Activo No Corriente

Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Econmicas Programas y Guas de Auditoria para Activo No Corriente
Seminario de Integracin Profesional
CAPTULO I ANTECEDENTES 1.1 Antecedentes de la definicin de Auditora Interna El objetivo de la auditora interna es ayudar a los miembros de la organizacin en el cumplimiento efectivo de sus responsabilidades. A este fin, les proporciona anlisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e informacin, relativo a las actividades revisadas. Tras ms de cincuenta aos de vigencia, esta definicin ha sido reconsiderada y reformulada. La profesin de auditora interna ha cambiado dramticamente durante las seis dcadas desde que fuera definida originalmente en la Declaracin de Responsabilidades de Auditora Interna. Durante ese perodo el estrecho alcance de la profesin de medir y evaluar la efectividad de los controles se expandi a un espectro de actividades mucho ms amplio. Incitado por el desafo de los participantes externos y de la direccin, los auditores internos ahora tambin le dan un nfasis significativo al trabajo con los clientes para mejorar las operaciones y agregar un continuo valor a sus organizaciones. Breve Resea Histrica La auditora interna es una actividad que empez a surgir en la dcada de los 40, tanto en la empresa privada, como en el sector pblico. Debido al crecimiento rpido de las instituciones, con un gran nmero de agencias, sucursales, fbricas, almacenes, se empez a considerar a la auditora interna como una necesidad para el control del creciente volumen de operaciones y como un respaldo para que los administradores tuvieran informacin confiable, oportuna y veraz para la toma de decisiones. El crecimiento de la auditora interna en los Estados Unidos, provoc una expansin de la actividad a todos los continentes. El reconocimiento de la eficiencia y el potencial de la auditora interna en la empresa moderna por parte de la Administracin, ha elevado al auditor interno a un rango responsable e 1
independiente en la estructura de las empresas. De ah que en toda estructura empresarial, el auditor interno figure como dependiente directo del Consejo de Administracin o del Presidente de la entidad. Evolucin de la Auditora Interna en Guatemala La auditora interna, naci como una necesidad de las administraciones, para evaluar el trabajo de los tenedores de libros y se enfoc a revisar los libros y registros de contabilidad. En algunos sectores, se piensa que el personal de auditora est formado por personas a quienes se les llama slo cuando hay dificultades, como simples funcionarios, cuya labor es servir y cuya perspectiva es limitada. A pesar de esto la concepcin del auditor interno es amplia, la funcin se extiende ms all de las pruebas de cumplimiento de los procedimientos establecidos por las entidades. A finales de la dcada de los ochenta, existan pocas empresas en Guatemala, que tuvieran un concepto adecuado de la importancia de la auditora interna, pues era considerada como un departamento que deba formarse obligatoriamente con el objeto de garantizar la informacin financiera confiable y oportuna; y garantizar la salvaguarda de los activos. A principio de los noventa, se inici la apertura de mercados a nivel centroamericano y mundial. Internamente, la competencia entre industrias de la construccin, manufactureras, banca, comercio, y otras evolucion rpidamente. Como efecto de esta evolucin, los empresarios percibieron esta necesidad de mejorar sus servicios y productos, debido a esto la importancia de la auditora interna empez a resaltar. Definiciones La auditora interna es una actividad independiente, de aseguramiento objetivo, y consultora diseada para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. Ayuda a una organizacin a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemtico, disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestin, control y direccin.
Las normas de Auditora Interna Gubernamental de la Repblica de Guatemala, define a la auditora como sigue: La Auditora Interna Gubernamental es una actividad de evaluacin permanente e imparcial de todas las operaciones y estructura de control interno de un ente pblico, como un servicio a su administracin. Es un control gerencial que funciona analizando la aplicacin de los otros controles y evaluando su efectividad. Esta ltima definicin y la del Instituto de Auditores Internos (IIA), recogen casi todos los elementos necesarios para hacer de la auditora interna una herramienta gerencial que apoya a las altas autoridades, y as, la auditora interna puede cumplir con su principal objetivo de apoyar a las autoridades en la gestin, a travs de informacin independiente como producto de su trabajo. Es la denominacin de una serie de procesos y tcnicas, a travs de las cuales se da una seguridad de primera mano a la direccin respecto a los empleados de su propia organizacin, a partir de la observacin en el trabajo respecto a: si los controles establecidos por la direccin son mantenidos adecuada y efectivamente; si los registros e informes (financieros, contables o de otra naturaleza) reflejan las operaciones actuales y los resultados adecuados y rpidamente en cada divisin, departamento u otra unidad, y si stos se estn llevando fuera de los planes, polticas o procedimientos de los cuales la auditora es responsable. "auditora interna" significa una actividad de evaluacin establecida dentro de una entidad como un servicio a la entidad. Sus funciones incluyen, entre otras cosas, examinar, evaluar y monitorear la adecuacin y efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno. Las premisas subyacentes en la nueva definicin son: La profesin de auditora interna ser delineada segn lo bien que realiza sus servicios, ms que teniendo en cuenta, quin los realiza o en qu consisten los mismos. Para mantenerse viable, la profesin de auditora interna necesita ser percibida como agregando valor a las organizaciones. 3
Los auditores internos deben adoptar la perspectiva de la cadena entera de valor. La estructura conceptual de la auditora interna debe ir ms all de sus propios inherentes procesos para reflejarse como conductores de servicios organizacionales.
Los estndares y otras guas profesionales no slo debe orientar la profesin sino tambin, lograr simbolizar una calidad distintiva en el mercado.
Alcance y Objetivos de la Auditora Interna El alcance y objetivos de la auditora interna varan ampliamente y dependen del tamao y estructura de la entidad y de los requerimientos de su administracin. Ordinariamente, las actividades de auditora interna incluyen uno o ms de los siguientes puntos: Revisar los sistemas de contabilidad y de control interno. El establecer sistemas adecuados de contabilidad y de control interno es responsabilidad de la Administracin, la cual demanda atencin apropiada en una base continua. Ordinariamente se le asigna a la auditora interna por parte de la Administracin la responsabilidad especfica de revisar estos sistemas, monitorear su operacin y recomendar las mejoras consecuentes. Examinar la informacin financiera y de operacin. Esto puede incluir revisin de los medios usados para identificar, medir, clasificar y reportar dicha informacin y la investigacin especfica de partidas individuales incluyendo pruebas detalladas de transacciones, saldos y procedimientos. Revisar la economa, eficiencia y efectividad de operaciones incluyendo los controles no financieros de una entidad. Revisar el cumplimiento con leyes, reglamentos y otros requerimientos externos y con polticas y directivas de la Administracin y otros requisitos internos.
Posicin Organizacional La posicin organizacional del departamento de auditora interna debe ser lo suficientemente relevante para que le permita el cumplimiento de sus responsabilidades de auditora. Los auditores internos deben de contar con el apoyo de la Administracin y del Consejo de Administracin para poder obtener as la cooperacin de los auditores y poder llevar a cabo su trabajo libre de cualquier interferencia. Al jefe del departamento de auditora interna se le debe responsabilizar en lo individual dentro de la organizacin con suficiente autoridad para promover independencia y asegurar una amplia cobertura de auditora, adecuadas consideraciones a los reportes de auditora y apropiadas acciones a las recomendaciones de auditora. Adems, debe tener comunicacin directa con el Consejo Administrativo, debido que ayuda a asegurar la independencia y provee los mecanismos para que el auditor y el Consejo se mantengan informados de asuntos de inters mutuo. La independencia crece cuando el Consejo de Administracin concurre en la seleccin o remocin del jefe del departamento de auditora interna. El propsito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditora interna deben ser definidos por escrito en un documento formal. El jefe del departamento debe buscar la aprobacin de ste documento por parte de la Administracin y la aceptacin del Consejo de Administracin. El documento debe: Establecer la posicin del departamento dentro de la organizacin; Autorizar el acceso a registros, personal y recursos fsicos relevantes para la ejecucin de las auditorias y Definir el alcance de las actividades de auditora interna.
El auditor interno debe suministrar anualmente para aprobacin de la Administracin y para informacin del Consejo, un resumen del programa de auditoras del departamento, plantilla de personal, presupuesto de operacin, reportes de actividades o con la frecuencia que sea necesario. Los reportes de actividades deben incluir aquellos hallazgos de auditora que sean relevantes as como sus recomendaciones; y deben informar a la 5
Administracin y al Consejo cualquier desviacin significativa al programa autorizado de auditora, a la plantilla de personal y al presupuesto de operacin; as como las razones de ello. Organizacin de la Auditora Interna La direccin del departamento de auditora interna est a cargo del auditor interno, que funge como jefe del departamento y es responsable directo ante la Administracin a la cual elevar los informes con los resultados del trabajo realizado y las recomendaciones derivadas del mismo. El auditor interno contar con la colaboracin del personal necesario que puede estar integrado por auditores, auditores auxiliares y empleados de oficina. Por otra parte, el auditor interno, auditores auxiliares, tendrn la autoridad y responsabilidad necesaria para ejecutar en una forma adecuada el programa de trabajo de auditora interna, para el cumplimiento de este fin, el auditor interno debe contar con un personal adecuado no slo en nmero, sino con capacidad y experiencia en el campo de la auditora. De esta manera se podr ejecutar con eficiencia el trabajo de auditora interna. Importancia de la Auditora Interna El incremento en las actividades regulares, la descentralizacin, y la mayor dispersin geogrfica han puesto por s misma serios retos al control de la direccin. Hay que aadir, adems, los nuevos problemas relacionados con las fusiones y adquisiciones, la diversificacin de los productos, la informtica y otras tecnologas, el grado de complejidad alcanzado, reclaman una ejecucin sobresaliente en todos los niveles de la direccin. Actualmente en las grandes organizaciones, los nuevos problemas han hecho necesario delegar responsabilidades y autoridad en numerosos niveles de supervisin. Sin embargo, la responsabilidad de la direccin no termina con esta asignacin de funciones pues no puede delegar su responsabilidad general. Con la delegacin de responsabilidades la direccin tuvo que encauzar el control a travs de especialistas, los Auditores Internos, para poder mantener la vigilancia sobre la cadena de control de direccin. 6
La auditora interna tiene un programa sistemtico de revisin y valoracin para comprobar que las responsabilidades delegadas han sido bien encauzadas y que las polticas y los procedimientos establecidos por la Administracin de la empresa se han llevado a cabo como estaba previsto. Ms an, la auditora interna tiene a su cargo revisiones peridicas con personal calificado para determinar que el sistema de control interno ha sido el adecuado y, evaluar a travs de pruebas de cumplimiento y sustantivas, las diferentes cifras que conforman los Estados Financieros de la empresa, con el fin de que en cualquier momento la Administracin pueda tomar decisiones importantes, tomando como guas los Estados Financieros. Caractersticas: Las caractersticas de la auditora interna son las siguientes: Es una funcin inscrita en la estructura de la organizacin. Analiza la veracidad de la informacin que se reporta a la gerencia. Informa sobre el cumplimiento, mantenimiento de la eficacia, eficiencia y economa en los sistemas y procedimientos dentro de la organizacin. Objetivos que persigue El objetivo del departamento de auditora interna es asistir a todos los miembros de la Administracin en el efectivo cumplimiento de sus responsabilidades, suministrndoles anlisis, evaluaciones y actividades revisadas. La objetividad es una actitud de independencia mental que deben mantener los auditores internos en el desarrollo de sus auditoras. Los auditores internos no deben subordinar su juicio al de otros en materia de auditora. La objetividad requiere que los auditores internos lleven a cabo sus auditoras de manera tal que tengan una honesta confianza en el resultado de su trabajo y que no hayan creado compromisos respecto a la calidad de lo auditado. Los auditores internos no deben intervenir en situaciones en que se sientan inhabilitados para presentar juicios objetivos y profesionales.
