GESTIÓN

ADMINISTRATIVA
RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS
RECEPCIÓN
Para ser aptos para el consumo humano, se debe evitar que los medicamentos puedan ser
adulterados, se degraden o se contaminen de algún modo. Por lo tanto es importante, que
todos los medicamentos que se reciban en Farmacias y botiquines, provengan de fuentes
confiables y cumplan con los requisitos técnicos y legales.

RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS EN GENERAL

a. Solicitar que las entregas se realicen en horas de menos movimiento para poder
realizar una inspección adecuada.
b. Planificar la recepción de los productos, asegurando un lugar disponible para
almacenarlos.
c. Cuando lleguen los medicamentos a la farmacia, estos deben mantenerse separados
de las existencias hasta que se realice la inspección y se dé la conformidad de
acuerdo a la nota de remisión.
Verificar que los medicamentos cumplan con los siguientes
requisitos: - Estar debidamente identificados y etiquetados,
sin alteraciones ni enmiendas
-Contener en sus etiquetas el número de Registro Sanitario
Nacional y que sea el correspondiente al producto (revisar
la base de datos de la ARCSA disponible en la página
web), el precio de venta al público y la fecha de
expiración.
-No provenir de instituciones de servicio social, de
programas sociales estatales, de donaciones o ser muestras
médicas; en el caso de farmacias y botiquines privados.
- No tener colocados elementos sobre las etiquetas que
impidan la visibilidad de la información del producto,
incluidas las que contienen los precios.
Verificar la fecha de vigencia de todos los productos al momento de recibirlos además de la
integridad de los envases, características físicas.
Al momento de la recepción de los productos se realizará un muestreo, según la norma INEN c
orrespondiente; se inspeccionaran sus características externas y se constara la cantidad
recibida.

EMBALAJE ENVASE SECUNDARIO ENVASE PRIMARIO

• Debe de estar sellado con cinta
• No debe estar roto, húmedo o con
algún tipo de deterioro.
• La etiqueta de identificación
corresponderá al producto.
• En su etiqueta se verificara, por lo
menos el nombre, la forma
farmacéutica y concentración del
principio activo.
• Estará intacto, sin rasgadura o que
demuestre deterioro.
• Indicara nombre del fabricante o
importador
• Indicara condiciones de
almacenamiento.
• No debe de tener presencia de
material extraño
• No debe de tener grietas,
roturas ni perforaciones
• Debe esta bien sellado
• No debe estar deformado.
ALMACENAMIENTO
El almacenamiento debe asegurar una temperatura adecuada al tipo de producto para
prevenir la degradación del principio activo mediante condiciones ambientales
controladas.
SISTEMA DE ALMACENAMIENTO
La principal regla para el almacenamiento, aplicable a cualquiera de los medicamentos,
son los principios PEPS (lo primero que entra es lo primero que sale - FIFO) o PCPS
(próximo a caducar primero en salir) dependiendo del producto, se aplica para asegurar
que las entregas más antiguas se usen antes que las entregas más nuevas
CONSIDERACIONES DE ALMACENAMIENTO

a. Los productos deben almacenarse en sus envases originales, en el caso de las

ristras incompletas o fracciones deben conservarse en el envase original del
medicamento (que contenga toda la información técnica.
b. Preparar y limpiar las áreas utilizadas para recibir y almacenar los productos;
c. Almacenar los medicamentos en lugares apropiados y en condiciones de
temperatura indicadas en su envase primario o secundario.
d. Almacenar el producto nuevo detrás del producto viejo, para facilitar el
procedimiento primero que llega primero que sale.
e. Los productos deben estar protegidos de la luz solar, artificial u otra condición
que ponga en riesgo la conservación adecuada de los mismos
g. Evitar sobrecargar los equipos de refrigeración porque esto reduce la circulación
del frío y dificulta que los productos se refrigeren adecuadamente
h. Se debe revisar y controlar la temperatura de las distintas áreas del refrigerador
para almacenar los medicamentos de acuerdo a sus especificaciones técnicas .
i. Destinar un lugar específico para los medicamentos próximos a caducar.
j. Guardar los limpiadores, desinfectantes y otros productos químicos tóxicos lejos
de los medicamentos.
Existen 5 tipos de condiciones de almacenamiento que se deben tomar en cuenta:

ALMACENAMIENTO CON TEMEPRATURA

HOMOGENEA MENOR A 30°C

ALMACENAMIENTO EN CONGELACION algunos

medicamentos y productos biológicos como ciertas
vacunas necesitan ser almacenadas, manteniendo la cadena
de frio a -20°C.

ALMACENAMIENTO A TEMPERATURA DE 2 A 8° C
algunos productos termolábiles. Se mantienen en la
primera y segunda parte del refrigerador (no en el
congelador).

