FORMACION A EQUIPOS RECTORES

USAID FHI 360

MEJORA CONTINUA

TEMTICA
Deteccin de mejoras Integracin de las mejoras al plan de mejora Implementacin de procesos en las Direcciones Departamentales. Integracin paso a paso con procesos de las DDE. La autoevaluacin como principio de la mejora. Ejercicio con cuestionario BASE *Cambiado de orden Control documental en las DDE Gestin de las mejoras

DETECCION DE AREAS DE MEJORA

Es importante que los equipos tengan definidos sus mecanismos para detectar reas de mejora y adems la metodologa para procesar la informacin y establecer reas de mejora.

De nada sirven las evaluaciones y mediciones si no hay mejoras asociadas. Los equipos rectores deben potenciar los mecanismos para detectar mejoras y establecer acciones encaminadas a implemntarlas

IDENTIFICANDO AREAS DE MEJORA

Mecanismos:
Buzn de sugerencias (fsicos, WEB) Encuestas. Anlisis de indicadores. Asistencia tcnica de gestin y pedaggica. Plantillas. Grupos de enfoque con Directores y Docentes. Cuantas veces como equipos de mejora nos hemos reunido con nuestros usuarios para que nos retroalimenten sobre el servicio que prestamos.

PREGUNTA A PARTICIPANTES: QUE OTRAS ACCIONES ME PUEDEN AYUDAR A IDENTIFICAR QUE MEJORAR

QUE DEBO MEJORAR?

Lo que me conviene? Lo que quiere mi jefe? Lo que beneficia al usuario? Lo que potencia una mejor prestacin de los servicios educativos en los CE? Que participantes comenten una mejora que se ha implementado o bien que le gustara implementar

EJERCICIO 1
Elabore un listado de fuentes de informacin para detectar mejora en la DDE y CE. Establezca reas de mejora Priorice las reas de mejora detectadas.
Para ello seleccione inicialmente los criterios de priorizacin Realice una puntuacin de resultados Priorice las reas a trabajar.

Discuta una metodologa de implementacin as como una probable fecha de inicio.

Plan de Calidad (mejora) de la DDE???

Es el conjunto de actuaciones que, tras una cuidada reflexin, pensamos poner en prctica para implantar un sistema de calidad, gestionarlo y lograr mejoras tanto de los procesos internos de trabajo, como de los resultados, como de la atencin a nuestros clientes. Dicho de otra forma, es un guin de hacia dnde queremos ir y cmo lograrlo

QUE COMPONENTES TIENE UN PLAN DE CALIDAD (MEJORA) ???

Bsicamente un plan de calidad contiene: una clara descripcin de cmo estamos actualmente en materia de calidad y de adnde deseamos llegar. Adems en forma especifica: Objetivos, Responsabilidades, Estrategias, Mtodos de evaluacin, Indicadores que permitan conocer: qu se logra, que ayuden a prevenir posibles fallos, establecer un calendario y, en especial, cmo haremos para revisar la efectividad de este Plan en diferentes momentos durante su tiempo de vigencia para ajustarlo a los cambios que permitan orientarnos hacia nuestros objetivos.

PLAN DE MEJORA
RESUMIENDO: Documento que contiene las mejoras que se piensan implementar en un periodo de tiempo determinada. Debe contener mejoras a nivel de DDE, as como mejoras a nivel de CE. Hay que planificar la mejora si no estaremos improvisando.

EJERCICIO DOS
Con las reas priorizadas en el ejercicio uno complete el formato de plan de mejora. Indique quienes trabajaran en la mejora. Nota Incluya al dos administrativas ydos pedaggicas. Defina el mecanismo para aprobar el plan.

CONCEPTOS PARA RECORDAR

PROCESOS /CONTROL DOCUMENTAL GENERALIDADES

Organigrama: Permite visualizar los componentes de una organizacin as como sus relaciones funcionales.

Las actividades que se desarrollas a nivel de organizacin son transversales

QUE REQUIERE UNA INSTITUCIN PARA FUNCIONAR

I N S T I T U C I N
Educativa Planificacin (Ruta a seguir)

Recursos Humanos altamente relevante en los CE

Procesos

Recursos Materiales

PROCESOS:

ORQUESTA
Conjunto de especialistas Actan simultneamente Trabajan en equipo Tienen un objetivo comn: Producir un resultado armnico agradable. Como logran hacerlo:

QUE SON LOS PROCESOS

Un proceso se puede definir como un conjunto estructurado y completo de actividades que se desarrollan en una organizacin, con el objetivo de conseguir un resultado para un cliente (interno o externo) que satisfaga plenamente sus requerimientos. Un conjunto estructurado de actividades supone que, a partir de las entradas suministradas por un proveedor, mediante actividades intermedias se obtienen unas salidas o productos para un cliente.