El auditor interno se interesa en todas las fases de la actividad del negocio donde l puede prestar servicio a la Administracin. Esto implica ir ms all de los registros contables y financieros para obtener un entendimiento completo de las operaciones bajo revisin. El logro de este objetivo global involucra actividades tales como las siguientes: Conocimiento de las polticas, manuales e instrucciones para propsitos de definir el enfoque y alcance del trabajo a ejecutar. La evaluacin de la estructura administrativa. La revisin y evaluacin de la validez, calidad y aplicacin oportuna de los sistemas, procedimientos y mtodos operativos, administrativos, financieros y contables. La revisin y evaluacin de la confidencialidad de los reportes financieros, estadsticos y administrativos. Evaluar permanentemente e independientemente para determinar si el control interno est operando en forma efectiva y eficiente. La revisin y evaluacin de los mtodos y procedimientos de determinacin de los costos de operacin (costo de venta y costo de produccin). La revisin y evaluacin del cumplimiento y regulaciones fiscales, laborales, aduanales, cambiarias y monetarias. La revisin y evaluacin de la oportunidad con que son preparados los estados financieros y dems reportes financieros, estadsticos y administrativos. Tener una posicin crtica frente a la exactitud de la informacin y observar el cumplimiento de los procedimientos en la gestin de la organizacin. Responsabilidad del Auditor Interno Los miembros de la organizacin a quin le sirven la auditora interna, incluyen a la Direccin, y al Consejo de Administracin. Los Auditores Internos tienen la responsabilidad, ante ambos, de proporcionarles informacin acerca de lo adecuado y eficiente que es la propia organizacin, su sistema de control 8
interno y la calidad en la ejecucin. La informacin suministrada a cada uno puede diferir en cuanto a la forma y al detalle, dependiendo de los requerimientos y necesidades de la Direccin o del Consejo de Administracin. El departamento de auditora interna forma parte integral de la organizacin y funciona bajo las polticas establecidas por la direccin y el Consejo de Administracin. El propsito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditora interna, es aprobado por la direccin y aceptado por el Consejo de Administracin. La autoridad y la responsabilidad de un auditor interno, hay que mirarlo desde dos puntos de vista: a) Desde el punto de vista de Unidad o Departamento de Auditora Interna. En este caso, el auditor interno tiene la autoridad suficiente no slo para ordenar trabajos, controlar su personal y administrar en s las operaciones de su departamento, sino adems, controlar los resultados que se obtengan de su gestin; es decir, es responsable de la calidad el trabajo llevado a cabo, as como de la imagen y prestigio. b) Desde el punto de vista de la organizacin y sus operaciones. En este caso, el auditor interno, no tiene ninguna autoridad para tomar decisiones ni ordenar acciones sobre el personal de la organizacin. En cuanto a la responsabilidad, se refiere a buscar la evidencia necesaria que respalde su trabajo ms no de preparar registros ni otras acciones que no sean las propias de la funcin de auditora interna. El auditor no debe confundir su posicin dentro de la organizacin puesto que esta es con el fin de proporcionar independencia de actuacin y no revestirlo de autoridad sobre las dems unidades administrativas. El auditor interno debe aplicar el tacto, en todas sus actuaciones, para no causar reacciones negativas que puedan perjudicar a su funcin. El Instituto de Auditores Internos (IIA), o sociedad profesional de auditores internos, ha establecido oficialmente los parmetros de auditora interna en su declaracin de las responsabilidades de sus miembros. Las responsabilidades del auditor interno son clasificadas como sigue: naturaleza, objetivo y alcance; responsabilidad y autoridad, y independencia. 9
Independencia: Con el fin de asegurar el grado efectivo de independencia necesario para una auditora interna, el jefe del departamento debe informar al ejecutivo ms alto del escalafn. Slo por este camino puede asegurarse un alcance adecuado de responsabilidad y de efectividad en el seguimiento de las recomendaciones. Los auditores internos deben ser independientes de las actividades que auditan. Son independientes cuando llevan a cabo su trabajo libre y objetivamente. La independencia les permite emitir juicios con la imparcialidad esencial de la conduccin propia de las auditorias. Esto se logra a travs de la objetividad y estatus de la organizacin. El estatus de la organizacin debe ser suficiente como para asegurarse un alcance amplio de la auditora, as como una consideracin adecuada y una accin efectiva en cuanto a las recomendaciones del auditor derivadas de sus conclusiones. La objetividad requiere una actitud mental independiente por parte de los auditores internos y una opinin honesta del producto de su trabajo. La preparacin de polticas, normas y operaciones de sistemas, no son funciones de la auditora interna, sino del Consejo de Administracin. La objetividad es esencial a la funcin auditora. Por lo tanto los auditores internos no deben desarrollar ni instaurar procedimientos, preparar registros o encargarse de cualquier otra actividad que normalmente revisen y valoren. 1.2 Guas de Auditora Interna Para la prctica profesional de la auditora interna en Guatemala, el Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, a travs de la Comisin de auditora interna, emiti guas de auditora interna cuyo fin consiste en regular las actuaciones de los auditores internos. Las guas establecen la responsabilidad que tiene el departamento de auditora interna, dentro de la organizacin y comprende; la independencia de las actividades que se auditen, el conocimiento tcnico y capacidad profesional, el alcance del trabajo, la 10
realizacin del trabajo de auditora, la Administracin del departamento de auditora interna. El total de guas de auditora interna emitidas son quince (15) y las cuales se encuentran vigentes, segn el Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores. Existen muchas formas y modalidades las guas de auditora, desde el punto de vista del grado de detalle a que llegan, se les clasifica en programas generales y programas detallados, siendo los primeros aquellos que se limitan a un enunciado genrico de las tcnicas por ser aplicadas, con mencin de los objetivos particulares que se persiguen en cada caso. Los programas de trabajo detallados son aquellos en los cuales se describen, con mayor o menor alcance, la forma prctica de aplicar los procedimientos y tcnicas de la auditora. Objetivos de las Guas de la Auditora En un sentido lato, los objetivo de las guas y programas de auditora son los de dejar constancia en los papales de trabajo del auditor, que el trabajo fue planeado de acuerdo con los propsitos del examen y efectuado de conformidad con Normas Internacionales de Auditora mediante la seleccin y aplicacin de procedimientos apropiados, especialmente diseados para el examen. En sentido estricto, sin embargo, los objetivos de los programas de auditora son los de cumplir su funcin de confirmacin, promover una mayor eficiencia en la auditora y respaldar la funcin de servicio del auditor. Funcin de confirmacin El objetivo primordial de un programa de auditora es el de organizar y controlar el trabajo del auditor, que lo conduzca a la expresin de su opinin sobre los resultados del examen. As como el de servir de constancia escrita en los papeles de trabajo sobre dicha expresin de opinin. Eficiencia en la auditora Es la eficiencia, o sea una mayor economa de tiempo y esfuerzos, tanto para el propio auditor como para el personal de la empresa objeto de la revisin. El plan estratgico en pasos de auditora que deben ser aplicados, describe en 11
secuencia lgica la naturaleza y el alcance del trabajo por ser realizado y ayudan a organizarlo para beneficio tanto del personal que le ejecuta como del que lo revisa. Funcin de servicio Este objetivo, que quiz sea fruto de una cuestin mental ms que la estructuracin de un programa, puede ser el desarrollo de informacin y reconocimiento que permitan al cliente el mejoramiento de sus procedimientos de contabilidad y procedimientos que logre la efectividad y eficiencia de las operaciones. No. Guas de Auditora Interna 1) Conceptos bsicos y objetivos de auditora interna. 2) Guas para la prctica profesional de la auditora interna. 3) Metodologa de la auditora interna. 4) Funcin de compras. 5) Inventarios. 6) Ventas y otros ingresos. 7) Crditos y cuentas por cobrar. 8) Tesorera. 9) Cuentas por pagar. 10)Nminas y planillas. 11)Propiedad planta y equipo. 12)Depreciaciones. 13)Prstamos bancarios. 14)Administracin del departamento de auditora interna. 15)Informe de auditora interna. Alcance de la Auditora Interna El alcance de la auditora interna comprende el examen y valoracin de lo adecuado y lo efectivo de los sistemas de control interno de una organizacin, y de la calidad de ejecucin al llevar a cabo las responsabilidades asignadas.
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El alcance de la auditora interna incluye: La revisin de la fiabilidad e integridad de la informacin financiera y operativa y de los juicios utilizados para identificar, medir, clasificar, e informar de tal informacin. Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento con aquellas polticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones que pueden tener un impacto significativo en las operaciones e informes, y determinar si la organizacin los cumple. Revisar las medidas de salvaguardia de activos y, cuando sea apropiado, verificar la existencia de los mismos. Valorar la economa y eficacia con que se emplean los recursos. Revisar las operaciones y programas para asegurar que los resultados son coherentes con los objetivos y las metas establecidos, y que las operaciones y programas han sido llevados a cabo como estaba previsto. Realizacin del trabajo de Auditora Interna El trabajo de auditora debe incluir: La planeacin de la auditora, el examen y evaluacin de la informacin, comunicacin de los resultados y seguimiento. Planeacin de la Auditora El auditor interno es responsable de planear y realizar cada una de las auditorias. La planeacin debe ser documentada e incluir: Determinacin de los objetivos y alcance del trabajo La obtencin de informacin relativa a las actividades a auditar Determinar los recursos necesarios Establecer comunicacin con el personal a cargo de las operaciones a auditar Realizar inspeccin fsica sobre las actividades y controles a auditar, identificando las reas en las que se debe hacer nfasis y obtener comentarios y sugerencias de los auditados 13
Preparar por escrito el programa de auditora Determinar cmo, cuando y a quin se le comunicarn los resultados de la auditora.
