logro de objetivos y metas propuestas.

ECONOMA, es el costo mnimo lo grado en una operacin, eliminando gastos innecesarios.

PLANIFICACIN,

es

el

establecimiento

de

objetivos,

metas,

estrategias,

procedimientos y determinacin de fuentes y uso de recursos a todo orden para el logro de estos objetivos.

ORGANIZACIN, es el establecimiento de la estructura o agrupacin de las actividades necesarias para llevar a cabo los planes propuestos.

DIRECCIN, es hacer que todo el personal participe de manera coordinada en la ejecucin de los planes dentro del marco organizacional y normativo de la empresa.

CONTROL, es el conjunto de normas, mtodos y medidas destinadas a salvaguardar los recursos de una organizacin.

25 2.3.2 NATURALEZA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.

Hablar de naturaleza es hablar de la esencia misma de la Auditora Operacional, de su enfoque y metodologa. En trminos prcticos esta tcnica consiste en hacer lo que los Directivos de la entidad haran si tuvieran tiempo. En un principio el empresario era quien controlaba personalmente las operaciones de su organizacin, conoca a su personal e incluso el sistema en que operaba la maquinaria, hacia sus propios controles y no necesitaba de informes de Auditora. Pero conforme ha pasado el tiempo, los negocios, empresas e instituciones han ido creciendo de tal forma que se han hecho grandes y complejos; y, los directivos de las empresas se han visto aprisionados con las exigencias del tiempo para resolver problemas de mayor magnitud. Aqu es cuando surge la necesidad de profesionales entrenados para brindar informes especiales sobre el funcionamiento de la entidad. Para hacer realidad esta tcnica es necesario observar las siguientes reglas bsicas de Auditora Administrativa:

1. Conocer los objetivos.- Significa conocer el propsito, la razn de ser de la empresa, el objetivo verdadero, la divisin por departamentos, la unidad, actividad o funcin que est auditando. Cuando se reconoce el verdadero objetivo, la Auditora puede cambiarse de una simple verificacin a una Auditora moderna, por ejemplo el objetivo de cuentas por pagar no es solo girar los cheques, sino autorizar los pagos en el plazo debido pero conservando el mximo en caja; procesar pagos a los suministradores eliminando documentos innecesarios; controlar los recib conforme y el visto bueno del ejecutivo; preservar el efectivo al rechazar las mercaderas o servicios que significan gasto innecesario; quin revisa los recibos, quin los aprueba, etc.

2. Conocer los controles.- Una entidad opera a travs de tres funciones bsicas: planeamiento, organizacin y control. El control es el rea de preocupacin del auditor, es en esta rea donde puede realizar su trabajo y para ello necesita conocer ciertas reglas de control que aseguren el cumplimiento de determinados objetivos. El auditor debe tener conocimiento en los controles administrativos, como por ejemplo control de personal, presupuesto, itinerarios, control de necesidades y

26 procedimientos de la organizacin, control central de actividades y evaluacin de puntos crticos, etc. En otras palabras hacer un seguimiento retroactivo que no slo indique cuando las cosas han salido mal, sino tambin, que indique cundo existe una posibilidad de que salgan mal estableciendo una red de informacin que evite sorpresas.

3. Conocer las normas.- El trabajo de campo de una Auditora es esencialmente una medicin, y una medicin implica normas para llevar a cabo los exmenes y verificacin de transacciones. Las normas pueden ser dictadas por directivos, de gerencia, por contrato, especificaciones, estatutos, reglamentos gubernamentales, procedimientos de Auditora generalmente aceptados, por buenas prcticas comerciales, etc., pero en cualquiera de los casos en que se hayan establecido, el auditor debe tratar de entenderlas antes de iniciar su examen para obtener mayores ventajas.

4. Conocer la poblacin.- Poblacin es una expresin utilizada en muestreo estadstico, significa la totalidad de los tems o asuntos sobre los cuales el auditor emitir su opinin. Si las transacciones de un perodo bajo examen son variadas, el auditor debe decidir al inicio de su examen qu tipos de transacciones son de su inters y excluir las que no lo sean.

5. Conocer los hechos.- El hecho es un suceder real, una condicin que exige aquello que realmente ha transcurrido, una realidad absoluta claramente diferenciada de una mera suposicin u opinin. Todo auditor debe formular sus conclusiones en base a los hechos, debe estar seguro de que su conclusin est basada en hechos y no en una simple suposicin hecha a la ligera, de tal manera que est seguro en su opinin. La opinin del auditor no puede tener ningn sustituto, ni ser delegada, porque su opinin es una conclusin profesional fundada en la capacidad de analizar los hechos en completa objetividad.

27 El auditor debe saber que toda su reputacin descansa en un principio sencillo que dice: si l lo dice, es verdad, puede probarlo y sustentarlo porque sus conclusiones se basan en hechos slidos.
9

6. Conocer las causas.- Actualmente buscar el origen de muchos problemas comerciales significa investigar y exp lorar las causas y buscar lo que hay bajo la superficie procurando encontrar lo que realmente est ocasionando esa desviacin. La condicin del auditor operativo, permite comparar los problema de una entidad con la salud de un paciente, pues as como un mdico necesita realizar varios exmenes clnicos para descubrir la verdadera enfermedad y encontrar el remedio oportuno, as tambin operativamente hablando es necesario determinar a travs de exmenes y observaciones, la existencia de un problema que requiere solucin.

7. Conocer el efecto.- Buscar el efecto significa encontrar la desviacin de una norma establecida, es encontrar la problemtica potencial de la vida de una empresa. Si este efecto es adverso, significativo y continuo, entonces el auditor tiene la seguridad de que debe ponerse en contacto con la persona encargada para que corrija la situacin no deseada, asegurndose de que tal correccin se haga. El auditor se preocupar del efecto potencial de una situacin pobremente controlada, pues actualmente se considera al auditor moderno como monitor de los controles de una entidad, siendo a la vez responsable de informar sobre el peligro ocasionado por la ausencia del control que ha permitido el desarrollo de efectos significativos.

8. Conocer la gente.- El auditor debe entender como se sienten las personas en presencia de un crtico, y sin saber que las personas sujetas a examen estarn a la defensiva. Si busca formar sociedad con ellas para encontrar la solucin a los problemas se le auguran muchos xitos. Para ello deber evitar hacer juicios en las preguntas realizadas para extraer la informacin, evitar conflictos o discusiones durante el trabajo de campo y, procurar identificarse con las personas entendindolas honrada y sinceramente.

VARIOS AUTORES, Curso Internacional de Auditora Operativa, Brasil, 1.978.

28 9. Saber cundo y cmo comunicarse.- Esto significa la comunicacin del auditor desde el momento en que se inicia la Auditora, durante el transcurso del examen hasta el informe final.

El auditor operativo debe saber cundo y cmo comunicarse con:

El personal de lnea, cuando examina las transacciones y explora las razones y significado de las deficiencias.

Los Directivos del sujeto bajo examen, en el transcurso de la Auditora, cuando necesita corregirse algo, pudiendo hacerse en forma oral, visual o con informes escritos.

Los Directivos al final del trabajo, a travs de la presentacin oral o visual de todas las conclusiones de la Auditora sean estas buenas o malas. En ese momento se discutir las acciones correctivas que tomarn.

Cada uno de los jefes de las reas pertinentes, cuando el auditor emita su informe final con todos los resultados de la Auditora. Este informe hablar de lo satisfactorio de la operacin y de la correccin que requiere.

10. Conocer los mtodos modernos.- En la actualidad el auditor debe mantene rse al tanto de los adelantos del mundo, por tanto, debe considerar las nuevas tcnicas que le ayuden a realizar su trabajo de forma ms eficiente. Para ello debe poseer una slida base de conocimientos en el proceso electrnico de datos, muestreo estadstico, anlisis por regresin mltiple, programacin lineal y operaciones de investigacin. La preparacin constante, actualizada y llevada a la prctica, le permitir al auditor adaptarse a los cambios y combatir con mayor facilidad el desconocimiento de errores.
10

10

VII ASAMBLEA NACIONAL DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES CONTABLES DEL ECUADOR. Fundamentos de Auditora Operativa, 1.987, Pg: 07.

29 2.3.3. DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Y LA AUDITORA FINANCIERA.

Para hablar de este tema, es preciso aclarar que el modelo de la Auditora administrativa se interesa por los controles operativos o administrativos, pudiendo ser aplicada a todas las reas de la entidad si se considera necesario. Su objetivo es analizar el historial de la informacin para encontrar los medios que conduzcan a mejorar las operaciones futuras de la entidad; a diferencia de la Auditora financiera que se interesa por la verificacin de los estados financieros y la veracidad de ciertas cuentas principalmente. Su objetivo es el historial financiero de la entidad. En sntesis podemos identificar las siguientes diferencias entre las caractersticas de la Auditora administrativa y financiera:

PROPSITO: La Auditora Administrativa tiene como propsito formular y expresar una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, ponindose nfasis en el grado de eficiencia y eficacia con que se ha utilizado los recursos humanos, materiales y econmicos, determinando as mismo si se ha alcanzado los objetivos programados; mientras que la Auditora Financiera formula y expresa una opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros a una fecha determinada, as como el resultado de las operaciones y cambios en el patrimonio y sus flujos de efectivo por el perodo que termina.

ALCANCE: La Auditora Administrativa puede alcanzar a todas las operaciones en general, inclusive las financieras, o puede limitarse a cualquier operacin o actividad especfica; mientras que la Auditora Financiera alcanza todas las operaciones financieras.

ORIENTACIN: La Auditora Administrativa est dirigida hacia las operaciones en general de la entidad, present es y con orientacin al futuro. De ser necesario mirar operaciones solo de un pasado cercano; mientras que la Auditora Financiera est dirigida hacia la situacin financiera y el resultado de las operaciones pasadas de la entidad.

30 MTODO: La Auditora A dministrativa es muy nueva y todava carece de muchos procedimientos y prcticas generalmente aceptadas, por lo que el mtodo queda al criterio del auditor; mientras que la Financiera ha sido muy desarrollada por el Contador Pblico, existiendo as muchos procedimientos y prcticas aplicadas universalmente, como son las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.

INTERESES PARA SU REALIZACIN: La Auditora Administrativa es de inters para la gerencia y accionistas; mientras que la Financiera para los accionistas, directorio, funcionarios, financieros e inversionistas potenciales.

ENFOQUE: La Auditora Administrativa tiene un enfoque eminentemente positivo, tendiente a obtener mejores resultados, con mayor eficiencia, efectividad y economa; mientras que la Financiera tiene un enfoque originalmente negativo, porque est dirigido a la bsqueda de irregularidades y fraudes. Actualmente con ella se trata de determinar la razonabilidad de los Estados Financieros examinados.

EVIDENCIAS: Para la Auditora Administrativa la evidencia se obtiene de fuentes diferentes a los documentos y registros formales; mientras que para la Financiera la mayora de la evidencia proviene directamente de registros y documentos.

EJECUCIN: En la Auditora Administrativa todas las fases se efectan en el campo; mientras que la primera fase de la Auditora Financiera se la puede realizar en la oficina misma del auditor.

FRECUENCIA: En la Auditora Administrativa cuando se considera necesario; mientras que en la Financiera su aplicacin es regular, de preferencia anualmente.

INFORME: El contenido de la Auditora Administrativa est relacionado con cualquier aspecto significativo de la administracin y gestin de la entidad. Puede o no presentar los estados financieros; mientras que en la Auditora Financiera contiene el dictamen del auditor y estados financieros, al cual est relacionado todo su contenido.

31

PERSONAL DE APOYO: La Auditora Administrativa requiere

de personal

profesional de otras disciplinas y personal de Auditora en entrenamientos; mientras que la Financiera requiere slo personal en entrenamiento, pero siempre de profesin de Contador Pblico.

CONCLUSIONES DEL AUDITOR: En la Auditora Administrativa las conclusiones tienen incidencia sobre cualquier aspecto de la administracin y operacin de la entidad; mientras que en la Financiera tienen incidencia sobre los asuntos financieros, siendo el dictamen su conclusin principal.

RECOMENDACIONES: Mediante la Auditora Administrativa se sugieren mejoras en todos los sistemas administrativos, sistema de control interno gerencial y cualquier aspecto de la administracin y operacin de la entidad; en cambio la Financiera sugiere mejoras en el sistema financiero y presentacin de estados financieros que frecuentemente son presentados en forma separada del informe.

CONOCIMIENTOS DEL AUDITOR: El Auditor Administrativo debe tener conocimientos y experiencias relacionadas con la gerencia en general, y es necesario que mantenga un punto de vista gerencial; mientras que el Auditor Financiero requiere conocimientos y experiencias sobre el rea financiera y afines.

HISTORIA: La Auditora Administrativa naci con la profesin del auditor interno y gubernamental como producto de la evolucin de la Auditora tradicional relacionada con el enfoque de los sistemas: su transformacin ha sido dada debido a la iniciativa de auditores internos dinmicos y/o Organismos Superiores de Control debido a la necesidad de un mayor aprovechamiento de los recursos. Mientras que la Auditora Financiera naci en la profesin del auditor externo o contador pblico independiente; su transformacin se ha logrado gracias a los cambios de las diversas disposiciones legales y profesionales durante los ltimos 70 aos.

32 2.3.4.OBJETIVOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.

La Auditora Administrativa tiene como objetivo primordial el de descubrir irregularidades de alguna de las partes de la entidad examinada, y hacer notar posibles remedios con la finalidad de ayudar a la direccin a lograr una administracin ms eficaz, eficiente y econmica. Su intencin es la de examinar y valorar los mtodos y el desempeo de todas las reas de la entidad, empresa o negocio. En la Auditora administrativa existe una diversidad de objetivos tomando en cuenta el tipo de entidad, sus objetivos propios, su organizacin, grado de control, etc.

En el presente trabajo analizo tres fundamentales que son:

1. Evaluacin de Control Interno. 2. Evaluacin de Rendimiento. 3. Evaluacin de Direccin.

2.3.4.1. Evaluacin de Control Interno.

La evaluacin es la que se ocupa de medir los controles operativos que se ejercen sobre todas las fases del negocio. Su propsito es determinar si los controles establecidos son los adecuados y si estn cumpliendo efectivamente con los objetivos de la direccin y con sus planes operativos. El principal inters del auditor es encontrar el fallo de control y acumular la informacin apropiada. Al corregir la informacin, los auditores suponen un instrumento de mejora para los informes futuros, no se interesan en l s casos asilados o con implicaciones financieras, o sobre los costos excesivos de produccin, sino ms bien en los casos que producen controles pobres y efectos negativos en las decisiones futuras.
11

En este caso el auditor debe proporcionar informacin y seguridad a la direccin sobre lo adecuado y efectivo de los controles, no slo durante el tiempo de la Auditora sino en el futuro.

11

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditora Operacional, Quito, Pg: 15.

33 2.3.4.2.Evaluacin de Rendimiento.

Evaluar el rendimiento significa medir lo adecuado y efectivo de los controles de direccin en funcin de ciertas normas establecidas en la entidad o empresa. La base de estas evaluaciones es el desarrollo y aplicacin de las normas de ejecucin. El objetivo de rendimiento pretende, medir la utilidad de las actividades a travs de normas cualitativas y cuantitativas, medir adems si el personal de la entidad est realmente cumpliendo con estas normas. Cuando las normas no se han cumplido, el rendimiento se considera deficiente y se requiere una accin correctiva. Al evaluar el rendimiento, el auditor generalmente dirige hacia s mismo la informacin cuantitativa, en las reas de personal, trabajo, productividad, calidad de trabajo y costo.

El Personal, el rendimiento se mide a travs de la informacin cuantificada; nmero

de empleados, rotacin de personal, total de horas de trabajo regulares y extraordinarias, empleados directo e indirectos y sus horas de trabajo, etc. Por ejemplo al medir el nmero de empleados se medir su exceso y la posibilidad de contratar nuevos empleados ms calificados.

En la Carga de Trabajo, el auditor debe aplicar medidas cuantitativas de

rendimiento, a asuntos de trabajo como el volumen, trabajo nuevo, completo y pendiente, al principio y al final del perodo. Para ello puede valerse de la informacin detallada, pedidos, recibos, requisiciones de material, informes de nminas de fbrica, reclamos, trabajos de mantenimiento, factores procesados para el pago y pedidos de compra emitidos.

En la Productividad, se aplican medidas cuantitativas para determinar la relacin

entre las unidades de trabajo empleadas y producidas. La informacin se encuentra en facturas de los clientes, nminas de fbrica, pedidos de compra, inventarios, detalles de existencia, etc. Al realizar la evaluacin se deber medir el nivel de produc tividad, el rendimiento comparado con el pasado, como afectan a la productividad los pedidos pendientes, la productividad insatisfactoria, la falta de materiales, de personal, de equipos de mantenimiento adecuado, cual es el rendimiento del equipo y como se compara la productividad con otras organizaciones.

34

En la Calidad, el auditor aplica medidas cuantitativas para determinar como se ha

realizado el trabajo valindose de cierta informacin como: nmero de reclamaciones recibidas de los clientes, nmero de errores de facturacin, errores mecanogrficos, volumen de material desperdiciado y rechazado por mala produccin, etc.

En el Costo, el auditor puede evaluar la informacin de manera ms confiable,

segn la perspectiva de la direccin a las distintas reas de mano de obra, materiales, administracin, equipo, etc.

2.3.4.3. Asistencia de Direccin.

El objetivo primordial de la Auditora administrativa orientada a la direccin, es el de ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles de la empresa, sin importar la crtica de los errores cometidos.
12

Para realizar este trabajo los auditores debern entender las funciones de la direccin y sus principios para poner verdadera cura al error encontrado. El auditor debe estar preparado para asistir a los directivos en 4 funciones fundamentales que son: 1. Planificacin 2. Organizacin 3. Direccin y 4. Control

1. En la Planificacin, la funcin del auditor se centra en observar las acciones que deben tomar los directivos en funcin futura: objetivos, principios, polticas, procedimientos, reglas, mtodos, normas, programas y presupuestos, sin esperar que la realizacin de los planes sea urgente para determinar si son o no positivos. Al contrario es preciso ayudar a la direccin a determinar si la informacin utilizada para elaborar la planificacin es actual, racional, adecuada y con significado.

12

HEIM, Frederic A. Auditora Operacional, 1.972, Pg: 45.

35 Para tal efecto debe determinar s: Se han comunicado las premisas de planificacin. Se han establecido las normas y metas, y si estn al da. Existen sistemas de revisin y autorizacin. Se han establecido controles centrales. Los planes son compatibles con los objetivos. Se coordinan los objetivos a travs de la entidad. Los planes estn justificados con los recursos adecuados y si son realizables y razonables.

2. En la Organizacin, la funcin del auditor consiste en observar las relaciones entre el personal asignado para realizar las tareas que conduzcan al logro de objetivos de la empresa; el establecimiento de medidas razonables de control que asegure la compatibilidad entre la autoridad y la responsabilidad; la instauracin de sistemas que procuren la responsabilizacin y criterio lgico entre personal de lnea y el resto, asegurando a la vez la unidad de mando. El auditor puede constatar defectos en la organizacin determinando s: La relacin entre el personal es clara. La delegacin de responsabilidad es efectiva. Las lneas de autoridad son claras. Los conflictos entre directivos y personal son mnimos. Los organigramas estn al da. Existe un seguimiento de personal clave.

3. En la Direccin, La funcin del auditor es saber como se motivan a los subordinados para que contribuyan efectiva y eficazmente al logro de los objetivos de la empresa. Dirigir es el arte de guiar al personal para que trabaje con entusiasmo y confianza, procurando la satisfaccin de sus necesidades, el entrenamiento permanente y la motivacin constante para realizar las acciones propuestas. Los auditores deben contribuir en ella determinando s: Los directivos utilizan adecuadamente los recursos y realizan todas las funciones. El personal realiza las funciones especficas de trabajo.

36 El beneficio es razonable. Los programas de capacitacin son adecuados, y las comunicaciones son claras y comprensibles.

4. En el Control, la funcin del auditor es la de evaluar las medidas establecidas para determinar el logro de los objetivos y metas de acuerdo con lo diseado en el plan. El control comprende tres elementos fundamentales que son: normas, comparaciones y accin. Cuando falta uno de ellos puede decirse que el control no es vlido. El auditor puede evaluar el sistema de control determinando si los controles son: apropiados, oportunos, preventivos, significativos, flexibles, econmicos, comprensibles y operativos, capaz de que conduzcan a una accin correctiva . 13

2.3.5. ALCANCE DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.

El alcance de la Auditora administrativa al principio del examen es tan amplio como las operaciones y funciones de la entidad bajo examen, pero el auditor va definiendo y disminuyendo la cobertura del mismo, concentrando su atencin en las reas crticas donde la accin de la Auditora puede ser de mayor beneficio a la entidad examinada, a travs de la formulacin de recomendaciones constructivas para mejorar dichas reas. 14 En cuanto a las fechas de las operaciones a examinar, tampoco existir un lmite marcado como en el caso de la Auditora financiera que establece perodos determinados, sino que se tomar en cuenta las operaciones en vigencia, debiendo en ellas incluir nicamente el examen de las deficiencias, operaciones y reas crticas que estn ocurriendo actualmente, cuidando de corregirlas para el futuro.

La Auditora administrativa u operacional deber abarcar generalmente los siguientes aspectos: Estudio o anlisis de normatividad legal administrativa, aplicable de la empresa, sector o operacin bajo examen y verificar que la misma se cumpla. Evaluacin de las polticas que sirven de parmetro a la planeacin y ejecucin de actividades.
13

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditora Operacional, Quito, 1.993, Pg: 20. 14 BAHAMONDE Ivan. Auditora Administrativa-Operacional, Ecuador, 1.987, Pg: 20.

