Gracias por:

Su puntualidad No interrumpir No comer dentro No utilizar celular

del salón

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Directrices para las
auditorías de los
sistemasv de
Gestión GTC ISO
19011:2018

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 Directrices para las auditorías de los sistemas de
gestión GTC ISO 19011:2018
Objetivo del curso
• Conocer la metodología de
planificación y ejecución de las
auditorías aplicadas a la norma
NTC 5580
• Aplicar la metodología para
realización de auditorías a los
sistemas de gestión. GTC ISO
19011:2018.
Unidades de aprendizaje
• El contexto de la auditoria en
los sistemas de gestión.
• El enfoque de las auditorías
a las instituciones de
formación para el trabajo y el
desarrollo humano.
• Lineamientos del programa
de auditoria y actividades de
la auditoria.
.
Contenido del curso Pre-requisito
• Conceptos de auditoría.
• No aplica.
Principios de auditoría.
• Proceso para gestionar el
programa de auditoría
• Actividades de auditoría:
Planificación y ejecución de la
auditoría.
• Redacción de hallazgos
• Reto de la mejora continua 16
Horas
Material a entregar
Memorias y Norma GTC
ISO 19011:2018
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Estructura de la norma GTC ISO 19011:2018

Capítulo 7.
Capítulo 1. Capítulo 6.
Competencia y
Objeto y campo de Realización de una
evaluación de
aplicación auditoria
auditores

Capítulo 5. Anexos
Capítulo 2.
Referencias
Gestión de un Orientación adicional destinada a los
programa de auditores que planifican y realizan las
normativas
auditoria
auditorías.

Capítulo 3. Capítulo 4.
Términos y Principios de
definiciones auditoría

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 Proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera
Auditoría
objetiva con el fin de determinar el grado en que se
cumplen los criterios de auditoría .
Acuerdos para un conjunto de una o más auditorías
Programa de
planificadas para un periodo de tiempo determinado y
auditoría
dirigidas hacia un propósito específico.
Descripción de las actividades y de los detalles acordados
Plan de auditoría
Conceptos de de una auditoría
Extensión y límites de una auditoría:. El alcance de la
auditoría Alcance de la
auditoría incluye generalmente una descripción de las
ubicaciones físicas y virtuales, las funciones, las unidades
auditoría
de la organización, las actividades y los procesos, así como
el periodo de tiempo cubierto.
Criterio de Conjunto de requisitos usados como referencia frente a la
auditoría cual se compara la evidencia objetiva
Registros, declaraciones de hechos u otra información que
Evidencia de la
es pertinente para los criterios de auditoria y que es
auditoría
verificable.
Hallazgo de la Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría
auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría

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 Conclusión de la Resultado de una auditoría tras considerar los objetivos de
auditoría la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
Auditado Organización que es auditada en su totalidad o en parte.
Una o más personas que llevan a cabo una auditoría con el
Equipo auditor
apoyo, si es necesario, de expertos técnicos
Auditor Persona que lleva a cabo una auditoría
Persona que aporta conocimientos o experiencia
Conceptos de Experto técnico
específicos al equipo auditor. El conocimiento o experiencia
específicos se relacionan con la organización, la actividad,
auditoría proceso, producto, servicio o disciplina a auditar, el idioma o
la cultura.
Cliente de la
Organización o persona que solicita una auditoría
auditoría
Persona que acompaña al equipo auditor pero no actúa
Observador
como un auditor
Riesgo Efecto de la incertidumbre.
Conformidad Cumplimiento de un requisito.
No conformidad Incumplimiento de un requisito.

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 Criterios de la auditoría Evidencia de la auditoría

Objetivos de la
Hallazgos de la auditoría auditoría

Relación de
conceptos de Enfoque en
riesgos Ejecución de la auditoría
Conclusiones de la

auditoría auditoría

Programa de
Auditoría Equipo Auditor

Cliente de la
Auditoría Experto Técnico
AUDITOR

Auditado Observador

Guía Competencia

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 Principios de auditoría
Un enfoque de auditoría que
considera los riesgos y las
oportunidades El fundamento de
la profesionalidad

Integridad

Enfoque La obligación de
Presentación
basado en informar con
imparcial
riesgos veracidad y exactitud
El método racional para
alcanzar conclusiones
de la auditoría fiables y
reproducibles en un
proceso de auditoría Principios de
Enfoque
auditoría Debido
basado en la cuidado
evidencia profesional La aplicación de
diligencia y juicio al
auditar