Examen y evaluacin de la informacin El auditor interno debe obtener, analizar, interpretar y documentar la informacin para apoyar los resultados de la auditora. Obtener informacin de todos los asuntos relacionados con los objetivos y alcance de la auditora. La informacin debe ser suficiente, competente, relevante y til para que proporcione bases slidas sobre los hallazgos y recomendaciones de la auditora. La informacin suficiente, significa que est basada en hechos, es adecuada y convincente. La informacin competente, significa que es confiable. La informacin relevante, apoya los hallazgos y recomendaciones de auditora. La informacin til, ayuda a la Administracin a lograr sus objetivos. Las tcnicas y procedimientos de auditora, debern ser elegidas con anterioridad, las que se deben ampliar y modificar cuando las circunstancias lo requieran. El proceso de obtener, analizar, interpretar y documentar la informacin debe supervisarse adecuadamente. Los papeles de trabajo que documentan la auditora, deben registrar la informacin obtenida y el anlisis realizado, debiendo apoyar los hallazgos de auditora y las recomendaciones. Adicionalmente deben servir de gua y fuente de consulta en auditorias recurrentes. Comunicacin de los resultados Se debe de informar los resultados del trabajo de auditora.
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Emitir un informe por escrito y firmado al terminar la auditora. Se puede emitir parcialmente informes por escrito o verbales, tanto formal como informalmente.
Discutir las conclusiones y recomendaciones con la Administracin antes de emitir su informe final. Los resultados presentarn el propsito, alcance y resultados de la auditora y cuando se considere apropiado, contendrn la opinin del auditor.
Los informes debern incluir recomendaciones para mejoras, reconocer el trabajo satisfactorio y las medidas correctivas. Los puntos de vista de los auditados respecto a las conclusiones y recomendaciones pueden ser incluidas en el informe de auditora.
Ventajas que ofrece la Auditora Interna Los empresarios actualmente apoyan el departamento de auditora interna dentro de la Administracin de la empresa por que les ofrecen las siguientes ventajas: Por ser instrumento eficaz para uso de la administracin a fin de vigilar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las polticas de la empresa. Porque tiene el propsito de ser imparcial e independiente, inmune a las opiniones subjetivas de los administradores en cuanto al desempeo de las distintas dependencias operativas, as pues, por lo general proporciona operaciones. Ampla el mbito y la sustancia de la auditora anual (Auditora Financiera) practicada por auditores externos. Aumenta la confianza de la Administracin en el desempeo de las dependencias operativas al ampliar la labor de auditora. Se ha convertido en una herramienta para evaluar la organizacin en su conjunto, incluida la elaboracin de datos relacionados con ventas, comercializacin, produccin y otras. evaluaciones objetivas, prcticas de esas diversas
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Porque constituye un examen positivo que investiga alternativas para lograr mejoras en la eficiencia y eficacia de las empresas. La alta direccin considera que el sector de auditora interna es el terreno de formacin mejor y con menos costo para efectivos potenciales de alto nivel, debido que los cursos empleados en la capacitacin, estarn compensados con las economas de costos, que releven los diferentes trabajos de auditora. CAPTULO II PROGRAMAS Y GUIAS DE ACTIVO NO CORRIENTE
2.1 Activo no corriente La Nic 1 describe el trmino "no corriente" como activos tangibles o intangibles, de operacin o financieros, ligados a la empresa a largo plazo. No est prohibido el uso de descripciones alternativas siempre que su significado que de claro. El activo corriente incluye inventarios y deudores comerciales que se van a vender, consumir y realizar, dentro del ciclo normal de operacin, incluso cuando los mismos no se esperen realizar dentro del periodo de doce meses desde la fecha del balance. Los valores negociables se clasifican como corrientes si se esperan realizar dentro de los doce meses siguientes a la fecha del balance, y en otro caso se clasifican como no corrientes. 2.2. Activos Tangibles Las propiedades, planta y equipo son los activos tangibles que posee una empresa para su uso en la produccin o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propsitos administrativos, y se esperan usar durante ms de un periodo econmico. Un elemento de las propiedades, planta y equipo debe ser reconocido como activo cuando: Es probable que la empresa obtenga los beneficios econmicos futuros derivados del mismo. El costo del activo para la empresa puede ser medido con suficiente fiabilidad. Frecuentemente, las partidas de propiedades, planta y equipo representan una importante porcin de los activos totales de las empresas, por lo que resultan significativas en el contexto de su posicin 16
financiera. Adems, la determinacin de si un cierto gasto representa un activo o es un cargo a resultados del periodo, tiene un efecto importante en los resultados de las operaciones de la entidad. Con posterioridad a su reconocimiento inicial como activo, todos los elementos de las propiedades, planta y equipo, deben ser contabilizados a su costo de adquisicin menos la depreciacin acumulada practicada y el importe acumulado de cualesquiera prdidas por deterioro del valor que hayan sufrido a lo largo de su vida til 2.3. Activos Intangibles Un activo intangible es un activo identificable, de carcter no monetario y sin apariencia fsica, que se tiene para ser utilizado en la produccin o suministro de bienes y servicios, para ser arrendado a terceros o para funciones relacionadas con la administracin de la entidad Un activo es un recurso: Controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, y Del que se espera obtener, en el futuro, beneficios econmicos para la entidad. La NIC 38 exige que la empresa reconozca en sus estados financieros el activo intangible (al costo) si, y slo si: Es probable que los beneficios econmicos futuros, que se han atribuido al mismo, lleguen a la empresa, El costo del activo puede ser medido de forma fiable. Estos requisitos son de aplicacin tanto en el caso de que el activo intangible haya sido adquirido a terceros, como en el caso de que se haya generado internamente. La NIC 38 especifica que, cuando se han generado internamente, las marcas, cabeceras de peridicos o revistas, los sellos o denominaciones editoriales, listas de clientes u otras partidas similares en esencia, no deben ser reconocidas en ningn caso como activos. Este mismo tratamiento debe aplicarse a la plusvala generada internamente. Con frecuencia, las empresas emplean recursos, o incurren en pasivos, por la adquisicin, desarrollo, mantenimiento o mejora de recursos intangibles tales como conocimiento cientfico o tecnolgico, diseo e implementacin de nuevos procesos o nuevos sistemas, licencias o concesiones, propiedad 17
intelectual, conocimientos comerciales o marcas (incluyendo denominaciones comerciales y derechos editoriales). Otros ejemplos comunes de partidas que estn comprendidas en esta amplia denominacin son los programas informticos, las patentes, los derechos de autor, las pelculas, las listas de clientes, los derechos a recibir intereses hipotecarios, las licencias de pesca, las cuotas de importacin, las franquicias, las relaciones con clientes o suministradores, la lealtad de los clientes Importacin, las franquicias, las relaciones con clientes o suministradores, la lealtad de los clientes, las cuotas de mercado y los derechos comerciales. Si una partida intangible no cumple con la definicin ni con los criterios para su reconocimiento como activo intangible, la NIC 38 exige que el desembolso realizado en la misma se reconozca como un gasto del periodo en el que se ha incurrido. No obstante, si la partida ha sido adquirida en una combinacin de negocios, que se trata contablemente como una adquisicin, tal desembolso (incluido en el costo de adquisicin) debe formar parte del importe atribuido a la plusvala comprada, positivo o negativo, en el momento de realizar la adquisicin correspondiente. Dentro del Activo no Corriente tambin se pueden identificar las inversiones a largo plazo. Una inversin a largo plazo es un activo posedo por la empresa con la finalidad de incrementar su riqueza por medio de los crditos producidos (tales como intereses, regalas, dividendos y otras rentas), para conseguir su revalorizacin o para la obtencin de otros beneficios para la empresa inversora, tales como los que se derivan de las relaciones comerciales. Finalidad de los programas de activos corrientes Una de las caractersticas especiales del programa de trabajo, es que comnmente hay un programa general de trabajo que incluye los objetivos, procedimientos y pasos a seguir durante la auditoria en todas las reas de la entidad que se unen en un mismo documento para hacer posible realizar estos objetivos. Dentro del campo de los programas especficos se encuentran los programas para auditar el activo no corriente de la entidad en el desarrollo de una auditora de Estados Financieros. Como es de imaginarse para auditar el rea de activo no corriente, no se requieren de los mismos procedimientos que para el resto de reas financieras de una entidad; sus procedimientos son 18
nicos e igualmente la forma de llevarlos a cabo, la duracin y otros aspectos propios. Se puede decir que el rea de activo no corriente es una de las reas ms fciles de auditar y al mismo tiempo ms importantes, pues normalmente es muy bien controlada por las administraciones y departamentos de contabilidad de las empresas e instituciones estatales, ello significa aplicar los procedimientos ms comunes y realizarlo en poco tiempo. Ahora que conocemos que es un programa de auditora y cul es su diferencia con las guas, presentamos modelos especficos al rea de los activos no corrientes, sin embargo, como se indic anteriormente, cada programa o gua debe estar diseado de acuerdo a la naturaleza de la empresa auditada, de forma tal, que sea para el auditor un instrumento de apoyo en la realizacin de su trabajo. 2.4 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO a) El auditor interno debe verificar la existencia de polticas y procedimientos contables y administrativos aplicables a la entidad, que deben ser establecidos por la administracin. b) Establecer que exista autorizacin por parta de la administracin de la compaa para la adquisicin de activos fijos. c) Determinar que existan procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos. d) Definir polticas adecuadamente, para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservacin reparacin y mantenimiento. e) En las bajas de activos que existan autorizacin, que se informe al departamento de contabilidad, verificar el registro y clculo de la ganancia, perdida en ventas, que la venta esta suficientemente documentada. OBJETIVOS. Verificar que los activos fijos existan, establecer su adecuada valuacin, establecer su adecuada presentacin, clasificacin y contabilizacin en los Estados Financieros. Para evaluar esta rea el auditor debe disponer como mnimo de las siguientes tcnicas y procedimientos: Familiarizacin Realizar narrativas, entrevistas y flujogramas 19
Anlisis de la informacin financiera Examen de la documentacin e investigacin especifica Uno de nuestros objetivos es dejar muestra de algunos modelos de programas de trabajo y de guas de auditora en el rea de activos no corrientes con el fin de que sirvan de base a futuros interesados, quienes debern adaptar estos modelos a la naturaleza del caso que estn tratando. 2.5 PROGRAMAS DE AUDITORIA DE ACTIVO NO CORRIENTE
