Reglas para Hacer una Presentacin en Powerpoint

1. Apoyarse en fundamentos slidos, robustos. La herramienta de apoyo Power Point no es ms que eso, un apoyo. Por muy atractivas y llamativas que resulten las diapositivas recuerda que lo principal eres t y el mensaje. Los asistentes a una presentacin desean escucharte, no contemplar un espectculo de diapositivas en una pantalla por muy bien realizadas que estas estn. Construye con argumentos slidos con los que poder convencer al auditorio, expn ideas contundentes que logren persuadir y conseguirs as realizar entonces una presentacin con xito. Usa muchas transparencias. Son gratis, as que usa todas las que necesites. No intentes comprimir una idea compleja en una sola transparencia. Dedica toda una secuencia de ellas, si hace falta, a explicar una sola idea. 2. Sencillez. Las presentaciones ms eficaces son aquellas con grficos sencillos y fciles de comprender con no ms de 5 lneas de texto por diapositiva. No satures de informacin una diapositiva ni incorpores accesorios que no sean imprescindibles. Recuerda que lo ms importante, lo imprescindible, es tu discurso, no lo que aparece en la pantalla. Los tipos de letra como Arial son ms legibles que los tipos con serif (como el Times New Roman). Est bien usar tipos de letra originales, pero recuerda que el ordenador en el que vayas a hacer la presentacin no tiene por qu tenerlos instalados. Y usa el mismo en toda la presentacin, no uno en cada transparencia. Y por supuesto, nunca varios en una misma transparencia. Usa un tipo de letra de al menos 30 puntos. Nunca menos. Que te cabe poco texto? Pues de eso se trata. Porque eso facilita cumplir las siguiente reglas. 3. Incluir solamente las cifras y datos que sean absolutamente imprescindibles. Resulta difcil transmitir un mensaje de un modo conciso si bombardeamos al espectador con un sinfn de cifras y datos. No abrumes a los asistentes con estadsticas. Siempre puedes distribuir notas o incluso un pequeo informe al final de la presentacin para que lo estudien.

4. Evitar la lectura literal de diapositivas. Uno de los hbitos negativos ms comunes es limitarse a realizar una lectura al pie de la letra del contenido de la diapositiva. Esto produce unos efectos muy negativos y hace que la presentacin acabe aburriendo a los asistentes.

Uno de los hbitos ms generalizados y perjudiciales de los usuarios de PowerPoint consiste en limitarse a leer la presentacin visual a la audiencia. No slo es redundante (si no es para controlar el mando a distancia, es difcil justificar as la presencia del orador), sino que, adems, la presentacin ms atractiva se hace aburrida. El usar tus transparencias como teleprompter. Es la manera ms segura de perder a la audiencia: ellos leen ms rpido de lo que t puedes hablar, as que han terminado cuando a ti todava te falta media transparencia. En ese momento se aburren, se distraen, y se impacientan, pensando en el tiempo que estn perdiendo. Una presentacin de PowerPoint resulta ms eficaz con comentarios verbales que amplan e interpretan lo que hay en la pantalla en lugar de repetirlo. "Incluso con PowerPoint es necesario el contacto visual con la audiencia". Lo ms importante de una presentacin eres tu y el mensaje, no el contenido de la diapositiva. Interpreta lo que aparece reflejado en la pantalla, no lo leas. Mantn as un mayor contacto con la audiencia. 5. Emplea solamente observaciones oportunas. No realices comentarios que ya aparezcan reflejados en las diapositivas. Deja un tiempo para que los presentes que lean el texto y a continuacin expn alguna observacin que pueda ampliar su contenido.

6. No fatigues a los asistentes. Emplea ocasionalmente diapositivas en blanco para no sobrecargar de informacin a los asistentes. De esta forma se conseguir adems lograr una mayor atencin del pblico, lo cual resultara ser una tctica muy eficaz.

7. Utiliza el contraste de colores. Resulta muy eficaz para transmitir emociones el usar un contraste marcado entre el color del texto y el de los grficos y el fondo. 8. Incluye imgenes y grficos novedosos. Dale mayor atractivo visual a tus exposiciones incluyendo grficos e imgenes exportadas. No te limites a utilizar simplemente los recursos que ofrece la herramienta de Power Point. Usa imgenes, pero que sean de calidad. Ni se te ocurra usar el clipart de Office, como todo el mundo, o peor an, cliparts baratos de los que pululan por Internet. Usa fotografas, que puedes encontrar gratis o muy baratas en sitios como Flickr o Dreamstime. Resulta muy atractivo incluir breves secuencias de video que adems de transmitir un mensaje de manera eficaz, amenizan y relajan el ambiente. 9. Distribuye notas e informes al final, no durante la presentacin.

A menos que sea imprescindible, no distribuyas documentos en el transcurso de una presentacin. Esto har que desven su atencin a la lectura de los mismos. Espera a que termine la exposicin para distribuirlos.

10. No tengas reparos en realizar modificaciones antes de exponer. No pierdas nunca la perspectiva de la audiencia. Despus de confeccionar el borrador de las diapositivas de PowerPoint, imagnate que eres una de las personas que escuchan tus comentarios mientras las repasas. Si algo es poco interesante, distrae o confunde, corrgelo sin pensarlo dos veces. Es muy probable que consigas mejorar la presentacin. 11. Ten a mano tu presentacin. Muchas veces te la pedirn por adelantado, pero no te fes pensando que por haberla enviado estar preparada cuando des la charla. Lleva una memoria USB, y culgala adems en Internet, en un sitio que sea fcilmente accesible (puedes envirtela a tu cuenta de Gmail, por ejemplo. Cualquier cosa que te evite encontrarte a cinco minutos de la presentacin sin el apoyo de las transparencias. - Lleva una copia en PDF. Si todo falla, si las versiones de los programas son incompatibles, si las imgenes se descuadran, si las letras salen de los cuadros de texto, en lugar de tirarte de los pelos siempre podrs usar la versin en PDF. Y tampoco sera mala idea llevar un lector ligero de PDF, como el Foxit 12 Mejor en tu porttil: Si puedes, es preferible hacer la presentacin en tu porttil. As sabes exactamente cmo va a quedar y evitas problemas de compatibilidad entre versiones, de tipos de letra desaparecidos, de vdeos o sonidos embebidos que no aparecen, de grficos descuadrados Si tienes que hacerlo con otro ordenador es conveniente que te cerciores con antelacin, acudiendo un poco antes al lugar de la presentacin, comprobando que todo funcionar correctamente.