La base para la
imparcialidad de la
auditoría y la objetividad Independencia Confidencialidad
de las conclusiones de
la auditoría Seguridad de la
información

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 Citar ejemplos que me ayuden a su
Principios de auditoría
cumplimiento

Integridad

Taller Presentación imparcial

principios de Debido cuidado profesional

auditoría Confidencialidad

Independencia

Enfoque basado en la evidencia

Enfoque basado en riesgos

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Programa
v
de
auditoría

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21VE10-2
Proceso para la gestión de un programa de auditoría
Planear Hacer Verificar Actuar
5.2 Establecimiento de los
objetivos del programa de
auditoría
Capítulo 5
5.3 Determinación y
evaluación de los riesgos
del programa de auditoría

5.4 Establecimiento del 5.5 Implementación del 5.6 Seguimiento del 5.7 Revisión y mejora del
programa de auditoría programa de auditoría programa de auditoría programa de auditoría

6.2 Comienzo de la
auditoría Capítulo 6

6.3 Preparación de las 6.4 Realización de las 6.7 Realización de las

actividades de auditoría actividades de auditoría actividades de
seguimiento de auditoría

6.5 Preparación y 6.6 Finalización de la

Capítulo 7
distribución del informe de auditoría 7. Competencia y
auditoría evaluación de auditores

Planear Hacer Verificar Actuar

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  Factores externos e internos que tienen incidencia con el
propósito de la organización

Establecimiento  Las necesidades y expectativas de las partes interesadas

de los objetivos relevantes para la organización.

del programa de  Las características y los requisitos de los procesos,

productos, servicios y proyectos, y cualquier cambio en ellos

auditoría  Los requisitos del sistema de gestión

 La necesidad de evaluar a los proveedores externos

 Nivel de desempeño del auditado y el nivel de madurez de los

sistemas de gestión, la ocurrencia de no conformidades o
incidentes o quejas de las partes interesadas

 Los riesgos y oportunidades identificados y trabajados para el

auditado.

 Los resultados de auditorías previas

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 Objetivo:

Establecer los objetivos del programa de auditoría teniendo en cuenta

para los siguientes temas: Factores externos e internos que tienen
incidencia con el propósito de la organización, necesidades y
Taller objetivos expectativas de las partes interesadas relevantes para la organización,
las características y los requisitos de los procesos, servicios de
del programa de formación.
auditoría
Metodología:

A partir de requisito 5.2 de la Norma GTC ISO 19011:2018, Determinar

los objetivos del programa de auditoría

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 Temas del programa Planteamiento de objetivos

Factores externos e internos que

tienen incidencia con el propósito de
la organización

Taller objetivos Necesidades y expectativas de las

del programa de partes interesadas relevantes para la
organización,
auditoría
Características y los requisitos de los
procesos de formación

Servicios de formación.

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 Riesgos y Hay riesgos y oportunidades
oportunidades relacionados con el contexto del
auditado que pueden asociarse con
del programa de un programa de auditoría y pueden
afectar al alcance de sus objetivos.
auditoría
El riesgo es la probabilidad de sufrir
el efecto de un evento o una serie
de ellos que tienen lugar en una o
en múltiples etapas de un programa
de auditoría.

Un riesgo depende de la probabilidad de que se presente el

evento y el impacto que pueda causar (Riesgo = Probabilidad X
Impacto) debemos considerar factores como:

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 Líder del programa de auditoría
Confirmar los canales de comunicación
Realización de la con los representantes del auditado
auditoria Confirmar con el auditado los objetivos de
la auditoría, el alcance, los criterios, los
métodos y la composición del equipo
auditor, incluyendo a los expertos
técnicos;
Hacer los preparativos para la auditoría
incluyendo el calendario
Determinar los requisitos legales y
reglamentarios aplicables y otros
requisitos pertinentes para las
actividades, procesos, productos y
servicios del auditado
Confirmar la autoridad para llevar a
cabo la auditoría
Solicitar acceso a la información
pertinente con propósitos de
planificación, incluyendo información
sobre los riesgos y oportunidades que
la organización ha identificado y la
manera en que se tratan
Determinar los acuerdos específicos de
la ubicación en cuanto al acceso,
seguridad y salud, seguridad física,
confidencialidad u otras
Determinar cualquier área de interés,
preocupación o los riesgos para el
auditado en relación con la auditoría
específica
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 Existe la información suficiente y
apropiada para planificar y llevar a cabo
la auditoría
Determinación
de la viabilidad Se cuenta con la cooperación adecuada
de la auditoría del auditado

El tiempo y los recursos son adecuados

para llevar a cabo la auditoría

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 Reunir información para Establecer una visión general de
comprender las operaciones del la extensión de la información
auditado y preparar las documentada para determinar la
Preparación de actividades de auditoría y los posible conformidad con los
documentos de trabajo de criterios de auditoría y detectar las
las actividades auditoría aplicables (véase 6.3.4),
por ejemplo, sobre procesos,
posibles áreas de preocupación,
como deficiencias, omisiones o
de la auditoría

Planificación
funciones; conflictos.