OBJETIVOS DE LOS PROGRAMAS DE ACTIVO NO CORRIENTE El programa de auditora para cada cuenta de los Estados Financieros debe ser hecho a la medida para lograr objetivos de auditora especficos para esa cuenta. Los objetivos especficos para la auditora de activos no corrientes, no son idnticos a los objetivos especficos para la auditora de activos corrientes. En grados diferentes, el programa de auditora de pruebas sustantivas para cada categora de activos necesitar incluir procedimientos para considerar los siguientes objetivos generales del programa de activos no corrientes son: a. Establecer la existencia de los activos no corrientes. b. Establecer la propiedad de los activos no corrientes sean de la compaa. c. Establecer la inclusin completa de los activos no corrientes registrados. d. Determinar la valoracin apropiada de los activos no corrientes. e. Establecer la precisin numrica de los registros implicados. f. Determinar la adecuada presentacin y revelacin de los activos no corrientes en los Estados Financieros. Existencia de los Activos no Corrientes El primer paso en la sustentacin del saldo de una cuenta del activo es verificar la existencia del activo no corriente. Para activos tangibles su existencia puede verificarse generalmente mediante observaciones fsicas o inspeccin y comprobando los asientos que los documentos creados cuando los activos no corrientes fueron adquiridos. Para verificar la existencia de intangibles, los auditores deben reunir evidencia de que se ha incurrido en costos y que estos representan beneficios econmicos futuros probables. 20
Propiedad Sobre los Activos no Corrientes Generalmente, los mismos procedimientos que verifican la existencia tambin se utilizan para establecer los derechos de la compaa sobre el activo no corriente. Ejemplo: la existencia de activos no corrientes se establece a travs de un examen fsico, pero no la propiedad. La planta y equipo puede ser alquilado, y no ser posedos. Para verificar los derechos del cliente sobre los activos de planta y equipo, los auditores deben inspeccionar la evidencia documentaria, como cuentas de cobro de impuestos prediales, documentos de compra y escrituras. Puede ser que el cliente no tenga el ttulo legal sobre todos los activos no corrientes que estn incluidos apropiadamente en los Estados Financieros. En lugar de ello, el cliente puede poseer derechos sobre uso de los activos obtenidos mediante contratos, como arriendos financieros. La propiedad de estos derechos puede establecerse revisando los contratos correspondientes. Vala Precisin Numrica de los Registros Las cantidades numricas que aparecen como un activo en los Estados Financieros es casi siempre la acumulacin de muchos renglones ms pequeos. Los auditores deben probar la precisin numrica de los registros correspondientes para determinar si estos suman el total que aparece en el mayor general y, que por consiguiente, corresponden a la cantidad en los Estados Financieros. Con frecuencia, los auditores utilizan sus programas de auditora generalizados para realizar estas pruebas de precisin numrica de los registros. Presentacin y Revelacin de los Estados Financieros Despus de haber sustentado todas las sumas o cifras, los auditores deben realizar procedimientos que aseguren que la presentacin de los Estados Financieros se ajusta a las Normas Internacionales de Contabilidad. Los procedimientos que se encuentran dentro de esta categora incluyen la revisin de eventos posteriores; la bsqueda de transacciones con partes relacionadas; la investigacin de contingencias de prdida; la revisin de la revelacin de 21
renglones como polticas de contabilidad, arriendos financieros, saldos compensatorios y activos comprometidos en garantas, y la consideracin de las categoras y descripciones utilizadas en los Estados Financieros. 2.6 PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS DE AUDITORIA Los procedimientos de auditora son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o grupo de hechos o circunstancias relativas a los Estados Financieros sujetos a examen mediante los cuales el Contador Pblico obtiene las bases para fundamentar su opinin. Los procedimientos de auditora comprenden las tcnicas que utiliza el auditor para llevar a cabo el trabajo o examen por medio de los cuales busca verificar y evaluar para alcanzar la evidencia suficiente y competente sobre la cual basar la opinin que se presenta en el informe final. Independientemente del trabajo a realizar, siempre son muchas las partes involucradas en el examen de activo no corriente, en consecuencia, el auditor deber aplicar su criterio profesional para determinar y decidir que procedimientos o conjunto de ellos aplicar a efecto de obtener la certeza moral que fundamente su opinin profesional. La relacin de las partidas examinadas con el total del universo, es lo que se conoce como extensin o alcance de los procedimientos de auditora y su determinacin es uno de los elementos importantes de la planeacin de la auditoria. Los procedimientos de auditora, agrupan a un conjunto de tcnicas, las cuales pueden ser de diversas clases o de tipo general y pueden aplicarse a cualquier trabajo de auditora dependiendo del criterio profesional del auditor. Estas se agrupan as: Estudio General Consiste en la apreciacin de las caractersticas generales de la empresa. Ayuda en la aplicacin de otras tcnicas, por lo general debe aplicarse antes de cualquier otra, permite determinar las cuentas y documentos a examinar, as como la variacin de las mismas por medio de la comparacin. Anlisis 22
Permite agrupar los elementos o rubros individuales que integran una cuenta o partida determinada de tal forma que los grupos constituyan unidades homogneas y significativas. Inspeccin Es el examen fsico de los bienes materiales o documentos con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de un activo o de una operacin, por ejemplo la existencia de bienes del activo fijo, contratos por arrendamiento. Confirmacin A travs de esta tcnica se obtiene evidencia comprobatoria por escrito de una persona independiente de la empresa, que conozca la naturaleza y condiciones de la operacin objeto de examen.
Investigacin La utiliza el auditor cuando obtiene informacin, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la empresa. Declaraciones o Certificaciones Va ligada a la anterior, ya que si el caso lo amerita el resultado de las investigaciones debe ser enviado por escrito, por los funcionarios y empleados de la empresa. Observacin Permite tener evidencia directa de cmo se realizan ciertas operaciones y hechos. Suministra evidencia confiable respecto a la forma de ejecucin de los procedimientos en la fecha en que son observados, pero no en todo momento. Clculo Es la verificacin de la exactitud aritmtica y matemtica de los datos contables reflejados en las cuentas sujetas a examen. Es recomendable que el clculo se
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efecte por otros procedimientos diferentes al empleado originalmente por el cliente. 2.7 PROGRAMAS DE AUDITORIA PARA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Las empresas en este rubro de activo deben presentar el total de la inversin en bienes muebles, races y equipo desde el punto de vista legal y valuacin correcta de los mismos. Aunque normalmente su valor no es cuantioso, es importante, pues refleja los bienes con que cuenta la empresa para el normal desarrollo de sus operaciones. El estudio de los inmuebles, la maquinaria y el equipo, incluye el examen de las operaciones relativas a la adquisicin y baja de esos bienes en el curso de las operaciones de una entidad, as como la aplicacin del costo de esos bienes, en su caso, a los resultados de las operaciones.
Objetivos del Programa de Auditora Los objetivos de la revisin de este rubro de los Estados Financieros son los que se mencionan a continuacin: Comprobar que esos son propiedad de la empresa que los muestra en su balance. Conocer y mostrar en el balance cualquier limitacin o gravamen a esa propiedad. Comprobar que la presentacin de esos bienes en el balance sea el costo de adquisicin, o que su revalo sea adecuado, independiente y divulgado en los estados financieros. Comprobar que el cmputo de la depreciacin sea razonable, consistente con el ejercicio anterior y de acuerdo con los mtodos aceptados para calcularla. Debido a la variedad de maneras en las cuales una compaa puede adquirir el
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uso de activos fijos, se ha vuelto cada vez ms importante para el auditor el identificar todos los activos de operacin en uso que sean significativos y satisfacerse de que estn debidamente contabilizados y completamente revelados en los estados financieros. Consideraciones Circundantes Las inversiones en activo fijo pueden dar por resultado capacidad excedente cuando los mercados previstos, sobre los que se basaron lo llegan a ser una realidad. Por otro lado, dejar de adquirir los activos fijos puede dar por resultados instalaciones anticuadas, que tambin afectan la posibilidad de que la compaa compita con xito. Los factores que se debe tomar en cuenta para que no suceda lo anteriormente descrito son: Tipo, ubicacin y uso actual de las instalaciones. Capacidad instalada de la planta y tendencias de su utilizacin Cambios tecnolgicos en plantas y equipos en general. Condiciones generales y edad promedio de las instalaciones. Nivel y tendencias de los ndices de precios. Controles de Organizacin A pesar de la variedad de maneras en las cuales las compaas organizan y asignan responsabilidades para erogaciones en activo fijo, el auditor puede practicar una revisin en cuanto a los posibles efectos de Auditoria y responsabilidad que exista para etapas como: iniciar erogaciones en activos fijos, aprobacin de los proyectos, practicar revisiones posteriores a la terminacin o compra, establecer polticas y procedimientos para controlar los activos fijos. Tambin debe asignarse responsabilidad para revisiones continuas de la utilizacin y productividad de la planta y equipo existentes. La asignacin formal de responsabilidad para proponer, evaluar y aprobar proyectos relativos a la adquisicin de activos fijos variar dependiendo del tamao, monto, frecuencia, etc., de las adquisiciones. No obstante, ya que estas decisiones tienen implicaciones financieras que pueden afectar 25
seriamente a la empresa, es conveniente que las tomen o aprueben un ejecutivo del ms alto nivel. Controles de Operacin Un buen control de operaciones sobre activos fijos debe tomar en cuenta el uso de mtodos y tcnicas especializadas para asegurar que los activos se usen en forma tal que lleve al mximo su potencial de producir ingresos. El control de activos fijos debe tomar en cuenta el uso de mtodos y tcnica especializados para asegurar que los activos se usen en forma tal que usen su potencial de producir ingresos. A continuacin se describen algunos procedimientos y tcnicas de operacin, para el control sobre los desembolsos del activo fijo: Un manual de polticas de desembolsos Documentar los desembolsos para la adquisicin Procedimientos para evaluar la factibilidad de proyectos. Asegurar el buen control durante el progreso de de los proyectos aprobados. Controles del Sistema de Informacin La contribucin que hace el sistema de informacin a la red global de controles, puede determinarse identificando los reportes generados, revisando su contenido y determinando el grado hasta el cual estn realmente siendo usados para fines de control. Algunos de los reportes ms comunes generados por un buen sistema de informacin seran: reportes de presupuestos a corto y largo plazo, reportes de reparaciones y mantenimientos mostrando gastos reales y presupuestados, reportes de operacin mostrando los activos por tipo, ubicacin, edad y depreciacin acumulada, utilizacin de la capacidad instalada de la planta, activos fijos inactivos, cobertura de los seguros, etc. Controles Internos Contables El objetivo del auditor al revisar los controles internos contables, es determinar, en el contexto del patrn global de control si existen oportunidades para errores en el procesamiento y registro de las transacciones de activos fijos, que 26
