Software Para Gestión De Recursos Materiales Y Financieros

Planificación de recursos empresariales

Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés,
Enterprise resource planning) son sistemas de información gerenciales que integran y
manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los
aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o
servicios.

La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de

Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de
Material (MRP). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística,
distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía. Sin embargo, la
Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control
de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción,
administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos
humanos.

Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que
el cliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en
contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación
administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata
directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrónicos tales como
comercio electrónico, administración electrónica, telecomunicaciones electrónicas y
finanzas electrónicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores,
no estableciendo únicamente una relación administrativa con ellos (SRM).

Los ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los
departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están
integrados en un solo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento,
logística e información tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir un
Sistema de Administración de Recursos Humanos, y herramientas de mercadotecnia y
administración estratégica.

Definición Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP,

Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que integran y
automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o
productivos de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por
estar compuestos por diferentes partes integradas en una

única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas,
compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de
información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo
podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como
considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que
una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y
otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los
procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo
se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP
indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el
tiempo".

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

* Optimización de los procesos empresariales.

* Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de

datos).

* La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

* Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que
permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que
deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

* Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo

que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el
resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el
que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el
proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del
producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa
no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos
mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica,
crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y
se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente
captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se
manipula y se encuentra protegida.

* Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se
encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de
sus procesos. Una ventaja de

los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en
módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente.
Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.
* Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa.
Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo
con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es
posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los
ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para
el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido
fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de
cada empresa.

Otras características destacables de los sistemas ERP son:

* Base de datos centralizada.

* Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.

* En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos
y comunes.

* Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para
alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos,
aunque no siempre es necesario.

* Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada
usuario, es un todo. Esto significa: es un único programa (con multiplicidad de bibliotecas,
eso sí) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la
definición de un ERP con la de una suite de gestión.

* La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas.

Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente
indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más
utilizados).

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que
necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrización
inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares para
cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para
modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicación.

Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo

simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.

No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente

trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y
durante el proceso de implantación, e inclusive cuando
el sistema entra en función. Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP
es conveniente efectuar lo siguiente:

* Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.

* Definición del modelo de negocio.

* Definición del modelo de gestión.

* Definición de la estrategia de implantación.

* Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.

* Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.

* Análisis del cambio organizativo.

* Entrega de una visión completa de la solución a implantar.

* Implantación del sistema.

* Controles de calidad.

* Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.

* Benchmarking de la implantación.

Microsoft Project es un programa de la suite Microsoft Office usado para la gestión de

proyectos. Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos
desarrollado y comercializado por Microsoft el cual está diseñado para asistir a
administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar
seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. El software
Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2007 es la más reciente) es muy
útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBOK
(Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute). Debe ser
usado en forma avanzada, por lideres de proyecto, aplicando sus bases que están
fundamentadas en el Método de la Ruta Crítica . Asignas tiempos aproximados con costo
por horas y responsables si las tareas tienen precedentes o corren en paralelo, asignas
recursos y costos, el programa te saca graficas, Graficas de Gannt, Diagramas de Red, etc.

Nuevo software de gestión de capital humano promete revolucionar mercado de RR.HH.

31/07/2009 ADB se vincula por sensaciones y abre la gestión de recursos humanos al

aporte de todos los integrantes de una organización
Meta4, proveedor líder a nivel mundial de soluciones para la gestión y el desarrollo del
capital humano e intelectual (HICM) lanzará el 11 de agosto a las 8:45 hrs, una nueva
plataforma tecnológica denominada ADB (Active Dashboard / Tablero de Instrumentos
Activo) único en su categoría, que vendrá a transformar todo lo conocido en la retención de
talentos.

Se trata de un software de gestión para Recursos Humanos con un nivel avanzado de

interactividad y personalización que permite acceder a información necesaria para gestionar
y tomar decisiones al interior de una organización.

Para conocer cómo funciona el ADB, Roger Marull, gerente general de Meta4 Chile, nos
explica paso a paso la navegación en el sistema. "Una vez dentro del ADB, se tiene acceso
a una visualización gráfica amigable y configurable, con acceso a toda la información e
imágenes de las personas (funcionarios) que trabajan en determinada empresa", señala el
ejecutivo.

Marull resume el ADB como un software donde se pueden mezclar aspectos "duros" de
administración de personal -como sueldos, asistencias y premios con temas como desarrollo
de desempeño y talento. De esta forma, un gerente puede medir el desempeño de un
subordinado, identificar cuál es su sueldo y determinar qué tipo de programa de
capacitación necesita para alcanzar una posición superior.

A la vez agrega que la principal característica de este software es que puede ser utilizado
tanto por expertos en Recursos Humanos como por cualquier persona perteneciente a otra
área de la empresa. Esto es posible gracias a la claridad de las funciones y gráfica de uso. El
sistema a medida que va brindando información, a la vez abre preguntas intuitivas para que
el usuario pueda decidir hasta dónde quiere identificar información.