ALMACENAMIENTO EN FRIO almacenar productos a

temperatura de 8 a 15° C ejemplo insulinas, ciertas
vacunas, determinados colirios y antibióticos

ALMACENAMIENTO EN CONDICIONES
AMBIENTALES almacenar el producto en un lugar seco
limpio y ventilado a temperatura 15 a 25° C o hasta 30°C.
 ORDENAMIENTO DE LOS
MEDICAMENTOS
Los medicamentos se sitúan conforme a una
organización preestablecida, que puede ser:
a. Orden alfabético: Cuando se utiliza este sistema,
las etiquetas o rótulos deben cambiarse al revisar o
actualizar la lista de medicamentos.
b. Clase terapéutica/farmacológica: Se requiere
personal que posea muy buenos conocimientos de
farmacología.
c. Nivel de uso: Los productos de gran demanda que
salen rápidamente deben colocarse en la parte
delantera del local o lo más cerca posible. Este
sistema debe usarse en combinación con otro.
d. Línea o marca farmacéutica: Se ordenada de
acuerdo a la casa comercial o marca del producto
puede utilizarse combinado con otro sistema.
DEVOLUCIÓN DE LOS MEDICAMENTOS PROXIMOS A CADUCAR Y/O
CADUCADOS

El personal de la farmacia debe retirar de las perchas los medicamentos con fechas próximas a
caducar y/o caducados, y proceder como lo indica la Normativa Técnica Sanitaria para el Control
y Funcionamiento de Farmacias y Botiquines Privados.

Notificar a sus proveedores en un plazo mínimo de sesenta (60) días previos a la fecha de
caducidad de los medicamentos en general, medicamentos biológicos, o medicamentos que
contengan sustancias catalogadas sujetas a fiscalización, quienes deberán retirar el producto del
establecimiento, ya sea en su presentación comercial completa, envase primario completo, ristra
completa para posterior reposición, en un plazo máximo de treinta (30) días con productos de
fecha de elaboración reciente;”
En el caso que no se notifique a los proveedores en el tiempo establecido en la legislación
vigente, y los medicamentos se hayan caducado, la Farmacia o Botiquín debe notificar a la
ARCSA la existencia de los medicamentos caducados y posterior disposición final de los mismos
 GESTIÓN
DE
STOCK DE
MEDICAMENTOS
DEFINICION DE STOCK
Conjunto de artículos acumulados en espera de su
utilización mas o menos próxima.
Son la existencia de un determinado producto que
permite abastecer a los usuarios.

NIVEL DE STOCK
Cantidad de existencia de una medicamento almacenado
en un momento dado.
TIPOS DE INVENTARIO(STOCK)
•Inventario permanente: Es aquel donde se hace un
seguimiento continuo y al instante del movimiento de
un producto(entradas y salidas), ya sea por su alto
costo u otra característica importante. Para lograrlo se
basan en las tecnologías de la información como
lectura por scanner o tecnología de
Radiofrecuencia(RFID). Por ejemplo en área
el
farmacéutica se aplicaría para hacerle seguimiento
continuo a los medicamentos de control especial y
medicamentos de alto costo
• Inventario Usan auditorías de
periódico:
regulares y al azar inventario
actualizar la información
seguimiento
para del inventario. Por
de lo general se realiza cada
tres meses. En lugar de confiar en la tecnología para
actualizar las bases de datos cada vez que se vende un
artículo, los administradores deben contar físicamente el
inventario en el almacén, comparando el inventario
manualmente contra el recibo y los datos de ventas de los
departamentos de ventas y de compras para determinar si
existe cualquier discrepancia.
•Inventario general: Es aquel en donde se realiza un
conteo físico y general de todos los productos y bienes
para determinar el estado real de existencias, para
cerrar un periodo contable. Por lo general se hace
cada año. Su objetivo es proporcionar la información
necesaria para realizar el cierre contable del año,
estado de cuentas y resultados, Activos fijos,
corrientes y pasivos(Balance General).
GESTIÓN DE STOCKS: OBJETIVOS
Mantener el volumen del stock al más bajo nivel
compatible con el suministro regular de las
necesidades del servicio de salud.

Minimizar el importe total del inventario.

procurar una eficiente utilización de los recursos.

Realizar una proyección de la evaluación del

consumo que permita establecer un programa de
compras.
GESTIÓN DE STOCKS
• ¿ Cómo?

 Estableciendo previsiones de consumo

 Estudiando los plazos de entrega del proveedor

 Realización de inventarios periódicos

Utilizando una aplicación informática de gestión

que realice análisis de consumos por grupo
terapéutico, p.a, especialidad, servicio, paciente…
 KARDEX®
ES EL PRINCIPAL INSTRUMENTO DE LA
GESTIÓN, SE HACE UNO PARA CADA
PRODUCTO BASÁNDOTE EN LA LISTA DE
PRECIOS, Y DEBE SER ACTUALIZADO CADA
VEZ QUE HAY UN MOVIMIENTO .
¿Para que sirve?
•Conocer el consumo mensual, por lo tanto
ayudara a crear el pedido de manera racional
• Localización de perdidas.
• Llenar informe mensual.
KARDEX® FORMATO
CONSUMO PROMEDIO MENSUAL (CPM)
Para obtener este dato se debe establecer los movimientos de salida
del Inventario de cada insumo durante los últimos tres meses como
mínimo, datos que se obtienen directamente del Kardex y/o el
sistema de Información, el cual debe ser actualizado
constantemente.
Para calcular el consumo promedio mensual se suman el total de
salidas de los insumos durante el periodo analizado y se divide por el
número de meses que conforman dicho periodo.