puedan dar por resultado presentaciones errneas de importancia. Los puntos que pueden dar lugar a fraudes son: Compras o pagos ficticios a proveedores, uso no autorizado del equipo para beneficio personal. El robo de herramientas, ventas no autorizadas de activos y compras no autorizadas. Principios y Mtodos de Contabilidad Las polticas y procedimientos contables para capitalizar costos de materiales, mano de obra, gastos indirectos e intereses durante la construccin deben revisarse en cuanto a aceptabilidad y consistencia. El tratamiento contable que se da a los costos de relocalizacin o al costo residual de activos fijos reemplazados o considerados como obsoletos, debe revisarse para asegurarse que es el apropiado. Las ganancias o prdidas en ventas u otras bajas en activos, deben revisarse en cuanto a lo adecuado y consistente de los principios y mtodos aplicados. Procedimientos a incluirse en el Programa de Auditora A continuacin se mencionan entre otros, algunos procedimientos que se deben incluir en el programa de auditora de propiedad, planta y equipo. A. Asegurarse que existe una poltica adecuada para capitalizar adiciones a partir de cierto monto convencional. B. Asegurarse que existen adecuados registros auxiliares individuales de activos fijos. C. Asegurarse que las adquisiciones de activos fijos, sean registradas al costo. D. Inspeccionar fsicamente las adiciones de activos fijos de importancia. E. Inspeccionar fsicamente partidas adquiridas en aos anteriores. F. Determinar si existen gravmenes sobre los activos fijos y que stos sean debidamente divulgados en las notas a los estados financieros. G. Determinar la poltica de la empresa respecto de conteos fsicos de sus activos y si se registran los ajustes respectivos y si stos son debidamente aprobados por funcionarios autorizados. 2.8 PROGRAMAS DE AUDITORIA PARA INVERSIONES A LARGO PLAZO 27
Y OTROS ACTIVOS Las inversiones son la transformacin de bienes rentables o productivos. La inversin en bonos y acciones es un activo lquido, si en los primeros se tiene la seguridad de que van a ser pagados a su vencimiento y si ambos se pueden vender rpidamente a un valor que est de acuerdo con su utilidad y calidad comerciable. Por lo general las inversiones estn representadas por ttulos que acreditan a su poseedor como legtimo dueo de la suma que el mismo ttulo menciona. En el rubro de otros activos se encuentran todos aquellos derechos y depsitos en efectivo que se hayan efectuado por servicios prestados El auditor debe determinar quin es la persona que controla las operaciones realizables, y si existe una determinada segregacin de funciones al respecto. Por ser en gran parte de las inversiones a largo plazo el comprometer los recursos de la compaa para fines distintos de las operaciones normales, debe estar muy bien soportado aunque, estas decisiones usualmente las toman ejecutivos quienes tienen responsabilidades que abarcan a toda la compaa. La informacin necesaria para planear y controlar inversiones en valores variar. De acuerdo con los objetivos de la inversin y tipo de valores que se posean. Los reportes que se generen podran incluir: Descripcin clara y precisa de los valores. Valor nominal. Tipo de inters. Fecha de vencimiento. Valor de mercado. Objetivos del Programa de Auditora a. Comprobar la existencia fsica de los ttulos o documentos que acrediten la propiedad de las inversiones. 28
b. Revisar la correcta valuacin de las inversiones de acuerdo con Normas Internacionales de Contabilidad y su adecuada presentacin en los Estados Financieros, incluyendo la informacin relativa a cualquier gravamen que exista sobre dichas inversiones. c. Comprobar la inclusin en los resultados del perodo que se examina de los productos provenientes de las inversiones. Los objetivos de los estados financieros pueden depender de la naturaleza de la inversin, o de los activos intangibles o diferidos. El auditor debe evaluar el valor en libros y obtener una revelacin o confirmacin apropiada de las inversiones que se encuentran en forma de valores por cobrar. La clasificacin en los estados financieros de las inversiones y de otros activos depende de si los activos son o no de una naturaleza y finalidad que den por resultado el que sean realizados en efectivo, vendidos o consumidos durante un ao. Consideraciones Circundantes Al auditor le concierne obtener informacin sobre el valor de mercado de los ttulos y esta la puede obtener por medio de listas publicadas de valores inscritos en bolsa de valores y cotizaciones de precios de oferta y demanda respecto de los valores negociados fuera de la bolsa. Adems puede hacerse una revisin de los estados financieros auditados e la compaa. Controles de la Organizacin La persona que tiene la responsabilidad de administrar los recursos de efectivo normalmente tiene la autoridad para invertir el efectivo excedente. Dado que la mayora de las decisiones relativas a inversin a largo plazo significan comprometer los recursos de la compaa para fines distintos de las operaciones normales, estas decisiones usualmente las toman ejecutivos quienes tienen responsabilidades que abarcan a toda la compaa.
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Por diferentes que puedan ser las actividades y transacciones dentro de las categoras de inversiones y de otros activos, hay una base comn para evaluar el nivel y extensin de los controles de organizacin. Para cada actividad o tipo de transaccin que sea significativa, debe asignarse claramente la responsabilidad respecto de: proponer o iniciar las transacciones, evaluar los costos y ventajas, aprobar los compromisos de los recursos de la compaa, controlar los costos incurridos, revisar los resultados obtenidos. Controles de Operacin Las transacciones de inversiones y otros activos pueden variar de una compaa a otra y de un ao a otro en la misma compaa. Los procedimientos de control operativo que se aplica a todas estas actividades en el de polticas y procedimientos escritos que definen las responsabilidades y describen los mtodos y procedimientos a seguirse al proponer, evaluar y aprobar las transacciones. La planeacin y control se mejorarn si se ha producido y se observa un manual de polticas y procedimientos actualizado. Controles del Sistema de Informacin La informacin necesaria para planear y controlar inversiones en valores variar, con los objetivos de la inversin y tipo de valores que se posean. Los reportes que se generen pueden incluir: Valor nominal Tipo de inters Fecha de vencimiento Valor de mercado Descripcin de los valores Controles Internos Contables
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Los controles necesarios para las inversiones dependen de los montos y la frecuencia de las transacciones. Pero el auditor debe estar alerta respecto a puntos donde puedan surgir fraudes como: a. Uso no autorizado de valores como colateral para prstamos personales. b. Malversacin de dividendo, intereses o productos de la venta de valores. c. Compras ficticias o precios inflados. La necesidad de sistemas de formalizados de control interno para procesar o registrar las transacciones que se refieren a inversiones y otros activos depende de la importancia de los montos y la frecuencia de las transacciones. Para aquellas transacciones que solo ocurren espordicamente, ser raro encontrar planeacin y control adecuados y definitivamente ser mejor que cuando ocurra una transaccin est deber ser manejada de acuerdo a las circunstancias. Por lo tanto, una revisin y evaluacin del control interno contable sobre esta rea de los estados financieros, tiene que reconocer que los procedimientos usados pueden diferir de una transaccin a otra.
Principios y Mtodos de Contabilidad Para determinar su razonabilidad a la luz de las condiciones tan especiales de este rubro y en cuanto a consistencia en su aplicacin, deber revisarse cada ao los principios y mtodos de contabilidad que se usan para llevar las inversiones a corto o a largo plazo al costo, mtodo de participacin o a valor de mercado; capitalizar los costos de crdito mercantil, patentes e investigaciones; identificar los costos por diferirse en futuros perodos contables. Procedimientos a incluirse en el Programa de Auditora A continuacin se mencionan entre otros, algunos procedimientos que se deben incluir en el programa de auditora de inversiones a largo plazo y otros activos. 31
a. Determinar el mtodo de valuacin de las inversiones, as como su adecuada divulgacin en las notas a los estados financieros. b. Determinar si existe cualquier tipo de gravamen o limitacin sobre las inversiones. c. Hacer recuento fsico de los valores que las amparan, revisando su autenticidad y datos relevantes. Depreciacin La determinacin del gasto por depreciacin anual comprende dos decisiones por parte de la compaa cliente: primero, una estimacin de las vidas econmicas tiles de los diversos grupos de activos y, segundo, una eleccin entre diversos mtodos de depreciacin, cada una de las cuales conducir a una respuesta diferente. Entre los mtodos para calcular el gasto por depreciacin encontrados con mayor frecuencia son el mtodo de lnea recta y el mtodo de saldos descendentes. Mucho menos comunes aunque bastante aceptables, son los mtodos basados en unidades de producto u horas de servicio. Los tipos de mtodos de depreciacin acelerada adoptados en forma ms general son el porcentaje fijo del saldo descendente y la suma de los dgitos de los aos. La caracterstica esencial de estos y otros mtodos similares es que la depreciacin es mayor en el primer ao y se hace menor en los aos siguientes. Objetivos de los Auditores en la Auditora de la Depreciacin La depreciacin se relaciona ms directamente con el objetivo de auditora de la valuacin o asignacin. Para satisfacer este objetivo, los auditores, al examinar los mtodos de depreciacin y sus valores determinan: a. b. Si los mtodos en uso son aceptables. Si los mtodos estn siendo seguidos consistentemente y 32
c.
Si los clculos requeridos por los mtodos seleccionados son precisos.
Programa de Auditora del Gasto por Depreciacin y Depreciacin Acumulada Los auditores deben realizar los siguientes principios generales de pruebas sustantivas para revisar las depreciaciones: a. Revisar las polticas de depreciacin establecidas en los manuales de la compaa u otras directrices de la gerencia. Determinar si los mtodos en uso son diseados para asignar los costos de los activos de planta y equipo sistemticamente en el transcurso de sus vidas de servicio. Indagar si hay algunos turnos de trabajo extra o si hay otras condiciones de produccin acelerada presentes que podran justificar un ajuste a las tasas de depreciacin normal. Analizar con los ejecutivos la posible necesidad de reconocimiento de una obsolescencia resultante de los desarrollos tecnolgicos o econmicos. b. Obtener o preparar un anlisis resumen de la depreciacin acumulada, segn las clasificaciones de propiedad ms importantes, en la forma mostrada por las cuentas de control del mayor general, del listado de los saldos iniciales, de las provisiones para depreciacin durante el ao, de los retiros y los saldos finales. Comparar los saldos iniciales con las sumas auditadas en los papales de trabajo del ltimo ao. Determinar si los totales de la depreciacin acumulada reportados en los registros auxiliares de planta y equipo coinciden con las cuentas de control del mayor general aplicables. 33
c.
Comprobar las provisiones para depreciacin. Comparar las tasas utilizadas en el ao en curso con aquellas empleadas en aos anteriores e investigar cualquier variacin. Probar lo clculos de las provisiones por depreciacin para un nmero representativo de unidades y compararlos o cruzarlos con los registros individuales en el mayor de propiedades. Comparar los crditos con las cuentas de depreciacin acumulada de las provisiones por depreciacin del ao en los asientos dbito de las cuentas de gastos por depreciacin relacionadas.
d.
Probar las deducciones de la depreciacin acumulada de los activos retirados. Hacer seguimiento o cruce las deducciones con el papel de trabajo, analizando los retiros de activos durante el ao. Probar la precisin de la depreciacin acumulada hasta la fecha del retiro.
e.