De forma simple: Un proceso es la sucesin de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada actividad o tarea.

Proveedor

INSUMOS (ENTRADAS)

PROCESO
Recursos

PRODUCTOS (SALIDAS)

Cliente

JERARQUA DE LOS PROCESOS

Proceso
Ac vidad Ac vidad Ac vidad Ac vidad

Proceso
Ac vidad Ac vidad

Tarea Tarea Tarea

Tarea Tarea Tarea

Tarea Tarea Tarea

Tarea Tarea Tarea

Tarea Tarea Tarea

Tarea Tarea Tarea

GESTION POR PROCESOS 1,2,3

1. Analizar los procesos como funcionan: Entender que pasa en el proceso, sus actividades, reas de mejora, etc. 2. Modelarlos: Definir el proceso y las interacciones que se dan en este. 3. Revisar su efectividad en forma peridica y MEJORARLOS CUANDO SEA REQUERIDO.

REFLEXIONES:
Proceso: Cuando digo lo que hago. Procedimiento: Cuando digo como lo hago.

Un proceso no es un procedimiento: Un procedimiento es una descripcin escrita de un proceso, pero el proceso existe este escrito o no.
Un proceso no es un diagrama o mapa: La definicin de un proceso puede tomar forma de un diagrama o mapa. Un proceso existe este representado en un mapa o no. Un proceso no necesariamente produce un producto o servicio final, puede ser que produzca entradas para otros procesos.

REFLEXIONES:
No documente procesos solo por tener un documento Eso es perder el tiempo. Los Procesos Documentados deben de estar en manos de quienes lo ejecutan y deben ser utilizados como base para la actuacin de estos. Los procesos deben ser flexibles y enfocados en mejorar la atencin al cliente sin sacrificar al trabajador o cliente interno.

COMO MEJORAR UN PROCESO

Para mejorar un proceso lo recomendable es medirlo.

CRITERIO OBJETIVO - Texto

INDICADOR CMO MIDO

ESTANDAR A DNDE LLEGO

EJEMPLO:
Criterio Indicador Consumo de combustible de mi coche Km por galn = Km recorridos / Galones de combustible consumidos 55 km por galn

Meta

TIPS
MIDA PARA MEJORAR (PROCESOS: Pedaggicos y administrativos). Este ao los estudiantes han obtenido muy bajas notas en la
asignatura de matemticas durante el primera examen. Pobres seguro reprueban. Sabes en la encuesta los estudiantes dicen que los tramites administrativos son un fastidio. Pero no se puede hacer nada, como cambiar el carcter de los que alli laboran.

CUIDADO no se llene de indicadores y controles innecesarios: mida lo que utilizar para la toma de decisiones. Analice los indicadores y establezca mejoras: Si no hay mejoras a partir del anlisis de los indicadores el sistema no es til.

PROCESO / INDICADOR
Punto de control / Reflexin el proceso va bien

Indicador de proceso Indicador de resultado

TEFIR / PROCESOS
QUE ACORTEN TIEMPOS QUE DISMINUYAN ERRORES QUE LO HAGAN MAS FCIL CON MS INFORMACIN QUE APROVECHEN MEJOR RECURSOS YA EXISTENTES
Tiempos

Informacin

Aprovechar recursos

Mejora Continua

Disminucin de errores

Facilidad de realizacin

OCHO DISCIPLINAS PARA RESOLVER UN PROBLEMA

D1: Formacin de un equipo de expertos que cubran todas las funciones. D2: Definicin ntegra del problema. D3: Implementar y verificar una accin de contencin provisional. D4: Identificar y verificar la causa raz. D5: Determinar y verificar acciones correctivas permanentes (en ingls Permanent Corrective Actions, PCAs). As como definicin de acciones preventivas para evitar que un problema similar surja de nuevo. D6: Implementar y verificar las acciones correctivas permanentes. D7: Prevenir la re-ocurrencia del problema y/o su causa raz. D8: Reconocer los esfuerzos del equipo.