37 Anlisis del sistema o metodologa de planificacin y programacin de objetivos y metas. Estudio del sistema de formulacin, ejecucin y control presupuestario. Anlisis de la estructura organizativa, en relacin con los fines para los cuales fue creada la entidad. Comprobacin de la efectividad del sistema de informacin en sus aspectos bsicos, incluyendo la confiabilidad de los estados financieros. Evaluacin de la idoneidad del personal. Verificacin de las normas de control interno tpicas del rea financiera (tesorera, compras, nmina, inventarios, etc.). Anlisis y comparacin de datos estadsticos sobre costos, produccin, ganancia, etc. Anlisis del sistema utilizado por los directivos para evaluar su gestin y aplicar correctivos. Verificacin del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidencias fehacientes.

Para lograr el alcance requerido, el auditor deber entonces definir los procedimientos y decidir sobre la necesidad de contratacin de especialistas en determinadas reas. Luego realizado el trabajo, el auditor deber quedar en condiciones de opinar sobre: 1. Apego a la normatividad legal y administrativa. 2. Cumplimiento de objetivos y programas en forma oportuna y efectiva. 3. Idoneidad de los controles internos. 4. Economa en el manejo de los recursos. 5. Adecuado sistema de informacin. 6. Mejoras a aplicar.

2.3.6. EL AUDITOR OPERATIVO, RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES.

El auditor administrativo u operacional, es aquel que tiene la habilidad de acumular, poner en orden y analizar la informacin de naturaleza operativa. De igual forma es experto en el conocimiento y evaluacin del control interno. Su familiaridad con las distintas actividades de la entidad, el flujo de trabajo y el personal que lo realiza le permite tener una idea clara de las actividades de la entidad, sin embargo, su ms

38 importante cualidad es la de reunir y analizar la informacin para sopesar los resultados y sugerir las mejoras necesarias. El auditor de operaciones debe tener los siguientes atributos: Curiosidad, para averiguar el desenvolvimiento de las operaciones. Persistencia para continuar eficazmente con el proceso y conseguir las cosas que se propuso. Adaptabilidad, para comunicarse con el personal de cada departamento. Ser constructivo, al considerar las deficiencias como una gua para mejoras para el futuro. Tener sentido de negocio, para obtener la perspectiva del efecto sobre la eficacia, y el beneficio de la operacin. Tener sentido de cooperacin, para mejorar la operatividad del negocio en su calidad exclusiva de asesor.
15

Responsabilidades.

La responsabilidad es el precio de la supervivencia de una sociedad. Permitir actuar irresponsablemente y soslayar las consecuencias de estos actos, es amenazar la estabilidad social. Por lo tanto el auditor est obligado a cumplir con este requisito fundamental con la sociedad a la que pertenece. La responsabilidad en Auditora se la mira bajo tres niveles:

1.

Responsabilidad Legal.- Es decir la que est impuesta por la sociedad como un requisito profesional. Est especificada en las Leyes y dems disposiciones de los Organismos Reguladores como la Contralora General del Estado.

2.

Responsabilidad tica.- Es la que impone la profesin sobre sus miembros como cumplimiento de la responsabilidad legal. Alguna de estas expresiones, se exponen en el cdigo oficial de tica y conducta moral profesional del auditor, pero la mayora de estas normas, se refieren a las relaciones entre el auditor y sus clientes, el pblico y otros auditores. Es una excelente directriz para el actuar de los directores.

15

BAHAMONDE, Ivn. Auditora Administrativa-Operacional, 1.987, Pg: 16.

39

3.

Responsabilidad Moral.- Es la que se imponen los individuos a s mismos. Es decir, aquella que refleja un estndar de conducta superior al requerido por la responsabilidad tica.

La responsabilidad general del auditor de operaciones, es la de ayudar tanto a la direccin operativa como a la gerencia, ofreciendo recomendaciones constructivas que apunten a la mejora de operaciones, proporcionando una descripcin real de lo que se ve, y otorgando una opinin de los asuntos que se han revisado. Al realizar su funcin, los auditores tienen la responsabilidad de observar las normas profesionales de Auditora en sus revisiones y evaluaciones. Estas normas se refieren a la adecuacin y claridad de la ejecucin de su trabajo y del informe. La responsabilidad especfica para polticas, procedimientos y otras medidas de control deber considerarse en los siguientes temas: 1. Coherencia al analizar el alcance de los procedimientos y polticas. El auditor es responsable de comprobar que todos los procedimientos estn coordinados. 2. Adecuacin en los procedimientos, de tal manera que puedan proporcionar una medida de cumplimiento de los objetivos de direccin. 3. Cumplimiento en el trabajo efectuado de acuerdo con los procedimientos establecidos. El auditor es responsable de medir este cumplimiento. 4. Efectividad al obtener los resultados deseados. El auditor es responsable de disear las pruebas para medir la efectividad de los procedimientos.

Los auditores internos de operaciones, son responsables ante la direccin general de la evaluacin permanente sobre la adecuacin y efectividad del sistema de control en toda la organizacin.

Funciones.

Las funciones propias de un auditor operativo, se sintetizan en las siguientes: 1. Evaluacin de control administrativo, que se ejerce sobre todas las reas de la entidad, con el propsito de determinar si los controles establecidos son los

40 adecuados, y si estn cumpliendo efectivamente con los objetivos de la direccin y con sus planes operativos. 2. Evaluacin de rendimiento, al medir el cumplimiento de cualquier actividad, de acuerdo con las normas profesionales de Auditora interna. El debido cumplimiento profesional incluye la evaluacin de las normas operativas establecidas, y determinar si estas son aceptables y se cumplen. Al medir el rendimiento se pretende determinar si la direccin y el personal de la entidad estn realmente cumpliendo con estas normas. 3. Asistencia de direccin, al ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles a realizar su trabajo, de tal manera que contribuyan al cumplimiento de objetivos. El auditor orientado hacia la direccin, debe estar preparado para asistir a los directivos en sus cuatro funciones primordiales que son: Planificacin, Organizacin, Direccin y Control.

2.4. PROCESO DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.

Una vez definidos los objetivos de la Auditora administrativa, se procede a elaborar el programa de Auditora. En su primera fase se realiza una revisin del archivo permanente de la documentacin y la informacin previa. En las tres fases siguientes se procede a identificar y revisar profundamente aquellas reas consideradas como crticas y por ltimo se procede a realizar el informe definitivo acompaado de las recomendaciones que se crean necesarias. Con este examen objetivo, sistemtico y profesional, se pretende identificar y revisar detalladamente aquellas reas consideradas como crticas con la finalidad de verificarlas y evaluarlas, establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economa en su planificacin, organizacin y control interno; informar sobre los hallazgos significativos resultantes; y, determinar el cumplimiento con las disposiciones legales pertinentes. El trabajo de Auditora administrativa se realiza en cinco fases que son: FASE I FASE II Estudio Preliminar Revisin de Legislacin, Objetivos, Polticas y Normas.

FASE III Revisin y Evaluacin del Control Interno. FASE IV Examen detallado de las reas Crticas. FASE V Comunicacin de Resultados.

41 2.4.1. FASE I: Estudio Preliminar.

Esta fase consiste en una revisin previa de las operaciones, actividades, objetivos, polticas, etc., de la empresa o entidad bajo examen con la finalidad de familiarizarse con otras operaciones. El propsito fundamental del estudio preliminar es obtener la informacin general (documentacin) sobre los aspectos importantes de la entidad o reas a ser examinadas. Esta informacin servir como instrumento de trabajo en las futuras fases de examen y tambin como medio de informacin para el personal de Auditora y de la entidad.
16

Para realizar un estudio preliminar, el auditor deber seguir tres pasos fundamentales que son:

1. Entrevistas con el Gerente (mximo ejecutivo) y dems funcionarios importantes de la empresa o entidad bajo examen a fin de obtener la informacin general sobre las actividades. 2. Recopilacin sin revisin detenida de los documentos bsicos de la entidad, para obtener informacin sobre las actividades, objetivos, polticas, normas y procedimientos. 3. Recorrido o visita a las instalaciones de la entidad para conocer su ubicacin fsica, tamao, relacin con otras unidades y funcionar los encargados.

Informacin a obtenerse en la Fase I:

Legislacin aplicable a las actividades examinadas. Breve historial de antecedentes y propsitos de las actividades bajo examen. Datos sobre la organizacin de la entidad, dando nfasis primordial a las actividades bajo examen. Esta informacin incluye lo siguiente: Divisin de deberes y responsabilidades. Principales delegaciones de autoridad. Naturaleza, tamao y ubicacin de las dependencias. Nmero de empleados por unidades y ubicacin.

16

NORBECK, Edgard. Auditora Administrativa, Mxico, Pg: 54.

42 Naturaleza, inversin y ubicacin de los recursos involucrados en las actividades bajo revisin, especialmente de activos fijos. Informacin financiera de los Estados Financieros de los ltimos aos, presupuestos aprobados, detalle de ingresos anuales y de los mtodos de financiamiento. La poltica general establecida por la ley, reglamento y rdenes o decisiones administrativas segn las cuales la entidad llev a cabo las actividades que sern revisadas. Se debe obtener la poltica por escrito y en el caso de que la entidad no la tenga, el auditor tiene que determinarla en base a entrevistas y otros procedimientos, documentndola en los papeles se trabajo para su mejor entendimiento. Descripcin general de los mtodos de operacin y procedimientos de la ent idad al efectuar sus actividades. Descripcin de cualquier problema importante relacionado con las actividades a ser examinadas. Resultados de exmenes anteriores de Auditora. Los planes a corto, mediano y largo plazo elaborados por la entidad.

Fuentes de Informacin:

Archivos de la entidad u Organismo Superior de Control en caso de entidades pblicas.

Informes de Auditora y asesora si en caso existiesen. Planes de reorganizacin. Manuales de Procedimientos de la entidad. Reglamentos y documentos administrativos. Entrevistas con funcionarios administrativos. Historial y folletos informativos de la entidad o sus programas.

Recorrido y Observacin de la Entidad.

Cuando sea apropiado dada la naturaleza de la actividad a ser examinada, se har el recorrido a la oficina, planta u otras instalaciones con el objeto de mejorar los conocimientos de las actividades en trminos fsicos. El contacto con la actividad en s y

43 el personal tcnico directamente vinculado con las operaciones, es muy beneficioso para tener un entendimiento real de lo que sucede.

2.4.2.FASE II: Revisin de Objetivos, Polticas y Normas.

En esta segunda fase el auditor examina, evala y revisa la informacin recopilada en la etapa anterior con la finalidad de analizar los objetivos, polticas y normas de la empresa o entidad a ser examinada, poniendo gran inters en su historial y antecedentes, sus objetivos principales, la autoridad delegada a los funcionario principales y cualquier restriccin impuesta sobre las operaciones, disposiciones y mtodos de financiamiento de las operaciones de conformidad con las leyes pertinentes y con las polticas de la entidad.

Cmo trabaja el auditor:

1.

El auditor determina por qu se cre la empresa, cul fue la necesidad de su origen, los propsitos y objetivos que causaron su creacin como ente y si los objetivos han cambiado con el paso del tiempo.

2.

Debe definir en sus papeles de trabajo claramente cul es la misin principal de la empresa o entidad y objetivo primordial.

3.

Simplificar su trabajo con el apoyo de una adecuada documentacin de objetivos, polticas y normas. En caso de no existir se apoyar en bases verbales, para lo cual tendr que realizar una serie de entrevistas tratando de determinar los aspectos que gobiernan la entidad.

4.

De ser necesario, el auditor deber buscar por l mismo la inconformidad de los distintos puntos de vista de los funcionarios, cuando stos no estn de acuerdo o no conozcan suficientemente la entidad o rea crtica importante.

5.

En el caso de exmenes a entidades pblicas, en esta fase se estructurar tambin la revisin de la legislacin externa o general aplicable. Adems de las leyes especficas aplicables a todas las entidades. Los auditores debern conocer el contenido general de las leyes orgnicas de los sistemas administrativos y otras disposiciones generales sobre la administracin pblica y privada segn la empresa auditada.

44

Las fuentes de informacin accesibles para el auditor son las siguientes:

El archivo permanente de la entidad. La biblioteca legal del Orga nismo de Control. Los archivos legislativos de la oficina de asesora jurdica si en caso existan.

Revisin de Objetivos:

Los planes y presupuestos de la entidad revelan los objetivos y metas de una entidad, estos debern ser revisados por el auditor para asegurarse de su acatamiento y consistencia. Al no encontrar un planteamiento orientado hacia el logro de objetivos, el auditor tendra indicios de una posible rea crtica significativa.

Revisin de Polticas:

Las polticas generales obtenidas ya en l primera fase, sern revisadas y comparadas a con la misin principal de la entidad, la legislacin y los objetivos para determinar cualquier falta de consistencia o vaco. Las deficiencias detectadas en las polticas y su comunicacin a los servidores, pueden indicar un rea crtica muy importante para el desarrollo posterior de un hallazgo.

Revisin de la Normatividad:

Significa que se har una revisin breve y selectiva de normas, reglas y manuales de la entidad o empresa para familiarizarse con su existencia y reas de aplicacin, sin profundizar en la normatividad interna en detalle sino en aquella directamente relacionada con reas consideradas deficientes. No se debe hacer revisin de disposiciones internas sin antes de haber observado y evaluado las operaciones realmente ejecutadas, y sin haber determinado las reas crticas que merecen un examen profundo. En otras palabras la revisin de la legislacin, objetivos, polticas y normas, orientan la Auditora hacia un marco legal normativo general dent ro del cual funciona la entidad y

45 sus servidores. Se debe hacer en forma selectiva a excepcin de la legislacin orgnica o bsica, evitando demasiada inversin de tiempo en las reas que posteriormente no sern escogidas para efectuar el examen profundo. Esta fase no dura ms de dos o tres das, y ser realizada por el mismo personal de la fase I.

2.4.3. FASE III: Revisin y Evaluacin del Control Interno.

Esta tercera fase es considerada como una de las ms importantes, porque el auditor no slo revisa y evala el sistema de control interno vigente en la empresa o entidad, sino que tambin al final de la fase identifica las reas crticas. El propsito de esta fase es evaluar la efectividad del control interno gerencial, e identificar las posibles debilidades importantes en el sistema administrativo que puedan requerir un examen ms detallado. La duracin de esta fase normalmente depender de la empresa auditada, generalmente se requiere de seis a diez das aproximadamente, recalcando que no debe ser demasiado profunda.

En la tercera fase del examen se comprende principalmente lo siguiente: Identificar las reas crticas de mayor significacin que merezcan un examen profundo, cuyos resultados podran conllevar beneficios importantes. Establecer el enlace y profundidad de las pruebas a ser aplicadas. Facilitar la determinacin de los recursos humanos necesarios para la cuarta fase. Estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe.

El enfoque prctico para una revisin de naturaleza efectiva y til para el control interno es revisar los procedimientos, prcticas y transacciones especficas relacionadas con la entidad. El examen profundo y detallado se lo har con la finalidad de obtener informacin acerca de lo siguiente: Forma real en que se efectan las operaciones. Necesidad y utilidad de las distintas fases del proceso de transacciones. Resultados de las transacciones segn los objetivos, requerimientos legales y prcticas en sentido comn. Efectividad del control interno.

46 El mtodo de seleccin de transacciones especficas y su rastreo a travs de todo el proceso, permite determinar los procedimientos que realmente se han seguido, si son razonables y si realmente funcionan de acuerdo con los objetivos, polticas y normas. Para ello es suficiente escoger una o dos transacciones tpicas de cada actividad o rea de operacin y rastrearla evaluando los puntos importantes del control realizando durante todo el proceso. Adems deben evaluarse todas las operaciones y actividades reales como son efectuadas, y no como deben ser segn los manuales.
17

La manera de identificar las debilidades del sistema de control interno de una entidad es a travs de: Un examen de informes gerenciales. Un examen de Auditora interna. Una inspeccin fsica de las actividades involucradas, y; Entrevistas con los funcionarios responsables directamente involucrados, pero tomando en cuenta los objetivos de la Auditora; por tanto no se pueden establecer reglas rgidas sino que las tcnicas se aplicarn de acuerdo al juicio o ingenio del auditor.

La evaluacin del control interno se debe hacer tomando en cuenta los siguientes factores: 1. Si la poltica de la entidad, los procedimientos y prcticas estn de conformidad con las Auditoras bsicas, requerimientos legales e intencin legislativa. 2. Si los procedimientos y sistemas de control interno, dan como resultado actividades que estn de acuerdo con lo planeado por la alta direccin en forma eficiente y econmica 3. Si el sistema de control interno proporciona un control satisfactorio de los recursos, observaciones, ingresos y gastos.

Los factores que deben tomarse en cuenta durante la revisin incluyen: 17

Duplicacin de esfuerzos. Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles. Falta de aceptacin de responsabilidad.
HEIM, Frederick A. Auditora Operacional, 1.972, Pg: 61.

47 Falta de control apropiado de recursos o actividades. Organigramas o procedimientos engorrosos o inadecuados. Falta de idoneidad del personal, especialmente con referencia a las debilidades o deficiencias encontradas. Utilizacin ineficaz o antieconmica de recursos. Unidades de operaciones innecesarias e ineficientes con relacin a su costo de mantenimiento. Atrasos en el trabajo y forma de combatirlos. Carencia de normas y/o metas o mala aplicacin de normas que impiden la evaluacin de los logros, produccin, eficiencia, utilizacin de recursos, servicios y otros factores que requieran evaluaciones administrativas continas.

Al revisar las funciones ejecutadas por la entidad, el auditor debe averiguar los registros que mantienen la informacin, los propsitos administrativos o estadsticos e incluso asuntos contables, lo cual servir de mucho al sistema de control interno. Al mismo tiempo debe considerar los registros que no sirven a ningn propsito o que casi no se utilizan, la duplicidad de los registros, y los informes voluminosos e innecesarios a fin de optar por la utilizacin del procesamiento electrnico de datos y las tcnicas del almacenaje. Al terminar la ejecucin del programa de Auditora en la tercera fase, se debe considerar en forma objetiva la importancia de las observaciones, identificando y relacionando aquellas reas crticas o problemticas ms importantes que con el tiempo y recursos disponibles permitirn realizar un examen en la profundidad necesario para desarrollar los hallazgos correspondientes.

2.4.4. FASE IV: Examen detallado de las reas crticas.

El examen profundo de las reas crticas constituye el 80% y 90% de las labores de la Auditora administrativa. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgos significativos relacionados con cada rea crtica, para lo cual es necesario haber determinado las condiciones actuales, los criterios de comprobacin y evaluacin, el efecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviacin o problema identificado.

48 Basndose en la revisin y evaluacin del control interno de los procedimientos, prcticas y mtodos de control de la entidad, se identifican las reas dbiles o crticas (III Fase) para proceder a seleccionarlas y revisarlas con profundidad en la IV Fase. El examen detallado de las reas crticas consiste en revisar los registro y archivos; probar, verificar y confirmar la informacin en ellos, hasta llegar al grado adecuado para cumplir con los propsitos de la Auditora y adems complementar la informacin con entrevistas e inspecciones fsicas o contactos con terceros. El propsito de esta fase es evaluar posibles hallazgos identificados en la evaluacin del control interno, determinando si la situacin requiere accin correctiva, y si el asunto merece tal accin. Los objetivos especficos de revisin incluirn el examen de los siguientes temas:

Adhesin de la poltica prescrita, aplicable a las operaciones diarias con la finalidad de verificar su conformidad con las leyes pertinentes y su propiedad al efectuar actividades autorizadas de manera eficiente, efectiva y econmica.

Logro de propsitos, al determinar si la actividad bajo examen se efecta siguiendo el propsito original. Para esto se requiere un amplio conocimiento de los antecedentes y propsitos de la legislacin que autoriza las actividades.

Eficiencia operativa, al medir un rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario de recursos, identificando la eficiencia en funcin de los defectos adversos de las operaciones o actividades.

Utilizacin de recursos, humanos, materiales y financieros de la entidad en forma apropiada, econmica y satisfactoria. Las reglas generales que deben seguirse al revisar la utilizacin de recursos, debern procurar que estos sean utilizados slo para procesos autorizados y necesarios, salvaguardndolos apropiada y eficazmente y utilizndolos de manera eficiente y econmica.

Propiedad y utilidad del sistema contable, en informes financieros, datos confidenciales y proceso que apoyen la toma de decisiones dentro de las reas examinadas.

49

El mtodo de obtencin de evidencias y determinacin de propiedad y suficiencia es similar a la Auditora financiera y estar apoyado en la experiencia del auditor. El auditor debe obtener al mximo posible la evidencia fsica por medio de la inspeccin y observacin directa de las actividades llevadas a cabo por el personal de la empresa o entidad, y sobre otros hechos relacionados con el examen. De igual forma debe obtener la evidencia verbal a travs de las entrevistas con varios funcio narios y empleados, y evidencia documentada a base de los proyectos, archivos e informes de la entidad, procurando adicionar evidencia documental externa que sustente los hallazgos de Auditora. La comunicacin de los hallazgos de Auditora a los funcionarios de la entidad, debe hacerse en funcin de discutir sobre ellos y llegar a un acuerdo en cuanto a la deficiencia y desviacin observada, su naturaleza o alcance, los hechos involucrados y la accin correctiva que debe ser estimada; contribucin que ser muy valiosa para la entidad, especialmente cuando se logre la implementacin ms oportuna de las recomendaciones. Al terminar esta fase el auditor debe estar totalmente identificado con las desviaciones y situaciones crticas de la entidad que merecen atencin y accin correctiva por parte de los directivos, para de esta forma tomar una decisin sobre la clase de accin correctiva que va a ser recomendada en su informe.