Además, destaca que ADB se vincula por sensaciones y abre la gestión de recursos
humanos al aporte de todos los integrantes de una organización, ya que es una herramienta
de información, aprendizaje, que incorpora criterios para tomar decisiones y sobre todo
aporta en soluciones.

Para el experto, este producto viene a plasmar el concepto de usabilidad en forma concreta.
Porque el ADB transforma datos en información, información en decisión y decisión en
ejecución. Se trata de un software que no sólo incorpora toda la tecnología inventada hasta
el momento, sino además que se trata de una solución

innovadora. El diseño lo hace apto para todo tipo de usuario y es un soporte real en la toma
de decisiones, con procesos deductivos que emulan el raciocinio o sentido común.

El máximo ejecutivo de Meta4 Chile señala que, aunque cueste creerlo, con el ADB
lograron emular el comportamiento humano, ya que en su elaboración se centraron en el
sentido común. Lo que puede sonar como algo fantástico, no es otra cosa que hacer pensar
al sistema lógicamente como lo haría una persona. A la vez, afirma que el ADB con su
emulación del sentido común, permite un uso que lleva a descubrir información, solucionar
problemas y agregar valor.
Destaca que, en los tiempos actuales de crisis , la gran necesidad del momento de las
empresas es poder Gestionar el Talento, lo cual también implica saber identificarlos y
retenerlos. Hoy las organizaciones tienen ausentes emocionales, actores cuyas capacidades
no han sido despertadas y motivadas. Es necesario identificar a aquellos que están ausentes
y llevarlos a desarrollar su potencial e implicar su talento en los objetivos de la compañía.

Acá es donde resalta el hecho de que todo esto se puede hacer sin saber nada de sistemas.
Porque cuando un usuario entra al ADB, éste le abre un menú de opciones de preguntas que
uno puede realizarle, o le ofrece datos relacionados con mejoras posibles, con información
útil para la gestión. Es más, cuando el sistema luego de un análisis llega a una conclusión
respecto de una necesidad de recursos humanos, automáticamente le ofrece al usuario
perfiles de colaboradores que pueden cubrir esos requerimientos.

Y como los avances de la Internet no podían quedar fuera de este producto, ADB incorpora
tecnología de Microsoft (wpf) e incluye ventajas de la web 2.0 como blogs, google earth,
skype y tiene una fuerte mejora en la productividad por sus filtros de búsqueda.

Un potente CRM, intuitivo y fácil de usar

* Automatización de la fuerza de ventas - Con esta funcionalidad podrá dar seguimiento

puntual a todas sus oportunidades de ventas, mejorar radicalmente sus estadísticas de
ventas, así como también conocer el desempeño de cada vendedor.

* Marketing - Podrá planificar y medir todas sus actividades de mercadotecnia, obteniendo

en tiempo real el retorno de inversión en cada actividad realizada y mejorando fuertemente
sus resultados.

* E-marketing - Literalmente su marketing y ventas en piloto automático, pues con esta

solución el sistema trabajar de manera automática dando respuesta y vendiendo por usted,
asegurando en todo momento que cada prospecto o cliente sea atendido.

* Servicio al cliente - Esta herramienta le permitirá dar servicio de clase mundial a sus
clientes y generar una base de conocimientos con la que podrá atender y dar respuesta en
segundos o minutos.

* Modelo de negocio - Un modelo

CRM (de la sigla del término en inglés "Customer Relationship Management"), puede
poseer varios significados:

* La administración basada en la relación con los clientes. CRM, es un modelo de gestión

de toda la organización, basada en la orientación al cliente (u orientación al mercado según
otros autores), el concepto más cercano es Marketing relacional (según se usa en España) y
tiene mucha relación con otros conceptos como: Clienting, Marketing 1x1, Marketing
directo de base de datos, etcétera.
* La administración de la relación con los clientes. CRM, es sinónimo de Servicio al
cliente, o de Gestión de clientes. Con este significado CRM se refiere sólo a una parte de la
gestión de la empresa.

* Software para la administración de la relación con los clientes. Sistemas informáticos de

apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing. Con este
significado CRM se

refiere al sistema que administra un Data warehouse (Almacén de Datos) con la

información de la gestión de ventas y de los clientes de la empresa.

El marketing relacional es la actividad del marketing que tiene el fin de generar relaciones
rentables con los clientes. Esto parte del estudio de comportamiento de los compradores en
base al cual se diseñan estrategias y acciones con el fin de facilitar la interacción con los
mismos y brindarles una experiencia memorable.

El CRM es una de las herramientas que se utilizan en el Marketing Relacional siendo muy
útil para recolectar información de los consumidores y comunicar a los mismos los
beneficios y soluciones que ofrece la empresa.

Esta tarea también comprende un cambio cultural dentro de la empresa donde toda acción
se realiza centrada en el conocimiento del cliente. La estrategia puede alcanzar todas las
áreas de la empresa lo cual se llama Marketing Relacional Integral.

Esta técnicas son también aplicables al desarrollo de proveedores y canales de distribución

lográndose una mayor sinergia con los mismos, dentro de una relación win-win (ganar
ambas partes).

