“NOTARIADO II”

Actas De Protocolación
 ANTECEDENTES:

Este tipo de Acta es conocida doctrinariamente como ESCRITRUA-ACTA.

Pérez Fernández del Castillo, “la protocolización de documentos es una de las actuaciones NOTARIALES
más frecuentes que por su nombre provocan confusión.

En la Historia, la protocolización es considerada como parte del derecho Español, en el momento cuando el
Notario encuadernaba como parte del protocolo los EXPEDIENTES INSTRUIDOS ANTE LA AUTORIDAD
JUDICIAL.

En Guatemala, las actas se redactan fuera del protocolo y las escrituras en el protocolo. Sin embargo se
reconoce el caso de algunas ACTAS que se redactan dentro del protocolo, denominadas ACTA DE
PROTOCOLIZACIÓN, por lo tanto no es considerada una ACTA NOTARIAL.
 DEFINICIÓN:
“ACTAS DE PROTOCOLACIÓN, son Aquellas, en las que el Notario da Fé de la entrega de un documento
y de su incorporación al protocolo”.

Estas actas a su vez, documentan una declaración del Notario respecto a una actividad suya en relación al
“RECIBO DEL DOCUMENTO Y UNA INCORPORACIÓN AL PROTOCOLO”.

Esa PROTOCOLIZACIÓN, es la incorporación material y jurídica que hace el Notario en el protocolo a su

cargo de un documento público o privado, por mandato legal, a solicitud de parte interesada o bien por
orden de un Tribunal Competente.

Una vez incorporado el documento o bien protocolizado pasan a ser uno solo, y de esa manera debe
reproducirse al extender testimonios o copias.
 PROTOCOLACIÓN Y
PROTOCOLIZACIÓN:
Nuestra legislación los utiliza como sinónimos, puesto que Doctrinariamente se les concibe desde el Punto de
vista Gramatical, puesto que no encuentra diferencia entre ambos términos, varia su escritura, pero su
significado es el mismo.

Sin embargo para nuestro conocimiento general, la palabra :

a) PROTOCOLIZACIÓN: o bien Protocolizar, es considerada como la incorporación JURÍDICA (acción y

efecto) al protocolo de una Escritura Matriz u otro documento (acta), que requiera esta formalidad y que
refiera enunciativamente al instrumento.

b) PROTOCOLACIÓN: o bien Protocolar: es considerado como el acto de agregar materialmente al

protocolo con fines de conservación o custodia, en este caso basta únicamente con agregar el instrumento al
protocolo.
 DOCUMENTOS QUE PUEDEN PROTOCOLIZARSE:

Según nuestra Legislación en el artículo 63 del Código de Notariado:

1. Los documentos o diligencias cuya Protocolación esté ordenada por la ley o por
tribunal competente.

2. Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas.

3. Los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas.

 REQUISITOS:

Nuestra Legislación El artículo No. 64 del Código de Notariado, regula los requisitos
esenciales que debe llenar el ACTA DE PROTOCOLACIÓN.

Sin embargo es prudente considerar que se debe hacer en el folio que precede a aquel en que
v a quedar intercalado el documento

Así también, se debe recordar que cuando el mismo Notario es el otorgante, su firma debe ir
precedida de las palabras POR MÍ Y ANTE MÍ; ahora bien si firman el o los solicitantes
únicamente deberá colocar las palabras ANTE MÍ; esto según lo establece el artículo 29
numeral 12 del Código de Notariado.
 CASOS ESPECIALES:

1. El establecido en el Artículo 65 del Código de Notariado.

2. El establecido en el artículo 27 del Código de Comercio.

EFECTOS:
1. Documentos o actas autorizadas por el mismo Notario o emanado de un tribunal, no se
dudara de su contenido y sus efectos son PLENOS.

2. Si se trata de documentos privados con o sin firmas legalizadas, el único efecto que
produce es la FECHA de su protocolización y la PERDURABILIDAD Y
REPRODUCCÍON DEL MISMO.

TOMEMOS EN CUENTA QUE SI UN DOCUMENTO PRIVADO QUE

CONTIENE UN CONTRATO QUE DEBIO CELEBRARSE EN ESCRITURA
PÚBLICA, Y SE PROTOCOLIZA, NO PRODUCE LOS EFECTOS DE LA
ESCRITURA.