Plan de auditoría Revisión documental

Detalles de la planificación de la
 Asignar con imparcialidad, auditoría
objetividad y uso eficaz de los
recursos según competencia de  Los planes de auditoría deberían
los auditores presentarse al auditado
 Consultar con el equipo auditor  Considerar la logística,
para asignar responsabilidades y ubicaciones y comunicaciones
autoridades

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 Pasos para determinar muestra
Establecer los objetivos del plan de
muestreo, es decir, para que se va
pedir…
Seleccionar la extensión y composición
Técnicas de de la población de la que se va a
realizar el muestreo
muestreo
Seleccionar un método de muestreo
Determinar el tamaño de la muestra a
tomar
Llevar a cabo la actividad de muestreo
Recopilar, analizar, evaluar e los
resultados al auditado
Factores que afectan el plan
de muestreo
• El contexto, tamaño, naturaleza
y complejidad de la organización
• Número de auditores calificados
• Duración de la auditoría
• La ocurrencia de eventos
indeseables y/o inesperados
Basado en
juicios Importancia
plan de muestreo
Estadístico
Obtener evidencia SUFICIENTE por
medio de inspección, observación,
indagación, que le permita al
auditor concluir sobre el grado de
cumplimento de las variables
evaluadas con respecto a los
criterios definidos.
ISO 19011:2018 - ANEXO A6. Muestreo
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 Objetivo:

Establecer el plan de auditoría a los procesos de la organización.

Taller plan de Metodología:

auditoría
A partir de los requisitos 5.5.2 y 6.3.2.2 de la Norma GTC ISO
19011:2018, Determinar el plan de auditoría individual a un proceso de
la organización.

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 Taller plan de auditoría
Proceso o actividades a auditar:

Objetivos de la auditoría:

Alcance de la auditoría:

Criterios de la auditoría:

Método de la auditoría

Auditor Líder: Equipo Auditor:

Requisitos a auditar
Fecha Hora Procesos o actividades a auditar Normas: 9001- Auditado Auditor
5555-5581
Reunión de apertura

Reunión de cierre

Observaciones:

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 Qué tipo de preguntas hacer en la auditoría

ABIERTAS
SONDEO

CERRADAS
Lista de

ABIERTAS
Hacen que el auditado CERRADAS

SONDEO
hable y presente la Son preguntas diseñadas
verificación realización de las tareas
o actividades.
para extraer información
específica y más
Diseñadas para obtener
respuestas breves del
profunda acerca de un
auditado.
Las preguntas abiertas tópico.
hacen que el auditado se
Pueden ser muy útiles
sienta cómodo y lo Aclaran temas a los que
cuando el auditor está
estimulan a expresar se ha referido el
verificando que ha
abiertamente sus auditado.
entendido una afirmación
opiniones o sugerencias
hecha por el auditado.
y a expresar sobre la Aumenta la información
forma en que se realizan que ha brindado el
las tareas. auditado.

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 Objetivo:

Establecer la lista de preguntas a realizar al proceso trabajado en el plan

de auditoría.

Taller lista de
verificación Metodología:

A partir de requisitos las Norma NTC 5580:2011, seleccionar diez

requisitos de la norma y formular la lista de verificación (preguntas a
realizar en la auditoría).

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 Taller lista de verificación

Proceso y/o Actividad:

Evidencias
Numeral ¿Qué información
¿Qué preguntar y a quién? ¿Qué observar y cómo?
documentada solicitar?

Ejemplo ¡Cuáles son los criterios que se han Observar si en la denominación se tuvo en cuenta:
establecido para la denominación del Disposiciones legales vigentes, nivel de
4.3 • PEP
programa de formación en el área de idiomas? competencias comunicativas, congruencia con la
Preguntar al Coordinador Académico oferta curricular, tipo de programa

131P41-V1
 En la entrevista puedo ¿Qué aspectos se
tuvieron en
hacer preguntas… Abiertas cuenta para
determinar el
contexto de la
organización?
Equipo auditor

Planificación de
las entrevistas ¿Cuáles de los
cargos directivos
participaron en la
Sondeo definición del
contexto de la
organización?

