Tecnólogo Gestión Documental

Sustentación de Proyecto formativo ficha No. 2672522

 Estructuración de un programa de transferencias documentales primarias,
secundarias en las entidades públicas y empresas.

Presentado por:

Rosa Liliana Perdomo Cuaspud. Leidy Katerin García Coy. Gloria Marlen Novoa Vergara.

Sergio Zair Cuellar Buitrago. Ingry Nataly Rueda Corba. Gloria Tatiana Ruiz Castañeda.
Next Generation SAS
 Next Generation SAS

Proyecto Formativo

Contenido

Fase de Análisis
Fase de Planeación
Fase de Ejecución
Fase de Evaluación
FASE DE ANÁLISIS
PRESENTACIÓN, CARACTERIZACIÓN
DE LA MIPYME Y SECTOR
Caracterización:

Next Generation SAS

Nombre del propietario:Luis Manuel Lasso Carrillo.

Dirección: Carrera 96 A No. 75-29. (Villas del
Madrigal)
Número de NIT: 900021747-8.
Número de empleados: ocho (8) empleados.
Actividad económica: CIIU 1410-Confección de
prendas de vestir.
 
 LINEA DE TIEMPO

Fuente: Propia
 Cámara de Comercio Rut ( registro Único Tributario)

Fuente Cámara de comercio Fuente DIAN

Contextualización:

Actividad económica: CIIU 1410-Confección de prendas de vestir.

Fuente: Luis Manuel Lasso

Sector.

Pertenece al sector secundario dedicado a la confección de prendas de vestir, decoración, hogar y todo lo
relacionado con el ramo.

Fuente: Liliana Perdomo

Fuente: Liliana Perdomo
INSTRUMENTO RECOLECCIÓN DE LA
INFORMACIÓN
TECNICA DE RECOLECCIÓN DE LA
INFORMACIÓN

Técnica e instrumentos de recolección

Entrevista: por medio de la entrevista se pudo evidenciar la falta de

conocimiento del Gerente de la PYME, en cuanto a las normas archivísticas.
Observación: durante la visita a la PYME observamos que cuenta con varios
documentos guardados en cajas, los cuales no están organizados ni foliados.
Lista de chequeo: gracias a la lista logramos evidenciar algunas falencias
archivísticas, las cuales mas adelante se pueden convertir en oportunidades de
mejora.
Técnica de recolección de información. Entrevista y observación

Fuente: Liliana Perdomo

Fuente: Propia
 Instrumentos de recolección:

El instrumento fue la lista de chequeo y

esto nos arrojo que la PYME no cuenta
con una área de correspondencia, ni
con una persona capacitada para el
manejo de archivo por otro lado la
PYME cuenta con un archivo histórico.

Fuente: Propia
DIAGNÓSTICO PRELIMINAR
(DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO).
 DOFA
DEBILIDADES OPORTUNIDADES

O1 En cumplimiento a la Ley 1409 del 2010 las personas

pueden acreditar su formación archivística en diferentes
D1 La PYME no cuenta con el personal idóneo en
entidades.
conceptos arhivístivos en gestión documental
O2 Presentar a la PYME el sistema de gestión documental
D2 Desconocimiento de la normatividad
para que adopte las políticas y normatividad de la
archivística
Resolución 84295 del 2015.
D3 No hay un control de la documentación
O3 Implementar la ventanilla única según el Acuerdo 060
externa y interna de la entidad.
del 2001.

FORTALEZAS AMENAZAS

A1 Perdida de documentos por incendio al no cumplir los

F1 La PYME tiene formatos corporativos para la
documentación.
F2 La PYME cuenta con un espacio apropiado
para almacenar la documentación.
F3 El empresario cuenta con un presupuesto
establecido para inversión.
requisitos del Reglamento Colombiano de construcción
sismo resistente (NSR) 10 título J.
A2 Ataque al sistema informático para manipular o sustraer
información confi dencial. Ley 1273 de 2009.
A3 Crisis económica y política que pueden afectar el
desarrollo de las micro, pequeñas y grandes empresas
como lo dicta la Ley 590 de 2000.

Fuente: Katerin García

CRONOGRAMA.
Análisis

Fuente: Propia
 
CONCLUSIONES
 
 Se identifican diferentes falencias según los resultados obtenidos
en la visita a la PYME, falencias que pueden convertirse en
oportunidades de mejora para el empresario.
 Durante esta fase de análisis se pudo observar y verificar en qué
condiciones se encontraba la PYME, obteniendo una recolección
de datos con la lista de chequeo y tomando evidencia fotográfica
donde se evidencio que la documentación se encontraba
guardada en cajas, no contaban con la foliación, donde estas
falencias el empresario con el tiempo tendrá un progreso bastante
útil para la documentación.
 En el desarrollo de la formación se identificó que los documentos
no son solo físicos si no también son documentos electrónicos y
pueden ser ofimáticos o en base de datos que permiten el control
y la verificación de la documentación.