PROCESO BAJO CONTROL

ENTENDIDO
Quines son sus destinatarios. Quines son sus proveedores Quin es el propietario Que produce el proceso ; Qu rendimiento se est obteniendo Utilidad del proceso. Descripcin bsica del mismo

DOCUMENTADO
Existe diagrama del proceso incluyendo interrelaciones con otros Hay medidas de rendimiento de las distintas fases del mismo Se conoce el nombre del propietario y del equipo de gestin del proceso.

MEDIDO
Se miden y se sigue el rendimiento del proceso Se miden pocos aspectos, pero muy representativos Se establecen mejoras como resultado de la medicion y el analisis

RECUERDE QUE:
La base de los sistemas de GESTION DE CALIDAD son los procesos.
Se estn revisando los procesos a nivel de Centros Educativos, para que estos estn en sincrona con los procesos de las DDE

ACTIVIDAD 3
Que cada equipo rector analice los siguiente: Estatus de implementacin de procesos en la DDE. Que problemas o inconvenientes se tienen para la implementacin de procesos. Que recomendara Duracin de la actividad, tiempo para anlisis y reflexin 30 min. Posteriormente cada equipo expone 10 min por equipo.

HAY QUE IMPLEMENTAR PROCESOS

AUTOEVALUACION DE DDE
CARTAS DE SERVICIO ISO MALCON BALDRIGE PREMINO DEMMIGN MODELO IBEROAMERICANO EFQM. Modelo de Autoevaluacion para DDE Modelos de referencia Contra que me comparo ?

AUTOEVALUACION:
Seleccin del modelo de evaluacin a utilizar Autoevaluacin

Medicin de resultados

Determinacin / priorizacin de reas de mejora

Establecimiento de planes de accin y responsables.

Para que me evalo ?

Determinar reas de mejora e implemntar accines

Ejecucin de planes de accin.

QUE ESPERAMOS DE LA AUTO EVALUACIN

Tenemos un BORRADOR INICIAL DEL MODELO. La auto evaluacin formara parte del SGC de las Departamentales. Es una comparacin interna del modelo y la DDE. No se busca una puntuacin si no detectar reas de mejora y posteriormente establecer acciones de mejora. No se trata de buscar quienes son mejores no quienes son peores, debe visualizarse como una oportunidad de mejora nada ms

ACTIVIDAD/ 4
REVISAR: Propuesta inicial de auto evaluacin y complete un aparato. Analizar como se encuentra su departamental respecto a lo evaluado

QUE ES EL CONTROL DOCUMENTAL

Mecanismo de control que me ASEGURA: Que los documentos estn siendo revisando en forma peridica. Que los documentos son registrados y solo las personas autorizadas pueden implementar cambios en estos. Que los procedimientos vigentes son los que tiene el trabajador. Que los documentos han sido distribuidos a las personas que los utilizarn en las DDE. DEBE EXISTIR UNA PERSONA EN LA DEPARTAMENTAL QUE SE ENCARGUE DEL CONTROL DE DOCUEMENTO _ PLANIFICADOR EXPLICAR FORMATO
CONTROL DOCUMENTAL

PROYECTOS DE MEJORA
PLAN DE MEJORA Acciones de mejora Proyectos De Mejora

Acciones implementadas

COMO TRABAJAR CON PROYECTOS DE MEJORA

Seleccione de su plan de mejora una rea de mejora a implementar y discuta con su equipo como llenar los formatos 1. Complete el formato FDNGDDR-0301 Definicin de rea de mejora _ Proyecto. / Seccin 1 2. Completa la seccin dos Descripcin del problema. 3. Elabore dl diagrama de ISHIKAWA / FDNGDDR0302. 4. Verifique la necesidad de implementar una accin de contingencia, si es necesaria. Complete seccin 3 / FDNGDDR-0301.

COMO TRABAJAR CON PROYECTOS DE MEJORA

5. Complete el formato ficha del proyecto: seccin 4 / FDNGDDR-0301. 6. Elabore plan de accin FDNGDDR-0303 o utilice software MRP. 7. Solicite aprobacin del proyecto a equipo rector: seccin 5 / FDNGDDR-0301. 8. Implemente las acciones. 9. Describa los resultados obtenidos: seccin 6 / FDNGDDR-0301.