Realizar procedimientos analticos para la depreciacin. Calcular la tasa del gasto por depreciacin con el costo total de planta y comparar con aos anteriores. Comparar las relaciones porcentuales entre la depreciacin acumulada y las cuentas de propiedades relacionadas, con las prevalecientes en aos anteriores. miembros apropiados de la gerencia. Analice variaciones significativas del programa de depreciacin normal con los
CAPTULO III APORTE POR PARTE DEL AUDITOR A LA INVESTIGACIN
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Una gran parte de los estudiantes prximos a ser Contadores Pblicos y Auditores, tienen limitantes o problemas al llevar a cabo una auditora. Entre estas limitantes se pueden mencionar: Falta de capacitacin y educacin respecto a temas actuales Mala organizacin y planificacin en el desarrollo de los programas de estudio de los cursos de auditora que se imparten en la Facultad de Ciencias Econmicas. Desconocimiento de la normativa aplicable en la elaboracin y desarrollo de los programas y guas de auditora del rea de pasivos. 3.1 FALTA DE CAPACITACIN Y EDUCACIN RESPECTO A TEMAS ACTUALES En la actualidad se ve la importancia de la actualizacin que deben de tener los futuros profesionales para brindarle a su cliente un servicio de calidad y objetivo en el desarrollo de su actividad profesional. Hoy en da se ve el poco inters del estudiante por actualizarse en temas relacionados con su profesin, y en ciertas ocasiones es debido a la carencia de recursos econmicos; ya que los cursos que imparten instituciones que regulan la actividad profesional del Contador Pblico y Auditor son monetariamente elevados. Hoy en da la Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala cuenta con un pensum de estudios Plan 95 el cual no llena los requerimientos necesarios para la formacin actualizada del Contador Pblico y Auditor, actividad profesional. El Cdigo de tica Profesional aprobado por el Colegio de Contadores para que domine temas actuales relacionados con su
Pblicos y Auditores de Guatemala en su Postulado IV habla de la Preparacin y calidad del profesional que como requisito para que el Contador Pblico y Auditor acepte prestar sus servicios, deber contar con la preparacin profesional y tcnica y con la capacidad necesaria para realizar las actividades profesionales satisfactoriamente. 35
Mala organizacin y planificacin en el desarrollo de los programas de estudio de los cursos de auditora que se imparten en la Facultad de Ciencias Econmicas. Aunque en el transcurso de la carrera de Contador Pblica Publico ya estn programadas todas las actividades que se desarrollaran en los diferentes cursos, debido al tiempo y los inconvenientes sucesos que suscitan en el transcurso del semestre se omiten o se resumen algunos puntos de los programas de curso, muy importantes para el estudiante. Segn la Norma Internacional de Auditora 300 la "Planeacin" significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance que se desean obtener en el desarrollo de una auditoria. El auditor planea desempear la auditora en manera eficiente y oportuna. La planeacin adecuada del trabajo de auditora ayuda a asegurar que se presta atencin adecuada a reas importantes de la auditora, que los problemas potenciales sean identificados y que el trabajo es completado en forma expedita. Desconocimiento de la normativa aplicable en la elaboracin y desarrollo de los programas y guas de auditora del rea de pasivos Por lo general en el curso de la carrera de Contadura Pblica se reciben cinco cursos de auditora en la que se presentan al estudiante las distintas normas tanto nacionales como internacionales que se deben adoptar y conocer en el desarrollo de una auditora. Muchos solo llegan a conocer los nombres de las normas, pero no tienen conocimiento de la esencia y significado de la misma, as como desconocen su aplicabilidad en ejercicios prcticos incluyendo el rea laboral, ya que la gran mayora de estudiantes no laboran en Firmas de Auditora sino en diferentes
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empresas y no aplican los conocimientos adquiridos en su formacin, y otros que no laboran hasta que se gradan. En Guatemala el encargado de normar la actividad de un auditor es el Instituto Guatemalteco de Contadores pblicos y Auditores, que es el encargado de emitir los pronunciamientos que se han de aplicar a las auditorias. Entre estas normas tenemos: Cdigo de tica Principios de Contabilidad Normas de Auditoria, Boletines Informativos de Contabilidad de Auditoria
Guas de Auditora Interna Todo esto en tomos separados, de los que mantienen un inventario adecuado para satisfacer las necesidades de los asociados y pblico en general as como leyes fiscales vigentes. As tambin la carrera de auditora debe de adaptarse a las normas que aplican a nivel internacional, y por motivos de la globalizacin y como propsito de superacin profesional, entre estas normas tenemos: Normas Internacionales de Contabilidad Normas Internacionales de Informacin Financiera Normas Internacionales de Auditora Normas Internacionales de Trabajos para Atestiguar Guas Internacionales de Auditoria
Derivado a que el Colegio de Contadores Pblicos y Auditores de Guatemala, actualmente es la entidad rectora de la Profesin de la Contadura Pblica y Auditoria en Guatemala, en diciembre del 2007, la Junta Directiva de dicho colegio pblico en el Diario Oficial de Centro Amrica, dos resoluciones producto de la aprobacin de la Asamblea General Extraordinaria del 11 de diciembre del 2007, para adoptar el marco conceptual, las NIIF y sus interpretaciones, las cuales tienen efecto obligatorio a partir de enero del 2009. 37
En la primera resolucin en su artculo 1 resolvi: Adoptar como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Guatemala a que se refiere el Cdigo de Comercio Decreto 2-70 del Congreso de la Repblica de Guatemala, el Marco Conceptual para la Preparacin y Presentacin de Estados Financieros y las normas Internacionales de Informacin Financiera NIIFexpresin que comprende tambin las Normas internacionales de Contabilidad NIC y las Interpretaciones. En la segunda resolucin publicada por el CCPAG, en su artculo 1. Resolvi. Adoptar las Normas internacionales de Auditoria (NIAS), emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Auditoria y Atestiguamiento (IAASB) y bajo la responsabilidad de la Federacin Internacional de Contadores (IFAC), como las Normas de Auditoria a observar en Guatemala. Por su parte la junta Directiva del instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, publico en el Diario oficial el 5 de febrero de 2008, la Resolucin de Adoptar como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Guatemala a que se refiere el Cdigo de Comercio, el Marco Conceptual para la Preparacin y Presentacin de Estados Financieros y las Normas Internacionales de Informacin Financiera NIIF- emitidas por el Consejo de Normas internacionales de Informacin -NIC y las Interpretaciones, bajo los mismos trminos que la publicacin del Colegio. En la misma fecha tambin el Instituto pbico mediante resolucin la adopcin de las Normas Internacionales de Auditoria (NIAS), emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Auditoria y Atestiguamiento (IAASB) y bajo la responsabilidad de la Federacin Internacional de Contadores (IFAC), como las Normas de Auditora a observar en Guatemala. En dichas resoluciones se indica que surte efecto obligatorio a partir de las auditorias que se practiquen para el ejercicio contable 2008 y subsiguientes. Soluciones sugeridas
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La actualizacin del Plan 95 que se imparte en la Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala para cumplir con su Misin que dice literalmente La Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, es una institucin de estudios superiores, que prepara profesionales con alto nivel acadmico y formacin integral, cientfica, tcnica y social humanstica, en las reas de conocimiento de Economa, Contadura Pblica y Auditora y Administracin de Empresas, que les permite participar con eficiencia, eficacia y tica profesional en la actividad productiva, financiera y acadmica del pas y contribuir al desarrollo social y econmico del mismo. Y en el Auditor tiempo que vivimos se caracteriza por el cambio y los avances parte importante de nuestra sociedad, est obligado a estudiar
acelerados tanto cientficos como tecnolgicos, y siendo el Contador Pblico y continuamente, para mantener al da sus conocimientos sobre temas relacionados con la profesin. La Visin de la Facultad de Ciencias que es ser una institucin de estudios superiores, formadora de profesionales en Ciencias Econmicas, propositivos y altamente calificados tanto a nivel nacional como internacional, lo que logra a travs de la constante bsqueda de la excelencia acadmica mediante la docencia actualizada e innovadora, el fortalecimiento de la investigacin cientfica, el mejoramiento cualitativo y cuantitativo de los programas de extensin, as como de una gestin moderna y efectiva; es necesario la actualizacin del Plan de Estudios de dicha Facultad para lograr la Visin de la misma. As como la actualizacin por medio de los seminarios, conferencias,
diplomados, convenciones, congresos Regional e Internacional, a cargo de connotados profesionales, que imparte el Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, para la actualizacin del estudiante y profesional de las Ciencias Econmicas.
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As como la visita de la biblioteca del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores ya que en ella se encontraran temas contables, la localizacin y consulta de publicaciones especializadas, quienes sern atendidos en la sede central del Instituto. Solucin tcnica y prctica Dentro de los elementos a considerar tenemos los siguientes: Las guas de auditora deben ser confeccionadas a la medida para cada compaa en particular. Las decisiones en cuanto al enfoque y alcance de la auditoria deben tomar en consideracin los conceptos de importancia relativa y riesgo probable que se encuentran en la base de todas las fases del proceso de auditora. El reconocimiento de que existen por lo menos los siguientes elementos que se deben tomar en consideracin al elaborar las guas de auditora: Objetivos de los Estados Financieros. Controles Internos Contables. Principios y Prcticas de Contabilidad. Programas y Procedimientos de Auditoria. Controles de la Organizacin. Controles de Operacin. Controles del Sistema de Informacin. Consideraciones Circundantes. El reconocimiento de estos ocho elementos es el resultado de la necesidad de proporcionar algn grado de organizacin a la masa de datos tiles y relevantes que son necesarios para el proceso de toma de decisiones que tienen conexin con la auditoria. Los cuatro primeros elementos enumerados comprenden las etapas iniciales de la estructura y son los que tradicionalmente han sido y seguirn siendo la piedra angular del proceso de auditora. Con la inclusin de los siguientes tres elementos sobre controles se quieren dar reconocimiento formal a la influencia que ejercen sobre la auditoria los sistemas modernos de administracin. Con el 40
ltimo de los elementos mencionados se obtiene el conocimiento de la influencia que sobre los Estados Financieros ejercen las condiciones circundantes de los negocios. Adicionalmente se debe tomar en cuenta: Alcance El examen se realiza bajo la base de Razonabilidad aceptable, por lo que se usan tcnicas susceptibles. Y para esto es necesaria la valuacin del control interno. 3.2 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIN FINANCIERA NIIF La NIIF No. 5 estable el tratamiento contable de los activos no corrientes mantenidos para la venta y los requisitos de presentacin e informacin de actividades interrumpidas.
NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD NIC La NIC 16 Propiedad Planta y Equipo, establece los principios para el reconocimiento inicial y la contabilizacin posterior del inmovilizado material. La NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos, asegura que los activos no estn registrados a un importe superior a su importe recuperable y definir cmo se calcula el mismo. La NIC 40 habla acerca de Inversiones Inmobiliarias, regula el tratamiento de contable de los inmuebles de inversin y los desgloses correspondientes. La NIC 41 menciona acerca de la actividad de agricultura y establece los criterios para la contabilizacin de la actividad agrcola, que comprende la gestin de la transformacin de activos biolgicos en productos agrcolas. APLICACIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA 41
La fase ms importante de cualquier trabajo de auditora es la etapa inicial de planeacin del mismo, puesto que ninguna fase afecta ms el resultado de un trabajo que el tiempo empleado en llevar a cabo un estudio preliminar de la auditoria y la consiguiente planeacin general del alcance general y curso de la misma. Existen ciertos peligros latentes en comenzar una auditoria sin un estudio preliminar, los cuales no slo son numerosos sino que abarcan riesgos considerados. Entre estos peligros pueden mencionarse: Pasar por alto reas importantes de la auditoria reconocerlas en una fecha tan avanzada que ya no queda tiempo para terminar las pruebas de auditora apropiadas al caso. Demorar la identificacin de problemas significativos de carcter contable o que puedan afectar el informe. No contar con personal de experiencias niveles apropiados, cuando se le necesite, o dedicar parte del tiempo a asuntos rutinarios reas no significativas de la auditoria. Es posible que el auditor que se mantenga en contacto con su cliente en el curso del ao y est familiarizado con las principales tendencias, acontecimientos y condiciones que afecten a este no necesite llevar a cabo un estudio preliminar de auditora en un sentido formal, antes de decidirse sobre el enfoque y los alcances generales de la auditoria inicial, el auditor deber requerir por lo general de un esfuerzo de planeacin relativamente extenso, con el fin de familiarizarse con la empresa y sus diversas dimensiones de control sobre sus propias operaciones. La formalizacin del plan de la auditoria en un plan general es recomendable en la mayora de los trabajos, como un medio de presentar al personal involucrado en los mismos, para su discusin, los posibles puntos siguientes: reas de la auditoria a las que debe drseles prioridad. Enfoques y programas de auditora sugeridos. Bosquejo del alcance de cada rea de la auditoria. 42
Nuevos problemas y nuevas tcnicas obligan a la revisin y modificacin de los procedimientos de auditora y surgen continuamente en el curso del trabajo que no sea para el que fue diseado y tambin el porqu todo programa debe ser revisado antes de comenzar ningn otro examen. Es posible que algunas secciones del programa puedan ser utilizadas sin cambio en el siguiente examen, mientras que otras no pueden ser utilizadas si no son modificadas ampliadas y todava otras ms pueden requerir su eliminacin su reforma completa. Para el desarrollo preparacin de los programas de auditora, el auditor ya cuenta con un conocimiento previo de los controles, transacciones cuenta del cliente que van a ser examinado y tambin ya ha determinado igualmente, al revisar y evaluar el sistema de control interno de la empresa en forma preliminar, el auditor ya ha llegado a una decisin respecto as le parece que el sistema puede ser confiable como fuente de satisfaccin de la auditora e igualmente ya habr identificado los controles clave que debern ser probados, para asegurarse que el sistema funciona de acuerdo con esa decisin preliminar. 3.3 EL CONTROL INTERNO Y LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA El Control Interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y medidas de coordinacin adoptados para: salvaguardar sus activos, promover la eficiencia de sus operaciones y la confiabilidad de la informacin contable y el cumplimiento de las polticas adoptadas por la administracin. Las auditorias modernas se apoyan sobre la existencia y buen funcionamiento de sistemas de control para determinar el alcance que debe de darse a la auditoria y a la extensin o alcance de ellas, uno de los ms importantes pasos, es el adecuado estudio y evaluacin de los procedimientos de control interno existentes. Conforme las circunstancias lo permiten, el auditor debe de adquirir familiaridad con los procedimientos y mtodos en uso. Debe de elaborarse un registro 43
sistemtico y claro de lo que se observe durante la revisin de tales sistemas, y de este registro el auditor prudente sealar claramente aquellos datos que en forma independiente ha obtenido y aquellos, que, de acuerdo a las circunstancias, ha tenido que aceptar por explicaciones verbales. La revisin del sistema de control interno es uno de los ms importantes pasos de la planeacin adecuada de la auditoria y no debe emprenderse en forma negligente o descuidada. En su forma ms simple, un sistema de control interno puede consistir de no ms que un juego de libros de contabilidad bien llevados, con tal segregacin de labores de los empleados, que ninguna persona tenga control absoluto de ninguna transaccin a travs de todas sus fases. En su ms amplia forma el control interno incluye el plan de organizacin y todos los mtodos y medidas que adopte el negocio para salvaguardar sus activos, para verificar la correccin y responsabilidad de sus datos de contabilidad, para promover la eficacia de la operacin, y para alentar o ayudar a que las polticas de la direccin o de la gerencia se sigan tal como fueron prescritas. Un sistema de control interno satisfactorio incluye los siguientes aspectos: Un plan de organizacin que provea segregacin adecuada de responsabilidad. Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro para proveer un control razonable por medio de la contabilidad, sobre activos, pasivos, ingresos y gastos. Slidas y probadas prcticas como norma de los deberes de cada uno de los departamentos. Una cierta calidad del personal, de acuerdo a sus responsabilidades.
Mtodos de Evaluacin de Control Interno Dentro de los mtodos que se pueden utilizar, para la evaluacin del control interno se pueden mencionar la narracin y la descripcin, as como las grficas o flujogramas, los cuestionarios impresos y las grficas de 44
organizacin. La presentacin del control interno en los programas de auditora, se debe incluir como un resumen de las polticas importantes de contabilidad y una breve descripcin del control interno, pudiendo presentarse como una seccin individual del programa, o bien combinarse en la seccin de auditora correspondiente. Adems se debe de indicar la aprobacin o desacuerdo del Auditor con las polticas de contabilidad sugeridas por el cliente y con los procedimientos de contabilidad, as como el control interno. Por lo que el programa de auditora debe de contener informacin suficiente sobre actividades, procedimientos de contabilidad y control interno, as como polticas de la empresa, para que una persona con los conocimientos de la tcnica de auditora, pero que no est familiarizada con el cliente, puede entender los problemas importantes de contabilidad y auditora para as poder evaluar los procedimientos propuestos. Evaluar un sistema de Control interno, es hacer una operacin objetiva del mismo. Esta evaluacin se hace a travs de la interpretacin de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si estn realizando correctamente los procedimientos para salvaguardar los activos y para hacer eficientemente sus operaciones. La evaluacin que se haga del Control Interno, es de primordial importancia pues por su medio se conocer si las polticas implantadas se estn cumpliendo a cabalidad y si en general se estn desarrollando correctamente. Dependiendo de la evaluacin que se haga, as ser el alcance y el tipo de pruebas sustantivas que se practiquen en el examen de los estados financieros. La evaluacin del Control Interno se puede efectuar por los siguientes mtodos: Mtodo Descriptivo Tambin llamado narrativo, consiste en hacer una descripcin narrativa de las caractersticas del control de actividades. El mtodo es detallado y analtico, siendo ideal para aplicarlo a pequeas empresas que cuentan con un bajo volumen de operaciones, tambin es aconsejable en empresas que cuenten 45
con un control interno deficiente que haga necesario realizar una descripcin detallada de las operaciones que se realizan. Mtodo de Cuestionario En este mtodo se utilizan una serie de preguntas preparadas tcnicamente y separadas por reas de operaciones. Estas preguntas deben ser redactadas en una forma clara y sencilla que sean fcilmente comprensibles por las personas a las que les solicitan las respondan. Es indispensable que las repuestas que se obtengan sean claras y que no den motivos a falsas interpretaciones. Mtodo de Grficas de Flujo o Flujogramas Consiste en representar por medio de grficas de flujo, las operaciones del rea que s est evaluando, esta representacin da una facilidad de verificacin visual de los movimientos que se desarrollan en una operacin y permiten evaluar al control interno. Es de recomendar que el examen del control interno y las conclusiones relativas se hagan constar en papeles de trabajo. Independientemente de las ventajas que esta recomendacin implica, como ayudar a la supervisin del trabajo de los ayudantes y sentar las bases para facilitar auditorias siguientes, el consignar por escrito la evaluacin del control interno es indispensable.
CAPITULO IV CASO PRCTICO PROGRAMAS Y GUIAS DE AUDITORA A LA MEDIDAD PARA ACTIVO NO CORRIENTE La Junta de Accionistas de la empresa Distribuidores Elctricos, S.A., nos contrat para realizar una auditora del rea de Propiedad, Planta y Equipo por el periodo terminado el 31 de diciembre de 2009, ya nos imaginamos el mal uso de los activos, para lo cual nos proporcionan los Estados Financieros por el periodo terminado.
46
La empresa Distribuidores Elctricos, S.A., inici sus labores en Guatemala el 15 de agosto de 1,982, se dedica a la fabricacin y venta de artculos deportivos a nivel nacional e internacional. Vala sus activos por el mtodo de precio del bien y los deprecia por el mtodo de lnea recta, de acuerdo con los porcentajes de ley de acuerdo con la regulacin Guatemalteca vigente. La firma El Grupo Diez CPA acepta el trabajo, y en el momento de la planeacin se nos asigna la realizacin de las guas y programas respectivos del rea de Propiedad, Planta y Equipo, para poder poner en marcha la auditora solicitada.
47
Distribuidores Elctricos, S.A. Balance de Situacin General Al 31 de Diciembre de 2009 (Cifras en Quetzales) ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE Terrenos Edificios Maquinaria y Equipo Equipo de Cmputo Vehculos Mobiliario y Equipo (-) Depreciaciones Acumuladas ACTIVO CORRIENTE Inventario de Materia Prima Inventario de artculos terminados Cuentas por cobrar Caja y Bancos Suma Activo PATRIMONIO Y PASIVO PATRIMONIO Capital Autorizado Reserva Legal Ganancias no Distribuidas PASIVO PASIVO NO CORRIENTE Prstamo Hipotecario PASIVO CORRIENTE ISR por pagar Cuentas por pagar Suma Patrimonio y Pasivo
150,000.00 75,000.00 80,000.00 7,500.00 60,000.00 8,500.00 (105,000.00) 5,000.00 70,000.00 12,500.00 63,500.00
276,000.00
151,000.00 427,000.00
75,000.00 15,000.00 121,000.00
211,000.00
195,000.00 12,500.00 8,500.00 21,000.00 427,000.00
48
P.T. Hecho Por:
A1 REA
07/02/ Fecha El Grupo Diez CPA Gua De Auditora Activo No Corriente: Propiedad, planta y equipo Revisado 11
Nombre del Cliente: Fecha de la Auditora:
DISTRIBUIDORES ELECTRICOS, S.A. Al 31 de Diciembre de 2009
El propsito de esta gua es servir de orientacin para el desarrollo de la auditora de propiedad, planta y equipo. Es el criterio del propio auditor el que
da la pauta definitiva respecto a cules son los procedimientos de auditora que deben aplicarse, con base en la eficacia del control interno, el nmero de partidas que forman la partida global y otras circunstancias, al alcance de los procedimientos aplicables y a la oportunidad en su aplicacin, para cumplir satisfactoriamente con las obligaciones que el mismo trabajo le impone.