2.4.5. FASE V: Comunicacin de Resultados.

La quinta fase constituye el producto final de la Auditora administrativa, en donde el auditor o jefe de equipo debe organizar el contenido y estructurar el informe, asegurndose que no se han omitido u olvidado aspectos importantes. Para ello debe apoyarse en la Hoja de apuntes, en donde se escribe en forma resumida todos los atributos necesarios para la formulacin de los hallazgos de Auditora; y tambin en los Papeles de Trabajo elaborados en el curso del examen. Este trabajo se lo efecta en dos partes: 1. La comunicacin verbal de los resultados a travs de una o ms conferencias finales, para discutir el borrador del informe; y, 2. La presentacin final por escrito del informe.

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La comunicacin verbal de los resultados a los funcionarios responsables de las reas examinadas, se lo hace con el objeto de: obtener sus puntos de vista con respecto al informe de Auditora, y las conclusiones y recomendaciones del auditor; trabajo ya iniciado en la cuarta fase. Obtener la aceptacin de las recomendaciones del informe del auditor en la entrevista inicial previa a la emisin del informe final, determinar la eficiencia ptima del auditor. En algunas ocasiones se puede conseguir slo el entendimiento y aceptacin de la mayora de las recomendaciones. En los casos que no sea posible, el auditor por lo menos debe obtener los puntos de vista diferentes a los suyos, para incluirlos en los comentarios del informe. El informe por escrito, es el producto final del trabajo del auditor. Est dirigido directamente a la mxima autoridad en copias para cada una de la s unidades involucradas en dicho informe. De esta forma se pone en conocimiento los resultados obtenidos en el examen de Auditora y se determinan las conclusiones y recomendaciones finales. Los puntos importantes para el desarrollo de la quinta fase son los siguientes:

a) Los Hallazgos de Auditora.

Un hallazgo de Auditora es algo que un auditor ha observado o encontrado irregular en el examen. Es el resultado de la informacin desarrollada en base de la reunin lgica de datos y la presentacin objetiva de los hechos. Sirve de base para desarrollar las conclusiones y recomendaciones. Las caractersticas de un hallazgo son entre otras las siguientes:

Tener un ttulo que revele su contenido en forma resumida y llame la atencin al lector, este ser a identificar la idea del contenido del mismo.

Su contenido debe estar plenamente justificado por la labor efectuada y por la evidencia obtenida.

Su presentacin no debe conducir a conclusiones errneas. Para su determinacin, se debe tomar en cuenta las circunstancias en que ocurri el hecho, la complejidad y la magnitud del problema, el grado de generalizacin de este, su forma objetiva, honesta, justa y conveniente.

51

Los atributos de un hallazgo de Auditora son:

CONDICIN Situacin actual encontrada Lo que es. CRITERIO Unidades de medida o normas aplicables Lo que debe ser. CAUSA Las razones de la decisin Por qu sucedi. EFECTO Importancia relativa del asunto La diferencia entre lo que es y debe ser.

Los mecanismos para establecer un hallazgo son los siguientes:

1. Identificar la condicin de los asuntos deficientes. 2. Reconocer las lneas de autoridad y responsabilidad de la entidad. 3. Verificar las causas de la deficiencia. 4. Determinar si la deficiencia es un caso aislado o una condicin determinante. 5. Identificar y solucionar los asuntos legales. 6. Determinar los efectos e importancia de la deficiencia. 7. Obtener comentarios de personas u organismos directamente interesados, que puedan estar afectados por el hallazgo. 8. Establecer las conclusiones de Auditora en base de la evidencia obtenida. 9. Determinar las posibles acciones correctivas.

b) Las Conclusiones.

Constituyen un resumen de los comentarios sobre las deficiencias o desviaciones encontradas como producto del juicio crtico personal de auditor. Son parte esencial de todo informe de Auditora, porque reflejan la apreciacin del auditor con respecto de los hechos ocurridos en la entidad. Las conclusiones deben ser objetivas y basadas en hechos reales, ms no en suposiciones. Su presentacin se la puede hacer en dos formas:

Al final del comentario, identificndolas o no con el ttulo de Conclusiones. En un captulo exclusivo pero que tenga referencias con cada comentario, su nmero y pgina, para permitir la continuidad de las ideas.

52 c) Recome ndaciones.

Las recomendaciones son la partes fundamental de un trabajo de Auditora operacional. Estarn dirigidas a la mxima autoridad y/o principales funcionarios del rea examinada. Debern ser especficas de tal forma que en ellas se eviten las sugerencias demasiado generales, vagas, antieconmicas e impracticables. Su enfoque estar dirigido no solamente a exigir el cumplimiento de disposiciones legales o reglamentarias, sino tambin a ciertos lineamientos bsicos a seguirse y algunas alternativas de ejecucin. Se presentar slo las recomendaciones que se desprendern de los hechos comentados de los hallazgos, y sern formuladas a continuacin de cada uno de los hallazgos correspondientes, poniendo presentarse secuencialmente numeradas o en un solo grupo, fuera de los comentarios y conclusiones.

d) La Comunicacin de Resultados.

En las labores del auditor se deber mantener comunicacin permanente y oportuna en todo el proceso del examen, tanto con los funcionarios de la entidad, como de la dependencia examinada. Esta comunicacin deber hacerse en forma apropiada y oportuna, para ayudar al cumplimiento de los objetivos de las labores de control, y evitar problemas posteriores en la divulgacin de resultados y en el establecimiento de responsabilidades, las cuales pueden quedar anuladas por falta de cumplimiento de esta formalidad. La comunicacin se realiza por los medios oral y/o escrito. La comunicacin oral logra el mejor entendimiento e intercambio de informacin con los funcionarios, en cambio que, la comunicacin escrita presenta los comentarios a travs de un informe final.

e) Informes de Auditora Administrativa.

El informe de Auditora administrativa es el producto terminado del trabajo realizado. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente los problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa o entidad y con los controles operacionales establecidos. Para que la Auditora administrativa sea til a la entidad, el

53 informe debe ser gil y orientado hacia la accin. Adems siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios. El informe equivale a un diagnstico, en el cual se plasman los hallazgos derivados del trabajo. En l se presenta una opinin tipo dictamen sobre el grado de eficiencia de la empresa o entidad, y si se considera necesario sobre los estados financieros. El informe debe contener bsicamente tres aspectos: Alcance y limitaciones del trabajo. Situaciones que afectan desfavorablemente a la eficiencia operacional. Sugerencias para mejorar la eficiencia.

Adems en el contenido es eficiente presentar muy claramente a los administradores de la empresa el efecto de la ineficiencia existente, a fin de motivar la toma de medidas correctivas conducentes. De igual forma es necesario en cuanto sea posible resaltar el efecto cuantitativo que provocan las deficiencias detectadas, sus causas y consecuencias. La responsabilidad del auditor estar en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluc iones. La implantacin de las medidas necesarias para solucionar los problemas detectados, en trminos generales quedan fuera del trabajo de Auditora administrativa, incluso en aquellos casos en los que el auditor haya presentado recomendaciones especificas.
18

El declogo para preparar un buen informe de Auditora Administrativa es el siguiente:

1. Enfatizar los aspectos significativos que mejoran la operacin del negocio. 2. Omitir partidas o hechos poco significativos que no requieren la atencin de los ejecutivos. 3. Limitar el informe mnimo necesario. 4. Escribir el informe en lenguaje entendible y sin tecnicismo. 5. Hacer crticas acompaadas de sugerencias constructivas y respaldadas en los hechos y hallazgos. 6. Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus observaciones y recomendaciones.

18

BAHAMONDE Ivn. Auditora Administrativa-Operacional, 1.987, Pg: 20.

54 7. En la medida que sea posible obtener el acuerdo de los funcionarios afectados en las recomendaciones, en su caso presentarlas como sugerencias conjuntas. 8. Si no se cuenta con la aprobacin de los afectados, cuando menos asegurarse que s hay acuerdo en las circunstancias y hechos que se informan. As los directivos podrn ver la posicin del afectado y la de auditor y tomar una decisin. 9. Enviar copias del informe a los funcionarios superiores. 10. No circular material que no contenga el propio informe.

f) Momento y forma de la Comunicacin.

Existen tres momentos para la comunicacin de resultados:

1.- Al inicio del Examen, cuando est dirigido a los funcionarios y ex funcionarios de la entidad o empresa, m ediante la conferencia inicial que se efectuar de conformidad con la agenda de entrevistas. 2.- En el Transcurso del Examen, con los servidores de la entidad examinada, a fin de obtener la mayor informacin posible respecto a asuntos sujetos a examen. 3.- Al Trmino del Examen, cuando el borrador del informe aprobado ser presentado y comunicado en la conferencia final, que se llevar a cabo una vez concluidas las labores de campo.

A esta conferencia final previamente convocada por escrito, asistirn los principales funcionarios y ex funcionarios de las reas examinadas conjuntamente con el supervisor y jefe de equipo de Auditora. Se dejar constancia de ello en un documento previamente elaborado para el efecto, suscribindose en l todos los participantes. Luego de cumplidos todos los pasos en las diferentes fases, y con la revisin final del borrador del informe, el cual ser sumillado por el supervisor respectivo, se reproducirn las copias necesarias, las que en su carta de presentacin y en la ltima del informe, lo distribuir el auditor general con su firma. Se preparar la gua de distribucin de ejemplares, debiendo conservar el original del memorando de antecedentes en el caso de existir el archivo de la unidad de Auditora.

55

2.5 RECURSOS HUMANOS

2.5.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
2.5.2 CONCEPTO

Es el proceso de diseo de las medidas y actividades de la fuerza de trabajo para mejorar la eficacia y eficiencia del funcionamiento de la organizacin.

ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS. CONCEPTO.

A la Administracin de Recursos Humanos se la define como el conjunto de personas que deben interrelacionarse para la consecucin eficiente de los objetivos de la organizacin. Cada ser humano tiene su personalidad que es la sumatoria de valores, creencias, conocimientos, experiencias y habilidades. 2.5.3 IMPORTANCIA

La importancia de la administracin de Recursos Humanos radica en los temas de estudio que regularmente se revisan como: Poltica salarial, incentivos, ascensos, seguridad e higiene, seguridad social. Considerando al factor humano como el eje principal para el desarrollo de las organizaciones.

2.5.4 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN DE RR. HH.

Segn CHIAVENATO IDALBERTO (1995) los objetivos de la Administracin de Recursos Humanos son:

1. Crear, mantener y desarrollar un conjunto de Recursos Humanos con habilidades y motivacin suficiente para conseguir los objetivos de la organizacin.

56 2. Crear mantener y desarrollar condiciones organizacionales que permitan la aplicacin, el desarrollo y la satisfaccin plena de los recursos humanos y el logro de los objetivos individuales. 3. Alcanzar eficiencia y eficacia con los recursos humanos disponibles.

2.5.5 TCNICAS DE LA ADMINISTRACIN DE RR. HH.

Segn CHIAVENATO IDALBERTO (1995) indica las siguientes tcnicas de Administracin de RR. HH:

1. Tcnicas de ARH y su vinculacin con los ambientes externo e interno de la organizacin. 2. Tcnicas de ARH aplicadas directamente sobre las personas o indirectamente a travs de los cargos que ocupan, bien mediante planes o programas globales o especficos. 3. Tcnicas de ARH que suministran datos y decisiones de ARH basados en datos.

2.5.6 COMPONENTES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS.

El sistema de Administracin de Recursos Humanos comprende varios subsistemas los cuales son:

Planeacin Contratacin Reclutamiento y seleccin Induccin Capacitacin Evaluacin del desempeo

57

2.5.7 PLANEACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

2.5.8 Concepto.

Segn CASTILLO JOS (1993) define como el proceso mediante el cual se determina la cantidad y calidad de las personas que la organizacin tendr que vincular, reclutar, seleccionar, entrenar y promover a corto y largo plazo. La planeacin de Recursos Humanos consiste en una tcnica para determinar en forma sistemtica la provisin y demanda de empleados que una organizacin tendr. Al determinar el nmero y el tipo de empleados que sern necesario, el departamento de personal puede planear sus labores de reclutamiento, seleccin, capacitacin y otras ms. La Planeacin de Recursos Humanos permite al departamento de personal suministrar a la organizacin el personal adecuado en el momento adecuado. Ver anexo 4

Importancia.

La funcin de planeacin de Recursos Humanos tiene como finalidad determinar: F Los requerimientos futuros de trabajadores de todos los niveles de la Empresa. F Dnde y cundo comenzar a reclutar o despedir gente. F Las necesidades de entrenamiento del personal. F Cuando acelerar o frenar el ritmo de promocin.

Ventajas.

Sera ideal que todas las organizaciones identificaran sus planes a corto y largo plazo en lo referente al recurso humano. Los planes a corto plazo determinan las vacantes que es necesario llenar en el curso del ao entrante. Los planes a largo plazo estiman la situacin de recursos humanos a futuro, entre las ventajas de la Planeacin de los recursos humanos tenemos:

58

Se mejora la utilizacin de los recursos humanos. Se permite la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los objetivos globales de la organizaci n. Se expande la base de datos de personal, para apoyar otros campos. Se permite la coordinacin de varios programas, como la obtencin de mejores niveles de productividad mediante la aportacin de personal ms capacitado.

Tcnicas para Pronosticar.

Los instrumentos que pretenden pronosticar las necesidades futuras de empleados en una organizacin pueden ir desde tcnicas muy elementales hasta muy complejas, ni siquiera las tcnicas ms complejas son totalmente precisas, slo permiten mayor grado de aproximacin. La mayor parte de las organizaciones suelen iniciar sus actividades empleando tcnicas sencillas, y despus, a medida que crecen la organizacin y la necesidad de emplear instrumentos ms confiables, se puede recurrir a tcnicas ms avanzadas que requieren personal especializado.

Las tcnicas pueden ser:

Tcnicas basadas en la experiencia. Ests tcnicas se apoyan principalmente en el juicio de las personas con conocimientos y visin amplios sobre las futuras necesidades de recursos humanos, dentro de las cuales tenemos: Decisiones informales Investigacin formal a cargo de expertos. Tcnica defos.

59 Tcnicas basadas en tendencias. Es probable que la tcnica ms expedida sea la proyeccin de las tendencias de la organizacin durante el pasado. Dentro de estas tcnicas tenemos: Extrapolacin Indexacin Anlisis estadstico

Tcnicas basadas en otros factores.

Existen otros mtodos para calcular la demanda futura de recursos humanos, de los cuales tenemos: Anlisis de presupuestos y planeacin Anlisis de nuevas operaciones Modelos de computadoras El proceso de planeacin de Recurso Humano

Planes globales de la organizacin

Estimativo inicial de personal requerido

Inventario proyectado Requisito neto de personal

Reclutamiento

Renuncias Despidos Jubilaciones Licencias Transferencias Promociones Fallecimientos

Retiros

60 2.5.9 Cuadro de contrataciones Una vez evaluada la demanda futura de recursos humanos el departamento de personal procede a llenar las vacantes. Existen dos fuentes de suministros de personal: la interna y la externa. El suministro interno se compone de los empleados actuales que pueden ser promovidos o transferidos, o que pueden absorber entre sus funciones las que se quiere llenar. El suministro externo se compone de la oferta de mano de obra exterior a la organizacin; empleados de otras compaas, desempleados, estudiantes a punto de graduarse, etc.

CUADRO DE CONTRATACIONES

Fecha

Remuneracin prevista

rea o departamento

Fecha de contratacin (d/m/a)

2.5.10 ANLISIS FODA Por qu un FODA? Para conocer el estado de la situacin de la organizacin interna y externa (entorno). Abraham Lincoln dice Si pudiramos saber primero dnde estamos (diagnstico) y hacia dnde vamos (visin, direccin de desarrollo), podramos juzgar mejor qu hacer y cmo hacerlo (plan operativo). El anlisis FODA consiste en analizar la situacin de la organizacin desde el punto de vista interno y externo, diferenciando sus aspectos positivos y negativos.

61 A los aspectos internos positivos los llamamos FORTALEZAS. A los aspectos internos negativos los llamamos DEBILIDADES. A los aspectos externos positivos, los llamamos OPORTUNIDADES A los aspectos externos negativos, los llamamos AMENAZAS.

Fortalezas.- Las principales ventajas (comparativas), capacidades y recursos, en los cuales la organizacin se puede apoyar para llegar a concretar la visin.

Debilidades.- Razones, circunstancias reales o percibidas por las cuales la organizacin no funciona bien (no se orienta hacia la visin) y los clientes no se sienten contentos, satisfechos.

Oportunidades.- Circunstancias externas favorables que la organizacin puede aprovechar para avanzar hacia la visin.

Amenazas.- Aspectos desfavorables en el contexto, que pueden afectar negativamente en el desarrollo organizacional hacia la visin.

Aplicando un anlisis FODA lo que se pretende determinar son: Las Fortalezas para impulsarlas Las debilidades para eliminarlas Las oportunidades para potenciarlas, aprovecharlas Las amenazas para evitarlas, neutralizarlas.

2.5.11 Anlisis y descripcin de funciones

2.5.11.1 Anlisis de puestos Jos Castillo Aponte (1993) define al anlisis ocupacional como el proceso sistemtico de recoleccin y estudio de la informacin caracterstica de un puesto, que permita identificar su objetivo bsico, las actividades que deben realizarse para cumplir su misin, las especificaciones de las tareas, el cliente y proveedor del cargo, las

62 condiciones ambientales bajo las cuales se realiza el trabajo, sus responsabilidades y los requisitos que debe reunir la persona que lo desempee.

Importancia del anlisis de puesto. La importancia radica en que antes de iniciar la bsqueda de las personas requeridas por la empresa se deben tener claramente identificadas las funciones y requisitos del puesto vacante, lo cual es parte de la funcin de anlisis de ocupacional. Si alguien inici la bsqueda de un nuevo empleado sin tener claramente definido su perfil ocupacional, le puede suceder lo mismo que el individuo que llega adquirir en un almacn sin saber qu es lo que desea comprar y termina adquiriendo algo que no necesita. Asignar objetivos a cada funcin Eliminar requisitos y demandas no indispensables Identificar candidatos adecuados a las vacantes. til para explicar a los candidatos en que consiste el trabajo Permite la aplicacin racional de tcnicas de reclutamiento, seleccin, induccin, capacitacin y desarrollo personal. Base para la organizacin, estructuracin y definicin de las unidades de trabajo. Informacin previa para el anlisis de funciones. Los analistas de puestos obtienen informacin relativa a los empleados y a quienes los desempean. Antes de estudiar cada puesto los analistas estudian. La organizacin Sus objetivos Sus caractersticas Sus insumos (personales, materiales, procedimientos). Los productos y/o servicios que brinda a la comunidad. Recopilan informacin existente en la empresa, de otras empresas o de boletines oficiales.

63 Una vez previstos de un programa ge neral sobre la organizacin y su desempeo, los analistas: Identifican los puestos que es necesario analizar. Preparan un cuestionario de anlisis de puestos. Obtienen informacin para el anlisis de puestos. 2.5.11.2 Descripcin de funciones. La informacin sobre los diversos puestos de una compaa pueden emplearse en tres formas principales: para la descripcin de puestos, para la especificaciones de una vacante o puesto, y para establecer los niveles de desempeo necesarios para una funcin determinada. La descripcin de funciones se la define como un documento que contiene la informacin objetiva de las actividades y responsabilidades a cumplir en un puesto, las relaciones entre los puestos de la organizacin, las condiciones de trabajo, frecuencia y mbito de ejecucin y responsabilidades de supervisin. Para no forzar la creatividad del ocupante del cargo, su descripcin debe dejar abierta la posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la posicin, para esto es conveniente que al concluir el listado de las funciones que explcitamente se han identificado para el cargo, se deje constancia sobre la posibilidad de realizar otras funciones que conduzcan a los resultados esperados del cargo.

2.5.11.3 Preparacin de un proceso de anlisis y descripcin de Funciones. Antes de iniciar un programa de anlisis y descripcin de funciones, debemos: Determinar las necesidades de la organizacin. Asegurar apoyo de la administracin y la cooperacin del personal. Explicar objetivos y propsitos de contar con la descripcin de funciones. Elegir un responsable o administrador del proceso.

2.5.11.4 Desarrollo del proceso de anlisis de funciones.

64 La prctica del anlisis ocupacional se facilita si visualizamos esta funcin como un proceso, es decir, como un conjunto de actividades o etapas interrelacionadas para producir un resultado. El proceso se lo puede graficar de la siguiente manera.

Esquema Proceso de Anlisis de Funciones

Recoleccin de informaci n

Anlisis de cargos

Descripcin del cargo

1.- Recoleccin de informacin

La primera etapa del proceso es la recoleccin de la informacin pertinente al cargo, que permite diferenciarlo de las dems posiciones existentes en la empresa. Una vez que se tiene toda la informacin confiable y necesaria para caracterizar el puesto de trabajo, se procede a estudiar en detalle los datos laborales indispensables para preparar los elementos constitutivos de la descripcin del cargo, priorizar las funciones, determinan las responsabilidades y los requisitos requeridos mnimos para desempear la posicin. La fuente natural de informacin laboral es la persona que ocupa el cargo, por razones obvias es dicha persona quien mejor debe conocer la forma como funciona su puesto de trabajo. Sin embargo, es entendible tambin la tentacin que siente el titular del cargo de exagerar la informacin que suministra, especialmente cuando sabe que puede ser utilizada para determinar los niveles salariales. Por lo anterior, se hace necesario apelar a otra fuente de informacin del cargo, que es su supervisor inmediato.

