NORMA TCNICA COLOMBIANA

NTC 4176
1997-06-25

DOCUMENTACIN. ELABORACIN DE CONSTANCIAS

CERTIFICADOS

E:

DOCUMENTATION. PREPERED TO CERTIFICATE AND CONSTANCY.

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES:

documento tcnico; documentacin; certificados; constancias.

I.C.S: 01.140.30
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC) Apartado 14237 Bogot, D.C. Tel. 6078888 Fax 2221435

Prohibida su reproduccin

PRLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo nacional de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo caracterizado por la participacin del pblico en general. La NTC 4176 fue ratificada por el Consejo Directivo el 97-06-25. Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a travs de su participacin en el Comit Tcnico 000010 Elaboracin de documentos.

CADES COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA ICONTEC SENA DIRECCIN GENERAL

SENA REGIONAL ANTIOQUIA - CHOC SENA REGIONAL RISARALDA SENA REGIONAL VALLE DEL CAUCA.

Adems de las anteriores, en consulta pblica el proyecto se puso a consideracin de las siguientes empresas: UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA. ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales.

DIRECCIN DE NORMALIZACIN

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NTC 4176

DOCUMENTACIN. ELABORACIN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

1.

OBJETO

Esta norma establece los requisitos para la elaboracin de certificados y constancias. 2. DEFINICIONES

Para efectos de sta norma se establecen las siguientes: 2.1 Certificado: documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompaado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma). 2.2 Constancia: documento de carcter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. 2.3 Cargo: ttulo de la posicin que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

2.4 Datos del remitente: razn social, logotipo, ciudad, direccin, apartado, direccin electrnica, telfono, fax, tlex y NIT de quien otorga la certificacin. 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 Documento privado: el expedido por un representante de la entidad privada. Documento pblico: el expedido por un funcionario pblico. Encabezado: lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento. Espacio: distancia horizontal de escritura. Fecha: lugar de origen del documento, da, mes y ao de expedicin. Lnea especial: identificacin del transcriptor. Interlnea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensin se le denomina rengln. Logotipo: smbolo que identifica a una empresa.

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2.13 Membrete: inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurdica. 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 2.19 3. Nmero o referencia: identificacin consecutiva del documento. Razn social: nombre que identifica a una empresa. Remitente: nombre y apellidos del firmante autorizado. Rengln: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Texto: contenido del documento. Transcriptor: persona responsable de digitar el documento. CLASIFICACIN

De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser: 3.1 CONSTANCIA PARA: 3.2 Tiempo de servicio Experiencia Salarios u honorarios Clase de trabajo Jornada laboral Cumplimiento de comisiones Comportamiento del trabajador

CERTIFICADO PARA: Calificaciones obtenidas dentro de perodos acadmicos Derecho de uso del Sello Icontec de conformidad con Norma Tcnica Colombiana Diploma conferido por una institucin y documento que establece un privilegio o premio. Asistencia a congresos, cursos y seminarios. Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defuncin. Documentos de identidad. Certificado de Aseguramiento de la Calidad. Certificado del Sistema de Administracin Ambiental. 2

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3.3 3.3.1

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Becas, donaciones y exenciones. Crditos, prstamos u otras transacciones comerciales. Relacin de retenciones de impuestos. Paz y salvos. Resultados de exmenes mdicos.

ESTILOS Bloque extremo

Las lneas de nmero (si lo hay), fecha y firmante parten del margen izquierdo. (Vase la Figura 1). 3.3.2 Bloque

Las lneas de nmero (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escrito hacia el margen derecho. (Vase la Figura 2). 4. 4.1 REQUISITOS MRGENES

Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Izquierdo entre 3 cm y 4 cm Derecho entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm 4.2 PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS

Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen de la siguiente manera: (vanse las Figuras 1 y 2). 4.2.1 Nmero (referencia)

Es opcional llevar un control de expedicin, nmero consecutivo que se ubica de dos a tres interlneas del margen superior y segn el estilo elegido. Le puede anteceder el cdigo de dependencia determinado por cada empresa en particular. Las entidades educativas estn obligadas a numerar los certificados y las constancias en forma secuencial. 4.2.2 Fecha

Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedicin se escriben de dos a tres interlneas del nmero (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay nmero y en forma completa, en orden de da, mes (en minscula) y ao sin separarlo con punto. 3

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EJEMPLO.