1. Objetivos de Auditoria: Comprobar que los activos existan y estn en uso. 49
Verificar que sean propiedades de la empresa. Verificar su correcta valuacin. Comprobar que el cmputo de la depreciacin se haya hecho de acuerdo con mtodos aceptados y bases razonables. Comprobar que haya consistencia en el mtodo de valuacin y el clculo de la depreciacin. Determinar los gravmenes que existan. Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros. 2. Cuestionario de Control Interno Respuestas del Cliente SI X x planta, bodegas y oficina? Se vala peridicamente para efecto de determinar la cobertura de seguros? x No se cuenta con seguros para los activos Existe una poltica en relacin a ventas, retiros, etc., que permita asegurarse que stas se registran adecuadamente? Nunca se han realizado ventas de activos Se mantiene un control de activos fijos inservibles? Son aprobadas anticipadamente por funcionarios responsables las adquisiciones de propiedades y equipos? Son marcadas de alguna manera las piezas del X equipo para efecto de identificacin? X x NO Observaciones
Preguntas Se llevan auxiliares del activo fijo? Son tomados peridicamente inventarios de la
50
Determina algn empleado responsable la vida x probable y mtodo de depreciacin a seguirse? Se toman en cuenta los siguientes procedimientos alternativos al efectuarse una compra de activo fijo: Renta? Compra de equipo usado? Reparacin de equipo existente? Se elaboran rdenes de trabajo: Por compras? Por trabajos importantes de reparacin? Por proyectos de investigacin y desarrollo? Se requiere autorizacin previa para compras. Del consejo de administracin? De funcionarios? x x x x x x x x
P.T. Hecho El Grupo Diez CPA por: Programa De Auditora Fecha Activo No Corriente: Revisado Propiedad, planta y equipo :
A-2 REA
07/02/ 11
Nombre del Cliente:
DISTRIBUIDORES ELECTRICOS, S.A.
51
Fecha de la Auditora:
Al 31 de Diciembre de 2009
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA Hecho Procedimientos a. Preliminar Revise el control interno y los procedimientos de contabilidad de este rengln. Obtenga o prepara una cdula sumaria de estos activos y su depreciacin o amortizacin acumulada que muestre saldos al principio del ao, adiciones, retiros y traspasos hasta la fecha de la primera visita y saldos a esa fecha. Revise las adiciones del perodo y examine la documentacin comprobatoria de las mismas, como facturas, contratos de compras y autorizaciones. Investigue si las adiciones son reposiciones y si as es, revise que el activo o activos repuestos se hayan dado de baja en los libros, como se indica con posterioridad. La revisin de las adiciones deber llevarse a cabo con los siguientes alcances: Terrenos Edificios Maquinaria y equipo A5 2/3 A5 3/3 JG 05/02/09 A5 1/3 JA JA 05/02/09 05/02/09 A-5 JA 04/02/09 A5 REA 04/02/09 A REA 04/02/09 A-1 REA 04/02/09 Ref. por Fecha
52
Inspeccione fsicamente las adiciones revisadas y determine si los activos se encuentran en uso. Revise los retiros del perodo y compruebe que: Su como b. Final Obtenga o complete la cdula sumaria de estos activos obtenidos en la primera visita, con la misma informacin por el perodo remanente hasta el final de ao. Complemente la revisin de adiciones y retiros como se explica en los pasos relativos a la visita inicial, en el caso de que stos sean de importancia durante el perodo remanente del ao. Efecte un clculo global de la depreciacin y amortizacin por el ao, tanto contable como fiscal y cruce el total con la sumaria (por lo que se refiere a los incrementos del ao) y con las cuentas de resultados correspondientes. Al llevar a cabo este trabajo, juzgue si los mtodos y tasas (vida probables estimadas) utilizadas para calcular la depreciacin contable se apegan a la realidad y se han utilizado y aplicado en forma consistente respecto al ao anterior. valor fiscal) original hayan y depreciacin (tanto o
A-5 JG 05/02/09
amortizacin determinados.
acumuladas sido
contable
A-4
EB
04/02/09
correctamente
REA
08/02/09
A-5
EB
08/02/09
A-2
EB
08/02/09
53
Determine cualquier diferencia que exista entre la depreciacin y amortizacin contables y fiscales y entre las utilidades o prdidas contables y fiscales en los retiros y asegrese que estn han sido debidamente conciliadas para efectos del cmputo de las provisiones para el Impuesto sobre la Renta y la Participacin de Utilidades a los trabajadores. En el caso de que la compaa haya revaluado durante el ao sus activos o actualizado reevaluaciones llevadas a cabo en aos anteriores, revise lo siguiente: Que el mtodo que se haya utilizado para llevar a cabo dicha revaluacin se encuentre de acuerdo con normas internaciones de contabilidad. A2 EB 08/02/09
A-6 Que la revaluacin haya incluido todos los activos importantes susceptibles de revaluarse. Que la depreciacin correspondiente a dicha revaluacin se haya calculado con el mismo mtodo y utilizando la misma vida probable remanente con que se est calculando la depreciacin sobre el costo original y se refleje en los resultados de operacin. A-2 A-6
REA REA
08/02/09 08/02/09
JB
08/02/09
54
Que la depreciacin sobre la revaluacin se incluya como depreciacin no deducible para efecto del clculo de las provisiones para el Impuesto sobre la Renta y la Participacin de los Trabajadores y en las Utilidades. Determine si los activos se encuentran sujetos a algn gravamen para su adecuada revelacin en los estados financieros. Coteje la informacin recibida de la compaa a este respecto con la incluida en las confirmaciones recibidas de los acreedores. Investigue si existen compromisos para la compra, construccin o arrendamiento de inmuebles, planta y equipo y determine la informacin que ser necesario revelar a este respecto en los estados financieros. Compruebe que los bienes estn adecuadamente protegidos y asegurados. Conteste las conclusiones que aparecen a continuacin. A-1 JG 04/02/09 A-3 REA 07/02/09 A-3 REA 07/02/09 A2 JB 08/02/09
55
CONCLUSIONES Respuestas Se ha comprobado que los activos Se realizaron inspecciones fsicas para existen y estn en uso? Se ha verificado que son propiedad de la empresa? tal procedimiento. Segn la documentacin de soporte presentada por la empresa se determin que son propiedad de la empresa todos los activos presentados dentro del balance general. Se ha verificado su correcta valuacin? La valuacin de los activos, por el mtodo del precio del bien, se cotej con facturas de adquisicin. Se comprob que el cmputo de la depreciacin se hizo de acuerdo con mtodos aceptados y bases razonables? Segn la cdula de depreciaciones y las polticas que la empresa adopt se determin que utiliza los porcentajes mximos de ley para las depreciaciones de sus activos Se comprob que hay consistencia en el mtodo de valuacin y el clculo de la depreciacin? De acuerdo con la ley del ISR el mtodo de depreciacin utilizado es legal, al igual que el mtodo de valuacin de los activos. Se determinaron los gravmenes que existen? No existe gravamen sobre los activos de la empresa 56
Se comprob su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros?
De acuerdo con los procedimientos establecidos se determina que los activos se presentan y revelan adecuadamente dentro de los estados financieros
57
CONCLUSIONES
El campo de la auditoria es un examen detallado y sistemtico de la informacin financiera de una entidad con el propsito de dar una conclusin de si la informacin presentada en sus aspectos importantes, razonable. Los programas de auditora deben ser elaborados por el auditor de una forma detallada para evaluar ordenada y especficamente el rea auditada para poder llevar el control de cada area auditada y poder mantener el control de que tanto se avanza en el programa general. El programa de Auditoria debe incluir preguntas especificas diseadas para reconfirmar que aquellos procedimientos, incluyendo los controles clave, estn todava en su lugar, que estn siendo desarrollados por las mismas personas o departamentos y que estn siendo desarrollados con la misma frecuencia El no elaborar un programa de auditora puede afectar en el trabajo del auditor ya que no podr tener estimacin sobre la duracin total de la auditora y la asignacin del trabajo de los auditores asistentes, ya que en Auditoria se trabaja con base a horas hombre, esto nos podra venir a repercutir en nuestro reporte total de horas y honorarios.
58
RECOMENDACIONES
El Contador Pblico y Auditor debe de tener presente que los programas de auditora como instrumento de trabajo dinmico que han de ser, son susceptibles de sufrir modificaciones ocasionales, debido a la actualizacin y al ritmo de los cambios que se produjeran en las leyes, decretos, reglamentos, manuales y dems disposiciones que rigen el funcionamiento de la organizacin y que debieran servirle de base para la elaboracin de los mismo. Es necesario recordar que cualquier limitacin en el programa, derivado de la falta de entendimiento de la estructura de control interno, en la elaboracin del mismo, deber ser suplida por el Contador Pblico y Auditor, quien har uso de su criterio y juicio profesional.
BIBLIOGRAFA
59
1) Prez, Gilberto y Perdomo Leonel Normas y Procedimientos de Auditora Pgina 27 2) Mainou Abad, Jaime, Enciclopedia de la Auditora, Pgina 339 3) Guas Internacionales de Auditoria IFAC 4) Corzo Corado, Eduardo Alberto Bases para elaborar guas de auditora a la medida a empresas industriales guatemaltecas pgina 14-15 5) Holmes Arthur, Auditora, Principios y Procedimientos, Segunda Edicin, Pgina 152-153 6) McGraw-Hill Irwin, Auditora Un Enfoque Integral, Pgina 142-148 7) Carillo Gonzlez, Eduardo Las guas de auditora como herramienta para prctica de la Auditora, pgina 11-13 8) Gua de Auditora Interna No. 11, Propiedad Planta y Equipo. IGCPA 9) Norma Internacional de Contabilidad No. 1 10)El Cdigo de tica Profesional 11) Roldn de Morales, Zoila Esperanza (Licda.) Auditora de una Empresa Comercial Tomos I, II, III. Universidad de San Carlos de Guatemala, 1998
Webgrafia: 1. www.igcpa.org.gt 2. www.cpa.org.gt
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CAPTULO III APORTE POR PARTE DEL AUDITOR A LA INVESTIGACIN

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195,000.00 12,500.00 8,500.00 21,000.00 427,000.00

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