2.- Anlisis de cargos Una vez que se tiene la informacin necesaria sobre cada uno de los cargos de la empresa se procede a analizarla para determinar:

65 a) Identificacin del cargo, b) objetivos bsicos; c) funciones, d) responsabilidades, e) condiciones fsicas del ambiente de trabajo, f) requisitos mnimos; y g) cliente y proveedor del cargo.

a) Identificacin del cargo: Los elementos que identifican suficientemente un cargo son el nombre, el rea de la empresa a la cual pertenece y la posicin del jefe inmediato. El nombre del cargo debe ser sencillo pero claro como para dar una idea de su naturaleza; en caso de existir varios nombres para un mismo cargo se debe escoger el ms utilizado en la empresa. Como ejemplo de identificacin de un cargo tenemos:

Nombre del cargo rea Jefe inmediato

: : :

Conductor local Mercadeo y ventas Supervisor de despachos.

b) Objetivo bsico del cargo: es el resultado esperado de la realizacin de las funciones y constituyen la razn de existir dentro de la empresa. Representa el aporte que el ocupante del cargo hace a la misin de la institucin. Se debe procurar identificar el objetivo bsico del cargo en trminos de un servicio, producto o componente del producto que pueda ser utilizado independientemente. El analista debe destacar el objetivo del cargo diferencindolo de las funciones y expresndolo concretamente de tal manera que sea posible visualizar su articulacin con los objetivos superiores del rea y de la empresa. De esta manera servir como orientador del desempeo.

c) Funciones: las acciones que se realizan en el ejercicio de un cargo pueden ser fundamentalmente fsicas, mentales o de relaciones interpersonales. La frase que describe la funcin debe iniciarse con un verbo en infinitivo y ser suficientemente claro y ser suficientemente clara como para mostrar su relacin con el objetivo del cargo. Cada enunciado debe superar la prueba de justificacin, respondiendo afirmativamente a la pregunta: contribuye esta funcin al logro del objetivo del cargo?

66 Como resultado del anlisis del cargo, las funciones deben priorizarse para distinguir las importantes de las secundarias. La importancia de las tareas est discriminada por su contribucin a los objetivos del cargo y por las consecuencias que se derivan de su ausencia de realizacin.

d) Responsabilidades: La responsabilidad por la calidad consiste en el cumplimiento de las normas o especificaciones con las cuales se debe realizar el trabajo. Estas normas deben ser establecidas conjuntamente entre el ocupante del cargo, su jefe inmediato y el analista. Es conveniente determinar para cada cargo las consecuencias de los errores que se deben prevenir.

e) Condiciones Ambientales: El estudio ahora se orienta a especificar las condiciones fsicas que rodean el trabajo, tales como ruido, polvo, gases, iluminacin, temperatura, humedad, etc. Tambin se debe identificar las principales fuentes de accidentes o peligros a que est expuesto el ocupante del cargo y sus posibles consecuencias.

f) Requisitos mnimos: Se hace necesario que el analista se dirija ahora hacia la fijacin de los requisitos mnimos que debe reunir la persona, para realizar adecuadamente el trabajo. La demanda de las caractersticas personales depende de la naturaleza del trabajo que se realiza en el cargo. La experiencia tambin permite pronosticar ciertas habilidades y destrezas deseables para el desempeo de la posicin, que de otra forma seran difciles de detectar, como puede ser la habilidad para el manejo de las relaciones interpersonales.

3.- Descripcin de l cargo La descripcin de funciones se la define como un documento que contiene la informacin objetiva de las actividades y responsabilidades a cumplir en un puesto, las relaciones entre los puestos de la organizacin, las condiciones de trabajo, frecuenc ia y mbito de ejecucin y responsabilidad de supervisin.

67 Para no coactar la creatividad del ocupante del cargo, su descripcin debe dejar abierta la posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la posicin, para esto es conveniente que al concluir el listado de las funciones que explcitamente se han identificado para el cargo, se deje constancia sobre la posibilidad de realizar otras funciones que conduzcan a los resultados esperados del cargo. En trminos generales, la descripcin de funciones bien hechas no deben constituir camisas de fuerza ni para el trabajador ni para la empresa.

2.6 MTODOS PARA EL ANLISIS DE PUESTOS. Dentro del anlisis de funciones existen mtodos para su anlisis y tenemos:

1.- El Cuestionario

La informacin bsica que suministra el trabajador se obtiene mejor mediante un cuestionario cuidadosamente elaborado para tal fin. Existen varios formatos para elaborar estas encuestas, que pueden adaptarse a las necesidades de cada estudio. Cualquiera que sea el diseo del cuestionario que se escoja, su diligenciamiento se hace ms eficaz si el trabajador tiene la oportunidad de responderlo en un tiempo razonable y con disponibilidad del analista encargado del estudio, para aclararle cualquier duda que se le pueda presentar. El cuestionario respondido por el titular del cargo debe ser revisado por el jefe inmediato y si es necesario, modificado conjuntamente con el trabajador.

2.- Observacin directa

Consiste en la inspeccin presencial que el analista hace del desempeo del cargo. Este medio para recabar datos del trabajo se hace ms eficaz si se realiza despus de conocer el cuestionario diligenciado por el trabajador y con la intencin de aclarar lo que sea necesario.

3.- La Entrevista

68 Generalmente esta comunicacin personal es utilizada por el analista laboral para refinar la informacin obtenida del trabajador y de su jefe inmediato. A travs de una adecuada entrevista se puede obtener datos sobre incidentes crticos que ocurren durante el desempeo del cargo y los cuales son importantes al realizar su estudio detallado.

2.6.1 Contenido del Formulario de la descripcin de Funciones. A continuacin se describe el modelo del formulario. (Ver anexo 1) 2.6.2 Ejemplo de descripcin de funciones

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

Planta: Divisin: Depto: Seccin: Quito Ventas Ventas directas Distribucin Fecha elaboracin original: 10-12-97 Revisin No. 4 fecha 04-01-2000

Cargo Reporta directamente Reporta indirectamente Implementos de seguridad y/o ropa o uniformes de trabajo

: : : :

Vendedor Jefe de ventas Gerente de ventas

- un terno - una camisa - dos pares de zapatos

A.- OBJETIVO

Ejecutar las polticas de ventas de la compaa implementadas para la comercializacin de sus productos en el sector de la sierra, a travs de acciones de direccin y organizacin eficientemente coordinadas con la distribucin, a fin de lograr en forma permanente un incremento en las ventas.

69 B.- FUNCIONES Supervisar y controlar las ventas directas efectuadas con el vehculo de reparto o si l, a fin de buscar que los productos tengan excelente presencia comercializadora en los puntos de distribucin. Receptar y utilizar los materiales (publicidad en el punto de venta) que son producidos por las agencias publicitarias con el fin de que cumplan con los objetivos para los que fueron ideados. Programar y coordinar con el jefe del departamento las ventas generales y especiales a fin de alcanzar la mxima rentabilidad de las inversiones efectuadas por ese concepto. Controlar diariamente el funcionamiento de los exhibidores de los puntos de venta a fin de comprobar su buen estado y programar mantenimientos preventivos en caso de ser necesarios. Administra las ventas directas de los productos a los hogares cuidando que sean depositadas las garantas en su debida oportunidad. Elaborar un plan diario para la distribucin y ventas de los productos y disponer que la entrega lo realice el chofer de reparto en forma oportuna.

C.- RELACIONES PRINCIPALES

CONTACTOS INTERNOS Y EXTERNOS

DENTRO DE LA COMPAA Bodega de abastecimiento Facturacin Chferes

FUERA DE LA COMPAA Dueos de locales comerciales Agencias de publicidad

70 D.- SUPERVISIN

DIRECTA Chofer de reparto INDIRECTA Ninguna

E.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO

E.1 EDUCACIN MNIMA NECESARIA

Ttulo de bachiller en Qumico Bilogo o en Comercio y Administracin.

E.2 CONOCIMIENTOS RELATIVOS AL PUESTO

Cursos de ventas, mercadeo y computacin.

E.3 EXPERIENCIA TOTAL MNIMA NECESARIA

6 meses

_________________________ Nombre del titular

__________________________ Gerente /Gerente General

________________________ Gerente / Jefe de Ventas

__________________________ Jefe inmediato

________________________ Recursos Humanos

Fecha: _____________________

71 2.6.3 RECLUTAMIENTO Y SELECCIN

2.6.3.1 Reclutamiento definicin

William B Werther (1992) define al reclutamiento como el proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento se inicia cuando se empieza la bsqueda, y termina cuando se reciben las solicitudes de empleo. Se obtiene as un conjunto de solicitudes, del cual se obtiene posteriormente el nuevo o nuevos empleados. Proceso de identificar a candidatos capacitados para llenar las vacantes.

Objetivo

El objetivo del reclutamiento es poner a disposicin de la empresa, para proceder a la seleccin, a un grupo de candidatos(as) idneos(as). A mayor nmero de aspirantes idneos, mayor probabilidad de una mejor seleccin.

Fuentes de reclutamiento

Para obtener el nmero requerido de candidatos idneos para un cargo vacante, el reclutador debe explorar las fuentes adecuadas de acuerdo con los recursos y polticas de la empresa y con las condiciones de los aspirantes que busca. A continuacin se describirn las fuentes de reclutamiento ms utilizadas por diferentes organizaciones. El propio personal El archivo de solicitudes Las organizaciones educativas Las asociaciones profesionales Las agencias de empleo Las empresas de servicios temporales

72 Medios de reclutamiento

Los medios de reclutamiento son los canales a travs de los cuales la empresa divulga en su mercado laboral la existencia de una oportunidad de empleo, con el propsito de atraer los mejores aspirantes; s fundamentalmente vas de comunicacin entre la on empresa y los aspirantes a empleo. Los medios ms comunes de reclutamiento son: Comunicacin oral (personal o telefnica) Comunicacin escrita (carta, memorando o boletn) Anuncio radial Aviso de prensa

Procedimiento de reclutamiento

Anlisis de cargo

Requisitos del cargo

Fuentes de reclutamiento

Medios de reclutamiento

Candidatos

Verificacin de referencia

Diligenciamiento de solicitudes de empleo

2.6.3.2 Seleccin definicin

El proceso de seleccin consiste en una serie de pasos especficos que se emplean para decidir que solicitudes deben ser contratados. Concluidas las actividades de reclutamiento se tiene ahora una cantidad adecuada de candidatos, entre los cuales se debe escoger el que mejor se adapte a las condiciones del cargo y de la empresa.

73 Objetivo e importancia.

El proceso de seleccin tiene como objetivo escoger, dentro del grupo de candidatos reclutados, aquel que por sus habilidades, conocimientos y actitudes presente las mayores posibilidades de desempearse adecuadamente tanto en el cargo vacante como el resto de la compaa. La seleccin de personal debe buscar en primer trmino que el candidato se encaje dentro de la organizacin y luego en el cargo que va a ocupar. Una seleccin emprica, caracterizada por criterios altamente subjetivos del seleccionador, atenta tanto contra los objetivos de los trabajadores como de la organizacin, por efecto de la baja eficiencia de la fuerza laboral, por la excesiva rotacin del personal y por la necesidad adicional de entrenamiento que genera. En cambio, un proceso tecnificado y objetivo de seleccin garantiza:

1. Alta calidad en la fuerza laboral. 2. Un estmulo a los trabajadores que son seleccionados por sus condiciones personales y sin ingerencias extraas. 3. Reduccin de los costos de adaptacin y entrenamiento.

2.6.3.3 Elementos de la seleccin.

El departamento de personal emplea el proceso de seleccin para realizar la contratacin del nuevo personal. El proceso de seleccin se basa en tres elementos esenciales: La informacin que brinda el anlisis de puestos proporciona la descripcin de tareas, las especificaciones humanas y los niveles de desempeo que requiere cada puesto. Los planes de recursos humanos a corto y largo plazo permiten conocer las vacantes futuras con cierta precisin, y permite as mismo conducir el proceso de seleccin en forma lgica y ordenada. Los candidatos, finalmente, son un elemento esencial, para que se disponga de un grupo de personas entre las cuales se pueda escoger.

74 Hay otros elementos adicionales en el proceso de seleccin, que tambin deben ser considerados: la oferta limitada de empleo, los aspectos ticos, las polticas de la organizacin y el marco legal en el que se inscribe toda la actividad.

Elementos de la seleccin

Anlisis de puestos

Planes de recursos humanos

Proceso de Seleccin

Orientacin Capacitacin Desarrollo Planeacin del Desarrollo profesional Compensacin Accin colectiva Control de personal

Candidatos

2.6.3.4 Pasos bsicos del proceso de seleccin

Decisin de contratar Descripcin realista Del puesto Entrevista con el supervisor Paso 6 Examen medico Paso 5 Verificacin de datos y referencias Paso 4 Entrevista de seleccin Paso 3 Pruebas de idoneidad Paso 2 Recepcin preliminar de solicitudes Paso 1

Paso 8 Paso 7

75 2.7. INDUCCIN 2.7.1 Objetivo

El objetivo general de la induccin es el de adaptar a los nuevos empleados a la cultura de la organizacin y a sus metas. Busca contribuir al mejoramiento del desempeo

2.7.2

Procedimientos

La induccin del nuevo empleado debe iniciarse en el momento mismo que se le comunica su aceptacin, entregndole la mayor informacin escrita sobre:

Estructura de la organizacin Polticas y objetivos generales Beneficios y servicios establecidos para el personal Descripcin del cargo Normas de seguridad y reglamentos de la empresa.

2.7.3

Induccin especifica

La induccin especfica estar a cargo del jefe inmediato, con relacin al cargo que se va a ocupar y presentacin de sus compaeros de trabajo. Es necesario establecer mecanismos de comunicacin de doble va, para que el nuevo empleado tenga posibilidad de expresar su opinin sobre la informacin que recibe.

2.7.4.

Plan de induccin

Es importante establecer por escrito un plan de induccin y entrenamiento inicial para cada uno de los nuevos empleados, que contenga bsicame nte:

76 Tiempo de duracin, con fecha de inicio y terminacin Personal responsable por reas de induccin

2.8 2.8.1

Capacitacin y Desarrollo Objetivo

Ayuda a asegurar que la organizacin tenga el personal con las capacidades y los conocimientos que sta necesita para alcanzar sus objetivos estratgicos.

El objetivo principal de la capacitacin es desarrollar al mximo el potencial de los trabajadores para que puedan utilizar todas sus capacidades, tanto dentro como fuera del trabajo.

Cmo beneficia la capacitacin a la organizacin?

Conduce a rentabilidad ms alta y a actitudes ms positivas Mejora el conocimiento del puesto Eleva la moral de la fuerza de trabajo Crea mejor imagen Mejora la relacin jefes - subordinados Contribuye a la formacin de lideres y dirigentes Incrementa la productividad y la calidad del trabajo Elimina los costos de recurrir a consultores externos Se promueve la comunicacin a todas la organizacin

77 2.8.2 Definicin

Se la define como el proceso mediante el cual se lleva a cabo una serie sistematizada de actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y mejorar actitudes de los Recursos Humanos. En ella se conjuga la realizacin individual con la consecucin de los objetivos de la organizacin.

2.8.3

Desarrollo Objetivo

Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solucin de problemas Alimenta la confianza, la posicin asertiva y el desarrollo Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones Permite el logro de metas individuales Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos

2.8.4

Concepto

El mtodo efectivo para enfrentar varios de los desafos que ponen a prueba la habilidad de las organizaciones modernas. Entre estos desafos se incluyen la obsolencia de los conocimientos del personal, los cambios sociales y tcnicos, y la tasa de rotacin de los empleados.

2.8.5

Pasos bsicos en la capacitacin

El xito de la funcin de capacitacin depende en gran medida del seguimiento de las siguientes etapas que componen el proceso.

78 a) Determinacin de las necesidades de capacitacin Un anlisis del desempeo realizado durante la evaluacin de cada uno de los integrantes de la organizacin, permite a los supervisores respectivos elaborar un listado de prioridades de entrenamiento; estas listas junto con los planes estratgicos y los planes a corto y mediano plazo de la fuerza laboral de la empresa, permite a los directivos de la lnea identificar sus necesidades de capacitacin.

b) Planes de entrenamiento Luego de identificar las necesidades de la empresa en esta rea, se puede disear los proyectos especficos de capacitacin y formacin, para satisfacerlas. En esta fase de planeacin los responsables del entrenamiento fijaran asuntos corno: los objetivos del ent renamiento, las conductas observables en los capacitados al trmino del proyecto, a quienes entrenar, que tipo de capacitacin, cuando capacitar, durante que tiempo, y con que mtodo.

c) Ejecucin del entrenamiento En esta fase los diferentes planes son implementados. El director de la capacitacin es el responsable de la creacin de las condiciones para que las actividades se realicen de acuerdo a lo planeado.

d) Evaluacin del entrenamiento En esta etapa son medidos los resultados de todos los esfuerzos de mejoramiento del personal. La eficiencia de los planes y programas de entrenamiento es medida en funcin del logro de los objetivos planteados en su fase de planeacin.

79

Grafica del proceso de capacitacin y desarrollo

Determinacin de necesidades

Planeacin

Ejecucin

Evaluacin de Resultados

Retroalimentacin

2.9

EVALUACIN DEL DESEMPEO

2.9.1

Definicin

Constituye el proceso por el cual se estima durante un periodo determinado, el rendimiento global del empleado y de su potencial de desarrollo y servir de base para las medidas que debe adoptar la organizacin. Es un inventario del patrimonio humano de la empresa.

2.9.2

Objetivo

Proporcionar una descripcin exacta y confiable de la manera en que el empleado lleva a cabo su funcin, a fin de abordar medidas correctivas que mejoren o potencien su desempeo laboral y del equipo.

80 2.9.3 Usos mas destacados y ventajas de la informacin de Evaluacin del desempeo

Mejora el desempeo Polticas de compensacin Decisiones de ubicacin Necesidades de ubicacin Necesidades de capacitacin y desarrollo Planeacin de la carrera profesional Determina errores en el diseo e informacin del puesto Detecta influencias externas en el desempeo

2.9.4 Pasos Bsicos en la evaluacin del desempeo Comprende tres pasos principales

Definir las funciones y objetivos y estar de acuerdo en las responsabilidades y los criterios de desempeo para la consecucin de los procesos.

Evaluar el desempeo: Comparar el rendimiento real con los criterios de desempeo determinados para las funciones.

Ofrecer retroalimentacin y configurar planes de desarrollo personal.

Estndares de desempeo Constituyen los parmetros que permiten mediciones ms objetivas, guardan relacin estrecha con los resultados que se desean en cada funcin. No pueden fijarse abiertamente, se desprenden del anlisis de funciones y/o del cumplimiento.

81 Mediciones del desempeo Son los sistemas de calificacin de cada labor. Para ser tiles las mediciones deben ser de uso fcil, confiables y calificar los elementos esenciales que determinan el desempeo. Las observaciones del desempeo pueden llevarse a cabo en dos formas 1. Directa: cuando quien califica el desempeo lo ve en persona 2. Indirecta: cuando el evaluador debe basarse en otros elementos, son menos confiables.

82 ORDEN DE TRABAJO No. 001 Quito, 16 de Mayo del 2006 Seora Marlene Puruncajas Chvez EGRESADA DE LA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA DE LA UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL Ciudad.De mi consideracin: En cumplimiento del Proyecto de Tesis aprobado por el H. Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias Administrativas, Escuela de Auditora de la U.T.E., srvase proceder a efectuar la Auditora Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.,cuyo alcance cubrir el perodo comprendido desde el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006. Se faculta a la Sra. Marlene Puruncajas Chvez que acte en calidad de investigadora-auditora operativa y el suscrito como supervisor Terminado el Trabajo de Auditora, se servir presentar el respectivo informe. Atentamente,

CPA. Carlos Garca DIRECTOR DE TESIS

83 Quito, 16 de Mayo del 2006

PARA: DE:

DR. JAIME GUTIRREZ

GERENTE GENERAL DE LABORATORIOS BIOGENET S.A.

MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHVEZ INVESTIGADORA-AUDITORA OPERATIVA

ASUNTO:

INICIO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL REA DE RECURSOS HUMANOS

En cumplimiento a la Orden de Trabajo No. 001 emitida por el C.P.A. Carlos Garca, catedrtico de la Universidad Tecnolgica Equinoccial y Director de Tesis, pongo a su conocimiento que en esta fecha se da inicio a la prctica de Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., cuyo alcance cubrir el perodo comprendido desde el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006. Particular que le doy a conocer y por su intermedio al personal a su cargo.

A la vez me permito solicitar su colaboracin para disponer de la informacin necesaria en el transcurso de la misma.

Atentamente,

MARLENE PURUNCAJAS CHAVEZ INVESTIGADORA-AUDITORA OPERATIVA

84 PLAN DE TRABAJO

ENTIDAD TIPO DE TRABAJO RUBRO O REA PERODO RESPONSABLE

: LABORATORIOS BIOGENET S.A. : Auditora Administrativa : Recursos Humanos : Del 16 de Mayo al 16 de Noviembre de. 2.006 : Marlene Puruncajas Chvez

1.

ANTECEDENTES

La Auditora Administrativa de Recursos Humanos se efectuar de conformidad con la Orden de Trabajo No. 001 de Fecha 16 de Mayo de 2.006 emitida por el C.P.A. Carlos Garca, en su calidad de Director de Tesis, de acuerdo al Plan de Tesis y al esquema a desarrollarse aprobado.

2.

OBJETIVOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

Con la realizacin de la Auditora Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., se pretende alcanzar los siguientes objetivos:

85 Verificar si los objetivos propuestos por la Empresa se han cumplido y a su vez si las actividades del rea de Recursos Humanos se han llevado a cabo en forma eficiente, efectiva y econmica.

Evaluar el Sistema de Control Interno gerencial de la Empresa, determinando as mismo el grado de confiabilidad que merece la administracin en el ejercicio directo del control sobre los recursos humanos.

Proporcionar ayuda a nivel gerencial, a travs de la formulacin de recomendaciones que permitan tomar las medidas correctivas

necesarias, sobre las deficiencias encontradas.

3.

ALCANCE DE LA AUDITORA

La Auditora Administrativa a realizarse ser del rea de Recursos Humanos de LABORATORIOS BIOGENET S.A. en el perodo comprendido entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.

86 4. ESTRUCTURA ORGNICA

LABORATORIOS BIOGENET S.A. se encuentra estructurada de la siguiente manera:

NIVEL LEGISLATIVO NIVEL DIRECTIVO NIVEL EJECUTIVO

: - Junta General de Accionistas : - Directorio : - Presidencia Administrativa - Gerencia General

NIVEL ASESOR

: - Comisara - Auditora Interna - Asesora Jurdica

NIVEL DE APOYO

: - Secretara - Contabilidad - Jefe Administrativo

NIVEL OPERACIONAL

: - Jefe de Ventas - Vendedores

NIVEL DE SERVICIOS

: - Chferes - Guardias - Jefe de Bodega -Ayudantes de Bodega - Conserje

87 5. BASE LEGAL

La Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. fue creada mediante Resolucin No. 1803, el 28 de junio de 1994 e inscrita en el Registro Mercantil con el No. 125 de fecha 3 de agosto de 1994 del mismo ao, fecha en la cual da inicio a sus actividades comerciales.

Rige para su funcionamiento legal la Ley de Compaas, Cdigo de Comercio, Cdigo de la Salud, Cdigo de Trabajo, Ley de Rgimen Tributario Interno, Estatutos y Reglamento Interno de la Empresa.

6.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Es una

Empresa con fines de lucro,

tiene como actividad principal la

distribucin, representacin y comercializacin de productos farmacuticos. La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Quito en las calles Vicente Crdenas E-589 y Japn. El nmero de trabajadores es de 36 empleados que cumplen funciones en la parte administrativa, servicios y ventas. Los principales proveedores de LABORATORIOS BIOGENET S.A., son:
TECNOPAPEL, LABORATORIOS LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS GUGONZA , etc.

88 7. FUNCIONARIOS PRINCIPALES Los funcionarios principales de LABORATORIOS BIOGENET S.A. son los siguientes:

PRESIDENTE ADMINISTRATIVO GERENTE GENERAL COMISARIO AUDITOR INTERNO ASESOR JURDICO SECRETARIA DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO DE VENTAS 8. UNIDADES DE APOYO

: : : : : : : :

Sra. Lourdes Hurtado Dr. Jaime Gutirrez Sr. Wilfredo Arauz Lcda. Norma de Campo Dr. Pablo Huaca Sra. Isabel Gonzlez Lic. Myrian Daz Dr. Milton Angulo.

Para la realizacin del trabajo de Auditora se prev contar con el apoyo y asistencia de Catedrticos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Tecnolgica Equinoccial, del Director de Tesis, de los Profesores Asesores y del Personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.

89 9. RECURSOS A UTILIZARSE a) Recursos Humanos: a.1 El Director de Tesis, quien acta como Supervisor de Auditora

a.2

La Auditora Investigadora egresada de la Escuela de Contabilidad y Auditora

b)

Recursos Materiales

500 hojas de papel bond tamao INEN 200 hojas de papel peridico 100 hojas rayadas para Cdulas Narrativas 100 hojas de formularios para Programas de Auditora 30 hojas de formularios para cuestionarios de Control Interno

2 lpices 2 lpices bicolor 2 esferogrficos 2 borradores bicolor 1 corrector Regla Clips

90 c) Recursos Financieros

El total de recursos financieros estarn a cargo de la Auditora Investigadora

10. TIEMPO ESTIMADO

Das Calendario Das Laborables

: 180 das : 120 das

11. FECHA DE INICIACIN DE LAS LABORES

16 de Mayo del 2006

a) Del 16 al 30 de Mayo visitas a LABORATORIOS BIOGENET S.A. b) Todo el mes de Junio Revisin de Legislacin, Objetivos, Polticas y Normas de LABORATORIOS BIOGENET S.A. c) Todo el mes de Agosto del 2006 Revisin y Evaluacin del Control Interno d) Todo el mes de Septiembre Examen de reas Crticas e) En el mes de Octubre y Noviembre Narrativa de Resultados

ELABORADO POR

REVISADO POR

Marlene Puruncajas Chvez EGRESADA DE AUDITORIA

C.P.A. Carlos Garca DIRECTOR DE TESIS

91 4.1 AUDITORA ADMINISTRATIVA DEL REA DE RECURSOS

HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. PERODO. (MAYO NOVIEMBRE 2006) NDICES Y MARCAS NDICES

NDICE F1 F2

FASE I II

DESCRIPCIN Estudio Preliminar Revisin de Legislacin, Objetivos,

Polticas y Normas F3 F4 F5 III IV V Revisin y Evaluacin del Control Interno Examen Profundo de reas Crticas Comunicacin de Resultados

MARCAS Comprobacin de operaciones administrativas autorizadas Comprobacin de procesos de actividades no autorizadas Verificacin sobre el cumplimiento de una actividad Confrontacin de disposiciones legales procedimientos establecidos con

Seguimiento o rastreo de una actividad Actividad Novedosa

92

PROGRAMA DE AUDITORA
ENTIDAD REA FASE I
No.

: : :

BIOGENET S.A. Recursos Humanos ESTUDIO PRELIMINAR

PROCEDIMIENTOS REF. P/T

F1 1/13
HECHO POR FECHA

OBJETIVO: Obtener informacin bsica sobre la Empresa, con el fin de utilizarla en el planteamiento y organizacin del trabajo de Auditora en las fases subsiguientes. PROCEDIMIENTOS: 1. Realice un recorrido por la entidad y mantenga entrevistas para conocer al personal e informarles acerca del trabajo de Auditora a desarrollarse Obtenga los documentos relacionados con la Legislacin de la Empresa (Leyes, Estatutos, Reglamento, Organigramas, etc.

F1 2 / 13 F1 3 / 13

M.P.

26-05-06

2.

M.P.

26-05-06

3.

Describa las principales funciones del personal que F1 F1 labora en LABORATORIOS BIOGENET S.A. 4 / 13 11 / 13 Mediante la observacin directa entrese de cul es el mtodo que emplea la empresa para el control de Asistencia de Personal Obtenga conocimiento en forma general de las recomendaciones y sugerencias de auditorias internas anteriores al rea a examinarse
F1 12 / 13 F1 13 / 13

M.P.

26-05-06

4.

M.P.

26-05-96

5.

M.P.

26-05-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G.

93

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 2/13

RECORRIDO POR LAS INSTALACIONES DE LA ENTIDAD Luego de haber tenido un dilogo informativo con el Presidente y Gerente de LABORATORIOS

BIOGENET S.A., proced a realizar en compaa del Gerente un entidad, recorrido por las instalaciones de la el cual pude conocer e

mediante

identificar al personal que labora en la misma, de quienes obtuve su compromiso de colaboracin con la informacin necesaria y de todo cuanto est a su alcance durante el desarrollo de la Auditora a practicarse; puesto que tanto funcionarios como empleados estn conscientes de la importancia que reviste este tipo de trabajo, ya que permitir conocer las deficiencias que puedan darse en el proceso administrativo y de esta manera poder aplicar las medidas conectivas necesarias. ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 3/13

LEGISLACIN APLICABLE LABORATORIOS BIOGENET S.A. cuenta

para el desarrollo y conduccin de sus actividades bsicamente con las siguientes disposiciones legales: Ley de Compaas Cdigo de Comercio Cdigo de la Salud Ley de Rgimen Tributario Interno Cdigo de Trabajo Estatutos y Reglamento Interno

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 4/13

PRINCIPALES FUNCIONES DEL PERSONAL LABORATORIOS BIOGENET S.A. est conformada por el siguiente personal: Presidente administrativo Gerente Comisario Asesor Jurdico Contadora General Cajera General Secretaria Auxiliar de Contabilidad Jefe de Cartera Facturadora Bodegueros Auxiliares de Bodega Supervisor de Ventas Vendedores Chferes Conserje Guardias

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06 CARGO: PRESIDENTE ADMINISTRATIVO FUNCIONES PRINCIPALES: Convocar presidir las sesiones de Directorio y Junta General Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias Suscribir conjuntamente con el Gerente contratos, documentos, etc. Supervisar la buena marcha de la Compaa CARGO: GERENTE FUNCIONES PRINCIPALES Representar empresa Convocar a sesiones de Junta General y Directorio a peticin de la presidencia Elaborar la pro forma presupuestaria Velar por la buena marcha de la empresa CARGO: COMISARIO FUNCIONES PRINCIPALES: Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Compaas Presentar informes anuales Vigilar por lo que ocurre dentro de la empresa ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G. judicial y extrajudicialmente a la

F1 5/13

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 6/13

CARGO: ASESOR JURDICO FUNCIONES PRINCIPALES Asesorar jurdicamente a la planta ejecutiva en

funciones de comercio y administracin Representar en conjunto con el Gerente en todos los actos locales de la Compaa Defender a la compaa en litigios laborales,

comerciales, civiles y penales CARGO: AUDITOR INTERNO FUNCIONES PRINCIPALES Realizar exmenes especiales y/o auditorias Proporcionar asesora tcnica o administrativa Velar por el fortalecimiento del Sistema de Control Interno CARGO: CONTADORA GENERAL FUNCIONES PRINCIPALES Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las labores de contabilidad y del personal a su cargo Elaborar, revisar y autorizar con su firma los Estados Financieros Elaborar presupuestos de operacin y de inversin Ejercer control previo y concurrente de ingresos y gastos, inventarios, precios de costos y ventas, etc. ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 7/13

CARGO: CAJERA GENERAL

FUNCIONES PRINCIPALES Recibir diariamente recaudaciones de vendedores Entregar pago de clientes Preparar depsitos diarios a bancos Mantener prendas CARGO: SECRETARIA FUNCIONES PRINCIPALES: Asistir a sesiones de Junta y Directorio y actuar como Secretaria Llevar el libro de actas Llevar la correspondencia Atender el telfono Es responsable del control y mantenimiento oportuno del equipo de ofi cina Debe controlar y atender las citas de trabajo de los administradores Reemplazar ocasionalmente a la cajera CARGO: AUXILIAR DE CONTABILIDAD FUNCIONES PRINCIPALES Registro y manejo de cuentas auxiliares bajo su custodia, valores, documentos y

Elaboracin de comprobantes de egreso y cheques,

previa orden de Gerencia General.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 8/13

Control previo y concurrente de bancos y sus conciliaciones bancarias Elaboracin de roles de pago de sueldos y comisiones por ventas CARGO: JEFE DE CARTERA FUNCIONES PRINCIPALES Registrar facturas de venta Registrar notas de dbito y de crdito Reportar diariamente a contabilidad los cargos y abonos de clientes Entregar a vendedores facturas a cobrar Informar a Presidencia y Gerencia General sobre la

cobranza, morosidad de clientes por perodos semanales CARGO: FACTURADORA FUNCIONES PRINCIPALES Ingresar al archivo de productos las compras Facturar las ventas a los clientes Registrar rdenes de egreso CARGO: BODEGUERO FUNCIONES PRINCIPALES Recepcin y entrega de mercaderas ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 9/13

Recepcin y entrega de productos devueltos por clientes y proveedores Despachar en el menor tiempo posible las facturas de ventas Mantener bajo su custodia los productos a su cargo Distribuir los documentos luego de legalizarlos a las secciones que corresponden. CARGO: AUXILIAR DE BODEGA FUNCIONES PRINCIPALES Recepcin, embalaje y despacho de mercaderas Ordenar las mercaderas Responsabilizarse solidariamente con los chferes cuando tengan que desplazarse con mercaderas Mantener los locales de bodega apropiados (Medicina) Marcar los precios de los productos CARGO: SUPERVISOR DE VENTAS FUNCIONES PRINCIPALES Chequear diariamente hojas de venta de cada vendedor Controlar manejo de cartera de cada vendedor Coordinar con Gerencia General cuales son los productos de bajo stock Efectuar promociones en ventas

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 10/13

CARGO: VENDEDORES FUNCIONES PRINCIPALES Visitar diariamente a clientes de hoja de ruta

asignada Realizar cobro de facturas firmadas Liquidar y entregar en caja los valores recaudados Recibir de cartera las facturas firmadas Informar diariamente al supervisor de ventas CARGO: CHOFER 1-2 FUNCIONES PRINCIPALES Conducir y realizar el mantenimiento de los vehculos Recibir de bodega, transportar y entregar a clientes mercaderas Participar en el estibaje y ordenamiento de productos en los camiones de reparto Notificar a administracin novedades mecnicas de los vehculos CARGO: CONSERJE FUNCIONES PRINCIPALES Vigilar y cuidar el edificio de la Compaa existe en l, especialmente sus bodegas Mantener la limpieza del edificio Realizar tarea de pasa-papeles entre los departamentos lo que

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 11/13

Llevar documentos y correspondencias a otras dependencias y efectuar depsitos Hacer firmar convocatorias para sesiones

CARGO: GUARDIN FUNCIONES PRINCIPALES Realizar la guardia prevista Vigilar y cuidar el edificio de la compaa y lo que existe en l, especialmente sus bodegas Vigilar y cuidar los vehculos cuando sos estn en el garaje de la compaa

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 12/13

SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL

En la visita realizada a la entidad se observ que el sistema utilizado para el control de asistencia se basa en el Registro de Firmas a la entrada y salida de la jornada de trabajo, es decir maana y tarde; el horario normal de trabajo es de 08h00 a 12h00 y de 14h00 a 17h00, mientras que la fuerza de ventas se reporta a las 08h00 y 15h00 firmando slo las entradas.

Para el control de este Registro, la Secretaria es la persona encargada de proteger y verificar las operaciones que en l se dan. Este registro reposa en la Secretara de la empresa.

Ver prueba de este control en Conclusin:

F4 18/24

El sistema de control para la asistencia del personal no es eficiente por cuanto se presta a manipulacin y por lo tanto se debe modernizar.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F1 13/13

CONOCIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

Este procedimiento no fue posible realizarlo, puesto que en LABORATORIOS BIOGENET S.A. no se han realizado Auditoras al Recurso Humano, anteriores.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

105

PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD REA FASE II : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos REVISIN DE LEGISLACIN, OBJETIVOS, POLTICAS Y NORMAS
PROCEDIMIENTOS REF. P/T

F2 1/12
FECHA

No.

OBJETIVO: Estudiar la Legislacin y otros documentos bsicos que guan las actividades de la Empresa, a fin de conocer su condicin legal para el cumplimiento de sus objetivos. PROCEDIMIENTOS: 1.

HECHO POR

Revise la documentacin obtenida en la fase anterior, con el propsito de determinar si los F2 procedimientos aplicados, estn acordes a las 2 / 12 disposiciones estipuladas Determinar cules son los objetivos que persigue la entidad Determinar cules son las polticas generales aplicables a las actividades desarrolladas por la Empresa

F2 6 / 12

M.P.

05-06-06

2.

F2 7 / 12 F2 8 / 12 F2 10 / 12

M.P. M.P.

12-06-06

3.

19-06-06

4.

Realice la descripcin de las actividades que F 2 desarrolla la Empresa 9 / 12 Tome nota de los problemas que se han identificado hasta el momento

M.P.

26-06-06

5.

F2 11 / 12

M.P.

03-07-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06 ESTUDIO DE LA LEGISLACIN
LEY DE COMPAAS El ttulo VI del Libro II del Cdigo de Comercio inclua las normas fundamentales del rgimen de las compaas mercantiles, hasta el 27 de Enero de 1964, fecha en la que se expide la Ley de Compaas, mediante Decreto Supremo No.162 publicado en el Registro Oficial No. 81 del 15 de Febrero del indicado ao, se dio de esta manera, un paso firme en el progreso de la legislacin, independizando el derecho societario mercantil.

F2 2/12

Esta ley determina las normas para regular a las compaas, especialmente en lo concerniente a su constitucin y razn social, objeto y capacidad para participar en ellas, al capital,

administracin, as como de las modalidades para partir sus utilidades y proceder a su liquidacin. Existe una nueva regulacin, de codificacin a la ley de Compaas.

CDIGO DE COMERCIO La Comisin Legislativa, en uso de la facultad que le concede el Art. 77 de la Constitucin Poltica de la Repblica procede a codificar y editar el Cdigo de Comercio de la Repblica del Ecuador, el cual regir las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles, y los actos y contratos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

107

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 3/12

Comprende cuatro libros que son:

Libro Primero Libro Segundo

: :

De los comerciantes y Agentes de Comercio De los contratos y obligaciones

mercantiles en general Libro Tercero Libro Cuarto : : Del Comercio Martimo De la suspensin de pagos

CDIGO DE SALUD El velar por la salud individual y colectiva es uno de los principales deberes del Estado, y para hacer efectiva esta finalidad fue necesaria la expedicin de un cuerpo de Leyes que tiendan a llevar a la realidad la promocin, recuperacin y proteccin de la salud de los ecuatorianos. Con este objeto el Ministerio de Salud ha elaborado un proyecto, el que fue estudiado y aprobado por la Comisin Jurdica. Comprende tres libros que son. Libro Primero Libro Segundo : : De la salud en general De las acciones en el campo de la

proteccin de la salud Libro Tercero : De la Jurisdiccin, de la competencia, del procedimiento y de las penas. Ley de

Revisin y fijacin de precios productos farmacuticos.

de los

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 4/12

CDIGO DE TRABAJO
Los preceptos sealados e este Cdigo regulan las relaciones entre empleados y trabajadores y se aplican a las diversas modalidades y condiciones de trabajo Su contenido es el siguiente: Ttulo I Ttulo II Ttulo III Ttulo IV Ttulo V : : : : : Del Contrato individual de Trabajo Del Contrato Colectivo de Trabajo De las Modalidades de Trabajo De los riesgos de trabajo De las Asociaciones de Trabajadores y de los conflictos colectivos Ttulo VI : Organizacin, Procedimiento Ttulo VII Ttulo VIII : : De las sanciones De la prescripcin Competencia y

LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

Esta ley ha sido creada con el fin de definir en el pas un

sistema de determinacin de utilidades de tipo real en virtud del cual se corrijan las distorsiones que hoy se producen, tanto en la medicin de la utilidad comercial, como en la determinacin de la base sometida al Impuesto a la Renta, el cual debe gravar nicamente las utilidades reales obtenidas por los contribuyentes.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 5/12

Su contenido es: Ttulo I Ttulo II Ttulo III Ttulo IV : : : : Impuesto a la renta Impuesto al valor agregado Impuesto a los consumos especiales Rgimen Tributario de las Empresas Petroleras, Mineras y Tursticas Ttulo V : Disposiciones Generales, Disposiciones

Transitorias y Disposiciones Finales Los Productos que comercializa la empresa son tarifa cero. ESTATUTOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. Constituye la norma o regla legal en la cual se rige la empresa para el desarrollo normal de sus actividades. En este Estatuto se encuentran especificadas las siguientes

caractersticas: Nombre, Domicilio, objeto social y plazo de duracin Del capital, del aumento y responsabilidad De la Fiscalizacin y control Ejercicio econmico, Balance, Distribucin de utilidades y reservas Del gobierno, Administracin y Responsabilidad Disolucin y liquidacin de la Compaa

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 6/12

REGLAMENTO INTERNO La expedicin del Reglamento Interno, por el Ministerio de Trabajo constituye sin lugar a dudas el principal instrumento legal o reglamentario con que cuenta la empresa y que sirve para su desenvolvimiento y macha normal.

Tiene

como

finalidad

impartir

parmetros

de

funcionamiento tanto para los funcionarios como para los empleados.

En

el

mencionado

reglamento

se

detallan

las

responsabilidades y funciones otorgadas a la mayora del personal que presta sus servicios en la empresa; asimismo menciona acerca de las multas, horarios, asistencia, capacitacin, evaluacin y dems

disposiciones generales

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

111

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 7/12

OBJETIVOS DE LA EMPRESA
LABORATORIOS siguientes: a) Representacin, medicamentos, distribucin especialidades y comercializacin de BIOGENET S.A. tiene como objetivos los

farmacuticas,

dentales

qumico farmacuticos, b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al nivel nacional, ofrecindoles precios de distribucin. c) Importacin de dichos productos d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado reclutamiento y seleccin del mismo, con el fin de

garantizar la eficiencia, efectividad y economa en el desenvolvimiento de las actividades administrativas y comerciales.

e) Instalacin de una planta industrial destinada a la

elaboracin farmacuticas, de de medicamentos y especialidades

uso

humano

veterinario,

cosmticos, el mercado interno y externo ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

112

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 8/12

POLTICAS APLICABLES A LA ENTIDAD Las polticas que se aplican a las actividades que desarrolla la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., son las siguientes:

Vender al contado Vender a crdito dentro de los plazos establecidos, no ms de 45 das Ventas no menores de $50,00 Comercializacin de los productos en las zonas en las que llega la empresa: a nivel nacional. Seleccionar al personal de acuerdo a la capacidad o profesin de a cuerdo con los requerimientos de la Compaa .