Qué?
Porqué?
¿la información
Cerradas del contexto se
Dónde?
documento?
Cuál(es)?
Cuándo?

Quién?

Muéstreme? Cómo? ©
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 La Lista de
verificación debería • Ambiente de trabajo y
contemplar: condiciones en las cuales se
realizan las actividades de los
procesos
• Infraestructura para el desarrollo
Observación de las actividades
Planificación de • Aspectos ambientales
• Seguridad y salud en el trabajo
las entrevistas
• Evidencias documentales de las
actividades que se desarrollan
Revisión • Datos, análisis e información
información • Registros de quejas, Trabajos no
documentada conformes
• Verificación y validación de
métodos
Equipo auditor

• Testimonios con los

Entrevistas responsables de los procesos

Ver Anexo: A14 – A15 – A17 ©

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 Propósito:

 Presentar al equipo auditor y sus roles

 Confirmar el acuerdo de todas las partes (por ejemplo, auditado, equipo auditor)
sobre el plan de auditoría
 Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditoría planificadas

Reunión de  Confirmación de los objetivos, alcance y criterios de la auditoría

apertura  Confirmación del plan de auditoría y de otras disposiciones pertinentes con el

auditado, como la fecha y hora de la reunión de cierre, cualquier reunión intermedia
entre el equipo auditor y la dirección del auditado, y cualquier cambio de última hora
 Presentación de los métodos que se van a utilizar para realizar la auditoría,
incluyendo la aclaración al auditado de que la evidencia de la auditoría se basará en
una muestra de la información disponible
 Confirmación de los canales de comunicación formal entre el equipo auditor y el
auditado
 Confirmación de que durante la auditoría el auditado será informado del progreso de
la misma
 Información acerca de la reunión de cierre

 Información acerca de cómo tratar los posibles hallazgos durante la auditoría

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 Tamaño del Abiertas,
equipo auditor sondeo,
cerrada

Pregunta
Manejo de la
entrevista Plan de Muestreo
para recolección
de evidencias
Desinterés
del auditado
Auditor Empatía Auditado

Revisar, analizar Actitud frente

y recopilar con Respuesta a los
base en las resultados
muestras presentados
obtenidas

Lo más importante no es lo que pregunta el auditor, es lo que entiende el auditado

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 Saber
escuchar

Brindar confianza, Ser breve en las

estar calmado preguntas
Secuencia de la
entrevista
No gesticular Mirar a la cara

Comunicar
avance de la
Ser positivo auditoría

Controlar la voz

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 Propósito:

 Si es aplicable, el líder del equipo auditor debería prevenir al auditado de las

situaciones encontradas durante de la auditoría que pueden disminuir la confianza en
las conclusiones de la auditoría.
 Presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditoría de tal manera que se
comprendan y se reconozcan por la dirección del auditado

Reunión de  Aclarar que la evidencia de la auditoría recopilada se basó en una muestra de la

información disponible
cierre  Acordar el periodo de tiempo para un plan de acción que trate los hallazgos de la
auditoría
 Explicar el proceso de tratamiento de los hallazgos de la auditoría y sus posibles
consecuencias
 Actividades posteriores a la auditoría relacionadas (por ejemplo, implementación de
acciones correctivas, tratamiento de quejas de la auditoría, proceso de apelación).

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 Cuando el desempeño obtenido supera lo
esperado, se genera una Desviación • Fortaleza
positiva, en este sentido se pueden elevar

Clasificación de los estándares de desempeño.

hallazgos
? Desempeño esperado
• Conformidad

• No conformidad
Cuando los resultados se encuentran por
• Aspecto por mejorar
debajo del desempeño esperado, entonces se
plantea una Desviación negativa, generando
los planes de mejoramiento.

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 OPORTUNIDAD DE
FORTALEZA NO CONFORMIDAD
MEJORA

Clasificación de
hallazgos Un evento detectado como
importante en la operación
Riesgo dentro de la
operación, que en el Incumplimiento ante un
del proceso o la
momento no es requisito (CLON), Clientes,
organización que va más
incumplimiento, pero a Legales, Organización,
allá de lo solicitado en un
futuro puede llevar al Normas.
criterio y que se requiere
incumplimiento.
darle continuidad.

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 Se entiende como un aspecto positivo o relevante detectado en la auditoría y es
conveniente resaltarlo al auditado en procura que se siga haciendo.