EJEMPLO: Calcular CPM de Acido Acetil Salicílico de enero, febrero y

marzo.
CONSUMO - ENERO =76 Tabletas PROMEDIO MENSUAL
FEBRERO=94 Tabletas 240 (TABL. )_ = 80 TABL.
MARZO =70 Tabletas 3 (MESES)
TOTAL 240 Tabletas
 STOCK O NIVEL MÁXIMO EXISTENCIAS (NME)
(CANTIDAD MÁXIMA A PEDIR)
¿Como se calcula?
Ejemplo: vamos a considerar un Puesto de Salud que quiere estar
abastecido de Acido Acetil Salicílico por 03 meses (90 días) y su pedido
demora 15 días para llegar, a este resultado lo llamaremos Tiempo de
Reposición(TR):
suma: 90 + 15 = 105 días(TR)
Para calcular mi stock Máximo necesito saber:
¿Cuál es el Consumo promedio de venta (CPV)del AAS?
El promedio de consumo mensual (CPM)(Para el ejemplo es 80 Tabl.) Se
divide entre los 30 días que dura el mes:
Para el ejemplo: 80/30 = 2.66 redondeando = 3 Tabletas.(día)
Ahora multiplicamos: 3 Tabl.(CPV) x 105 días(TR) = 315 Tabl.

315 Tabletas es la cantidad que como máximo el puesto de

salud deberá
Ahora bien, ¿Cuánto debo pedir?....
Tomando como referencia el ejemplo anterior, pedimos la
cantidad necesaria para completar a 315 Tabl. Que es el
stock máximo que debemos tener.
Supóngase que se tienen en existencias un stock de 190
Tabl. hacemos lo siguiente:

Stock Máximo(315 Tabl.) - Existencias(190 Tabl.) = 125

Tabl.(CP)
Es la cantidad a pedir para completar mi stock
máximo
 AHORA BIEN, ¿ CUANDO DEBO PEDIR?....
PARA ELLO DEBEMOS SABER EL STOCK O NIVEL MÍNIMO
EXISTENCIA (NME), QUE ES LA CANTIDAD MÍNIMA A TENER.
¿Como se calcula?
Sigamos el ejemplo:
-Al servicio de salud se le demora 15 días (TR) en llegar
el medicamento desde que hace el pedido.
-Si se consumen como promedio 3 Tabl (CPV). en un
día. Hacemos lo siguiente:
3 (CPV) x 15 (tiempo proveedor) = 45 Tabl. AAS.
( NmE)
 “NUNCA SE ESPERARA LLEGAR A ESTE VALOR PARA RECIEN HACER EL
PEDIDO”

45 ( NmE) x 2 = 90 Tabl. AAS. (Stock de Alerta)

 “CUANDO SE TIENE EL DOBLE DEL STOCK MINIMO, ES TIEMPO DE HACER E
 CONSUMO
ÍNDICE DE ROTACIÓN =
EXISTENCIAS
 CONSUMO
ÍNDICE DE ROTACIÓN =
EXISTENCIAS

EJEMPLO : Calculo del índice de rotación de las existencias totales

Durante 1 mes
ENERO
Consumo : 90 Tabl. AAS.(MES)
Índice de rotación = 1,4 veces al mes
Existencias : 64 Tabl. AAS.

FEBRERO
Consumo : 43 Tabl. AAS(MES)
índice de rotación = 0,72 veces al mes
Existencias : 60 Tabl. AAS.

MARZO
Consumo : 82 Tabl. AAS(MES)
Índice de rotación = 8,2 veces al mes
Existencias : 10 Tabl. AAS.
ACTIVIDAD DEL DIA
LA FARMACIA DE DOÑA ROSITA QUIERE ESTAR
ABASTECIDO DE DICLOFENACO SODICO DE 10 mg POR 3
MESES, TENIENDO EN CUENTA QUE LOS PEDIDO QUE SE
REALIZAN A LA DISTRIBUIDORA DEMORAN 10 DIAS PARA
SU ENTREGA. AYUDEMOS A DOÑA ROSITA A CONOCER SU:
TIEMPO DE REPOSICION
CONSUMO PROMEDIO MENSUAL
CONSUMO PROMEDIO DE VENTA
STOCK MAXIMO
STOCK MINIMO.
REGISTROS DE INVENTARIOS QUE NOS FACILITO DOÑA
ROSITA OBTUVIMOS LOS SIGUIENTES DATOS, QUE EN EL
MES DE ENERO VENDIO 80 TABLETAS, FEBRERO 70
TABLETAS Y MARZO 95 TABLESTAS DE DICLOFENACO
SODICO