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

113

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 9/12

ACTIVIDADES PRIORITARIAS DE LA ENTIDAD

Las actividades prioritarias de la Empresa son: a) LA COMPRA: La Empresa realiza la productos directamente al compra de los nacional y

proveedor

extranjero, los mismos que suministran una

extensa

gama de productos. Mencionaremos algunas firmas comerciales: CEVAN INTERNATIONAL, TECNOPAPEL, LABORATORIOS

LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS GUGONZA, etc. Entre los productos que la Empresa adquiere para la comercializacin tenemos: MEDICAMENTOS: especialidades farmacuticas,

Vitaminas, medicamentos para uso humano.

b) LA VENTA: La empresa se dedica a la venta de productos farmacuticos y vitamnicos Las ventas son a precio de distribuidor, al contado y a crdito a 30 y 45 das plazo con un mnimo de $50. 00 por factura, realizndose los pagos con cheque cruzado a la orden de BIOGENET S.A.. Si la factura no es cancelada a su vencimiento, se cobrar intereses de mora y comisiones de cobranza.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

114

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 10/12

Los agentes vendedores, para la venta de productos lo hacen en forma rotativa, trasladndose cada mes a provincias, ya sea, por lneas, zonas y clientes.

Adems respondern en forma directa ante la Empresa por las ventas y cobros, responsabilizndose en forma pecuniaria cuando realicen negocios sin calificar al cliente moral y econmicamente, previa referencias

comerciales .

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

115

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F2 11/12

PROBLEMAS IDENTIFICADOS Dentro de las novedades que se han podido identificar hasta el momento, tenemos las siguientes: Falta de actualizacin de Estatutos y Reglamento Interno
F2 5 / 12

No es eficiente el Sistema de Control de Asistencia de personal implantado en la empresa Inadecuado archivo de documentos del personal
F1 12 / 13

No se han efectuado Auditoras operativas en la entidad, que demuestren el grado de

cumplimiento y eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano.

F1 13 / 13 F1 4 / 13 F1 11/ 13

Segregacin de cargos y funciones.

No poseen plizas de seguros para empleados ni para transportes de valores. No realizan arqueos de valores y documentos peridicos a los vendedores.
F1 4 / 13 F1 11/ 13

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

116

PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD REA FASE III
No.

: : :

BIOGENET S.A. Recursos Humanos REVISIN Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTOS REF. P/T HECHO POR

F3 1/9
FECHA

OBJETIVO: Evaluar la conveniencia y efectividad del Sistema de Control Interno, con el propsito de identificar posibles debilidades que puedan ser consideradas como reas crticas PROCEDIMIENTOS: 1.

Aplique el cuestionario de Control Interno con el fin de evaluar el grado de solidez y eficiencia F 3 administrativa de los Recursos Humanos 2/9 Determine el tipo de informes que elaboran para conocimiento del Gerente, y establezca si le son tiles para un adecuado control Analice y emita su criterio sobre el cumplimiento de las lneas de autoridad y responsabilidad establecidas en la organizacin de la Empresa Verifique si los procedimientos y el Sistema de Control Interno permiten el cumplimiento eficiente de las actividades planificadas Analice el Sistema que emplea la Empresa para el reclutamiento y seleccin de personal
F3 6/ 9 F3 7 /9 F3 8 /9

F3 5/9

M.P.

03-08-06

2.

M.P.

10-08-06

3.

M.P.

17-08-06

4.

M.P.

24-08-06

5.

F3 9/9

M.P.

31-08-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

117

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD REA : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos

F3 2/9

No.

1.

Se han actualizado los Estatutos Reglamentos de la Compaa

PREGUNTAS

SI

NO

N/A

OBSERVACIN

Por descuido

2. 3 4. 5. 7. 8.

Los empleados conocen sus funciones y X deberes? Estn definidas por escrito las funciones X designadas a cada uno de los servidores? Se efecta la seleccin de personal mediante X concurso Incluye los concursos para la seleccin, X exmenes por escrito Las rdenes de trabajo se comunican por escrito? Cumplen con el registro de firmas en las horas de Entrada y Salida, la totalidad del X personal Controla un empleado el registro de X asistencia de personal X

F4 20/20 Reglamento Interno Solo fuerza de ventas No se ha emitido Verbalmente

9.

Secretaria luego pasa a Contabilidad No se ha evaluado anteriormente al R.H.

10. Se realizan exmenes para evaluar el rendimiento y calidad de las tareas de los servidores? 11. Se aplican sanciones disciplinarias al personal que incurre en alguna falta que X amerite sancin?

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

118

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F3 3/9

No.

PREGUNTAS

SI

NO

N/A

OBSERVACIN

12.

Ha rotado el personal cada determinado tiempo? Administrativo X Vendedores Hace uso de sus vacaciones anuales todo el personal, de acuerdo a un calendario pre- X elaborado Son reemplazados en sus funciones con personal calificado, aquellos cargos que quedan libres por X vacaciones de los titulares Se lleva un registro y carpeta individual de cada uno de los servidores de la entidad? Se mantiene una adecuada comunicacin entre los diferentes niveles jerrquicos? El personal de la entidad cuenta con los recursos e implementos necesarios para el desarrollo de su trabajo? El espacio fsico con el que cuenta la entidad es el adecuado? Existe un plan de capacitacin al personal Existen guas para la aplicacin de sistemas de : Induccin Capacitacin Evaluacin del competencias. X X en X X X

Funciones especficas

13.

Todo personal sale cada ao el 20 de Diciembre Cada servidor deja su reemplazo Se mantiene en una sola carpeta en forma general

14.

15.

16. 17.

18. 19. 20.

X X

desempeo

basado

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

119

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F3 4/9

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

COMENTARIOS: Luego de contestado el Cuestionario de Control Interno se constat lo siguiente: Los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa no se han

actualizado desde su inicio. No se ha elaborado un plan de capacitacin y entrenamiento para el personal que labora en LABORATORIOS BIOGENE T S.A. Las rdenes de trabajo no son emitidas por escrito sino verbalmente

No se han realizado exmenes administrativos, que demuestren el grado de eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano

No se clasifica en expedientes personales la documentacin de los servidores de la empresa

Laboratorios Biogenet no se apega al cumplimiento de los Sistemas de Administracin; se suman en lo que tiene que ver a induccincapacitacin y evaluacin del desempeo basado en competencias

CONCLUSIONES Analizadas las respuestas obtenidas en el Cuestionario de Control Interno aplicado al rea de recurso humano, se verific que las respuestas fueron veraces, existiendo deficiencias en el control, ya que no se est cumpli endo con las actividades que son de vital importancia para el mejor desarrollo de la empresa RECOMENDACIONES

El Directorio y Junta General de Accionistas deber Estatutos y Reglamento Interno para que

actualizar los una mejor

exista

coordinacin de las actividades .

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

120

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F3 5/9

Es necesario que el Directorio proceda a elaborar un plan de capacitacin para el personal con el fin de actualizar sus conocimientos y elevar el grado de rendimiento y calidad de trabajo. As mismo dispondr que toda orden de trabajo sea emitida necesariamente por escrito, procedimiento que garantizar el seguimiento mismas. Debido a que la Unidad de Auditoria Interna, no ha funcionado de manera permanente en los pocos exmenes que ha realizado se ha limitado a evaluar los Estados Financieros, recomendamos a las autoridades pertinentes velar por el continuo funcionamiento de esta Unidad, y as pueda realizarse peridicamente evaluaciones y cumplimiento de las

administrativas sobre las actividades que realiza el recurso humano. La Secretara deber abrir un expediente para cada servidor, el mismo que contendr la documentacin personal bsica y cualquier otro informativo. Se deber tomar en cuenta la aplicacin de los Sistemas de Administracin de Recursos Humanos, los mismos que contarn con las respectivas Guas recomendadas.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

121

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F3 6/9

DETERMINACIN DE INFORMES QUE SE ELABORAN PARA CONOCIMIENTO DEL GERENTE

Dentro de la empresa bajo examen, ninguno de los empleados emite informe alguno acerca de las

actividades y funciones que diariamente realizan, puesto que se amparan en que no se ha establecido este particular en ninguna disposicin superior y que slo lo realizan cuando el Gerente lo solicita.

Es necesario que las autoridades responsables de la buena marcha de la empresa dispongan que todo personal que labora bajo su liderazgo elabore semanalmente o

mensualmente un informe de las actividades que ha realizado en este perodo de trabajo, para que a su vez se inicie la apertura de un archivo de seguimiento y cumplimiento de actividades, el mismo que deber

contener informacin suficiente que sirva para establecer un juicio crtico en caso de presentarse irregularidades. ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

122

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F3 7/9

CUMPLIMIENTO DE LAS LNEAS DE AUTORIDAD

En base a lo estipulado en el Reglamento Interno y a la estructura organizativa de la empresa consideraque las lneas de autoridad se encuentran claramente definidas, lo cual contribuye para que las actividades se desarrollen en una mejor manera.

As mismo, el ambiente que se desenvuelve el personal, es adecuado, reflejndose el respeto y compaerismo entre subalternos y directivos.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

123

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F3 8/9

VERIFICACIN

DE

PROCEDIMIENTOS

SISTEMA

DE

CONTROL INTERNO
Uno de los problemas detectados dentro de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., es la falta de accin de la Unidad de Auditoria Interna, la misma que ha sido creado pero que no Se encuentra desempeando sus funciones en

forma regular y efectiva, por lo tanto no existe un plan anual de Auditora.

Como contexto de este problema podemos indicar que la Unidad se cre en el ao 2005 su labor se ha enfocado

nicamente a realizar revisiones especficas de cuentas e impuestos de iniciativa por preocupacin por parte de los Directivos de la compaa, lo que no me permite la

formulacin de un criterio preciso sobre la eficacia de las medidas adoptadas en el control de las actividades

administrativas internas por parte del Auditor.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

124

NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F3 9/9

RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAL Entre los diferentes candidatos recomendados por los servidores de la empresa, se escoge aquellas que para cada puesto sean los ms aptos. Se compara los

requerimientos del puesto con el Currculo Vitae de cada candidato. Luego se aplica la entrevista, para lo cual se formula un cuadro de preguntas y se crea un ambiente de confianza y amistad que facilite las respuestas. Despus de la seleccin, el Gerente General presenta las ternas respectivas al Directorio presidido por el Presidente Administrativo, para que se otorgue autorizacin a la Contadora General, Cajera y Secretaria. El resto de personal, cuya designacin no corresponda a los Organismos Superiores, son seleccionados, contratados y removidos por el Gerente General. En caso de los Agentes Vendedores, stos primeramente reciben capacitacin y entrenamiento en ventas, luego son sometidas a un examen, siendo seleccionado la persona que obtiene la mayor calificacin. ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

125

PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD REA FASE IV
No.

: : :

BIOGENET S.A. Recursos Humanos EXAMEN DE REAS CRTICAS

PROCEDIMIENTOS REF. P/T HECHO POR

F4 1/23
FECHA

OBJETIVO: Efectuar un examen profundo de las reas criticas identificadas hasta este punto de trabajo, determinando las situaciones que requieren acciones correctivas PROCEDIMIENTOS: 1. Efecte una entrevista al Gerente de BIOGENET S.A., con el fin de conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos Realice una entrevista al Gerente de la Compaa, con la finalidad de conocer los motivos por los cuales no se evala constantemente al personal (evaluacin del rendimiento basado en competencias)

F 4 F4 3 / 23 5 / 23

M.P.

01-09-06

2.

F4 F4 6 / 23 7 / 23

M.P.

08-09-06

3.

Mediante entrevista dirigid a al Gerente, F4 F4 determine las razones por las cuales no se ha realizado una capacitacin al personal de la 8 / 23 10 / 23 empresa Entrese por qu no se dan escrito las rdenes F4 F4 de trabajo. Entreviste al Gerente 11 / 23 12 / 23 Realice una entrevista al Gerente, para indagar el por qu no se llevan expedientes personales de los servidores
F4 F4 13 / 23 14 / 23

M.P.

15-09-06

4.

M.P.

22-09-06

5.

M.P.

29-09-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

126

PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD REA FASE IV
No.

: : :

BIOGENET S.A. Recursos Humanos EXAMEN PROFUNDO DE REAS CRTICAS

PROCEDIMIENTOS REF. P/T

F4 2/23
HECHO POR FECHA

6.

7.

Revise el Sistema de Control de Asistencia del personal, con el fin de verificar si todos los F 4 M.P. F4 empleados cumplen con los registros de 15 / 23 18 / 23 Entrada y Salida, o si existe alguna irregularidad; y, si existe una persona encargada de vigilar este Registro, y como se reportan las novedades. F4 F4 M.P. Realice una entrevista al gerente para 16 A / 23 23 / 23 determinar por que no se aplican guas de induccin.

02-10-06

02-10-06

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

CIUDAD PERODO REA : QUITO : Del 16-05-06 al 16-11-06 : Recursos Humanos ENTREVISTA CARGO : OBJETIVO: 1. Gerente Conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos y Reglamento Interno

F4 3/23

LOS ESTATUTOS DE LA EMPRESA NO HAN SIDO ACTUALIZADO DESDE SU INICIO, PODRA INDICAR LAS RAZONES? Esta situacin se ha dado a la falta de preocupacin de los Directivos de la Empresa.

2.

SE HA RECOMENDADO AL DIRECTORIO Y JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS PARA QUE TOMEN MEDIDAS SOBRE ESTE PARTICULAR? Tanto el Directorio como la Junta General de Accionistas conocen acerca de este problema, somos conscientes de la necesidad de reformar y actualizar estos documentos, pero creo que en el menor tiempo posible se lo realizar

3.

LA FALTA DE ACTUALIZACIN DE LOS ESTATUTOS Y REGLAMENTO, EN CUANTO A LA DELIMITACIN DE FUNCIONES ESPECFICAS DEL PERSONAL, HA INTERFERIDO EN EL DESARROLLO NORMAL DE LAS ACTIVIDADES? Si, ya que debido a la evolucin y desarrollo que ha tenido la Empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargos, los mismos que no se encuentran definidos en los estatutos, por lo que nos hemos visto obligados a tomar otras medidas para solucionar dichos inconvenientes.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F4 4/23

ACTUALIZACIN REGLAMENTO, EMPRESA COMENTARIO: Luego

REFORMA LA

DE

ESTATUTOS DE

Y LA

GARANTIZAN

OPTIMIZACIN

de revisados los Estatutos y su Reglamento,

pudimos determinar que stos no han sido actualizados desde su fecha de inicio, todo ello por falta de

preocupacin de los Directivos de la Compaa. Asimismo debido al gran desarrollo que ha tenido la empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargo, los mismos que no se encuentran definidos en el

Reglamento Interno, lo cual ha provocado inexistencia de coordinacin entre funcionarios y empleados.

CONCLUSIN: La falta de actualizacin de los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en cuanto a las atribuciones y deberes ha provocado una coordinacin negativa entre funcionarios y empleados. ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F4 5/23

RECOMENDACIN

El

Directorio

Junta

General S.A.

de debe

Accionistas actualizar

de los

LABORATORIOS

BIOGENET

Estatutos y su Reglamento Interno, en lo referente a las funciones especficas de sus servidores, con la finalidad de mantener un equilibrio en la Organizacin y

Direccin de la empresa.

En caso de que no se actualicen estos documentos, se proceder a la elaboracin de un Manual Orgnico Funcional, en el cual se determinen con exactitud las obligaciones, deberes, atribuciones de cada uno de los servidores de la empresa. Adems que incluya un

Organigrama Funcional.

Utilizar el formulario modelo (Ver anexo 2)

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

CIUDAD PERODO REA : QUITO : Del 16-10-06 al 16-11-06 : Recursos Humanos ENTREVISTA CARGO : OBJETIVO: 1. Gerente Conocer los motivos por los que no se ha evaluado constantemente al personal y por que no se han utilizado guas del sistema de induccin.

F4 6/23

POR QU NO SE HA REALIZADO UNA AUDITORA ADMINISTRATIVA AL RECURSOS HUMANO QUE LABORA EN LA EMPRESA? Creo que se ha debido a la falta de estabilidad de la Unidad de Auditoria Interna, y tambin a la falta de preocupacin por parte de los Directivos. Pero esto no significa que no se mantengan controles y ciertas evaluaciones de las actividades que desempea el personal de BIOGENET S.A.

2.

CADA QU TIEMPO SE HA EVALUADO AL PERSONAL DE LA EMPRESA? No existe un perodo fijo de evaluacin, tampoco una evaluacin de desempeo basado en competencias, pero tratamos de aplicar el mtodo ms adecuado, que nos permita observar y medir el desempeo del servidor en su puesto de trabajo, de acuerdo al cumplimiento de su labor.

3.

LOS DIRECTIVOS DE LA EMPRESA HAN TOMADO MEDIDAS CORRECTIVAS CON RESPECTO AL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA? Lamentablemente los aos anteriores esta Unidad no ha funcionado eficientemente, pero para este ao se han tomado las medidas necesarias, contamos con el licenciado Leonardo Jcome como nuevo auditor de la Empresa. POR QUE NO SE HAN UTILIZADO GUAS PARA LA APLICACIN DEL SISTEMA DE INDUCCIN No se han efectuado estas guas debido a que la contratacin se la ha realizado directamente por la Gerencia General y se ha enviado a la persona contratada, con una persona antigua, quien la adiestrado respecto al trabajo a desempear.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

4.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-10-06 al 16-11-06

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EVALUACIN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE EL APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS COMENTARIO
De la entrevista sostenida con el Gerente de la empresa, se estableci que no se han realizado exmenes administrativos peridicos de las actividades que desarrolla el personal, por parte de la Unidad de Auditoria Interna, puesto que su funcionamiento no ha sido en forma continua.

CONCLUSIN
La falta de estabilidad de la unidad de Auditoria Interna y la

despreocupacin de los mximos Directivos en velar por el buen funcionamiento de la misma, no ha permitido que se realicen evaluaciones eficaces y constantes sobre la evolucin del desempeo basado en competencias al personal y as conocer el grado de cumplimiento de las labores encomendadas .

RECOMENDACIN
Que se efecten exmenes administrativos a las operaciones que realiza el recurso humano, por parte de la Unidad de Auditoria Interna encargada de su evaluacin y control en base a un plan anual de Auditora y sugiero aplicar la gua de evaluacin de

competencias . Ejemplo: Colaborador con subordinados

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ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

CIUDAD PERODO REA : QUITO : Del 16-05-06 al 16-11-06 : Recursos Humanos

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ENTREVISTA CARGO : OBJETIVO: 1. Gerente Conocer las razones por las cuales no se ha capacitado al personal que labora en la Empresa

DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL, NO FUE POSIBLE CONOCER QUE NO SE HA DADO UNA CAPACITACIN Y ACTUALIZACIN DE CONOCIMIENTOS EN FORMA OPORTUNA. ME PODRA INDICAR LAS RAZONES? Cuando se presentan ciertas oportunidades, se enva a la persona que est relacionada con el curso o seminario que se dicte; pero no podramos decir que todo el personal se beneficie de tales eventos. Todo ello se ha debido a que no se ha previsto un plan de capacitacin dentro de la Empresa

2.

CREE NECESARIO QUE SE IMPARTA CAPACITACIN Y ACTUALIZACIN DE CONOCIMIENTOS A TODO EL PERSONAL QUE LABORA EN LA EMPRESA? Es necesario que todo el personal de los diferentes departamentos se actualice en conocimientos y tcnicas, con el fin de mejorar y elevar el nivel de eficiencia administrativa tanto personal como empresarial.

3.

EN ALGUNA REUNIN DE DIRECTORIO O JUNTA GENERAL SE HA TRATADO ACERCA DE LA REALIZACIN DE UN CRONOGRAMA DE CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO PARA EL PERSONAL? Si, en sesin del mes de enero de 1996 se acord capacitar al personal que labora en la empresa, a travs de seminarios, talleres, cursos, conferencias, etc.
ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F4 9/23

CAPACITACIN DEL PERSONAL MEJORA EL RENDIMIENTO DE LOS MISMOS COMENTARIO De las conversaciones mantenidas con el personal de

LABORATORIOS BIOGENET S.A. pude perodo bajo examen, nicamente la

constatar que durante el Contadora y la Cajera

asistieron a un curso de capacitacin fuera de la empresa, mientras que el resto de personal no tuvo capacitacin alguna.

F4 21/23

Asimismo de la entrevista realizada al Gerente, nos fue posible conocer que la falta de capacitacin y entrenamiento al personal se debe a la inexistencia de un Cronograma de Capacitacin, lo que no ha permitido que se adquieran conocimiento de nuevas tcnicas, todo ello un beneficio de la empresa.

Con el fin de obtener un buen desempeo de funciones las tcnicas modernas consideran la capacitacin de personal como una

inversin, en todas circunstancias no debera escatimarse recursos para este fin.

ELABORADO POR: M.PREVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

F4 10/23

CONCLUSIN:

No se actualiza y capacita al personal de los diferentes departamentos, todo ello porque no se ha previsto un plan de capacitacin dentro de la empresa.

RECOMENDACIN

El Directorio dispondr que se elabore en forma anual un Cronograma de Capacitacin de personal, que abarque cursos, seminarios, talleres, conferencias, etc.; debindose tambin tomar en cuenta, los que dictan las

Instituciones del Estado o cualquier otra entidad. La adopcin de esta poltica permitir contar con elementos humanos adecuados, lo que redundar en beneficio de la empresa.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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CIUDAD PERODO REA : QUITO : Del 16-05-06 al 16-11-06 : Recursos Humanos

F4 11/23

ENTREVISTA CARGO : OBJETIVO: 1. Gerente Conocer por qu no se dan por escrito las rdenes de trabajo y porque no se aplican guas para la aplicacin del sistema de induccin

POR QU LAS RDENES DE TRABAJO NO SE EMITEN POR ESCRITO? Las rdenes de trabajo se dan en forma directa y verbal, puesto que no constituye una disposicin, lineamiento o poltica dentro de la Empresa al emitir stas por escrito. As mismo se rene a los Jefes Departamentales y se les da instrucciones, y luego ellos las transmiten al personal a su cargo.