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Popayn, 15 de noviembre de 1997 4.2.3 Cargo

El cargo de la persona responsable se anota en mayscula sostenida, centrado, precedido de los artculos EL o LA y de tres a cuatro interlneas de la fecha. EJEMPLO. LA GERENTA DE TALENTO HUMANO 4.2.4 Identificacin

Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben de tres a cuatro interlneas del cargo, centradas y en mayscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar). EJEMPLO. EL DIRECTOR DE PERSONAL HACE CONSTAR: 4.2.5 Texto

4.2.5.1 De tres a cuatro interlneas de la identificacin y contra el margen izquierdo se inicia el texto con la conjuncin Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser: EJEMPLOS. Que el seor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cdula de ciudadana 70.048.946 de... Que a INDUSTRIAS PLSTICAS S.A., con NIT 890.980.900-5 se le retuvo... 4.2.5.2 Se emplea interlineacin de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre prrafos. 4.2.5.3 Se redacta en forma clara, breve, directa, corts y se expresa en tercera persona del singular. Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayscula sostenida, y el nmero del documento de identidad. Razn social de una empresa, en mayscula sostenida, y NIT.

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4.2.5.4 Es importante que no presente errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. 4.2.5.5 La presentacin debe ser impecable, sin borrones ni repisados. En el ltimo prrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificacin, y de preferencia, se incluye el destinatario. EJEMPLOS. Esta constancia se expide para ratificar su asistencia a la reunin. Este certificado se expide para ser presentado al Inurbe, con el fin de solicitar crdito de vivienda. 4.2.6 Firmante

El nombre de la persona responsable se escribe en mayscula sostenida, de cuatro a seis interlneas del ltimo rengln del texto y segn el estilo elegido. En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o ms firmantes, si el nmero es impar, el ltimo se centra. 4.2.7 Transcriptor

A dos interlneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre (con mayscula inicial) e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra ms pequea y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos. 4.2.8 Certificados y constancias expedidos por centros educativos

4.2.8.1 En centros educativos la responsabilidad la tienen dos personas, el director del establecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres a cuatro interlneas de la fecha, centrados, en mayscula sostenida y precedidos por los artculos EL o LA, segn corresponda. EJEMPLO. LA RECTORA Y EL SECRETARIO GENERAL DEL COLEGIO SANTA TERESITA 4.2.8.2 Las anotaciones jurdicas para clarificar el funcionamiento de la institucin, tales como registro en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo, de tres a cuatro renglones de los cargos y con interlineacin sencilla. (Vase la Figura 3). 4.2.8.3 Las expresiones CERTIFICAN o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben centradas, en mayscula sostenida y de tres a cuatro interlneas de las anotaciones jurdicas. 4.2.8.4 De tres a cuatro interlneas de la identificacin anterior, se inicia el texto con las mismas caractersticas del numeral 4.2.5 de esta norma.

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4.2.8.5 Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seis interlneas del ltimo regln del texto; el de mayor jerarqua contra el margen izquierdo y el de menor jerarqua, en la misma lnea, contra el margen derecho. 4.2.9 Pginas subsiguientes

Si los certificados y constancias requieren ms de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente: 4.2.9.1 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso slo el logotipo o la razn social. 4.2.9.2 La calidad, el color y el tamao del papel deben ser los mismos en todas las hojas. 4.2.9.3 El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlneas del logotipo o de la razn social, con mayscula inicial. Est constituido por la lnea de identificacin contra el margen izquierdo y el nmero de pgina contra el margen derecho. La lnea de identificacin contiene el nombre de quien solicita la certificacin. EJEMPLOS. Margen izquierdo Certificado para Mundo Nacional Ltda. Constancia para Aurelio Rojas Patio 4.2.9.4 El primer prrafo se inicia de dos a cuatro interlneas del encabezado. 4.3 4.3.1 ASPECTOS GENERALES Papelera especial Margen derecho 2 2