Fortaleza
+
Puede constar de Qué es la Que beneficia a la
dos partes: fortaleza organización

Las evaluaciones y seguimientos que se vienen realizando a los

Ejemplo estudiantes para el periodo de 2021, garantizan la confiabilidad en el
desarrollo del programa de formación, logrando un incremento en la
satisfacción del 15% en la actual periodo.

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 Se entiende como un aspecto o requisito que puede mejorarse y
que no se requiere que se haga de manera inmediata.

Oportunidad de Beneficio que se

Puede constar Qué es la
mejora de dos partes: oportunidad
de mejora + obtendría trabajar
la oportunidad de
mejora

Importante que la alta dirección revise y actualice los riesgos y

oportunidades trabajados en el proceso estratégico, con el fin de
Ejemplo asegurar que las acciones y controles definidos sean eficaces y
aseguren el cumplimiento de estrategias, objetivos y metas.

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 Objetiva, basada en hechos y evidencias precisas

Aspectos a tener en Identificar las condiciones o asuntos deficientes, según se les

mida en comparación con los criterios establecidos.
cuenta para
establecer una no
Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condición
conformidad ... muy difundida. Es completa o parcial.

Con importancia relativa que amerite su desarrollo.

Dirigida en lo posible al qué, cuándo, cuántos, dónde

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 Puede constar Declaración

+ +
de la no Evidencia que Requisito que
No conformidad de tres partes:
conformidad la soporta se incumple

Se entiende como no
conformidad el incumplimiento
ante un requisito, este pude ser La organización no asegura que la información documentada este disponible,
del cliente, legal, de la legible, identificable, trazable y sea idónea para su uso, donde y cuando se
necesite.
organización (procedimientos) y
de las Normas ISO. Se observa que los registros de vinculación de los asociados: Jorge Díaz,
Febrero 20 de 2019, Estella Murcia, febrero 21 de 2019, Abraham López, Marzo
Ejemplo 1 de 2019 y Julían Ruíz, Marzo 8 de 2019, no se encuentran almacenados y
preservados de forma adecuada para asegurar su integridad.

Incumpliendo el requisito 7.5.3.2 de la Norma ISO 9001:2015, literal b.

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 Objetivo:

Redactar posibles hallazgos de auditoría.

Taller redacción Metodología:

de hallazgos
Con base en el contenido de la Norma NTC 5580:2011. Redactar tres
hallazgos de auditoría relacionados con Fortalezas, oportunidades de
mejora y no conformidad.

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 • Preparación del informe de la auditoria.
• Aprobación y distribución del informe de la auditoria.
Preparación,
aprobación y
distribución del ¿Quién lo va a leer y para qué?
Qué no incluir:

informe de  La alta dirección

auditoria  Los auditados
 El organismo de Certificación /
Acreditación
 Auditores que llevaran a cabo
auditorias en el futuro
 Órganos de control


Opiniones Subjetivas
Información Confidencial


Crítica hacia individuos
Declaraciones ambiguas
 Detalles triviales
 Sugerencias, recomendaciones
 Observaciones, hallazgos o no
conformidades no aceptadas
durante la reunión de cierre

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 Reaccionar ante la
Análisis para
no conformidad:
identificar causar
acciones controlar y
raíz.
corregir.

No Conformidad
y acción Determinar e Revisar la eficacia de
correctiva implementar el plan
de acción.
la acción correctiva
tomada.

Hacer seguimiento a la eficacia de las

acciones correctivas desarrolladas
después de la auditoria interna al Sistema
de gestión de calidad.

Auditor ©
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 Planear Hacer Verificar Actuar

Análisis problemas y sus causas

Identificación Análisis Identificación Plan de Ejecución de Revisión de Estandarización

problema problema causa acción los planes resultados Trasversalizar
de acción

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 Mejora continua de las competencias del auditor
El reto de la
mejora  Los auditores deberían mantener y mejorar su competencia a
través de la participación permanente en auditorias y con
continua actividades continuas de desarrollo profesional.

De las actividades de desarrollo continuo podrían tenerse en

cuenta:

 Los cambios en las necesidades del individuo.

 Los cambios en las necesidades de la organización
responsable de la realización de la auditoria.
 Los desarrollos en las técnicas de auditoria
 Las normas pertinentes (incluyendo documentos de
orientación/apoyo).
 Los cambios en el sector o en las disciplinas.

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Su opinión
es muy importante

¿Quiere darnos su opinión?

¿Presentar una oportunidad de mejora? Lo invitamos a
¿Enviar una sugerencia?
escribirnos al correo
electrónico
cliente@icontec.org

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Gracias.

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