2.

SE CUMPLEN EN SU TOTALIDAD LAS RDENES EMITIDAS VERBALMENTE? No podramos decir que se cumplen en un 100%, pero si en un 80%

3.

CREE USTED QUE ES IMPORTANTE QUE LAS RDENES DE TRABAJO SE EMITAN POR ESCRITO? En cierta manera si, porque de este modo se podra lograr que las rdenes de trabajo se cumplan en forma cabal; y as mismo quedar constancia en los archivos de la empresa, para poder controlar el cumplimiento de las mismas. POR QUE NO SE APLICAN GUAS PARA LA APLICACIN DEL SISTEMA DE INDUCCIN? No se aplican estas guas debido a que la contratacin se la hace directamente por la Gerencia General y se acompaa por un trabajador antiguo quien lo adiestra para el cumplimiento de sus funciones.

4.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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RDENES

CONCRETAS

BIEN

DIRIGIDAS

PERMITEN

CUMPLIR

FUNCIONES EN FORMA EFICIENTE COMENTARIO De acuerdo a mi estudio efectuado a travs de entrevistas, se comprob que las rdenes fijadas por la autoridad de la empresa, lo cual conlleva a que las mismas en un 20% no se lleguen a cumplir en forma cabal.

CONCLUSIN Las rdenes emanadas por la autoridad competente no son dadas por escrito, procedimiento que no garantiza el fiel cumplimiento de las mismas.

RECOMENDACIN El Directorio dispondr, que las rdenes de trabajo deben hacerse necesariamente por escrito, adems teniendo la obligacin de velar por el fiel cumplimiento de las mismas. Para el caso de rdenes impartidas para todo el personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A., debe ser escrita y dadas a conocer a cada Jefe Departamental, para que sea bajo la responsabilidad de ellos, quienes hagan conocer al personal a su mando. Analizar la posibilidad de realizar esto a travs del Internet, correo electrnico interno.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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CIUDAD PERODO REA : QUITO : Del 16-05-06 al 16-11-06 : Recursos Humanos

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ENTREVISTA CARGO : OBJETIVO: 1. Gerente Conocer las razones por las cuales no se llevan expedientes personales de los servidores

POR QU NO SE MANTIENEN REGISTROS PERSONALES DE DATOS? Toda documentacin se la mantiene en una sola carpeta en forma general y debidamente clasificada. Se la lleva as porque el personal no es numeroso.

2.

SE HA ACTUALIZADO LOS DATOS PERSONALES Y ADMINISTRATIVOS DE LOS SERVIDORES? Realmente la documentacin no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, tal vez porque ha faltado un poco de preocupacin e iniciativa de mi parte.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

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ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES PERMITEN UNA RPIDA LOCALIZACIN DE DOCUMENTOS

COMENTARIO Luego de la revisin de los archivos del personal de verific que la documentacin del personal no la empresa, se se encuentra

debidamente clasificada en expedientes individuales, sino que se mantiene en una sola carpeta. Asimismo se pudo constatar que dicha documentacin no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, lo que conlleva a una

desactualizacin de la informacin, datos y bibliografa del personal.

CONCLUSIN No se mantienen expedientes personales y actualizados de la

documentacin de los servidores, lo que dificulta la rpida localizacin de informacin y conlleva a la entrega de datos desactualizados RECOMENDACIN Implementar un moderno sistema de documentacin y archivo,

procurando clasificar la informacin en forma lgica, adecuada y actualizada, lo cual podr contener entre otros lo siguientes. Hoja de vida Copia de cdula Aviso de entrada Formato de contrato Aviso de incremento de sueldos

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
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F4 15/23

ADECUADO SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO COMENTARIO

El sistema que utiliza la empresa para el control de Asistencia de Personal, es el Registro de Firmas a la entrada y salida de las jornadas de trabajo es de 08h00 a 12h00 y de 14h00 a 17h00,mientras que el personal de ventas se reporta a las 08h00 y a las 15h00, firmando slo las entradas. Este registro reposa en la Secretara de la empresa, siendo la Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las operaciones que en l se dan.

Es as que se est no cumpliendo el Art. 25 del capitulo VII del Reglamento Interno de la empresa Asistencia.

Puesto que el actual sistema de registro de firmas de entrada y salida no proporciona un alto grado de confiabilidad en el control de asistencia, ya que puede existir irregularidades en el manejo de los registro, esto puede deberse a afinidad existente entre el custodio y el resto de personal. ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

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CONCLUSIN

El sistema utilizado por la empresa para el control de asistencia de personal no es el mas confiable y aconsejable. Adems no se cuenta con hojas de movilizacin, en caso de que el personal tenga que salir en horas laborables, por cualquier motivo.

RECOMENDACIN
Debe proponer al Directorio y Junta General, la necesidad de implantar en la empresa el sistema de un mtodo

moderno de control de Asistencia puesto que es un mtodo eficaz y confiable para el control diario de asistencia y puntualidad en el trabajo.

Como instrumento de ayuda para el control de asistencia implementar las hojas de movilizacin, para el caso de salidas del personal en horas laborables, ya sea por asuntos personales o de oficina, las mismas que estarn bajo custodia de la Secretaria (Ver Anexo)

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

CIUDAD PERODO REA : QUITO : Del 16-05-06 al 16-11-06 : Recursos Humanos

F4 16A/23

ENTREVISTA CARGO : OBJETIVO: Gerente Conocer los motivos del porque no se utilizan guas de induccin.

1. DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL SE ESTABLECE QUE NO EXISTE UNA GUA DE INDUCCIN. PODRA INDICA RME LA RAZN? Cuando ingresa una persona a la Empresa se la adiestra con una persona antigua, la misma que es encargada de darle las instrucciones con respecto al nuevo cargo. 2. CREE NECESARIA LA APLICACIN DE UNA GUA DE INDUCCIN? Despus de su aplicacin veo indispensable aplicar una gua de induccin ya que de esta manera el personal que se encuentra en este sistema obtendr un mejor adiestramiento con las personas indicadas.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR : C.G..

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NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD REA PERODO : : : BIOGENET S.A. Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06

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UNA ADECUADA ADAPTACIN CONTRIBUYE AL MEJOR DESEMPEO DE FUNCIONES

COMENTARIO De las conversaciones mantenidas con los empleados puedo constatar que durante el periodo de adaptacin desorientacin en la Empresa existe una

debido a que desconocen a quien dirigirse para el

cumplimiento de sus funciones. De igual manera en la entrevista realizada al Gerente General me fue posible confirmar que no existe una orientacin para el nuevo personal.

CONCLUSIN No existe una gua para la adaptacin de los nuevos empleados porque no se ha previsto una gua de INDUCCIN en la Empresa.

RECOMENDACIN El directorio dispondr la aplicacin de la gua de INDUCCIN, la misma que presente: CONTENIDO, PERSONA RESPONSABLE Y TIEMPO; buscando contribuir al mejoramiento d desempeo de los nuevos el empleados .

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ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G.

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REA PERODO : Recursos Humanos Del 16-05-06 al 16-11-06 PAPELES DE TRABAJO SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA

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NMINA

FECHA

PRIMERA JORNADA ENTRADA SALIDA

SEGUNDA JORNADA ENTRADA SALIDA

OBSERVAC.

Sra. Toromoreno

Graciela 01-08-06 08-08-06 15-08-06 22-08-06

08h00 08h00 08h05 08h00 08h15 08h10 08h00 08h05 08h15 08h00 08h00 08h07 08h00 08h00 08h00 08h05

12h00 12h05 12h00 12h00 12h00 12h00 12h05 12h00 12h00 12h00 12h05 12h00 12h00 12h00 12h05 12h00

14h00 14h05 14h05 14h00 14h08 14h05 14h00 14h05 14h05 14h05 14h00 14h05 14h00 14h03 14h00 14h02

17h00 17h00 17h00 17h00 17h00 17h00 17h05 17h00 17h00 17h00 17h06 17h03 17h05 17h00 17h00 17h07 Este servidor registra algunos atrasos

Srta. Valeria Ortiz

01-08-06 08-08-06 15-08-06 22-08-06 01-08-06 08-08-06 15-08-06 22-08-06 01-08-06 08-08-06 15-08-06 22-08-06

Sra. Doris Falcn

Sr. Pablo Chipantiza

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

REA PERODO : Recursos Humanos : Del 16-05-06 al 16-11-06 PAPELES DE TRABAJO SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA

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NMINA

FECHA

PRIMERA JORNADA ENTRADA SALIDA

SEGUNDA JORNADA ENTRADA SALIDA

OBSERVAC.

Sr. Mauricio Recalde (Agente Vendedor)

01-08-06 08-08-06 15-08-06 22-08-06 01-08-06 08-08-06 15-08-06 22-08-06

08h15 08h10 08h00 08h03 08h00 08h05 08h03 08h00

15h15 15h15 15h20 15h00 15h00 15h05 15h00 15h02

18h00 Es la persona 18h00 que registra 18h00 el nmero de 18h00 atrasos ms elevado

Srta. Sheyla Basantes (Agente Vendedor)

COMENTARIO: Para realizar la cdula analtica sobre el control de asistencia al personal que labora en BIOGENET S.A., se tomaron los datos directamente de los registros de asistencia que reposan en la secretaria de la empresa, aclarando que no se puede obtener copias de estos registros por no permitirlo su custodio.

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

REA PERODO

: Recursos Humanos : Del 16-05-06 al 16-11-06 PAPEL DE TRABAJO- CARPETAS DE PERSONAL

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QUE DEBE TENER UNA CARPETA DE CADA EMPLEADO

N NOMBRE DEL EMPLEADO HOJA DE VIDA COPIA DOCUMENTOS PERSONALES CONTRATO AVISOS IESS HOJAS DE MOVILIZACIN INCREMENTOS SUELDOS

Pablo Chipantiza Doris Falcon Valeria Ortiz Mnica Recalde Graciela Toromoreno

= Si cumple X = No cumple

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

REA PERODO

: Recursos Humanos : Del 16-05-06 al 16-11-06 PAPEL DE TRABAJO

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N NOMBRE DEL EMPLEADO 1 2 3 4 5 Pablo Chipantiza Doris Falcn Valeria Ortiz Mnica Recalde Graciela Toromoreno

LOS EMPLEADOS CONOCEN SUS FUNCIONES SI SI SI SI SI

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

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LABORATORIOS BIOGENET S.A.

REA PERODO

: Recursos Humanos : Del 16-05-06 al 16-11-06

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GUA DE CAPACITACIN Esta gua se ha creado con el fin de dar a conocer sobre la capacitacin y desarrollo profesional del empleado o trabajador de la empresa. NOMBRE DEL EMPLEADO: DEPARTAMENTO: JEFE INMEDIATO: CARGO 1 CONTADORA 2 CONTADORA Lcda. Myriam Daz FINANCIERO Dr. Jaime Gutirrez CONTADORA SECCIN: CONTABILIDAD FECHA DE INGRESO: 01/02/05 TIEMPO 30 HORAS 20 HORAS

CONTENIDO CURSO CURSO DE CONTABILIDAD AVANZADA TRIBUTACIN

RESPONSABLE CAPACITACIN RR.HH RR.HH

NOMBRE DEL EMPLEADO: CARGO: DEPARTAMENTO: JEFE INMEDIATO: CARGO 3 SECRETARIA 4 SECRETARIA

Valeria Ortiz SECRETARIA RECURSOS HUMANOS Dr. Jaime Gutirrez FECHA DE INGRESO: 02/08/04 RESPONSABLE CAPACITACIN Administracin de Ventas RR.HH RR.HH TIEMPO 16 HORAS

CONTENIDO CURSO Gerencia del Servicio y Medicin de la Satisfaccin del cliente Relaciones Humanas y convivencia

8 HORAS

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

148

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

REA PERODO

: Recursos Humanos : Del 16-05-06 al 16-11-06

F4 22/23

GUA DE COMPETENCIAS COLABORADOR CON SUBORDINADOS Nombre del colaborador Gerente Fecha : : : Mnica Recalde Dr. Miltn Anglo del 16-10-06 al 16-11-06

Use las siguientes escalas para calificar el nivel de competencia que usted ha observado en esta persona. No 1 No ha sido Nivel observado aceptado COMPETENCIA
Conducta profesional Conocimiento tcnico Perspectiva empresarial Compromiso con resultados Comunicacin Enfoque al cliente Anlisis de decisiones Innovacin Manejo de recursos Efectividad en equipo TOTAL

3 5 no Menos que Nivel aceptable aceptable CALIFICACIN

5 5 3 7 5 7 5 7 7 5 56

7 Sobrepasa nivel aceptable

9 Sobrepasa amplia

EXPLICACIN SOBRE LA CALIFICACIN

Es un profesional que da sus primeros pasos dentro de las ventas Tiene conocimientos slidos de ventas No toma decisiones consulta que hacer Resuelve sus problemas y presenta la informacin oportuna Presenta los informes pero no tiene los argumentos por sustentar Tiene buena forma de atender a los clientes Siempre esta solicitando informacin y apoyo para resolver sus inquietudes Siempre esta observando la manera como mejorar Si sabe aprovechar los recursos que dispone No sabe aprovechar todas las bondades del sistema

ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

149

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

REA PERODO

: Recursos Humanos : Del 16-05-06 al 16-11-06 GUA DE INDUCCIN

F4 23/23

Esta gua se ha creado con el fin de conocer sobre el entrenamiento del empleado o trabajador de recin ingreso a la empresa. Nombre del colaborador : Edgar Urquizo Cargo :Vendedor Departamento: Contabilidad Seccin: Caja bancos Jefe inmediato: Carlos Aguilar Fecha de ingreso: 01/02/04

No
1

CONTENIDO
Presentacin y Disposiciones generales, conocimiento de la empresa Conversacin con Gerencia Trabajo en departamento de ventas Disposiciones contables, entrega de informes e informacin Explicacin y adiestramiento del cargo

RESPONSABLE Recursos Humanos

TIEMPO 4 horas

2 3 4

Gerente Administrador de vetas Contador Contador/ Auxiliar caja bancos saliente

hora 1 da 1 da de 10 das

_______________ EMPLEADO

____________________ JEFE INMEDIATO

____________________ RECURSOS HUMANOS ELABORADO POR: M.P. REVISADO POR: C.G..

150 Quito, noviembre del 2006

Seores ACCIONISTAS Y MIEMBROS DEL DIRECTORIO DE LABORATORIOS BIOGENET S.A.

De mi consideracin:

He realizado la Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., por el perodo comprendido entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006; el mismo que se realiz de acuerdo a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas y dems procedimientos considerados necesarios en las circunstancias, para ayudarles a evaluar el desempeo de rea sujeta a examen.

Por la naturaleza del examen los resultados se encuentran expresados en comentarios, conclusiones y recomendaciones, siendo de su responsabilidad la toma de las acciones directivas a fin de mejorar sus procedimientos en la buena conduccin de la empresa. Atentamente,

AUDITORA

151 LABORATORIOS BIOGENET S.A.

C AP T U L O

PRIMERO

INFORMACIN INTRODUCTORIA

MOTIVOS DEL EXAMEN:

La realizacin de la Auditora Administrativa del rea Recursos Humanos de LABORATORIOS BIOGENET S.A., se llev a efecto conforme la Orden de Trabajo No. 001 de fecha 16 de Mayo de 2006, emitida por el C.P.A. Carlos Garca , Director del Proyecto de Tesis; y, conforme al Plan de Investigacin aprobado por el H. Consejo Directivo de la Facultad de Ciencia Administrativas de la Universidad Tecnolgica Equinoccial con la finalidad de alcanzar el

Estatuto de Licenciada en Contabilidad y Auditoria, Contador Pblico Auditor.

OBJETIVOS DEL EXAMEN:

Evaluar la eficiencia administrativa del personal que labora en LABORATORIOS BIOGENET S.A.

Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias en el desarrollo de las actividades.

152 Evaluar el Sistema de Control Interno a fin de determinar el grado de eficiencia administrada, y producir recomendaciones para su

mejoramiento

ALCANCE DEL EXAMEN:

La presente Auditoria Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. cubre el perodo comprendido entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.

BASE LEGAL LABORATORIOS BIOGENET S.A. fue creada mediante resolucin No. 94 1.1.1 1010 de 15 de julio de 1.994, e inscrita en el Registro Mercantil con el No. 125 de fecha 3 de Agosto del mismo ao, fecha en la cual se da inicio a sus actividades comerciales. Rige para su funcionamiento legal: Ley de Compaas, Cdigo de Comercio, Cdigo de Salud, Cdigo de Trabajo, Ley de Rgimen Tributario Interno, Estatutos y Reglamentos de la Compaa

153 ESTRUCTURA ORGNICA

LABORATORIOS BIOGENET S.A. se encuentra estructurada de la siguiente manera:

Junta General de Accionistas Directorio Presidente Administrativo Gerente General Departamento Financiero Departamento Administrativo Departamento de Ventas

154 LABORATORIOS BIOGENET S.A.

CAPITULO

SEGUNDO

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. ACTUALIZACIN Y REFORMA DE ESTATUTOS Y REGLAMENTO INTERNO, GARANTIZARN LA OPTIMIZACIN DE LA EMPRESA

CONCLUSIN Los Estatutos y Reglamento Interno de la Compaa no han sido actualizados desde la fecha de inicio, por falta de observancia del Directorio y Junta General de Accionistas, inobservando los Principios y Elementos de Administracin Aceptados. Por consiguiente la falta de actualizacin de los Estatutos y Reglamento Interno de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en cuanto a delimitacin de funciones ha provocado descoordinacin entre funcionarios y empleados.

RECOMENDACIN

El Directorio y la Junta General de Accionistas de LABORATORIOS BIOGENET S.A.., debe actualizar los Estatutos y Reglamento Interno, en lo

155 referente a las funciones especficas de sus servidores, con la finalidad de mantener un equilibrio en la Organizacin y Direccin de la Empresa. En caso de que no se actualicen estos documentos, se proceder a la elaboracin de un Manual Orgnico Funcional, en el cual se determine con exactitud las obligaciones, atribuciones de cada uno de los servidores de la Empresa. Adems que incluya un Organigrama Funcional.

2. EVALUACIN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE EL APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS

CONCLUSIN La falta de preocupacin de los mximos Directivos en velar por el buen funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna, no ha permitido que se realicen exmenes administrativos peridicos de las actividades que desarrolla el personal, puesto que el funcionamiento de esta Unidad no ha sido en forma continua.

Esta situacin, no ha permitido evaluar y conocer el grado de rendimiento del Recurso Humano en el cumplimiento de las labores encomendadas.

Incumplindose con lo que determina el Artculo 13 del Captulo III del Reglamento Interno Evaluacin que seala:

156 Las actividades desarrolladas por el personal de la Empresa, sern permanentemente evaluadas y su rendimiento deber ser aceptable

RECOMENDACIN

Que la Unidad de Auditora Interna, encargada de la evaluacin y control, realice en forma peridica exmenes administrativos de las actividades que desarrolla el Recursos Humano de la Compaa, en base a un plan anual.

3. CAPACITACIN DEL PERSONAL, MEJORA EL RENDIMIENTO DE LOS MISMOS

CONCLUSIN Uno de los problemas detectados en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., fu la falta de capacitacin y entrenamiento al personal, lo que no ha permitido que se adquieran conocimientos de nuevas tcnicas en beneficio de la entidad.

Si bien en algunas oportunidades ciertos trabajadores han participado en eventos de esta naturaleza, pero la mayora del personal no ha tenido la oportunidad de actualizarse. Todo aquello se debe a la falta de un Plan o Cronograma de Capacitacin.

157 No se ha dado cumplimiento de esta manera el Artculo 16 del Captulo IV del Reglamento Interno Capacitacin del Personal, que menciona:

Con la finalidad de actualizar los conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad del trabajo, el personal podr participar de eventos de capacitacin o perfeccionamiento.

RECOMENDACIN

El Directorio dispondr que se elabore en forma anual un Cronograma de Capacitacin de Personal, que abarque cursos, seminarios, talleres,

conferencias, etc., de acuerdo a las necesidades de cada una de las reas de trabajo, debindose tambin tomar en cuenta los que dictan las instituciones del Estado o cualquier otra entidad. La adopcin de esta poltica permitir contar con elementos humanos adecuados, lo que redundar en beneficio de la Empresa, establecer los cursos de capacitacin mnimos requeridos por cada nivel o cargos.

158 4. RDENES CONCRETAS Y BIEN DIRIGIDAS PERMITEN CUMPLIR FUNCIONES EN FORMA EFICIENTE

CONCLUSIN De acuerdo a mi estudio se comprob que las rdenes fijadas por la autoridad de la Empresa, son transmitidas en forma directa y verbal, lo cual conlleva a que las mismas en un 20% aproximadamente no se lleguen a cumplir en forma cabal.

RECOMENDACIN

El Directorio dispondr que las rdenes de trabajo deban hacerse necesariamente por escrito, adems teniendo la obligacin de velar por el fiel cumplimiento de las mismas. Para el caso de rdenes impartidas para todo el personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A., deben ser escritas y dadas a conocer a cada jefe departamental para que sea bajo la responsabilidad de ellos quienes hagan conocer al personal a su mando.