Customer relationship management CRM (de la sigla del término en inglés "Customer
Relationship Management"), puede poseer varios significados:

* La administración basada en la relación con los clientes. CRM, es un modelo de gestión

de toda la organización, basada en la orientación al cliente (u orientación al mercado según
otros autores), el concepto más cercano es Marketing relacional (según se usa en España) y
tiene mucha relación con otros conceptos como: Clienting, Marketing 1x1, Marketing
directo de base de datos, etcétera. * La administración de la relación con los clientes. CRM,
es sinónimo de Servicio al cliente, o de Gestión de clientes. Con este significado CRM se
refiere sólo a una parte de la gestión de la empresa.

* Software para la administración de la relación con los clientes. Sistemas informáticos de

apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing. Con este
significado CRM se refiere al sistema que administra un Data warehouse (Almacén de
Datos) con la información de la gestión de ventas y de los clientes de la empresa.

Definición
La gestión de la relación con los clientes es parte de una estrategia de negocio centrada en
el cliente. Una parte fundamental de su idea es, precisamente, la de recopilar la mayor
cantidad de información posible sobre los clientes, para poder dar valor a la oferta. La
empresa debe trabajar para conocer las necesidades de los mismos y así poder adelantar una
oferta y mejorar la calidad en la atención.

Cuando hablamos de mejorar la oferta nos referimos a poder brindarles soluciones a los
clientes que se adecuen perfectamente a sus necesidades, y no como rezan muchos
opositores a estas disciplinas generarles nuevas necesidades.

Por lo tanto, el nombre CRM hace referencia a una estrategia de negocio basada
principalmente en la satisfacción de los clientes, pero también a los sistemas informáticos
que dan soporte a esta, siempre y cuando esto se consiga.

En la actualidad

Hoy existen muchos sistemas que automatizan el control de la relación con el cliente, y
permiten mantener todas las herramientas comerciales a disposición del operador, que no
necesariamente deberá ser un telemarketer (persona que opera los sistemas de este tipo),
aunque esta persona es quién más contacto tiene con sistemas de este tipo. Los sistemas
CRM no siempre están relacionados con el telemarketing, en cambio el telemarketing
indefectiblemente está relacionado con los sistemas CRM, a modo de ejemplo podemos ver
el avance de nuevas tecnologías donde el Bluetooth puede tener una relación directa con un
teléfono móvil de un cliente y facilitar el proceso de venta dentro de una radio sin acudir a
ningún operador, de la misma forma acceden la plataforma de los mensajes de textos a
teléfonos móviles, etc.

La venta telefónica Casi en el 90% de los casos los sistemas CRM de la década del 90 se
enfocaban en la venta telefónica (es el medio más económico, con mejor alcance, más
personalizado y fácil de controlar), se puede aplicar con muchísimo éxito a todo tipo de
proceso de venta, y productos o servicios, es por esto que la verdadera fórmula de éxito se
esconde en una excelente planificación de esta estrategia.

El estratega CRM (persona que piensa y lleva adelante este concepto de trabajo) es uno de
los puestos más difíciles de cubrir en las áreas de RRHH de todas las empresas que trabajan
bajo esta filosofía.

La parte fundamental de toda estrategia CRM es la base de datos.

Para comenzar con el desarrollo de una buena base de datos se aconseja el desarrollo de un
club de la empresa, aunque pueden generarse muchos datos con estrategias de
comunicación convencionales como pueden ser la Gráfica, Radial, Televisiva, E-mailing,
Advertisement, etc. En este caso, el foco de la estrategia debería ser cómo administrar los
contactos que surjan de la implementación de la comunicación antes mencionada.
¿Qué son las bases de datos de marketing? Las bases de marketing tienen como finalidad
cargar y almacenar perfiles de los clientes con datos más subjetivos como, por ejemplo, qué
le gusta hacer en su tiempo libre, qué tipo de comida consume, etc., datos que están
enfocados a poder desarrollar un perfil de cliente de modo que podamos brindarle una
oferta que esté realmente hecha para él. Por esto es que las estrategias de marketing directo
basadas en un desarrollo CRM tienen tanto éxito en todo el mundo.

La orientación al cliente es cada vez más importante. El objetivo es ofrecer al cliente

aquello que necesita y en el momento que lo necesita. El software CRM online es, según
consultoras y especialistas, el que en un futuro cercano mejor permitirá conocer al detalle,
sus necesidades y anticiparse a su demanda desde el lugar en que nos encontremos,
compartiendo la información.

Uno de los mayores problemas para que las empresas exploten un producto CRM es el alto
costo de estos productos comerciales, licencias adicionales como un sistema operativo y
más aún el alto costo de la implantación y puesta en marcha, afortunadamente existen
también diversos proyectos de sistemas CRM con licencia GPL. También, durante los
últimos años, está teniendo un enorme éxito la utilización de CRM en modo "On Demand"
de forma que no es necesario adquirir servidores ni comprar el software sino que
simplemente se "alquila" todo el sistema y se accede al mismo a través de internet.