POR LO TANTO NO LE CAMBIA SU NATURALEZA, NO TIENE EFECTOS

EJECUTIVOS PER SE, COMO A LA ESCRITURA SE CONCEDEN, PUES
NO ADQUIEREN ESE CARÁCTER CON EL HECHO DE SER
PROTOCOLIZADOS.
DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL
EXTERIOR
Cuando un documento proviene del extranjero, habiendo sido autorizado por un notario o por
una autoridad extranjera, y necesite hacerse valer en Guatemala, debe sufrir los pases legales,
siendo estos los actos que van concatenados, y su objeto es cumplir con las distintas
legalizaciones de firmas de los funcionarios por las que haya pasado el documento. Artos: 36 al
44 LOJ.

Si es necesario debe traducirse al español, si todo o parte de el documento viene en otro

idioma, esta deberá ser realizada por un TRADUCTOR JURADO. Art. 37 LOJ.

Posteriormente debe procederse a la protocolización por un Notario, cuando se trate de

documentos que deban inscribirse en los registros.
PROTOCOLIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL
EXTRANJERO: Recepción de los documentos provenientes del Extranjero, para verificar:
Notario Guatemalteco
No necesita pases legales
Únicamente se debe cubrir el impuesto a que tuviera
efecto en timbres en el documento original.
Protocolización ya sea en el mismo Protocolo del
Notario que autorizo o en el protocolo de otro Notario.
Notario Público
Si el documento esta redactado en otro idioma debe
traducirse, por un Traductor Jurado.
Si el documento proviene de un país que es parte de El
Convenio se deberá observar que cumpla con la
Certificación de la Apostilla, se suprime la auténtica del
documento por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Si no es miembro del Convenio deberá llevarse los
Pases legales en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Posteriormente se procede a la Protocolización.
 OBLIGACIONES POSTERIORES A LA
PROTOCOLIZACIÓN:
1. Aviso al Archivo General de Protocolos, dentro del plazo de 10 días de cada protocolización.
Art 40 ley del Organismo Judicial decreto 2-89.

2. El Testimonio Especial, también al Archivo General de Protocolos, dentro de los 25 días hábiles
siguientes, se incluye el acta de protocolización y el documento protocolizado, art. 37 código
de Notariado y 40 de la LOJ.

3. Testimonio o Primer Testimonio, para el interesado, haciendo constar que el impuesto fue
cubierto en el documento original, recordemos que este servirá para poder hacer la inscripción
en los registros respectivos.
PASES DE LEY PARA DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXRANJERO, DE PAISES QUE NO
SEAN MIEMBROS DE EL CONVENIO DE LA HAYA, RELACIONADO A LA “APOSTILLA”

“PASES DE LEY”
1. La firma del otorgante debe ser autenticada por el Notario.
2. La firma del Notario debe ser autenticada por su respectivo Colegio, Cámara,
Hermandad o la autoridad que dentro del Estado tenga facultades para hacerlo.
3. La firma de esta última persona debe ser autenticada por el Ministerio de
Relaciones Exteriores o directamente por el Cónsul del país a donde se dirige el
instrumento.
4. La firma del Cónsul debe ser autenticada por el Ministerio de Relaciones
Exteriores del país donde tendrá efecto el instrumento.
5. El Instrumento con sus “pases de ley” deberá ser traducido al idioma del
lugar donde tendrá efecto.
6. El instrumento deberá ser protocolizado.
7. El Instrumento deberá ser Registrado.

LO QUE ESTA EN NEGRITA CORRESPONDE AL TRÁMITE DE LA APOSTILLA

 IMPUESTOS:

1. Antes de protocolizar el documento debe cubrirse el impuesto en el documento original,

por lo tanto ya no se cubre en el testimonio o Primer Testimonio.
a) Si se trata de mandatos Generales Q.10.00
b) Si se trata de mandatos Especiales Q.2.00

2. El Testimonio Especial: se envía al Archivo General de Protocolos, se cubre el impuesto

del timbre notarial de Q10.00 por cada Protocolación por ser de valor indeterminado.