5.

ADECUADOS

ARCHIVOS

DE

EXPEDIENTES

PERSONALES,

PERMITEN UNA RPIDA LOCALIZACIN DE DOCUMENTOS CONCLUSIN Revisados los archivos del personal de la Empresa, se verific que la

documentacin del personal no se encuentra debidamente clasificada en

159 expedientes individuales, sino que se mantiene en forma general en una sola carpeta.

Asimismo, dicha documentacin no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, lo que conlleva a una desactualizacin de informacin, datos y biografa del personal, requisitos mnimos por carpeta.

RECOMENDACIN Sugerir a la Secretara de la entidad, la implementacin de un moderno sistema de documentacin y archivo, procurando clasificar la informacin en forma lgica, adecuada y actualizada.

6.

ADECUADO SISTEMA

DE

CONTROL

DE

ASISTENCIA

DE

PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO CONCLUSIN El sistema utilizado por la Empresa para el control de asistencia de personal, es el Registro de Firmas a la entrada y salida de las dos jornadas de trabajo, siendo la Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las operaciones que en l se dan.

160 Es as que este sistema no proporciona en alto grado de confiabilidad en el control de asistencias, ya que pueden existir irregularidades en el manejo de los registros, esto puede deberse a afinidad que pueda existir entre el custodio y el resto del personal.

Inobservndose lo establecido en el Captulo VI, Artculo 25 del Reglamento Interno de la Empresa Asistencia, que seala:

Se establecer un sistema adecuado que permita el control de la asistencia, permanencia y puntualidad del personal, con el fin de evaluar el rendimiento de los mismos.

RECOMENDACIN

Los Directivos de la Compaa procedern ha implantar un Sistema moderno de Asistencia, puesto que es un mtodo confiable y eficaz para el control de asistencia, permanencia y puntualidad en el trabajo.

Asimismo, como instrumentos de ayuda para el control de asistencia se implentarn las Hojas de Movilizacin, utilizadas para las salidas del personal, en horas laborables, ya sea por asuntos personales o e oficina, las mismas que estarn bajo la custodia de la Secretaria.

161 7. PREPARACIN O DESIGNACIN DE UNA PROFESIONAL

ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE LA SOLVENCIA Y EFICACIA EN ESTE DEPARTAMENTO

CONCLUSIN En mi trabajo se establece que si bien existe una persona encargada del control de Recursos Humanos, no es una especialista, pus solo se ha manejado por la experiencia, esto puede ocasionar a la larga un profundo problema en lo que refiere al manejo del personal.

RECOMENDACIN

Los Directivos de la Compaa procedern ha contratar o encargar el control a una persona especializada en el rea o Capacitar a la persona que actualmente es responsable

8. PLIZAS DE SEGUROS PARA LA CUSTODIA DE QUIENES MANEJAN VALORES, PERMITE LA PROTECCIN Y BUEN RECAUDO DE LOS EMPLEADOS Y FLUJO DE DINERO DE LA EMPRESA. CONCLUSIN Ente los problemas que observ en la empresa puedo decir que los encargados de realizar depsitos y transporte de mercaderas no tienen plizas de seguros, factor que representa un riesgo para la compaa.

162 RECOMENDACIN El Directorio dispondr la contratacin de una empresa de seguros para proteger, fortalecer, el transporte de valores, mercaderas y la vida de los custodios.

9. EL CONTROL PERIDICO DE DOCUMENTOS, PRODUCTOS A LOS VENDEDORES PERMITE PROTECCIN Y EFICACIA DE ESTOS

ACTIVOS DE LA EMPRESA.

CONCLUSIN

En este trabajo de investigacin observ que no existe un arqueo peridico de valores, documentos y mercaderas que manejan los Vendedores, pues los llevan de forma desordenada sin la utilizacin de una buena metodologa

RECOMENDACIN

El Directorio dispondr que se realicen arqueos de documentos, productos y valores en forma espordica y de esta manera evitar la prdida o jineteo de los mismos, logrando as una eficiente entrega recepcin de lo mencionado.

163

163 IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.1 CONCLUSIONES

1.

La prctica de Auditora Administrativa, se pudo llevar a cabo y me permiti apreciar la organizacin. Las tcnicas y los resultados operativos con miras a un mejoramiento constante para el adecuado desarrollo de las rutinas y actividades cotidianas, por esta razn se la considera como una Auditora Constructiva.

2.

El

Organigrama

estructural

con

el

que

cuenta

actualmente

LABORATORIOS BIOGENET S.A., luego de la descripcin de cada uno de ellos, nos demuestra la realidad administrativa en la que se desenvuelve la entidad.

3.

La identificacin de las funciones principales del rea de Recursos Humanos, nos permite evaluar la situacin actual de la Empresa.

4.

El desarrollo de las funciones del rea de Recursos Humanos permite identificar las reas fuertes y dbiles de la Empresa.

5.

Los resultados de la investigacin se han tabulado ordenadamente, buscando optimizar al personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.

164 6. La optimizacin del Recurso Humano permite brindar mayores y

mejores alternativas del desempeo laboral.

7.

El Sistema de Administracin y Recursos Humanos

sirve como

instructivo para proporcionar orden y bienestar a todo el personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.

8.

En cuanto a la hiptesis que planteo al inicio de mi trabajo de investigacin, he podido determinar y comprobar que existen deficiencias en el Sistema de Control Interno, puesto que no se cumple con actividades que son de vital importancia para la empresa; lo que no garantiza el aprovechamiento en forma eficiente, efectiva y econmica del recurso humano.

165 4.2 RECOMENDACIONES

1.

Los administrados de los LABORATORIOS BIOGENET debern realizar un seguimiento a los asuntos tratados en el informe del auditor el cual incluye observaciones y recomendaciones.

2.

Es necesario que LABORATORIOS BIOGENET S.A., adopte medidas conducentes a la actualizacin de su Legislacin, esto es en cuanto a sus Estatutos y Reglamento Interno, y se observen las disposiciones previstas en los mismos, lo que permitir una clara y eficaz operatividad, tanto en el campo administrativo como financiero.

3.

Mediante mi investigacin propongo a los Directivos de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., un Organigrama Estructural, que representa grficamente y en forma real la estructura organizativa de la misma, en el cual se evidencia la responsabilidad propia de la divisin de trabajo y la autoridad propia de la jerarqua.

4.

La Unidad de Auditoria Interna realizar evaluaciones permanentes al personal, lo que permitir conocer el rendimiento real en el cumplimiento de las labores encomendadas en un plan anual.

166 5. Los Directivos de la entidad, dispondr que se elaboren y ejecutaran programas de capacitacin y entrenamiento que incluya a todo el personal, garantizando de esta manera un mejor desarrollo de las actividades.

6.

El Sistema moderno de Control de Asistencia, es un mtodo eficaz y confiable para el Control del personal, por lo que recomiendo su utilizacin; al igual que la implementacin de las Hojas de Movilizacin.

7.

Con la finalidad de que se mantenga la informacin del personal en forma ordenada, separada y utilizada, la Secretaria de la entidad, deber tomar las medidas correctivas necesarias.

8.

Que el presente trabajo de Investigacin, sirva para mejorar la gestin administrativa de LABORATORIOS BIOGENET S.A., para lo cual se debern tomar como referencia las recomendaciones planteadas en el respectivo Borrador del Informe.

9.

Incursionar en este tema, es recomendable no solo por su utilidad, sino porque a travs de la Auditoria Administrativa se puede llegar a canalizar una nueva opcin del Auditor, como es el Asesoramiento Empresarial.

167

167

V ANEXOS
ANEXO 1

FORMULARIO DE DESCRIPCIN DE LA FUNCIN

DESCRIPCIN DE FUNCIONES

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

FECHA DE ELABORACIN ORIGINAL: _________________________________ REVISIN No. ____________________ FECHA _______________________________________

1.- IDENTIFICACIN DE LA FUNCIN GERENCIA ________________ SECCIN _________________ DEPARTAMENTO _________________ UBICACIN FSICA________________

TITULO DEL PUESTO __________________________________________________ REPORTA DIRECTAMENTE A __________________________________________ REPORTA DIRECTAMENTE A: _________________________________________ REPORTA INDIRECTAMENTE A: _______________________________________ ROPA DE TRABAJO E IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD ______________________ ______________________ ________________________________________ ________________________________________

168 2.- OBJETIVO DEL PUESTO ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

3.- FUNCIONES ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

4.- RESPONSABILIDAD SOBRE BIENES, DINERO, DOCUMENTOS E INFORMACIN. ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

169 5.- RELACIONES PRINCIPALES Y CONTACTOS PERMANENTES PERSONA O CARGO FRECUENCIA MOTIVO

5.1. DENTRO DE LA COMPAA ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________

5.2. FUERA DE LA COMPAA ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________

6.- SUPERVISIN 6.1. DIRECTA CARGO: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 6.2. INDIRECTA ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

7.- EN CASO DE AUSENCIA LE REMPLAZA:

170 8.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO

EDUCACIN FORMAL MNIMA NECESARIA ______________________________________________________________________ CONOCIMIENTOS RELATIVOS AL PUESTO ______________________________________________________________________ EXPERIENCIA TOTAL MNIMA NECESARIA ______________________________________________________________________ MQUINAS Y EQUIPOS Y HERRAMIENTAS QUE DEBE OPERAR ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

_______________________ NOMBRE DEL TITULAR

_______________________________ GERENTE / GERENTE GENERAL

________________________ GERENTE / JEFE DE REA

_____________________________ JEFE INMEDIATO

_____________________________ JEFE DE RECURSOS HUMANOS

FECHA: ______________________

171 ANEXO 2

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL
JUNTA GENERAL ACCIONISTAS COMISARIO DIRECTORIO

AUDITOR INTERNO

PRESIDENTE ADMINISTR. GERENTE GENERAL

ASESORA JURDICA

SECRETARIA

DEPARTAMENTO ADMINSITRAT. PROVEEDURA

DEPARTAMENTO FINANCIERO

DEPARTAMENTO DE VENTAS VENDEDOR 1

CONTABIL.

BODEGA

CARTERA

FACTURAC.

CAJA VENDEDOR 2

CHOFER 1-2

CONSERJE

VENDEDOR 3

GUARDIN

VENDEDOR 4

VENDEDOR 5

VENDEDOR 6 VENDEDOR DE OFICINA

FUENTE: ELABORACIN:

BIOGENET LA AUTORA

172

LABORATORIOS BIOGENET S.A. HOJA DE MOVILIZACIN

ANEXO 3

PERMISO No. DEPARTAMENTO: ................................. FECHA: .........................

PARA:

AUSENTARSE

NO CONCURRIR AL TRABAJO

MOTIVO DE ESTE PERMISO

I.E.S.S. ENFERMEDAD

DILIGENCIA DE LA EMPRESA OTROS

DURACIN DEL PERMISO:

DESCONTABLE DEL SALARIO:

SI

NO

FIRMA DEL EMPLEADO: ________________ NOMBRE CONTROL: SALI ENTR: AUTORIZADO POR:

_________________________ NOMBRE

173

LABORATORIOS BIOGENET S.A.

PLANEACIN
PRESUPUESTO AO 2007 REA: RECURSOS HUMANOS DESCRIPCIN DEL INFORME: ESTIMACIN DEL SUELDO POR REAS Y CARGOS
NO. PERSONAS EN EL PUESTO 1 1 10 1 1 2 1 17 ROL ULTIMO MES AO 2006 S.B.U.X HORAS COMISI No. PERS. EN EL EXTRAS ONES PUESTO 494.64 216.69 149.09 149.09 149.09 265.68 149.09 2915.18 TOTAL SUELDO MENSUAL 510.64 232.69 1650.90 165.09 165.09 297.68 165.09 3187.18

ANEXO 4
ELABORADO POR: M.P. APROBADO POR: C.G.
BENEFICIOS SOCIALES 2006 APORT. PERSONAL IESS 9.35% 46.25 20.26 139.40 13.94 13.9 4 24.84 13.94 272.57

No.

CARGO SUPERVISOR DE VENTAS AUXILIAR CONTABLE VENDEDORES CONSERJE SECRETARA BODEGUERO CAJERA TOTALES

S.B.U. 494.64 216.69 149.09 149.09 149.09 132.84 149.09 1440.53

COMPON ENTE 16.00 16.00 160.00 16.00 16.00 32.00 16.00 272.00

XIII SUELDO 41.22 18.06 124.24 12.42 12.42 22.14 12.42 242.93

XIV SUELDO 10.16 10.16 101.59 10.16 10.16 20.32 10.16 172.71

VACACI ONES 20.61 9.03 62.12 6.21 6.21 11.07 6.21 121.47

FONDO RESERVA 41.22 18.06 124.24 12.42 12.42 22.14 12.42 242.93

APORTE PATRONAL 60.10 26.33 181.14 18.11 18.11 32.28 18.11 354.19

TOTAL PROVISIN 173.31 81.63 593.34 59.33 59.33 107.95 59.33 1134.23

TOTAL ROL 637.70 294.06 2104.84 210.48 210.48 380.79 210.48 4048.84

1 2 3 4 5 6 7

AO 2007
No.

BENEFICIOS SOCIALES 2007 COMISI ONES COMPON ENTE 8.00 8.00 80.00 8.00 32.00 16.00 8.00 160.00 TOTAL SUELDO MENSUAL 545.32 243.42 1760.36 176.09 704.35 317.40 176.09 3929.02 XIII SUELDO 44.82 20.03 20.03 140.07 14.01 56.03 25.12 314.09 XIV SUELDO 11.58 11.58 115.83 11.58 46.33 33.17 11.58 231.67 VACACI ONES 22.41 10.02 70.04 7.00 28.01 12.56 7.00 157.04 FONDO RESERVA 44.82 20.03 140.07 14.01 56.03 25.12 14.01 314.09 APORTE PATRONAL 65.35 29.21 204.22 20.42 81.69 36.62 20.42 457.94 TOTAL PROVISIN 188.98 90.88 670.24 67.02 268.10 122.58 67.02 1474.82 APORT. PERSONAL IESS 9.35% 50.29 22.48 157.16 15.73 62.86 28.18 15.72 352.40 TOTAL ROL 684.51 316.82 2273.94 227.39 909.58 411.79 227.39 5051.43

CARGO SUPERVISOR DE VENTAS AUXILIAR CONTABLE VENDEDORES CONSERJE SECRETARA BODEGUERO CAJERA TOTALES

1 2 3 4 5 6 7

NO. PERSONAS EN EL PUESTO 1 1 10 1 4 2 1 20

S.B.U. 537.92 240.42 168.09 168.09 168.09 150.70 168.09 1601.29

S.B.U.X No. PERS. EN EL PUESTO 537.82 240.42 1680.86 168.09 672.35 301.40 168.09 3769.02

HORAS EXTRAS

174

174 VI BIBLIOGRAFA 1. ACHIG, Lucas. Metodologa de la Investigacin Social, Segunda Edicin, Quito, Editorial Tercer Mundo, 1.999.

2.

AGENCIAS Y REPRESENTACIONES ECUATORIANAS C.A., Estatutos y Reglamento Interno.

3.

BAHAMONDE,

Ivn.

Auditoria

Administrativas

Operacional,

Contralora General del Estado, 2.000.

4.

CABRERA, ngel; JIMNEZ, Marcos. Auditoria Operacional a la Escuela de Capacitacin del Sindicato Provincial Chferes de Loja, UNL, 1.995.

5.

CRDENAS, Elsita. Examen Especial con Orientacin Operacional del rea de Personal del Estado Mayor Conjunto, UTPL, 1.992.

6.

CAHIN J, A; P,D, LEVY J,F. Manual de Auditoria. Mxico, Grupo editorial del Ocano, 1.998.

7.

CONTRALORA

GENERAL

DEL

ESTADO,

Ley

Orgnica

de

Administracin Financiera y Control (LOAFYC).

175 8. CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditoria Operacional, Quito-Ecuador, 1.993.

9.

CORPORACIN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. Cdigo de Comercio, Quito, 1.995.

10.

CORPORACIN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. Cdigo de Salud, Quito, 1.995.

11.

CORPORACIN

DE

ESTUDIOS

PUBLICACIONES.

Ley

de

Compaas, Quito-Ecuador, 1.993.

12.

CHUCHUCA, Alba; Villalta, Gladis; GARZN, Sandra, Auditoria Administrativa a los Recursos Humanos Hospital Civil y Docente Isidro Ayora de Loja, UNL, 1.993.

13.

DVALOS ARCENTALES, Nelson, Enciclopedia de Administracin, Contabilidad y Auditoria, Quito, Editorial, Ecuador, 1.990.

14.

DONAL,

Taylor

GLESEM,

William.

Auditoria,

Concepto

Procedimientos, 2.000.

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16.

HAMILTON, Alexander. La Auditoria Interna; Clave del Mejoramiento Financiero y Operativo, USA, 2.000.

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COLMES, Arthur W; C.I.A., Auditoria, Segunda Edicin, Tomo I, Impreso en Mxico.

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21.

IGNA, Rosario. Auditoria Operacional a la Seccin Tcnica del Colegio Beatriz Cueva de Ayora, UTPL, 1.993.

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SANTILLANA, Juan Ramn. Conoce las Auditoras, _Instituto Mexicano de contadores Pblicos, Mxico, 1.998.

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179

179 VII NDICE CONTENIDO PAG. CERTIFICACIN ................................................................................................ i AUDITORIA ....................................................................................................... ii DEDICATORIA ................................................................................................. iii AGRADECIMIENTO ....................................................................................... iv I. INTRODUCCIN II REVISIN DE LITERATURA ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ........................................................ 7 Resea Histrica ............................................................................................ 7 Base legal ........................................................................................................ 8 Objetivos de la Empresa ............................................................................ 11 Organizacin Administrativa de BIOGENET S.A. ............................ 11 CONCEPTOS BSICOS .................................................................................. La Auditoria ................................................................................................. 15 Concepto .......................................................................................................15 Clases de Auditoria .................................................................................... 15 El control ...................................................................................................... 17 Concepto ...................................................................................................... 17 Clasificacin ..................................................................................................17 Responsabilidades .......................................................................................19 Clases de responsabilidades .......................................................................20

180 AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............................................................22 Definicin ......................................................................................................22 Naturaleza de la Auditoria Administrativa .............................................25 Diferencia entre Auditoria Administrativa y Financiera .......................29 Objetivos de la Auditoria Administrativa ................................................32 Evaluacin del Control Interno ..................................................................32 Evaluacin de Rendimiento .......................................................................33 Asistencia de Direccin ...............................................................................34 Alcance de la Auditoria Administrativa ..................................................36 El Auditor Operativo, Responsabilidades y Funciones .........................37 PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ...........................40 Fase I: Estudio Preliminar ...........................................................................41 Fase II: Revisin de Objetivos, Polticas y Normas .................................43 Fase III: Revisin y Evaluacin del Control Interno ...............................45 Fase IV: Examen Detallado de reas Crticas ..........................................47 Fase V: Comunicacin de Resultados .......................................................49 2.5 RECURSOS HUMANOS

2.5.1 Sistema de Administracin de Recursos Humanos... 55 2.5.2 Concepto... 55 2.5.3 Importancia.. 55 2.5.4 Objetivos de la Administracin de RRHH...... 55 2.5.5 Tcnicas de la Administracin de RRHH. 56 2.5.6 Componentes del sistema de Administracin de RRHH... 56

181 2.5.7 2.5.8 2.5.9 2.5.10 2.5.11 Planeacin.... 57 Concepto Importancia ventajas - tcnicas proceso..... 57 Cuadro de contrataciones...... 60 Anlisis FODA.... 60 Anlisis y Descripcin de Funciones .... 61

2.5.11.1 Anlisis de Puestos... 61 2.5.11.2 Descripcin de funciones. 63 2.5.11.3 Preparacin de un proceso de Anlisis y descripcin de Funciones..... 63 2.5.11.4 Desarrollo del proceso de anlisis de funciones... 63

2. 6 2.6.1 2.6.2 2.6.3

MTODOS PARA EL ANLISIS DE PUESTOS Contenido del formulario de la descripcin de funciones 68 Ejemplo de descripcin de funciones .. 68 Reclutamiento y seleccin . 71

2.6.3.1 Reclutamiento definicin proceso de reclutamiento .. 71 2.6.3.2 Seleccin definicin objetivo e importancia.... 72 2.6.3.3 Elementos de la seleccin... 73 2.6.3.4 Pasos bsicos del proceso de seleccin..... 74 2.7 2.7.1 2.7.2 2.7.3 INDUCCIN.. 75 Objetivo. 75 Procedimientos ... 75 Induccin especifica .. 75

182 2.7.4 2.8 2.8.1 2.8.2 2.8.3 2.8.4 2.8.5 2.9 2.9.1 2.9.2 2.9.3 Plan de induccin . 75 CAPACITACIN Y DESARROLLO. 76 Objetivo . 76 Definicin . 77 Desarrollo objetivo ... 77 Concepto .... 77 Pasos bsicos en la capacitacin . 77 EVALUACIN DEL DESEMPEO .. 79 Definicin79 Objetivo 79 Usos mas destacados y ventajas de la informacin de evaluacin del desempeo. 80 2.9.4 Pasos bsicos en la evaluacin del desempeo. 80

III CASO PRACTICO EXPOSICIN DE RESULTADOS 3.1 Auditoria Administrativa del rea de Recursos Humanos de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. perodo Mayo-Noviembre 2006 ... 82

IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones .... 163 Recomendaciones... 165 V ANEXOS Anexos.... 167

183 VI BIBLIOGRAFA Bibliografa. 174 VII NDICE ndice 179