4.3.1.1 Los ttulos conferidos por universidades y colegios, as como los certificados de asistencia a congresos, cursos y seminarios, se elaboran en papel o cartulina especiales, diseados para tal efecto. 4.3.1.2 Para certificados y constancias de rutina en empresas e instituciones, se puede utilizar un formato impreso. 4.3.2 Registro de diplomas en entidades educativas

El Ministerio de Educacin Nacional autoriz a las universidades y colegios para registrar directamente en sus instituciones, los ttulos acadmicos que confieren (Decreto 636 del 3 de abril de 1996). 4.3.3 Recomendaciones

4.3.3.1 El tipo y el tamao de la letra deben facilitar la lectura del texto. 4.3.3.2 La impresin debe garantizar y mantener la nitidez del documento. 6

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4.3.3.3 El papel debe tener el gramaje adecuado, segn la tecnologa de impresin que se utilice. 4.3.3.4 Todos los certificados y constancias se firman de manera autgrafa y con tinta negra para garantizar la nitidez en el proceso de microfilmacin. 4.3.3.5 El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservacin y conservacin del documento. 4.3.3.6 El uso de grapas, clips y otros elementos metlicos, aceleran el deterioro del documento.

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Entre 3 cm y 4 cm

MEMBRETE
2 a 3 interlneas

0102 Nmero (opcional)

2a3

Barranquilla, 5 de octubre de 1997

3a4

LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES

3a4

HACE CONSTAR:
Entre 3 cm y 4 cm 3a4 Entre 2 cm y 3 cm

Que la ingeniera DORIS BUITRAGO BOTERO, identificada con cdula de ciudadana 34.527.143 de Bucaramanga, trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de 1994, y desempea el cargo de Asistenta de Recursos Humanos.

Esta constancia se expide para trmites de visa en el Consulado de los Estados Unidos de Amrica.
4a6

CECILIA RODRGUEZ OROZCO

2

Gloria U.

2 cm a 3 cm

Figura 1. Distribucin de una constancia en estilo bloque extremo

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Entre 3 cm y 4 cm

MEMBRETE
2 a 3 interlneas

0102 Nmero (opcional)

2a3

Santaf de Bogot, 23 de diciembre de 1997

3a4

EL CONTADOR GENERAL
3a4

CERTIFICA:
Entre 3 cm y 4 cm 3a4 Entre 2 cm y 3 cm

Que a MUNDO NACIONAL S.A., con NIT 40901703-1, se le efectu retencin en la fuente por el ao gravable de 1996, segn lo dispuesto por el Artculo 381 del Estatuto Tributario.

Este certificado se expide para una transaccin bancaria.

4a6

FERNANDO LOPERA URIBE

2

Sonia M.

2 cm a 3 cm

Figura 2. Distribucin de un certificado en estilo bloque

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Entre 3 cm y 4 cm

MEMBRETE ENTIDAD EDUCATIVA

2 a 3 interlneas

R-0215 Nmero (obligado)

2a3

Medelln, 1 de septiembre de 1997

3a4

LA RECTORA Y EL SECRETARIO GENERAL DEL COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA

3a4

Institucin universitaria de carcter oficial, creada por la Ley 48 de 1945, en cumplimiento de las funciones que le atribuye el Artculo 67 del Acuerdo 002 de 1996.
3a4

CERTIFICAN:
Entre 3 cm y 4 cm 3a4 Entre 2 cm y 3 cm

Que JULIO SERNA RUIZ, identificado con cdula de ciudadana 71.631.676 de Medelln, est matriculado en el cuarto nivel del programa Tecnologa en Delineantes de Arquitectura e Ingeniera, durante el perodo de enero - junio de 1997, tiempo completo, con el siguiente horario de clases: lunes, mircoles y viernes de 08:00 a 11:00 y de 13:00 a 17:00 horas.

Se expide para ser presentado a Empresas Pblicas de Medelln.

4a6

LUCA DUQUE DE VARGAS

2

GILDARDO A. PREZ LOPERA

Cecilia A.

2 cm a 3 cm

Figura 3. Distribucin de una certificacin en entidad educativa.

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5. APNDICE

NTC 4176

NORMAS QUE DEBEN CONSULTARSE NTC 3393: 1996, Documentacin. Elaboracin de cartas comerciales.

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