WORKFLOW

QU ES WORKFLOW?
Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecucin de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definicin y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.

 Las

nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralizacin de las actividades administrativas y comerciales.

 La

evolucin de Workflow consiste en buscar la mxima automatizacin de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la informacin o las tareas pasan de un participante a otro, segn unas normas o procedimientos previamente definidos.

lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestin de imagen, sistemas de gestin de documentos, sistemas de correo electrnico o de bases de datos.

APLICACIONES/SISTEMAS WORKFLOW, FLUJOS DE TRABAJO EFICACES Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecucin del proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control o gestin del flujo de trabajo.

Un sistema Workflow va ms all y se caracteriza, principalmente, por una adecuada integracin con sistemas de informacin actuales: bases de datos, gestin documental, mensajera, ERP, etc., permitiendo la ampliacin de un workflow, de un simple proceso a la integracin de varios procesos de negocio interrelacionados.

En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicacin, Workflow Documental y Workflow de Produccin. Algunos de ellas se limitan a su rea en particular y otras permiten la comunicacin con aplicaciones externas de manera sncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta ms adelante).

WORKFLOW CORPORATIVO

Existen poderosas razones para implementar una solucin de WorkFlow Corporativo: La posibilidad de eliminar los papeleos, con el consiguiente ahorro en archivos, mensajeros, labores secretariales, etc. Se eliminan los tiempos muertos propios del traslado de un papel de un escritorio a otro.

Se cuenta con una base de datos en que estn TODOS los documentos de la empresa, permitiendo mecanismos giles de acceso. Se conoce en detalle qu ocurre en cada proceso de la empresa y es posible anlizar esta informacin con un sistema de gestin basado en WorkFlow.

Dicho sistema se convierte en el "panel de control de la empresa", en el cual se refleja el estado de cada proceso y es posible visualizar interrelaciones que de otra forma permaneceran ocultas. La mayor parte de los procesos de una empresa (75% correspondiente a no estructurados y simples) se pueden abordar con una herramienta de WorkFlow sin desarrollo adicional.

TIPOS DE PROCESOS QUE INVOLUCRA WORKFLOW

Si se analizan los procesos de una empresa y la coordinacin y trabajo conjunto que stos generan a travs del proceso productivo, es posible observar lo siguiente: El 50% de estos procesos se pueden resolver por medio de la implantacin de un correo electrnico. Un 25% de ellos corresponde a aplicaciones bsicas de WorkFlow, en las cuales lo importante es el seguimiento de un proceso determinado sin tener una mayor interaccin con el resto de los sistemas.

El 25% restante, corresponde habitualmente a los procesos crticos de la organizacin y, por lo tanto, requiere de una fuerte integracin con los sistemas de informacin existentes. Normalmente, realizar la automatizacin de los procesos crticos involucra un proyecto de larga duracin que muchas veces incorpora la reingeniera de procesos y tiene un costo ms elevado. En cambio, el uso de una herramienta de WorkFlow para cubrir el 75% restante, resulta bastante simple y puede constituir el primer paso en la implementacin de esta tecnologa al interior de la organizacin.

ETAPAS DEL PROCESO

Las etapas en la implantacin de WorkFlow Corporativo son las siguientes: 1.Anlisis general de los procesos de la organizacin para detectar oportunidades de empleo del WorkFlow. 2.Definicin de la estrategia de implantacin: a partir de las oportunidades detectadas en la primera etapa, se debe: asignar prioridades a distintos procesos, identificar lderes que apoyen el proyecto durante su implantacin, definir plazos y objetivos claros para cada paso que se d. 3.Capacitacin a lderes del proyecto: es necesario incluir en esta capacitacin a los administradores y a un pequeo grupo de usuarios que colaborarn en la puesta en marcha.

4.Definicin e ingreso del organigrama funcional de la empresa: esta etapa incluye la designacin de los roles que intervendrn en los procesos, las relaciones existentes entre ellos y el cargar esta informacin en el WorkFlow. 5.Definicin de archivos o carpetas de clasificacin, en las cuales se podr buscar cualquier proceso relacionado con un cliente, un proveedor o una persona determinada. 6.Capacitacin a los usuarios finales: sta se realiza por grupos y conforme a las prioridades definidas. Es importante que todas las personas que participan de un proceso se capaciten en forma simultnea. Las siguientes etapas, se efectan por cada uno de los procesos a automatizar. Estos procesos se pueden abordar en forma secuencial o paralela, segn la disponibilidad de recursos.

WORKFLOW DOCUMENTAL

El sistema de Work Flow Documental es una robusta aplicacin que permite asociar los documentos, flujos de trabajo y procesos documentales de negocio que requieren ser automatizados y controlados en trminos de tiempos, movimientos y actividades. Este sistema permite definir reglas de negocio o rutas de los documentos, basadas en los contenidos XML de los mismos.

WorkFlow ofrece una serie de herramientas al usuario: Provee mecanismos automticos y manuales de cierre de procesos. Provee funciones especializados de reasignacin y cierre masivo de etapas en los procesos. Provee consultas genricas de tareas y solicitudes asignadas, tareas y solicitudes vencidas y tareas y solicitudes cerradas. Provee un robusto modelo de seguridad que permite definir cada perfil de usuario que se accione y los niveles de acceso que tiene sobre el sistema, los procesos y los documentos. Permite controlar y monitorear el tiempo de cada etapa dentro de un proceso documental para alertar o escalar cuando se presentan las demoras y cuellos de botella. Provee robustos mecanismos de asignacin automtica.

Proporciona mecanismos de asignacin relativa respecto a la localizacin geogrfica o posicin organizacional. Provee balanceo de cargas a grupos funcionales que atienden las solicitudes. Permite crear en tiempo real, tareas relacionadas y asignadas a personas con tiempos de vencimiento, alertas y escalamientos. Provee excelentes mecanismos de alertas y escalamiento sobre la notificacin y ejecucin de las solicitudes o flujos de trabajo en los documentales asignados. Permite definir etapas en un flujo de trabajo documental. Permite definir reglas de negocio basadas en los contenidos meta data XML de los documentos.

Provee un editor de formatos para generar las tipologas documentales y los diferentes formatos sobre los cuales se va a capturar la informacin del flujo documental. Se integra con soluciones de firmas y certificados digitales para firmar los documentos del flujo documental. Provee manejo de coberturas para cada tipo de flujo documental, sobre el cual se van a controlar los tiempos de los acuerdos de servicio. Permite tipificar mas de cien mil tipos de solicitudes en un documento, cada una con sus acuerdos de servicio y reglas de asignacin independientes. Permite generar robustos indicadores de gestin para evaluar la operacin y permitir la identificacin de las ineficiencias.